Recuperacion de Cartera Vencida Bde

INSTRUCTIVO PARA DESARROLLAR
LAS FASES DE ASISTENCIA

TÉCNICA EN EL PRODUCTO
“RECUPERACIÓN DE CARTERA VENCIDA”
Asistencia Técnica
INSTRUCTIVO PARA DESARROLLAR
LAS FASES DE ASISTENCIA
TÉCNICA EN EL PRODUCTO
“RECUPERACIÓN DE CARTERA VENCIDA”
Administración
Diego Aulestia Valencia
Gerente General
María Soledad Barrera A.

Sub Gerente General
Vanessa Rodriguez Egüez

Gerente de Asistencia Técnica
Autora ASISTENCIA TÉCNICA

Wendy Chavez Páez
Dirección de Fortalecimiento Institucional JULIO 2011
Gerencia de Asistencia Técnica
Colaboraciones especiales
Pedro Vicente Maldonado
Jorge Logroño
Felipe Guevara
Gerencia de Asistencia Técnica
GERENCIA DE ASISTENCIA TÉCNICA
Instructivo interno de aplicación del producto

“Recuperación de Cartera Vencida”
contenido
Pag.
1.
P
ANTECEDENTES 6
ara garantizar la calidad de los pro-
ductos e instrumentos de asistencia
técnica diseñados por el Banco, es
necesario estandarizar y organizar técni-
camente los procedimientos. Es por eso 2. CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO CARTERA VENCIDA 8
que la Gerencia de Asistencia Técnica ha
preparado este instructivo interno que
servirá para estandarizar la aplicación del
producto “Recuperación de Cartera Ven- 3. FASES DE INTERVENCIÓN 12
cida”.
El documento es para uso exclusivo de 3.1 FASE DE DIAGNÓSTICO

los técnicos del Banco del Estado y ha
14
sido diseñado con base en la experiencia
del trabajo en 23 municipalidades del país
a los que se les brindó asistencia técnica 25
3.2 FASE DE PLAN DE ACCIÓN
para recuperar su cartera vencida en el
año 2011.
El instructivo sirve como apoyo a los res- 3.3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
27
ponsables de implementar la metodología DEL PLAN DE ACCIÓN
de asistencia técnica para la recuperación
de cartera vencida, ampliamente descrita
en el documento “Tributos Municipales:
qué son y cómo empezar a cobrarlos”. 4. 4 CONSIDERACIONES FINALES 30
Agradezco la colaboración de todas las

personas que participaron en las distintas
fases de elaboración de este instructivo 5. 5 ANEXOS 32
y espero que el mismo sea de completa
utilidad para los técnicos del Banco.
Muchos éxitos,
Vanessa Rodríguez Egüez

Gerente de Asistencia Técnica
4
INSTRUCTIVO PARA DESARROLLAR LAS FASES DE ASISTENCIA TÉCNICA EN EL PRODUCTO “RECUPERACIÓN DE CARTERA VENCIDA”
E
l presente instructivo tiene como
Antecedentes finalidad presentar los pasos que
se deben seguir para el desarrollo
de las fases de asistencia técnica, en el
producto reducción de cartera vencida.
Estas fases son: (i) Diagnóstico, (ii) Plan
de Acción e (iii) Implementación y Segui-
miento del Plan de Acción.
Para cada fase se presentará a continua-

ción un texto explicativo y las herramien-
tas que ayudan a que se ejecute cada
una de ellas. Este instructivo cuenta tam-
1.
bién con un resumen de las visitas que
se deben efectuar durante las fases de
intervención.
7
Para brindar el servicio de asistencia técnica en este producto,

se deben tener claras las siguientes características:
• Fases que lo componen: Diagnóstico, plan de acción y seguimiento del plan de

acción.
• Meta del Plan de Acción: Reducción en un valor no menor al 30% de la cartera

vencida total cortada al 31 de diembre del año inmediato anterior.
• Forma de trabajo: Cada fase se deberá trabajar en “equipo interinstitucional”, es

decir con responsables del Banco y del GADM. Para el efecto tanto el GADM como
el BdE deberán tener un grupo de trabajo definido, que se dedique al producto
cartera vencida. En el caso del Banco del Estado, pueden trabajar 1 ó 2 técnicos,
quienes conformarán junto con los responsables del GADM, el equipo interinstitu-
cional de trabajo de cartera vencida. (La diferencia entre que 1 ó 2 técnicos del BdE
atiendan a un municipio, depende de la situación del municipio; algunos requieren
una asistencia técnica más cercana para ejecutar acciones durante los primeros
Características del pasos de desarrollo del producto, pero el objetivo final es tranferir conocimientos.
En resumen: este proceso tiende a que se formen capacidades en los técnicos
producto “recuperación municipales, y pueda trabajar el equipo de trabajo del GADM con 1 solo técnico del
de cartera vencida” banco) . 1
• Duración del servicio de asistencia técnica en cartera vencida (con todas

sus fases): Entre 10 y 12 meses.
• Duración de la fase de diagnóstico: Depende de la existencia de la base de datos

de cartera vencida total. En los casos en los que el GADM no cuente con una base
de datos, la etapa de diagnóstico se dilata, hasta que se tenga la información para
poder llenar los respectivos formularios. El tiempo para que los GADM unifiquen
2.
los catastros de contribuyentes y creen su base de datos de cartera vencida, será
máximo de 3 semanas. Teniendo la base de datos de cartera vencida total de
un municipio, los técnicos del Banco deberán proceder a llenar los formularios de
diagnóstico, en un plazo máximo de 1 semana. Es decir que esta fase puede durar
mínimo 1 semana y máximo 1 mes.
• Duración de la fase de plan de acción: El formato del plan de acción se entrega

al GADM en la primera visita en la que se explica al equipo de trabajo, el enfoque y
alcance del producto. Desde esa primera visita hasta la segunda, el GADM revisa
el formato propuesto y realiza cambios según su realidad. En la segunda visita, el
equipo del Banco revisa y retroalimenta el plan de acción que ha personalizado del
municipio, o caso contrario se delinea un plan de acción entre ambos equipos, y
finalmente se lo firma, significando éste un compromiso de trabajo para el GADM. El
tiempo de trabajo que le toma al GADM personalizar el plan de acción puede ser de
1 Se debe recalcar también que si el técnico del Banco del Estado, que va a trabajar en el producto cartera vencida, ha
recién ingresado a brindar asistencia técnica in situ en los municipios, deberá visitar los GADMs acompañado de un técnico
que tenga mayor experiencia en el tema, para que pueda adquirir conocimientos y/o despejar las dudas que tenga al res-
pecto de la implementación de las fases de asistencia técnica. Esta etapa de aprendizaje deberá ser la justa y necesaria
para que el técnico nuevo se desempeñe con más soltura y pueda tener confianza en la asistencia técnica que brinda, en su
capacidad de solucionar problemas y asesorar a los municipios. Se recomienda un máximo de 3 visitas conjuntas (los 2
técnicos) para que se forme el nuevo técnico del BdE en brindar asistencia técnica en el producto cartera vencida.
9
1 a 3 semanas máximo (entre la primera y segunda visita de los técnicos del Banco),
aunque la retroalimentación, el consenso con el equipo del BdE y la firma del plan
se realiza en un día.
• Duración de las fases de implementación y seguimiento: Las fases de im-

plementación y seguimiento se realizan a partir de la firma del plan de acción hasta
la última fecha de cumplimiento de actividades contempladas en el plan. Durante
estas fases se realizan visitas y llamadas telefónicas.
Implementación: Aunque los municipios son los que implementan las

actividades sugeridas, ellos reciben acompañamiento permanente de los
técnicos del Banco del Estado, lo cual afianza la implementación. Durante el
desarrollo del producto cartera vencida, los técnicos de los GADMs pueden
hacer uso de la asistencia técnica, comunicándose telefónicamente con los
técnicos del BdE o visitándolos, y de la misma forma, tal como lo recomienda
este instructivo, los técnicos del BdE deberán realizar un seguimiento telefónico y
presencial. El total de actividades de comunicación y consulta, emprendidas por
ambas partes, logran consolidar el “asesoramiento especializado permanente”
que se requiere para el éxito en la fase de implementación.
Seguimiento: Las visitas de seguimiento están directamente relacionadas con

el tipo de actividad y el tiempo que se ha programado para su cumplimiento; si
el GADM cumple con las actividades antes de los plazos señalados en el plan
de acción, se debe comunicar a la Sucursal a la cual pertenece e informar a las
autoridades del Banco sobre los avances realizados por ese GADM.
• Herramientas del producto: Las herramientas para desarrollar este producto son:
Formularios de diagnóstico, Instructivo para brindar asistencia técnica en cartera
vencida en los GADMs – fase diagnóstico, Formato del Plan de Acción, Formatos de
Resoluciones y de Título de Crédito, Lista de bases de datos externas para cruces
de información.
10
Desde el inicio del trabajo de los técnicos de las CATEs en el

producto cartera vencida, se deben realizar algunas visitas a
los municipios con el fin de lograr los resultados deseados. Así
tenemos que:
1. Se debe realizar una visita de 1 día para formalizar la relación entre el GADM y
el Banco del Estado (reafirmando la existencia del convenio de asistencia técnica
firmado), en la que se explique el enfoque y alcance de la intervención y además sirva
para solicitar la información (Base de Datos de Cartera Vencida Total) que ayudará a
los técnicos a llenar los formularios cuantitativos del diagnóstico de Cartera Vencida.
Esta información la puede proveer el GADM a los técnicos del Banco del Estado
ese mismo día, o bien puede comprometerse a hacerle llegar la base de datos por
medios magnéticos.
En esta reunión se socializará el modelo de plan de acción que la CATE ha preparado

Fases de intervención y se discutirá si las etapas que lo componen, son necesarias dada la realidad institu-
cional del GADM. El plan de acción quedará como herramienta de trabajo para los
técnicos municipales, pues en la segunda visita se delineará el plan de acción final,
con ayuda de los técnicos del BdE.
En algunos casos, es posible encontrar municipios cuyas bases de datos de cartera

vencida total presentan ciertas dificultades, relacionadas con su extensión, por
ejemplo: se requieren muchos CDs o DVDs para guardar la información, y/o no
se encuentran diseñadas por contribuyente sino por tributo u otra variable, y su
transformación toma mucho tiempo extra. Esto hace difícil que la información sea
procesada por los técnicos del Banco, por lo que en esos casos se deberá pedir
a los GADMs que ellos mismos llenen los formularios F5-F10 y los envíen al Banco
3.
para que sean analizados por los técnicos. Cuando ocurra esto, los técnicos del
Banco deberán analizar los formularios y mantener contacto telefónico con los
técnicos del GADM para resolver todas las inquietudes que tengan acerca de cómo
fueron llenados los formularios.
En ambos casos, la presentación de los formularios de diagnóstico, para su análisis

conjunto por parte de los dos equipos de trabajo, se realizará en la segunda reunión.
2. En la segunda visita de 1 día se realizará la presentación del diagnóstico al equipo

del GADM, en la que se transferirá el conocimiento necesario para que puedan
efectuar la acertada priorización de la cartera vencida.
En esta visita además se entregarán herramientas, como por ejemplo: el formato

