Manual de Microsoft Office Excel 2013: Instructor: Ramon Alfredo Castillo

Manual de Microsoft Office
Excel 2013
Instructor: Ramó n Alfredo Castillo

Dirigido
Profesionales que deseen adquirir y reforzar conocimientos necesarios para la utilización de la
hoja de cálculo (Excel) para el desarrollo de actividades laborales con aplicación financiera,
construcción de bases de datos o presentación de datos diversos.
Justificación
Disponer de competencias en el manejo de la hoja de cálculo Excel, permite que cualquier
usuario en el campo laboral sea eficiente en el uso de la aplicación, lo cual implica un
incremento en la productividad. Es por ello que se requiere de talleres prácticos que
proporcionen al usuario conocimiento para escoger la mejor ruta para solucionar el problema
planteado, aplicando la combinación más idónea para lograr ell resultado esperado.
Objetivo General
Actualizar y crear competencias en el manejo de la Herramienta para el manejo de hojas de
cálculo Excel, con base en ejemplos relacionados con aplicaciones de índole financiera,
construcción de bases de datos o presentación de datos diversos.
Objetivos Específicos
 Conocer los fundamentos del Excel: organización del libro, incorporación de hojas,
celdas, filas, columnas, nomenclatura, incorporación de filas y columnas, alcance las
aplicaciones de celdas y rangos de datos.
 Incorporar información a las celdas. Números, textos, fechas, horas.
 Formato de datos, formatos de celdas.
 Conocer el proceso para aplicar diseño a la página de un libro. Incorporación de
encabezados y pie de página, numeración de páginas. Imágenes en títulos o pie de
página.
 Conocer las posibilidades de creación y mantenimiento de bases de datos dentro de la
hoja de cálculo: clasificación, ordenamiento, formato condicional, agrupar,
desagrupar, consolidar, manejo de textos, validaciones, creación de escenarios.
 Conocer la aplicación de formato condicional a una celda o rangos de datos a la
información reflejada en la misma.
 Utilización de filtros simples y compuestos.
 Crear diferentes escenarios cambiando alguna variable.
 Utilizar las ventajas que nos proporciona las diversas funciones de búsqueda de datos
dentro de una hoja, utilización de hipervínculos.
 Construir gráficos: selección de los datos, generación del gráfico, tipos de gráficos,
tablas y gráficos dinámicos.
 Conocer el manejo de las fórmulas más importantes: Creación de fórmulas, elementos
de una fórmula, edición de fórmulas, referencias y errores, auditoría de fórmulas.
[Escribir texto]
 Conocer funciones y su clasificación: aritméticas, financieras, texto, hora y fecha,
búsqueda, lógicas. Condicional para funciones.
 Funciones avanzadas y su aplicación: rango dinámico, función desref, función volátil,
listas desplegables y listas desplegables con dependencia.
 Conocer las aplicaciones básicas de hipervínculos.
 Conocer el proceso de creación de tablas y gráficos dinámicos.
 Conocer los beneficios del trabajo colaborativo, mediante la utilización de las
facilidades que brinda la colocación de los documentos en la nube.
[Escribir texto]
Contenido
Dirigido 2
Justificación 2
Objetivo General 2
Objetivos Específicos....................................................................................................................2
ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CÁLCULO.......................................................................................7
Barra de herramientas y barra de acceso rápido.....................................................................7
La hoja de trabajo.....................................................................................................................8
ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO...........................................................................................9
Primeros Datos.....................................................................................................................9
Cambios de tamaño de fila y hoja de trabajo.........................................................................11
Aplicación de formatos...........................................................................................................14
Aplicación de bordes..............................................................................................................15
Insertar filas............................................................................................................................18
Insertar Fila............................................................................................................................18
Insertar columnas...............................................................................................................20
Insertar Columna....................................................................................................................20
Dar formato a los datos..........................................................................................................21
DISEÑO DE PÁGINA....................................................................................................................25
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS...........................................................................................31
Gestión de Bases de Datos y Listas.........................................................................................31
Tips para trabajar en forma efectiva..................................................................................31
Ordenación de listas...............................................................................................................31
NOMBRE DE RANGOS.............................................................................................................32
DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS..............................................................................32
Funciones de rangos. Operaciones con grupos de celdas..................................................35
Consolidar..............................................................................................................................37
Análisis...................................................................................................................................39
Utilización De Escenarios........................................................................................................39
Agrupar y Desagrupar............................................................................................................43
Agrupar..............................................................................................................................43
Desagrupar.........................................................................................................................44
[Escribir texto]
Subtotales..........................................................................................................................44
Filtros.....................................................................................................................................48
Filtro Automático...............................................................................................................48
Uso de criterios de filtro numérico automático en más de una columna...........................49
Uso del filtros numéricos....................................................................................................49
Uso de filtros de texto........................................................................................................51
Filtros Avanzados...............................................................................................................52
Herramientas de Datos..........................................................................................................53
Texto en Columnas.............................................................................................................53
Quitar Duplicados...............................................................................................................54
Validación de Datos............................................................................................................54
Formato Condicional..........................................................................................................56
GRÁFICOS EN EXCEL...................................................................................................................60
Más sobre gráficos en Excel...................................................................................................62
FORMULAS Y FUNCIONES...........................................................................................................66
Suma en Excel........................................................................................................................66
Otras operaciones..................................................................................................................68
Función Suma.........................................................................................................................68
Funciones en Excel.................................................................................................................71
Utilizar o insertar funciones...................................................................................................73
Condicionar fórmula...............................................................................................................77
FUNCIÓN PARA COPIAR VALORES..........................................................................................79
FUNCIÓN PAGO......................................................................................................................82
VINCULAR...............................................................................................................................84
HIPERVÍNCULO.......................................................................................................................85
FUNCIÓN DÍAS LABORALES....................................................................................................86
SIFECHA..................................................................................................................................87
AUDITORÍA DE FÓRMULAS.....................................................................................................88
RANGOS DINÁMICOS Y FUNCIONES VOLÁTILES.....................................................................92
Rango dinámico..................................................................................................................92
FUNCIÓN DESREF...................................................................................................................94
FUNCIÓN VOLÁTIL..................................................................................................................95
LISTAS DESPLEGABLES DEPENDIENTES – RANGOS EN FILAS..................................................96
[Escribir texto]
RANGOS DINÁMICOS CON LA FUNCIÓN INDIRECTO DE EXCEL............................................100
LISTAS DESPLEGABLES EN EXCEL CON AJUSTE AUTOMÁTICO..............................................105
Con columnas auxiliares.......................................................................................................106
LISTA DESPLEGABLE CON AJUSTE AUTOMÁTICO EN EXCEL..................................................112
LISTA DESPLEGABLE CON DOS NIVELES DE DEPENDENCIA...................................................116
TABLAS DINÁMICAS..................................................................................................................123
Gráficos Dinámicos...............................................................................................................127
MACROS 128
MANEJO DE PLANTILLAS..........................................................................................................129
TABLA DE ILUSTRACIONES........................................................................................................132
REFERENCIAS 133
[Escribir texto]
ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CÁLCULO
Barra de herramientas y barra de acceso rápido

Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato,
vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo.
Conozcamos la Barra de Herramientas:
Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las
aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos.
Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que
cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.
[Escribir texto]

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e
interlineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y
aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.
La hoja de trabajo
La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que para
nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.
En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas de
acuerdo al alfabeto y las filas por números.
Columnas
Filas
Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila
Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicación de la
celda.
Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de ubicarnos en ella con el
cursor y ya podremos proceder a escribir en ella.
Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de
nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo
[Escribir texto]
Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la
función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, así que se
encuentra vacío.
ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO
Primeros Datos
Como hemos mencionado anteriormente para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos
en la celda que lo deseamos hacer.
Para ello movemos el curso en dirección a donde queremos escribir, a través de las flechas de
movimiento del tablero o bien con el ratón.
Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos:
Nombre del Empleado
En la celda D4 escribimos Departamento,
Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la

columna no es suficiente para mostrar esta información.
Sin embargo podremos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las
dos columnas C y D.
[Escribir texto]
Aparecerá una especie de crucita con la cual podemos incrementar el tamaño
Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón
presionado comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado
de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro
que mostrará la medida del ancho de la columna
Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la
derecha. Ya se tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información
Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el

mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el límite entre la columna D y E,
pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la
derecha hasta alcanzar el ancho deseado.
[Escribir texto]
Asignación Práctica
Ingrese la siguiente tabla en la Hoja de Cálculo
Ejercicio 1 Ingresar Primeros Datos
Cambios de tamaño de fila y hoja de trabajo
Ya en la lección anterior al digitar Nombre del Empleado en una columna, tuvo que
aumentarse su tamaño para presentar esta información. De igual manera, puede ser realizado
con una fila, ya que su ancho también puede variarse y dársele el que se desee.
Para ello nos posicionamos en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por
ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4
Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia
abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra el
tamaño (Alto) que se le va dando a la fila.
[Escribir texto]
Finalmente se tendrá la fila del tamaño que se quiere.
También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla de trabajo. Hay

personas que les gusta tener una vista amplia de la página, es decir ver más columnas y filas
pero en la que la letra se ve más pequeña; y otros usuarios que prefieren tener una
panorámica más limitada pero que la letra y números se ven más grande.
¿Cómo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo...
1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas
2. Buscamos la opción Zoom, que se utiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja
de trabajo
3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo podemos

seleccionar el 75%
[Escribir texto]

Podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y los
números que escribamos se verán más pequeños.
Otras facilidades
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y
columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar.
Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, a través del movimiento que le
damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también podemos
avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las barras de
desplazamiento.
Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha
También hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite
movilizarnos.
Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita
Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita
Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar ENTER en una celda

determinada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar
ENTER salta a la celda de abajo.
[Escribir texto]
Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar Enter, el cursor se
ubicará en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo.
Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales
pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades
Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el último botón que
aparece en el menú de hojas y se creará una nueva
Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva
Aplicación de formatos
1. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos en la celda que
queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sería Nombre del Empleado
2. Buscamos en el botón Incio de la barra de herramientas la opción Centrar de

