DIAGNOSTICO NIVEL DE IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO

INSTRUCTIVO PARA LLENADO DEL CUESTIONARIO:

a) Lea detenidamente las preguntas formuladas para cada elemento o factor del control interno de la entidad. Si
requiere mayor información sobre las preguntas del cuestionario consulte a los miembros del equipo de
auditores para su orientación satisfactoria.
.
b) Responda las preguntas marcando con un aspa (x) en el casillero de acuerdo a la escala de valorización y
cuando corresponda indique el documento o directiva que sustenta la respuesta. Para tal efecto, considerar lo
siguiente:

 Escala de valorización

Valor Descripción
0 No sabe
1 No se cumple
2 Se cumple de forma insuficiente
3 Se cumple de forma aceptable
4 Se cumple en mayor grado
5 Se cumple plenamente

 Anote una N/A: si considera que no es aplicable ese elemento de Control en la Zona Registral n° V – Sede
–Trujillo. explique la razón (es) de su inaplicación en la entidad identificando las causas o explicaciones
correspondientes.

c) Anote el nombre del funcionario o trabajador que respondió el cuestionario, cargo, firma y fecha en el espacio
correspondiente suscribir cada una de las páginas y devolver al equipo de auditores. Sin necesita ampliar la
información incluir documentación adjunta.

d) Apreciaremos, solicitar cualquier aclaración adicional sobre la forma del llenado de cuestionario a los
miembros del equipo de consultores para su orientación satisfactoria.
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LAS UNIDADES ORGANICAS
I. AMBIENTE DE CONTROL

Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Filosofía de la Dirección
1 La Dirección muestra interés de apoyar al
establecimiento y mantenimiento del control interno en
la entidad a través de políticas escritas, documentos,
reuniones, charlas y otros medios.
2 La Dirección reconoce y promueve los aportes del
personal que mejoran el desarrollo de las actividades
laborales
3 La Dirección incentiva el desarrollo transparente de las
actividades y gestión de la entidad
4 Se toman decisiones frente a desviaciones de
indicadores, variaciones frente a los resultados
contables, dejándose evidencia mediante actas
5 La Dirección proporciona el apoyo logístico y de personal
para un adecuado desarrollo de las labores de control

6 La Dirección demuestra una actitud positiva para

implementar las recomendaciones del OCI
Integridad y valores éticos
La entidad cuenta con un código de Ética debidamente
7 aprobado, y difundido mediante talleres o reuniones y
otros medios.
La administración ha difundido la "Ley del Código de
8
Ética de la Función Pública"
Se comunican debidamente dentro de la entidad las
9 acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones
éticas
La Dirección demuestra un comportamiento ético,
10 poniendo en práctica los lineamientos de conducta de la
entidad
Se sanciona a los responsables de actos ilegales de
11 acuerdo con las políticas definidas por la Dirección

Administración Estratégica
La Dirección ha difundido y es de conocimiento general
12 la visión, misión, metas y objetivos estratégicos de la
entidad
La Dirección asegura que todas las áreas, formulen,
13 implementen y evalúen actividades concordantes con su
plan operativo institucional

Los planes estratégicos, operativo y de contingencia se

14 elaboran, conservan y actualizan según procedimiento
documentado
La entidad ha formulado el análisis de la situación con
participación de todas las jefaturas y/o encargados del
15
UO, para definir su direccionamiento y desarrollo de los
servicios

2
 Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes

operativos en los últimos dos semestres están dentro de
16
los niveles esperados por la dirección

Estructura organizacional
La estructura organizacional se ha desarrollado sobre la
17 base de la misión, objetivos y actividades de la entidad y
se ajusta a la realidad y necesidades de entidad

El Manual de Organización y Funciones (MOF) esta

18 aprobado y refleja todas las actividades que se realizan
en la entidad y están debidamente delimitadas
La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y
19 Funciones (ROF) debidamente actualizado

Todos las personas que laboran en la entidad ocupan

20 una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el de
Asignación de Personal (CAP)
La Dirección se asegura de que los trabajadores
conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y
21 demás manuales) que regulan las actividades de la
entidad. difundidos mediante talleres o reuniones y
otros medios
Se han elaborado manuales de procesos con sus
22
respectivos flujos de información y de procesos
Administración de los Recursos Humanos
La entidad cuenta con mecanismos, políticas y
procedimientos adecuados para la selección, inducción,
23 formación, capacitación, compensación, bienestar social,
y evaluación de personal.

Se cuenta con un programa de inducción al personal que

24 ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los
principios éticos
Las unidades orgánicas cuenta con la cantidad y calidad
25 de personal necesario para el adecuado desarrollo sus
actividades
La entidad elabora anualmente un plan de formación y
capacitación del personal, basado en competencias con
26
la participación de todas las áreas y se da cumplimiento
al mismo
La escala remunerativa está en relación con el cargo,
27 funciones y responsabilidades asignadas

Competencia Profesional
Se han identificado las competencias necesarias para
cada cargo previsto en el CAP y han sido plasmadas en
28
un documento normativo (perfil del cargo aprobado).

