Dirección y

gestión de
proyectos
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Esteve Nadal Roig

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Índice

Introducción............................................................................................... 5

Objetivos....................................................................................................... 7

1. Gestión de proyectos. Conceptos básicos..................................... 9

1.1. Introducción a la dirección de proyectos ................................... 9
1.1.1. Definición de proyecto .................................................. 9
1.1.2. Proyectos y operaciones ................................................ 11
1.1.3. Ciclo de vida de un proyecto y de un producto ............ 12
1.1.4. La dirección de proyectos y otros conceptos básicos ..... 14
1.2. Entorno de la dirección de proyectos ......................................... 17
1.2.1. Evolución del entorno competitivo .............................. 17
1.2.2. De la creación de producto a la creación de valor ......... 19
1.2.3. Cambio de modelo: de experto a facilitador ................. 19
1.3. Marco de la dirección de proyectos ............................................ 20
1.3.1. Relación entre portafolios, programas y proyectos ....... 20
1.3.2. Metodologías y estándares de la dirección de
proyectos ........................................................................ 22
1.3.3. Influencias organizativas en la dirección de
proyectos ........................................................................ 30
1.3.4. Tipologías de proyectos ................................................. 34
1.4. La organización del proyecto ...................................................... 36
1.4.1. Los interesados de un proyecto ..................................... 36
1.4.2. Principales roles en un proyecto ................................... 37

2. Los componentes de la dirección de proyecto............................ 45

2.1. Procesos en la dirección de proyectos ........................................ 45
2.2. Áreas del conocimiento .............................................................. 46
2.3. Relación entre grupos de procesos y áreas de conocimiento ...... 48

3. Iniciación del proyecto.................................................................... 51

3.1. Antes de iniciar un proyecto ...................................................... 51
3.1.1. Análisis de la viabilidad y caso de negocio (business
case) ................................................................................ 51
3.1.2. Selección de proyectos ................................................... 53
3.2. Desarrollar el acta de constitución ............................................. 55
3.3. La identificación de los interesados ............................................ 59

4. Planificación del proyecto.............................................................. 62

4.1. Integración. Desarrollar el plan de proyecto .............................. 62
4.1.1. Contenido de un plan de proyecto ............................... 64
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4.2. Planificación del alcance ............................................................. 65

4.2.1. Recogida de los requisitos ............................................. 66
4.2.2. Definición del alcance ................................................... 68
4.2.3. Crear la EDT .................................................................. 69
4.3. Planificación del tiempo ............................................................. 72
4.3.1. Definir las actividades ................................................... 73
4.3.2. Secuenciar las actividades .............................................. 74
4.3.3. Estimar los recursos de las actividades .......................... 77
4.3.4. Estimar la duración de las actividades .......................... 78
4.3.5. Desarrollar el cronograma ............................................. 82
4.4. Planificación de los costes .......................................................... 88
4.4.1. Estimación de costes ...................................................... 89
4.4.2. Determinación del presupuesto ..................................... 91
4.5. Planificación de la calidad .......................................................... 93
4.6. Planificación de los recursos humanos ....................................... 93
4.7. Planificación de las comunicaciones .......................................... 95
4.8. Planificación de los riegos .......................................................... 97
4.8.1. Identificar los riesgos ..................................................... 98
4.8.2. Análisis cualitativo de los riesgos .................................. 101
4.8.3. Análisis cuantitativo de los riesgos ................................ 103
4.8.4. Planificar las respuestas a los riesgos ............................. 105
4.9. Planificación de las adquisiciones .............................................. 108
4.10. Planificación de los interesados .................................................. 109
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Introducción

Los proyectos, tal y como los entendemos hoy en día, existen desde hace mi-
les de años. Los expertos citan la construcción de la Gran Pirámide de Guiza
(2550 a. C.) como el primer proyecto de gran magnitud. Los registros antiguos
muestran que había responsables en cada una de las caras de la pirámide con
el fin de asegurar su finalización y correcta construcción. Otro gran proyecto
similar podría ser, por ejemplo, la Gran Muralla China (208 a. C.).

Aun así, no es hasta los años 1950 cuando se formaliza y se da a entender la

dirección de proyectos como una disciplina, principalmente motivada por la
necesidad de ejecución de proyectos de larga duración y con un alto coste.
Hasta ese momento, la dirección de proyectos había sido una disciplina técni-
ca, donde quienes ejercían labores típicas de directores de proyectos eran los
propios ingenieros o arquitectos.

Haciendo un repaso de la historia de la dirección de proyectos, en 1917 Henry

Gantt desarrolló lo que ahora se conoce como los diagramas de Gantt. En
1956, se fundó la American Association of Cost Engineers (AACE Internatio-
nal), que agrupaba directores de proyecto, gestores de costes, planificadores,
etc. Un año más tarde, en 1957, la Corporación Dupont crea el método�del
camino�crítico (critical path method, CPM), utilizado para calcular la duración
y secuenciar las actividades. En 1958, la técnica�para�la�revisión�y�evalua-
ción�de�programas (program evaluation review technique, PERT) fue creada por
la armada de EE. UU. con el propósito de calcular la duración de las tareas. En
1962, el Departamento de Defensa de EE. UU. crea el concepto de plan�de�es-
tructura�del�proyecto (work breakdown structure) con el propósito de descom-
poner el alcance del proyecto en pequeñas piezas más manejables y fáciles de
costear. La primera asociación de directores de proyecto, IPMA (por sus siglas
en inglés, International Project Manager Association), fue creada en 1965 y
el PMI (cuyo standard, el PMBOK®, veremos en detalle en esta asignatura) se
fundó un año después. En 1975, PROMPTII se creó con la finalidad de asegu-
rar el éxito de los proyectos del sector informático. En 1984 Eliyahu Goldratt,
en su novela La meta, establece la teoría de las restricciones, aunque su apli-
cación en proyectos no se formaliza hasta 1997 con el libro La cadena crítica.
La primera versión del PMBOK® apareció en 1987 y en 1989 la gestión�del
valor�ganado (earned value management, EVM) fue creado con la finalidad de
posicionar el avance del proyecto en tiempo y coste. El mismo año se creó
PRINCE a partir de PROMPTII. En los años noventa aparecen CHAOS (1994),
que recopila información acerca de proyectos fracasados en tecnologías de la
información, y PRINCE2 (1996), y el PMBOK® se convierte en un estándar
© FUOC • PID_00247102 6 Dirección y gestión de proyectos

de dirección de proyectos en 1998. En 2001 aparece el Manifesto ágil, con los

principios básicos del desarrollo de software, y en 2012 aparece la ISO21500
como un estándar de la dirección de proyectos.

Con todo esto, la dirección de proyectos ha pasado de ser una disciplina poco
conocida a una disciplina plenamente formalizada y básica en muchos secto-
res. Además, a diferencia de nuestros antepasados, el director de proyectos ha
dejado de ser un técnico para convertirse en un gestor.

En esta asignatura, y basándonos en el PMBOK® como estándar, veremos los

conceptos básicos de la dirección de proyectos y sus componentes más impor-
tantes. El PMBOK® distingue una serie de procesos durante toda la ejecución
de un proyecto agrupados en cinco grandes categorías (iniciación, planifica-
ción, ejecución, seguimiento y control y cierre). En esta asignatura, además,
se verán en profundidad los dos primeros.
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Objetivos

Después del estudio de este documento, deberéis tener una visión global de los
principales conceptos en dirección de proyectos y abordar los procesos de ini-
ciación y planificación de acuerdo con el PMBOK®. Concretamente podréis:

1. Entender qué es un proyecto, sus características y sus componentes.

2. Conocer y distinguir los principales estándares y metodologías en la di-

rección de proyectos.

3. Establecer los factores que son críticos para el éxito o el fracaso de un

proyecto.

4. Comprender los diferentes roles y responsabilidades del proyecto y, en

particular, el de director de proyecto.

5. Adquirir una visión global de los procesos propios de cada una de las áreas
de conocimiento que incluye la dirección de proyectos.

6. Entender el grado de importancia de cada proceso del grupo de iniciación

y planificación para identificar aquellos que son básicos e imprescindibles
para la gestión de cualquier proyecto.

7. Examinar si un proyecto es factible técnica, económica y organizativa-

mente, y qué beneficios o valor aporta.

8. Definir los objetivos del proyecto de forma que sean una medida del éxito
del proyecto.

9. Establecer la definición inicial o el documento inicial de alcance de un

proyecto.

10. Entender la importancia de la planificación de un proyecto y cómo desa-

rrollar un plan de proyecto.
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1. Gestión de proyectos. Conceptos básicos

1.1. Introducción a la dirección de proyectos

1.1.1. Definición de proyecto

Según el PMBOK®, que será la principal referencia en este material, el concep-

to de proyecto se define como:

(…) un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado único.

Un proyecto puede ser el resultado o puede nacer de una idea de mejora, de

un problema que hay que solucionar o de una oportunidad. Sin embargo,
¿cuándo se convierte realmente en un proyecto? Esta idea, este problema o
esta oportunidad se convierte en un proyecto cuando definimos unos objeti-
vos, un marco temporal y una estimación inicial de recursos, costes y tiempos
para lograr el resultado único que queremos. Un ejemplo podría ser la idea de
mejorar nuestros conocimientos profesionales con la obtención de una certi-
ficación. Esta idea se convertirá en un proyecto cuando hayamos fijado los
elementos anteriormente citados.

Podemos ampliar este concepto con las definiciones que hacen del mismo los
principales métodos de dirección de proyectos.

Tabla 1. Definiciones de proyectos según los principales métodos de dirección de proyectos

Definición Características

PMBOK® Un proyecto es un esfuerzo�temporal • Resultado único

que se lleva a cabo para crear un pro- • Tiempo definido
ducto, servicio o resultado único. • Una sola persona, una organización o
varias

PRINCE2 Un marco�organizativo que se ha • Un ciclo de vida definido y finito

creado con el propósito de entregar • Productos de negocio definidos y me-
uno o más productos�de�negocio se- dibles
gún un plan�de�negocio específico. • Un conjunto de actividades corres-
Una organización�temporal que es pondientes para alcanzar los produc-
necesaria para producir un resultado tos de negocio
único y predefinido en un tiempo y • Una organización estructural, con res-
con unos recursos predeterminados. ponsabilidades definidas para gestio-
nar el proyecto
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Definición Características

ISO21500 Un proyecto es un conjunto único de • Resultado único

procesos que consiste en actividades • Tiempo definido
coordinadas y controladas con datos • Logro de un objetivo
de inicio y fin, que se llevan a cabo pa-
ra lograr un objetivo. El logro de los
objetivos del proyecto requiere entre-
gables conforme a requerimientos es-
pecíficos, incluyendo múltiples restric-
ciones como tiempo, coste y recursos.

La definición del PMBOK® es muy amplia y permite la inclusión de proyectos

individuales y personales. La de PRINCE2 enmarca el proyecto como el resul-
tado de un plan de negocio. Finalmente, la definición de la ISO21500 se fija en
el marco de restricciones del proyecto, que son el tiempo, el alcance, el coste y
los recursos. Para entender mejor el concepto, ampliaremos sus características:

• Temporal: es decir, un proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha

de finalización. Esta característica no es aplicable al producto, servicio o
resultado creado por el proyecto, el cual puede no cumplir esta condición.

• Único: aunque un proyecto puede ser similar a otros proyectos, el trabajo

utilizado para crear el entregable del proyecto es único. Por lo tanto, el
proyecto dará lugar a un producto, servicio o resultado único.

• No�repetitivo: como ampliación del punto anterior, el hecho de que un

proyecto sea único también lo hace no repetitivo, aunque algunos de los
elementos del proyecto sí lo sean.

• De�elaboración�progresiva: en un estado inicial, un proyecto puede no

tener información suficiente. A medida que el proyecto avanza, la infor-
mación que se tiene es más clara y conocida. El proyecto va revisándose
y/o modificándose y los objetivos se conocen mejor.

• Propósito: un proyecto se realiza para satisfacer un objetivo específico y

cubrir una necesidad real. Un proyecto no debería ser llevado a cabo por
el mero hecho de disponer de fondos.

• Multidisciplinario: involucra recursos y habilidades diferentes para lograr

los objetivos.

• Recursos�limitados: por lo tanto, supone tener costes directos, indirectos

y de oportunidad para la organización.
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Podremos decir que un proyecto llega�a�su�fin cuando:

• Se han cumplido los objetivos.

• Los objetivos no pueden ser cumplidos y, por lo tanto, el proyecto

se cierra.

• Ya no hay necesidad de realización del proyecto.

En la introducción se han visto algunos ejemplos de proyectos y todos noso-

tros podemos encontrar más en nuestro entorno laboral. Algunas organiza-
ciones basan su actividad y sus funciones en proyectos. Además, muchas de
nuestras actividades diarias o fuera del entorno laboral se pueden considerar
también proyectos; por ejemplo: organizar un viaje, estudiar un máster, com-
prar o construir una vivienda, etc.

1.1.2. Proyectos y operaciones

En el punto anterior se ha visto la definición de proyecto. Es importante saber

distinguir entre un proyecto y una operación.

Una operación es un esfuerzo continuo que produce resultados repeti-

tivos, con recursos asignados para hacer básicamente el mismo conjun-
to de tareas de acuerdo con las normas institucionalizadas en un ciclo
de vida del producto.

Por lo tanto, las principales diferencias entre un proyecto y una operación son
las siguientes:

• Las operaciones son repetitivas y continuas, mientras que los proyectos

son temporales y únicos.

• Una operación persigue el incremento del rendimiento de las actividades y

una mejora de la eficiencia a partir de la realización de las actividades una
y otra vez. En cambio, el proyecto pretende lograr la máxima eficiencia en
un producto único.

• Las operaciones son permanentes, es decir, pueden ejecutarse hasta el infi-

nito. En cambio, los proyectos acaban cuando se han logrado los objetivos
y se cierran formalmente.
© FUOC • PID_00247102 12 Dirección y gestión de proyectos

• Las operaciones ocupan una parte de la empresa de manera especializada

y con una orientación funcional, mientras que el equipo de un proyecto
se constituye específicamente para el proyecto.

A pesar de esto, podríamos citar algunas similitudes entre proyecto y opera-

ción. Es decir, ambos:

• Los realizan personas.

• Están restringidos por el uso de recursos.

• Se planifican, ejecutan y controlan.

• Se llevan a cabo para cumplir los objetivos estratégicos de una organiza-

ción.

Prototipo

Para poner en el mercado un nuevo automóvil, es necesario la realización de un prototi-

po. Esto se puede englobar en un proyecto donde el resultado del mismo es el prototipo
del automóvil. Ahora bien, la producción de los automóviles se agrupará en operaciones
diarias y repetitivas hasta que la empresa considere dejar de producir el modelo en cues-
tión.

1.1.3. Ciclo de vida de un proyecto y de un producto

El ciclo�de�vida�de�un�proyecto es el conjunto de fases (secuenciales o

solapadas) por las que pasa un proyecto desde su inicio hasta el cierre y
que son necesarias para producir un entregable.

Estas fases que conforman el ciclo de vida de un proyecto pueden ser diferentes
dependiendo de la industria; por ejemplo, la codificación, el testeo, la cons-
trucción de una estructura, la formación, la implementación de un sistema,
etc. Es decir, no se puede utilizar un ciclo de vida de un proyecto de desarrollo
de software para la construcción de un edificio, puesto que se trata de escena-
rios diferentes.

Las principales características del ciclo de vida de un proyecto son:

1) Generalmente las fases son secuenciales, aunque pueden solaparse a me-

dida que el proyecto avanza.

2) El nivel de costes y el de personal son bajos al inicio, llegan a su máximo en

las fases intermedias y vuelven a decaer cuando el proyecto se acerca a su fin.
© FUOC • PID_00247102 13 Dirección y gestión de proyectos

Progresión típica de costes y personal en el transcurso del proyecto, según PMBOK®

3) La incertidumbre es mayor�al�inicio del proyecto y, por lo tanto, también

lo es el riesgo de no lograr los objetivos. Ambos decrecen a medida que el
proyecto avanza. Lo contrario ocurre con el coste de los cambios que se han
de realizar. Es decir, al inicio del proyecto son bajos y se van incrementando
a medida que se avanza.

Progresión típica del riesgo en un proyecto y del coste de los cambios en el transcurso de este,
según PMBOK®

4) El poder�de�los�interesados del proyecto para influir en el mismo también

es más elevado al principio y decrece a medida que el proyecto avanza.

El ciclo�de�vida�de�un�producto es el conjunto de fases necesarias para

producir un producto y su mantenimiento. La última fase es general-
mente la muerte del producto.
© FUOC • PID_00247102 14 Dirección y gestión de proyectos

Al contrario que el ciclo de vida de un proyecto, las fases del ciclo de vida
de un proyecto son secuenciales, sin solapamientos. En la siguiente figura se
puede observar un ciclo de vida de un producto con las fases más tradicionales
y ver cómo interacciona el ciclo de vida de un proyecto en una de ellas.

Ciclos de vida de producto y de proyecto

1.1.4. La dirección de proyectos y otros conceptos básicos

PMBOK® define la dirección�de�proyectos (project management) como

la aplicación del conocimiento, las habilidades, herramientas y técnicas
a las actividades de un proyecto para lograr los objetivos.

Del mismo modo, según PMBOK®, la dirección de proyectos se lleva a cabo

a través de la adecuada aplicación e integración de diferentes procesos, que
serán vistos en más profundidad en capítulos posteriores y que se agrupan
principalmente en:

• iniciación,
• planificación,
• ejecución,
• seguimiento y control,
• cierre.

En este punto, aparece una figura clave en toda dirección de proyectos.

El director� de� proyectos es la persona asignada por la organización

como el responsable de cumplir con los objetivos del proyecto.

Gestionar un proyecto típicamente incluye, entre otras, las siguientes áreas:

• Identificar los requerimientos.

© FUOC • PID_00247102 15 Dirección y gestión de proyectos

• Abordar las necesidades, preocupaciones y expectativas de los interesados

(stakeholders) cuando se planifica o ejecuta el proyecto.

• Preparar, mantener y llevar a cabo las comunicaciones entre los interesa-

dos del proyecto.

• Gestionar a los interesados del proyecto hacia los objetivos de este y su

resultado final.

• Equilibrar y gestionar las restricciones como el alcance, la calidad, el tiem-

po, el presupuesto, los recursos y los riesgos.

Si analizamos las dos definiciones anteriores, tenemos la posibilidad de esta-

blecer algunos de los componentes y de las definiciones básicas en la dirección
de proyectos y que nos encontraremos a lo largo de esta asignatura:

• Dado que todo proyecto tiene un propósito definido, la cuantificación de

este propósito será lo que denominemos alcance, el cual determinará el
éxito o no del proyecto. El alcance del proyecto, como declaración explí-
cita de lo que se hará dentro del proyecto, puede contener inclusiones (lo
que se realizará) y exclusiones (lo que no se realizará) en el proyecto.

• Los resultados del proyecto se expresarán en términos de entregables. Un

entregable es un producto mesurable y que cumple con la calidad espe-
cificada para ejecutar una tarea o un proyecto. Un entregable puede ser
tangible (por ejemplo, una aplicación, documentación, etc.) o intangible
(por ejemplo, una idea).

• La calidad en los entregables será el conjunto de características inherentes

que cumplen con los requisitos. La calidad tiene una dimensión objetiva
(medible, conforme a las normas y especificaciones) y una dimensión sub-
jetiva (satisfacción del cliente y/o usuario, o la calidad percibida).

• Para llevar a cabo un proyecto se requerirán recursos. Estos pueden ser

tanto humanos, como materiales e internos o externos a la organización,
y conformarán el coste del proyecto.

• El grupo de personas especialmente constituido para llevar a cabo el pro-

yecto es el que denominaremos equipo�de�proyecto.

• El tiempo es el límite temporal en el que tiene lugar el proyecto, desde su

inicio hasta su finalización.

• En todo proyecto, dada su característica de único, existe incertidumbre

respecto al logro de los objetivos. Esta incertidumbre se transforma en ries-
gos que durante la ejecución del proyecto deben ser gestionados con el fin
© FUOC • PID_00247102 16 Dirección y gestión de proyectos

de minimizar (en caso de riesgos negativos para el proyecto) o maximizar

(en caso de riesgos positivos para el proyecto) el impacto de los mismos.

• Puesto que todos los proyectos se llevan a cabo a partir de un encargo, el

cliente es a quien va dirigido el resultado del proyecto y quien aprueba los
objetivos y las modificaciones del mismo. Dentro del cliente encontrare-
mos a los usuarios, que serán quienes utilicen el resultado del proyecto.
Ambos, cliente y usuarios, tienen la necesidad o el objetivo de negocio que
justifican la realización del proyecto.

Entre todos estos conceptos aparece un triángulo de elementos que son críticos
dentro del proyecto y se conocen como la triple�restricción. Estos elementos
son el coste, el tiempo y el alcance, y todos ellos están interrelacionados. Ello
quiere decir que cualquier cambio en uno de estos elementos afectará al resto.
Por ejemplo, si en un proyecto se incrementa el alcance, los otros elementos
(tiempo y coste) se verán incrementados también. La siguiente figura muestra
esta triple restricción y el efecto que se produce al incrementar el alcance del
proyecto.

La triple restricción y sus interrelaciones

Hoy en día, además de estas tres restricciones, los directores de proyecto deben
equilibrar otras como, por ejemplo, la calidad, los riesgos, los recursos y los
interesados. Por lo tanto, actualmente se habla de la triple restricción amplia-
da, en la que se combinan todos estos elementos siempre teniendo en cuenta
los requisitos de los interesados.
© FUOC • PID_00247102 17 Dirección y gestión de proyectos

Triple restricción ampliada

1.2. Entorno de la dirección de proyectos

1.2.1. Evolución del entorno competitivo

Los dos cambios del entorno que más han afectado a la dirección de proyectos
son el de una economía postindustrial, en la que las tareas han dejado de
ser mayoritariamente repetitivas para convertirse en tareas de creación, y el
lanzamiento continuo de nuevos productos.

1)�Economía�postindustrial

En pocos años, se ha pasado de una mayoría de tareas repetitivas, en las que

se buscaba un beneficio máximo, a un entorno en el que las tareas son ma-
yoritariamente creativas y se busca un propósito máximo. Esto ha significado
grandes cambios en la motivación de los equipos de trabajo. Según el autor
Daniel H. Pink, en su libro DRIVE, The Surprising Truth about What Motivates
Us, se ha pasado de un entorno 2.0, en el que la motivación era extrínseca,
a un nuevo entorno 3.0 en el que la motivación es intrínseca. En este nuevo
entorno, las motivaciones extrínsecas tradicionales son incluso contraprodu-
centes y consiguen efectos contrarios. En este entorno de tareas de alta creati-
vidad, los elementos principales de motivación son los siguientes:

• Autonomía: el deseo de dirigir nuestras propias vidas. El equipo necesita

autonomía sobre el qué, el cómo y el cuándo de las tareas.

• Propósito: el anhelo de que lo que estamos haciendo sea por un propósito.

Tradicionalmente, las empresas han considerado el propósito como algo
prescindible, pero cada vez hay más empresas que se comprometen con
un propósito.

• Maestría: la necesidad de ser mejores en algo que nos importa.

© FUOC • PID_00247102 18 Dirección y gestión de proyectos

Estos cambios en la motivación del equipo suponen también cambios no solo

en la gestión de los recursos humanos, sino en la aparición de metodologías en
las que el equipo tiene más responsabilidad. Un ejemplo claro de adaptación a
este cambio es la empresa australiana de software Atalassian y su introducción
de los FeDex Days, un día entero en el que sus trabajadores tienen plena liber-
tad para trabajar en lo que quieran, con el compromiso de entregar resultados
al cabo de un día. Con esta política no solo han incentivado la motivación,
sino que se han creado los mejores productos de la empresa.

