MANUAL DEL PROGRAMA DE

GESTIÓN HOTELERA GÁBILOS

1. PANTALLA PRINCIPAL
2. GESTIÓN DE HABITACIONES
3. TARIFAS Y TEMPORADAS
4. CREACIÓN DE CLIENTES/ARTÍCULOS
5. RESERVAS
a. Consulta del planning
b. Alta de reservas
c. Modificación/Anulación de Reservas
d. Búsqueda de reservas
e. Entradas de Reservas/Check-in
f. Entradas desde otras pantallas
g. Salidas de Reservas (Check-out)
h. Salidas desde otras pantallas

6. FACTURACIÓN
a. Cargos en habitaciones
b. Hacer facturas
c. Pase de artículos entre habitaciones
d. Buscar facturas
e. Anticipos
f. Depósitos
g. Disponibilidad y presupuesto

7. LISTADOS
a. Listados
b. Parte de Gobernanta

8. HABITACIONES FUERA DE SERVICIO

ANEXO: CONFIGURACIÓN DE PRECIOS

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Con este manual aprenderás a manejar con facilidad la Gestión de hoteles a
través del programa de informática Gábilos Software para estudiantes.
Es conveniente que tengas abierto el programa a la vez que sigues el manual,
con el fin que puedas ir practicando.
TEN EN CUENTA QUE ALGUNAS FUNCIONES ESTÁN DESHABILITADAS
AL SER UN PROGRAMA DEMO PARA ESTUDIANTES.

Vídeo explicativo sobre la instalación: https://youtu.be/6OvLmA-LaD4

1. PANTALLA PRINCIPAL
Al abrir el programa, éste muestra la pantalla principal desde donde podrás
acceder a:
- Un menú general con todas las opciones del programa.
- Un cuadro de las habitaciones (ROOM-RACK) del hotel que muestra el
estado de las mismas en la fecha seleccionada del calendario de la
pantalla. Para ver el cuadro de las habitaciones de otras fechas, sitúate
sobre el calendario y marca la fecha que desees.

En este ROOM-RACK de nuestro establecimiento observarás diferentes

colores que corresponden al estado de las habitaciones. Por ejemplo,
las habitaciones en color rojo están ocupadas.
Desde este cuadro de habitaciones puedes trabajar con las opciones
más importantes del programa. Por ejemplo:

 Si pulsas con el botón derecho del ratón sobre el cuadro de

habitaciones, podrás acceder a la ficha de la reserva, dar entrada o dar
salida a una habitación, dar por limpia una habitación, hacer un alta de
una reserva, buscar reservas, cargar un artículo a una habitación,
buscar una factura y modificar una habitación.
 Si pulsas con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro de las
habitaciones en una habitación fuera de servicio (color verde), podrás
ver las causas y tendrás la posibilidad de ponerla en servicio.
 Si una habitación está ocupada (color rojo), te mostrará las facturas
correspondientes a esa habitación, permitiendo hacer los cargos de una
forma rápida y sencilla.
 Si una habitación está reservada y tiene prevista su entrada en el día de
hoy, aparecerá la mitad del recuadro de la habitación en color amarillo,
cuando se haga el check-in o se le dé entrada (con el botón derecho del
ratón y pulsando la opción “Dar entrada a la habitación”) cambiará al
color rojo.

Con la opción Actualizar reservas (zona superior del programa), podrás

actualizar los colores que muestran el estado de las habitaciones.

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En las capturas de pantalla que tienes a continuación podrás ver algunas de las
opciones del room-rack:

SALIDA DE
HOY

OCUPADA

SUCIA

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 HABITACIÓN
RESERVADA QUE NO
SE HA HECHO EL
CHECK-IN (EL CLIENTE
NO HA LLEGADO
TODAVÍA)

SALIDA DE HOY Y
RESERVADA PARA
HOY

SALIDA DE HOY,
HABITACIÓN SUCIA Y
HABITACIÓN
RESERVADA PARA
HOY

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 2. GESTIÓN DE HABITACIONES
En esta versión Demo para estudiantes las habitaciones del Hotel están
creadas por defecto. No podemos añadir ninguna más de las que hay, ni borrar
las ya creadas (si renombrarlas) porque desconfigura la Demo. Si tuviéramos la
versión completa de Gábilos deberíamos comprobar que el número de
habitaciones existentes en el cuadro de habitaciones de la primera pantalla y
del planning, coincide con el número de habitaciones reales que tiene el hotel
para el que se ha configurado el programa.
Para configurar los diferentes tipos de habitaciones de nuestro establecimiento
deberemos ir a CONFIGURACIÓN-HABITACIONES-TIPOS DE
HABITACIONES. A continuación crearemos los diferentes tipos de
habitaciones de nuestro establecimiento. El programa nos dará por defecto dos
tipos de habitaciones, la doble y la individual, pudiendo nosotros modificarlos o
eliminarlos, a excepción de la “doble” que solo se podrá modificar (es mejor no
tocar estas dos tipologías que vienen ya creadas por defecto en el programa,
añade nuevas tipologías de habitaciones y deja las dos que ya están creadas).
Para crear un nuevo tipo pulsamos en “Nuevo tipo de habitación”,
completamos el formulario con un nombre y número de personas que ocupan
por defecto ese tipo de habitación, sin tener en cuenta las camas supletorias
que se pudieran añadir. Aceptaríamos y a continuación ya tendríamos creado
un nuevo tipo de habitación.
Actualmente existen establecimientos donde los precios no van a ir
determinados por tipos de habitación sino que cada habitación tiene un precio
diferente, o desean que para la venta online se pueda reservar una habitación
concreta ya que se trata, por ejemplo, de hoteles temáticos, etc. En estos
casos, podríamos crear que cada nombre de habitación sea un tipo.