Alineación
3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.
4. Ya tenemos nuestros atributos centrados
5. Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos ubicamos en primer
lugar en Nombre del Empleado y buscamos la opción Negrita (N) de la sección Fuente
del botón Inicio de la barra de herramientas.
[Escribir texto]
6. Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2.
5. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas
Aplique los siguientes atributos:
Fila 1 correspondiente a títulos: Centre los Datos.
Filas Restantes correspondientes a datos, alinear a la izquierda.
Ejercicio 2 Aplicación de atributos a filas y columnas
Aplicación de bordes
Ya tenemos nuestra información de la nómina, con los atributos centrados y marcados en
negrita.
Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que tenemos.
Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información que hemos
escrito. Cómo sombreamos?
Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y
manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, comenzamos a mover el ratón para captar
toda la información
En la imagen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda el área deseada
[Escribir texto]
Una vez sombreada la información hasta la celda E12, buscamos un botón ubicado para
dibujar bordes en la opción Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas.
Botón Inicio:
Opción Dibujar Bordes:
Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuáles son todas las
alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.
Ya quedará nuestra nómina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados
[Escribir texto]
Aplicación Práctica
Coloque Bordes sencillos para separar los datos
Rodee toda la tabla de un borde grueso.
Coloque una línea doble entre el encabezado y los datos
Ejercicio 3 Aplicar Bordes a la tabla
Insertar filas
En Excel resulta útil la función de insertar filas y columnas, así por ejemplo si estamos
haciendo un presupuesto, una planilla o un informe de ventas; y se nos ha olvidado
información importante que necesitamos visualizar a través de una fila o columna, podemos
recurrir a la función insertar.
Insertar Fila
Por ejemplo, si tomamos la pequeña nómina de personal que se ha trabajado en lecciones
anteriores, podría darse el caso que se nos haya olvidado ingresar los datos de una empleada
más. Como se encuentran listados por orden alfabético, será necesario insertar una fila para
poder introducir los datos faltantes.
El nombre de la persona es: Carmen Chicas Díaz
Veamos nuestra tabla para visualizar donde tendría que insertarse una fila.
Debería de insertarse la fila entre las dos personas indicadas en la imagen. Sigamos los pasos
siguientes para insertar la fila:
1. Nos ubicamos en la fila 5, que es en la que quisiéramos tener un nuevo espacio para escribir
los datos restantes.
[Escribir texto]
2. Buscamos la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio
3. Seleccionamos Insertar filas de hoja
4. Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la información que
falta.
5. Escribamos la información:
Incorporar una fila después de Eugenio Burgos, con los siguientes datos:
Carmen Chicas Díaz, Ventas, Vendedora.
Seguir los pasos anteriormente explicados.
[Escribir texto]
Ejercicio 4 Insertar una fila
Insertar columnas
Insertar Columna
Así como insertamos filas, también en Excel puedan insertarse columnas.
Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir un nuevo parámetro
de información sobre los empleados. Siento este la edad, por ejemplo, habrá que incluir una
columna para poder ingresar estos datos.
Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:
1. Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este caso, la edad la
pondremos al lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.
2. Buscamos la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio
3. Desplegamos el menú y seleccionamos Insertar columnas de hoja
4. En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna
5. Escribimos el parámetro Edad y los datos correspondientes a cada empleado
Nuestra nómina quedaría de la siguiente forma:
[Escribir texto]

Incorpore la columna de edad entre el Nombre del Empleado y el Departamento. Siguiendo

los pasos explicados anteriormente
Ejercicio 5 Insertar Columna
Dar formato a los datos

En esta lección aprenderemos a darle formato a los datos con los que estamos trabajando en
Excel.
Para cambiar el tipo de fuente
1. Sombreamos el área a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemos que
manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón nos movemos de tal forma de ir
sombreando los datos que queremos cambiar.
[Escribir texto]

2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, así que buscamos esta opción en la barra de
herramientas del botón Inicio
3. Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial
Narrow
4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo.
Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño deseado, por ejemplo en
este caso cambiaremos de un tamaño 11 a un 14
[Escribir texto]

5. Ya nuestros datos tendrán el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguiente imágen
Si también queremos cambiar el color de la fuente:
a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en
la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos
movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo
b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente
c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso

optaremos por un color Rojo
[Escribir texto]

d) Ya nuestros parámetros estarán marcados con este color. Veamos
Aplique el siguiente formato a la tabla.
Títulos: Fuente Arial 12, negritas, color rojo.

Datos: Fuente Arial 12, sin negritas.
Ejercicio 6 Dar formato a los datos de una tabla
[Escribir texto]
DISEÑO DE PÁGINA
Incorporemos la siguiente información, comenzando en la celda A1.
Las opciones para aplicar diseño a una página se encuentran en la pestaña DISEÑO de la barra
de herramientas.
Puede aplicar diseño utilizando uno a uno los íconos que se encuentran en la pestaña antes
mencionada: márgenes, orientación, tamaño del papel,, etc.
Una segunda opción es dar clic sobre el ícono Imprimir Títulos y proceder a incluir las
características del diseño de la página.
A continuación presentaremos los pasos con la segunda opción.
1. Presione “configurar página”, en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Aparecerá una ventana con cuatro pestañas, sobre la muestra de la hoja.
[Escribir texto]
2. La primera pestaña, “página”, permite colocar el tamaño del papel y su orientación. Así
como la calidad de impresión y el control de la numeración automática de página.
[Escribir texto]
3. La segunda pestaña “márgenes”, permite establecer el tamaño de los márgenes, así
como centrar la página de forma vertical y horizontal.
4. La tercera pestaña “encabezado y pie de página, permite colocar encabezados y pie de

página a nuestra hoja de cálculo. Estas opciones son especialmente útiles, ya que no
ocupan ninguna celda de la hoja de cálculo.
Para agregar el encabezado presione clic sobre Personalizar Encabezado.
5. Coloque en cada una de las secciones, el contenido que usted desee aparezca en su
hoja de cálculo. Por ejemplo: izquierda, el nombre de la Institución o el departamento,
[Escribir texto]
al centro el título del reporte, para este caso PRESUPUESTO, y a la puede colocar la
fecha. Puede aplicar formatos a las fuentes utilizadas, por ejemplo negritas y agrandar.
Una vez concluido el encabezado puede añadir el pie de página. No es obligatorio el
uso de ambos.
6. Al igual que en el encabezado existen tres sesiones, y usted puede elegir usar todas, o
solamente algunas de ellas. Puede incluir un texto, imagen, número de página etc.
[Escribir texto]
7. Finalmente, puede indicar, otros aspectos como: definir el área de impresión, o si
desea mantener el mismo encabezado en filas y columnas en el caso que su hoja de
cálculo contenga varias páginas.
Al concluir presione “Aceptar”, para que se apliquen los cambios a su formato de
impresión.
Aparecerá la hoja nuevamente, pero esta vez con los cambios que cambiarán su
apariencia.
Siguiendo los pasos anteriormente descritos, coloque encabezado y pie de página a la hoja
de presupuesto.
Ejercicio 7 Insertar Encabezados y Pie de Página a una Hoja
[Escribir texto]
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
Gestión de Bases de Datos y Listas

Tips para trabajar en forma efectiva
 Cada columna debería contener la misma clase de información. Por ejemplo, en una
lista de personal, deberíamos dejar una columna para los números de identificación,
otra para los apellidos, otra para los nombres etc.
 La primera o dos primeras filas de la lista deberían ser rótulos, cada una de las cuales
debiera describir el contenido de la columna que hay debajo de éste.
 Deberá evitarse la aparición de las filas y columnas en blanco dentro de las listas.
 Sería ideal que una lista ocupara una página de un libro sólo para ella. Si no es posible,
la lista debería estar separada de cualquier otra información que aparezca en la misma
hoja de cálculo por lo menos una fila y una columna en blanco.
 Si pensamos filtrar la lista no debemos colocar otra información en las filas ocupadas
por la lista.
Ordenación de listas
Excel proporciona numerosas formas de ordenar rangos de una hoja de cálculo,
independientemente de si Excel considera a estos rangos como listas. Podemos ordenar por
filas o columnas, en orden ascendente o descendente y considerando o ignorando las
mayúsculas.
Proceso
Sombree los datos

de la lista
incluyendo los
encabezados de las
columnas
1.
1. Presione “clic” sobre la pestaña Datos de la

barra principal.
2.
[Escribir texto]
3.
Se abre una ventana en la que se incluirán los parámetros para ordenar.

 Se pueden ordenar filas o columnas, presione sobre OPCIONES, y allí puede
indicar si ordenará filas o columnas.
 Seleccione el campo por el cual desee ordenar la lista, si lo desea por valores y
la forma: ascendente o descendente.
 Si desea ordenar por más de un campo, presione “clic” sobre AGREGAR NIVEL;
y aparecerá una nueva fila con los datos del segundo campo considerado para
ordenar.
Abra un libro nuevo, y cree una lista con los datos que se incluyen a continuación:
Apellido Nombre Cédula Fecha

24/12/200
Hernández María 129578574 0
06/06/200
López Pedro 64267963 5
17/03/199
Arvelo José 45789655 6
04/03/200
Cañizales Luisa 108487505 5
08/06/200
Rodríguez Antonio 78923674 6
Clasifique la información por: Apellido, Nombre y Cédula.
Ejercicio 8 Creación y Orden de una Lista
[Escribir texto]
NOMBRE DE RANGOS
DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de
simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.
Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas.
Nombrar Rangos
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un
semestre de cuatro productos
Sombreamos el rango que queremos

nombrar. Por ejemplo el mes de febrero
1.
2) En el Cuadro de nombres, justo al lado

de la barra de fórmulas, escribimos el
2. nombre que pondremos al rango.
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos
Hagamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos
a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos
[Escribir texto]

b) Escribimos en el Cuadro de nombre,
Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado
Para los Clavos:
1) Sombreamos datos de ventas de los clavos
2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y

pulsamos Enter en el teclado
Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de
herramientas.
Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra

de herramientas

Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un

rango

[Escribir texto]
Se abrirá un cuadro de controles donde
nombramos el Rango y establecemos el conjunto
de datos que lo formarán

Seleccionamos el conjunto de datos que

forman parte del rango, esto lo realizamos
sombreando en la hoja de trabajo las celdas
correspondientes

Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya

tendremos nombrado el Rango
Funciones de rangos. Operaciones con grupos de celdas
En la lección anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en esta revisaremos como se
realizan las funciones entre los rangos de una forma fácil una vez han sido creados.
Caso 1. Total de Ventas en Febrero
1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado

de la suma total de ventas de Febrero.
2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a

la operación, seguidamente de la palabra Suma y el nombre
del rango Febrero

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total
de la suma de febrero, sin necesidad de haber sombreado
cada una de las celdas nuevamente
[Escribir texto]
Caso 2. Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos

a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado
b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operación en la

celda, seguido de la palabra Suma y escribimos dentro de los
paréntesis, las palabras Martillos y Clavos separados por un
Notemos que las palabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango de datos o
celdas a sumar a partir de la fórmula común: =Suma(nombre1;nombre2)
c) Damos Enter en el teclado y ya estará calculado el total de la suma de Clavos y Martillos, sin
necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras
Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fácil insertar funciones
sin necesidad de realizar una selección de celdas. Además que puede ser realizada en cualquier
parte de la hoja de trabajo, lo único que debemos recordar es como nombramos nuestro rango.
Coloque los datos que se expresan a continuación
Cree el rango para el mes de marzo y abril.
Totalice las celdas que pertenecen a cada rango.
Ejercicio 9 Creación de rangos
Consolidar
Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.
[Escribir texto]
Proceso
1. Debe señalar los rangos que desee sumar, para ello presione “clic” sobre el ícono
consolidar.
Se consolidarán los Bonos de Administración, Ventas y

Operaciones.
Para ello deberá incluir totales para cada uno de los rubros
como se muestra en el ejercicio 14
2. Aparece la siguiente ventana:
Se incluyen los datos de la siguiente manera:
a. Presione el ícono a la derecha de referencias, Sombree las celdas que corresponden al

total del bono de administración. Note que Excel “traduce” a la ubicación de las celdas. La
ventana con la información se muestra, presione agregar para que la información se
traslade al espacio inferior. A continuación repita la operación para Ventas y Operaciones.
El resultado luce de esta manera.
[Escribir texto]
Note que ahora se encuentran las celdas de los bonos de administración, ventas y
operaciones en el recuadro inferior de la ventana.
El resultado de la consolidación se muestra de este modo:
Departamento Apellido Nombre Cédula Fecha Bono profesión

