MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
CONTABLES

EJEMPLO, S.A. DE C.V.

INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos Contables es elaborado de acuerdo a las características y peculiaridades

de la empresa EJEMPLO, S.A. DE C.V., con el propósito de proporcionar una guía al trabajador para la
correcta realización de sus tareas, y de esta manera obtener eficiencia y eficacia en el cumplimiento de
las funciones y responsabilidades asignadas al personal.

Este Manual contiene información detallada acerca de los procedimientos contables aplicables a las
operaciones de la misma. Por lo tanto, responde a sus necesidades con el fin de tener a su disposición
información financiera clara, confiable y oportuna, lo cual será útil para la toma de decisiones.

El Manual constituye un importante instrumento de consulta, ya que establece con detalle cada una de
las normas y describe la secuencia de los procedimientos que se realizan dentro del Departamento de
Contabilidad y de las actividades de la empresa tomando en cuenta al personal involucrado, así como
los documentos necesarios, para lograr de esta manera obtener los resultados que la organización
espera.

OBJETIVOS

❖ Perfeccionar los procesos de cada una de las actividades que realiza la empresa EJEMPLO, S.A. DE
C.V. y que cada colaborador conozca y lleve la secuencia de las atribuciones facultadas desde el
inicio hasta la terminación de las mismas.
❖ Suministrar una guía a los usuarios de la información contable que les permita tener de forma clara
los procedimientos contables.
❖ Evitar la duplicidad de mando en la ejecución y dirección de actividades.
❖ Uniformar las operaciones que se realizan en la empresa.

ALCANCE

El contenido del presente Manual de Procedimientos Contables, tiene como propósito el contribuir a
diseñar una herramienta de trabajo para facilitar el cumplimiento de cada uno de los procesos del
Departamento de Contabilidad, en específico el proceso Departamento de Bodega - Toma Física de
Inventario, de la empresa EJEMPLO, S.A. DE C.V.
SIMBOLOGÍA EN LOS FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Terminal, inicio o fin: representa el inicio o terminación del flujo, es decir que el
proceso que se va a realizar inicio o está finalizando.

Operación: representa la realización de una actividad u operación relativa a un

procedimiento.

Documento: representa la utilización de folletos, hojas, entre otros. Es decir que

para poder ejecutar el trabajo que está realizando es necesario la utilización de
dichos documentos, este debe ir antes de la acción.

Multi-documento: representa cuando se utilizan varias copias de un documento o

diferentes documentos en el procedimiento a ejecutar.

Decisión o alternativa: representa la decisión o alternativa, es decir que será

necesario evaluar una condición y plantear la selección de una alternativa en la
actividad que se está ejecutando

Conector de actividad: representa la conexión de dos puestos de la misma área

administrativa, es decir el vínculo que se dará entre ambos puestos de trabajo
debido a la intervención necesaria en el trabajo que se está ejecutando.

Archivo: indica que se guarda uno o varios documentos.

Conector de área o página: representa la conexión que se dará con otra área
administrativa del mismo flujo, es decir el vínculo que se dará en ambas áreas de
trabajo debido a que es necesario que estas intervengan en el trabajo que está
ejecutando.
INSTRUCCIONES GENERALES DE USO

❖ El presente Manual de Procedimientos Contables se aplicará en la empresa EJEMPLO, S.A. DE C.V.

❖ El Manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal que labora en la entidad,
para que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido en el presente
documento.
❖ Que el personal del Departamento de Contabilidad cumpla y ejecute todas las normas, políticas y
procedimientos establecidos en el Manual, con el objetivo de realizar de forma eficiente y eficaz el
trabajo.
❖ La estructura de codificación utilizada en el Manual es flexible, permite la incorporación de nuevas
cuentas conforme a las necesidades de información.
❖ La información debe servir de instrumento para la toma de decisiones de la empresa EJEMPLO, S.A.
DE C.V.

NORMAS GENERALES

Las normas generales del presente Manual constituyen la guía que permitirá a cada empleado
desarrollar su trabajo en una forma ordenada, efectiva y de acuerdo a las disposiciones generales de la
empresa, es decir que se deberá cumplir con las políticas de cada uno de los procedimientos contables.
Las normas a observar son las siguientes:
❖ El Manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal que labora en la
Empresa, para que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido en el
presente documento.
❖ Que el personal cumpla todas las políticas y procedimientos establecidos en el Manual, con el
objetivo de realizar de forma eficiente y eficaz el trabajo.
❖ Las políticas y procedimientos del Manual deben revisarse cada 6 meses para su corrección y
actualización.
❖ Todos los responsables de cada Departamento deben participar y lograr acuerdos en cualquier
modificación de procesos establecidos en este Manual.
❖ Toda implementación o modificación que se realice en el Manual de Procedimientos Contables
deberá seguir la estructura establecida en este documento.
❖ Cuando se haga reestructuración a un procedimiento determinado en el presente manual, deberá
solicitarse la participación de cada uno de los titulares de los puestos que en el mismo aparecen
como responsables de su ejecución.
PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE BODEGA TOMA DE INVENTARIO

Los procedimientos contables son un conjunto de operaciones que definen en forma detallada la
sucesión cronológica y la manera de llevar a cabo el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad. Para este proceso de contar físicamente toda la
mercadería que integra el inventario propiedad de la empresa, con el objeto de verificar que el valor de
las existencias físicas de inventarios coincida con el saldo de las cuentas de inventarios del balance
general, para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios.

