DM MAN AC 010r03
DM MAN AC 010r03
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ÍNDICE
PROPIEDAD DE GRUPO PROTEXA S.A DE C.V QUEDA PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO
FOR-AC-001 Rev.02
MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
FECHA DE EMISIÓN: PRÓXIMA REVISIÓN: No. DE REVISIÓN: CÓDIGO:
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1.0 OBJETIVO
ESTANDARIZAR LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Y
DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROYECTOS.
3.0 DEFINICIONES
AYUDA VISUAL (AVI). Elemento visual (figura, diagrama, fotografía) estandarizado que sirve de guía
para la ejecución de una actividad.
BITÁCORA: Documento que describe, en forma cronológica, el desarrollo de un proyecto o actividades
relevantes efectuadas; por ejemplo: Bitácora de obra, bitácora de mantenimiento. Puede estar en
formato impreso o electrónico.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de éstos.
DOCUMENTO INTERNO: Documento generado por algún área de la empresa y que forma parte de uno
o más sistemas de gestión.
EMISOR DE DOCUMENTO: Responsable de elaborar y modificar un documento interno.
ESPECIFICACIONES (ESP): Documentos que establecen los parámetros y/o requisitos mínimos o
máximos de aceptación que deben de cumplir las materias primas, equipos, productos y/o materiales a
utilizar, para satisfacer los requerimientos de calidad solicitados por el cliente interno o externo.
FORMATO (FOR): Esquema diseñado e impreso donde se solicita plasmar resultados, números, datos
y/o requerimientos acordados.
GRUPO PROTEXA: Nombre corporativo dado al conjunto de empresas conformado por Servicios de
Comisariato S.A. de C.V. (Sercomsa), Promotora Petrolera Regiomontana S.A. de C.V. (Propetrol),
Permaducto S.A. de C.V., Perforaciones Marítimas Mexicanas S.A. de C.V. (PMM), Arrendadora SIPCO
S.A. de C.V. (ASIPCO), Central de Desarrollos Marinos S.A. de C.V. (CEDEMA), Servicios de
Construcciones Terrestres S.A. de C.V. (SERCONTER), Construcciones y Equipos Latinoamericanos
S.A. de C.V. (CELASA), Pro Fluidos S.A. de C.V. Consorcios Industriales de Monterrey S.A. de
C.V. (CIMSA) e Inversiones Industriales Corporativas S.A. de C.V. (IICSA).
INSTRUCCIÓN DE FLOTA (IDF): Documento en el que se define, de manera específica y secuencial,
cómo deben ser ejecutadas las actividades en las embarcaciones, en lo referente a la Seguridad
Marítima.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO (INS): Documento de trabajo en el que se describen, de manera más
específica y detallada, los pasos necesarios para realizar una operación o actividad.
LISTA DE VERIFICACIÓN (LIV): Documento de soporte que define cuáles son los criterios para
verificar, inspeccionar y probar parámetros y/o variables de interés.
MANUAL (MAN): Documento en donde se especifica, claramente y de manera escrita, la manera de
controlar, preparar, operar, hacer funcionar, instalar y/o mantener los productos o servicios ofrecidos al
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Cliente, o bien, las instrucciones u operaciones necesarias para manejar el software y/o equipo de
cómputo.
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL (MAN-DI-001): Documento que establece los
lineamientos generales del Sistema de Gestión Integral de las empresas que integran el Grupo Protexa,
División Energía y Petróleo.
PLAN DE CALIDAD (PLA): Documento que establece las prácticas relevantes específicas de calidad,
los recursos y secuencia de actividades pertenecientes a un producto, servicio o proyecto y en donde se
definen los puntos de revisión, inspección y prueba que se deben aplicar.
PLAN DE CONTINGENCIA (PDC): Documento en el cual se establecen los pasos a seguir para
responder rápida y efectivamente a una situación de emergencia, en lo referente a la Seguridad.
PLAN DE CONTROL AMBIENTAL (PCA): Documento que establece las acciones que deberá llevar a
cabo la empresa con la finalidad de cumplir los lineamientos nacionales, internacionales y del Cliente en
materia ambiental, los cuales tienen como objetivo la prevención y el control de la contaminación, así
como la protección del Medio Ambiente.
