MATERIAL DE APOYODE:

ORGANIZACIÓN
EL SISTEMA CONTABLE

1. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

1.1 Definición de la contabilidad

La contabilidad es la técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información financiera
expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos
económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el
tomar decisiones en relación con dicha entidad. (Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores).

1.2 Objetivos de la contabilidad

La contabilidad, por ser un sistema de información, debe reunir fundamentalmente las características de éste, a
saber: utilidad, confiabilidad, oportunidad, objetividad, verificabilidad y provisionalidad, para que cumpla los
objetivos siguientes:

a) Proporcionar el máximo de información indispensable para una acertada toma

de decisiones en áreas tales como: estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc.

b) Aplicar las prescripciones legales correspondientes.

c) Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus divisiones,

sucursales o agencias, para un ejercicio contable o para una parte del mismo, situaciones financieras,
balances y cuentas de gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y cuyos elementos
sean comparables con el tiempo.

d) Obtener información que muestre la situación económica de la empresa frente

a terceros.

e) Registrar imparcialmente las transacciones.

f) Permitir la interpretación de los hechos registrados.

2. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

La organización contable está estrechamente ligada a la organización general de la empresa.

Los trabajos contables son complementarios de los demás trabajos. La documentación fuente consiste en
formas creadas por otros departamentos o procedentes del exterior, los cuales son recibidos y verificados por
otros departamentos (la factura de un proveedor), los avisos de pago, de giro, etc.). Estos documentos son
enviados a contabilidad para su registro.

Las operaciones que se ejecutan en los diversos departamentos generalmente dan origen a registros contables,
luego a estados y extractos de cuenta que emanan del departamento de contabilidad, constituyéndose en la
documentación indispensable para la toma de ciertas decisiones importantes por parte de la dirección de la
empresa y por los demás empleados responsables.

La dirección es la que debe fijar los objetivos que ha de alcanzar la contabilidad, precisar los informes que ha de
suministrarle y la forma en que éstos han de ser presentados.

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Al comenzar a organizar, el esfuerzo se dirige a dar respuestas a algunas cuestiones fundamentales, simples
aparentemente, pero con gran sentido.

¿Cuáles son los objetivos a alcanzar?

¿Cuáles son las tareas necesarias para alcanzar los objetivos?

¿Cómo hay que cumplirlas?

¿Cuándo hay que cumplirlas?

¿Por quién han de ser cumplidas?

¿Cómo controlar la ejecución de estos trabajos?

Las respuestas a estas interrogantes permiten completar los organigramas.

En general se puede afirmar que una empresa está en condiciones de elegir, como principio fundamental para
proyectar su organización, una división de sus departamentos por objeto o por función y, eventualmente, una
combinación de las dos formas.

2.1 Organización por objetos:

La división según el objeto se basa en que los escalones superiores de la empresa se subdividen conforme la
naturaleza del trabajo, tal como se indica en la figura 1, por ejemplo, de acuerdo con los grupos de mercancías
con que opera la empresa, los grupos de clientes u otros criterios parecidos. Esto debe entenderse en el sentido
de que se establezca una función o sección independiente para cada uno de estos objetos, de manera que cada
función atienda por si misma a todas las tareas necesarias, como son la compra, la fabricación, la venta, la
contabilización, etc., independientemente de las otras secciones principales.

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2.2 Organización por funciones:
En la división por funciones, el trabajo se reúne según sus finalidades, de modo que cada departamento principal
se ocupa de una labor funcionalmente uniforme (por ejemplo compras, fabricación, ventas, etc.) para todos los
grupos de mercancías, clientes, etc., con los que opera la empresa. (Figura 2). Nótese que en esta forma sólo
habría un departamento de contabilidad que comprenderá todos los ramos de la empresa.

2.3 Organización por objeto y funciones:

En la práctica, los esquemas de organización no se dan puros, véase la figura siguiente.

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Internamente el departamento de contabilidad puede ser organizado de diferentes formas; como ejemplos se
pueden citar los siguientes: Un departamento dirigido por un jefe y con las secciones o grupos de trabajo
denominados: Contabilidad de producción (de costos), Planeamiento y presupuestos y Contabilidad general
(Figura 4). Otra podría ser: un jefe y las secciones o grupos: Contabilidad financiera, Contabilidad de costos,
Planificación, Caja y estadísticas (Figura 5).

