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Guía para la elaboración
del catálogo de disposición documental

Coordinación de Normatividad y Archivística”.
2020
Guía para la elaboración
del catálogo de disposición documental
¿Qué es el Catálogo
de disposición Documental?
El catálogo de disposición documental es un registro general y sistemático que establece
los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la
clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo.
El catálogo de disposición documental nos permite planificar, a través de un esquema, la

organización normalizada de la producción documental de los sujetos obligados, es decir
nos permite establecer el periodo durante el cual la documentación debe resguardarse en
los archivos de trámite y de concentración; determinar si los documentos de archivo deben
ser conservados permanentemente o bien eliminarse, de manera autorizada y de acuerdo
con la normatividad aplicable; además de registrar y controlar la clasificación de la
información de las series documentales de los sujetos obligados.
En este contexto, el catálogo de
disposición documental se elabora a partir
del establecimiento de:
1. La estructura jerárquica documental,
plasmada en el cuadro general de
clasificación archivística.
2. La valoración documental.
3. El diseño del catálogo de disposición
documental.
4. La regulación de la gestión documental.
Una vez realizados los pasos anteriores,

la aplicación práctica de las actividades
antes mencionadas, constituirán los
insumos que darán estructura y contenido
al catálogo de disposición documental.
Cabe destacar que el catálogo de disposición documental permite a los sujetos
obligados:
1. Distinguir la documentación generada, administrada y resguardada, derivada

del ejercicio de las funciones y atribuciones de las unidades administrativas.
2. Establecer la organización de los documentos de archivo, a partir de una
estructura lógica que guarde estricto apego a las funciones y atribuciones del
sujeto obligado.
3. Establecer un control para la adecuada gestión documental en los archivos
de trámite, de concentración e histórico, en su caso.
4. Facilitar la localización de los documentos de archivo, contribuyendo al
oportuno acceso a la información.
El catálogo de disposición documental es un registro general y sistemático

que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la
vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el
destino final de los documentos de archivo.
Conceptos archivísticos básicos para
el diseño del catálogo de disposición
documental.
Para el diseño catálogo de disposición

documental es necesario haber
comprendido los conceptos archivísticos
que sirvieron de herramienta para la
elaboración del cuadro general de
clasificación archivística, así como
también los conceptos que a
continuación se presentan.
Baja documental
Eliminación autorizada y controlada de
aquella documentación que haya
prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o
contables, y que no contenga valores
históricos.
Clasificación archivística
Proceso intelectual de identificación y
agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura
funcional de los sujetos obligados.
Destino final
Selección de los expedientes de los
archivos de trámite o concentración
cuyo plazo de conservación o uso ha
prescrito, con el fin de darlos de baja o
transferirlos a un archivo histórico.
Documento histórico
Aquél que posee valores
secundarios y de preservación a
largo plazo por contener
información relevante para la
institución generadora pública o
privada, que integra la memoria
colectiva de México y es
fundamental para el conocimiento
de la historia Nacional.
Plazo de conservación
Periodo de guarda de la documentación en
los archivos de trámite, de concentración y,
en su caso, histórico. Consiste en la
combinación de la vigencia documental y,
en su caso, el término precautorio y
periodo de reserva que se establezca la
normatividad aplicable vigente.
Transferencia
Traslado controlado y sistemático de
expedientes de consulta esporádica de un
archivo de trámite al archivo de
concentración (transferencia primaria) y de
expedientes que deben conservarse de
manera permanente, del archivo de
concentración al archivo histórico
(transferencia secundaria).
Valor documental
Condición de los documentos que les confiere características administrativas,
legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores
primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos
históricos (valores secundarios).
Valoración documental
Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales
para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
Valor primario
El valor primario establece los parámetros de utilidad de la documentación y, con
ello, se facilita la identificación de los plazos de conservación de los documentos de
archivo, con base en las necesidades institucionales.
Valor secundario
El valor secundario permite identificar con precisión aquella documentación de valor
permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo
histórico.
Cabe destacar que el análisis de una serie
documental y la determinación de su valor
secundario, permite:
1.- Conformar series con sus características

generales, incluyendo el expediente tipo.
2.- Proponer los valores de cada serie
documental con base a los plazos de
transferencia, conservación o eliminación y
condiciones de acceso a la información.
3.- Disponer de la información necesaria
sobre el plazo de prescripción de los valores
administrativo, legal, fiscal o contable.
4.- Establecer los plazos de permanencia de
cada serie documental en los archivos de
trámite o de concentración.
5.- Eliminar la documentación duplicada o
carente de valor primario o secundario de
cada serie.
6.- Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.
8.- Establecer los criterios básicos sobre las condiciones de acceso a la información, es
decir, si ésta es pública, reservada o confidencial de cada serie.
9.-Diseñar el catálogo de disposición documental, en el que se indican los plazos de
transferencia primaria y secundaria, en su caso, selección, eliminación y condiciones de
acceso a la información.
10.- Documentar el análisis de las series documentales, a partir de la complementación
del Formato para la valoración documental.
Vigencia documental
Periodo durante el cual un

documento de archivo mantiene
sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables, de
conformidad con las
disposiciones jurídicas vigentes y
aplicables.
Pasos para elaborar el catálogo de disposición documental
Es importante considerar que la elaboración, actualización o rediseño del catálogo de

disposición documental no es una tarea aislada a la elaboración del cuadro general de
clasificación archivística, sino una tarea o actividad transversal.
Para la elaboración del catálogo de disposición documental habrá que atender a los
principios archivísticos siguientes:
 Criterio de procedencia y evidencia. Es decir, considerar que son más valiosos los
documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la
jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior
son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.
 Criterio de contenido. Implica el considerar que es mejor conservar la misma
información comprimida que extendida, es decir, es preferible conservar informes
anuales y no los mensuales.
 Criterio diplomático. Tiene como premisa conservar un documento original que una
copia.
 Criterio cronológico. Determinar una fecha a partir de la cual no se pueda realizar
ninguna eliminación.
PASO 1. Determinar la estructura jerárquica documental.
Es decir, diseñar el cuadro general de clasificación archivística, referido en la guía
anterior.
PASO 2. Realizar la valoración documental.

