Trabajo de Sia (La Pradera)

Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda.
Sistema de Facturacin
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre
INTRODUCCIN.
La produccin de carne y su industrializacin posterior constituyen parte importante de la industria alimentaria del mundo. En su conjunto, esta actividad econmica incluye la crianza de animales y su posterior procesamiento industrial, que comprende la matanza, la produccin de carne y el procesamiento de subproductos y desechos para su reaprovechamiento. En nuestro pas se registra un total de 109 mataderos en 1997 y 55 canchas de faenamiento para autoconsumo, concentrados principalmente en la zona sur (regiones VIII, IX, X y XI). En la regin metropolitana, existen 12 mataderos, en su mayor parte de tamao mediano (entre 50 y 99 trabajadores). Las cifras de ganado beneficiado en los ltimos aos, muestran un nivel de actividad creciente, especialmente en bovinos y porcinos, motivado por el mejoramiento general de la economa del pas. Los antecedentes estadsticos se resumen en la Tabla N1. TABLA N1: Produccin de carne por especie (ton) (perodo 1992 a Junio 2001)
AO
TOTAL
BOVINOS
OVINOS
PORCINOS
EQUINOS
CAPRINOS
1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001
286.875 606.953 358.185 391.537 383.808 360.097 391.564 419.918 451.335 464.548
174.617 196.816 221.379 242.452 229.790 199.972 224.099 239.615 257.792 259.487
14.458 14.063 12.993 14.880 13.451 12.784 13.372 12.180 10.229 8.789
88.255 100.113 113.225 123.171 128.835 137.571 147.282 160.814 172.410 184.698
9.170 8.741 10.248 10.807 11.533 9.513 6.582 7.162 10.831 11.535
375 345 340 227 199 257 229 146 74 39
FUENTE: INE Subdepartamento de Estadsticas Agropecuarias La Regin Metropolitana representa alrededor de un 53% de la produccin de carne de vacuno, un 11% de ovino, 52% de porcino y un 25% de equino. No hay produccin de carne de caprino en Santiago. Dentro de este contexto el rea de refrigeracin conlleva un papel preponderante tanto en el proceso productivo como en la conservacin del producto crneo, y por lo tanto es el punto de inicio en la cadena de distribucin y es precisamente el tema en que basaremos el desarrollo del trabajo. Pgina : 1
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin
1.
DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN.
1.1
Resea Histrica.
Sociedad Comercializadora La Pradera Ltda.. fue fundada en 1986, como una empresa operadora minorista de puntos de venta de carnes. Con el gran auge de la industria de supermercados, LA PRADERA se transforma a partir de 1992, en una gran comercializadora mayorista de carnes congeladas. Simultneamente y como consecuencia del aumento del consumo de carne en Chile, la empresa se internacionaliza, importando productos crneos principalmente desde Argentina, Brasil, Uruguay y Paraguay.
Actualmente la empresa tiene una cartera de aproximadamente 1.000 clientes activos distribuidos entre la quinta regin y la Regin Metropolitana, a los cuales entrega una atencin gil y personalizada. Adems en la actualidad podemos afirmar que La Pradera Ltda., es el principal abastecedor de varias cadenas de Supermercados, de instituciones pblicas y privadas, casinos y de importantes cadenas de carniceras. A travs de todos ellos, los productos llegan a cientos de clientes intermedios y por lo tanto a miles de consumidores.
La Pradera Ltda., comercializa sus productos a travs de dos terminales mayoristas ubicados en las ciudades de Santiago lugar donde se encuentra la casa matriz principal punto de venta, y San Antonio que abastece la quinta regin.
La filosofa de La Pradera, est basada en cuatro elementos fundamentales: Higiene, Calidad, Servicio y Precio, los que acompaados por la rapidez de reaccin ante cambios en el mercado y por una conservadora poltica de crditos, han constituido la clave del xito para la empresa. La Pradera se abastece de carnes de vacuno en cajas, carnes vara y de subproductos vacunos comestibles congelados.
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1.2
Objetivos de la Organizacin.
La empresa actualmente se concentra en dos tipos de objetivos: Gerenciales 1. Frigorfico La Pradera se encuentra enfocado en generar nuevas oportunidades de negocio introduciendo nuevos productos al mercado aumentando as su presencia en el medio.
2. Buscar nuevos distribuidores ampliando su mercado geogrfico.
3. Conocer las tendencias y situacin actual del sector. 4. Reforzar la imagen de la empresa. 5. Crear mejores relaciones con sus actuales clientes.
Funcionales 1. Proveer productos con los estndares mximos de calidad .
2. Mantener una operacin de bajos costos de modo de regular una estricta poltica de precios.
3. Cumplir con las normas de calidad de preparacin y uso de los productos crneos congelados.
4. Mantener una capacitacin permanente de los trabajadores. Programas que son supervisados por la ACHIC (Asociacin chilena de la carne).
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1.3
Estructura de la Organizacin.
1er Nivel
G S e c r e
e t a
r e
c i a
r a
r i a
J u G d e m
i oA r s i s t e
t e
r e n c i aG e r e n c i aG e r e n c i a y F i nO a p n e z r aa sc i o Cn eo sm e r c ia
2do Nivel
G C o n t a b i l i T d e a s d o r e rC a o m c ia p u A d m y F in a n u z a s i s i c i L o on g e s s t i c a
t a P c e r ns o n A a dl q i
G P
c ia
p t e n
e r a c io n
e s dI n e g e n i e r a P P i ml a an st a r
r o c e s o sC o n t r o l d M e a n P r o d u c c i n
c i C n n t r o l o M a t e r ia s
S.I.A (Facturacin)
G V V e n t a s R e g iR
c i a
r c i a
l t i n g
V e n t a s C n. M e t r o p o d
o r d i n a d M o ar r k e le i t a V n e a n t a s
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1.4
Medio Ambiente.
APRO CARNE FEDE CARNE ACHIC
PROVE E DORES INSTIT U. GOBIER NO
LA PRADER A
CLIENTE
INSTIT U. FINAN CIERAS S.A.G SERVI. BSICOS
Traduccin: 1. Aprocarne: Asociacin de productores de carne 2. Fedecarne: Federacin de la carne 3. ACHIC: Asociacin chilena de la carne 4. SAG: Servicio agricola y ganadero 5. Servicios Bsicos: Energa elctrica y gas, agua, comunicaciones, etc 6. Instituciones Financieras: Bancos y otros afines 7. Instituciones de Gobierno: Todos los que se involucran con la empresa Pgina : 5
2. 2.1
ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL. Objetivo.
El sistema actual se explota en el departamento de Coordinacin de Ventas supervisado por la Gerencia Comercial. Su objetivo principal es emitir, controlar, validar y gestionar los documentos de ventas necesarios que dan origen a las cuentas por cobrar de la empresa. Los documentos que se manejan son: facturas, notas de crdito y boletas. Como objetivo secundario se establece una vinculacin con el rea contable a travs de un informe mensual de ventas (centralizacin contable).
2.2
Medio Ambiente.
Contabili .
Ventas V Regin
Ventas A. Metro.
SIA ACTUAL Logstica
Clientes
Gerencia Comercial
Punto de Venta
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2.3
Descripcin de las Funciones Involucradas.
Las reas involucradas directamente con el sistema actual son: 2.3.1 Gerencia Comercial: La dirige el gerente comercial apoyado por la secretaria de la empresa y administrativamente por el departamento de marketing y el coordinador de ventas, adems lleva el control de la fuerza de vendedores y es el responsable de cumplir con los niveles de ventas asignados por el gerente general. Dentro del mbito del sistema de facturacin diariamente se le informa de las ventas del mes a travs de un informe que genera el coordinador de ventas. 2.3.2 Ventas rea Metropolitana: La conforman diez vendedores que se distribuyen en: seis que atienden a supermercados y cuatro para grandes distribuidores de carne. Los vendedores reportan diariamente al departamento de coordinacin de ventas entregando los pedidos para ser digitados y facturados. 2.3.3 Ventas rea V Regin: Esta conformada por cinco personas que recepcionan los pedidos y los transmiten va fax al departamento de coordinacin de ventas para su posterior facturacin y despacho. 2.3.4 Logstica: Es el rea encargada de la manipulacin de los productos y el despacho de los camiones, a esta unidad llegan los documentos de ventas preparados por el coordinador para su transporte a los diferentes clientes. 2.3.5 Punto de Venta: Esta instalada como punto de venta al detalle en la casa matriz y tiene como objetivo atender al cliente minorista, si por algn motivo esta unidad requiere una venta al por mayor debe solicitar a travs del coordinador una aprobacin de la gerencia comercial. Por definicin el punto de venta slo emite boletas si se requiere factura esta debe ser emitida por el coordinador de ventas. 2.3.6 Contabilidad: Se abastece de la datos comerciales a travs del libro de ventas emitido mensualmente por el coordinador. Contabilidad con esta informacin genera el voucher contable de centralizacin. 2.3.7 Clientes: Toda persona natural o juridica que establece un vnculo con la empresa por la prestacin del servicio que ella requiere. La Pradera Ltda, atiende tanto a clientes mayoristas como minoristas a travs de su fuerza de ventas o directamente en la casa matriz a travs de su punto de venta.
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2.4
Recursos Utilizados.
Lo constituyen todos los recursos que la organizacin dispone para la operacin del SIA y entre los cuales tambin se considera la informacin. Especificamente los recursos son: Humanos Equipamiento Infraestructura Informacin coordinador ventas 1) Computador pc 1) Oficina de Planillas asistentes (3) (3) coordinacin excel donde 2) Impresora: de ventas se explota el Inyeccin tinta (1) 2) Oficina sistema Matriz de punto (1) punto de 3) Fax (1) venta 4) Telefonos (4) 5) Material de oficina 6) Muebles de oficina 7) Camiones de despacho (logstica)
2.5
Formularios y reportes sistema actual.
Los formularios utlizados son: cotizacin de venta, pedido de venta, registro de cliente y se consideran tambin como formularios las facturas y notas de crdito que son emitidas por el computador y las boletas que se manejan manualmente. Los reportes son un informe de clientes que sirve como maestro general, el libro de ventas que va a contabilidad y un informe de vendedores que es un resumen mensual que se envia a cada vendedor para analizar los documentos de ventas generados por cada uno, adems se consideran como informes las facturas y notas de crdito que emite el computador.
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2.5.1 Cotizacin:
LA PRADERA LTDA
FOLIO
COTIZACIN DE VENTA
PRODUCTO CANTIDAD PRECIO DESCTO TOTAL
OBSERVACIONES:
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Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin 2.5.2 Pedido de Venta:
LA PRADERA LTDA
FOLIO
PEDIDO DE VENTA
Rut Cliente: Direccin: Forma Pago: PRODUCTO N Cotizacin: Giro:
CANTIDAD PRECIO
DESCTO
TOTAL
Subtotal Flete / 5% Total
2.5.3 Registro de Cliente:

La Pradera Ltda.
FORMULARIO REGISTRO CLIENTES

Direccn: Ciudad: Fecha Ingreso: Crdito ($): Antecedentes: VB Gerencia:
Fecha:
Rur Cliente: Giro Comercial: Telefono: Fax: Vendedor:
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Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin 2.5.4 Libro de Ventas:
La Pradera Ltda.
LIBRO DE VENTAS
Documento Rut Razn Social Direccin Neto IVA
Fecha: Pgina: TOTAL
Total Neto: IVA 18% IMPTO 5% Total Libro:
2.5.5 Informe de Clientes:

La Pradera Ltda. Fecha:
INFORME DE CLIENTE
Rut Razn Social Direccin Giro Comercial Fecha Ingreso Total Comprado
Total Clientes:
2.5.6 Informe de Vendedores: Pgina : 11
La Pradera Ltda.
INFORME DE VENDEDORES
VENDEDOR:
Fecha: Pgina:
Fc / Ncr
Rut Cliente
Nombre
Neto
IVA
Total
Sub Total Imptos (18%/5%) TOTAL
2.5
Diagnstico sistema actual.
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La fuerte demanda y el creciente aumento de la cartera de clientes provoco que el actual sistema no responda a las espectativas de informacin que se necesitan para brindar un servicio ptimo tanto al interior como al exterior de la compaa. Resultan evidentes los problemas que se derivan de la situacin actual, por una parte toda la informacin que se registra en los diferentes formularios es ingresada a planillas de clculo excel que no estn integradas. Estas planillas convierten los movimientos detallados en movimientos globales de ventas, y es a partir de estos ltimos que se ingresan al sistema central, incurriendo en doble digitacin y por ende en una prdida de la informacin detallada. Otro estilo de problemas que se pueden apreciar son: 1) Centralizacin excesiva de los datos por parte del departamento de coordinacin de ventas. 2) Los datos de ventas quedan aislados porque son tratados en una plataforma distinta del sistema central. 3) La informacin queda desfazada en el tiempo, por lo que no permite realizar gestin sobre la marcha general de la empresa. 4) Usuarios disconformes con los niveles de resultado en la gestin de ventas, a pesar de los esfuerzos que se realizan con las planillas electrnicas y los limitados recursos con los que se cuenta. 5) Los volmenes de ventas y el movimiento general de facturacin sobrepasan los recursos destinados a resolver problemas operativos y administrativos, lo que se traduce en prdidas de tiempo y dinero por no contar con la informacin oportuna. 6) En general los procesos en el rea de facturacin son lentos, inseguros, dependientes de la capacidad de los empleados que controlan esos procesos, sin contar con ningn tipo de metodologa que permita independizar las actividades que realiza un individuo. 7) Ineficiente control a nivel de gestin por falta de informacin rpida y oportuna. 8) Traspaso de informacin por medios manuales y de papeles, que dificultan la gestin y bajan la productividad del personal, el que se tiene que dedicar a mantener esta informacin manual, perdiendo tiempo que podra ser utilizado en actividades ms productivas. 9) Falta de una base de datos centralizada, que pueda ser accesada por toda la organizacin, de manera que su informacin sirva a todos los estamentos que la requieran. Se concluye despus de lo anteriormente expuesto proponer el desarrollo y posterior implantacin de un sistema de informacin computarizado para resolver los problemas manifestados en el SIA actual.
3.
DESCRIPCIN DEL SISTEMA PROPUESTO.
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3.1
Objetivos.
... Desarrollar e implementar para Frigorfico La Pradera Ltda., un Sistema de Facturacin que controle eficientemente la gestin y documentacin de ventas para la comercializacin de Carnes Congeladas ... El principal objetivo del Sistema de Facturacin y Ventas consiste en la emisin de facturas, notas de crdito y boletas para luego almacenar su informacin con fines estadsticos. Como objetivo secundario se establecen centralizaciones a otros sistemas como contabilidad y cuentas corrientes de clientes en forma individual o masiva.
3.2
Medidas de efectividad.
1. Nmero de reclamos de vendedores versus pedidos de ventas puestos en facturacin. 2. Nmero de facturas nulas versus facturas emitidas 3. Consistencia de informacin contable versus centralizacin desde facturacin 4. Control de documentos de ventas a travs de folios automticamente manejados por el sistema. 5. Estadsticas de ventas proporcionados por el sistema versus presupuesto de comercializacin manejado por la gerencia comercial. 6. Pago de impuestos libre de multas producto de contar con informacin oportuna. 7. Porcentaje de horas extras actuales comparadas con las registradas sistema antiguo (eficiencia). 8. Nmero de reclamos actuales de clientes versus reclamos de clientes sistema antiguo (eficiencia). 9. Nmero de notas de crdito emitidas versus notas de crdito emitidas sistema antiguo (eficiencia por manejo de informacin computacional).
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3.3
Medio Ambiente.
Otros Sistemas Contab/Ctact e
Gerencia Comercia l
Productos
Despach o
SIA ACTUAL
Clientes
Vendedores
Local de Venta
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3.4
Descripcin de las funciones involucradas.
El punto de partida tradicional de este sistema, lo constituye la nota de venta, que sirve de base para elaborar la respectiva factura. El sistema de facturacin presenta caractersticas en cuanto a facilidades de interactividad que permite entregar completamente al usuario final la operacin del sistema. Por ejemplo, si la empresa debe emitir una nota de venta con emisin inmediata de factura, es factible utilizar la opcin de factura "en lnea". Sin embargo, este rgimen de ventas, se puede combinar con aquellos servicios cuya facturacin se emitir en un proceso "batch" al final del da. Incluso, es posible combinar tambin, con aquellas operaciones acumuladas que deben ser facturadas conjuntamente solo una vez al mes. En otras palabras, el sistema es extraordinariamente flexible en cuanto a modalidades de facturacin, de modo que puede adaptarse a cualquiera de las condiciones reales en que se realiza la venta. Como producto de la emisin de facturas, boletas y notas de crdito, el sistema va registrando los datos necesarios para efectos de estadsticas de ventas. De acuerdo a lo indicado anteriormente, el sistema de facturacin se encuentra en condiciones de elaborar automticamente el respectivo comprobante de contabilidad, que es traspasado directamente al sistema central de contabilidad para su procesamiento. Este traspaso no solo actualiza las cuentas de mayor en el sistema de contabilidad, si no que adems actualiza de inmediato la cuenta corriente del cliente. Otras funcionalidades que podemos destacar es el clculo automtico de precios y totales, descartando de esta forma cualquier error humano de clculo. La codificacin que utiliza es apto para el uso de cdigos de barras, en donde un mismo producto puede presentarse con mltiples cdigos. Capacidad de operar con lectores de cdigos de barras. Base de datos de clientes, permitiendo ser buscado por RUT o por razn social al momento de emitir una factura. Rapidez en el ingreso de datos: al momento de hacer una venta el nmero de teclas que se deben presionar son mnimas, dndole al sistema la rapidez de una caja registradora.
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Registro de unidades vendidas por producto, esto permite hacer un anlisis acerca de los volmenes de venta por producto ejerciendo un control sobre las salidas de stock. Uso de dos niveles de precios, permitiendo tener de esta forma un precio al pblico general ms un precio adicional que puede ser usado como precios mayorista. Estos precios pueden ser activados slo con clave de acceso. Uso de mltiples impresoras: se pueden configurar tantas impresoras como el equipo y el sistema operativo sean capaces de manejar, asignando cada tarea (facturacin, nota de crdito, emisin de boletas, reportes) a la impresora que se desee. Formatos configurables: el formato de las facturas, boletas y notas de crdito es configurable por el usuario, dndole la flexibilidad para poder hacer los ajustes necesarios para coincidir con el formato preimpreso. Por ltimo debemos mencionar que el sistema opera con una ayuda activa en lnea que es un complemento de cada proceso en los cuales se pueden obtener mayores detalles respecto de la operacin de cada mdulo.
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3.5
Entradas y salidas.
Las entradas definidas al sistemas son:

1. Condiciones de pago: las condiciones de pago soportadas por el sistema estn sujetas a las definidas por la gerencia de administracin y finanzas, en trminos concretos se pueden definir las formas de pago que tradicionalmente se utilizan como por ejemplo: contado, cheques, tarjeta de crtdito, etc. 2. Ciudades: dice relacin con la codificacin de cada dato identificatorio de una ciudad que el sistema usar en el desarrollo del mismo. 3. Comunas: dice relacin con la codificacin de cada dato identificatorio de una comuna que el sistema usar en el desarrollo del mismo. 4. Giros comerciales: atributo asociado a la definicn de un cliente que identifica el marco operativo en el cual de desarrolla. 5. Vendedores: identificacin del pool de ventas de la gerencia comercial considerando tambin al local de venta y las ventas de la quinta regin. 6. Clientes: se identifican a travs del rut y antes de ser ingresado a la base de datos son chequeados por la gerencia de administracin y finanzas. 7. Locales de cliente: se refiere al control de las sucursales de cada cliente y se utilizan como alternativa para configurar las direcciones de despacho de pedidos. 8. Productos: se comercializan carnes de vacuno en cajas, carnes vara y subproductos vacunos comestibles congelados. 9. Parmetros de configuracin de impresora: corresponde a la seleccin por parte del usuario de la impresora que utilizar como salida del sistema. 10. Parmetro de configuracin de factura: es el proceso que identifica la configuracin de las coordenadas del formato de salida del documento factura. 11. Parmetro de configuracin de boleta: es el proceso que identifica la configuracin de las coordenadas del formato de salida del documento boleta. 12. Parmetro de configuracin de nota de crdito: es el proceso que identifica la configuracin de las coordenadas del formato de salida del documento nota de crdito. 13. Parmetros de facturacin: proceso en el cual se registran algunos antecedentes constantes de la configuracin, como por ejemplo: nombre de la empresa, porcentajes de impuestos, folios de inicio automtico de los documentos de ventas y un control de seguridad del sistema. 14. Factura: corresponde a la incorporacin de la factura al sistema . 15. Nota de crdito: corresponde a la incorporacin de la nota de crdito al sistema 16. Boleta: corresponde a la incorporacin de la boleta al sistema.
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Las salidas definidas al sistemas son:

1. Factura: documento impreso con las copias legales correspondientes dirigido a los diferentes destinatarios, como por ejemplo: cliente, cuenta corriente y contabilidad. 2. Nota de crdito: documento impreso con las copias legales correspondientes dirigido a los diferentes destinatarios, como por ejemplo: cliente, cuentas corrientes y contabilidad. 3. Boleta: documento impreso con las copias legales correspondientes dirigido a los diferentes destinatarios, como por ejemplo: cliente y contabilidad. 4. Informe condicin de pago: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 5. Informe de ciudades: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 6. Informe de comunas: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 7. Informe de giros comerciales: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 8. Informe de vendedores: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 9. Informe de productos: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 10. Informe de clientes: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 11. Informe de locales de clientes: listado de los diferentes cdigos de la tabla aludida, se puede obtener por pantalla o papel. 12. Ventas por vendedor: listado de las transacciones de ventas ejecutadas por cada vendedor en un perodo de tiempo, se puede obtener por pantalla o papel. 13. Ventas diarias: listado de las transacciones de ventas ejecutadas en un perodo de tiempo en forma consolidada, se puede obtener por pantalla o papel. 14. Ventas menusuales: listado de las transacciones consolidadas de ventas ejecutadas en un perodo mensual, se puede obtener por pantalla o papel. 15. Libro de ventas: corresponde al libro legal de transacciones de ventas determinando los impuestos necesarios requeridos legalmente, se puede obtener por pantalla o papel. Se puede emitir en modalidad borrador y definitivo, en tal caso se utilizan hojas timbradas por el servicio de impuestos internos. 16. Centralizacin: se refiere a la centralizacin contable de las ventas.
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3.7 Recursos requeridos. 1. Se destinaron tres computadores tipo pc compatible con Windows 98 esto permitir el uso de todas las capacidades grficas y de interfaz con el usuario dando un mayor atractivo, facilidad de uso y solidez del sistema. 2. En relacin al elemento humano se desestimo un asistente por lo que el grupo de trabajo quedo conformado por: el jefe del departamento de coordinacin ms dos asistentes. 3. Los computadores se conectaron a la red lan de la empresa y se coloco un hub de derivacin para la conexin de las mquinas. 4. En cuanto a las impresoras se destinaron una de matriz de punto para el proceso de facturacin y una impresora laser para la emisin de los informes de gestin. 5. Para la operacin normal del departamento se rediseo el sector fsico reubicando los puestos de trabajo y se mantuvo la mquina fax y los escritorios, considerando tambin toda la utilera propia de oficina. 3.8 Restricciones. 1. Gerencia de administracin y finanzas determina las condiciones de pago que sern utilizadas en el sistema 2. Gerencia de administracin y finanzas determina si un cliente es incorporado a la base de datos. 3. Las sucursales de despacho son ingresadas posterior a la creacin de un cliente
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4. Diseo Interno. 4.1 Diseo de la Estructura para los Datos 4.1.1 Modelo Conceptual Canonico
Modelo De Datos
GIROCOMERCIAL
LOCALEDECLIENTE PARAMETRO
CLIENTE
CIUDAD
COMUN A
VENDEDOR
CONDICIONV ENTA
DOCUMENTOCARGO
DETALLEDOCUMENTO
PRODUCTO
TIPODOCUMENTO
LIBROVENTA FORMATODOCUMENTO FOLIOMENSUAL
VENTAMENSUAL
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4.1.2 Modelo de Datos Fisico y Relacional
4.1.3 Descripcion de Tablas y Archivos Pgina : 22
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin CondiciondeVenta
Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar las condiciones de venta, (Efectivo, Cheque, Tarjeta etc...) que manejar el sistema, sirviendo de entrada en los procesos de ingreso de documentos. Ciudad Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar los cdigos y descripciones de ciudades que manejar el sistema. Comuna. Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar los cdigos y descripciones de las comuna, asociadas por cdigo de ciudad, que manejar el sistema. Cliente. Esta es una tabla maestra que se utiliza para almacenar los clientes, tanto informacin personal como comercial, para agilizar el proceso de emisin de documentos. FormatodeDocumento. Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar los formatos que tendrn los documentos (Boletas, Facturas, etc..), es decir en esta tabla se define el layout del documento, fila columna de impresin, tipo de letra, tamao de letra, etc... GiroComercial Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar el marco operativo en el cual se desenvuelve el clientes. LocaledeCliente. Esta es una tabla maestra que se utiliza para almacenar los locales o sucursales que pudiera tener un cliente. Parmetro Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar diversos valores que son utilizados por el sistema, por ejemplo %iva. Adems de informacin que se utiliza como control de seguridad del software, copias ilegales. Pgina : 23
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin Producto.
Esta es una tabla mastra que se utiliza para almacenar los productos que se manejan por la empresa que utiliza el sistema. Vendedor. Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar los datos de los vendedores que trabajan en la empresa. DocumentodeCargo. Esta es una tabla maestra que se utiliza para registrar todos los documentos de cargo que generar el sistema, Boletas, Facturas, etc... DetalleDocumento. Esta es una tabla maestra que se utiliza para almacenar todos los movimientos que tiene el documento de cargo. FolioMensual. Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar el ultimo numero de folio por cada documento emitido en un periodo. LibroVenta. Esta es una tabla de paso que se utiliza para almacenar el resumen de los documentos de cargos emitidos para un periodo por rangos de nmeros de folios. VentaMensual. Esta es una tabla de paso que se utiliza para la agrupacin del libro de ventas, que posteriormente es entrada para la generacin de informes. TipoDocumento. Esta es una tabla de parmetro que se utiliza para almacenar los tipos de documentos que utiliza el sistema.
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4.2 Diseo de Estructura para los Procesos 4.2.1 Diagra de Contexto

