Estructura Del Kardex de Inventario

Estructura del kardex de inventario
Para desarrollar cualquier kardex es esencial incluir una serie de datos para un
correcto seguimiento de las entradas y salidas de productos. Por lo cual este
documento debe contener estos detalles:
 Folio. Se refiere al número que identifica el documento de determinado

producto, el cual sirve para realizar una consulta de manera más fácil.
Esta serie se puede conformar por números y letras.
 Producto. Es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten
identificarlo de entre las demás mercancías del inventario.
 Referencia de producto. También conocido como SKU, es el número de
referencia único de un producto, para hacer un seguimiento puntual en
el sistema de inventario.
 Fecha. Indica el día, mes y año exacto en el que se realizó un
movimiento de entrada o salida del inventario.
 Detalle. Señala qué tipo de movimiento se está realizando en el
inventario, ya sea una compra de productos (entrada) o una venta de
productos (salida).
 Entrada. En este apartado se anotan generalmente los productos que se
compran y, en menor medida, se registran las devoluciones de
productos. Está conformado por tres columnas: cantidad, valor unitario
y valor total.
 Salida. Aquí es donde se registran los productos que se venden en la
mayoría de los casos, y también los que se extravían o resultan
defectuosos. También cuenta con las tres columnas de cantidad, valor
unitario y valor total.
 Saldos. Lista los resultados que surgen de cada movimiento en el
inventario. Es decir, de acuerdo con la existencia de productos suma las
entradas y resta las salidas.
Estos son los datos más generales que debe contener un documento kardex;
no obstante, dependiendo del producto con el que se está tratando, se pueden
agregar más especificaciones:
 Algunas empresas optan por añadir el proveedor, la ubicación exacta de

cada producto dentro del almacén, destino, factura, cantidad máxima,
cantidad mínima, entre otros.
 Si se trata de alimentos o cualquier artículo que tenga un tiempo de

vida específico se puede incluir número de lote, fecha de elaboración y
de caducidad. Cuando se trata del inventario de un centro de
distribución se agrega el nombre del propietario de la mercancía.
 Para depósitos aduaneros se deben especificar más detalles del

producto, como número de caja, valor, peso, fecha de ingreso,
declaración de adquisición de mercancías (DAM), documento único
administrativo (DUA), entre otros datos.
Los 3 tipos de kardex de inventario más usuales

Cada empresa elige el tipo que más le conviene y se ajusta a sus productos.
En estos tres métodos para llevar el kardex de inventario se conserva el mismo
formato base que se desglosó anteriormente. Lo que cambia es el orden en
que se registran las entradas, las salidas y la obtención de los saldos.
1. Sistema kardex con método promedio ponderado
Un kardex de inventario bajo el método promedio ponderado es aquel que

ofrece un precio de venta más equilibrado respecto a otros métodos; ya que
para obtenerlo se divide el valor total del inventario de un producto entre la
cantidad total existente de dicho producto. De esta forma todos los artículos
tienen el mismo precio, sin importar que su entrada a almacén y su costo de
adquisición sean diferentes entre sí.
2. Sistema kardex con PEPS
Ahora, el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) radica en

que los productos más antiguos que han entrado al inventario son los
prioritarios para salir del almacén. Es ideal para productos perecederos, es
decir, que tengan fecha de caducidad o tienden a deteriorarse con el tiempo; de
esta forma se evitan pérdidas de mercancía. Conviene aplicarlo para
amortiguar la inflación de una economía.
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3. Sistema kardex con UEPS
El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los

productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se
van a vender. Tal sistema se puede usar para artículos que no tengan fecha de
caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con
el paso del tiempo. Esta es una forma de generar más utilidades. Sin embargo,
su aplicación está restringida en varios países porque da lugar a varias
inconsistencias administrativas.
Cómo hacer un kardex de inventario en Excel
1. Crea un formato para tu kardex de inventario.
2. Llena los datos correspondientes.
3. Registra la entrada de mercancía.

