Rapd 03

PROCESO REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA CÓDIGO RAPD03
PREPARACIÓN Y EXPEDICIÓN DE TARJETAS DE

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 10
IDENTIDAD Y CÉDULAS DE CIUDADANÍA
1. OBJETIVO:
Expedir Tarjetas de Identidad y Cédulas de Ciudadanía mediante los diferentes tipos de solicitud de trámite realizadas por los colombianos
con el fin de garantizar la identificación y permitir el ejercicio de sus derechos fundamentales.
2. ALCANCE:
Inicia con la solicitud del trámite, continúa con el análisis, revisión, preparación, cargue al sistema de producción, validación de la informa-
ción alfanumérica y biométrica, producción, expedición y envío; y termina con la recepción y entrega de los documentos de identificación
de primera vez, duplicados, rectificaciones y renovaciones en el lugar de preparación.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN:
Nivel desconcentrado y Nivel Central.
4. BASE DOCUMENTAL:
• Registro Civil de Nacimiento

• Sistema de Información de Registro Civil (SIRC)
• Formato de Cedulación y tarjeta de identidad|
• Manual de reseña (RAMN01)
• Guía de Administrador Centro de Acopio
• Guía de Usuario Centro de Acopio
• Manual de Directrices Centro de Acopio (RAMN02)
• Manual de Funcionamiento Estación Integrada de Servicios EIS (RAMN04)
• Manual Técnico de Validación e Individualización (RAMN05)
• Manual del Gestor y Formador de Servicios Digitales (RAMN06)
• "Manual de Usuario HLED WEB - MORPHOTABLET ™” (disponible en la herramienta).
• Solicitud de exoneración del pago de documentos de identificación y registro civil de colombianos residentes en Colombia o en el
exterior (RAFT15)
• Reseña de Plena Identidad - Estación Integrada de Servicios EIS (RAFT45)
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• Planilla de control de tintas de impresión y otros insumos para la producción de documentos de identidad (RAFT46)
• Registro de Certificación / Recertificación de Operadores de Servicios Digitales (RAFT52).
• Seguimiento a la prestación del servicio en estaciones EIS (RAFT53).
5. BASE LEGAL
Norma (número y fecha) Directriz legal
Constitución Política de Colombia de 1991 Artículo 14 toda persona tiene derecho a que le reconozcan su per-
sonalidad jurídica.
Artículos 96, 98, 120 y 266
Ley N.° 39 de 1961 “Por la cual se dictan normas para la cedulación, Artículo 1°. A partir del primero (1º) de enero de mil novecientos
y otras de carácter electoral” sesenta y dos (1962), los colombianos que hayan cumplido vein-
tiún (21) años solo podrán identificarse con la cédula de ciudada-
nía laminada, en todos los actos civiles, políticos, administrativos y
judiciales.
Decreto N.° Ley 1260 de 1970 “Por el cual se expide el Estatuto del Toda la norma.
Registro del Estado Civil de las personas.” Artículo 109. La Registraduría Nacional del Estado Civil expedirá
tarjetas de identidad a las personas que hayan cumplido siete años,
y la renovará a quienes hayan cumplido catorce.
Tales tarjetas indicarán el nombre del interesado, el lugar y la fe-
cha de nacimiento, lo mismo que el código del folio de registro de
nacimiento y de la oficina donde se sentó.
El Gobierno, al reglamentar esta ordenación, dispondrá el formato
y calidad de las tarjetas, sus distintivos, y su exigibilidad.
Ley 27 N.° de 1977 “Por la cual se fija la mayoría de edad a los Toda la norma.
18 años”
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Decreto Ley N.° 2241 de 1986, “Por el cual se adopta el Código TÍTULO III. CEDULACIÓN
Electoral” Artículo 62. Para obtener la cédula de ciudadanía se necesita acre-
ditar la edad de 18 años cumplidos y la identidad personal mediante
la presentación ante el Registrador del Estado Civil o su Delegado,
del registro civil de nacimiento o la tarjeta de identidad, la carta de
naturaleza en el caso de los nacionalizados y la de inscripción en el
de los hispanoamericanos y brasileños por nacimiento.
Artículo 65. El Registrador Nacional del Estado Civil periódica-
mente señalará el valor de los duplicados, rectificaciones de las cé-
dulas de ciudadanía y tarjetas de identidad y de los libros y publica-
ciones que edite la Registraduría y la tarifa de los servicios que ésta
preste.
Artículo 73. La impugnación de la cédula de ciudadanía puede ha-
cerse al tiempo de su preparación o después de expedida. En am-
bos casos el Registrador del Estado Civil exigirá la prueba en que
se funda la impugnación, oirá, si fuere posible, al impugnado, y,
junto con su concepto sobre el particular, remitirá los documentos
al Registrador Nacional del Estado Civil, para que éste resuelva si
niega la expedición de la cédula o si cancela la ya expedida.
Artículo 74. En cualquier tiempo podrá el interesado impugnar las
pruebas en que se fundó la negativa a la expedición de la cédula, o
la cancelación de la misma, para obtener nuevamente tal docu-
mento. Esta solicitud deberá resolverse dentro de los 60 días si-
guientes a su formulación.
Artículo 75. El Registrador Nacional del Estado Civil podrá fijar, con
aprobación del Consejo Nacional Electoral, las dimensiones y con-
tenido de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta de identidad.
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Artículo 213 “Toda persona tiene derecho a que la Registraduría

le informe sobre el número, lugar y fecha de expedición de docu-
mentos de identidad pertenecientes a terceros.
Tienen carácter reservado las informaciones que reposen en los ar-
chivos de la Registraduría referentes a la identidad de las personas,
como son sus datos biográficos, su filiación y fórmula dactiloscó-
pica. De la información reservada sólo podrá hacerse uso por orden
de autoridad competente.”
Ley N.° 43 de 1993 “Por medio de la cual se establecen las normas Toda la norma observándolas modificaciones de la ley 962
relativas a la adquisición, renuncia, pérdida y recuperación de la na- Artículo 25º.- De la recuperación de la nacionalidad.
cionalidad colombiana; se desarrolla el numeral séptimo del artículo
40 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Modifi-
cada por la Ley 962 de 2005.”
Toda la norma
Ley N.° 220 de 1995, “Por la cual se dictan disposiciones sobre la
cédula de ciudadanía y se ordena la inclusión del tipo sanguíneo en
ella y demás documentos de identificación”
Toda la norma
Ley N.° 486 de 1998, “Por la cual se dictan disposiciones sobre la re-
novación de la cédula de ciudadanía” Modificada por la Ley 757 de
25 de julio de 2002 y prorrogado por el Decreto 4969 de 2009”
Ley N.° 599 de 2000 “Por la cual se expide el Código Penal” Artículo 288. Obtención de documento público falso. El que para
obtener documento público que pueda servir de prueba, induzca en
error a un servidor público, en ejercicio de sus funciones, hacién-
dole consignar una manifestación falsa o callar total o parcialmente
la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) año.
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Artículo 296. Falsedad personal. El que con el fin de obtener un

provecho para sí o para otro, o causar daño, sustituya o suplante a
una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que
pueda tener efectos jurídicos, incurrirá en multa, siempre que la
conducta no constituya otro delito.
Ley N.° 815 de 2003 “Por la cual se aclara la Ley 403 de 1997 y se Artículo 2º—Adiciónese el artículo 2º de la Ley 403 de 1997 con
establecen nuevos estímulos al sufragante” los siguientes estímulos al sufragante, los cuales llevarán la
siguiente numeración: ….
8. Quien acredite haber sufragado tendrá derecho a los siguientes
descuentos durante el tiempo que transcurra hasta las siguientes
votaciones…”.
c) Diez por ciento (10%) del valor a cancelar por duplicados de la
cédula de ciudadanía del segundo duplicado en adelante…”
Ley N.° 1163 de 03 de octubre de 2007 “Por la cual se regulan las Toda la norma, en especial el artículo 3º que establece los hechos
tasas por la prestación de servicios de la Registraduría Nacional del generadores de cobro.
Estado Civil y se dictan otras disposiciones”.
Ley Estatutaria N.° 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones Toda la norma.
generales para la protección de datos personales.”
Ley N.° 1227 del 2015 “Por el cual se adiciona una sección al Decreto
1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, Toda la norma.
relacionada con el trámite para corregir el componente sexo en el Re-
gistro del Estado Civil”.
Ley 1955 de 2019 Por el cual se expide el plan nacional de desarrollo Artículo 147 Transformación Digital Pública. Las entidades
2018-2022 “pacto por Colombia, pacto por la equidad”. estatales del orden nacional deberán incorporar en sus respectivos
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planes de acción el componente de transformación digital siguiendo

los estándares que para este propósito defina el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. En todos los
escenarios la transformación digital deberá incorporar los
componentes
asociados a tecnologías emergentes, definidos como aquellos de la
Cuarta Revolución Industrial, entre otros.
Que tiene como objetivo potenciar la generación de valor social y
económico en Colombia mediante el uso estratégico de tecnologías
digitales en el sector público y privado, impulsando la productividad
y favoreciendo a los ciudadanos, igualmente, genera los
habilitadores para la transformación sectorial con el fin de
CONPES Consejo Nacional de Política Económica y Social 3975 aprovechar y enfrentar esos retos derivados de la Cuarta
de 2019, Revolución Industrial (4RI), y dentro del cual, se establecieron
definió la “POLÍTICA NACIONAL PARA LA TRANSFORMACIÓN objetivos específicos, entre otros los de: “OE 1. Disminuir las
DIGITAL E INTELIGENCIA ARTIFICIAL” barreras que impiden la incorporación de tecnologías digitales en el
sector privado y en el sector público para facilitar la transformación
digital del país. OE 2. Crear condiciones habilitantes para la
innovación digital en los sectores público y privado con el propósito
que sea un mecanismo para el desarrollo de la transformación
digital”.
Artículos 11. Interoperabilidad de las bases de datos de la
Registraduría Nacional del Estado Civil con los Servicios
Decreto Ley N. ° 2106 de 2019 “Por el cual se dictan normas para
Ciudadanos Digitales.
simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos in-
Artículo 12. Interoperabilidad en la Organización Electoral.
necesarios existentes en la administración pública”
Artículo 13. Acceso a la identificación de los colombianos por parte
de entidades públicas.
Decreto No 1964 de 1971 “Por la cual se reglamenta la expedición y Toda la norma
exigibilidad de la tarjeta de identidad establecida por el artículo 109
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del Decreto-Ley 1260 de 1970, y se dictan algunas normas sobre Artículo 1º—La tarjeta de identidad establecida por el artículo 109
identificación de las personas menores de edad”. del Decreto-Ley 1260 de 1970, se expedirá a todos los colombianos
mayores de siete (7) años y menores de veintiuno (21), de confor-
midad con las normas de este decreto, y para los efectos previstos
en el mismo.
Esta tarjeta será renovada cuando el interesado alcance la edad de
catorce (14) años.
Decreto N.° 999 de 1988 “Por el cual se señala la competencia para Toda la norma.
las correcciones del registro del estado civil, se autoriza el cambio de
nombre ante notario público, y se dictan otras disposiciones.”
Decreto N.° 207 de 1993 “Por la cual se reglamenta la recuperación Recuperación de la Nacionalidad
de Nacionalidad”
Decreto N.° 1010 de junio de 2000