2)�Lanzamiento�continuo�de�nuevos�productos

El cambio en el lanzamiento más continuo y la menor duración de los pro-

ductos en el mercado han obligado a efectuar cambios en la dirección de pro-
yectos para adaptarse a este ritmo más rápido. En la siguiente figura puede
verse un ejemplo del cambio de ritmo de implementación de nuevos produc-
tos en el sector de la automoción, que es un ejemplo significativo, pero no
el más agresivo. El sector de las TIC sería, con diferencia, el que más cambios
ha visto en el lanzamiento continuo de nuevos productos. Como se puede
ver claramente en el gráfico, el lanzamiento de nuevos modelos ha pasado de
unos nueve años iniciales a unos cinco años actuales, y esto sin considerar que
todos los modelos de coche tienen renovaciones parciales cada dos años. Este
cambio afecta directamente a la dirección de proyectos, puesto que el ciclo
de vida de los proyectos también se ha visto disminuido de los cuatro años
iniciales a los dos o tres años actuales. Esta reducción de tiempo de los ciclos
de vida de los proyectos solo se ha podido conseguir con la adaptación de las
buenas prácticas de dirección de proyectos y, sobre todo, con la integración
de equipos multidisciplinares.

Evolución del lanzamiento de los nuevos modelos de VW Golf

© FUOC • PID_00247102 19 Dirección y gestión de proyectos

1.2.2. De la creación de producto a la creación de valor

En su rol tradicional, el jefe de proyectos era el responsable de la creación

de un producto, pero en el contexto actual, este enfoque de producto se está
modificando hacia uno de creación de valor. Así pues, al jefe de proyectos se
le plantea que su responsabilidad vaya más allá de la simple creación de un
producto. Es preciso, además, que este producto tenga valor real tanto para
el cliente como para el cliente del cliente, es decir, el usuario. Un ejemplo
de esto sería el proyecto de remodelación del Estadio Olímpico, en el que el
jefe de proyectos creó correctamente el producto definido por su cliente, la
Administración pública, pero no tuvo en cuenta el valor que este proyecto
aportaba a los usuarios finales. La consecuencia de esta falta de visión de valor
dio como resultado una carencia de utilización de las instalaciones, ya que no
se definió correctamente su uso final.

Enfoque de valor de producto

Este enfoque de creación de valor es actualmente un tema de discusión entre

la profesión, pero la demanda de las organizaciones se encamina cada vez más
hacia este punto de vista, que lleva a una mayor colaboración entre el jefe de
producto y el jefe de proyectos.

1.2.3. Cambio de modelo: de experto a facilitador

El entorno actual de complejidad también nos lleva al último gran cambio

que está experimentando la profesión y que es el cambio del rol del director
de proyecto, que pasa de ser un experto a ser un facilitador de un equipo de
expertos. Tradicionalmente, y por la carencia de unos estudios universitarios
específicos dedicados a la dirección de proyectos, los jefes de proyectos tenían,
por lo general, una trayectoria técnica y, con el tiempo, iban siendo promo-
cionados a este cargo. Por lo tanto, hay una visión de que el jefe de proyectos
es un experto técnico, cuando realmente su tarea es la propia de un gestor.

Esta visión de jefe de proyectos como experto técnico está dando paso a la de
un jefe de proyectos principalmente facilitador, que tiene y mantiene la visión
integral del proyecto, quita impedimentos a su equipo y lleva un macrocontrol
del proyecto. Este cambio se representa habitualmente comparando al jefe de
© FUOC • PID_00247102 20 Dirección y gestión de proyectos

proyectos con un director de jazz, no de orquesta, porque en un conjunto

de jazz todos los integrantes del equipo ejecutan un solo. Son realmente un
equipo de técnicos expertos y el rol del director es simplemente el de un gestor.

Además de las habilidades tradicionales del jefe de proyectos (planificación y

control, técnicas básicas, etc.), aparecen otras nuevas como el control integral
del plan de negocio, la gestión efectiva de las personas y nuevas áreas de co-
nocimiento (riesgos, calidad e interesados).

Este cambio no está ampliamente aceptado en nuestro país, principalmente

por el hecho de que el rol de jefe de proyectos está malentendido. Normal-
mente, no tiene el grado de responsabilidad y autoridad que se define, por
ejemplo, en el PMBOK®, sino que es parte del equipo. Al no asumir el rol
de jefe de proyectos tal y como lo entendemos, tiene más bien un papel de
técnico experto coordinador y, por lo tanto, se hace difícil que se pueda ver
como un facilitador.

1.3. Marco de la dirección de proyectos

1.3.1. Relación entre portafolios, programas y proyectos

Portafolios y programas son grupos de proyectos, pero como veremos a conti-

nuación, el propósito y la gestión son diferentes. Según la definición del PM-
BOK®:

Un programa es un grupo de proyectos relacionados entre sí cuya ges-

tión se lleva de una manera coordinada para obtener unos beneficios y
un control que no se lograrían si se gestionasen de manera individual.

Así pues, los programas pueden referirse a proyectos de gran envergadura en

los que no es posible llevar una gestión como tal. Es preciso dividirlos en va-
rios proyectos, cada uno bajo la definición de proyecto vista anteriormente
(objetivos, costes, tiempos, etc.), con la intención de que las consecuciones
de todos ellos cumplan con los objetivos del programa. Un ejemplo de un
programa podría ser la construcción de un estadio o bien el despliegue de un
sistema informático global para cada uno de los países en los que está presente
una empresa. Cabe destacar que los proyectos incluidos en un programa se
relacionan entre sí y es habitual que se creen dependencias y restricciones. En
este punto, aparece la figura del director de programa, cuya gestión y visión
del mismo puede distar de la gestión de cada uno de los proyectos.
© FUOC • PID_00247102 21 Dirección y gestión de proyectos

Un portafolio es un conjunto de proyectos o programas y otras opera-

ciones que se agrupan para facilitar su gestión eficiente y cumplir con
unos objetivos estratégicos de negocio.

Por lo tanto, y a diferencia de un programa, un portafolio es un conjunto de

proyectos, programas y otras operaciones agrupadas con el fin de gestionar
su eficiencia y/o alinearse con los objetivos estratégicos de una organización.
En este caso, los proyectos, los programas y las operaciones pueden no estar
relacionados entre sí. La figura del gestor del portafolio es la encargada de
velar por que las consecuciones de los proyectos incluidos cumplan con los
objetivos de la organización.

Relación entre proyecto, programa y porfolio

En la siguiente tabla se incluyen las principales diferencias entre un proyecto,

un programa y un portafolio.

Tabla 2. Diferencias entre proyecto, programa y portafolio

  Proyecto Programa Portafolio

Alcance Objetivos definidos. El alcance se ela- Tienen un alcance mayor y proporcio- Tienen un alcance de negocio que varía
bora de manera gradual. nan beneficios más significativos. según los objetivos estratégicos de la em-
presa.

Planifica- El jefe de proyectos transforma de ma- Los jefes de programa desarrollan un Los jefes de portafolio crean y mantienen
ción nera gradual la información de alto ni- plan general del programa y crean pla- los procesos y la comunicación necesarios
vel en planes detallados. nes de alto nivel para guiar la planifica- para la gestión global del portafolio.
ción detallada de cada uno de los pro-
yectos.

Direc- Los jefes de proyectos dirigen al equipo El jefe de programas dirige al personal Los jefes de portafolio pueden dirigir o
ción del proyecto para lograr los objetivos. del programa y a los jefes de proyecto. coordinar al personal del portafolio.
Da una visión y un liderazgo globales.

Éxito Medido por producto y calidad, tem- Medido por el grado en el que el pro- Medido en términos del rendimiento
porización, presupuesto y grado de sa- grama satisface las necesidades y los agregado de inversión y beneficios.
tisfacción del cliente. beneficios por el cual se ha encargado.
© FUOC • PID_00247102 22 Dirección y gestión de proyectos

  Proyecto Programa Portafolio

Supervi- Los jefes de proyecto supervisan y con- Los gestores del programa supervisan Los gestores del portafolio supervisan los
sión trolan el trabajo de producir los entre- los componentes del programa para cambios estratégicos y el agregado de la
gables del proyecto. asegurar los objetivos, las agendas, los asignación de recursos, resultados y ries-
presupuestos y los beneficios. gos del portafolio.

1.3.2. Metodologías y estándares de la dirección de proyectos

Antes de citar las principales metodologías y los estándares en dirección de

proyectos, veamos su definición:

Un estándar es un documento formal que describe normas, métodos,

procesos y buenas prácticas.

Una metodología es un sistema de prácticas, técnicas, reglas y procedi-

mientos utilizados por quienes trabajan en una disciplina.

Una diferencia general entre estándar y metodología es que la metodología

provee procesos prácticos para ayudar a la consecución de un proyecto, y estos
son seguidos en cada proyecto. Por el contrario, un estándar facilita buenas
prácticas reconocidas por los que ejercen una profesión.

Por lo tanto, podríamos decir que un estándar nunca será una metodología,
pero una metodología se puede adaptar a un estándar. Un estándar y una me-
todología pueden trabajar conjuntamente para formar una plataforma sólida
de gestión de proyectos, lo que permite al personal de la organización gestio-
nar eficazmente todos los aspectos de sus proyectos y maximizar la eficiencia
en cuanto a tiempo, costes, calidad, riesgo y otros factores.

En los siguientes apartados vamos a enumerar las metodologías y los estánda-

res más importantes:

• Project management body of knowledge (PMBOK®)

• ISO 21500
• Projects in controlled environments 2 (PRINCE2)
• Goal directed project management (GDPM)
• Metodologías ágiles

Project management body of knowledge (PMBOK®)

El PMBOK® es un estándar en dirección de proyectos reconocido mundial-

mente y aplicado a todo tipo de sectores (construcción, ingeniería, automo-
ción, TIC, entre otros). La primera versión es de 1996, pero sus orígenes se re-
montan a 1983. El PMBOK® se integra con otros estándares de la dirección de
proyectos como la ISO 21500. Este estándar lo publica y mantiene el Project
Management Institute (PMI), fundado en 1969, que además provee de cono-
© FUOC • PID_00247102 23 Dirección y gestión de proyectos

cimiento, formación y certificaciones en dirección de proyectos, de las que

la más importante y reconocida es el Project Manager Professional (PMP). El
código�ético�y�la�conducta�profesional del PMI guía a los profesionales del
sector y describe las expectativas que estos deben tener de sí mismos y para
los demás. Este código detalla la obligación básica de responsabilidad, respeto,
imparcialidad y honestidad, y requiere que los profesionales demuestren un
compromiso con la conducta ética y profesional.

La última edición publicada es la quinta (de 2013) y será la que utilizaremos a

lo largo de este material. La sexta edición está prevista para el tercer trimestre
de 2017.

Como estándar, el PMBOK® es un marco conceptual y una colección de lo

que los profesionales consideran «buenas prácticas generalmente aceptadas
en dirección de proyectos» (del mismo modo que los médicos, los abogados
o los contables disponen de códigos de buenas prácticas en sus profesiones).
Se trata, pues, de una guía de buenas prácticas sobre la que el profesional ex-
perto necesita reflexionar y que hay que adaptar a cada situación o proyecto
concreto.

El PMBOK® se estructura en cinco grupos básicos de procesos:

• iniciación,
• planificación,
• ejecución,
• monitorización y control,
• cierre.

A diferencia de la anterior versión, se han ampliado de nueve a diez las áreas

de conocimiento y, en consecuencia, de cuarenta y dos a cuarenta y siete los
procesos. En apartados posteriores explicaremos el funcionamiento y conte-
nido de los mismos.

ISO 21500

El primer estándar internacional sobre la dirección de proyectos fue el ISO

10006 para la gestión de la calidad de los proyectos. En el 2006 la ISO, principal
organismo regulador en el ámbito mundial, reconoció la importancia de la
© FUOC • PID_00247102 24 Dirección y gestión de proyectos

dirección de proyectos y creó un comité técnico con la participación de más

de treinta países, que culminó con la publicación el 31 de agosto del nuevo
estándar ISO 21500 como guía de la dirección de proyectos.

El estándar ISO 21500 es, pues, una norma internacional que proporcio-
na alineamientos genéricos de conceptos y procesos sobre la dirección
de proyectos, que son importantes y tienen un impacto en la ejecución
de los mismos. La norma se estructura en cuatro partes fundamentales:
alcance, términos y definiciones, conceptos y procesos. A diferencia de
otros estándares, no define herramientas ni técnicas asociadas.

Tiene una estructura muy similar a la del estándar PMBOK®. Posee cinco gru-
pos de procesos –iniciación, planificación, implementación, control y cierre–,
que no difieren de los del PMBOK®. Tiene diez áreas de conocimiento, que
denomina subgrupos, y se ha incluido como nueva área la gestión de los in-
teresados, tal y como está previsto en la quinta edición del PMBOK®.

Este subgrupo de gestión de los interesados incluye los procesos para la iden-
tificación y el logro del compromiso de todas las partes interesadas de los pro-
yectos, con el objetivo de comprender sus necesidades y requisitos, gestionar
sus expectativas y responder a sus inquietudes a medida que aparecen. Se ha
añadido un total de cuatro procesos nuevos:

• recopilar las lecciones aprendidas,

• definir la organización del proyecto,
• controlar los recursos,
• gestionar la comunicación.

En un principio no se podrá utilizar como certificación o como marco regula-

torio, pero sí como referencia.
© FUOC • PID_00247102 25 Dirección y gestión de proyectos

Projects in controlled environments 2 (PRINCE2)

PRINCE2 es el estándar del gobierno del Reino Unido para los proyectos pú-
blicos. Se trata de una metodología para controlar y organizar proyectos que
se ha convertido en estándar en ese país. Deriva de un método anterior deno-
minado PROMPTII y desarrollado por la Central Computer and Telecommu-
nications Agency (CCTA).

Forma parte de un grupo de estándares de la dirección de proyectos de la Ofici-

na de Gobierno del Comercio de Gran Bretaña (OGC): ITIL (Information Tech-
nology Infrastructure Library), P3O (Portfolio, Programme and Project Offi-
ces), P3M3 (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model),
M_o_R (Management of Risk).

A diferencia de otros estándares, no hace referencia a varios aspectos de la di-

rección de proyectos, pues considera que ya hay métodos que cubren ámbitos
tales como la gestión del equipo (motivación, delegación, liderazgo, etc.), las
técnicas de planificación, las técnicas de gestión de riesgos, los mecanismos
de gestión, el aseguramiento de la calidad, el control de presupuesto o las téc-
nicas de valor ganado.

A diferencia del PMBOK®, el PRINCE2 sí es un método que determina clara-

mente un modelo de procesos en el que se definen ocho:

• SU, starting up a project,

• DP, directing a project,
• IP, initiating a project,
• SB, managing stage boundaries,
• CS, controlling a stage,
• MP, managing product delivery,
• CP, closing a project,
• PL, planning.

Como metodología, es totalmente complementaria del PMBOK®.

© FUOC • PID_00247102 26 Dirección y gestión de proyectos

Goal directed project management (GDPM)

La GDPM, o dirección de proyectos basada en objetivos, es una metodología

introducida en Noruega a principios de los ochenta por tres consultores infor-
máticos: Erling Andersen, Kristoffer Grude y Tor Haug. Después se convirtió en
el estándar metodológico de las compañías de consultoría Coopers & Lybrand
y PricewaterhouseCoopers y, en parte, de la actual IBM Business Consulting,
que adquirió en el 2002 la división de consultoría de la anterior.

La GDPM hace énfasis en la necesidad de alinear los cambios en los sistemas

de información con el desarrollo de las personas y la organización (lo que
modernamente se ha denominado gestión del cambio). En consecuencia, hace
hincapié en el lado humano y organizativo de los proyectos y en la necesidad
de desarrollar desde el principio una comprensión común de los objetivos y del
enfoque del trabajo, así como una implicación y un compromiso compartidos
entre todos los que participan en el proyecto y, en particular, entre la parte
funcional y la de negocio.
© FUOC • PID_00247102 27 Dirección y gestión de proyectos

Las herramientas básicas de la GDPM son muy sencillas:

• El plan de hitos (milestones) descompone los objetivos del proyecto en re-

sultados que se quieren conseguir, los relaciona entre sí y establece las con-
diciones para verificar que se han conseguido.
• La matriz de responsabilidades establece el rol de todos los interesados en
el proyecto y la responsabilidad para la toma de decisiones, la participa-
ción, la comunicación y la información en cada hito.

El resto de las herramientas de proyectos de las otras metodologías son fácil-

mente integrables con estas dos. De este modo, los objetivos del cliente y del
proyecto desde el punto de vista de negocio, y la aportación de cada parte
desde el punto de vista de la gestión del trabajo, deben estar siempre presentes
y no perderse en un lío de diagramas, en el que frecuentemente los árboles
no dejan ver el bosque y la documentación del detalle hace perder de vista
porqué y para qué estamos haciendo un proyecto.

Metodologías ágiles

Las metodologías ágiles como tales se concibieron en el 2001, cuando varios

jefes de proyecto se reunieron con la misión de encontrar puntos comunes en
todas las metodologías emergentes no tradicionales con las que estaban tra-
bajando. Juntos definieron un marco común que denominaron El manifiesto
ágil. A partir de este punto, nacieron los principios ágiles y la Alianza Ágil.
Como metodologías, están muy influenciadas por el lean manufacturing.

Alianza�Ágil�y�lean�manufacturing

La Alianza Ágil es una organización internacional sin ánimo de lucro

cuyo compromiso es avanzar en el desarrollo de principios y prácticas.
Lean manufacturing es una práctica de producción que considera que el
uso de cualquier recurso que no tenga el objetivo de crear valor para
el cliente final es un derroche y, por lo tanto, objeto de eliminación.
Se trabaja desde la perspectiva del cliente que consume el producto o
servicio y se define el valor como cualquier acción o proceso que el
cliente esté dispuesto a pagar. Esencialmente, lean se centra en preservar
el valor con el mínimo trabajo. Lean manufacturing es una filosofía de
gestión que deriva principalmente del sistema de producción de Toyota
(TPS) y que se identifica como lean desde la década de los noventa.

A pesar de que estas metodologías nacieron para el entorno del desarrollo de

software, se están extendiendo a otros sectores en los que también hay un
cierto grado de incertidumbre en los requerimientos o en la tecnología.
© FUOC • PID_00247102 28 Dirección y gestión de proyectos

El manifiesto� ágil es el marco común que engloba todas las metodologías

ágiles, tal y como se detalla a continuación:

• Individuos�e�interacciones por encima de procesos y herramientas: es-

ta primera preferencia es para las comunicaciones personales, cara a cara
cuando sea posible, y el reconocimiento de la unicidad de cada individuo
y de las contribuciones que hace, a diferencia de dotarse de un equipo y
seguir unos procesos. Si bien definir los procesos garantiza un marco pa-
ra la actividad, dependiendo de las comunicaciones interpersonales esto
puede ser una limitación obvia en cuanto a su alcance y complejidad. Es
evidente que, a medida que el proyecto se escale, será necesario añadir
documentación para facilitar las comunicaciones, registrar las decisiones
y los resultados y documentar el rendimiento.

• Software�que�funciona por encima de documentación exhaustiva: este

valor se entiende mejor como los resultados que añaden valor para el clien-
te que como software. Lo que es importante es centrar los esfuerzos allí
donde realmente se entrega valor, no dedicar tanto tiempo a la documen-
tación de los requerimientos y empezar a programar para entregar resul-
tados.

• Colaboración�con�el�cliente�por�encima�de�la�negociación de contratos:
en estas metodologías se pretende que el cliente sea parte del equipo y que,
por lo tanto, la colaboración sea máxima. Es un punto complejo puesto
que muchos clientes todavía no están preparados para esta responsabili-
dad. Ya veremos más adelante que la intención es fijar el tiempo y el coste,
y dejar el alcance abierto.

• Responderalcambio� antes que ceñirse a una planificación: ante el hecho

de que los cambios son inevitables, y más en los entornos TIC, la metodo-
logía tiene que ser lo más fiable posible para responder ante las modifica-
ciones y ceñirse a una planificación marco.

Los doce�principios�ágiles son los siguientes:

1) Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega tempra-

na y continua de software con valor.

2) Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desa-
rrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para proporcionar una ven-
taja competitiva al cliente.

3) Entregamos software funcional con frecuencia, entre dos semanas y dos

meses, con preferencia en el periodo de tiempo más corto posible.
© FUOC • PID_00247102 29 Dirección y gestión de proyectos

4) Los responsables de negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de ma-

nera cotidiana durante todo el proyecto.

5) Los proyectos se desarrollan alrededor de individuos motivados. Hay que

darles el entorno y el apoyo que necesitan y confiar en la ejecución del trabajo.

6) El método más eficiente y efectivo de comunicar la información al equipo

de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.

7) El software que funciona es la medida principal de progreso.

8) Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores,

desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo cons-
tante de manera indefinida.

9) La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la

agilidad.

10) La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no ejecutado,

es esencial.

11) Las arquitecturas, los requisitos y los diseños de mayor calidad emergen
de equipos auto-organizados.

12) A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo pa-
ra, a continuación, ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuen-
cia.

El control predictivo y el control empírico son dos enfoques diferentes de la

gestión de la complejidad de los proyectos. Los métodos tradicionales utilizan
mayoritariamente controles predictivos, y los métodos ágiles usan controles
empíricos. Por lo tanto, se trata de un punto de diferencia importante entre
las dos metodologías.

• Control�predictivo:�asume�que�es�posible�prever�y�detallar�a�largo�pla-
zo�la�planificación�del�proyecto. La complejidad del proyecto se solucio-
na con un esfuerzo inicial en una planificación detallada, que es la que se
firmará con el cliente. Por lo tanto, los esfuerzos se dedicarán al cumpli-
miento de esta planificación. Para no desviarse de la predicción inicial, se
necesita un estricto control de la gestión de cambios. Al final de cada fase,
el PMBOK® realiza un proceso de retrospectiva, al igual que proponen las
metodologías ágiles, pero no se puede entender como un proceso total-
mente empírico, puesto que la intencionalidad no es adaptar el producto
tal y como esto se entiende en las metodologías ágiles.

• Proceso�empírico:�asume�que�hay�un�horizonte�de�predicción�de�las
variables�del�proyecto,�debido�a�que�siempre�habrá�cambios�a�causa
© FUOC • PID_00247102 30 Dirección y gestión de proyectos

de�la�indeterminación�y�las�complejidades�propias. Para gestionar esta

complejidad y obtener el mayor valor posible, el proceso de control del
proyecto tiene que ser empírico y basarse en la inspección y adaptación
regular en función de los resultados que se vayan obteniendo, siguiendo el
modelo de mejora continua PDCA. Al cliente le resulta más sencillo ir en-
tendiendo el producto a medida que se desarrolla. Tendremos, pues, ciclos
cortos de unas dos o cuatro semanas, en los que se lleva a cabo una retros-
pectiva al final, de modo que nos vamos adaptando a cada nuevo ciclo.
Los requisitos que hay que desarrollar en cada nuevo ciclo o iteración de-
penderán del conocimiento que el cliente vaya adquiriendo del producto,
de la velocidad de desarrollo, etc.

