PLANIFICACIÓN DE

PROYECTOS
MICROSOFT PROJECT

Ing. MSc. Renán Orellana Lafuente

Materia: Preparación y Evaluación de Proyectos
Universidad Mayor de San Simón
II - 2022
UNIDAD IV-4
MICROSOFT PROJECT
• Project es un software para la gestión de proyectos, que permite organizar
la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos
asociados y los recursos.

• Aplica tanto a trabajos como a materiales, del proyecto para que se

puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los
objetivos planteados.

• Es el programa de gestión de proyectos más utilizado del mundo.

VENTAJAS

Project permite:
• Organizar la lista de actividades en una estructura
jerárquica.
• Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
• Obtener el diagrama Gantt del proyecto.
• Imprimir una gran variedad de informes.
APLICACIÓN AL PROYECTO
• Calcularel tiempo necesario para completar el proyecto: Sino
cumplimos con el tiempo necesario, hay daños líquidos, pero si
se presenta una excusa no habrá cargos en contra.
• Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a
empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los
recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).
• Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el
responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en
costos y en días si ocurre un cambio de una actividad.
PROJECT A NIVEL BÁSICO

A este nivel veremos en esta

unidad, como:
• Crear proyectos.
• Crear y vincular Tareas.
• Asignar recursos.
• Generar informes.
CREACION DE UN PROYEC TO
• Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene
ciertos datos y personalizaciones previamente configuradas.
• La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla
de la información global, contiene vistas, tablas y campos que se
utilizan en todos los proyectos de la organización.
• Se puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El
proyecto puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros
elementos diferentes.
HACER CLICK EN
PROYECTO EN
BLANCO
 HACER
CLICK EN
PROYECTO

HACER CLICK EN
INFORMACIÓN
DEL PROYECTO
 PARA PROGRAMAR UN
PROYECTO DESDE LA
FECHA DE COMIENZO,
SELECCIONAR LA FECHA
EN LA QUE DESEA QUE
COMIENCE EL PROYECTO

PARA PROGRAMAR UN
PROYECTO DESDE LA FECHA
DE FIN, SELECCIONAR FECHA
DE FIN DE PROYECTO EN
EL CUADRO PROGRAMAR A
PARTIR DE Y, LUEGO,
SELECCIONAR LA FECHA EN LA
QUE DESEA QUE FINALICE EL
PROYECTO EN EL CUADRO
FECHA DE FIN
 HACER CLICK EN
CAMBIAR TIEMPO
DE TRABAJO

EN ESTA VENTANA SE PUEDE

CAMBIAR EL CALENDARIO
LABORAL, SE PUEDEN
DEFINIR LOS DÍAS
HÁBILES, FESTIVOS,
EXCEPCIONES Y JORNADAS
DE TRABAJO PARA EL
PROYECTO

HACIENDO CLICK
EN OPCIONES SE
PUEDEN HACER
OTROS CAMBIOS
 ES MUY IMPORTANTE
MODIFICAR EN LA
OPCIÓN DE
“PROGRAMACIÓN” LAS
OPCIONES DE
CALENDARIO PARA QUE
COINCIDAN CON EL
CALENDARIO LABORAL
QUE SE TIENE
ASIGNADO AL
PROYECTO.
GUARDAR EL PROYECTO