Sección III Capítulo 5 Funciones por dependencia de la RNEC en
“Por el cual se establece la organización interna de la Registraduría
el nivel central.
Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias;
Art. 38 y 39.
se define la naturaleza jurídica del Fondo Social de Vivienda de la Re-
Capítulo 6 Función de RNEC en el nivel desconcentrado, art. 46 y
gistraduría Nacional del Estado Civil; y se dictan otras disposiciones.”
47.
Decreto N.° 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o Toda la norma.
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios Artículo 9. PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE
existentes en la Administración Pública” REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trá-
mite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la en-
tidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.
Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas
contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando
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una actuación ante la administración y los documentos reposen en

otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual
reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio
que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir
para efectos de trámites y procedimientos el suministro de informa-
ción que repose en los archivos de otra entidad pública.
Artículo 23 modificado por el artículo 20 del Decreto Ley 2106
de 2019. Administración de la base de datos del registro civil de
defunción. “La Registraduría Nacional del Estado Civil administrará
la base de datos del Registro Civil de Defunción la cual se actuali-
zará con la información del Registro Único de Afiliados a la Protec-
ción Social – Nacimientos y Defunciones (RUAF-ND), administrado
por el Ministerio de Salud y Protección Social y con la que remitan
las notarías, los consulados, los registradores del estado civil y las
demás autoridades encargadas de llevar el registro civil…”
Decreto 620 del 2020 “Por el cual se subroga el título 17 de la parte Artículos 2.2.17.1.3 Identificación por medios digitales. La identifi-
2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse cación por medios digitales, a través de la cédula de ciudadanía
parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 Y 64 de la Ley 1437 de 2011, digital y por biometría se regirá por las disposiciones que para tal
los literales e, j y literal a del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley 1753 efecto expida la Registraduría Nacional del Estado Civil en el marco
de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el de sus competencias.
artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos Artículo: 2.2.17.1.4. Definiciones generales. 3. Cédula de ciudada-
generales en el uso y operación de los servicios” nía digital. Es el equivalente funcional de la cédula de ciudadanía,
expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Sentencia T006 de 2011, expedida por la Corte Constitucional Se pronuncia la Corte respecto de la cancelación por múltiple cedu-
“Derecho a la personalidad jurídica y al debido proceso de ciudadano lación, manifestando que se deberá adelantar un procedimiento ad-
con más de una cédula”. ministrativo garantizando el debido proceso y el derecho a la perso-
nalidad jurídica.
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La Corte Constitucional se pronuncia respecto del intento y múltiple

cedulación, manifestando que la RNEC deberá otorgar al
interesado la oportunidad para ser escuchado y allegar las pruebas
que considere necesarias que justifiquen la solicitud de la cédula
La Sentencia T023 de 2016, proferida por la Honorable Corte que considera le corresponde identificarse, en aras de garantizar el
Constitucional Derecho a la Personalidad Jurídica y Debido Procesos derecho a la personalidad jurídica y el debido proceso. De la misma
artículos 14 y 29 de Constitución Política de Colombia. manera ordena adoptar un procedimiento interno que regule los
casos de múltiple cedulación para actuar en forma oficiosa logrando
la identificación precisa y exacta de una persona en condición de
vulnerabilidad y cuando no pueda cumplir el procedimiento
administrativo o judicial para tal fin.
Primero, la identidad de género es un asunto que responde
únicamente a la vivencia y a la autodeterminación de las personas.
Por lo tanto, el respeto de la identidad de los menores de edad
prohíbe la exigencia de pruebas físicas, médicas o psicológicas que
demuestren la identidad apropiada por los sujetos.
La Sentencia T447 de 2019 proferida por la Honorable Corte
Segundo, para determinar la capacidad en la toma de la decisión
Constitucional sobre protección del derecho a la identidad de género
debe partirse de la premisa según la cual la edad es un referente
de los menores de edad.
sobre la capacidad evolutiva, pero no permite establecer, de forma
objetiva y exclusiva, la posibilidad de emitir el consentimiento en un
asunto estrechamente relacionado con la definición de la identidad
como la modificación del sexo en el registro civil. En consecuencia,
en el caso concreto deberán examinarse las capacidades evolutivas
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del solicitante considerando, de manera particular, que la

comprensión de la identidad de género se alcanza entre los 5 y 7
años.
Tercero, debe establecerse que la decisión es libre, informada y

cualificada. En particular, frente a la solicitud de cambio de sexo
esté desprovista de coacción, sea voluntaria y no impuesta por
terceros, y que se emita con base el conocimiento previo y
suficiente sobre las implicaciones de la medida.
Sentencia T-033 del 2022, proferida por la Honorable Corte La Corte Constitucional advirtió que las entidades accionadas
Constitucional frente al derecho fundamental a dignidad humana, a la desconocieron los derechos reivindicados al negarse a modificar el
personalidad jurídica, al libre desarrollo de la personalidad y a la componente sexo, por segunda vez, en el registro civil y en la
libertad de conciencia de la Constitución Política cédula de una persona con identidad de género no binaria, a causa
de la falta de cumplimiento del término de 10 años desde el primer
cambio y de que la solicitud excede el alcance previsto para esa
modificación (“M” o “F”). Para la Sala, en este caso correspondía
aplicar en forma preferente los postulados constitucionales, e
implicar las disposiciones legales en la materia, para materializar
los derechos de la parte accionante. No obstante, encontró que las
accionadas actuaron con apego a la literalidad de la legislación
vigente, y que ésta tanto como las concepciones de los jueces de
instancia se encuentra permeadas por preconcepciones binarias
del género, que redundaron en la falta de reconocimiento de la
identidad de la parte demandante.
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Resolución N.° 146 de 2000 Por el cual se adopta el Número Único Toda la disposición.
de Identificación Personal (NUIP).
Resolución N.° 636 de 2001 Por la cual se establecen los grupos in-
Capítulo II DIRECCIÓN NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN
ternos de trabajo de las dependencias de la sede central y las Dele-
Artículos 6 a 13.
gaciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan
otras disposiciones.
Resolución N.° 3571 de 2003, “Por la cual se determina nueva es- Toda la disposición.
tructura NUIP.”
Toda la disposición.
Resolución N.° 3007 de 2004, “Por la cual se autoriza realizar algu-
nas correcciones del NUIP”.
Toda la disposición.
Resolución N.° 134 del 13 de enero de 2015 “Por la cual se agrega
Tarjeta de Identidad al Grupo de producción y Envíos de la Dirección
Nacional de Identificación”
Resolución N.° 12009 del 21 de noviembre de 2015 por la cual se Toda la disposición.
adopta el procedimiento interno para los casos relativos a la múltiple
cedulación.
Resolución N.° 11630 del 08 de agosto del 2018: “Por la cual se

adopta el procedimiento para la destrucción de documentos de Toda la disposición.
identidad no reclamados por el titular.
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Resolución N.° 8937 de 13 de agosto de 2019: Por la cual se adopta