Existen muchas metodologías y/o marcos de trabajo ágiles en los que no pro-
fundizaremos en estos apuntes, pero sí que se van a enumerar en la siguiente
figura:

Principales modelos, marcos de trabajo y metodologías ágiles

1.3.3. Influencias organizativas en la dirección de proyectos

La cultura, el estilo y la estructura en una organización tienen una influencia

y un impacto en la ejecucióny dirección de sus proyectos, al igual que otros
factores como la madurez de la organización en cuanto a la dirección de pro-
yectos y los distintos sistemas de dirección. Además, en caso de que en un pro-
yecto se involucren otras entidades externas, esta influencia será aún mayor.
En los puntos posteriores donde se verán los procesos, veremos cómo estas
influencias están presentes en la mayoría de ellos. En los siguientes apartados
describiremos los factores y las características que pueden llegar a influir en
los proyectos.
© FUOC • PID_00247102 31 Dirección y gestión de proyectos

Cultura y estilo

Las organizaciones, vistas como un conjunto de departamentos y/o personas,

tienen como objetivo lograr un propósito que puede implicar la realización
de un proyecto. Las culturas y los estilos son fenómenos grupales conocidos
como normas culturales que se desarrollan con el tiempo. Las normas incluyen
los enfoques establecidos para iniciar proyectos, los medios que se consideran
aceptables para realizar el trabajo y las autoridades reconocidas que toman
decisiones o influyen en ellas.

La cultura de una organización se forma a partir de la experiencia común de

sus miembros y muchas organizaciones han desarrollado una cultura propia.
Estas experiencias comunes pueden incluir, entre otros:

• visión, misión, valores, expectativas,

• regulaciones, políticas, métodos y procedimientos,
• motivación y sistemas de reconocimiento,
• códigos de conducta, ética,
• …

Activos de los procesos de la organización

Los activos del proceso de organización son todos aquellos relacionados con la
organización que influyen en el éxito de un proyecto. Estos activos provienen
de todas las organizaciones involucradas en el proyecto y proporcionan direc-
trices y criterios para adaptarse a las necesidades del proyecto. Principalmente,
se pueden distinguir dos grupos:

• Procesos�y�procedimientos�para�llevar�a�cabo�el�trabajo: incluyen, por

ejemplo, normas y políticas de organización, procedimientos de autoriza-
ción de trabajo, procedimientos de controles financieros, procedimientos
de control de riesgos, procedimientos de control de cambios, criterios de
medición del desempeño, plantillas y requisitos de comunicación o reque-
rimientos de cierre del proyecto.

• Base�de�conocimientos�corporativos�para�almacenar�y�recuperar�infor-
mación: incluye, por ejemplo, los archivos de los proyectos, información
histórica, lecciones aprendidas, y bases de datos de gestión de configura-
ción, de medición de procesos, de información financiera y de gestión de
errores y defectos.

Factores ambientales de la empresa

Los factores ambientales empresariales se refieren a condiciones que no están

bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, limitan o dirigen el
proyecto. Pueden mejorar o restringir las opciones de gestión del proyecto y
© FUOC • PID_00247102 32 Dirección y gestión de proyectos

pueden tener una influencia positiva o negativa en el resultado. Los factores

ambientales de la empresa varían ampliamente en cuanto a su tipo o natura-
leza. Estos incluyen, por ejemplo:

• gobierno, estructura y cultura organizativa,

• distribución geográfica de las instalaciones y los recursos,

• normas de la industria o gubernamentales,

• infraestructura,

• recursos humanos existentes (habilidades, disciplinas, conocimientos),

• administración de personal (directrices de dotación y retención, evalua-

ciones del desempeño del empleado y registros de formación, política de
recompensas y horas extraordinarias, seguimiento del tiempo),

• sistemas de autorización de trabajo de la empresa,

• condiciones del mercado,

• clima político,

• los canales de comunicación establecidos por la organización,

• sistema de información de gestión de proyectos (herramientas automati-

zadas tales como herramientas de software de programación, sistemas de
gestión de configuración).

Es importante recalcar que los factores ambientales de la empresa, al igual que

los activos de los procesos de la organización, jugarán un papel importante
como entradas a los diferentes procesos de planificación que veremos en ca-
pítulos posteriores.

Estructuras organizativas

La estructura organizativa de una empresa, a pesar de ser también un factor

ambiental, es de gran importancia y merece un trato específico. Su importan-
cia afecta al nivel de autoridad que podrá tener el director de proyectos y a
la disponibilidad de los recursos. A continuación, se detallan las principales
estructuras de organización para analizar su influencia en el proyecto.

1)Organización�funcional.� En la organización funcional clásica, cada em-

pleado tiene un director funcional. Los trabajadores están agrupados por es-
pecialidad (por ejemplo, producción, ingeniería, marketing, etc.) y, a su vez,
estas especialidades pueden estar divididas en otras. En proyectos donde existe
© FUOC • PID_00247102 33 Dirección y gestión de proyectos

esta organización, el trabajo que se ha de realizar se centra en el alcance de

cada departamento y los directores funcionales tienen un papel importante en
la responsabilidad de la ejecución. La figura de director de proyecto, en caso
de existir, tiene una baja responsabilidad y autoridad.

Organización funcional

2)� Organización� proyectizada. Las empresas con un tipo de organización

proyectizada tienen un director de proyectos con plena autoridad y responsa-
bilidad. El equipo está plenamente asignado al proyecto o proyectos y solo
reporta al director de proyectos. En algunas empresas, esta estructura se orga-
niza por familias de productos.

Organización proyectizada

3)�Organización�matricial. Esta estructura intenta maximizar las fortalezas

de las dos anteriores (la funcional y la proyectizada). En este caso, el equipo
tiene que reportar a dos superiores –su director funcional y el jefe de proyec-
tos–, con lo que la comunicación es uno de los puntos críticos de este tipo de
estructuras por su complejidad, a parte de que el equipo tiene que compaginar
su trabajo diario con el trabajo del proyecto. En la tabla 3 sepuede ver un ejem-
plo que se trata de una organización matricial fuerte, puesto que existe una
oficina de dirección de proyectos (PMO) y el jefe de proyectos pertenece a este
© FUOC • PID_00247102 34 Dirección y gestión de proyectos

departamento. En este caso el jefe de proyectos tiene más autoridad en una

organización matricial, puesto que dispone de un director funcional con una
visión completa del proyecto, ya que es el director de la oficina de proyectos.

Organización matricial

1.3.4. Tipologías de proyectos

Hay muchas clasificaciones de tipologías de proyectos, según la procedencia

del capital, el grado de experimentación, el sector, el ámbito, la orientación, la
influencia, etc. Una de las posibles clasificaciones, y la que nos interesa en este
material, se basa en el grado de complejidad. El marco de clasificación de Cy-
nefin (The Cynefin Framework, de Dave Snowden) consiste en un marco global
de decisiones que se puede aplicar a cualquier tipo de sistemas diferentes, no
solo en la dirección de proyectos. El marco de Cynefin reconoce las diferencias
de relación entre causa y efecto que se producen en diferentes sistemas y pro-
pone un nuevo enfoque para tomar decisiones. Divide los sistemas en cuatro
categorías, según el nivel de conocimiento entre la causa y el efecto.

• Simples: la relación causa-efecto existe, es predecible y se repite.

• Complicados: la relación causa-efecto existe, pero no es evidente y se re-
quiere experiencia.
• Complejos: la relación causa-efecto no es obvia y los resultados no son
predecibles.
• Caóticos: no se puede observar una relación de causa-efecto.

Si trasladamos este marco a la dirección de proyectos, estos también se podrían

dividir en cuatro tipologías, según la figura siguiente, y en relación con el
grado de conocimiento de la tecnología y de los requerimientos.
© FUOC • PID_00247102 35 Dirección y gestión de proyectos

Marco de Cynefin

• Proyectos�simples: tanto los requerimientos como la tecnología requeri-

dos por la ejecución están definidos y el proyecto se puede gestionar con
una metodología simple. Podríamos poner como ejemplo un proyecto de
ingeniería en el que se conocen tanto los requerimientos como la tecnolo-
gía para el desarrollo. En estos casos, se recomienda utilizar metodologías
estandarizadas predecibles, basadas en mejores prácticas. El ciclo de vida
de esta clase de proyectos se denomina waterfall, puesto que las fases son
consecutivas y forman una cascada.

• Proyectos�complicados: cuando no se conoce del todo la tecnología, los

requerimientos o ambos. Podría tratarse, por ejemplo, de un proyecto de
ingeniería en el que los requerimientos son conocidos, pero hay que utili-
zar una nueva tecnología. En este caso, es posible utilizar igualmente me-
todologías estandarizadas predecibles, pero será necesario basarse en bue-
nas prácticas, es decir, dejar cierto grado de libertad. Lo mismo habrá que
hacer respecto al alcance, ya que los requerimientos o la tecnología no es-
tán definidos del todo. El tipo de ciclo de vida que mejor se adapta a estos
proyectos se denomina fast�tracking y consiste en un solapamiento de las
fases que permite mantener este grado de libertad del alcance.

• Proyectos�complejos: muchos proyectos caen en esta zona, en la cual los

requerimientos y la tecnología están ligeramente definidos, pero el gra-
do de incertidumbre es muy elevado. En estos casos, un alto grado de re-
trospectivas, como las metodologías emergentes ágiles, es lo mejor para ir
guiando el proyecto en este grado de incertidumbre y riesgo. El desarrollo
de software es un buen ejemplo de proyecto complejo. El ciclo de vida es
una iteración de las diferentes fases, en la que hay un resultado en cada
iteración.

• Proyectos�caóticos: cuando el grado de incertidumbre de los requerimien-

tos y de la tecnología son elevados, el desarrollo del proyecto se convierte
en un caos y el éxito del proyecto será más una cuestión de suerte.

En la tabla siguiente, se ha representado el ciclo de vida de esta tipología de

proyectos según su complejidad y se han enumerado sus principales caracte-
rísticas.
© FUOC • PID_00247102 36 Dirección y gestión de proyectos

Tipología de proyectos por complejidad relacionada con el ciclo de vida

1.4. La organización del proyecto

1.4.1. Los interesados de un proyecto

El interesado (stakeholder en inglés) es una persona u organización que

se verá afectada por la realización de un proyecto, tanto si su partici-
pación en él es directa como indirecta. Los interesados pueden afectar
positiva o negativamente a los resultados del proyecto.

Por lo tanto, se entiende como interesados todos los miembros del proyec-
to, así como todas las entidades interesadas de la organización, tanto inter-
nas como externas. Los interesados tienen diferentes grados de participación,
responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto. Estos niveles
también pueden cambiar durante la ejecución del proyecto y algunos de ellos
pueden desmerecer el éxito del proyecto de forma activa o pasiva. En estos
casos, el director de proyecto debe poner especial atención en ello.

La identificación de los interesados es un proceso continuo durante el ciclo

de vida de un proyecto. En un proyecto, el equipo identifica a los interesados
internos y externos, de impacto positivo y negativo, y determina los requeri-
mientos y las expectativas de todos ellos y entiende sus demandas, necesidades
y expectativas. Es importante definir una estrategia de gestión para maximizar
el impacto positivo de cada uno de ellos.
© FUOC • PID_00247102 37 Dirección y gestión de proyectos

La gestión de los interesados se considera clave en la dirección de proyectos.

Por esta razón, en la quinta edición del PMBOK® se ha creado un área de
conocimiento especialmente para ello.

La siguiente figura muestra la relación entre el proyecto, el equipo de proyecto

y algunos de los interesados que podemos encontrar en el mismo. Algunos de
estos roles, como el director de programa y de portafolio, se han visto ante-
riormente. En el siguiente apartado se verán algunos de los restantes.

Relación entre los interesados y el proyecto

1.4.2. Principales roles en un proyecto

A continuación trataremos los principales roles en un proyecto.

Director de proyectos

El director� de� proyecto es la persona asignada como responsable de

gestionar el proyecto, cumplir con los objetivos y guiar el proyecto hacia
el éxito. Es quien dirige el proyecto, desde su planificación hasta el cierre
(aunque también es común en fases anteriores), y el responsable del
resultado del proyecto.

Las competencias del director de proyectos, tal y como cita el estándar del
PMI, Project Manager Competency Development Framework (PMCD), se pueden
clasificar como sigue:

• Comunicación: es capaz de intercambiar la información con los intere-

sados del proyecto de una manera efectiva, cuidadosa, relevante con los
métodos adecuados.
– Escucha de manera activa, entiende y responde a los interesados.
© FUOC • PID_00247102 38 Dirección y gestión de proyectos

– Mantiene líneas de comunicación.

– Asegura la calidad de la información.

– Recibe, transforma y envía la información a la audiencia.

• Liderazgo: es capaz de guiar, inspirar y motivar al equipo del proyecto y

a los otros interesados para gestionar de manera efectiva todos los temas
que van apareciendo a lo largo del proyecto y lograr, de este modo, los
objetivos.
– Crea un ambiente de trabajo que promociona un máximo rendimiento
del equipo.

– Construye y mantiene relaciones efectivas.

– Motiva y guía a los miembros del equipo del proyecto.

– Asume la responsabilidad de entregar el proyecto.

– Utiliza sus habilidades para influir cuando es necesario.

• Directiva: administra efectivamente el proyecto hasta su implementación,

con un uso apropiado de los recursos humanos, financieros, intelectuales
e intangibles.
– Construye y mantiene el equipo del proyecto.

– Planifica y gestiona de manera organizada para asegurar el éxito del

proyecto.

– Resuelve los conflictos entre el equipo y los interesados.

• Habilidad�cognitiva: se aplica con la profundidad adecuada a la percep-

ción, el discernimiento y el juicio necesarios para dirigir con eficacia el
proyecto en un entorno cambiante y en evolución constante.
– Adopta una visión holística del proyecto.

– Resuelve temas de manera eficaz y soluciona problemas.

– Utiliza herramientas y técnicas de dirección de proyectos apropiadas.

– Busca oportunidades para mejorar los resultados del proyecto.

• Eficacia: produce los resultados deseados utilizando las herramientas, las

técnicas y los recursos apropiados en todas las actividades del proyecto.
– Resuelve los problemas del proyecto.
© FUOC • PID_00247102 39 Dirección y gestión de proyectos

– Mantiene el compromiso, la motivación o el apoyo de los interesados.

– Lleva a cabo los cambios al ritmo adecuado para lograr los objetivos
del proyecto.

– Utiliza la asertividad cuando es necesario.

• Profesionalidad: se ajusta a un comportamiento ético regido por la res-

ponsabilidad, el respeto, la igualdad y la honestidad en las prácticas de la
gestión del proyecto.
– Demuestra compromiso con el proyecto.

– Actúa con integridad.

– Gestiona la adversidad del personal y del equipo de manera adecuada.

– Gestiona una fuerza de trabajo variada.

– Resuelve los temas individuales y de la organización con objetividad.

Como responsabilidades, el director de proyecto puede tener las siguientes:

• Identificar los requerimientos del proyecto y los riesgos asociados.

• Desarrollar el plan de proyecto y los subplanes asociados.

• Gestionar y guiar el proyecto para cumplir con sus objetivos.

• Identificar y gestionar las necesidades, preocupaciones y expectativas de

los interesados del proyecto.

• Gestionar la influencia de los interesados.

• Gestionar y dirigir el equipo de proyecto y los recursos.

• Mantener el proyecto según lo planificado y gestionar las restricciones:

alcance, tiempo, coste, calidad y recursos.

• Monitorizar, comunicar y reportar las métricas del proyecto y su estado a

los interesados.

• Entender y aplicar el conocimiento, las habilidades, las herramientas y las

técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los objetivos.
© FUOC • PID_00247102 40 Dirección y gestión de proyectos

Quién debe ser jefe de proyectos

Normalmente, un jefe de proyectos ha sido antes miembro de un equipo, en general un

miembro exitoso, y ha aportado su conocimiento funcional o técnico al equipo. Aunque
el jefe de proyectos también tiene una aportación técnica, no es esta su función princi-
pal. No es verdad que el gerente sea «quien más sabe». En la mayoría de los proyectos, es
habitual que el jefe de proyectos tenga una formación o experiencia técnica. Esto facilita
la relación con el equipo y el conocimiento de las metodologías, técnicas y herramientas
que se utilizan en el trabajo. No obstante, no debe ser necesariamente así, tal y como
hemos visto en el apartado «Cambio de modelo: de experto a facilitador». Otras veces,
el patrocinador prefiere elegir a una persona de su organización o departamento que co-
noce bien el negocio y los procesos de trabajo. Para complicar el dibujo, las empresas
externas que colaboran en la ejecución del trabajo y los subcontratistas de la empresa
adjudicataria también deben colocar a un jefe de proyectos en su área de responsabili-
dad. De nuevo, utilizando la matriz de roles y responsabilidades, es bueno aclarar y do-
cumentar el rol de cada uno. Aunque puede variar en cada situación, nos inclinamos por
el modelo siguiente:

• Un director o jefe de proyectos de la organización que hace el encargo, con

formación y experiencia gestionando proyectos, con conocimiento de este
ámbito y capacidad de diálogo en el mismo. Le corresponde la supervisión
global del trabajo y tomar las decisiones que se han descrito, por sí mismo
o junto con alguna de estas figuras.

• Un líder funcional, extraído del área de negocio, que representa los intere-
ses (objetivos) del patrocinador con relación al proyecto y conoce el ne-
gocio y los procesos. Asigna, controla y motiva a los miembros del equipo
que proceden del cliente.

• Un jefe de proyectos de la organización contratista, responsable del cum-

plimiento de los objetivos descritos en el contrato. Controla y motiva a los
miembros del equipo que le han sido asignados y las empresas subcontra-
tistas, si procede. Este triunvirato asume en la actualidad, en las organiza-
ciones y los proyectos complejos, la dirección del proyecto.

Fuente: Rodríguez, García, Lamarca (2007).

Patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto (sponsor) puede ser interno o externo de la orga-

nización del director de proyectos. Es el que formalmente autoriza el proyec-
to y/o proporciona los fondos necesarios. Desde el inicio del proyecto hasta
su finalización, el patrocinador actúa como promotor del proyecto y su rol es
clave para asegurar el éxito del proyecto. Esto es:

• Consigue el apoyo necesario para la ejecución del proyecto.

• Autoriza formalmente el proyecto.

• Puede aportar al proyecto los recursos económicos.

© FUOC • PID_00247102 41 Dirección y gestión de proyectos

• Gestiona la relación con la alta dirección promoviendo los beneficios del

proyecto.

• Tiene un papel significativo en la creación del alcance inicial del proyecto

y el acta de constitución.

• Sirve como punto de escalado del director de proyectos y resuelve conflic-

tos por encima de la responsabilidad del director de proyectos.

• Protege al proyecto de influencias y cambios externos.

• Participa en la toma de decisiones de incidencias y riesgos importantes en

el proyecto.

• Proporciona los recursos al proyecto.

• Conoce y aprueba el plan de hitos, el alcance y el progreso del proyecto.

• Propone o toma decisiones sobre las desviaciones de alcance, presupuesto

y tiempo.

Equipo de proyecto

Los miembros del equipo tienen una responsabilidad principalmente técnica,

de ejecución de la parte del trabajo que tienen asignada, con su aportación
profesional y en colaboración con otros miembros del equipo y con el perso-
nal del cliente. Generalmente, será responsabilidad del equipo ayudar en la
redacción de la EDT (estructura de desglose del trabajo) y crear las estimacio-
nes de los paquetes de trabajo asignados. Durante la ejecución del proyecto,
también deben intentar encontrar las posibles desviaciones del plan de direc-
ción del proyecto. Como resumen, sus principales responsabilidades serían las
siguientes:

• identificar a los interesados y sus requisitos,

• identificar las restricciones y asunciones del proyecto,

• crear la EDT (estructura de desglose del trabajo),

• descomponer los paquetes de trabajo asignados,

• ayudar a identificar las dependencias entre paquetes de trabajo,

• proveer las estimaciones de tiempos y coste,

• participar en los procesos de gestión de riesgos,

© FUOC • PID_00247102 42 Dirección y gestión de proyectos

• cumplir con los planes de calidad y de comunicación,

• ejecutar el plan de dirección del proyecto para lograr el alcance definido,

• asistir a las reuniones de proyecto,

• mejorar los procesos,

• recomendar acciones preventivas y correctivas.

Comité de dirección

El jefe de proyectos reporta normalmente a un comité de dirección en el que

están representadas las diferentes partes interesadas en el éxito del proyecto,
las cuales aportan recursos y han de tomar decisiones. Normalmente está pre-
sidido por el patrocinador. La división de las responsabilidades entre el patro-
cinador y el comité de dirección dependerá de la estructura de cada tipo de
proyecto. Por lo tanto, se han asignado en su mayoría al patrocinador al en-
tender que se repartirán entre el comité de dirección y el mismo patrocinador.

Director funcional

El director funcional gestiona los recursos humanos del proyecto y es el «pro-

pietario» de los mismos. El nivel de responsabilidad del director funcional en
el proyecto dependerá de la estructura organizativa de la empresa. Sin embar-
go, en general, para evitar conflictos el director funcional y el jefe de proyectos
deben coordinar sus respectivas necesidades en el uso de los recursos. Por lo
tanto, tendrán que dar apoyo a los objetivos del proyecto en su área, asignar
los recursos y prestar todo el apoyo necesario para el éxito.

Oficina de dirección de proyectos (PMO)

La oficina de proyectos (project management office, PMO) es una estructura o

departamento cada vez con más presencia en la empresa. Principalmente, el
papel de la PMO es el de facilitar al director de proyecto o al proyecto en sí
lo siguiente:

• Gestionar los recursos compartidos en los proyectos donde la PMO está

presente.

• Identificar y gestionar la metodología de gestión de proyectos, mejores

prácticas y estándares.

• Desarrollar y gestionar los estándares, los procedimientos, las plantillas y

otro tipo de documentación.

• Proveer de formación y tutorización.

© FUOC • PID_00247102 43 Dirección y gestión de proyectos

• Monitorizar el cumplimiento de los estándares y los procedimientos de la

metodología de gestión de proyectos a través de auditorías.

• Coordinar la comunicación entre proyectos.

Todo ello, con el objetivo de maximizar el éxito de los proyectos de la orga-

nización. A pesar de ello, la responsabilidad de la PMO puede variar, desde
proveer soporte a los proyectos, hasta la gestión directa de los mismos. Por lo
tanto, hay diferentes tipos de PMO que pueden cambiar en función del grado
de control e influencia que ejerzan en los proyectos. Detallamos los siguientes:

• De� apoyo: este tipo de PMO sirve principalmente como repositorio de

información y proporciona apoyo a los proyectos en forma de plantillas,
mejores prácticas, formación, acceso a información histórica de proyectos
realizados. Por lo tanto, el grado de control en los proyectos por parte de
la PMO es bajo.

• De�control: la PMO proporciona apoyo y también requiere que el proyec-

to se ejecute adoptando la metodología exigida por la PMO, es decir, uti-
lizando plantillas específicas, herramientas y formularios. En este caso, el
grado de control por parte de la PMO es moderado.

• Directiva: en este escenario la PMO tiene el control director de los proyec-

tos en todo su contexto y aquí el grado de control e implicación es alto.

Aclarar el rol de la oficina de proyecto es clave

«Implementar una oficina de proyecto requiere entender muy bien qué se espera de la
misma, comprender los requisitos del proyecto o de los proyectos y gestionar las expec-
tativas (es decir, ¡casi es un proyecto en sí misma!). Después de decenios de implantación
de oficinas de proyectos TIC en Estados Unidos, aproximadamente solo la mitad de los
directores de organización y sistemas (CIO) se muestran satisfechos con su rendimiento
en una encuesta publicada en CIO Magazine. Los que se muestran satisfechos manifiestan
que la oficina de proyecto ha ayudado a implantar estándares de gestión de proyecto,
mejorar la satisfacción de los clientes internos y alinear los proyectos con la estrategia
de negocio».

