GASODUCTO CARRASCO COCHABAMBA (TRAMO II)

PROCEDIMIENTO DE APOYO
Cdigo: CSI-DC-03
N Revisin: 1
o

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

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Ediciones Revisin Fecha Motivo de la Revisin 0 27/04/2011 Elaboracin y Aprobacin de Procedimiento Comunicacin Interna y Externa 1 19/05/2011 Mejora continua del documento

Modificaciones

Se adjunta formularios de control

ndice:
1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 2 2. ALCANCE................................................................................................................................................. 2 3. DEFINICIONES ........................................................................................................................................ 2 4. PROCEDIMIENTO.................................................................................................................................... 2 5. REGISTROS. ............................................................................................................................................ 4 6. ANEXOS ................................................................................................................................................... 4

Elaboracin

Revisin

Aprobacin

Nombre: Reynaldo Snchez Cargo : Gerente de Calidad Fecha :

Nombre: Marcelo Castro Cargo : Gerente de SSMS Fecha :

Nombre: Jorge Blancourt Cargo : Gerente de Proyecto Fecha :

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1. OBJETIVO. El objetivo de este procedimiento es establecer los procesos y canales de comunicacin, apropiados entre los diversos niveles (divisiones) del Consorcio CSI y el cliente YPFB-T, con la finalidad de asegurar que las comunicaciones sean fluidas y apropiadas. Asimismo, establecer los canales de comunicacin apropiados con Partes Interesadas Externas en el caso del Sistema de Gestin Integrado. 2. ALCANCE. Es aplicable a las Comunicaciones Internas, externas entre el personal del Consorcio CSI y el Cliente YPFB-T, relacionadas con: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Sistema documental con el cliente YPFB-T. Sistema documental con el CONSORCIO CSI Responsabilidad de la Alta Direccin. Recursos Humanos. Infraestructura y Ambiente de Trabajo. Ejecucin de los Servicios. Seguimiento y Medicin de la Ejecucin de los Servicios. Satisfaccin del Cliente. Los Riesgos de Seguridad y Salud. Los Aspectos Ambientales.

Aplica tambin a las Comunicaciones de Partes Interesadas Externas que afecten al desempeo del Sistema de Gestin de HSE (incluyendo reclamos de terceros). Las comunicaciones durante y despus de una emergencia, se realizan segn lo establecido en el Plan de Respuesta ante Emergencias. Las actividades del Consorcio CSI no son de inters para el pblico en general, en este sentido, la informacin acerca de los aspectos ambientales significativos del Consorcio CSI no es comunicada externamente, pero puede ser presentada al cliente segn requerimiento. 3. DEFINICIONES. Tipos de Comunicacin: Son variables y sin estar limitados a ellos comprenden comunicaciones verbales, escritas, correo electrnico e informacin disponible en carteleras. SGHSE: Sistema de Gestin de HSE (Seguridad y Salud Ocupacional, y Medio Ambiente) SGI: Sistema de Gestin Integrado (Sistemas de Gestin de Calidad, Sistema de Gestin de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y Sistema de Gestin de Produccin). Comunicacin Interna: Comunicacin entre el personal del Consorcio CSI. Comunicacin con el Cliente: Comunicacin entre el CONSORCIO SPB-IST y YPFB-T Comunicaciones Externas: Comprenden las comunicaciones con las Partes Interesadas Externas como ser: Clientes, Proveedores, Organismos Gubernamentales, Organizaciones no Gubernamentales, Comunidades y Vecinos.

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4. PROCEDIMIENTO. 4.1. Comunicaciones Referentes al SGI. Al momento de generar una Comunicacin, referente a la Gestin del proyecto se la puede redactar en forma impresa (papel) o en forma digital va e-mail y se deben seguir los pasos descritos a continuacin, segn corresponda. 4.1.1. DEL GERENTE DE CONSORCIO HACIA EL PERSONAL DEL CONSORCIO CSI. a) Redaccin y Registro de Comunicacin Interna. En el caso de que el Gerente de consorcio emita una Comunicacin Interna a la(s) Gerencia(s) de Divisin(es) o en si a todo el personal del proyecto; este solicita un nmero al Departamento de Calidad para que el mismo asigne dicho nmero que es nico y correlativo (comunicaciones impresas). El Departamento de Calidad anota en el Registro de Comunicaciones Internas, detallando los nombres de las personas que reciben la misma y una pequea referencia sobre el asunto. Nota. Para la codificacin del N: ser de la siguiente manera: Ejemplo. CSI- CI / XXX-YYY

