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Clasificación archivística
Proceso intelectual de identificación y
agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura
funcional de los sujetos obligados.
Destino final
Selección de los expedientes de los
archivos de trámite o concentración
cuyo plazo de conservación o uso ha
prescrito, con el fin de darlos de baja o
transferirlos a un archivo histórico.
Documento histórico
Aquél que posee valores
secundarios y de preservación a
largo plazo por contener
información relevante para la
institución generadora pública o
privada, que integra la memoria
colectiva de México y es
fundamental para el conocimiento
de la historia Nacional.
Plazo de conservación
Periodo de guarda de la documentación en
los archivos de trámite, de concentración y,
en su caso, histórico. Consiste en la
combinación de la vigencia documental y,
en su caso, el término precautorio y
periodo de reserva que se establezca la
normatividad aplicable vigente.
Transferencia
Traslado controlado y sistemático de
expedientes de consulta esporádica de un
archivo de trámite al archivo de
concentración (transferencia primaria) y de
expedientes que deben conservarse de
manera permanente, del archivo de
concentración al archivo histórico
(transferencia secundaria).
Valor documental
Condición de los documentos que les confiere características administrativas,
legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores
primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos
históricos (valores secundarios).
Valoración documental
Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales
para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
Valor primario
El valor primario establece los parámetros de utilidad de la documentación y, con
ello, se facilita la identificación de los plazos de conservación de los documentos de
archivo, con base en las necesidades institucionales.
Valor secundario
El valor secundario permite identificar con precisión aquella documentación de valor
permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo
histórico.
Cabe destacar que el análisis de una serie
documental y la determinación de su valor
secundario, permite:
Para la elaboración del catálogo de disposición documental habrá que atender a los
principios archivísticos siguientes:
Criterio de procedencia y evidencia. Es decir, considerar que son más valiosos los
documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la
jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior
son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.
Criterio de contenido. Implica el considerar que es mejor conservar la misma
información comprimida que extendida, es decir, es preferible conservar informes
anuales y no los mensuales.
Criterio diplomático. Tiene como premisa conservar un documento original que una
copia.
Criterio cronológico. Determinar una fecha a partir de la cual no se pueda realizar
ninguna eliminación.
PASO 1. Determinar la estructura jerárquica documental.
Es decir, diseñar el cuadro general de clasificación archivística, referido en la guía
anterior.
En este contexto, dicho análisis se puede realizar a partir del Formato para la
valoración documental -contenido en la presente Guía-, dicho formato considera
realizar para cada serie documental el análisis e identificación del:
I. Área de identificación
II. Área de contexto
III. Área de características de la información
IV. Área de relación con otras series documentales
V. Área de valoración
VI. Área de acuerdos
VII. Área de control
PASO 3. Diseñar el catálogo de disposición documental.
1. Introducción o presentación.
2. Objetivo general.
3. Marco normativo.
4. Catálogo de disposición documental (cuadro esquemático).
5. Anexos.
IX. Formato para la valoración
documental.