PLAN DE INSPECCIÓN (PLI): Documento donde se definen las actividades de control de calidad que
deben ser ejecutadas durante el desarrollo de un proyecto para asegurar el cumplimiento de los
requerimientos contractuales.
PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS (PRE): Documento en el cual se establecen los pasos a
seguir para responder rápida y efectivamente a una situación de emergencia en lo referente a la
Seguridad Industrial, Seguridad Marítima o Protección Ambiental, eliminando la causa del siniestro o
mitigando su impacto.
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO DE TRABAJO (PET): Documento que define, de manera específica y
secuencial, cómo deben ser ejecutadas las operaciones establecidas en un procedimiento general.
PROCEDIMIENTO GENERAL (PRO): Documento que define, de manera general y secuencial, cómo
cumplir los lineamientos y responsabilidades que están descritas en el Manual de Calidad.
REGISTRO DE CALIDAD (REG): Documento que contiene resultados y/o evidencias de actividades
desempeñadas. Para fines de estandarización, cuando el registro se haga en papel, se utilizarán,
preferentemente, formatos, listas de verificación y bitácoras. Los documentos donde se plasman los
resultados del diseño (planos, memorias de cálculo, listas de materiales, etc.) también son considerados
registros.
REQUERIMIENTOS CONTRACTUALES: Documentos (Contrato y anexos del mismo) firmados por la
empresa con alguna contraparte, que la primera se compromete a cumplir cabalmente.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: Persona que ha sido designada por la Dirección de Grupo
Protexa División Energía y Petróleo para representarla en los temas relacionados con el Sistema de
Gestión.
RESPONSABLE DE ÁREA: Persona que aprueba mediante su firma las actividades plasmadas en los
documentos del área que le corresponde.
RESPONSABLE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS: Persona designada para el control de los
documentos del Sistema de Gestión. Puede ser el Encargado de DO, el Jefe de Gestión Integral, el
Ingeniero de Aseguramiento de Calidad, o cualquier otra persona designada por el Departamento de
Gestión Organizacional.
SGI: Forma abreviada para referirse al Sistema de Gestión Integral que comprende la Gestión de la
Calidad, del Ambiente y de la Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo.
SISOPA: Forma abreviada para referirse a la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Protección
Ambiental.
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4.0 DESARROLLO
4.1 GUÍAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
Al elaborar un documento, se debe tomar en cuenta que su alcance y nivel de detalles debe estar en
correspondencia con los siguientes aspectos:
Complejidad del trabajo.
Requerimientos contractuales y normativos.
Competencia del personal involucrado en la actividad.
Riesgos asociados a la actividad.
Para más detalles de cuándo se debe documentar una actividad, consulte el Procedimiento para aplicar
la Metodología de Disciplina Operativa (PRO-AC-008).
4.1.1 Codificación
El código del documento a elaborar se forma colocando cada grupo de caracteres separados por un
guion, de acuerdo con el especificado a continuación:
PRO - AC - 001
Consecutivo
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Los documentos aplicables al departamento de Mantenimiento y Puente de Mando son los documentos
dados de alta en el Sistema de Gestión de la Seguridad (IDF’s). Estos documentos se emplearán para
verificar la conformidad de las actividades realizadas por estos departamentos sólo cuando la
embarcación tenga un Sistema de Gestión de la Seguridad; de lo contrario, serán emitidos como parte
del Sistema de Gestión Integral.
En caso de requerirse nuevas claves para las áreas o cuando haya cambios en éstas, las mismas serán
designadas por el Responsable de Control de Documentos, quien hará los ajustes correspondientes en
la siguiente revisión de este procedimiento; sin embargo, deben cuidarse las interrelaciones de tales
documentos (planear todo cambio de codificación de documentos).
4.1.2 Vigencia de un Documento
Para garantizar la utilidad y vigencia de los documentos internos, éstos deben ser revisados
periódicamente. La vigencia máxima es de tres años.
La vigencia de procedimientos específicos de proyectos estará en función de la duración del contrato.
En caso de que el documento incluya programas de trabajo, la vigencia máxima será la duración del
programa.
