Ensayo Descripció

Ensayo
Por Julie Andrea Muñoz Garcés.
La Archivística baluarte de lo social.
Hablar sobre descripción archivística es mencionar un conjunto de principios y

técnicas que se consolidaron en los últimos 100 años 1, dichas técnicas son
aplicadas en diferentes fondos documentales cuyos orígenes pueden ser público,
privado e incluso particulares. A finales del siglo XX existió una transformación
tanto en la teoría como la práctica archivística. Debido al desarrollo económico y
las trasformaciones sociales las cuales buscaron una mayor participación de los
diferentes grupos humanos, sumado al desarrollo progresivo de las tecnologías de
la información y las comunicaciones, emergieron nuevas exigencias de los
usuarios con respecto al proceso archivístico.
Concebir los sistemas de archivo es definirlos como un sistema intrincado que

puede comprender todos los ciclos de vida de los documentos, permitiendo con
ello, cumplir objetivos de carácter administrativo y cultural unísonamente.
Igualmente, el modo de descripción de los documentos requiere también de las
herramientas tecnológicas2 que se tengan a la mano. En estos momentos nos
encontramos en una transformación del modelo informativo caracterizado por la
jerarquización para pasar a un sistema fundamentado en métodos relacionales
derivado en gran medida, en base de la importación por parte de la archivística de
ciertas técnicas de diseño y análisis de bases de datos.
Por otra parte, la gestión documental se debe estimar como un conjunto de

acciones reunidas entre sí, las cuales establecen procesos, esto posibilita que una
organización generadora de procedimientos archivísticos, consolide su atención
1
Padrón, (2016) pág. 19
2
Padrón, (2016) pág. 27
en los frutos que desea obtener a través del tratamiento de su documentación. En
términos generales, argumentando con los principios esenciales de la gestión
documental, un programa básico de tratamiento archivístico busca que los
documentos que emprende se mantengan 3; auténticos, fiables, íntegros y
disponibles el tiempo que se reglamente su conservación, en el contexto del
sistema en el que se incluye.
Hasta el momento me he remitido a escribir sobre la descripción archivística,

ahora entraré a enunciar una cuestión igualmente importante y tiene que ver con
la normalización, este intento por homogenizar la descripción archivística, tiene
sus orígenes en los Estados Unidos 4, alrededor de la mitad del siglo pasado. A
partir de este momento existe una nueva idea en como plantear la descripción,
trasformando de esta manera el significado de describir en la archivística al dotarla
de otras connotaciones. Con frecuencia suele referenciarse a la descripción, como
el proceso de elaboración de instrumentos descriptivos, es decir, a la realización
de (guías o inventarios), actualmente la descripción 5 tiene significados más
amplios, se considera la descripción como una operación en sí misma, en otras
palabras, es un proceso de análisis documental dirigida a la creación de
referencias precisas y concisas de cualquier unidad archivística, todo ello basado
en la premisa del respeto al principio de procedencia.
Tanto los documentos como los usuarios han contribuido en el avance y

consolidación de procedimientos de normalización, si vemos retrospectivamente,
las personas que frecuentemente consultaban los archivos solían ser individuos
afines a este tipo de conocimiento, era reiterativo ver en estos usuarios una
escasa intervención con los dispositivos de descripción elaborados por los
archivistas. Se trataba, por tanto, de usuarios que requerían durante su consulta
en los archivos un mínimo de orden y conservación. Partiendo de la década de
3
Padrón, (2016) pág.21
4
Bonal, (2000) pág. 57
5
Bonal, (2000) pág. 68
los años 50’s comienza a generarse un cambio fundamental en la tipología de los
usuarios, esto como consecuencia al aumento del número de consultantes de
documentos, lo que propicio una multiplicidad de los perfiles de usuarios. Esta
diversidad implico directamente en la obligación de unificar prácticas, además de
procurar mejorar los procedimientos de descripción, capaces de abastecer todas
las necesidades informativas de los usuarios.
A partir de la conformación de normas internacionales 6 fue posible elaborar

