Subtool - Manual de Usuario (Proveedor) - v3 Con Cambios VF
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Subtool
Manual de usuario (proveedor)
Impuestos y Servicios Legales
0 Información Confidencial
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Contenido
Ingresar al portal 2
Repositorio 6
Documentos 16
Reportes 29
1 Información Confidencial
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Ingresar al portal
Para operar adecuadamente el sistema, considere utilizar alguno de los siguientes navegadores:
• Microsoft Edge.
• Firefox.
• Safari.
Inicio de sesión
Ingresar con su cuenta de correo electrónico empresarial:
2 Información Confidencial
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Continuar con el segundo paso de autenticación configurado (véase manual de configuración MFA):
Navegación
Al iniciar sesión por primera vez, nos mostrará inmediatamente una ventana con el disclaimer de la herramienta. Favor de
leerlo detenidamente y aceptar dando clic sobre el botón “Aceptar”.
3 Información Confidencial
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Una vez aceptado el disclaimer, no será mostrado en futuras ocasiones y tendrán acceso a la pantalla de inicio de la
herramienta. En caso de que requieran consultar el disclaimer nuevamente, pueden acceder haciendo clic sobre el texto
“Disclaimer”, en la parte inferior de la pantalla.
Al dar clic en la opción de “Repositorio”, serán dirigidos al módulo de Repositorio, donde se realiza la carga y descarga de
documentación.
4 Información Confidencial
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La opción de Help Desk les permitirá levantar tickets de dudas, preguntas o intermitencias que se llegaran a presentar
dentro del ambiente.
5 Información Confidencial
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Repositorio
Para ingresar al módulo de Repositorio, hacer clic en la opción “Repositorio” de la pantalla inicial, como se muestra en la
imagen anterior.
Empresas
Para acceder al listado de empresas, hacer clic en el botón ubicado en la esquina superior izquierda:
6 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
Para ingresar al directorio de la empresa, hacer clic sobre su nombre, en el menú desplegable.
El directorio de la empresa contendrá la estructura de directorios. Las carpetas con los ejercicios y periodos serán creadas
automáticamente al finalizar cada año.
Para navegar dentro de la estructura de directorios, hacer clic sobre el nombre o ícono de la carpeta a la que se desea
acceder.
Para regresar a un directorio anterior, dar clic sobre el nombre en la barra de navegación.
7 Información Confidencial
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Buscador
Para realizar una búsqueda de archivos y/o directorios, capturen el texto deseado en el control de búsqueda, presionen la
tecla Enter o den clic en el botón :
Carga de archivos
Para cargar archivos en el Repositorio, naveguen al directorio deseado y hagan clic en el botón que aparece a
continuación y que podrán encontrar en la barra superior:
8 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
Cada clasificación requiere documentos con formatos específicos. Es MUY IMPORTANTE que se clasifique correctamente
cada documento y que este sea en el formato requerido por cada clasificación. Éstos son explicados a detalle en la sección
Documentos.
Dar clic en el botón “Seleccione uno o más archivos” para abrir el explorador de archivos y cargar el documento que se
desee.
9 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
Seleccionen al menos un archivo para cargar y den clic en la opción “Subir” (puede variar a la palabra “Open” o similar,
según el idioma del sistema operativo):
Hay que confirmar que la clasificación y el archivo sean correctos y dar clic en “Cargar”.
Esperar la confirmación del sistema con una notificación en la esquina superior derecha, misma que indica el estatus
de la carga.
10 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
Sus archivos cargados se visualizarán en el directorio, con la leyenda “En Proceso”, esto se refiere a que la herramienta
está leyendo el archivo cargado y haciendo las validaciones correspondientes.
Una vez terminada la validación de la documentación cargada, podrán visualizarse dos escenarios:
Inconsistencia: Se le informará mediante un correo electrónico los archivos que únicamente no fueron cargados de
manera correcta en la herramienta con una breve explicación de este. Como a continuación se puede observar:
Por lo cual deberá de atender estas observaciones y volver a cargar el archivo correspondiente.
Validado: En caso de no encontrar errores en la extensión o en la validación del archivo pasara a la leyenda de “Validado”
lo cual quiere indicar que el documento fue cargado de manera exitosa:
11 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
Opciones de archivos
• Vista Previa. Al dar clic en esta opción, se mostrará una ventana con una vista previa del documento.
Notificaciones
En la barra superior, encontrarán una opción con un indicador del número de notificaciones:
12 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
Las notificaciones que se visualizan en la ventana son las generadas hasta 7 días atrás; pasado este periodo ya no se
podrán consultar.
Al dar clic sobre una notificación de Archivo Cargado, nos dará la opción de dirigirnos al directorio en que el archivo se
cargó y se marcará como leída.