4.1.3 Asignación del Nivel de Revisión
Al emitirse un documento por vez primera, se le debe asignar el número de revisión 00; en revisiones
sucesivas: 01, 02, etc., preferentemente. Sin embargo, debido a que frecuentemente los documentos
aplican a más de un proyecto o empresa, muchas veces será necesario efectuarle cambios al
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documento de un área o proyecto sin que estos apliquen necesariamente a otro proyecto. Por ello,
pueden existir revisiones diferentes de un mismo documento, es decir, para un proyecto puede aplicar la
revisión 00 mientras que para otro la revisión 01; lógicamente, la revisión 01 contiene información que
sólo aplica al proyecto en cuestión, por lo que no aplican a otras revisiones.
Si en determinado momento, se requiere igualar el nivel de revisión de dos o más documentos, siempre
y cuando el contenido de éstos sea el mismo, se recomienda que en la columna de Modificación del
Control de Cambios de la portada se especifique claramente a qué documentos y en qué versión
sustituye.
Los cambios o modificaciones en los documentos aprobados son mostrados a través de la actualización
del nivel de revisión; así mismo, en la hoja de portada del documento, se escribe una breve síntesis del
cambio efectuado. El cambio, identifíquelo también incluyendo una línea vertical a la derecha del párrafo
donde se realizó la modificación.
Todos los procesos y procedimientos que correspondan a las áreas de gestión de reciente creación
deben ser revisados de manera anual.
4.1.4 Calidad de un Documento
Antes de ser aprobado, se tiene que asegurar que todo documento interno cumpla con los siguientes
requisitos mínimos:
1. Tener definida una vigencia.
2. Tener la estructura definida en este procedimiento.
3. Contar las firmas de revisó y aprobó necesarias.
4. Tener claridad en la redacción.
5. Incluir puntos críticos y límites del proceso.
6. Si se mencionan en el desarrollo del procedimiento, incluir los anexos y dibujos.
7. Descripción detallada y secuencia de las actividades (narrada o utilizando diagramas).
8. Haber sido revisado por más de una persona, incluyendo un experto en el tema.
9. Incluir documentos internos y externos de soporte.
10. Incluir una descripción de los cambios con respecto a versiones anteriores y quien los efectúa.
Se debe mantener un registro que evidencie el nivel de calidad de cada documento, según se establece
el Procedimiento para aplicar la Metodología de Disciplina Operativa (PRO-AC-008).
4.1.5 Estructura de un Documento
Con excepción de las ayudas visuales, formatos, listas de verificación y registros, los documentos
internos del Sistemas de Gestión Integral constan al menos de dos partes Portada y Contenido. Para
ambas se utiliza el Formato para Generar Documentos de los Sistemas de Gestión (FOR-AC-001).
La hoja de portada debe incluir como mínimo:
a) Cambios con respecto a la versión anterior: Tabla donde se listen los cambios realizados al
documento y el nombre de las personas que participaron en la actualización, con respecto a la
versión inmediata anterior.
b) Autorizaciones: Recuadro con los nombres, puestos y firmas de las personas que revisan y
aprueban el documento.
c) Cláusula de confidencialidad en pie de página: “PROPIEDAD DE GRUPO PROTEXA QUEDA
PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO”
Nota: Para documentos específicos de una empresa, se sustituye la palabra GRUPO PROTEXA por
el nombre de la empresa.
d) Para los documentos específicos de un proyecto, se deberá agregar la siguiente clausula:
CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD:
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4.2 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
El Manual del Sistema de Gestión Integral es un documento orientado a la difusión, por ello se podrán
utilizar todos aquellos elementos de diseño gráfico que permitan transmitir, de forma clara y concreta, los
principales aspectos del Sistema de Gestión Integral, sin tener que cumplir con las guías generales
indicadas en el punto 7.2 de este procedimiento.
El contenido mínimo de este Manual incluye:
Mensaje de la Dirección donde haga evidente su compromiso con la implementación del SGI.
Cultura organizacional (misión, visión y valores).
Política y Objetivos de Calidad, Protección Ambiental, Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo.
Semblanza del Grupo Protexa en particular de la División Energía y Petróleo.
Líneas de Negocio.
