PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE No.2

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: Técnica Asistencia Administrativa.

● Código del Programa de Formación: 134101 V-2
● Nombre del Proyecto: Desarrollo de competencias administrativas mediante el fomento de la cultura
emprendedora para la reactivación económica de la región.
● Fase del Proyecto: Planeación.
● Actividad de Proyecto: Planear las condiciones propias para la formación en relacion con la cultura
emprendedora hacia la reactivacion económica.
● Competencia: Atender Clientes de Acuerdo con procedimientos de servicios y normativa.
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Preparar la participación en las reuniones de la organización,
teniendo en cuenta objeto, las responsabilidades asignadas y las políticas institucionales.
● Duración de la Guía: 12 Horas.

2. PRESENTACIÓN.

Hoy en día los negocios organizan eventos para

empresas, ya sean ellos mismos o a través de terceros.
Conocer su importancia puede ser decisivo para
garantizar el éxito, que la empresa obtenga clientes
nuevos y aseguren la continuidad de los más antiguos.

La organización de las actividades no debe ser

improvisada pues ofrecerá una imagen de
incoherencia en los eventos y la compañía puede
poner en juego su credibilidad. Esto ocurre porque la
organización de eventos, además de proporcionar entretenimiento y presentaciones de productos o
servicios, es una oportunidad para mostrar de cara al público lo que cada empresa ofrece.

A continuación los invito a trabajar de manera participativa y activa en el desarrollo de las actividades
descritas a continuación.

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Reflexión inicial:

Al grupo de 10 grado de una Institución Educativa, les correspondió
la organización de la feria empresarial del año lectivo. El día de la
actividad los asistentes se sentían insatisfechos por que tenían una
hora de retraso en el inicio de la programación; los estands fueron
improvisados con mesas del colegio, sin nada de creatividad, sin
nombre del producto o servicio ofrecido, no se evidencia un
logotipo de la empresa expositora, de la misma manera los
organizadores no cumplieron con las actividades asignadas. Al
finalizar el evento, todos salieron inconformes con el desarrollo de
la jornada.

De acuerdo al caso presentado responda a los siguientes interrogantes:

● Desde su punto de vista, ¿Cuales fueron las falencias presentadas en el desarrollo del evento? Enuncielas.
● ¿Qué recomendaciones haría a los organizadores cuando fueran a organizar un próximo evento?
Describalas.
● Teniendo en cuenta el texto citado construya el caso en una experiencia exitosa.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Apreciados aprendices, para desarrollar las actividades que aparecen a continuación, reúnase en grupo de
dos (2) e identifiquen sus conocimientos y experiencias previas en la participación y organización de eventos:

1. ¿Qué entienden por evento?

2. ¿Qué clases de eventos conocen?
3. ¿A qué eventos han asistido? Descríbalos.
4. ¿Conocen el concepto de planeación? Menciónelo.
5. ¿Han participado en la planificación de algún evento? Comparta su experiencia.

Socialice con su compañeros las respuestas a los interrogantes.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Actividad de Aprendizaje: Realizar la planeación de un evento, evidenciando conocimientos de los servicios

prestados en la Institución Educativa.

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Se considera en primer lugar que para planear un evento se tiene que crear un objetivo según la necesidad
del cliente, este podría ser un lanzamiento de un producto, un servicio, un foro, un evento deportivo, un
festejo musical o una empresa de celebración. Es importante que el encargado trabaje en la ubicación, el
contenido, las actividades programadas, la lista de invitados, la música, los bailarines y otras formas de
entretenimiento.

En grupo de cuatro(4) integrantes realice las siguiente actividad:

De acuerdo con los documentos entregados por el docente / Instructor, sobre la planeación de un evento,
responda las siguientes preguntas:

● ¿Qué es un evento empresarial?

● Construya un flujo grama para realizar un evento.
● Desde la creatividad del equipo planifique un evento corporativo, haciendo uso de su imaginación
atreves de uso de imágenes o gráficas.
● Describa los medios de divulgación para la realización de un evento.
● Si usted fuera a organizar un evento para realizar la primera actividad de su proyecto de formación, con
base a su experiencia en la prestación del servicio, ¿Qué tipo de evento organizaría? y, ¿Qué aspectos
tendría en cuenta, para organizar el evento?

Socialice con su compañeros las respuestas a los interrogantes.

3.4. Actividad de Transferencia

Implementar el proceso administrativo en la planeación y organización de un evento institucional:

Aplicar el proceso administrativo al desarrollo de un evento institucional (el propósito, objetivo, plan,
protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización, entre otros).