Hernánde
Administración z María 129578574 24/12/2000 2000 contador
Administración López Pedro 64267963 06/06/2005 5000 médico
Administración Arvelo José 45789655 17/03/1996 1000 economista
Administración Cañizales Luisa 108487505 04/03/2005 2000 contador
Administración Rodríguez Antonio 78923674 08/06/2006 1000 administrador
1100
0
Ventas Avila José 129578574 24/12/2000 2000 Publicista
Ventas Meneses Rafael 64267963 06/06/2005 5000 mercadólogo
Ventas Vidal Julio 45789655 17/03/1996 1000 vendedor
8000
Operaciones Villamizar Daniel 45789655 45789655 1000 operador
Alcalá Maria 108487505 108487505 1000 operador
2000
2100
0 Gran total
Transcriba la información dada.
[Escribir texto]
Totalice para cada Departamento los valores correspondientes a Bono.
Consolide los totales obtenidos como Gran total.
Ejercicio 10 Consolidación de Información
Análisis
El análisis y si es en el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cómo afectan los
cambios al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo.
En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de análisis y si: escenarios, tablas de datos y
búsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de
entrada y determinan posibles resultados. Una tabla de datos funciona únicamente con una o
dos variables, pero puede aceptar muchos valores diferentes para estas variables. Un
escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta 32 valores. La búsqueda
de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las tablas de datos ya que toma un
resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado.
Además de estas tres herramientas, puede instalar complementos que le ayudarán a realizar
análisis y si, como el complemento Solver. El complemento Solver es similar a la búsqueda de
objetivo, pero puede acomodar más variables. También puede crear previsiones mediante
varios comandos y el controlador de relleno que están integrados en Excel. Para modelos más
avanzados, puede usar el complemento Analysis Pack.
Utilización De Escenarios
Esta herramienta avanzada nos permitirá analizar las variaciones de determinadas variables
dentro de un informe sobre unos resultados finales o intermedios.
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y sustituye en nuestro informe.
Utilizaremos los escenarios para observar la variación en el resultado de nuestro modelo.
Tenemos la posibilidad de crear y guardar diferentes grupos de valores, en distintos escenarios
y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.
Se utilizará como ejemplo un presupuesto de ingresos y egresos.
Disponemos de una
distribución de gastos
clasificados como fijos
y variables, así como
unos ingresos que
dependen del número
de unidades vendidas y
su precio unitario,
todos ellos estimados
para el ejercicio 2010.
Requisitos Previos.
Establecer antes de la creación de los escenarios las variables que se desea estudiar.
[Escribir texto]
Indicar cuáles son las celdas que contienen las variables de estudio y que sufrirán cambios para
ejecutar el estudio.
Pueden ser creados tantos escenarios como sean necesarios.
Pasos a seguir.
Seleccione en la Pestaña datos, la opción Análisis y Presione “clic” sobre administrador de

escenarios.
Obtendrá la siguiente ventana, en la

cual puede crear el nuevo escenario.
Al presionar agregar obtendrá la

siguiente ventana de diálogo.
Cree un Primer Escenario

denominado situación normal y
señale como celdas cambiantes las
unidades a ser vendidas durante
cada uno de los trimestres.
Para variar los valores de las celdas

cambiantes presione “clic” sobre el
ícono con la flecha perpendicular, y
sombree las celdas que desee
cambiar.
De “clic” sobre Aceptar.
[Escribir texto]
Introduzca el valor que
corresponderá a cada una
de las celdas para la
Situación Normal.
Al finalizar presione Aceptar
A continuación cree dos escenarios adicionales, el primero nómbrelo como escenario

pesimista, y asocie solamente el 50% del valor de cada una de las celdas cambiantes. El
segundo nómbrelo como optimista y asocie para cada celda cambiante el 50% adicional para
cada valor.
Note que al final la ventana de

Administración de Escenarios
muestra los tres escenarios
creados.
Cada vez que se desee sustituir

los valores de alguno de los
escenarios creados en la tabla
original, hay que presionar doble
“clic” sobre el escenario
deseado.
Se obtiene el siguiente resultado,

para la selección Optimista.
[Escribir texto]
Si desea ver el resumen de los tres escenarios creados presione clic sobre Resumen. Obtendrá
un cuadro con los tres posibles escenarios.
Adicionalmente puede elegir la opción tabla dinámica, y los datos se ofrecerán un formato
dinámico con el que podrá mover la información para obtener diferentes presentaciones que
faciliten el análisis.
Desarrollar paso a paso el ejemplo anterior. Aplicando tres tipos de escenarios y mostrando
el resumen generado por la aplicación.
Ejercicio 11 Construcción de Escenarios
Agrupar y Desagrupar
Agrupar
Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.
Facilita la visualización de una hoja de datos. Para el ejemplo con que hemos venido
trabajando, nos permitiría contraer, la información para visualizar un departamento en
particular.
Proceso
1. Incorpore una fila en blanco entre cada uno de los departamentos.
[Escribir texto]
2. De clic sobre el botón agrupar.
Sombree cada uno de los departamentos y presione la función de agrupar.
En el área izquierda de la hoja de cálculo aparecerán

nuevos elementos, acompañados de los símbolos de –
y +.
El símbolo de – indica que se contraerán las filas que

han sido agrupadas. El símbolo de + indica que serán
expandidas
Desagrupar
Sombree las filas que desee desagrupar, y presione “clic” sobre el ícono desagrupar.
Departamento Apellido Nombre Cédula Fecha Bono profesión

Hernánde
Administración z María 129578574 24/12/2000 2000 contador
Administración López Pedro 64267963 06/06/2005 5000 médico
Administración Arvelo José 45789655 17/03/1996 1000 economista
[Escribir texto]
Administración Cañizales Luisa 108487505 04/03/2005 2000 contador
Administración Rodríguez Antonio 78923674 08/06/2006 1000 administrador
1100
0
Ventas Avila José 129578574 24/12/2000 2000 Publicista
Ventas Meneses Rafael 64267963 06/06/2005 5000 mercadólogo
Ventas Vidal Julio 45789655 17/03/1996 1000 vendedor
8000
Operaciones Villamizar Daniel 45789655 45789655 1000 operador
Operaciones Alcalá Maria 108487505 108487505 1000 operador
2000
2100
0 Gran total
Elimine las filas que contienen los totales.

Incorpore una fila en blanco entre cada uno de los departamentos.
Agrupe por departamentos.
Ejercicio 12 Agrupar por Departamentos
Subtotales
Esta función permite producir subtotales por niveles dentro de una lista de datos.
Proceso.
1. Sombree el área de datos sobre la cual desee incorporar los subtotales. Incorpore la
celda que contiene los títulos.
[Escribir texto]
Presione “clic” sobre el ícono subtotal
2.
Indique la forma cómo se producirán los

sub totales.
Para nuestro ejemplo, deseamos que

cada vez que se produzca un cambio de
departamento se produzca un subtotal,
de los datos contenidos en las celdas
correspondientes a Bono.
Tildamos en las casillas

correspondientes a reemplazar
subtotales actuales y Resumen debajo
de los datos. Para que los subtotales se
muestren debajo del grupo de celdas de
cada departamento.
3.
4. Los resultados aparecen así:
Note que en la esquina superior izquierda aparecen números de nivel, las cuales
permiten agrupar y desagrupar la información.
Si presiona sobre el signo – del primer nivel obtendrá el siguiente resultado:
[Escribir texto]
Si presiona sobre cualquiera de los signos – del segundo nivel contraerá la información
del departamento a que corresponda el signo menos. Si presionamos sobre el signo –
del departamento de ventas, se obtiene el siguiente resultado:
Si presiona los tres signos menos del segundo nivel obtendrá un resumen, ya que
comprimirá todas las filas, mostrando solamente aquellas que contienen los totales.
Genere Totales para cada departamento y total general de la información que se muestra.
[Escribir texto]
Ejercicio 13 Generación automática de totales
[Escribir texto]
Filtros
El filtrado de una lista es el proceso de ocultar todas las filas salvo aquellas que cumplen
criterios específicos. Excel proporciona dos órdenes de filtrado : Automático para criterios
simples y avanzado para criterios más complejos.
Filtro Automático
Sombree la columna que desee filtrar.
1.
Presione “clic” sobre la pestaña DATOS de la barra principal.

2.
Presione “clic” sobre FILTRO.
3.
4. Aprecie que aparece un botón con una flechita que indica múltiples selecciones, al
presionar clic sobre este botón, usted puede marcar uno o varios valores con los
cuáles se filtrará el contenido de la columna. Por ejemplo, si marca López, solamente
aparecerán los apellidos que coincidan con la selección.
Si presiona sobre la
flechita podrá seleccionar
el criterio para filtrar
[Escribir texto]
Uso de criterios de filtro numérico automático en más de una columna
Podemos especificar criterios de Filtro Automático para una lista en tantas columnas como
deseemos, luego se aplica el filtro sobre la columna por la cual deseamos hacer la selección.
Uso del filtros numéricos.

Para un campo numérico se pueden aplicar condicionales para la acción de filtrado, así como
ubicar los contenidos con los siguientes criterios: diez mejores, superior al promedio, inferior
al promedio.
[Escribir texto]
Al seleccionar alguna de estas opciones aparecerá la siguiente ventana,
Coloque el rango con el cual

usted desee comparar,
además puede hacer doble
condicional usando las
relaciones Y u O.
Por ejemplo si usted coloca que filtre las cantidades mayores a 4000 el resultado que mostrará
luego de filtrar será:
Otra facilidad corresponde a que solamente muestre los mejores en un rango. Útil para
resaltar los productos más vendidos, pedidos etc.
[Escribir texto]
Puede colocar también los
inferiores y variar el número 10
por encima o por debajo.
También puede seleccionar
elementeos o porcentajes
Uso de filtros de texto

El procedimiento es igual que para los filtros numéricos, pero las relaciones se establecen de
forma diferente.
Actividad Práctica
Agregue dos columnas adicionales con la siguiente información:
Apellido Nombre Cédula Fecha Bono profesión

Hernández María 129578574 24/12/2000 2000 contador
López Pedro 64267963 06/06/2005 5000 médico
Arvelo José 45789655 17/03/1996 1000 economista
Cañizales Luisa 108487505 04/03/2005 2000 contador
Rodríguez Antonio 78923674 08/06/2006 1000 administrador
Aplique un filtro numérico a la columna de Bono mostrando los inferiores a 5000
Aplique un filtro de texto y muestre solamente las personas cuya profesión sea contador
[Escribir texto]
Ejercicio 14 Filtros Numéricos y de Texto
Filtros Avanzados
Permite realizar lo siguiente:
 Especificar criterios que involucren a dos o más columnas y mediante una relación O.
 Especificar tres o más criterios de una columna en particular, donde está involucrada al
menos una conjunción O.
 Especificar criterios de cálculo.
 Extraer filas desde la lista y colocar copias de esas filas en otra parte de la hoja de
cálculo actual.
Procedimiento:
1. Inserte en la parte superior el criterio de selección
2. Sombree la tabla y presione “clic” sobre filtro avanzado
3. Aparecerá una ventana en la cual deberá ingresar la siguiente información
Rango de la lista, aparecerá el rango de

celdas que usted sombreó previamente.
Rango de criterios, colocará las celdas con

el criterio de selección que ingresó en la
parte superior de la tabla.
En caso que quiera mover la información a

un lugar distinto de la hoja de cálculo,
marque copiar a otro lugar y en copiar a
coloque el rango de celdas.
[Escribir texto]
4. El resultado de la selección se muestra a continuación.
Seleccione mediante un filtro avanzado a la persona con cargo de médico y mueva la

información a otro lugar de la hoja de cálculo.

Ejercicio 15 Aplicación de un filtro avanzado
Herramientas de Datos
Texto en Columnas
Divide el contenido de una celda en Excel en varias columnas. Por

ejemplo puede dividir el contenido de una celda que contenga apellidos y
nombres, en dos celdas separadas que contengan el apellido y el nombre.
Quitar Duplicados
Elimina las filas duplicadas en una tabla seleccionada.
Validación de Datos
Restringe el ingreso de datos que no se encuentren rangos previamente establecidos.
Proceso
[Escribir texto]
Sombree las celdas sobre las cuales desea aplicar la validación.
1.
2.
3. Presione “clic” sobre la opción validar datos
Elija la primera de las opciones
4. Aparecerá una ventana con tres pestañas.
En configuración coloque el
valor permitido a ser
ingresado.
En la segunda pestaña coloque

el mensaje que desea
aparezca al ingresar la
información
En la tercera pestaña, coloque

el mensaje de error que desea
aparezca en caso de ingresar
datos no permitidos.
5. Al ingresar la opción número entero, podrá ingresar los rangos de datos permitidos:
[Escribir texto]
6. Al ingresar un valor no permitido le aparecerá el mensaje de error.

