AUDITORIA ADMINISTRATIVA

IX CICLO DE ADMINISTRACION Y SISTEMAS

CASO PRÁCTICO:

PUBLICIDAD NACIONAL

ANTECEDENTES

De 1957 a 1964, Daniel Mario Martínez trabajó como ayudante de impresor en Farias Process.
Posteriormente lo hizo en pequeños negocios del mismo giro como impresor, hasta que en uno de
ellos logró el puesto de encargado, donde dirigía entre 8 y 10 personas. Después, durante dos años, lo
hizo por su cuenta asociado con un hermano.

Al terminar la sociedad dividieron sus bienes. Daniel conservó algunos instrumentos y materiales y
comenzó a trabajar por su cuenta. Tenía a su cargo a dos personas a las que capacitó en todo lo
referente a la serigrafía. Después, rentó un local y de manera personal adquiría materia prima para
producir y vender sus productos.

En 1981 necesitaba más espacio para la elaboración de sus productos, por lo que rentó una casa para
ampliar su capacidad de producción y contrató más personal.

En 1983 adquirió un terreno, donde construyó las instalaciones de Publicidad Nacional, que en 1985
amplió con la adquisición del lote contiguo.

En la actualidad Daniel Mario Martínez es el gerente general y cuenta con 15 personas a su cargo:

 un diseñador
 un contador
 un jefe de recursos humanos
 un encargado de operaciones
 cinco impresores
 un suajador
 un cortador
 seis ayudantes

Reglamento de la empresa

 Se prohíbe el acceso a la empresa en estado de ebriedad o bajo influencia de enervantes

(drogas).
 Cuando los trabajadores lleguen media hora tarde, se les suspenderá un día durante el
mes, a criterio del jefe de producción (salvo previa autorización del jefe inmediato
superior).
 Las fallas del equipo deben ser reportadas de inmediato.
 El personal debe mantener en buen estado las herramientas y utilizar el material para los
fines establecidos.
 El personal debe mantenerse en el área de trabajo asignada.
 Se prohíbe fumar o ingerir bebidas embriagantes dentro del área de trabajo.
 Se prohíbe comer dentro del establecimiento en horas laborales.

Misión Hacer trabajos de impresión con todo tipo de materiales de la mejor calidad, proporcionando
al cliente ideas para que su producto tenga una mejor aceptación.

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Visión Actualización permanente para ofrecer al cliente el mejor servicio y lograr un lugar reconocido
dentro del mercado de la serigrafía, como una empresa que siempre busca estar a la vanguardia.

Filosofía Sabemos que la importancia de nuestros valores nos llevará al éxito, por tal motivo hacemos
hincapié en ellos para lograrlo.

Unidad La única forma de lograr el cambio es mediante la unión de propósitos y esfuerzos enfocados
en un objetivo común.

Esfuerzo El esfuerzo debe ser mayor al que cotidianamente realizamos en nuestra actividad personal
y vida productiva. Es necesario utilizar tiempo específico extra para construir y emprender mejoras
que nos permitan alcanzar la calidad total y un beneficio social.

Responsabilidad Es nuestro deber dar cuenta cabal de nuestros actos, capacidad para afrontar el
deber y cualquier situación conflictiva con ánimo y deseo de dar solución con un alto grado de
conciencia ética y compromiso.

Honestidad Es un valor ético que se puede interpretar como integridad, dignidad, probidad, lealtad,
rectitud, moralidad, conciencia y justicia. Nada lograríamos si no iniciamos y mantenemos nuestras
acciones comprometidos con nosotros mismos y con la sociedad a fin de lograr el éxito.

Calidad Es el reto a vencer en todos los aspectos de nuestra organización y una de nuestras fortalezas
ya que la calidad de nuestro personal, productos y procesos es una prioridad para lograr una alta
competitividad y productividad.

Servicio Este aspecto se ha convertido en un elemento central de la venta de nuestros productos. El

servicio de calidad es una herramienta que debemos utilizar para conseguir una mejor posición en la
sociedad e inculcarlo a los copartícipes del grupo, así como hacer que cada quien trabaje enfocando
sus energías, intención y entusiasmo para satisfacer las necesidades del cliente.

Excelencia Es un aspecto muy importante en el cual haremos hincapié para lograr un grado óptimo de
desarrollo en nuestros procesos, productos y servicio.

