MANUAL DEL SISTEMA

DE GESTIÓN EN
CONTROL Y
SEGURIDAD BASC
Área de operaciones
BOGOTÁ D.C - ELABORADO POR: CAMILA RUBIO
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................... 1
DEFINICIONES ............................................................. 2
OBJETIVO....................................................................... 3
ALCANCE ....................................................................... 3
CONTROL DEL MANUAL............................................. 4
ORGANIGRAMA MIT..................................................... 5
ESTRUCTURA DE PROCESOS MIT............................. 5
ESQUEMA ÁREA DE OPERACIONES..........................6
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN -
IMPLEMENTAR NORMA BASC.....................................7
DOCUMENTOS SOLICITADOS PARA BASC...............8
CUMPLIMIENTO DE LA NORMA..................................10
CONTROL DE CAMBIOS................................................18
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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN Fecha de creación: 01-12-2020
Fecha de modificación:
CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

INTRODUCCIÓN

M.I.T LOGISTICS GROUP S.A.S es un Operador Logístico Internacional con 15 años de

experiencia en el mercado, distinguiéndose por ser una compañía especializada en prestación

de servicios de logística, transporte internacional, comercio exterior, almacenamiento, correo

puerta a puerta y en general todos los componentes de la cadena logística. En el área de

operaciones comprende varias funcionalidades que comprenden la importación y exportación

de mercancías por medio de transporte Courier, marítimo, aéreo y OTM.

El presente Manual tiene por objeto definir, controlar y regular la estructura del Sistema de

Gestión en Control y Seguridad BASC en el área de operaciones de la empresa MIT

LOGISTICS S.A.S, para su desarrollo, implementación, puesta en funcionamiento y

aplicación.

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DEFINICIONES

ANÁLISIS DEL RIESGO: Uso sistemático de la información disponible, para determinar

la frecuencia con la cual pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus

consecuencias.

ESTÁNDARES BASC: Conjunto de requerimientos aplicables, complementarios a esta

norma y de obligatorio cumplimiento en función al alcance de SGCS, en las empresas que

implementan un sistema de Gestión en control y seguridad BASC.

AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD: Examen sistemático,

documentado e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados

con la Gestión en Control y Seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas

se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

MEJORA CONTÍNUA: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los

requisitos.

EFICIENCIA: Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas y los

objetivos planeados.

RIESGO: Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en

términos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.

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OBJETIVO

El objetivo general del presente Manual es establecer los “debes” y lineamientos a seguir en

el área de operaciones, a través de los cuales MIT LOGISTICS SAS puede postularse a la

certificación BASC.

ALCANCE

El Sistema de gestión en control y seguridad Basc, rige en la Ciudad de Bogotá, de acuerdo

por la normatividad implementada para la aplicación y mantenimiento de estándares de

seguridad definidos por la organización mundial Basc bajo la norma BASC versión 4 de 2012

y los Estándares aplicables como Operadores Logístico. Este manual está dirigido al gerente

general, director y coordinador del área y colaboradores que tienen relación directa e

indirectamente con el área de operaciones de la empresa MIT LOGISTICS SAS.

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CONTROL DEL MANUAL

Las necesidades de modificación del presente Manual pueden surgir a partir de:

• Modificación de los procesos del área de operaciones

• Cambios en la estructura organizacional y/o modificación de las funciones del

personal que tiene responsabilidades dentro de las funciones establecidas en el

manual

• Anulación o incorporación de un documento o registro referenciado en este

Manual.

• Actualización de la normatividad aplicable.

• Toda actualización y revisión del presente Manual, debe ser presentada ante la

Junta de socios por el Encargado de Cumplimiento, para su respectiva aprobación

y posterior divulgación.

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ORGANIGRAMA MIT LOGISTICS SAS

ESTRUCTURA DE PROCESOS MIT LOGISTICS SAS

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ESQUEMA DEL ÁREA DE OPERACIONES MIT LOGISTICS SAS

IMPORTACIÓN MARÍTIMA

EXPORTACIÓN MARÍTIMA

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN PARA IMPLEMENTAR

NORMA BASC EN LA EMPRESA

La certificación de la norma BASC es responsabilidad de la Gerencia General de la compañía

y su Representante Legal; para lo cual el Empleado de Cumplimiento deberá realizar

seguimiento, y los líderes de cada área debe monitorear y exigir el cumplimiento de los

controles establecidos para la prevención de riesgos asociados en cada departamento con el

fin de controlar los riesgos y reducir las amenazas en cada procedo de la cadena de suministro

logística.

