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POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓ
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
N

AUTORIZACIONES

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE Astrid Amaya Efrain Diaz Lucia Vargas

Coordinadora
CARGO Analista de Datos Director Corporativo
Jurídica
FECHA 10/01/2022 17/01/2022 24/01/2022
 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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TABLA DE CONTENIDO

1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

1.1. Alcance
1.2. Normatividad Aplicable
2. DEFINICIONES
2.1. Autorización
2.2. Base de Datos
2.3. Dato Personal
2.4. Dato Público
2.5. Dato Semiprivado
2.6. Dato Privado
2.7. Dato Sensible
2.8. Encargado del Tratamiento
2.9. Responsable del Tratamiento
2.10. Responsable de Administrar las Bases de Datos
2.11. Oficial de Protección de Datos
2.12. Titular
2.13. Tratamiento
2.14. Aviso de Privacidad
2.15. Transferencia
2.16. Transmisión
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
3.1. Principio de Legalidad
3.2. Principio de Finalidad
3.3. Principio de Libertad
3.4. Principio de veracidad o Calidad
3.5. Principio de Transparencia
3.6. Principio de acceso y circulación Restringida
3.7. Principio de Seguridad
3.8. Principio de confidencialidad
4. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
7.1. Derecho de acceso o consulta
7.2. Derecho de quejas y reclamos
7.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento
7.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
8. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
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9. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

10. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS
11. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR
11.1. Derecho de acceso o consulta
11.2. Derechos de quejas y reclamos
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD
13. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE
INCIDENCIAS
14. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS
DATOS
15. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES
16. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
17. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS
18. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD
19. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
20. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
21. VIGENCIA

1 BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y

20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria
1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos
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Personales (LEPD); del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capitulo 25del Decreto 1074de 2015, por
el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013).
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean
objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

1.1 Alcance

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de
información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de VICMAN SERVICES
S.A.S, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento,
intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de
VICMAN SERVICES S.A.S y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos
personales que reposen en sus bases de datos y archivos.

1.2 Normatividad Aplicable

 Constitución Política de Colombia
 Ley 1581 de 2012
 Decreto 1074 de 2015 Capitulo 25 y Capitulo 26 compilatorios de los decretos:
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
 Circular 01 del 08 de noviembre 2016

2 DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo

2.2.2.25.1.3 sección 1 Capitulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de
2013).
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2.1 Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
personales.

2.2 Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

2.3 Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.

2.4 Dato Público

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos,
entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
2.5 Dato Semiprivado

Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación
puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en
general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial,
de servicios y la proveniente de terceros países.
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2.6 Dato Privado

Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su
tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que
contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales,
sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias,
entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de
datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para
evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten
servicios de comunicación electrónica.

2.7 Dato Sensible

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

2.8 Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

2.9 Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida
sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
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2.10 Responsable de Administrar las Bases de Datos

Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del

tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en
práctica las directrices que dicte el responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de
datos.

2.11 Oficial de Protección de Datos

Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en
protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio
de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

2.12 Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

2.13 Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.14 Aviso de Privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento
de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2.15 Transferencia
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La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.16 Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento
determinado por el encargado por cuenta del responsable.

3 PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se
han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la
Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:

3.1 Principio de Legalidad

El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la
LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las
demás disposiciones que la desarrollen.

3.2 Principio de Finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la
cual debe ser informada al Titular.

3.3 Principio de Libertad

El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
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ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos
requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser
consultado con posterioridad.

3.4 Principio de veracidad o Calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.

3.5 Principio de Transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del
tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la
autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa
lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:

 El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.

 El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas
cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
 Los derechos que le asisten como Titular.
 La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del
tratamiento.

3.6 Principio de acceso y circulación Restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de
las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse
por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos
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personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

3.7 Principio de Seguridad

La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del

tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de
implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el
personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los
sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas
y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad
se recogen en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo
usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de
seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en
conocimiento de los usuarios.

3.8 Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.

4 AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

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De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la

autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo
Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de
sus datos por parte de VICMAN SERVICES S.A.S en los términos y condiciones recogidos en la
misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
 Datos de naturaleza pública.
 Casos de urgencia médica o sanitaria.
 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
 Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

5 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es VICMAN
SERVICES S.A.S, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: CR 14 B 119 95 P 4, BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 601742 8458 Ext. 3006

6 TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

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VICMAN SERVICES S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el

tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados
en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

7 DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto
1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden
ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos
derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios
que le ponga a disposición el Responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas
para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

7.1 Derecho de acceso o consulta

Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa
solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
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7.2 Derechos de quejas y reclamos

La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

 Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o
modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
 Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten
inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
 Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización
previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
 Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el
incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

7.3 Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del

tratamiento

Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con
lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

7.4 Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por

infracciones

El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y

Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el
Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento

8 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

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Código: SI-PO-01 Versión: 00 Fecha de inicio: 01/02/2022 Página: Página 14 de 28

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, VICMAN
SERVICES S.A.S solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y
tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos
medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la
autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del
capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).

9 TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de

niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2
del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en
cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, VICMAN SERVICES S.A.S solicitará al representante legal
del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para
entender el asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos
personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos,
aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas
reglamentarias.

10 ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

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Código: SI-PO-01 Versión: 00 Fecha de inicio: 01/02/2022 Página: Página 15 de 28

El Oficial de Protección de Datos de VICMAN SERVICES S.A.S será el encargado de la

atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus
derechos.
Teléfono: 601 742 8458. Correo electrónico: [email protected].