Fuente: Snyder y Parth (2007).

Clientes y usuarios

Los clientes son personas u organizaciones que aprueban y/o gestionan el pro-
ducto o servicio del proyecto. Los usuarios son las personas u organizaciones
que utilizarán el producto o servicio del proyecto. En algunos casos los clien-
tes y los usuarios pueden ser los mismos, pero en otros pueden variar. Ambos
pueden ser internos o externos a la organización que desarrolla el proyecto y
existir en diferentes capas y/o jerarquías. Por ejemplo, en el caso de un nuevo
producto farmacéutico, se incluiría a los doctores que prescriben el producto
y a los pacientes que lo consumen.
© FUOC • PID_00247102 44 Dirección y gestión de proyectos

Otros roles

En otras metodologías, como por ejemplo las metodologías ágiles, existen

otros papeles que son fundamentales dentro del proyecto y la responsabilidad
de algunos de ellos puede cambiar.

Por ejemplo, en scrum� clásico,� la figura de director de proyecto desapare-

ce y estas responsabilidades se diluyen entre el equipo de proyecto, el scrum
master y el product�owner. Así pues, en este punto podemos encontrar los
siguientes roles:

• Product�owner: es el nexo entre el cliente y el equipo de desarrollo, quien

entiende las necesidades del cliente y las transmite al equipo. Crea y man-
tiene el product� backlog (la lista de requerimientos). Gestiona el presu-
puesto del proyecto y, en consecuencia, es el responsable de la maximiza-
ción del retorno de la inversión.

• Equipo�de�proyecto: equipo formado por entre 3 y 9 personas, normal-

mente ubicado en la misma localización, con dedicación a tiempo com-
pleto y realizando reuniones de seguimiento diarias. Es un equipo autoges-
tionado y multidisciplinar, es decir, que cubre todos los roles para realizar
un incremento del producto. Es responsable de la calidad del producto y
trabaja para priorizar el backlog conjuntamente con el product owner.

• Scrum�master: actúa como facilitador. Es decir, ayuda al equipo y al product

owner a tener éxito y a entregar el máximo beneficio utilizando scrum.
Se preocupa de que todo el mundo entienda la metodología y facilita la
colaboración interna del equipo y el cliente. También es quien se encarga
de eliminar los obstáculos que impiden al equipo de proyecto desarrollar
su trabajo y alcanzar sus metas.
© FUOC • PID_00247102 45 Dirección y gestión de proyectos

2. Los componentes de la dirección de proyecto

2.1. Procesos en la dirección de proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación del conocimiento, las habilidades,

las herramientas y las técnicas para cumplir con los objetivos de proyecto. Esto
requiere la aplicación efectiva de los procesos.

Un proceso es un conjunto de acciones relacionadas llevadas a cabo

para producir un producto, servicio o resultado específico.

En la figura siguiente se muestra gráficamente un proceso según el PMBOK®,

que será la forma en que los vamos a considerar a partir de ahora.

Así pues, un proceso consta de:

• lo que es necesario para realizar el proceso (inputs);

• cómo se va a realizar el proceso (tools and techniques);
• el resultado de realizar el proceso (outputs).

Figura de ejemplo de proceso según el PMBOK®

El PMBOK®, en su quinta edición, descompone la gestión de proyecto en 47

procesos agrupados en los siguientes cinco bloques:

• Iniciación: en este grupo de procesos se identifica una necesidad y se desa-

rrolla un caso de negocio. A alto nivel se definen los requerimientos y ob-
jetivos y su vinculación con la estrategia de la empresa. Toda esta informa-
ción se transforma en un acta de constitución del proyecto (project charter)
y finalmente se autoriza el proyecto.

• Planificación: se definen y revisan los objetivos, el alcance y los entrega-

bles a obtener. Se planifican las acciones requeridas para lograr este alcan-
ce y estos objetivos. Se crean los subplanes por área de conocimiento en
© FUOC • PID_00247102 46 Dirección y gestión de proyectos

un único documento, el plan de proyecto que, una vez aprobado, da paso

a la ejecución.

• Ejecución: en este grupo de procesos el equipo de proyecto lleva a cabo

el plan de proyecto. El director asegura que el trabajo se lleve a cabo de
acuerdo con el plan y con la calidad esperada. Este grupo de procesos no
hace referencia a la ejecución técnica, sino a las propias tareas de gestión
de proyectos.

• Seguimiento�y�control: a medida que el trabajo se va ejecutando según

el plan, el director de proyecto y el equipo deben controlar que el trabajo
se cumpla. Esto puede conllevar que miembros del equipo de proyecto
comprueben los resultados para asegurar el cumplimiento, se identifiquen
las variaciones que pueden afectar al proyecto y se apliquen medidas para
cumplir con los objetivos establecidos.

• Cierre: formaliza la aceptación y el cierre del proyecto o de una fase.

Hay que tener en cuenta que:

• No todos los procesos se tienen que aplicar en cada proyecto. El director y

el equipo de proyecto seleccionarán aquellos necesarios para cumplir con
los objetivos marcados.

• Estos procesos se solapan durante el transcurso de un proyecto e interac-

túan entre ellos durante todo el ciclo de vida del mismo. Es decir, el output
de un proceso puede ser el input de otro.

• Los procesos de la dirección de proyectos son integradores. Las acciones

realizadas en un proceso afectan a otros procesos relacionados.

• Algunos de los procesos son iterativos, es decir, se pueden repetir hasta

que se logre el resultado.

• En el caso del grupo de procesos de seguimiento y control, se requiere la

interacción con otros grupos de procesos. Por lo tanto, en la fig. se muestra
en el fondo del resto.

2.2. Áreas del conocimiento

Los procesos están agrupados en 10 áreas de conocimiento. Por lo tanto, cada

proceso pertenece a un solo grupo de procesos y a una única área de conoci-
miento. Las áreas son las siguientes:

• Gestión�de�la�integración: incluye todos los procesos y las actividades que

son necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los
© FUOC • PID_00247102 47 Dirección y gestión de proyectos

diferentes procesos y actividades de la dirección de proyectos. Podríamos

decir que es lo que hace por excelencia el jefe de proyectos. De aquí que sea
común definir al director de proyectos como un «integrador». Son tareas
que normalmente no se delegan a otro miembro del equipo.

• Gestión�del�alcance: abarca todos los procesos que se requieren para ase-

gurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario, y solo este, para
completar con éxito el proyecto. Probablemente, se trata del aspecto más
crítico para la gestión de cualquier proyecto. Las desviaciones más graves
se producen habitualmente por culpa de lo que se denomina corrupción
del alcance (scope creep), que es la desviación del alcance. El control del
alcance –y no solo su definición– será uno de los factores clave para el
éxito del proyecto.

• Gestión�del�tiempo: incluye todos los procesos necesarios para asegurar

que el proyecto en su conjunto y los hitos parciales acordados se logran
de acuerdo con las restricciones temporales establecidas dentro del plan.
La gestión del tiempo tiene dos dimensiones diferentes: una interna, de
control del rendimiento del propio equipo, y otra externa contractual con
el cliente.

• Gestión�de�costes: incluye los procesos relacionados con la estimación, el

presupuesto y el control de costes, de modo que el proyecto se complete
con el presupuesto aprobado y con la información sobre el progreso eco-
nómico, las proyecciones y las previsiones a lo largo del proyecto.

• Gestión�de�la�calidad: incluye todos los procesos y la actividad de la em-

presa que determinan las políticas de calidad, los objetivos y las responsa-
bilidades para que el proyecto satisfaga las necesidades. Entendemos por
calidad tanto como el cumplimiento de las normativas aplicables al sector
como la satisfacción del cliente.

• Gestión�de�los�recursos�humanos: incluye los procesos que el equipo de

proyecto organiza, gestiona y lidera (asignación de responsabilidades, ac-
tividades de incorporación, formación y desarrollo del equipo y progreso
del capital humano).

• Gestión�de�la�comunicación: incluye los procesos de generación, reco-

gida, distribución, almacenamiento, recuperación, distribución y disposi-
ción final de toda la información del proyecto por parte de las diferentes
partes interesadas. La gestión de la comunicación tiene que ser lo bastante
efectiva como para conseguir que la comunicación del proyecto llegue por
igual a todos los interesados del mismo. Junto con el área de gestión de
riesgos, se considera que su correcta gestión es un rasgo diferenciador para
lograr el éxito del proyecto.
© FUOC • PID_00247102 48 Dirección y gestión de proyectos

• Gestión�de�los�riesgos: abarca todos los procesos necesarios para identifi-

car las potenciales causas que pueden tener un impacto sobre los objetivos
del proyecto, además de anticipar su ocurrencia, prever sus consecuencias,
planificar las respuestas, etc. El seguimiento y control de los riesgos ten-
dría que ser una de las principales tareas del jefe de proyectos durante las
fases de ejecución del mismo. En lugar de apagar fuegos, la tarea del jefe
de proyectos debería ser la de preverlos y evitarlos. Una buena gestión de
los riesgos nos debe permitir esta actitud proactiva, y no solo reactiva.

• Gestión�de�las�adquisiciones: incluye todos los procesos necesarios para

la compra o adquisición de productos, servicios o resultados necesarios
y externos al equipo de trabajo, tanto en nuestra relación con el cliente
como con nuestros subcontratados. El aumento de la complejidad técnica
del proyecto hace que este área de gestión sea cada vez más importante
y crítica por el alto volumen de subcontrataciones que se puede generar
en un proyecto.

• Gestión� de� los� interesados: incluye todos los procesos necesarios para
identificar, posicionar y definir una estrategia de gestión de los interesados
en base a la posición que ocupa cada interesado dentro del proyecto en
términos, por ejemplo, de interés, influencia, etc. El área de conocimiento
de la gestión de los interesados ha sido una de las incorporaciones más
relevantes entre la cuarta y la quinta versión del PMBOK®, dada su impor-
tancia dentro del proyecto.

2.3. Relación entre grupos de procesos y áreas de conocimiento

La siguiente tabla muestra la correspondencia de las áreas de conocimiento y

los grupos de procesos. Cabe recordar que en esta asignatura se verán en pro-
fundidad los grupos de procesos de iniciación y planificación con sus corres-
pondientes procesos para cada una de las áreas de conocimiento.

Tabla 3. Grupos de procesos de la dirección de proyectos

Áreas de Iniciación Planificación Ejecución Seguimien- Cierre

conoci- to y control
miento

4.�Inte- 4.1 Desarrollar el acta de 4.2. Desarrollar el plan 4.3 Dirigir y gestionar el 4.4. Monitorear y con- 4.6 Cerrar la fase
gración constitución del proyec- para la dirección del pro- trabajo del proyecto trolar el trabajo del pro- o el proyecto
to yecto yecto 4.5. Realizar el
control integrado de
cambios

5.�Alcan-   5.1. Planificar la gestión   5.5 Validar el alcance 5.6  

ce del alcance 5.2. Recopi- Controlar el alcance
lar requisitos 5.3. Definir
el alcance 5.4. Crear la
EDT/WBS
© FUOC • PID_00247102 49 Dirección y gestión de proyectos

Áreas de Iniciación Planificación Ejecución Seguimien- Cierre

conoci- to y control
miento

6.�Tiem-   6.1 Planificar la gestión   6.7 Controlar el crono-  

po del cronograma 6.2 De- grama
finir las actividades 6.3
Secuenciar las activida-
des 6.4 Estimar los recur-
sos de las actividades 6.5
Estimar la duración de
las actividades 6.6 Desa-
rrollar el cronograma

7.�Costes   7.1 Planificar la gestión   7.4 Controlar los costes  

de los costes 7.2 Estimar
los costes 7.3 Determi-
nar el presupuesto

8.�Cali-   8.1 Planificar la gestión 8.2 Realizar el asegura- 8.3 Controlar la calidad  
dad de la calidad miento de la calidad

9.�Recur-   9.1 Planificar la gestión 9.2 Adquirir el equipo    

sos�hu- de los recursos humanos del proyecto 9.3 Desa-
manos rrollar el equipo del pro-
yecto 9.4 Dirigir el equi-
po del proyecto

10.�Co-   10.1 Planificar la gestión 10.2 Gestionar las comu- 10.3 Controlar las comu-  
munica- de las comunicaciones nicaciones nicaciones
ciones

11.�Ries-   11.1 Planificar la gestión   11.6 Controlar los ries-  

gos de los riesgos 11.2 Iden- gos
tificar los riesgos 11.3
Realizar el análisis cua-
litativo de riesgos 11.4
Realizar el análisis cuan-
titativo de riesgos 11.5
Planificar la respuesta a
los riesgos

12.�Ad-   12.1 Planificar la gestión 12.2 Efectuar las adquisi- 12.3 Controlar las adqui- 12.4 Cerrar las
quisicio- de las adquisiciones ciones siciones adquisiciones
nes

13.�Inte- 13.1 Identificar a los in- 13.2 Planificar la gestión 13.3 Gestionar la partici- 13.4 Controlar la partici-  
resados teresados de los interesados pación de los interesados pación de los interesados

La forma de interpretar esta tabla es de arriba abajo y de izquierda a derecha,

teniendo en cuenta que los grupos de procesos de planificación y ejecución
son iterativos y, además, que el grupo de procesos de seguimiento y control
se encuentra presente desde el inicio hasta el final del proyecto (tal y como
se muestra en la figura siguiente). El director de proyectos tiene que saber
identificar el trabajo y posicionar su proyecto en la tabla durante la ejecución.
© FUOC • PID_00247102 50 Dirección y gestión de proyectos

Grupos de procesos en la dirección de proyectos. PMBOK® 5ª ed.

© FUOC • PID_00247102 51 Dirección y gestión de proyectos

3. Iniciación del proyecto

3.1. Antes de iniciar un proyecto

Un proyecto surge cuando se identifica una idea, un problema o una oportu-

nidad en el negocio. La realización de un proyecto debería mejorar o transfor-
mar los procesos de negocio para aumentar la ventaja competitiva de la em-
presa, como por ejemplo:

• una demanda del mercado,

• una necesidad organizativa,
• una solicitud del cliente,
• un avance tecnológico,
• un requerimiento legal o
• una necesidad social.

Por lo tanto, en el análisis y la aprobación de nuevos proyectos, los criterios

para la empresa no suelen ser de elegancia técnica o de actualización tecnoló-
gica, sino de impacto en los resultados y retorno de la inversión. Asimismo,
cada vez más se emplean criterios propios de la gestión de proyectos, es decir,
de la viabilidad o el éxito del proyecto en sí mismo. Los factores concretos
y métodos de evaluación y selección varían de una organización a otra. Las
empresas estructuran globalmente esta fase dentro de un ejercicio formal de
planificación estratégica, en el que se identifica toda la cartera de proyectos
que se abordarán en un periodo.

Normalmente, en un primer momento, se identifica y documenta el problema

o la oportunidad de negocio que puede dar lugar a un proyecto. Esta iniciati-
va puede ser de un área funcional, de negocio o del mismo departamento de
sistemas. El diagnóstico y la identificación correcta del problema son claves
y, para ello, las empresas utilizan técnicas de identificación de problemas (por
ejemplo, diagramas de causa y efecto, técnicas estadísticas, encuestas de cali-
dad, etc.), generación de ideas (lluvia de ideas o brainstorming, reuniones de
grupo o focus groups) y priorización (por ejemplo, matrices de impacto, análi-
sis de Pareto, etc.), y recurren a equipos de trabajo internos y a consultores
externos.

3.1.1. Análisis de la viabilidad y caso de negocio (business case)

Este análisis inicial puede servir para identificar de manera cualitativa alterna-
tivas de acción, pero no es suficiente para que la dirección tome decisiones.
Se requiere un estudio (más o menos detallado, según las características del
© FUOC • PID_00247102 52 Dirección y gestión de proyectos

proyecto y las circunstancias de la empresa) de la viabilidad técnica y econó-

mica, así como una primera estimación de objetivos, resultados esperados y
costes para la organización.

En todo caso, es importante completar los análisis cualitativos con análisis

cuantitativos y elaborar alternativas potenciales de inversión en las que se va-
lore el coste de hacer y el de no hacer en diferentes escenarios. El análisis de
alternativas se basa en dos principales categorías de metodologías que se citan
a continuación:

• Modelos de medición del beneficio: utilización de modelos económicos

para predecir el valor del proyecto una vez completo.

• Modelos de optimización apremiada: utilización de diferentes fórmulas y

algoritmos para determinar la mejor alternativa.

Aunque no es el propósito de este documento explicarlos, sí que vamos a enu-

merar los modelos económicos que se utilizan de manera más habitual:

• Valor�actual�(VA): permite calcular el valor presente del total de los bene-

ficios del proyecto, teniendo en cuenta una tasa de interés fijada de ma-
nera previa.

• Valor�actual�neto�(VAN): permite calcular el valor presente del total de

los beneficios del proyecto menos los costes del mismo. El cálculo del VAN
de todos los proyectos actuales de la empresa permite compararlos. Desde
el punto de vista estrictamente financiero, el proyecto con el VAN más
elevado será la mejor inversión.

• Tasa�de�retorno�de�la�inversión�(TIR): la tasa en la que el valor actual

neto tiene un valor cero equivale al interés que nos daría el proyecto como
inversión financiera. En este caso, y de manera comparativa, el proyecto
con una tasa superior será una mejor inversión.

• Periodo�de�recuperación�de�la�inversión�(payback)�: tiempo que tarda

la empresa en recuperar la inversión efectuada en el proyecto. Es el mo-
delo más simple y se aplica de manera habitual como primer criterio de
selección.

• Screening: revisión de los beneficios de un proyecto ante una lista de cri-

terios elaborada por la empresa (por ejemplo, el esquema anterior de cri-
terios para valorar proyectos informáticos se podría convertir fácilmente
en una lista de control o checklist para una revisión tipo screening).

• Scoring: se adjudica un peso específico a una serie de criterios y se valora

la medida en la que cada proyecto presentado cumple con los criterios
© FUOC • PID_00247102 53 Dirección y gestión de proyectos

definidos. Los métodos de scoring sirven para establecer prioridades dentro

de una cartera de propuestas.

• Coste�de�la�oportunidad. Esto es, el valor de la siguiente mejor alternativa

como resultado de elegir una alternativa. Dicho de otro modo, elegir la
mejor opción e ignorar la siguiente mejor. Por ejemplo, si dentro de todos
los proyectos, el proyecto A es la mejor opción y el proyecto B es la segunda
mejor opción, el coste de la oportunidad de elegir el proyecto A es el valor
de los beneficios del proyecto B.

El análisis de viabilidad no solo tiene que incluir criterios económicos y de ne-

gocio, sino también criterios organizativos, técnicos y de gestión de proyecto.
En la tabla siguiente se presenta un guion provisional de un análisis simplifi-
cado de este tipo.

Tabla 4

Guion de análisis de viabilidad

Resumen ejecutivo

Identificación de la oportunidad. Descripción del problema.

Calificación de la oportunidad. Evaluación inicial del potencial de mercado o

de la mejora de las operaciones. Resultados que hay que obtener.

Evaluación inicial de la tecnología disponible y benchmarking de otras expe-

riencias, si las hay.

Evaluación de capacidades propias u otras que se tengan que adquirir. Base

tecnológica y recursos humanos.

Evaluación inicial de coste-beneficio.

Identificación de los riesgos principales. Calificación inicial.

Objetivos y contenidos del proyecto. Visión preliminar.

Evaluación inicial de tiempo y coste. Partidas principales.

3.1.2. Selección de proyectos

Según lo que hemos visto, cualquier proyecto que se eleve a la dirección, de

manera individual o como parte de un programa más amplio, tiene que cum-
plir varias condiciones:

• Tiene que alinearse con la estrategia y los objetivos de la organización.

• Debe proporcionar un valor o beneficio de negocio que sea medible o ve-

rificable al acabar el proyecto.
© FUOC • PID_00247102 54 Dirección y gestión de proyectos

• Se tiene que apoyar en métricas cuantitativas, particularmente financieras,

que permitan obtener el retorno de la inversión y calcular todos los costes
y beneficios de la inversión.

• Tiene que demostrar la viabilidad técnica, organizativa y de gestión del

mismo proyecto.

Un resumen de estos criterios se muestra en la tabla siguiente.

Tabla 5

Criterios para seleccionar proyectos

Negocio ¿Qué valor añade el proyecto a nuestros clien-

tes?

¿Mejorará el proyecto nuestra posición ante la

competencia? ¿Por cuánto tiempo?

¿Contribuye a nuestras estrategias externas o

internas?

¿Cuál es la contribución del proyecto al resul-

tado y cuándo se producirá?

¿Recuperaremos la inversión que se haya he-

cho? ¿Cuándo?

¿Cómo percibirán el proyecto nuestros accio-

nistas? ¿Y el público en general?

¿Cuál es el riesgo de no ejecución en cuanto a

contenido, tiempo y costes? ¿Lo puede asumir
la empresa en su conjunto?

Gestión ¿Están muy definidos los objetivos y resulta-

dos?

¿Tiene un patrocinador claro en el comité de

dirección? ¿Se han logrado

acuerdos con los departamentos involucrados?

¿Está claro el alcance? ¿Se han analizado los

riesgos? ¿Son asumibles?

¿Cuál es el plan de trabajo? ¿Cuándo tendre-

mos los productos principales?

¿Dispondremos del equipo con la dedicación

y las capacidades adecuadas? ¿Hay un jefe
de proyecto capaz de llevarlo a cabo y que se
pueda dedicar completamente al proyecto?

¿Disponemos de tecnología? ¿Es madura? ¿Te-

nemos las capacidades o podemos tenerlas a
tiempo? ¿Hay proveedores cualificados?

Fuente: Rodríguez, García Mínguez y Lamarca (2007).

Asimismo, no hay que ignorar los aspectos políticos, de oportunidad o perso-

nales que están presentes en cualquier organización.
© FUOC • PID_00247102 55 Dirección y gestión de proyectos

Como hemos comentado, las fronteras entre unas fases y otras muchas veces
solo existen en la teoría. Efectivamente, el resultado de estas fases previas es
a menudo la aprobación formal del proyecto por parte de la dirección y la
redacción de un mandato o acta de proyecto (project charter) que, según las
metodologías, pertenece propiamente a la iniciación del proyecto, a partir de
lo que veremos a continuación.

3.2. Desarrollar el acta de constitución

El desarrollo del acta de constitución (project charter) es el primero de todos

los procesos. Consiste en desarrollar un documento que formalmente autoriza
el proyecto y le da al director de proyecto la autoridad para empezar. Este
documento puede ser realizado y emitido por alguien externo al proyecto,
como puede ser el iniciador o patrocinador, la PMO o el gerente del portafolio,
aunque en determinadas ocasiones es aconsejable que lo realice el director de
proyecto o, por lo menos, que haya participado en él.

Proceso de desarrollar el acta de constitución según el PMBOK®

Es importante recalcar que el acta de constitución del proyecto contiene mu-

cha información del proyecto a alto nivel, como por ejemplo, objetivos y fac-
tores críticos de éxito, los requerimientos de los interesados, riesgos a alto ni-
vel, un resumen de los hitos y del presupuesto del proyecto.