de resolución para dar de baja obligaciones de menor cuantía, la lista de bases de
datos externas para el cruce de información, el formato de título de crédito, entre
otras.
Se revisará entre los 2 equipos de trabajo (del GADM y del BdE) el Plan de Acción
delineado por ambas partes (según las actividades que constan en el formato del plan
de acción sugerido y adaptable, propuesto por el Banco). Esta revisión comprende
la retroalimentación por parte de los técnicos del Banco para que el plan sea exitoso
13
GERENCIA DE ASISTENCIA TÉCNICA INSTRUCTIVO PARA DESARROLLAR LAS FASES DE ASISTENCIA TÉCNICA EN EL PRODUCTO “RECUPERACIÓN DE CARTERA VENCIDA”
y contenga cambios y mejoras en los procesos. El plan de acción debe ser firmado formularios del diagnóstico, diseñados para el efecto. Debe tenerse claro que:
por los presentes, y aprobado por el Alcalde, como prueba del compromiso del - De los formularios de diagnóstico de cartera vencida, los comprendidos entre el
GADM en el cumplimiento de la meta y las actividades. Se recomienda que entre F1 y el F4 son formularios cualitativos que explican: cómo se emiten los títulos
la primera y segunda visita exista un periodo de tiempo de 1 a 4 semanas de crédito, cómo se actualizan las bases de información y cómo se realiza la
máximo. (Podría ser de 1 semana, si es que el diagnóstico está listo y si se recaudación. Estos formularios se llenarán en conjunto -por los equipos de Banco
coordinó con el equipo del GADM que la segunda visita se lleve a cabo en y del GADM intervenido- durante la visita.
ese tiempo). En aquellos casos en los cuales la base de datos de cartera
vencida sea fácil de manejar y no muy extensa, podrían hacerse seguidas las - Los formularios de diagnóstico comprendidos del F5 al F10, sirven para reportar
visitas; se podrán utilizar 2 días seguidos para terminar esta fase: se recopila el monto de la cartera vencida, su clasificación por años, por tributo municipal,
la información, se explica el objetivo y alcance del trabajo, se entregan por concentración de títulos de crédito y por monto. Dentro de este grupo, los
instrumentos para reducir cartera vencida, se llenan los formularios de formularios F7, F8 y F9 son los que la GATE recomienda utilizar para realizar la prio-
diagnóstico, y finalmente se elabora y se firma el plan de acción. rización que conlleve a definir los segmentos o grupos de cartera vencida, con los
que se van a realizar las acciones de cobro inmediatas. Estos formularios deben
3. Así mismo; se deberán efectuar de 2 a 3 visitas de seguimiento, dependiendo de la ser llenados por los técnicos del Banco y presentados por ellos mismos al equipo
cantidad y nivel de dificultad de las tareas del plan de acción. El seguimiento incluye del GADM.
también monitoreo vía telefónica y recepción de reportes, para verificar avances.
- Como se dijo anteriormente, si existiera dificultad en que los técnicos del Banco
del Estado accedan a la base de datos, los técnicos del GADM podrán llenar estos
formularios y enviarlos al banco, con el fin de que sean revisados y analizados,
3.1 Fase de diagnóstico para ser luego expuestos en la reunión de presentación del diagnóstico. De igual
manera, los formularios serán presentados por los técnicos del banco para que los
Para llevar a cabo correctamente la fase de diagnóstico de aprecien y sean discutidos entre los participantes de la reunión.
cartera vencida, se sugiere que los técnicos que estén a cargo
de los municipios, realicen las siguientes actividades previas a
4. Se deberá contactar al concejal o concejala que ha sido designado(a) por el Alcalde
la visita de presentación de diagnóstico:
o Alcaldesa, para las tareas de coordinación (así lo exige el convenio de Asistencia
Técnica, al que se hizo referencia en un punto anterior). Se le deberá solicitar que
(I) ACTIVIDADES PREVIAS A LA VISITA DE PRESENTACIÓN DE esté presente en la reunión que se realizará para presentar el diagnóstico.
DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES PARA EL EQUIPO DE
ASISTENCIA TÉCNICA: 5. Los técnicos de las CATEs deberán planificar sus viajes y constatar con la
debida anticipación que para esa fecha se cuente con la presencia de todos
1. Es importante que se constate en el archivo de la Sucursal, la existencia del los funcionarios que deben asistir a la reunión de diagnóstico programada.
convenio de asistencia técnica firmado entre la municipalidad y el Banco del Estad. Para esto es importante anunciar la visita con antelación y confirmar por vía telefónica
Sobre esa base se entiende que la entidad deberá colaborar con documentación e que los participantes estarán presentes; que no estén asistiendo a cursos de ca-
información que permita cumplir con el trabajo que se va a realizar. pacitación, que no tengan sesiones de concejo, que no tengan reuniones con sus
equipos de trabajo, es decir la coordinación para las reuniones también es
2. Para la generación de la base de datos se deberá consolidar la información que parte de la asistencia técnica que brinda el Banco del Estado. El equipo de
posea el municipio, la misma que puede estar dispersa en distintas fuentes; base trabajo para la reunión se sugiere que esté conformado por:
de datos de catastros de los contribuyentes, bases de datos en formato físico, e
incluso títulos de crédito en formato físico, que se encuentren en el municipio pero - Director Financiero
que no consten en las bases de datos. El compendio de toda esta información sirve - Encargados de Rentas, Tesorería, Contabilidad, Coactivas, Sistemas Informáticos,
para que el municipio dimensione el problema de su cartera vencida, y establezca y otros que los técnicos del BdE estimen necesarios
el monto al que ascienden las deudas de sus contribuyentes. Esta etapa de - Concejal designado
generación de base de datos, se incluye en el plan de acción sugerido por el Banco - Técnico(s) del Banco del Estado
del Estado, porque es una actividad que debe realizar el municipio, con asesoría de
los técnicos del BdE. 6. El número de personas que representen al Banco del Estado en esta visita, depende
de la situación de la información de cartera vencida de la que disponga el municipio.
3. Se deberá solicitar al municipio, su base de datos de cartera vencida total, Se recomienda la visita de 1 ó 2 técnicos del Banco; el primer caso se aplica
en formato digital para que los técnicos del Banco puedan analizarla y llenar los a municipios que tienen una base de datos de cartera consolidada y que son
14 15
atendidos por un técnico con experiencia en visitas in situ2. El segundo de los casos COMPOSICION DE CARTERA VENCIDA (USD Y N° TÍTULOS) POR
se orienta a municipios que no tienen una base de datos completa y que recién MAGNITIUD MONETARIA DE LAS OBLIGACIONES ADEUDADAS:
vayan a proveer información durante la visita, para que siendo así los 2 técnicos
se apoyen; mientras uno llena el diagnóstico, el otro puede explicar el enfoque y REQUERIMIENTO DE INFORMACION 008
alcance de la intervención3. Además se sugiere que si van 2 técnicos, se trate de
B. Contribuyen- C. Contribuyen- D. Contribuyen- E. Contribuyen-
trabajar en otro producto adicional a “Cartera Vencida”, para optimizar recursos. A. Contribuyen-
tes con deudas tes con deudas tes con deudas tes con deudas F. Contribuyen-
superiores a superiores a superiores a superiores a tes con deudas TOTAL CARTERA
tes con deudas
USD 10,000.00 USD 5,000.00 USD 1,000.00 USD 100.00 menores o VENCIDA
superiores a
y menos o y menores o y menores o y menores o iguales a USD (A+B+C+D+E+F)1
USD 50,000.0t
(II) ACTIVIDADES A REALIZARSE DURANTE LA VISITA DE PRE- iguales a USD
50,000.0
iguales a USD
10,000.0
iguales a USD
5,000.0
iguales a USD
1,000.0
100.0
SENTACIÓN DE DIAGNÓSTICO E INSTRUCCIONES SOBRE CÓMO

BRINDAR LA ASISTENCIA TÉCNICA EN ESTA FASE: CARTERA
VENCIDA (Nº 0 954 240 2,608 35,615 16,575 55,992
DE TÍTULOS)
En esta sección del instructivo, se explica detalladamente DISTRIBUCIÓN

DE CARTERA
0.00% 1.70% 0.43% 4.66% 63.61% 29.60% 100.00%
VENCIDA (Nº
cómo se debe brindar asistencia técnica en la presentación del DE TÍTULOS)
diagnóstico y la priorización y depuración de la cartera vencida. CARTERA