En donde: CSI: Siglas del Consorcio CSI CI: Comunicacin Interna XXX: Siglas de la empresa responsable de la comunicacin generada (SPB o IST) YYY: Nmero correlativo de comunicacin interna b) Distribucin y Difusin de la Comunicacin Interna. El departamento responsable de la elaboracin ser el encargado de imprimir y difundir la C.I. a las personas involucradas, colocando la misma en los paneles de informacin colocados en las diferentes reas del Consorcio CIC y en lugares visibles como radio, comedor, taller, etc. c) Archivo de la Comunicacin Interna. Una vez distribuida la Comunicacin Interna, El Departamento de Calidad archiva la comunicacin y el registro de firmas del o los gerentes en un lugar fsico destinado para tal fin. d) Dirigida al CLIENTE. Las solicitudes o reclamos por parte de terceros (personas ajenas al Consorcio CSI), debern ser direccionados al CLIENTE, de manera formal (impreso o manuscrito) y dirigidos a sus oficinas. Si el CLIENTE decide que las acciones de respuesta a dichas solicitudes o reclamos, deben realizarse de manera total o parcial por medio del Consorcio CSI, tal informacin debe estar debidamente comunicada y respaldada (medio electrnico, impreso y/o manuscrito), acorde al apartado anterior. Nota. La comunicacin con el Cliente puede darse acorde a requerimientos contractuales y/o mediante el establecimiento de mecanismos de comunicacin (e-mail, fax o documentacin fsica) referentes a:

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A) Sistemas de comunicacin a travs de reportes escritos y/o libro de rdenes en la obra. 1) Consultas, 2) Atencin de Solicitudes de Servicios y Pedidos, 3) Modificaciones, 4) Retroalimentacin del cliente, 5) Observaciones. b) Reuniones peridicas (periodo establecido en coordinacin con la supervisin de obra) 1) Informacin sobre la ejecucin del proyecto, 2) Seguimiento contractual, 3) Retroalimentacin del cliente, 4) Observaciones. 4.1.2. DEL CONSORCIO SPB-IST, HACIA EL CLIENTE YPFB-T. En el caso de que el CONSORCIO CSI, realice la entrega de documento de la Divisin(es) o en si al responsable del sistema de gestin de YPFB-T, se solicita un nmero correlativo al Departamento de Calidad del CONSORCIO CSI, para que el mismo asigne dicho nmero que es nico y correlativo (comunicacin impresa). El Departamento de Calidad anota en el Registro CSI.GEC-03-REG.01 de Control de entrega de documentos, detallando lo siguiente: - Fecha de entrega del documento - Numero correlativo del documento (N. :) - Cdigos de los documentos (no indispensable). - Descripcin completa del documento. - Revisin. - Nmeros de copia. - Numero de hojas. - En observaciones detallar el motivo de la presentacin u otros comentarios varios. El cliente har la revisin de los documentos y posteriormente har el llenado en los cuadros siguientes: - Fecha de Recepcin. - Hora de Recepcin. Posterior a la revisin del documento de realizara las respectivas firmas para su conformidad de entrega y recepcin de documentos, en los cuadros indicados en el registro.

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Cdigo
CSI.DC-03-REG.01 CSI.DC-03-REG.02

Frecuencia Tiempo llenado Lugar de Responsable de Almac. (Cuando se conserv. llena el registro)
Cada vez que se realice la entrega Cada vez que se realice la entrega Cada vez que se realice la comunicacin Oficina de Calidad Oficina de Calidad Oficina de Calidad Gerente de Calidad Gerente de Calidad Gerente de Calidad

Disp. Final

Terminaci Data Book n de Obra Terminaci Data Book n de Obra Terminaci Data Book n de Obra

CSI.DC-03-REG.03

6. ANEXOS. Ninguno.