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Clasificación archivística por procesos: una experiencia en la

Universidad de La Habana

Article  in  Revista General de Informacion y Documentacion · December 2016

DOI: 10.5209/RGID.54713

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3 authors, including:

Sissy Guirola Benkí Reina Estrella Herrera Acosta

University of Havana University of Havana
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 ARTÍCULOS

Revista General de Información y Documentación

ISSN: 1132-1873

http://dx.doi.org/10.5209/RGID.54713

Clasificación archivística por procesos: una experiencia en la

Universidad de La Habana
Sissy Laura Guirola Benkí1; Adiela Neyda Batista Delgado2; Reina Estrella Herrera Acosta3

Recibido: 11 de julio 2016 / Aceptado: 26 de octubre de 2016

Resumen. El propósito del presente artículo es analizar las nuevas tendencias en las prácticas de la
clasificación documental y exponer una propuesta de cuadro de clasificación por procesos al
subfondo de la Escuela de Verano de la Universidad de La Habana. En esta investigación se analizan
los documentos generados por la Escuela de Verano y sus funciones, así como su contexto de
creación. Se concluye que aun cuando el enfoque por procesos en la disciplina de gestión
organizacional está bien definido, en la Gestión Documental constituye una postura en construcción
que aún no cuenta con un sustento teórico preciso, por lo que resulta complejo establecer los límites
entre la Gestión Documental tradicional y la Gestión Documental por procesos. La investigación
logra la materialización en la práctica de la Gestión Documental enfocada a procesos, las cuales
constituyen herramientas archivísticas fundamentales que registran la producción de documentos.
Palabras clave: Clasificación archivística; Clasificación por procesos; Clasificación funcional;
Gestión documental; Archivo universitario.

[en] Archival classification by processes: an experience in the University of

Havana
Abstract. The purpose of this paper is to analyze the new trends in document classification practices
and expose a proposed classification scheme by processes of the Summer School of the University of
Havana. This research analyzed the documents generated by the Summer School and their functions,
and also their context of creation. It is concluded that even when the process approach in the
discipline of organizational management is well defined, in the Document Management is a stand
construction that does not yet have a precise theoretical basis, making it difficult to establish the
boundaries between the traditional Document Management and the Document Management by
processes. The investigation materialize in the practice of Document Management focused on
processes, which are fundamental archival tools that record the production of documents.
Keywords: Archive Classification; Classification by Process; Functional Classification; Document
Management; Archive University.

_____________
1
Universidad de La Habana. Departamento de Ciencias de la Información
E-mail: [email protected]
2
Universidad de La Habana. Archivo Central
E-mail: [email protected]
3
Universidad de La Habana. Departamento de Ciencias de la Información
E-mail: [email protected]

Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522 503

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Sumario. 1. Introducción. 2. Conclusiones. 3. Referencias bibliográficas.

Cómo citar: Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. (2016) Clasificación
archivística por procesos: una experiencia en la Universidad de La Habana, en Revista General de
Información y Documentación 26 (2), 503-522.

1. Introducción

La Clasificación es un proceso clave del tratamiento archivístico de los

documentos. Constituye una herramienta de Gestión Documental que provee la
estructura de los documentos en el fondo, a través de la identificación de las
agrupaciones documentales, y revela las relaciones existentes entre los documentos
a través de los descriptores de contenido. La búsqueda eficiente y efectiva de los
documentos, que la clasificación garantiza, más que una finalidad constituye una
consecuencia de dicho proceso. Su objetivo principal se basa en revelar el
funcionamiento y las actividades específicas desempeñadas por el sujeto productor,
a través de los vínculos que se establecen entre los documentos.
Como resultado de este proceso archivístico, se obtiene el cuadro de
clasificación (CC), herramienta básica fundamental en todo Sistema de Gestión
Documental, y constituye más que un mero instrumento que determina las clases y
categorías a las que pertenecen los documentos; es “(…) un cuadro de mando
desde el cual se desencadenarán la mayoría de los procesos necesarios para una
efectiva gestión de documentos en los archivos de las instituciones” (Herrero
Montero; Díaz Rodríguez, 2011: 148).
Varias han sido las tipologías de CC que han sido desarrollados para localizar
intelectual y físicamente los documentos, de manera eficiente, con el fin de hacer
accesible la totalidad del fondo y garantizar el control efectivo sobre la producción
documental del sujeto que lo genera. En el presente artículo se analizarán dos de
ellos: el cuadro de clasificación funcional (CCF), por constituir la tipología más
utilizada en las instituciones a nivel internacional; y el cuadro de clasificación por
procesos (CCP), por constituir una postura emergente que propone la ruptura con la
clásica rigidez estructural de la que adolece el CCF.