También podemos trabajar y cambiar las CARACTERÍSTICAS de las

habitaciones que podrían variar o no el precio de la habitación (por ejemplo, si
tienen terraza, minibar, vistas a…).
Para crear estas características, pulsa en el menú general CONFIGURACIÓN -
HABITACIONES - CARACTERÍSTICAS. En la opción ALTA
CARACTERÍSTICA solo tendríamos que añadir el nombre de la característica

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(por ejemplo balcón, terraza, vistas al mar…). Le damos a Aceptar y ya
tendríamos una nueva característica.
A continuación puedes añadir las características creadas a las habitaciones a
través de la opción LISTAR / MODIFICAR del menú Habitaciones. En esta
opción nos aparecerán todas las habitaciones creadas. Solo tendríamos que
clicar en el número de cada habitación para proceder a su configuración, nos
saldría un desplegable como el que aparece en la foto.
En el campo Nombre aparece por defecto el mismo que el número creado
cuando hemos dado de alta las plantas (en la versión Demo, no) y
habitaciones. Si coincide con su nombre lo dejamos y si es diferente lo
cambiaríamos. Indicaríamos también la planta donde se ubica la habitación, el
tipo de alojamiento, el número de camas de la unidad de alojamiento y número
de supletorias que se le pueden añadir a la habitación. El número de
personas indicado será por defecto el que le corresponde según el tipo da
habitación asignada. Si en la reserva de la habitación se añade supletoria,
dicho número se verá incrementado.
Y posteriormente en la opción de Características podríamos escoger aquellas
que correspondieran según la tipología de la habitación.
Finalmente, si queremos, escribimos notas y aceptamos.

Podríamos seguir configurando habitaciones desde este listado o bien también

lo podemos hacer a través del casillero de habitaciones (pantalla de inicio).
Procederíamos de la siguiente forma: con el botón derecho del ratón pulsamos
sobre la habitación, escogeríamos la opción Modificar habitación y
completaríamos la misma información que en el paso anterior. De este modo o
a través del listado podríamos configurar todas las habitaciones de nuestro
establecimiento.

Vídeo de explicativos sobre la configuración inicial:

https://youtu.be/ym6ZQ-tFxHY

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 3. TARIFAS Y TEMPORADAS
Otro de los pasos iniciales que es necesario hacer es la configuración de las
Temporadas y de los Precios en función a las tarifas y temporadas que quieras
aplicar. De esta forma, cuando el programa realice los cargos automáticos de
las habitaciones en la factura del cliente, aparecerá directamente el precio de la
misma.
Para crear las TEMPORADAS, pulsa en el menú principal CONFIGURACIÓN,
a continuación elige GESTIÓN DE PRECIOS, TARIFAS Y TEMPORADAS.
Aparecerá la pantalla en la que podrás dar de alta “tarifas” y “temporadas” y
“fechas”. Para crear las fechas siempre deberás tener marcada la tarifa y su
temporada correspondiente.

Los pasos serían los siguientes:

1.- Crear los nombres de las TARIFAS, pulsando el botón ALTA TARIFA.
2.- Crear los nombres de las TEMPORADAS, pulsando el botón ALTA
TEMPORADA. Al realizar las altas anteriores, se crean automáticamente todas
las posibles combinaciones de tarifas, temporadas, tipo de habitación
(individual, doble…) y tipo de pensión (alojamiento, media pensión…).
3.- Para dar de alta las fechas, deberás seleccionar una tarifa y una temporada
en cada una de sus respectivas rejillas (sabrás que está seleccionada porque
quedará marcada en azul al hacer clic con el ratón). Seguidamente podrás
proceder a dar de alta las fechas mediante el botón ALTA FECHAS. La rejilla
de fechas nos irá mostrando las correspondientes a la tarifa y temporada que
tengamos seleccionadas.
4.- Por último, la rejilla de los PRECIOS, reflejará los correspondientes a la
tarifa y temporada que tengamos seleccionadas. Pulsando intro, o con doble
click en la fila deseada, editaremos la ficha donde pondremos el precio. En el

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apartado Precios con/sin IVA haremos doble clic sobre la línea que deseemos y
en la ventana que aparece, escribiremos el precio con/sin IVA y si quieres, el
desglose del precio para llevar un mayor control y saber qué parte del precio va
dirigido al alojamiento, desayuno, comida o cena.

Los precios pueden descomponerse según el tipo de pensión. Si no quieres

hacerlo uno por uno, en la pantalla anterior tienes una opción DESGLOSE DE
PRECIOS POR TIPO DE PENSIÓN. Puedes introducir ahí los datos que
tomará por defecto (en %). Siempre podrás modificarlos en las fichas (incluso
poniendo cantidades en vez de %).
Para ver una lista con todos los precios, pulsa CONFIGURACIÓN-LISTADO
DE PRECIOS FINALES. Si haces doble clic sobre una determinada línea,
podrás ver o modificar dicha gestión de precios.
Si deseas MODIFICAR o ELIMINAR algún registro de cualquier rejilla, sitúate
sobre el mismo y pulsa intro o haz doble clic con el ratón.
También puedes señalar el precio de CUNAS, CAMAS SUPLETORIAS,
GARAJE, DOBLE USO y TELÉFONO pulsando en el apartado
correspondiente.

Enlaces a los tutoriales:

https://youtu.be/okvllhsIjgE

https://youtu.be/1D-vxFT27po

4. CREACIÓN DE CLIENTES/ARTÍCULOS
En un primer momento no es necesario que crees todos los artículos, clientes,
etc. Podrás darlos de alta conforme vayas realizando documentos de ventas,
alta de reservas. El programa te informará que no están creados y te dará la

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opción de crearlos en ese momento, sin salir de la pantalla en la que estés
trabajando.
También podrás crearlos pulsando en el menú general ARCHIVOS -
CLIENTES.

5. RESERVAS

Consulta del Planning

El paso previo a la toma de una reserva es la consulta de la disponibilidad de
las habitaciones para los días que nos haya solicitado el cliente. Esta consulta
se hace a través del Planning (icono que aparece en la parte superior del
programa).
El Planning que nos ofrece Gábilos es un planning nominal. Nos muestra el
nombre de los clientes, la habitación asignada y algunos datos más sobre la
reserva. Simplemente situándonos encima de la reserva y haciendo clic con el
ratón podremos consultar estos datos.

