La hoja de cálculo, entorno de trabajo.

Donde prácticamente desarrollaremos la casi totalidad de nuestro trabajo en Excel.

Cuadro de nombres

Celda activa

Botones desplazamiento Barras de

entre hojas desplazamiento

Insertar hoja

Etiqueta de hojas

Celda activa. Señala la celda sobre la que estamos posicionados. Todas las
acciones que emprendamos, borrar, modificar, dar formato, introducir una fórmula,
etc., se reflejarán sobre ella.
Cuadro de Nombres. En él se refleja la posición sobre la que se encuentra la
celda activa, y donde podemos introducir por teclado una nueva posición para
desplazamos a la misma). También sirve para designar con un nombre a una
selección de celdas.
El cuadro de nombres se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas y muestra la
dirección de la celda o rango activo.
Barras de desplazamiento. Existen dos, una vertical y otra horizontal,
ambas nos permiten desplazamos sobre el documento.
Botones de desplazamiento entre hojas. A través de los mismos
podemos desplazamos a la primera hoja, una hoja a la izquierda, una hoja a la
derecha y a la última hoja en aquellos casos en que haya más hojas de las que
pueden verse en pantalla.
Etiquetas de hojas. (Hoja1, Hoja2, Hoja3...) son las pestañas que designan a
cada hoja. Un simple clic nos permite cambiar de una a otra.
Botón Insertar hoja. Sirve para insertar hojas nuevas.
Rangos, Celdas, Filas, Columnas, Hojas y libros .
se refleja la estructura de almacenamiento de los ficheros de Excel Yendo de mayor a
menor, indicaremos que los ficheros denominados libros, se componen de hojas que
se estructuran en filas y columnas cuyos cruces dan lugar a celdas.

libro
Celda activa

columnas
filas celdas
G3:H9

hojas
RANGO

Libro: Es el equivalente a un fichero y se compone de hasta 255 hojas de cálculo,

Por defecto cuando creamos un archivo nuevo, éste se crea con 3 hojas.
Hojas: Son un resumen de columnas (letras) y filas (números). Están etiquetadas en
su parte inferior y Excel las denomina a priori (hoja 1, hoja 2, etc.). El número
máximo de hojas hasta Excel 2003 o versiones anteriores era de 255 hojas, a partir
de Excel 2007 y nuevas versiones, el número máximo de hojas de cálculo que se
pueden insertar en un libro depende de la capacidad del disco duro y la memoria
disponible. Al abrir un documento Excel, todas las hojas de trabajo que lo conforman
se cargan en la memoria del equipo.
Columnas: Se denomina así a las divisiones verticales de la hoja de cálculo. Se
designan mediante una letra. Excel contiene 16.384 columnas.
Filas: Son las divisiones horizontales de una hoja y se designa mediante un número
que las precede. Excel contiene 1.048.576 filas.
Celda: es el espacio creado por la intersección de una fila con una columna, Es cada
una de las casillas de la cuadrícula que ofrece Excel. En ellas se introducen los datos,
número y fórmulas que operan sobre ellos.
Celda activa: Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece
más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa, y
columna activa, columna de la celda activa.
Rango: que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como
una unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos.

Los rangos son un conjunto definido por varias celdas. Para Seleccionarlo utilizamos
el ratón y con el botón derecho pulsado arrastramos hasta marca el conjunto
deseado. También podemos seleccionar rangos de celdas pulsando la tecla shift del
teclado y utilizando las teclas “flechas de desplazamiento”.
Para asignar un nombre a una celda o rango de celdas en Excel la seleccionamos y en
el cuadro nombre de la barra de fórmulas indicamos uno.

Desplazamiento por la hoja de cálculo.