La organización del departamento de contabilidad se enmarca dentro de los principios y procedimientos de

organización científica, la identificación y división de los trabajos, a su normalización y sistematización, a las
normas de trabajo, a la precisa distribución de atribuciones y responsabilidades y a la delimitación de ciertas
responsabilidades. El departamento contable está a su vez, constituido como unidad independiente de las otras
divisiones de la empresa. Sus empleados deben permanecer imparciales frente al significado de los hechos por
ellos registrados.

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La contabilidad debe quedar sometida a una revisión periódica para ser adaptada a las circunstancias, pero esta
revisión debe hacerse en un orden, ser aprobada por la autoridad superior y dar lugar a las correspondientes
modificaciones en las normas de trabajo. La organización contable como cualquier otra parte de la organización
no puede ser modificada sin autorización especial.

3. SELECCIÓN DE LOS HECHOS A REGISTRAR

Hecho contable es todo movimiento o todo compromiso económico o aún todo valor que cambia de naturaleza o
de característica. Ejemplo: Pagos a terceros, contratación de deudas, compras, contingencias, ventas al
contado, depreciaciones, creación de reservas, etc. Los hechos contables son seleccionados analizando las
operaciones de la empresa y teniendo en cuenta las exigencias de la dirección que fijó los objetivos a alcanzar
por la contabilidad.

En principio se registra en las cuentas, según diversos criterios, todo valor, ya se trate de inversiones, de
ingresos, de costos o de cargos, de productos, etc.:

a) Que entre o salga de la empresa;

b) Que en el interior de la empresa, entre o salga de un sector;

c) Que sea puesto a cargo de un responsable o que lo beneficie;

d) Que se confíe a un encargado para que lo custodie o para que lo suministre;

e) Que afecte a un producto, a una parte de éste, a una actividad, a un pedido, a

un período de tiempo, etc.

Se puede considerar también como hecho contable, el riesgo financiero, que puede originarse por el tiempo de
uso de bienes o las circunstancias de la economía de un país, que pueden alterar el nivel de ciertos valores.
Esto debe prever registros para riesgos, riesgos como desgaste, insolvencia, envejecimiento, variaciones
monetarias, litigios judiciales, etc.

4. CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN
Para poder organizar la contabilidad, la dirección debe comenzar por establecer la forma de los informes
contables o financieros que incluyen los estados financieros, que facilitarán a los jefes o miembros de la
dirección la síntesis de la información necesaria para la toma de decisiones; es decir que, para subdividir y
clasificar las cuentas adecuadamente, se debe empezar por tener la forma de dichos informes, para conocer qué
información debe producirse.

El contenido de los informes contables es esencialmente variable según las finalidades que se persigan, las
características de la empresa y las necesidades de los destinatarios (usuarios) de dichos documentos.
Normalmente la información que éstos proporcionan es extraída de la contabilidad. Todo dato de interés
proviene originalmente de una cuenta o varias cuentas. Si la empresa establece un presupuesto, los rubros de
éste deben corresponder a los rubros contables.

Ciertos informes tendrán por objeto mostrar las desviaciones positivas o negativas entre las previsiones del
presupuesto con las realidades registradas por la contabilidad.

Para satisfacer las exigencias de los usuarios de informes, la contabilidad crea múltiples divisiones,
subdivisiones y agrupamiento de cuentas. Para el efecto, se aplican las reglas generales siguientes:

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a) En principio, una cuenta agrupa valores que tienen carácter común. Además,
todos los valores que se llevan a una cuenta tienen características especiales.
El nombre de la cuenta debe expresar el carácter común y la o las características elegidas.

b) Los valores que posean el mismo carácter común deben ser distribuidos en
varias cuentas o bien, el valor, una vez registrado en una cuenta, se distribuye entre varias otras.

c) Inversamente, valores clasificados en diferentes cuentas en función de una de

sus características se reagrupan en otra cuenta, de acuerdo con un carácter
común a cada una de ellas. Se registran por ejemplo, las sumas debidas o
pagadas por los clientes en sus respectivas cuentas personales, pero además
son reagrupadas periódicamente en una cuenta de control o cuenta de
agrupación denominada Clientes o Cuentas por Cobrar.

Por principio, en toda empresa de alguna importancia, el plan contable prevé el registro simultáneo de valor por
su naturaleza; esto es, por clase, por especie y también por responsabilidad.