Podremos consultar el estado de todas las habitaciones a un mes vista o

quince días. Según del color que sean los recuadros correspondientes a los
días del mes veremos:
- Qué habitaciones están libres (los recuadros aparecen en blanco).
- Qué habitaciones están ocupadas (los recuadros aparecen en rojo).
- Qué habitaciones están fuera de servicio (los recuadros aparecen en
verde).
- Dónde hay huecos de días disponibles para ser reservados (amarillo).
- Qué reservas son directas (color malva).
- Qué reservas son de agencia (verde turquesa).
- Qué reservas son de empresa (azul claro).
- Qué reservas son de congresos (morado).
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Existen dos clases de Planning:
- Un planning de 30 días: el programa muestra un mes a partir de la
fecha elegida. Si pulsas sobre las habitaciones coloreadas, visualizarás
los datos de la reserva.
- Un planning de 15 días: el programa muestra 15 días a partir de la
fecha elegida. Si pulsas sobre las habitaciones coloreadas (en este caso
muestran el nombre al cual está hecha la reserva), visualizarás los datos
de la reserva.

Alta de Reservas

Para hacer una reserva pulsarás la opción RESERVAS (Menú de la izquierda)

y después en ALTA (icono –lápiz- que aparece en la parte superior del menú).

En primer lugar seleccionaríamos si realizamos una reserva de una habitación

o de un grupo (nuestra demo no nos permite hacer reservas de grupo como
tal). Al pulsar Alta nos aparecerá la ventana que tenéis en la imagen superior
(HOJA DE RESERVAS) donde completaremos los datos de la reserva.

La pantalla de reservas tiene muchos apartados que podrás rellenar para tener
una mayor información de la reserva, pero no es necesario completarlos todos.
Rellenando “Reserva a nombre de”, las fechas y habitación que reservas sería
suficiente.

Los campos “Reserva a nombre de”, “Cliente” y “Pagador” (señalados en rojo

en la foto anterior) pueden ser iguales o diferentes, todo dependerá de si el
cliente coincide con el pagador, teniendo en cuenta que el pagador puede ser
una empresa, agencia de viajes, etc.

En el campo “Reserva a nombre de” escribiremos el nombre de la persona,

empresa, agencia,… que efectúa la reserva y sus datos más importantes. Si la

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persona que viene al hotel es un cliente que ya tiene ficha en el hotel, es decir
que sus datos ya los tenemos archivados en el Cardex, puedes saltarte este
campo si lo deseas y ponerlo en el apartado siguiente de “Cliente”. En este
caso “Reserva a nombre de” se rellenará automáticamente.

Si completamos solo “Reserva a nombre de”, podemos anotar más datos de la

persona pulsando sobre el icono “+”.

"Cliente" es el nombre de la persona que va a alojarse en el hotel. Si la

persona que viene al hotel es un cliente que ya tiene ficha/cardex, puedes
saltarte el campo anterior (reserva a nombre de) y rellenar este campo
directamente. En este caso “a nombre de” y “pagador” se rellenarán
automáticamente.
"Pagador" está previsto por si la persona que ocupa la habitación es diferente
de aquella que pague la estancia (el pagador puede ser una empresa, una
agencia...). Este campo se rellenará automáticamente al poner el cliente, solo
deberás modificarlo en el caso de que sean diferentes.

Si completamos “Cliente” y “Pagador”, éstos se encuentran en la misma base

de datos y podremos añadir tantos datos como queramos en su ficha
(CARDEX). Si no están dados de alta podremos crearlos desde esa ubicación
sin necesidad de salir de esa pantalla. Simplemente pulsaremos en el icono
que hay a la derecha -hoja-, pulsaremos en “Alta” y completaremos los datos,
creando de esta forma un nuevo Cardex. También podremos editar el Cardex
creado de un cliente.

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Una vez completados los datos anteriores en el Cardex y pulsando a
continuación “Mas datos” añadiríamos otros campos que son de mucha utilidad
en el CARDEX que suponen una información extra sobre el cliente (foto
siguiente).

Si el que hace la reserva ya es directamente el cliente del alojamiento, escribe

en el campo “Cliente” y se rellenarán automáticamente el resto de campos,
pudiéndolos cambiar si lo deseas.

A continuación, determinaremos:

- qué tipo de reserva es.

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- localizador.

- fecha de entrada.

- días de estancia o fecha de salida.

- tipo de pensión.

- tarifa que aplica…etc.

El número de personas lo asignará la aplicación en función del tipo de

alojamiento reservado, si se han añadido supletorias, etc.

A continuación añadimos qué habitación reservamos, lo podemos hacer a

través de “Añadir/Quitar habitación” o “Planning”.

Pulsamos “Añadir/Quitar habitación” o “Planning” y seleccionamos el

alojamiento que reservamos. Si quisiéramos añadir supletorias, si la ocupan
niños, etc, hacemos clic sobre la línea deseada. En primer lugar
especificaremos el número de adultos y niños que entran en la reserva. Por
defecto, la aplicación considerará el número de personas adultas que tiene el
tipo de habitación.

Ejemplo:

- Si es una doble para dos personas, indica que son dos adultos.
- Si fuera una triple para tres personas indica que son tres adultos.

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Si esto es así lo dejaríamos tal cual, pero si la situación cambia, habría que
modificar los campos, por ejemplo, si en la triple entran 2 adultos y 1 niño.
Nota: estas cuestiones se tendrán en cuenta a la hora de aplicar descuentos,
realizar los listados de cocina…etc.
Si en la reserva añadimos supletorias, tenemos que especificar si es de adulto
o niño. Al añadir supletorias, calcula automáticamente número de adultos y
número de niños.

También se puede indicar si el cliente quiere cunas y si son gratuitas.

Se puede marcar también si es Doble uso.
Se podría añadir cualquier descuento creado por el establecimiento. Este
concepto se añade por habitación y no a la reserva en general de forma que en
una reserva de grupo podremos añadir diferentes descuentos para cada
habitación.
A la reserva también se le puede añadir una factura proforma (cuarto
concepto del panel izquierdo). De este modo, se cargará en la factura de la
reserva la proforma y no habrá cargos automáticos.
Si quisieras añadir un Anticipo a la reserva lo harás pulsando el tercer
concepto del panel izquierdo. Indicarás el importe solicitado y la fecha máxima
de entrega, pudiendo ir luego añadiendo el total o parte del anticipo.