El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta con

29 las competencias establecidas en el perfil del cargo

3
 Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

El titular, funcionarios y demás servidores son

conocedores de la importancia del desarrollo,
30
implantación y mantenimiento del control interno en la
entidad
Asignación de autoridad y responsabilidad
La autoridad y responsabilidad del personal están
claramente definidas en los manuales, reglamentos u
31
otros documentos normativos y han sido comunicados
formalmente
Estos documentos normativos son revisados
32 periódicamente con el fin de ser actualizados o
mejorados continuamente (indicar ultima revisión)
Todo el personal conoce sus responsabilidades y actúa
33 de acuerdo con los niveles de autoridad que le
corresponden
Órgano de Control Institucional
Los Órgano de Control Institucional -OCI evalúan los
controles de los procesos vigentes e identifican
34
oportunidades de mejora acorde a su Plan Anual de
Control
Son de comprobada competencia profesional los
35 miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI

El OCI evalúa periódicamente el sistema de control

36
interno de la entidad

II. EVALUACIÓN DE RIESGOS

Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Planeamiento de la Administración de Riesgos

Se ha desarrollado un Plan de actividades de
1 identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta
y monitoreo y documentación de los riesgos

La Dirección ha establecido y difundido lineamientos y

2 políticas para la administración de riesgos

El planeamiento de la administración de riesgos es

3 especifico en algunas áreas, como en la asignación de
responsabilidades y monitoreo de los mismos

La entidad cuenta y ha puesto en práctica el Plan de

4 Administración de Riesgos

Identificación de Riesgos
Están identificados los riesgos significativos por cada
5
objetivo y proceso critico.

4
 Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que

6 pueden afectar el desarrollo de las actividades de las
unidades orgánicas
Se ha participado en la identificación de los riesgos de
7 las actividades de las diferentes unidades orgánicas o
procesos
En la identificación de riesgos se ha tomado en
8 consideración aspectos internos (de la entidad) y
externos (fuera de la entidad y sector o entorno)
Valoración de riesgos
En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y
9 cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos
identificados (probabilidad de ocurrencia)

En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el

10 efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados
(impacto)
Los riesgos, las probabilidades de ocurrencia, impacto y
11 cuantificación y latencia han sido registrados por
escrito.
Respuesta al riesgo
Se han establecido las acciones necesarias (controles) y
12
estrategias para afrontar los riesgos evaluados
Se han definido lineamientos para efectuar
13 seguimiento periódico a los controles desarrollados con
respecto a los riesgos

III. ACTIVIDADES DE CONTROL

Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Procedimiento de Autorización y Aprobación*
Los procedimientos de autorización y aprobación para
los procesos, actividades y tareas están claramente
1 definidos en manuales o directivas y son realizados
para todos los procesos, actividades y tareas.

Los procedimientos de autorización y aprobación para

los procesos, actividades y tareas han sido
2
adecuadamente comunicados (escrito) a los
responsables
Segregación de funciones*
Las funciones incompatibles encuentran separadas y
las actividades expuestas a los riesgos de error o
3
fraude han sido asignadas a diferentes personas o
equipos de trabajo

5
 Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Se efectúa rotación periódica del personal asignado en

4 puestos susceptibles a riesgos de errores o fraude

Evaluación Costo-Beneficio*
El costo de los controles establecidos para sus
5 actividades está de acuerdo a los resultados esperados
(beneficios)
Se toma en cuenta que el costo de establecer un
6 control no supere el beneficio que se puede obtener

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos*

Se han establecido políticas y procedimientos

7 documentados que se siguen para la utilización y
protección de los recursos o archivos
El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado
8 en documentos tales como recibos, actas entre otros

Periódicamente se comparan los recursos asignados

9 con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos,
inventarios u otros)
Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como
10 robo o uso no autorizado, y se han establecido
medidas de seguridad documentadas, para los mismos

Los documentos internos que genera y reciben las

11 unidades orgánicas están debidamente numerados y
protegidos
Verificaciones y conciliaciones*
Las unidades orgánicas periódicamente llevan a cabo
12 verificaciones sobre la ejecución de los procesos,
actividades y tareas
Periódicamente se comparan los resultados con los
13 registros de los procesos, actividades y tareas
utilizando para ello distintas fuentes
Evaluación de desempeño
La entidad cuenta con indicadores de desempeño para
14
los procesos, actividades y tareas
La evaluación de desempeño se hace con base en los
planes organizacionales, disposiciones normativas
15
vigentes

Rendición de cuentas
La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos
16 internos documentados que se siguen para la rendición
de cuentas
La administración exige periódicamente la
17 presentación de declaraciones juradas a su personal

El personal conoce sus responsabilidades con respecto

18
de las rendiciones de cuenta

6
 Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Documentación de procesos, actividades y tareas