Las notificaciones de Archivo Eliminado no tienen interacción, solamente se conservan como registro del movimiento; al
darles clic, se marcarán como leídas.
13 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
También podremos encontrar notificaciones de Archivo Incorrecto generadas por el usuario “RobotBPS” tras la lectura
automática de los documentos cargados al Repositorio. Estas aparecerán con el texto en color rojo, en caso de que el
archivo esté incorrecto o no cumpla con las validaciones realizadas por la herramienta.
Al dar clic en estas notificaciones, nos mostrará el detalle por el cual se ha marcado como incorrecto. El mensaje será el
mismo que recibimos por correo electrónico.
Deberán tomar las acciones pertinentes a fin de cargar correctamente la documentación requerida.
14 Información Confidencial
Subtool | Repositorio
15 Información Confidencial
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Documentos
Para cada empresa, existirán las carpetas de años, que, a su vez, contendrán los meses correspondientes y las
clasificaciones para los documentos a cargar dentro de cada uno de esos periodos, tal como se detalla a continuación.
Listado de trabajadores
En este documento, se deberá detallar el listado de trabajadores que prestaron servicio a la compañía en cada periodo y
deberá estar en formato XLSX, con la siguiente estructura:
• Año (este campo es general del documento, se toma de la celda B1 y se pone en número).
• Nombre del mes (este campo es general del documento, se toma de la celda C1 y se pone el nombre del mes en
español).
El No., RFC, NNS y CURP del empleado no deberán repetirse en el listado. También se validará que el periodo corresponda
al directorio en el que esté cargado el archivo. En caso de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se
eliminará automáticamente el documento y se notificará a través de un correo electrónico y la ventana de notificaciones.
16 Información Confidencial
Subtool | Documentos
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Listado de trabajadores”.
En estos CFDIs, se valida el periodo en que se está cargando el archivo; que el RFC del emisor coincida con el de la
empresa y que el RFC del receptor coincida con el del contratante. En caso de que alguna de estas validaciones no se esté
cumpliendo, se eliminará automáticamente el documento y se notificará a través de un correo electrónico y la ventana de
notificaciones.
Los archivos se deben cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la
clasificación “Facturas de prestación de servicios”.
Respecto de los complementos de pago, estos se deberán de cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la
empresa en Repositorio en el mes en el que se haya realizado el pago.
Se valida que el RFC del emisor coincida con la empresa y que estén cargadas en el periodo correcto. En caso de que
alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente el documento y se notificará a través
de un correo electrónico y la ventana de notificaciones.
Los archivos se deben cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la
clasificación “Recibos de nómina (CFDI)”.
Los recibos de nómina se deberán de cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio
en el mes en el que se haya realizado el pago.
Se valida el periodo del documento y que pertenezca a la empresa en que fue cargado en Repositorio.
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Declaración de pago de cuotas IMSS”.
Si el contratista tiene dos o más registros patronales, se deberá proporcionar los formatos .SUA que hayan sido generados
en el periodo correspondiente.
17 Información Confidencial
Subtool | Documentos
18 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se valida que el documento se encuentre cargado en la empresa, año y periodo correcto, así como también que el
número de operación coincida con los documentos de “Acuse del pago del IVA” e “Información de pagos federales”. En
caso de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente y se notificará a través de
un correo electrónico y de la ventana de notificaciones.
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Declaración Impuestos SAT ISR SyS e IVA”.
Se deberá cargar en dicha clasificación, la totalidad de las declaraciones presentadas por el periodo correspondiente, es
decir, en caso de haber presentado declaraciones normales y complementarias.
Nota: Es importante que dentro de los conceptos que se declaren se encuentre los de: ISR Retenciones por Salarios e IVA
(a cargo o a favor); ya que la herramienta busca que principalmente se encuentren estos conceptos dentro de la
herramienta, y en caso de no encontrarlo, de igual forma se eliminaría la declaración.
19 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se valida que el documento se encuentre cargado en la empresa y el periodo correctos, así como que el número de
operación coincida con los documentos de “Declaración Impuestos SAT ISR SyS e IVA” e “Información de contribuciones
federales”. En caso de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente y se
notificará a través de un correo electrónico y de la ventana de notificaciones.
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Acuse del pago del IVA”.
Se deberá cargar en dicha clasificación, la totalidad de las declaraciones presentadas por el periodo correspondiente, es
decir, en caso de haber presentado declaraciones normales y complementarias.
Nota: Es importante que dentro de los conceptos que se declaren se encuentre los de: ISR Retenciones por Salarios e IVA
(a cargo o a favor); ya que la herramienta busca que principalmente se encuentren estos conceptos dentro de la
herramienta, y en caso de no encontrarlo, de igual forma se eliminaría la declaración.