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Una vez en la reserva individual si el cliente añadiese una habitación más, con
pulsar la opción “Pasar a grupo” sería suficiente para asignar más
habitaciones a la misma. (esta opción no está disponible en la versión Demo).

En esta reserva individual también puedes indicar la hora de llegada, si el

cliente ocupa plazas de garaje, marcarla en el planning (si se activa este check
aparecerá una marca en el planning, tanto por pantalla como impreso) y en el
listado de reservas. Este check se puede utilizar en diferentes casos: para
señalar reservas pendientes de anticipo o de confirmación; para señalar que
las habitaciones asignadas a la reserva no pueden ser modificadas, según
petición del cliente; o cualquier otra cuestión a tener en cuenta) o incluso
cambiarla de color o añadir notas.

Una vez finalizada pulsamos “Aceptar” para guardar los cambios.

Si consultamos el Planning veremos también la reserva realizada.

Otra opción para dar de alta una reserva es consultar el planning para
comprobar disponibilidad. En caso afirmativo, escogeríamos la habitación
asignada para hacer la reserva en el casillero de inicio, haciendo clic sobre la
habitación se abre un desplegable donde podemos escoger “Alta de reserva”.
(no se puede hacer en la Demo).

Modificación/Anulación de Reservas

Para modificar o anular una reserva nos iremos a la opción del menú de la
izquierda de LISTADOS-RESERVA ENTRE FECHAS o BÚSQUEDA DE
RESERVAS (cualquiera de las dos opciones es válida). Marcaremos las fechas
desde y hasta (esta se puede dejar en blanco en el listado de Búsqueda de
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reservas) las cuales queremos que nos saque el listado, aceptamos,y haremos
doble clic en la línea correspondiente a la reserva que queremos anular o
modificar.

Aquí tendremos dos opciones:

- O hacer los cambios pertinentes a ese reserva y Aceptar

- O anular
Como ya sabéis las modificaciones sobre una reserva no debe eliminar la
información previa, pues siempre debe quedar constancia de todo el proceso
de esa reserva para una gestión de reservas de calidad.

Pulsando en LISTADOS-HISTÓRICO DE MODIFICACIONES Y

ANULACIONES tendremos toda esa información.

Búsqueda de Reservas

- Todas aquellas reservas que están pendientes de entrada. Podrás

acceder a ellas a través de la opción LISTADOS - BÚSQUEDA DE
RESERVAS. Esta búsqueda te permite localizar la reserva por: fecha en
la que se realizó, fecha entrada, fecha salida, localizador, el nombre de
quién efectuó la reserva, cliente o pagador.
- También puedes buscar estas reservas entre unas fechas determinadas
en RESERVAS ENTRE FECHAS.
- Reservas actuales o pasadas. Podrás buscarlas pulsando LISTADOS
- ESTANCIAS PASADAS Y ACTUALES. Esta búsqueda te permite
localizar las estancias por: fecha en la que se dieron de alta, fecha
entrada, fecha salida, localizador, habitación, el nombre de quién efectuó
la reserva, cliente o pagador.
- Puedes visualizar las reservas a través del Planning, pulsando la opción
correspondiente.

Tutoriales sobre reservas:

https://youtu.be/tQzWvqks0Kw

https://youtu.be/QSYHUvKgERQ

https://youtu.be/aNCW33YJqhA

https://youtu.be/I_43UyWvP9Y

Entradas de Reservas/Check-in

Cuando el cliente llega al hotel, deberás dar entrada a la reserva en la

habitación que va a ser ocupada por el cliente.

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En el menú principal pulsa ENTRADAS, busca las reservas por cualquiera de
estos campos o varios de ellos: fecha, localizador, cliente, etc. Aparecerá un
listado con todas las reservas pendientes de entrada. Selecciona con un clic la
reserva que desees dar entrada y pulsa el botón "Dar entrada a la reserva
seleccionada" (las reservas entran una a una).
A continuación, aparece la pantalla de la reserva:

- Si la reserva no tiene habitaciones seleccionadas, especifícalas.

- Si la reserva es individual, es decir, tiene únicamente una habitación,
pulsa el botón "Dar entrada a la habitación". Si en la pantalla de alta de
reserva no has introducido el nombre del cliente y pagador, deberás
hacerlo aquí.
- Si la reserva es de grupo (no existe esta posibilidad en esta Demo para
estudiantes), es decir tiene dos o más habitaciones, marca las
habitaciones reservadas con un clic en el cuadro de la izquierda
"Habitaciones reservadas" y pulsa el botón "Entrada". Si en el alta de
reserva no has introducido el nombre de cliente y pagador deberás
hacerlo en la nueva ventana que aparece. Si lo has hecho anteriormente
saldrán sus nombres automáticamente. Puede darse el caso que dentro
del grupo, cada habitación tenga un cliente diferente, pulsa "Clientes
diferentes según habitaciones" y asigna a cada una el suyo. Es
obligatorio que todas las reservas tengan cliente y pagador, pues es
imprescindible para hacer las facturas.

Entradas desde otras pantallas

Cuando estés haciendo una reserva y el cliente ocupe ya la habitación, pulsa

en la pantalla de alta de reservas el botón "Dar entrada a la habitación", una
vez completados los datos de la misma.

Desde la pantalla principal (la reserva debe estar hecha con anterioridad).
Colócate sobre la habitación que deseas dar entrada (aparece en blanco y
amarillo) y pulsa el botón derecho del ratón. Se desplegará un submenú con la
opción "Dar entrada a la habitación".

Ejemplo:

En la pantalla de Inicio, donde se encuentra ubicado el casillero con todas las

habitaciones de nuestro hotel y el estado de las mismas, veremos en color
amarillo las reservas que tenemos pendientes de entrada para el día de hoy.
Por ejemplo, para hacer el check-in a la habitación 104, simplemente pulsamos
con el botón derecho del ratón sobre ella. Nos aparecerá un submenú en el que
pulsaremos la opción “Dar entrada a la habitación”.