Para desarrollar el acta de constitución del proyecto, podemos contar con las
siguientes entradas:

• Enunciado�del�trabajo�del�proyecto (statement of work, SOW): es una des-

cripción narrativa de qué se pide del proyecto y debe incluir, como míni-
mo, una descripción del alcance a alto nivel, la necesidad de negocio y la
vinculación con los planes o desarrollos estratégicos de la organización. En
el supuesto de que el cliente sea externo, el enunciado de trabajo equivale
al contrato o la licitación.

• Caso�de�negocio: como hemos explicado en el apartado anterior, incor-

pora la información necesaria que justifica el proyecto.
© FUOC • PID_00247102 56 Dirección y gestión de proyectos

• Contratos: un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos o

más partes. El contrato con un cliente externo es un elemento clave para
desarrollar el acta de constitución.

• Factores�ambientales�y�activos�de�los�procesos�de�la�organización que
guiarán la manera como se enfocará el proyecto, desde la simple plantilla
del acta y la información histórica de cómo se ha tratado en otros casos
similares, hasta las políticas e infraestructuras disponibles para la resolu-
ción del proyecto.

Dado que en este punto el proyecto puede tener aún un alto grado de incerti-
dumbre, pueden aplicarse técnicas de facilitación para guiar en el desarrollo
del acta de constitución, como por ejemplo, brainstorming, la resolución de
conflictos, la resolución de problemas y la gestión de reuniones. Todos ellos
son ejemplos de técnicas clave utilizadas por los facilitadores para ayudar a
equipos e individuos a realizar actividades de proyectos.

Hay que recordar que hablamos del proceso de desarrollo del acta de consti-
tución por el hecho de que, en cada organización, a parte del documento del
acta como tal, se puede requerir una serie de tareas o actividades adicionales
para iniciar un proyecto. Estas actividades pueden ir desde la codificación del
proyecto y el alta del mismo en el sistema contable y en el sistema de infor-
mación de gestión de proyectos, hasta la preparación de espacios físicos y/o
virtuales que tendrán que usar los recursos del proyecto, así como un largo
etcétera que cada organización crea en función de su cultura organizativa. Al
mismo tiempo, también pueden incluir la recopilación de una serie de infor-
maciones complementarias a las que se proponen como mínimas para el acta.

La siguiente tabla muestra el contenido típico mínimo del acta de constitu-

ción.

Tabla 6

Contenidos del acta de constitución

Título�y�descripción�del�proyecto En qué consiste el proyecto.

Propósito�y�justificación Porqué se lleva a cabo el proyecto y en qué

base financiera u otras se puede justificar su
ejecución.

Descripción�del�producto�/�servicio�y�sus Qué productos/servicios entregables se desea

principales�entregables y cuál será el resultado final del proyecto.

Objetivos�medibles�del�proyecto�y�factores Cómo encaja el proyecto con los hitos estraté-

críticos�de�éxito gicos de la organización y si los objetivos los
soportan.

Organigrama�y�recursos�preasignados Quién tiene la autoridad del proyecto. Defini-

ción del director del proyecto y del patrocina-
dor. Cuántos o qué recursos serán necesarios.

Interesados�y�sus�requisitos Quién se verá afectado por el proyecto y sus

requerimientos conocidos.
© FUOC • PID_00247102 57 Dirección y gestión de proyectos

Contenidos del acta de constitución

Riesgos�a�alto�nivel Amenazas y oportunidades potenciales para el

proyecto.

Resumen�del�cronograma Principales fases e hitos del proyecto, situación

temporal.

Resumen�del�presupuesto Presupuesto de alto nivel del proyecto.

Requerimientos�para�la�aprobación�del�pro- Qué y quién será el responsable para aprobar

yecto a alto nivel.

Para definir correctamente los objetivos del proyecto, hay que partir de la meta
del mismo, puesto que los objetivos son su cuantificación.

• Meta�del�proyecto: fin último que se quiere lograr con el proyecto. Es un

estado futuro deseado. Debe ser claro, evitar la ambigüedad y enumerar, a
alto nivel del trabajo, los productos y atributos que se espera lograr.

• Objetivos: cuantificación de la meta, de la medida del éxito del proyecto

y de las condiciones para el cumplimiento de la meta.

Según el PMBOK®, los objetivos deben ser SMART:

Tabla 7. Objetivos

S pecific (‘especifico’) Se tienen que definir de una manera clara y

sin ambigüedades.

M easurable (‘medible’) Deben ser cuantificables.

A greed upon (‘consensuado’) Acordados entre el equipo, tanto en lo que

respecta a su valor como a cuáles.

R ealistic (‘realista’) Lograrlos debe ser posible.

T ime (cost) limited (‘duracion / coste limita- Definir el marco temporal y la flexibilidad.
do’)

Meta y objetivos

Un ejemplo de la meta y los objetivos de un proyecto industrial sería:

• Meta: instalación y puesta en marcha de una línea de producción que

permita la fabricación del nuevo producto XX.

• Objetivos:
– reducción de la superficie inicial en un 10%,

– reducción de la mano de obra inicial en un 10%,

– coeficiente de capacidad mínimo: OEE>75%.

© FUOC • PID_00247102 58 Dirección y gestión de proyectos

A continuación se muestra un ejemplo de modelo de acta de constitución:

Tabla 8. Ejemplo de acta de constitución

Acta de constitución

Versión: Fecha:

1. Propósito del proyecto 2. Descripción del proyecto

Propósito del proyecto / Justificación Inclusiones

   

Exclusiones

3. Meta y objetivos del proyecto 4. Riesgos del proyecto

Qué se pretende con la implementación del proyecto Riesgos a alto nivel

   

Factores críticos de éxito

5. Cronograma

Principales fases e hitos

6. Presupuesto del proyecto

Evaluación inicial de los costes

7. Selección de proyecto

Criterio de selección

8. Organización del proyecto

Director de proyecto Organigrama

   

Patrocinador

9. Interesados del proyecto

Interesados y sus requisitos  

10. Requisitos de aprobación

Nivel de aprobación y entregables  

 
© FUOC • PID_00247102 59 Dirección y gestión de proyectos

Acta de constitución

Aprobación del patrocinador Aprobación del director de proyecto

   

3.3. La identificación de los interesados

Como se ha comentado anteriormente, los interesados en un proyecto son

todas las personas y organizaciones que se verán afectadas por el desarrollo del
proyecto de manera directa, porque participan en el mismo en alguna medi-
da, o indirecta, porque de un modo u otro afectará a su funcionamiento. Este
proceso del grupo de iniciación del proyecto busca identificarlos a todos y,
al mismo tiempo, documentar una parte de la información que estos podrán
aportar al proyecto, en concreto, sus intereses, expectativas, participación, im-
portancia e influencia. También permite identificar al principio posibles con-
flictos de intereses, que en este momento se podrán gestionar y resolver con
un impacto menor sobre el proyecto.

Proceso de identificar los interesados según el PMBOK®

El proceso de identificar a los interesados, en general, formará parte de las pri-

meras reuniones o entrevistas con los clientes. Se puede utilizar información
del acta de constitución del proyecto, de los documentos del proyecto –en es-
pecial de los posibles contratos– y sobre la organización –organigramas, pro-
cesos de trabajo, intervinientes, etc.–, y emplear procedimientos estandariza-
dos, lecciones aprendidas o listas de interesados de la información corporativa
o de proyectos anteriores.

Conviene tener en cuenta que en toda organización hay un organigrama, unas

relaciones y unos flujos de trabajo formales y otros de poder o de influencia,
que son informales. Los dos resultan importantes para el proyecto y debemos
tenerlos en cuenta.

En este punto se recopilará y analizará la información cuantitativa y cualita-

tiva para determinar los intereses que deben tenerse en cuenta a lo largo del
proyecto. Se identifica el interés, las expectativas y la influencia de los intere-
sados y se relacionan con el propósito del proyecto. La identificación de los
interesados también ayuda a determinar las relaciones entre interesados y si
© FUOC • PID_00247102 60 Dirección y gestión de proyectos

se pueden aprovechar para asociaciones potenciales con el fin de mejorar las

posibilidades de éxito del proyecto. Este proceso consta de los siguientes tres
pasos:

1)� Identificación� y� registro� de� todos� los� interesados. En algunos casos se

obtendrá la información directamente de documentos del proyecto, pero en
la mayoría será necesario hacer entrevistas recurrentes para recopilar informa-
ción y, al mismo tiempo, identificar a nuevos interesados. En general, estas
entrevistas no serán monográficas, sino que estarán relacionadas con otras ta-
reas iniciales del proyecto.

2)�Identificar�y�clasificar�el�impacto�o�la�influencia�potencial�y�el�interés
de�cada�interesado. Hay múltiples maneras de hacerlo como, por ejemplo,
matrices poder/interés, poder/influencia e influencia/impacto o modelos de
prominencia (identificando grupos o clases de interesados).

Ejemplo de matriz de poder/interés

3)�Evaluar�cómo�podrán�actuar�los�diferentes�interesados�en�distintos�es-
cenarios. De este modo, podremos planificar una serie de estrategias para ges-
tionarlos y mejorar el rendimiento del proyecto.

Asimismo, hay muchas clasificaciones y modelos utilizados para el análisis de

los interesados dependiendo del interés, el poder, la influencia y el impacto
que tengan en el proyecto.

También es necesario considerar que es posible que en las primeras reuniones

o en este punto no se detecte a todos los interesados, pues no se conoce a
algunos de ellos o bien se pasan por alto. Además, durante el proyecto puede
haber cambios organizativos que hagan que algunos de los interesados dejen
de serlo y/o se añadan otros. Del mismo modo, su posicionamiento puede
cambiar a lo largo de la ejecución del proyecto. El director de proyecto deberá
estar al corriente de todos estos cambios y actuar en consecuencia.
© FUOC • PID_00247102 61 Dirección y gestión de proyectos

El registro de los interesados es la principal salida de este proceso y reúne de-

talles sobre cada uno de los interesados identificados. Este documento puede
contener, por ejemplo:

• Información� identificativa: nombre, posición en la empresa, localiza-

ción, rol en el proyecto, información de contacto, etc.

• Información�de�la�evaluación: requerimientos, expectativas, posible in-

fluencia en el proyecto, etc.

• Clasificación: interno/externo, apoya/neutral/resistente.

La siguiente tabla muestra un ejemplo de salida del registro de identificados.

Hay que tener presente que la información contenida en el registro puede
organizarse y cambiar según el proyecto y las necesidades del mismo.

Tabla 9. Tabla ejemplo de identificación de los interesados de un proyecto

Interesados

Nombre Tipo Rol Interés�en Rol�en�el Información Interés Poder In- Impacto
(Int/Ext) el�proyecto proyecto de�contacto fluen-
cia

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   
© FUOC • PID_00247102 62 Dirección y gestión de proyectos

4. Planificación del proyecto

4.1. Integración. Desarrollar el plan de proyecto

Planificar es determinar qué hay que hacer, quién lo hará, en qué tiem-
po y con qué recursos, con la finalidad de cumplir el objetivo del pro-
yecto.

El plan�de�proyecto, según el PMBOK®, es la definición de cómo se

ejecuta, controla y cierra el proyecto.

Proceso de desarrollo del plan de proyecto según PMBOK®

Después de la autorización, el paso siguiente en el grupo de procesos según el

PMBOK® es su planificación detallada. Tras entender muy bien qué hay que
hacer y porqué hay que hacerlo, el objetivo de la planificación es asegurar
que se obtienen los objetivos acordados en tiempo, calidad y coste, y guiar al
equipo de trabajo y la comunicación con el cliente a lo largo de la ejecución
de proyecto. Se trata de establecer cómo se hará el proyecto, poder explicarlo
y predecir su evolución.

Con la referencia del PMBOK®, según lo que hemos visto, incorporamos la

idea de un ejercicio de planificación y replanificación iterativo y permanente
a lo largo de todo el proyecto, de modo que la ejecución, el seguimiento y el
control del proyecto nos irán dando elementos para revisar y mantener vivo
el plan.

El principal objetivo y la salida del grupo de procesos de planificación es el

plan de proyecto, que será lo que veremos a lo largo de todo este capítulo.
Este documento depende de muchas entradas de los procesos de dirección
de proyecto. Es decir, contiene diferentes subplanes que juntos conforman el
documento. En la siguiente figura se muestra la relación de la salida de los
procesos de planificación con el plan de proyecto.
© FUOC • PID_00247102 63 Dirección y gestión de proyectos

Relación de subplanes con el plan de proyecto

Tal y como se ha dicho anteriormente, el desarrollo de un plan de proyecto es

iterativo y de elaboración progresiva. Es decir, a medida que se avanza en su
elaboración, van apareciendo restricciones, supuestos y condicionantes que
hacen necesarios una revisión y cambios de enfoque en determinadas partes
del plan. El plan de proyecto se puede considerar como:

• Un mapa de ruta estructurado que establece todas las actividades que hay
que hacer para lograr los objetivos de negocio.

• Una definición de los tiempos, recursos y costes necesarios para completar

el trabajo.

• Un mecanismo para monitorizar avances, controlar el alcance y gestionar

el proyecto para asegurar los resultados finales dentro del marco del tiempo
y el presupuesto definidos.

• Un medio para comunicar los progresos y comprometer a los participantes

del proyecto.

El director de proyecto en este proceso tiene que ser capaz de:

© FUOC • PID_00247102 64 Dirección y gestión de proyectos

• desarrollar el plan de proyecto;

• asegurar que el plan de proyecto es tan completo y exhaustivo como sea

posible;

• asegurar que el plan de proyecto contiene toda la información necesaria;

• actualizar el plan de proyecto con el equipo a medida que el proyecto lo

requiera.

4.1.1. Contenido de un plan de proyecto

El plan de un proyecto tiene que prever todos los elementos siguientes, y que
serán los que se vean en secciones posteriores:

• Los objetivos y los resultados que se esperan del proyecto, de modo que
permitan la evaluación del éxito o fracaso del proyecto, tal y como se han
descrito en los módulos anteriores.

• El alcance del proyecto que determina lo que se va a realizar (inclusiones)

y lo que no (exclusiones).

• Los hitos principales del proyecto coincidentes con puntos de decisión,

entregables, término de etapas, etc. Una definición más detallada de hito
se establece en los apartados siguientes del módulo.

• Los mecanismos de control del alcance del proyecto y de gestión de cam-

bios en este.

• La implicación de los diferentes interesados participantes en el proyecto,

sus roles y sus responsabilidades.

• La definición de las actividades del proyecto, es decir, las tareas o grupos

de tareas de las que se compone, los recursos técnicos y humanos necesa-
rios y el resultado o hito que se debe obtener haciendo estas actividades.

• El calendario de trabajo, con los tiempos de ejecución según la fecha de

inicio y la fecha de término de cada una de las actividades y de cada uno
de los hitos.

• La organización y el equipo asignado al proyecto, con la matriz de roles

y responsabilidades para los diferentes hitos y actividades.

• Cómo, cuándo y porqué comunicaremos la información relativa al pro-

yecto.
© FUOC • PID_00247102 65 Dirección y gestión de proyectos

• Relación de las compras y subcontrataciones que serán necesarias durante

el transcurso del proyecto y sus suposiciones y restricciones.

• El presupuesto del proyecto, con las estimaciones de inversión y coste

presupuestadas a partir del consumo de recursos, su previsión de evolución
a lo largo del tiempo de duración del proyecto y la previsión de beneficios
esperados.

• Los riesgos identificados de manera previa a la implantación del proyecto,

su posible impacto sobre el plan de proyecto y el plan de gestión de estos
riesgos.

• La calidad de los trabajos llevados a cabo, según los resultados funcionales

y operativos esperados y la definición de las condiciones y los principios
de aceptación de los mismos.

4.2. Planificación del alcance

El primer paso en la planificación es la de recoger todos los requerimientos

del producto y del proyecto. Esto también ayuda a entender cuáles son las
expectativas de los interesados en el proyecto. Este proceso es crítico en toda
la gestión del proyecto y buena parte de las desviaciones de un proyecto se
producen debido a que el alcance no fue bien definido.

Los procesos de gestión del alcance se definen como «todos aquellos procesos necesarios
para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo reque-
rido, con el fin de completar el proyecto exitosamente.»

Fuente: PMBOK®.

Es importante destacar que el alcance del proyecto define tanto las inclusiones
(lo que se hará) como las exclusiones (lo que no se hará). A menudo se tiende a
pensar que el proyecto está suficientemente definido con las inclusiones, pero
durante la ejecución del mismo puede haber ambigüedades. Las exclusiones
ayudan a futuras clarificaciones.

En este grupo de procesos se encuentran los siguientes:

• La�recogida�de�requisitos: definir y documentar las necesidades que cu-

brirán los objetivos del proyecto.

• Definición�del�alcance: descripción detallada del proyecto y del producto

(entregables) que se obtendrá a partir de la ejecución del mismo.

• Crear�la�estructura�de�desglose�de�trabajo�(EDT): división de los entre-

gables y del trabajo en paquetes más pequeños y manejables.
© FUOC • PID_00247102 66 Dirección y gestión de proyectos

4.2.1. Recogida de los requisitos

Este proceso puede definirse como el proceso de recogida, definición y docu-

mentación de todos los requerimientos y las necesidades de los interesados.
Estos requerimientos pueden ser del proyecto (relativos al negocio, a la ges-
tión del proyecto) o del producto (técnicos, de desempeño, de seguridad). La
definición de los requisitos tendría que cumplir siempre, en la medida de lo
posible, con la definición SMART de los objetivos (vista anteriormente) y de-
bería ser completa y consistente.

Proceso de recogida de requisitos segun el PMBOK®

Las salidas vistas en el grupo de procesos de iniciación, como el acta de cons-

titución o el registro de los interesados, son importantes para completar la re-
cogida de los requerimientos, además de otros subplanes que puedan ser desa-
rrollados en esta etapa del proyecto.

La recogida de los requerimientos se realiza junto con interesados clave en el

proyecto, pues son los que tienen información útil de cómo llegar a los obje-
tivos del proyecto. Es habitual que también se cuente con personal externo al
proyecto con el fin de aportar información esencial. Así pues, algunas de las
herramientas y técnicas a utilizar pueden ser:

• Entrevistas: ya sean formales o informales, con el fin de obtener informa-

ción de los interesados.

• Grupos�de�opinión: formados por interesados cualificados y expertos que

recogen información acerca de las expectativas y del producto o servicio
a proponer.

• Talleres: sesiones en las que los interesados trabajan conjuntamente en

definir los requerimientos del producto.

• Técnicas�de�grupo�creativas: tales como brainstorming, Delphi, mind map-

ping, análisis multicriterio, diagramas de afinidad, etc.
© FUOC • PID_00247102 67 Dirección y gestión de proyectos

• Técnicas� de� decisión� en� grupo: estas técnicas pueden ayudar a gene-
rar, clasificar y priorizar los requerimientos del producto utilizando varios
métodos tales como «por unanimidad», «por mayoría», «por pluralidad»,
«dictatorial».

• Otros: tales como cuestionarios y encuestas, prototipos, benchmarking, do-

cumentos de análisis, etc.

La principal salida de este proceso es el documento de requisitos del proyecto,

acompañado de su correspondiente matriz de trazabilidad:

• Documento� de� requisitos: el objetivo de este documento es detallar a

un nivel coherente los requerimientos recogidos y toda la información
necesaria. El documento puede incluir lo siguiente:
– necesidad del negocio con sus correspondientes limitaciones,

– propósito del proyecto,

– objetivos del proyecto.

• Matriz� de� trazabilidad� de� los� requisitos: se trata de una tabla (o tabla
resumen del documento de requisitos) que describe y vincula un requeri-
miento con su origen y lo rastrea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Se utiliza para vincular cada requerimiento con cada necesidad de nego-
cio o con los objetivos de proyecto. También se puede emplear posterior-
mente para rastrear los requerimientos con los entregables de la EDT, los
escenarios de prueba o los solicitantes.

Un ejemplo de tabla de trazabilidad de requisitos podría ser la siguiente:

Tabla 10. Tabla de trazabilidad

Tabla de trazabilidad

Req.�Id Descrip- Priori- Solici- Departa- Justificación�del Entrega- Respon- Estado

ción dad tante mento requerimiento ble�EDT sable�test

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 
© FUOC • PID_00247102 68 Dirección y gestión de proyectos

Tabla de trazabilidad

Req.�Id Descrip- Priori- Solici- Departa- Justificación�del Entrega- Respon- Estado

ción dad tante mento requerimiento ble�EDT sable�test

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

Un aspecto importante de los requisitos o requerimientos es su priorización,

pues no todos tienen un nivel de criticidad. Los requerimientos pueden ir des-
de los críticos hasta los que no son necesarios. Estos últimos formarán parte de
las exclusiones del proyecto. Una técnica sencilla es la utilización del método
MoSCoW, donde cada requerimiento se clasifica como:

• (M)�must�have: requerimiento crítico para el éxito del proyecto.

• (S)�should�have: requerimiento importante pero no crítico para la entrega

del proyecto.

• (C)�could�have: requerimiento deseable pero no necesario.

• (W)� won’t� have: requerimiento acordado que no es crítico ni necesario

para cumplir con los objetivos del proyecto, con lo que no se planificará
dentro del proyecto.

4.2.2. Definición del alcance

El proceso de definición del alcance se considera esencial para el éxito del pro-
yecto. El hecho de disponer de requisitos detallados, de calidad, priorizados,
acordados y trazables nos permite transformar la definición inicial del alcan-
ce o definición del proyecto en una definición operable, accionable, que po-
demos convertir en un plan. Dado que algunos de los requerimientos identi-
ficados pueden no estar incluidos en el proyecto, este proceso selecciona los
aquellos iniciales tratados en el proceso anterior.
© FUOC • PID_00247102 69 Dirección y gestión de proyectos

Proceso de definición del alcance según el PMBOK®

La definición del alcance, pues, es un producto no muy diferente de la defini-

ción inicial, pero sí más refinado, preciso y detallado, que incorpora una des-
cripción del producto. El grado de detalle de este alcance del proyecto puede
ayudar a determinar cómo el equipo de proyecto podrá controlarlo durante
la ejecución del mismo. Así pues, el alcance del proyecto puede contener los
siguientes aspectos:

• Descripción�actualizada�del�producto, servicio o resultado y, frecuente-

mente como anexo, la documentación de requisitos.

• Criterios� de� aceptación� de� los� productos. El conjunto de condiciones

requeridas que los entregables del proyecto tienen que cumplir para ser
aceptados.

• Entregables�del�proyecto, tanto si son productos como servicios, compo-

nentes del proyecto o material complementario (por ejemplo, documen-
tación).

• Exclusiones�del�proyecto. Por diferentes razones, muchos directores de

proyectos o compañías de servicio no se atreven a incluir este apartado,
que es extremadamente crítico. Se trata de una descripción argumentada
de lo que no se hará y porqué, que ayuda de una manera extraordinaria a
gestionar las expectativas de clientes e interesados.

• Limitaciones�y�asunciones. Son las condiciones organizativas, de calen-

dario o de presupuesto bajo las cuales se llevará a cabo el proyecto y, si
procede, las condiciones para modificarlo. Actualmente, muchos proyec-
tos se hacen bajo presupuestos cerrados, pero se establecen condiciones
bajo las cuales el presupuesto se puede revisar. O, por el contrario, se hacen
por administración (horas invertidas), pero se establecen unos productos
mínimos que se han de obtener y unas condiciones para sustituirlos.

4.2.3. Crear la EDT

La estructura del detalle de trabajo (EDT), en inglés work breakdown structure

(WBS) es una pieza muy importante dentro de la gestión del proyecto. Su fi-
nalidad es la de dividir el alcance del proyecto en componentes más peque-
ños y manejables. Por lo tanto, es una descomposición jerárquica orientada a
© FUOC • PID_00247102 70 Dirección y gestión de proyectos

productos y entregables, no a tareas o actividades, y se considera fundamen-

tal en proyectos grandes. Tal y como se verá en otras secciones, sirve como
entrada de muchos de los procesos de planificación, así como en la ejecución
y el control del proyecto.