EXISTEN VARIAS
POSIBILIDADES DE GUARDAR
EL PROYECTO. SE PUEDE
GUARDAR DE MODO LOCAL
DEL EQUIPO EN EL QUE SE
ENCUENTRE TRABAJANDO,
PERO DA LA POSIBILIDAD DE
GUARDAR EN
OTROS MEDIOS DE
ALMACENAMIENTO COMO:
SHARE POINT O ONEDRIVE
CREACIÓN DE TAREAS
Un proyecto se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea debe
representar una cantidad de trabajo significativa con fecha de entrega definida
pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento
regular de su progreso y la identificación temprana de los problemas.
Algunas recomendaciones en la creación de tareas, son:
a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee.
Deben desglosarse de forma más detallada en las áreas que presenten mayor
riesgo.
b) Asegurarse que los criterios de conclusión de las tareas estén claramente
definidos.
c) Definir las tareas que son cortas en comparación con la duración total del
proyecto. Las tareas más cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más
fácilmente.
d) Evitar definir como tareas como vacaciones o formación.
CLASES DE TAREAS
Project tiene varias clases de tareas:
a) Tareas de Resumen
b) Tareas de último nivel normales
c) Tareas de último nivel críticas
d) Tareas Hitos
Tareas de Resumen
Las tareas de resumen tienen como función la agrupación de tareas,
hitos u otras tareas de resumen. Son conocidas también como
paquetes de trabajo, grandes entregables, fases o sub-fases. Este tipo
de tareas tiene como características principales:
• Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia
entre el comienzo más temprano y el fin más tardío de las
actividades que contiene.
• Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de
las tareas que contiene.
• Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que
contiene más el costo propio directo que pueda tener la tarea de
resumen.
Tareas de último nivel normales
Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no
hacen parte de la ruta crítica, es decir, tienen algún tiempo de holgura
que les permite retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de
la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se convierte en
tarea crítica.
Reciben el nombre de último nivel debido a que después de ellas no se
desprende ninguna actividad adicional.
Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la
misma pueda tener un responsable que deba responder por la misma.
Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de último nivel se
escriban en verbo en infinitivo para una fácil identificación en la
estructuración del cronograma de actividades y porque con esta
estructura se denota la acción que se debe realizar en la actividad
Tareas de último nivel críticas
Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según la
programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea
crítica se retrasa, también se retrasa la finalización del proyecto. El
conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica.
Si es importante que el proyecto termine según la programación,
ponga atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos
asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto
terminará a tiempo.
Tiene las mismas características de las tareas de último nivel
normales.
Tareas Hito
Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal
como un entregable o un punto de decisión y que se utiliza para
controlar el progreso del proyecto.
Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como
hito. Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una actividad o
una serie de actividades.
Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en
pasado participio (…DO) para una fácil identificación en la
estructuración del cronograma de actividades.
 ESCRIBIR EL
NOMBRE DE LAS
TAREAS.

ESCRIBIR LA CANTIDAD DE
TIEMPO EN MINUTOS (POR
EJEMPLO 30M), HORAS (H), DÍAS
(D) O SEMANAS (S). ESCRIBA LOS
INCREMENTOS MENORES, COMO
MEDIO DÍA, CON EL FORMATO 0,5
DÍAS.

INDICAR LAS
FECHAS DE
COMIENZO Y FIN DE
LA TAREA
DIAGRAMA DE GANTT

Es una herramienta gráfica cuyo objetivo es

exponer el tiempo de dedicación previsto para
diferentes tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado.
Un diagrama de Gantt muestra:
• La fecha de inicio y fin de un proyecto
• Qué tareas hay dentro del proyecto
• Quién está trabajando en cada tarea
• La fecha de inicio y fin de las tareas
• Una estimación de cuánto llevará cada tarea
ESQUEMATIZAR DE TAREAS

SELECCIONAR LAS FILAS Y

HACER CLICK EN LA FECHA
VERDE

UNA ESTRUCTURA DETALLADA

DEL TRABAJO PUEDE AYUDAR A
CREAR UNA LISTA DE TAREAS AL
TOMAR UNA DESCRIPCIÓN DE
NIVEL ALTO DEL TRABAJO Y
DIVIDIRLA EN COMPONENTES.
DURACIÓN DE LAS TAREAS
La DURACIÓN es el período total de tiempo que es necesario para completar una tarea.
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos. Recuerde que trabajo no equivale
a duración de la tarea.
Se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas.
a) Duraciones hábiles o normales: Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el fin de una tarea, según esté definido en el calendario del proyecto y en el
calendario de recursos. Por ejemplo: 2 días, 1 semana.
b) Duración transcurrida: Es la cantidad de tiempo que necesitará una tarea para ser
completada, tomando como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluyendo
días festivos o feriados y otros días no laborables. Por ejemplo: 2 díast, 1 semanat.
c) Duración estimada: Es una duración para la cual no se tiene suficiente información para
marcar una duración tentativa, no un valor final. Cuando la duración está marcada como
estimada mediante un símbolo de interrogación, quiere decir que aún queda información
pendiente, normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea. Por ejemplo:
¿2 días?, ¿1 semana?
VINCULOS ENTRE TAREAS
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el
momento adecuado, se debe vincular las tareas con las que le siguen
(sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban tener.
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada.
Por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y después se cuelgan los
cuadros en las paredes.
Una práctica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de
comienzo de cada tarea para determinar el momento en que cada una de
ellas debe iniciar o finalizar.
TIPOS DE VINCULOS
VINCULAR TAREAS

