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UnidadDidácticaGrupo(08)Esp
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN

DE LA XUNTA DE GALICIA.CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS.IDEAS GENERALES DEL SISTEMA DE
CLASIFICACIÓN.ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
NATURALEZA Y CLASES DE ARCHIVOS. DERECHO DE
UD02127_V(01)
ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS. EL ARCHIVO Y EL

REGISTRO ELECTRÓNICO.
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA
XUNTA DE GALICIA.CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.IDEAS
GENERALES DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.ARCHIVO DE
DOCUMENTOS: NATURALEZA Y CLASES DE ARCHIVOS. DERECHO
DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS. EL ARCHIVO Y EL REGISTRO
ÍNDICE
TU RETO EN ESTA UNIDAD ........................................................................ 3

1. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA
XUNTA DE GALICIA ............................................................................... 5
1.1. DECRETO 15/2016, DE 14 DE ENERO, POR EL QUE SE REGULA LA
COMPOSICIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE
EVALUACIÓN DOCUMENTAL DE GALICIA Y EL PROCEDIMIENTO DE
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS........................................... 6
1.2. SISTEMA DE ARCHIVOS DE GALICIA Y LA LEY 7/2014, DEL 26 DE
SEPTIEMBRE, DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DE GALICIA. TITULO
III “DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE GALICIA” .............................................. 7
1.3. DEFINICIONES DEL DECRETO 15/2016, DE 14 DE ENERO, POR EL
QUE SE REGULA LA COMPOSICIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DEL
CONSEJO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL DE GALICIA Y EL
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS. ............................................................................................. 13
2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. IDEAS GENERALES SOBRE EL
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.............................................................. 16
2.1. DEFINICIÓN DE DOCUMENTO...................................................................... 16
2.2. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS..................................................... 17
3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: NATURALEZA Y CLASES DE
ARCHIVOS. .......................................................................................... 21
3.1. DEFINICIÓN DE ARCHIVO. ............................................................................ 21
3.2. CLASES DE ARCHIVOS. ................................................................................ 22
4. DERECHO DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS. ............................ 26
4.1. EL ACCESO A LOS ARCHIVOS. .................................................................... 26
4.2. EL ACCESO A LOS REGISTROS. ................................................................... 29
5. EL ARCHIVO Y EL REGISTRO ELECTRÓNICO. ...................................... 30
1
5.1. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO. ....................................................................... 30
5.2. REGISTRO ELECTRÓNICO. ........................................................................... 32
¿QUÉ HAS APRENDIDO? .......................................................................... 37
AUTOCOMPROBACIÓN ............................................................................ 39
SOLUCIONARIO ........................................................................................ 43
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 44
2
TU RETO EN ESTA UNIDAD
Seguro que en varias ocasiones has tenido que acudir a los archivos y registros a
presentar documentación y te has preguntado ¿A qué registro tengo que acudir?
¿qué clase de documento hay que presentar? ¿quién gestiona estos documentos?
¿cómo se eliminan? ¿qué es un archivo? ¿qué es un registro? O, ¿qué eso tan de
uso ahora del “Registro Electrónico”?
En este tema vamos a dar respuesta a todas estas preguntas, entre otras.
Aunque en una primera lectura pueda parecer un tema complejo, teniendo claros
determinados conceptos y utilizando el sentido común tendremos estudiado el
tema.
¿Preparado? ¡Vamos a ello, es muy sencillo
3
1. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA
ADMINISTRACIÓN DE LA XUNTA DE GALICIA
Aporta una definición de gestión documental el

apartado cuarto del artículo 4 de la Ley 7/2014, del
26 de septiembre, de archivos y documentos de Ga-
licia: “gestión documental: conjunto de funcio-
nes, procesos y medios que, integrados en la
gestión administrativa general y aplicados con
carácter transversal y de modo continúo en el
seno del Sistema de Archivos de Galicia, sirven
para garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la
integridad y la disponibilidad de los documentos
a lo largo del tiempo, así como para la configura-
ción del patrimonio documental de Galicia”
Para poder comprender como se ejerce y a quien le corresponde la gestión de

documentos en el ámbito de la Administración de la Xunta de Galicia recurrimos
a lo regulado en el Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la com-
posición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y
el procedimiento de evaluación y selección de documentos. (Materia de compe-
tencia de la Comunidad Autónoma. El artículo 149.1. 28.ª de la Constitución española
reserva al Estado la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad esta-
tal, sin perjuicio de su gestión por las comunidades autónomas).
Decreto 15/2016, de 14 de enero
5
1.1. DECRETO 15/2016, DE 14 DE ENERO, POR EL QUE SE
REGULA LA COMPOSICIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO
DEL CONSEJO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL DE
GALICIA Y EL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS.
Se deriva de su preámbulo lo siguiente:
Las administraciones y organismos públicos de la Comunidad Autónoma de

Galicia producen en su actividad diaria una gran cantidad de documentos
que son testimonio legal de sus actos. Estos documentos se reúnen en archi-
vos que forman parte del Sistema de Archivos de Galicia, en el que se inte-
gran todos los archivos públicos de Galicia y aquellos privados que lo deseen.
No obstante, no todos estos documentos deben ser conservados de forma per-

manente, pues, una vez producida la pérdida de su vigencia administrativa, mu-
chos de ellos carecen de un valor jurídico o informativo relevante que justifique
su custodia. Por lo que la acumulación de estos entorpecería la custodia o con-
sulta de aquellos documentos que sí que tienen un valor jurídico o informativo.
En estos casos, se procede a su eliminación para garantizar una buena gestión
documental.
Los archivos participan de forma activa en la gestión documental a través de los

procesos de evaluación y selección. Facilitan el acceso a los documentos y a la
información que contienen, de forma presencial y a través de medios elec-
trónicos, mediante la consulta, la reproducción directa o a través de los instru-
mentos de referencia correspondientes.
La gestión de documentos conlleva la evaluación, selección, eliminación

cuando fuera necesario y su control.
Una buena gestión en los documentos y archivos:
 Contribuye a una buena conservación del patrimonio documental de

la Administración.
 Mejora el funcionamiento racional y eficaz de la Administración Pú-

blica.
 Otorga calidad en sus actuaciones.
6
 Cumple con la eficacia administrativa a la que hace referencia el ar-

tículo 103 de la Constitución.
1.2. SISTEMA DE ARCHIVOS DE GALICIA Y LA LEY 7/2014,

DEL 26 DE SEPTIEMBRE, DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS DE GALICIA. TITULO III “DEL SISTEMA
DE ARCHIVOS DE GALICIA” Ley 7/2014 de 26 de septiembre de
sistema de archivos de Galicia.
Se puede definir el Sistema de Archivos de Galicia como el conjunto de órganos,
archivos, centros y sistemas relacionados entre sí por órganos de dirección y
coordinación. Tiene como finalidad servir a la gestión administrativa, garantizar el
derecho a la ciudadanía a acceder a los archivos y proteger, conservar y difundir
el patrimonio documental de Galicia.
Se rige el Sistema de Archivos de Galicia por tres principios:
 La coordinación y colaboración entre las distintas administraciones pú-

blicas.
 La autonomía de cada una de ellas para organizarse.
 La concurrencia de todas en la consecución de los objetivos generales de

eficacia, transparencia y acceso a la cultura y la conservación del patrimonio
documental.
Esta definición de Sistema de Archivos de Galicia y los principios mencionados

vienen dados por la Ley 7/2014, del 26 de septiembre, de archivos y documentos
de Galicia. En relación al Sistema de Archivos de Galicia es necesario destacar los
siguientes artículos:
Artículo 29. Estructura. LEY 7/2014 DE 26 DE SEPTIEMBRE
1. El Sistema de Archivos de Galicia está integrado por:
a) La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental,