Descripción del Sistema de Gestión Integral.
o Mapa de Procesos.
o Estructura Documental.
o Responsabilidades de la Dirección.
o Gestión de los Recursos.
o Gestión de los Procesos.
o Medición, Análisis y Mejora.
o Identificación y Gestión de Aspectos Ambientales y Peligros de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
o Cumplimiento de Requerimientos Legales de Medio Ambiente y Seguridad Industrial y Salud en
el Trabajo.
o Prevención y Respuesta en caso de Emergencia.
o Control Operativo.
o Objetivos, Metas y Programas.
4.3 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Los Procedimientos Generales (PRO), Procedimientos Específicos de Trabajo (PET) se tienen la
siguiente estructura:
PORTADA
INDICE/CONTENIDO
1.0 OBJETIVO:
2.0 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
3.0 RESPONSABILIDADES:
4.0 MARCO NORMATIVO E INTERRELACIÓN:
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5.0 DEFINICIONES:
6.0 MEDIDAS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
7.0 DESARROLLO:
8.0 FORMATOS:
9.0 HISTORIAL DE CAMBIOS:
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Cuando no sea necesario la definición de ningún término puede incluir las palabras “No aplica” o “N/A”.
MEDIDAS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
Describir las medidas en materia de Seguridad Industrial, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental
relacionadas directamente con la actividad a desarrollar que deben tomar antes, durante y al finalizar las
actividades. Por ejemplo:
Responsables de
Actividad Crítica Recomendaciones de Salud Consecuencias
Cumplirlas
Estricto apego a las Actividades
recomendaciones de este Op. electricista repetitivas.
7.2
procedimiento, uso Malas Postura
adecuado del EPP.
DESARROLLO:
o Anotar el nombre genérico de la actividad o actividades (en MAYÚSCULAS y en negritas)
subsiguientes a desarrollar.
o Escribir el título del puesto responsable (en MAYÚSCULAS) de ejecutar la actividad u operación que
se describe.
o Numerar consecutivamente las actividades, puestos y párrafos.
o Anotar preferentemente al inicio de cada párrafo un verbo en tiempo presente indicativo (anota,
verifica, desarrolla, escribe) el cual describa la actividad u operación que debe ser llevada a cabo
por el responsable de la ejecución de la actividad, siguiendo una secuencia lógica.
o Verificar que en la redacción del desarrollo exista al menos una exposición clara, secuencial y
ordenada de las actividades y operaciones suficientes, para lograr el cumplimiento del objetivo del
documento en cuestión.
o Utiliza notas cuando crea pertinente o necesaria una aclaración y/o referencia, y cuando en una
actividad u operación se presenten dos o más alternativas de acción y esto ocasione en un
momento dado ir a un punto específico de la secuencia del documento desarrollado o de algún otro
documento.
o De manera alternativa o complementaria a la descripción de actividades en el “DESARROLLO” se
puede incluir elementos gráficos para describir el proceso. Ejemplos de estos elementos son:
Diagramas de flujo, mapas de proceso, secuencia de dibujos o fotografías.
FORMATOS:
o Elabora e incluye la imagen del formato en esta sección. Si requiriera alguna descripción sobre el
llenado se incluirían en el mismo formato o mediante referencias.
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HISTORIAL DE CAMBIOS:
o Tabla donde se listan todos los cambios que se han realizado al documento desde su versión inicial
hasta en la que se encuentre actualmente y su autor con respecto a cada una de las versiones.
Estructura:
QUIEN EFECTUÓ
REVISIÓN FECHA MODIFICACIÓN
EL CAMBIO
01
00
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5.0 FORMATOS:
5.1 FORMATO PARA EL CONTENIDO DE DOCUMENTOS DEL SGI (FOR-AC-001)
CONTROL DE CAMBIOS:
QUIEN EFECTUÓ EL
MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA REVISIÓN ANTERIOR
CAMBIO
Se coloca el nombre de
o Se describe los cambios realizados al documento con respecto a la la persona quien
revisión anterior. efectúo la actualización
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Tipo de letra recomendado: “Times New Roman o Arial” Tamaño 10-11 puntos.
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CONTROL DE CAMBIOS:
QUIEN EFECTUÓ EL
MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA REVISIÓN ANTERIOR
CAMBIO
Se coloca el nombre de
o Se describe los cambios realizados al documento con respecto a la la persona quien
revisión anterior. efectúo la actualización
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Tipo de letra recomendado: “Times New Roman o Arial” Tamaño 10-11 puntos.)
