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UNIDAD 3: PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. EL PERFIL PROFESIONAL

1. LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Una de las funciones más importantes del departamento de Recursos Humanos es la selección de personal. La
primera tarea que hay que realizar para ello es la planificación de plantillas, de forma que se determine la cantidad
de trabajadores con los que debe contar la empresa en sus diferentes puestos.

La planificación de los recursos humanos es el proceso consistente en elaborar e implantar programas que aseguren
un número suficiente de empleados, con las competencias necesarias, en los puestos adecuados, en el momento y al
coste preciso.

La planificación de plantillas la debe realizar el departamento de Recursos Humanos en colaboración con los jefes
de cada uno de los departamentos que, de forma periódica y sistemática, le deben enviar un formulario con la
previsión de necesidades de puestos de trabajo en su sección. Este documento se denomina propuesta de provisión
de personal. Un modelo de este documento puede ser el siguiente:

PROPUESTA DE PROVISIÓN DE PERSONAL

Departamento solicitante:
Puesto de trabajo:
Posición en el organigrama:

DATOS CUALITATIVOS
Funciones:
Tareas:
Formación ideal:
Experiencia ideal:

DATOS CUANTITATIVOS
Nº de puestos necesarios:
Tipo de jornada:
Fecha de incorporación:
Duración de la necesidad:

Cada jefe de departamento rellenará un formulario por cada puesto que debe cubrir, que remitirá al departamento
de Recursos Humanos y tendrá que obtener el perfil del candidato que se necesita. Para ello, lo primero será
realizar el análisis del puesto de trabajo.

2. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

El análisis del puesto de trabajo es un proceso mediante el cual la empresa recopila y analiza la información sobre
los puestos, para identificar las tareas, obligaciones y responsabilidades de los mismos, así como los requerimientos
(formación, habilidades, experiencia, etc.) que han de poseer los integrantes de dichos puestos, de tal forma que
sirvan para establecer el perfil de la persona que los ocupará de forma óptima.

Mediante el análisis de los puestos se pretende conocer qué se hace en un puesto de trabajo, por qué se hace, cómo
se hace, cómo se relaciona con otros puestos de la organización y cuáles son los requerimientos de los integrantes
del puesto.

Del análisis de puestos de trabajo se obtienen datos que se materializan en dos documentos: la descripción de
puestos y los perfiles profesionales.

Los objetivos que se pretenden alcanzar con el análisis del puesto de trabajo son los siguientes:

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- Analizar y describir las estructuras de la empresa, reflejando la autoridad y las relaciones de cada puesto
con el resto de los puestos de la empresa.
- Mejorar la estructura organizativa, evitando la duplicidad de funciones y revisando la coordinación entre
los diferentes puestos.
- Ayudar al proceso de reclutamiento y selección. Por medio de descripciones y de perfiles profesionales se
sabrán las características de las personas que han de seleccionarse.
- Servir de base para la política salarial, teniendo en cuenta los niveles, las condiciones y características de
cada puesto.
- Ayudar a trazar los itinerarios profesionales en los que el puesto estuviese involucrado.
- Establecer planes de carrera. Un plan de carrera es un proyecto de formación individual, que sirven para
motivar e implicar a los empleados para que construyan su futuro profesional en la empresa.
- Descubrir las necesidades de formación de las personas que ocupan los puestos.
- Establecer medidas de prevención de riesgos laborales para los diferentes puestos.

El primer paso para realizar el análisis del puesto de trabajo es la obtención de información sobre las tareas que se
realizan en el puesto. Existen diferentes métodos para analizar los puestos. Los más utilizados son los siguientes:

Método Descripción Ventajas Inconvenientes

Se observan, durante un periodo de tiempo El observado Es lento y costoso.
Observación suficiente, las tareas que llevan a cabo las personas trabajará con mayor Puede suceder que el
directa que están desempeñando un puesto de trabajo. rapidez y esmero trabajador exagere los
Es más adecuado para tareas manuales y riesgos y complejidad de las
repetitivas que para tareas intelectuales. tareas.