1.1. El cuadro de clasificación: herramienta básica fundamental de la gestión

documental

El CC es el único instrumento “(…) que permite una visualización conjunta de los

fondos, las relaciones jerárquicas entre los grupos, y una visión de conjunto de la
institución y las actividades que desarrolla” (Paris Folch, 2015: 113); por lo que,
además de una herramienta eficaz en los procesos de gestión, posee un alto valor
estratégico añadido por ser el elemento vertebrador de otras herramientas
necesarias para la gestión. Por ejemplo, se pueden utilizar las funciones y las series
como base para definir diagramas de trámites, tipos de expedientes y sus relaciones
de dependencia, modelos y plantillas de documentos, elaboración de organigramas,
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de usuarios del sistema de gestión, generar taxonomías, etc. (Grupo de Archiveros

Municipales de Madrid, 2010: 16).
De acuerdo con la norma ISO 15489-2 (AENOR, 2006), los sistemas de
clasificación deben ser el resultado de los procesos de negocios que originaron la
documentación, donde el grado de precisión del CC será el reflejo de la
complejidad de cada uno de ellos. Los documentos y los metadatos que los
describen, constituyen una fiel reconstrucción de dichos procesos. Aun cuando esta
norma data del año 2006, y la clasificación por procesos es un enfoque emergente,
este estándar reconoce a la identificación y al análisis de los procesos
organizacionales como el punto de partida clave para el desarrollo del CC.
Para la construcción de esta herramienta se deben tener en cuenta los principios
fundamentales en los que se sustenta, expuestos y definidos por (Cruz Mundet,
1994: 246), los cuales trascienden hasta la actualidad:

 Delimitación: el objeto del CC es el fondo, o sea, los documentos de

cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de
las funciones de un mismo sujeto productor.
 Unicidad: el CC categoriza toda la documentación de un fondo con
independencia de su cronología, es decir, la edad de los documentos y los
límites temporales no interfieren en la unidad del fondo.
 Estabilidad: el CC debe estar basado sobre un sistema de clasificación que
garantice su perdurabilidad en el tiempo para lograr una clasificación más
segura y estable.
 Simplificación: debe desarrollar las divisiones justas y precisas, cuya
presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin necesidad
de excesos en las subdivisiones.

La delimitación y la unicidad son principios que definen el alcance de los CC,

mientras que la estabilidad y la simplificación, aluden a los tres elementos
fundamentales que deben caracterizar a los CC para que estos sean efectivos en el
cumplimiento de su objetivo: ser estables, universales y flexibles.
Principios como la estabilidad constituyen un tema recurrente para la comunidad
de archivistas. Este principio es fundamental para la elaboración de una herramienta
de clasificación fiel, efectiva, flexible y perdurable que sea capaz de reflejar un
contexto tan variable como el de las actividades institucionales. Uno de los aspectos
más importantes en el que se sustenta la efectividad de un CC es en su poca
variabilidad. Si las estructuras administrativas cambian, el CC también deberá ser
restructurado. Sin embargo, ello constituye una consecuencia de la complejidad y la
propia naturaleza efímera y cambiante de las organizaciones de hoy día, en las que se
busca constantemente la mejora en sus productos (productos tangibles o servicios), lo
cual implica en la mayoría de las ocasiones reestructuraciones en las dependencias
administrativas y, por consiguiente, implica cambios en el organigrama.
El CC orgánico y el orgánico-funcional rompen con la estabilidad, por la
relación directa que existe entre las categorías del cuadro y las dependencias
administrativas que crean los documentos. Por ello, se crea la necesidad de elaborar
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una herramienta de clasificación que no refleje directamente el organigrama de las

instituciones, y así surge el CCF, cuyo desarrollo es mundialmente reconocido en
la actualidad. Sin embargo, los CCP van más allá, logrando definitivamente la
ruptura con la distribución departamental del trabajo en las instituciones.
Por tanto, se hace necesario esclarecer los conceptos función y proceso para
lograr un mayor entendimiento sobre las bases teóricas en las que se fundamentan
estas dos últimas tipologías.
Se define función como “conjunto de actividades afines y coordinadas
necesarias para alcanzar los objetivos de la institución de cuyo ejercicio
generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa, se define a partir
de las disposiciones jurídico-administrativas. La administración tiene gran cantidad
de funciones que vienen determinadas por normas (…) cuyo ejercicio genera
actividades que dan lugar al tipo documental” (Arévalo, 2003: 126). De igual
forma, (CIA, 2007: 10) plantea que la función constituye “cualquier objetivo de
alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la legislación,
política o mandato”. De una forma más simplificada, (Public Record Office
Victoria, 2010: 5) define función, como la representación de las principales
responsabilidades manejadas por una agencia para cumplir sus metas.
Los autores coinciden en que las funciones representan el centro de la actividad
en las instituciones, lo cual responde a su misión y visión, destacándolas como las
responsabilidades que presentan cada una de las dependencias administrativa.
Dentro de las acepciones que expone (Arévalo, 2003: 193), plantea que un
proceso “es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada en su
interacción para transformarse en el producto esperado. Son las secuencias de
actividades de trabajo que permiten transformar los insumos en productos o
servicios que guardan estrechas relaciones con el objetivo específico de la
organización”. Mientras, (Ministerio de Fomento, 2005: 3) explica que “para ISO
9000, proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados con un valor
añadido (expresa lo que hay que hacer y para quién)”. Un proceso es un conjunto
de actividades coordinadas y sucesivas, en el que la entrada que se reciba se
convierte en un resultado con un valor agregado.
Por tanto, se puede concluir que las funciones están compuestas por procesos,
como uno de los conjuntos de operaciones en los que se pueden subdividir, es
decir, varios procesos pueden cumplimentar una función organizacional. Sin
embargo, los modelos de gestión a los que responden ambos conjuntos de
actividades, sostienen diferencias sustanciales, las cuales, de acuerdo con
(Ministerio de Fomento, 2005), destacan la calidad en la gestión organizacional del
modelo enfocado a por procesos.