OBJETIVO

Establecer las políticas y el procedimiento a seguir para la adecuada ejecución del proceso de inventario
físico, así como definir las funciones y responsabilidades del personal involucrado en dicho proceso.

POLÍTICA DE APLICACIÓN

Las políticas que deben tomar en cuenta en el procedimiento de toma física de inventario, se describen
a continuación:
1. El personal de bodega previo al inventario físico, debe realizar una limpieza y reacomodo de la
mercadería que se encuentran en bodega. El reacomodo debe realizarse procurando que toda la
mercadería con el mismo código se encuentre localizado en un solo lugar, con el objeto de facilitar
el conteo de los productos.
2. El Gerente General y el Contador General deben verificar que la Bodega se encuentre
adecuadamente ordenada, previo a iniciarse el inventario físico.
3. Los conteos físicos de inventarios se realizarán de acuerdo a la programación establecida por
contabilidad. La cual debe realizarse al final de cada mes en un 100% del inventario.
4. Durante el proceso del inventario físico, la sala de ventas debe permanecer cerrada y se debe indicar
la hora de apertura en la puerta de entrada.
5. La cantidad de cada artículo de anotarse en el listado de artículos únicamente con lapicero, de
forma clara y sin tachones.
6. El personal participante en el inventario físico no debe abandonar el lugar de aplicación de
inventario físico, hasta no haber aclarado y soportado todas las diferencias.
7. Toda diferencia ya sean sobrantes o faltantes de inventarios, deben ser objeto de explicación y/o
soporte por parte del personal de bodega, informando inmediatamente al Contador General.
8. Las diferencias de inventarios podrán ser ajustadas siempre que el Departamento de Bodega
presente los documentos que las justifiquen plenamente.
9. Al finalizar el inventario físico se debe imprimir el inventario final, el cual debe contener el costo
unitario y costo total de los artículos que integran el inventario de la empresa. El total general
reflejado en el inventario final, debe coincidir con el saldo de la cuenta de inventarios del libro
mayor.

PROCEDIMIENTO

Con el objeto de documentar y proporcionar una guía clara para el personal del Departamento de
Bodega y Departamento de Contabilidad, a continuación, se proporciona el procedimiento para la
realización del inventario físico:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
Programación del inventario físico
Contador
1 El contador general realiza la programación del inventario físico, definiendo la
General
fecha y hora en que se realizará.
Preparación de material a utilizar en el inventario físico Auxiliar
2
Prepara los enseres necesarios para realizar el inventario físico. Contable
Generación de listado de inventario teórico Auxiliar
3
Imprime el listado de inventarios teóricos en 2 copias. Contable
Reacondicionamiento de artículos en bodega
Realizan una limpieza general y reacomodo de la mercadería que se Departamento
4
encuentran en bodega, colocando todos los artículos con el mismo código en de Bodega
un solo lugar para facilitar el inventario físico.
Corte de formas
Auxiliar
5 Realiza corte de las formas que se utilizan para las entradas y salidas de
Contable
inventarios a bodega y de las facturas de ventas.
Formación de grupos para conteo
Contador
6 Establece los grupos que realizarán el conteo, conformado por una persona de
General
bodega y una persona del Departamento de Contabilidad.
Conteo de mercadería Asistentes de
7
Realizan la verificación de la cantidad física de cada mercadería del inventario. Bodega
Anotación de cantidad del inventario físico Auxiliar
8
Anota la cantidad de cada mercadería en el listado de inventario teórico. Contable
Colocación de etiqueta
Auxiliar
9 Adhiere a las tarimas, estantes y cajas, una etiqueta autoadhesiva de color, para
Contable
indicar que el producto existente en ese lugar ha sido inventariado.
Supervisión del inventario físico Contador
10
Supervisa el desarrollo del inventario físico. General
 Resultado del inventario físico
Contador
11 Al finalizar el primero conteo, el Contador General recoge el listado de
General
inventarios teóricos.
Comparación del inventario físico
Contador
12 Compara la existencia física de cada producto contra las existencias del sistema
General
y determina diferencias.
Diferencia de inventario físico
Si existen diferencias el Contador General designa a las personas que realizarán Contador
13
un segundo conteo de la mercadería que resulten con diferencia, procurando General
que el segundo conteo lo realicen personas diferentes al primer conteo.
Generación de reporte
Contador
14 Imprime el inventario final y adjuntándole los listados de inventarios teóricos
General
y el ajuste realizado.
Firmas del reporte del inventario físico
Reúne toda la documentación del inventario físico y solicita al personal Contador
15
participante en el inventario físico, a que firme la documentación del inventario General
físico.
Resguardo del reporte
Auxiliar
16 Archiva toda la documentación del inventario físico en la carpeta de
Contable
Inventarios Físicos.
FLUJOGRAMA
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
N° ACTIVIDAD CONTABILIDAD BODEGA
CONTADOR
AUXILIAR JEFE AUXILIAR
GENERAL

INICIO

1 Programación del inventario físico 1

Preparación de material a utilizar en el
2 2
inventario físico
3
Generación de listado de inventario
3
teórico 3
Reacondicionamiento de artículos en
4 4
bodega

5 Corte de formas 5

6 Formación de grupos para conteo 6

7 Conteo de mercadería 7

8 Anotación de cantidad del inventario físico 8

9 Colocación de etiqueta 9

10 Supervisión del inventario físico 10

11 Resultado del inventario físico 11

12 Comparación del inventario físico 12

SI

NO
13 Diferencia de inventario físico 13

14 Generación de reporte 14

15 Firmas del reporte del inventario físico 15

16 Resguardo del reporte 16

FIN