como órgano administrativo de dirección, coordinación y cooperación.
art 29 ley 7/2014 de 26 de septiembre
7
b) Los órganos colegiados asesores, que serán el Consejo de Archivos de Ga-
licia y el Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
Consejo de archivos de Galicia.
Consejo de evaluación documental de Galicia
c) Los diferentes archivos públicos o privados, de acuerdo con lo que estable-
cen los artículos 30 y 31. 2. Cada administración pública o entidad constituirá su
propio sistema de archivos.
Artículo 30. Archivos del Sistema de Archivos de Galicia.
Componen el Sistema de Archivos de Galicia los siguientes archivos:
a) Los archivos de la Xunta de Galicia y de sus entidades públicas instrumen-

tales.
b) Los archivos de las entidades locales de Galicia y de las entidades públicas

instrumentales dependientes.
c) Los archivos públicos que custodien los documentos a los que se refieren las
letras a), f) e i) del artículo 5.2 de esta ley.
d) El archivo del Tribunal Superior de Justicia de Galicia y la red de archivos

judiciales.
e) Los archivos de otras instituciones y entidades públicas de carácter esta-

tal o internacional radicados en Galicia que se integren de acuerdo con lo es-
tablecido en el artículo siguiente.
f) Los archivos privados que se integren de acuerdo con lo establecido en el

artículo siguiente.
Artículo 31. Requisitos y efectos de la pertenencia al Sistema de Archivos

de Galicia.
1. La gestión, conservación y acceso a los documentos públicos son responsa-

bilidad directa de las personas titulares de los respectivos archivos, de
acuerdo con sus competencias y con lo previsto en esta ley. Artículo 31
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2. Los archivos privados y los archivos públicos mencionados en el artículo 30.e)

podrán integrarse en el Sistema de Archivos de Galicia, por iniciativa de sus per-
sonas titulares, mediante la correspondiente orden de la consellería competente
en materia de archivos y patrimonio documental y con el informe previo del Con-
sejo de Archivos de Galicia, y les será de aplicación el mismo régimen de derechos
y obligaciones que a los archivos públicos. Se necesita tanto orden de la Conselleria
competente de archivos e informe previo del
Consejo de Archivos de Galicia.
3. Todos los archivos del Sistema de Archivos de Galicia deben cumplir los requi-
sitos técnicos que se establezcan por reglamento, y, en especial, los siguientes:
a) Aplicar un sistema de gestión documental, de acuerdo con el previsto en esta

ley, que garantice la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de los do-
cumentos, con independencia de las técnicas o de los soportes utilizados.
Aplicar Sistema de Gestión Documental
b) Aplicar a todos los documentos la normativa de evaluación que regirá su con-

servación, en razón de su valor jurídico e histórico, o bien su eliminación.
Aplicar Normativa de evaluación
c) Disponer del personal suficiente y cualificado desde el punto de vista técnico y

profesional.
d) Disponer de las infraestructuras y presupuestos necesarios para garantizar la

conservación de los fondos documentales y su acceso público. Los archivos de-
berán tener un horario de apertura al público que no podrá ser inferior a veinte
horas semanales. no inferior a 20 horas semanales
4. Los archivos públicos y los archivos privados integrantes del Sistema de Archi-
vos de Galicia podrán:
a) Acceder a los programas anuales o plurianuales de apoyo técnico y económico

y a las medidas de fomento que establezca, en función de las disponibilidades
presupuestarias, la Xunta de Galicia.
b) Acceder a los servicios de conservación, reproducción, informatización y otros

que se puedan establecer en el marco de los planes y programas que promueva
la Xunta de Galicia.
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Es la Conselleria competente en materia
Artículo 32. Órgano de dirección, coordinación y cooperación. de archivos.
1. La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental es

el órgano encargado de la dirección y coordinación del ejercicio de las competen-
cias de la Xunta de Galicia relativas al Sistema de Archivos de Galicia, así como de
la cooperación con los diversos archivos, centros y sistemas integrados.
2. Corresponde al órgano de dirección, coordinación y cooperación del Sistema

ejercer las competencias dirigidas a garantizar las funciones de los archivos en
relación con la gestión documental en el marco de la gestión administrativa ge-
neral, el derecho de acceso de la ciudadanía a los documentos y la protección,
conservación y difusión del patrimonio documental de Galicia. Garantizar las funciones de los
archivos.
En todo caso, son competencias de la consellería competente en materia de ar-

chivos y patrimonio documental, sin perjuicio de las competencias de la conselle-
ría o entidad instrumental competente en materia de Administración electrónica
y sistemas de información:
a) Elaborar políticas y estrategias relativas a la administración de los archivos y al

patrimonio documental.
b) Coordinar técnicamente y ejercer la superior inspección de los archivos que

formen parte del Sistema de Archivos de Galicia.
c) Promover el intercambio de información entre los archivos, bibliotecas y mu-

seos de Galicia, del Estado y de otras comunidades autónomas.
d) Elaborar y, en su caso, aprobar los proyectos de reglamentos referentes al Sis-

tema de Archivos de Galicia.
e) Asesorar desde el punto de vista técnico en la elaboración de los proyectos de

construcción de archivos y en la determinación de los requisitos profesionales
del personal de los archivos del Sistema.
f) Elaborar programas archivísticos y planes sobre formación permanente de los

profesionales del Sistema de Archivos de Galicia, en colaboración con la Escuela
Gallega de Administración Pública y demás órganos competentes en materia de
formación del personal al servicio de las administraciones públicas.
10
g) Desarrollar programas de apoyo técnico y económico a los archivos que for-

men parte del Sistema de Archivos de Galicia en función de las disponibilidades
presupuestarias de la Xunta de Galicia.
h) Promover la accesibilidad a los documentos, apoyando o facilitando, en su

caso, la digitalización del patrimonio documental gallego que se encuentra fuera
de la Comunidad y del perteneciente a archivos privados.
i) Velar por la correcta aplicación de los criterios de gestión documental en los

archivos integrados en el Sistema.
j) Aprobar la homologación de los indicadores de evaluación de gestión o de cali-

dad aplicables a los archivos pertenecientes al Sistema.
k) Promover la conservación y difusión del patrimonio documental de Galicia y

proponer la tramitación de los procedimientos de declaración de bienes de inte-
rés cultural y de inclusión en el Catálogo y en el Inventario General del Patrimonio
Cultural de Galicia.
l) Promover la integración de archivos privados en el Sistema de Archivos de Ga-

licia.
m) Elaborar y mantener actualizado el censo de archivos de Galicia.
n) Ejercer las facultades de inspección y tramitar los procedimientos sancionado-

res.
ñ) Ejercer cualquier otra función relacionada con la gestión documental y con los
archivos que se le puedan encomendar reglamentariamente.
Artículo 33. El Consejo de Archivos de Galicia. Adscrito a la Conselleria de cultura.
1. Se crea el Consejo de Archivos de Galicia como órgano colegiado consultivo de

asesoramiento, cooperación y participación en materia de archivos en el ámbito
de la Comunidad Autónoma de Galicia, adscrito a la consellería con competencias
en materia de cultura. Es un órgano colegiado consultivo adscrito a la Conselleria de cultura.
Regulado en el artículo 33 de la Ley 7/2014 de 26 de septiembre
2. Son funciones del Consejo de Archivos de Galicia:
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a) Informar de forma preceptiva: acerca:
1) Los reglamentos que se dicten en desarrollo de esta ley.
2) La incorporación de los archivos al Sistema de Archivos de Galicia.
3) El régimen de protección de los bienes considerados patrimonio documental

de Galicia.
4) La declaración de bienes del patrimonio documental como bienes de interés

cultural, así como su inclusión en el Catálogo o en el Inventario General del Patri-
monio Cultural de Galicia.
b) Informar los planes relacionados con la política archivística que pretenda apro-
bar la Xunta de Galicia.
c) Informar las normas técnicas básicas a las que deben adecuarse los sistemas
de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos
de Galicia.
d) Proponer actuaciones e iniciativas para el mejor funcionamiento del Sistema

de Archivos de Galicia, así como para la mejora y el desarrollo de los procesos de
digitalización, accesibilidad en línea al material cultural y conservación digital.
e) Informar cualquier asunto relacionado con dicho sistema que se someta a su

consideración.
f) Cualquier otra que se le encomiende reglamentariamente relativa al asesora-

miento sobre la organización, estructuración y ordenación del Sistema de Archi-
vos de Galicia.
3. En el Consejo estarán representados los distintos archivos que integran el Sis-

tema de Archivos de Galicia. La composición y funcionamiento del Consejo de
Archivos de Galicia serán establecidos por decreto de la Xunta de Galicia, a pro-
puesta de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio docu-
mental.
La composición y funcionamiento del Consejo de Archivos de Galicia serán establecidos por decreto de la Xunta de Galicia, a
propuesta de la Conselleria competente en materia de archivos y patrimonio documental.
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Artículo 34. El Consejo de Evaluación Documental de Galicia. Órgano colegiado consultivo.