Crear la estructrura del detalle de trabajo (EDT) según el PMBOK®

Para crear la EDT es imprescindible contar con las salidas de los anteriores
procesos, tales como el documento de requisitos y el documento de alcance
del proyecto. La figura siguiente puede ser un ejemplo simple de EDT para la
construcción de una casa:

Ejemplo de EDT

Partiendo de la base de la figura anterior, hay algunas consideraciones a rea-

lizar:

• La EDT comprende el 100% del alcance del proyecto. Todo entregable que
no esté representado en la EDT no forma parte del proyecto.

• El primer nivel de la EDT es suficiente para llevar a cabo el proyecto, es

decir, los entregables 1-3.

• Los elementos inferiores de un nivel equivalen al 100% del nivel. Por ejem-
plo, 1.1 y 1.2 equivalen al 100% del entregable 1.
© FUOC • PID_00247102 71 Dirección y gestión de proyectos

• El último nivel se denomina paquete de trabajo (work package) y esto es lo

que nos va a ayudar a costear, controlar y programar. También nos permite
asignar un responsable.

• El nivel de detalle de los paquetes de trabajo variará dependiendo del ta-

maño y la complejidad del proyecto.

Hay muchas maneras de hacer la descomposición: por fases del ciclo de pro-
ducción, por los productos que se tienen que entregar, por subproyectos e,
incluso, por despliegue territorial, por oficinas o plantas del cliente, etc. El
Project Management Institute (PMI) ha publicado un libro de estándares que
proporciona guías para la elaboración de la EDT, Practice Standard for Work
Breakdown Structures.

Hay que tener en cuenta que:

• No�es�un�listado�de�tareas: la EDT del proyecto comprende el alcance, el

qué, no cómo tenemos que hacer las cosas. Por lo tanto, no es un listado de
tareas, sino de entregables. Así pues, es recomendable el uso de nombres
y no de verbos.

• Nivel�de�paquetes�de�trabajo: no hay que dejar la descomposición tan

arriba que el proyecto se convierta en inmanejable y sea imposible asig-
narle recursos, costes y responsabilidades; pero tampoco hay que ir tan
abajo como para que el control se convierta en insoportable.

• Trazabilidad: vincular tanto como sea posible las EDT a los productos y
los hitos. Esto hace más fácil la comprensión y el diálogo con el cliente
y con el equipo, así como la orientación de unos y otros al resultado. Mu-
chos productos intermedios o actividades auxiliares de tipo técnico no in-
teresan a nadie al final del día.

Comúnmente, y en paralelo a la EDT, se crea también el diccionario de la EDT,

documento complementario que detalla los componentes contenidos en la
estructura, facilita información técnica sobre sus elementos y, además:

• proporciona una identificación de los entregables del proyecto y una des-

cripción elaborada de los componentes de la EDT; y

• describe el trabajo que se requiere en cada componente para producir el

entregable. También se pueden incluir estimaciones de costes, recursos,
tiempos y dependencias.

Así pues, la suma de la EDT y su correspondiente diccionario conforman la

línea base del alcance del proyecto y servirá como entrada para otros procesos
de los grupos de procesos.
© FUOC • PID_00247102 72 Dirección y gestión de proyectos

4.3. Planificación del tiempo

La planificación del tiempo es una de las áreas con más procesos en el grupo
de la planificación y una en las que comúnmente los directores de proyecto
se focalizan más (juntamente con los costes), debido a las fuertes restricciones
que puede crear en un proyecto. Por ejemplo, el hecho de tener una fecha
inamovible de entrega puede llegar a producir tal focalización en ese área que
se dejen de lado otras que puedan requerir el máximo de atención en un mo-
mento dado (por ejemplo, alcance, calidad).

Principalmente, la planificación del tiempo toma el alcance definido anterior-

mente, el qué, y lo transforma en el cómo y el cuándo. Esto es, la definición
de las actividades y el cronograma del proyecto.

Transformación del alcance del proyecto en actividades durante la planificación del tiempo

De esta forma, el PMBOK® define la planificación del tiempo en los siguientes

procesos:

1)�Definir�las�actividades: es decir, identificar las acciones específicas que se

tienen que llevar a cabo para producir los resultados parciales y finales del pro-
yecto. Como hemos dicho antes, los objetivos se convierten en hitos y entre-
gables y los entregables y la EDT se convierten en actividades. Las actividades,
a su vez, se desglosan en tareas.

2)� Secuenciar� las� actividades: identificar y documentar las relaciones y el

orden de ejecución de las actividades definidas.

3)�Estimar�los�recursos�de�las�actividades: estimar el tipo y las cantidades de

recursos humanos (tiempo de personas), equipamiento, materiales o suminis-
tros necesarios para llevar a cabo las actividades. De todos estos recursos, el
más importante es el tiempo (o tiempo equivalente) de personas de diferente
tipo y cualificación. El esfuerzo es la carga o cantidad de trabajo necesario para
completar una tarea.

4)�Estimar�la�duración�de�las�actividades: establecer de manera aproximada

el número de periodos de trabajo (tiempo equivalente en horas, jornadas y
semanas) para completar las actividades individuales con los recursos estima-
dos anteriormente.
© FUOC • PID_00247102 73 Dirección y gestión de proyectos

5)�Desarrollar�el�cronograma: analizar y relacionar la secuencia de activida-

des, su duración, los requisitos y la disponibilidad de recursos y las limitacio-
nes de agenda y calendario de proyecto, para crear el calendario de trabajo.

Es importante observar que todas estas acciones, en apariencia discretas y or-

denadas, se interrelacionan, en especial en proyecto complejos con muchos
subproyectos, y en entornos de recursos escasos, en los que determinados per-
files no están disponibles cuando se necesitan. Es decir, se puede llegar a crear
restricciones importantes cuyo impacto en el proyecto puede ser crítico. Ade-
más, cuando todo esto se sitúa en un calendario, el hecho de que se produz-
can variaciones en una actividad o un grupo de actividades afecta a todo el
conjunto o a algunas actividades críticas del conjunto, de modo que parte del
trabajo de ejecución es un ejercicio continuo de replanificación, demanda y
reubicación de recursos. Esto consume mucho tiempo y energía del director
de proyecto.

4.3.1. Definir las actividades

Podemos decir que la definición de las actividades es el proceso que se deriva

de la EDT y su diccionario y que consiste en pasar del qué al cómo. Es decir,
definir todo el trabajo que será necesario para llevar a cabo el proyecto. Cuan-
do creamos la EDT, identificamos los entregables a bajo nivel, los paquetes de
trabajo. Estos, a su vez, se desglosan en componentes más pequeños llamados
actividad y representan el trabajo requerido para completar el paquete de tra-
bajo.

Proceso de definición de las actividades según el PMBOK®

A continuación se detallan algunas sugerencias a tener en cuenta cuando se

identifiquen las actividades:

• Cada actividad individual no debería implicar una carga muy grande de

trabajo.

• Se debería poder observar y evaluar fácilmente si se ha completado o no

la actividad.

• Debería ser posible hacer un control de calidad del resultado de la activi-

dad.
© FUOC • PID_00247102 74 Dirección y gestión de proyectos

La planificación en ola (rolling wave planning) es una técnica utilizada en pro-

yectos grandes, donde planificar todo desde el principio es complicado, o en
proyectos donde existe cierta incertidumbre. Esta técnica, que empieza con la
definición de las actividades, consiste en planificar iterativamente, es decir,
planificar en detalle el corto plazo y a más alto detalle el largo plazo, donde
no se descomponen determinados paquetes de trabajo de la EDT. A medida
que el proyecto avanza, se va teniendo más información acerca del mismo y
se pueden descomponer paquetes de trabajo en actividades.

Se pueden considerar tres salidas de este proceso:

• Lista�de�actividades: lista que normalmente incluye, para cada actividad,

su correspondiente identificador, el alcance del trabajo de la actividad en
un nivel de detalle suficiente para asegurar que el equipo de proyecto pue-
da entender el trabajo a realizar.

• Atributos�de�las�actividades: extiende la lista de actividades a partir de

un conjunto de atributos. Por ejemplo, las actividades tienen un paquete
de trabajo, predecesores, sucesores, responsables, área geográfica, requeri-
mientos, restricciones, suposiciones, duración, recursos asociados, costes,
etc. En este punto de la planificación del proyecto, algunos de estos atri-
butos no se conocen y/o se conocerán posteriormente. Aun así, es impor-
tante que en este estadio el director de proyecto empiece a crear esta lista
de las actividades del proyecto con los atributos necesarios y la informa-
ción conocida hasta el momento.

• Lista�de�hitos: un hito es un punto o evento significativo dentro del pro-

yecto. Su tratamiento es similar al de las actividades, tal y como veremos
posteriormente, pero a diferencia de estas, los hitos tienen una duración
cero en el tiempo. Un conjunto de actividades, o un conjunto de paquetes
de trabajo puede dar lugar a un hito dentro del proyecto que el equipo de
proyecto puede considerar importante destacar y tener en cuenta.

4.3.2. Secuenciar las actividades

Después del proceso de identificación de las actividades, se identifican las re-

laciones lógicas entre las actividades, de modo que iniciamos una secuencia
que nos establece cómo se llevará a cabo el trabajo del proyecto. Si descompo-
nemos un proyecto en cinco hitos, cada hito en cuatro actividades y cada ac-
tividad en cinco tareas, en teoría podríamos empezar todas las tareas al mismo
tiempo y el proyecto duraría tanto como la tarea más larga. Sin embargo, la
práctica no tiene nada que ver con esto. Hay dependencias o relaciones entre
actividades que obligan a llevar a cabo las actividades en un cierto orden. No
todas las actividades se pueden hacer en paralelo, aunque esto sería lo ideal.
© FUOC • PID_00247102 75 Dirección y gestión de proyectos

Proceso de secuenciación de las actividades según el PMBOK®

Para representar la secuenciación de las actividades, se utiliza el método de

diagramación�por�precedencias (PDM). Esta técnica incluye cuatro tipos di-
ferentes de dependencias o relaciones. Una actividad predecesora es una ac-
tividad que viene antes que otra y ambas son dependientes. Una actividad
sucesora es una actividad que viene después de otra y también ambas son de-
pendientes. Las posibles relaciones son las siguientes:

• FS, finish-to-start, una actividad sucesora no puede empezar hasta que la

actividad predecesora haya finalizado.

• FF, finish-to-finish, una actividad sucesora no puede finalizar hasta que la

actividad predecesora no haya finalizado.

• SS, start-to-start, una actividad sucesora no puede empezar hasta que la

actividad predecesora no haya empezado.

• SF, start-to-finish, una actividad sucesora no puede finalizar hasta que la

actividad predecesora haya empezado.

Tipos de precedencias
© FUOC • PID_00247102 76 Dirección y gestión de proyectos

Otra herramienta para secuenciar las actividades y estudiar las dependencias

es identificar las que no están bajo nuestro control o son externas al proyecto.
En determinadas circunstancias, un proyecto puede ir más rápido y dedicar
más recursos a los temas que están bajo nuestro control. Esto no sucede con
las actividades o dependencias externas. Por lo tanto, diferenciaremos las de-
pendencias según su tipología:

• Dependencias�obligatorias: aquellas dependencias que son inherentes a

la naturaleza del trabajo que hay que llevar a cabo.

• Dependencias�discrecionales: serán dependencias de lógica preferente y

que no resultan imprescindibles. Normalmente limitarán opciones poste-
riores.

• Dependencias�externas: la dependencia es de una organización externa

al proyecto, por ejemplo, la Administración pública.

• Dependencias�internas: corresponden a dependencias entre actividades

del proyecto y, por lo tanto, generalmente están bajo el control del equipo
de proyecto.

Finalmente, otro concepto a tener en cuenta en la secuenciación de las activi-

dades corresponde a los adelantos (leads) y retrocesos (lags). Un adelanto co-
rresponde a la cantidad de tiempo que una actividad sucesora puede ser ade-
lantada respecto de la actividad predecesora. Por ejemplo, en un proyecto de
construcción de una oficina, la actividad de pintar puede empezar 3 días an-
tes de terminar las actividades de albañilería. Por el contrario, un retroceso es
la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad sucesora respecto
a su predecesora. Si tomamos como ejemplo una documentación técnica, la
actividad de edición se puede empezar 7 días después de que la actividad de
escritura haya empezado.

Adelantos y retrocesos

La principal salida de este proceso es el diagrama de red (network diagram). Este

diagrama es una representación gráfica de las relaciones y dependencias de las
actividades del proyecto. Normalmente incluye la totalidad de las actividades,
aunque en determinados casos puede no ser así. En caso de que sea necesario,
se acompaña de un resumen que describe el enfoque seguido para secuenciar
las actividades o la secuenciación de actividades no muy usuales. La siguiente
figura muestra un ejemplo de diagrama de red:
© FUOC • PID_00247102 77 Dirección y gestión de proyectos

4.3.3. Estimar los recursos de las actividades

En este proceso se hace una estimación del número de recursos requeridos para
completar las actividades. Esto incluye la estimación de qué recursos (huma-
nos, equipamiento y material) se necesitan para cada actividad del proyecto y
qué disponibilidad de los recursos existe. Esto permitirá tener una visión más
concreta de la duración real de las actividades en cuanto a tiempo (no esfuer-
zo) y de su coste. Este proceso requiere de entradas ya vistas anteriormente en
otros procesos.

Proceso de estimar recursos de acuerdo al PMBOK®

Una herramienta importante es el calendario de recursos. El calendario de re-

cursos identifica, para cada uno de ellos, los días y las horas laborables que un
recurso en concreto puede estar disponible, además de conocer si está asigna-
do a otros proyectos. En proyectos donde se comparten recursos, esta herra-
mienta es clave, sobre todo en la fase de ejecución. Un recurso puede estar
disponible, por ejemplo, solo dos días por semana y, el resto, dedicarse a otro
proyecto. Además, puede crear restricciones importantes que los directores de
ambos proyectos tienen que gestionar cuando una actividad de un proyecto
toma más o menos tiempo del requerido, pues el calendario del recurso debe
ser replanificado. Aquí es donde la figura del director del portafolio o del pro-
grama debe priorizar los proyectos y, en consecuencia, los recursos. Así pues,
es común el estudio de alternativas para realizar una estimación correcta.
© FUOC • PID_00247102 78 Dirección y gestión de proyectos

Como resultado de este proceso, se obtendrá el documento de requerimientos

de recursos que identifica la categoría, la cantidad y los tipos de recursos ne-
cesarios para cada actividad. Como herramienta de soporte, se encuentra la
estructura de desglose de recursos, en inglés resource breakdown structure (RBS),
que consiste en jerarquizar la estructura de los recursos.

Estructura de desglose de recursos

4.3.4. Estimar la duración de las actividades

Lo primero que se ha de tener en cuenta es que en esta etapa estamos

estimando cuál es la carga o cantidad de trabajo necesario habitual pa-
ra hacer una actividad (el nivel de tiempo o esfuerzo requerido), y no
cuándo la completaremos en el calendario del proyecto (la duración es-
timada). Entonces, aunque el proceso del PMBOK® indique duración,
lo que realmente estimaremos es el esfuerzo requerido en función de los
recursos que hayamos calculado que harán la actividad. Por lo tanto, el
primer paso será realizar una estimación de los recursos que llevarán a
cabo la actividad.

Estimar la duración de las actividades

Es difícil hacer una estimación precisa del esfuerzo que requiere un proyecto,
en especial si se trata de cosas que no se han hecho antes, si incluyen activi-
dades o equipos de naturaleza muy diferente o si tienen muchos componen-
tes de integración. La estimación de esfuerzos tiene mucho más de arte que
© FUOC • PID_00247102 79 Dirección y gestión de proyectos

de ciencia y, como todas las artes, se aprende con la experiencia más que con
los libros. Mientras tanto, preguntar a quien sabe sobre esto o compararlo con
otros proyectos similares puede ser una buena ayuda.

Lo primero que se ha de tener en cuenta es que en esta etapa estamos estiman-

do cuál es la carga o cantidad de trabajo que se necesita normalmente para
hacer una actividad (el nivel de tiempo o esfuerzo requerido), y no cuándo la
completaremos en el calendario del proyecto (la duración estimada). Enton-
ces, aunque el proceso del PMBOK® indique duración, lo que realmente es-
timaremos es el esfuerzo requerido en función de los recursos que hayamos
estimado que harán la actividad. Por lo tanto, el primer paso será una estima-
ción de los recursos que llevarán a cabo la actividad.

Una misma actividad, con una misma estimación de esfuerzo, se puede com-
pletar antes o después según el número de recursos que se le dediquen, las
demoras, los tiempos muertos o las dependencias de otras actividades. Por lo
tanto, no definiremos la duración de la actividad hasta que completemos el
cronograma.

La unidad de tiempo que utilizamos para las estimaciones depende normal-

mente del tipo y el tamaño del proyecto. Un proyecto se puede estimar en
horas, días, meses o años/persona. Normalmente, la unidad días/persona es
útil para proyectos de diferente tamaño.

El nivel de esfuerzo de un proyecto depende de las actividades que se tienen

que llevar a cabo y es independiente de la secuencia en la que las hacemos o del
equipo de proyecto. Sin embargo, como veremos en los apartados siguientes,
el calendario y el coste dependen de estas y otras variables. Es muy importante,
para planificar y presupuestar el proyecto, tener en cuenta estas distinciones
de concepto.

Este proceso utiliza como entradas muchas de las salidas que hemos visto an-
teriormente, tales como la definición del alcance, los requerimientos, la lista
de actividades, los atributos de las actividades, etc. Estimar las activides es un
proceso de elaboración progresiva y la calidad y disponibilidad de las entradas
facilitará en mayor o menor medida el trabajo a realizar por parte de los miem-
bros del equipo. Por ejemplo, cuanto más detallados sean los requerimientos
para el desarrollo de una pieza de software, mayor será la exactitud con la que
podremos realizar la estimación.

Tal y como se ha dicho anteriormente, el juicio de los expertos es una herra-

mienta básica e importante a la hora de estimar la duración de las tareas. A
continuación, se detallan algunas más:

1)�Estimación�por�similitud: recoge información histórica de actividades rea-

lizadas en proyectos anteriores para basarse en la estimación de la actividad
actual. Es habitual utilizar esta herramienta cuando la información de la acti-
© FUOC • PID_00247102 80 Dirección y gestión de proyectos

vidad a estimar es limitada. Esta información puede referirse a la duración de

dichas actividades, al presupuesto, al tamaño, a la complejidad y a cualquier
otra información relevante.

2)�Estimación�paramétrica: utiliza un algoritmo para calcular el coste o la

duración de una actividad a partir de datos históricos y los combina con pará-
metros de la actividad y del proyecto. Por ejemplo, se puede calcular el número
de horas necesario para realizar el cableado de una instalación partiendo del
número de metros de cableado por tipo de cable y el coste en horas necesario
para instalar un metro de cable.

3)�Program�evaluation�review�technique�(PERT)�: el PERT o la estimación en

tres puntos se basa en que la duración de una actividad no siempre se puede
conocer con exactitud. De este modo, tiene en cuenta la incertidumbre de la
duración de las actividades utilizando métodos estadísticos, con el objetivo de
determinar un tiempo medio y su probabilidad a partir de unos tiempos que
se definen para cada actividad y utilizando una distribución beta. Así pues,
hablaremos de duración optimista (O), duración media (M) y duración pesi-
mista (P):

•
duración de la actividad: ;

•
desviación estándar:

•
varianza:

Estimación de actividades

Para una actividad en la que nos tenemos que desplazar en coche de Manresa a Barce-
lona, lo más probable es que tardemos unos 45 minutos. Si encontramos poco tráfico,
podríamos tardar unos 35 minutos y, en el peor de los casos, unos 70 minutos. Esto sin
tener en cuenta la posibilidad de riesgos. En este caso, O = 35 min, M = 45 min y P = 70
min, y la estimación de duración de la actividad sería (35 + 4 × 45 + 70)/6 = 47,5 min.

Tabla 11. Duración de un proyecto

Duración de un proyecto

Activi- P M O Duración Desviación Varianza Rango

dad estimada estándar

A 50 30 15 30,83 5,83 34,03 30,83-5,83

B 65 50 40 50,83 4,17 17,36 50,83-4,17

C 60 40 20 40,00 6,67 44,44 40-6,67

D 35 30 25 30,00 1,67 2,78 30-1,67

La estimación PERT tiene las siguientes ventajas:

© FUOC • PID_00247102 81 Dirección y gestión de proyectos

• Se recomienda su uso cuando la incertidumbre de la estimación es alta.

• Permite estimar el riesgo asociado a las estimaciones.

• Permite decidir si hay que dedicar más esfuerzo para obtener unas estima-
ciones más precisas.

• Permite calcular la probabilidad de que se pueda cumplir con un objetivo

de tiempo o coste en un ámbito de todo el proyecto.

4)�Estimación�ágil: aunque en el PMBOK® no se mencionan técnicas de es-

timación usadas por las metodologías ágiles, se mencionan en este punto da-
dos los buenos resultados que se pueden obtener. Estas técnicas, que se carac-
terizan por su simplicidad y velocidad a la hora de realizar las estimaciones,
se basan principalmente en el consenso del equipo de proyecto. Se trata de
acordar y utilizar un método de clasificación para la valoración de las tareas.
Por ejemplo:

a)�Basadas�en�tallas: por ejemplo, S, M, L, XL, XXL, donde cada una tiene

una, puede traducirse en una duración determinada, por ejemplo 2, 4, 6, 10,
14 horas respectivamente

Tallas

b)�Basados�en�puntos: utilizando, por ejemplo, una baraja con números si-

milar a la serie de Fibonacci:

Puntos

Todos los miembros del equipo tienen una baraja de cartas, siguiendo una de
las clasificaciones anteriores. El product owner lee una historia de usuario (una
actividad) y cada uno de los miembros decide una estimación según las cartas
y deja la carta boca abajo encima de la mesa. Se levantan todas las cartas y se
deriva en una conversación para evaluar las diferencias, lo cual constituye la
principal pauta para llegar a un consenso sobre la estimación de la actividad.
© FUOC • PID_00247102 82 Dirección y gestión de proyectos

Si es necesario, se repite la ronda por segunda vez. Para que la estimación sea
relativa, todas se deben basar en una estimación inicial de una actividad. No
es necesaria la presencia del scrum master.

4.3.5. Desarrollar el cronograma

En esta fase, cerramos el círculo o los círculos de la planificación. Po-

nemos en el calendario el plan de trabajo real, teniendo en cuenta los
recursos disponibles y las restricciones de tiempos y de coste; examina-
mos los riesgos y establecemos el nivel de contingencias para las des-
viaciones

o los incumplimientos que se pueden producir; lo revisamos todo, para

ver si hay oportunidades de optimización del proceso o las actividades
que hemos olvidado; y finalmente, lo discutimos con el cliente y, si
procede, con nuestra propia organización. El cronograma será la línea
base del tiempo de nuestro proyecto.