el Número Único de Identificación Personal NUIP para los trámites Toda la disposición.
realizados en la Estación Integrada de Servicios – EIS, se establece
su código y se determina el rango NUIPS.
Resolución No. 2527 de 26 de enero de 2022: Por la cual se
reorganiza la atención de población vulnerable en la Registraduria Toda la disposición
Nacional del Estado Civil y se suprime el Grupo Interno de Trabajo
“Unidad de Atención a Población Vulnerable UDAPV”
Resolución No. 31428 de 16 de noviembre de 2022 Por la cual se Toda la disposición
unifican y actualizan las disposiciones para la exoneración del cobro
en la expedición de copias y certificados de registro civil de
colombianos, rectificación e y duplicados de documentos de
identificación.
Circular Externa No. 011 de 2021 “Presentación de la nueva cédula Toda la disposición.
de ciudadanía digital”, ante las Ramas del Poder Público, Órganos
Autónomos e Independientes, Organismos de Control, Sistema
Integral De Verdad, Justicia, Reparación y no Repetición,
Organización Electoral, Entidades de Naturaleza Particular y
ciudadanía en general.
Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión vigente. Toda la disposición, en particular lo establecido en el Capítulo 13
Identificación.
Circular No. 85 de 17 de noviembre de 2022 “Modificación numeral Numeral 3
3. “Sobre los soportes de recaudo o pago” y numeral 5. “Devolución
de dineros consignados a favor del Fondo Rotatorio de la
Registraduría Nacional del Estado Civil” de la Circular No. 121 de 2017
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6. DEFINICIONES
CÉDULA DE CIUDADANÍA: Es el documento de identificación por medio del cual los colombianos mayores de 18 años se identifican en
todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales.
La cédula se expide actualmente en dos formatos:
CÉDULA DE CIUDADANÍA AMARILLA CON HOLOGRAMAS: Formato de cédula de ciudadanía, basado en tecnología AFIS (Autómatas
Fingerprint Identificación System), que permite la verificación automática de la identidad de las personas con la comparación de las huellas
dactilares, la cual se genera para los siguientes trámites:
• Cédula de ciudadanía de primera vez: Es un documento que se expide a solicitud del colombiano una vez ha cumplido la mayoría de
edad.
• Duplicado de cédula de ciudadanía: Es el documento realizado a solicitud del colombiano cuando la cédula de ciudadanía que se
entregó en la primera ocasión se ha deteriorado o perdido.
• Rectificación de cédula de ciudadanía: Es el trámite que se realiza cuando por motivo del cambio de los datos biográficos, cambio de
señales particulares, o errores en la cédula de ciudadanía de primera vez se requiere modificar algunos de estos datos en el documento
de identificación.
• Duplicado Web de cédula de ciudadanía: Es la réplica de la última cédula de ciudadanía expedida al titular. El trámite puede ser
solicitado(a) por el ciudadano(a) de dos formas: i) en línea, a través de la página web de la Entidad, con pago presencial en entidad
recaudadora autorizada o por el sistema PSE, o, ii) presencial a través de herramienta Web asistida desde las oficinas, con pago
presencial en entidad recaudara autorizadas (banco u Operadores de servicios postales de pago-OSPP). No requiere preparación de
material.
• Renovación de la cédula de ciudadanía: Es el trámite que se realiza al titular del documento cuando aún posee la cédula de ciudadanía
blanca laminada o café plastificada y se realiza el cambio por el actual formato de cédula, amarilla con hologramas, único documento
válido en la actualidad.
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CÉDULA DE CIUDADANÍA DIGITAL: Este documento está basado en tecnología ABIS (Automated Biometric Identification System -
Sistema automático de identificación por biometrías) que permite la verificación automática de la identidad de las personas con la compa-
ración de su morfología facial. Esta equivale funcionalmente a la cédula de ciudadanía física, con la cual, los colombianos pueden identi-
ficarse plenamente en escenarios no presenciales y presenciales, con las más altas condiciones para garantizar la seguridad de sus datos,
garantizando una plena identificación y mitigando el riesgo de suplantación.
La cédula de ciudadanía digital tiene dos versiones: la física de seguridad personalizada en policarbonato, que una vez expedida y entre-
gada a su titular, habilita la generación de la segunda versión: la cédula de ciudadanía digital, la cual se activará con biometría facial en
el Smartphone del colombiano visualizándose de igual forma que la versión física. Esto quiere decir que, si un colombiano quiere tener la
cédula de ciudadanía digital debe previamente contar con la cédula de seguridad personalizada en policarbonato. Inicialmente, se genera
para el trámite de duplicado.
TARJETA DE IDENTIDAD: Es el documento de identificación por medio del cual los niños, niñas y adolescentes entre los 7 años y hasta
que adquieren la mayoría de edad, pueden identificarse en todos los actos a que haya lugar y en los que se requiera demostrar su
identidad. Este documento se expide en formato Azul biométrico según especificaciones técnicas de seguridad.
• Tarjeta de identidad de primera vez: Es un documento que se expide a solicitud del colombiano una vez ha cumplido los 7 años.
• Duplicado de Tarjeta de identidad: Es el documento realizado a solicitud del colombiano cuando la tarjeta de identidad que se entregó
en la primera ocasión se ha deteriorado o perdido.
• Rectificación de Tarjeta de identidad: Es el trámite que se realiza cuando por motivo del cambio de los datos biográficos, cambio de
señales particulares, o errores en la tarjeta de identidad de primera vez se requiere modificar algunos de estos datos en el documento
de identificación.
• Duplicado Web de tarjeta de identidad: Es la réplica de la última tarjeta de identidad expedida al titular. El trámite puede ser solicitado(a)
de dos formas: i) en línea, a través de la página web de la Entidad, con pago presencial en entidad recaudadora autorizada o por el
sistema PSE, o, ii) presencial a través de herramienta Web asistida desde las oficinas, con pago presencial en entidad recaudara
autorizadas (banco u Operadores de servicios postales de pago-OSPP). No requiere preparación de material.
• Renovación de la Tarjeta de Identidad: Es el trámite que se realiza cuando al menor de edad se le ha expedido tarjeta de identidad de
color rosado.
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DATOS BIOGRÁFICOS O ALFANUMÉRICOS: Son datos relacionados con la identidad del colombiano, dentro de los cuales están in-
cluidos los nombres, apellidos, fecha y lugar de nacimiento, fecha y lugar de expedición, NUIP o número de la cédula, Sexo, Grupo
sanguíneo y RH, Estatura, que se incorporan en un documento de identidad.
Formato de cedulación y tarjeta de identidad: Formato oficial que se debe utilizar para consignar la información biográfica y biométrica
de un colombiano para la solicitud de trámite de un documento de identificación.
Formador de Servicios Digitales: Aquel funcionario de la RNEC, competente para el apoyo técnico en la implementación y sostenimiento
de los servicios digitales en el nivel desconcentrado
Gestor de Servicios Digitales: Aquel funcionario de la RNEC, competente para la administración, control y seguimiento de los servicios
digitales en el nivel desconcentrado
Operador de Servicios Digitales: Es aquel funcionario de la RNEC acreditado como competente (certificado o recertificado) para preparar
solicitudes de identidad digital por medio de la Estación Integrada de Servicios - EIS y demás herramientas tecnológicas. Son los respon-
sables de la preparación, trámite y gestión de la identidad digital por medio de las Estaciones EIS.
Enrolamiento: es el procedimiento de captura de información biográfica y/o biométrica del colombiano, al momento de solicitar un docu-
mento de identificación, la cual es almacenada en una lista o base de datos, para la generación del documento de identidad.
Reseña decadactilar: Es la fuente de información biométrica para la identificación de un colombiano y su obtención consiste en capturar
manualmente en el formato de cedulación y tarjeta de identidad, las impresiones dactilares de cada uno de los dedos de las dos manos
según las características del ciudadano de acuerdo con el “Manual de Reseña: RAMN01”. Se utiliza para los trámites de cédula de ciuda-
danía y tarjeta de identidad de primera vez y rectificación. Así mismo, se puede realizar reseña decadactilar electrónica a través de
dispositivos electrónicos de captura de huellas, en los dispositivos electrónicos conocidos como Morphotop, o en las Estaciones Integrada
de Servicios EIS de acuerdo con el “Manual Funcionamiento Estación Integrada de Servicios EIS: RAMN04”.
Resolución de Inscripción: Documento por el cual se le otorga la nacionalidad colombiana por adopción a un extranjero de un país
latinoamericano o del Caribe y de España.
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Retratamiento: Procedimiento de corrección que se lleva a cabo cuando existe en una solicitud una inconsistencia de tipo alfabético. Los
errores pueden ser por (Nombre o Apellidos, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, fecha de expedición, lugar de expedición y RH).
Relanzamiento: Procedimiento de relanzamiento de la Solicitud para halarla nuevamente y seguir el estudio que corresponda en el flujo
de producción.
Producción de tarjetas de identidad y/o de cédulas de ciudadanía en el nivel desconcentrado: información que corresponde a la
cantidad de trámites solicitados por los colombianos y preparados en las oficinas de la circunscripción respectiva en un periodo de tiempo
determinado y por tipo de solicitud si así se requiere: primera vez, duplicado, renovación y rectificación. Puede ser proporcionado por la
Registraduría Distrital o Delegación Departamental por municipio o por departamento y debe incluir los trámites que se realizan en cam-
pañas de atención a población vulnerable.
Producción en Centro de Acopio: Información que corresponde a la cantidad de material de identificación preparado en papel en las
oficinas de la circunscripción, que es procesado a través del “Aplicativo de Centro de Acopio” para ser verificado y cargado en sistema de
producción de documentos de identidad. La producción en cada Centro de Acopio puede variar dependiendo de diferentes factores como
la cantidad de material de identificación recibido de las Registradurías y la calidad de esta, la disponibilidad de las herramientas tecnoló-
gicas, personal disponible para procesamiento.
Tiempo de producción en los Centros de Acopio: Tiempo promedio de procesamiento de una solicitud de documento en Centro de
Acopio, que va desde la fecha de recepción en el aplicativo de Centro de Acopio hasta la fecha de finalización del procesamiento.
Documentos cargados en el sistema de producción de documentos de identidad: dato que corresponde a la cantidad de documentos
de identidad que una vez realizada su validación en el Centro de Acopo fueron aprobados y se generaron de los archivos de cargue al
sistema de producción (TS Y STS).
Acumulado de Centro de Acopio: Información que corresponde a la cantidad de trámites recepcionados en el aplicativo de Centro de
Acopio, que están pendientes de culminar su procesamiento en un tiempo determinado.
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Producción de tarjetas de identidad y/o de cédulas de ciudadanía en fábrica-oficinas centrales: Información que corresponde a la
cantidad de documentos fabricados laminados y troquelados en un periodo de tiempo determinado, que se puede generar por tipo de
solicitud si así se requiere: primera vez, duplicado, renovación y rectificación.
Nota: Es importante precisar que la información del sistema de producción de documentos de identidad está en constante actualización,
lo que refiere que a cada segundo se actualiza la información y que al momento de realizar una consulta pueden varían las cifras que éste
pueda reportar. De igual manera las solicitudes pueden cambiar de estado en una misma fecha a medida que pasa por aprobación de las
validaciones de información y de los demás controles.
Personalización: Proceso de producción que se realizar con las cédulas físicas de Policarbonato.
Tarjeta decadactilar: Es la parte principal del Formato de cedulación y tarjeta de identidad que contiene la información biográfica y
biométrica como: fotografía, firma y huellas dactilares correspondientes Este formato se remite para procesamiento en los Centros de
Acopio.
Tarjeta alfabética: Es la segunda parte del formato de cedulación y tarjeta de identidad que se conserva en la oficina de preparación del
documento y contiene los siguientes datos: NUIP, fecha de preparación, nombre y apellidos, fecha y lugar de nacimiento, estatura, impre-
sión dactilar del titular (del índice derecho o el que corresponda), fotografía, entre otros.
Contraseña: Es la tercera parte del formato de cedulación y tarjeta de identidad que se entrega al ciudadano y es el comprobante que se
entrega al ciudadano terminado el enrolamiento en papel, en el consta que el titular ha tramitado un documento de identificación.
Comprobante de documento en trámite: es el comprobante en el que consta que el titular ha tramitado cédula o tarjeta de
identidad, el cual se genera en forma digital y se envía al correo electrónico aportado por el titular.
Comprobante de pago: documento que garantiza el ingreso de los recursos al Fondo Rotatorio de la Registraduría por la prestación de
servicios. Actualmente corresponde a la copia original de la consignación bancaria o a la tirilla de pago que expiden los operadores de
servicio postales de pago – OSPP o el que se genera una vez se realizan los pago por el sistema PSE.
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Tipo de documento: Hace referencia a la especificación del tipo de documento de identidad a realizar, que pueden ser tarjeta de identidad
o cédula de ciudadanía.
Tipo de trámite: Hace referencia a la especificación del tipo de trámite de identidad a realizar, que pueden ser primera vez, duplicado,
renovación o rectificación
TESLIN: papel sintético utilizado para la fabricación de Cédulas de Ciudadanía amarilla con hologramas y tarjeta de identidad, según
especificaciones técnicas.
POLICARBONATO: material de alta seguridad en el que se fabrica la versión física de la cédula de ciudadanía digital, en el que se
personaliza la información de acuerdo con especificaciones técnicas.
SGDEA Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –, que corresponde a la base de datos magnética que contiene las
solicitudes presentadas a la Registraduría Nacional del Estado Civil – Nivel Central, el estado de la solicitud, el servidor público respon-
sable y las respuestas emitidas
Residuo: cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto en estado sólido o semisólido o cualquier líquido o gas contenido en
recipientes o depósitos cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la activi-
dad que lo generó (o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula).
Residuo aprovechable: es cualquier material, objeto, sustancia o elemento sólido que no tiene valor de uso para quien lo genera, pero
que es susceptible de aprovechamiento para su reincorporación a un proceso productivo
ABIS: Sistema Automático de Identificación por biometrías (dactilar y facial)

AFIS: Sistema Automático de Identificación a través de las Impresiones Dactilares
ANI: Archivo Nacional de Identificación
CC: Cédula de Ciudadanía
CC PV: Cedula de ciudadanía de primera vez
CC DUP: Duplicado de cédula de ciudadanía
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CC REN: Renovación de cédula de ciudadanía

CC REC: Rectificación de cedula de ciudadanía
CC DIG: Cédula digital
DCU: Unidad de captura de datos en papel
EIS: Estación integrada de servicios
CMS_Pack: (Card Management System_Pack) Aplicación CMS de gestión de los envíos
CMS_Stock: (Card Management System_Stock) Aplicación CMS de gestión de los insumos de fábrica
CMS_Track: (Card Management System_Track) Aplicación CMS de seguimiento de los documentos y lotes de envió
CQC: (Control Quality Card). Control de Calidad del documento
DCU: Unidad de Captura de datos en papel
DED: Dispositivo de entrega de documento
EIS: Estación Integrada de Servicios
FIFO: (First In, First Out) Sistema de manejo de inventarios primero en entrar, primero en salir
HLED WEB: Herramienta Logística de Entrega de documentos vía web
ICAO: En inglés: International Civil Aviation Organization, ICAO, En español: Organización de Aviación Civil Internacional (OACI)
IVR: (Interactive Voice Response). Respuesta de voz interactiva
LEN: Lote de envío
LEX: Lote de Expedición
LMU: Lote de Municipio
LOGS: Registro Oficial de actualización del sistema
MBSS: Motor biométrico multimodal, capaz de suministrar algoritmos de reconocimiento facial, de huellas dactilares y del iris
MTR: Sistema de producción de documentos de identidad. (Administrador de Transacciones)
MORPHO TABLET O IDSCREN: Dispositivo de entrega de documentos
NIP: Número de Identificación personal
NUIP: Número Único de Identificación Personal.
PLMU: Lote de Municipio de un documento de identificación en formato cédula digital personalizada en policarbonato
PLEX: Lote de Envío de un documento de identificación en formato cédula digital personalizada en policarbonato
SCR: Sistema de Control de Recaudos
SITAC: Sistema Integral de trámites al ciudadano (Cancillería)
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TI: Tarjeta de Identidad