Artículo 34
1. El Consejo de Evaluación Documental de Galicia es el órgano colegiado consul-

tivo y de asesoramiento para el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas
a la calificación y utilización de los documentos producidos, recibidos o acumula-
dos en el ejercicio de sus funciones por las instituciones, administraciones y or-
ganismos públicos y por las empresas y entidades de ellos dependientes, así
como a su integración en los archivos y al régimen de acceso e inutilidad admi-
nistrativa de tales documentos en el ámbito del Sistema de Archivos de Galicia.
2. Las funciones, composición y funcionamiento del Consejo de Evaluación Docu-

mental de Galicia serán establecidos por decreto de la Xunta de Galicia, a pro-
puesta de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio docu-
mental.
Funcionamiento mediante decreto del consello de la xunta a propuesta de la conselleria en materia de
archivos y patrimonio documental.
1.3. DEFINICIONES DEL DECRETO 15/2016, DE 14 DE

ENERO, POR EL QUE SE REGULA LA COMPOSICIÓN Y
EL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE EVALUACIÓN
DOCUMENTAL DE GALICIA Y EL PROCEDIMIENTO DE
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS.
Además del Sistema de Archivos de Galicia, para el estudio de la gestión de los

documentos es necesario comprender y delimitar las definiciones aportadas por
el artículo 2 del Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la compo-
sición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el
procedimiento de evaluación y selección de documentos.
Artículo 2 del Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el
funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
Artículo 2 Definiciones
b) Evaluación documental: fase del tratamiento documental que consiste en de-

terminar los valores administrativos, legal-jurídico, informativo e histórico presen-
tes en cada una de las series documentales identificadas a efectos de su selección
para la conservación o eliminación. La evaluación determinará la vigencia tempo-
ral de esos valores, los plazos de transferencia, el régimen y los plazos de acceso
y la selección de documentos
13
c) Conservación: uno de los posibles efectos de la selección documental, tras la
identificación y evaluación, que establece la custodia permanente de todos los
documentos que integran una serie o de sólo una parte.
d) Eliminación: destrucción física o lógica de las series o fracciones de series do-

cumentales seleccionadas con este fin tras los procesos de identificación y de
evaluación, realizada por el órgano responsable de los documentos, empleando
un método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de esos documen-
tos.
e) Identificación: proceso de análisis para determinar el origen orgánico y fun-

cional y los atributos que proporcionan identidad a una serie documental.
f) Muestreo: técnica de selección según criterios sistemáticos (numéricos, alfa-

béticos, topográficos) o cualitativos, de una determinada proporción de docu-
mentos en representación de un conjunto.
g) Selección documental: la operación a través de la cual se hace explícita la

propuesta de conservación o eliminación de la serie documental, una vez identi-
ficada y evaluada.
h) Serie documental: conjunto de documentos que testimonian la actividad

desarrollada de forma continuada en el tiempo por uno o varios sujetos produc-
tores en el ejercicio de una determinada función y regulada generalmente por
una misma norma de procedimiento.
i) Tabla de evaluación: documento resultante de los procesos de identificación

y evaluación en el que se determinan para cada serie documental los plazos de
conservación y de transferencia, el régimen y plazos de acceso, tipo de selección
y plazo en que se realizará, y el soporte de conservación.
j) Valor administrativo: el interés que tiene una serie documental que va unido
a su finalidad inmediata como soporte de la actividad administrativa y, por lo
tanto, a su vigencia administrativa.
k) Valor informativo-histórico: el interés atribuible a los documentos de archivo

cuyo contenido proporciona información relevante sobre agentes, funciones,
normas, temas, lugares, acontecimientos o fenómenos, independientemente de
su valor testimonial.
14
l) Valor legal-jurídico: el interés atribuible a la serie documental, o a una parte

de sus documentos, que pueda considerarse prueba que garantice los derechos
y deberes de la Administración y de la ciudadanía.
15
2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. IDEAS
GENERALES SOBRE EL SISTEMA DE
CLASIFICACIÓN.
Habiendo tratado anteriormente la gestión de documentos, estudiaremos en

este epígrafe de manera más detallada una definición de documento, sus clases
y la clasificación de estos.
2.1. DEFINICIÓN DE DOCUMENTO.
Como se deriva del apartado segundo del artículo 4 de la Ley 7/2014, del 26 de
septiembre, de archivos y documentos de Galicia, se entiende por documento
toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier
expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida y conservada en cualquier
tipo de soporte material como información o prueba por las personas físi-
cas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades o en virtud de obligaciones
legales. Articulo 4.2 ley 7/2014 de 26 de septiembre de archivos y documentos de Galicia.
Se consideran, en todo caso, documentos:
a) Los que son resultado de procedimientos regulados por una norma jurídica.
b) Los que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven
a las instituciones y personas como elementos de información y conocimiento.
16
c) Los documentos administrativos electrónicos, en la definición básica dada por

el artículo 29 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de la ciu-
dadanía a los servicios públicos (norma actualmente derogada). Vemos, a conti-
nuación, su definición y la norma a la que tenemos que acudir para encontrar la
misma.
Artículo 29 de la Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico a la ciudadanía.
2.2. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
En la regulación de Ley 7/2014, del 26 de septiembre, de archivos y documentos

de Galicia, podemos diferenciar los siguientes documentos:
 Documentos de titularidad pública.

 Documentos de titularidad privada.
 Documentos de custodia permanente.
 Documentos administrativos electrónicos.
Documentos de titularidad pública (artículo 5)
Son documentos de titularidad pública los de las personas físicas o jurídicas,

tanto públicas como privadas, enumeradas en el punto siguiente, produci-
dos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin
perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.
Entre ellos:
a) Los del Parlamento de Galicia, los del Consejo de Cuentas, los del Valedor del
Pueblo y los del Consejo de la Cultura Gallega.
b) Los del Consejo de la Xunta y los de la Administración general de la Comunidad