Proceso de desarrollo del cronograma según el PMBOK®

La manera más habitual de representar un plan de actividades es utilizar

un diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt muestra el tiempo en el eje de abscisas, mientras que en

cada línea del eje de ordenadas se disponen todas las actividades que forman el
proyecto. En la parte izquierda se escribe el nombre de las actividades, mientras
que en la parte derecha se marca una línea inicial desde la fecha del inicio
hasta la fecha de término de cada actividad. Es habitual que también muestre
© FUOC • PID_00247102 83 Dirección y gestión de proyectos

otras columnas como la duración en esfuerzo y el tiempo de cada una de las

actividades, así como el estado, el responsable y los recursos necesarios para
cada una de las actividades.

El diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt
© FUOC • PID_00247102 84 Dirección y gestión de proyectos

El diagrama de Gantt

Existen diferentes herramientas para desarrollar el cronograma, como por

ejemplo MsExcel, MsProject, Project Server, Gantt Project, etc. La elección de-
penderá de la necesidad de información del director y del equipo de proyecto.

Desarrollar el cronograma de proyecto es un proceso iterativo y no siempre es

una tarea fácil, pues es habitual que, además de las restricciones encontradas
en los procesos anteriores, existan otras nuevas como, por ejemplo, la dispo-
nibilidad, la localización y los calendarios de los recursos, las restricciones que
sean ajenas al proyecto, pero también restricciones de fechas del proyecto, por
ejemplo, la fecha de entrega de algunos de los hitos o la del proyecto en sí.

Con todo esto, el director de proyectos y el equipo de proyectos deberá aplicar

algunas de las técnicas que se muestran a continuación:

1)�Método�del�camino�crítico: el método del camino crítico, en inglés critical

path method (CPM), provee una vía para identificar fácilmente la manera más
rápida de completar el proyecto en el tiempo, a partir de la duración estimada
de las actividades. El método permite identificar y analizar las actividades que
constituyen cuellos de botella. El input para el método del camino crítico es
una lista de cada actividad, de su duración esperada y de las actividades que
la preceden inmediatamente. En este caso, la precedencia inmediata significa
que las actividades predecesoras se tienen que completar antes de que la acti-
vidad en cuestión pueda empezar, y no hay otras actividades entre esta y sus
predecesoras. Por lo tanto, el camino crítico es:

• El conjunto de actividades que determinan la duración del proyecto.

• El camino más largo entre el inicio y el final del proyecto.

• Las actividades dentro del camino crítico son las que deben controlarse
con más precisión y el retraso de alguna de ellas supone un retraso de todo
el proyecto.
© FUOC • PID_00247102 85 Dirección y gestión de proyectos

Esta técnica permite, tanto al director de proyecto como al equipo de proyecto:

• Calcular la duración del proyecto.

• Ayudar a conocer dónde focalizar sus esfuerzos.

• Identificar dónde actuar para reducir la duración del proyecto en caso de

que sea necesario.

• Identificar las tareas que tienen un margen y que, por lo tanto, se pueden
retrasar sin que esto afecte a la duración del proyecto.

Aunque los programas actuales permiten calcular rápidamente el camino crí-

tico, a continuación se muestran, a modo de ejemplo, los pasos para su cálcu-
lo. Para calcular el camino crítico, la duración de la actividad se coloca en el
interior del rectángulo con la letra que designa la actividad. En los recuadros
superiores, se coloca lo más pronto que puede empezar o acabar la actividad y,
en los recuadros inferiores, lo más tarde que puede empezar o acabar. Es decir:

• ES, early start, lo más pronto que puede empezar.

• LS, late start, lo más tarde que puede empezar.
• EF, early finish, lo más pronto que puede acabar.
• LF, late finish, lo más tarde que puede acabar.

En otras palabras, primero se calculan los EARLY de izquierda a derecha, te-

niendo el ES de cada actividad como el EF de la actividad anterior, siendo 0
el ES de la primera actividad:

EARLY

Posteriormente se calculan los LATE de derecha a izquierda, teniendo el LF de

cada actividad como el LS de la actividad anterior, siendo EF el LF de la ultima
actividad:
© FUOC • PID_00247102 86 Dirección y gestión de proyectos

LATE

Finalmente, todas aquellas actividades que no tienen margen, es decir, las que
ES=LS y que EF=LF serán aquellas que formen parte del camino crítico. En
nuestro caso A1, A2, A4, A5.

2)�Método�de�la�cadena�crítica: una vez acabado el cronograma, muchas ve-

ces somos conscientes de que cada responsable de la actividad ha añadido un
buffer (un amortiguador) a su actividad, ya sea porque la estimación correspon-
de a duración pesimista, o porque ha añadido tiempo como margen para los
posibles problemas que puedan suceder. Esta práctica habitual no solo retrasa
la duración total del proyecto, sino que permite poner en práctica toda una
serie de síndromes tales como la procrastinación, el síndrome del estudiante
o el síndrome de Parkinson.

El método de la cadena crítica, presentado por Goldratt en 1997 en su libro

La Cadena Crítica, nos propone varios principios para mejorar nuestro crono-
grama:

• Sacar los buffers ocultos y acumularlos en un buffer final. De este modo, el

buffer es visible para todo el equipo del proyecto y su gestión deja de ser
individual para corresponderle al jefe del proyecto.

• Utilizar el LS y no el ES. Empezar todas las tareas que no sean del camino
crítico lo más tarde posible, pero añadiendo el buffer necesario al final del
proyecto.

• Practicar el monotasking y evitar que se trabaje en paralelo.

El método de la cadena crítica en sí es más complejo, puesto que considera los

buffers a partir no solo de las actividades críticas, sino también de los recursos
críticos. Nuestro cronograma anterior, si aplicamos el método de la cadena
crítica, quedaría de la siguiente manera (aplicando todos los buffers individua-
les al final del proyecto):
© FUOC • PID_00247102 87 Dirección y gestión de proyectos

Método de la cadena crítica

3)�Optimización�de�recursos: en ella se incluyen la nivelación de recursos (re-

source leveling) y el suavizado de recursos (resource smoothing). La nivelación de
recursos es una técnica de planificación utilizada para mantener el uso unifor-
me de recursos durante períodos de tiempo específicos en un proyecto donde
los recursos solo están disponibles en momentos específicos o en cantidades
limitadas. Por lo general, esto produce un incremento en la duración del pro-
yecto. La segunda ajusta las actividades para que el requisito de recursos del
proyecto no exceda ciertos límites de recursos predefinidos.

4)� Técnicas� de� modelado: entre ellas se incluyen el análisis de escenarios

(what-if scenario analysis) y la simulación. La primera corresponde al proceso
de evaluación de escenarios con la finalidad de predecir su efecto. La segunda
corresponde al cálculo de diferentes duraciones de proyecto con diferentes
asunciones. La técnica de simulación más utilizada es la de Monte-Carlo, en
la que una distribución de posibles duraciones de actividades se utiliza para
analizar las posibles salidas del proyecto.

5)�Técnicas�de�compresión�del�cronograma: son utilizadas principalmente

para reducir la duración del cronograma sin afectar al alcance y con la fina-
lidad de satisfacer determinadas restricciones del proyecto, tales como las fe-
chas de entrega. Entre ellas, las más importantes son la intensificación (cras-
hing) y la ejecución rápida (fast tracking). La primera añade más recursos a las
actividades del camino crítico, con el aumento de costes que esto supone. La
segunda se encarga de modificar las dependencias para realizar actividades del
camino en paralelo, cuando en un principio estaban pensadas para ser reali-
zadas secuencialmente.

Compresión del cronograma

© FUOC • PID_00247102 88 Dirección y gestión de proyectos

4.4. Planificación de los costes

El grupo de procesos de planificación de costes incluye la estimación y valo-

ración de los costes de todos los recursos que estarán involucrados en el pro-
yecto y la preparación del presupuesto.

En la práctica, estos procesos interaccionan con el resto y especialmente con

los del grupo anterior (estimación de tiempo) y, a menudo, se preparan de
manera conjunta. Son procesos iterativos y permanentes que se revisan y se
adaptan a la ejecución y al seguimiento del proyecto.

Para la preparación del plan de costes, hay que tener en cuenta muchos fac-
tores que normalmente dependen del tipo y el tamaño del proyecto, de las
características de los recursos que participan en el mismo y de la organización
en la que se trabaja. Los más importantes son los siguientes:

• La base o el objetivo de la medición. Lo más habitual y recomendable es

hacerlo en el nivel de las EDT, es decir, de las partes o los paquetes de tra-
bajo en los que hemos dividido el proyecto. Es frecuente y recomendable
establecer una cuenta de coste, al menos interno, por EDT, en la que se
irán cargando los costes reales en los que se incurra.

• Una segunda decisión consiste en determinar hasta qué nivel de descom-

posición hay que llegar (grupos de actividades, actividades, tareas, etc.), lo
que dependerá principalmente de la experiencia de la organización (y del
hecho de que sus bases de conocimiento estén muy documentadas), del
jefe de proyectos o de la clase de trabajo. En todo caso, mientras que la
planificación de alcance tiene una visión más estratégica y de arriba abajo
(top-down), la planificación de tiempo y costes tiene una dimensión más
operativa, táctica y de abajo arriba (bottom-up).

• Las unidades de medida, que dependen del tipo de recurso. En el caso de

los recursos humanos, normalmente se adjudica un coste, un precio o una
tarifa objetivos por unidad de tiempo (hora, día, semana) y por persona.
En el caso de los recursos técnicos, es recomendable disponer de las tarifas
o listas de precios para las estimaciones iniciales y solicitar a varios pro-
veedores el mejor presupuesto.

• El nivel de precisión de las estimaciones u orden de magnitud (rough order

of magnitude, ROM), que suele ser muy alto a principios del proyecto (¡de
incluso un 50% en la etapa de iniciación!), se delimita a medida que el
proyecto avanza (entre un 10% y un 20% cuando se prepara el plan de
costes).

• El nivel de reservas o contingencias necesario para cubrir las incertidum-

bres (los riesgos) del proyecto puede variar de un proyecto a otro, en fun-
© FUOC • PID_00247102 89 Dirección y gestión de proyectos

ción del plan de riesgos establecido (al que dedicamos otro apartado en
este módulo).

• Los umbrales de desviación o variaciones aceptables sobre la línea de base

de coste, fuera de los cuales deberemos hacer sonar las alarmas y tomar
decisiones más importantes relacionadas con el tiempo, el alcance, la ca-
lidad, etc.

• Los formatos de presentación del presupuesto y de los informes internos

y al cliente, que dependen del tipo de organizaciones (la nuestra y la del
cliente) para las que trabajamos.

El PMBOK® distingue principalmente los siguientes procesos:

• Estimación de costes
• Determinación del presupuesto.

4.4.1. Estimación de costes

El proceso de estimar los costes implica desarrollar una aproximación

de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades
del proyecto.

Proceso de estimación de costes de acuerdo al PMBOK®

La estimación de costes tiene como entradas muchas de las salidas de procesos

que hemos visto anteriormente, principalmente las relacionadas con el alcan-
ce y la planificación del tiempo. Otras entradas estarán relacionadas con el
registro de riesgos del proyecto (los cuales veremos posteriormente), dado que
en determinados casos la gestión de los riesgos implica un coste en el proyecto.

Sin embargo, la planificación de costes no sirve solo para la preparación y el

control posteriores del presupuesto (y sus desviaciones), sino para analizar el
rendimiento o el valor aportados por el proyecto, de manera global y en cada
© FUOC • PID_00247102 90 Dirección y gestión de proyectos

momento. Para esto, hay diferentes técnicas, como por ejemplo el earned value
management, que no se verá en este material puesto que es una herramienta
de ejecución y control de proyecto.

Según el tipo de proyecto y el tipo de análisis que el cliente requiera, conviene

tener en cuenta varios aspectos adicionales:

• La estimación de costes del proyecto debería cubrir todos los costes en los
que se incurra, así como los costes de calidad, comunicación, formación
del equipo, etc.

• La estimación de costes también tendría que considerar los costes en los

que incurrirá el cliente debido al proyecto o, al menos, presentarlos en el
capítulo de asunciones y limitaciones de la definición de alcance.

• Los costes de un proyecto (en especial si incluye el desarrollo o la insta-

lación de un producto) tendrían que incluir todos los costes presentes y
futuros, así como los de mantenimiento, evolución, formación, etc.; en
definitiva, lo que se conoce como coste total de la propiedad (total cost of
ownership).

Del mismo modo, algunas de las herramientas y/o técnicas para realizar la
estimación de los costes también han sido estudiadas en capítulos anteriores,
pero en esta sección haremos énfasis en las siguientes:

1)�Estimación�ascendente�(bottom-up):� parte del detalle de los costes de cada

uno de los componentes a partir del nivel más bajo de la EDT y lo escala hasta
la totalidad del proyecto. Es decir, el cálculo se aplica partiendo del cálculo de
dedicaciones estimadas para cada una de las tareas asignadas a los miembros
del proyecto y los costes unitarios de trabajo de cada uno de los profesionales.

1.1

Cabe recordar que, como costes, hay que incorporar el conjunto de todos aque-
llos relativos al proyecto: equipamientos, materiales, recursos humanos, recur-
sos físicos (espacios, materiales, etc.) y otros costes generados por el proyecto
(dietas, desplazamientos, formación, alquileres, etc.).

2)�Estimación�análoga: se basa en la experiencia histórica de proyectos an-

teriores. Ofrece estimaciones más rápidas y más imprecisas para las fases ini-
ciales.

3)�Análisis�de�reservas: corresponde al conjunto de costes dedicados a reser-

vas para imprevistos. Estos costes pueden incluir los dedicados a riesgos co-
nocidos que pueden afectar al proyecto como contingencia para gestionar la
incertidumbre. Las contingencias pueden ser tanto un importe fijo como un
© FUOC • PID_00247102 91 Dirección y gestión de proyectos

porcentaje del coste del proyecto. En este último caso, es habitual apoyarse en
proyectos anteriores para poder hacer las estimaciones y defenderlas ante los
comités de proyecto.

4)�Coste�de�la�calidad: se debería incluir cualquier suposición relacionada con

el coste de asegurar la calidad en el proyecto. Este es un punto importante a
tener en cuenta ya que normalmente tendemos a no tomar en consideración
cómo asegurar la calidad de los entregables en el proyecto.

Los principales entregables de este proceso son básicamente dos, pero pueden
considerarse como una sola salida. Así pues, la estimación de costes de las ac-
tividades puede ser un resumen o un detalle de todos los costes antes mencio-
nados, incluyendo las contingencias y los costes indirectos. La segunda salida
corresponderá a toda aquella información de apoyo que haya servido de ayuda
para poder realizar la estimación. Esto puede consistir en cómo se ha desarro-
llado la estimación, las asunciones y las restricciones realizadas, los rangos de
las posibles estimaciones, los intervalos de confianza en las estimaciones, etc.

4.4.2. Determinación del presupuesto

El proceso de definir el presupuesto implica sumar los costes estimados de las

actividades del cronograma o los paquetes de trabajo individuales para esta-
blecer una línea base de coste total, con el objetivo de medir el rendimiento
del proyecto. No se incluyen las reservas de gestión.

Proceso de determinación del presupuesto de acuerdo al PMBOK®

La línea�de�base�de�costes es una de las principales salidas de este proceso

y consiste en la distribución del presupuesto que se utilizará en el proyecto
a lo largo de las diferentes fases para medir y monitorizar su utilización. Se
establece al sumar cada uno de los costes de las tareas individuales por los
periodos establecidos y se representa en una curva que se denomina curva S.

En la línea de base del proyecto, se incluye también el margen de contingen-

cia, pero no el margen de gestión. El margen de contingencia son los costes
estimados que utilizará el jefe de proyectos para gestionar los acontecimientos
previstos, pero no ciertos, es decir, el coste de las acciones correctivas del plan
de riesgos. En el siguiente apartado de riesgos se comentará cómo se calculan.
En cambio, el margen de gestión es un presupuesto reservado para cambios
© FUOC • PID_00247102 92 Dirección y gestión de proyectos

y riesgos no planificados, pero potencialmente necesarios. El margen de ges-

tión formará parte del presupuesto del proyecto, pero no de la línea de base.
Por lo tanto, su gestión recae en el patrocinador y no en el jefe de proyectos.
En la siguiente figura, podemos ver una representación del presupuesto de un
proyecto. La línea de base del proyecto tiene un coste de 90.000 euros, con
un margen de contingencias de 5.000 euros del que dispone el jefe de proyec-
tos. El coste total del presupuesto del proyecto es de 100.000 euros, con un
margen de 10.000 euros de gestión, que será responsabilidad del patrocinador
del proyecto.

Presupuesto del proyecto con los márgenes de contingencia y de gestión

Los márgenes pueden ser:

• Margen� de� contingencia: se trata de los costes estimados que utilizará

el jefe de proyectos para gestionar los acontecimientos previstos, pero no
ciertos; es decir, el coste de las acciones correctivas del plan de riesgos.
– Coste de los known unknowns (riesgos conocidos).

– Corresponde al coste de las acciones correctivas del plan de respuesta

de los riesgos.

– La gestión es del jefe de proyectos.

– Está incluido en la línea de base.

• Margen�de�gestión: es un presupuesto reservado para cambios y riesgos

no planificados, pero potencialmente necesarios. Por lo tanto, se trata de
© FUOC • PID_00247102 93 Dirección y gestión de proyectos

incógnitas desconocidas y el jefe de proyectos deberá obtener la aproba-

ción antes de comprometer esta reserva. No forma parte de la línea de ba-
se de coste, pero sí del presupuesto del proyecto. No se distribuye como
presupuesto ni de los cálculos del valor ganado.
– Coste de los unknown unknowns, (riesgos no conocidos).

– La gestión es del patrocinador.

– No está incluido en la línea base, pero sí en el presupuesto.

4.5. Planificación de la calidad

La planificación de la calidad implica identificar los requisitos de calidad y es-

tándares que son relevantes para el proyecto o producto y cómo satisfacerlos.
La planificación de la calidad debe llevarse a cabo en paralelo con otros pro-
cesos de planificación del proyecto. Las entradas procedentes del alcance del
proyecto, el tiempo, los costes y los riesgos son claves a la hora de planificar
la calidad, así como para definir qué haremos para asegurar la calidad de los
entregables y del proyecto y cómo lo controlaremos.

Proceso de planificación de la calidad de acuerdo al PMBOK®

En este área, el PMBOK® no propone ninguna nueva metodología, sino que

es compatible con las metodologías más ampliamente conocidas (ISO, TQM,
Six Sigma, etc.). Por lo tanto, no se cree conveniente ampliar este área. De
todas formas, la principal salida de este proceso es el plan de gestión de la
calidad, que describe los estándares de calidad que debe seguir el proyecto,
las políticas y los procedimientos de calidad de la organización, y cómo un
equipo de proyecto las implementará y evaluará.

4.6. Planificación de los recursos humanos

En el proceso de planificar los recursos humanos, tendremos que identificar,

documentar y asignar los roles, las responsabilidades, las habilidades y los co-
nocimientos necesarios de todos los recursos del proyecto, así como definir
cuáles serán las líneas de informe del proyecto para todos los interesados. Su
salida final es lo que se denomina plan de recursos humanos.
© FUOC • PID_00247102 94 Dirección y gestión de proyectos

Proceso de planificación de los recursos humanos de acuerdo al PMBOK®

El plan de recursos humanos debería incluir la información siguiente:

• Una lista del personal necesario para la ejecución del proyecto, estructu-
rada en un organigrama que habitualmente se denomina organizational
breakdown structure (OBS).

• Para cada persona, un listado de las tareas que debe llevar a cabo.

• Una matriz de responsabilidades que combina las dos informaciones an-

teriores, tal y como se verá posteriormente.

• Crear un directorio de todos los recursos humanos implicados en el pro-

yecto. Esta es una herramienta muy importante en los proyectos que se
llevan a cabo en varias ubicaciones y en los que el equipo no se conoce
personalmente.

• El calendario de los recursos.

• El plan de personal debería incluir un sistema de reconocimiento, una

previsión de incorporaciones y bajas, una descripción de los puestos de
trabajo, el plan de formación y el plan de contratación de personal.

• La principal herramienta del proceso de planificación de los recursos hu-

manos es la matriz�de�responsabilidades, que es la unión entre el orga-
nigrama del proyecto (el quién) con la estructura de desglose del trabajo
(el qué). Relaciona lo que se debe hacer con quién lo hará. En este caso,
la EDT será una matriz de asignación de responsabilidades en un ámbito
de paquetes de trabajo, y no de tareas individuales. Recibe el nombre de
RAM, responsible assignment matrix, y también de RACI, que corresponde a
las iniciales de roles que se pueden asignar en la matriz, y que se concretan
de la siguiente forma:
© FUOC • PID_00247102 95 Dirección y gestión de proyectos

Matriz de asignación de responsabilidades

• Responsible: persona asignada como responsable.

• Accountable: persona que toma la decisión final.
• Consulted: persona que se deberá consultar antes de tomar una decisión.
• Informed: persona que debe ser informada sobre la decisión.

4.7. Planificación de las comunicaciones

Este proceso implica determinar y planificar los requerimientos de comunica-

ción, información y procedimientos en un proyecto. Es decir, quién envía la
información a quién, porqué y cuándo. La comunicación efectiva en un pro-
yecto implica realizar la comunicación en el formato correcto, en el tiempo
indicado y con el impacto correcto. La comunicación incorrecta puede llevar
a problemas tales como retrasos en la entrega de los mensajes, comunicar a la
audiencia inadecuada o una falta de mensaje a los interesados que necesiten
la información.
© FUOC • PID_00247102 96 Dirección y gestión de proyectos

Proceso de planificación de la comunicación de acuerdo al PMBOK®

Este proceso también implica analizar los canales de comunicación, las nece-
sidades y las vías alternativas. Es decir:

• Quién necesita qué tipo de información y quién está autorizado para ac-
ceder a determinada información.

• Cuándo se requerirá determinada información.

• Dónde se debe guardar la información y en qué formato.

• Cómo se debe recuperar la información.

• Si deben tenerse en cuenta la zona horaria, las barreras del lenguaje y las
consideraciones culturales.

Las herramientas y técnicas a utilizar en este proceso pueden ser:

1)�Análisis�de�requerimientos�de�comunicaciones: este es un análisis de las

comunicaciones a los interesados del proyecto, del tipo de información, del
formato y del valor de la información. La información recogida mediante es-
ta técnica ayuda al director de proyecto a planificar las comunicaciones y a
determinar los requerimientos de comunicación. El director de proyecto tam-
bién debe considerar el número potencial de canales de comunicación en un
proyecto para calcular la complejidad del mismo en cuanto a comunicaciones
se refiere. Este número de canales se calcula con la siguiente fórmula:

1.2

Es decir, en un proyecto con 10 interesados, deriva de 10(10-1)/2 = 45 canales

de comunicación.

2)�Tecnologías�de�la�comunicación: representan las tecnologías y metodolo-

gías para transmitir información entre los interesados del proyecto. Estas pue-
den ir desde conversaciones y reuniones, hasta documentos escritos y otros
materiales (agendas, bases de datos, sitios web, etc). Algunos de los factores
que pueden afectar a la tecnología de la comunicación.
© FUOC • PID_00247102 97 Dirección y gestión de proyectos

4.8. Planificación de los riegos

Tradicionalmente, se denomina riesgo respecto a la incertidumbre y a

la falta de información o conocimiento sobre un acontecimiento y sus
consecuencias. Sin embargo, el enfoque del PMBOK® no es tan amplio
y se refiere a un riesgo siempre que esta carencia de información o co-
nocimiento tenga un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del
proyecto.

