Software para el manejo de almacén, pedidos

y compras en proyectos de obras civiles

SOFTWARE FOR WAREHOUSE MANAGEMENT, ORDERS AND PURCHASES IN
CIVIL WORKS PROJECTS.

Javier cárdenas Velasco

Tecnólogo en obras civiles, universidad francisco de paula Santander / ingeniería civil, Cúcuta,
Colombia, [email protected] https://orcid.org/0000-0001-7005-6331

Rubén Ricardo Colmenares

Tecnólogo en obras civiles, universidad francisco de paula Santander / ingeniería civil, Cúcuta,
Colombia, [email protected]

Recibido: diciembre 2019

Aceptado: febrero 2020
REVISTA FORMACIÓN ESTRATÉGICA

Resumen

En este proyecto sobre desarrollo de un software para el manejo de almacén, pedidos y compras en
proyectos de obras civiles, en el cual aspiramos que nuestro software podamos realizar nuestros
trabajos eficaces y mejorar en la calidad y proceso de pedidos en almacén, obras, etc. Una vez
planeado y organizado el software de obra, se debe coordinar todas las actividades, personal de obra,
contratistas, y como va ser su interacción. En donde cada persona se le asignará un usuario y código
de acceso y así realizar sus respectivas actividades de unas maneras eficaces y ordenadas. La
importancia de este software es el proceso de planeación del proyecto en construcción, además de
tener a cada miembro de la empresa trabajando de manera eficaz. Teniendo claro que, cuando y
cuanto se tiene que hacer se crea la cultura de planeación de la empresa.

Palabras clave: Software, almacén, proyectos, obras civiles, calidad, procesos, personal, planeación,
empresa, interacción.

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 Abstract

In this project on software management for the management of warehouse, orders and
purchases in civil works projects, in which we aspire that our software can perform our work
effectively and improve the quality and process orders in warehouse, works, etc. Once
planned and organized the construction software, we must coordinate all activities,
construction personnel, contractors, and how it will be their interaction. In which each person
will be assigned a user and access code and thus perform their respective activities in an
efficient and orderly manner. The importance of this software is the planning process of the
construction project, in addition to having each member of the company working effectively.
Having clear what, when and how much has to be done creates the planning culture of the
company.

Keywords: software, warehouse, projects, civil works, quality, process, personnel, planning, company,
interaction.

1. INTRODUCCIÓN

Debemos saber que el manejo de las tecnologías y software es el proceso fundamental y más visto en
obras. Pero este se regirá dentro de todo el proceso de la empresa y cumplirá todas las necesidades
que allí se requieran, mejor facilidad de acceso e información. De forma didáctica. Y la utilización de
herramientas informáticas se convierte en un punto esencial fundamentalmente en la carrera
ingeniería civil.

A medida que nuestra generación avanza, la tecnología nos lleva muy adelantados en procesos que
nos facilitan ciertas actividades, se puede evidenciar como la tecnología actual ha infundido en
nuestras vidas. Usamos a diario diferentes plataformas informáticas, y nos valemos de estas para
realizar diferentes actividades. Desarrollar un software enfocado al área de la ingeniería civil y mas
puntualmente a procesos internos como lo son: pedidos de material, compras, existencias en almacén,
cantidades de obra, manejo de subcontratos, etc. Puede ayudar a ser mas eficientes en los procesos
involucrados y el cual se vera reflejado en tiempos de ejecución de proyectos e igualmente
monetariamente positivo para las empresas.

De acuerdo a lo anteriormente expresado tenemos como fin enriquecer cada una de las áreas de
trabajo en la ejecución de proyectos de ingeniería civil. Una vez planeado y organizado el software de
obra, se debe coordinar todas las actividades, personal de obra, contratistas, y como va ser su
interacción. En donde cada persona se le asignará un usuario y código de acceso y así realizar sus
respectivas actividades de unas maneras eficaces y ordenadas. (ECATEPEC., 2008). La importancia de
este software es la mejora del proceso de pedidos, compras de materiales, y disposición de los mismos
en cada lugar de trabajo, además de tener a cada miembro de la empresa trabajando de manera
conjunta, interactuando simultáneamente y obteniendo información al instante de cada solicitud
realizada. Teniendo claro que, cuando y cuanto se tiene que hacer, se crea la cultura de planeación de
la empresa.

(FERMÍN, 2010)

2
En proceso del proyecto se realiza una breve descripción a las herramientas, equipos y maquinarias
especificando detalladamente, características, funciones que se ejercen habitualmente en obra. El
interés es evolucionar y ofrecer una ayuda fundamental e integrar los elementos necesarios desde los
operarios de almacén y personas que estén interesadas para darle un eficiente manejo y desarrollo de
las actividades correspondiente. E igual el cronograma de actividades y planes de manejo y gestión de
compras que es indispensable para la empresa y los proyectos a realizar. Y el propósito de satisfacer
todas las necesidades de las actividades requeridas y se den de la mejor manera adecuada y
cumplimiento.