Autónoma de Galicia.
c) Los de las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia.
d) Los de las corporaciones de derecho público de Galicia, en lo relativo a sus

funciones públicas atribuidas.
e) Los de las entidades locales de la Comunidad Autónoma de Galicia y los de los

entes, organismos o empresas de ellas dependientes.
17
f) Los de las universidades públicas radicadas en Galicia y los de los centros y
estructuras de ellas dependientes.
g) Los de la Administración del Estado y los de los organismos públicos, socieda-

des mercantiles y fundaciones de ella dependientes radicados en Galicia.
h) Los de los órganos de la Administración de justicia radicados en Galicia.
i) Los de las notarías y registros públicos radicados en Galicia.
j) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unión Europea,

así como los de cualquier otro organismo público internacional, radicados en Ga-
licia.
k) Los de las entidades dotadas de personalidad jurídica propia creadas, partici-

padas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las enti-
dades y personas jurídicas mencionadas en este artículo en el ejercicio de potes-
tades administrativas o funciones públicas.
l) Los de las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos de ámbito

gallego, en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servi-
cios.
m) Los de cualquier otra entidad pública no incluida en los supuestos anteriores

en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
Los documentos de titularidad pública se caracterizan por ser inalienables, im-

prescriptibles e inembargables. -Inalienables.
-Imprescriptibles.
-Inembargables.
Documentos de titularidad privada (artículo 9)
Son propiedad de una persona física o jurídico-privada, con independencia de su

naturaleza pública o privada.
Forman parte del patrimonio documental de Galicia los documentos de titulari-

dad privada que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 77 de la Ley
8/1995, del patrimonio cultural de Galicia.
Los Documentos privados Formarán parte de los archivos de Galicia si cumplen con los requisitos citados
en al artículo 77 de la Ley 8/1995 de patrimonio cultural de Galicia.
18
(Norma actualmente derogada. Hay que acudir al ar-

tículo 109 de Ley 5/2016, de 4 de mayo, del patri-
monio cultural de Galicia).
Artículo 109. Patrimonio documental de Ga-

licia.
1. A los efectos de esta ley, el patrimonio docu-
mental gallego está constituido por el conjunto
de documentos de titularidad pública. Asi-
mismo, está constituido por los de titularidad
privada, custodiados o no en archivos de Galicia
y fuera de ella, que, por su origen, antigüedad o
valor, sean de interés para la Comunidad Autó-
noma de Galicia en los términos establecidos en
este capítulo y en la normativa sectorial aplica-
ble.
2. Forman parte del patrimonio documental,
siempre que reúnan los requisitos señalados en
el apartado anterior, independientemente del
soporte en el que se encuentren:
a) Los documentos de cualquier época genera-
dos, conservados o reunidos, en el ejercicio de
su función, por la Administración general y las
entidades integrantes del sector público auto-
nómico de Galicia.
b) Los documentos anteriores a 1965, genera-
dos, conservados o reunidos, en el ejercicio de
sus actividades, por las entidades y asociacio-
nes de carácter político, sindical o religioso y por
las entidades, fundaciones y asociaciones cultu-
rales y educativas de carácter privado, que ten-
gan interés para la historia de Galicia. c) Los do-
cumentos anteriores a 1901, generados, con-
servados o reunidos por otras entidades parti-
culares o personas físicas, que tengan interés
para la historia de Galicia.
3. Asimismo, podrán integrarse en el patrimonio
documental de Galicia aquellos documentos
que, sin alcanzar la antigüedad señalada en los
apartados anteriores, merezcan dicha conside-
ración en atención a su valor cultural para la Co-
munidad Autónoma. 4. Quedarán sometidos al
19
régimen de protección que esta ley establece
para los bienes declarados de interés cultural
los inmuebles dedicados a archivos de titulari-
dad autonómica. Los bienes situados en ellos
tendrán el régimen de protección establecido
en las normas sectoriales que les sean de apli-
cación, sin perjuicio de su posible declaración
de interés cultural o catalogación.
Documentos de custodia permanente (apartado tercero del artículo 4)
Aquellos que deben conservarse después de un proceso de evaluación y se-

lección.
Se conservarán después de un proceso de evaluación y selección.
Documentos administrativos electrónicos.
Para poder aportar una definición de documento administrativo electrónico te-

nemos que acudir a una norma estatal. En concreto, al Real Decreto 203/2021,
de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funciona-
miento del sector público por medios electrónicos, en su artículo 46:
Documentos electrónicos definidos en el artículo 46 del Decreto 203/2021 de 30 de Marzo.
Se entiende por documento administrativo electrónico la información de cual-
quier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico,
según un formato determinado y susceptible de identificación y trata-
miento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad
y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorpo-
rada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones su-
jetas a Derecho administrativo.
Cuando en el marco de un procedimiento administrativo tramitado por medios

electrónicos el órgano actuante esté obligado a facilitar al interesado un ejemplar
de un documento administrativo electrónico, dicho documento se podrá sustituir
por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos
adecuados.
TIPOS DE DOCUMETOS:
-Titularidad pública
- Titularidad privada
-De Custodia Permanente.
-Documentos Administrativos Electrónicos.
20
3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: NATURALEZA Y

CLASES DE ARCHIVOS.
Los archivos constituyen servicios de máxima relevancia en una sociedad demo-

crática. A través de ellos se gestionan y se facilita el acceso a los documentos
y a la información que contienen, de forma presencial y a través de medios
electrónicos, mediante la consulta, la reproducción directa o a través de los ins-
trumentos de referencia correspondientes.
3.1. DEFINICIÓN DE ARCHIVO.
Vienen el archivo y el archivo electrónico definido en el apartado primero del ar-

tículo 4 de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de
Galicia.
Artículo 4.1 de la Ley 7/2014 de Archivos y Documentos de Galicia.
Archivo: uno o varios conjuntos orgánicos de documentos producidos, reunidos

o conservados por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejer-
cicio de sus funciones y actividades, con finalidades de gestión administrativa,
prueba de los derechos y deberes de la Administración y de la ciudadanía, inves-
tigación o acceso a la información y a la cultura. Este concepto corresponde tam-
bién al de fondo documental.
Igualmente, se entiende por archivo el sistema corporativo de gestión documen-

tal que contribuye con su metodología a definir los procesos de producción ad-
ministrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su trata-
miento, conservación, acceso y comunicación.
21
También se denomina archivo la institución especializada donde se reúnen, se
custodian y se sirven los fondos documentales, por medios y técnicas que le son
propias, para el cumplimiento de los fines citados.
Archivo electrónico: repositorio centralizado en el que se almacenan y adminis-

tran documentos electrónicos y toda la información que permita identificar, au-
tenticar, contextualizar dichos documentos y acceder a ellos.
3.2. CLASES DE ARCHIVOS.
En la regulación de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos

de Galicia, diferencia:
• Archivos públicos.
• Archivos privados.
• Archivos de gestión.
• Archivos centrales.
• Archivos generales territoriales.
• El Archivo del Reino de Galicia.
• Archivos históricos provinciales.
• Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia.
• Archivos de las diputaciones provinciales.
• Archivos de los ayuntamientos.
Archivos Públicos (artículo 12). Ley 7/2014 de 26 de septiembre de Archivos de Galicia.
Son aquellos que recogen, custodian, comunican y difunden los documen-

tos producidos y recibidos por los órganos y entidades públicas relaciona-
dos en el artículo 5 en el ejercicio de sus competencias.
Con los archivos públicos hay que destacar también lo reconocido en el artículo
13 que reconoce las siguientes características.
Los archivos públicos integran todos los documentos producidos y reunidos por
cada una de las distintas administraciones públicas y sus entidades instrumenta-
les, aunque estén distribuidos en distintos locales e instalaciones por razones de
eficacia de los servicios públicos o gestionados por sistemas automatizados.
22
Se encuentran integrados en los archivos públicos:
a) Los archivos de gestión que custodian los documentos producidos y

reunidos por las distintas unidades administrativas de las entidades y per-
sonas mencionadas en el artículo anterior con el objetivo prioritario de apo-
yar la gestión de estas.
b) Los archivos centrales e intermedios que concentran los documentos

producidos y reunidos por todas las unidades administrativas de una
Dentro de los Archivos misma entidad pública y, en su caso, de las instituciones y personas de ellas
Públicos
dependientes con el objetivo prioritario de evaluarlos y de facilitarles el ac-
ceso a la información que contengan tanto a la Administración como a la
ciudadanía. Los archivos centrales e intermedios que concentran los documentos
producidos y reunidos por todas las unidades administrativas de una
misma entidad pública,
c) Los archivos históricos que concentran los documentos que poseen valor
histórico con el objetivo prioritario de conservarlos, facilitar la investigación
histórica, científica y cultural y permitir que, como testimonios de civilización
y de la memoria colectiva, todos los ciudadanos puedan disfrutar de ellos.
Archivos Privados (artículo 25).
Conjuntos orgánicos de documentos producidos o reunidos por las personas fí-

sicas y jurídicas de carácter privado no incluidas en el artículo 5.
Regulando el artículo 5 un listado de lo que se consideran documentos públicos:

(listado mencionado en apartado 2, subapartado 2.2 de este tema)
Archivos de Gestión (artículo 37).
Reúnen los documentos generados por las unidades administrativas dependien-

tes del correspondiente órgano, con el objetivo prioritario de apoyar su gestión y
acreditar sus actuaciones. Existe, por lo menos uno, en cada órgano de la Comu-
nidad Autónoma.
Documentos Generados por Unidades Administrativas dependientes del correspondiente Órgano.