Las cuentas son creadas y clasificadas en resúmenes adaptando su título a la estructura jerárquica o al
organigrama de la empresa.

Debe tenerse presente también que hay un límite en la subdivisión de cuenta, ya que una aplicación estricta de
las reglas antes expuestas puede provocar un número de cuentas tan excesivo que terminaría no solo por hacer
prohibido el costo de la contabilidad, sino por perjudicar la claridad tan buscada. Un desglose excesivamente
detallado no hace sino acumular informaciones que además de no ser utilizadas por nadie, distraen la atención y
originan pérdidas de tiempo.

La finalidad de los agrupamientos y distribuciones de cuentas es la de determinar y apreciar los rendimientos y

los costos.

Las cuentas resultantes de la subdivisión de otra prueba son llamadas cuentas derivadas o divisionarias y
funcionan en la misma forma que la cuenta principal.

Toda clasificación se establece de acuerdo a criterios claros y precisos que permitan denominar las cuentas en
forma igualmente clara y precisa. Nada es más peligroso como prever varias cuentas donde un empleado pueda
asentar un mismo hecho, aunque no se puede evitar totalmente, conviene por lo menos reducirlos al mínimo.

Por tanto, sean cuales fueran las circunstancias, la denominación de una cuenta debe expresar concisa y
claramente las características de los valores que registra.

5. EL MANUAL CONTABLE
El manual contable es el documento en el que se definen las políticas, cuentas y procedimientos contables de
una empresa o grupo de ellas, que permite la sistematización del registro de sus operaciones y la preparación de
sus estados financieros.

5.1 Objetivos del manual contable

a) Regular y uniformar el registro y preparación de las operaciones contables;

b) Servir de instrumento para la administración;

c) Facilitar el trabajo de contabilidad, en cuanto al registro de las transacciones y

preparación de informes;

d) Proporcionar información adicional necesaria para ampliar los conceptos de los reportes generados;

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e) Facilitar el entrenamiento del personal relacionado con aspectos contables;

f) Permitir la revisión del funcionamiento del sistema contable.

5.2 Características del manual contable

Para el mejor logro de los objetivos del manual contable, éste debe reunir las características siguientes:

a) Permitir el crecimiento o disminución del número de cuentas, por adición,

intercalación o eliminación de las mismas, sin que ello implique pérdida del
origen de las cuentas;

b) Incorporar los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas

internacionales de contabilidad y las prácticas contables del país;

c) Debe revelar, expresa o implícitamente, las políticas de contabilidad

empleadas por la empresa;

d) Escrito con lenguaje sencillo y compilado de manera fácil de comprender;

e) La distribución de cuentas debe responder a las necesidades de información y

de organización de la empresa;

f) En la medida en que el manual sea más complejo, por la naturaleza de la

empresa de que se trate, éste debe contener instrucciones que faciliten su manejo; y

g) Debe ser aprobado por la alta dirección de la empresa.

5.3 Contenido del manual contable

Dependiendo del tamaño de la contabilidad de una empresa, un manual podría limitarse al plan de cuentas. Para
una contabilidad más completa se sugiere el contenido que se aprecia en la figura siguiente:

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a) Introducción: En esta parte se puede incluir un resumen de los antecedentes
de la empresa y/o del manual, se puede también hacer referencia a
circunstancias especiales de la contabilidad de que se trata;

b) Objetivos que persigue el manual: puede ser el desarrollo de los citados en el

punto anterior (5);

c) Instrucciones sobre el uso del manual:

c.1) Obligatoriedad. Debe quedar expresamente indicado que el uso del

manual no es optativo, sino obligatorio;

c.2) Aclaraciones uso de ciertos términos. Para que no haya lugar a diversas
interpretaciones por cuestiones de semántica, deben definirse los
términos a utilizar en el manual;

c.3) Procedimientos para modificar el manual. Qué y cómo debe hacerse

cuando se presente la necesidad de cambiar algo en el manual y quién
tiene autoridad para modificarlo (generalmente quien autoriza su emisión);

c.4) Explicación de la codificación de cuentas utilizada. A veces conviene

hacer una relación parecida a la que se muestra en la literal d);

c.5) Periodicidad en la preparación de informes. En función de la naturaleza y

las necesidades de información de la empresa, habrá reportes que se
produzcan a diario, semanalmente, mensualmente, anualmente, etc.;

c.6) Libros y registros que se utilizarán en la empresa. Además de señalar qué

libros contables se utilizarán, debe definirse en forma precisa la forma en
que se captará la información al sistema contable. Esto puede hacerse
por medio de pólizas contables (Figura 7), en las que se formulan las
partidas de diario completas, por medio de vouchers o fichas contables
(Figuras 8 y 9), en los que se formulan las partidas separadamente por
cuenta, se formulan tantas fichas como cuentas se carguen y se abonen y
por medio de cheques vouchers (Figura 10) en los que al emitir un cheque
(para sistemas que descansan en movimiento de efectivo) se elabora la
partida contable en la parte inferior de la copia del cheque.