Nota: La Cláusula de Confidencialidad del proyecto se debe incluir solamente en la portada del documento.
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5.3.1 Logotipo
5.3.6 Núm. de Páginas
5.3.2 Fecha de emisión 5.3.3 Fecha de Próxima Revisión 5.3.4 Numero de Revisión 5.3.5 Código Correspondiente
5.3.9 Modificaciones con Respecto a la Revisión Anterior 5.3.10 Quien Efectuó el Cambio
5.3.4 Indicar el nivel de revisión iniciando en 00, 01, etc. según apliquen al Plan de Calidad.
5.3.6 Indicar el Número de página (1 de X) y el total de las que tiene el Plan de Calidad.
5.3.9 Describir cuales fueron las modificaciones que obtuvo la nueva revisión del Plan de Calidad con respecto a
la revisión anterior.
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5.3.12 Anotar el puesto, nombre y firma de la persona del área de Aseguramiento de Calidad que revisa la
integración de la información de los diferentes departamentos al Plan de Calidad.
5.3.13 Anotar el nombre y firma del Superintendente de Proyecto que aprueba el Plan de Calidad.
5.3.14 Para cuando sea requerida contractualmente una aprobación del cliente se deja este espacio, aunque el
cliente puede tener sus propios mecanismos de aprobación. De lo contrario anotar las palabras “No Aplica”
o su abreviatura “N/A”.
HISTORIAL DE CAMBIOS:
QUIEN EFECTUÓ EL
REVISIÓN FECHA MODIFICACIÓN
CAMBIO
o Se actualiza el punto 1.0 Objetivo.
o Se actualiza el punto 2.0 Alcance y ámbito de
aplicación.
o Se actualiza la tabla de códigos de documentos y
de las áreas emisoras.
o Se actualiza el punto 5.0 Definiciones.
o Se integra el punto 10. Verificación de
cumplimiento del procedimiento para documentos
específicos de proyecto.
o Se actualiza el cambio del título del procedimiento
PRO-AC-008.
Eunice Rodríguez
03 12-Abr-2019 o Se integra tabla de iconos para representar Torres
medidas de seguridad, salud y protección
ambiental.
o Se actualiza el puesto de Superintendente de
Gestión y Estrategia.
o Se actualiza la tabla de guía para la elaboración
de otros documentos.
o Se agrega a los formatos para el contenido de
documentos del SGI (FOR-AC-001) el Control de
Cambios.
o Se agrega la frecuencia de revisión de los
documentos
o Se actualiza la tabla de códigos de documentos y
Hugo A. Contreras
de las áreas emisoras.
Barrios.
o Se elimina la guía para elaborar el plan de
inspección y prueba, este debe elaborarse de Orbis Pérez
02 01-Dic-2017 acuerdo con el PET-AC-007. Fernández
o Se elimina la guía para la elaboración de los
manuales de los sistemas de gestión de calidad, Juan José Pavón
seguridad industrial y protección ambiental. Cuello
o Se actualiza la definición del encargado de control
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de documentos.
o Se actualiza el apartado 4.1.2., se agrega: En
caso de que el documento incluya programas de
trabajo, la vigencia máxima será la duración del
programa.
o Se actualiza el apartado 4.1.3., se agrega: Todos
los procesos y procedimientos que correspondan
a las áreas de gestión de reciente creación deben
ser revisados cada 6 meses.
o Se incluye dentro del Grupo Protexa División
Energía y Petróleo, la empresa, Inversiones
Industriales Corporativas, S.A. de C.V. (IICSA).
o Se anexa cláusula de confidencialidad, así como
definición de Grupo Protexa a todos los
documentos del Sistema de Gestión Integral y los
20-Mayo- exclusivos de contrato. Yared Usiel Gaspar
01
2015 o Se actualiza formato para la elaboración del Plan Garcia
de Calidad.
o Se anexa capítulo 9 “HISTORIAL DE CAMBIOS”
en la estructura de los procedimientos.
o Documento original. Sustituye parcialmente al
02-Enero- Procedimiento para la Elaboración y Control de
00 Hugo A. Contreras
2013 Documentos PRO-AC-001 Rev. 07
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