Valide que los bonos no sean inferiores a 500
Ejercicio 16 Validación de datos
Formato Condicional
Para una celda o grupos de celdas, resalta valores interesantes, enfatiza valores poco usuales,
y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de íconos basados en
criterios.
[Escribir texto]
Para aplicar formato condicional, sombree el área de datos, al cual desee
aplicar el formato condicional y presione “clic” sobre el ícono de la barra
de herramientas principal correspondiente a formato condicional .
Aparece un menú en el cual se muestran todas las

opciones que puede aplicar.
Las dos primeras opciones permiten resaltar una

regla asociada a los valores.
Las tres opciones siguientes tienen que ver con

marcar el contenido con barras, es calas o
conjunto de íconos según sean los valores
contenidos en el área sombreada.
Por ejemplo; si deseamos sombrear los valores

superiores a 3000. Hacemos lo siguiente:
Presione sobre la regla que desee aplicar al

rango de celdas seleccionado.
Observe que puede seleccionar entre diferentes

tipos de comparación, inclusive, comparar contra
un texto específico o una fecha.
También puede escoger la opción de Más reglas

la cual contiene opciones avanzadas.
A continuación presenta una ventana para

definir el valor de la comparación.
Coloque el valor de referencia, o

presione clic sobre el ícono de la
derecha y seleccione el valor desde una
celda
[Escribir texto]
El resultado es que la celda que contiene valores
superiores a 5000 se le ha aplicado color al fondo y al
texto.
Aplique formato condicional para mostrar los valores mínimos del rango de celdas
seleccionado
Ejercicio 17 Aplicar formato condicional valores minimos
Para el caso que desee aplicar barras o escalas de colores, debe igualmente sombrear el área y
los resultados que se obtienen son los siguientes:
Para el primer caso observe que la barra que sombrea la celda es de mayor tamaño para los
valores superiores y menor para los valores inferiores. En el caso de las escalas de colores, el
valor mayor es verde oscuro y el menor rojo.
[Escribir texto]
GRÁFICOS EN EXCEL
Demos un vistazo a la barra de herramientas, para conocer como acceder a la función de

elaboración de gráficos.
La opción de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra de

herramientas
Y presenta una amplia gama de gráficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imagen:
Pero cómo creamos un gráfico?
1) Sombreamos los datos que deseamos graficar
2) Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna
3) Pulsamos y se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico Columna.

Seleccionamos el gráfico específico que deseamos
4) Ya estará creado en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que hemos

seleccionado
[Escribir texto]
Como vemos es un gráfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje
de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los
dos productos de interés.
Hasta acá hemos creado un gráfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentación,
colocándole un título y nombre a los ejes coordenados.
Excel una vez habiendo creado un gráfico, abre en la barra de herramientas tres pestañas que
comprenden las funciones específicas para edición y formato de un gráfico. Veamos cuales son
estas tres nuevas pestañas, se denomina Herramientas de gráficos
Escribamos el título del gráfico
a) Buscamos en la barra de herramientas de gráficos, la sección correspondiente a Etiquetas.
b) Seleccionamos y pulsamos Título de gráfico
[Escribir texto]
c) En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título del gráfico,
donde escribiremos el nombre
d) Escríbimos el Título del gráfico, siendo para el ejemplo Ventas
Más sobre gráficos en Excel

Hemos creado en la lección anterior un gráfico de columnas de la información de las ventas de

martillos y clavos en los meses de enero a abril.
Aprendimos como también escribir el título del gráfico. En esta lección aprenderemos unas
cosas más.
Nombre de los ejes.
1) Nos posicionamos sobre el gráfico y seleccionamos de la barra de herramientas de gráfico

Rótulos del eje
2) Se desplegarán las opciones. Primero seleccionamos Título del eje horizontal primario, y
luego donde queremos visulizar el título del eje, para este caso Título bajo el eje
3) Aparecerá en el gráfico un rectángulo que muestra la lectura Título del eje
[Escribir texto]
4) Escribimos en el rectángulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses
5) Luego pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje vertical
primario, específicamante Título girado en este caso
6) En el gráfico aparecerá un rectángulo en el eje de las ordenadas que dirá Título del eje.
7) Escribiremos en este rectángulo el signo de dólar "$", que es lo que está representando el
eje
8) Veamos como ha quedado nuestro gráfico.
[Escribir texto]
Para modificar el tipo de gráfico, nos posicionamos sobre él y buscamos en la barra de
herramientas de gráfico el ícono Cambiar tipo de gráfico.
Seleccionamos el nuevo tipo de gráfico, en este caso cambiaremos a uno de Línea
Ya se habrá cambiado en nuestra hoja de trabajo el gráfico
Genere con los datos utilizados en el ejercicio anterior un gráfico de área o “tipo torta”.
Ejercicio 18 Elaboración de Gráficos
[Escribir texto]
FORMULAS Y FUNCIONES
Incorpore la siguiente información en una nueva hoja del libro.
Ejercicio 19 Creación de Tabla con Datos Numéricos
Suma en Excel
Excel primordialmente es una gran hoja de cálculo, que es utilizada para realizar diferentes
operaciones matemáticas y financieras.
Por tanto, como hoja de cálculo comprenden diferentes funciones que poco a poco iremos
aprendiendo.
Operación suma en Excel
Son dos formas en las que puede realizarse la operación suma en Excel, una utilizada
principalmente cuando son rangos numéricos continuos, y la otra en cualquier situación que se
desee calcular una suma.
Suma Cualquiera:
Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisiéramos

sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haríamos lo siguiente:
Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total

de la suma de estas cantidades.
1.

[Escribir texto]

2. Para que Excel reconozca una operación cualquiera, es utilizado
el signo igual. Este indica que un cálculo numérico se realizará en
2. dicha celda.

3. Veamos también como nuestra barra de fórmulas identifica en esta celda el signo igual.
4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril, marcaremos

estas cuatro celdas. Cómo lo hacemos? veamos..
Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad
(correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más, marcamos la segunda
cantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y escribimos otro signo más, marcamos
la tercera cantidad
hasta el momento esta sería la suma
5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la cuarta
cantidad.
Veamos también la barra de fórmulas, como va mostrando todo lo que se está realizando en la
celda seleccionada:

6. Cuando se haya marcado la última celda a sumar,
pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el
[Escribir texto] resultado de la suma.
6.

Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos
posicionarnos con el ratón en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de
estas celdas se marca, formándose un borde de color alrededor de ella.
En este caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 es punteado. Señal que está siendo
seleccionado.
Otras operaciones
Operación Signo
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Sume los datos de los meses de enero a abril siguiendo las instrucciones que acaba de
recibir.
Sume los datos de la columna enero, siguiendo las instrucciones que acaba de recibir.
Ejercicio 20 Sumar datos contenidos en filas o columnas
Función Suma
Suma de rangos numéricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de las formas en las que se
suma en Excel, marcando las celdas que se quieren sumar.
En esta lección veremos cómo se suman rangos numéricos, principalmente rangos continuos.

1. Nos posicionamos en la celda donde queremos
presentar la suma de varias cantidades.
[Escribir texto]
1.

. Buscamos y seleccionamos la función Autosuma

de la barra de herramientas del botón Inicio.
2.

3. Una vez pulsada la función Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar.
Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo el botón
izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas las
celdas a sumar
Si vemos la imágen, podremos ver cual es el rango de datos que está sumando, desde la celda
C5 hasta la celda F5

También podemos ver nuestra barra de fórmulas, y
mostrará la operación de la celda
Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el

teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.
4
Así podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores.
También si queremos saber cuanto es lo que tenemos que presupuestar para estos cuatro
meses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer.
[Escribir texto]
a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado
b) Buscamos y seleccionamos la opción Autosuma de la barra de herramientas.
c) Sombreamos el área que queremos totalizar o sumar
Veamos la barra de fórmulas:
[Escribir texto]
d) Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el área. Ya tendremos la cantidad
totalizada
Utilizando la función suma, coloque totales de los datos contenidos en las filas y columnas.
Ejercicio 21 Aplicación de la función suma
Funciones en Excel
Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo para el cálculo
sencillo de operaciones matemáticas, sino también para operaciones estadísticas y financieras,
entre otras.
Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones:
- listando los datos: = 4+5+6+7
- marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2
- utilizando la función Autosuma:
Excel presenta otras funciones, veamos donde accedemos:
1) Pulsamos el botón Fórmulas de la barra de herramientas
2) Visualicemos donde se encuentran todas estas funciones
[Escribir texto]

3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una función de matemáticas y trigonométricas,

desplegamos las opciones
Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores:
Si queremos saber cuál es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro, hacemos
lo siguiente:
1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado
Nos ubicamos en la celda que queremos

el resultado
1.

2) Escribimos la función Promedio y sombreamos el área de cálculo
[Escribir texto]
3) Veamos la barra de fórmulas, que rastrea lo que se estamos realizando

Pulsamos Enter y el resultado es el
siguiente:
4)
Calcule el promedio para los meses de enero y febrero de la hoja Presupuesto, colóquelos
debajo del total
Ejercicio 22 Cálculo de Promedio
Utilizar o insertar funciones

Aprendamos en esta lección como insertar una función de las pre-establecidas en Excel.
El primer caso que tomaremos como ejemplo será la función Contar, útil cuando son muchas
las celdas y necesitamos saber el número de elementos que tenemos en un listado o en una
tabla.
Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opción entre algunas selectas
que tiene el ícono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es desplegando el
tipo de funciones que contiene esta en específico. Veamos con detenimiento cuales son estas
dos formas.
Primera forma
Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de

números

Nos posicionamos en la celda donde queremos el

resultado, y pulsamos el ícono Insertar función
de la barra de herramientas.
[Escribir texto]
1.

Se desplegarán
algunas opciones
que se encuentran
cargadas y son de
fácil acceso (no
significa que solo
sean estas las que
posee Excel)
2.

Si vemos la imagen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente. Sin embargo,
podríamos seleccionar otra categoría.
Sino también podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar una función:, de
esta forma Excel automáticamente busca la función que se adapte a la necesidad.
Seleccionamos la
función Contar.
3.

Se abrirá el cuadro
de controles de
esta función Contar
4.
[Escribir texto]

Sombreamos las
celdas que
deseamos contar,
es decir el rango A2
a E2
5.

Pulsamos Enter en
el teclado, y ya
6. tendremos nuestro
resultado.
Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy fácil contar los
elementos, sin embargo la función Contar es muy útil cuando son muchas las celdas en un
cuadro y necesitamos saber con exactitud el número de elementos.
Segunda Forma
1) Buscamos el ícono que contiene esta función Contar, de las opciones que se tienen en el
inventario de funciones de la barra de herramientas
Buscamos el ícono que

contiene esta función Contar,
de las opciones que se tienen
en el inventario de funciones de
la barra de herramientas
1.