estándares de codificación, el objetivo fundamental de estos requerimientos es
permitir el acceso unificado a las descripciones archivísticas, lo que posibilita a los
usuarios localizar material de archivo de forma ágil y eficiente. Otro elemento
benéfico tras afianzar las normas internacionales, fue la aparición de nuevos
estándares nacionales y regionales, los cuales se circunscriben a la
recomendación de las primeras, dada su condición genérica y estructural. En
consecuencia, las normas definidas se ajustaron a las prácticas de cada
comunidad archivística englobando reglas de presentación y contenido de las
descripciones.
Es posible establecer utilidades con la normalización, en primer lugar, los mayores

beneficiados serían los usuarios, al poder comprender mejor las descripciones,
además de buscar y recuperar más eficientemente la información. Para la teoría
archivística, la normalización7 promueve la comunicación y cooperación entre los
archivos tanto a escala nacional como internacional. De igual manera existen
logros evidentes para los archiveros, pues en términos monetarios se presentan
reducciones en las representaciones, al ser estas más completas, homogéneas y
ajustadas a las características de los documentos archivísticos.
Todos los avances que se han efectuado en la archivística no tendría razón de ser
si la sociedad careciera de la posibilidad de consultar la Información 8, este
6
Bonal, (2000) pág. 62
7
Bonal, (2000) pág. 69
8
Gauchirisso, (2012) pág. 170
ejercicio de participación es un pilar de política pública, dicho de esta manera, este
fundamento se encuentra vinculado con las ideas de participación ciudadana. Por
otra parte, si concebimos que el acceso a la información faculta a los ciudadanos a
conocer cualquier tipo de información emitida por el Estado y su administración
pública, es decir que, a través de este derecho, los ciudadanos pueden ejercer el
principio de “ciudadanía” un elemento básico de la democracia.
Aunque el derecho de acceso a la información pública está asociado a la

modernidad, en términos teóricos su concepción siempre estuvo influida en la
propia formación del Estado democrático. De esta manera, este modelo se
diferencia de los modelos absolutistas, en razón por el respeto de las libertades
humanas y el principio del interés general del Estado 9. Desde una perspectiva
liberal del principio del interés general del Estado, el derecho al acceso a la
información pública cobra especial sentido, al no concebirse un Estado en el que
exista informaciones privilegiada para ciertos grupos o sectores pues esto
significaría que se actúa en función de intereses particulares desnaturalizando la
propia noción de la democracia.
El acceso a la información es un ejercicio necesario en los gobiernos

democráticos, puesto que con este se potencia la vigilancia por parte de los
ciudadanos10, igualmente se brinda confianza en la población, y de esta manera se
reducen los recelos de posibles actos inapropiados y como si fuera poco se evalúa
la gestión y desempeño de los gobiernos y de los gobernantes de manera
particular. A modo de conclusión los documentos no solo suministran de
evidencias o argumentos que contribuyen a explicar sucesos también son medios
para entender el mundo que nos rodea. El manejo de la información y la utilización
del archivo hace parte del accionar político y social; la acción de resguardar en los
archivos fortalece a la ciudadanía al permitir expresarse, evitando el olvido de los
9
Gauchirisso, (2012) pág. 173
10
Ancona, (2012) pág. 251
acontecimientos y su factible manipulación; en términos generales es un
instrumento de denuncia e incluso de transformación social.
Bibliografía
Ancona López A. P. (2012). Archivos y ciudadanía: el acceso a la información

pública. Revista General de Información y Documentación, 21, 249-264.
Bonal Zazo, J. L. (2000). La normalización: base del análisis documental en

los archivos. Scire: Representación Y organización Del Conocimiento, 6(1), 55–
75. https://doi.org/10.54886/scire.v6i1.1124.
Gauchirisso, Verónica. “Derecho de acceso a la información pública”. En:

Métodos de información (MEI), II Época, Vol. 3, nº, 5, 2012, pp. 167-176.
Padrón, D. L. (2016). La descripción archivística en los tiempos

posmodernos: conceptos, principios y normas. SciELO - Editora UNESP.

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Bonal Zazo, J. L. (2000). La normalización: base del análisis documental en

Gauchirisso, Verónica. “Derecho de acceso a la información pública”. En:

Padrón, D. L. (2016). La descripción archivística en los tiempos

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