Sistemas de Información Organizacional - MIV

1 - Sistemas y tecnologías de información

Conceptos básicos de sistemas y tecnologías de la información: conceptos de datos,
información y conocimiento. La información siempre procede de algún dato previo; no
obstante, esto no implica que todos los datos sean información. Por su parte, también puede
suceder que dispongamos de gran cantidad de datos e información y, a pesar de ello, no tener
ningún conocimiento.

 Datos: Son distintos tipos de elementos que permiten obtener una descripción de
algún evento, actividad u operación. Son elementos que es factible almacenar y
clasificar, pero no están organizados.
 Información: Corresponde al procesamiento y orden de los datos, de manera tal que
estos puedan dar respuesta a cuestiones específicas o tener un significado particular
para quien los recibe. La información es utilizada en las empresas para la toma de
decisiones.
 Conocimiento: Es la información evaluada y analizada por una persona en un contexto
determinado.

Un sistema de información (SI) es aquel que se encarga de la coordinación de los diferentes

flujos y registros de información que se requiere para llevar adelante a la organización, la cual
se mantiene alineada con su estrategia empresarial. Podemos definir al sistema de información
como el conjunto formal de procesos que recopila, elabora y distribuye la información
necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control
correspondientes.

Características de un Sistema de información eficaz:

 La estructura y funciones del SI de una empresa deben ser coherentes con su

estrategia en cada momento.
 La planificación y el diseño de un SI tienen que ser consensuados entre los expertos de
SI y el resto de la organización.
 El SI se tiene que planificar, diseñar e implantar de forma que guarde un equilibrio con
el resto de los sistemas integrantes de la infraestructura organizativa.
 El SI tiene que gestionarse desde una perspectiva amplia, contando con la implicación y
el compromiso de la alta dirección de la empresa.

Un sistema de información siempre contará con tres componentes fundamentales para su

funcionamiento:

1. Hardware: son todas las partes físicas que conforman el sistema. Existen diferentes
tipologías:
 Computadoras personales para uso individual y maniframes, midrange o servidores
para uso compartido.
 Las impresoras, plotters o escáneres.
 Routers.
2. Software: son los programas que permiten que el SI funcione. Conjunto de
instrucciones que, ejecutadas por los ordenadores, definen nuestra experiencia de uso.

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 Software de Sistemas: Son los sistemas operativos que permiten controlar el

funcionamiento del hardware y la utilización de los programas. Los sistemas
operativos más conocidos son: Windows, Macintosh
 Software de Aplicación: Es aquel que, en general, se comercializa como un
paquete cerrado y en condiciones óptimas para ser utilizado (paquete Microsoft
Office). También existen otras aplicaciones que son un poco más complejas y son
utilizadas para servidores y mainframes (SAP).
3. Tecnología de Redes: Esta tecnología permite que los diferentes equipos o máquinas
que componen el SI estén interconectados. Son un elemento fundamental para el
funcionamiento de cualquier SI. Existen dos grandes grupos de redes: LAN (Local Area
Network) y WAN (Wide Area Network).

Clasificación y tipos de sistemas de información:

 Ofimática (office information systems u OIS): Son aquellos sistemas que se utilizan en
todas las empresas u organizaciones, así como a nivel personal, en muchos hogares.
Son aquellos que permiten procesar información a través de documentos de texto,
hojas de cálculo, etcétera. Incluye entre sus programas:
o Sistemas que permiten procesar imágenes o textos.
o Programas que permiten armar presentaciones.
o Hojas de cálculo.
o Sistemas para poder realizar registro de notas.
o Bases de datos.
 Sistemas de comunicación personal: se han ido desarrollando numerosas aplicaciones
que facilitan y permiten la comunicación entre las personas a la distancia, y el
intercambio y envío de información.
o Correo electrónico.
o Mensajería instantánea.
o Peer to peer (intercambio de archivos).
o Teleconferencia.
 Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): existe principalmente para brindar
soporte a todos los procesos que hacen a la operatoria básica de la empresa.
o Estos sistemas son básicos en las organizaciones.
o Tienen fuerte generación y uso de datos internos.
o Manejan grandes volúmenes de datos.
o Se encargan de procesos críticos en niveles operativos.
 Sistemas de información gerencial (MIS): Estos sistemas se centran básicamente en el
apoyo a las decisiones estratégicas, como la planificación y el control.
o Tienen su base en datos de los TPS.
o No suelen ser muy flexibles.
o Dan soporte a decisiones de los niveles medios.
o Incluye a las personas responsables de la decisión.
 Sistemas de soporte para la toma de decisiones (SSTD): se encuentran básicamente
en el apoyo a las decisiones estratégicas no estructuradas en la cuales participan e
intervienen equipos de personas que requieren análisis de diferentes escenarios.
o Tienen su base en atender necesidades de los ejecutivos.
o Aportan y procesan gran cantidad de datos internos y externos.
o Son simples de usar. Normalmente, cuentan con soporte de pantallas táctiles.