TI PV: Tarjeta de identidad de primera vez
TI DUP: Duplicado de tarjeta de identidad
TI REN: Renovación de tarjeta de identidad
TI REC: Rectificación de tarjeta de identidad
URL: Localizador de Recursos Uniforme
VPN: En inglés Virtual Private Network (VPN), En español: Red Privada Virtual
WAN: (Wide Área Network). Red de comunicación interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Para solicitar trámite de cédula de ciudadanía amarilla con hologramas y tarjeta de identidad de primera vez, duplicado, rectificación
o renovación se requiere agendar cita vía web a través del link http://agenda.registraduria.gov.co/agenda/index.php para las ciudades
capitales y municipios zonificados. En el resto de los municipios el solicitante podrá acercarse directamente a la Registraduría más
cercana.
Para solicitar el trámite de cédula de ciudadanía digital, NO se requiere agendar cita.
2. Para la realización de los trámites tanto en las sedes de la Entidad a nivel nacional como en el exterior, deberá verificarse el pago
respectivo para cada uno de los hechos generadores de cobro y se tendrá en cuenta las tarifas vigentes al momento de la atención
del solicitante; en caso de solicitud de exoneración se regirá por la normatividad vigente aplicable para cada tipo de población o trámite.
Los operadores de las Estaciones EIS tendrán el debido cuidado para garantizar la coherencia entre el tipo de trámite según su tarifa
y las exoneraciones de acuerdo con la normatividad vigente.
Debe informarse a la ciudadanía que el pago de los trámites se verá reflejado en el sistema 24 horas después de su realización, tiempo
a partir del cual se podrá agendar las citas, en los casos en los que es necesario agendar cita.
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3. Es un requisito para operar la Estación EIS que el funcionario se haya capacitado, de acuerdo con los criterios establecidos en el
Manual RAMN06 Manual del Gestor y Formador de Servicios Digitales. Se debe conservar la información que lo evidencie en el
formato RAFT52, así como los informes y actas que correspondan según lo establecido dicho manual.
4. El recaudo del pago, para los trámites de identificación a realizarse en forma presencial, se puede efectuar a través de las de las
cuentas del Fondo Rotario de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de los convenios vigentes con los operadores de servicio
postales de pago - OSPP, atendiendo a las directrices de la Gerencia Administrativa y Financiera.
5. El trámite en línea de duplicado de cédula de ciudadanía amarilla con hologramas y tarjeta de identidad está disponible a Nivel Nacional
para todos los colombianos, bien sea con pago presencial en entidad recaudadora autorizada o por el sistema PSE, para lo cual
deberán registrar un correo electrónico a través del cual se le enviará la contraseña virtual; sólo deberá acercarse a reclamar el docu-
mento a la Registraduría que indicó en el momento de realizar la solicitud.
Se recomienda tener en cuenta el Manual del Usuario – Solicitud de Duplicado del documento de Identidad en línea (manual de
referencia del aplicativo de la Gerencia de Informática).
Así mismo, para los ciudadanos que no tienen acceso a internet, está disponible la herramienta “Sistema de trámite de duplicados vía
web asistido en oficinas”, con las mismas características del trámite en línea”.
6. Para atender las necesidades especiales de documentos de identificación para población vulnerable, se realizará la atención a través
de los registradores distritales y los Delegados Departamentales del Registrador Nacional del Estado de acuerdo con la reglamentación
vigente para la exoneración de pagos.
7. Para la atención de personas en condición de discapacidad, adulto mayor y mujeres embarazadas, la Registraduría Distrital del Estado
Civil ha dispuesto, la atención sin agendamiento de cita, en las instalaciones del “Supercade Calle 13”, ubicado en la calle 13 No. 37-
35, en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. para todos los servicios de identificación y registro civil.
De igual manera, para la atención de las personas en condición de discapacidad que residen en Bogotá y que no pueden desplazarse
a alguna de las sedes de las Registradurías Auxiliares del Distrito Capital se podrá agendar un servicio a domicilio para la preparación
de cédulas y tarjetas de identidad al correo electrónico roliveros@registraduria.gov.co
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8. Los requisitos para realizar trámites de documentos de identificación serán actualizados en el aplicativo SUIT liderado por el Departa-
mento Administrativo de la Función Pública y publicados en el Portal del Estado Colombiano para conocimiento público. Así mismo
esta información estará disponible en la página web de la entidad www.registraduria.gov.co.
9. Para la atención de solicitudes de documentos de identificación, se tendrán en cuenta las directrices que para tal efecto expida la
Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación- Dirección Nacional de identificación.
Todas las solicitudes de documentos de identificación deben ser preparadas a través de la Estación Integrada de Servicios EIS, y
donde no se cuente con esta tecnología a través de las estaciones DCU.
En las registradurías donde NO cuente con estaciones EIS, solo se podrá realizar trámites en estaciones DCU con autorización previa
del centro de acopio y se atenderán los requisitos establecidos en la circular única de registro civil e identificación. En estos casos el
material decadactilar se remitirá directamente al Centro de Acopio Piloto de la sede central.
Así mismo, los funcionarios informarán e incentivarán a la ciudadanía que requiera duplicado de su cédula sobre la realización del
trámite para obtención de cédula de ciudadanía digital. Sin embargo, a petición del ciudadano se podrá hacer uso de la herramienta
“Sistema de trámite de duplicados vía web en oficinas” obteniendo una réplica de la última versión de la cédula amarilla con hologra-
mas; para este último, debe tenerse en cuenta que solo aplica para trámites realizados posterior al año 2016.
Las solicitudes de Cédula de ciudadanía digital únicamente se pueden realizar en las Estaciones EIS. Aplica para el trámite de primera
vez al cumplir los 18 años y duplicado. Según el desarrollo tecnológico y las directrices de la entidad, ampliará para los trámites de,
rectificación y renovación.
Para los colombianos que requieren trámite de duplicado de cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad para efectos de realizar soli-
citud de pasaporte, se puede realizar a través de cualquiera de los medios disponibles en oficina o en línea.
10. Para los trámites de rectificación de documentos por corrección de componente de sexo No Binario (NB), deben haber transcurrido
8 (ocho) días hábiles desde la modificación del registro civil de nacimiento con el marcador No Binario (NB) en dicho compo-
nente, para que la persona interesada que acuda a cualquier Registraduría y sea atendida. Así mismo una vez se cumpla
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este término, debe verificarse que se presente el registro civil de nacimiento modificado con la corrección del componente
sexo NB y el PIN del comprobante de pago por concepto de trámite de RECTIFICACIÓN según lo indicado en el numeral
15.4.1. de la Circular Única de Registro Civil e Identificación.
11. Para tramitar las solicitudes de cédula de ciudadanía de primera vez en consulados en el exterior, el documento base idóneo o indis-
pensable es el registro civil de nacimiento con espacio para notas, para los colombianos por nacimiento, nacidos a partir del 15 de
junio de 1938. Para las personas nacidas con anterioridad a esta fecha, el documento base podrá ser la partida de bautismo, con
certificación de competencia.
Para los colombianos por adopción, el documento base será la carta de naturaleza o la Resolución de inscripción, según el caso, junto
con el acta de juramento.
En todos los casos se debe realizar la verificación de la autenticidad de los documentos a través de los medios dispuestos para ello
con base en lo establecido en la Circular Única de Registro Civil e Identificación.
De otra parte, debe tenerse en cuenta que en el Manual de Funcionamiento de la EIS - RAMN04, en las reglas de negocio se hace
énfasis en caso de que el usuario presente como documento base registro civil de nacimiento, este debe estar correctamente grabado
y vinculado en las bases de datos, en consonancia con lo determinado en la Circular Única de Registro Civil e Identificación.
12. Para la adecuada administración y operación de los Centros de Acopio, se tendrán en cuenta las directrices que para tal efecto expida
la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación-Dirección Nacional de identificación, principalmente el Manual del
Gestor y Formador de Servicios Digitales RAMN06, y el Manual de Directrices de Centro de Acopio RAMN02, dependiendo del avance
en el despliegue de Estaciones EIS en cada Departamento.
13. Para la adecuada administración y operación de las Estaciones Integradas de Servicios EIS, se tendrán en cuenta las directrices que
para tal efecto expida la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación-Dirección Nacional de identificación, princi-
palmente el Manual de Funcionamiento de la EIS RAMN05
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14. Para la atención de solicitudes y casuística relacionada con la recepción, comprobación, escaneo, TS y STS de material decadactilar
proveniente de Consulados y casos especiales de las Registradurías, se dispone del correo electró-
nico:capiloto@registraduria.gov.co .
15. Para la atención de atención de casos relacionados con el seguimiento y solicitud de inserción de plenas identidades automáticas
previamente validadas por las áreas competentes (formato RATF45) de trámites en EIS, y de casos especiales que se presenten en
la estación EIS, se dispone del correo electrónico: soporteeis@registraduria.gov.co .
16. Las inconsistencias de datos biográficos y biométricos, las cuales son direccionadas automáticamente a los portales de investigación
diariamente, deberán ser verificadas por el Grupo de Validación e individualización para determinar su validación o rechazo parcial o
definitivo.
17. Los trámites de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad que presenten rechazo temporal o definitivo, semanalmente se cargarán
mediante formato RAFT43 dispuesto en el aplicativo Share Point, con el objetivo de informarlos a las Delegaciones Departamentales,
Registraduría Distrital, Registradurías Especiales, Auxiliares, Municipales, Grupo de cedulación en el exterior, para que procedan a
dar tratamiento y solución a los rechazos y se deje evidencia del respectivo seguimiento asegurando que el ciudadano es notificado
de la novedad cuando haya lugar. Dar aplicación al procedimiento RAPD06.
18. La Estación Integrada de Servicios EIS, dentro de su funcionamiento puede generar plena identidad RAFT 45, con motivo 1. Autenti-
cación Biométrica o 2. Vigencia por fallecimiento, los cuales corresponden a una novedad presentada al momento del enrolamiento,
estas deben ser trabajadas conforme el Manual Funcionamiento Estación Integrada de Servicios EIS.
19. Los Registradores y funcionarios deben informar a los ciudadanos, sobre la vigencia de la contraseña y el tiempo máximo para reclamar
su documento. Las contraseñas expedidas por la estación EIS, incluyen la fecha de vigencia.
20. Todo documento de identificación recibido por los Registradores a nivel nacional debe ser revisado y cargado de forma “inmediata” en
la Herramienta HLED-WEB, teniendo en cuenta el lote de expedición y el lote de municipio, información que será actualizada en la
página WEB de la entidad en la consulta “Estado del trámite” ingresando a https://wsp.registraduria.gov.co/estado_docs/docu-
mento/consultar/.
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Es de anotar, que en la página web en el link de consulta “Estado del trámite del documento de identidad” se encontrarán diferentes
estados, los cuales indicarán la etapa en el que se encuentra la solicitud del documento de identidad.
Por otra parte, los documentos enviados a las oficinas consultares se remitirán con un archivo plano el cual se cargará en la herra-
mienta SITAC. Así mismo, los consulados de Estados Unidos que ya cuentan con las herramientas EIS, HLEDWEB y Dispositivo de
entrega (Morpho Tablet o IDSCREEN), realizan dicha gestión a través de estos medios.
21. La entrega de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad, se hará previa autenticación biométrica del titular, o su delegado, de
acuerdo con los lineamientos establecido en la Circular Única de Registro Civil e Identificación, a través de la herramienta logística de
entrega MorphoTablet. Se debe verificar que se haya descargado el documento del inventario de la oficina en el portal HLED-WEB.
22. Los trámites preparados en la Estación EIS, cargan directamente al sistema de producción de documentos de identidad. Sin embargo,
ara el envío de material de identificación para procesamiento en los Centros de Acopio (desde las Registraduría que no cuenten con
Estación EIS), el envío de documentos y/o atención a solicitudes de traslados de documentos de identidad, se tendrán en cuenta los
lineamientos establecidos por la Gerencia Administrativa y Financiera en lo pertinente a los envíos postales
23. Los registradores y operadores de servicios digitales darán cumplimiento a los lineamientos que en materia de recaudos se establezca.
24. Para la exoneración de pago de trámites de duplicado y rectificaciones de documentos de identificación en cualquiera de sus formatos
vigentes, se tramitará el formato de exoneración RATFT15 en forma previa a la atención y se dará cumplimiento a los lineamientos
establecidos en la Resolución No. 31428 de 16 de noviembre de 2022. Los funcionarios brindarán la información respectiva a dichas
exoneraciones con claridad y oportunidad.
25. Para la exoneración del pago de trámites de duplicado y rectificaciones de cédula de ciudadanía que se expidan a los servidores
públicos de planta de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y sus beneficiarios ( cónyuge o compañero permanente, hijos, padres
y hermanos) en cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 6304 de 07 de octubre de 2008, indefectiblemente deben pre-
sentar el “Certificado de exoneración de pago de documento de identidad “(duplicado y rectificación de cédula y tarjeta de identidad)
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expedido por la Gerencia del Talento Humano en el formato vigente; así mismo, el funcionarios deberá acreditar el vínculo o grado
de parentesco y el lleno de los demás requisitos legales.
26. En materia jurídica, la Coordinación Grupo Jurídica Identificación, seguirá los lineamientos establecidos en la jurisprudencia, en las
leyes, decretos relacionados con el Derecho a la Identidad y la personalidad jurídica, así como en las directrices internas frente a la
atención de derechos de petición y fallos de tutela, especialmente en las contempladas en los siguientes procedimientos:
• Proceso RJCR01 Representación Jurídica, Procedimiento RJPDO3 Control y atención a tutelas.