Administracin y Ventas.
Contabilidad
Cliente
S2
S3
S4
S6
S8
S16
S1
S5
S7
S9
S11
S1 S2
S3
S12
S10
S13
S14
S15
SIA. Facturacin. La Pradera.
E15
E6
E8
E3
E1
E5
E10 E11
E14
E16
E7
E12
Administracin
Ventas
E13
E2
E4
E9
S1
Cuentas Corrientes
S2
Pgina : 25
4.2.2 Definicion de Entradas y Salidas N Descripcin E1 Condiciones de Pago. E2 Ciudades. E3 Comunas. E4 Giros Comerciales. E5 Vendedores. E6 Clientes. E7 Locales de Clientes. E8 Productos. E9 Parmetros de config. Impresora. E1 Parmetros de config. de 0 Factura. E1 Parmetros de config. de 1 Boleta. E1 Parmetros de config. de 2 N.Crdito. E1 Parmetros de 3 Facturacin. E1 Ingreso de Factura 4 Origen Destino Administraci SIA n Administraci n Administraci n Administraci n Administraci n Ventas Ventas Ventas Administraci n Administraci n Administraci n Administraci n Administraci n Ventas SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA Medio Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Frecuencia Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Diaria Pgina : 26
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin E1 5 E1 6 S1 S2 S3 S4 Ingreso de Boletas Ingreso de Notas de Crdito Factura. N.Crdito. Boleta. Informe de Cond. de Pago
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre Ventas Ventas SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA SIA Cliente Cliente Cliente Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas Administraci n y Ventas SII Contabilidad Terminal Terminal Impresora Impresora Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Terminal e Impresora Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Sujeto a necesidad del usuario Diario
S5 Informe de Ciudades S6 Informe de Comunas. S7 Informe de Giros Comerciales. S8 Informe de Vendedores S9 Informe de Productos. S1 Informe de Clientes. 0 S1 Informe de Locales de 1 Clientes S1 Ventas por Vendedor. 2 S1 3 S1 4 S1 5 S1 6 Ventas Diarias Ventas Mensuales. Libro de Ventas. Centralizacin Contable
Terminal e Impresora Terminal e Mensual Impresora Terminal e Mensual Impresora Archivo Mensual
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Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin 4.2.3 Diagrama de Estructura
Sistema Facturacin
Mantencion de tablas Generales
Mantencion de Maestros
Movimientos
Emisin de Informes
Otros Procesos
E1 E2 E3 E4 E5
E6 E7 E8
E14 E15 E16 S1 S2 S3
S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15
E9 E10 E11 E12 E13 S16
Diagrama 0 de Nivel 1
S16 E9 E10 E11 E12 E13 Datos de Configuracin E14 E15 E16 S1 S2 S3 E1 E2 E3 E4 E5 Mantencin de Tablas Generales 1.0 Movimientos 3.0 Datos de Tablas Generales Datos de Tablas Generales Otros Procesos 5.0 Mantencin de Maestros 2.0 S4 S5 S6 S7 E6 E7 E8
Datos de Maestros
Datos de Maestros Emisin de Informes 4.0 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15
Datos de Movimientos
Pgina : 28
Diagrama 1 de Nivel 2 para Mantencin de Tablas Generales (1.0)
Condicin de Mantencin de Condicion de Pago 1.1 Pagos Digitados Condicin de Venta
Ciudades Mantencin de Ciudades 1.2 Digitadas Ciudades
Comunas Mantencin de Comunas 1.3 Digitadas Comunas
Mantencin de Giros Comerciales 1.4
Giros Comerciales Digitados Giros Comerciales
Vendedores Mantencin de Vendedores 1.5 Digitados Vendedores
4.2.3 Diccionario de Datos
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Diagrama 1 de Nivel 2 para Mantencin de Maestros (2.0)

GirosComerciales CondiciondeVenta Comunas Vendedores
Ciudades
E6 Mantencin de Clientes 2.1
Clientes Digitados
E7
Clientes Locales de Clientes Digitados
LocalesdeClientes
E8
Mantencin de Productos 2.1
Productos Digitados
Productos
Pgina : 30
Diagrama 1 de Nivel 2 para Ingreso de Movimientos (3.0)

Ciudades Giros Comerciales Clientes Comunas CondiciondeVenta Vendedores
Cuentas Corrientes Facturas digitadas Ingreso de Facturas 3.1 Detalle de Facturas digitadas
Localesdeclientes Productos Parametros
Documentos de Cargo Detalle de Documentos S1
Formato de Documentos
E14 E16 N.Crditos digitadas Ingreso de N.Crdito 3.3 Detalle de N.Crditos digitadas Documentos de Cargo Detalle de Documentos
S3 Cuentas Corrientes Boletas digitadas Detalle de Boletas digitadas
Giros Comerciales
Vendedores
Documentos de Cargo Ingreso de Boletas 3.2 Detalle de Documentos S2
Productos
Parmetros
Pgina : 31
E15

