Procedimiento para control de eventos por vehículos Ebi

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1. OBJETIVO

1.1. Establecer las normas y lineamientos para la atención y seguimiento a los eventos con vehículos propiedad de la
empresa, bien sea por colisiones de tránsito o daños a instalaciones, atropellos, así como la tramitación de
solicitudes de indemnizaciones con la (s) empresa (s) aseguradora (s) por daños o a vehículos o instalaciones
propias o de terceros y la tramitación de indemnizaciones directamente por la empresa.

2. ALCANCE

2.1. Este procedimiento inicia con el evento en lesiones, bienes, equipos o propiedades de la empresa o de terceros
hasta la indemnización de daños causados.
2.2. A todo conductor que utilice una unidad asignada para el cumplimiento de sus funciones.
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3. Definiciones

3.1. Evento
3.1.1. Suceso inesperado que causa una consecuencia de lo siguiente pérdidas, lesiones, fatalidades,
interrupción de las operaciones, daños a las instalaciones, al medio ambiente o la comunidad. El evento
se puede categorizar como evento cuando existen daños materiales e incidente cuando el evento no
ocasiona daños.

3.2. Accidente de tránsito

3.2.1. Suceso imprevisto producido por la participación de un vehículo propiedad del empresa y/o tercero, en
la vía o carretera y que ocasiona daños materiales o lesiones a personas.

3.3. Accidente en instalaciones propias

3.3.1. Suceso imprevisto producido por la participación de un vehículo o equipo propiedad de la empresa,
dentro de las instalaciones (rellenos sanitarios, oficinas administrativas) y terrenos propios o alquilados
y que ocasiona daños materiales o lesiones a personas.

3.4. Accidente en instalaciones de tercero

3.4.1. Suceso imprevisto producido por la participación de un vehículo o equipo propiedad de la empresa,
dentro de las instalaciones de terceros y que ocasiona daños materiales o lesiones a personas.

3.5. Tercero perjudicado

3.5.1. Persona física o jurídica que haya sufrido lesión o daño en sus bienes.

3.6. Incidente
3.1.1. Suceso imprevisto producido por la participación de un vehículo propiedad de la empresa y/o tercero,
en la vía o carretera que no llega a ocasionar daños o personas lesionadas.

3.7. Empresa aseguradora

3.7.1. Empresa debidamente autorizada por la Superintendencia General de Seguros (SUGES) con la cual se
gestionan las distintas pólizas de seguros.

3.8. Autoridad gubernamental

3.8.1. Funcionarios autorizados para el levantamiento del evento, en el país es la Policía de Tránsito del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

3.9. Persona lesionada

3.9.1. Persona que ha sufrido una lesión o una herida.
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3.10. Notificaciones
3.10.1. Se habilita el correo electrónico [email protected] para toda notificación y recepción de información
referente a este procedimiento.

3.11. Expediente digital Share Point

3.11.1. Se aprobó el uso de la herramienta SharePoint para el manejo de los expedientes digitales, los mismos
estarán guardados en servidores periódicamente, a la consulta del personal autorizado.

4. Responsables

4.1. Conductor

4.1.1. Responsable de la conducción de la unidad, que cuenta con la debida experiencia y documentos que le
autorizan para esta actividad.

4.2. Director Operativo

4.2.1. Responsable del cumplimiento del presente procedimiento en cuanto a la coordinación con Gerencia
General, Empresa Aseguradora, Dpto. Legal de la empresa y Gerencia Administrativa

4.3. Departamento Legal

4.3.1. Responsable de la representación de la empresa ante los juzgados y/o de preparar los documentos en
caso de conciliación extrajudicial y asesoramiento previo a la declaración por parte del conductor.

4.4. Director de Recursos Humanos:

4.4.1. Responsable de la evaluación de elementos de sanción al conductor.

4.5. Departamento de Seguridad y Salud en el trabajo (SST):

4.5.1. Responsable del seguimiento en el caso de lesiones de los trabajadores.

4.6. Departamento de Ventas

4.6.1. Responsable del seguimiento en el caso de daño a terceros.

4.7. Jefe de seguridad y romanas

4.7.1. Responsable de obtener datos de tipo audiovisual que sean de referencia para los eventos.

4.8. Supervisor de ruta

4.8.1. Responsable de verificar la ruta realizada por la unidad para determinar que no existan obstáculos que
entorpezcan la operación y condiciones de prestaciones del servicio.