El personal conoce qué procesos involucran a su
19 unidad orgánica y qué rol le corresponde en los
mismos
Los procesos , actividades y tareas de la entidad se
20 encuentran definidas, establecidas y documentadas al
igual que sus modificaciones
Revisión de procesos, actividades y tareas
Se revisan periódicamente los procesos actividades y
21 tareas con el fin de que se estén desarrollando de
acuerdo a lo establecido en la normativa vigente
Se implementan las mejoras propuestas y en caso de
22 detectarse deficiencias se efectúan las correcciones
necesarias
Controles tecnologías de Información y comunicaciones

Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para

23 la administración de los sistemas de información

Es restringido por escrito el acceso a la sala de

computo, procesamiento de datos, a las redes
24
instaladas, así como al respaldo de la información
(backup)
Los sistemas de información cuentan con controles y
25 sistemas documentados que evitan el acceso no
autorizado a la información
La entidad cuenta con un Plan Operativo Informático y
26
con informes de evaluación documentado
El Área de informática cuenta con un Plan de
27 Contingencias y con informes de evaluación
documentado
Se han definido los controles de acceso general
28 (seguridad Física y Lógica de los equipos centrales)
Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las
funciones de los empleados, creación de usuarios con
29
accesos propios(contraseñas) y relación de cada
usuario con el perfil correspondiente
Los programas informáticos (software) de la entidad
30
cuentan con licencias y autorizaciones de uso
La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte
31 técnico para las Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC)
Se lleva el control de los nuevos productos ingresados
32 a desarrollo así como de las modificaciones de los
existentes en carpetas documentadas.
La entidad ha definido políticas sobre el cambio
33 frecuente de contraseñas, sobre su uso y cuando el
personal se desvincule de las funciones.
La entidad ha establecido controles para la adquisición
34
de paquetes software

7
 IV. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Funciones y características de la información
La información Gerencial es seleccionada, analizada,
1 evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

Se han definido y documentado los niveles para el

2
acceso del personal al sistema de información
Información y responsabilidad
Los funcionarios identifican las necesidades de
información de todos los procesos y han
3
implementado los controles necesarios en las áreas
respectivas
Se cuenta con políticas y procedimientos
documentados que garantizan el adecuado suministro
4 de información para el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades

Calidad y suficiencia de la información

La información interna y externa que maneja la entidad
5 es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus
actividades
Se han diseñado, evaluado e implementado
mecanismos documentados para asegurar la calidad y
6
suficiencia de la información

Sistemas de información
La entidad está integrada a un solo sistema de
7 información y se ajusta a las necesidades de sus
actividades
Periódicamente se solicita a los usuarios opinión
documentada sobre el sistema de información
8
registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar
las mejoras
Flexibilidad al cambio
Se revisan periódicamente los sistemas de información
9 y de ser necesario se rediseñan para asegurar su
adecuado funcionamiento
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad orgánica que se
10 encarga de administrar la documentación e información
generada por la entidad
La administración de los documentos e información se
realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos
11 establecidos para la preservación y su conservación
(archivos electrónicos, magnéticos y físicos)

Los ambientes utilizados por el archivo institucional

12 cuenta con una ubicación y acondicionamiento
apropiado

8
 Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Comunicación interna
La entidad ha elaborado y difundido documentos que
13 orienten la comunicación interna

La administración mantiene actualizado a la Dirección

14 respecto al desempeño, desarrollo, riesgos, principales
iniciativas y cualquier otros eventos resultantes
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos
15 para la denuncia de actos indebidos por parte del
personal
Comunicación externa
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos
16 adecuados para informar hacia el exterior sobre su
gestión institucional
El portal de transparencia de la entidad se encuentra
17
adecuadamente actualizado
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos
para asegurar la adecuada atención de los
18
requerimientos externos de información (Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública)
Canales de comunicación
Se ha implementado alguna política que estandarice
una comunicación interna y externa, considerándose
19 diversos tipos de comunicación: memorando, paneles
informativos, boletines, revistas

Estos canales de comunicación permiten que la

20 información fluya de manera clara, ordenada y
oportuna

V. SUPERVISIÓN

Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva

Actividades de prevención y monitoreo
1 En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de
supervisión para conocer oportunamente si éstas se
efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando
evidencia de ello
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer
oportunamente si los procesos en los que interviene se
2
desarrollan de acuerdo con los procedimientos
establecidos (monitoreo)
Seguimiento de resultados
Las deficiencias y los problemas detectados en el
monitoreo se registran y comunican con prontitud a los
3
responsables con el fin de que tomen las acciones
necesarias para su corrección

9
 Elementos de control 0 1 2 3 4 5 Doc. / Directiva
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se
4
disponen medidas para desarrollarlas
Se realiza el seguimiento a la implementación de las
5 mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el
OCI
Compromiso de mejoramiento
La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones
6 que le permite proponer planes de mejora que son
ejecutados posteriormente
Se implementan las recomendaciones producto de las
7 autoevaluaciones realizadas

Se implementan las recomendaciones que formulan los

8 Órganos de control , las mismas que constituyen
compromisos de mejoramiento

INFORMACIÓN DE RESPONSABLE DEL AREA O TRABAJOR:

NOMBRE Y APELLIDO CARGO FECHA

Revisado por : ______________________________________________ Fecha: ____________________

¡Muchas gracias por su colaboración!

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