Diagrama 1 de Nivel 2 para Emisin de Informes (4.0)
CondiciondeVenta Ciudades S5 Em. Inf Ciudades 4.2 Parmetros G.Comerciales Em. Inf G.Comerciales 4.4
S4
Em. Inf Cond. Pago 4.1 Parmetros
S6
Em. Inf Comunas 4.3 Parmetros
S7
Comunas
Vendedores
Productos Em. Inf Productos 4.6 Parmetros Locales de Clientes
S9
S8
Em. Inf Vendedores 4.5
Clientes
S10
Em. Inf Clientes 4.7
Em. Inf Loc. Client. 4.8
S11
Productos Parmetros
Vendedores Parmetros
S16
Em. Ventas Por Productos 4.13
Documentos de cargos
Em.Inf Ventas Vendedor 4.9
S12
Detalle Documentos
Ventas Mensuales
S14
Em.Inf Ventas Mensuales 4.11 Documentos de cargos
Clientes
Parmetros
S13
Em.Inf Ventas Diarias 4.10 Clientes Documentos de cargos Libro Venta Parmetros
Em. Libro de Venta 4.12
S15
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Diagrama 1 de Nivel 2 para Otros Procesos (5.0)
E9
Configuracin de Impresora 5.1
E10
Configuracin de Facturas 5.2
Parmetros para Factura
E11
Configuracin de Boletas 5.3
Parmetros para Boletas
E12
Configuracin de N.Crditos 5.4
Parmetros para N.Crditos
Parmetros E13 Configuracin de Parmetros 5.5 Digitados Parmetros
Documentos de Cargo
Datos de Documentos de cargo Centralizacin Contable 5.6 Datos de Centralizacin
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Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin 4.2.4 Diccionario de Datos Flujos de Datos
NOMBRE FLUJO DESCRIPCION FUENTE DESTINO
Condicin de Pagos Digitados Proceso Mantencion de Condicin de Pago Archivo Condicion de Venta
DFD N1
Este flujo contiene los tipos de condicion de pago que utilizar el sistema
Ciudades Digitadas Este flujo contiene los datos de ciudades que el sistema utiliza Proceso Mantencion de Ciudades Archivo Ciudades
DFD N1
Comunas Digitadas Este flujo contiene los tipos de comunas que el sistema utiliza Proceso Mantencion de Comunas Archivo Comunas
DFD N1
Giros Comerciales Digitados Proceso Mantencion de Giros Comerciales Archivo de Giros Comerciales
DFD N1
Este flujo contiene los tipos Giros comerciales que se utilizan en el sistema.
Vendedores Digitados Proceso Mantencion de Vendedores Archivo de Vendedores
DFD N1
Este flujo contiene los tipos datos de los vendedores que forman parte del sistema
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2.0
Clientes Digitados Datos de los clientes digitados (ingreso o actualizacin) Proceso 2.1 Mantencin de Clientes Archivo Clientes
DFD N
Locales de Clientes Digitados Datos de los Locales de clientes digitados (ingreso o actualizacin) Proceso 2.1 Mantencin de Clientes Archivo LocalesdeClientes
DFD N
2.0
Productos Digitados Datos de Productos digitados (ingreso o actualizacin) Proceso 2.2 Mantencin de Productos Archivo
DFD N
2.0
Facturas digitadas Corresponde a las facturas que son ingresadas al sistema Proceso 3.1 Ingreso de Facturas Archivo Documentos de Cargo
DFD N3.0
Detalle de facturas digitadas Corresponde al detalle de las facturas que son ingresadas al sistema Proceso 3.1 Ingreso de Facturas Archivo Detalle de documentos
DFD N3.0
Pgina : 35
Notas de Crdito digitadas Corresponde a las notas de crdito ingresadas al sistema Proceso 3.3 Ingreso de N. Crdito Archivo Documentos de Cargo
DFD N3.0
Detalle N. Crdito digitadas Corresponde al detalle de las N. Crdito que son ingresadas al sistema Proceso 3.3 Ingreso de N. Crdito Archivo Detalle de documentos
DFD N3.0
Boletas digitadas Corresponde a las boletas que son ingresadas al sistema Proceso 3.2 Ingreso de Boletas Archivo Documentos de Cargo
DFD N3.0
Detalle de boletas digitadas Corresponde al detalle de las boletas que son ingresadas al sistema Proceso 3.2 Ingreso de Facturas Archivo Detalle de documentos
DFD N3.0
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Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin Especificacion de Tablas Tabla: CondiciondeVenta Nombre de campo Cdigo Descripcin Abreviacin PrimerPlazo Tipo Numrico Texto Texto Numrico
Tamao Entero 30 15 Entero
Descripcin Cdigo identificador nico de condicin de venta. Nombre completo de la condicin de venta. Nombre abreviado de la condicin de venta. Das para el primer vencimiento de la condicin de pago.
Tabla: Ciudad Nombre de campo Cdigo Descripcin Abreviacin Tipo Numrico Texto Texto Tamao Entero 30 15 Descripcin Cdigo Identificador nico de ciudad. Nombre completo de la ciudad. Nombre abreviado de la ciudad.
Tabla: Comuna Nombre de campo CodigoPrincipal Cdigo Descripcin Abreviacin Tipo Numrico Numrico Texto Texto Tama o Entero Entero 30 15 Descripcin Cdigo Identificador de ciudad de la comuna. Cdigo Identificador de comuna. Nombre completo de la comuna. Nombre abreviado de la comuna.
Tabla: Cliente Nombre de campo Rut Tipo Tama o Entero Largo 1 40 50 Entero Descripcin Rut de cliente. Dgito verificador del rut. Nombre o razn social del cliente. Direccin del cliente. Cdigo Identificador de ciudad del cliente.
Numric o DigitoVerificador Texto RazonSocial Texto Direccin Texto CodigoCiudad Numric o
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Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin CodigoComuna TipoCliente GiroComercial Telefono1 Telefono2 NumeroFax CondicionPago Contacto1 Contacto2 Numric o Texto Numric o Numric o Numric o Numric o Numric o Texto Texto Entero 1 Entero Entero Largo Entero Largo Entero Largo Entero 30 30 Entero
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre Cdigo Identificador de comuna del cliente. Carcter que identifica al tipo de cliente. Cdigo Identificador de giro comercial. Primer telfono del cliente. Segundo telfono del cliente. Fax del cliente. Cdigo Identificador de la condicin de pago asociada al cliente. Nombre del primer contacto asociado al cliente. Nombre del segundo contacto asociado al cliente. Cdigo Identificador del vendedor asociado al cliente. Atributo que indica la vigencia del cliente en el sistema. Saldo actual del cliente (Cta. Cte) Atributo que indica si al cliente se le cargar o no impuesto adicional.
CodigoVendedor Numric o Vigencia Si/No SaldoActual ImptoAdicional Numric o Si/No
Entero Largo
Tabla: FormatodeDocumento Nombre de campo TipoDocto CodigoCampo NombreCampo Imprime Linea Columna TipoLetra TamanoLetra Tipo Texto Numric o Texto Si/No Numric o Numric o Texto Numric o Tama Descripcin o 3 Cdigo Identificador del Tipo de Documento. Entero Cdigo del campo del documento. 25 Entero Entero 30 Entero Nombre del campo del documento Atributo que indica si el campo aparecer o no en la impresin del documento. Atributo que indica la fila del documento en que se imprimir el campo. Atributo que indica la columna del documento en que se imprimir el campo. Nombre del tipo de letra con que se imprimir el campo del documento. Tamao de la letra con que se imprimir el campo del documento. Pgina : 38
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin Normal Si/No
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre Atributo que indica si el estilo de impresin del campo del documento es normal o negrita. Tabla: GiroComercial
Nombre de campo Codigo Descripcin Abreviacin
Tipo Numric o Texto Texto
Tama Descripcin o Entero Cdigo Identificador del giro comercial. 35 15 Nombre completo del giro comercial. Nombre abreviado del giro comercial.
Tabla: LocaledeCliente Nombre de campo Rut Codigo Direccin Ciudad Comuna Tipo Numric o Numric o Texto Numric o Numric o Tama Descripcin o Entero Rut del cliente. Largo Entero Cdigo Identificador del local del cliente. 50 Entero Entero Direccin del local del cliente. Cdigo Identificador de la ciudad del cliente. Cdigo Identificador de la comuna del cliente.
Tabla: Parmetro Nombre de campo NumFactura NumNCreditos NumNDebitos NumIngresos Tipo Numric o Numric o Numric o Numric o Tama o Entero Largo Entero Largo Entero Largo Entero Largo Descripcin Numero del ultimo numero de folio utilizado por las facturas. Numero del ultimo numero de folio utilizado por las Notas de Crditos. Numero del ultimo numero de folio utilizado por las Notas de Dbito. Numero del ultimo numero de folio utilizado por las los documentos de control de Pgina : 39
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin PorcentajeIVA RazonSocial Direccin GiroComercial Sucursal Rut Numric o Texto Texto Texto Texto Doble 50 50 50 30 Entero Largo 1 15
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre ingresos. Porcentaje correspondiente al I.V.A. Razn Social de la empresa que ocupa el sistema. Direccin de la empresa que ocupa el sistema. Giro comercial de la empresa que ocupa el sistema. Sucursal de la empresa que ocupa el sistema. Rut de la empresa que ocupa el sistema. Dgito verificador del rut de la empresa que ocupa el sistema. Comuna de la empresa que ocupa el sistema. Ciudad de la empresa que ocupa el sistema. Periodo de facturacin para emisin de informes Periodo de facturacin para emisin de informes Telfonos de la empresa que ocupa el sistema. Disponibles Disponibles Numero del ultimo numero de folio utilizado por las Boletas. Disponibles Fecha tope de demostracin. Entero Contador de veces que se ha ocupado el sistema en modo de demostracin Atributo que indica si el sistema se esta usando en modo de demostracin. Topo de veces que se puede ocupar el sistema en modo de demostracin.
Numeric o DigitoVerificador Texto Comuna Ciudad FechaDesde FechaHasta Fonos SubTitulo1 SubTitulo2 NumBoleta RecibosAportes FechaTope CantEntradas Demo ContEntradas Texto
Texto 15 Fecha/H ora Fecha/H ora Texto 20 Texto Texto Numric o Numric o Fecha/H ora Numric o Si/No Numric o 50 50 Entero Largo Entero Largo
Entero
Tabla: Producto Nombre de campo Codigo Tipo Numric o Tama Descripcin o Entero Cdigo identificador nico del producto. Pgina : 40
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin Descripcion Abreviacion PrecioVenta UltimaCompra PrecioPromedio Vigencia Texto Texto Numric o Fecha/H ora Numric o Si/No 35 15 Doble
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre Descripcin completa del producto. Descripcin abreviada del producto. Precio de venta del producto. Fecha de la ultima compra registrada del producto. Precio promedio ponderado Atributo que indica si el producto esta vigente o no en el sistema. Tabla: Vendedor
Entero Largo
Nombre de campo Codigo Nombre Abreviacion Comicion
Tipo Numric o Texto Texto Numric o
Tama Descripcin o Entero Cdigo identificador nico del vendedor. 35 15 Doble Nombre completo del vendedor. Nombre abreviado del vendedor. Porcentaje de comisin por venta asociada al vendedor.
Tabla: DocumentodeCargo Nombre de campo Rut TipoDocto NumeroDocto FechaEmision FechaVcto MontodelCargo MontoAbonos Estado MontoAfecto MontoExento Tama Descripcin o Numric Entero Rut del Cliente. o Largo Texto 3 Cdigo del Tipo de Documento. Numric Entero Numero del Documento. o Largo Fecha/H Fecha de emisin del documento. ora Fecha/H Fecha de vencimiento del documento. ora Numric Entero Total del documento o Largo Numric Entero Total de los abonos asociados al documento. o Largo Texto 1 Estado del documento. Numric Entero Total del documento afecto a impuesto. o Largo Numric Entero Total del documento exento de impuesto. o Largo Pgina : 41 Tipo
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin MontoIva DocumentoNulo Vendedor Emitida PorDescto MontoDescto CondVenta NumeroFactura Credito Numero Credito Ocompra Cobrador AtSr PorFlete MontoFlete PorAdicional Montoadicional Local Numric o Si/No Numric o Si/No Numric o Numric o Numric o Numric o Si/No Texto Numric o Numric o Texto Numric o Numric o Numric o Numric o Numric o Texto Entero Largo Entero
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre Total del documento correspondiente al iva. Atributo que indica si el documento est vigente o nulo. Cdigo del vendedor asociado al movimiento. Atributo que indica si el documento est efectivamente emitido o no. Porcentaje de descuento aplicado al documento. Monto de descuento aplicado al documento. Cdigo de condicin de venta asociado al documento. Numero Factura de referencia utilizado para las Notas de crdito. Numero de orden de compra asociado al documento. Cdigo de Cobrador asociado al documento. Porcentaje de flete. Monto total por flete. Porcentaje de impuesto adicional aplicado al documento. Monto total del impuesto adicional.
Doble Entero Largo Entero Entero Largo 15 Entero Largo Entero 50 Doble Entero Largo Doble Enetro Largo Entero 50 Entero Entero
Direccion Despacho CiudadDespacho Numric o ComunaDespac Numric ho o
Direccin de despacho asociada al documento Cdigo de ciudad de despacho asociada al documento. Cdigo de comuna de despacho asociada al documento.
Tabla: DetalleDocumento Nombre de campo TipoDocto Tipo Texto Tama Descripcin o 3 Cdigo que identifica el tipo de documento. Pgina : 42
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin NumeroDocto Items CodigoProducto PrecioUnitario Descuento Cantidad Cajas Numric o Numric o Numric o Numric o Numric o Numric o Numric o Entero Largo Entero Entero Doble Doble Doble Entero
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre Numero del documento al cual esta asociado el detalle. Lnea de detalle. Cdigo del producto. Precio unitario del producto. Descuento a la lnea. Cantidad del producto por lnea. Cantidad de cajas
Tabla: FolioMensual Nombre de campo TipoDocto MesAno FolioFinal Tipo Texto Texto Numric o Tama Descripcin o 3 Cdigo que identifica el tipo de documento. 7 Atributo que identifica al periodo. Entero Ultimo folio a ocupar. Largo Tabla: LibroVenta Nombre de campo TipoDocto FechaEmision FolioInicial FolioFinal RutCliente MontoAfecto MontoExento MontoIva Tama Descripcin o Texto 3 Cdigo que identifica el tipo de documento. Fecha/H Fecha de emisin del documento. ora Numric Entero Folio inicial del libro de venta. o Largo Numric Entero Folio final del libro de venta. o Largo Numric Entero Rut del cliente. o Largo Numric Entero Monto afecto del documento. o Largo Numric Entero Monto exento del documento. o Largo Numric Entero Monto de iva del docuemto. o Largo Pgina : 43 Tipo
Sistema de Facturacin Proyecto Desarrollo de S.I.A. La Pradera Ltda. Sistema de Facturacin DoctoNulo MontoFlete MontoAdicional Si/No Numric o Numric o Entero Largo Entero Largo
PROYECTO DESARROLLO DE S.I.A LA PRADERA LTDA. Diciembre 2002 2002 Diciembre Atributo que indica si el documento est nulo o no. Monto de flete del documento. Monto de impuesto adicional del documento.
Tabla: VentaMensual Nombre de campo TipoDocumento FechaEmision DesdeFolio HastaFolio VentaAfecta VentaExenta ImpuestoIVA MontoTotal MontoFlete MontoAdicional Tama Descripcin o Texto 3 Cdigo que identifica el tipo de documento. Fecha/H Fecha de emisin del documento ora Numric Entero Folio desde o Largo Numric Entero Folio hasta. o Largo Numric Entero Total de venta afecta. o Largo Numric Entero Total de venta exenta. o Largo Numric Entero Total de impuesto. o Largo Numric Entero Total General de venta. o Largo Numric Entero Total por concepto de flete. o Largo Numric Entero Total de impuesto adicional. o Largo Tabla: TipoDocumento Nombre de campo TipoDocumento Descripcin Tipo Texto Texto Tama Descripcin o 3 Cdigo Identificador nico de Tipo Documento 30 Descripcin del tipo de documento Tipo
Pgina : 44