• Proceso SCPD01 Servicio al colombiano, Procedimiento SCPD01 atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denun-
cias y consultas - PQRSDC.
27. Los registradores deben realizar control periódico del inventario de documentos, para dar cumplimiento a la Resolución No. 11630 del
08 de agosto del 2018: “Por la cual se adopta el procedimiento para la destrucción de documentos de identidad no reclamados por el
titular.” Respecto de los documentos en inventario de personas que se tenga conocimiento de documentos cancelados por muerte o
por diferentes motivos, se tendrá la precaución de devolverlos de inmediato al nivel central para su destrucción.
28. Para la atención de las solicitudes de traslado de documentos, los registradores darán estricto cumplimiento a las directrices que para
tal efecto expedida la Gerencia Administrativa y Financiera y/o la Delegada para el Registro Civil y la Identificación de acuerdo con las
condiciones contractualmente establecidas. Es preciso mencionar que actualmente el traslado de cédula de ciudadanía digital está
disponible entre registradurías del país, y con los consulados de Estado Unidos, no obstante, a medida que se vaya implementando
en los demás consulados las estaciones EIS, quedarán habilitados para preparación, traslado y entrega de todos los documentos. De
esta manera, en caso de recibir una solicitud de traslado de cédula digital de Colombia al exterior, se debe confirmar previamente si
en el consulado de destino cuenta con EIS habilitada
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29. Los formatos asociados al procedimiento se encuentran formalizados y de consulta a través de la intranet. Debe tenerse en cuenta
que en la actualidad y haciendo uso de las tecnologías modernas, algunos de ellos solo se pueden visualizar de manera digital, a
través de las herramientas disponibles.
30. En las sedes de nivel desconcentrado, en lo relacionado con el material de identificación, se atenderán las directrices que expida la
Gerencia Administrativa y Financiera, en materia de gestión documental y archivo.
31. Para la realización de las actividades de este procedimiento tanto en el nivel central como en el desconcentrado, deben dar prelación
a las herramientas digitales disponibles de manera que se contribuya con la virtualización de la atención de los servicios, tanto a nivel
interno como externo, lo que a su vez contribuirá con la mitigación del impacto de nuestra gestión sobre el medio ambiente.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PUNTO REGISTRO
# ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE DE Y/O
CONTROL DOCUMENTO
ETAPA: PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS
Recibir la solicitud para la expedición del documento de identificación
(TI – CC) y verificar que se cumpla con los requisitos establecidos para 5 min aproxi- Servidor de Re- Revisar
cada tipo de trámite, de acuerdo con las directrices y la normatividad madamente gistradurías Es- que aporte
1 vigente. peciales, Munici- los requisi-
pales, Auxiliares tos
Atender con prioridad los trámites solicitados por el Nivel Central para
y Consulados
la atención de derechos de petición y tutelas, informados por el Grupo
Jurídico DNI. (Nota: Procede de la actividad 40)
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Nota 1: para los trámites de primera vez y rectificación de documen-
tos de identificación, se debe requerir la presentación de la copia re-
ciente del registro civil y realizar la verificación, confrontación y confir-
mación que los datos contenidos en el documento correspondan a los
registrados en las bases de datos, previo a la preparación.
Nota 2: para los trámites de rectificación por corrección de compo-

nente de sexo No Binario (NB) verificar que hayan transcurridos 8
(ocho) días hábiles desde la modificación del registro civil de naci-
miento con el marcador No Binario (NB) en el componente sexo y pro-
ceder con el trámite que se realizará únicamente de forma manual.
Identificar el tipo de trámite y el tipo de documento (para el caso de
cédula si quiere la amarilla con hologramas o cédula digital) que 2 a 5 min Servidor de Re- Verificar en Registro de
requiere el ciudadano para determinar a través de cual herramienta o aproximada- gistradurías Es- las bases pago y/o exo-
estación de trabajo se va a atender la solicitud teniendo en cuenta lo mente peciales, Munici- de datos neración del
establecido en la política de operación No. 9. pales, Auxiliares de exone- trámite en el
y Consulados ración o las sistema de con-
Verificar que el solicitante haya realizado el pago acorde al tipo de certificacio- trol de recau-
2 trámite (cuando corresponda) y según las tarifas vigentes. Si se aplica nes Verifi- dos SCR
para exoneración de pago, verificar el derecho a través del link car según
“Consulta Sisbén” o “Consulta Ley de Víctimas” o que presente la caso, for-
certificación correspondiente, según normatividad vigente junto con el mato
formato de autorización de la exoneración. RAFT15 y
PTFT26
Nota: En las oficinas que NO cuentan con EIS se exigirá la
presentación de la tirilla o comprobante de pago físico
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Trámite sin preparación de material:
2 a 5 min Servidor de Re- Verificar en Registro de
Para las solicitudes de duplicado de documentos a realizar en el aproximada- gistradurías Es- las bases pago y/o exo-
Sistema de trámite de duplicados vía web en oficinas, solo se requerirá mente peciales, Munici- de datos neración del
registrar los siguientes datos básicos: pales, Auxiliares de exone- trámite.
ración o las Sistema de trá-
3
NUIP, nombres y apellidos completos, datos de contacto, consignación certificacio- mite de duplica-
o comprobante de pago o de exoneración y lugar de entrega del nes según dos vía web en
documento. Al culminar, indicar al ciudadano el tiempo aproximado de normativi- oficinas
entrega del documento y que la contraseña la recibirá al correo dad
electrónico suministrado.
Continuar al paso 18.
Verificar
2 a 5 min Servidor de con la in- Registro en
Trámite con preparación de material: Aproximada- Registradurías formación DCU o EIS
Digitar el NUIP o NIP, serial de RCN y/o apellidos y nombres en la mente Especiales, de las ba-
4 estación de enrolamiento para visualizar los datos del solicitante (DCU, Municipales, ses de da-
EIS, SITAC) y seleccionar el tipo de trámite a realizar (CC digital, TI, Auxiliares y tos o en el
CC amarilla con hologramas) Consulados Registro
Civil apor-
tado
Verificar que la información del Registro Civil de Nacimiento
corresponde con la contenida en SIRC tanto en EIS, como DCU, para 2 a 10 min Servidor de Re- Verificar Registro en
5 aproximada- gistradurías Es- con la in- SIRC
los trámites de primera vez, renovación o rectificación, así como para
los duplicados que se realicen con preparación de material. Para mente formación Comunicación
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
trámites preparados en consulados con la herramienta SITAC, peciales, Munici- de las ba- de solicitud de
consultar datos en el RCN aportado por el connacional. pales, Auxiliares ses de da- postgrabación
y Consulados tos o RCN
a. Si NO coinciden los datos, o el registro no está grabado, realizar la
grabación o corrección de los datos contenidos en el Registro Civil
de Nacimiento. Continuar al paso 6
b. Si la oficina está OFFLINE solicitar la post grabación al Servicio

Nacional de Inscripción. Las oficinas consulares realizarán la
solicitud al Grupo de Cedulación en el Exterior.
Verifica-
Una vez postgrabado el registro, realizar la actualización en la máquina ción Auto-
donde se realiza el trámite. mática en Formato
Los trámites realizados en la estación Integrada EIS se confrontarán EIS de RAFT45
con MTR, ANI y con SIRC según el tipo de trámite. MTR, ANI Reseña de
En todos los casos, si los datos son aprobados: Continuar al paso 7 y SIRC Plena Identidad
- Estación
Solicitud no validada EIS: para aquellos trámites realizados en la
Integrada de
estación Integrada EIS, que no superen la validación por vigencia, (que
Servicios EIS
se encuentren cancelados por muerte) o por autenticación biometría
(cuando se presente HIT con otro NUIP), el sistema generará el
Formato RAFT45 Reseña de Plena Identidad – EIS, a la cual se dará
tratamiento según lo indicado en el Manual funcionamiento estación
integrada de servicios EIS para estos casos.
Si la solicitud no quedará aceptada se da por terminada la atención
informando al ciudadano.
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Postgrabar el RCN. Se deberá realizar previamente la verificación del
1 a 3 días Servidores de Verificar Registro en
mismo en el sistema de Gestión Electrónica de Documentos – GED de Registradurías con la in- SIRC
registro civil o en caso de que no se encuentre o en la oficina no se Especiales, Mu- formación
6
tenga acceso a este sistema GED, se debe realizar la verificación de nicipales, Auxilia- de las ba-
la información aportada directamente con la oficina origen del registro res / ses de da-
civil. tos o RCN
Adicionar los datos alfanuméricos faltantes: Dirección, teléfono, ciu-

dad, tipo de sangre y factor RH, estatura, indicar si firma o no, identifi- 2 a 3 min Servidor de Re- Registro DCU o
car la existencia de alguna señal particular que posea el solicitante y aproximada- gistradurías Es- EIS
registrarla (según el Manual de Reseña RAMN01, o, Manual funciona- mente peciales, Munici-
miento estación integrada de servicios EIS RAMIN04), e indicar la hue- pales, Auxiliares
lla del dedo que aparecerá en el documento. y Consulados
7
Para los trámites de CC y TI, preparados en DCU, se debe registrar el
Número de preparación, indicado en el formato de preparación.
Adicionalmente, para efecto de la inclusión del NUIP en el censo elec-
toral, cuando se trate de cédula de primera vez, se indicará el puesto
de votación en el cual aparecerá el colombiano.
Registrar los datos correspondientes al pago, para los trámites que tie-
nen cobro; de estar exento, seleccionar esta opción, cuando se reali- 1 min aproxi- Servidor de Re- SCR /Con- Registro en
8 zan en DCU. Continúa paso 9 madamente gistradurías Es- signación / DCU o EIS
En la herramienta EIS, se muestra la información y el operador escoge peciales, Munici- EIS
el pin a utilizar. Continúa paso 10 pales, Auxiliares
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Trámites realizados en DCU y SITAC:
Confirmar con el titular que los datos registrados estén correctos e im- 2 a 3 min Servidor de Re- Consecu- Formato de Ce-
primir el formato de Cedulación y tarjeta de identidad. aproximada- gistradurías Es- tivo NP del dulación y tar-
Colocar las tres fotografías, las huellas y firma del titular y del reseña- mente peciales, Munici- Formato de jeta de identi-
dor en el formato de Cedulación y tarjeta de identidad, de acuerdo con pales, Auxiliares Cedulación dad
9
el Manual de Reseña. y Consulados y tarjeta de
identidad.
Los datos son impresos en la parte correspondiente a la contraseña
que hace parte del formato de Cedulación y tarjeta de identidad.
Verificar
Aprobar con la firma el Formato de Cedulación y tarjeta de identidad 1 a 2 min Registrador Es- los datos Alfabética y
para los trámites realizados en DCU y SITAC, entregar contraseña al aproximada- pecial, Municipal, registrados Decadactilar
titular y archivar tarjeta alfabética en la Registraduría en donde se pre- mente Auxiliar y Cónsul en el for-
10
paró trámite. mato de
Finalizar Trámite. cedulación
y tarjeta de
identidad
2 a 3 min Servidor de Re- Verificar la Registro digital

