El documento analiza el sistema de organización de documentos de la empresa COMINAGRO en Pasto, Colombia. Se determinó que la empresa utiliza un orden cronológico pero que su archivo no cumple con varios parámetros de preservación y conservación documental como la estructura, las condiciones ambientales y los materiales de los estantes. Se recomienda que la empresa mejore las condiciones del archivo prestando más atención a los aspectos estructurales, ambientales y de organización para garantizar una mejor preservación de los documentos.
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El documento analiza el sistema de organización de documentos de la empresa COMINAGRO en Pasto, Colombia. Se determinó que la empresa utiliza un orden cronológico pero que su archivo no cumple con varios parámetros de preservación y conservación documental como la estructura, las condiciones ambientales y los materiales de los estantes. Se recomienda que la empresa mejore las condiciones del archivo prestando más atención a los aspectos estructurales, ambientales y de organización para garantizar una mejor preservación de los documentos.
El documento analiza el sistema de organización de documentos de la empresa COMINAGRO en Pasto, Colombia. Se determinó que la empresa utiliza un orden cronológico pero que su archivo no cumple con varios parámetros de preservación y conservación documental como la estructura, las condiciones ambientales y los materiales de los estantes. Se recomienda que la empresa mejore las condiciones del archivo prestando más atención a los aspectos estructurales, ambientales y de organización para garantizar una mejor preservación de los documentos.
El documento analiza el sistema de organización de documentos de la empresa COMINAGRO en Pasto, Colombia. Se determinó que la empresa utiliza un orden cronológico pero que su archivo no cumple con varios parámetros de preservación y conservación documental como la estructura, las condiciones ambientales y los materiales de los estantes. Se recomienda que la empresa mejore las condiciones del archivo prestando más atención a los aspectos estructurales, ambientales y de organización para garantizar una mejor preservación de los documentos.
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EVIDENCIA 3
Nombre: Mabel Alejandra Villota Muchachasoy
Profesora: Gissela del Carmen Alvis Ladino - El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto, analizar el sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza; presentar un diagnóstico que defina si la empresa elegida cumple o no con los parámetros de preservación y conservación documental, y proponer recomendaciones de mejora frente a lo encontrado.
Para analizar el sistema de organización documental de un archivo y la preservación y
conservación documental se eligió la empresa COMINAGRO ubicada en la ciudad de Pasto, la cual se encarga de crear materias primas para construcción. En cuanto al sistema de ordenación documental la empresa utiliza el orden cronológico ya que los documentos están ubicados uno tras otro de acuerdo a la fecha en que se realizó el trámite. De acuerdo con la definición de cada una de las características expuestas en la guía de aprendizaje vamos analizar qué aspectos cumple y aquellos en los cuales debe mejorar. La ubicación: el archivo está ubicado en un lugar en donde hay buena ventilación, no hay humedad alguna que pueda afectar. Hay buena estabilidad y lejos de contaminantes. Aspectos estructurales: No cumple con este aspecto ya que no se tuvo en cuenta la resistencia de las placas o pisos diseñados para cargar dicha cantidad y los techos, puertas y pintura tampoco cuentan con materiales ignífugos. Área de depósito o de almacenamiento de documentos: El área de almacenamiento varía respecto a los temas. Por ejemplo, en la imagen podemos observar que los documentos manejan aspectos de contabilidad y están empastados. En cuanto a la adecuación climática se ajusta a las normas.
- En estantería es de madera con el diseño que vemos en la imagen con secciones
para guardar los archivos, pero no cumple con condiciones acordes para la correcta organización de los documentos de la empresa por ej. Volumen o peso de los archivos. Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material documental en distintos soportes: Este espacio destinado en su mayoría no cumple con las condiciones ambientales para una buena organización de los archivos. Las recomendaciones que se puede dar a la empresa es que se preste más atención y cuidado al archivo ya que no cuenta con las condiciones óptimas para la buena gestión y organización documental, en su aspecto estructural el lugar no cuenta con materiales destinados para lo que exige la construcción de un archivo, se corre riesgo de que en algún descuido pueda presentarse un accidente debido a los materiales que se usaron para la construcción de los muebles y estanterías, debería implementarse estantes construidos en láminas metálicas sólidas con tratamiento anticorrosivo que es mucho más recomendable que el mueble de madera como el que actualmente maneja el archivo, por otra parte, le hace falta un poco de ventilación y aseo en general ya que en ocasiones hay presencia de roedores en el lugar por falta de limpieza.