PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE COMPRAS Y RECEPCION DE

MATERIALES

1.Objetivo
Establecer el procedimiento de ejecución de compras o arriendos de materiales, equipos,
herramientas y servicios de acuerdo a los requisitos del proyecto en ejecución es parte del
Sistema de Gestión Integrado, implementado en la empresa.
2.Alcance
El presente procedimiento se aplica a todos los materiales, equipos, herramientas y
servicios adquiridos por el área de almacén, oficina administrativa y taller automotriz de la
empresa, tanto para el proceso de recolección, almacenaje y compactación del material
posconsumo, seguridad en el trabajo, como el funcionamiento de la compañía.
3.Documentos de referencia
Norma ISO 9001:2015
4.Definiciones
4.1. Constancia de ingreso a almacén: Documento interno en el que se ingresa los
materiales y debe estar conforme con la orden de compra y vale de despacho. (Registro
interno en Excel)
4.2. Elemento de protección personal (EPP): Son equipos que te protegen frente a un
riesgo laboral externo y se caracterizan por tener que ser llevados o sujetados por cada
trabajador.
4.3. Factura: Es un documento de carácter mercantil que indica una compra o una venta
de un bien o servicio.
4.4. Gerencia Operativa (GO): Aprueba compras o arriendos a pagos de órdenes de
compra.
4.5. Guía de Remisión: Documento emitido por el proveedor y/o Logístico indicando los
materiales despachados al área usuaria o almacén de la empresa.
4.6. Orden de compra (OC): La orden de compra es un documento que emite el
solicitante para pedir EPP, Herramientas, Materiales y otros afines a almacén o a el
proveedor.
4.7. Orden de compra: Documento emitido por almacén o la persona solicitante, dirigida
a los proveedores en el que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y precio,
así como fechas esperadas de entrega y formas de pago de materiales especificados de
acuerdo a los pedidos de materiales.
4.8. Orden de servicio (OS): Es un documento que emite logística para realizar la
contratación de un servicio.
4.9. Presupuesto: Descripción en términos de cantidad, calidad y precio de los insumos
necesarios para el desarrollo de las actividades de cada área en funcionamiento de la
empresa.
4.10. Proveedores: Proveedores incorporados a la base de datos con la cual se cotiza la
orden de compra o arriendo.
4.11. Requerimiento (RQ): Es un documento de solicitud de necesidad emitida por el
área usuaria a Logística la compra o arriendo de materiales, de materiales, insumos,
equipos maquinarias y servicios
4.12. Vale de salida: Documento interno que evidencia la entrega de EPP, Materiales,
herramientas al usuario final.
5.Proveedores.Evaluación y Re Evaluación de Proveedores.
Los proveedores nuevos y antiguos son evaluados cada seis meses en el formato SGI-
FOR-XXX Evaluación de Proveedores. Serán registrados en la relación de proveedores
aprobados SGI-FOR-xxx Lista de Proveedores Aprobados. Para la evaluación de
proveedores, se tendrá en cuenta los siguientes lineamientos de calificación:

CRITERIO DE EVALUCACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS O SERVICIOS

PUNTAJE RESULTADO
Excelente – Proveedor
4 confiable y recomendado
Criterios de Calificación
3 Bueno – Proveedor confiable
Definida
Regular – Proveedor poco
2 confiable. Condicionado
1 No confiable