Existe por lo menos un archivo de gestión en cada Comunidad Autonóma.
23
Uno en cada Consellería.
Archivos Centrales (artículo 38).
Definen el sistema de gestión documental.
Definen, implantan y mantienen, en el ámbito de los órganos y entidades el sis-
tema de gestión documental y realizan las transferencias de documentos que les
correspondan al Archivo de Galicia. Existe uno en cada Conselleria.
Definen, implantan y mantienen el sistema
Transfieren documentos al Archivo de Galicia.
de gestión documental.
Archivos generales territoriales (artículo 39)
Se constituirán en
Definen, implantan y mantienen, en el ámbito de los órganos y entidades de ám- las provincias archivos
generales territoriales que
bito provincial o territorial, el sistema de gestión documental. Se constituirán en ejercerán como archivos
las provincias archivos generales territoriales que ejercerán como archivos cen- centrales e intermedios
generales de las
trales e intermedios generales de las delegaciones territoriales de la Xunta. delegaciones territoriales
de la Xunta.
definen el sistema de gestión documental en el ámbito provincial o territorial.
Archivos históricos provincial de la Provincia de A
El Archivo del Reino de Galicia (artículo 40). Coruña
Sin perjuicio de la legislación estatal que le afecte, cumple las funciones de archivo
histórico del Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia en la provincia de A Co-
ruña.
Archivos históricos provinciales (artículo 41).
Sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los archivos históricos provin-
ciales de Lugo, Ourense y Pontevedra cumplen las funciones de archivos históri-
cos del Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia en la respectiva provincia y, en
el marco de los planes y programas establecidos por el órgano de dirección y
coordinación del Sistema. Los archivos históricos provinciales cumplen las funciones de archivos históricos del
Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia en cada provincia y ajustándose a los planes
de los órganos de dirección.
Archivo de Galicia (artículo 42). Carácter intermedio e Histórico.
Con carácter intermedio e histórico, es la cabecera y el centro de referencia del

Sistema de Archivos de Galicia. Estará adscrito a la consellería competente en
materia de archivos y patrimonio documental y tendrá su sede en la ciudad de
Santiago de Compostela.
-Carácter intermedio e histórico.

-Cabecera del Sistema de Archivos de Galicia.
Archivo de Galicia -Adscrito a la Conselleria de Archivos y patrimonio documental.
-Sede en Santiago de Compostela.
24
Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia (artículo 43).
Es el sistema digital que permite gestionar los documentos electrónicos en poder

del sector público autonómico. Está integrado tanto por el Archivo Electrónico
Administrativo como por el Archivo Electrónico del Patrimonio Documental, de
acuerdo con las políticas de gestión establecidas en cada caso.
Este último, lo estudiaremos con mas detenimiento en el último aparatado del

tema.
Está integrado tanto por el Archivo Electrónico Administrativo como por el Archivo Electrónico del
Patrimonio Documental.
25
4. DERECHO DE ACCESO A ARCHIVOS Y
REGISTROS.
Como hemos estudiado ya en el primer apartado del tema, los documentos y la

información de los mismo configuran el patrimonio documental de Galicia.
El patrimonio documental es una parte fundamental de la memoria colectiva de

las sociedades. Los documentos que lo integran ofrecen información, conoci-
miento, ciencia, garantía de los derechos de los ciudadanos, transparencia, histo-
ria, arte… Por eso debemos velar por su conservación y garantizar el derecho de
acceso de todos. Dando con ello cumplimento del derecho de acceso a la cultura
y la promoción de la investigación científica previsto en el artículo 44 de la Cons-
titución española.
Todas las personas (ciudadanos, funcionarios, periodistas, investigadores…) tie-

nen derecho a acceder a los documentos que se custodien en el Sistema de Ar-
chivos de Galicia, excepto en aquellos casos en que concurran las excepciones o
límites previstos en la Constitución y en las leyes.
4.1. EL ACCESO A LOS ARCHIVOS.
Este derecho de acceso a archivos y registros, como establece la exposición de

motivos de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de
Galicia “se enmarca en un contexto legal integrado por distintas disposiciones
que, sin ser específicamente archivísticas, tienen una extraordinaria influencia en
26
este ámbito”. Aunque actualmente se encuentre derogada, merece especial men-

ción la a Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administra-
ciones públicas y del procedimiento administrativo común, que en su ar-
tículo 35.h) reconoció el derecho de la ciudadanía en sus relaciones con las ad-
ministraciones públicas al acceso a la información pública, archivos y registros. En
el ámbito de la Comunidad Autónoma destacamos la Ley 1/2016, de 18 de enero,
de transparencia y buen gobierno, cuyo Título I, Capitulo IV lleva por rúbrica “De-
recho de acceso a la información pública”. (Recuerda que éste proceso se estudia
en el tema 10).
El acceso a los documentos y al contenido de los mismo se hace a través de

los archivos, que son quienes tienen la obligación de proporcionar este acceso
a los ciudadanos, por medio de los instrumentos de consulta accesibles en la red,
sin barreras de identificación.
Además, los archivos tienen también la obligación de asesorar e informar a

la ciudadanía en la identificación y localización de documentos que deseen
consultar.
En el caso de que se negase el derecho de acceso a los documentos públicos

debe de hacerse siempre por resolución motivada. El hecho de que un docu-
mento no se encuentre en un archivo concreto no es casusa para denegar el
derecho de acceso. Si se niega el acceso debe ser mediante resolución motivada, es decir,
se tiene que dar un motivo.
Con carácter general, y salvo disposición legal que establezca un plazo distinto,
los límites y exclusiones al derecho de acceso fijados por las normas o en la Cons-
titución desaparecerán una vez transcurridos treinta años desde la producción
de los correspondientes documentos. Los limites y exclusiones al derecho desaparecerá al pasar 30 años desde
la producción de los documentos
En el caso de que se solicite el acceso a documentos que contienen datos per-

sonales que puedan afectar a la seguridad, honor, salud, intimidad o ima-
gen de las personas y, en todo caso, a los supuestos de violencia de género,
podrán ser objeto de consulta pública si media consentimiento de las personas
afectadas, o una vez transcurridos veinticinco años desde su muerte o, si no se
conoce la fecha del fallecimiento, cincuenta años desde la producción del docu-
mento. Se puede consultar: - Con el permiso de la persona afectada.
- Transcurso de 25 años desde la muerte de la persona afectada.
- 50 años si no se conoce la fecha de la muerte desde la producción del documento.
El ejercicio del derecho de acceso lleva consigo el de obtener copias y certifica-
ciones de los documentos. Este derecho podrá limitarse en los siguientes casos:
27
a) Si el estado de conservación de los documentos solicitados requiere un trata-
miento previo de restauración o si su manipulación puede causar un posible de-
terioro. Si necesita tratamiento previo el documento o su manipulación causa un posible
deterioro
Limitación del
b) Si el número de peticiones de reproducción de documentos o de documentos
Derecho a las que se van a reproducir es desproporcionado o impide el funcionamiento normal
copias
de los servicios de archivo. El número de peticiones es desproporcionado o impide el
normal funcionamiento del archivo.
c) Cuando las solicitudes de reproducción se refieren a documentos sobre los
que recaen derechos de propiedad intelectual. En estos casos, las reproduccio-
nes deberán respetar las condiciones establecidas por la legislación de propiedad
intelectual.
Propiedad Intelectual.
Cuando no sea por razones administrativas, la salida de documentos de los ar-

