UNIDAD – ARCHIVADO Y ELIMINACIÓN DE

EQUIPOS
Cerrar un equipo
Comprobar el volumen de espacio consumido por el equipo
Eliminar equipo. Consecuencias
Protocolo para la eliminación
 Cerrar equipo

Como ya sabemos, el principal objetivo de TEAMS es dar soporte a un equipo que está trabajando
en un proyecto determinado.

Mientras dura el proyecto, se generan conversaciones, reuniones, archivos, etc.

¿Pero qué pasa cuando el proyecto finaliza?

En este caso, se recomienda borrar el equipo para que no siga ocupando espacio en el Cloud de la
empresa.

Al borrar el equipo se perderá irremediablemente la información de los chats y conversaciones,

pero la de los archivos se puede descargar y guardar.

Así, antes del borrado deberemos valorar si necesitamos archivar o hacer una copia del contenido
que se ha ido generando para no perderlo.

En esta unidad explicaremos cuáles son las consecuencias de borrar el equipo y los pasos
recomendados a seguir para no perder información.

Comprobar el volumen de espacio consumido por el equipo

Para comprobar el espacio consumido por un equipo es necesario acceder al repositorio de

archivos de SharePoint nos situamos en la pestaña archivos del equipo, y desde el menú abrir en
SharePoint se nos abre la carpeta donde están todos los ficheros del equipo.

Desde aquí accedemos a la configuración del sitio a la opción información del sitio, donde
abrimos ver todas las opciones de configuración del sitio, aquí tenemos disponible la opción de
métrica de almacenamiento, donde podemos ver el espacio disponible del total que tenemos
asignado. Y una serie de métricas que nos permiten ver el porcentaje de ocupación de los archivos
con respecto al resto de archivos del sitio.

Si abrimos una de las carpetas podemos ver el espacio que ocupan los archivos de la misma y las
fecha de última modificación. Podemos navegar por los archivos del sitio tanto como carpetas
tengamos creadas.
 Eliminar equipo. Consecuencias

Cuando eliminamos un equipo en Teams afecta al resto de herramientas de office 365 que están
enlazadas con el equipo.

Es decir, si borro un equipo eliminare;

Todos los canales que tenía el equipo, ya sean públicos o privados

Todos los chat que se han generado dentro del equipo

Todos los archivos de cualquier tipo que están en el equipo, es importante señalar que al borrar el
equipo el sitio de SharePoint que se crea con el equipo desaparece al eliminarlo por lo que no será
posible acceder ya a ese espacio porque se borra.

Se borran también los bloc de notas de OneNote que tuviera el equipo.

Es decir, se borra todo lo que estuviera creado por ese equipo, pero si nosotros hemos creado una
copia de algunos de esos archivos en un espacio local de nuestro dispositivo no se borraran.

Protocolo para la eliminación

Descargar toda la documentación: Sincronización a local

Cuando trabajamos en un equipo de Teams podemos sincronizar todos los documentos del
equipo que seleccionemos con los equipos locales que necesitemos, podemos sincronizar las carpetas
con tantos equipos como tengamos.

Para sincronizar vamos al equipo de los documentos que queremos sincronizar, a la carpeta
archivos pulsamos en sincronizar, si es la primera vez se ejecuta la herramienta de sincronización, nos
pide la descarga y la conexión con nuestra cuenta de correo y usuario.

Es posible que el explorador solicite permiso para usar "Microsoft OneDrive", en ese caso
confirmamos que es correcto, nos aparece un mensaje de que se ha sincronizado correctamente en
nuestros equipo loca. Los archivos se sincronizarán con una carpeta del equipo que tiene el nombre
de la organización. Esta carpeta se agregará automáticamente al panel izquierdo en el Explorador de
archivos. Si abrimos la carpeta podemos ver los ficheros sincronizados.
 Descarga vía Teams o SharePoint

Cuando trabajamos en un equipo de Teams podemos sincronizar todos los documentos del
equipo desde Teams como ya hemos visto y también podemos hacerlo desde SharePoint, pero si no
queremos sincronizar nuestro equipo podemos descargar todo el contenido que necesitemos al
espacio de nuestro equipo local que queramos para ello en el menú archivos seleccionamos el canal
que queremos descargar y pulsamos en la opción descargar, elegimos la ubicación donde queremos
guardar los archivos y se descargan de forma automática.