Entrevistas Se pregunta directamente a los ocupantes de los Facilidad para la Es lento y costoso.
puestos por sus funciones, tareas y obtención de Los entrevistados pueden
responsabilidades. información distorsionar la información si
Se utiliza para puestos cuyo contenido tiene mayor detallada. consideran que puede
componente intelectual que manual. repercutir negativamente en
Las entrevistas pueden ser individuales, de grupo o sus condiciones laborales.
con el supervisor.
Cuestionarios Los ocupantes de los puestos cumplimentan Son rápidos y Los errores en la elaboración
cuestionarios que posteriormente serán revisados económicos pues del cuestionario pueden
por el jefe directo. permiten estudiar invalidar la información
El analista también puede pedir las aclaraciones que varios puestos al obtenida.
considere necesarias. mismo tiempo.

Diarios o Consiste en un informe que tiene que realizar el Permite obtener Falta de objetividad, ya que
agendas titular del puesto. En él se registran de forma información de es el propio trabajador el que
de trabajo sistemática las tareas del puesto y el tiempo que puestos registra la información,
dedica a cada tarea. especializados. pudiendo exagerar la
importancia del puesto y del
trabajo que realiza.

Reunión Se recoge la información de expertos o de Permite obtener Es costoso y lento.

de expertos trabajadores muy experimentados. detalles de las
También se utiliza para describir un puesto de tareas de las
trabajo de nueva creación; lo realizan los personas que más
impulsores del puesto que se ha creado, ya que saben de los puestos.
conocerán las tareas que hay que desarrollar en el
puesto.

Partiendo de la información obtenida mediante el análisis del puesto se obtiene una descripción del puesto de
trabajo, que es un documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el
contenido del puesto, así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Las fichas de descripción del puesto de trabajo varían de una empresa a otra, pero por lo general recogen los
siguientes datos:

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Empresa:
- Denominación del puesto
Identificación del puesto de - Formación necesaria: formación inicial requerida y formación complementaria
trabajo - Experiencia mínima necesaria
Finalidad o misión Son los objetivos del puesto
Área Situación en el departamento al que pertenece el puesto, dentro del organigrama de la
empresa
Dependencia jerárquica directa Denominación de los cargos de la empresa que tienen autoridad sobre el ocupante del
puesto
Las relaciones internas que se establecen a nivel funcional entre los diversos puestos y
Relaciones internas y externas departamentos (compañeros directos, superiores, empleados de otras unidades,
subordinados, etc.) y externas (proveedores, suministradores, clientes, entidades
financieras, instituciones sociales, etc.)
Responsabilidad Sobre otros colaboradores, equipos de trabajo, coordinación y distribución del trabajo.
Lugar de trabajo Ubicación física del puesto de trabajo y posibilidad de movilidad o desplazamiento.
La ocupación se compone de una serie de tareas específicas del puesto de trabajo. Las
Tareas y responsabilidades tareas se pueden subdividir en elementos.
Se describen tanto en sus aspectos cualitativos como cuantitativos: tiempos,
dedicaciones, exigencias físicas, intelectuales y otras.
Supervisión y control Abarca el seguimiento inicial, la orientación y corrección en caso necesario, así como el
apoyo a la motivación.
Equipamiento Útiles o equipos que son manejados directamente por el ocupante del puesto analizado
(máquinas, herramientas, ordenadores, programas, etc.), y cuyo conocimiento y manejo son
imprescindibles en el desempeño del puesto de trabajo.
Riesgos Accidentes y enfermedades profesionales a los que está expuesto el ocupante en el
desarrollo de su trabajo.
Condiciones ambientales Comprende una relación de las principales características del ambiente físico: luz,
humedad, ruido, temperatura, ventilación, contaminación, riesgos posturales, etc.
Sistema retributivo Se indica el nivel económico y cómo se consigue en función del desempeño del puesto de
trabajo: retribuciones fijas, variables, incentivos, pluses, antigüedad, gratificaciones, etc.
Dedicación Horarios, calendario laboral, vacaciones, disponibilidad para traslados, viajes y similares.
Catalogación profesional Datos sobre la categoría profesional.
Evolución profesional Previsión sobre el desarrollo del puesto, especialización, nuevas exigencias, expectativas
de promoción, posibilidades de formación profesional continua en la empresa.
Criterios de evaluación Para valorar el desempeño del puesto de trabajo, tanto a niveles técnicos como de
adaptación e integración en las estructuras, normativas y equipo de la empresa.

Ejemplo descripción de un puesto de trabajo en el servicio de atención al cliente, en la sede central de una
compañía de seguros:

Empresa:
- Denominación del puesto: Servicio de Atención al Cliente
Identificación del puesto de - Formación mínima requerida: Técnico en Gestión Administrativa
trabajo - Formación complementaria: curso sobre comunicación interpersonal, empatía y asertividad.
Marketing de empresas de seguros. Inglés comercial.
Finalidad o misión Proporcionar atención personal y telefónica a los clientes de la empresa, así como tramitar
reclamaciones, quejas y sugerencias.
Área Departamento Comercial, Área de Comunicación.
Dependencia jerárquica directa Depende del director del departamento Comercial
Mantiene contactos continuos con los clientes.
Relaciones funcionales Mantiene contactos con empleados de todos los niveles de la empresa para transmitirles
información de los clientes y ponerles en contacto con ellos.
Lugar de trabajo Oficinas centrales de la empresa. Paseo de Andalucía, 15. Oficina de 20metros cuadrados
compartida por seis personas. Cinco personas atienden de forma telefónica y una, de manera
rotatoria, de forma personal.
- Recibir a los clientes, informarles y orientarles en sus consultas con amabilidad.
Tareas y responsabilidades - Atender las consultas telefónicas con rapidez y amabilidad.
- Comunicar de forma empática y asertiva con los clientes.
- Facilitar información a ayudar a su interlocutor.
- Explicar a los clientes el proceso de actuación ante un siniestro.
- Atender a las personas que han sufrido algún siniestro y ponerles en contacto con los técnicos
responsables de la materia.

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- Transferir las llamadas a la extensión indicada.

- Tomar nota de los mensajes y hacerlos llegar al interesado lo antes posible.
- Realizar informes, notificaciones, cartas, etc.
- Actuar con rapidez bajo presión, aceptando las responsabilidades.
- Transmitir dinamismo y dominio de la situación.
Supervisión y control La supervisión y el control del Servicio de Atención al Cliente es realizado por el jefe del área
de Comunicación, con el que mantiene reuniones periódicas para realizar el seguimiento de las
actividades.
Equipamiento Centralita telefónica, ordenador, impresora, teléfono, fax, archivos, base de datos de clientes,
internet.
Riesgos Posturales.
Condiciones ambientales El servicio está situado en una oficina con buenas condiciones de iluminación, insonorización y
climatización.
Sistema retributivo Salario base de la categoría profesional, que se incrementa por trabajar noche y fines de
semana.
Dedicación El empleado ha de trabajar un total de 1850 horas al año.
De forma rotatoria se realizan turnos de tarde, noche y fines de semana para que el servicio no
quede desatendido.
Vacaciones: 30 días en verano.
Catalogación profesional Administrativo, grupo 7.
Evolución profesional Posibilidades de promoción dentro del departamento Comercial, mediante la formación de
marketing, gestión comercial e informática.
Criterios de evaluación La evaluación la realiza la dirección del departamento Comercial, mediante la observación del
cumplimiento de las tareas, el horario y la rapidez y rigor en la resolución de los problemas
planteados por los clientes.

3. PERFILES PROFESIONALES

Se entiende por perfil profesional un conjunto de características que identifican la adecuación de una persona para
asumir, en condiciones óptimas, las responsabilidades y tareas de un puesto de trabajo.

Se elabora teniendo en cuenta las exigencias del puesto, la cultura y los objetivos de la empresa.

