Mantenimiento

GESTIÓN

Tema:

CONTROL DE INVENTARIOS
REPUESTOS CRÍTICOS

Curso: 7mo Automotores

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CONTENIDO

Repuestos críticos.

El almacén de mantenimiento.

MRO.

Importancia económica del nivel de stock retenido en el inventario.

Gestión de stocks.

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REPUESTOS CRÍTICOS

Resulta fundamental para el responsable de Mantenimiento, conocer los

conceptos básicos de la manufactura industrial.

Si no se conoce esto, no se podrá interactuar con los otros sectores.

¿Cómo puede el responsable de Mantenimiento ayudar al éxito de la empresa, si

no es capaz de identificar cuáles son sus equipos críticos?

Esos equipos (los críticos) que si salen de servicio frenan o detienen toda la
actividad productiva…

El Responsable debe poder interpretar el proceso de producción, identificar los

cuellos de botella, tomar decisiones y planificar las operaciones asociadas para
hacer que ese cuello de botella desaparezca o minimice su efecto sobre el proceso.

El área de Mantenimiento es el sector que suele participar junto al área de

Producción, en la decisión de compra de un equipo nuevo, o en la de la baja de un
equipo que ya no es útil.

Por lo que deben tener identificado como funciona el flujo de materiales dentro de
la fábrica, es decir, como es el proceso.

Se debe identificar las máquinas con un código.

Por ejemplo:

tornos T01, T02, T03 y T04 ; fresadoras F01 y F02 ; rectificadoras R01,
R02 y R03 ; embaladora E01

Conocer que capacidad de producción máxima (es decir, la ideal que debería
tener) tiene cada una.

Conocer que capacidad de producción está sacando realmente cada una. Este
dato lo pueden obtener a través de la información que les puede entregar el area de
producción o ingeniería.

Eso permite conocer el proceso, definir la operación que resulta ser el cuello de
botella de la fábrica.

Supongamos un proceso cualquiera en que el cuello de botella es la etapa de

rectificado.

Y luego… definir las máquinas críticas…por ejemplo:

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Lista de máquinas críticas

R01 : por ser parte del proceso cuello de botella

R02 : idem anterior

R03 : idem anterior

E01 : se explica a continuación porqué se agregó como máquina crítica

Recuerden que las máquinas críticas pueden ser varias, o una sola. Puede ser
una máquina, el autoelevador, el camión de reparto, etc, en definitiva, cualquier
equipo que ponga en jaque mate el proceso. Es decir, que lo detenga, o bien, que
reduzca la capacidad de producción de un modo crítico.

Las máquinas críticas pueden ser además aquellas que están solas en esa
etapa.

En nuestro ejemplo, hay una sola embaladora, pero no es el cuello de botella

(era el rectificado), pero si se rompe la embaladora E01 se detendrá el proceso.
Entonces, la embaladora también será una máquina critica, aunque no sea parte de
la operación cuello de botella, porque su capacidad de producción por ejemplo, es
mayor que la del resto de los procesos.

Una vez que tenemos definidas las máquinas críticas, esas serán las que se
llevarán nuestra mayor atención. También son las que se llevarán la inversión mayor
de nuestro presupuesto anual o mensual disponible, ya que esos equipos no deben
fallar, porque perjudican el resultado operativo de la fábrica, y nosotros queremos
que la empresa de ganancias, porque somos desde el área de Mantenimiento,
responsables del éxito financiero de la empresa.

Se debe definir entonces, una lista de repuestos críticos, para esos equipos
críticos.

Por ejemplo:

- correa dentada A24 para cabezal de rectificadora

- filtro de aceite hidráulico NICHOLSON cod 3646463217 de

central hidráulica de rectificadora

- aceite hidráulico SHELL XXX (para rectificadora)

- electroválvula de regulación de movimiento de cabezal de

rectificadora

- correa de embaladora

- contactor de 25A (para embaladora)

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- soporte F23236644, modelo 345432 para embaladora J23S

(importado de Nueva Zelanda)

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EL ALMACEN DE MANTENIMIENTO

Recordar que el área de Mantenimiento, en la mayoría de los casos gestiona sus

repuestos.