Son responsables de la gestión para optar a la certificación norma BASC:

• Gerente general.

• El Representante Legal

• Los líderes de cada área de la empresa

• Empleado de Cumplimiento

• Directores y responsables de asegurar la aplicación de los controles en los procesos

en los que existan factores de riesgos dentro de la compañía MIT LOGISTICS

• Todos los colaboradores

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Estructura organizacional de la gestión para implementar norma BASC en la empresa

DOCUMENTOS SOLICITADOS PARA LA SOLICITUD DE ADMISIÓN BASC

1. Formulario de solicitud de admisión a BASC Bogotá diligenciado.

2. Carta entrega de documentos.

3. Carta de autorización de verificación de antecedentes junto con listado de

EMPLEADOS, DIRECTIVOS, SOCIOS Y ACCIONISTAS en formato en EXCEL según
las instrucciones del anexo.

4. Certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio (con

vigencia menor a 30 días)

5. Fotocopia del Registro Único Tributario – RUT, por favor enviar completo.

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6. Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% del Representante Legal

Principal, Suplente y Gerente, en caso de ser una persona extranjera deberá presentar
fotocopia de pasaporto o documento oficial.

7. Portafolio de Servicios o Productos (Brochure).

8. Carta suscrita por el Representante Legal (con no más de 60 días de expedido), en

donde se afirme que no existen procesos penales relacionados con la Ley 30 de 1986 ni con
los artículos 323 al 326 de la ley 599 de 2000 contra la empresa, ni sus socios, ni sus
representantes legales.

9. Referencia Comercial expedida por un cliente y un proveedor certificados BASC en

Colombia, observación si no cuenta con relaciones con empresas BASC deberá presentar 2
cartas de clientes y 2 cartas de proveedores de Empresas legalmente constituidas en Colombia
con operación activa y evidenciable.

10. Certificado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes, (si aplica).

11. Copia de resolución, licencia de funcionamiento o habilitación vigente de la entidad

(DIAN, MINISTERIOS, SUPERINTENDENCIA, DIMAR ETC) que regula, supervisa o
autoriza a la Empresa para ejercer actividades en Colombia, (si aplica).

12. Adjuntar juego completo de los Estados Financieros Comparativos con notas (Estado
de la Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de
Cambio del Patrimonio) de los últimos 2 años FIRMADOS por Representante Legal
Contador Público y Revisor Fiscal (si aplica) e incorporar la Certificación.

13. Declaración de impuestos de renta de los últimos dos (2) años.

14. Certificado de la composición accionaria o socios suscrita por el Revisor Fiscal (si
aplica) o Representante Legal con número de identificación, nacionalidad y porcentaje de
participación, en caso que la empresa tenga numerosos accionistas se debe reportar como

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mínimo el 50% + 1, numero cuotas y/o acciones, valor nominal de cada acción, con vigencia
menor a 30 días.

15. Constancia expedida por el Revisor Fiscal o Representante Legal donde indique que
la empresa se encuentra a paz y salvo con la seguridad social.

16. Certificación de Origen de Fondos de la Empresa.

17. Organigrama

CUMPLIMIENTO DE LA NORMA PARA EL ÁREA DE OPERACIONES

A continuación se dará a conocer los debes de la norma para el área de operaciones, los
hallazgos encontrados y también las acciones a implementar.