20 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se validará que el documento se encuentre cargado en la empresa y periodo correctos, así como que el número de
operación coincida con los documentos de “Declaración Impuestos SAT ISR SyS e IVA” y “Acuse del pago del IVA”. En caso
de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente y se notificará a través de un
correo electrónico y de la ventana de notificaciones.
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Información de pagos federales”.
21 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se deberá cargar en dicha clasificación, la totalidad de las declaraciones presentadas por el periodo correspondiente, es
decir, en caso de haber presentado declaraciones normales y complementarias.
Nota: Es importante que dentro de los conceptos que se declaren se encuentre los de: ISR Retenciones por Salarios e IVA
(a cargo o a favor); ya que la herramienta busca que principalmente se encuentren estos conceptos dentro de la
herramienta, y en caso de no encontrarlo, de igual forma se eliminaría la declaración.
Se validará que el documento siga siendo vigente y pertenezca a la empresa en que fue cargado a Repositorio.
El archivo se debe de cargar en la carpeta “Información general” de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Autorización de la Secretaría del Trabajo”.
22 Información Confidencial
Subtool | Documentos
23 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se validará que el documento se encuentre cargado en la empresa (que el RFC coincida) en el año y el mes correctos. En
caso de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente y se notificará a través de
un correo electrónico y de la ventana de notificaciones.
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Confirmación Contribuciones SAT”.
Es importante mencionar que en caso de no contar con las opiniones de cumplimiento en los meses: septiembre 2021,
octubre 2021, noviembre 2021 y diciembre 2021, podrán realizar la carga de la opinión de cumplimiento de obligaciones
fiscales emitido directamente por el SAT que se haya emitido hasta el ejercicio 2022 (por única excepción).
A partir del mes de enero 2022 y en los meses siguientes, la opinión de cumplimiento deberá de generarse en el periodo
en el que se lleva a cabo la prestación del servicio, independientemente de la fecha en la que se lleve a cabo la carga de la
información.
24 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se validará que el documento se encuentre cargado en la empresa (por el registro patronal), con el año y el mes
correctos. En caso de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente y se
notificará a través de un correo electrónico y de la ventana de notificaciones.
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Confirmación Contribuciones Infonavit”.
Es importante mencionar que en caso de no contar con las opiniones de cumplimiento en los meses: septiembre 2021,
octubre 2021, noviembre 2021 y diciembre 2021, podrán realizar la carga de la opinión de cumplimiento de obligaciones
fiscales emitido directamente por el SAT que se haya emitido hasta el ejercicio 2022 (por única excepción).
A partir del mes de enero 2022 y en los meses siguientes, la opinión de cumplimiento deberá de generarse en el periodo
en el que se lleva a cabo la prestación del servicio, independientemente de la fecha en la que se lleve a cabo la carga de la
información.
25 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se valida que el documento se encuentre cargado en la empresa, con el año y el mes correctos. En caso de que alguna de
estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente y se notificará a través de un correo electrónico
y de la ventana de notificaciones.
El archivo se debe cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Confirmación Contribuciones IMSS”.
Es importante mencionar que en caso de no contar con las opiniones de cumplimiento en los meses: septiembre 2021,
octubre 2021, noviembre 2021 y diciembre 2021, podrán realizar la carga de la opinión de cumplimiento de obligaciones
fiscales emitido directamente por el SAT que se haya emitido hasta el ejercicio 2022 (por única excepción).
A partir del mes de enero 2022 y en los meses siguientes, la opinión de cumplimiento deberá de generarse en el periodo
en el que se lleva a cabo la prestación del servicio, independientemente de la fecha en la que se lleve a cabo la carga de la
información.
Factura IMSS
Este documento se refiere a las facturas de pago de cuotas emitido por el IMSS. Los CFDIs deberán cargarse en formato
XML. En el caso del ZIP, es importante considerar que no incluya subcarpetas ni documentos en formato PDF.
Se valida el periodo en que se está cargando, que el RFC del emisor sea el del IMSS y que el RFC del receptor coincida con
la empresa. En caso de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente el
documento y se notificará a través de un correo electrónico y la ventana de notificaciones.
Los archivos se deben cargar en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con la
clasificación “Factura IMSS”.
Factura Infonavit
Este documento se refiere a las facturas de pago de cuotas emitido por el Infonavit. Los CFDIs deberán ser en formato
XML. En el caso del ZIP, es importante considerar que no incluya subcarpetas ni documentos en formato PDF.
Se valida el periodo en que se está cargando, que el RFC del emisor sea el del Infonavit y que el RFC del receptor coincida
con la empresa. En caso de que alguna de estas validaciones no se esté cumpliendo, se eliminará automáticamente el
documento y se notificará a través de un correo electrónico y de la ventana de notificaciones.