1.2. Características fundamentales del cuadro de clasificación funcional

El CCF se estructura sobre la base de un estudio exhaustivo de las funciones que

realiza la organización, y se fundamenta en estas para generar las agrupaciones
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documentales producto de la relación entre las funciones, las actividades y las

acciones de negocio específicas que se realizan.
Esta ha sido la tipología mayormente recomendada, pues las funciones en las
organizaciones son menos propensas al cambio, por lo que el CC es afectado en
menor medida siempre que se tenga un conocimiento vasto en cuanto a las
funciones y actividades de la organización productora.
De esta forma, las características que debe cumplir el cuadro de clasificación
funcional, desde la experiencia del cuadro de clasificación funcional elaborado
para el Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat, (Latorre Tafanell, 2010: 211-212),
las explica y las expone de la siguiente forma:

a) Corporativo: tiene que servir al Ayuntamiento y a todos sus organismos

dependientes -vigentes o disueltos-, sean patronatos, consorcios o empresas
municipales.
b) Único: es sólo uno, con independencia de la función, actividad, estructura,
tamaño o cualquier otra entidad archivística objeto de clasificación.
c) Personalizado: tiene que adaptarse a las necesidades intrínsecas de cada
unidad orgánica de gestión o puesto de trabajo.
d) No estático: ha de permitir, si es necesario, cambiar la estructura, los niveles
o las divisiones sin que por ello se vean alterados los códigos de referencia
de las divisiones o niveles tratados.
e) Dinámico: tiene que asumir las posibles nuevas competencias y funciones de
la administración y los cambios que ésta experimente.
f) General para los documentos: tiene que servir tanto para los documentos en
soporte tradicional como en soporte electrónico, con independencia de su
formato, características, estado de tramitación o evaluación.
g) Fácil y amigable: su conocimiento y aplicación debe ser incorporado en la
gestión diaria de todos los técnicos y administrativos de la organización, y
esta incorporación solamente se garantizará si el cuadro es fácil de entender
e implementar.
h) Creador de fidelidades: tiene que llegar a ser una herramienta imprescindible
y vinculante, y sus bondades han de ser conocidas y reconocidas por la
organización.
i) Integrado: es una herramienta que tiene que convivir e interactuar con las
demás herramientas de gestión de la organización, como son el Registro
General, las aplicaciones de gestión, las herramientas de automatización de
oficinas, la intranet municipal, etc.
j) Escalable: el propio cuadro ha de integrar los mecanismos de actualización
que lo doten de la capacidad de seguir creciendo y adaptándose tanto técnica
como jurídicamente a las nuevas necesidades de la organización.

Se puede concluir que las funciones tienden a ser menos susceptibles al cambio.
Sin embargo, retomando la característica c.) Personalizado, se evidencia claramente
que esta tipología de CC aún está arraigada a las estructuras administrativas que
crean los documentos, pues para la elaboración del CC, los primeros pasos son la
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identificación de cada una de las funciones y actividades que cada dependencia

realiza, para luego determinar sus respectivas subdivisiones y, a partir de ello,
establecer las categorías, clases y subclases en las que se estructura el CC.

1.3. Fundamentos de un nuevo enfoque en la clasificación archivística: el

cuadro de clasificación por procesos

El enfoque por procesos en la disciplina de gestión organizacional está definido y

sus ventajas establecidas. En el campo de la Gestión Documental constituye una
postura en construcción que no cuenta con un sustento teórico preciso, por lo que
resulta complejo establecer los límites entre la Gestión Documental tradicional y la
Gestión Documental por procesos (Rodríguez Baquero; Sierra Escobar, 2012). Sin
embargo, varios han sido los esfuerzos por fundamentar la teoría de esta postura
emergente; sobre ello expone (Rodríguez Baquero; Sierra Escobar, 2012: 24) que
“la Gestión Documental Enfocada a Procesos (…) no viene a romper con los
postulados tradicionales de nuestra disciplina (…) Pues únicamente responde a un
nuevo entramado organizacional y que ahora es orientado por los postulados del
sistema de calidad, al cual la gestión de documentos no es ajena”.
Con la redacción de guías para la normalización de la gestión de documentos, se
logra la materialización de la praxis de la Gestión Documental enfocada a
procesos, las cuales constituyen herramientas archivísticas fundamentales que
registran la producción de documentos, así como sus características formales,
clasificación y valores, además de las reglas que estandarizan su administración y
tratamiento (Rendón, 2007). Dentro de estas herramientas se encuentra el CC,
quien estará enfocado igualmente hacia los procesos que desarrolla el sujeto
productor de los documentos.
De esta forma, la clasificación por procesos es un “(…) modelo que permite ver
la producción documental como un todo integrado, en el que cada rol de un
proceso realiza su gestión, de manera sistemática, en lugar de obedecer solo a unas
exigencias rígidas según la dependencia que los crea” (Vargas Supelano;
Hernández Echeverri, 2009, citado por Castro, 2010: 31-32). Es por ello que se
demuestra que las dos desventajas principales que tienen los CC descritos
anteriormente frente a los elaborados por procesos, son, primero, la producción
documental transversal no puede describirse y, segundo, la relación entre cada una
de las funciones no puede ser identificada (Vargas Supelano; Hernández Echeverri,
2009, citado por Castro, 2010).
La clasificación por procesos y el CC que genera, “(…) se centra en el ejercicio
del proceso, refleja su producción documental y determina detalladamente la
relación de su documentación entre las funciones (…) Es así, que la clasificación
por procesos resulta ventajosa en el desarrollo, al implicar cada uno de los
elementos de producción documental de las organizaciones, por documentar el
seguimiento a las funciones” (Castro, 2010: 32).
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1.4. El ccf y el ccp: similitudes y diferencias

No existe un único modelo que regule y estandarice a nivel internacional o a nivel

nacional, el proceso de diseño de los CC, pues el fin de la clasificación es
determinar el sistema que proporcione el CC más efectivo para la institución a la
que se implemente, atendiendo a su dinámica específica de trabajo, estructura,
funciones y entorno en que se desempeña.
Sin embargo, entre estas dos tipologías de CC existen diferencias sustanciales
que sugieren una mirada más crítica y un análisis más profundo, que vaya más allá
de la mera diferencia evidente entre función y proceso.

1.4.1. Similitudes

Primeramente, la correspondencia primaria que existe entre las dos tipologías de

CC, es que ambos cuadros se desarrollan sobre el análisis de los elementos
organizacionales (funciones/procesos) que determinan el modelo de gestión
implementado en la organización, y por tanto, constituyen una consecuencia del
diseño e implementación del Sistema de Gestión Documental que responda al
funcionamiento de la organización.
En segundo lugar, haciendo un análisis de estos dos CC, se hace apreciable que
presentan la misma estructura. Es decir, si se analiza la estructura determinada por
Roberge para los CCF, y luego se trata de determinar la misma estructura para el
CCP, lo único que cambian son las variables que analiza la estructura.

Tabla 1. Similitud en cuanto a la estructura de los CC funcional y por procesos (Tomado

de, Alberto Alonso; LLoveras i Moreno, 2010: 9)

Niveles de Cuadro funcional

Cuadro por procesos
clasificación (Roberge)

-Procesos estratégicos
-Gestión de asuntos administrativos
Categorías -Procesos operativos
-Gestión de asuntos de negocio
-Procesos de apoyo

Clases Funciones Procesos

Subclases Subfunciones Subprocesos

Divisiones Actividades Actividades

(desglose de las actividades) Operaciones

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Otro aspecto en que se establecen puntos de contacto es la importancia que

posee el desarrollo y análisis de un mapa de procesos en las instituciones. A partir
de la metodología establecida por la (AENOR, 2006), aun cuando esta se inclina
claramente hacia el criterio funcional para la clasificación archivística de los
documentos, puede ser igualmente utilizada para la construcción de CCP. Este
estándar reconoce a los procesos de negocio de las instituciones y su el análisis de
estos, como un punto clave para el desarrollo efectivo y eficiente de un CC que
refleje los documentos que describen a las actividades y a estos procesos. Incluso,
en el proceso de diseño e implementación de un Sistema de Gestión Documental,
específicamente en la etapa B: Análisis de las actividades de la organización, uno
de los resultados que obtiene es el estudio exhaustivo de los procesos de negocio
para el diseño del mapa de procesos, herramienta fundamental en el enfoque de la
Gestión Documental basado en procesos.

1.4.2. Diferencias

Responder a diferentes modelos de gestión marca las diferencias entre el CCF y el

CCP. La primera diferencia, y más sustancial, radica en que el cuadro de
clasificación funcional responde a la jerarquía organizacional. Esta tipología de
cuadro de clasificación aún está arraigada a la distribución departamental del
trabajo; mientras que el CCP, rompe con la rigidez de las dependencias que genera
los documentos porque varias de estas intervienen en un mismo proceso, evitando
así la gestión independiente de cada una de ellas.
Es decir, las funciones responden directamente a las dependencias administrativas
que las desarrolla; mientras que los procesos, al constituir una subdivisión de las
funciones, varios procesos intervienen en el ejercicio de una misma función,
evitando así la gestión independiente de las dependencias administrativas.
Lo antes descrito deslinda otra diferencia clave, que dado el enfoque jerárquico del
enfoque funcional, lleva al CC a reflejar la producción documental de forma
vertical; mientras que el CCP analiza la producción documental transversalmente.
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Si analizamos el siguiente gráfico, las dos diferencias anteriores pueden reflejarse

claramente:

ENTORNO
ORGANIZACIONAL
Verticales

Horizontales

Dependencias administrativas
Funciones
Procesos (el aumento en la intensidad del color representa el agrego de valor)

Gráfico 1. Representación gráfica de las dos diferencias sustanciales entre los CCF y los
CCP (Elaboración propia).

En el gráfico anterior se puede visualizar cómo los procesos atraviesan de forma

horizontal a las funciones institucionales, dada la representación vertical de estas,
reflejando así las relaciones entre cada una de las dependencias administrativas.
Además, se identifica gráficamente, cómo en cada uno de los procesos el producto
va adquiriendo un valor agregado, característica principal de los procesos.
Otra de las diferencias radica en que el CCF se elabora a partir de la
identificación de las funciones de la organización por dependencia, como bien se
refleja en el gráfico anterior dado el enfoque jerárquico que rige a esta tipología de
CC. Mientras, el CCP se elabora y estructura a partir del mapa de procesos que
ofrece una visión global del entorno organizacional. Este cuadro debe estar
respaldado por las fichas de procesos, que se elaboran para caracterizar a cada
proceso que se desarrolla en la organización, la cual establece los documentos que
son resultado de su gestión y que constituyen la entrada de otro.
512 Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522

Es decir, las funciones, al estar directamente relacionadas con la estructura

administrativa, solo poseen una realidad parcializada del trabajo general de la
organización, pues cada una realiza su propia gestión independientemente de las
otras. Sin embargo, en el caso de los procesos, estas visiones independientes de la
institución no son posibles, pues necesariamente el resultado de un proceso
constituye la entrada del siguiente en el que se le agrega valor a los resultados cada
vez que sean sometidos a nuevos procesos. De esta forma cada proceso realiza su
propia gestión, pero requiere de otros para ello, por tanto, necesariamente refleja
las relaciones entre cada una de las dependencias administrativas.

1.5. La escuela de verano de la Universidad de la Habana (EV.UH)

La Universidad de La Habana ha alcanzado la condición de ser uno de los más

importantes centros de la ciencia, la técnica y la cultura cubana.
Justamente, bajo estas concepciones, el Consejo Universitario de la Universidad
de La Habana acuerda la creación de un centro de enseñanza que contribuyera al
perfeccionamiento de los conocimientos de todo aquel cubano y/o extranjero que
quisiera profundizar en determinadas materias, y que además fuera un punto de
reunión y confluencia cultural que apoyara sus tareas en los aspectos científico,
técnico y práctico.
Este centro de enseñanza fue nominado Escuela de Verano, a razón de propiciar
la intensificación del acervo profesional de sus estudiantes cubanos y extranjeros.
Nace como una dependencia de la extensión universitaria, pero “con un
funcionamiento regularmente autónomo”4.
El día 19 de julio del año 1941 se inauguró oficialmente el primer curso de la
Escuela de Verano. Su propósito era “(…) facilitar a los estudiantes continuar los
cursos universitarios durante el período en que recesan las actividades normales.
Uno de sus objetivos era estrechar los lazos culturales entre la Universidad de La
Habana y otras universidades.
Estuvo regida por el Consejo de Dirección de la universidad, nombrados por el
Rector, el cual respondía ante el Consejo Universitario de esta. Este consejo de
Dirección estaba presidido por el Rector e integrado por el Director de la Escuela
de Verano, el Secretario, y diez Consejeros profesores de la universidad.
El responsable directo de la Escuela de Verano era el Director, a quien le
correspondía la alta supervisión técnica y administrativa, y su Secretario, a quien le
correspondía, principalmente, la supervisión e inspección de las oficinas, los
registros de los estudiantes y los expedientes de estudio que lleve el Administrador;
mientras, el Consejo de Dirección se encargaba de la alta dirección y orientación
del centro en el orden académico, fiscal y administrativo.
Igualmente, la Administración, la Tesorería y el personal subalterno eran
designados por el Consejo de Dirección, y podían ser removidos o sustituidos por
_____________
4
Frase extraída del documento original, conservado en el fondo, de un informe de un estudio exploratorio para
la creación de la Escuela de Verano, a petición del rector de la Universidad de La Habana, el Dr. Rodolfo
Méndez Peñate, para analizar las posibilidades de creación de la Escuela de Verano y la mejor forma para su
organización. Sin embargo, en el documento no se consigna el año en que fue realizado.
Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522 513

el Rector. Las funciones del Administrador se correspondían con la supervisión

inmediata de los trabajos realizados por el personal administrativo o subalterno a
sus órdenes, y la salvaguarda y custodia de toda la documentación generada por la
Escuela, incluso los libros de actas de Secretaría, los registros y expedientes de
estudios. Mientras que el Tesorero-Contador, tenía como función la contabilización
de los gastos e ingresos de la Escuela y la custodia de sus fondos monetarios.

1. Rector de la Universidad de La Habana

2. Consejo Universitario

3. Consejo de Dirección

4. Director de la Escuela
de Verano

5. Secretario de la
Escuela de Verano
6. Administrador de la
Escuela de Verano

7. Tesorero-Contador de
la Escuela de Verano
Gráfico 2. Estructura jerárquica de responsabilidades de la EV.UH.

En este gráfico se muestran los distintos niveles de responsabilidades en la

EV.UH., donde 1, 2 y 3 son los encargados de la más alta dirección, 4 y 5 son los
responsables directos del régimen de la escuela y, 6 y 7 son los encargados de las
operaciones administrativas y contables (Elaboración propia).
La acción más útil de la EV fue la de invitar a la Universidad de La Habana a
personalidades representativas de los distintos campos del pensamiento
hispanoamericano como: Dr. Mariano Picón Salas, profesor de Literatura
Hispanoamericana de la Universidad de Columbia; el Dr. Jorge Romero Brest,
prestigioso publicista argentino, profesor de la Universidad de Montevideo, el cual
ofreció un ciclo de conferencias sobre Arte Contemporáneo; el Dr. Ernesto F.
Malvea, reconocido cirujano argentino, miembro de las principales sociedades de
cirugía de Europa y del continente americano; el Dr. Isaac Ganón, catedrático de
Sociología en la Facultad de Derecho y Ciencias Sociales de la Universidad de
514 Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522

Montevideo y miembro de las asociaciones Internacionales de Sociología y Ciencia

Política con sede en Oslo y París; etc.
Personalidades cubanas también dejaron su huella en la EV.UH como:
Fernando Ortiz, Graziella Pogolotti, Marta Terry, Medardo Vitier, Gonzalo de
Quesada y Miranda, Julio J. Le Riverend, Carmen Rovira Bertrán, entre otros.
En las universidades de todo el mundo siempre ha existido la tendencia a la
promoción del intercambio cultural y estudiantil, en aras de lograr una
amplificación de los horizontes en cuanto a los conocimientos. La EV.UH
favoreció la cooperación internacional y económica, basada en el conocimiento.

1.5.1. Documentación generada por la escuela de verano de la Universidad de

la Habana. Identificación de las series documentales

El Archivo Central de la Universidad de La Habana, como institución dedicada a la

salvaguarda del patrimonio documental de la casa de altos estudios, atesora como
parte de su acervo, la documentación generada por la Escuela de Verano, en
calidad de sección del fondo de la universidad, por constituir un organismo de
extensión universitaria, anexo a la universidad.
El fondo documental de la Escuela de Verano es un fondo cerrado que recoge
información sobre las funciones, procesos y actividades de este centro, lo cual registra
su actividad institucional desde el año 1941 hasta 19635. Sin embargo, esta
documentación no está exenta de la posibilidad de nuevas inclusiones, pues la
Universidad de La Habana es una institución viva y puede reabrir los cursos de verano.
La documentación se encuentra dispuesta en cuatro archivos de cuatro gavetas
cada uno, y está distribuido en 866 unidades de conservación que relatan la vida
administrativa de la Escuela de Verano, donde las de cantidades más significativas
son los siguientes:

 586 expedientes de profesores.

 90 expedientes de registros de matrículas.
 16 expedientes de organizaciones colaboradoras extranjeras, principalmente
de Estados Unidos.
 15 expedientes de contratos de profesores.
 14 expedientes de calendarios docentes, divididos por cursos.
 14 expedientes de registros de asistencia, divididos por cursos.
 14 expedientes de informes estadísticos, donde se relacionan la cantidad de
matriculados y los cursos de verano.
 12 expedientes de contratos, entre profesores, asistentes, conferencistas,
personal de oficina, traductores y tribunales.
 10 expedientes de becas otorgadas en el extranjero, donde la mayoría eran
propiciadas por las mismas organizaciones colaboradoras en el extranjero.

_____________
5
Se desconoce con exactitud el año en que la Escuela de Verano cierra definitivamente. Sin embargo, se estima
que fue durante 1963, puesto que los documentos más recientes datan de ese año.
Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522 515

Sin embargo, esta documentación no ha sido sometida a tratamiento archivístico

que asegure su conservación y garantice su función como fuente de información y
consulta a estudiantes e investigadores. La presente investigación constituye un
primer esfuerzo encaminado a ello.
Los documentos del fondo se encuentran identificados bajo los tres sistemas de
clasificación desarrollados por Shellenberg. Se puede identificar el criterio por
materia en expedientes como “Matrículas”, “Becas”, “Profesores”, “Asistentes”,
etc. El criterio orgánico en expedientes como “Tesorero”, y el criterio funcional en
expedientes como “Contratos de profesores”. Sin embargo, aunque de una forma
muy alejada de los principios de la clasificación archivística contemporánea, los
documentos se encontraban agrupados bajo un descriptor, lo cual proporcionó
facilidad en la identificación de las series documentales.
De esta forma, se determinó la letra S, seguida de un número consecutivo, como
código para las series con el objetivo de facilitar su identificación en la estructura
del cuadro de clasificación:

S.01 Actas del Consejo de Dirección

S.02 Actas del Consejo Universitario
S.03 Actas del Consejo Económico
S.04 Expedientes de oposición a plazas de profesor
S.05 Contratos
S.06 Listados de profesores
S.07 Expedientes de profesores
S.08 Boletines semanales
S.09 Catálogos de cursos (inglés y español)
S.10 Programas de actos oficiales
S.11 Balances económicos
S.12 Diagnósticos financieros
S.13 Informes de fiscalización de cuentas y gastos
S.14 Expedientes de asignación de créditos
S.15 Anteproyecto de presupuesto
S.16 Boletas de pago de matrículas
S.17 Comprobantes de pago para realización del ejercicio final de curso
S.18 Nóminas
S.19 Registros de matrículas
S.20 Informes de control de matrículas anuales
S.21 Informes estadísticos
S.22 Horarios
S.23 Evaluaciones
S.24 Registros de asistencia
S.25 Expedientes del ejercicio final de curso
S.26 Programas de los cursos de verano
S.27 Listados oficiales de graduados
S.28 Registros de control de títulos, diplomas y certificaciones
S.29 Programas de actos sociales y culturales
 516 Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522

S.30 Programas de excursiones en Cuba

S.31 Planes de becas en universidades del extranjero
S.32 Expedientes de organizaciones colaboradoras
S.33 Controles de acceso a la universidad (Policía Universitaria)

En caso de que ocurrieran nuevas inclusiones, estas se realizarán a partir de la

última serie identificada con su respectivo código para evitar alteraciones en el
orden establecido anteriormente.

1.5.2. CCP De la escuela de verano de la Universidad de la Habana

El principal objetivo de la presente propuesta de clasificación es proveer al Archivo

Central de una herramienta que controle y viabilice el acceso y recuperación de los
documentos del fondo documental EV.UH, pues esta institución fue uno de los
organismos de extensión universitaria que constituyó una de las fuentes principales
de promoción de la cultura nacional y universitaria de los años 40 y 50.
De esta forma, el CCD por procesos que se propone se estructura en 3
macroprocesos globales, 8 macroprocesos específicos, 11 procesos y 6
subprocesos, distribuidos de la siguiente forma:

Tabla 2. Relaciones entre los macroprocesos, procesos y subprocesos desempeñados en la

EV, y su respectivo código de ordenación (Elaboración propia).

Macroprocesos Macroprocesos
Código Código Código Procesos Código Subprocesos
globales específicos
ME.10 Desarrollo Planificación SE. Diseño de plan
PE.101
0 institucional estratégica 101-1 estratégico
Selección e
ME.20 Gestión de Recursos integración
PE.201 - -
0 Humanos de los
trabajadores
Macroprocesos Apresto de
MAD ME.30 Gestión de
Administrativos PE.301 recursos de - -
0 Comunicación
comunicación
PE. 401 Planificación - -
ME.40 Gestión Económica y SE. Gestión del
0 Financiera 402-1 cobro
PE.402 Financiero
SE.402 Pago de
-2 retribuciones
SC.101
PC.101 Ingreso Matrícula
-1
Organización
Gestión de
MC.10 PC. SC.102 del proceso
Formación Profesional los cursos de
Macroprocesos 0 102 -1 docente-
MC verano
Clave educativo
SC.
PC.103 Egreso Titulación
103-1
MC.20 Extensión Promoción de
PC.201 - -
0 Universitaria la cultura
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Gestión de la
MC.30 Gestión de la
PC.202 cooperación - -
0 Internacionalización
internacional
Custodia de
Macroprocesos MA.10 Seguridad y
MA PA.101 las - -
de Apoyo 0 Protección
instalaciones

Sus codificaciones fueron concebidas de la siguiente forma:

 Los macroprocesos globales fueron registrados con la letra MAD para

identificar los administrativos, MC para identificar los clave, y MA para
identificar los de apoyo.
 Los macroprocesos específicos fueron codificados a partir del identificador
de los macroprocesos globales, además de un código numérico de 3 dígitos,
donde el primero identifica el número del macroproceso dentro de la clase
global.
 Los procesos fueron identificados a partir del código alfanumérico de los
macroprocesos específicos, salvo que, a diferencia de estos, los dos últimos
dígitos asignados son los que representan el número del proceso dentro del
macroproceso específico al que responde.
 Los subprocesos se identificaron con el mismo código de los procesos
seguidos de un guion y un código numérico de 2 dígitos, los cuales indican
el número de subproceso dentro del proceso al que subdividen.

Escuela de Verano de la Universidad de La Habana

Cuadro de clasificación por procesos

MAD. Macroprocesos Administrativos

MAD. 100 Desarrollo institucional
PAD. 101. Planificación estratégica
SAD. 101-01. Diseño del plan estratégico
S.01. Actas del Consejo de Dirección
S.02. Actas del Consejo Universitario
S.03. Actas del Consejo Económico
MAD. 200 Gestión de Recursos Humanos
PAD. 201. Selección e integración de los trabajadores
S.04. Expedientes de oposición a plazas de
profesor
S.05. Contratos
Subdivisiones específicas
E.01. Profesores
E.02. Profesores asistentes
E.03. Conferencistas
E.04. Tribunales
E.05. Traductores
E.06. Personal de oficina
518 Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522

S.06. Listados de profesores

S.07. Expedientes de profesores
MAD. 300 Gestión de Comunicación
PAD. 301. Apresto de recursos de comunicación
S.08. Boletines semanales
S.09. Catálogos de cursos (inglés y español)
S.10. Programas de actos oficiales
Subdivisiones específicas
E.01. Inauguraciones de cursos de verano
E.02. Clausuras de cursos de verano
Subdivisiones uniformes
U.01. Discursos pronunciados
MAD. 400 Gestión Económica y Financiera
PAD. 401. Planificación
S.11. Balances económicos
S.12. Diagnósticos financieros
S.13. Informes de fiscalización de cuentas y gastos
S.14. Expedientes de asignación de créditos
S.15. Anteproyecto de presupuesto
PAD. 402. Financiero
SAD. 402-01. Gestión de cobro
S.16. Boletas de pagos de matrículas
S.17. Comprobantes de pago para realización del
ejercicio final de curso
SAD. 402-02. Pago de retribuciones
S.18. Nóminas
MC. Macroprocesos Clave
MC. 100 Formación profesional
PC. 101. Ingreso
SC. 101-01. Matrícula
S.19. Registros de matrículas
S.20. Informes de control de matrículas anuales
S.21. Informes estadísticos
PC. 102. Gestión de los cursos de verano
SC. 102-01. Organización del proceso docente-educativo
S.22. Horarios
S.23. Evaluaciones
Subdivisiones específicas
E.01. Exámenes ordinarios
E.02. Exámenes extraordinarios
Subdivisiones uniformes
U.01. Actas de comparecencia
U.02. Expedientes de pruebas calificadas
S.24. Registros de asistencia
S.25. Expedientes del ejercicio final de curso
Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522 519

Subdivisiones específicas
E.01. Policiología
E.02. Dietistas
E.03. Artium Magister
E.04. Técnica Bibliotecaria
E.05. Artes Manuales
E.06. Inglés
E.07. Educación Física
E.08. Música
Subdivisiones uniformes
U.01. Actas de defensa de tesis
U.02. Actas de asignación de tribunales
U.03. Relaciones de tesis presentadas
U.04. Relaciones de tesis pendientes
S.26. Programas de los cursos de verano
PC. 103. Egreso
SP. 103-01. Titulación
S.27. Listados oficiales de graduados
S.28. Registros de control de títulos, diplomas y
certificaciones
MC. 200 Extensión Universitaria
MC. 201. Promoción de la cultura
S.29. Programas de actos sociales y culturales
S.30. Programas de excursiones en Cuba
Subdivisiones específicas
E.01. Cienfuegos
E.02. La Habana
E.03. Mariel
E.04. Santiago de Cuba
E.05. Trinidad
E.06. Viñales
E.07. Varadero
MC. 300 Gestión de Internacionalización
PC. 301. Gestión de la cooperación internacional
S.31. Planes de becas en universidades del
extranjero
S.32. Expedientes de organizaciones colaboradoras
Subdivisiones específicas
E.01. Veterans Benefits Office
E.02. Institute of International Education
E.03. Louisiana State University
E.04. Huston Texas University
E.05. Florida State Department of
Education
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E.06. Embajada de Estados Unidos en

Cuba
E.07. Embajadas y consulados de Cuba en
Estados Unidos
E.08. Pan American Union
E.09. Federal Security Agency (Office of
Education)
MA. Macroprocesos de Apoyo
MA. 100. Seguridad y Protección
PA. 101. Custodia de las instalaciones
S.33. Controles de acceso a la universidad

2. Conclusiones

La clasificación por procesos es una tendencia nueva en la Gestión Documental.

Sus postulados se orientan a los sistemas de calidad, los cuales realzan las ventajas
de la clasificación por procesos sobre la clásica clasificación funcional.
La clasificación documental, además de ser un proceso clave del tratamiento
archivístico, constituye una herramienta de Gestión Documental que provee la
estructura apropiada a los documentos de un fondo a través de la definición de las
agrupaciones documentales que lo determinan, evidenciando de esta forma, las
relaciones existentes entre los documentos del conjunto.
Las funciones están compuestas por procesos, como uno de los conjuntos de
operaciones en los que se pueden subdividir, es decir, varios procesos pueden
cumplimentar una función organizacional. Sin embargo, aun cuando el enfoque por
procesos en la disciplina de gestión organizacional está bien definido y establecido
cuáles son sus ventajas, en la Gestión Documental constituye una postura en
construcción que aún no cuenta con un sustento teórico preciso, por lo que resulta
un poco complejo establecer los límites entre la Gestión Documental tradicional y
la Gestión Documental por procesos.
El cuadro de clasificación por procesos propuesto para el subfondo EV.UH se
basa en los procesos sustantivos de la Universidad de La Habana, los cuales fueron
identificados y apoyados en los macroprocesos, procesos y subprocesos.
La aplicación del CCP en el fondo EV.UH constituye un resultado positivo,
pues la universidad se encuentra en la implementación del modelo de gestión por
procesos. Actualmente la misma tiene desarrollado un Manual de Organización en
el que se expone el mapa de procesos así como las fichas de los procesos, por tanto,
el CC del fondo de la Universidad de La Habana debe responder al contexto
organizacional, y la EV.UH es una sección de ese fondo, lo cual indica que
igualmente debe estar enfocado a los procesos.
Uno de los beneficios principales de la clasificación por procesos, es que al
basarse en el mapa de procesos, permite tener una visión global del funcionamiento
de la organización. En el caso específico de la EV.UH, muestra esa visión de esta
institución tan importante para la Universidad en la promoción de la cultura
Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522 521

nacional y universitaria de Cuba en los años 1940 y 1950, y que hoy solo queda de
ella la documentación que generó; así, el cuadro de clasificación constituye la
única memoria institucional que además de registrar los documentos que generó, es
capaz de reflejar su funcionamiento y desarrollo.

3. Referencias bibliográficas

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 522 Guirola Benkí, S. L.; Batista Delgado, A. N.; Herrera Acosta, R. E. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 503-522

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