Auditoria - SG SST - 2021 - Editable
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En cumplimiento del Plan Anual de Auditorías de la vigencia 2021, a continuación, se presentan los resultados del
Informe citado dirigido al director de la UAECD con copia a las áreas o procesos involucrados.
1. OBJETIVO GENERAL
Verificar los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 0312 del 13 de febrero de 2019 y
demás normas legales vigentes que la regulan.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evaluar los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 312 de 2019 artículo 16° y demás
normas legales vigentes, según muestreo selectivo.
Verificar que los documentos estandarizados inherentes al Subsistema de Gestión Seguridad en el trabajo en el
SG-SST se encuentren actualizados según las normas legales vigentes.
Verificar los controles estandarizados de los procedimientos, riesgos identificados y seguimiento del plan de
tratamiento o manejo de riesgos -PMR - se encuentren según la metodología establecida en la entidad.
3. ALCANCE
Registros, documentos, actas, control de asistencia a reuniones, soporte fílmico o fotográfico, del SG-SST durante
el período comprendido entre el 1° de agosto de 2020 al 31 de agosto de 2021, según alcance y muestreo selectivo
establecidos en la Resolución 312 de 2019 artículo 16°.
Resolución 0312 del 13-02-2019 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST”.
Manual del Sistema de Gestión Integral código 14-MG-01 versión 8 del 31-08-2021.
Proceso Gestión del Talento Humano código 06-GP-01 versión 7 del 21-01-2021
Caracterización Subproceso Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo código 06-SP-06 versión 7 del 25-02-2020.
Procedimiento Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo- COPASST código 06-06-PR-01 versión 5 del 26-03-2021.
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5. METODOLOGÍA
Se aplicaron normas para el ejercicio profesional de auditoría, en el cual se incluyó la planeación, ejecución,
generación y comunicación del informe con las conclusiones y recomendaciones que permiten contribuir al
mejoramiento del sistema de control interno, se aplicaron técnicas como: consulta, observación, inspección de
documentos y confirmación.
Se verificó la información suministrada por la Subgerencia de Recursos Humanos mediante correo electrónico de septiembre
15, 17 y 21 del presente año, también, se realizaron reuniones a través de la aplicación Teams, atendidas por el señor Harvey
Alberto Sáez R., Profesional Especializado, a cargo de las funciones del SG SST con el fin de validar las evidencias
aportadas.
El equipo auditor está conformado: Douglas Vega Álvaro Vega A, Myriam Tovar Losada y el apoyo del
profesional contratista de la OCI, Julián Rodríguez G.
6. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Se evaluaron cada uno de los ítems que componen los numerales de los estándares mínimos del Sistema de
Gestión de SST establecidos en la Resolución 312 del 2019, artículo 16°. Igualmente, se valoraron según los
porcentajes máximos o mínimos de acuerdo con la “tabla de valores”, teniendo en cuenta si cumplió o no con el
estándar o el no aplica para la UAED, según los lineamientos del artículo 27° de la resolución mencionada. A
continuación, se presentan los resultados obtenidos producto de la verificación, evaluación y análisis de las
evidencias suministradas de cada ítem evaluado.
Situaciones evidenciadas
Criterio: Resolución 312 del 13-02-2019, “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST”, artículo 16°.