VENCIDA (USD)
0.00 161,281.69 48,192.34 98,367.97 495,695.75 125,703.13 929,240.88
DISTRIBUCIÓN
a) Los roles del equipo interinstitucional en la presentación del diagnóstico y DE CARTERA
VENCIDA (USD)
0.00% 17.36% 5.19% 10.59% 53.34% 13.53% 100.00%
la priorización de la cartera vencida: 1 El valor total de la cartera vencida (USD) debe ser igual al valor dispuesto en el requerimiento de información “005”, en la
categoría “B. CARTERA VENCIDA”.
Durante la visita que realizan los técnicos, ellos deben exponer los resultados del Como se puede apreciar en el esquema anterior, la mayor concentración de títulos y valores, se
diagnóstico, relacionados a los formularios F005-F010, y llenar los formularios encuentra entre los rangos con deudas superiores a 100 y menores o iguales a 1.000 dólares; por
lo que se debe realizar su gestión de cobranza con posterioridad.
F001-F004 con ayuda del grupo de trabajo del GADM. Luego de hacer este análisis
y en base a los formularios F007, F008 y F009, los técnicos del Banco deberán Por ejemplo, el formulario “Requerimiento de Información 008”, brinda una visión
explicar con un ejemplo, la forma cómo el municipio debería proceder a realizar clara sobre la concentración de títulos por número de contribuyentes y montos, lo
una priorización de su cartera vencida, para enfatizar acciones de cobro sobre cual es de utilidad para iniciar la priorización. Hay casos de municipios en los que,
un segmento específico de la cartera (priorización). Entiéndase en esta parte del un grupo pequeño de contribuyentes, concentra montos importantes de cartera; y
instructivo, que los técnicos del Banco transfieren el conocimiento para que los efectuar acciones de cobro sobre ellos puede ayudar a recuperar cartera vencida en
GADMs realicen las priorizaciones de cartera que les sean más convenientes, según corto tiempo. En el caso específico del ejemplo anterior, se podría decir que
sus particularidades; quienes realizan la priorización final y escogen el segmento la mayor cantidad de cartera vencida la concentran los contribuyentes que
de cartera sobre el que se efectuarán las acciones de cobro, son los técnicos del tienen deudas entre 100 y 1.000 dólares (columna E; 63,61% de la cartera),
municipio. pero el número de títulos a cobrar es bastante alto (35.615 títulos), lo cual
puede resultar poco gestionable si la capacidad instalada del municipio es
En el ejemplo que realizan los técnicos del Banco, explicarán que para la priorización baja.
el procedimiento que se usa es: revisar la base de datos de cartera vencida total
y poner atención a los resultados que se aprecian en los formularios F007, F008 Entonces, se puede mirar al resto de rangos y definir acciones; por ejemplo, sería
y F009. Aplicando el principio de Pareto, se entiende que el 80% de la cartera preferible dar prioridad, para el cobro, a la información contenida en las
vencida puede estar concentrado en un 20% de títulos y aunque puede haber casos columnas B, C y D en las que se encuentra cartera de alto monto y con
muy distintos, el propósito de aplicar el principio de Pareto, es ver la forma cómo menores títulos por cobrar (más fácilmente gestionables). Tomando el ejemplo
recuperar la mayor cantidad de cartera vencida con menor esfuerzo y en el menor en cuestión, estas columnas sumadas, dan un total de 33,13% de la cartera vencida
tiempo. Para esto, se recomienda comenzar a priorizar en base a las variables: total (con tan solo 3.802 títulos), y si el municipio desea priorizar un mayor porcentaje
de cartera, sería recomendable analizar los contribuyentes de las columnas E y D, y/o
(i) número de títulos, utilizar los formularios F007 y F009 que contienen información muy útil para continuar
(ii) monto, la priorización sobre un segmento altamente cobrable de la cartera.
(iii) tributo y, En general, para la priorización, se sugiere usar los formularios F007, F008 y F009
(iv) año. diseñados para este fin; e ir realizando un análisis de la base de datos de cartera, para
2 Un técnico nuevo que haya participado con un experto durante 3 visitas a municipios, ya puede viajar solo a brindar identificar las variables que permitan hacer una priorización efectiva. Entiéndase que
asistencia técnica en cartera vencida. el monto al que debería óptimamente ascender la cartera priorizada, debería ser en
3 Este caso se recomienda sobre todo cuando el grupo de trabajo del BdE está compuesto de un técnico experto y un
lo posible, cercano al monto de la cartera vencida total; es decir, se deberá tratar de
técnico nuevo. priorizar mínimo un 30% de la cartera vencida total.
16 17
b) Dotación de herramientas para que los GADMs efectúen correctamente la ver que este GADM tiene 3.252 títulos con fecha de vencimiento hasta el año 2000,
depuración de su cartera vencida: que son iguales o menores a $218. El GADM puede darlos de baja, si considera que
es difícil cobrarlos (porque además si los contribuyentes lo solicitan, pueden darse por
En esta sección se exponen las herramientas que han sido desarrolladas y reco- prescritos ya que tienen una antigüedad mayor a 5 años). Esta tabla permite también
mendadas por el banco, para efectuar correctamente la depuración de su base de que el GADM realice más planteos o revise más escenarios, si su objetivo es dar de
datos de cartera vencida. Para la depuración se recomienda: (i) dar de baja títulos baja.
vencidos, mediante la aplicación de disposiciones legales, e (ii) identificar los títulos
que tienen errores, darlos de baja y en los casos pertinentes, volver a emitirlos con A continuación se presenta otra tabla que ayudará a entender una forma fácil de
las correcciones necesarias para proceder al cobro. decidir los segmentos de depuración. Por ejemplo, la tabla a continuación especifica
por tributo y por año, el número de títulos menores a $218 que son adeudados al
b.1) Depuración por aplicación de la Transitoria Primera de Ley de Reforma municipio. Usando una tabla dinámica puede ser de mucha ayuda:
Tributaria:
AÑO vencimiento (Filtro: Títulos menores a 218 USD)
Para comenzar, se deberá explicar al Municipio la importancia de revisar los montos
(en dólares) de los títulos de créditos vencidos, de mayor a menor. Esto ayudará Concepto de los Títulos 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Total
a que el GADM identifique cuáles son los títulos de crédito de menor cuantía
que tiene. Dependiendo de la decisión política y la realidad municipal, CONTRIBUCIÓN ACERAS 104 451 912 963 1,436 1,450 416 5,734
los GADMs pueden acogerse a la aplicación de la Transitoria Primera de CONTRIBUCION ADOQUINADO 9 9 210 412 966 1,509 1,422 347 493 5,377
Ley de Reforma Tributaria (R.O. 94-S de 23-12-2009) que indica que se CONTRIBUCIÓN BORDILLOS 45 45 189 331 331 331 310 1,582
pueden dar de baja aquellos títulos de crédito, que sumados por cada
214 214
contribuyente, sean iguales o menores a $218 al 23 de diciembre del 2009,
ALCABALAS
incluyendo el monto del tributo, multas, recargos e intereses. El ejemplo PATENTE MUNICIPAL 281 372 961 1,559 2,051 2,194 5,018 12,436
siguiente permite analizar lo que se manifiesta: PREDIO RURAL 6,157 6,165 6,598 7,478 8,427 8,945 8,370 9,448 11,900 13,457 86,946
PREDIO URBANO 15,109 28,479 10,016 10,943 18,956 27,840 44,426 155,769
Año de Vencimiento
RODAJE 26 26
Rangos según
1993-2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Total
monto (USD) ESPECTACULOS PUBLICOS 179 179
0 - 10 2,681 4,728 4,889 5,497 11,175 23,309 10,193 10,106 14,654 17,566 49,881 154,676 OCUPACION A LA VIA PUBLICA 4,181 4,181
10.01-20 379 764 794 833 3,393 4,816 4,516 5,671 7,515 11,083 23,921 63,686 Total 6,315 6,670 7,510 24,230 39,457 22,670 23,129 32,187 42,281 67,994 272,444
20.01 - 30 192 374 426 715 2,363 2,758 2,688 3,409 5,151 8,518 12,239 38,833
Es importante antes de continuar a la explicación, tener en cuenta que la tabla
30.01 - 40 62 96 96 1,557 1,655 2,193 1,938 2,765 6,233 9,088 25,684 precedente se realizó igualmente solo con la información de base de datos de cartera
40.01 - 50 86 86 179 827 837 1,548 1,164 2,084 2,455 5,083 14,350 vencida de contribuyentes que deben menos de $218 en total, a la municipalidad. Para
50.01-60 162 162 162 1,158 1,406 1,109 935 1,532 2,061 4,337 13,023
que sea de mayor utilidad, se han resaltado los casos que se explicarán como ejemplo.
En los tributos “Contribución de Bordillos” con fecha de vencimiento 2001 y 2002 se
60.01-70 64 134 659 528 769 520 787 1,291 2,917 7,668
encuentran 45 títulos cada año, y cada uno de los 45 títulos son menores a $2184;
70.01-80 78 219 517 457 377 228 213 444 2,006 4,539 esta información podría llevar a tomar la decisión de darlos de baja. Asimismo, en el
80.01-90 170 510 1,010 598 338 506 1,189 2,455 6,777
caso del tributo “Alcabalas” del año 2010, se tienen 214 títulos, y todos ellos menores
a $218. Habrá GADMs que consideren que los títulos del año 2010 son recientes y por
90.01-100 277 369 954 280 187 285 570 2,016 4,938
tanto aún son fáciles de cobrar, y procedan al cobro. Depende de la realidad municipal
100.01 - 218 140 297 297 2,945 4,075 2,590 2,872 2,737 2,265 8,821 27,037 y las estrategias de reducción de cartera vencida que desee implementar el municipio,
Total 3,252 6,315 6,892 8,578 25,473 41,804 26,861 27,368 38,228 53,675 122,763 361,210 se darán de baja las obligaciones menores de $218; el rol de los técnicos del BdE
es enseñarles a los municipios a usar estas herramientas.
Para hacer la tabla precedente, el primer paso es realizar el ejercicio excluir de la base
de datos de cartera vencida total por contribuyente, a quienes deben más de No olvidar que de creerlo conveniente, el GADM puede hacer uso de la
$218 a la municipalidad. Es decir, se obtiene una tabla solamente con los datos del disposición transitoria primera de la Ley de Reforma Tributaria, una sola vez
grupo de contribuyentes sobre los que sí se puede aplicar la disposición transitoria 4 En una tabla dinámica puede posicionarse el cursor sobre el número 45 y permite ver la lista de los títulos que son meno-
(quienes deben valores iguales o menores a $218). En el caso estudiado, se puede res de $218, lo cual agilita la gestión en caso de querer dar de baja a esos títulos –además se debe considerar que tienen
antigüedad suficiente para ser prescritos, si lo solicita así el contribuyente.
18 19
y dar de baja títulos de menor cuantía, por contribuyente5. Se recomienda que Por otro lado, la ley considera exenciones al pago de impuestos, pero no de
los funcionarios de la dirección financiera de los GADMs, preparen como ejemplo, tasas ni de contribuciones especiales (en general, las instituciones públicas
tres escenarios que permitan establecer los montos y número de títulos que tentativa- están exentas del pago de impuestos6). Sin embargo, muchas veces los
mente se darían de baja, para proponerlos al Alcalde. La resolución para dar de baja municipios emiten títulos de crédito por concepto de impuestos, a entidades
títulos menores a $218, la puede firmar el Alcalde directamente, o con indicación y del estado, y por lo tanto, en respeto de la ley, estos no deberían cobrarse
aprobación del Alcalde (por escrito), puede ser firmada por el Director Financiero. y deberían darse de baja. Para dar de baja a títulos que no debieron haber sido
emitidos, se deberá aplicar lo explicado claramente en el artículo 35 del Código
b.2) Depuración por aplicación de la Disposición Transitoria Trigésima Cuarta Tributario, transcrito a continuación:
de la Ley Orgánica de Educación Intercultural.
Art. 35.- Exenciones generales.- Dentro de los límites que establezca la ley
Para la etapa de depuración es necesario considerar también, la Disposición y sin perjuicio de lo que se disponga en leyes orgánicas o especiales, en
Transitoria Trigésima Cuarta de la Ley Orgánica de Educación Intercultu- general están exentos exclusivamente del pago de impuestos, pero no de
ral, que indica que se debe proceder a dar de baja otro grupo de obligaciones; es- tasas ni de contribuciones especiales:
pecíficamente la ley dice así: “Condónense las obligaciones tributarias de cualquier 1.- El Estado, las municipalidades, los consejos provinciales, las entidades de
naturaleza, contenidas en títulos de crédito, órdenes de cobro, liquidaciones o derecho público, las empresas públicas constituidas al amparo de la Ley Orgánica
cualquier otro acto de determinación emitido por las entidades, organismos o de- de Empresas Públicas y las entidades de derecho privado con finalidad social o
pendencias señaladas en el Art. 225 de la Constitución de la República, que se pública;
encuentren vencidas y pendientes de pago hasta la fecha de promulgación de 2. Las instituciones del Estado, las municipalidades u otras entidades del gobierno
esta Ley, adeudados por la Autoridad Nacional de Educación en relación a los seccional o local, constituidos con independencia administrativa y económica
inmuebles donde funcionen establecimientos fiscales o fiscomisionales dedicadas como entidades de derecho público o privado, para la prestación de servicios
a la educación en los niveles, inicial, básico y bachillerato”. públicos;
3. Las empresas de economía mixta, en la parte que represente aportación del
b.3) Depuración de títulos mal emitidos. sector público;
4. Las instituciones y asociaciones de carácter privado, de beneficencia o de
Otro punto importante es que en las bases de datos reposan también títulos mal educación, constituidas legalmente, siempre que sus bienes o ingresos se destinen
emitidos (con errores que pueden ser subsanables). Este proceso se vuelve muy a los mencionados fines y solamente en la parte que se invierta directamente en
complejo y demanda tiempo la depuración de esos títulos, por lo que la GATE ellos;
considera que es un mejor enfoque el comenzar esa depuración especí- 5. Las Naciones Unidas, la Organización de Estados Americanos y otros organismos
ficamente sobre la cartera priorizada. Este procedimiento permite hacer una internacionales, de los que forme parte el Ecuador, así como sus instituciones por
revisión y limpieza de un segmento de la cartera, y concienciar a los funciona- los bienes que adquieran para su funcionamiento y en las operaciones de apoyo
rios municipales sobre la importancia de emitir títulos de crédito sin errores (los económico y desarrollo social; y,
campos esenciales que debe tener un título de crédito constan en el Art. 150 del 6. Bajo la condición de reciprocidad internacional:
Código Tributario). a) Los Estados extranjeros, por los bienes que posean en el país;
b) Las empresas multinacionales, en la parte que corresponda a los aportes del
Se deberán revisar los títulos de crédito emitidos a nombre de “Asociacio- sector público de los respectivos Estados; y,
nes”, “Huertos familiares”, “Cooperativas” entre otros similares; porque por c) Los representantes oficiales, agentes diplomáticos y consulares de naciones
lo general cuando existen muchos títulos a nombre de estas entidades, existe extranjeras, por sus impuestos personales y aduaneros, siempre que no provengan
algún problema de actualización catastral. En esta parte del proceso se requiere de actividades económicas desarrolladas en el país.
de una verificación por parte de la unidad de catastros, pues lo que suele suceder es
que los propietarios o posesionarios sean terceras personas y por tanto el mantener Las exenciones generales de este artículo no serán aplicables al impuesto al valor
los títulos, a nombre de entes colectivos como “Asociaciones”, “Huertos Familiares” agregado IVA e impuesto a los consumos especiales ICE.
“Cooperativas”, etc, eventualmente dificulta su cobro. En cualquier caso, si se
dan de baja, es para que se emitan nuevamente a nombre de los propieta- Esto significa que en esta etapa de depuración de cartera priorizada, deberán también
rios correctos, y previa constatación del error. Con este procedimiento se logra identificarse los títulos de crédito que no debieron haber sido emitidos (en base a las
corregir la emisión del título. exenciones especificadas en el artículo precedente) para darles de baja de la base de
datos de cartera vencida.
5 La resolución transitoria primera de la ley de reforma tributaria, se puede usar una sola vez por tener el carácter de “tran-
sitoria”. 6 Están exentos exclusivamente del pago de impuestos pero no de tasas ni de contribuciones especiales.
20 21
Como se ha explicado, el procedimiento de encontrar los títulos con errores (tanto de

errores por no cumplir con lo estipulado en los artículos 35 y 150 del Código Tributario, Cartera Gestionable 2: Monto al que asciende la cartera priorizada
como de errores en el nombre del propietario) se vuelve muy complejo y demanda pero una vez efectuada sobre ella la depuración de títulos mal
tiempo la depuración de los mismos, por lo que el Banco del Estado considera que emitidos, duplicados, prescritos, entre otros.
es un mejor enfoque el comenzar esa depuración específicamente sobre la cartera
priorizada. Con este procedimiento, además de hacer la revisión y limpieza de La explicación de estos términos ayuda al mejor entendimiento y determinación de los
un segmento de la cartera, se concientiza a los funcionarios municipales sobre la valores que se incluirán en el formulario F012:
importancia de emitir títulos de crédito sin errores (mientras menos errores tengan los ESTABLECIMIENTO DE METAS:
títulos emitidos de ahora en adelante, menos problemas tendrán los municipios en el META: REDUCCIÓN DE CARTERA VENCIDA Y RECAUDACIÓN DE CARTERA
proceso de depuración). GESTIONABLE:
De todas maneras es importante decir que si la base de datos de cartera REQUERIMIENTO DE INFORMACION 012
vencida de una entidad, no es extremadamente extensa y/o si el sistema META DE REDUCCIÓN DE META DE REDUCCIÓN DE
CARTERA VENCIDA (USD)1
informático permite identificar los títulos mal emitidos de manera rápida, se CARTERA VENCIDA (%) CARTERA VENCIDA (USD)
recomienda efectuar la limpieza total de la base de datos7. Aplicar la fase de
depuración sobre la cartera priorizada, ayuda a ahorrar tiempo, pero si existen las 472.302,41 50,47% 238.354,71
facilidades indicadas, sería una excelente oportunidad depurar la cartera total.
META DE
c) Definición de términos y explicación del formulario de meta de reducción CARTERA CARTERA CARTERA
META DE
RECAUDACIÓN
RECAUDACIÓN
de cartera vencida GESTIONABLE 1 PRIORIZADA GESTIONABLE 2 DE CARTERA
DE CARTERA
(USD) (USD) (USD) GESTIONABLE 2
Volviendo a la recomendación dada por la GATE, acerca de depurar la cartera priorizada, GESTIONABLE 2 (%)
(USD)
se definen a continuación los siguientes conceptos8 , que deben ser explicados por
los técnicos del BdE al equipo del Municipio, durante la visita de presentación del
402.302,41 378.354,71 300.000,00 30,00% 90.000,00
diagnóstico (pueden ser expuestos en diapositivas para su más fácil visualización y
entendimiento):
Este formulario se llena en el siguiente orden (Se llenan solamente las celdas de fondo
gris):
Cartera Gestionable 1: Es el equivalente al monto de la Cartera
1. Cartera Vencida (USD)
Vencida total menos el monto al que asciende el total de títulos
2. Cartera Gestionable 1 (USD)
dados de baja por aplicación de las disposiciones legales.
3. Cartera Priorizada (USD)
*Las disposiciones legales recomendadas en este instructivo son; la disposición transitoria primera de la 4. Cartera Gestionable 2 (USD)
Ley de Reforma Tributaria, y la disposición transitoria trigésimo cuarta de la Ley Orgánica de Educación 5. Meta de Recaudación de Cartera Gestionable 2 (%)
Intercultural. Adicionalmente se debe considerar que si los contribuyentes solicitaren la prescripción de sus
títulos de crédito, y si esto fuere pertinente, se deberán dar por prescritos y dar de baja en la base de datos
de cartera vencida. Al llenar en orden los campos indicados, se llenan automáticamente las celdas de
fondo blanco; “Meta de Recaudación de Cartera Gestionable (USD)”, y la
“Meta de Reducción de Cartera Vencida”, tanto en dólares como en porcentaje.
Cartera Priorizada: Monto al que asciende la cartera seleccionada en Este porcentaje deberá ser al menos del 30% de la cartera vencida total, para que
base al análisis de los formularios F007, F008 y F009, con los que se el proceso tenga un impacto considerable sobre la cartera vencida total. Nótese
escoge el segmento de cartera vencida sobre el que se enfatizarán que la “Meta de recaudación de Cartera Gestionable 2 (%)”, impacta directa-
las acciones de cobro. Se recomienda que sea por lo menos el 30% mente sobre la reducción de cartera vencida, debido a la relación REDUCCIÓN:
de la cartera vencida total. DEPURACIÓN+RECAUDACIÓN. Lo que hace que se aprecien los esfuerzos
hechos por el GADM, en la aplicación de las disposiciones legales para depurar y en la
*Aunque para instar a los municipios a tener mejores indicadores de cobro, debería ser al menos el 50% de
la cartera vencida total.
definición de un segmento priorizado de la cartera.
En el ejemplo anterior, el llegar a determinar una meta de recaudación del 30% sobre
7 Cuando se aplican los procedimientos de depuración por disposiciones legales y por errores de emisión, sobre la la cartera gestionable 2, tiene como efecto una reducción del 50,47% en la cartera
Cartera Vencida Total, la priorización se deberá realizar sobre la “Cartera Gestionable 1”, y no será necesario volver limpiar
la cartera priorizada, porque ya se realizaron todas las depuraciones. vencida total. Este 50,47% es producto de la depuración de la cartera vencida más la
recaudación del porcentaje definido de cartera gestionable 2. Si la municipalidad logra
8 Si se realiza la depuración sobre la “Base de datos de cartera total” y no sobre la “Base de datos de cartera priorizada”,
las definiciones de los términos varían lógicamente. una recaudación igual o superior a $90.000, cumplirá con las metas establecidas.
22 23
Se dejará de tarea a los funcionarios encargados, la PRIORIZACIÓN, y la