PROCESOS
NOMBRE PROCESO DESCRIPCIN FLUJO DE ENTRADA FLUJO DE SALIDA ALMACENAMIENTO DE DATOS USADOS LOGICA DEL PROCESO
IngSistema Permitir el ingreso al sistema (control de usuarios) Datos del usuario (nombre usuario y password)
Permitir el ingreso desde el teclado, del nombre del usuario y la password, esta debe ser validada segn la tabla de usuarios tanto su existencia, como su password.
NOMBRE PROCESO DESCRIPCIN FLUJO DE ENTRADA FLUJO DE SALIDA
FrmMenuPrincipal Mostrar las diferentes opciones de procesos que presta el sistema (men) Seleccin de opcin desde el teclado o del mouse
ALMACENAMIENTO DE DATOS USADOS LOGICA DEL PROCESO
Permitir mostrar un men de las diferentes opciones de ejecucin de procesos que presta el sistema.
NOMBRE PROCESO DESCRIPCIN
FrmManCondicion Mantencin de la tabla de las Condiciones de Pago de clientes que soportara el Sistema. Desde el teclado (cdigo, descripcin, abreviacin y das al primer vencimiento)
FLUJO DE ENTRADA FLUJO DE SALIDA
CondiciondeVenta
Una vez ingresado el cdigo de la condicin, se debe validar que existe en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin, activando la tecla de Grabar y Eliminar.
Las teclas de accin son: Cancelar (cancela la operacin limpiando los datos sin grabar), esta tecla debe partir activa; Grabar (graba los datos solicitados en la Tabla correspondiente), esta tecla debe partir deshabilitada y solo se activa cuando estn ingresado todos sus datos que sern obligatorios; Eliminar (elimina de la tabla el registro presentado en pantalla), esta tecla debe partir deshabilitada, y solo se debe activar una vez que el cdigo exista en la correspondiente tabla; Salir (abandona el programa), esta tecla siempre esta activa.
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FrmManCiudad Mantencin de la tabla de Ciudades relacionadas con los clientes. Desde el teclado (cdigo, descripcin y abreviacin)
Ciudades
Una vez ingresado el cdigo de la Ciudad, se debe validar que existe en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin, activando la tecla de Grabar y Eliminar.
frmManComunas Mantencin de la tabla de Comunas relacionadas con las Ciudades. Desde el teclado (ciudad, cdigo, descripcin y abreviacin)
Comunas
Una vez ingresado el cdigo de la Ciudad y de la Comuna, se debe validar que existe en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin, activando la tecla de Grabar y Eliminar.
Pgina : 46