Seleccionamos la función Contar del

paquete de funciones Estadísticas.
2.
[Escribir texto]
3) Y nuevamente aparecerá el cuadro de controles de la función Contar. De ahi para adelante
realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el área que queremos contar y pulsamos
Enter.
El segundo caso de ejemplo, es la función Mínimo. Utilizada cuando necesitamos saber de un
conjunto de elementos numéricos, cual es el valor mínimo.
a) Nos posicionamos en la celda donde

queremos el resultado, y buscamos en el
inventario la función Mínimo dentro del
paquete de funciones Estadísticas

b) Seleccionamos la función MIN, de

mínimo
c) Se abrirá nuestro cuadro de controles de

esta función y sombreamos el área de la que
queremos saber el valor mínimo
d) Pulsamos Enter en el teclado para

conocer el resultado
Ciertamente el número cuatro es el valor mínimo de la serie de cinco números que tenemos.
[Escribir texto]
Cuente los rubros de la primera columna del Presupuesto. Coloque el Resultado debajo de la
celda cuyo contenido es “totales”.
Coloque el Mínimo para cada una de las filas que corresponden a un rubro, al la derecha de
la celda que contiene el total por rubro.
Ejercicio 23 Contar y Calcular Valor Mínimo
Condicionar fórmula
La opción de condicionar una fórmula permite establecer comparaciones, para posteriormente

aplicar un valor a una determinada operación matemática.
Una aplicación de esta función es el uso de una escala de descuentos.
Por ejemplo:
Disponemos de la siguiente tabla de descuentos:
Hasta 40 unidades solicitadas no se

aplicará descuento,
Hasta 120 unidades se aplicará 10%
Hasta 320 unidades se aplicará 15%
De 320 en adelante se aplicará 20%
Se prepara la siguiente tabla para calcular la cantidad de productos que se desean producir
según el pedido, determinando las horas necesarias para su fabricación y el precio que se
cobrará para cada producto. Posteriormente dependiendo de la cantidad de productos en el
pedido se procederá a la aplicación del descuento.
[Escribir texto]
Observe que el descuento a ser aplicado es del 10%, basado en la tabla de descuentos
mostrada anteriormente.
Notas:
a. Para facilitar el ejemplo hemos colocado los valores con los que deseamos comparar
directamente. Pero puede ser el contenido de una celda o rango.
b. Antes del segundo SI, debe colocarse una coma (,). Después de cada SI debe abrirse un
paréntesis, los cuales serán cerrados al final de la expresión lógica.
c. Se comienza a armar la estructura del valor mayor al valor menor.
Se utiliza la función “SI”, a continuación se muestra la estructura que hemos construido para
lograr la aplicación.
En la celda en la cual deseamos colocar el parámetro de descuento a ser aplicado construimos

la siguiente estructura lógica.
1. Preguntamos si el valor contenido en la celda B30 es mayor a 320. Si la respuesta es

verdadera, colocamos el porcentaje a ser aplicado a partir de esa cantidad: 0,20;
separado con una coma (,).
[Escribir texto]
verdadera, colocamos el porcentaje a ser aplicado a partir de esa cantidad: 0;
5. Cerramos la expresión con tantos paréntesis como Funciones SI hayamos utilizado.
La expresión lógica devolverá el valor según sea verdadera la condición que se está
comparando, para nuestro ejemplo, la cantidad de productos es de 81, por lo tanto el
descuento a ser aplicado es del 10%.
Con los datos anteriores construya una tabla para descuentos y otra para productos y
aplique porcentajes de descuentos dependiendo la cantidad de productos.
Ejercicio 24 Construcción y Aplicación de tabla de descuentos
FUNCIÓN PARA COPIAR VALORES
Mediante la función BUSCAR V o Buscar H, se puede buscar el valor contenido en una celda
determinada, en un rango de datos que se encuentran en otra hoja de cálculo (del mismo libro
o de otro). Devolviendo el valor que contenga la celda de la derecha del valor encontrado. Por
ejemplo: disponemos de una hoja de cálculo con la nómina de alumnos de un curso, al final del
semestre el profesor entrega una hoja de Excel en la cual están contenidos las notas obtenidas
por los participantes de la materia. Para evitar pasar manualmente esta información se
procede a aplicar la función BUSCAR V.
A continuación se explica paso a paso el procedimiento a seguir:
[Escribir texto]
Coloque los datos en una columna,
dejando en blanco la columna que se
encuentra a la derecha de la que
desea comparar.
Coloque el cursor sobre la celda a la

que moverá el primer valor.
Los datos entregados por el profesor se encuentran en otra hoja que hemos denominado
“extraer valor”, y son los siguientes:
Note que las notas se han

colocado al lado de la columna
que contiene el valor a ser
ubicado.
Coloque el cursor sobre la primera celda en la cual desea que se muestre la primera nota, del
primer participante, presione función y escriba BUSCAR V. Obtendrá la siguiente ventana
[Escribir texto]
Valor Buscado.
Presione sobre el ícono con la flecha perpendicular y marque la primera celda que va a
comparar. En este caso es A1.
Matriz_buscar_en
Presione sobre el ícono con la flecha perpendicular y vaya a la hoja “extraer valor”, la cual
contiene los datos entregados por el profesor. Seleccione las dos columnas con la información,
tanto los nombres de los estudiantes como las notas. Al finalizar presione “clic” sobre el ícono
con la flecha que apunta hacia abajo.
Indicador_columnas.
Coloque a partir de cual columna se copiará la información, en este caso colocamos el número
2, pues a partir de esta columna se copiarán los datos.
Ordenado
Coloque Falso para encontrar la coincidencia exacta.
Al finalizar, presione aceptar.
Note que ahora en la celda B1, tiene

ahora la nota del primer participante.
Para obtener el resto de las notas de cada estudiante, arrastre el cursor a lo largo de toda la
columna, hasta que culminen las celdas con valores en la columna A.
[Escribir texto]
El resultado es que se han copiado las
notas de todos los estudiantes a la celda
contigua al nombre.
Copie el contenido de las dos tablas anteriores en hojas separadas y copie las notas de los
estudiantes.
Ejercicio 25 Utilización de la Función Buscar Valor
FUNCIÓN PAGO
Calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes.
1. Coloque el capital correspondiente al monto total del préstamo en una celda.

2. Coloque la tasa de interés anual como porcentaje. Ejemplo 18%. Luego divida entre
doce meses, para obtener la tasa de interés mensual. Celda C2.
3. Coloque la cantidad de períodos en los cuales se efectuarán los pagos. Multiplique por
12 meses y coloque en la celda C3.
Construya el siguiente encabezado para la tabla de amortización.
1. Nro. de Pago. Coloque el Nro. 1.

2. Cantidad. Coloque la función PAGO. Con los siguientes datos:
[Escribir texto]
Tasa: Corresponde a la celda C2, la
cual contiene la tasa de interés
mensual.
Nper. Corresponde a la cantidad de

meses en los cuales se pagará el
préstamo.
Va. Es el valor actual del préstamo.
3. Interés: Multiplique el monto total del préstamo por el interés mensual, es decir
Celdas B1*C2.
4. Capital: Reste de la cuota lo correspondiente al interés. Celdas: B6-D6.
5. Acumulado: Para la primera fila, coloque el monto de la Cuota. Celda B6. Para el resto
de las filas, sume la cuota que acaba de calcular con el acumulado de las cuotas
anteriores. Ejemplo: C7 + E6.
6. Pendiente: Para la primera fila: Reste el monto del capital del monto total del
préstamo. B1 – C6. Para el resto de las filas, reste el monto del capital, del saldo
calculado el mes anterior. Ejemplo: F6-C7.
7. Sombree la segunda fila, y arrastre el curso para la cantidad de cuotas que tenga el
préstamo.
8. Obtendrá una tabla de amortización, como la que se muestra a continuación.
[Escribir texto]
Construir una tabla de amortización para el siguiente préstamo:
Bs. 80.000 al 15% anual para ser pagado en 4 años.

Ejercicio 26 Construcción de una tabla de amortización de préstamos
VINCULAR
Permite vincular celdas dentro de un libro de Excel, bien en la misma hoja o en hojas
diferentes. Igualmente se pueden vincular celdas entre diferentes libros de Excel.
Se activa mediante la opción de pegado especial.
Sombree las celdas que desee copiar y presione el botón derecho del mouse, seleccione la
opción copiar.
Ubíquese en las celdas receptoras de los datos a ser copiados. Presione el botón derecho del
mouse y aparecerá el menú que aparece a continuación.
Presione la opción de pegado especial.
Aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo.
Seleccione la opción pegar vínculos.
La información será copiada vinculando con el origen de los datos.
[Escribir texto]
Origen:
Note El contenido de la celda A2, para la

hoja MOVER VINCULADO
Destino
Note que si bien es el mismo

contenido, al nombre de la celda
A2, le precede el nombre de la hoja
a la cual está vinculado el dato.
Asignación Práctica.
Para el ejemplo de la nómina de pago, cree una hoja en el libro que contenga una columna
por mes, que contenga el neto a pagar de cada nómina.
Ejercicio 27Vincular datos en una hoja de cálculo
HIPERVÍNCULO
Crea un vínculo a una página WEB, una imagen, un correo electrónico, o un programa.
Para incorporar un Hipervínculo, ubique en la barra de herramientas el ícono de hipervínculo.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
Seleccione el lugar con el cual desea vincular el documento. Por ejemplo: ejercicio 11.
Presione clic sobre Aceptar.
[Escribir texto]
En la celda sobre la que ha colocado el Hipervínculo, aparecerá el lugar hacia donde podrá
dirigirse, cuando de clic sobre el título que aparecerá en color azul y subrayado.
Note que al pasar el puntero del

cursor sobre el nombre del
Hipervínculo aparecerá una mano.
En la hoja de cálculo de la nómina de pago, coloque un hipervínculo al archivo denominado

primer ejemplo.
Ejercicio 28 Incluir un Hipervínculo
FUNCIÓN DÍAS LABORALES
Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no
incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos.
Utilice DIAS.LAB para calcular el número de días trabajados de un empleado, considerando
días de vacaciones dentro del período.
Ejemplo de Operación:
Un empleado trabajó en el período del 10/01/2008 (B2) al 31/01/2008 (C2) y tuvo vacaciones
los días 11/01/2008 (A5) y 21/01/2008 (A6). Calcular el número de días laborados.
=DIAS.LAB(B2,C2,A5:A6)
Resultado: 14 días laborados en el período.
[Escribir texto]
SIFECHA
Esta función calcula. la diferencia entre dos fechas, pudiendo expresar el resultado en días,
meses, años o semanas.
La sintaxis es la siguiente:
=SIFECHA(Fecha Inicio; Fecha Final;”Unidad de Medida”)
Fecha Inicio: Fecha desde la que se desea contar.
Fecha Final: Fecha hasta la que se desea contar.
Unidad de medida: Indica el tipo de unidad que se desea expresar. Estas unidades pueden ser:
“d”: Días entre las dos fechas.
“m”: Meses entre las dos fechas.
“y”: Años entre las dos fechas.
“yd” Días entre las dos fechas, ignorando el año, es decir, como si las fechas correspondiesen
al mismo año.
“ym”: Meses entre las dos fechas, ignorando el año, es decir, como si las fechas
correspondiesen al mismo año.
“md”: Días entre las dos fechas, ignorando el mes y el año, es decir, como si las dos fechas
correspondiesen al mismo mes y año.
AUDITORÍA DE FÓRMULAS
Es ésta una excelente herramienta para controlar y auditar las fórmulas en las hojas.
En esta nota mostraremos sucintamente el rastreo de celdas precedentes y
dependientes en un libro de Excel.
Precedentes son celdas que afectan el valor de la celda inspeccionada. Dependientes
son las celdas afectadas por la celda seleccionada. Veamos esto con un ejemplo
[Escribir texto]
En Hoja1 tenemos una tabla de bonos que corresponden a intervalos de edades. En la
hoja Nombres tenemos la lista de los nombres con sus respectivas edades.
En la celda E1 ponemos una lista desplegable con Validación de Datos, basada en la
lista de nombres.
[Escribir texto]
En la celda E2 ponemos la fórmula
=BUSCARV(E1,nombres!A2:B6,2,0)
que nos da la edad del nombre que aparece en la celda E1. Finalmente en la celda E3
ponemos
=BUSCARV(E2,A2:B7,2)
para determinar el bono de acuerdo a la edad.
Seleccionamos A7 (o cualquier celda en el rango A2:A7) y accionamos la opción
Rastrear dependientes
Excel traza una flecha que indica que la celda E3 es afectada por el valor de la celda A7.
[Escribir texto]
Ahora seleccionamos la celda E3 y activamos Rastrear Precedentes
Vemos que E2 es precedente de E3 (afecta su valor) y también todo el rango A2:B7 que
además de la flecha aparece enmarcado con un borde de color azul.
¿Qué pasa cuando las celdas precedentes están en otra hoja? Ese es el caso de la
fórmula en la celda E2 que es afectada por los valores de la tabla nombres en la hoja
Nombres.
En ese caso Excel señala que se trata de una referencia remota poniendo una flecha y
en su extremo el símbolo de una tabla.
[Escribir texto]
Para ver las referencias a las celdas precedentes tenemos que apuntar con el mouse a
la flecha (la figura del mouse cambia de una cruz a una flecha) y hacer un doble clic
Esto abrirá el menú de Ir A, donde podemos ver la lista de las celdas remotas que
afectan a la fórmula
[Escribir texto]
Podemos elegir una de las celdas de la lista y apretar aceptar para ir a la celda en
cuestión.
RANGOS DINÁMICOS Y FUNCIONES VOLÁTILES