Trámites realizados en EIS:
aproximada- gistradurías Es- calidad de (EIS)
11 Capturar digitalmente la fotografía, huellas y firma cuando se realiza
mente peciales, Munici- la foto,
en estación integrada de servicios EIS de acuerdo con Manual Funcio-
pales, Auxiliares firma y Formato
namiento Estación Integrada de Servicios EIS, Versión vigente.
y Consulados huella dac- RAFT45
tilar
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Aprobar con la firma del ciudadano la información que este le muestra
en la pantalla dispuesta para él. 1 a 2 min Servidor de Re- Verifica-
aproximada- gistradurías Es- ción del
12 Finalizar Trámite.
mente peciales, Munici- ciudadano
Para estos trámites realizados en EIS, la contraseña se genera desde pales, Auxiliares
la herramienta en forma inmediata y se envía vía correo electrónico. y Consulados
Verificar
Exportar archivos planos de la estación DCU para cargar la informa-
15 a 60 minu- Servidor de Re- SCR
ción en el SCR y comprobar contra los recibos de consignación los
tos aproxima- gistradurías Es- y consigna-
trámites generadores de pago.
13 damente peciales, Munici- ciones
Para los trámites realizados en la estación EIS se generará un archivo
pales, Auxiliares o formatos
de manera centralizada y automática, así mismo se hará el cargue al
de exonera-
sistema SCR.
ción
Enviar material decadactilar con todos los trámites realizados en esta-
ción DCU y SITAC al Centro de Acopio correspondiente para las ofici- 3 a 8 días Servidor de Re- Verificar el Guía de envío
nas que aplique aproximada- gistradurías Es- contenido Comunicación
mente peciales, Munici- del envío por correo elec-
Enviar con prioridad el material de los trámites solicitados por el Nivel pales, Auxiliares trónico al Nivel
14 Central para la atención de derechos de petición y tutelas, informando y Consulados Central y Cen-
al Grupo Jurídico DNI y al Centro de acopio según el caso. tro de Acopio
Los trámites realizados en la estación EIS ingresan en línea de manera

inmediata al sistema de producción, por lo tanto, no se requiere otro
medio para su cargue.
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Recibir y verificar que el material remitido esté acorde con la comuni-
1 día aproxi- Servidores cen- Verificar Comunicación
cación recibida en cada Centro de Acopio del país.
15 madamente tro de Acopio material re- de devolución
Informar mediante comunicación al remitente, cuando se identifica ma-
cibido
terial faltante.
Procesar el material decadactilar recibido, en el aplicativo “Centro de

5 a 15 días Servidores cen- Base de Registros de
Acopio” según Manual de Directrices de Centros de Acopio RAMN02.
Depende de- tro de Acopio datos en el actualización
Si hay inconsistencia en los datos, resolver internamente o clasificar
manda apro- Servidor en aplicativo
por lugar de origen para devolver el material según manual.
ximadamente del centro
16 Dar aplicación para las devoluciones, a lo establecido en el procedi- de Acopio
miento Salidas no conformes RAPD06.
Tramitar con prioridad los trámites solicitados por el Nivel Central para
la atención de derechos de petición y tutelas, informando al Grupo Ju-
rídico DNI.
ETAPA: CARGUE
Generar lotes de documentos para transferir al Nivel Central y cargar

1 día aproxi- Servidores cen- Base de Archivos de lo-
a sistema de producción de documentos de identificación por el medio
madamente tro de Acopio datos en el tes
electrónico respectivo WAN.
Contratista Servidor
17 del centro Comunicación
Nota: General lotes independientes para los trámites solicitados por el
de Acopio por correo elec-
Nivel Central para la atención de derechos de petición y tutelas, infor-
trónico
mando al Grupo de Recepción y al Grupo Jurídico DNI.
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Servidor centro Verifica-
1 día aproxi- de Acopio y ción en Reporte de
18 Realizar seguimiento al cargue de los documentos en MTR.
madamente Grupo de recep- MTR Cargue
ción de la DNI
Realizar controles Automáticos de datos alfanuméricos y biométricos
en el sistema AFIS -MTR dando inicio al proceso de producción. Si son apro- Sistema central Verifica- Registro en el
bados: 1 día Contratista ción con el sistema MTR
a. Si no son aprobados los controles de foto y firma pasa a estación aproximada- sistema
de retratamiento de foto y firma. Continuar al paso 20 mente MTR AFIS
19 b. Si no son aprobados los controles alfanuméricos y/o impresión
dactilar, pasa al cliente de investigación Continuar al paso 21
c. Si todos los controles son aprobados, el trámite ingresa al módulo
de conformación de lotes de impresión.
Continuar al paso 23
Coordinador Verificar In-
3 horas Grupo Recep- formes de
Control de Insumos ción-DNI Delegacio-
20 Realizar seguimiento a la distribución y uso de los formatos de cedu- Delegaciones nes y Can-
lación, tarjeta de identidad, donde aún se utilicen. Departamentales cillería
Coordinador de
Cedulación en el
exterior
ETAPA: VALIDACIÓN
21 Verificar ajuste de foto y/o firma

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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
a. De ser posible realizar el retratamiento, continúa los controles au- 1 días (de- Servidores de la Verifica- Registro en el
tomáticos. pende de la Coordinación de ción con el sistema MTR
Continuar al paso 22 cola de pro- Validación e Indi- sistema
b. De no ser posible hacer retratamiento de foto o firma, queda con ceso) aproxi- vidualización Sis- MTR
rechazo definitivo para toma de nuevo material. Retoma en paso madamente tema central
1 una vez se presente el ciudadano. Contratista
Nota: Dar aplicación para los rechazos, a lo establecido en el procedi-

miento Salidas no conformes RAPD06.
Realizar la validación de los datos alfanuméricos y/o impresión dactilar

de las solicitudes que ingresan a las estaciones de investigación-INV. 10 minutos Servidores de la Verifica- Registro en
aproximada- Coordinación de ción en los MTR.
a. Si la Validación alfanumérica es aceptada, el trámite continúa con mente (má- Validación e Indi- sistemas
los controles automáticos de impresiones dactilares. ximo 30 días vidualización Comunicación
b. Si la Validación alfanumérica no es aceptada el trámite es sometido en este mó- solicitando re-
a retratamiento y si es aceptada continúa controles. dulo) lanzamiento
22 c. Si la validación de impresiones dactilares es aceptada continúa con
los controles de impresión.
Si la Validación NO es aceptada, se rechaza de manera definitiva o de
manera parcial por corrección de datos biográficos. En cuyo caso se
debe dar aplicación según tipo derechazo a lo establecido en el proce-
dimiento Salidas no conformes RAPD06 y el Manual RAMN05
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Cuando no existe versión de referencia en las bases de datos, pasa al
módulo de aislamiento (pending), máximo por 30 días para que se
aporten los documentos requeridos para validar la información.
Nota: Se debe dar prioridad a requerimientos de personas discapaci-
tadas o en condición de vulnerabilidad, a las solicitudes de orden judi-
cial, Derechos de petición, Tutela; de igual manera, a las solicitudes
de relanzamiento o retratamiento que remiten las registradurías como
resultado del seguimiento a la matriz de rechazos RAFT43.
ETAPA: PRODUCCIÓN Y ENVÍO

Verifica-
2 a 5 días Grupo Produc- ción y Reporte CMC
Controles de insumos: aproximada- ción y Envíos Aceptación STOCK y
23 Consolidar el consumo de insumos utilizados en el proceso de produc- mente RNEC- GAF- Al- por parte RAFT46
ción, diligenciar y entregar el formato para el control de insumos de macén y Contra- GAF.
producción de documentos de identidad a la coordinación de almacén tista CMC
e inventarios. STOCK y
RAFT46
Realizar el alistamiento de los insumos para la producción de docu-
1 a 2 días Grupo Produc- Actualiza- Registro en
mentos. Utilizando el sistema de rotación de inventarios FIFO (First In,
24 aproximada- ción y Envíos ción Sis- CMS_Stock
First Out) y otros insumos, según el tipo de formato
mente RNEC- Contra- tema MTR
tista
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Para cédulas amarillas con hologramas y tarjetas de identidad se utili-
zarán hojas Teslin y rollos laminado anverso y reverso.
Para cédula digital, en su versión física, se utilizarán tarjetas pre per-

sonalizadas en Policarbonato de acuerdo con las especificaciones téc-
nicas.
Ingresar automáticamente las solicitudes que cumplen con los contro-
3 a 7 días Contratista Actualiza- Registro en el
les al módulo PCTL (cédulas amarillas con hologramas y tarjeta iden-
aproximada- ción Sis- sistema MTR
tidad) o módulo IDPS (cédula digital) para la producción de documen-
mente tema MTR
25 tos de identificación.
Para las cédulas digitales, la producción será uno a uno y para los
otros documentos, se conforman los “lotes de impresión” una vez las
solicitudes están listas para tal efecto.
Preparar los datos de las solicitudes a producir en los módulos respec-
tivos. 2 días aproxi- Contratista Actualiza- Registro en
madamente ción Sis- MTR,
26 Se envían los datos de las solicitudes a la línea de impresión y se rea- tema MTR CMS_Stock y
liza la producción real de los documentos de identificación, de tal ma- acta control de
nera que se garanticen los estándares de calidad del producto termi- insumos
nado, según su formato y especificaciones técnicas.
27 Verificar que los documentos producidos cumplan con las normas de 1 día aproxi- Contratista Actualiza- Registro en
calidad y los requisitos establecidos para la producción de un docu- madamente ción Sis- CMS_Stock,
mento de identificación (foto, firma y/o huella, consistencia entre las tema MTR.
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
imágenes y la información biográfica del solicitante o problemas gene- Acta de Registro en
rados en el proceso de fabricación) mediante el control en el módulo destrucción MTR
CQC_CONTROL.
Los documentos de identificación rechazados en CQC, se agrupan por
tipo de rechazo (foto, firma, datos, etc.) y se entrega un reporte deta-
llado que hace parte del consolidado de rechazos.
Nota: Dar aplicación a lo establecido en procedimiento RAPD06 y
al manual RAMN05.
Se lleva control, digitalizando cada uno de los documentos y se entre-
gan para destrucción junto con los sobrantes:
• Retal sobrante, marcas de agua.
• Laminado utilizado en el enhebre y espacio entre hojas.
• Documentos de identificación rechazados por control de calidad
(CQC).
Conformar los lotes para él envió de documentos de identidad que
cumplen los parámetros de calidad CQC, (lote por unidad para docu- 3 a 5 días Contratista Actualiza- Actas LEN,
mentos en policarbonato y lotes múltiples para documentos en Teslin) aproximada- Grupo Produc- ción Sis- LEX y LMU,
LEN, LEX Y LMU, para documentos en teslin o el PLEN, PLEX para mente ción y Envíos- tema MTR, Hled Web
28 documentos en policarbonato, seguido del contrapunteo, revisión con- RNEC- HLED
junta, para concluir con el embalaje. Operador Logís- WEB
tico de Trans- Guías de
Se envía electrónicamente el LMU a la plataforma Hled Web y a la porte envío
página web de la entidad. Página
www.regis-
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Los documentos físicos son enviados a través del operador logístico tradu-
que preste los servicios a la Entidad. ria.gov.co
“¿Está listo
mi docu-
mento?”
ETAPA: ENTREGA
1 día aproxi- Servidor de Re- Herra- Reporte de do-