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 Sistemas de información para ejecutivos (EIS): brinda soporte a directivos o ejecutivos

de las empresas al facilitar sus procesos de decisión mediante el procesamiento de una
gran cantidad de información proveniente tanto del interior de la empresa como del
exterior.
o Se adaptan a las necesidades de ejecutivos.
o Brindan datos externos e internos.
o Son simples de utilizar.
o La información es presentada gráficamente.
o Proporcionan herramientas de análisis.
 Sistemas expertos: tienen su base en el conocimiento y buscan poner al alcance de
muchas personas la manera de actuar y funcionar de un experto.
o Tienen su base en el conocimiento.
o Aportan y procesan gran cantidad de datos internos y externos y permiten la toma
de decisiones sobre situaciones concretas.
o Son expertos en algo solamente.
o Interactúan con el usuario.

2 - Ventajas competitivas de los sistemas de información

La estrategia tecnológica y de sistemas debe, necesariamente, mirar al largo plazo, incluso con
un plan de desarrollo y mejoras, ya que, una vez desplegada la infraestructura elegida, es muy
difícil de modificar. Las decisiones de la incorporación de tecnologías pueden representar un
salto cualitativo y comparativo muy importante para con la competencia o el logro de las
estrategias organizacionales.

La toma de decisiones de sistemas de información: Es importante tener en cuenta que las

decisiones para la planificación de sistemas y la evaluación de los recursos que asignar deberá
tener su base en lo siguiente:

 Cuán ágil y simple es su implementación.

 Si la tecnología que se aplicará es atractiva para el Área de Sistemas.
 El poder que posee la unidad funcional que lo solicita.
 El costo que implicará el desarrollo que se ejecutará.

Hay dos maneras de formular las planificaciones de sistemas. Una de ellas consiste en definir el
plan de sistemas de información a partir de la estrategia corporativa de la organización y las
necesidades en particular que pueda tener cada unidad de negocio; es lo que se conoce como
metodología pasiva. Por otro lado, existe la metodología activa, que consiste en desarrollar el
plan de SI (sistemas de información) en paralelo a la estrategia de negocio, es decir, este
método tiene su base en la idea de que, cada vez más y con más frecuencia, las organizaciones
pueden obtener ventajas competitivas a partir de incorporar en sus planificaciones estratégicas
las TIC y que los negocios no son concebibles si estas no se incorporan.

Metodología pasiva: consiste en llevar adelante una planificación de TIC alineada a la

estrategia de negocio de la organización. Un plan de inversión de las tecnologías de
información en la empresa está totalmente alineado con la estrategia organizacional. Un plan
adecuado de sistemas deberá colaborar para poder tomar decisiones de inversión en

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proyectos. Para esto es importante considerar que más importante que la tecnología es la
capacidad del sistema para integrar las diferentes necesidades de información que posee la
organización.

El plan de sistemas de una organización deberá contemplar disponer de los siguientes agentes
involucrados:

 Comité de tecnología y sistemas de información: encargado de supervisar la

planificación, establecer prioridades, asignar recursos, aprobar presupuestos, aprobar
el plan y garantizar que todas las personas asignadas se involucren con el cumplimiento
de dicho plan.
 Equipo de Trabajo: Es importante involucrar al equipo de sistemas junto al resto de las
áreas que se verán afectadas por la planificación.
 Grupo Base: Es el equipo completo del Área de Sistemas que está involucrado y tiene
el 100 % de responsabilidad sobre el proyecto en sí mismo.

Las fases que se deben tener en cuenta para un proyecto de planificación son:

1. Definir el equipo y lograr el compromiso no solo de los que llevarán a cabo la tarea,
sino de la dirección de la empresa. En esta instancia se constituyen los equipos de
trabajo y es el punto en donde se debe lograr la convicción de todo el mundo.
2. Hacer un relevamiento detallado de la situación actual y prever las necesidades de
información de cada una de las áreas o subsistemas de la empresa.
3. Luego se elabora el plan y se valida qué incidencia tendrá en las líneas estratégicas y en
las funciones del negocio.
4. Por último, programar las actividades. En esta fase lo que se hace es establecer el plan
concreto para el Departamento de Sistemas, en donde se desarrolla el plan de
hardware, de software y los proyectos concretos que desarrollar desde el punto de
vista tecnológico.