Y, en general, se reflejan los aspectos siguientes:

- Formación: formación académica reglada que deberá tener el ocupante del puesto (Ejemplo: Técnico
Superior en Administración y Finanzas).

- Conocimientos específicos: son conocimientos técnicos, que no se adquieren a través de la formación

reglada pero que son necesarios para que el ocupante del puesto pueda desarrollar sus funciones con
eficacia, eficiencia, seguridad y satisfacción (Ejemplo: dos años de experiencia en gestión de recursos
humanos o utilización de un equipo determinado).

- Aptitudes y habilidades: se indican las necesarias para el desarrollo de las funciones y responsabilidades
del puesto (Ejemplo: facilidad de expresión, aptitudes numéricas, capacidad de análisis y de síntesis).

- Personalidad: se incluyen los rasgos de la personalidad relevantes para el desarrollo óptimo de las
funciones y responsabilidades del puesto (Ejemplo: control emocional, seguridad en sí mismo, extroversión,
iniciativa, creatividad, responsabilidad, liderazgo).

- Otros elementos: también se pueden incluir las motivaciones e intereses profesionales que deberá reunir
el ocupante del puesto (Ejemplo: salario, lugar de trabajo, prestigio de la empresa, oportunidades de
promoción, posibilidades de formación, compatibilizar vida laboral y personal, poder, estatus).

Apoyándonos en la descripción y en el perfil del puesto de trabajo, se realiza el profesiograma, que es la

representación gráfica del perfil profesional. Se utiliza para definirlo gráficamente, determinando las exigencias
del puesto y estudiando, a partir de él, si cada posible candidato se ajusta al perfil.

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Siguiendo con el ejemplo de un puesto de trabajo de atención al cliente en una compañía de seguros, el
profesiograma podría ser como el siguiente:

Características Grado
1 2 3 4
Formación Técnico Superior en Administración y Finanzas X
Técnico en Gestión Administrativa X
Idioma: inglés X
Marketing de seguros X
Conocimientos Técnicas de comunicación interpersonal X
específicos Utilización de centralita telefónica X
Redacción comercial X
Utilización de procesador de textos X
Manejo de base de datos X
Utilización de redes locales X
Experiencia En el puesto de trabajo X
En puestos similares X
Expresión verbal X
Comprensión verbal X
Memoria X
Aptitudes Capacidad de reacción X
intelectuales Atención X
Razonamiento espacial X
Razonamiento abstracto X
Capacidad de análisis X
Capacidad de síntesis X
Aptitud numérica X
Iniciativa X
Responsabilidad X
Control emocional X
Seguridad en sí mismo X
Tolerancia a la frustración X
Extroversión X
Personalidad Liderazgo X
Flexibilidad X
Capacidad de comunicación X
Empatía X
Asertividad X
Discreción X
Oportunidad de formación X
Otros elementos Oportunidades de promoción X
Motivación por el prestigio de la empresa X

4. INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS

Las empresas, para ser eficientes, necesitan contar con numerosa información sobre sus plantillas y esto se
consigue a través del inventario de recursos humanos; que es el registro pormenorizado de la información sobre el
personal de la empresa. Este inventario se materializa en una base de datos en la que se recogen múltiple datos
sobre los trabajadores, como: formación, experiencia laboral, trayectoria en la empresa o perfil profesional.

A partir del inventario, se puede determinar:

- El potencial humano con que cuenta la empresa, ubicando y clasificando a los empleados más idóneos de los
que se podrá disponer para cubrir demandas futuras mediante promociones internas.
- Los puestos que habrán de ser cubiertos recurriendo al mercado exterior.
- El personal que necesita más formación.

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Es decir, a través de este inventario, las empresas podrán realizar una adecuada planificación de los recursos
humanos y de las carreras profesionales de sus empleados.

5. DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL

Uno de los objetivos de la planificación de los recursos humanos es informar a la empresa de las necesidades de
personal. Tomando como base el inventario de personal, se deben prever las necesidades a corto, medio y largo
plazo en caso de jubilaciones, bajas por incapacidad temporal o incrementos o disminuciones de la producción.