Evaluación de proveedores
Comunicación con los Proveedores.
La empresa por medio de la Coordinación Administrativa y/o Compras debe comunicar a
los proveedores entre otros temas, lo siguiente:
 Los criterios de evaluación de Proveedores.
 La obligatoriedad de cumplir con los requisitos de calidad, seguridad y medio
ambiente para los productos o servicios suministrados.
 La documentación correspondiente a los requisitos de calidad, seguridad y
medioambiente.
 La política Antisoborno de la empresa y la necesidad de los proveedores de
implementar acciones antisoborno en su organización.
6.Caja chica.
Toda compra menor inmediata y directa se realizará mediante caja chica; siempre y
cuando este insumo no afecte la calidad de la provisión del producto o servicio. El monto
a considerarse como caja chica dependerá de la magnitud de la operación, urgencia y
criticidad del insumo requerido, pudiendo considerarse este monto no mayor a $2,000.00.
Para la compra mayor a este monto es necesario el visto bueno por almacén para
asegurar que no hay existencia de dicho insumo, así como la aprobación de gerencia
operativa.
6.1 Aprobación del monto de caja chica.
Gerencia aprueba el monto de caja chica de acuerdo a la magnitud del disponible y
designa al Coordinador Administrativo de planta como responsable del manejo de caja
chica.
Calidad, Plazo de entrega, precio, compromiso y cronograma de entrega, cuidado del
medioambiente, cumplimiento legal, cumplimiento de las normas de seguridad, forma de
pago. En caso de algunos servicios y según la naturaleza de contratación y prestación, no
será necesaria la orden de compra, sin embargo, se realizará un requerimiento como
soporte del servicio contratado.
Restricciones.
No procederán a comprarse por ningún motivo materiales esenciales de los proyectos
como por ejemplo (cemento, tubos, aceros, fierros y otros). Estos mariales esenciales
deben de ser solicitados con requerimiento y como construcción a menos que sea un
mantenimiento de Infraestructura de la planta, en caso de realizar estas operaciones por
caja chica será bajo responsabilidad y aprobación de Gerencia Operativa.
7.Procedimiento:
7.1 Flujograma de procedimiento de ejecución de compras y recepción de materiales
7.2. Inicio
Toda compra de un material y/o servicios surge a partir de las necesidades de las
operaciones o actividades administrativas dentro de la organización en las diferentes
áreas según las especificaciones del solicitante.
7.3. Requerimiento
7.3.1. Realización de requerimiento RQ
se realiza mediante el documento REQUERIMIENTODE MATERIALES, INSUMOS Y
SERVICIOS XXX-XXX-XXX el cual deberá estar llenado en todos los campos. Para el
caso de EPP el ingeniero de seguridad realiza el requerimiento, según los criterios de
Seguridad que debe cumplir el EPP. Todo requerimiento será realizado únicamente por el
área usuaria, en casos excepcionales Coordinación administrativa podrá hacer realizar
requerimientos siendo el máximo por mes de 4 requerimientos.
7.3.2. Llenado de documento a Datos de solicitante y Aprobación.
a. Datos del solicitante:

1.Área:
Se coloca con X o el área usuaria y en otro la especificación del material, servicio si no
pertenece al área en dado caso
2. Centro de trabajo y Destino:
Se coloca el lugar de del proyecto de donde se solicita el requerimiento y el centro de
trabajo ya que de almacén o el área de mantenimiento realiza abastecimiento y servicio a
otras plantas. ejemplo (Planta: Botella, Destino: Planta Coatzacoalcos, Ver)
3.N° de Requerimiento (FOLIO):
Debe colocarse la correlación de requerimiento.
4.Correlativo – COD – CT:
Debe de colocarse un código de requerimiento que el área designe para la solicitud, de
acuerdo al catálogo de vehículos, infraestructura o maquinaria, ejemplo (MTC-001).
5.Fecha:
Debe de colocarse la fecha de aprobación de requerimiento ejemplo (01/09/2023).
6.Solicitante:
Debe de colocarse el nombre y cargo de la persona dueña de proceso que realiza el
requerimiento ejemplo (Alex García – Ingeniero de Seguridad).
7.Aprobado:
Debe de colocarse el nombre y cargo de la persona que tenga un cargo jerárquico
superior a la del solicitante, asumiendo esta persona responsabilidad compartida del
requerimiento. (Cesar Cuellar Lauro – Gerente)
b. Datos de requerimiento
1. Tipo de Material:
Se coloca el Tipo de material a solicitar de acuerdo al área. Ejemplo: (EPP, MANTTO.
VEHICULAR, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PAPELERIA, ETC).
2. Descripción:
Debe de colocarse la descripción del material o servicio con sus especificaciones según
sean requeridos, no se procederá la atención de aquel material que no tenga las
especificaciones ejemplo (BOTIN PUNTA DE ACERONANTERRE CLUTE TALLAS 29).
3.U.M:
Se coloca la unidad de medida del material requerido ejemplo (PAR, UNIDAD, GALONES,
METROS, ECT), Podrá colocarse también sus abreviaturas.
4. Prioridad
Se indicará que prioridad tiene la solicitud para su abastecimiento según sea su caso.
Ejemplo: urgente, medio, espera.
Observaciones y comentarios:
Se debe de colocar indicaciones adicionales que ayuden a gestionar el requerimiento es
de carácter opcional.
c. Firmas
1.Solicitado por:
Se debe de colocar la firma de la persona que hace el requerimiento y el cargo que
ocupa en la empresa. Este espacio es de uso obligatorio, si este espacio no está lleno el
requerimiento no procede.
2.Revisado por:
Es de carácter opcional para operaciones y oficina, se debe colocar la firma y cargo del
Coordinador Administrativo.
3. V°B°:
Visto Bueno es de carácter obligatorio por almacén se debe colocar la firma y cargo del
responsable. Si este espacio no está lleno el requerimiento no procede.
Solicitado por:
Se debe de colocar la firma de la persona solicitante y el cargo que ocupa en la empresa.
Este espacio es de uso obligatorio, si este espacio no está lleno el requerimiento no
procede.
7.4. Verificación de Almacén.
El almacenista verificará en el sistema comercial si se tiene en stock los materiales
solicitados en sus almacenes procederá a realizar la guía de remisión y realizará el envío
o entrega. De no contar con estos materiales, se deberán solicitar para su compra o
arriendo.
7.5. Cotización
De tratarse de un material, insumo, equipo o servicio nuevo, el Coordinador Administrativo
procederá a solicitar cotizaciones para este fin como mínimo, a dos empresas
proveedoras, para evaluar costos. Si el requerimiento solicitado cuenta con un único
proveedor, o al haber solicitado la cotización solo se tiene la respuesta de un proveedor,
se consulta aprobación del Gerente Operacional.
7.6. Orden de Compra (OC)
Una vez seleccionado al proveedor para cubrir un requerimiento, se elabora la Orden de
Compra, ingresando los datos al sistema comercial:
Se imprime y se envía adjuntados con su requerimiento y/o cotización, nota de venta,
factura, transferencia electrónica, etc. según corresponda a Coordinación administrativa.
El control de contabilidad será mediante la persona encargada de la caja chica, con los
datos requeridos que vea por conveniente dicha área. Este control será de forma diaria.
De ser rechazado la orden de compra se regresará a la etapa de cotización. El tiempo de
Aprobación dependerá de la Gerencia operativa.
7.7. Pago
El tiempo de Aprobación de pago dependerá de la operación, y el tipo de convenio con el
proveedor y de la cantidad monetaria de este, ya que montos mayores a $2,000.00 serán
autorizados por Gerencia operativa y dependerá de la respuesta de este, cabe mencionar
que pagos menores a $2,000.00 serán de inmediatos teniendo en cuenta la prioridad de la
solicitud.
7.8. Recepción y almacenamiento:
Cuando la orden de compra o servicio haya sido atendida por el proveedor, la recepción y
almacenamiento se realizará con la guía de remisión, factura y/o orden de compra. La
verificadas en el ingreso a las instalaciones será realizado por el área de almacén en
dado caso que sea un servicio le corresponderá al área que solicito el requerimiento. Para
la verificación de los materiales recibidos se tendrá en cuenta que cumplan con las
especificaciones del requerimiento y/o orden de compra.