El área de Compras solo se encarga de comprar lo que Mantenimiento pide.

El área de Logística solo se encarga de facilitar la llegada a la fábrica del

repuesto comprado por el área de Compras, que fue pedido por el área de
Mantenimiento.

Tener en cuenta que si la empresa es grande, cada función interna la

realizan distintos Departamentos, cada uno con su respectiva
estructura de personal.

Pero si la empresa es chica, es posible que la misma persona realice

varias de estas funciones.

Para seleccionar que repuestos se deben guardar en la fábrica, para tenerlos

disponibles inmediatamente se necesiten, existen distintos criterios:

1- Por la dificultad para conseguirlo

- Esto puede ocurrir porque:

- No existe stock disponible en el almacén

de proveedor, por fabricarse solo a pedido.

- Aun siendo de entrega inmediata por parte

del proveedor, al estar muy distante

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geográficamente, la demora en la
recepción del envío puede convertirse en
un factor crítico para decidir (repuestos
importados, con trámites de importación en
aduana).

- Si debo comprar el repuesto en el exterior,

y es un repuesto que es muy probable que
se dañe o deba cambiarlo frecuentemente,
por el tipo de desgaste natural que genera
el proceso. Si además, puede demorar
muchos días la llegada del repuesto en
caso de necesidad, entonces, es
conveniente que lo tengamos en nuestro
almacén de repuestos críticos.

(Por ejemplo, podrá ser el soporte especial

de embaladora, de la lista de repuestos
críticos del ejemplo)

2- Por la frecuencia de su desgaste (alta probabilidad de rotura)

- Las correas de goma se resecan, se van desgastando,

la goma se va degradando con el calor, etc.

No podemos permitir que por no tener una correa, para

ser reemplazada rápidamente, se detenga la línea de
producción.

Tengan en cuenta el tiempo que lleva mandar a alguien

del grupo de Mantenimiento a explicarle al comprador
del área de Compras que mande una persona a un
comercio de correas a comprar urgente la correa que se
necesita reemplazar.

Esa persona debe llegar al comercio, debe ser atendido,

debe comprar el modelo correcto y no equivocarse,
debe llegar de vuelta a la fábrica.

Recién en ese instante, son capaces de hacer funcionar

nuevamente la máquina.

(Las correas son repuestos muy baratos en

comparación con el costo que se genera durante la
parada del equipo)

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MAINTENANCE, REPAIR & OPERATING SUPPLIES - MRO

La gestión de inventarios de materiales para Mantenimiento suele conocerse

como materiales MRO, por sus siglas en ingles.

El término MRO es el acrónimo de MAINTENANCE, REPAIR & OPERATIONS

que se emplea para describir el conjunto de operaciones y actividades asociadas
para mantener la planta de fabricación.

Puede incluir el mantenimiento físico de:

- las instalaciones

- los sistemas que operan dentro de ella

- del equipamiento utilizado para producir

Los artículos MRO son adquiridos por las empresas, pero no son empleados
directamente como insumos en sus procesos de producción. Pueden incluir:

- Consumibles (limpiadores, elementos de oficina, etc)

- Equipamiento industrial (compresores, bombas, válvulas)
- Suministros de planta (aceites, juntas, herramientas)
- Equipamientos de seguridad, computadoras, mobiliario, etc)

La gestión de este tipo de elementos resulta más compleja que la gestión de

materias primas, por distintas razones:

- Variedad de artículos:
o En Mantenimiento se emplean diferentes tipos de artículos
- Diferencias en la demanda de cada item considerado:
o En mantenimiento, hay artículos con consumos elevados y
artículos que se consumen esporádicamente.
- Diferencia en los precios de cada item:
o Cada artículo presenta un precio diferente, desde elementos
muy barantos, hasta artículos de elevado valor.
- Diferencia en el grado de criticidad de cada item:
o Algunos artículos resultan críticos para la operación
productiva que su disponibilidad asegura la continuidad de
los procesos.
- Diferencia en los plazos de entrega de cada item:
o Cada artículo presenta plazos de entrega distintos.

Usualmente, el comportamiento típico de consumo de los MRO de

mantenimiento, es que < 10% de los item del inventario se consumen muy
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frecuentemente. El otro 90% de los ítems, se consumen esporádicamente, yresulta

muy difícil pronosticar su consumo.

Por otra parte. Los costos de los artículos almacenados es tan dispar, que el 10%
de estos puede representar el 80% del costo financiero inmovilizado en el inventario
de MRO del sector de Mantenimiento.

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IMPORTANCIA ECONÓMICA DEL NIVEL DE STOCK RETENIDO EN EL

INVENTARIO.

Mantener un nivel de inventario de repuestos mayor al económicamente óptimo

genera perjuicios financieros a la compañía.

Entre ellos, se puede mencionar los siguientes costos asociados:

- Costos de oportunidad por no disponer del efectivo para realizar

alguna operación comercial o pago.
- Costo por beneficios financieros no aprovechados (intereses).
- Necesidad de mayor volumen ocupado por el almacen.

El exceso de inventarios puede deberse a diversos factores:

- Razones relacionadas al entorno

o Política monetaria cambiante que genera incertidumbre
frente a la compra de repuestos en monedas extranjeras
o Política aduanera cambiante que genera idéntica
incertidumbre.
o Situación de las redes logísticas locales (paros, huelgas,
conflictos sociales, etc)

- Razones relacionadas con la empresa

o Mal análisis de los consumos reales.
o Inexperiencia de los responsables de la gestión de stock
o Burocracia interna excesiva, que demora los procesos de
compra y obliga a incrementar los inventarios mínimos de
seguridad (los pedidos requieren la autorización del Jefe de
compras, del Gerente financiero, del Gerente General, y ese
proceso lleva varios días).

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GESTIÓN DE STOCKS

Además de los repuestos críticos, que no pueden faltar en el almacén de

repuestos que es gestionado por el área de Mantenimiento, se debe tener además,
repuestos de uso común.

Por ejemplo:

- aceites lubricantes

- correas

- filtros

- etc, etc

La gestión de stock es toda una especialidad de la gestión logística.

No obstante, intentaré darles unas pautas básicas que les permitirán salir del
paso con cierto éxito. El éxito se logra cuando necesito el repuesto, voy al almacén,
y lo encuentro, sin haber comprometido dramáticamente los presupuestos previstos
para Mantenimiento.

El fracaso de la gestión del stock del almacén de repuestos se produciría si

vamos a buscar a nuestro almacén, por ejemplo, los bulones de soporte de las uñas
del balde de carga, de la excavadora CATERPILLAR n° 12 de nuestro inventario de
máquinas, y no los tenemos…, aun sabiendo que es un consumible de uso
frecuente…entonces, se detendrá la máquina hasta que los consigamos, y por ende,
dejará de cargar los camiones…

(CONSUMIBLE, se le llama a un artículo que se gasta durante la

ejecución de un proceso)

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Gestionar correctamente el almacén de repuestos se reduce simplemente a

disponer de los repuestos necesarios, críticos y frecuentes, siempre que los
necesitemos, sin comprometer los presupuestos innecesariamente.

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El ideal sería tener todos los repuestos en stock en cantidad suficiente, pero eso
es imposible, porque tenemos un presupuesto (BADGET) limitado, y que se debe
respetar.

Debemos operar nuestra sección de Mantenimiento con el dinero limitado,

asignado por la Gerencia a comienzo del año. Ese dinero debe durar todo el
periodo, por lo que debemos administrar nuestro presupuesto disponible comprando
solo lo necesario y verdaderamente crítico, en la mínima cantidad posible. De ese
modo, se podrá reservar dinero de ese presupuesto anual disponible, siempre
escaso, para afrontar eventos imprevistos.

Por lo que solo debemos limitarnos a definir para cada repuesto a tener en
nuestro almacén, los siguientes parámetros:

- el stock mínimo que debe haber de ese item

Es la cantidad que una vez alcanzada, debe servir de inicio para

la gestión de compra de mas repuestos de este item.

Es decir, que si tengo 6 productos de este item (por ejemplo,

filtro “F”) y mi stock mínimo es 5, significa que apenas consuma
uno mas, y me queden 5 en la estantería, debo lanzar la orden
de compra de más filtros “F”.

Representa el PUNTO DE PEDIDO, cuando alcance ese

número en la estantería del almacén, activo la orden de una
nueva compra.

- lote de pedido

Es la cantidad exacta que debo pedir de este item (es decir, de

este modelo o tipo, o código).

Depende del tiempo que tardo para conseguir mas repuestos de

este tipo (item)

- Si pido más cantidad de la mínima, gasto dinero

innecesariamente de mi presupuesto anual y luego
me faltará dinero para otra actividad o repuesto.
Cuando el dinero disponible se acaba antes de
tiempo, por mala gestión, resulta muy difícil pedirle
al Gerente más dinero, sobre todo, cuando tengo el
almacén llena de repuestos innecesarios (estantes
y estantes de filtros almacenados desde hace años
y que nunca se terminan de utilizar…)

- Si pido de menos, me quedaré sin repuestos

cuando los necesite, por haber calculado mal este

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parámetro y la máquina permanecerá parada hasta

que lo consiga….

A continuación explicaré porqué es importante respetar estos 2 parámetros de

gestión de stocks, y cómo encontrar sus valores mas adecuados.

Para ello debemos conocer los siguientes parámetros que afectan nuestros
repuestos a almacenar:

- tiempo necesario para conseguirlo:

Es el tiempo que tardaríamos en conseguir en la fábrica, el

repuesto que necesitamos.

Por ejemplo, para conseguir el tambor de aceite “A” se

tarda 5 días, desde que se efectúa el pedido, hasta su
recepción en nuestra fábrica.

- consumo:

Es la cantidad de este item que la fábrica usa, en la unidad de

tiempo.

Por ejemplo, se consumen 10 tambores de 200 litros del

aceite “A” al mes

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Intentaremos determinar el stock mínimo y el lote de pedido con un ejemplo.

Supongamos que nuestro almacén de repuestos debe tener:

Item consumo en unidades demora btenerlo en días

Tambor de aceite “A” 1 unid cada 3 días 5

rodillo R 1 unid cada 30 días 120

correa C 1 unid cada 15 días 1

refrigerante “R” 20 litros cada 30 días 2

Siempre coloquen las unidades, para evitar malos entendidos con otras áreas.

Piensen que ustedes sobre entienden que el número de tambores de aceite que
pidieron a compras corresponde a unidades (por ej, 12), pero COMPRAS cuando
habla con el proveedor, es informado que este tipo de aceite se comercializa
siempre en pallets termo sellados de 4 unidades, (4 tambores de 200 litros cada
uno). Entonces, el sector de COMPRAS piensa que Mantenimiento desea comprar
12 pallets de 4 tambores cada uno. COMPRAS piensa entonces que ustedes
también saben que viene en pallets de 4 tambores y que cuando pidieron 12, se
referían a 12 pallets, y no 12 tambores.

Entonces, COMPRAS les entrega 12 pallets de 4 tambores, es decir, 48

tambores de 200 litros del aceite “A”, que ya no se pueden devolver, y que son
pagados con el dinero del presupuesto asignado al sector MANTENIMIENTO !!!.

Por eso no deben dar por sobreentendido nada !!!

La demora en conseguir estos repuestos la obtenemos de analizar la cadena de

suministro de cada repuesto (Seguimos con el ejemplo anterior):

El tambor de aceite “A” lo conseguimos en el distribuidor de BsAs, es

decir, lo tenemos en 5 días.

El rodillo es especial, fabricado exclusivamente en Rusia por el

proveedor de la máquina, considerando el viaje terrestre y en barco
que debe efectuar y los plazos de despacho en Rusia y las gestiones
de importación en Aduana, lo tendremos en fábrica en 120 días.

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La correa la conseguimos en la ferretería de nuestra ciudad, por lo que

la conseguimos en el mismo día, en 3 horas.

El aceite refrigerante “R” lo debemos comprar a nuestro proveedor

regional, y en 2 días lo tenemos en fábrica.

Análisis y determinación del stock mínimo (punto de pedido) y del lote de pedido
(cantidad a pedir)

ACEITE “A”

- stock mínimo:

Consumimos 1 tambor cada 3 días, es decir 10 al mes

Demoro 5 días en conseguir un tambor nuevo.

Supongamos que el día 1 de Abril gasto el último tambor de mi

almacen

Si compro tambores cuando me quedo sin ninguno y gasto el último,

significa que hasta el 6 de Abril no conseguiré tener los nuevos
tambores disponibles (5 días).

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Pero el 4 de Abril (3 días después) necesitaré ocupar el aceite “A” de

un nuevo tambor y no tendré ninguno en mi depósito !! (llegarán el 6 de
Abril).

Pero, por el contrario, si compro tambores cuando me queda 1, es

decir que el día 1 de Abril tengo 2 tambores y gasto 1.

Entonces, me queda 1 tambor en el depósito.

En ese instante lanzo la orden de compra por tambores nuevos. El

pedido llegará el 6 de Abril (5 días de demora).

Cuando pasan 3 días, el 4 de Abril, necesitaré usar el último tambor

que me queda.

Gasto el último, ya no tengo más tambores de aceite en mi almacén,

pero el 6 de Abril, a los 5 días de efectuado el pedido, llega el pedido
con los nuevos tambores solicitados.

Al 6to día, es decir, el 7 de Abril, necesito utilizar aceite “A”, y ya tengo

los tambores que recibí el 6 de Abril.

No obstante aunque el ideal sería un valor 1para el stock mínimo, no

se debe correr el riesgo de quedarse sin tambores de aceite “A”. Podrá
ocurrir que se demore el proveedor o el envío. Por este motivo, debo
considerar un margen de seguridad mínimo, pero aceptable, por
ejemplo, 1 tambor mas, y realizar el pedido cuando queden 2 tambores
en el almacén.

Entonces, el STOCK MÍNIMO o PUNTO DE PEDIDO = 2

- lote de pedido:

Si el 1 de Abril pedimos solo 1 filtro, cuando llega el 6 de Abril debo

realizar otro pedido nuevo, porque aunque llego el pedido, el valor es
1, que coincide con el valor asumido como nuestro stock mínimo.
Entonces, se debe activar un nuevo pedido.

Pero no debería estar pidiendo tambores cada 5 días por una cuestión
de costos logísticos.

Debo considerar que es mejor agrupar la compra mensual y reducir así

los costos de transporte, entonces el pedido será por 10 tambores, que
es el consumo mensual.

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Análisis y determinación del stock mínimo (punto de pedido) y del lote de pedido
(cantidad a pedir)

Entonces, en resumen, para el ejemplo considerado, nuestra tabla de gestión

de almacén quedaría así:

item Consumo demora en Stock pedido

de unidades obtenerlo mínimo
( en días )

tambor de aceite “A” 1 tambor cada 3 días 5 2 unid 10 tambores

rodillo “R” 1 unid cada 30 días 120 7 unid 12 rodillos

correa “C” 1 unid cada 15 días 1 1 unid 2 correas

aceite “R” 20 litros cada 30 días 2 20 litros 20 litros

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