DEFINICIÓN EN MONTOS DE LA CARTERA GESTIONABLE 1, PRIORIZADA Y
3.2 Fase de plan de acción
GESTIONABLE 2. Nótese que puede haber municipios que no requieran dar de baja
El plan de acción es la segunda fase de intervención de la asistencia técnica. El formato
a títulos menores de $218; en este caso, la cartera gestionable 1 y la cartera vencida
de plan de acción para cartera vencida incluye ciertas actividades de diagnóstico dentro
total tendrán el mismo valor.
del mismo, por el hecho de que ciertos aspectos, si bien es cierto son enseñados a
los municipios por parte de los técnicos del Banco, son finalmente efectuados por el
En resumen, estos primeros procedimientos ayudan a limpiar la base de datos de
GADM; por ejemplo, en el caso específico de la priorización, el segmento priorizado es
cartera vencida total (depuración aplicando las disposiciones transitorias) y a escoger
escogido por el GADM. Asimismo, hay actividades de diagnóstico que están incluidas
el segmento sobre el que se iniciarán acciones de cobro.
en el plan de acción, porque de esta forma se permite contabilizar más fácilmente los
tiempos de espera entre las actividades que realiza el Banco y las actividades que
realiza el GADM.
PARA LA REALIZACIÓN DE LA FASE DE DIAGNÓSTICO, SE ADJUNTA UN
INSTRUCTIVO DISEÑADO EN EXCEL, QUE CONTIENE EL RESUMEN DE
Es fundamental que antes de comenzar la fase de plan de acción, se
LOS PASOS A SEGUIR.
hayan explicado los conceptos de cartera gestionable 1, priorizada y
cartera gestionable 2.
IR A:
El modelo de plan de acción que proporciona la GATE, es un formato sugerido y
adaptable, que se deberá usar a criterio de los equipos de trabajo, y de las reco-
Anexo 1
mendaciones de los técnicos del Banco. Algunas actividades puede que ya hayan
• INSTRUCTIVO PARA BRINDAR ASISTENCIA TÉCNICA EN
sido o estén siendo implementadas en la entidad intervenida, pero el formato de plan
CARTERA VENCIDA EN LOS GADs – FASE DIAGNÓSTICO.
de acción las propone como sugerencias, que se deberán acatar dependiendo de la
realidad institucional de cada GADM9:
Anexo 2
• FORMULARIOS DE DIAGNÓSTICO PARA CARTERA VENCIDA
1. GENERACIÓN DE BASE DE DATOS DE CARTERA VENCIDA TOTAL: Esta es una
(F1-F13).
etapa inicial que se incluye en el plan de acción, porque en algunas ocasiones los
técnicos del Banco se encuentran frente a la dificultad de que los GADMs con los
que trabajan, no cuentan con una base de datos de cartera vencida. Esta etapa
hace alusión a la importancia de tener una base de datos de cartera vencida, lo más
completa posible, e indica los pasos que se deben seguir para conformarla.
2. ANALISIS DE CARTERA: Se propone al análisis conjunto del diagnóstico de cartera

vencida de la entidad.
3. DEPURACION PRIMERA FASE: En esta etapa se analiza la conveniencia de excluir

de la “Cartera Vencida Total”, las obligaciones para dar de baja a los títulos cuyo
valor al 23-12-09 sea inferior a $ 218 (incluye intereses, recargos y multas). Si es
conveniente, el Alcalde firma la resolución y se dan de baja los títulos. Esta primera
depuración conlleva a obtener el monto de la “Cartera Gestionable 1”.

4. PRIORIZACION PARA EL COBRO DE LA CARTERA VENCIDA: El GADM debe
proceder a identificar y seleccionar de la “Cartera Vencida Total” el número de los
principales deudores con los valores más altos y determinar el monto de la “Cartera
Vencida Priorizada”, con la cual se va a iniciar la gestión de cobro.
5. DEPURACION SEGUNDA FASE: Consiste en depurar la base de “Cartera Vencida

Priorizada”, mediante la identificación y dada de baja de los títulos con errores de
emisión tales como: Títulos duplicados, Títulos de crédito emitidos a instituciones
9 Si se ha consensuado modelar el plan de acción con la idea de depurar la cartera vencida total y no la priorizada, los
puntos 3, 4 y 5 se deben revisar para establecer las actividades en el orden que se requieran.
24 25
públicas, Títulos de crédito emitidos a nombre de cooperativas o asociaciones por

predios individuales, Títulos de crédito prescritos. En base a estas actividades se
3.3 Fases de implementación y seguimiento del
determina “Cartera Gestionable 2”. plan de acción
6. SELECCIÓN DE CARTERA GESTIONABLE: Se trata de definir el porcentaje de re- Durante la implementación del Plan de Acción, es necesario que se
cuperación que se desea obtener sobre el monto de Cartera Vencida Gestionable 2. realice un asesoramiento adecuado por medio de visitas y llamadas
telefónicas a los GADMs. El equipo de trabajo de los municipios podrá
7. GESTION DE COBRO PERSUASIVA: En esta etapa se asigna la información se- hacer uso de la asistencia técnica que brinda el Banco del Estado,
leccionada a los gestores de cobranza, para que por diferentes medios de gestión realizando consultas o visitas al equipo del Banco.
persuasiva, pueda llevarse a cabo el cobro.
Por parte del Banco, se deberá realizar un monitoreo permanente y asesoramiento
8. GESTION DE COBRO COACTIVA: Se debe elaborar el auto de pago con especializado. La fase de seguimiento no solamente incluye la revisión del cumpli-
medidas cautelares, continuar el proceso coactivo, y reportar los ingresos percibidos. miento de actividades o metas, sino que implica una efectiva comunicación entre los
2 equipos de trabajo, acompañamiento telefónico, visitas a los GADMs, y provisión
9. CONTROL DE DEUDA: En esta etapa se debe elaborar un registro de los procesos de instrumentos o formatos de ayuda, para el cumplimiento de metas. Para que el
coactivos iniciados con información del contribuyente, y asignar los expedientes seguimiento tenga un buen resultado, se propone que se realice en las siguientes
para la gestión de cobro. etapas identificadas en el plan de acción:
Adicionalmente, el Plan de Acción sugerido y adaptable para sucursales, que propone 1. En la etapa “Depuración segunda fase”: Se recomienda realizar una visita de acompa-
la GATE, incluye 2 etapas que se consideran importantes para que el proceso de ñamiento y seguimiento para ver las acciones que el GADM ha efectuado y ayudarlo
reducción de cartera vencida mejore en las entidades intervenidas. Estas son: en la obtención de la siguiente información: monto de cartera vencida gestionable 1,
monto de cartera vencida priorizada y monto de cartera vencida gestionable 2. Se
- ACTUALIZACIÓN Y DEPURACION COMPLETA DE BASE DE DATOS: deberá llenar con el equipo municipal el formulario F-12 del diagnóstico, para hacer
Mantener actualizada y depurada la base de datos de los contribuyentes. simulaciones de las metas de recaudación y reducción de cartera vencida.
Para la actualización se recomienda efectuar cruces de información de la
base de datos municipal, con bases de datos externas (la lista de estas bases 2. En la etapa “Gestión de cobro persuasiva”: Se recomienda realizar un seguimiento
de datos se incluye en los anexos de este instructivo). telefónico cada 2 semanas para monitorear el cumplimiento de las actividades y
la meta, y detectar si el GADM tiene algún problema, para de ser así, proceder a
- APLICACIÓN DEL PROCESO: Aplicar el proceso de gestión de cobro de la ayudarlo. El banco deberá solicitar que el GADM envíe reportes de recaudación, tal
cartera vencida en forma permanente. como se comprometió cuando se firmó el plan. Dependiendo de estos reportes de
recaudación, puede que la Coordinación de Asistencia técnica decida realizar otro
PARA LA CORRECTA IMPLEMENTACIÓN DE ESTA FASE, LA GATE viaje de seguimiento a la entidad, revisar procesos si considerase que los resultados
HA DISEÑADO UN MODELO DE PLAN DE ACCIÓN QUE CONTIENE obtenidos a esa fecha, representarán atrasos en el cumplimiento de la meta.
UNA COLUMNA LLAMADA “INSTRUCTIVO PARA REALIZAR LAS
ACTIVIDADES”. 3. En la etapa “Gestión de cobro coactiva”: Se recomienda realizar un seguimiento
telefónico para obtener información de los avances y problemas que se hubieren
presentado en esta etapa. Los técnicos del BdE realizan la labor de acompaña-
EN DICHA COLUMNA SE DETALLAN, A MANERA DE GUÍA, LAS
miento, pues no solo monitorean avances sino que brindan una asistenca más
ACTIVIDADES QUE LOS TÉCNICOS DEL BANCO DEL ESTADO Y DE
completa, al identificar errores en los procesos y ofrecer soluciones para que los
LOS MUNICIPIOS DEBEN REALIZAR, PARA CONCLUIR EXITOSAMENTE
GADMs continúen cumpliendo metas.
CADA ETAPA DEL PLAN DE ACCIÓN.
4. En la etapa “Control de deuda”: Se recomienda realizar una visita de seguimiento
para constatar los avances generales del plan. Si los avances no fueron los
IR A:
esperados, y los objetivos no se cumplieron en los plazos estimados, la Coordi-
Anexo 3
nación de Asistencia Técnica debe informar a la GATE para definir las acciones
• MODELO DE PLAN DE ACCIÓN (PLAN DE ACCIÓN SUGERIDO
que permitan avanzar con su cumplimiento. En esta visita se hará también una
Y ADAPTABLE PARA SUCURSALES). NOTA: ESTE MODELO
evaluación del trabajo realizado, es decir: se dejará por escrito el porcentaje de
DE PLAN DE ACCIÓN CONTIENE LOS ANEXOS REQUERIDOS
reducción de cartera vencida que se logró durante la implementación del plan de
PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES QUE LO
acción, el detalle y número de tareas totales del plan, de las tareas incumplidas y de
CONFORMAN.
26 27
las tareas cumplidas, y una evaluación sobre las fortalezas y debilidades encontradas
durante el tiempo de implementación. Con esto finaliza la intervención del Banco del
Estado, pero se recomienda al GADM la implementación de las 2 últimas tareas del
plan, para la mejora continua de procesos.
EN LA COLUMNA “DURACIÓN” DEL PLAN DE ACCIÓN SE EXPLICAN

LAS VISITAS QUE DEBEN REALIZARSE DENTRO DE LAS FASES DEL
PRODUCTO CARTERA VENCIDA: EN TOTAL DE 4 A 5 VISITAS10 DURANTE
LOS 10-12 MESES DE TRABAJO (2 Ó 3 SON DE SEGUIMIENTO ).
IR A:
Anexo 4
• MODELO DE PLAN DE ACCIÓN (PLAN DE ACCIÓN SUGERIDO
Y ADAPTABLE PARA SUCURSALES). NOTA: LA COLUMNA
“DURACIÓN” DEFINE LOS TIEMPOS PARA EL SEGUIMIENTO11
PERSONAL Y TELEFÓNICO.
10 Pueden ser 5 visitas si el GADM requiere ayuda adicional durante la implementación del plan de acción. Es posible que
dependiendo de la realidad municipal, los GADMs requieran un mayor número de visitas, para lo que se sugiere que se
realicen 1 ó 2 visitas adicionales. En caso de que los municipios sean muy lejanos –geográficamente- de la sucursal que
los atiende, los técnicos deberán considerar la idea de hacer 1 viaje más largo en el que puedan transferir conocimientos y
recopilar información, que los ayude a ahorrar tiempo/viajes en el futuro.
11 Pueden ser 3 visitas si el GADM requiere ayuda adicional durante la implementación del plan de acción.
28
E
l proceso explicado en este
instructivo tiene como objetivo la
consecución de la meta trazada en
el plan de acción de reducción de cartera
vencida. A pesar de esto, es importante
Consideraciones finales destacar que en el proceso, dadas las
características propias de cada GAD,
algunos de ellos pueden ser ejemplo
de “mejores prácticas” y otros pueden
requerir ayuda adicional.
Como parte de la Gerencia de Asistencia

Técnica, es enriquecedor el trabajo en el
producto de cartera vencida porque las
reflexiones finales servirán para ayudar
a estandarizar procesos y a mostrar
buenas prácticas a otros GADMs que
4.
no han sido priorizados en esta interven-
ción que estamos realizando. Por tanto,
es imperativo que al concluir el proceso
de intervención en el producto cartera
vencida, se realice una reunión de retroali-
mentación con los técnicos involucrados,
para mejorar las actividades y los plazos
propuestos en este instructivo.
31
ANEXO 1
INSTRUCTIVO PARA BRINDAR ASISTENCIA TÉCNICA EN CARTERA VENCIDA EN
LOS GADs
FASE: DIAGNÓSTICO
ACTIVIDADES PREVIAS A LAS VISITAS DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA
PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE CARTERA VENCIDA
Responsables de las Responsables de los
Descripción de Actividades
CATEs GADs
Revisar si los GADs a ser intervenidos tienen firmado un “Convenio de Asistencia