HACER CLICK EN
VINCULAR

SELECCIONAR LAS TAREAS

QUE SERAN VINCULADAS
CAMBIAR EL TIPO DE VINCULO ENTRE TAREAS

HACER DOBLE CLICK

EN LA ACTIVIDAD

SELECCIONAR TIPO
TIEMPOS DE POSPOSICIÓN Y ADELANTO
• En muchas oportunidades un vínculo de tarea no basta para mostrar con
precisión la relación entre tareas.
• Se puede ajustar dependencias especificando un período de tiempo de
desplazamiento de las tareas, llamado tiempo de posposición o tiempo de
adelanto. Este tiempo permite desplazar la tarea sucesora para retrasarla o
adelantarla.
• Hacer doble click sobre la tarea que desea modificar y en la pestaña
Predecesoras revise la tarea predecesora.
• En Pos escribir el número de horas, días, o semanas que desee posponer
esta tarea.
• Si escribe un valor positivo, esta tarea retrasará su inicio (se mueve hacia
delante, con respecto a su predecesora).
• Si escribe un valor negativo, esta tarea adelantará su inicio (se mueve hacia
atrás, con respecto a la predecesora).
ASIGNACIÓN DE RECURSOS

HACER CLICK EN ASIGNAR

RECURSOS

EN ESTA PANTALLA SE
DEBE PROVEER LA
INFORMACIÓN QUE, SE
ESCRIBE EL NOMBRE DEL
RECURSO, SE ESTABLECE
EL TIPO, SE CONFIGURAN
LAS TABLAS DE COSTOS,
EL CALENDARIO,
ETC.
CLASES DE RECURSOS
a) Recursos Locales: Los recursos locales son aquellos que participan en
un proyecto específico.
b) Recursos Empresariales: Los recursos empresariales son los que se
crean en el fondo de recursos de la empresa.
c) Recursos Genéricos: Los recursos genéricos no son individuos
específicos. Los recursos genéricos se pueden utilizar para especificar
las cualificaciones necesarias para una asignación antes de saber qué
recursos individuales están disponibles.
TIPOS DE RECURSOS
• Recurso Trabajo: Son las personas y equipos que realizan las tareas en el
tiempo esperado (o con las horas de trabajo esperado). Cuando defina un
recurso trabajo, piense en función del tiempo, indicando cuanto tiempo (o
unidades máximas) necesita en un momento dado, ese recurso, en su
proyecto.
• Recurso Material: Son los suministros, existencias (stock), materiales u
otros elementos consumibles usados para completar las tareas en el
proyecto. Ejemplo de recursos material incluye el cemento, las varillas de
acero, la tubería (canaletas), la madera y el vidrio.
• Recurso Costo: Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad
de trabajo en una tarea o de la duración de una tarea como, por ejemplo,
precio del pasaje de avión o alojamiento, seleccione el recurso tipo costo.
HACER DOBLE CLICK EN EL
RECURSO

SE DESPLIEGA ESTA
VENTANA DONDE SE
PUEDE COLOCAR
INFORMACION SOBRE EL
RECURSO
ASIGNACION DE RECURSOS
• En la vista del Diagrama de Gantt. Para las diferentes tareas definidas.
• Seleccionar la tarea a la que va a asignar un recurso y hacer doble click.
• Aparece la ventana Asignar recursos. En el campo Nombre, seleccionar el recurso
que desee asignar a la tarea.
• Para asignar un recurso a tiempo parcial, escribir un porcentaje inferior a 100% en el
campo Unidades. (Por ejemplo, 50% para indicar que trabaja medio tiempo)
• Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para seleccionar
recursos no adyacentes o presione la tecla MAYÚS (SHIFT) para seleccionar recursos
adyacentes.
• Para asignar más de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje superior a
100 en el campo Unidades, por ejemplo 200 por ciento (200%), para especificar dos
unidades de recurso.
• Hacer click en Aceptar.
COSTOS DE LOS RECURSOS
• El costo es un aspecto importante de la programación y del control del
proyecto. Los factores relacionados con los costos determinan la rapidez
con la que se llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los
recursos (trabajadores y equipos).
• En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el
acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y
los costos presupuestados o previstos.
• La estimación de costos es el proceso de calcular los costos aproximados
de los recursos y tareas necesarias para completar las actividades del
proyecto.
CREACIÓN DE INFORMES
Project incluye 29 informes básicos predefinidos de tareas, recursos y generales, con las
siguientes características:
• Un informe de tarea presenta información sobre las tareas de un proyecto. Incluyen
información sobre las fechas de comienzo, el trabajo completado y las duraciones
esperadas.
• Un informe de recurso presenta información impresa sobre los recursos de un proyecto
que, por lo general, incluye información sobre costos y sobre la asignación de los
recursos.
• Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los días laborables, las
horas de trabajo y los períodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto.
• Un informe general muestra información sobre las tareas y recursos de un determinado
período de tiempo. Por ejemplo, puede mostrar una lista de tareas con sus recursos a
la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior.
HACER CLICK EN EL
CREAR INFORME

TIPOS DE INFORMES

INFORME
GRACIAS POR SU
ATENCIÓN
ANALISIS Y DISCUSIÓN