Otra opción para dar entrada a una reserva es ir al apartado “Entradas” donde
nos aparecerá una pantalla de Búsqueda de entradas donde podremos
buscar por cualquiera de los campos o simplemente pulsaremos “Aceptar”. En
los resultados de la búsqueda aparecen las reservas pendientes de entrada,

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seleccionaremos la reserva a la que vamos a dar entrada y accedemos a ella.
Nos aparecerá la Hoja de Reservas una vez hemos pulsado en “Dar entrada
habitación”, la comprobaremos y, si es necesario, modificaremos o
completaremos algún dato que falte o sea erróneo. Si la reserva no tiene
nombre de cliente y pagador, antes de dar entrada a la habitación, deberemos
completar estos dos campos. En este momento si así lo desea el
establecimiento o más adelante, podremos editar la ficha del cliente (Cardex) y
completar datos para luego realizar los partes de policía. Incluso podremos
sacar el “Documento de admisión” o “Bienvenida” (en la versión completa de
Gábilos hay tres opciones mas en el menú de la derecha de la Hoja de
reservas que en la Demo, son: “Pasar a grupo”, “Documento de Admisión” y
“Parte Policía”) para que firme el cliente a su entrada en el establecimiento.
Una vez que tengamos todos los datos necesarios para la reserva,
procederemos a la entrada de la habitación o check-in pulsando “Dar entrada
habitación”. Si hemos hecho la entrada correctamente comprobaremos en el
casillero de inicio que ahora el color de la habitación es rojo.

Vídeo tutorial:

https://youtu.be/FuHZExFTMm8

Cambio de habitación

También es posible hacer un cambio de habitación en Gábilos una vez que el

cliente se ha registrado. El primer paso será cumplimentar la la hoja de reserva
y a continuación realizar el check-in. Una vez que el cliente está alojado y
hemos hecho su check-in nos podría solicitar un cambio de habitación o podría
darse el caso que tuvieramos que cambiarle por alguna circunstancia
excepcional propia del hotel. Para ello entraríamos en su hoja de reserva y
pincharíamos en la opción “cambio de habitación” (que aparece recuadrada en
rojo) . Una vez hemos clicado en esta opción nos saldrá un desplegable donde
poder seleccionar la nueva habitación donde se va a cambiar el cliente, la
seleccionaríamos. A continuación solo nos faltaría “aceptar”:

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En este caso el cliente ha solicitado un cambio de habitación y lo hemos
cambiado desde la 102 donde inicialmente tenía su reserva a la 105. Si
consultamos el room-rack nos quedaría de la siguiente forma:

- La habitación 102 aparece en color turquesa puesto que es una

habitación de salida que además está sucia (pendiente de limpiar).
- La habitación 105 aparece en color rojo puesto que es una habitación
ocupada (es la nueva habitación donde se ha cambiado el cliente).

Salidas de Reservas (Check-out)

Cuando el cliente finalice su estancia en el hotel, darás salida a las reservas.

Para ello, pulsa SALIDAS en el menú principal y busca las reservas por fecha.
Aparecerá un listado con todas las reservas pendientes de salida. Selecciona
con un clic la reserva que deseas dar salida y pulsa el botón de la pantalla Dar
salida a la reserva seleccionada (las reservas salen una a una).

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 - Si la reserva es individual, te muestra una ventana con el nombre
de cliente y habitación, pulsa "Aceptar"
- Si la reserva es de grupo, marca las habitaciones que van a salir
con un clic en el cuadro de la derecha Habitaciones reservadas y
pulse el botón Salida. (no disponible en esta Demo).

Salidas desde otras pantallas:

- Desde la pantalla principal. Colócate sobre la habitación que desees

dar salida (aparece en rosa) y pulsa el botón derecho del ratón. Se
desplegará un submenú con la opción “Dar salida a la habitación”.
Una vez que actualicemos las reservas el color en el Room rack será
turquesa (habitación sucia) o turquesa/amarillo (se está sucia, pero
reservada para el día de hoy). También tienes la opción de cambiar
el estado de la habitación de sucia y limpia pulsando con el botón
derecho del ratón en “Se ha limpiado la habitación”, una vez que la
gobernanta nos haya comunicado esta situación.

Nota: antes de dar salida a una reserva, asegúrate de haber hecho todos
los cargos de la habitación y haber facturado los mismos. En caso
contrario el programa te avisará pudiendo hacer la factura en el momento
de la salida.

Ejemplo:

Para dar salida a una reserva o chek-out de clientes, se puede hacer desde
varios puntos del programa: casillero y planning.

Por ejemplo, en el casillero las reservas pendientes de salida nos aparecen en

color rosa. Para dar salida a las mismas, simplemente pulsamos con el botón
derecho del ratón sobre el casillero de la habitación donde queramos hacer el
check-out, nos aparecerá en el submenú “Dar salida a la habitación”.

Otra opción es ir a la opción “Salidas” del menú de la izquierda. Nos aparece

una ventana donde pondremos buscar el intervalo de fechas deseado. Por
defecto sale la fecha actual. En los resultados de la búsqueda aparecen las
reservas pendientes de salida. Para dar salida a un reserva individual (un solo
alojamiento), hacemos clic sobre la reserva o bien la seleccionamos y
pulsamos “Dar salida a la reserva seleccionada” y aceptamos la salida. El
programa nos indica que los cargos realizados en el documento abierto de la
reserva ya han sido facturados. Podemos hacer la factura antes de dar la salida
o bien si no estuviera hecha, el programa nos avisará y la tendríamos que
hacer antes de dar salida.

6. FACTURACIÓN

Cargos en habitaciones
Los CARGOS DE ESTANCIA EN HABITACIONES se realizan
automáticamente en factura al realizar la entrada del cliente en el alojamiento.
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En el caso de que el PMS no nos hiciera los cargos de manera automática
podemos solicitar que el programa haga los cargos simplemente clicando en
“Cargos habitaciones”.