4.9. Gerencia Administrativa

4.9.1. Es el conjunto del Auditor General y Gerente Administrativo los cuales serán responsables de revisar los
expedientes, indemnizaciones y proceder al pago.
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4.10. Asistente de Logística:

4.10.1. Responsable del cumplimiento del presente procedimiento en cuanto al correcto levantamiento del
evento según expediente digital, comunicación con el conductor y afectado además de la coordinación
entre áreas involucradas.

4.11. Control de Gestión

4.11.1. Responsable de la verificación y consolidación de la información de los eventos con el fin de emitir un
informe a jefaturas.

5. Procedimiento a seguir por parte del conductor en el evento:

El conductor deberá seguir el siguiente proceso:

5.1.1. Notificar de inmediato el evento a las autoridades respectivas Cruz Roja u Oficial de Tránsito, teléfono
911 en caso de lesionados.
5.1.2. Seguidamente a la aseguradora y al departamento de Logística, quien le dará la asistencia telefónica.
5.1.3. Solicitar información completa del afectado (nombre completo, teléfono y correo).
5.1.4. Tomar fotografías de manera que se interprete el evento (diferentes distancias y ángulos).
5.1.5. Brindar tanto al personal de la aseguradora y al tercero el correo [email protected]
5.1.6. Esta notificación se realizará de forma obligatoria e independientemente de las circunstancias del evento
y de los daños ocasionados.

6. Procedimiento a seguir por parte del tercero en el evento:

En caso de daños o colisiones el cliente o municipalidad debe aportar la siguiente información para establecer la relación
entre la unidad EBI y la evaluación del daño causado.

6.1.1. Fecha del evento

6.1.2. Datos de la unidad (Placa o código de unidad).
6.1.3. Datos del afectado (placa del vehiculo,identificación, dirección, correo electrónico, teléfono, calidades).
6.1.4. Descripción del evento (detalles indicando que pasó, cuándo, cómo, dónde, y por qué).
6.1.5. Indicar si hubo testigos del evento (identificación, dirección, correo electrónico, teléfono, calidades).
6.1.6. Fotografías de la colisión.
6.1.7. Estos datos deben enviarse en un lapso de 48 horas al correo [email protected] para que una vez que
se reciba esta información, el reporte sea levantado y se elabore el expediente digital.
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7. Reportes

7.1. Al recibirse el reporte de daños o colisiones debe enviarse la información a la Dirección de Operaciones Logísticas
para elaborar el expediente, ubicado en plataforma web, que permitirá alimentar base de datos para el registro,
control y seguimientos de los casos.

7.2. Para la evaluación de lo ocurrido y determinación se guiara en el expediente digital, que contará con un número
de caso único y deberá de tener los siguientes datos:
7.2.1. Fecha del evento
7.2.2. Datos de la unidad.
7.2.3. Datos del conductor (identificación, N° de licencia).
7.2.4. Tipo de evento (otro vehículo o instalaciones).
7.2.5. Datos de evento en cuanto a nuestro vehículo (circulando, detenido, o realizando maniobra).
7.2.6. Datos del tercero (identificación, dirección, correo electrónico, teléfono, calidades).
7.2.7. Descripción del evento (detalles indicando que pasó, cuándo, cómo, dónde, y por qué )
7.2.8. Indicar si hubo testigos del evento, (identificación, dirección, correo electrónico, teléfono, calidades).
7.2.9. Indicar si el conductor asume la responsabilidad del evento.
7.2.10. Fotografías de la colisión.
7.2.11. El reporte será levantado con carácter obligatorio para elaborar el expediente digital al siguiente día
hábil de lo ocurrido.