Rango dinámico
Empecemos por lo básico: ¿qué es un rango dinámico? El rango A1:A5 en la fórmula

=SUMA(A1:A5) es estático.
Si agregamos una fila dentro del rango, Excel lo ajustará automáticamente convirtiendo la
fórmula a =SUMA(A1:A6).
[Escribir texto]
Pero si insertamos la nueva fila entre la fila 5 y 6 de nuestro ejemplo, Excel no ajustará el rango
de la fórmula
Para superar este problema podemos convertir el rango A1:A5 de la fórmula en dinámico
usando rangos nominados ("nombres"). Seleccionamos la última celda del rango (A5 en
nuestro ejemplo) y usamos como referencia en un nombre que llamaremos "ultima_celda" (sin
acentos y sin espacios en blanco que nos aceptables en nombres) la celda inmediata superior
(A4 en nuestro ejemplo)
[Escribir texto]
Hay que prestar atención a que la referencia es relativa (la dirección de la celda no incluye las
"anclas" $)
Ahora podemos escribir nuestra fórmula de esta manera:
FUNCIÓN DESREF
Otro tipo de situación se presenta cuando queremos que el rango de una lista se extienda o
contraiga de acuerdo a la cantidad de elementos (celdas ocupadas) que la componen. Un
ejemplo es cuando creamos una lista de valores para una lista desplegable con validación de
datos.
La receta clásica es usar la función DESREF como en este ejemplo
[Escribir texto]
DESREF crea un rango empezando en el "ancla" (la celda A1 en nuestro caso) y usando la
función CONTARA para determinar cuántas filas están incluidas en él.
Para crear listas desplegables dependientes usamos la función INDIRECTO.
FUNCIÓN VOLÁTIL
No todas las fórmulas de una hoja son recalculadas cada vez que introducimos un cambio.
Excel determina qué celdas serán afectadas por el cambio y cuáles no y sólo recalcula las
primeras.
Sin embargo hay algunas funciones que son recalculadas con cualquier cambio en la hoja. Estas
son las funciones volátiles. Por eso se suele recomendar como buena práctica evitar, en la
medida de lo posible el uso de estas funciones.
Entre las funciones volátiles de Excel se cuentan, justamente, DESREF e INDIRECTO.
Podemos construir rangos dinámicos sin usar DESREF e INDIRECTO con estas técnicas:
1 – si usamos la versión 2003 de Excel o posteriores, la mejor alternativa en mi opinión es usar

Listas (Excel 2003, Tablas en Excel 2007/2010). No nos complicamos la vida con fórmulas
complejas que a veces pueden producir errores inadvertidos y le dejamos que todo el trabajo
lo haga Excel por detrás de las bambalinas.
2 – Usar una combinación de INDICE y CONTARA:
[Escribir texto]
=Hoja1!$A$1:INDICE(Hoja1!$A:$A;CONTARA(Hoja1!$A:$A))
Finalicemos la nota diciendo que la influencia de las funciones volátiles en una hoja de Excel
será significativa sólo cuando se haga uso intensivo de ellas, algo similar a lo que ocurre con las
fórmulas matriciales. Por eso, y como en muchos otros aspectos de la vida, las cuestiones no
son absolutas. Usar funciones volátiles no es ni buena ni mala práctica; todo es una cuestión
de cantidad.
LISTAS DESPLEGABLES DEPENDIENTES – RANGOS EN FILAS

Cuando queremos crear una lista de valores desplegable en Excel, la opción Lista de validación
de datos es la alternativa más fácil.
Veamos el caso. Los nombres de los agentes de cada zona de una empresa aparecen en esta
hoja en rangos horizontales
Empezamos por crear el nombre que contiene el rango vertical de las zonas
[Escribir texto]
Ahora asignamos la primer celda de la cada celda del la columna C al nombre de cada zona. Es
decir
Norte = $C$3
Sur=$C$4
Este=$C$5
Oeste=$C$6
En la celda B9 de la misma hoja ponemos la lista desplegable de las zonas
[Escribir texto]
En la celda B10 creamos la lista desplegable dependiente de los agentes con esta fórmula
=DESREF(INDIRECTO($B$9),0,0,1,CONTARA(INDIRECTO(FILA(INDIRECTO($B$9))&":"&FILA(INDI
RECTO($B$9))))-1)
[Escribir texto]
Como ven, combinamos INDIRECTO y FILA para "construir" el texto que representa el rango de
los nombres de cada zona, en forma dinámica.
Esta solución tiene un grave problema: si ponemos las listas desplegables en otra hoja, la
fórmula no funcionará correctamente. Aquí nos enfrentamos con dos problemas:
1 – tenemos que crear una referencia a la hoja que contiene los valores de las listas (en
nuestro ejemplo, la Hoja1)
2 – en Validación de datos no podemos usar referencias a hojas remotas directamente;

tenemos que "encapsularlas" en un nombre.
Por estos motivos creamos el nombre "lista_dependientes" que se refiere a esta fórmula:
=DESREF(INDIRECTO(Hoja2!
$B$3),0,0,1,CONTARA(INDIRECTO("Hoja1!"&FILA(INDIRECTO(B3))&":"&FILA(INDIRECTO(B3))))-
1)
En esta fórmula creamos el texto de la referencia en la función CONTARA poniendo en forma

explícita el nombre de la hoja que contiene las listas de valores (Hoja1).
Ahora podemos ser fieles al principio de separar los datos de los reportes y usar la lista
dependiente en la Hoja2
RANGOS DINÁMICOS CON LA FUNCIÓN INDIRECTO DE EXCEL.
En esta nota veremos un rodeo sencillo a este problema, sin usar macros o funciones definidas
por el usuario.
[Escribir texto]
Por ejemplo, si queremos construir una lista desplegable que muestre las sucursales de red
Para crear la lista desplegable usamos validación de datos, con la opción Lista donde usamos
como referencia el nombre Sucursales que contiene el rango D2:D13
La referencia al rango en el nombre es absoluta, por lo que si agregamos sucursales a

continuación del último valor de la lista, deberemos editar el nombre y cambIar la referencia.
Para lograr que la lista se actualice automáticamente al agregar nuevas sucursales tenemos
que definir el rango como rango dinámico. Para esto usamos la función DESREF
[Escribir texto]
=DESREF(Hoja2!$D$2,0,0,CONTARA(Hoja2!$D:$D),1)
Ahora vamos a agrupar las sucursales por zonas
La idea es elegir una zona en B3 y que la lista desplegable en B4 muestre sólo las sucursales
correspondientes. Para esto usaremos validación de datos con la opción lista y en Origen
pondremos INDIRECTO(B3). Esto funciona bien si usamos referencias absolutas. Por ejemplo,
definimos el nombre “absOeste” como $H$3:$H$5
Nótese que la fórmula en Origen es =INDIRECTO(“abs”&B3), es decir concatenamos el nombre

de la zona en B3 con “abs” para obtener el nombre “absOeste” que le hemos puesto al rango.
Si agregamos la sucursal 13 en H6, ésta no queda incluida en el rango del nombre. Podemos
usar la fórmula “tradicional” con DESREF para crear el nombre “dinOeste”
Al tratar de crear la lista desplegable con validación de datos recibimos esta advertencia
[Escribir texto]
Como explicamos más arriba, INDIRECTO no puede evaluar fórmulas, sólo texto. En lugar de
DESREF o fórmulas definidas por el usuario (macros) como sugieren algunos sitios y foros,
podemos usar la funcionalidad Tablas en (Listas Excel Clásico).
Veamos el proceso, primero en Excel 2007 y luego en Excel Clásico.