chivos públicos de la Xunta de Galicia deberá ser autorizada por el órgano coor-
dinador del Sistema de Archivos de Galicia. La salida de documentos de otros
archivos integrados en el Sistema deberá ser notificada al órgano coordinador.
En todo caso, se garantizará la seguridad y la integridad de los documentos.
Las personas titulares de los órganos administrativos y, en general, cualquier per-

sona que por razón del desempeño de una función pública tuviera a su cargo
documentos de titularidad pública, al cesar en sus funciones deberá entregárse-
los a la persona que la sustituya o remitirlos al archivo público que corresponda.
En caso de retención indebida de documentos de titularidad pública por perso-

nas o instituciones privadas, la administración titular ordenará el traslado de tales
bienes a un archivo público, e iniciará de oficio los trámites necesarios para de-
purar las responsabilidades en que se pudiere incurrir.
La consulta directa de los documentos es gratuita, así como la utilización de los

instrumentos de consulta que la faciliten. Ahora bien, la obtención de copias o
certificaciones de los documentos está sometida al abono de las tasas o
precios públicos legalmente establecidos o, en su caso, con la habilitación
legal correspondiente. Consulta es gratuita y la obtención de copias se deberá pagar una tasa o
precio público.
Al igual que hemos mencionado en relación con la gestión de documentos, el

acceso a los documentos públicos es responsabilidad directa de las personas ti-
tulares de los respectivos archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo
previsto en esta ley (artículo 31.1 de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de ar-
chivos y documentos de Galicia).
El acceso a los documentos públicos es responsabilidad directa de las personas titulares de los
respectivos archivos.
28
4.2. EL ACCESO A LOS REGISTROS.
No solo se reconoce el derecho de acceso a los documentos por medio del ac-
ceso a los archivos sino, que viene también regulado el derecho de acceso a los
registros.
El derecho de acceso a los Registros Electrónicos permite a la ciudadanía la

presentación electrónica de solicitudes, escritos, comunicaciones y docu-
mentos estará disponible a través de la sede electrónica de la Xunta de Ga-
licia.
La presentación podrá hacerse todos los días del año durante las veinticuatro
horas. Reglamentariamente se regulará la posibilidad de interrupción tem-
poral del funcionamiento del Registro Electrónico General por motivos jus-
tificados de carácter técnico, así como los supuestos en los que, de acuerdo
con las condiciones de uso del servicio, se podrán rechazar los documentos elec-
trónicos que se presenten y los efectos de su rechazo.
El Registro Electrónico General dispondrá de modelos y habilitará sistemas para

la presentación conjunta de solicitudes para aquellos procedimientos que regla-
mentariamente se determinen, con el fin de facilitar la automatización de su pre-
sentación por parte de las personas interesadas y su tramitación por la adminis-
tración.
Será la sede electrónica de la Xunta de Galicia permitirá:
a) El acceso al Registro Electrónico General para la presentación electrónica de

solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos.
b) El acceso al Registro Electrónico General para la presentación de quejas o

sugerencias.
Quejas y sugerencias.
Se entiende por sede electrónica de la Xunta, la dirección electrónica disponible

para la ciudadanía en los términos establecidos en el artículo 38 da Ley 40/2015,
de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.
29
LEY 4/2019 DE 17 DE JULIO DE ADMINISTRACIÓN DIGITAL DE GALICIA
MUY IMPORTANTE
5. EL ARCHIVO Y EL REGISTRO ELECTRÓNICO.

Ley 4/2019 de 17 de julio de administración
5.1. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO. digital de Galicia.
Regulado en la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia.
Artículo 81. Archivo electrónico administrativo de la Xunta de Galicia.

permite la gestión de expedientes administrativos electrónicos del sector
público autonómico en sus diferentes fases.
1. El Archivo electrónico administrativo de la Xunta de Galicia es el sistema que
permite la gestión de expedientes administrativos electrónicos del sector
público autonómico en sus diferentes fases. Por tanto, incluirá todos los expe-
dientes en tramitación y los finalizados, durante el tiempo establecido en sus ca-
lendarios de conservación.
2. El Archivo electrónico administrativo se regirá por lo dispuesto en la presente

ley, en la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia,
y en el resto de la normativa de aplicación.
3. La responsabilidad de la custodia y el mantenimiento de los expedientes y

documentos durante su tramitación será responsabilidad de la unidad ges-
tora de los mismos. Finalizada su tramitación, la unidad gestora del expediente
deberá transferir su custodia al Archivo de Galicia o a otros archivos del Sistema
de archivos de Galicia. Custodia y mantenimiento a cargo de la unidad Gestora.
4. Los formatos de los documentos del Archivo electrónico administrativo debe-

rán garantizar su autenticidad, integridad, conservación, disponibilidad y
Garantiazar: Autenticidad, integridad, conservación, disponibilidad, confidencialidad así

como su consulta.
30
confidencialidad, así como su consulta, con independencia del tiempo trans-

currido desde su emisión.
Aunque el artículo 4 de la Ley la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y

documentos de Galicia, (mencionado ya en el apartado 3, subapartado 3.2 del
tema), aporta también una definición de archivo electrónico. Entendiendo el ar-
chivo electrónico como el repositorio centralizado en el que se almacenan y ad-
ministran documentos electrónicos y toda la información que permita identificar,
autenticar, contextualizar dichos documentos y acceder a ellos.
Entendiendo de eta última definición que el Archivo Electrónico de la Xunta de

Galicia formará parte del Sistema de archivos de la Xunta de Galicia como repo-
sitorio de los documentos electrónicos de los archivos enumerados en los puntos
2 y 3 que cumplan los requisitos previstos en el artículo 43.
Es el Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia el sistema digital que permite ges-

tionar los documentos electrónicos en poder del sector público autonómico. Está inte-
grado tanto por el Archivo Electrónico Administrativo como por el Archivo Electrónico
del Patrimonio Documental, de acuerdo con las políticas de gestión establecidas en
cada caso.
Artículo 43. Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia.
2. El Archivo Electrónico Administrativo gestionará los expedientes ad-

ministrativos electrónicos de la Administración general y del sector pú-
blico autonómico en sus diferentes fases hasta el momento de su elimi-
nación o de su transferencia al Archivo Electrónico del Patrimonio Do-
cumental, cuando hubiesen sido valorados y seleccionados para su con-
servación permanente.
3. El Archivo Electrónico del Patrimonio Documental gestionará los do-
cumentos valorados como de conservación permanente. Del mismo for-
man parte tanto el repositorio de difusión como el repositorio de pre-
servación.
4. El Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia desarrollará los procesos y
funciones de la gestión documental a los que se refiere el artículo 18 en el
ámbito de la Administración electrónica en coordinación con el órgano com-
petente en materia de Administración tecnológica.
5. El Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia tendrá un modelo específico
que será de uso común entre los órganos de gobierno y de la Administración
general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades instrumen-
tales integrantes del sector público autonómico.
6.La Xunta de Galicia deberá garantizar la custodia y conservación de sus do-
cumentos y expedientes electrónicos y facilitará a los archivos de su
31
titularidad o gestión el cumplimiento de las funciones que les corresponden
sobre aquellos.
7. La Xunta de Galicia promoverá la coordinación y colaboración entre la con-
sejería o entidad instrumental competente en materia de Administración elec-
trónica y sistemas de información y la consejería competente en materia de
archivos y patrimonio documental para garantizar la custodia y conservación
en el marco de la gestión documental electrónica.
8. La consejería competente en materia de archivos participará en la elabora-
ción y mantenimiento de un sistema de información administrativa de la Xunta
de Galicia para facilitar la gestión de los documentos electrónicos de los órga-
nos de gobierno y de la Administración general de la Comunidad Autónoma de
Galicia.
5.2. REGISTRO ELECTRÓNICO.
En el ordenamiento jurídico estatal, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedi-

miento administrativo común de las administraciones públicas, y la Ley 40/2015,
de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, suponen un nuevo esce-
nario normativo para la consolidación de la administración digital en las adminis-
traciones públicas, y, por tanto, también en el sector público autonómico de Ga-
licia.
Se aprueba así en la Comunidad Autónoma de Galicia la Ley 4/2019, de 17 de

julio, de administración digital de Galicia, que regula el Sistema único de re-
gistro, integrado por el Registro Electrónico General, la Red de oficinas de aten-
ción a la ciudadanía y registro.
Estas oficinas desarrollan, entre otras, las funciones encomendadas en la

