Tema 27: Outlook

Introducción

El correo electrónico tiene como propósito el intercambio de datos entre usuarios. Algunos de
los servicios de correo gratuitos son Gmail, Outlook o Hotmail. Las aplicaciones o servicios
web que permiten gestionar el correo se denominan “clientes de correo electrónico”. Un
ejemplo sería Microsoft Outlook o aplicaciones web como Gmail.

El correo electrónico presenta ventajas:

 Rápido, Económico, Versátil, Sencillo, Accesible.

Aunque también debemos tener en cuenta algunos inconvenientes:

 Seguridad (virus), Concentración, Errores de interpretación.

Para enviar o recibir correos electrónicos es necesaria una dirección de correo. Estas están
formadas por dos partes separadas con el @. En primer lugar a la izquierda del arroba (@)
tendremos una serie de caracteres que identifican al propietario. A la derecha del arroba
tenemos la segunda parte, conocida como dominio, que se divide en dos: En primer lugar el
nombre del dominio o del servicio y después el tipo (.com, .es, .eu, etc.).

Cada dirección de correo es única, no pueden existir dos direcciones idénticas. La longitud de la
parte local (antes del @) debe estar comprendida entre 1 y 64 caracteres. La longitud de la
parte de dominio (después del @) debe estar comprendida entre 4 y 255 caracteres. La
longitud total debe ser menor o igual a 256 caracteres.

Los buzones son el espacio donde se almacenan todos los mensajes asociados a una dirección.
Una vez leídos, quedan almacenados en el buzón hasta que se decida a eliminarlos.

El término Spam, también conocido como correo basura o no deseado, hace referencia a todos
los mensajes recibidos sin consentimiento de personas o empresas no conocidas. Actualmente,
la mayoría de los servicios de correo incluyen los “filtros anti-Spam”.

La publicidad masiva enviada a través de correo electrónico se conoce como email-marketing.

Para enviar y recibir correos electrónicos son necesarios unos protocolos en distintos
servidores. Habitualmente, a estos servidores se les conoce con el nombre de protocolo:
Servidores SMTP, POP3, IMAP.

El protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol o Protocolo simple de transferencia de

correo) es el encargado del envío del mensaje a los destinatarios, localizándolos mediante los
servidores de nombres o DNS (Sistema de Nombres de Dominio).

Cuando nos conectamos para comprobar el correo utilizamos los protocolos POP3 o IMAP. El
POP3 recupera los mensajes del buzón, pero los elimina quedando únicamente almacenados en
el cliente de correo que primero realiza la petición.

El protocolo IMAP sincroniza nuestro buzón con tantos dispositivos y clientes de correo
utilicemos para mantener actualizado el correo. Exchange es la versión corporativa o
empresarial de IMAP desarrollada por Microsoft para la sincronización.
Los dos protocolos permiten recuperar mensajes desde el servidor.

Para la creación de un nuevo correo podemos hacerlo por medio de este atajo de teclado:
CTRL+MAYUS+M o CTRL+U.

Originalmente, el correo se enviaba en lo que se denominaba “texto plano”, es decir, sin ningún
tipo de cifrado. En la actualidad se utilizan diferentes tecnologías de cifrado como SSL o TLS.
Con respecto a la seguridad existen una serie de recomendaciones:

 No abrir mensajes que procedan de remitentes desconocidos.

 Los archivos adjuntos pueden tener virus y malware.
 Evitar el envío de información sensible.
 Instalar aplicaciones antimalware y activar los filtros anti-Spam.
 Usar contraseñas robustas.
 No responder al Spam o correo basura.

Entorno de Outlook

Si es la primera vez que usamos Outlook y no tenemos una cuenta de correo asociada a la
aplicación no será posible iniciar la aplicación. En este caso, Outlook muestra una ventana
donde es necesario añadir una dirección válida de correo.

Outlook no solo es una aplicación de gestión de correo para enviar mensajes, también permite
planificar eventos y reuniones en su calendario, organizar la lista de contacto. Permite
administrar varias cuentas de correo al mismo tiempo.

Outlook 2019 comparte elementos de su interfaz con el resto de las aplicaciones de Office
como la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rápido, el menú Archivo, los
comandos, los grupos de comandos, etc.

En la cinta de opciones destacamos cuatro pestañas o menús, además del comando Archivo y la
pestaña Ayuda:

 Inicio: Incluye características de uso muy frecuente como la creación de nuevos

mensajes, opciones para responder o herramientas de búsqueda, filtrado y etiquetado.
 Enviar y recibir: Muestra comandos para los procesos de recepción y descarga.
 Carpeta: Método para organizar mensajes. Permiten crear nuevas carpetas, cambiar su
nombre, eliminarlas, organizarlas o acceder a sus propiedades de configuración.
 Vista: Permite cambiar la disposición y configuración de los elementos que forman
parte de la ventana de mensajes.