Si la reserva es individual con igual cliente y pagador, sólo habrá una factura
abierta en la que se harán todos los cargos (habitaciones y extras del cliente).
En el resto de casos, los cargos de habitaciones se realizarán en la factura del
pagador y los extras en la factura de cliente.
Si no deseas que se hagan cargos automáticos de estancia en habitaciones
deberás configurarlo en CONFIGURACIÓN – DATOS DE EMPRESA – DATOS
DE FACTURACIÓN 2, marcar el check “No hacer cargos automáticos al dar
entrada a las reservas”.

Hacer facturas
En las facturas para CLIENTES ALOJADOS EN EL ESTABLECIMIENTO,
existen tres casos diferentes:
1. – Reserva individual, coincide cliente y pagador: se abre una única
factura en la que se irán realizando los cargos asociados a la reserva y los
cargos extras que realice el cliente. Esta factura permanecerá abierta mientras
el cliente esté alojado en el establecimiento y será la que se muestre al pulsar
en la habitación.

Si añades cargos y deseas dejar la factura abierta pulsa «Doc. abierto». Una
vez que quieras finalizar pulsa «Factura».

Ejemplo:
Accedemos a las facturas de los clientes alojados en el establecimiento
pulsando sobre la casilla de la habitación (en el casillero inicial). En este caso
como es una reserva de una habitación con igual cliente y pagador, se abre
una única factura donde se realizan los cargos de estancia y extras.
Para introducir-cargar un artículo, nos situamos con el cursor en la línea y
escribimos el artículo que haya consumido el cliente. Si el artículo ya está
creado en nuestra base de datos, con escribir un mínimo de tres letras es
suficiente (también podemos clicar en el icono de la derecha –hoja- y escoger

21
“listar” para que nos haga una lista de los artículos que tenemos dados de
alta).Si el artículo no está creado nos pedirá crearlo sin salir de esta pantalla.
Clicaremos en este caso “Alta”. A continuación escribiremos las unidades y
pulsaremos Intro para pasar de campo a campo hasta que pasemos la línea, o
pulsaremos directamente la tecla “F9” para pasar de línea. Si no introducimos
más artículos pulsaremos “Doc. Abierto” para guardar cambios hasta que
finalicemos la factura.

2. – Reserva individual, no coincide cliente y pagador: en este caso el

programa abre dos facturas:
1ª factura: en ésta podrás introducir los cargos extras, a nombre del cliente.
2ª factura: irá haciendo los cargos de las habitaciones de la reserva, a nombre
del pagador. También podrás realizar cargos extras.
Al pulsar en la habitación aparecerá la factura del cliente (1ª), sitúate en ella y
al pulsar el botón “Pagador”, mostrará la factura del pagador (2ª).
Si añades cargos y deseas dejar la factura abierta pulsa «Doc. abierto» (factura
cliente) o «Aceptar» (si está en la factura de pagador). Una vez que quieras
finalizar pulsa «Factura».
Es MUY IMPORTANTE que pulses “Doc. Abierto” cada vez que quieras
guardar los cambios durante la estancia del cliente en el hotel.

Ejemplo:
Para reservas con diferente cliente y pagador, hay que tener en cuenta que se
abren dos facturas: la primera a la que accedemos es donde realizaremos los
cargos extras del cliente y la segunda o pagador es donde se incluirán los
cargos de estancia y donde también se puede introducir cualquier cargo
manual.
También podemos incluir artículos o conceptos que no estén creados en
ninguna base de datos. Son los artículos llamados “Código 1”. Escribimos 1 y
pulsamos Intro. Escribimos 1, en el submenú que nos sale escribimos el texto,
por ejemplo “Servicio de Lavandería, 3 prendas”, clicamos “Aceptar” y
completaríamos los campos siguientes (uds, precio e importe). Una vez
introducidos estos artículos, pulsaríamos “Doc.abierto” para guardar los
cambios o “Factura” para cerrarla.

3. – Reserva de grupo: en este caso el programa abre dos facturas: (no

disponible en esta Demo).
1ª factura: será independiente para cada habitación y usted podrá realizar los
cargos correspondientes al cliente que ocupa cada habitación.
2ª factura: engloba a todo el grupo y es donde se harán todos los cargos de las
habitaciones del grupo. También podrá realizar cargos extras.
Al pulsar en la habitación aparecerá la factura individual (1ª), sitúese en esta
factura y pulse el botón “Pagador”, mostrará la factura del grupo (2ª).
Si añade cargos y desea dejar la factura abierta pulse «Doc. abierto» (factura
cliente) o «Aceptar» (si está en la factura de pagador). Una vez que quiera
finalizar pulse «Factura»

Para visualizar o imprimir un documento abierto, puedes hacerlo a través de la

opción del icono de la impresora.

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Para finalizar la factura hay que pulsar “Factura” (se puede finalizar antes del
día de la salida o el mismo día de la salida).
La ventana “Factura” detalla el importe total de la factura. En ella deberás
determinar la forma de pago, pudiendo tener establecida en configuración la
forma de pago más habitual en nuestro establecimiento. Puede llegar a incluir
hasta dos formas de pago diferentes para una misma factura. Existe la
posibilidad de realizar ajustes de decimales, pulsando las teclas “+” y “-“. La
numeración de las facturas es correlativa. En un principio no debes modificarla,
aunque se pueden establecer las series que desees.
Si quisieras introducir una serie, deberías escribirla en el campo anterior a la
numeración y a continuación le asignará el número que le corresponde a esa
serie. Si es la primera vez que escribes la serie, el programa le asignará en
número 1 (pudiendo cambiarlo si deseas empezar por otro número).
Por último, se puede modificar el nombre del cliente al que expides el
documento.
Para finalizar la factura pulsamos “Aceptar” o la tecla “F2”, nos aparecerá la
leyenda “La factura ha sido guardada con el número 1 ¿Imprimir factura? Y la
podremos visualizar e imprimir.
Recuerda comprobar todos los datos antes de imprimir la factura, por ejemplo,
que el IVA aplicado sea el correcto. El tipo de IVA en la hostelería y el sector
turístico es generalmente de un 10% siempre que se trate del pago de los
servicios principales y no de servicios accesorios de tipo recreativo. Por
ejemplo, al alojamiento, a las comidas y bebidas o al transporte contratado con
el hotel se le aplica el IVA reducido del 10%, mientras que los servicios de
masaje, balnearios o el alquiler de un espacio del hotel para eventos cuyo
propósito principal no sea consumir comidas y bebidas están sujetos a
un 21% de IVA.