● Ambiente: Aula.
● Materiales: Video Beam, Computadores, Marcadores, Papel Bond, Tablero acrílico, Guía de Aprendizaje.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Técnicas e
Evidencias de
Criterios de Evaluación Instrumentos de
Aprendizaje
Evaluación
- Participa en la planeación y organización de eventos
de acuerdo con el organigrama y normas
institucionales.
- Opera de manera responsable los recursos
tecnológicos requeridos para la planeación,
coordinación y ejecución del evento de acuerdo con
los requerimientos de la organización.
Evidencias de Producto:
-Ejecuta las posibles actividades que pueden ser
Realice la planeación del Instrumento:
programadas dentro de la agenda de un evento, de
evento: reunión de padres Lista de Chequeo
acuerdo con la clase y la magnitud.
de familia para evidenciar
- Recibe y registra mensajes orales y escritos,
conocimiento de los Técnica:
relacionados con la organización de eventos teniendo
servicios ofrecidos por la Observación
en cuenta el protocolo establecido.
institución educativa.
- Elabora la agenda para el evento de acuerdo a los
requerimientos del mismo. - Elabora tarjetas y cartas
de invitación y de agradecimiento, relacionadas con
el evento de acuerdo al protocolo organizacional.
-Aplica estrictamente las normas de etiqueta y
protocolo nacionales e internacionales durante el
montaje del sitio donde se realizará el evento.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acto: Celebración pública, política o formal; una parte de un evento más grande.
Asamblea: Es un órgano político en una organización que asume decisiones.
Catering: Es el servicio profesional que consiste en la prestación externa del suministro del servicio de comida
preparada, para la organización de un banquete u una fiesta.
Coffee break: Anglicismo que viene a significar pausa para el café.
Conferencia: Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un
tema específico y de interés para el público al cual está destinada.
Confirmación: Una afirmación por parte del cliente, ya sea verbal o escrita, que indica al organizador de
eventos que el evento tiene luz verde para su ejecución.
Cronograma: Esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencial temporal el conjunto
de actividades diseñadas a lo largo de un plan.
Cuestionario: Serie de preguntas por escrito que se harán al cliente para recabar información acerca de sus
necesidades y gustos para el evento. En base a este documento se realiza la propuesta.
Desayuno buffet: Tipo de desayuno que consiste en alimentos fríos y calientes expuestos en mesas para el
libre acceso del cliente.

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Desayuno completo: Desayuno equilibrado que consiste en zumo, cereales, pan, fruta y café o té, así como
opcionalmente algún plato caliente, como por ejemplo huevo con tostada.
Desayuno continental: Ligera comida que incluye zumo, café o té, cereales, pan.
Desayuno de trabajo: Cuando una empresa quiere ofrecer algún tipo de reunión informal con los medios de
comunicación o con algún otro tipo de asistentes -empresarios, empleados, estudiantes, etc.- organiza
un desayuno de trabajo en sus instalaciones o fuera de ellas -en el salón de un hotel, es lo más frecuente.
Desayuno inglés: Desayuno completo con zumo, café o té, tostadas, salchichas, panceta, tomates y
champiñones a la plancha, huevos (fritos, escalfados o revueltos), pan frito, judías en salsa, etc.
Diagrama de Gantt: es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto
para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
Evento: Se refiere a la totalidad de actividades con una meta definida por la cual se lleva a cabo la
conferencia, junta, reunión, fiesta, celebración, gala, cóctel, etc.
Eventos verdes: Es una modalidad de evento en que se utilizan estrategias considerando la conservación del
medio ambiente. Algunas de estas estrategias incluyen: programar ponencias remotas (vía satélite o internet)
para evitar las emisiones de carbono de los aviones; hacer énfasis a los asistentes en reciclar el mayor número
de cosas durante el evento; usar materiales reciclados o reciclables para la ejecución del evento; etc.
Objetivo: Propósito a alcanzar en una planeación.
Plan: Es una intención o un proyecto. Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes de realizar
una acción.
Programar actividades: Planificar es decidir qué hacer con su tiempo, programar es establecer en qué
momento se va a realizar aquello, que tiene que estar sustentado por escrito y puede hacerse por medio de
un cronograma de Gantt.
Proveedor de servicios: es una entidad que presta servicios a otras entidades. Por lo general, esto se refiere
a un negocio que ofrece la suscripción o servicio web a otras empresas o particulares. Ejemplos de
estos servicios incluyen: acceso a internet, operador de telefonía móvil, y alojamiento de aplicaciones web.
Valor agregado: Un valor extra (no siempre aparente) que se recibe al contratar un servicio o pagar un
producto.
Flujograma: Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado.
Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones
de todo tipo a partir de símbolos.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

libro: Eventos como organizarlos con exito:

https://books.google.es/books?id=GsoWK47wH6gC&printsec=frontcover&hl=es&source=gbs_atb#v=onepa
ge&q&f=false
que es un evento y como se puede clasificar: https://www.protocoloimep.com/articulos/que-es-un-evento-
y-clasificacion/

11 pasos para la realizacion de un evento: https://aulacm.com/organizacion-de-eventos-conferencias/

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https://www.definicionabc.com/general/flujograma.php

http://tuespaciovende.servisgroup.es/errores-organizacion-de-eventos/

https://www.youtube.com/watch?v=8QPQjtk1W9s

https://es.venngage.com/blog/ejemplos-diagramas-gantt-plantillas/#10

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Ana Socorro Reyes Instructor/CIES
Autor (es) Maryori del Pilar Rodriguez S. Instructor/CIES SENA MEN 16-04-2020
Maria Nela Bohorquez Instructor/CIES

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Razón del
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Cambio
Ana Socorro Reyes Actualización en
Maryori del Pilar Instructores/CIES SENAMEN- 02-06- SIGA, Formato
Autor (es)
Rodriguez S. CIES 2021 GFPI-F-135 Guía
Maria Nela Bohorquez de aprendizaje.
Maryori del P.
Instructor/CIES Actualización de
Rodriguez SENAMEN- 19-04-
Autor (es) Instructor/CIES la Versión del
Ana Socorro Reyes CIES 2022
Instructor/CIES Programa.
Sandra Teresa Rosale
Actualización en
SIGA, Formato
Ana Socorro Reyes Instructor/CIES SENAMEN- 21-06-
Autor (es) GFPI-F-135 Guía
Milton Parada Ussa Instructor/CIES CIES 2023
de aprendizaje
Versión 2

GFPI-F-135 V02