Recepcionar del nivel central los documentos de identidad, y hacer el madamente gistradurías Es- mienta cumentos reci-
contrapunteo y cargue en la herramienta HLED- WEB. peciales, Munici- HLED- bidos generado
En los Consulados realizar cargue en la herramienta SITAC. Así pales, Auxiliares WEB por la herra-
29
mismo, los consulados de Estados Unidos que ya cuentan con las he- y Consulados o SITAC mienta HLED-
rramientas EIS, HLEDWEB y Dispositivo de entrega (Morpho Tablet ó WEB
IDSCREEN) , realizan dicha gestión a través de estos medios. Log Transac-
cional (Recibo)
Entregar el documento de identidad al titular del trámite con autentica- Servidor de Re- Actualiza- Reporte de ac-
ción biométrica, según directrices de la Circular Única de Registro Civil 10 min apro- gistradurías Es- ción Herra- tualización del
e Identificación y descargarlo en la herramienta HLED-WEB. ximadamente peciales, Munici- mienta Sistema.
En los consulados, descargar a través del SITAC Así mismo, los con- pales Auxiliares HLED
sulados de Estados Unidos que ya cuentan con las herramientas EIS, y Consulados WEB, y Acta de entrega
30 HLEDWEB y Dispositivo de entrega (Morpho Tablet ó IDSCREEN), SITAC,
realizan dicha gestión a través de estos medios. MORPHO Log Transac-
TABLET o cional (Entrega)
IDSCREN
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Solicitar al colombiano, que verifique la información contenida en el
documento recibido, si no está conforme debe devolverlo al Registra-
dor o Cónsul quien deberá remitirlo para el retratamiento. En caso de
error dar aplicación a lo establecido en el procedimiento RAPD06.
Es obligatorio motivar a los ciudadanos a realizar la activación de
la cédula digital y asistirlo en dicho procedimiento, agotando to-
das las instancias para lograr este objetivo.
Levantar acta de entrega del documento, en los casos en que en forma

expresa lo solicite la Coordinación de Jurídica- DNI.
Nota: El tramite finaliza con la entrega exitosa del documento (a través

de la biometría facial o dactilar) y continua en la actividad 36 el segui-
miento del responsable de la custodia de los documentos.
Nota: A solicitud del titular del documento o del representante legal se

podrá continuar a la actividad 31 o actividad 35.
Traslados Internacionales
Recibir y consolidar las solicitudes de traslado de documentos desde
o hacia el exterior o interconsulares vía página web, correo o medio Grupo de Cedu- Tabla de Tabla de con-
31 escrito exclusivamente. 1 horas lación en el Exte- control de trol de trasla-
rior traslados dos
Nota: Solo es viable el traslado de cédula de ciudadanía digital, desde
o hacia los consulados de Estados Unidos.
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Grupo de Cedu-
1 hora lación en el Exte- Tabla de Comunicación.
Solicitar el cruce de datos de los documentos que solicitaron cambio
rior control de
32 de lugar de entrega para verificar su estado en el sistema de produc-
traslados
ción de documentos.
Aliado tecnoló-
gico
Solicitar a Registradurías y Consulados los documentos en sitio cuyo 3 horas Grupo de Cedu- Tabla de Comunicación
33 lación en el Exte- control de correo electró-
traslado ha sido solicitado.
rior traslados nico
Recibir solicitud y realizar los envíos de documentos realizando los re-

gistros en la herramienta HLED WEB o SITAC dado que el documento 2 a 4 horas Servidor de Re- HLED Registros
objeto de traslado se debe remitir al Grupo de Cedulación en el Exterior según volu- gistradurías Es- WEB y HLED WEB –
para enviarlo a su lugar de destino (desde o hacia un consulado). Este men peciales, Munici- SITAC. SITAC
traslado no tiene costo para el ciudadano. pales, Auxiliares Tabla de Comunicación
y Consulados control de
34 El grupo de cedulación en el exterior recibe los documentos y da el Grupo cedula- traslados
curso según corresponda. ción en el exte-
rior
Los traslados interconsulares se realizan directamente de consulado a
consulado, informando al Grupo de Cedulación en el Exterior.
Cuando el documento está disponible para entrega continuar al paso
30.
Traslados Nacionales
35
HLED-WEB
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
De acuerdo con las instrucciones de la Gerencia Administrativa y Fi- 2 a 5 días se- Servidor de Re- Plataforma Comunicación
nanciera respecto del traslado de documentos a nivel nacional y según gún contrato gistradurías Es- traslados
las herramientas que se pongan a disposición, se procederá a remitir de envío pos- peciales, Munici- Herra-
los documentos y realizar los registros de las transferencias a través tal pales, Auxiliares mienta
del HLED WEB a otras registradurías, previo al trámite de pago (según y Consulados HLED
se disponga) y control en la plataforma disponible. continuar al paso WEB y Sis-
30. tema de
Gestión de
Nota: en los casos de traslado de cédula de ciudadanía digital desde Documen-
registradurías de Colombia a consulados en exterior se deben remitir tos Electró-
al Grupo de Cedulación en el Exterior solo cuando el destino sean los nicos de
consulados de Estados Unidos. Para los demás consulados observar Archivo –
lo indicado en la nota de la política 27. En estos casos no se genera SGDEA
costo para el solicitante.
Remitir al Grupo de Cedulación en el Exterior los documentos requeri-

dos para remitir al destino final.
1 a 3 horas Servidor de Re- Herra- Registros

Control de documentos en inventario
según volu- gistradurías Es- mienta HLEDWeb –
Realizar mensualmente la verificación de documentos no reclamados
men peciales, Munici- HLED SITAC
o vencidos y de los que tenga conocimiento de su cancelación; proce-
36 pales Auxiliares WEB, Comunicación
der a devolverlos al nivel central, realizando los respectivos registros
y Consulados SITAC y de envío
en el HLED WEB, SITAC y con las herramientas disponibles en cada
MORPHO Log Transac-
sede.
TABLET o cional
IDSCREN
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Realizar arqueo trimestral de los documentos en inventario físico,
frente al generado por la herramienta HLEDWEB, de lo cual se levan- Trimestral Servidor de Re-
tará un acta del resultado a la que se anexará este reporte y se indica- gistradurías Es- HLEDWEB Acta de resul-
rán, de ser el caso, las novedades que sean encontradas y remitirán a peciales, Munici- tado del arqueo
37 la Delegación Departamental / Registraduría Distrital, con copia al pales Auxiliares
Grupo de Producción y envíos. y Consulados
Nota: esta actividad se debe realizar sin que genere afectación en la

atención al público.
Recibir y realizar destrucción, de documentos rechazados o devueltos 2 a 5 días Grupo Produc- Actualiza- Comunicación
como resultado del control de inventario de documentos. aproximada- ción y Envíos ción base Actas de des-
mente RNEC de datos trucción
• Documentos de identificación devueltos o que perdieron vigencia de destruc-
como: (cancelados por muerte, doble cedulación, tarjetas de iden- ción de do-
38 cumentos
tidad de los menores que adquirieron la mayoría de edad).
• Documentos de identificación reportados por diferentes Entidades
como extraviados.
• Documentos devueltos por los ciudadanos en la etapa de entrega
que se produjeron con error.
Generar acta de destrucción de documentos y archivar.

Recolectar y trasladar los residuos generados en la producción de ce- Según volu- Grupo Produc-
39 dulas, al cuarto de almacenamiento de residuos aprovechables de la men ción y Envíos
entidad. Finaliza procedimiento Preparación y expedición documentos. RNEC
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Coordinador Verificar In-
3 horas Grupo Recep- formes de
ción-DNI Delegacio-
Realizar seguimiento a la distribución y uso de los formatos de cedu- Delegaciones nes y Can-
40
lación, tarjeta de identidad, donde aún se utilicen. Departamentales cillería
Coordinador de
Cedulación en el
exterior
1 a 8 horas Coordinador Sistema de

diarias según Grupo Jurídica - Gestión de
el volumen de DNI Documen-
radicados tos Electró- Planilla SIC
nicos de
Atención de solicitudes de expedición de documento con nove-
41 Archivo –
dad
SGDEA o
Recibir solicitudes de expedición de los documentos de identificación
Cuadro de
(TI – CC) vía Derecho de Petición, Acción de tutela y realizar el reparto.
control de
tutelas y
derechos
de petición
Verificar el estado del documento en las bases de datos de la Entidad
30 minutos Servidores Verificar en Comunicación
En caso de tutela verificar la orden emitida por el despacho judicial y por solicitud Grupo Jurídico Bases de
el tiempo establecido para el cumplimiento.
42 DNI Datos ANI,
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
a. Si el trámite se encuentra en flujo de producción, está rechazado Aproximada- GED de
y se requiere toma de nuevo material, informar al ciudadano para mente identifica-
que se presente de forma inmediata en cualquier sede de la Re- dependiendo ción con-
gistraduría en el país y dependiendo el caso, en el contenido de la
comunicación se incluirá una nota para el Registrador en aras que de la comple- sulta Web,
se dé un tratamiento preferencial al colombiano y así mismo in- jidad del caso MTR,
forme al Nivel Central que ya se preparó el material, para segui- SIRC, GED
miento. Continuar al paso 1. de RC,
Prometeo y
b. Si el trámite se encuentra en flujo normal, pero en el análisis efec- soportes
tuado sobre la petición se corrobora que la persona está en con- aportados
dición de vulnerabilidad, se solicitará la agilización de la produc-
ción y envió del mismo con carácter prioritario. con la soli-
Continuar al paso 23. citud
c. Si el trámite se encuentra en flujo de producción y esta rechazado Sistema de

por causa atribuible al ciudadano, se informará el procedimiento Gestión de
que éste debe seguir para solucionar la situación que impide la Documen-
expedición del documento, dejando claro que hasta que no se
cumpla lo señalado no se procederá con el trámite y no podrá ser tos Electró-
expedido el documento. nicos de
Archivo –
Nota: Cuando se trate de casos de intento de doble cedulación o múl- SGDEA o
tiple cedulación, una vez se haya recibido los documentos requeridos Cuadro de
se iniciará el procedimiento RAPD04 y una vez resuelta la situación de control de
múltiple cedulación mediante Acto Administrativo, el trámite continuará tutelas y
en el paso 19 de este procedimiento. derechos
de petición
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PUNTO REGISTRO
CONTROL DOCUMENTO
Así mismo, en los trámites realizados en estación EIS que no fueron
validados por cancelación por muerte, el trámite de revocatoria de can-
celación debe adelantarse con el Grupo de novedades.
9. FLUJOGRAMA
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10. ANÁLISIS DE GESTIÓN
Enrolamiento de trámites DCU y EIS. Dependiendo de la novedad que se presente (información 5 a 7 Minutos en estación EIS
no registrada en el sistema de identificación, agilidad del operador, estado de estación de trabajo). 8 a 20 min aproximadamente según difi-
cultad para enrolamiento.
Registro de solicitud de duplicado de documento en Sistema de trámite de duplicados vía web en
2 a 3 minutos aproximadamente.
oficinas.
Envío postal de material, dependiendo del sitio de origen de acuerdo con el Manual de Directrices 8 a 15 días aproximadamente.
Centro de Acopio y según los lineamientos establecidos por la Gerencia Administrativa y Finan-
ciera en lo pertinente a los envíos postales (aplica para trámites en DCU). El tiempo de envío del material de las ofi-
cinas consulares será el que establezca el
Ministerio de Relaciones Exteriores.
Recepción, comprobación y escaneo del Material. (Dependiendo de la cantidad de solicitudes que
4 a 6 días aproximadamente.
ingresen al Centro de Acopio).
Generar lotes de documentos para transferir al nivel central y cargar a MTR por el medio electró-
1 día aproximadamente.
nico respectivo (según cantidad de lotes)
Validación de trámites que ingresan al módulo de investigación 5 a 10 minutos por solicitud
Validación de trámites que ingresan al módulo de investigación en aislamiento pending 30 días aproximadamente.
3 a 5 días aproximadamente según las
Envío del documento
condiciones contractuales.
Recepción, contrapunteo y cargue en la herramienta HLED WEB (según volumen del envío). 1 día aproximadamente.
Entrega del documento de identidad. 10 min aproximadamente.
Actualización del sistema. 1 día aproximadamente.
Reprocesar material de trámites con solución del rechazo a partir del momento de su incorpora-
1 a 10 días aproximadamente.
ción al flujo de producción (según la cantidad de trámites para atender lse).
El tiempo depende del lugar donde se
Procesar y tramitar las solicitudes de traslados de documentos. haya enviado del documento, dentro o
fuera del país.
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Atender las solicitudes de expedición de los documentos de identificación (TI – CC) vía Derecho El tiempo depende del tipo de requeri-
de Petición, Acción de tutela de acuerdo con los términos de ley según el caso. miento (según término del juez o según el
término de ley para los derechos de peti-
ción).
Nota: El tiempo total óptimo para la producción de trámites de documentos de identificación (cé-
dulas de ciudadanía y tarjetas de identidad) en el flujo de producción desde la preparación hasta
la generación del lote de envío preparados estación EIS en promedio es de 45 días hábiles; los
preparados mediante DCU-MORPHOTOP - procesados en centro de acopio en promedio es de
65 días hábiles y los preparados mediante sistema web asistido o PSE en promedio 30 días
hábiles.
Los trámites preparados en la herramienta SITAC en otros países el promedio oscila entre los 90
y 120 días hábiles según el consulado de origen.
Los tiempos promedio pueden afectarse por diferentes variables externas al procedimiento: con-
tratos de envío postal, contrato de insumos de fábrica; así mismo por factores externos a la enti-
dad.
11. ANEXOS
N. A.
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12. CONTROL DE CAMBIOS
RESPONSABLE FECHA DEL