En B2 creamos una lista desplegable con validación de datos poniendo los nombres de las
zonas directamente en la ventanilla Origen
Para crear el rango dinámico Norte seleccionamos las celdas E2:E5, activamos la pestaña
Insertar y pulsamos Tabla. Marcamos la opción “La tabla tiene encabezados” y pulsamos
Aceptar
[Escribir texto]
Seguidamente activamos Herramientas de Tablas y en Nombre de la tabla cambiamos el
nombre por defecto por Norte
Repetimos el mismo proceso para las restantes tres zonas. Ahora en B4 ponemos una lista
desplegable con Validación de Datos-Lista y la fórmula =INDIRECTO($B$3)
Las tablas se expanden automáticamente, por lo que al agregar la sucursal 13 en la zona Oeste,
ésta aparecerá en la lista desplegable.
En Excel Clásico (versiones 97-2003) usamos la misma técnica pero con algunas diferencias.
En lugar de Tablas, la funcionalidad en Excel Clásico es Listas. Para convertir un rango en una
lista usamos el menú Datos-Lista-Crear Listas.
En Excel Clásico no tenemos la posibilidad de darle un nombre a la lista, por lo que usaremos el
menú Insertar-Nombre-Definir
[Escribir texto]
Seleccionamos el rango F4:F6 y creamos el nombre Norte. De la misma manera creamos las
listas y los nombres del resto de las zonas. Al agregar nuevas sucursales en las zonas, la lista se
expande automáticamente
LISTAS DESPLEGABLES EN EXCEL CON AJUSTE AUTOMÁTICO.
En relación a este tema recibo a menudo consultas sobre cómo ir eliminando de la lista los
valores que ya han sido seleccionados.
Supongamos que estamos organizando en que mesa se sentarán los invitados a una cena o
recepción. Para el caso supongamos una lista de 16 invitados que habrá que sentar en cuatro
mesas, cuatro en cada una.
Empezamos por poner la lista de invitados en una hoja y una tabla que representa las mesas y
sillas en otra.
[Escribir texto]
El objetivo es crear una lista desplegable que pondremos en cada celda del rango C3:F6 (rango
que hemos puesto en el nombre “mesas”) de manera que cada vez que ubiquemos un
comensal en la tabla éste desaparezca de la lista.
Mostraremos dos posibilidades: con columnas auxiliares y con fórmulas matriciales.
Con columnas auxiliares.
En la hoja que contiene la lista de invitados creamos una columna auxiliar con el rótulo “Por
ubicar”
[Escribir texto]
El objetivo de esta columna es controlar que invitado ya ha sido ubicado en alguna mesa. Para
eso usamos la fórmula
=SI(CONTAR.SI(mesas,C2)=1,"",C2)
Por ejemplo, si ubicamos a Carla y a Federico en la matriz de las mesas, obtenemos
[Escribir texto]
Ahora agregamos una nueva columna auxiliar (Aux1)
La fórmula
=CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2)
[Escribir texto]
da un número de orden a los valores del rango C2:C17 (como la función JERARQUIA a una serie
de números).
En caso que el valor de celda sea vacío (la celda no está vacía ya que contiene una fórmula) el
resultado es 0 (cero).
Nuestro próximo paso es crear una celda para controlar cuantas invitados nos quedan por
ubicar, es decir, cuantos valores distintos de cero hay en el rango Aux1. Con este objetivo
ponemos esta fórmula en la celda J1
=CONTAR.SI(E2:E17,">0")
Ahora creamos la columna auxiliar Aux2 en el rango F2:F17 con esta fórmula
=K.ESIMO.MAYOR($E$2:$E$17,$J$1-FILA()+2)
Esta columna nos sirve como argumento para la columna final, en el rango G2:G17, donde
obtenemos los valores de la lista desplegable
[Escribir texto]
Para evitar que en la lista desplegable aparezcan los valores #NUM de las últimas dos celda,
usamos el valor de la celda “control” para crear un rango dinámico que las excluya con la
fórmula
=DESREF(invitados!$G$2,0,0,invitados!$J$1,1)
Aplicamos esta validación de datos al rango “mesas”.
[Escribir texto]
A medida que vamos ubicando a los invitados, la lista se va ajustando y mostrando sólo
aquellos que quedan por ubicar
Con fórmulas matriciales.
Al igual que en el modelo anterior creamos la lista de los invitados a ubicar en el rango D2:D17.
La lista de invitados a ubicar la creamos en el rango E2:E17 con esta fórmula matricial
={INDICE($D$2:$D$17,COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17),FIL
A()-1),CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17),0))}
[Escribir texto]
Como puede verse, no obtenemos errores #NUM, pero las celdas al final de la lista no están
vacías. De manera que necesitamos una celda de control, como en la solución con columnas
auxiliares, para que la lista desplegable muestre sólo los nombres disponibles.
En la celda H1 ponemos esta fórmula matricial
={SUMA((CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17)<>0)*1)}
La lista desplegable la creamos con el fórmula
=DESREF('invitados matricial'!$E$2,0,0,'invitados matricial'!$H$1,1)
[Escribir texto]
LISTA DESPLEGABLE CON AJUSTE AUTOMÁTICO EN EXCEL
Esta es una variante de la técnica que mostré en la nota sobre cómo agregar valores únicos en
una lista desplegable con validación de datos.
Se ha creado una lista desplegable que muestra una lista de facturas. ¿Cómo hacer para que
las facturas abonadas vayan desapareciendo de la lista desplegable?
Supongamos que esta es la lista de las facturas
En el rango B6:B19 aparecen los números de las facturas y en el rango C6:C19 si han sido
pagadas (señalado con la palabra “pagada).
En nuestro ejemplo, queremos crear una lista desplegable que sólo muestre aquellas facturas
que no han sido pagadas
[Escribir texto]
Por supuesto, queremos que esta lista sea dinámica, es decir que cuando pongamos “pagada”
al lado de una factura, ésta desaparezca de la lista
.
La solución consiste en crear dos columnas auxiliares y una tercera que será la que contenga
los valores válidos para la lista.
Empezamos por crear la primera columna auxiliar en el rango E6:E19.
[Escribir texto]
En la celda E6 ponemos esta fórmula
=SI(LARGO(C6)=0,FILA(),"")
y la copiamos a todo el rango.
Esta columna nos da un “número de orden” que es de hecho un número entero único (el
número de fila) que identifica a las facturas que aún no han sido pagadas.
Ahora agregamos una segunda columna auxiliar en el rango F6:F19 con esta fórmula
=INDICE($B$6:$B$19,COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR($E$6:$E$19,FILA()-5),$E$6:$E$19))
Como puede verse, sólo las facturas pendientes aparecen en la lista.
Tenemos un pequeño problema y es que cuando una factura ha sido pagada el valor de la
fórmula es #NUM!.
Si usáramos el rango F6:F19 para crear la lista de los valores, también el error #NUM!
aparecería en ella lo cual es poco elegante.
Una de las soluciones es crear una tercera columna en el rango G6:G19 con la fórmula
=SI(ESERROR(F6),"",F6)
[Escribir texto]
Este rango es el que usamos para definir la lista de valores válidos. Creamos el nombre "lista"
Ahora usamos validación de datos para crear la lista desplegable en la celda C2
[Escribir texto]
Si quitamos la palabra “pagada” en alguna celda, la factura correspondiente aparecerá
automáticamente en la lista; si agregamos “pagada”, la factura desaparecerá.
LISTA DESPLEGABLE CON DOS NIVELES DE DEPENDENCIA
La técnica es básicamente la misma. Incluimos las listas en rangos nominados (dentro de

nombres, usando Insertar-Nombres-Definir) y luego usamos validación de datos con la opción
Lista y en Origen usamos fórmulas con la función INDIRECTO.
Supongamos este cuaderno con cuatro hojas
En la hoja Continentes tenemos una lista de los continentes
[Escribir texto]
Estos valores nos servirán como referencia a los nombres que contendrán la lista de países de
cada continente. Definimos el rango A1:A7 dentro del nombre "continente"
continente=Continentes!$A$1:$A$7
En la hoja Países creamos campos con las listas de los países de cada continente. Por
comodidad (la mía) he puesto sólo dos países por continente
Finalmente ponemos listas de las ciudades por países en la hoja Ciudades
Ahora tenemos que definir los nombres. Una forma de ahorrar tiempo es usar el método
Insertar-Nombre-Crear. En la hoja Países seleccionamos la celda A1 y abrimos el menú
Insertar-Nombre-Crear
[Escribir texto]
Como queremos que Excel use la fila superior como rótulo para los nombres, señalamos la
opción "crear nombres en fila superior".
El resultado será:
África=Paises!$A$2:$A$3
América_del_Norte=Paises!$B$2:$B$3
América_Central=Paises!$C$2:$C$3
América_del_Sur=Paises!$D$2:$D$3
Asia=Paises!$E$2:$E$3
Europa =Paises!$F$2:$F$3
Oceanía=Paises!$G$2:$G$3
Como verán Excel ha agregado "_" en los casos que el nombre del continente está formado por
más de una palabra. Esto se debe a que por definición los nombres en Excel no pueden tener
espacios en blanco (ni símbolos especiales).
Usamos el mismo método para definir los nombres en la hoja Ciudades, con este resultado
Congo =Ciudades!$A$2:$A$61
Canadá =Ciudades!$B$2:$B$61
México=Ciudades!$C$2:$C$61
Venezuela=Ciudades!$D$2:$D$61
China=Ciudades!$E$2:$E$61
Alemania=Ciudades!$F$2:$F$61
Australia=Ciudades!$G$2:$G$61
Angola =Ciudades!$H$2:$H$61
Estados_Unidos=Ciudades!$I$2:$I$61
Guatemala=Ciudades!$J$2:$J$61
Colombia=Ciudades!$K$2:$K$61
Vietnam=Ciudades!$L$2:$L$61
[Escribir texto]
Francia =Ciudades!$M$2:$M$61
Islas_Fidji=Ciudades!$N$2:$N$61
Como ven, todos los nombres tiene el mismo tamaño de rango (de la fila 2 a la 61), lo que hará
que en la lista desplegable aparezcan espacios en blanco. Más adelante veremos cómo
solucionar este problema.
Ahora que hemos definido todos los nombres, definimos las listas desplegables en la hoja
"Elección"
En la celda B1 definimos la lista con la opción Lista y la fórmula "=continente". Esto crea una
referencia al rango que contiene los nombres de los continentes
En la celda B2 creamos la lista de países que será dependiente del continente elegido en la
celda B1
[Escribir texto]
En este caso creamos la referencia al rango usando la función INDIRECTO. Además tenemos
que usar la función SUSTITUIR para poner las líneas "_" en lugar de los espacios entre las
palabras, para que el valor de la celda coincida con el nombre del rango
=INDIRECTO(SUSTITUIR(B1," ","_"))
Usamos la misma técnica en la celda B3, usando como referencia el valor de la celda B2
Si elegimos el continente América del Sur, podremos elegir sólo Venezuela o Colombia. Si
[Escribir texto]
elegimos Colombia podremos elegir una de las ciudades que hemos incluido en la columna
Colombia de la hoja Ciudades
Si fuera necesario podríamos agregar más listas dependientes creando los campos adecuados
(barrios, jurisdicciones, etc.).
La técnica que hemos mostrado adolece de un defecto estético, los espacios en blanco. Para
solucionar este problema tenemos que usar rangos dinámicos. Normalmente usamos la
función DESREF para crear rangos dinámicos. El problema en nuestro caso es que la función
INDIRECTO solo acepta rangos como argumento.
Para superar este problema usaremos esta fórmula en la creación de la lista desplegable
dependiente de la celda B3 (ciudades)
=DESREF(INDIRECTO(SUSTITUIR(B2," ","_")),0,0,CONTARA(INDIRECTO(SUSTITUIR(B2,"
","_"))),1)
Ahora la lista dependientes de ciudades no mostrará espacios en blanco.
[Escribir texto]
La fórmula fue tomada del excelente sitio Contextures de Debra Dalgleish.
[Escribir texto]
TABLAS DINÁMICAS
(García, 2006)Es un tipo especial de tabla que resume la información ciertos campos de una
lista o base de datos, cuando se crea una tabla dinámica con el Asistente para Tablas
Dinámicas se especifican los campos en los que se está interesado, la forma en la que desea
reorganizar la tabla y qué tipos de cálculos se desea que realice la tabla. Después de construir
la tabla, puede reorganizarla para ver los datos desde diferentes perspectivas. Esta posibilidad
de modificar las dimensiones de las tablas es la que da el nombre a las tablas dinámicas y
convierte al Asistente para tablas dinámicas en una herramienta de análisis potente.
Las tablas dinámicas están vinculadas en vivo a los datos de las que proceden. Cuando los
datos de origen cambian, la tabla no recalcula automáticamente. Sin embargo la tabla se
puede actualizar en cualquier momento pulsando un botón de la barra de herramientas.
El ejemplo que mostraremos a continuación consiste en analizar desde diferentes puntos de

vista la información de los productos vendidos para un grupo de clientes. Dichos productos
pertenecen a una categoría y una marcar.
Proceso
1. Cree una tabla con la información colocada para el ejercicio 18.
Sombree toda la tabla y presione diríjase hacia la pestaña

insertar. Presione “clic” sobre el ícono correspondiente a
Tabla dinámica.
2.
Los datos seleccionadas
aparecerán en la casilla
denominada tabla o rango.
Usted puede seleccionar

armar la tabla sobre la
misma hoja de cálculo, en
cuyo caso, deberá indicar
el área de la hoja en la cual
estará ubicada. De lo
contrario, se creará en una
nueva hoja de cálculo
3.
4. Aparecerán dos áreas en las que se comenzará la construcción de la tabla dinámica:
[Escribir texto]
El lado derecho de la pantalla contiene los datos de la tabla original, también llamada
tabla PIVOT, y podrán ser movidos para construir la tabla dinámica.
En nuestro ejemplo deseamos saber los valores expresados en cantidad de unidades y
porcentajes de las categorías de los productos vendidos para cada cliente.
Para construir la tabla dinámica, mueva los