Ley 39/2015, de 1 de octubre, a las oficinas de asistencia en materia de registro.
Por su parte, las previsiones sobre representación, con la creación del Registro
Electrónico General de Apoderamientos de Galicia, identificación y firma, notifica-
ción y medios de pago incorporan en el ámbito del sector público autonómico las
especificidades de estos elementos necesarios para asegurar el funcionamiento
de una administración cien por cien digital.
Artículo 26. Sistema único de registro. Depende de la Conselleria de AAPP.
1. El Sistema único de registro es el conjunto de órganos y unidades que reali-

zan funciones de registro de entrada y salida de cuantas solicitudes, escritos, co-
municaciones y documentos se reciban o remitan en la Administración general y
32
en las entidades instrumentales del sector público autonómico, para su debida

constancia, a fin de hacer real y efectivo el principio de proximidad a la ciudada-
nía.
3. No tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo

electrónico corporativo asignados al personal empleado público o a los órganos
o unidades, ni tampoco los dispositivos de recepción de fax u otros canales elec-
trónicos no integrados con el registro, salvo en los supuestos expresamente pre-
vistos en el ordenamiento jurídico.
4. Excepcionalmente, las entidades públicas instrumentales del sector público

autonómico de Galicia, por razones de eficacia, eficiencia e interés general deri-
vadas de la concurrencia de circunstancias especiales, podrán crear su propio
registro electrónico de acuerdo con las condiciones y requisitos que se establez-
can reglamentariamente. Estos registros deberán ser plenamente interoperables,
estar interconectados con el Registro Electrónico General y cumplir con las ga-
rantías y medidas de seguridad contempladas en la legislación en materia de pro-
tección de datos de carácter personal.
5. El Sistema único de registro dependerá de la consejería competente en

materia de administraciones públicas.
Artículo 27. Registro Electrónico General. Asiento de todo documento.
En el Registro Electrónico General se hará el correspondiente asiento de todo

documento que sea presentado o se reciba en cualquier órgano administrativo
de la Administración general o entidad instrumental del sector público autonó-
mico de Galicia. También se podrá anotar en él la salida de los documentos ofi-
ciales dirigidos a otros órganos o particulares.
Artículo 28. Interoperabilidad del Registro Electrónico General y

protección de datos de carácter personal.
1 y 2. El Registro Electrónico General: facilitará el acceso a los registros electró-

nico de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, si
los hubiere y cumplirá con las garantías y medidas de seguridad previstas en la
legislación en materia de protección de datos de carácter personal.
33
artículo 16.4 de la Ley 39/2015,
El Registro Electrónico General será interoperable con las demás AAPP
3. De acuerdo con el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del pro-
cedimiento administrativo común de las administraciones públicas, el Registro
Electrónico General será plenamente interoperable con los de las demás ad-
ministraciones públicas, de modo que se garantice su compatibilidad informá-
tica e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales
y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
Artículo 30. Anotaciones de los asientos.
La recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones dará lugar al

correspondiente asiento registral de entrada o de salida, respectivamente, y
asociará a cada asiento la documentación complementaria presentada o remi-
tida, especificando el número, la huella digital y la denominación de los documen-
tos que se adjuntan.
Se especificara en el asiento el número, la huella digital y la denominación de los documentos que se adjuntan
Los asientos del registro se anotarán respetando el orden temporal de recep-

ción o salida.
El Registro garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un nú-

mero de registro, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presen-
tación o remisión, identificación de la persona interesada, órgano administrativo
remitente, si procediere, persona u órgano destinatario y, si procediere también,
una referencia al número de expediente, así como una referencia al contenido de
la solicitud, escrito, comunicación o documento que se registra.
Artículo 31. Recibos acreditativos de la presentación.
1. El Registro Electrónico General generará automáticamente un recibo con-

sistente en una copia autenticada del documento de que se trate, en el cual se
incluya la fecha y hora de presentación y el número de registro, así como un re-
cibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que ga-
rantice su integridad y no repudio.
2. Se regulará el sistema de recuperación de los recibos en caso de fallo técnico

o cuando concurran otras circunstancias que puedan impedir su correcta recep-
ción por la persona destinataria.
34
Artículo 32. Cómputo de plazos. Lo que establezca el art 31 de la Ley 39/2015
1. El computo de plazos en el Registro Electrónico General se regirá por lo esta-

blecido en el artículo 31 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
administrativo común de las administraciones públicas.
Art 31 ley 39/2015
2. De acuerdo con lo dispuesto en dicho precepto, el Registro Electrónico Ge-
neral se regirá, a efectos de cómputo de plazos, por la fecha y hora oficial de la
sede electrónica de acceso, que será la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
3. La sede electrónica mostrará en lugar fácilmente visible y accesible la fecha y

hora oficial, que será la que conste como fecha y hora de la operación, y se adop-
tarán las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad.
La información relativa al Registro Electrónico viene dada por la Sede Electrónica.
Artículo 17. Contenido de la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
1. La sede electrónica de la Xunta de Galicia facilitará la siguiente información:
a) La identificación de la dirección electrónica de referencia de la sede, de su

titular y de su ámbito de aplicación, así como de los servicios puestos a disposi-
ción de la ciudadanía en la misma.
b) Los textos íntegros de las normas de creación de la sede electrónica y del

Registro Electrónico General.
c) La fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles a efectos del
cómputo de plazos.
d) La relación de los sistemas de identificación y firma que son admitidos en la

sede electrónica, así como los trámites y procedimientos para los cuales son ad-
mitidos.
e) La relación de los sistemas de identificación y firma que son utilizados por la

sede electrónica.
35
f) La Guía de procedimientos y servicios, contemplada en la Ley 14/2013, de 26
de diciembre, de racionalización del sector público autonómico, que incluirá la
relación de los procedimientos y servicios a disposición de la ciudadanía, indi-
cando su objeto, personas beneficiarias, requisitos y documentos necesarios, pla-
zos de presentación y de resolución, sentido del silencio, nivel de interactividad
en la tramitación y canales de presentación, así como la normativa aplicable. Ade-
más, incorporará los formularios normalizados que sean de aplicación en cada
uno de ellos. La Guía de procedimientos y servicios incluye la relación actualizada
de los trámites que pueden iniciarse en el Registro Electrónico General al que da
acceso la sede electrónica.
g) La relación de las actuaciones administrativas automatizadas en el sector pú-

blico autonómico y los sellos electrónicos u otros mecanismos utilizados para su
firma, en su caso.
h) La información relativa a las indisponibilidades del servicio por incidencias

técnicas, y, en el caso de ampliación de plazo derivada de incidencia técnica, la
incidencia técnica acontecida y la ampliación concreta del plazo no vencido.
i) Los formatos admitidos para la presentación electrónica de documentos en

el Registro Electrónico General.
36
¿QUÉ HAS APRENDIDO?
Es necesario al finalizar el estudio de este tema y antes de hacer la autoevalua-

ción, tener claro, por un lado, los conceptos y tipos de documentos, archivos y de
registros que existen. Que la gestión documental (con sus principios y finalidades)
se ejerce por medio de los archivos. Formando estos, parte del Sistema de Archi-
vos de Galicia. Integrado por la Conselleria competente, por los órganos colegia-
dos asesores (Consejo de Archivos de Galicia y el Consejo de Evaluación Docu-
mental de Galicia) y por los diferentes archivos públicos.
Y por otro lado que la buena gestión de los documentos da cumplimiento a la

eficacia administrativa del artículo 103 de la constitución. Siendo los archivos los
encargados de esta gestión. También les corresponde a los archivos, dar cumpli-
miento al derecho de acceso.
Por último, acuérdate del mundo tecnológico en el que vivimos y de todos los
avances y facilidades que nos da la informática para hablar de los archivos y de
los registros electrónicos.
37
AUTOCOMPROBACIÓN
1. ¿Dónde se reúnen los documentos?
a) En carpetas.
b) En archivos.
c) En los registros.
d) En el portal web.
2. Una buena gestión en los documentos:
a) Mejora el funcionamiento racional y eficaz de la Administración Pública.
b) Contribuye a una buena conservación del patrimonio documental de la

Administración.
c) Cumple con la eficacia administrativa a la que hace referencia el artículo

103 de la Constitución.
d) Todas las anteriores son correctas.
3. Los documentos de titularidad pública se caracterizan por ser:
a) Inalienables, imprescriptibles e inembargables.
b) Inalienables, públicos e inembargables.
c) Vinculantes, imprescriptibles e inembargables.
d) Vinculantes, de efecto directo e inembargables.
39
4. ¿Qué nombre reciben aquellos documentos que son aquellos que de-
ben conservarse después de un proceso de evaluación y selección??
a) Documentos permanentes.
b) Documentos inembargables.
c) Documentos conservadores.
d) Documentos de custodia permanente.
5. ¿En qué clase de documentos se engolan los documentos emitidos por

los Notarios?
a) Documentos públicos.
b) Documentos privados.
c) Documentos electrónicos.
d) Documentos de custodia permanente.

6. ¿Qué archivo existirá en cada Conselleria?
a) Archivo de gestión.
b) Archivo de personal.
c) Archivo central.
d) Archivo de Conselleiros.
7. ¿Quién tiene derecho al acceso de documentos?
a) Todas las personas.
b) Las instituciones públicas cuando lo soliciten mediante apoderado.
c) Las personas jurídicas en el solo ejercicio de sus funciones.
d) Los periodista e investigadores en el solo ejercicio de sus funciones.

8. ¿A qué hace referencia interés que tiene una serie documental que va
unido a su finalidad inmediata como soporte de la actividad adminis-
trativa y, por lo tanto, a su vigencia administrativa?
a) Al interés histórico.
b) Al valor de evaluación.
c) A la tabla de evaluación.
d) Al valor administrativo.
40
9. ¿Puede negarse el ejercicio del derecho al acceso a los documentos?
a) Nunca.
b) Sí, mediante resolución motivada.
c) Sí, mediante acuerdo del Tribunal.
d) Sólo a quien solicite el acceso fuera e las funciones de su cargo.
10. ¿Cuándo puede hacerse la presentación de documentos en los registros

electrónicos?
a) Todos los días del año durante las veinticuatro horas.
b) De lunes a viernes en horario de 8.00 a 15.00 horas.
c) De lunes a viernes en horario de 8.00 a 15.00 horas. Y los sábados de 9.00

a 14.00 horas.
d) De lunes a sábado durante las veinticuatro horas.
41
SOLUCIONARIO
1. B 2. D 3. A 4. D
B 5. A
6. C 7. A 8. D 9. B 10. A
43
BIBLIOGRAFÍA
 Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia.
 Decreto 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el

funcionamiento del consejo de evaluación documental de Galicia y el procedi-
miento de evaluación y selección de documentos.
 Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia.
 https://transparencia.xunta.gal/tema/informacion-de-relevancia-xuri-
dica/documentos-arquivos?langId=es_ES
 https://arquivosdegalicia.xunta.gal/es/sistema-arquivos-galicia/definicio-
nes_y_funciones
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MD.

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN

ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS. EL ARCHIVO Y EL

TU RETO EN ESTA UNIDAD ........................................................................ 3

TU RETO EN ESTA UNIDAD

¿Preparado? ¡Vamos a ello, es muy sencillo

Aporta una definición de gestión documental el

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Decreto 15/2016, de 14 de enero

Se deriva de su preámbulo lo siguiente:

Las administraciones y organismos públicos de la Comunidad Autónoma de

No obstante, no todos estos documentos deben ser conservados de forma per-

Los archivos participan de forma activa en la gestión documental a través de los

La gestión de documentos conlleva la evaluación, selección, eliminación

Una buena gestión en los documentos y archivos:

 Contribuye a una buena conservación del patrimonio documental de

 Mejora el funcionamiento racional y eficaz de la Administración Pú-

 Cumple con la eficacia administrativa a la que hace referencia el ar-

1.2. SISTEMA DE ARCHIVOS DE GALICIA Y LA LEY 7/2014,

Se rige el Sistema de Archivos de Galicia por tres principios:

 La coordinación y colaboración entre las distintas administraciones pú-

 La autonomía de cada una de ellas para organizarse.

 La concurrencia de todas en la consecución de los objetivos generales de

Esta definición de Sistema de Archivos de Galicia y los principios mencionados

Artículo 29. Estructura. LEY 7/2014 DE 26 DE SEPTIEMBRE

1. El Sistema de Archivos de Galicia está integrado por:

a) La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental,

art 29 ley 7/2014 de 26 de septiembre

Artículo 30. Archivos del Sistema de Archivos de Galicia.

Componen el Sistema de Archivos de Galicia los siguientes archivos:

a) Los archivos de la Xunta de Galicia y de sus entidades públicas instrumen-

b) Los archivos de las entidades locales de Galicia y de las entidades públicas

d) El archivo del Tribunal Superior de Justicia de Galicia y la red de archivos

e) Los archivos de otras instituciones y entidades públicas de carácter esta-

f) Los archivos privados que se integren de acuerdo con lo establecido en el

Artículo 31. Requisitos y efectos de la pertenencia al Sistema de Archivos

1. La gestión, conservación y acceso a los documentos públicos son responsa-

2. Los archivos privados y los archivos públicos mencionados en el artículo 30.e)

a) Aplicar un sistema de gestión documental, de acuerdo con el previsto en esta

b) Aplicar a todos los documentos la normativa de evaluación que regirá su con-

c) Disponer del personal suficiente y cualificado desde el punto de vista técnico y

d) Disponer de las infraestructuras y presupuestos necesarios para garantizar la

a) Acceder a los programas anuales o plurianuales de apoyo técnico y económico

b) Acceder a los servicios de conservación, reproducción, informatización y otros

1. La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental es

2. Corresponde al órgano de dirección, coordinación y cooperación del Sistema

En todo caso, son competencias de la consellería competente en materia de ar-

a) Elaborar políticas y estrategias relativas a la administración de los archivos y al

b) Coordinar técnicamente y ejercer la superior inspección de los archivos que

c) Promover el intercambio de información entre los archivos, bibliotecas y mu-

d) Elaborar y, en su caso, aprobar los proyectos de reglamentos referentes al Sis-

e) Asesorar desde el punto de vista técnico en la elaboración de los proyectos de

f) Elaborar programas archivísticos y planes sobre formación permanente de los

g) Desarrollar programas de apoyo técnico y económico a los archivos que for-

h) Promover la accesibilidad a los documentos, apoyando o facilitando, en su

i) Velar por la correcta aplicación de los criterios de gestión documental en los

j) Aprobar la homologación de los indicadores de evaluación de gestión o de cali-

k) Promover la conservación y difusión del patrimonio documental de Galicia y

l) Promover la integración de archivos privados en el Sistema de Archivos de Ga-