8. Evaluación del evento:

8.1. Una vez contenida la información en el expediente digital, el Dpto. de Logística acudirá a la Gerencia
Administrativa y al Departamento Legal para la valoración y recomendación con respecto a lo que prosigue:
8.1.1. Procede a la conciliación con el afectado.
8.1.2. Procede el inicio de proceso contencioso con el tercero.
8.2. Si es requerido se solicitara al Jefe de Seguridad aportar su conocimiento en la búsqueda de información
audiovisual en el lugar donde se dió el evento.
8.3. La Dirección de Talento Humano aportará su evaluación para gestionar las sanciones respectivas al conductor.
8.4. Se le comunicará al afectado si procede a conciliar o se define por medio del proceso contencioso.

9. Proceso de conciliación

9.1. Una vez evaluado el evento se contactará al afectado para informarle sobre el proceso a seguir.

9.2. En caso de evento de tránsito, se contactará al afectado con la finalidad de iniciar el proceso de conciliación, el
finiquito deberá estar debidamente firmado en el lapso de diez (10) días hábiles a partir del evento.

9.3. En el caso de daños a propiedades, se procederá a conciliar con el cliente o afectado, según amerite al
departamento de Ventas o Gestión Municipal.
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10. De la indemnización

10.1. Una vez se acuerde la conciliación con el tercero, se evaluará el uso de las pólizas de seguro, considerando la
cuantía de la reparación, previa revisión los deducibles establecidos.

10.2. El uso indemnizaciones con cargo a las pólizas, se realizará de acuerdo a los lineamientos de la empresa
aseguradora y que será debidamente informado al personal que interviene en el presente procedimiento.
10.3. El uso de póliza deberá ser autorizado por la Gerencia Administrativa.

10.4. En el caso de que se trate de una cuantía menor a los deducibles de las pólizas, se procederá a gestionar la
reparación directamente con el afectado, previa aprobación de presupuesto (s).

10.5. En el caso de indemnización por daños a instalaciones de terceros, podrá gestionarse el reembolso de la
indemnización al cliente, previo acuerdo y presentación de presupuesto (s) para la reparación (es) y previa
autorización de la Gerencia General.
10.6. Se coordinará con el departamento de Logística la firma de los finiquitos e indemnizaciones realizadas, para el
proceso de cierre.

11. Proceso contencioso

11.1. Esta declaración será previamente revisada con Legal, para evitar manifestaciones que pongan en riesgo el
eventual uso de pólizas o condenatoria por parte del Juez.
11.2. En caso de acudir a la vía contenciosa, se coordinará la declaración del conductor en un lapso no mayor de cinco
(5) días hábiles luego del evento, solicitando copia del expediente en el Juzgado al momento de la declaración.
11.3. Una vez realizada la declaración, el Dpto. Logística deberá remitir el expediente al Departamento Legal en el lapso
máximo de dos (2) días hábiles, con la información requerida:
11.4. Declaración del conductor.
11.5. Copia del expediente reposa en el Juzgado, en caso de haber tenido acceso.
11.6. Copia de documentos de identificación del conductor.
11.7. Documentos del vehículo.

12. Registro, control y seguimiento de los eventos

12.1. El departamento de Logística llevará registro digital de todos los eventos que involucre unidades propiedad de la
empresa, el cual deberá ser actualizado oportunamente y remitido a la Dirección Administrativa y departamento
Legal.
12.2. En dicho registro deberá incluirse datos de cumplimiento de fechas establecidas en el presente procedimiento,
cuantía de las indemnizaciones realizadas o pendientes de realizar.

13. Control de multas

13.1. El departamento de Logística llevará seguimiento de multas por infracciones según registro de COSEVI,
gestionando la tramitación del pago cuando corresponda y realizando las notificaciones al departamento de
Recursos Humanos para la valoración de descuento (s) al conductor en el (os) casos que corresponda.
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14. Responsabilidad en daños ocasionados

14.1. Determinada la responsabilidad del conductor por negligencia, descuido o imprudencia, la empresa procederá a
la notificación al trabajador y podrá proceder con el cobro de daños que ocasionó el evento, y se valorará el
monto que aplique de acuerdo con la gravedad del daño causado.
14.2. Este monto a deducir será pactado con el empleado en cuota (s) semanal (es) por deducción de planilla, hasta
la cancelación del monto fijado por dicho evento.

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