Conformado por los estándares: Recursos y Gestión Integral del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en
el Trabajo, con respecto al estándar de Recursos, de un peso del 10% asignado, se evidenció el cumplimiento del
10%, como se indica en la tabla a continuación:
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Para el estándar de Gestión Integral del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, de un peso
del 15% asignado, se evidenció el cumplimiento del 15%, como se indica en la tabla:
Tabla 2. Valoración del ciclo: I- Planear: Gestión Integral del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo
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Normatividad nacional
vigente y aplicable en
2.7.1 Matriz legal 2 2 0 0
materia de seguridad y
salud en el trabajo (2%)
2.8.1 Mecanismos de comunicación,
Comunicación (1%) auto reporte en Sistema de Gestión de 1 1 0 0
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
2.9.1 Identificación, evaluación, para
adquisición de productos y servicios en
Adquisiciones (1%) 1 1 0 0
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST
2.10.1 Evaluación y selección de
Contratación (2%) 2 2 0 0
proveedores y contratistas
2.11.1 Evaluación del impacto de
cambios internos y externos en el Sistema
Gestión del cambio (1%) 1 1 0 0
de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST
Fuente: Elaboración propia OCI – Papel de trabajo Consolidado -papel trabajo estándares mínimos Res 312 de 2019
Hacen parte del ciclo: Gestión de la Salud con peso asignado del 20%, Gestión de Peligros y Riesgos con peso
asignado del 30% y Gestión de Amenaza con peso asignado del 10%, de los cuales se evidenció que cumplen el
60% con los criterios exigidos en la Resolución 312 de 2019, como se indica a continuación:
Tabla 3. Valoración Ciclo II. Hacer: Valoración Gestión de la Salud, Gestión de Peligros y Riesgos y Gestión de Amenazas
TABLA DE VALORES Y CALIFICACIÓN
PUNTAJE DEL ÍTEM
PESO CUMPLE CALIFI-
ESTÁNDAR ÌTEM DEL ESTÁNDAR VR NO NO
% TOTAL- CACION
CUMPLE APLICA
MENTE
Condiciones de 3.1.1 Descripción sociodemográfica. Diagnóstico de 9 9
1 1 0 0
GESTIÓN DE LA SALUD
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4 4 0 0
evaluación y valoración de los riesgos
GESTIÓN DE
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Medidas de
prevención y 4.2.3 Elaboración de procedimientos, instructivos, fichas,
control para 2,5 2,5 0 0
protocolos 15 15
intervenir los 4.2.4 Realización de Inspecciones a instalaciones,
peligros/ries 2,5 2,5 0 0
maquinaria o equipos con participación del COPASST.
gos (15%) 4.2.5 Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos,
2,5 2,5 0 0
máquinas, herramientas
4.2.6 Entrega de Elementos de Protección Persona EPP, se
2,5 2,5 0 0
verifica con contratistas y subcontratistas
Plan de 5.1.1 Se cuenta con el Plan de Prevención, Preparación
5 5 0 0
GESTION DE
prevención,
AMENAZAS
y respuesta 10 10
ante 5.1.2 Brigada de prevención conformada, capacitada y
5 5 0 0
emergencias dotada
(10%)
Fuente: Elaboración propia OCI – Papel de trabajo Consolidado -papel trabajo estándares mínimos Res 312 de 2019
Se evidenció que los ítems evaluados cumplen con lo exigido en la Resolución 312 de 2019, por tanto, su
calificación es del 5%, como se indica en la tabla:
1,25 1,25 0 0
VERIFICACIÓN
Se evidenció que los ítems evaluados cumplen con lo establecido en la Resolución 312 de 2019, por lo que su
calificación es del 10%, como se indica a continuación:
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SST
Acciones 7.1.2 Acciones de mejora conforme a
2,5 2,5 0 0
preventivas y revisión de la alta dirección
correctivas con 7.1.3 Acciones de mejora con base en
10 10
base en los investigaciones de accidentes de trabajo y 2,5 2,5 0 0
resultados del enfermedades laborales
SG-SST (10%) 7.1.4 Elaboración Plan de mejoramiento,
implementación de medidas y acciones
2,5 2,5 0 0
correctivas solicitadas por autoridades y
ARL
Fuente: Elaboración propia OCI – Papel de trabajo Consolidado -papel trabajo estándares mínimos Res 312 de 2019
6.5 Verificación de la eficacia y efectividad de los controles del proceso de Gestión del Talento Humano-Subproceso
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Situación evidenciada
Proceso Gestión del Talento Humano:
Se evidenció que en el mapa de riesgos del Proceso del Talento Humano vigencia 2021, se realizó valoración, análisis y se
identificó el riesgo operativo “Incumplimiento del Plan anual de trabajo del SGSST”, ubicado en la zona de riesgo residual
“Bajo”, encontrándose publicado en el aplicativo ISODOC-SGI. Según seguimiento al plan de tratamiento o manejo de riesgos
– PMR, correspondiente al 3º trimestre de 2021 del proceso, no reportó materialización del riesgo.