FrmManGiros Mantencin de los Giros Comerciales que estarn relacionados con los Clientes. Desde el teclado (cdigo, descripcin y abreviacin)
GirosComerciales
Una vez ingresado el cdigo del Giro Comercial, se debe validar que existe en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin, activando la tecla de Grabar y Eliminar.
FrmVendedores Mantencin de los Vendedores. Desde el teclado (cdigo, descripcin y abreviacin)
Vendedores
Una vez ingresado el cdigo del Vendedor, se debe validar que existe en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin, activando la tecla de Grabar y Eliminar.
Pgina : 47

NOMBRE PROCESO DESCRIPCIN FLUJO DE ENTRADA
frmManClientes Mantencin Maestro de Clientes. Tabla de Ciudades, Comunas, Giros Comerciales, Condiciones de Venta y Vendedores. Datos del Clientes desde el teclado (Rut, razn social, direccin, ciudad, comuna, giro comercial, telfonos, fax, condicin de pago, persona contacto, vendedor, impuesto adicional, vigencia y direcciones de despacho o locales).
FLUJO DE SALIDA ALMACENAMIENTO DE DATOS USADOS LOGICA DEL PROCESO
Clientes, Locales de Clientes
Una vez ingresado el RUT del cliente se debe validar que existe en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin (incluso de todos sus locales de despacho) o eliminacin, activando la tecla de Grabar y Eliminar.
Las teclas de accin son: Cancelar (cancela la operacin limpiando los datos sin grabar), esta tecla debe partir activa; Grabar (graba los datos solicitados en la Tabla correspondiente), esta tecla debe partir deshabilitada y solo se activa cuando estn ingresado todos sus datos que sern obligatorios; Eliminar (elimina de la tabla el registro presentado en pantalla), esta tecla debe partir deshabilitada, y solo se debe activar una vez que el cdigo exista en la correspondiente tabla; Salir (abandona el programa), esta tecla siempre esta activa. Una vez ingresado los datos bsicos de identificacin del clientes se debe permitir entrar a la sub-pantalla de registro de los locales o direcciones de despacho del cliente en cuestin. Esta sub-pantalla debe presentar cuatro teclas: Agregar (agrega la direccin de despacho ingresada); Borrar (elimina una direccin de despacho); Modificar (modifica los datos de una direccin de despacho determinada); Limpiar (limpia los datos que se estn ingresando sin agregar o modificar la direccin en cuestin).
frmManProdu Mantencin Maestro de productos (datos bsicos de identificacin) Desde el teclado (cdigo, descripcin, abreviacin, precio de venta y vigencia)
Productos
Una vez ingresado el cdigo del Producto, se debe validar que existe en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin, activando la tecla de Grabar y Eliminar.
Pgina : 48

frmManFactura Mantencin y Emisin de Facturas Tabla Clientes, Locales de Cliente, Condiciones de Venta, Ciudades, Comunas, Vendedores, Productos, Parmetros, y desde el teclados los datos de la Factura (Numero Factura, Rut Cliente, Local o Direccin , Ciudad y Comuna de despacho, Condicin de Pago, Vendedor, Orden de Compra, Fecha de Vencimiento, Cdigo de Producto, Cantidad, Precio Unitario, Descuento por Lnea, Monto Exento, Valor Flete por Kilo y Descuento General.
Documentos de Cargo, Detalle Documentos, Cuentas Corrientes
Una vez ingresado el Numero de Factura, se debe validar que exista en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin siempre y cuando no este impresa (Documentos de Cargo.Emitida), activando la tecla de Grabar, Eliminar, Anular o Imprimir. Si la Factura ya esta impresa, solo se debe activar la tecla de anulacin, Si ya estaba anulada la tecla debe cambiar a Activar en donde al ser presionada se debe volver a activar quedando como no nula.
Las teclas de accin son: Cancelar (cancela la operacin limpiando los datos sin grabar), esta tecla debe partir activa; Grabar (graba los datos solicitados en la Tabla correspondiente), esta tecla debe partir deshabilitada y solo se activa cuando estn ingresado todos sus datos que sern obligatorios y debe permanecer deshabilitada cuando la factura ya esta emitida; Eliminar (elimina de la tabla el registro presentado en pantalla), esta tecla debe partir deshabilitada, y solo se debe activar una vez que el numero de factura exista, pero debe estar deshabilitada cuando dicha factura este impresa.; Imprimir (permitir imprimir la factura, adicionalmente debe hacer un llamado al subproceso de grabacin, una vez impresa dicha factura no se podr volver a imprimir, modificar o eliminar), solo se debe activar cuando la factura no este impresa y los datos principales de la factura estn ingresados; Copia Factura (permite sacar una copia de la factura), solo se activa cuando la factura exista, este impresa y no este anulada; Anular (permite anular una factura cuando este activa o activar la factura cuando este anulada), solo se debe activar cuando la factura este grabada no necesariamente impresa; Salir (abandona el programa), esta tecla siempre esta activa. Clculos a realizar: 1.- Total por Lnea: TL =((Cantidad Kg* Precio Unitario) * Descuento) / 100 2.- Sub Total: ST = TL 3.- Total Descuento General : TDG = (Sub Total * % Descuento) / 100 4.- Total Flete: TF = Cantidad Kg * Valor Flete por Kg 5.- Total IVA: TI = ((ST - Exento TDG + TF) * 18) / 100 6.- Impuesto Adicional: IA = ((ST - Exento TDG) * 5) / 100 7.- Total Factura: TF = ST - Exento TDG + TF + TI +TF
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frmManNCredito Mantencin y Emisin de Notas de Crdito Tabla Clientes, Ciudades, Comunas, Vendedores, Productos, Parmetros, y desde el teclados los datos de la Nota de Crdito (Numero Nota de Crdito, Rut Cliente, Vendedor, Numero de Factura, Cdigo de Producto, Cantidad, Precio Unitario, Descuento por Lnea, Monto Exento, Valor Flete por Kilo y Descuento General. de Producto, Cantidad, Precio Unitario, Descuento por Lnea, Monto Exento, Valor Flete por Kilo y Descuento General.
Documentos de Cargo, Detalle Documentos, Cuentas Corrientes
Una vez ingresado el Numero de la Nota de Crdito, se debe validar que exista en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin siempre y cuando no este impresa (Documentos de Cargo.Emitida), activando la tecla de Grabar, Eliminar, Anular o Imprimir. Si la Nota de Crdito ya esta impresa, solo se debe activar la tecla de anulacin, Si ya estaba anulada la tecla debe cambiar a Activar en donde al ser presionada se debe volver a activar quedando como no nula.
Las teclas de accin son: Cancelar (cancela la operacin limpiando los datos sin grabar), esta tecla debe partir activa; Grabar (graba los datos solicitados en la Tabla correspondiente), esta tecla debe partir deshabilitada y solo se activa cuando estn ingresado todos sus datos que sern obligatorios y debe permanecer deshabilitada cuando el documento ya esta emitido; Eliminar (elimina de la tabla el registro presentado en pantalla), esta tecla debe partir deshabilitada, y solo se debe activar una vez que el numero de la Nota de Crdito exista, pero debe estar deshabilitada cuando la Nota de Crdito este impresa.; Imprimir (permitir imprimir la Nota de Crdito, adicionalmente debe hacer un llamado al subproceso de grabacin, una vez impresa la Nota de Crdito no se podr volver a imprimir, modificar o eliminar), solo se debe activar cuando la Nota de Crdito no este impresa y los datos principales estn ingresados; Copia (permite sacar una copia de la nota de Crdito), solo se activa cuando exista la Nota de Crdito impresa y no este anulada; Anular (permite anular una Nota de Crdito cuando este activa o activarla cuando este anulada), solo se debe activar cuando este grabada no necesariamente impresa; Salir (abandona el programa), esta tecla siempre esta activa. Calculos a realizar: 1.- Total por Lnea: TL =((Cantidad Kg* Precio Unitario) * Descuento) / 100 2.- Sub Total: ST = TL 3.- Total Descuento General : TDG = (Sub Total * % Descuento) / 100 4.- Total Flete: TF = Cantidad Kg * Valor Flete por Kg 5.- Total IVA: TI = ((ST - Exento TDG + TF) * 18) / 100 6.- Impuesto Adicional: IA = ((ST - Exento TDG) * 5) / 100 7.- Total Factura: TF = ST - Exento TDG + TF + TI +TF
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frmManBoletas Mantencin y Emisin de Boletas de Venta Desde el teclado los datos de la Boleta (Numero de Boleta, Cdigo de Producto, Cantidad, Precio Unitario)
Documentos de Cargo, Detalle Documentos.
Una vez ingresado el Numero de Boleta, se debe validar que exista en la tabla. Si existe, se debe permitir su modificacin o eliminacin siempre y cuando no este impresa (Documentos de Cargo.Emitida), activando la tecla de Grabar, Eliminar, Anular o Imprimir. Si la Boleta ya esta impresa, solo se debe activar la tecla de anulacin, Si ya estaba anulada la tecla debe cambiar a Activar en donde al ser presionada se debe volver a activar quedando como no nula.
Las teclas de accin son: Cancelar (cancela la operacin limpiando los datos sin grabar), esta tecla debe partir activa; Grabar (graba los datos solicitados en la Tabla correspondiente), esta tecla debe partir deshabilitada y solo se activa cuando estn ingresado todos sus datos que sern obligatorios y debe permanecer deshabilitada cuando la boleta ya esta emitida; Eliminar (elimina de la tabla el registro presentado en pantalla), esta tecla debe partir deshabilitada, y solo se debe activar una vez que el numero de la boleta exista, pero debe estar deshabilitada cuando la boleta este impresa.; Imprimir (permitir imprimir la boleta, adicionalmente debe hacer un llamado al subproceso de grabacin, una vez impresa la boleta no se podr volver a imprimir, modificar o eliminar), solo se debe activar cuando la boleta no este impresa y los datos principales estn ingresados; Copia (permite sacar una copia de la boleta), solo se activa cuando exista el documento impreso y no este anulada; Anular (permite anular una boleta cuando este activa o activarla cuando este anulada), solo se debe activar cuando este grabada no necesariamente impresa; Salir (abandona el programa), esta tecla siempre esta activa. Calculos a realizar: 1.- Total Boleta: TB = TL
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rptConPagos Reporte de la tabla Condiciones de Pago Tabla CondicionesdePago Impresora o Pantalla
Vaciar tabla de Condiciones de Pago
rptCiudades Reporte de la tabla Ciudades Tabla Ciudades Impresora o Pantalla
Vaciar tabla de Ciudades
rptComunas Reporte de la tabla Comunas Tabla Ciudades y Comunas Impresora o Pantalla
Vaciar tabla de Comunas
RptGiros Reporte de la tabla Giros Comerciales Tabla Giros Comerciales Impresora o Pantalla
Vaciar tabla de Comunas
Pgina : 52