Riesgo�=�Incertidumbre�que�afecta�a�los�objetivos

«En todo proyecto hay riesgos y estos pueden llevar a una crisis en el proyec-
to.» Quizá esta frase parezca excesivamente dramática, pero es la realidad de
la dirección de proyectos. Suponer que no hay que preocuparse de los riesgos
porque un proyecto es pequeño o sencillo, o porque ya hemos hecho otros
semejantes en otras ocasiones, es una mala idea, y trabajar de este modo es
una mala práctica. Al igual que en otras áreas de conocimiento que ya hemos
comentado, es preciso que el director del proyecto analice los riesgos. Después
del análisis puede decidir no gestionar ninguno de ellos, dado que no se han
justificado lo suficiente para dedicarles tiempo y dinero. Sin embargo, esta de-
cisión debe surgir después de un estudio suficientemente objetivo de la reali-
dad del proyecto y su contexto.

El problema fundamental de la gestión de riesgos reside en la incerti-

dumbre asociada a los mismos riesgos. En general, es difícil disponer de
información suficiente y válida para eliminar esta incertidumbre.

Hablamos de riesgos como acontecimientos negativos para el proyecto, pero

también hay que preocuparse de las oportunidades o los acontecimientos po-
sitivos, cuyo tratamiento es muy similar al que presentaremos ahora solo para
los riesgos negativos.

La gestión de riesgos es un proceso sistemático y proactivo orientado a maxi-

mizar la probabilidad y las consecuencias de las oportunidades y minimizar la
probabilidad y las consecuencias negativas de las amenazas. La gestión de los
riesgos se ha convertido en uno de los procesos clave para el correcto desarro-
llo de los proyectos. Sus principales objetivos son los siguientes:

• identificar los riesgos,

• determinar la exposición global al riesgo y la contribución individual de

cada uno,
© FUOC • PID_00247102 98 Dirección y gestión de proyectos

• priorizar los riesgos en función de su gestión,

• desarrollar acciones efectivas de gestión del riesgo y su traslado al plan.

El PMBOK® distingue principalmente los siguientes procesos:

• Identificar�los�riesgos: determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto

y documentar sus características.

• Análisis�cualitativo�de�los�riesgos: priorización de los riesgos combinan-

do su probabilidad e impacto.

• Análisis�cuantitativo�de�los�riesgos: analizar numéricamente el efecto de

los riesgos en los objetivos del proyecto.

• Planificar�las�respuestas�de�los�riesgos: el proceso de desarrollar opciones

y acciones para reducir las amenazar y mejorar las oportunidades.

4.8.1. Identificar los riesgos

Para hacer esta identificación es conveniente que, en la medida en que sea

posible, participen todos los interesados, fundamentalmente el director y su
equipo de trabajo. No obstante, también el patrocinador, el cliente y otros
interesados pueden aportar información relevante sobre los riesgos. La iden-
tificación de riesgos es un proceso que se tendrá que ir repitiendo de manera
periódica, dado que los riesgos dependen de un conjunto de factores internos
y externos al proyecto que, con el tiempo, van cambiando. Por este motivo,
el proceso de control de riesgos también ha de incorporar como objetivo la
identificación de nuevos riesgos.

Proceso de identificación de los riesgos según el PMBOK®

© FUOC • PID_00247102 99 Dirección y gestión de proyectos

Asimismo, es igualmente importante describir un riesgo de manera correcta

para evitar la confusión entre la causa y la consecuencia. Por este motivo, uti-
lizaremos la técnica del metalenguaje para su correcta identificación. Esta téc-
nica define una estructura de frase que nos permite diferenciar correctamente
el riesgo, la causa y la consecuencia:

Debido a una causa, aparece un riesgo que provoca una consecuencia.

La causa debe ser un hecho. Por lo tanto, este no puede ser incierto, sino que
debemos tener la certeza de que sucederá durante el proyecto. Por ejemplo,
para la construcción de la planta de producción necesitaremos un permiso de
inicio de obras por parte del ayuntamiento. Debido a esta causa, podemos te-
ner varios riesgos asociados: que nos otorguen el permiso más tarde de lo que
teníamos previsto, que nos lo denieguen, etc. Cada uno de los riesgos que ha-
yamos identificado nos llevará a una consecuencia diferente. El hecho de que
el permiso tarde más de lo previsto tendrá como consecuencia una desviación
de la planificación y, según el tiempo que tarde, quizá incluso una desviación
de costes. Si nos deniegan el permiso, la consecuencia será la cancelación o el
replanteamiento del proyecto.

En el momento de la identificación de los riesgos, se identifican también las

causas y consecuencias. En muchos casos, cuando debamos plantearnos estra-
tegias para mejorar o aminorar los riesgos, estas serán sobre las causas y con-
secuencias, y no sobre los riesgos en sí, que son imprevisibles por su propia
naturaleza.

El siguiente ejemplo puede ser una tabla de identificación de riesgos:

Tabla 12. Ejemplo de identificación de riesgos

ID Causa (Hecho) Riesgo (Incertidumbre) Consecuencia (Posible efecto)

       

       

       

       

       

       

       
© FUOC • PID_00247102 100 Dirección y gestión de proyectos

¿Cuáles son los factores que amenazan la capacidad de entrega de los objetivos
que se han prometido? El punto inicial es la incertidumbre de no saber qué
puede pasar. Es otra manera de decir que muchos aspectos de los proyectos
no se pueden predecir, a pesar de que hagamos todos los esfuerzos para con-
trolarlos.

Desde el punto de vista de los procesos de gestión del proyecto, las áreas más
comunes de incertidumbre son las siguientes:

• Estimaciones�de�coste: respecto a las probabilidades de cumplimiento y

las limitaciones de presupuesto.

• Estimaciones�de�tiempo: respecto a las probabilidades de cumplimiento

o no de fechas.

• Ámbito: empezando por las hipótesis del proyecto, que son una fuente
importante de riesgo. También los entregables y los paquetes de trabajo
(EDT) pueden ser una fuente de riesgos en función de su capacidad para
definir claramente el trabajo y las probabilidades de que haya cambios en
el alcance del proyecto.

• Interesados: especialmente aquellos clave para la definición del alcance.

• Planes�de�gestión�de�costes: cronograma y calidad respecto a determina-

das exigencias o márgenes que los planes pueden aportar.

• Recursos: cantidad, calidad, disponibilidad, responsabilidad y otros aspec-

tos de los recursos asignados al proyecto.

Esta identificación se puede apoyar con elementos como plantillas, listas, es-
tudios, entrevistas, otros proyectos, lluvias de ideas, DAFO, lecciones aprendi-
das, juicios de expertos y otros. En definitiva, documentos sobre la estructura
y el conocimiento de la organización (factores ambientales y activos). A con-
tinuación, se enumeran algunos:

• Técnicas�de�recogida�de�información: técnicas como brainstorming, Delp-

hi, entrevistas o análisis de causas principales son algunas de ellas.

• Diagramas: como por ejemplo, diagramas de causa/efecto (Ishikawa/Fish-

bone), gráficos de proceso y diagramas de influencia.

• Suposiciones�y�limitaciones: esta técnica parte de las suposiciones y limi-

taciones que hayamos descrito en el proyecto para situarlas como posibles
riesgos del proyecto.

• Análisis�DAFO: o en inglés SWOT (strengths, weaknesses, opportunities and

threats), examina el proyecto bajo cada una de estas perspectivas para:
© FUOC • PID_00247102 101 Dirección y gestión de proyectos

– identificar oportunidades del proyecto e

– identificar las amenazas.

• Risk�breakdown�structure�(RBS)�: es una técnica que utiliza la misma es-

tructura de la EDT, pero con las posibles causas de riesgos. Normalmente,
se parte de una plantilla estándar y se va profundizando en cada una de
las ramas para ir identificando riesgos. En la siguiente imagen podemos
ver una plantilla estandarizada con una separación inicial en cuatro ele-
mentos principales.

Risk breakdown structure (RBS)

4.8.2. Análisis cualitativo de los riesgos

El paso siguiente consiste en calificar la magnitud de los riesgos identificados.

Este es un proceso costoso que ayuda a limitar de manera adecuada la lista de
problemas potenciales. Con la calificación, conseguiremos priorizar los riesgos
identificados, en general combinando la probabilidad y el impacto de estos
riesgos, de modo que nos centraremos en los riesgos prioritarios y dejaremos
el resto como riesgos desconocidos.
© FUOC • PID_00247102 102 Dirección y gestión de proyectos

Proceso de análisis cualitativo de los riesgos de acuerdo al PMBOK®

En esta priorización interviene la probabilidad de que se produzca el riesgo y

el impacto de este sobre los objetivos del proyecto (costes, cronograma, alcan-
ce, calidad, etc.), pero también podemos utilizar otros factores, como el plazo,
para neutralizar el riesgo, las tolerancias de la organización ejecutante, las re-
peticiones posibles del riesgo, entre otros. Reiteramos que esta evaluación tie-
ne un carácter totalmente subjetivo. En este sentido, aquí adquieren un gran
valor las normas y los criterios que la organización haya definido para la ges-
tión de riesgos con el fin de suavizar esta subjetividad.

Resulta bastante habitual el hecho de que la concreción de este análisis se plas-

me en una matriz de P/I (probabilidad frente a impacto), con colores distintos
para cada una de las zonas que quedarían definidas como más prioritarias (alta
probabilidad de impacto) o menos prioritarias (baja probabilidad de impacto).
La priorización y los criterios alimentarán y actualizarán el registro de riesgos,
que será una entrada para los procesos posteriores.

Probabilides frente a impacto

Las siguientes son estrategias de respuesta a los riesgos:

© FUOC • PID_00247102 103 Dirección y gestión de proyectos

• Ignorar. Frente a riesgos con P/I muy baja, hay que ignorar el riesgo, pero
sin dejar de hacer un seguimiento del mismo por si hay cambios en la P/I.

• Suposiciones. Ante riesgos con alta probabilidad y bajo riesgo, debemos

tratarlos como si fueran suposiciones del proyecto.

• Aceptar�o�transferir. Ante riesgos de alto impacto y baja probabilidad, se

recomienda la estrategia de transferirlos o, simplemente, aceptarlos.

• Evitar. En riesgos con el nivel más elevado de exposición, la estrategia es

eliminarlos.
– Gestión�reactiva: actuar de una manera reactiva, solo en el supuesto
de que se dé el riesgo. También se recomienda realizar acciones pre-
ventivas para mejorar el riesgo, pero no habría que considerar acciones
correctivas puesto que el grado de exposición es relativamente bajo.

– Gestión�proactiva: actuar de una manera proactiva y previa a que se dé

el riesgo. Por lo tanto, se recomienda tanto tomar acciones preventivas
como considerar acciones correctivas.

4.8.3. Análisis cuantitativo de los riesgos

Este proceso consiste en analizar de manera numérica el efecto de los riesgos

identificados priorizados, para tener un posible impacto significativo sobre el
proyecto. Analiza con métodos cuantitativos el efecto de estos riesgos y les
asigna una calificación numérica para tomar decisiones. Un análisis numérico
no tendrá ningún sentido si no disponemos de datos lo bastante válidos para
llevarlo a cabo.

Proceso de análisis cuantitativo de los riesgos de acuerdo al PMBOK®

Las siguientes son técnicas para llevar a cabo un análisis cuantitativo de los
riesgos:

1)�Análisis�de�Montecarlo: se trata de una simulación que permite evaluar

el riesgo global del proyecto, la probabilidad de acabarlo en un día o con un
coste específico, la probabilidad de que una actividad esté en el camino crítico,
© FUOC • PID_00247102 104 Dirección y gestión de proyectos

etc. Es una técnica que se basa en la estadística y simula posibles escenarios

para llegar a un escenario final deseado con la probabilidad de que sea cierto.
Se utiliza en proyectos con un alto capital de inversión.

2)�Análisis�del�valor�monetario�esperado�(árbol�de�decisiones): calcula el
resultado medio cuando el futuro plantea varios escenarios que pueden suce-
der o no. El valor monetario esperado se calcula multiplicando el valor de cada
uno de los valores posibles por su probabilidad de ocurrencia y sumando los
resultados.

1.3

En la siguiente figura, se puede ver cómo se utiliza el análisis del valor mone-
tario esperado para tomar una decisión entre innovar en el desarrollo de un
nuevo producto o mejorar el existente. Si innovamos, el coste de inversión es
de 120 euros y, si lo mejoramos, es de 50 euros. En ambas decisiones tenemos
los mismos escenarios posibles: una alta o baja demanda del producto con la
misma probabilidad. En la decisión de innovar, si tenemos una alta deman-
da, tendremos unos ingresos de 200 euros y, por lo tanto, un beneficio de 80
euros. Si hubiera poca demanda, los ingresos serían inferiores (90 euros), y el
beneficio total sería negativo (30 euros). En la decisión de mejorar, si tenemos
una alta demanda nuestros ingresos serán de 120 euros y, por lo tanto, dispon-
dremos de un beneficio de 70 euros. Si hubiera poca demanda, los ingresos
serían inferiores, 60 euros, y el beneficio total sería de 10 euros. Si calculamos
el EMV de cada decisión, encontraremos lo siguiente:

1.4

1.5

Por lo tanto, la herramienta nos ha servido para llegar a la conclusión de que la

decisión de mejorar es la más rentable ante estos escenarios. Esta herramienta
tiene multitud de aplicaciones, no solo en la cuantificación de riesgos.
© FUOC • PID_00247102 105 Dirección y gestión de proyectos

Valor monetario esperado (árbol de decisiones)

4.8.4. Planificar las respuestas a los riesgos

Una vez identificados, evaluados y priorizados los riesgos, para los más impor-
tantes hay que desarrollar opciones y acciones con el objetivo de mejorar las
oportunidades y minimizar las amenazas a los objetivos del proyecto. Estas
acciones pueden requerir la asignación de recursos económicos y humanos, o
modificar el cronograma o el mismo plan de gestión del proyecto. Es habitual
asignar a una persona como responsable de este riesgo y que se encargue de
gestionar las respuestas y la evolución del mismo.

Planificación de respuestas a los riesgos según el PMBOK®

Con frecuencia, se pueden aplicar varios tipos de respuestas y será necesario

que el director de proyectos seleccione las más adecuadas en cada uno. Igual-
mente, las organizaciones pueden disponer de información suficiente sobre
las respuestas posibles y su aplicabilidad, de manera sistematizada o como in-
formación histórica de otros proyectos.

En caso de que los riesgos sean negativos:

© FUOC • PID_00247102 106 Dirección y gestión de proyectos

• Evitar: cambiando el plan del proyecto, de modo que se elimine la ame-

naza.

• Transferir: en este caso no se elimina el riesgo, sino que se encarga a una

tercera persona de la organización que le haga frente.

• Mitigar: tanto si son acciones preventivas para mitigar la probabilidad de

que suceda, como de contingencia, para mitigar el impacto.

• Aceptar: cuando no es posible diseñar respuestas efectivas o estas no son

rentables.

En cambio, cuando los riesgos son positivos:

• Explotar: para asegurarse de que la oportunidad se hará efectiva, modifi-

cando el plan del proyecto.

• Compartir: de modo que, a un tercero más preparado para hacerlo se le

asigna toda la oportunidad o una parte de la misma.

• Mejorar: de manera que se actúa sobre la probabilidad o el impacto, pa-

ra incrementar lo que efectivamente suceda o el beneficio cuando se pro-
duzca.

• Aceptar: cuando no es posible diseñar respuestas efectivas o estas no son

rentables.

Diferenciaremos las respuestas previas a la ocurrencia del riesgo, que son pre-
ventivas y que por lo tanto se tienen que incluir en el plan del proyecto –en
lo que denominamos plan�preventivo–, de las respuestas de contingencia, las
cuales se hacen efectivas solo en caso de que determinadas señales o ciertos
indicadores muestren que se puede producir el problema. En estos casos, hay
que definir de manera detallada cómo se harán el seguimiento y el control de
los disparadores. Estas actividades solo se llevarán a cabo en el supuesto de que
se llegue al detonador y, por lo tanto, no se incluyen en el plan del proyecto.

Dentro de la planificación de costes, tal y como hemos visto, se deben haber

establecido reservas para hacer frente a estas contingencias, que hay que usar,
mantener o reducir según el avance del proyecto. La contingencia se tiene
que considerar como parte del proyecto hasta que el tiempo y los adelantos
del mismo no demuestren que el riesgo y la incertidumbre se han reducido o
han desaparecido. En ese momento, las partidas reservadas para contingencias
deben volver al presupuesto general del proyecto. Por este motivo, el plan de
contingencia se tiene que revisar a lo largo de todo el proyecto.
© FUOC • PID_00247102 107 Dirección y gestión de proyectos

Para cada respuesta de contingencia, haremos una estimación de su coste y el

coste total del margen de contingencia será la suma de estos costes en función
de sus probabilidades de ocurrencia.

1.6

En la tabla siguiente, se puede ver la estrategia de tres riesgos que comparten

la misma causa: la adquisición de nueva maquinaria. Para el primer riesgo,
la estrategia de transferencia del retraso será la firma de un contrato con be-
neficios por el cumplimiento de la entrega o entrega previa. La estrategia de
mitigación será la misma en los tres riesgos. En la selección del proveedor, el
cumplimiento de las entregas y la calidad tendrán un peso significativo.

En la tabla siguiente, se puede ver el plan de respuesta de los tres mismos ries-
gos. En el primer riesgo, retraso en la entrega de la maquinaria, las acciones
preventivas estarían enfocadas a incentivar al fabricante a cumplir el plazo de
entrega y a llevar a cabo un seguimiento del estado. Al mismo tiempo, confir-
maríamos la posibilidad de disponer de maquinaria de sustitución. En los dos
riesgos siguientes, capacidad o nivel de defectos por debajo de los requisitos,
el plan preventivo es el mismo, llevar a cabo una prueba de aceptación previa
al envío. Los tres riesgos comparten el mismo plan de contingencia, es decir,
la preparación de la instalación de una máquina de alquiler provisional hasta
que se solucionen los problemas de retraso, capacidad o calidad.
© FUOC • PID_00247102 108 Dirección y gestión de proyectos

4.9. Planificación de las adquisiciones

La planificación de las adquisiciones consiste en documentar las decisiones

de compra del proyecto y especificar el proceso de adquisición de entregas
(productos, servicios o resultados) fuera de la organización ejecutora. En este
proceso, el equipo identifica los entregables que mejor pueden o deben ser sa-
tisfechos por una parte externa y aquellos que pueden ser satisfechos interna-
mente. El equipo de proyecto decide qué comprar, porqué comprar y cuándo
va a ser necesario (por ejemplo, cuántos recursos adicionales). Por eso, la pla-
nificación del proyecto es una entrada importante a la hora de planificar las
adquisiciones, dado que el calendario de las adquisiciones debe alinearse con
los períodos de trabajo planeados y las fechas de finalización de las entregas.

Proceso de planificación de las adquisiciones según el PMBOK®

Por otra parte, es donde se toman las decisiones de «hacer o comprar» (make
or buy) y se consideran posibles vendedores.
© FUOC • PID_00247102 109 Dirección y gestión de proyectos

La principal salida de este proceso es el plan de gestión de las adquisiciones,

que describe principalmente cómo se van adquirir los bienes o servicios nece-
sarios y acordados. Es decir, puede incluir lo siguiente:

• Tipos y categorías de contratos a utilizar. Por ejemplo:

– A�precio�fijo (fixed-price, FF): contratos en los que el comprador paga
al vendedor un precio fijo por un producto o servicio identificado en
un contrato. Estos contratos pueden también incluir incentivos finan-
cieros por conseguir o exceder los requerimientos.

– Contrato� reembolsable (cost reimbursable contract): contratos en los

que el comprador paga al vendedor los costes incurridos. En este caso,
al principio se realiza una estimación de los costes y el vendedor tie-
ne que permanecer dentro de este coste, a menos que el comprador
apruebe la desviación.

– Contrato� por� tiempo� y� materiales (time & materials,T&M): en este

tipo, normalmente el comprador presta servicios al vendedor en base
al número de horas trabajadas.

• Si se utilizará un solo criterio de evaluación de las estimaciones o si estas

serán completamente independientes.

• Documentos de adquisiciones, como por ejemplo, solicitud de informa-

ción (request for information, RFI), solicitud de propuestas (request for propo-
sal, RFP), solicitud de precio (request for quotation, RFQ), etc.

• La gestión de los proveedores.

• Los tiempos de entrega (leadtime) requeridos para cada adquisición.

• Restricciones, asunciones y riesgos que afecten a las adquisiciones.

• Lista de proveedores precalificados.

• Criterios de selección de los proveedores.

4.10. Planificación de los interesados

Este proceso debería desarrollar diferentes estrategias y ser una ampliación del
proceso de iniciación para abordar a los interesados durante el ciclo de vida
del proyecto. Este es un proceso nuevo en la quinta versión del PMBOK® y
guarda mucha relación con lo descrito en el apartado de la planificación de
comunicaciones. En este punto, el registro de los interesados del proceso de
«identificación de los interesados» es también una entrada clave.
© FUOC • PID_00247102 110 Dirección y gestión de proyectos

Proceso de planificación de los interesados de acuerdo al PMBOK®

La principal salida de este proceso es el plan de interesados, donde esencial-

mente se identifican las estrategias de gestión requeridas para gestionar a los
interesados y sus expectativas, reduciendo el número de conflictos entre los
mismos. Un plan de gestión de los interesados del proyecto podría incluir la
información siguiente:

• Nivel�actual�y�deseado�de�posicionamiento del interesado con el pro-

yecto y acciones para maximizar su soporte al proyecto.

• Requerimientos�y�estrategia�de�comunicación. A partir de la informa-

ción del interesado de la que disponemos, hay que desarrollar una estrate-
gia para gestionar sus expectativas y mejorar su aceptación de los objetivos
del proyecto y su implicación en el mismo.

• Gestión�del�cambio. Deberemos definir la gestión del interesado cuando

se lleven a cabo cambios en el proyecto y mostrar de una manera eficiente
el modo en que el cambio se integra en el proyecto. Los pasos necesarios
para gestionar el cambio con los interesados son los siguientes:
– Identificación de los interesados afectados por el cambio y asegurarque
son conscientes del cambio y lo apoyan.

– Comunicar a los interesados la necesidad del cambio, el propósito y

los recursos que se necesitarán.

– Definir objetivos y un plan para el cambio, así como efectuar un se-

guimiento de los mismos.

– Obtener y evaluar la retroalimentación de los interesados.

• Gestión�de�conflictos entre las necesidades y expectativas de los interesa-

dos. Hay que definir cómo se resolverán los posibles conflictos de intere-
ses. Para evitar el riesgo de conflictos, se recomiendan los pasos siguientes:
– Comprometerse con una comunicación permanente con los interesa-
dos a lo largo de todos los ciclos de vida del proyecto.

– Incrementar la transparencia del proyecto a todos los interesados a lo

largo de todo el ciclo de vida.
© FUOC • PID_00247102 111 Dirección y gestión de proyectos

– Gestionar las dependencias y desarrollar formas para visualizar el pro-

greso del proyecto.

– Dedicar tiempo tanto a los planes de transición como a la planificación

de los kick-offs o lanzamientos de los proyectos.

La siguiente tabla muestra una aplicación de la tabla presentada en el proceso

de identificación de los interesados. Hay que tener en cuenta que, en determi-
nados proyectos, la planificación de los interesados se puede realizar formal-
mente (tal y como hemos explicado aquí) o informalmente, y el nivel de de-
talle puede adaptarse a las necesidades del proyecto.

Tabla 13. Planificación de interesados

Interesados

Nom- Posición�ini- Acciones�para�lle- Necesidades�de Comunica- Método�de Preocupa-

bre cial�/�final gar�a�la�posición�final comunicación ción�primaria comunicación ciones�clave