Técnica”; y, cuáles son los productos en los cuales van a ser asesorados con los Alcalde/sa
equipos de la CATEs. (cartera vencida, activos totales, patentes y/o contribución Coordinadores Procurador Síndico
especial de mejoras. Debe revisar además que se haya designado a un concejal que Dir. Financier@
realizará las tareas de coordinación.
Previa a la realización de la visita, se debe solicitar al municipio (puede ser por correo
electrónico o por oficio) la entrega de su base de datos de cartera vencida. En el pe-
dido deberá comunicarse que en caso de que no tuvieran una base de datos de car-
tera, ésta deberá generarse con la información de los catastros de contribuyentes,
de los diferentes tributos que tiene la municipalidad. De esta forma, las sucursales
Anexos deben asegurarse de contar con la siguiente información cuando realicen las visitas:
- Base de datos de cartera vencida total
- El monto total de la cartera vencida cortada al 31 de diciembre del año inmediato
Concejal Coordinador
Coordinadores Dir. Financier@
anterior. (Si el municipio no cuenta con su base de datos de cartera, las sucursales
Jefe de Sistemas
deben indicarle que proceda a realizar cruces de información en sus bases de datos
existentes, para consolidar la base de datos de cartera, o de tener la información
solamente en formato físico, comenzar a registrarla digitalmente. En caso de que sus
acciones no tengan efecto y no se obtenga la base de datos solicitada, pedir ayuda
de parte de su gerente de sucursal para que solicite el envío de la base de datos
(recordar que existe un convenio de asistencia técnica firmado entre el municipio y
el Banco del Estado).
Cada vez que los técnicos de las CATEs se dirijan a un municipio, deberán planificar Coordinadores
las fechas de sus desplazamientos y definir el objeto de la reunión de trabajo (en Alcalde/sa
las reuniones de trabajo se puede abordar cualquier de las siguientes fases: fase Concejal Coordinador
de diagnóstico, fase de elaboración del plan de acción, y/o fase de seguimiento del Dir. Financier@
plan de acción)
Contactarse telefónicamente o remitir comunicación oficial a la entidad a ser visitada Alcalde/sa

por lo menos con cinco días laborables de anticipación para informarles la razón Concejal Coordinador
5.
Coordinadores
de la visita, y si se requiere información adicional por parte de la entidad, deberá Dir. Financier@
solicitársele que la tenga lista para el día de la visita. Jefe de Sistemas
Los siguientes formularios deben ser llenados previamente por los técnicos de las
CATEs antes de realizar su visita a los GADs:
1.- Análisis de caracterización y priorización de cartera vencida: F005 Jefe de Sistemas
2.- Composición de cartera vencida por antigüedad: F006 Equipo de A.T. de las Dir. Financier@
3.- Composición de cartera vencida por rubro y por antigüedad. F007 CATEs Jefe de Rentas
4.- Composicion de cartera vencida (usd y n° títulos) por magnitud (valor) monetaria Tesorer@
de las obligaciones adeudadas: F008
5.- Composición de cartera vencida (usd y n° títulos) por tenencia de títulos: F009
ACTIVIDADES A DESARROLLARSE EN LA VISITA DE PRESENTACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE CARTERA VENCIDA
Realizar una reunión de trabajo para informar a los funcionarios municipales sobre
la información generada a raíz de la base de datos provista por la entidad, esto es Jefe de Sistemas,
socializar el diagnóstico que ha hecho el técnico. Esta reunión es útil para que los Director Financiero,
funcionarios presentes puedan analizar la concentración de la cartera vencida de la Equipo de A.T. de las Jefe de Rentas
entidad, por montos, años, número de contribuyentes y por tributo, pues el técnico CATEs Tesorer@
del Banco del Estado expondrá los formularios que ha llenado con la información Asesor Jurídico
enviada por la municipalidad (F005-F010). Se debe buscar desarrollar un análisis RR.HH.
conjunto entre los asistentes.
En la reunión de trabajo, llenar de manera conjunta con los funcionarios de la entidad Jefe de Sistemas,
los siguientes formularios: Director Financiero,
1.- Análisis de los sistemas de información y la gestión de cobranza: F001 Equipo de A.T. de las Jefe de Rentas
2.- Proceso de emisión de títulos: F002 CATEs Tesorer@
3.- Procesamiento de información: F003 Asesor Jurídico
4.- Gestión de cobro: F004 RR.HH.
Equipo de A.T. de las Responsables de los

Descripción de Actividades
CATEs GADs
Continúa...
33
En esta reunión, el técnico del Banco del Estado deberá explicar claramente a los
asistentes de la reunión, las definiciones y diferencias entre cartera vencida total,
cartera vencida gestionable 1 (la CV total menos las bajas que decidan hacerse,
ANEXO 2
de títulos inferiores de $218), la cartera priorizada (porcentaje de la cartera que se
Jefe de Sistemas, F1
prioriza en base a la decisión del municipio; se recomienda que sea un alto por-
Director Financiero,
centaje de la CV total) y la cartera gestionable 2 (que es la CV priorizada menos los
Equipo de A.T. de las Jefe de Rentas
títulos mal emtidos). Es importante que en esta misma reunión el técnico del Banco
del Estado enseñe un ejercicio de priorización de cartera vencida, para dejar de
CATEs Tesorer@ ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA GESTIÓN DE COBRANZA
Asesor Jurídico
tarea al municipio, la priorización respectiva sobre la que se va a trabajar. El técnico
deberá enseñar la importancia del formulario F012 del diagnóstico de CV, y dejar
RR.HH. SISTEMA DE CATASTRO DE CONTRIBUYENTES:
comprometido al municipio con la priorización que debe hacer. Aunque la cartera
gestionable 1 y 2 tomen unos días más, el municipio deberá enviar la información de REQUERIMIENTO DE INFORMACION 001
la cartera priorizada al Banco del Estado, lo más pronto posible. (entrevista a funcionarios)
Entregar al municipio el formato de resolución de dar de baja los títulos menores a Jefe de Sistemas, c. Existe solo d. Existe un
$218 (habiendo hecho algunos ejercicios de filtración para ver los títulos más bajos Director Financiero, a. Uno que se un catastro catastro de
que tienen), y habiendo explicado que la resolución se puede usar una sola vez (pues Equipo de A.T. de las Jefe de Rentas b. Uno por cada
utiliza para todos de Inmuebles contribuyentes
es transitoria) y que se puede aplicar a los títulos de menor cuantía pero dependien- CATEs Tesorer@ tipo de Tributo
los tributos para Impuestos en los siguientes
do de la realidad municipal (se pueden dar de baja títulos de menos de $10, $20, $50, Asesor Jurídico Prediales Tributos. (Detallar)
de acuerdo a la realidad municipal). RR.HH.
¿Cuántos sistemas de Predios urbanos
Jefe de Sistemas, catastros de contribuyen-
Explicar las razones por las que procede una depuración de la cartera priorizada Director Financiero, tes existen? Predios rurales
(títulos mal emitidos) y fijar fecha con el municipio para la entrega de los valores de Equipo de A.T. de las Jefe de Rentas
cartera gestionable 1 y 2. CATEs Tesorer@ X
Asesor Jurídico
RR.HH.
Reunión de trabajo con el alcalde o alcaldesa para informar los resultados obtenidos Alcalde/sa
del diagnóstico efectuado en la visita y acciones que se van a realizar. Equipo de A.T. de las Jefe de Sistemas
CATEs Dir. Financier@ La información del catastro a. Si b. No
Tesorer@ de Predios Urbanos y Rústi-
cos, ¿alimenta sistemas de
cálculo de otros impuestos? X
c. Se lo hace de
a. Totalmente b. Parcialmente ¿Qué rubros son
forma manual sin
SE PROSIGUE CON LA VISITA CORRESPONDIENTE PARA ELABORAR EL La forma de carga de la
parametrizada parametrizada parametrizados?
parámetros
información al sistema
PLAN DE ACCIÓN, EN BASE AL FORMATO ADJUNTO A ESTE INSTRUC- catastral es:
TIVO.
X
EL PLAN DE ACCIÓN ES ADAPTABLE A LAS REALIDADES DE CADA
CANTÓN.
a. b. h.
e. f.Tipo de g. i.
Nombre Cédula Activi-
c. d. Dirección impuesto Teléfonos Otra
del del dades (Detallar)
Edad RUC actuali- que le de con- Informa-
Contribu- Contri- Económi-
zada aplica tacto ción
yente buyente cas
Además de la informa-
ción física, respecto
del contribuyente Per- E. Civil
sona Natural, el o los
catastros recogen la
siguiente información:
X X X X X X X X X
b. So- c. Socie- g. h.
d. So- e. Fidei- i. Socie-
a. Sector ciedades dades f. Coopera- Organiza-
ciedades comiso dades de j. Otras (Detallar)
Público sin fines Comer- Consorcio tivas de ciones de
Civiles mercantil hecho
de lucro ciales Vivienda Vivienda
En el
caso de
Personas Utilidad
Jurídicas,
el catastro
permite
identificar:
FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Luis Felipe Guevara, Gabriel Iza.
Ingresar información exclusivamente en las En preguntas cualitativas, seleccionar las opcio-

celdas con fondo de color gris. X nes de respuesta mediante el caracter “X”
34 35
F2 F3
PROCESO DE EMISIÓN DE TÍTULOS: PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN:
REQUERIMIENTO DE INFORMACION 002 (entrevista a funcionarios) REQUERIMIENTO DE INFORMACION 003 (entrevista a funcionarios)
a. Manual b. Informatizada c. Otra

Bases de Información
La emisión de títulos se Las Bases de Información se actualizan: a. Si b.No
hace de forma:
X De forma automatizada X
De forma manual X
a. Físicos b. Magnéticos
Los títulos de crédito emitidos Las Bases de Información se actualizan: a. Si b.No
reposan en archivos:
X De forma semanal X X
De forma mensual X X
b. El sistema calcula
a. Manual
automáticamente Trimestralmente X X
El cálculo de capital, intereses,
multas y recargos, se hace
Semestralmente X X
de forma:
X Anualmente X X
En períodos mayores a un año X X
a. Manual b. Electrónica
El pago de los títulos de crédi- Se realizan cruces de información con: a. Si b.No Detalle
to se registra de forma:
X
Bases internas X X
c. Un funcio-
a. El funcionario b. Un funcionario de perfil d. Funcio-
La reversión encargado del nario de perfil supervisor del narios de Bases de otras entidades públicas X X
de títulos de cobro operativo área de co- Informática
crédito pagados branza
por error, la X
realiza:
Bases de entidades privadas X X X
X X
Otras X X
a. El sistema recoge la
información de todos los b. El sistema no refleja
cambios y los funcionarios información histórica
En caso de cambios en la
información de los títulos de
que los realizan Reportes de Gestión
crédito:
Los reportes de gestión: b. Diaria c. Mensual d. Entre un e. Más de f. Solo g. No hay
mes y un un año cuando se reportes
X año solicita
Son automatizados, se generan con

los resultados finales de la gestión de X X X X X X
FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Luis Felipe Guevara, Gabriel Iza. cobro, con frecuencia:
Son automatizados, se generan en

cada etapa del proceso de cobro, con X X X X X X
frecuencia:
Se los obtiene manualmente, se ge-

neran con los resultados finales de la X X X X X X
gestión de cobro, con frecuencia:
Se los obtiene manualmente, se

generan en cada etapa del proceso de X X X X X X
cobro, con frecuencia:
Continúa...
36 37
Reportes de Información de Cartera F4
Los reportes de información de a. Diaria b. Mensual c. Entre un d. Más de e. Solo f. No hay GESTIÓN DE COBRO:
cartera: mes y un un año cuando se Reportes
año solicita
REQUERIMIENTO DE INFORMACION 004 (entrevista a funcionarios)
Son automatizados y se generan con
frecuencia: X X
Mecanismos de Recaudación
Se los obtiene de forma manual y se
a. Únicamente en las oficinas de recauda- b. Se utilizan otros mecanismos de recau-
generan con frecuencia: X
Los cobros de obligaciones adeudadas ción del Municipio dación (Explicar cuáles son?)
se realizan:
X
a. Entre b. Entre seis c. Más de d. No se
La frecuencia en la realización de: uno y seis meses y un un año obtienen
meses año respaldos
Talento Humano Responsable de la Gestón de Cobro
Respaldos físicos de la información
X Número de personal administrativo en toda la Municipalidad 25
Respaldos magnéticos de la infor- Número de personal asignado al ámbito Financiera 12

mación X
Dirección Rentas Contabilidad Tesorería Recaudación Coactivas Otros
# Perfil # Perfil # Perfil # Perfil # Perfil # Perfil # Perfil

FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Luis Felipe Guevara, Wendy Chavez. Numero de Funcionarios y
Perfiles Profesionales den-
Ingresar información exclusivamente en las En preguntas cualitativas, seleccionar las opcio- tro del Área Financiera
Perfiles profesionales
1. Profesionales con título de Cuarto nivel

2. Profesionales con título de Tercer nivel con formación en materia Financiera
3. Profesionales con título de Tercer nivel con formación Jurídica
4. Profesionales con título de Tercer nivel con formación en Otros campos
5. Funcionarios sin título de tercer nivel
FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Vanessa Rodriguez

38 39
F5 F7
ANÁLISIS DE CARACTERIZACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE CARTERA VENCIDA COMPOSICION DE CARTERA VENCIDA POR RUBRO Y POR ANTIGÜEDAD
COMPOSICIÓN DE CARTERA: (PERÍODOS ANUALES):
REQUERIMIENTO DE INFORMACION 005 REQUERIMIENTO DE INFORMACION 007
1. 2. CARTERA 3. CARTERA 4. CARTERA 5. CARTERA 6. CARTERA