No. ESTÁNDARES / HALLAZGOS A LA FECHA ACCIONES A

DEBES DE LA DEL DIAGNÓSTICO IMPLEMENTAR
NORMA
1.1 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD

1.1. Deben existir La empresa Mit Logistics La empresa dentro de sus

1 procedimientos actualmente se encuentra procesos documentales deberá
documentados para documentando cada uno de los completar e implementar toda
evaluar a los procesos que componen cada la documentación completa de
Asociados del área con los indicadores de cada área incluyendo: -
Negocio, más allá de seguridad, sin embargo, aún no Procedimientos
los requisitos se encuentran completos, -Indicadores de seguridad,
financieros, puesto que hacen falta áreas identificando factores y
incluyendo como zona franca. Se puede prácticas específicas
indicadores de evidenciar en carpeta interna

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seguridad que virtual: C:\MITLOGISTICS\1.

identifiquen factores GESTION DOCUMENTAL
o prácticas EMPRESA - MIT
específicas cuya
presencia activaría
una evaluación
adicional por parte de
la empresa.
1.1. Debe contar con la Actualmente la empresa no Obtener la certificación
2 documentación que cuenta con la certificación BASC para cumplir con los
indique si el BASC y por ende no cuenta con requisitos de documentación
Asociado del negocio la respectiva documentación. solicitada y actualizada.
está o no certificado
por BASC (por
ejemplo, autenticidad
del certificado
BASC, número,
vigencia, entre otros)
o cuando esté en
proceso de
certificarse.
1.1. El asociado del Actualmente las capacitaciones Se deberá implementar un
3 negocio actual o que se realizan externas a la seguimiento de las personas
futuro que haya empresa, se informan por que hayan obtenido
obtenido medio del grupo de WhatsApp certificación en un programa
certificación en un donde allí recibe la autorización de seguridad de la cadena de
programa de del director del área encargada. suministro.

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seguridad de la
cadena de
suministros,
administrado por una
actividad aduanera
nacional o extranjera,
debe informar su
situación de
participación a la
empresa.
1.1. Debe establecer por Actualmente no se está La empresa deberá realizar
4 escrito acuerdos de manejando acuerdos de seguridad dentro
seguridad para de sus procesos de
aquellos asociados de abastecimiento de logística
Negocio que no estén donde allí establezcan todos
certificados por los acuerdos de cumplimiento
BASC, que describan de seguridad BASC, siendo
el cumplimiento de así resultante de la evaluación
los criterios de de riesgos.
seguridad BASC que
hayan sido
establecidos como
resultado de la
evaluación de
riesgos.

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1.1. Debe verificar los Cada área de la empresa MIT La empresa deberá realizar un
5 procedimientos de presenta riesgos asociados a proceso documental
seguridad que ha cada actividad que se exhaustivo de cada área donde
implementado el presentan, el director de cada informen detalladamente los
asociado del negocio área realiza unos objetivos riesgos que pueden
No basc basándose en Smart, documentación y presentarse y los pasos de
un proceso presentación en sus informes seguridad.
documentado de donde establecen los riesgos de
gestión de riesgos cada área y como pueden
minimizarla a partir de sus
actividades y controles diarios
en su área. Se cuenta
actualmente con un manual de
gestión de riesgos donde se
encuentra en la carpeta virtual
de MIT - MA-EST-01
MANUAL SISTEMA DE
GESTIÓN DE RIESGOS DE
LA- FT DEF V2 //
C:\MITLOGISTICS\0.
DOCUMENTOS EMPRESA -
MIT
1.1. Debería mantener En estos momentos la empresa Es netamente necesario que
6 una lista de asociados no cuenta con ese listado. MIT realice esa lista de
de negocio primera necesidad para saber
certificados BASC en si alguno de nuestros
todas las categorías proveedores o clientes
relevantes de servicio cuentan con la certificación

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BASC en todas las categorías

relevantes de servicio.

1.1. Debe asegurar que Actualmente MIT no cuenta Es pertinente que una vez MIT
7 todos los criterios de con dicha con dicha cuente con el certificado de la
seguridad basc estén certificación para que los norma BASC realice a través
disponibles para los clientes los conozcan por medio de capacitaciones, seminarios
clientes a través de de métodos de difusión o publicidad a todos sus
métodos de difusión clientes ya evaluando y dando
tales como a conocer la importancia de
seminarios, servicios los criterios de seguridad en
de consulta y cada uno de sus procesos
materiales de texto y dentro de la cadena de
derivando los hacia el abastecimiento.
respectivo capítulo
basc.
1.1. Debería establecer Actualmente MIT cuenta con la Tener un control y un
8 criterios de documentación pertinente para seguimiento más exhaustivo
verificación para el vinculación a nuevos socios y con los clientes, es necesario
ingreso de nuevos clientes, como protocolo. Son realizar una visita a sus
socios accionistas documentos que se manejan instalaciones comerciales para
directamente de la empresa conocer de su actividad entre
MIT como también de Aduana otros factores importantes.
junto con otros documentos
importantes como lo son el
RUT, Cámara de comercio
entre otros. La ruta para