Este mismo procedimiento podemos hacerlo en SharePoint, pulsamos en el botón descargar nos
genera un zip con todos los archivos de la carpeta que podemos guardar en el espacio de nuestro
disco duro que necesitemos. Desde aquí podemos navegar más arriba para descargar otras carpetas.

Es importante señalar que la opción de descarga es para descargar la carpeta de un canal o

equipo en bloque

Si queremos descargar un archivo completo iremos al menú más opciones del archivo descargar.

Copiar o mover documentación

Otra de las opciones a tener en cuenta antes de eliminar un equipo es que es posible copiar o
mover algunos de los documentos a otros equipos de los que somos miembros.

Para mover o copiar un archivo como ya vimos el mecanismo es el mismo lo seleccionamos y en

la barra de menú nos aparece la opción de mover o copiar la seleccionamos, podemos mover un
archivo a otro canal, a otro equipo para ello tenemos que navegar por los espacios si subimos nos
aparece el equipo y los canales. Aun podemos seguir subiendo para ver todos los equipos de donde
somos miembros, los equipos se marcan con la icono de equipo.

También podemos mover la documentación a nuestro espacio personal en OneDrive, pero en ese
caso solo estará disponible para nosotros.

Solo podemos mover o copiar archivo a archivo.

Alternativa a la descarga

Cuando antes de cerrar un equipo de TEAMS, queremos mantener una copia de seguridad de la
documentación, lo más habitual es descargarnos un fichero comprimido zip mediante la funcionalidad
estándar de SharePoint.
 Sin embargo, cuando el volumen de documentación a descargar es muy elevado, o cuando el
contenido es principalmente imágenes, mapas, planos o cualquier otro tipo de archivo poco
comprimible, podemos encontrarnos con problemas en la generación o descarga del fichero.

En estos casos será necesario utilizar un procedimiento alternativo.

El protocolo para recomendado para eliminar un equipo será el siguiente:

Paso 1: Sincronizar la documentación de todos los canales del equipo a nuestro ordenador tal y como
hemos aprendido en lecciones anteriores, es decir entrando en SharePoint y activando la Sincronización.

Paso 2: Asegurarnos de que la sincronización ha finalizado. Este proceso puede ser lento si el volumen
de documentación es elevado.

Paso 3: Si el nuestro sistema operativo es Windows 10, deberemos asegurarnos que la

documentación sincronizada está realmente grabada en nuestro disco duro local. Deberá tener el círculo
verde.

Paso 4: Mediante el Explorador de Windows copiaremos la documentación a nuestro repositorio de

backup, ya sea un recurso compartido de red, una unidad óptica o un disco duro externo.

En este momento ya tenemos la documentación archivada, por lo podemos desincronizar el

repositorio y, previa comunicación al resto de miembros del equipo, podremos borrarlo.

Desincronización

Para detener el proceso de sincronización entre un equipo de Teams y el equipo local pulsamos en
el icono de nube de color azul de OneDrive en el en el área de notificación de la barra de tareas de
Windows.
Si no lo encuentras puedes abrirlo desde el cuadro de búsqueda OneDrive.

Seleccionamos más y configuración buscamos la cuenta para detener la sincronización de un sitio,

hacemos clic en Detener sincronización junto al sitio. En el equipo se conservan copias de los
archivos, se pueden eliminar si se quiere sin problema, ya solo son archivos que están en local.

Comunicación a miembros

Antes de eliminar un equipo es conveniente avisar a los miembros del equipo de que se va a
eliminar para que puedan copiar aquellos archivos que necesiten con cualquiera de los métodos que
hemos visto.
 El medio más adecuado para avisar seria poner un anuncio en las publicaciones de un canal
marcado como favorito por el propietario del equipo ya que todos los miembros lo verían.

Borrado

Para borrar un equipo es necesario eliminarlo para ello en el menú de opciones del equipo
elegimos la opción eliminar nos aparece un mensaje informativo de que con la eliminación del equipo
se borraran todos los elementos de Office 365 vinculados con el equipo. Si aceptamos el equipo se
borra de nuestro espacio de Teams.

Solo puede borrar un equipo el propietario del equipo.