En determinadas ocasiones aparece un elemento denominado Complementos donde

encontramos funciones o comandos específicos relacionados con las aplicaciones instaladas en
el sistema y que pueden interactuar con Outlook.

Por defecto, la Barra de herramientas de acceso rápido muestra los comandos Enviar y
recibir todas las carpetas y Deshacer, pero se pueden añadir nuevos con el botón a la derecha.

En el área de gestión de mensajes podemos distinguir tres zonas:

 Panel de carpetas: Muestra una lista con todas las carpetas disponibles.
  Panel de mensajes: Encontramos la lista de mensajes incluidos en la carpeta
seleccionada.
 Panel de lectura: Espacio destinado a leer, responder o escribir.

El nombre de algunas carpetas como la Bandeja de entrada, la Bandeja de salida, los

Elementos eliminados o la Papelera son comunes a todas las cuentas.

El Panel de carpetas se puede ocultar seleccionando la opción Desactivado en la lista Panel de

carpetas, incluida en el grupo Diseño de la pestaña Vista.

El Panel de carpetas ofrece en la parte superior una sección denominada Favoritos, donde
Outlook incluye por defecto la Bandeja de entrada, los elementos enviados y los
borradores, aunque podemos añadir cualquier otra carpeta.

Para añadir una carpeta, debemos seleccionarla y hacer clic en el comando Agregar a
Favoritos incluido en la pestaña Carpeta. Si se quiere eliminar, hacemos clic con el botón
derecho sobre ella y seleccionamos Eliminar de Favoritos.

El espacio de almacenamiento es un recurso finito. Para saber el tamaño, debemos seleccionar

la carpeta y hacer clic en el comando Propiedades de carpeta incluido en el grupo
Propiedades de la pestaña Carpeta. Seguidamente, utilizamos el botón Tamaño de la carpeta.

El Panel de mensajes ofrece posibilidades de configuración como que es posible indicar el

número de líneas visibles para cada mensaje. En la pestaña Vista, dentro del grupo
Organización se encuentra el comando Vista previa del mensaje donde podremos elegir entre
1, 2 o 3 líneas o desactivarlo para que no aparezca nada de texto, solo el asunto y remitente.

Por defecto, la lista está ordenada por fecha, de más reciente al más antiguo. Para cambiarlo
seleccionamos el comando Organizar por incluido en el grupo Organización de la pestaña
Vista. Aquí podemos elegir entre tamaño, asunto, si tiene o no datos adjuntos o el remitente.

Con el comando Orden inverso, disponible en el grupo Organización de la pestaña Vista,

puedes cambiar el orden en el que aparecen los mensajes.

La barra de acceso rápido se encuentra situada por defecto en la zona inferior del Panel de
carpetas. Contiene varios accesos directos como el calendario, los contactos o el gestor de
tareas. Para cambiar la configuración, debemos hacer clic en los tres puntos horizontales y
seleccionar el comando Opciones de navegación. Aparecerá un cuadro de dialogo donde
podemos cambiar aspectos como:

 El número de iconos o botones que aparecen por defecto, limitado por el espacio
disponible en la pantalla.
 Utilizar iconos (opción Navegación compacta) o mostrar el nombre completo de cada
elemento. En este caso, la barra ocupará más espacio.
 Cambiar el orden de los elementos.
 Restablecer el aspecto original de la barra.

Cuando eliges la opción Carpetas en la Barra de acceso rápido tendrás acceso a todas las
ubicaciones utilizadas por la aplicación, tanto las asociadas como las usadas para almacenar los
datos del calendario, notas, listas de contactos y las tareas. La barra estará siempre visible
siempre y cuando no desactives el Panel de carpetas.
La Barra de estado de Outlook es un elemento que aporta funcionalidades como:

1. Número de mensajes sin leer.

2. Avisos pendientes.
3. Estado de la sincronización.
4. Nombre y estado de la conexión.
5. Accesos directos a la vista Normal y a la vista de lectura.
6. Control de zoom para ampliar o reducir la vista de lectura.

Enviar y recibir correo

Para leer un mensaje basta con hacer clic sobre cualquier mensaje para mostrar su contenido en
el Panel de lectura junto a otros datos como la fecha, dirección del remitente y el destinatario.
Si mantenemos el cursor unos segundos sobre alguna de las direcciones aparece una ventana
con varias posibilidades:

 Utiliza el icono representado por un pequeño sobre para enviar un nuevo correo.
 Con los tres puntos podrás añadir el contacto a la libreta de direcciones, marcarla como
favorito o programar una reunión.