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encontrarlos es:
C:\MITLOGISTICS\2.
VINCULACION CLIENTES -
MIT

1.1. Debe asegurar que los No se cumple ya que aún no se Una vez se cuente con esta
9 proveedores de cuenta con la certificación certificación se realizarán los
servicio por contrato BASC por ende no se aplica protocolos pertinentes como
se comprometan a documentación BASC para
seguir los requisitos asegurarse que estos cumplan
de seguridad de basc con todos los requisitos por
mediante acuerdos BASC
contractuales.
1.1. Deben desarrollar y No se cumple ya que aun no se Se deberá establecer un
10 documentar un cuenta con la certificación protocolo documental que
procedimiento para el BASC por ende no se aplica cubra con las necesidades de
manejo de la los clientes cubriendo la
seguridad seguridad en cada una de sus
relacionado con los mercancías.
requerimientos del
cliente
1.2 Prevención del lavado de activos y financiación del Terrorismo

No. ESTÁNDARES / HALLAZGOS A LA FECHA ACCIONES A

DEBES DE LA DEL DIAGNÓSTICO IMPLEMENTAR
NORMA

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1.2 Debe aplicar en su Las actividades ilícitas como el Continuar con control si
proceso de selección Lavado de Activos y la seguimiento.
evaluación de Financiación del Terrorismo
asociados de negocio representan una amenaza muy
y nuevos socios importante para la estabilidad
(accionistas) que económica, social y política de
contengan criterios cualquier nación y de sus
de prevención contra mercados. Por lo anterior la
el lavado de activos y Empresa MIT LOGISTICS
financiamiento del SAS ha implementado un
terrorismo tales Sistema de Gestión de Riesgos
como: de Lavado de Activos y
A. conocimiento de Financiación del Terrorismo,
sus asociados de con el fin de prevenir que sus
negocio (identidad y operaciones sean utilizadas
legalidad de la como instrumento para el
empresa y sus socios) lavado de activos y o
B. Antecedentes canalización de recursos de
legales penales y actividades ilícitas u otros
financieras delitos fuente.
C. Monitoreo de sus MIT LOGISTICS SAS se
operaciones ( encuentra en la labor de velar
actividad económica, por el cabal cumplimiento de
origen de sus las normas y procedimientos
ingresos, para la administración de los
características de sus riesgos, así como la detección,
operaciones, otros control y prevención del lavado
clientes, de activos y financiación del

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cumplimiento de terrorismo. Todos los

contratos y colaboradores de MIT
antigüedad en el LOGISTICS SAS; desde el
mercado) Gerente General hasta el
D. Reporte oportuno colaborador de menor rango,
a las autoridades son responsables de la
competentes cuando aplicación de las políticas y
identifica procedimientos para evitar ser
operaciones vehículos de cualquier
sospechosas operación de blanqueo de
capitales ilícitos o de
Debe contemplar financiación del terrorismo.
como mínimo los Actualmente MIT cuenta con
siguientes factores un manual y con un SARLAF el
para la identificación cual se realiza comités
de operaciones mensuales con los directores de
sospechosas: cada una de las áreas que
a. origen y destino de componen la empresa:
la operación de operaciones, comercial,
comercio aduana, recusos humanos, zona
internacional franca y financiero.
b. frecuencia de las
operaciones
c. valor y tipo de
mercancías
d. modalidad de la
operación de
transporte

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e. forma de pago de la
transacción
f. inconsistencias en
la formación yo nada
por el asociado de
negocio
g. requerimientos que
no son normales o
que salen de lo
establecido

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN MODIFICACIÓN FECHA

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