Los archivos se deben cargar en la carpeta correspondiente al mes y año de la empresa en Repositorio, con la clasificación
“Factura Infonavit”.
Los meses en los que se deberá proporcionar la factura de Infonavit corresponderán a: febrero, abril, junio, agosto,
octubre y diciembre.
Los meses que NO se encontrarán habilitados para realizar la carga corresponderán a: enero, marzo, mayo, julio,
septiembre y noviembre.
26 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se validará que se encuentren cargados en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con
la clasificación “Acuses Cuatrimestral IMSS”.
Los meses en los que se deberá proporcionar dicho acuse corresponderán a: abril, agosto y diciembre del año
correspondiente.
Los meses que NO se encontrarán habilitados para realizar la carga corresponderán a: enero, febrero, marzo, mayo, junio,
julio, septiembre, octubre y noviembre.
27 Información Confidencial
Subtool | Documentos
Se validará que se encuentren cargados en la carpeta correspondiente al mes y al año de la empresa en Repositorio, con
la clasificación “Acuses Cuatrimestral Infonavit”.
Los meses en los que se deberá proporcionar dicho acuse corresponderán a: abril, agosto y diciembre del año
correspondiente.
Los meses que NO se encontrarán habilitados para realizar la carga corresponderán a: enero, febrero, marzo, mayo, junio,
julio, septiembre, octubre y noviembre.
28 Información Confidencial
Subtool | Reportes
Reportes
Los siguientes reportes son generados en el portal como resultado de la carga de archivos y permiten identificar el
cumplimiento de la documentación. El proceso que genera los reportes se ejecuta periódicamente, por lo que puede
demorar entre la carga del documento y la generación del reporte.
Cumplimiento carga
Este reporte es generado en cada carpeta de mes tras la carga de documentación. Se encontrará con la clasificación
Cumplimiento carga por contratista.
En la primera hoja del reporte (Cumplimiento) se enlistan los documentos que deben ser cargados para el periodo, así
como el porcentaje de cumplimiento.
29 Información Confidencial
Subtool | Reportes
En la segunda hoja (Detalle cumplimiento) encontraremos desglosado, por empleado, el cumplimiento de los recibos de
nómina y declaración de pago de cuotas al IMSS.
Análisis contratista
Este reporte es generado en cada carpeta de mes tras la carga de documentación. Se podrá encontrar con la clasificación
Análisis contratista.
En la primera hoja del reporte (Cumplimiento) se enlista el contratista contra los documentos configurados para el
periodo:
30 Información Confidencial
Subtool | Reportes
En la segunda hoja (Análisis por empleado), se encuentra desglosada, por empleado, la información contenida en los
documentos y una comparativa si los datos coinciden:
31 Información Confidencial
Subtool | Reportes
• Retiro Infonavit
32 Información Confidencial
Subtool | Reportes
En la tercera hoja (Análisis por contratista), encontraremos desglosados los datos de los documentos cargados para el
contratista:
En la cuarta hoja (Control), se encuentra una matriz con el conteo de registros para comparar el listado de trabajadores,
los recibos de nómina y lo declarado en el pago de cuotas al IMSS:
En la quinta hoja (Información declaración), se comparan los datos de los documentos de la empresa: Declaración de
Impuestos al SAT (ISR, SyS e IVA), Acuse del pago del IVA e Información de pagos federales.
33 Información Confidencial
Subtool | Reportes
34 Información Confidencial
Subtool | Reportes
Soporte
Para poder atender las situaciones sobre el uso de la herramienta que surjan durante la carga de la documentación, se pone
a su disposición; la funcionalidad para levantar tickets desde el portal de Subtool mediante Help Desk, el cual visualizarán
al momento de entrar a la liga de Subtool:
En esta funcionalidad, se dará atención a las situaciones sobre el uso de la herramienta que surjan durante la carga de la
documentación mediante el llenado de un formulario con la descripción de su problema y si desean podrían adjuntar algún
archivo de evidencia.
35 Información Confidencial
Subtool | Reportes
Una vez enviado su ticket el usuario estaría recibiendo un correo como se muestra a continuación:
El tiempo máximo de respuesta será de 24 horas a partir de contar con el mail de confirmación en donde se asigne el
código. El horario para considerar el tiempo de respuesta será de lunes a viernes de 9 am a 6 pm.
En caso de que se envíen tickets posteriores a dicho horario, se comenzará con el conteo a partir del día hábil siguiente.
Pueden contactarnos a través del correo de [email protected] si presentarán algún problema para acceder
a Subtool.
Finalmente, se pone a su disposición para su consulta un video en el cual se visualiza el contenido del presente manual:
Capacitación Subtool
36 Información Confidencial
Subtool | Reportes
37
Subtool | Reportes
38 Información Confidencial