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO o Intro
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA o Tecla Tabulador
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA o Mayusc + Tabulador
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Datos:
Excel básicamente trabaja con tres tipos de datos en sí: numéricos, texto y fórmulas.
Los textos (realmente no son solo texto, pueden incluir también números y
símbolos) se alinean a la izquierda.
los números se alinean a la derecha.
las fórmulas son las operaciones que actúan sobres los datos y/u otras fórmulas
en la hoja de cálculos.
A esto debemos añadirles, dos peculiaridades: las fechas (que en realidad son un
número) y las funciones (que en realidad son procesos simplificados de la
introducción de una fórmula).
Numéricos.
Los datos numéricos cómo su propio nombre indica, están formados por números
operativos, esto quiere decir que se trata de números con los que podrán realizarse
operaciones numéricas. En el próximo apartado, veremos que existe la posibilidad de
introducir números y que sean considerados únicamente texto. Los números se
alinean a la derecha de la celda.
Una particularidad de Excel es que el punto decimal que acompaña al teclado
numérico de los ordenadores (situado a la derecha), es considerado como una coma y
por tanto es útil para la introducción de números con decimales.
Cuando introducimos números con 12 cifras enteras, Excel convierte el número a
formato científico, expresándolo como un número decimal seguido de un E y un
número con un signo + o -. Por ejemplo, el número 158956426784 se transformaría
en 1,58956E+11. La E significa exponente y el número es 10 elevado al número. Este
tipo de notación es similar al empleado en las calculadoras científicas para números
excesivamente grandes.

Alfanuméricos o textos.
Los datos alfanuméricos están formados por letras, símbolos y/o números que en
ningún caso estarán operativos para operaciones numéricas.
Su introducción, al igual que en los números, es tan sencilla como colocar la celda
activa donde deseamos colocar el texto y empezar a escribir. Si queremos que un
dato sea un número pero que no sea operativo, debemos “forzar” la entrada para que
lo considere texto. Esto se hace poniendo una comilla (') delante del número, con lo
cual, Excel lo considera como un texto y lo alinea a la derecha. Esta comilla solo será
visible en la Barra de fórmulas.
Cuando "“forzamos” esta entrada veremos que aparece un triángulo en la parte
superior izquierda de la celda, si hacemos un clic sobre la celda, veremos que aparece
un botón desplegable con una exclamación. Todo esto es porque Excel considera que
hemos cometido un error al introducir un número como texto, para quitar el error,
abrimos el desplegable y seleccionamos la opción Omitir error. Excel considerará que
la introducción ha sido correcta.

Fecha/hora.
Excel le permite realizar cálculos con las fechas y horas introducidas en las hojas, de
tal forma que, si resta dos fechas, le indica el número de días que hay entre ambas
fechas.
Las fechas pueden ser introducidas en varios formatos descifrable por Excel:

En todos los casos, las barras (/), pueden ser sustituidas por guiones (-).
Las horas al igual que las fechas, admiten diversos formatos.

Pueden también combinarse ambos, aunque siempre expresará el resultado en el

formato dd/mm/aa hh/mm/ss: 17/09/2013 23:30.
Las fechas y horas como veremos más adelante son operativas y pueden realizarse
cálculos sobre ellas.

Fórmulas. Las fórmulas son las operativas que hacemos con los datos contenidos

en las hojas.
En la imagen puede apreciarse como en la celda G3 se ve 32, el resultado de dividir el
contenido de la celda E3 entre la
celda F3. En la barra de fórmulas,
al estar posicionada la celda activa
sobre la celda G3 se aprecia la
fórmula aplicada.”
Todas las fórmulas comienzan por un signo igual seguido de la operación de cálculo.
E3 y F3 como veremos más adelante son referencias al contenido de las celdas, de
forma que en la fórmula no divide 256 entre 8, sino el contenido de la celda e3 entre
el de la celda f3, es decir, si usted cambia el valor de E3 por 125 y el de F3 por 5, el
resultado de G3 cambiaría automáticamente a 5 (125/5=5).”
Las fórmulas, son un resumen de referencias a celdas, operadores aritméticos o de
texto, valores introducidos por teclado y/o funciones. Es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas
de cálculo como +, -, *, /, etc. En una fórmula se pueden mezclar valores constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Lo que es común a
todas es que deben comenzar por un signo igual (=).

Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,
+, -, Seno, Coseno, etc.

Se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
OPERADORES ARITMÉTICOS: se emplean para producir resultados
numéricos. Ejemplo: + - * / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan
texto. Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para
indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos
o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se
evalúa y se resuelve en un orden determinado (prioridad de los operadores).
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la
resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están
fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad
normal de los operadores (jerarquía de las operaciones combinadas).

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se

resuelven en el siguiente orden:
operadores aritméticos
 operadores de comparación
operadores lógicos.

LOS OPERADORES DE COMPARACIÓN: tienen toda la misma

prioridad. Por ello, son resueltos de izquierda a derecha, en el
orden en que aparecen. Son:
COMPARACIÓN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<)
Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)

LOS OPERADORES LÓGICOS Y ARITMÉTICOS son resueltos en el

siguiente orden de prioridad (de mayor a menor), jerarquía
operaciones combinadas:
Exponente (^)
Multiplicación (*) y División (/)
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es
resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha.
Del mismo modo, cuando se presentan sumas y restas en una misma expresión, cada
operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

Listado de tipos de errores en la hoja de cálculo:

##### aparece cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza
una fecha o una hora negativa.
#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! escribimos valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
Para resolver cualquier situación de tipo error como los anteriores, tenemos estas
posibles soluciones:
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este
error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que
modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de
fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
Funciones.
Las funciones, como ya mencionamos
anteriormente, simplifican los cálculos mediante
fórmulas predefinidas que actúan sobre una
serie de valores denominados argumentos. Así
por ejemplo si necesita sacar la media de las
celdas C4 a la C8, puede escribir la fórmula:
=(C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12)/8.
O aplicar la fórmula promedio que actúa
calculando la media de un rango de celdas
=PROMEDIO(C4:C12) o =SUMA(A2:A4).

En ambos casos el resultado será el mismo, sumará las 8 celdas y las dividirá entre 8.
La diferencia es lo que hemos escrito en la primera y la simplicidad de la segunda.as
funciones siempre se integran dentro de una fórmula, de ahí que en el ejemplo
empiecen por un signo igual, pero pueden ir en cualquier lado de ésta.

FUNCIONES
Las funciones de Excel nos ayudan a ser más productivos en nuestro trabajo con
hojas de cálculo. Muchos de los problemas a resolver a través de una hoja de cálculo
pueden resolverse parametrizando funciones que previamente han sido programada.
Una función en Excel es una fórmula predefinida que realiza cálculos y simplifica el
uso de fórmulas. Existen funciones para cálculos lógicos, matemáticos, de texto, de
fecha / hora, de búsqueda, etc.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta, nos
mostrará un mensaje de error.

En esta función se suma el rango A1:A200 más 100. Dentro de los paréntesis que
forman el contenido de la función, hay dos argumentos a sumar.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
Los argumentos deben separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo: =SUMA(B1:C3) esta función equivale a =B1+B2+B3+C1+C2+C3.
Funciones Básicas en Excel
Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un
conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de
Excel: =SUMA (celda(s) : celda(s))
Resta: Análogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo: Y será: =RESTA
(celda(s)-celda(s))
Producto: Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos números.
Aparecerá: =PRODUCTO (celda(s); celda(s))
División: De forma similar al producto. La fórmula aparecerá:
=DIVIDIR((celda(s)/celda(s))
Porcentaje (%): Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo
la cantidad entre el total. La expresión de esta función es =PRODUCTO (%; celda(s))
Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y mínimo
de un conjunto de valores. Así: =MAX (rango) y=MIN (rango)
Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión:
=PROMEDIO (rango).