Tutoriales sobre facturación:

https://youtu.be/qECIhIG_VB0

https://youtu.be/OayEqPCDi54

Para CLIENTES NO ALOJADOS EN EL ESTABLECIMIENTO o más facturas

que tengas que realizar lo harás desde la opción del menú principal
FACTURACIÓN, donde accederás directamente a la entrada de datos de
facturas que deberás completar con fecha, cliente y artículos que deseas
facturar.
Esta factura si no la deseas cerrar en el momento de hacerla puedes dejarla
como “Doc. abierto”. Para volver a acceder a este documento abierto, deberás
pulsar FACTURACIÓN y en el campo “Cliente” escribir el nombre del cliente al
que dejamos el documento abierto y pulsar Intro. Seguidamente se cargará el
documento en el que podrás seguir añadiendo más artículos, modificar, seguir
dejándolo como abierto o cerrarlo definitivamente pulsando «Factura».

Ejemplo: Se pueden realizar facturas o cualquier otro documento independiente

a los alojamientos. Pulsaríamos en el menú de la izquierda “Facturación” y

23
después la opción “Nueva factura, presupuesto, etc”. La introducción de datos
sería del mismo modo que hemos visto anteriormente.

Pase de artículos entre habitaciones

Para pasar un artículo de una factura a otra, deberás abrir la factura cuyo
artículo deseas pasar a otra habitación. Para ello pulsa el botón izquierdo del
ratón sobre la habitación que sea. A continuación marca los artículos que
quieras con un check rojo en el cuadro situado a la izquierda del nombre del
artículo.
Una vez seleccionado/s los artículos, pulsa el botón situado a la derecha de la
factura y aparece una ventana donde determinará qué artículo/s pasarán a una
habitación determinada.

Buscar facturas
Para buscar una factura pulsa la opción del menú general FACTURACIÓN –
MODIFICAR DOCUMENTOS y también en IMPRIMIR/VISUALIZAR
DOCUMENTO o el botón derecho del ratón sobre el cuadro de habitaciones o
planning en la opción “Búsqueda factura”.
Estas búsquedas podrás realizarlas por tipo de documento (serie, número) o
bien por el nombre del cliente.

Anticipos
Cantidad de dinero que solicita el hotel por haber hecho reserva y el cliente
deberá abonar antes de una determinada fecha.
Estos anticipos pueden señalarse en la ficha de la reserva del cliente pulsando
el botón Anticipos. Para ello, escribe el importe solicitado y la fecha máxima
de entrega.

Cuando un cliente abone el anticipo, pueden darse varios casos:

– Añadir el anticipo con anterioridad a la entrada del cliente: deberás
acceder a la ficha de este cliente, pulsar el botón Anticipos y a
continuación añadir un anticipo pulsando el botón correspondiente. Completa
la ventana que aparece y pulsa aceptar.
– Añadir el anticipo con posterioridad a la entrada del cliente: deberás
acceder a la factura (cliente o pagador, según el caso) que realice los cargos
automáticos, pulsar el botón Más datos y en el campo Entrega a
cuenta escribir la cantidad anticipada por el cliente.

Para ver los anticipos pendientes de recibir pulsa LISTADOS – ANTICIPOS

PENDIENTES DE RECIBIR.
Para ver los anticipos pendientes cuya fecha máxima de entrega ya ha vencido
pulse LISTADOS – ANTICIPOS NO ENTREGADOS.

Depósitos
Cantidad de dinero u objetos que el cliente deja para ser guardado en la caja
fuerte del hotel.
Estos depósitos pueden señalarse en la ficha de la reserva del cliente pulsando
el botón Depósitos. Para ello, pulsa Añadir depósitos, completa la ventana que
aparece y pulsa aceptar.

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Cuando devuelva el depósito o parte del mismo, puedes anotarlo dando una
nueva alta con importe negativo.

Para ver una lista con todos los depósitos efectuados pulsa LISTADOS –
OTROS DATOS – DEPÓSITOS.

Disponibilidad y presupuesto
La DISPONBILIDAD es una opción rápida para conocer al instante si hay
fechas libres y precio de la consulta.

Podrás conocer rápidamente fechas y el coste de una estancia pulsando

en RESERVAS la opción DISPONIBILIDAD. Determina los datos que
necesitas para realizar el presupuesto (fechas, nº de días, elegir habitaciones
disponibles y tipo de pensión), a continuación pulsa Precios ó la tecla F2. De
este modo, podrás ver cómoda y rápidamente cuando te realicen una consulta,
si tienes habitaciones libres en las fechas deseadas, así cómo calcular el precio
que costará la estancia.

Si quiere presupuestar sin asignar habitaciones pulsa Calcular y completa el

formulario que aparece. De los datos obtenidos puedes Crear
presupuesto pulsando en la opción correspondiente, completa los datos del
cliente y habrás realizado el presupuesto directamente.

PRESUPUESTOS o PROFORMAS puedes realizar desde FACTURACIÓN –

NUEVA FACTURA, PRESUPUESTO, ETC. y realizar el documento
completando su fecha, cliente, artículos y finalmente pulsar el botón
“Presupuesto”. En la ventana resultante, te detallará el mismo así como
indicará marcando con un check o no si se trata de una factura proforma.

Desde el ALTA DE RESERVA también asociará una proforma pulsando el

botón “Proforma”. Desde este apartado, se puede asociar una proforma creada
con anterioridad o bien crearla desde aquí directamente.