11 PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

11.1 Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 21 del
Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos
casos:
1. Al menos una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la
información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, VICMAN
SERVICES S.A.S solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso,
certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de
recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, VICMAN SERVICES S.A.S
demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte
de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un
escrito dirigido a VICMAN SERVICES S.A.S enviado, mediante correo electrónico a:
[email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”,
o a través de correo postal remitido a CR 14 B 119 95 P 4, BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La
solicitud deberá contener los siguientes datos:
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Código: SI-PO-01 Versión: 00 Fecha de inicio: 01/02/2022 Página: Página 16 de 28

 Nombre y apellidos del Titular.

 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
 Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
 Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
 Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la
información solicitada:
 Visualización en pantalla.
 Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
 Correo u otro medio electrónico.
 Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del
tratamiento, ofrecido por VICMAN SERVICES S.A.S.
Una vez recibida la solicitud, VICMAN SERVICES S.A.S resolverá la petición de consulta en un
plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual
en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un
escrito dirigido a VICMAN SERVICES S.A.S enviado, mediante correo electrónico a
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Código: SI-PO-01 Versión: 00 Fecha de inicio: 01/02/2022 Página: Página 17 de 28

[email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”,

o a través de correo postal remitido a CR 14 B 119 95 P 4, BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La
solicitud deberá contener los siguientes datos:
 Nombre y apellidos del Titular.
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
 Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección,
supresión, revocación o infracción.
 Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
 Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando
corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

VICMAN SERVICES S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender
al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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Código: SI-PO-01 Versión: 00 Fecha de inicio: 01/02/2022 Página: Página 18 de 28

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.

12 MEDIDAS DE SEGURIDAD

VICMAN SERVICES S.A.S, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en
el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas
necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, VICMAN SERVICES S.A.S, mediante la suscripción de los correspondientes
contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la
implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y
confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por VICMAN SERVICES

S.A.S que están recogidas y desarrolladas en su SI-PO-02 Políticas Internas de Seguridad de la
información (Tablas I, II, IIIy IV).
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13 PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE

INCIDENCIAS

VICMAN SERVICES S.A.S establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de

incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la
información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.

los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con
el almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento,
deben conocer el procedimiento para actuar en caso de incidencia.

El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:

 Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no
autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de
la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo,
de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el
tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación
con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la
incidencia, la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido.
 Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un
acuse de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos
enumerados anteriormente.
 VICMAN SERVICES S.A.S, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de
incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas,
Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la
notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras
cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos,
remitirse al SI-F-16 Registro de incidencias y plan de acción.
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 Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando
aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos
que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
 Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de
Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber
sido detectado.
 Finalmente, VICMAN SERVICES S.A.S notificará del incidente a los Titulares, cuando
se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.

14 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS

DATOS

VICMAN SERVICES S.A.S ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos
personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación
de la SI-PO-02 Políticas Internas de Seguridad de la información. Por ello, establecerá un sistema
de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su
administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la
cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que
están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida
prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.

El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso humano,
infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el
fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de datos personales se
tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los diferentes niveles de
autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrencia de cualquier tipo de
evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial), tales como:
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 Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que
violan la ley y que están penalizadas por ésta.
 Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, los
eventos indirectamente causados por la intervención humana.
 Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u
omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al
mismo tiempo son las amenazas menos predecibles porque están directamente
relacionado con el comportamiento humano.

VICMAN SERVICES S.A.S en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de

protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.

15 ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial se soliciten a VICMAN SERVICES S.A.S acceso y/o entrega de datos de carácter
Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición,
la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se
suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de
garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así
como a la entidad requirente.

16 TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a

países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país
ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la
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Código: SI-PO-01 Versión: 00 Fecha de inicio: 01/02/2022 Página: Página 24 de 28

Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser
inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se
trate de:

 Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e

inequívoca para la transferencia.
 Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por
razones de salud o higiene pública.
 Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
 Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la
República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
 Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable
del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se
cuente con la autorización del Titular.
 Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la
Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la
transferencia internacional de datos personales.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre VICMAN

SERVICES S.A.S y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por
cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento,
siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

16 TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS

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Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos
estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los
empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan,
procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas
(las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o
“autenticar” la identidad de cada sujeto.

La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas
que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley
Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la
información de los titulares.

17 REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD

El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente.
Asimismo, de acuerdo con él para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una
amenaza.

18 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva

y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia
para VICMAN SERVICES S.A.S. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y
procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en
cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de VICMAN SERVICES S.A.S
cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la
información y datos personales.
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Código: SI-PO-01 Versión: 00 Fecha de inicio: 01/02/2022 Página: Página 26 de 28

Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción

o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de
seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento
de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros,
aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a
personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre
otros.

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo

contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de
la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de
las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares
establecidos en VICMAN SERVICES S.A.S. En todo caso, adoptamos compromisos para la
protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de
los datos almacenados.

19 GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello
que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos
como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente,
se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se
llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de
almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los
documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada
organización lo define de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición
final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros.
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Los documentos que tienen que ver con la protección de datos personales deben ser elaborados
por personal o una entidad competente para ello, así mismo la organización debe ser quien revise
y apruebe todos los documentos y lo deje registrado en la casilla de aprobación de los
documentos.

A fin de que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán
actualizados y modificados por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre y
cuando sea necesario, para la eliminación de un documento se debe tener la justificación para ello
descrita en el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de todos los documentos.

Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser
protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los
lineamientos descritos en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad.
La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del
tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se
especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la
información.

Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de

los titulares, este será quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como
digital, evite alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que
salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables.

20 VIGENCIA

La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2022-02-01, las bases de datos
responsabilidad de VICMAN SERVICES S.A.S serán objeto de tratamiento durante el tiempo
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que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo
con la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales.