Gestion Integral de Archivos - Modulo1 - Fundamentos de La Archivistica y La Gestion Documental
Gestion Integral de Archivos - Modulo1 - Fundamentos de La Archivistica y La Gestion Documental
Gestion Integral de Archivos - Modulo1 - Fundamentos de La Archivistica y La Gestion Documental
de la archivística
y la gestión
documental
PID_00256803
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CC-BY-NC-ND • PID_00256803 Fundamentos de la archivística y la gestión documental
Índice
Introducción............................................................................................... 5
Objetivos....................................................................................................... 6
1. La archivística.................................................................................... 7
1.1. La archivística, una ciencia interdisciplinaria ............................ 7
1.2. Bases teóricas de la archivística .................................................. 9
1.3. Archivos, bibliotecas y museos: diferencias y similitudes ........... 12
Bibliografía................................................................................................. 23
CC-BY-NC-ND • PID_00256803 5 Fundamentos de la archivística y la gestión documental
Introducción
Esta duplicidad de funciones hace que la archivística sea una ciencia interdis-
ciplinaria que comparte puntos en común con otras ciencias de la información
y la documentación: la museología, la biblioteconomía y la documentación.
No obstante, la gestión de los archivos también presenta unos rasgos distin-
tivos. En este sentido, la archivística parte de unos principios metodológicos
que tienen en cuenta que los fondos documentales de los archivos son con-
juntos orgánicos y que los documentos recurren un ciclo vital.
Objetivos
Después de trabajar este módulo, los estudiantes alcanzáis los objetivos si-
guientes:
1. La archivística
3) Depósito donde se instala el fondo o los fondos de una persona física o Lectura complementaria
jurídica.
Definiciones extraídas de la
Norma de Descripción Archi-
Un archivo es al mismo tiempo el conjunto de documentos acumulados por vística de Cataluña (NODAC)
2007.
una persona física o jurídica, pública o privada, como resultado de su activi-
dad; la institución u organización que custodia y preserva esta documentación
y la hace accesible al público; y el espacio físico (edificio, local) donde se con-
serva adecuadamente dicha documentación.
De esta definición, tal como propone Rodríguez López (2000), se puede con-
cluir que la archivística tiene dos campos de actuación, uno teórico y otro
práctico.
“a) La teoría archivística que engloba su historia, objeto y ámbito de actuación, además
de la metodología para la consecución de los fines perseguidos.
Con el paso del tiempo, las prácticas de ordenación de los documentos fue-
ron reglamentadas por parte de los estados con el fin de garantizar una buena
conservación, organización y funcionamiento de los archivos. Más reciente-
mente, en la Edad Moderna, surgieron tratadistas que, desde una perspectiva
filosófica y jurídica, afrontaron la formulación de los principios que tendrían
que regir las actuaciones en el campo de los archivos. La archivística empieza
entonces a devenir una disciplina científica.
Se puede decir, como señala Rodríguez López, que hay un período “prearchi- Lectura complementaria
vístico,” caracterizado por la existencia de procedimientos prácticos poco sis-
M.�del�Carmen�Rodríguez
tematizados, que evolucionaron en respuesta a las necesidades administrati- López (2000). “La delimita-
vas. Cuando los archiveros reflexionaron sobre su quehacer, estableciendo téc- ción de la archivística como
ciencia”. Cuadernos de Docu-
nicas y reduciendo sus ideas a principios, se dio un paso adelante hacia la mentación Multimedia, n. 10,
pp. 379-388.
constitución de la archivística como ciencia.
3) A finales del siglo XIX y durante el siglo XX se gesta el concepto del archivo
que integra las dos concepciones anteriores: administrativa e histórica. Los
cambios más relevantes serían la formulación del principio de procedencia
y la teoría de las edades del documento, además del derecho de acceso a los
documentos públicos.
La teoría y la práctica archivísticas parten de una serie de principios esencia- Lectura complementaria
les que constituyen el modelo para organizar, conservar y utilizar los fondos
Anne�J.�Gilliland-Swetland
documentales. Según Gilliland-Swetland, el paradigma archivístico se funda- (2000). Enduring paradigm,
menta en cinco principios: la inviolabilidad de la evidencia; el respeto al fon- new opportunities: the value of
the archival perspective in the
do, la procedencia y el orden original; el ciclo de vida de los documentos; la digital environment. Washing-
ton: Council on Library and
naturaleza orgánica de los documentos; y la jerarquía en los documentos y
Information Resources.
sus descripciones.
1)�La�inviolabilidad�de�la�evidencia
2)�El�respeto�al�fondo,�la�procedencia�y�el�orden�original
3)�El�ciclo�de�vida�de�los�documentos
4)�La�naturaleza�orgánica�de�los�documentos
Tal como se ha apuntado antes, los documentos de archivo tienen un valor que
se deriva de la manera en que se produjeron, teniendo en cuenta que fueron
creados como resultado de la actividad con la que se relacionan y de la que
son evidencia. Estos documentos son generados por las actividades propias de
una organización o persona y, por lo tanto, se da una clara interdependencia
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entre ellos y su productor. Existe también una compleja red de relaciones entre
los documentos y el contexto organizativo, legal e histórico que dio lugar a
su creación.
5)�La�jerarquía�en�los�documentos�y�sus�descripciones
Los documentos presentan una jerarquía innata impuesta por las prác-
ticas de creación del expediente y por su posición dentro de los niveles
organizativos o la estructura de procesos de la entidad productora.
Para entender las diferencias y similitudes entre los diversos centros de infor-
mación –archivos, bibliotecas y museos– se han de tener en cuenta las caracte-
rísticas específicas de los materiales que gestionan y el papel que juegan den-
tro de la sociedad.
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Hoy día los archivos, las bibliotecas y los museos comparten el com-
promiso de organizar y facilitar el acceso a los recursos de información,
prestando servicios de calidad a sus usuarios. Sin embargo, consideran-
do su objeto de atención, reflejan diversas maneras de seleccionar, tra-
tar y difundir la información.
• Identificar, evaluar y conservar docu- • Identificar, adquirir, preservar y propor- • Identificar, adquirir, conservar y exhibir
mentos que tienen valor a largo plazo y cionar acceso a los conocimientos publi- objetos únicos, coleccionables o represen-
son evidencia de las actividades para po- cados. tativos.
nerlos a disposición de la organización o • Promover la equidad en el acceso a la • Promover la identidad cultural o comuni-
del público al que sirve el archivo. información. taria y su comprensión.
• Asegurar la rendición de cuentas de la • Promover la libertad intelectual. • Proporcionar experiencias con las que los
administración, conservando los docu- • Dar apoyo a la educación, el aprendizaje visitantes puedan hacer conexiones entre
mentos públicos y poniéndolos a dispo- continuo y la investigación. el contenido y las ideas.
sición de la ciudadanía de acuerdo con • Dar apoyo al desarrollo de la alfabetiza- • Servir de instituciones de la memoria con
lo que es adecuado legal y éticamente. ción informacional de la sociedad. propósitos culturales.
• Asegurar la rendición de cuentas de las • Servir como punto de referencia y pro- • Dar apoyo al aprendizaje formal y no for-
organizaciones privadas a sus partes in- mover los intereses de la comunidad. mal, y a la investigación.
teresadas. • Servir como punto de referencia y promo-
• Preservar documentos únicos o colec- ver los intereses de la comunidad.
cionables.
• Servir de instituciones de la memoria
con propósitos culturales.
• Dar soporte al personal docente e inves-
tigador, y al personal de administración.
Partes interesadas
De esta manera, dado que los archivos, las bibliotecas y los museos cumplen
diferentes papeles sociales, gestionan sus fondos o colecciones desde perspec-
tivas propias utilizando principios y prácticas que han dado lugar a las disci-
plinas relacionadas con el estudio de los documentos y que, en conjunto, in-
tegran las ciencias de la información y la documentación: archivística, biblio-
teconomía, bibliografía, documentación y museología.
Los archivos, las bibliotecas y los museos
gestionan sus fondos desde perspectivas
propias.
Se ha de destacar que los documentos de archivo se diferencian de los mate-
riales bibliográficos (libros, revistas...) y de los objetos culturales y científicos
(obras de arte, piezas arqueológicas o etnográficas...) en que nacen con la fina-
lidad de documentar actos (administrativos, jurídicos, económicos, mercanti-
les, etc.) y, por lo tanto, se constituyen en evidencia o prueba de estos actos. A
partir de esta consideración, se pueden establecer las siguientes características
específicas del documento de archivo:
Así, una biblioteca, por ejemplo, además de gestionar los libros y otros materiales biblio-
gráficos que forman parte de su colección, tendrá que gestionar los documentos que son
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Para gestionar el ciclo de vida de los documentos hay que definir las sucesivas Ved también
fases del archivo y desarrollar procesos archivísticos determinados que, con-
Ved los procesos archivísticos
juntamente, permiten llevar a cabo el tratamiento técnico de los documentos. en el módulo “Técnicas de tra-
tamiento documental”.
(1)
3)�Tercera�edad. Algunos documentos, a pesar de haber perdido su utilidad En inglés,business archives.
administrativa o jurídica, mantienen un valor histórico o cultural que hace
que se conserven de una manera permanente. La fase inactiva de la documen-
tación se corresponde con el archivo histórico. El uso que se da a los docu-
mentos en esta etapa obedece a razones marcadamente culturales o de investi-
gación histórica y, por lo tanto, los documentos se custodian en instituciones
archivísticas o en archivos de empresa 1.
En la práctica no siempre hay una delimitación clara entre los diferentes tipos
de archivo. En general, solo las organizaciones de gran volumen y complejidad
(administraciones públicas, grandes empresas) disponen de archivos interme-
dios propios. Es por eso que, en algunas organizaciones, el archivo general ac-
túa como archivo central –puesto que trata la documentación semiactiva que
todavía apoya la actividad administrativa– y como archivo histórico –puesto
que conserva permanentemente la documentación inactiva que debe poder
ser consultada con finalidades de estudio y de investigación. Como alternativa
al archivo intermedio, algunas empresas contratan los servicios de empresas
especializadas en la custodia de documentos para almacenar y gestionar la do-
cumentación que se encuentra en la fase semiactiva.
Fuente: V. Cortés Alonso, “El ciclo vital de los documentos y el sistema archivístico” (Irargi, núm. 1, 1988), citado en E. Núñez
Fernández, Organización y gestión de archivos (1999).
Hemos visto como el ciclo de vida de los documentos se basa en lo que se de-
nominan valores�de�los�documentos. Es habitual diferenciar entre los valores
primarios y los valores secundarios de los documentos de archivo (Comisión
Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, 2013):
a)�Valores�primarios. Son los que reflejan los motivos por los cuales se han
creado los documentos, y se mantienen mientras los documentos sirvan a la
organización que los ha creado o recibido. Este valor existe durante el trámi-
te administrativo y de vigencia de los documentos. Se pueden establecer tres
tipos de valores primarios:
• Valor legal. Tienen valor legal los documentos que contienen pruebas le-
gales que hacen referencia a derechos u obligaciones. Es el caso, por ejem-
plo, de aquellos documentos que implican acuerdos legales, sustentan de-
rechos reales o certifican un hecho o una acción. En cada caso la duración
del valor legal podrá variar según el asunto concreto del que se trata y la
normativa que sea de aplicación. En este caso, se deberán tener en cuenta
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• Valor fiscal. Este tipo de valor existe en aquellos documentos que tienen la
función de justificar los ingresos, los pagos o el control del dinero: pueden
ser documentos presupuestarios, que muestran el gasto que se ha previsto,
y también documentos contables, que reflejan la ejecución del presupues-
to. Normalmente, cuando un documento deja de tener valor administra-
tivo todavía conserva su valor fiscal durante un tiempo.
3)� Disposición. Los documentos electrónicos con valor temporal que han
cumplido el propósito para el que fueron creados se eliminan, mientras que
los que tienen valor a largo plazo se conservan permanentemente debido a su
utilidad histórica o de investigación y social. Los documentos de archivo con
valor permanente se suelen transferir a un repositorio de preservación digital.
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Bibliografía
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