campos de la tabla PIVOT a las áreas indicadas
en la parte inferior.
En primer lugar movemos la categoría, en la

zona de rótulos fila, ya que requerimos que
aparezca una categoría en cada fila.
A continuación movemos el cliente a la zona

de rótulo columna, cómo puede apreciarse
crea tres columnas porque en el ejemplo,
tenemos tres clientes.
En el área izquierda de la pantalla, que fue

definida previamente, se está construyendo la
tabla dinámica.
Finalmente se marca el campo

correspondiente a la cantidad.
De este modo ha quedado construida la tabla

dinámica como se muestra a continuación.
5. Una vez que la tabla se ha construido podemos variar su composición, por ejemplo en
vez de presentar la suma de las cantidades, podríamos colocar cuál es el porcentaje
que representa la cantidad en relación con el total general para ello, hacemos lo
siguiente:
[Escribir texto]
6. Sombree el área correspondiente al total general y presione con el botón derechos del
mouse.
Seleccione la opción Configurar

campo de valor.
Puede apreciarse que pueden

realizarse otras operaciones para
variar la configuración de la tabla
dinámica generada.
Como ordenar, resumir, agrupar,

etc.
7. Aparecerá una nueva ventana:
Seleccione Mostrar los valores

como y elija la opción % del total.
Al seleccionar esta opción usted

verá para cada producto y cliente
el porcentaje de las ventas totales
representa la cantidad reflejada.
El resultado se presenta a
continuación.
[Escribir texto]
8. Un aspecto que vale la pena destacar es el referido a la actualización, si bien los datos
que se muestran se encuentran contenidos en la tabla PIVOY, al ocurrir una variación
en los datos originales, hay que actualizar la tabla dinámica. Puede hacerlo al dar “clic”
con el botón derecho del mouse y seleccionando el ícono de actualizar.
Copie la siguiente información en una nueva hoja de cálculo:
Cliente Categoría Marca Producto Cantidad

Cliente 1 desktops DELL pc de escritorio 12
Cliente 1 desktops HP pc de escritorio 3
Cliente 1 desktops ACCER pc de escritorio 24
Cliente 1 desktops ASUS pc de escritorio 5
Cliente 1 portátil DELL laptop 6
Cliente 1 portátil HP laptop 6
Cliente 1 portátil ACCER minilaptop 15
Cliente 1 portátil ASUS minilaptop 12
Cliente 1 impresoras HP multifuncional 12
Cliente 1 impresoras CANNON laser 4
PANASONI
Cliente 1 impresoras C básica 24
PANASONI
[Escribir texto]
PANASONI
Construya una tabla dinámica en la que señale cuál es la cantidad de cada categoría que se
ha vendido para cada cliente, represente los resultados en cantidades y en porcentajes
relacionados al total de las ventas.
Ejercicio 29 Creación de una tabla dinámica
Gráficos Dinámicos
El funcionamiento es muy parecido al de las tablas dinámicas, con el agregado de la

construcción de gráficos acordes al contenido de la tabla generada. Al efectuar modificaciones
sobre la tabla se reflejan en forma inmediata sobre el gráfico.
Debe recordarse que si cambian los datos originarios, para que éstos sean reflejados en la
tabla y el gráfico hay que utilizar la opción de actualizar.
La figura muestra una tabla y gráfico dinámico generados con la información del ejercicio
anterior.
[Escribir texto]
MACROS
(Mendoza, 2007), Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden
activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los días empleo
frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la
letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra), para no
repetir estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los
pasos antes mencionados, se ejecutaran las veces que sean necesarias.
Pasos:
Coloque en la celda A1 la palabra Excel, presione enter

regrese nuevamente a la celda A1
1.
Dar “clic” sobre la pestaña de la barra de herramientas

denominada VISTA.
2.
Dar “clic” sobre el ícono Macros. Aparecerá una

ventana que nos permite los datos básicos de la
macro.
3.
Coloque un nombre a la
macro.
Método abreviado es la forma
como se activará la macro.
Siempre es la tecla de control
más una letra.
La macro se puede grabar
dentro del libro, en un libro
aparte, o en un libro personal
que contendrá todas las
macros que usted haya
creado.
Describa lo que hace la

macro.
4.
[Escribir texto]
5. Para nuestro caso cada vez que oprimamos Control P, deseamos que el texto
contenido en la celda varíe a color azul, negritas y que sea mayor el tamaño de
la letra.
6. Una vez que haya colocado la información en el cuadro, presione aceptar.
7. Regrese a la celda que desea modificar, y regrese a la pestaña INICIO, aplique el

formato de texto presionando sobre negritas, tamaño de la fuente y cambie el
color a azul.
Regrese a la pestaña vista y seleccione
nuevamente el ícono macro, y presione
sobre detener macro.
8.
9. Pruebe a cambiar el formato de una celda presionando Control P.
al aplicar Control P
10. Cuando guarde el documento, debe elegir la opción de libro de Excel habilitado
para macros.
Construya dos macros que cambien las características de un texto
Ejercicio 30 Construcción de Macros
MANEJO DE PLANTILLAS
Una plantilla es un documento que se va usar varias veces el formato básico cambiando
solamente su contenido.
Proceso
1. Abra un nuevo libro de Excel.
[Escribir texto]
2. Cree la tabla que se presenta a continuación:
En los lugares donde van números que no son

cálculos, escriba el número 1. El número 1 se
conoce como un dato falso. Donde va el cálculo
se escribe la formula en este caso, en la celda al
lado de total escriba =SUM(B2:B9).
3.
Guarde el libro como tipo de archivo

plantilla de Excel.
4.
5. Para utilizar la plantilla.

6. Procedimiento:
7. Entre a Excel
8. Seleccione File New
[Escribir texto]
9. En el panel de tareas al lado derecho de la ventana de Excel, haga clic bajo en
templates On my Computer.
10. Seleccione plantilla deseada
11. Haga clic en OK.
12. Sustituya los números 1, con la información requerida.
Construya una plantilla para ingresar la ficha de ingreso de un trabajador con ocho datos
Ejercicio 31Construir una Plantilla
[Escribir texto]
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ejercicio 1 Ingresar Primeros Datos............................................................................................11

Ejercicio 2 Aplicación de atributos a filas y columnas................................................................15
Ejercicio 3 Aplicar Bordes a la tabla............................................................................................17
Ejercicio 4 Insertar una fila.........................................................................................................18
Ejercicio 5 Insertar Columna......................................................................................................20
Ejercicio 6 Dar formato a los datos de una tabla........................................................................23
Ejercicio 7 Insertar Encabezados y Pie de Página a una Hoja.....................................................28
Ejercicio 8 Creación y Orden de una Lista..................................................................................30
Ejercicio 9 Creación de rangos...................................................................................................34
Ejercicio 10 Consolidación de Información.................................................................................36
Ejercicio 11 Construcción de Escenarios....................................................................................40
Ejercicio 12 Agrupar por Departamentos...................................................................................42
Ejercicio 13 Generación automática de totales..........................................................................44
Ejercicio 14 Filtros Numéricos y de Texto...................................................................................48
Ejercicio 15 Aplicación de un filtro avanzado.............................................................................50
Ejercicio 16 Validación de datos.................................................................................................52
Ejercicio 17 Aplicar formato condicional valores minimos.........................................................54
Ejercicio 18 Elaboración de Gráficos..........................................................................................59
Ejercicio 19 Creación de Tabla con Datos Numéricos...............................................................60
Ejercicio 20 Sumar datos contenidos en filas o columnas........................................................62
Ejercicio 21 Aplicación de la función suma...............................................................................65
Ejercicio 22 Cálculo de Promedio...............................................................................................67
Ejercicio 23 Contar y Calcular Valor Mínimo.............................................................................71
Ejercicio 24 Construcción y Aplicación de tabla de descuentos.................................................73
Ejercicio 25 Utilización de la Función Buscar Valor....................................................................75
Ejercicio 26 Construcción de una tabla de amortización de préstamos.....................................77
Ejercicio 27Vincular datos en una hoja de cálculo......................................................................78
Ejercicio 28 Incluir un Hipervínculo............................................................................................79
Ejercicio 29 Creación de una tabla dinámica............................................................................119
Ejercicio 30 Construcción de Macros........................................................................................121
Ejercicio 31 Contruir una Plantilla............................................................................................123
[Escribir texto]
REFERENCIAS
García, D. M. (2006). WPS - TSW Gestión de Bases de Datos y Listas .
Mendoza, R. (2007). La web del programador. Recuperado el 10 de junio de 2010, de

www.lawebdelprogramador.com
Pérez, D. (1 de Octubre de 2007). Maestros del Web. Recuperado el 12 de junio de 2010, de

http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/
Wikipedia. (6 de enero de 2010). wikipedia.org/wiki. Recuperado el 20 de enero de 2010, de

http://es.wikipedia.org/wiki/Neurociencia
Aula Fácil www.aulafacil.com
[Escribir texto]

Manual de Microsoft Office Excel 2013: Instructor: Ramon Alfredo Castillo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Microsoft Office Excel 2013: Instructor: Ramon Alfredo Castillo

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Microsoft Office Excel 2013: Instructor: Ramon Alfredo Castillo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Microsoft Office

Instructor: Ramó n Alfredo Castillo

Barra de herramientas y barra de acceso rápido

Conozcamos la Barra de Herramientas:

Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO

En la celda D4 escribimos Departamento,

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la

Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el

Ingrese la siguiente tabla en la Hoja de Cálculo

Ejercicio 1 Ingresar Primeros Datos

Cambios de tamaño de fila y hoja de trabajo

También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla de trabajo. Hay

¿Cómo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo...

1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas

3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo podemos

Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita

Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita

Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar ENTER en una celda

Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva

2. Buscamos en el botón Incio de la barra de herramientas la opción Centrar de

3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.

4. Ya tenemos nuestros atributos centrados

5. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas

Aplique los siguientes atributos:

Fila 1 correspondiente a títulos: Centre los Datos.

Filas Restantes correspondientes a datos, alinear a la izquierda.

Ejercicio 2 Aplicación de atributos a filas y columnas

Opción Dibujar Bordes:

Coloque Bordes sencillos para separar los datos

Rodee toda la tabla de un borde grueso.

Coloque una línea doble entre el encabezado y los datos

Ejercicio 3 Aplicar Bordes a la tabla

El nombre de la persona es: Carmen Chicas Díaz

3. Seleccionamos Insertar filas de hoja

Carmen Chicas Díaz, Ventas, Vendedora.

Seguir los pasos anteriormente explicados.

Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:

2. Buscamos la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio

3. Desplegamos el menú y seleccionamos Insertar columnas de hoja

4. En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna

5. Escribimos el parámetro Edad y los datos correspondientes a cada empleado

Nuestra nómina quedaría de la siguiente forma:

Incorpore la columna de edad entre el Nombre del Empleado y el Departamento. Siguiendo

Ejercicio 5 Insertar Columna

Dar formato a los datos

Para cambiar el tipo de fuente

4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo.

Si también queremos cambiar el color de la fuente:

b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente

c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso

d) Ya nuestros parámetros estarán marcados con este color. Veamos

Aplique el siguiente formato a la tabla.

Títulos: Fuente Arial 12, negritas, color rojo.

Ejercicio 6 Dar formato a los datos de una tabla

A continuación presentaremos los pasos con la segunda opción.

1. Presione “configurar página”, en la esquina superior izquierda de la pantalla.

4. La tercera pestaña “encabezado y pie de página, permite colocar encabezados y pie de