También, se observó que para el riesgo identificado “Incumplimiento del Plan anual de trabajo del SGSST”, se establecieron
como agentes generadores: “1. Falta de revisión o alineación de la Política del SGSST dentro de la vigencia” y “2. Desinterés
o ausentismo de los servidores para participar en las actividades programadas” y los controles:“Actualizar y formalizar la
Política del SGSST” y "El Profesional Especializado realiza un cuidadoso análisis de la información de entrada, de tal
forma que la actualización de los documentos definidos sea coherente con la realidad de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
Unidad.".
Una vez revisada la efectividad de los controles estandarizados a los procedimientos del Subproceso de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo, se evidenció que los controles son efectivos en un 83%, lo que equivale a 15 de las 18 actividades
formuladas como de control. Referente a las tres actividades de control estandarizadas que no cumplen con el criterio de
mitigación del riesgo (5. Que pasa con las observaciones o desviaciones) corresponden al Procedimiento para la Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo 06-06-PR-03, versión 4 del 06-09-2018, ver cuadro adjunto:
Tabla 6. Evaluación de los controles del Procedimiento para la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 06-06-03
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Situaciones evidenciadas
Se evidenciaron a través del aplicativo ISODOC, las siguientes acciones de mejora, las cuales presentaron las situaciones
presentadas a continuación:
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7. FORTALEZAS
Se evidenció Plan de trabajo del SG SST 2021, se asignaron los recursos financieros, tecnológicos y Recurso Humano, para el
mantenimiento y continuidad del Subsistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo, así mimo, se observó la ejecución de las
actividades programadas para administrar y controlar los riesgos laborales que afectan la seguridad, salud en el
trabajo de los colaboradores de la Unidad, asociadas a la política, organización, planificación, evaluación,
auditoría acciones de mejora, actualizado con las actividades para responder a la situación actual por pandemia y
aplicación de lo establecido en la Resolución 0312 de 2019.
Además, se observó la implementación en el aplicativo PERNO del módulo de Salud Ocupacional, donde se
llevan los registros de los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales de medicina preventiva y
condiciones de saludo del personal de planta de la UAECD.
8. CONCLUSIONES
A partir de las situaciones evidenciadas en el informe de Auditoría de Gestión al Subsistema Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST, se evidenció el cumplimiento del 100% de los estándares mínimos establecidos en
la Resolución 312 de 2019, ítems de Recursos, Gestión Integral del Sistema de Gestión, Gestión de la Salud,
Gestión de Peligros y Riesgos, Gestión de Amenazas, Verificación del SG-SST y Mejoramiento, sin embargo el
sistema de control interno es susceptible de mejorar las actividades de control estandarizados en el Procedimiento para la
Gestión de Seguridad y Salud06-06-PR-03.
9. RECOMENDACIONES
1. Revisar y/o actualizar la Política SG SST, programada para el octubre de 2021, acorde a lo establecido en la Res-312 de
2019, la cual establece que esta debe ser revisada como mínimo una vez al año.
2. Mejorar la apropiación de la Política del SG SST a los miembros del actual COPASST, conformado mediante
Resolución 420 del 11-05-2021.
3. Realizar la Rendición de Cuentas correspondiente a la vigencia 2021 del desarrollo del Sistema de Gestión de SST,
programado para el cuarto trimestre de 2021, que incluya a todos los niveles de la UAECD.
4. Documentar controles efectivos en el Procedimiento para la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 06-06-PR-03,
según los criterios de análisis y evaluación de mitigación de los riesgos según el “Procedimiento gestión de riesgos de
procesos código (02-01-PR-01-v6)
5. Realizar seguimiento, monitoreo permanente al Plan de Trabajo del SGSST 2021 y verificar el cumplimiento de las
actividades programadas para el tercer trimestre de 2021.
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Cordialmente,
Elaboró y verificó:
Copia:
Rosalbira Forigua Rojas - Subgerente de Recursos Humanos
Harvey A. Sáez Rojas - Profesional Especializado SRH
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