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PLANEACIÓN

Área a evaluar: operaciones.

Objetivo general
Estudiar y evaluar el desempeño del área de operaciones para determinar los niveles de
productividad de la empresa e identificar posibles problemas y oportunidades de mejora.

Objetivos específicos
 Hacer que el empresario tome conciencia de que el correcto funcionamiento del área de
operaciones puede disminuir los costos y aumentar las utilidades de la empresa.
 Resaltar la importancia que tiene la auditoría administrativa para evaluar e implementar
correcciones acordes con las necesidades de la organización.
 Elaborar un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento del área de
operaciones para identificar y aprovechar fortalezas y dar sugerencias para la corrección
de las debilidades.
 Implementar procedimientos adecuados para llevar a cabo las tareas específicas que se
deben realizar.

Fuentes de estudio
 Internas: entrevistas y cuestionarios aplicados al área de operaciones.
 Externas: consulta a organismos nacionales que emiten lineamientos para regular la
función de producción.

Investigación preliminar

Mediante entrevista realizada al jefe de operaciones se determinarán las necesidades específicas del
área. Asimismo, con base en una gráfica de Gantt se estimará el tiempo que se dedicará a cada
actividad, a fi n de cumplir con el objetivo de la auditoría.

PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA

PROPUESTA TÉCNICA

Naturaleza: auditoría administrativa

Alcance: área de operaciones

Antecedentes: en la empresa Publicidad Nacional nunca se ha realizado ningún tipo de auditoría.

OBJETIVOS
 Sentar las bases para la ejecución de la auditoría de manera puntual.
 Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones.
 Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una
visión integradora.
 Lograr que la auditoría convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en
oportunidades.

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Estrategia: el equipo auditor realizará visitas periódicas para conocer el uso de recursos
para la búsqueda del liderazgo en costos.

Justificación: elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento.

Acciones: aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el

área de producción.

Recursos: equipo auditor de la Escuela de Negocios de la Universidad Nacional.

Resultados

 Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.

 Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de operaciones.
 Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área.
 Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.
 Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.

Asignación de la responsabilidad: líder de proyecto.

Capacitación: instrumentarla a través de sesiones en las que participe la totalidad del equipo auditor,
coordinadas por el líder de proyecto y en la que se revise la estrategia, mecanismos de trabajo y el
proyecto de auditoría.

Actitud: la labor de investigación se realizará de la manera más objetiva y sin prejuicios

del equipo auditor.

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
 Para enriquecer la documentación recabada se investigará sobre esta información para
afirmarla y complementarla.
 Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la
organización.
 Se revisarán las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo
conforme a las instrucciones del área.
 Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de
entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como observación directa e investigación
documental.
 Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos la propuesta
técnica se someterá al encargado de la sucursal para que lo analice y autorice las
modificaciones procedentes.
 La determinación de las acciones se apegará al programa definido.
 Planear alternativas de medición a través de indicadores que reflejen rasgos
sobresalientes dentro del área de operaciones que sirvan para el análisis de los
diferentes factores.
 Los criterios deberán ser determinados con base en los objetivos que maneje el área.
 Proponer mecanismos de acción que apoyen la mejora continua.
 El informe de auditoría se debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan.

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INSTRUMENTACIÓN

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La
correspondiente a estructura, valores, misión y visión de la empresa fue proporcionada por el titular
de la organización. El resto de la información fue captado por el equipo auditor en cédulas para la
detección y registro de hallazgos y evidencias y para el registro de aspectos relevantes.

Técnicas de recolección

El equipo auditor decidió aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas
para obtener la información necesaria.

 Investigación documental
 Observación directa
 Entrevista
 Cuestionarios
 Cédulas

MEDICIÓN

Esta actividad se basó en los siguientes indicadores:

Indicadores de operación

Indicadores cualitativos

 Proceso mediante el cual el área respectiva administra los recursos necesarios para
generar los bienes y servicios requeridos por la organización.
 Cómo promueve la rentabilidad de los recursos productivos.
 Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales.

Indicadores cuantitativos

la aplicación de este indicador se pretende justificar cuántos trabajadores de toda la empresa están
inmersos en las operaciones.

Personal asignado a la producción

Total, de personal

Con este indicador se pretende obtener una estimación de los costos de los insumos del total de la
producción.