La finalidad es hacer más flexible los procesos, el orden de inventarios y equipo, materiales. Lo
fundamental brindarla la ayuda e integrar los elementos para prepararas a las personas que estarán
bajo esta gran responsabilidad. Que es de vital importación para la empresa como a los proyectos en
construcción.

2. MARCO TEÓRICO

Desarrollar un software interactivo muy eficiente para empresas constructoras y constructores en

general, la metodología usada será establecer un orden lógico y una programación al desarrollo de un
proceso de pedido, compras y disposición en obra de cualquier tipo de material, que se requiera en
cualquier proyecto de obra, que permita establecer un paso a paso de cómo debería funcionar dicha
herramienta posteriormente. El software nos brindara información del estado de cada solicitud al
instante, por ende, podremos hacer ajustes a nuestras programaciones de actividades al mismo
tiempo, ir escogiendo el camino correcto y mas eficiente con el fin de llevar a buen termino cada
proyecto en ejecución.

Actualmente las personas o empresas que se dedican a trabajar en el sector comercial de la

construcción, contienden un alto número de competidores tanto a nivel internacional como a nivel
nacional; por ende las mentes empresariales deben ser claros de que a la medida que va pasando los
días todo va cambiando, ya que con la aprobación otorgada por el gobierno nacional a la supresión de
las barreras internacionales, las grandes empresas constructoras de otros países llegan a competir en
la ingeniería nacional y debemos estar lo más cerca posible para poder tener una oportunidad en el
mercado. (FORERO, 2011).

Un proyecto debe ser desarrollado, no solamente manteniendo la voluntad del cliente y la

normatividad con sus especificaciones, sino también debe regirse por los eventuales motivos básicos
de atraso comprobados por la implementación y producción. Los analistas, grupalmente con los
ingenieros responsables, y si es posible, con los encargados de obra, deben implementar un proyecto
en forma de considerar el riesgo causado por los factores hallados: recursos humanos, equipamientos
y herramientas, instalaciones, materiales y propia repartición de los recursos. (REYES, 2009).

También, la gestión de inventarios es primordial en garantía cuando haya un alza en los precios del
mercado y poder adelantarse a los hechos, es decir; saber presentir un crecimiento relativo de precios
de materias primas y por ende saber cuándo acumular una cantidad suficiente de esta cuando el precio
se encuentra bajo. Para complacer una necesidad notoria o común que necesita ser creada. Este
artículo consta de diferentes etapas de avance, en primera instancia se tiene el estudio previo, para
3
determinar la necesidad vigente, y la viabilidad del mismo. Con el cual se puede saber, de manera más
clara las técnicas de planeación más comunes, el diagrama de tiempo y espacio con la línea de balance.
(SARMIENTO, 2009).

Por consiguiente, es inevitable cuantificar con una forma en que la construcción pueda disponer de
una buena socialización con los diferentes recursos humanos, en vista a que cada quien tiene
diferentes perspectivas y maneras de pensar referente al mismo proyecto. Se hace necesario contar
con herramientas que logren informar efectivamente lo que se pretende construir, cómo hacerlo,
cuándo hacerlo y sobre todo la necesidad de terminarlo, dentro de un tiempo estipulado. En ciertas
obras de construcción se necesitan materiales poco comerciales, aún deben ser solicitados con
anterioridad e inclusive puede ser que algunos requieren pruebas pertinentes antes de ser utilizados.
Esto se aplica para materiales, partes estructurales, elementos de concreto, elementos de acero,
tuberías especiales, cables, indicaciones para el montaje de algún equipo en especial, entre otras. Se
deben solicitar con un tiempo prudente previendo lo antes mencionado y así lograr mantenerse dentro
de los tiempos de la ejecución. (CREATIVA, (S.F.))

INTERFAZ:

El software cuenta con un interfaz muy intuitiva, accesible y funcional con una descripción clara de
cada uno de los procesos y tareas. La interfaz es de tipo gráfica, una de las más utilizadas hoy en día
por su facilidad y sencillez a la hora de ser utilizada. La idea es que el usuario se sienta en un ambiente
agradable en el que pueda interactuar, introducir y recibir información de una forma simple pero muy
eficiente. (Microsoft 365 Team,2019)

ACCESO MÓVIL:

El software está disponible en Windows, iOS y Android lo cual nos garantiza que todos los usuarios
puedan actualizar tareas en sus dispositivos de elección y consultar las escalas de tiempo y los informes
desde cualquier lugar. Con la persecución de horas como elemento crítico del éxito de la gestión de
proyectos, es primordial buscar solución para que les permita a los miembros del equipo ejecutar y/o
enviar actualizaciones desde cualquier parte. Una entrada mejorada en la interfaz para tiempo y tareas
debido a que otorga a los jefes de proyecto visibilidad instantánea para tomar decisiones- . (Microsoft
365 Team,2019).

PLANEACIÓN:

Radica en construir una especie de plan general para la ejecución del proyecto. Se produce con base
en tareas generales del proyecto, con el motivo de estimar los tiempos de ejecución de cada una, así
como las probables limitaciones o fortuitos que pudieran surgir. (Microsoft 365 Team,2019).

PROGRAMACIÓN:

Desarrollar cada una de las solicitudes halladas en el estudio inicial de las necesidades de cada una de
las áreas en la que se mezclan diferentes actividades concretamente del proyecto. Estas tareas se
deberán ordenar de manera consecuente, y se le asigna una duración y una fecha de ejecución y
finalización. También se disponen conexión entre las diferentes actividades y las posibles limitaciones
existentes entre unas y otras. (Microsoft 365 Team,2019).

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CONTROLES:

Se debe elaborar un sistema de control matriz que le permitirá a un administrador tomar medidas
necesarias tale como: ajustar cantidades, prevenir posibles variaciones en el tiempo de la obra,
reprogramar actividades, etc. Por ende, se hace necesario que un administrador pueda acceder a la
matriz del software cuando lo requiera o cuando se requiera de modificaciones en la programación.
(Microsoft 365 Team,2019)

DESDE EL PUNTO DE VISTA ORGANIZATIVO, LA PLATAFORMA APORTA:

Desde el profesionalismo la función de compras, presenta información evidente y precisa para instruir
y respaldar las determinaciones de los equipos implicados en cada etapa. De acuerdo a la eficacia nos
permite estandarizar procesos, asignar y determinar funciones, conformar la estructura de Compras,
etc. Optimización constante del sistema además de reducir los riesgos, controlar las etapas de gastos
ya que nos permite localizar y modificar posibles errores de manera eficaz y seguro. (Microsoft 365
Team,2019)

3. METODOLOGÍA

 Especificación de requisitos: recolección de datos.

 Diseño del software: programación de las diferentes funciones.
 Construcción: elaboración de la parte visual del software
 Integración
 Realizar pruebas
 Instalación
 Mantenimiento

TABLAS

Tabla 1. Instrumentos de recolección de datos.

TECNICA DE INVESTIGACIÓN INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE

DATOS
Encuestas  Encuestas aplicadas
directamente a empresas
constructoras
 Revistas, textos, documentos de

Análisis de documentos campo.

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  publicaciones de biblioteca

FUENTE: Elaboración propia.

Tabla 2. Control de inventarios.

ÁREAS
COMPRAS ALMACÉN
Aprovisionamiento y compras Verificación del stock
Recepción de materiales y almacenaje de
materiales Control de ingreso de materiales

Despacho de materiales Control de salida de materiales a obra (almacén

abierto)

FUENTE: Elaboración propia

FIGURA

Figura 1. Organigrama estructural

FUENTE: Elaboración propia.

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 Figura 2. Proceso de compra.
FUENTE: Elaboración propia

Figura 3. Formato de almacén - Sistema de almacén.

7
FUENTE: https://www.realsystems.com.pe/wp-content/uploads/2013/03/Temario-CursoSISALM

Figura 4. Registro de entrada – Sistema de almacén.

FUENTE: https://www.realsystems.com.pe/wp-content/uploads/2013/03/Temario-Curso-SISALM

Figura 5.Registro de salida – Sistema almacén.

FUENTE: https://www.realsystems.com.pe/wp-content/uploads/2013/03/Temario-Curso-SISALM

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 Figura 6. Detalle de salida – Sistema almacén.
FUENTE: https://www.realsystems.com.pe/wp-content/uploads/2013/03/Temario-Curso-SISALM

Figural 6. Proceso de almacenamiento.

FUENTE: Elaboración propia
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 4.0 RESULTADOS
De acuerdo con las pruebas realizadas se pudo verificar que los tiempos de los procesos mejoraron
sustancialmente, la información se puede cargar y actualizar desde los diferentes puestos de trabajo
al mismo tiempo, obteniendo una eficiencia muy notoria en cada proceso que se realizó.
Identificar el estado de un proceso de compra a tiempo permite trazar un paso a paso mas seguro,
que nos da el tiempo que necesitamos para poder corregir sin que se presenten atrasos y tomando
las decisiones más acertadas.
Un proceso que dentro de la empresa es primordial pero que a simple vista no es muy notorio como
lo es un proceso de compra, puede llevar según el manejo que se le dé, a que genere o no pérdidas
económicas. Por eso la información y trato que se le de a la misma es primordial, y la tecnología en
este caso un software diseñado para lo mencionado no puede ayudar a simplificar el trabajo y
obtener resultados muy positivos en cada proyecto que se esté ejecutando.
Se vio reflejado el acorte de los tiempos en cada pedido, solicitud y entrega realizada, ya que el
manejo de una sola información para todos y cada miembro que interviene en el proceso es la más
precisa y eficiente.

5.0 DISCUSIÓN

Es necesario que se realizar eficientemente el proceso de gestión dentro de sus almacenes, que se
tenga un control de las entradas, existencias en almacenamiento y salida de sus existencias, aplicando
técnicas en el proceso, logrando así obtener un resultado de acuerdo a las expectativas de los socios
y del sector, sin deterioro o perdida de materiales de construcción civil en las instalaciones de las obras,
como consecuencia de una falta de control. Por ende, la gestión implica una supervisión del ingreso
de los materiales. Responsable: jefe de Almacén, recepciones del pedido y verificar el ingreso de
materiales con las correspondientes remisiones. Verifica que se encuentren en buen estado, la
cantidad y la calidad del producto que sea la solicitada en la orden de compra. Dividir el almacén según
los materiales que se solicitan Responsable: Auxiliar de almacén, tiene la función de coordinar los flujos
del material y de información. Su objetivo es simplificar la cadena de abastecimiento para controlar
costos, mejorar la calidad, maximizar la producción y aumentar el beneficio. La parte fundamental de
la función logística es la de saber administrar las compras, suministros o adquisiciones, el debido
almacenaje y finalmente la distribución de los materiales necesarios en la obra.

Se pudo observar que en el almacenaje de materiales de construcción no existe un cuidado especial

debido a la falta de aptitudes del personal encargado de dicha labor ya que no logra percibir la
diferencia entre productos, cuales deben ir en almacén abierto, así como los que deben ir en almacén
bajo techo, Por ejemplo: El cemento, hierro, agregados de construcción, ladrillos, tubos; se
encontraron en almacén abierto pues el cemento y los tubos suelen deteriorarse fácilmente ya que
son insumos muy delicados al intemperismo. Según (SALAZAR LÓPEZ, 2012) , refiere que “La gestión
de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento
y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material o
materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos
generados, cuyo objetivo es optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo
como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las
actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

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Si se propone una adecuada gestión de aprovisionamiento y compras que permita definir estrategias
diferenciadas que den la posibilidad de ahorro económico y proponer una gestión de almacenaje y
conservación de los productos sin deterioro ni pérdida sus características, llegando a ser utilizados en
un estado aún óptimo. Queda demostrado que la eficiencia lograda en los tiempos de los procesos,
es una visible e importante mejora que influye satisfactoriamente en el área de logística, lo cual se
convierte en mayor rentabilidad para la empresa. El autor (H. BALLOU, 1991), quien establece que la
gestión logística conforma el conjunto de recursos interrelaciónales, procedimientos y métodos que
permiten el sostén logístico, cuyo fin principal es hacer interactuar de manera ordenada los recursos
logísticos para alcanzar efectivamente los objetivos previstos dentro de una organización.

6.0 CONCLUSIONES.

En el proceso de sistema de gestión a desarrollar las actividades del buen manejo y la realización de
actividades en eficacia. La utilidad de organización que se lleva a cobo en los procesos de organización
y planificación de la necesidad de los materiales de construcción. La programación de las compras y
clasificación empírica de inventarios de almacén y obras.

La gestión logística se vuelva aún más rentable para la empresa que desde un punto de vista del control
del recurso material y económico. Pues allí se puede manejar eficientemente y llevar control del flujo
de materiales, tales como necesidad de algunos y de igual forma saber con qué materiales cuenta a la
hora de tener la necesidad, e igualmente evita la perdida de estos y la seguridad que se cuenta. En
esta base para la toma de decisiones la situación realista es la posición económica y financiera de la
empresa.

Los trabajadores a desempeñar estas actividades, contaran con el proceso de aprendizaje, ente las
cuales capacitaciones, charlas, etc. Para que así la empresa y sus colaboradores tengan un alto
compromiso de trabajo eficiente y eficaz que satisfaga a los usuarios y clientes.

Según los procesos y resultados de la empresa se puede llegar a la conclusión que el personal
encargado que no tiene conocimiento previo y total de los materiales puede llegar a distorsionar el
flujo de compra y posiblemente aquellos materiales necesarios de urgencia para los avances de obra.
En si el flujo de almacenamiento de materiales de obra sin una respectiva clasificación, recepción y
documentación correspondientes. Llegando a permitir a tener más orden y cuidado de los materiales
sin que estos se conlleven a perdidas por deterioro, etc. La correcta distribución de los materiales
según pedidos de obra e identificación de materiales o productos perecibles a estaciones de climas.

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