Ventajas competitivas de los SI y las TIC: concepto ITSGA; Se entiende por ITSGA (Information
Technology Strategic Generic Action) acciones que las empresas llevan a cabo para obtener
ventajas competitivas de la mano de las TIC y que pueden generalizarse e imitarse en otros
contextos. Los ITSGA buscan brindarles a los responsables que formulan la estrategia algunas
líneas para poder actuar en relación con las posibilidades de las TIC. Existen diferentes
categorías ITSGA que buscan atacar diferentes puntos de relación que puedan tener las
organizaciones, por ejemplo, con clientes o proveedores. Categorías:

 Relacionadas con el producto.

 Relacionadas con clientes.
 Relacionadas con el canal de distribución.
 Relacionadas con proveedores.
 Relacionadas con la cadena de valor.
 ISTGA de carácter general.

La geolocalización resulta cada vez más importante para las empresas, ya que, más allá del
monitoreo de la ubicación de la persona, lo que realmente importa es la información que de
dicha ubicación se pueda obtener: al conocer los lugares que el usuario frecuenta
habitualmente, se puede conseguir información importante acerca de sus gustos, preferencias
e intereses.

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3 - Decisiones sobre inversión en tecnología

A la hora de evaluar la incorporación de nuevas tecnologías, es necesario analizar no solo los
aspectos económicos de la inversión, sino también los factores que tendrán relación con la
estructura de la organización y con los diferentes servicios adicionales que sea necesario
contratar para poder implementarla. Existen tres criterios que las organizaciones deberán
analizar a la hora de tomar decisiones de inversión en tecnología:

 Calidad del Sistema: relacionadas con la parte técnica del sistema.

 Aspectos Económicos: relación existente entre la calidad y el precio de la tecnología.
 Costo del Cambio: evaluar los costos en los que se va a incurrir por el solo hecho de
cambiar la tecnología, capacitación a los empleados, etcétera.

Calidad del sistema: el análisis de la calidad del sistema se realizará en términos de las
siguientes dimensiones:

 Fiabilidad: Hace referencia a la capacidad que tendrá el sistema de poder brindar el

servicio de manera continuada, posibles caídas.
 Rendimiento: Hace referencia a la velocidad con la que el sistema operativo dará
respuesta a las demandas.
 Escalabilidad: Se refiere a la posibilidad que tiene el sistema de hacer frente a una
demanda creciente.
 Seguridad: Implica la posibilidad de que el sistema brinde protección a los datos
almacenados en él.
 Marca: Marcas de renombre pueden servir para tener la tranquilidad y garantía de la
continuidad de la empresa.

Aspectos económicos: Una de las formas más útiles para calcular el presupuesto que implicará
una decisión de inversión en tecnología es calcular el costo total de propiedad - TCO (total cost
ownership), es una metodología que permite calcular el costo total de una inversión en TIC
(tecnologías de la información y la comunicación) a partir de contemplar el costo total de
adquisición, el costo de su mantenimiento y reparación, e incluso el tiempo estimado en el cual
la inversión será amortizada. Costos que normalmente se tienen en cuenta para el cálculo del
TCO:

 Costos de personal de la empresa;

 Costo de capital: Incluye el costo del hardware, del software y de las redes de
telecomunicaciones necesarias para poder implementar el nuevo sistema de
información.
 Costos de personal externo;
 Costo de mantenimiento;
 Costos de soporte;
 Gastos de explotación: Se relacionan con la utilización diaria del sistema de
información. Relacionados con el servicio de telecomunicaciones.
 Gastos recurrentes, NO de explotación: funcionamiento diario del sistema.
 Repercusión de los costos indirectos: Gastos relacionados con la administración y las
finanzas del departamento de sistemas, así como la capacitación de los empleados con
personal interno.
 Costos asociados al usuario final;

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 Implicaciones que tendrá en el negocio la NO disponibilidad: (DOWNTIME) Implica

estimar los costos relacionados con las paradas que pueda tener la organización por
caídas del sistema.

Costo de Cambio: La norma, en general, es que sí existen estos costos y que quienes toman las
decisiones deben tenerlos en cuenta porque afectarán sus decisiones a largo plazo. Algunos de
estos costos se relacionan con la migración de toda la información, la adaptación de los
programas o aplicativos a la empresa, etcétera.

Evaluación de sistemas aplicativos: Los sistemas aplicativos de gestión (software) son el núcleo
principal para la confección de sistemas de información. Existen diferentes sistemas de
información:

 BPM (business process management), enfoque o sistema que vincula herramientas y

tecnologías de información para modelar los procesos de negocio y sistematizarlos
para así poder medir y corregir el proceso.
 CRM (Customer relationship management), es una estrategia de negocios que permite
entender y anticiparse a las necesidades de clientes actuales y también potenciales,
siempre dependiendo de la acción que el usuario efectúe con la información que el
sistema le brinde.
 BI (Business intelligence), es un conjunto de estrategias de negocios que permiten, a
través del análisis de los datos que posee la empresa, crear conocimientos útiles para
la organización.

4 – Sistemas integrales de información.

Un sistema de información integral es una base de información integrada que dispone una
organización en un único lugar o repositorio en donde reúne todos los datos acerca de las
transacciones u operaciones realizadas en ella. Este tipo de sistema integra en uno a todos los
sistemas informáticos de cada departamento de la organización, lo cual le permite a la empresa
disponer de una mejor cantidad y calidad de información, lo que repercute positivamente en
los resultados.

Los sistemas de información integral, también llamados ERP (enterprice resourse planning). La
primera decisión que debe tomarse a la hora de elegir instaurar en la organización un ERP es si
este será desarrollado internamente en la organización, teniendo en cuenta las
particularidades propias de la empresa, o si se va a adquirir un ERP enlatado, que incluye los
procedimientos más comunes y estándares que existen en cualquier organización.

Los sistemas integrales pueden ser desarrollos propios de la organización o enlatados, pero, de
cualquier forma, los beneficios que proporcionan son:

 Permiten realizar un control global sobre los diferentes departamentos de la

organización.
 Permiten estandarizar y automatizar los procesos de la empresa, los hace más
productivos.
 Mejoran la gestión de los procesos productivos.

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 Reducen el tiempo que demora la empresa en llegar al mercado con sus productos y
servicios.
 Permiten disponer de información instantánea para los clientes acerca del estado de
sus pedidos.
 Facilita la integración de la información correspondiente a todos los empleados de la
organización.

Existen diferentes sistemas integrales de información que facilitan la toma de decisiones en

una organización. Estos sistemas permiten integrar los diferentes niveles estratégicos, tácticos
y operativos para alcanzar la información necesaria que le brinde la posibilidad a cada uno de
ellos de tomar las mejores decisiones.

Sistemas de planeamiento: Si consideramos la necesidad de tomar decisiones en cada uno de

los niveles organizacionales, podemos identificar planes de nivel estratégico.

Presupuestos: Podemos considerarlo como la puesta en marcha de la programación, la acción.

Etapas: las etapas para la generación de este presupuesto:

1. Determinación de pautas presupuestarias: Cuáles son las metas fijadas por la

dirección, con qué equipos contamos, cuáles son los aspectos o factores internos y
externos que nos condicionarán.
2. Recopilación de información: Es necesario contar con la información histórica de la
empresa. A partir de ella, podemos fijar las metas de corto, mediano y largo plazo.
Luego analizaremos nuestra proyección de mercado y cómo reaccionar frente a
factores externos, como la competencia.
3. Elaboración: Esta etapa es descendente en la empresa, es decir, de los niveles
jerárquicos a los operativos. Las salidas de esta etapa serán, principalmente:
o Presupuesto económico.
o Presupuesto financiero.
o Balance proyectado.
4. Emisión: Esta etapa está a cargo del Área Financiera de la organización y luego, desde
allí y con la aprobación gerencial, se comunica a las demás áreas.
5. Revisión: Es necesario establecer plazos para hacer revisiones del presupuesto en
función de variables externas, como cambios de política nacional en el marco
económico o procesos inflacionarios.

Sistemas de control de gestión: es importante que tengamos presentes los aportes que las
nuevas tecnologías hacen sobre este tipo de sistemas. Un tablero de control es un elemento
que nos permitirá controlar y monitorear en todo momento el estado de situación de nuestra
empresa con base en aquellos indicadores que hemos definido como importantes y valiosos al
momento de poder detectar el rumbo.

Tableros de comando: El tablero de comando es un elemento utilizado para la gestión y el

gerenciamiento de un plan estratégico. Sirve de base para analizar y corregir el logro de los
objetivos planteados. Permite contar con la información necesaria para diagnosticar de manera
adecuada una determinada situación.