Costo de los insumos

Costo de producción

Con este indicador se pretende conocer los costos de los insumos nacionales del total
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de la producción.

Costo de los insumos nacionales

Costo de producción

Con este indicador se debe determinar el costo de producción de los artículos terminados.

Costo de producción
Artículos producidos

Este indicador sirve para conocer la cantidad de maquinaria y equipo que son propios
de la empresa respecto del total que se utiliza en el área.

Equipo y maquinaria propios

Total, de equipos y maquinaria

Con este indicador se intenta de conocer la cantidad de equipo y maquinaria al que

se le da mantenimiento preventivo en relación con el total de la maquinaria y equipo
del área.

Mantenimiento preventivo de equipo y maquinaria

Cantidad de equipo y maquinaria

Con este indicador se pretende identificar el equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento

correctivo en relación con el total de la maquinaria y equipo del área.

Mantenimiento correctivo de equipo y maquinaria

Cantidad de equipo y maquinaria

Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinaria del área respecto del activo fijo
de la empresa.

Valor de los equipos y maquinaria

Activo fijo
Este indicador sirve para conocer la depreciación del activo fijo.

Depreciación
Activo fijo

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo
ocurrido durante el proceso para obtener la información necesaria para la auditoría.

EVIDENCIA

En las visitas que se realizaron se comprobó:

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Evidencia física
 No se cuenta con organigrama, manual de organización ni manual de procedimientos.
 No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los puestos.
 No existen señalamientos específicos en el área de operaciones.
 Los extractores de aire son muy pequeños para purificar el ambiente en la medida
necesaria.
 Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento.

Evidencia testimonial
 La opinión de sus tres principales clientes fue que el servicio en general es satisfactorio.
Asimismo, que acuden o solicitan los servicios de la empresa por la calidad, entrega oportuna
y bajo precio de los productos.

SUPERVISIÓN DEL TRABAJO

No hubo cambios en las fechas de las visitas, por lo cual se respetó la calendarización de actividades.

El equipo auditor mostró puntualidad y formalidad en las visitas a la sucursal. Cada integrante se
desempeñó puntualmente y en los casos necesarios hubo apoyo de todo el equipo.

Los resultados que obtuvo cada auditor se entregaron en un lapso no mayor a 48 horas.

EXAMEN

PROPÓSITO

Por medio de los enfoques de análisis organizacionales (SWOT) y cuantitativas, se busca lograr el
objetivo planteado para la realización de la auditoría de tal forma que se pueda analizar de acuerdo
con las circunstancias especificas del área, con el fi n de reunir todos los elementos necesarios para
emitir recomendaciones y conclusiones.

PROCEDIMIENTO
El área de operaciones trabaja de manera específica en:

 Corte de material
 Impresión del material
 Secado y recolección
 Suaje
 Selección
 Empaque

Por lo tanto, es necesario:

 Conocer los componentes del proceso productivo.

 Describir el procedimiento de producción.
 Descomponerlo la producción incluye aspectos netamente operativos, de orden
administrativo y de cultura organizacional.

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 Revisarlo críticamente 1. la capacitación en el proceso de inducción es deficiente, 2. los

trabajadores no utilizan el equipo de seguridad, 3. las sanciones por retardo repercuten
sobre la producción y, 4. existe una alta rotación de personal por los bajos salarios y
excesivas cargas de trabajo.
 Ordenar cada elemento los elementos más sobresalientes son la falta de instrumentos
administrativos fundamentales, la ausencia de una visión de negocio y el predominio de
actividades netamente operativas y la carencia de cultura de mejora.
 Definir las relaciones la empresa trabaja en forma empírica, sobre una base de
comunicación poco formal y hasta cierto punto difusa. En la producción predominan las
relaciones de compañerismo. La supervisión es más formal, pero la relación es
estrictamente laboral, sin una identificación más personalizada.
 Identificar y explicar su comportamiento la elevada rotación de personal debida a las
condiciones prevalecientes, la falta de herramientas administrativas por el predominio
de una administración empírica y la existencia de un liderazgo paternalista al margen de
las normas de seguridad son la base del funcionamiento de la empresa.

ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIONALES
Análisis SWOT del área de operaciones:

Fortalezas
 Buena calidad de los productos elaborados
 Experiencia de los trabajadores (impresores)
 Proceso semiautomático de producción (UV)
 Buen ambiente de trabajo

Debilidades
 Liderazgo paternalista
 No cuenta con manuales de procedimientos y de organización
 No se cuenta con políticas
 Pérdida de tiempo por comunicación informal (plática súperabundante)

Amenazas
 Tipo de cambio (materia prima de exportación)
 Inflación
 Inasistencias de los trabajadores
 Mala calidad de los insumos
 Fallas de corriente eléctrica (no se cuenta con planta generadora de emergencia)

Oportunidades
 Adquisición de nueva tecnología para mejorar su proceso
 Elaboración de productos propios
 Capacitación sobre nuevas técnicas de trabajo

CUANTITATIVOS
 Modelos de inventario: esta técnica sirve para determinar la capacidad de producción
que tiene la empresa para satisfacer la demanda de sus clientes.
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 Muestreo: ayudar a conocer las necesidades del área de operaciones con lo cual se podrá
determinar si se están cumpliendo sus expectativas y necesidades. Estos resultados
servirán para inferir si el área de producción cuenta con un buen proceso que ayude a la
eficiencia de la empresa. Por medio de cuestionarios, entrevistas y observación directa.
 Análisis de series de tiempo: con ello se obtendrá la variación de la cantidad de
producción, rotación de personal en periodos homogéneos y así determinar un plan para
evitar demoras con base en esta información.

INFORME

Naturaleza del estudio: auditoría administrativa.

Responsable: equipo auditor externo.

Antecedentes: con base en la baja productividad de la empresa y el conocimiento de sus autoridades

se abrió la posibilidad de auditarla.
Objetivos: estudiar el tipo de administración existente en el área de operaciones.

Alcance: área de operaciones.

Metodología: de auditoría con base en indicadores de gestión.

Resultados esperados: definir el panorama general del área para elaborar alternativas de cambio
tendientes a mejorar las condiciones laborales, incrementar la productividad e impulsar el
posicionamiento de la empresa.

SEGUIMIENTO

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OBJETIVO GENERAL

Implementar los lineamientos generales para mantener un control apropiado de las observaciones y
recomendaciones emitidas por los auditores a la empresa.

Lineamientos generales
 Los cambios y las mejoras implementadas deben ser constantes y sin interrupción.
 Llevar control del desarrollo de los programas mediante la comparación de los resultados
reales con los estimados para corregir, mejorar y, en su caso, formular nuevos planes de
acción.
 Evaluar los resultados que beneficien al área de operaciones con el fi n de determinar si
el proyecto se desarrolla conforme a lo esperado.
 Llevar a cabo reuniones de manera permanente con el personal del área de producción
para analizar el cumplimiento de metas a corto, mediano y largo plazos.

Recomendaciones programadas

Acciones específicas:
 Elaborar manuales de procedimientos para disminuir tiempos en la introducción de
personal nuevo a la organización y evitar la interferencia en los procedimientos.
 Implementar programas que permitan mejorar las habilidades y la ejecución de las
actividades de los trabajadores con el consecuente incremento de la productividad.
 Desarrollar y difundir la cultura organizacional para que los trabajadores del área de
operaciones se sientan identificados y comprometidos con la empresa en la que laboran.
 Evaluar periódicamente la productividad y el desempeño del trabajador. Con base en
ello, tomar decisiones de promoción y remuneración.
 Establecer niveles de productividad de los trabajadores para determinar el tiempo
promedio óptimo para producir un artículo.
 Establecer un programa de mantenimiento preventivo para la maquinaria y equipo para
evitar interrupciones en el proceso de producción.
 Adquirir una planta generadora de energía para que el proceso sea continuo en caso de
apagones y no haya demoras en las entregas.
 Establecer normas de seguridad dentro y fuera de la empresa. Definir los peligros y
condiciones a los que está expuesto el trabajador durante la producción y difundirlos
para que los identifique plenamente.

Áreas de aplicación: en todos los niveles del área de operaciones.

Periodo de realización: tres meses.

Resultados obtenidos: en general, una mejor efi ciencia en el área gracias al desarrollo de los
manuales de procedimientos y de organización, para estandarizar el proceso y la elaboración de los
productos, y una mejora en:
 el desempeño de los empleados,
 la seguridad del personal,
 la productividad y, por consecuencia, en los tiempos de entrega,

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 la disminución de costos

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