7. LISTADOS
Listados
A través de LISTADOS el programa realiza todo tipo de listados y estadísticas
de gran utilidad como: búsqueda de reservas, producción entre fechas, control
de facturas pagadas, clientes, cocina, llamadas, incidencias, anticipos,
depósitos, objetos perdidos, estado de las habitaciones, estadísticas de
ocupación (por tipo de pensión, anual, por provincias), un práctico detalle
comparativo de las personas alojadas en el hotel en una fecha comparándolo al
mismo tiempo con el año anterior, etc.

Parte de Gobernanta

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El parte de gobernanta controla cómo se encuentra el estado de las
habitaciones: cuáles están ocupadas, fuera de servicio, pendientes de limpieza,
cambio de sábanas, etc.
Puede obtener dos tipos de partes: de todo el hotel o por plantas.
En la opción GOBERNANTA – CAMBIO DE SÁBANAS, establece cada
cuántos días se produce un cambio de sábanas para que dicho dato se
contemple directamente en el parte de gobernanta.
En la opción GOBERNANTA – CAMBIO DE TOALLAS, establece cada
cuántos días se produce un cambio de toallas para que dicho dato se
contemple directamente en el parte de gobernanta.
En la opción GOBERNANTA – LIMPIEZA DE OCUPADAS, establece cada
cuántos días se produce una limpieza de las habitaciones ocupadas para que
dicho dato se contemple directamente en el parte de gobernanta.

Al entrar informa…
Al entrar en el programa te informará automáticamente de:
– Anticipos no entregados.
– Entradas y salidas pendientes.
– Habitaciones fuera de servicio y que tienen entrada.
– Si no hay creada una tarifa de precios para esas fechas.
Si lo deseas puedes hacer estas operaciones cuando el programa te está
avisando, o dejarlo para posteriormente una vez haya entrado en el programa.

8. HABITACIONES FUERA DE SERVICIO

Para establecer habitaciones fuera de servicio y sus causas, debe hacerlo a través de
CONFIGURACIÓN - HABITACIONES - FUERA DE SERVICIO. Éstas tienen un color
verde en el planning y room-rack de la pantalla principal.

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 ANEXO SOBRE CONFIGURACIÓN DE PRECIOS
LISTADO DE PRECIOS
*Recuerda que según el Decreto-ley 13/2020, de 18 de mayo, los precios de
los servicios turísticos prestados en los establecimientos hoteleros de
Andalucía son LIBRES.

CONFIGURACIÓN INICIAL DE TARIFAS POR PERSONA Y DÍA

EN HABITACIÓN DOBLE (TEMPORADA ALTA)
 HABITACIÓN DOBLE: 60€
 HABITACIÓN INDIVIDUAL: 50
 DESAYUNO: 12€
 COMIDA O CENA: 20€
 PENSIÓN ALIMENTICIA POR PERSONA (85 DEL PRECIO DE LOS
SERVICIOS SUELTOS/O EL 15% DE DESCUENTO)= (12+20+20) x
85%= 44,20€
 ALOJAMIENTO+DESAYUNO POR PERSONA Y DÍA EN HABITACIÓN
DOBLE EN TEMPORADA ALTA= 30 (MITAD DE LA HD) +12= 42
€/POR PERSONA/EN HD
 MEDIA PENSIÓN POR PERSONA Y DÍA EN HABITACIÓN DOBLE EN
TEMPORADA ALTA: 30 € (MITAD DE LA HABITACIÓN DOBLE + 12 €
DESAYUNO + 20 € COMIDA O CENA= 30+12+20= 62 €
 PENSIÓN COMPLETA POR PERSONA Y DÍA EN HABITACIÓN
DOBLE EN TEMPORADA ALTA: 30 (MITAD DE LA HABITACIÓN
DOBLE + 44,20 (PENSIÓN ALIMENTICIA)= 74,20 €
 DOBLE USO SINGLE (DUS) EN TEMPORADA ALTA: ES EL 80% DE
LA HABITACIÓN DOBLE; 80% DE 60= 48 €
 PRECIO PRIMERA CAMA SUPLETORIA EN HABITACIÓN DOBLE
(35% DE LA HABITACIÓN DOBLE) EN TEMPORADA ALTA; 35% DE
60 €= 21€
 PRECIO DE LA SEGUNDA CAMA SUPLETORIA EN HABITACIÓN
DOBLE (25% DE LA HABITACIÓN DOBLE) EN TEMPORADA ALTA;
25% DE 60€= 15€
 PRECIO DE LA PRIMERA CAMA SUPLETORIA EN HABITACIÓN
INDIVIDUAL (60%DE LA HABITACIÓN INDIVIDUAL) EN TEMPORADA
ALTA: 60% DE 50€= 30€
 PRECIO DE LA SEGUNDA CAMA SUPLETORIA EN HABITACIÓN
INDIVIDUAL (40% DE LA HABITACIÓN INDIVIDUAL) EN TEMPORADA
ALTA: 25% DE 50= 20€

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PRECIO DE LAS UNIDADES DE ALOJAMIENTO:

TEMPORADA ALTA TEMPORADA TEMPORADA

MEDIA BAJA
HABITACIÓN 60 55 50
DOBLE
ALOJAMIENTO+ 60+12+12= 84€ 55+12+12=79 50+12+12=74
DESAYUNO EN
HD
MEDIA 60+(2x12)+(2x20)=124 55+(2x12)+(2x20)= 50+(2x12)+(2x20)
PENSIÓN EN 119 =114
HD
PENSIÓN 60+(2x44,20) =148,40 55+(2x44,20) 50+(2x44,20)
COMPLETA EN =143,40 =138,4014
HD
HABITACIÓN 50 45 40
INDIVIDUAL
A+D EN SINGLE 50+12= 62 45+12= 57 40+12= 52
MEDIA 50+12+20=82 45+12+20=77 40+12+20=72
PENSIÓN EN
SINGLE
PENSIÓN 50+44,20=94,20 45+44,20=89,2 40+44,20=84,20
COMPLETA EN
SINGLE
DUS/DUI 48 44 40
HABITACIÓN 60+21=81 55+19,25=74,25 50+17,50=67,50
TRIPLE
HABITACIÓN 60+21+15=96 55+19,25+13,75=88 50+17,50+12,5=80
CUÁDRUPLE

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