A. CARTERA B. CARTERA CARTERA TOTAL CARTERA VENCIDA VENCIDA VENCIDA VENCIDA VENCIDA
TOTAL CARTERA
AÑO EN CURSO1 VENCIDA (A+B) VENCIDA (t -2) (t - 3) (t - 4) (t - 5) (t - 6…n) VENCIDA
TIPO DE RUBRO (t - 1) POR RUBRO
(1+2+3+4+5+6)1
DISTRIBUCION DE CARTERA (USD) 70,000.00 472,302.41 542,302.41 ANTERIOR

2009 2008 2007 2006 2005 A 2005
a. Predial Urbano 0.00

DISTRIBUCION DE CARTERA (%) 12.91% 87.09% 100.00%
b. Predial Rural 0.00
1 Si la fecha del reporte de cartera es el último día del año, el valor de cartera del año en curso debe incluirse den- c. Patentes 0.00
tro de la categoría “B. CARTERA VENCIDA”, mientras que el valor en la categoría “A. CARTERA AÑO EN CURSO”,
d. Activos Totales 150,000.00 150,000.00
debe ser “0”.
e. Plusvalia 0.00
FUENTE: Sistema de Administración de Cartera - Mun. XXX f. Alcabala 0.00
FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Luis Felipe Guevara. g. Espectaculos Publicos 150,000.00 250,000.00
Ingresar información exclusivamente en las En preguntas cualitativas, seleccionar las opcio- h. Tasas 72,302.41
i. Contribución de Mejora 0.00
j. Otros tributarios 0.00
k. No tributarios 0.00
l. TOTAL CARTERA VENCIDA POR

300,000.00 100,000.00 72,302.41 0.00 0.00 0.00 472,302.41
AÑO (a+b+c+d+e+f+g+h+i+j+k)1
1 El valor total de la cartera vencida (USD) debe ser igual al valor dispuesto en el requerimiento de información “005”, en la categoría “B. CARTERA VENCIDA”.
FUENTE: Sistema de Administración de Cartera - Mun. XXX

FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Luis Felipe Guevara.

F6
COMPOSICIÓN DE CARTERA VENCIDA POR ANTIGÜEDAD:
REQUERIMIENTO DE INFORMACION 006
B. CARTERA VENCI- C. CARTERA VEN-

A. CARTERA VENCI- TOTAL CARTERA
DA DE ENTRE DOS Y CIDA DE MÁS DE
DA AÑO ANTERIOR VENCIDA (A+B+C)1
CINCO AÑOS CINCO AÑOS
DISTRIBUCION DE CARTERA VENCIDA (USD) 300,000.00 172,302.41 0.00 472,302.41
DISTRIBUCION DE CARTERA VENCIDA (%) 63.52% 36.48% 0.00% 100.00%
1 El valor total de la cartera vencida (USD) debe ser igual al valor dispuesto en el requerimiento de información
“005”, en la categoría “B. CARTERA VENCIDA”.


40 41
F8 F9
COMPOSICION DE CARTERA VENCIDA (USD Y N° TÍTULOS) POR MAGNITIUD COMPOSICION DE CARTERA VENCIDA (USD Y N° TÍTULOS)
MONETARIA DE LAS OBLIGACIONES ADEUDADAS: POR TENENCIA DE TÍTULOS
A. Contribuyen- B. Contribuyen- C. Contribuyen- D. Contri- E. Contribuyen- F. Contribuyen- TOTAL CARTERA

A. Contribuyentes B. Contribuyentes C. Contribuyentes D. Contribuyentes E. Contribuyentes TOTAL CARTERA
tes con deudas tes con deudas tes con deudas buyentes tes con deudas tes con deudas VENCIDA
con más de 100 con más de 50 y con más de 10 y con más de 5 y con 5 títulos o VENCIDA
superiores a superiores a superiores a con deudas superiores a menores o (A+B+C+D+E+F)1
títulos hasta 100 títulos hasta 50 títulos hasta 10 títulos menos (A+B+C+D+E+F)
USD 50,000.0 USD 10,000.00 y USD 5,000.00 superiores a USD 100.00 iguales a USD
menos o iguales y menores o USD 1,000.00 y menores o 100.0
a USD 50,000.0 iguales a USD y menores o iguales a USD CARTERA VENCIDA
10,000.0 iguales a USD 1,000.0 (Nº DE TÍTULOS) 5 280 300 1,000 39,000 40,585
5,000.0
DISTRIBUCIÓN DE
CARTERA VENCIDA CARTERA VENCIDA 0.01% 0.69% 0.74% 2.46% 96.09% 100.00%
(Nº DE TÍTULOS) 10 25 50 500 5,000 35,000 40,585 (Nº DE TÍTULOS)
DISTRIBUCIÓN DE
CARTERA VENCIDA 0.02% 0.06% 0.12% 1.23% 12.32% 86.24% 100.00% A. Contribuyentes B. Contribuyentes C. Contribuyentes D. Contribuyentes E. Contribuyentes TOTAL CARTERA
(Nº DE TÍTULOS) CARTERA VENCIDA
(USD) con más de 100 con más de 50 y con más de 10 y con más de 5 y con 5 títulos o VENCIDA
títulos hasta 100 títulos hasta 50 títulos hasta 10 títulos menos (A+B+C+D+E+F)1
DISTRIBUCIÓN DE
CARTERA VENCIDA
(USD) 100,000.00 100,000.00 272,302.41 472,302.41 CARTERA VENCIDA 50,000.00 372,302.41 50,000.00 472,302.41
(USD)
0.00% 10.59% 78.83% 10.59% 0.00% 100.00%

DISTRIBUCIÓN DE
CARTERA VENCIDA 0.00% 21.17% 21.17% 57.65% 0.00% 0.00% 100.00%
(USD)
1 El valor total de la cartera vencida (USD) debe ser igual al valor dispuesto en el requerimiento de información “005”, en la
categoría “B. CARTERA VENCIDA”.
FUENTE: Sistema de Administración de Cartera - Mun. XXX FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Luis Felipe Guevara.
FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Luis Felipe Guevara. Ingresar información exclusivamente en las En preguntas cualitativas, seleccionar las opcio-
42 43
F10 F11
RELACIÓN DE CARTERA VENCIDA FRENTE A INGRESOS PROPIOS: EFICIENCIA EN LA RECAUDACIÓN ANUAL :
(USD) o (%)
PERÍODO (t - 1) PERÍODO (t - 2) PERÍODO (t - 3) PERÍODO (t - 4) PERÍODO (t - 5)
CARTERA VENCIDA1(USD) 472,302.41
2010 2009 2008 2007 2006

INGRESOS PROPIOS CORRIENTES (COMPRENDE IMPUESTOS, TASAS, Y CONTRIBUCIONES
45,000.00
ESPECIALES E INGRESOS NO TRIBUTARIOS DE GESTION PROPIA)(USD)2
a. Emisión o devengado (cuando
10,000.00 11,000.00
RELACION ENTRE CARTERA VENCIDA Y EL TOTAL DE INGRESOS PROPIOS CORRIENTES no hay emisión)(USD)
PRESUPUESTADOS (COMPRENDE IMPUESTOS, TASAS, Y CONTRIBUCIONES ESPECIALES E 1049.56%
INGRESOS NO TRIBUTARIOS DE GESTION PROPIA) POR MONTOS (%)
b. Recaudación efectiva (USD)1 5,000.00 5,000.00

2 El valor de los ingresos propios corrientes, es el correspondiente al último período anual completo.
c. Depuraciones varias (USD) 5,000.00 5,000.00
d. Eficiencia en la recaudación
50.00% 45.45%
efectiva anual(%)
1 Los valores de recaudación efectiva de un período anual, son aquellos valores que se recuperaron durante un período anual de la
emisión o el devengado (cuando no hay emisión) efectuados en el mismo período anual.


44 45
46
F13
F12
(USD)
GESTIO-
NABLE 1
CARTERA
469,050.68
“B. CARTERA VENCIDA”.

DA (USD)
CARTERA
PRIORIZA-
378,354.71
472,302.41
01/02/2011
FECHA : 31 de enero de 2011

FECHA : 31 de enero de 2011
CARTERA VENCIDA (USD)1
FECHA DE INICIO (dd/mm/aaaa)

(USD)
GESTIO-
NABLE 2
CARTERA
290,000.00
celdas con fondo de color gris.

Ingresar información exclusivamente en las
X
21.00%
32.29%
31/07/2011
VENCIDA (%)
GESTIONABLE 2 (%)
FECHA FINAL(dd/mm/aaaa)
META DE REDUCCIÓN DE CARTERA
META DE RECAUDACIÓN DE CARTERA

ESTABLECIMIENTO DE METAS:
4 Cartera Gestionable 2.- Es la cartera priorizada menos depuracionanes complementarias.

2 Cartera Gestionable 1.- Es la cartera vencida total menos depuraciones aplicadas globalmente.

META: PLAZO - REDUCCIÓN DE CARTERA VENCIDA
180
FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Luis Felipe Guevara.

FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Luis Felipe Guevara.
60,900.00
152,506.44
VENCIDA (USD)
nes de respuesta mediante el caracter “X”

GESTIONABLE 2 (USD)
3 Cartera Priorizada.- Es la cartera extraída de la cartera gestionable 1, mediante la aplicación de criterios como el de Pareto.
META: REDUCCIÓN DE CARTERA VENCIDA Y RECAUDACIÓN DE CARTERA
En preguntas cualitativas, seleccionar las opcio-

META: PLAZO EN DÍAS PARA LA
META DE REDUCCIÓN DE CARTERA
1 El valor total de la cartera vencida (USD) debe ser igual al valor dispuesto en el requerimiento de información “005”, en la categoría
META DE RECAUDACIÓN DE CARTERA
REDUCCIÓN DE CARTERA VENCIDA (Nº)
MODELO DE PLAN DE ACCIÓN (PLAN DE ACCIÓN SUGERIDO Y ADAPTABLE PARA SUCURSALES)
FECHAS
CUMPLIMIENTO
ETAPA DEL PLAN DE ACTIVIDADES DE CADA INSTRUCTIVO PARA REALIZAR INDICADOR DE CUM-
RESPONSABLES DURACIÓN
ACCIÓN ETAPA LAS ACTIVIDADES PLIMIENTO
INICIO FIN
1 Obtener bases de datos inter-

Se realiza la recopilación de información
nas del sistema automatizado
de los registros dispersos en las diferentes
de recaudación municipal “Jefe de Sistemas
dependencias municipales y se consolida
(de catastros de los contribu- Dir. financiero Base de Datos de Cartera
en una sola Base de Datos de Cartera
yentes de diferentes tributos Jefe de Rentas Vencida Total
Vencida Total, con la mayor cantidad de
municipales) para consolidar Técnico de coativas” Previo a esta etapa, debió realizar-
campos llenos con información de los
GENERACIÓN DE BASE la Base de Datos de Cartera se la 1era visita al GAD. Tiempo
contribuyente
DE DATOS DE CARTERA Vencida Total máximo para cumplimiento de
VENCIDA TOTAL esta etapa: 3 semanas
Entregar o enviar en formato

digital la Base de Datos de Base de Datos de Cartera
Cartera Vencida a los técnicos Jefe de Sistemas Vencida entregada al Banco
del Banco del Estado que del Estado
están asistiendo a la entidad
2 Elaboración de la parte
estadística del diagnóstico Los técnicos del Banco del Estado Fichas estadísticas del Diag-
Técnicos del Banco del Tiempo máximo de ejecución de la
de Cartera Vencida Total, con deberán llenar los formularios F5-F10 del nóstico de Cartera Vencida
Estado actividad: 1 semana
la base de datos provista por diagnóstico de Cartera Vencida Total. Total completas
la entidad
ANEXO 3
ANALISIS DE CARTERA
Analizar la parte estadística Los técnicos del Banco del Estado
Monto total de la cartera Se realiza durante la 2da visita.
del diagnóstico de la Cartera deberán presentar los formularios F5-F10, Técnicos de Banco del
vencida total y formularios Entre la primera y segunda visita
Vencida Total, que será pre- y se deberá realizar un análisis conjunto Estado, y Equipo del Munici-
de diagnóstico revisados, debe haber entre 1 y 4 semanas
sentada por los técnicos del (con el equipo de trabajo de la entidad) de pio: Dir. Financiero, Jefe de
socializados y analizados (caso extremo en el que el GAD
Banco del Estado y completar la evolución y concentración de la Cartera Informática (como personal
por los responsables de esta hubiera tenido que construir su
conjuntamente las fichas del Vencida Total. Se procederá a llenar con- técnico de apoyo) y Tesorero
actividad. base de datos de cartera vencida).
diagnóstico faltantes. juntamente los formularios F1-F4.
Continúa...
47
48
FECHAS
CUMPLIMIENTO
INICIO FIN
3
Los técnicos del Banco deberán ayudar
con un ejemplo de filtrado y recomenda-
ciones, para que el equipo del GAD luego
defina si va a acogerse a la transitoria o
no. Revisar y filtrar la Base de Datos de
Analizar la conveniencia de
Cartera Vencida Total para analizar si es Lista de obligaciones que se
excluir las obligaciones para
conveniente dar de baja a títulos de menor darán de baja por aplicación
dar de baja a los títulos cuyo Alcalde
cuantía. Se pueden utilizar filtros o tablas de la Transitoria Primera de
valor al 23-12-09 sea inferior Dir. Financiero
dinámicas que permitan ver la concen- Ley de Reforma Tributaria
a $ 218 (incluye intereses,
tración de la cartera en montos bajos. (R.O. 94-S de 23-12-2009).

recargos y multas).
Finalmente, si es conveniente dar de baja,
establecer el monto máximo para proceder
a la misma, conforme la Disposición
Transitoria de la Ley de Reforma Tributaria
del 23-12-09.
El ejercicio de filtrado y las

recomendaciones que realizan
DEPURACION los técnicos del Banco, se hacen
Elaborar informe de la Direc-
PRIMERA FASE durante la 2da visita. Tiempo
ción Financiera al Alcalde, con Dir. Financiero
Informe con listado de contri- máximo para que el GAD ejecute
el listado de contribuyentes al Jefe de Informática
buyentes a dar de baja esta etapa: 1 mes
que se aplicará la disposición
legal
Conforme la disposición legal corresponde

Emitir la Resolución de baja Alcalde
al Alcalde emitir la resolución para la baja
de obligaciones por aplicación Dir. Financiero Resolución para dar de baja
de los titulos.
de la Transitoria Primera de Jefe de Rentas las obligaciones de menor
De considerar pertinente el Alcalde podría
ANEXO 3 (Continuación)
Ley de Reforma Tributaria Procurador Síndico cuantía firmada por el Alcalde

someter a conocimiento y/o resolución
(R.O. 94-S de 23-12-2009) Técnico de Coactivas
del Concejo
Base de Datos de Cartera

Dar de baja a las obligaciones Ejecutar la baja de la obligaciones anexas
Vencida Gestionable 1 (es
anexas a la resolución referida a la resolución, en la Base de Datos de Procurador Síndico
decir; depurada por aplicación
en la actividad anterior, en Cartera Vencida Total; con esta actividad Dir. Financiero
de la Transitoria Primera de
la Base de Datos de Cartera se espera obtener como resultado la Base Jefe de Rentas
Ley de Reforma Tributaria
Vencida Total de Datos de Cartera Vencida Gestionable 1
R.O. 94-S de 23-12-2009).
Continúa...
FECHAS
CUMPLIMIENTO
INICIO FIN
3
Aplicar la Disposición Transitoria Trigésima
Cuarta de la Ley Orgánica de Educación
Intercultural: “Condónense las obligacio-
nes tributarias de cualquier naturaleza,
Este paso debe hacerse al mismo
contenidas en títulos de crédito, órdenes
tiempo en que se revisan e identi-
de cobro, liquidaciones o cualquier otro
fican, en la base de datos de car-
acto de determinación emitido por las
Proceder con el proceso de baja tera vencida, los títulos de crédito
entidades, organismos o dependencias Director Financiero, Jefe
de obligaciones tributarias, que El Municipio deberá dar de a darse de baja por la Transitoria
DEPURACION señaladas en el Art. 225 de la Constitución de Rentas, Tesorero, Jefe
mantuvieran establecimientos baja los títulos por medio de Primera de la Ley de Reforma
PRIMERA FASE de la República, que se encuentren venci- de Informática, y Jefe de
fiscales o fiscomisionales, con el una Resolución. Tributaria del 23-12-09. Es decir,
das y pendientes de pago hasta la fecha coactivas.
Municipio. se deben optimizar los recursos
de promulgación de esta Ley, adeudados
durante el periodo de depuración,
por la Autoridad Nacional de Educación en
y aplicar las herramientas legales
relación a los inmuebles donde funcionen
existentes.
establecimientos fiscales o fiscomisionales
dedicadas a la educación en los niveles,
inicial, básico y bachillerato”. Del 31 de
Marzo del 2011.
4
Los técnicos del Banco deberán practicar
un ejercicio de priorización con el equipo
del GAD. Analizar y revisar la base de
datos de Cartera Vencida Total en base a
ejercicios de segmentación por número de “Técnicos del Banco

contribuyentes, por año, por tipo de tributo del Estado y Equipo de
y por concentración de títulos (para esto
trabajo del Municipio: El ejercicio de priorización
Identificar y seleccionar el es útil usar los formularios del diagnóstico 1. Base de Datos de
PRIORIZACION número de los principales de cartera vencida F7, F8 y F9 y tablas Dir. Financiero lo realizan los técnicos del
Cartera Vencida Prio-
deudores con los montos más dinámicas creadas con la Base de Cartera Jefe de Informática Banco en la 2da visita. El
PARA EL COBRO rizada.
altos y determinar el monto de la Vencida Total). Establecer la segmentación (como personal técnico tiempo máximo para que
DE LA CARTERA Cartera Vencida Priorizada, con correspondiente y llegar a una priorización 2. Definición del monto
de apoyo), Jefe de el equipo del GAD defina la
VENCIDA la cual se va a iniciar la gestión con la que esté dispuesta a trabajar el de la Cartera Vencida
Coactivas, Jefe de Cartera Vencida Priorizada
de cobro municipio; para iniciar las acciones de Priorizada.
cobro posteriores. Definir el monto de la Rentas será de 2 semanas
Cartera Vencida Priorizada. En lo posible Jefe de Catastros
se deberá tratar de que la priorización Tesorero “
sea representativa con respecto a la
cartera vencida total, y a la vez que sea
gestionable según los recursos instalados

y humanos de la entidad.
49
Continúa...
50
FECHAS
CUMPLIMIENTO
INICIO FIN
“Depurar la base de Cartera

5 Vencida Priorizada, mediante la
identificación de los títulos con
errores de emisión tales como:
*Títulos duplicados. “Jefe de Sistemas Listado de contribuyen-
*Títulos de crédito emitidos a
instituciones públicas.
Jefe de Rentas tes con información con
*Títulos de crédito emitidos Tesorero” irregularidades
a nombre de cooperativas
o asociaciones por predios
individuales.
*Títulos de crédito prescritos. “
Remitir los casos de errores

Oficios de Tesorería
detectados a las áreas técnicas Dir. Financiero
para la elaboración de informes solicitando informes
Para concluir esta etapa

el GAD tendrá 3 semanas
Jefe de Rentas, Avalúos después de definir la cartera
Elaborar informe legal e informes
Memorandos con infor- priorizada. Para comprobar
DEPURACION técnicos para la baja de los y Catastros, Tesorería,
títulos mes técnicos el cumplimiento de esta
SEGUNDA FASE Coactivas, Contabilidad
etapa se deberá realizar
una visita de seguimiento
(3ra visita, ó 1era visita de
1. Resolución de baja,
“Dir. Financiero seguimiento).
Elaborar resoluciones de baja, emitida y firmada por
Jefe de Rentas
y corregir y emitir nuevamente Director Financiero, y
los títulos que tenían errores
Jefe de Coactivas
2. Listado de títulos que
subsanables Asesoría Jurídica
se emitieron nuevamente
Contador”
ya corregidos.
“1. Base de datos de

Excluir de la Base de Datos de Cartera Cartera Gestionable 2 (es
Vencida Priorizada, los títulos dados de decir la Base de Datos
baja. Obtener así el nuevo monto de de Cartera Priorizada en
la Cartera Vencida con la que se va a
Determinar la Base de Datos de “Jefe de Rentas la que se excluyen los tí-
trabajar, a la que llamaremos Cartera 30-Jun
Cartera Vencida Gestionable 2 Jefe de Sistemas” tulos que se han dado de
Vencida Gestionable 2: es decir el monto
de la Cartera Vencida Priorizada, menos el baja por mal emitidos).
monto de la depuración que se realizó por 2. Monto definido de la
errores de emisión. Cartera Vencida Gestio-
nable 2.”
Continúa...
FECHAS
CUMPLIMIENTO
INICIO FIN
Formulario F12 que

6 Revisar si con el porcentaje de recaudación
sobre la Cartera Vencida Gestionable 2, se muestre el porcentaje
cumple el porcentaje de reducción de CARTE- Técnicos de Banco del de recaudación de la
SELECCIÓN DE RA VENCIDA TOTAL, que es la principal META Se realiza en 1 día, en la
Definir el porcentaje de recuperación Estado Cartera Vencida Ges-
de este Plan de Acción. Para esta actividad, 3era visita o 1era visita de
CARTERA GESTIO- que se desea obtener sobre el mon- Dir. Financiero tionable 2 que debería
los técnicos del Banco del Estado y el equipo seguimiento.
to de Cartera Vencida Gestionable 2
NABLE de la entidad pueden utilizar el Formulario Tesorero alcanzarse para obtener
F12 del diagnóstico, que permite simular el Jefe de Coactivas le reducción de al menos
porcentaje de reducción en base al porcentaje
de recaudación. el 30% de la Cartera
Vencida Total.
7 La información de la Base de Datos de Cartera

Vencida Gestionable 2, deberá ser asignada y Tesorería, Coactivas, Lista de las obligaciones
Asignar la información de la Base de repartida a los gestores de cobranza para que
Datos de Cartera Vencida Gestiona- inicien la gestión persuasiva. Para esto se rea-
Peritos, Liquidadores, de pago que se han
ble 2 a los gestores de cobranza lizará un análisis de los medios que disponga Notificadores, Relacio- asignado a cada gestor Esta etapa debe comenzar
la Municipalidad de acuerdo a su capacidad nista Público. de cobranza inmediatamente después
operativa y disponibilidad de recursos.
de tener la Cartera Vencida
Gestionable 2. El cobro
persuasivo se realizará por
Realizar acciones de cobranza el resto del año, o hasta la
persuasiva mediante: llamadas Tesorería, Coactivas, Reportes de llamadas fecha en que se decidió ob-
GESTION DE CO- telefónicas,entrega de notifi- Peritos, Liquidadores, realizadas, notificaciones tener la recaudación espera-
caciones y establecimiento de Notificadores, Relacio- entregadas y de contac-
BRO PERSUASIVA contactos para comunicarse con el da. El seguimiento por parte
contribuyente. nista Público. tos generados. de los técnicos del Banco se
realizará de forma telefónica
y recibirán reportes por parte
del GAD para monitorear el
Informe con valores avance de la recaudación
Elaborar un reporte de los ingresos Realizar y reportar en forma semanal un informe

percibidos por la aplicación de esta de lo recaudado por la entidad. El Banco del Actividad perma- ingresados a la entidad, cada 2 semanas.
gestión de cobro. (El reporte será Estado podrá solicitar un reporte para segui-
Tesorería
nente hasta el 1 de para control y análisis
solicitado por el Banco del Estado miento cuando lo requiera durante el tiempo Recaudación
para verficiar avance) que dure el convenio de asistencia técnica.
diciembre 2011 de la evolución de la
recaudación.
8 Informe diario del monto Igualmente esta etapa tendrá

Elaboración del auto de pago con Actividad perma- Técnico de Coactivas, recaudado por la aplica- un seguimiento telefónico
GESTION DE CO- medidas cautelares y continuación Realizar y reportar en forma mensual un informe
del proceso coactivo, y reporte de de lo recaudado por la entidad. nente hasta el 1 de Tesorería, Procurador ción de estas medidas por parte de los técnicos del
BRO COACTIVA los ingresos percibidos diciembre 2011 Síndic,o Recaudación (pagos de contribu- Banco, para monitorear el
yentes). avance.
Continúa...
51
52
FECHAS
CUMPLIMIENTO
INICIO FIN
9 Revisar los procesos coactivos

de los que se tiene información
Elaborar un registro de física, y compararlos con los que Jefe de Informática
Registro o listado de
los procesos coactivos constan en el registro de procesos Jefe Rentas
procesos coactivos en
iniciados con información coactivos, para verificar que este Tesorero
trámite.
del contribuyente registro esté correcto y completo (si Técnico de Coactivas
no existiera un registro de procesos Al final de esta etapa deberá
coactivos deberá crearse uno). realizarse una última visita,
o 2da visita de seguimiento.
CONTROL DE En esta se constatará el

DEUDA cumplimiento general del
Seleccionar los procesos priorita- plan y se tomarán acciones
rios por monto y por año si fuera necesario extender
las actividades o plazos
Listado de procesos del plan.
Técnico de Coactivas
Asignar los expedientes El tesorero debe asignar los coactivos priorizados y
Tesorería
para la gestión de cobro expedientes a su equipo de trabajo: asignados para el cobro.
abogados de coactivas, notifica-
dores y analizar la conveniencia de
contratar abogados externos para
agilitar la gestión de cobro.
RECOMENDACIÓN DE ACTIVIDADES PARALELAS PARA INSTITUCIONALIZAR LOS PROCESOS
Obtener bases de datos internas

(de catastros de los contribuyentes

ACTUALIZACIÓN Y Base de Datos de Carte-
de diferentes tributos municipa-
Mantener actualizada Jefe de Sistemas ra Vencida Total con ma-
DEPURACION COM- les) y externas (SRI, empresas Actividad
la base de datos de los Dir. Financiero yor cantidad de campos
PLETA DE BASE DE de agua potable, luz, teléfono, permanente
contribuyentes llenos con información
DATOS otros) y cruzarlas con las bases de
de los contribuyentes
datos municipales para completar
información
Continúa...
FECHAS
CUMPLIMIENTO
INICIO FIN
Continuar efectuando acciones

de cobro sobre los contribuyen-
tes priorizados para el cobro,
de los que ahora se tiene mayor
Aplicar el proceso de información para ser contactados
APLICACIÓN DEL gestión de cobro de la (dirección, teléfono, u otra informa- Actividad Tesorería Reporte de acciones de
PROCESO cartera vencida en forma ción que antes no constaba en la permanente Técnico de Coactivas cobro
permanente base de datos).
Realizar próximas priorizaciones y
continuar con este proceso para
lograr una efectiva recuperación de
la cartera vencida.
NOTA:
DURACIÓN: LOS TIEMPOS QUE SE VAN A UTILIZAR EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCIÓN, ESTARÁN EN RELACIÓN
DIRECTA CON EL TAMAÑO Y LA COMPELJIDAD DE INFORMACIÓN QUE POSEA EN SUS BASES DE DATOS EL GADM QUE ESTÁ RECIBIENDO LA
ASISTENCIA TÉCNICA.
53
FORMATO DE RESOLUCIÓN PARA DAR DE BAJA A