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO DE LA SOLICITUD CAMBIO VERSIÓN
DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
Se fusionan los procedimientos:

• Expedición tarjetas de identidad nivel desconcentrado DP-ID- RAS-014
• Expedición de documentos de identidad por primera vez, duplicados, rectifi-
caciones y renovaciones DP-ID- RAS-014 V-2
• Acopio de solicitudes de documentos de identificación DP-ID- RAS-020 V-2 Registrador
• Arqueo, control, operación y destrucción de insumos DP-ID- RAS-029 Delegado para el
10/08/2016 0
• Expedición de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía por primera vez, Registro Civil y la
renovación, rectificación o duplicado a los connacionales DP-ID- CDS-013 Identificación
• Traslado de documentos de identidad de connacionales DP-ID- CDS-014
Envío de documentos de identidad a las Registradurías a Nivel Nacional, Regis-
tradurías Auxiliares de Bogotá y Oficina de Cedulación en el Exterior DP-ID-
CDS-016.
Actualización de los siguientes ítems:

1. Base documental:
Inclusión de manuales: Registrador
• Manual de Directrices Centro de Acopio RAMN02.
Delegado para el
• Manual de Directrices Estaciones de Enrolamiento en Vivo Booking 30/08/2017 1
RAMN03. Registro Civil y la
2. Base legal: se agregaron Leyes, Decretos Resolución y Circulares relacio- Identificación
nados.
3. Definiciones
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4. Políticas de operación
5. Actividades
6. Análisis de gestión
La actualización obedece a los siguientes aspectos:
• Inclusión de trámite web en oficinas los cuales ya se encuentran a disposi-
ción y servicio en ciudades capitales y municipios zonificados y en proceso
de expansión.
• Ampliación de conceptos y políticas, para lograr claridad y mejoramiento en
la ejecución de las actividades.

1. Base documental:
Inclusión del formato: “Solicitud de exoneración del pago de documentos de
identificación y registro civil de colombianos residentes en Colombia o en el
exterior”. RAFT15.
2. Base legal: Registrador
Inclusión de la Resolución No. 14368 de 22 de dic de 2017 y exclusión. Delegado para el 16/03/2018 2
3. Políticas de operación: Registro Civil y la
Se incluye política de operación relacionada con las actividades del Grupo Identificación
Jurídica DNI.
4. Descripción del Procedimiento y Análisis de gestión:
La actualización obedece a la inclusión de actividades del Grupo Jurídico DNI
de las actividades del Grupo de Cedulación en el exterior.

Se incluye “Resolución No. 11630 del 08 de agosto del 2018” y Se hace la Registrador
Integración de las circulares en la “circular única publicada el 9 de agosto del Delegado para el
19/10/2018 3
2018”, la cual contienen los temas relacionados con las instrucciones vigentes en Registro Civil y la
materia de registro civil e identificación. Identificación
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1. Base documental:
Inclusión del formato: “Reseña de plena identidad - Estación Integrada de Servi-
cios EIS - RAFT45”.
2. Base legal:
Inclusión de: Ley 486 de 1998 y Ley 220 de 1995.
Circular única de Registro Civil e Identificación.
3. Actualización de Definiciones: Registrador
Se incluye EIS: Estación Integrada de Servicio. Delegado para el
4. Actualización de políticas de calidad: 14/11/2019 4
Registro Civil y la
Se agrega política 13, 19 y 20 y se modifica 14 y 15, Se elimina la No. 17 de la Identificación
versión anterior.
5. Actualización de las actividades:
Se actualizan las actividades 4,5,9.10; la No 11 se reubica,
Se actualizan las actividades 13, 14, 33,35, 36 y se elimina la 37, reordenado las
siguientes. Se modifica la 40.
6. Actualización de Análisis de Gestión:
Se modifica el tiempo promedio según medio de preparación de los trámites.
1. Base documental:
Registrador
Inclusión de: Delegado para el
06/09/2020 5
• Manual de Funcionamiento Estación Integrada de Servicios EIS RAMN04 Registro Civil y la
• Manual Técnico de Validación e Individualización RAMN05 Identificación
• Guía de usuario HLED WEB
• Manual del Administrador HLED WEB
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• Manual del Usuario – Solicitud de Duplicado del documento de Identidad

en línea (manual de referencia).
Se excluyen por obsolescencia:
• Guía: Investigación y validación de solicitudes de documentos del sistema
AFIS en estación de investigación - RAGU02
• Guía del Usuario Estación de Enrolamiento Booking.
• Manual de Directrices Estaciones de Enrolamiento en Vivo Booking -
RAMN03
• Guía de instalación HLED.
• Guía de usuario HLED.
• Guía de administración Dispositivo y Autenticación de Documentos de
Identidad
• Manual del Administrador HLED
Se excluyen por obsolescencia del manual RAMN03, los siguientes formatos:
• RAFT16 Control diario de trámites booking
• RAFT17 Control Cd´s Booking – Registraduría
• RAFT18 Formato de control CD´S booking - centro de acopio
• RAFT19 Producción y transmisión de booking semanal
• RAFT20 Operatividad y ubicación booking
• RAFT21 Monitoreo conectividad online en la red
• RAFT22 Monitoreo y gestión casos Morpho
• RAFT23 Actualizaciones bases de datos y antivirus
• RAFT24 Producción y transmisión de booking mensual
• RAFT25 Descripción novedades booking
• RAFT27 Acta destrucción de colillas de comprobante de documento en
trámite utilizadas
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2. Base legal:
Se reordena toda la base legal de menor a mayor.
Se complementan:
• Ley 486 de 1998 con sus modificaciones por prórrogas
• Decreto Ley 2241 de 1986 se incluyen otros artículos
• Ley 43 de 1993 con su modificación
• Decreto 019 con modificación art 23
• Sentencia T006
• Sentencia T023
Inclusión de:
• Constitución política
• Ley 27 de 1977
• Sentencia T-447 de 2019.
• Resolución No. 8937 de 13 de agosto de 2019
• Resolución 134 de 2015
• Resolución 20416 de 2019
Se excluye:
• Acto legislativo 01 de 1975
• Sentencia T 049 de 2013
3. Actualización de Definiciones:
• Duplicado Web de cédula de ciudadanía
• Duplicado Web de tarjeta de identidad
• Reseña decadactilar
• Retratamiento
• Relanzamiento
• HLED por HLED WEB
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4. Actualización de políticas de calidad:

Se agrega políticas: 11, 14 y 23 y 24, por lo que se corre numeración.
Se modifican políticas: 4, 6, 8, 9, 11(12),12(13), 13(15), 18(20), 19(21), 29(22)
(téngase en cuenta que se corrió la numeración).
5. Actualización de las actividades:
Se revisa en su totalidad las actividades y en su mayoría de ellas se encuentra
ajuste en alguno de sus campos.
6. Actualización de Análisis de Gestión:

Se revisan los tiempos y se hacen algunos ajustes.

1. Base documental:
Registrador
Inclusión del formato planilla de control de tintas de impresión y otros insumos
para la producción de documentos de identidad (RAFT46) Delegado para el
14/12/2020 6
Registro Civil y la
2. Actualización de las actividades: Identificación
Se actualiza el formato planillo de control de tintas de impresión y otros insumos
para la producción de documentos de identidad

1. Base legal Registrador
Inclusión de: Delegado para el
12/08/2021 7
• Ley 1955 de 2019 Registro Civil y la
• Ley 2106 de 2019 Identificación
• Decreto 620 del 2020
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2. Actualización de Definiciones
• CÉDULA DE CIUDADANÍA AMARILLA CON HOLOGRAMAS
• CÉDULA DE CIUDADANÍA DIGITAL
• TESLIN
• POLICARBONATO
3. Actualización de políticas de operación
Se complementan las políticas 1, 2, 8.22
4. Actualización de actividades
Se actualizan las actividades 2, 4,7,8,22,23,24,26,29, 32, 33, 34,37.
5. Actualización de Análisis de Gestión
Se revisa y ajusta redacción

1. Base legal Registrador
• Actualización del Manual de Funcionamiento Estación Integrada de Ser- Delegado para el
06/07/2022 8
vicios EIS (RAMN04) Registro Civil y la
Identificación

1. Base legal
Registrador
• Resolución No. 2527 del 26 de enero 2022 Delegado para el
2. Definiciones 01/08/2022 9
Registro Civil y la
Se actualiza la definición de Producción de tarjetas de identidad y/o de cédu-
las de ciudadanía en el nivel desconcentrado Identificación
Se actualiza la política 5.
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1. Se modifica el nombre del procedimiento
2. Base documental
Se incorpora
• Manual del Gestor y Formador de Servicios Digitales (RAMN06)
• Manual de Usuario HLED WEB – MORPHOTABLET
• Registro de Certificación / Recertificación de Operadores de Servicios Di-
gitales (RAFT52).
• Seguimiento a la prestación del servicio en estaciones EIS (RAFT53).
Se elimina Director Nacional

• Guía de usuario HLED WEB. 11/04/2023 10
de Identificación
• Manual del Administrador HLED WEB.
3. Base legal
Se incorpora:
• CONPES Consejo Nacional de Política Económica y Social 3975 de 2019,
• Sentencia T-033 del 2022,
• Resolución N° 31428 de 16 de noviembre de 2022
• Circular externa 011 de 2021

• Circular No.85 de 2022
Se elimina:
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• Resolución N° 14368 del 22/12/2017

• Resolución N° 20416 del 3/12/2019
4. Definiciones
Se actualiza e incorpora varias definiciones y siglas

Se actualiza políticas 1,3,5,8,9,10,11, 12, 13, 14,15, 19, 20, 22, 23, 24, 28
y se adiciona la política 31.
6. Actualización de actividades
Se actualizan las actividades 1, 2, 3, 6, 8, 14, 15, 26, 27, 28, 29, 32, 33,
35, 37, y 40.
7. Análisis de gestión
Se ajustan los tiempos de acuerdo con los cambios del proceso.
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Alfred Ferney Murillo Camacho Daniel Enrique Parada Gómez Didier Alberto Chilito Velasco
Coordinador Recepción Director Nacional de Identificación Registrador Delegado para el
Registro Civil y la Identificación
Silvia Constanza Vargas Liévano
Coordinadora Validación e Individualización
REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN TÉCNICA
Nicolle Natalia Mondragon
Coordinadora Producción y Envíos Daniella Arcila Escobar José Fernando Flórez Ruiz
Profesional Universitario Jefe de la Oficina de Planeación
Carlosmario Mora Cerón Oficina de Planeación
Coordinador Grupo Jurídico DNI
Ivonne Andrea Trujillo Osorio

Coordinador Grupo CEDEXT
Edison Quiñones Silva

Analista de sistemas Grupo Recepción
Isabel Cristina Lucigniani Ariza

Registraduría Delegada para el Registro Civil
y la Identificación
Nubia Edith Jiménez Santana
Profesional Universitario - Dirección Nacional
de Identificación
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María Lucía Mier Goyes

Profesional Universitario - Dirección Nacional de
Identificación
FECHA: 28/03/2023 FECHA: 04/04/2023 FECHA: 11/04/2023
Página 62 de 62

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