rptVendedor Reporte de Vendedores Tabla Vendedores Impresora o Pantalla
Vaciar tabla de Vendedores
frmInfProductos Reporte de Productos Tabla Productos Impresora o Pantalla
Permitir vaciar el Maestro de Productos con ordenamiento alfabtico o por Cdigo
frmInfClientes Reporte de Clientes Tabla Clientes Impresora o Pantalla
Permitir vaciar el Maestro de Clientes con ordenamiento alfabtico o por Cdigo, se debe solicitar rango de impresin por RUT, Alfabeto y/o Vendedores.
frmInfLocales Reporte de Locales de Clientes (direcciones de despacho) Tabla Locales de Clientes Impresora o Pantalla
Permitir imprimir los distintos locales de cada cliente (direcciones de despacho). Ya sea en forma parcial o total, se debe solicitar rango por RUT de cliente e imprimir los locales asociados.
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frmInfVtasVen Informe de las Ventas realizadas por cada vendedor dentro de un periodo. Tabla Documentos de Cargos, Clientes, Vendedores Impresora o Pantalla
Se debe imprimir en forma total o parcial por vendedores (ingresar rango de vendedores) dentro de un rango de fechas (ingresar fecha desde y hasta).
frmInfVtasDia Informe de las Ventas realizadas . Tabla Documentos de Cargos, Clientes, DocCargos Impresora o Pantalla
Se debe imprimir todas las ventas realizadas dentro de una fecha determinada (ingresar fecha con formato DD/MM/AAAA).
frmInfVtaMensual Informe de las ventas mensuales. Tabla Documentos de Cargos, Clientes, DocCargos, VentasMensuales Impresora o Pantalla
Se debe solicitar el mes y ao de proceso (MM/AAAA), adicionalmente se debe solicitar si el informe se requiere detallado o resumido, en el caso de ser detallado corresponde a imprimir cada uno de los documentos ingresados al sistema dentro del mes indicado. De lo contrario, si se requiere resumido, se debe acumular por da los totales de venta indicado el numero de folio desde y hasta que se emiti.
Pgina : 54

frmLibroVenta Informe Libro de Ventas Tabla LibroVenta, Clientes, DoctosCargos Impresora o Pantalla
Se debe solicitar el mes y ao de proceso (MM/AAAA), adicionalmente se debe solicitar si el informe se requiere en borrador o legal, y la diferencia entre ellos radica en la emisin del libro legal, no se imprimir los datos de la empresa y el encabezado del informe.
frmControlfolio Informe Control de Folios Tabla Control Folios, DoctosCargos Impresora o Pantalla
Se debe solicitar el mes y ao de proceso (MM/AAAA), una vez ingresado debe existir un sub proceso donde acumule por tipo de documentos los folios desde el ultimo documento emitido en el mes anterior mas uno.
frmInfVtasProd Informe de Ventas por producto dentro de un periodo determinado Tabla Control Folios, DoctosCargos Impresora o Pantalla
Se debe solicitar el periodo por el cual se debe seleccionar la informacin, adicionalmente se debe solicitar el rango de productos a imprimir.
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ShowPrinter Solicitar la impresora por la cual se emitirn los distintos informes
Ventada de acceso a windows
frmFormatoFac Ingresar el formato de salida de la factura Desde teclado
FormatodeDocumentos
Mostrar por pantalla los distintos campos que pueden ser impresos en la factura, al posicionarse en uno de los campos con el mouse y darle un doble clic se debe presentar una sub pantalla donde solicite los datos (Se imprime, lnea, columna , tipo de letra, tamao y estilo).
frmFormatoNC Ingresar el formato de salida de la Nota de Crdito Desde teclado
FormatodeDocumentos
Mostrar por pantalla los distintos campos que pueden ser impresos en la Nota de Crdito, al posicionarse en uno de los campos con el mouse y darle un doble clic se debe presentar una sub pantalla donde solicite los datos (Se imprime, lnea, columna, tipo de letra, tamao y estilo).
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frmFormatoBol Ingresar el formato de salida de la Boleta Desde teclado
FormatodeDocumentos
Mostrar por pantalla los distintos campos que pueden ser impresos en la Boleta, al posicionarse en uno de los campos con el mouse y darle un doble clic se debe presentar una sub pantalla donde solicite los datos (Se imprime, lnea, columna, tipo de letra, tamao y estilo).
frmCentralizacion Proceso de Centralizacin Contable Documentos de Cargos
FormatodeDocumentos
Desarrollar un comprobante contable con las imputaciones a las cuentas correspondientes.
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2. Buscar nuevos distribuidores ampliando su mercado geogrfico.

Funcionales 1. Proveer productos con los estndares mximos de calidad .

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APRO CARNE FEDE CARNE ACHIC

PROVE E DORES INSTIT U. GOBIER NO

INSTIT U. FINAN CIERAS S.A.G SERVI. BSICOS

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ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL. Objetivo.

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Descripcin de las Funciones Involucradas.

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Formularios y reportes sistema actual.

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Subtotal Flete / 5% Total

2.5.3 Registro de Cliente:

FORMULARIO REGISTRO CLIENTES

Rur Cliente: Giro Comercial: Telefono: Fax: Vendedor:

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Fecha: Pgina: TOTAL

Total Neto: IVA 18% IMPTO 5% Total Libro:

2.5.5 Informe de Clientes:

2.5.6 Informe de Vendedores: Pgina : 11

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Sub Total Imptos (18%/5%) TOTAL

Diagnstico sistema actual.

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DESCRIPCIN DEL SISTEMA PROPUESTO.

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Otros Sistemas Contab/Ctact e

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Descripcin de las funciones involucradas.

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Las entradas definidas al sistemas son:

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