FORMATO DE TITULO DE CREDITO
OBLIGACIONES DE MENOR CUANTÍA
MUNICIPIO DEL CANTÓN XXX

DIRECCIÓN FINANCIERA MUNICIPAL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO ………..
RESOLUCIÓN No. …………

Titúlo de crédito N° Lugar y fecha de emisión ………………………(Nombre del Alcalde)
ALCALDE DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO……………….
Deudor
CONSIDERANDO:

RUC o Cédula Que el artículo 300 de la Constitución de la República, dispone que el régimen tributario se regirá, entre otros, por los
principios de eficiencia, simplicidad administrativa, y suficiencia recaudatoria.
Dirección
Que, concordantemente con la norma constitucional, el artículo 172 del Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización COOTAD, establece que la aplicación tributaria se guiará, entre otros, por los principios
de eficiencia, simplicidad administrativa y suficiencia recaudatoria y el artículo 73 del Código Tributario dispone que la
actuación de la administración tributaria se desarrollará con arreglo a los principios de simplificación, celeridad y eficacia.
CONCEPTO Y VALOR DEL TÍTULO DE CRÉDITO
Que La Primera Disposición Transitoria de la Ley de Reforma Tributaria publicada en R.O. 94-S, de 23 de diciembre de
2009 dispone textualmente:

“El Director General del Servicio de Rentas Internas, en la administración tributaria central y, de modo facultativo, prefectos
El impuesto liquidado causa intereses de mora desde el de conformidad al Art. 21 del Código Orgánico Tributario provinciales y alcaldes, en su caso, en la administración tributaria seccional y las máximas autoridades de la administra-
ción tributaria de excepción, mediante resolución, darán de baja los títulos de crédito, liquidaciones, resoluciones, actas
de determinación y demás documentos contentivos de obligaciones tributarias, incluidas en ellas el tributo, intereses y
multas, que sumados por cada contribuyente no superen un salario básico unificado del trabajador en general, vigente a
Director Financiero o Tesorero Municipal la publicación de la presente y que se encuentren prescritos o en mora de pago por un año o más, háyase iniciado o no
acción coactiva”.

Que mediante oficio Nro. ………, de ….. de …. de 2011, suscrito por el Director Financiero Municipal, existen obligaciones
que se enmarcan en la disposición legal citada, cuyo monto total alcanza la suma de USD ……. (En letras y números), por
REQUISITOS.- Los títulos de crédito reunirán los siguientes requisitos, de con- ………(#) de títulos de crédito (puede ser también numero de contribuyentes, según como hayan generado la información
en cada municipio), cuyo detalle consta en el anexo a la presente Resolución General.
formidad al artículo 150 del Código Orgánico Tributario:
Que en el mencionado informe Nro …. de …… recomienda la baja de los Títulos de Crédito emitidos por valores poco
significativos de conformidad con la Ley, debido a que pese a los esfuerzos realizados no ha sido posible conseguir su
1. Designación de la administración tributaria y departamento que lo emita; cobro y cuyo costo de recuperación resulta oneroso para la municipalidad, y por tanto poco eficiente.
2. Nombres y apellidos o razón social y número de registro, en su caso, que

identifiquen al deudor tributario y su dirección, de ser conocida; RESUELVE:
3. Lugar y fecha de la emisión y número que le corresponda;
1.- Disponer la baja de los títulos de crédito que constan detallados en el listado anexo a la presente resolución cuyo
4. Concepto por el que se emita con expresión de su antecedente; monto total alcanza la suma de USD ……. (En letras y números), por ………(#) de títulos de crédito (puede ser también
5. Valor de la obligación que represente o de la diferencia exigible; numero de contribuyentes, según como hayan generado la información en cada municipio)

6. La fecha desde la cual se cobrarán intereses, si éstos se causaren; y, 2. Disponer al Departamento de Rentas, proceda con la ejecución de la presente Resolución, ejecutando la baja de las
obligaciones detalladas en el anexo adjunto a la misma.
7. Firma autógrafa o en facsímile del funcionario o funcionarios que lo autoricen
o emitan. 3. Disponer a la Unidad correspondiente se proceda con el egreso de la Contabilidad Municipal, el valor de los Títulos de
Crédito Tributarios cuya baja se dispone en el presente acto, debiendo acompañar al estado de cuentas correspondiente,
copias certificadas de la presente Resolución y de su anexos.
La falta de alguno de los requisitos establecidos en este artículo, excepto el se-
4.- Disponer que se proceda a la publicación del contenido de la presente resolución en la página web de la municipalidad
ñalado en el numeral 6, causará la nulidad del título de crédito. y en uno de los diarios de mayor circulación en la localidad.

5.- Disponer que de manera indefinida se mantenga un ejemplar de los anexos a la presente Resolución en las dependen-
cias de recaudaciones para que puedan ser consultadas por los ciudadanos que se consideren afectados por el contenido
de la presente resolución.

6. La presente Resolución entrará en vigencia a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese.- ……. (lugar y fecha)

f) Alcalde
54 55
BASES DE DATOS PARA EL CRUCE DE INFORMACIÓN
BASES DE DATOS PARA EL CRUCE DE INFORMACIÓN

Bases de datos externas que tienen información relevante para depuración de Cartera Vencida.
Se debe procurar acceder a bases de datos que permitan obtener información sobre el contribu-
yente y su patrimonio, como por ejemplo:
Del catastro inmobiliario, la información relativa a todos los predios, rurales o urbanos, existentes.
Del SENPLADES, obtener el catastro de entidades del sector público
Del Servicio de Rentas Internas, información del RUC, de la base de vehículos, y de la base de
declarantes
Del Registro Civil, información de cédulas de identidad de los pobladores del cantón.
De la Superintendencia de Compañías, la base de compañías que operan en el cantón.
De las cámaras de la producción, información de los afiliados a dichos gremios.
De la Empresa Eléctrica, base de usuarios del servicios con información de dirección.
A la empresa de telefonía fija que opera en el catón, base de usuarios con información de teléfonos
de contacto.
La empresa de Agua Potable, base de usuarios con información de dirección.
De los Notarios y Registros de la Propiedad, toda la información relativa a la transmisión de inmue-
bles y a la celebración de todos los tipos de contratos;
De las entidades bancarias; información sobre movimiento de cuentas
De los Registros de Automóviles, la base de datos de los automóviles;
De empresas, la información relativa a créditos de terceros y sobre terceros, así como la identifica-
ción de sus proveedores y clientes relevantes

El Municipio debe manejar en sus catastros al menos dos números de identificación que faciliten
los cruces de información. No es conveniente efectuar los cruces sobre campos alfabéticos, pues
existe mayor probabilidad de error. Los números base para los cruces deben ser:

Números de cédula (De ser procedente) (Aplica obligatoriamente a Personas Naturales)
Número de RUC (de haberlo) (Aplica obligatoriamente a Sociedades)
Número de Predio (Aplica obligatoriamente a propietarios de inmuebles)
Número de Registro de Patente (Aplica obligatoriamente a comerciantes)

Adicionalmente el sistema debe permitir al menos la diferenciación entre personas naturales y So-
ciedades. En caso de que el sistema no permita esa diferenciación se debe procurar establecer
filtros para la generación de las bases de datos separadas.

En caso de que las bases de datos con las que se requiere efectuar los cruces, no contengan
ninguno de estos campos, se deberá considerar el nombre o la razón social.
Para este efecto se deben tomar las siguientes definiciones:

Para el ingreso de información solo se deben admitir mayúsculas
Para el caso de Personas naturales debe separarse de campos los apellidos y los nombres
Para el caso de sociedades debe ingresarse la razón social, tal como consta en la escritura de
constitución.
No se deben mezclar campos alfabéticos con campos numéricos.
El municipio debe cuidar que siempre existan estos números de identificación debidamente actua-
lizados para sus cruces de información.

Los resultados de los cruces deben mantenerse en archivos de bases de datos seguros y no
manipulables.

La información que no haya podido ser validada con terceras fuentes, debe analizarse de forma
individual.
56
MATRIZ / SUCURSAL REGIONAL QUITO
Av. Atahualpa Oe 1-109 y Av. 10 de Agosto
PBX: 02 2999 600
FAX: 02 2250 320
Casilla: 17 - 17 - 1728
[email protected]
SUCURSAL REGIONAL GUAYAQUIL

Av. 9 de Octubre 1322 y Machala
PBX: 04 2289 399
FAX: 04 2288 453
Casilla: 11 - 642
[email protected]
SUCURSAL REGIONAL CUENCA

Av. 12 de Abril y Paucarbamba
PBX: 07 2410 3356 / 07 2410 3231
FAX: 07 2410 3357
Casilla: 453
[email protected]
SUCURSAL FRONTERIZA SUR -LOJA

J. A. Eguiguren 1441 y Bolívar
PBX: 07 2578 216
FAX: 07 2571 901
Casilla: 11 - 01 - 07
[email protected]
SUCURSAL REGIONAL MANABÍ

Olmedo, entre Sucre y Córdova
Edif. Banco La Previsora, 3er piso
PBX: 05 2653 426 / 05 2652 982 / 05 2653 759
Casilla: 1301 - 309
[email protected]
www.ban c oe stado. com

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INSTRUCTIVO PARA DESARROLLAR

LAS FASES DE ASISTENCIA

María Soledad Barrera A.

Vanessa Rodriguez Egüez

Autora ASISTENCIA TÉCNICA

Instructivo interno de aplicación del producto

El documento es para uso exclusivo de 3.1 FASE DE DIAGNÓSTICO

Agradezco la colaboración de todas las

Vanessa Rodríguez Egüez

Para cada fase se presentará a continua-

Para brindar el servicio de asistencia técnica en este producto,

• Fases que lo componen: Diagnóstico, plan de acción y seguimiento del plan de

• Meta del Plan de Acción: Reducción en un valor no menor al 30% de la cartera

• Forma de trabajo: Cada fase se deberá trabajar en “equipo interinstitucional”, es

• Duración del servicio de asistencia técnica en cartera vencida (con todas

• Duración de la fase de diagnóstico: Depende de la existencia de la base de datos

• Duración de la fase de plan de acción: El formato del plan de acción se entrega

• Duración de las fases de implementación y seguimiento: Las fases de im-

Implementación: Aunque los municipios son los que implementan las

Seguimiento: Las visitas de seguimiento están directamente relacionadas con

Desde el inicio del trabajo de los técnicos de las CATEs en el

En esta reunión se socializará el modelo de plan de acción que la CATE ha preparado

En algunos casos, es posible encontrar municipios cuyas bases de datos de cartera

En ambos casos, la presentación de los formularios de diagnóstico, para su análisis

2. En la segunda visita de 1 día se realizará la presentación del diagnóstico al equipo

En esta visita además se entregarán herramientas, como por ejemplo: el formato

SENTACIÓN DE DIAGNÓSTICO E INSTRUCCIONES SOBRE CÓMO

En esta sección del instructivo, se explica detalladamente DISTRIBUCIÓN

diagnóstico y la priorización y depuración de la cartera vencida. CARTERA

Como se ha explicado, el procedimiento de encontrar los títulos con errores (tanto de

Se dejará de tarea a los funcionarios encargados, la PRIORIZACIÓN, y la

2. ANALISIS DE CARTERA: Se propone al análisis conjunto del diagnóstico de cartera

3. DEPURACION PRIMERA FASE: En esta etapa se analiza la conveniencia de excluir

5. DEPURACION SEGUNDA FASE: Consiste en depurar la base de “Cartera Vencida

públicas, Títulos de crédito emitidos a nombre de cooperativas o asociaciones por

EN LA COLUMNA “DURACIÓN” DEL PLAN DE ACCIÓN SE EXPLICAN

Como parte de la Gerencia de Asistencia

Revisar si los GADs a ser intervenidos tienen firmado un “Convenio de Asistencia

Contactarse telefónicamente o remitir comunicación oficial a la entidad a ser visitada Alcalde/sa

ACTIVIDADES A DESARROLLARSE EN LA VISITA DE PRESENTACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE CARTERA VENCIDA

Equipo de A.T. de las Responsables de los

Ingresar información exclusivamente en las En preguntas cualitativas, seleccionar las opcio-

PROCESO DE EMISIÓN DE TÍTULOS: PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN:

a. Manual b. Informatizada c. Otra

En períodos mayores a un año X X

Son automatizados, se generan con

Son automatizados, se generan en

Se los obtiene manualmente, se ge-

Se los obtiene manualmente, se

Reportes de Información de Cartera F4

Respaldos magnéticos de la infor- Número de personal asignado al ámbito Financiera 12

Dirección Rentas Contabilidad Tesorería Recaudación Coactivas Otros

# Perfil # Perfil # Perfil # Perfil # Perfil # Perfil # Perfil

1. Profesionales con título de Cuarto nivel

FECHA : 31 de enero de 2011 FUNCIONARIOS INFORMANTES: Wendy Chavez, Vanessa Rodriguez

Ingresar información exclusivamente en las En preguntas cualitativas, seleccionar las opcio-

REQUERIMIENTO DE INFORMACION 005 REQUERIMIENTO DE INFORMACION 007

1. 2. CARTERA 3. CARTERA 4. CARTERA 5. CARTERA 6. CARTERA

DISTRIBUCION DE CARTERA (USD) 70,000.00 472,302.41 542,302.41 ANTERIOR