Tras analizar la plantilla de la empresa se pueden presentar tres situaciones:

- La plantilla actual soporta la carga de trabajo: la plantilla es la adecuada y debe mantenerse.

- La plantilla está sobredimensionada: hay que disminuir el número de trabajadores, mediante

prejubilaciones, suspensión y extinción de contratos, reducción de jornadas, traslados o reclasificaciones.

- Se necesitan más trabajadores: se pueden plantear las siguientes alternativas:

o Contratación directa: reclutamiento y selección.
o Horas extraordinarias.
o Subcontratación, etc.

Cuando la plantilla está sobredimensionada están incrementando los costes de mano de obra por el tiempo ocioso
del personal. Cuando las plantillas son de menos tamaño del necesario para cubrir la carga de trabajo surgen
problemas como: incremento de accidentes laborales, desorganización de la empresa, disminución de la motivación,
absentismo, necesidades de realizar horas extraordinarias, etc.

Existen diferentes métodos para calcular las necesidades futuras de personal que tiene la empresa:

- Métodos cuantitativos: se basan en la previsión de personal de acuerdo con la carga de trabajo prevista
en un periodo de tiempo, por cada uno de los departamentos o secciones de la empresa. Algunos de estos
métodos son los siguientes:

o Ratio de proporcionalidad: consiste en calcular las necesidades futuras de personal relacionando

el volumen de ventas o de producción con el número de empleados.

Ejemplo: En una empresa cuyo volumen de producción es de 300.000 unidades, la plantilla se

distribuye según figura en la siguiente tabla. La dirección ha decidido que en el siguiente ejercicio
se deben alcanzar las 350.000 unidades de producción. Calcula el número de empleados que se
necesitan en esta empresa para el próximo ejercicio:

Producción Actual: 300.000 Futura: 350.000

Empleados en fábrica 60
Administrativos 18
Comerciales 12

o Análisis de tendencia: consiste en analizar el pasado para predecir el futuro. Se estudia la serie
histórica de la evolución del empleo en los últimos años y se procede a su extrapolación,
obteniendo así una estimación de las necesidades de personal para los próximos años.

Ejemplo: En un hospital, que en la actualidad cuenta con 250 camas, han decidido ampliar hasta
350 camas en dos años. Calcula la plantilla de personal de enfermería y auxiliar para los próximos
dos años, teniendo en cuenta la evolución histórica que aparece en la siguiente tabla.

Año Número de Personal Personal

camas enfermería auxiliar
2009 50 25 35

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2010 100 40 55
2011 150 55 75
2012 200 70 95
2013 250 85 115
2014 300
2015 350

o La curva de aprendizaje: esta técnica relaciona el volumen de producción con la necesidad de

personal, calculando esta última a partir del tiempo necesario para la ejecución de la producción.

Algunos estudios que han demostrados que los tiempos medios unitarios de mano de obra
disminuyen a medida que se incrementa el volumen de producción.

En un primer momento se estableció que la tasa de aprendizaje era constante del 80%, es decir,
que para un volumen de producción doble los tiempos medios de trabajo se veían reducidos en un
20%.
Estudios posteriores ponen de manifiesto que la reducción de la tasa no es constante, sino que
varía en función de la actividad y va disminuyendo hasta alcanzar un mínimo que permanece
invariable.

Ejemplo: Una empresa ha calculado que el tiempo que necesitan los nuevos trabajadores para
producir una unidad son 5 horas. También saben que la tasa de aprendizaje es del 80%.
Calcula el número de horas que se tendrán que emplear para producir 2, 4, 8, 16 y 32 unidades.

o Modelo general de actividad: este modelo combina variables interna de la empresa y del entorno.
Presume que las necesidades de personal están relacionadas con el nivel de actividad económica
general y por la evolución de la producción.

- Métodos cualitativos: se basan en la información obtenida, en la experiencia y en la intuición de la persona

que tiene que tomar las decisiones. Estas estimaciones son más subjetivas que empleando métodos
cuantitativos, si bien son más flexibles, pues no emplean sólo el pasado y permiten incluir en ellas cualquier
previsión de futuro. Algunos de estos métodos son los siguientes:
o Método de estimaciones de los superiores jerárquicos: es la dirección de la empresa quien
determina el número y la clase de empleados que necesitará en un futuro, basándose en la
estrategia de la empresa y en los objetivos planteados.

o Método Delphi: consiste en reunir a un grupo de expertos para estudiar las necesidades futuras
de personal. Posteriormente, se les envían formularios para que sean rellenados con sus
estimaciones personales. El departamento de recursos humanos resume las respuestas y expone
los resultados a los expertos para que vuelvan a realizar estimaciones. Este proceso es reiterado
hasta lograr cierto grado de consenso (tres veces suele ser suficiente).

o Técnica del grupo nominativo: consiste en reunir a un pequeño grupo de expertos para que
formulen una única estimación sobre la necesidad futura de personal. El proceso es el siguiente: El
coordinador del grupo presenta el tema  Después todos los miembros escriben sus propias ideas
 Se inicia una fase de exposición y discusión de todas las ideas, en la que interviene la totalidad
del grupo  A continuación, cada miembro del grupo ordena jerárquicamente las ideas expuestas
 Finalmente, el grupo acepta la idea que haya tenido la mejor clasificación.

6. FASES DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Una vez que se han realizados los perfiles profesionales de los puestos de trabajo y se han planificado las
necesidades de personal, comienza el proceso de reclutamiento y selección.

Las fases del proceso de selección son las siguientes:

1. Análisis del puesto de trabajo a cubrir:

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 Se toma como base la descripción del puesto de trabajo y los perfiles profesionales que deben
existir en la empresa.
 Entrevista con el mando intermedio a quien va destinado la nueva incorporación.

2. Reclutamiento:
 Reclutamiento interno: personal actual de la plantilla mediante promoción interna,
transferencias, rotaciones, etc.
 Reclutamiento externo: servicios públicos de empleo, empresas de selección, centros de
formación, anuncios, etc.

3. Recepción y preselección:
 Recepción de los currícula, de dentro y de fuera de la empresa.
 Preselección de los candidatos que más se ajustan al perfil del puesto.

4. Comunicación con los solicitantes:

 Comunicación con las personas cuyos currícula se ha preseleccionado para que acudan a las
pruebas de selección.
 Comunicación con los no seleccionados dando las gracias y justificando la no selección.

5. Pruebas de selección:
En ocasiones se realizan pruebas psicotécnicas, de personalidad, intereses profesionales, de idiomas,
etc.

6. Entrevistas:
 Primera entrevista: por el especialista en selección.
 Segunda entrevista: por el jefe de departamento en que se ha producido la vacante a las
personas que han superado la primera entrevista.
 Tercera entrevista: por el director, el gerente, etc. (sólo para puestos de responsabilidad)

7. Comprobación de documentación y las referencias:

Se comprueban las referencias y la documentación que justifique los méritos aportados (titulación,
cursos de formación, conocimientos de idiomas, experiencia, etc.)

8. Toma de decisiones:
Suele ser tomada por el superior de la persona que ocupará el puesto, o consensuada con el director
del departamento de recursos humanos y los directivos implicados.

9. Pruebas médicas:
Se realiza por los servicios médicos de la empresa o por una empresa especializada.

10. Contratación:
 Se gestiona la modalidad de contratación adecuada.
 Si se contrata a través de una ETT, se gestionan los contratos con la empresa.

11. Acogida:
Se ponen en marcha los protocolos de acogida y se entrega un manual de acogida para que el
trabajador se ubique en la empresa.

12. Formación inicial y periodo de prueba:

 Los nuevos trabajadores tendrán que recibir una formación específica para los puestos que
hayan sido contratados.
 Dependiendo de la forma de contratación, se ha de superar un periodo de prueba y, por tanto, se
habrá de realizar un seguimiento y una evaluación del rendimiento.

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