d) Plan de cuentas: También llamado nomenclatura, listas de cuentas o cuadro

contable. Consiste precisamente de una lista de las cuentas (código y nombre)
ordenadas conforme el estado de situación.

La codificación mas utilizada es la numérica decimal porque permite la

integración o desintegración de cuentas, así como el crecimiento, intercalación
y eliminación ordenada. Además, facilita su procesamiento por medios
electrónicos.

Un ejemplo de dicha codificación, es el siguiente:

Un dígito Partes del balance general

1 ACTIVO
2 CUENTAS REGULADORAS DE ACTIVO
3 PASIVO

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 4 CAPITAL Y RESERVAS
5 PRODUCTOS
6 GASTOS

Dos dígitos Grupo de cuentas

11 CIRCULANTE
21 ESTIMACIÓN PARA CUENTAS MALAS
31 CORTO PLAZO
41 CAPITAL SOCIAL
51 PRODUCTOS DE OPERACIÓN
61 COSTO DE VENTAS

Tres o cuatro
dígitos Cuenta

111 1101 Caja y bancos

211 2101 Estimación para documentos por cobrar de dudosa recuperación
311 3101 Proveedores
411 4101 Capital autorizado
511 5101 Ventas
611 6101 Costo de ventas producto X

Nótese que el código de cuenta puede ser de 3 ó dígitos, dependiendo de la cantidad de cuentas que se
necesite utilizar. Con tres dígitos los grupos de cuentas sólo puede contener nueve cuentas (el último dígito varía
de 1 a 9), en tanto que usando cuatro dígitos, un grupo podría contener hasta 99 cuentas (los dos últimos dígitos
varían de 01 a 99).

Cuatro a seis
dígitos Sub-cuentas o cuentas de segundo grado

1111 1101.01 Caja principal

3111 3101.01 Proveedores locales
5111 5101.01 Ventas locales

Si fuera necesario puede crearse una división más, es decir, crear sub-cuentas o cuentas de tercer grado.

La codificación se interpreta de la manera siguiente:

Tomemos de ejemplo la sub-cuenta 3101.01 Proveedores locales

3 1 0 1 . 0 1 Proveedores locales Significado

PASIVO

CORTO PLAZO

Proveedores

Locales

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La función del punto (.) es de ayuda visual.

e) Descripción de cuentas. En esta parte se explica el uso de cada cuenta, por

qué conceptos se carga, se abona y lo que representa su saldo. Ejemplo:

3105 Gastos por pagar

Esta cuenta se utiliza para registrar el importe de los gastos incurridos por bienes y servicios que se
encuentran pendientes de pago.

O bien:

3105 Gastos por pagar

Se abona por:

- El saldo que refleje esta cuenta al inicio del ejercicio.

- El importe de los bienes y servicios que quedan pendientes de pago.

Se carga por:

- El pago parcial o total de los saldos adeudados.

- El saldo al final del ejercicio por el cierre contable.

Su saldo:

Acreedor, refleja la obligación a cargo de la empresa derivada de bienes y servicios recibidos.

f) Jornalización. En algunos casos conviene incluir la forma de jornalizar las

operaciones típicas y/o las más complicadas de la negociación.

g) Modelos de estados financieros y reportes. Es conveniente que la empresa

adopte modelos específicos de estados financieros y de reportes que
satisfagan las necesidades de información de la misma. Por supuesto que,
respecto de los estados financieros deben respetarse los estándares que la
profesión de Contaduría Pública tiene definidos en el medio.

5.4 APROBACIÓN:

En virtud de que el manual contable debe satisfacer las exigencias de información de todos los niveles de la
empresa, lo más conveniente es que sea la gerencia quien lo aprueba para garantizar su observancia
obligatoria.

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