La valoración de los documentos de archivo, es un proceso intelectual fundamental para
determinar la política documental de las instituciones, ya que a partir de ésta se
establecen los criterios para la gestión de los documentos y la administración de archivos.
Una correcta valoración documental asegura la conservación en el largo plazo de aquellos

documentos de archivo que resultan esenciales o sustantivos en las instituciones, así
como también sirve para determinar el control del ciclo vital de los documentos, evita la
explosión documental, y facilita el acceso a la información.
Es importante considerar que la valoración documental se puede llevar a cabo, incluso,

antes de que los documentos pasen a formar parte del archivo, es decir, en el momento
que se generan los documentos sabemos que éstos derivan de una función o atribución,
lo que a su vez correlaciona al documento de archivo con un expediente y éste, a su vez,
con una serie documental.
En este sentido, la valoración es un proceso intelectual que se aplica a nivel de serie,
además de que la valoración documental no afecta únicamente a los documentos en
soporte papel sino también a los soportes electrónicos o cualquier otro.
La valoración documental comprende el análisis y definición de:
 Los valores primarios y secundarios de los documentos de archivo,
 Los plazos de acceso a la información
 Los plazos para realizar las transferencias.
 Determinar la conservación o eliminación de la documentación.
En este contexto, dicho análisis se puede realizar a partir del Formato para la
valoración documental -contenido en la presente Guía-, dicho formato considera
realizar para cada serie documental el análisis e identificación del:
I. Área de identificación
II. Área de contexto
III. Área de características de la información
IV. Área de relación con otras series documentales
V. Área de valoración
VI. Área de acuerdos
VII. Área de control
PASO 3. Diseñar el catálogo de disposición documental.
Para diseñar, actualizar o rediseñar el catálogo de disposición documental se debe

plasmar en un cuadro esquemático, la información resultante de la valoración
documental y de la complementación del Formato para la valoración documental
de todas y cada una de las series documentales del sujeto obligado que corresponda.
El catálogo de disposición documental, a través de un cuadro esquemático, debe

establecer para cada serie:
 Los valores documentales de cada serie
 Los plazos de conservación
 La vigencia documental
 La clasificación de reserva o confidencialidad de la información
 El destino final de la documentación.
En este contexto, el diseño del catálogo de disposición documental se puede realizar

mediante la complementación del Formato para el diseño del catálogo de
disposición documental, contenido en la presente Guía.
PASO 4. La regulación de la gestión documental.
La regulación de la gestión documental de los sujetos obligados, queda establecida en los

instrumentos de control y consulta archivística, es decir, a través de la elaboración y
aprobación, por parte de las autoridades que establezcan las disposiciones aplicables, del
cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental se
formaliza y regula la gestión documental de los sujetos obligados.
En este contexto, el catálogo de disposición documental, además del cuadro esquemático

propuesto en el formato para el diseño del catálogo de disposición documental, deberá
contener la siguiente información:
1. Introducción o presentación.
2. Objetivo general.
3. Marco normativo.
4. Catálogo de disposición documental (cuadro esquemático).
5. Anexos.
IX. Formato para la valoración
documental.
Para realizar el análisis de las series

documentales, es necesario que para
complementar el Formato para la
valoración documental se entreviste a
los productores de los documentos del
sujeto obligado que corresponda, es decir,
a las personas que producen y tramitan
los documentos, quienes, además de
resolver cualquier duda planteada en la
interpretación de las disposiciones
legales, pueden suministrar datos sobre la
frecuencia de consulta de los expedientes.
X. Formato para el diseño del catálogo
de disposición documental
Una vez comprendidos los pasos para la

elaboración del cuadro general de
clasificación archivística, así como de la
valoración documental y la
complementación del Formato para la
valoración documental, la información
resultante se puede vaciar en el cuadro
esquemático, como el que se muestra en la
figura 1, denominado catálogo de
disposición documental .
Una vez complementado el
formato anterior, tendremos
como resultado el catálogo
de disposición documental,
como el que se muestra en la
figura 2.
1. Nombre, logotipo institucional. 11. Archivo de Concentración.
2. Título del documento. 12. Total de años.
3. Código de clasificación archivística. 13. Clasificación de la información.
4. Niveles de descripción.
14. Información reservada.
5. Sección (SC), Serie (SE) o Subserie (SS).
6. Vigencia documental.
15. Información confidencial.
7. Valor documental administrativo. 16. Destino final
8. Valor documental fiscal. 17. Técnica de Selección
9. Valor documental legal . a) Eliminación
10. Plazo de conservación. b) Conservación
c) Muestreo
Coordinación de Normatividad y Archivística
Teléfono:(777)362-25-30 ext. 113
[email protected]
GRACIAS

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1. Distinguir la documentación generada, administrada y resguardada, derivada

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Para el diseño catálogo de disposición

1.- Conformar series con sus características

Periodo durante el cual un

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