4. Calcula el saldo de entrada.
5. Registra la salida de mercancía.
6. Obtén el saldo de salida.
1. Crea un formato para tu kardex de inventario

Para mostrar cómo funciona el kardex de inventario tomamos como ejemplo un
inventario de chocolates que se maneja bajo el método de Primeras Entradas,
Primeras Salidas (PEPS). El primer paso consiste en crear en una hoja de
cálculo un formato que contenga las siguientes casillas: Folio, Producto,
Referencia SKU, Ubicación, Método.
Luego las columnas para Fecha, Detalle, Entrada (dividida en Cantidad, Valor
unitario y Valor total), Salida (dividida en Cantidad, Valor unitario y Valor total)
y Saldos (dividida en Cantidad, Valor unitario y Total).
2. Llena los datos correspondientes

Después anota los datos del apartado superior, tales como Folio, Producto,
Referencia SKU, Ubicación y Método. Antes de comenzar a registrar los
movimientos de entrada y salida, es necesario especificar las existencias
actuales de mercancía: se indica la fecha, en Detalles se pone «Inventario
inicial», la Cantidad en este caso es 689, el Valor unitario es $8. Para obtener
el Valor total se multiplica la Cantidad por el Valor unitario, en este ejemplo da
$6952. Luego se copian las tres cantidades en la parte de Saldos.
3. Registra la entrada de mercancía

El día 9 de julio se realizó una compra de 384 chocolates, con un valor unitario
de $8. Se coloca en la tabla como compra y los datos se ubican en la parte de
entrada como se ve en la imagen. Para obtener el Valor total se multiplica
la Cantidad por el Valor unitario; se obtiene $2688.
4. Calcula el saldo de entrada
Para que esta entrada se vea reflejada en el inventario se requiere sacar los
saldos. Se realiza una suma de la cantidad de chocolates del inventario inicial
(869) más la cantidad comprada (384); da 1253. Luego, se suma el Valor total
del inventario inicial ($6952) más el Valor total de la compra ($2688), resultando
$9640.
5. Registra la salida de mercancía

Aquí es donde se puede apreciar de cerca cómo funciona el método Primeras
Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El día 10 de julio se realizó una venta de
1000 chocolates de un valor total de $7869. Para completar el pedido se toman
primero los 869 chocolates del inventario inicial con un Valor unitario de $8 y
131 chocolates de la compra efectuada el 9 de julio con un Valor unitario de
$7.
Esto se registra en el apartado de Salida en dos filas diferentes, como se ve en
la imagen. Para obtener el Valor total en las dos filas se multiplica Cantidad por
el Valor unitario.
6. Obtén el saldo de salida
Es necesario actualizar este movimiento en la parte de Saldos. Se va a realizar
en dos pasos, uno para cada fila. En primer lugar, a la cantidad actual de
chocolates (1253) se le restan los 869 tomados del inventario inicial. Luego
al Total de Saldos ($9640) se le resta el Valor total de los chocolates del
inventario inicial ($6952), obteniendo $2688.
En segundo lugar, en la parte de saldos se retoma la última casilla

de Cantidad (384) y se le restan los 131 chocolates de la segunda fila; da como
resultado 253. Después, a la última casilla de Total ($2688) se le restan el valor
total de los 131 chocolates ($917), resultando $1771.
Así es como funciona un kardex de inventario, donde las entradas o compras

se suman y las salidas o ventas se restan. De esta forma se conoce la
existencia actual de mercancía de una empresa para su correcta
administración, organización y abastecimiento, por ello es una herramienta
elemental para cualquier negocio.

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2. Llena los datos correspondientes.

3. Registra la entrada de mercancía.

5. Registra la salida de mercancía.

6. Obtén el saldo de salida.

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2. Llena los datos correspondientes

3. Registra la entrada de mercancía

5. Registra la salida de mercancía

En segundo lugar, en la parte de saldos se retoma la última casilla

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