En el Panel de carpetas puedes distinguir los mensajes sin leer por la línea vertical de color
azul que muestran el margen izquierdo.

Algunos atajos de teclado que podemos utilizar son:

 CTRL+O: Marca el mensaje como no leído.

 CTRL+Q: Marca el mensaje como leído.

Outlook comprobará el correo de todas las cuentas agregadas cada vez que inicies la
aplicación. Si quieres llevarlo en cualquier instante, debemos utilizar el comando Enviar y
recibir disponible en la Barra de herramientas de acceso rápido como en la pestaña Enviar y
recibir. Después, aparece una ventana donde se muestra el progreso de sincronización y errores.

La configuración por defecto de comprobación automática es de cada 30 minutos.

Algunos atajos de teclados son:

1. Tecla F9 o CTRL+M: Para enviar y recibir el correo en todas las cuentas.

2. CTRL+ALT+S: Abrir el cuadro de diálogo Grupos de envío o recepción donde puedes
cambiar el intervalo de tiempo utilizado por Outlook para la comprobación.

En la pestaña Inicio encontramos el comando Nuevo correo electrónico. Después de hacer clic
aparece una nueva ventana para redactar, dar formato, revisar, insertar elementos y enviar.

En un mensaje podemos distinguir varias partes:

 Destinatario: Persona/s que recibirán el mensaje.

 Asunto: Motivo o tema del que trata el mensaje.
 Cuerpo del mensaje: Información que queremos hacer llegar.

Existen otros elementos como la firma, los archivos adjuntos, las líneas de saludo, etc.
Después de seleccionar el botón Para en la ventana de mensaje, tendremos acceso al cuadro de
dialogo Seleccionar nombres donde podemos elegir los contactos. Otra forma de mostrar la
lista es seleccionar el comando Libreta de direcciones incluido en el grupo Nombres de la
pestaña Mensaje.

Utiliza el atajo CTRL+U para crear un nuevo mensaje desde la ventana principal o
CTRL+MAYUS+M desde el calendario, tareas o cualquier otra característica de Outlook.

Las iniciales CC significa “Con Copia”, mientras que CCO se corresponde con la expresión
“Con Copia Oculta”. La diferencia es que con el primero todos los destinatarios tendrán
conocimiento de las personas que han recibido el mensaje. Con el segundo esta información
quedará oculta. Por último, si no visualizamos CCO podemos ir a la pestaña Opciones del
grupo Mostrar y hacer clic en CCO.

Para enviar archivos es necesario utilizar el comando Adjuntar archivo incluido en la pestaña
Mensaje de la ventana independiente de mensajes. El comando muestra en primer lugar una
lista con los archivos más recientes, y al final la opción Examinar este equipo que abre el
cuadro de diálogo de selección de archivos. El tamaño máximo admitido por Outlook para un
archivo adjunto es de 20 MB, siendo la solución para superar la limitación la utilización de
algún servicio de almacenamiento en la nube como OneDrive.

Las acciones para responder o reenviar mensajes lo encontramos en los comandos

Responder, Responder a todos y Reenviar en la parte superior del Panel de lectura, o también
en la pestaña Mensaje si decidimos hacer doble clic sobre él para abrirlo.

 Responder: Responde al remitente del mensaje.

 Responder a todos: Se enviará la respuesta al remitente como a todos los usuarios
incluidos en copia visible o copia oculta.
 Reenviar: El mensaje se envía de nuevo a la dirección que indiquemos.

La pestaña Mensaje, disponible después de abrir un mensaje, muestra dos comandos: uno
permite responder un mensaje con una convocatoria de reunión mientras que el otro ofrece la
posibilidad de reenviar el mensaje actual como un archivo adjunto.

Podemos utilizar estos atajos de teclado:

1. CTRL+R: Para responder al mensaje actual.

2. CTRL+MAYUS+R: Para responder tanto al remitente como al resto de destinatarios.
3. CTRL+F: Reenviar el mensaje actual.
4. CTRL+ALT+R: Responder al mensaje con una convocatoria de reunión.
5. CTRL+ALT+O: Reenviar el mensaje como dato adjunto.

Organización y gestión de mensajes

La ventana de redacción de mensajes incluye su propia cinta de opciones con diferentes

pestañas y su propio menú Archivo (se encuentra siempre disponible):

 Mensaje: Incluye opciones para acceder a la libreta de direcciones, añadir archivos

adjuntos, incluir una firma o utilizar elementos básicos de formato.
 Insertar imágenes, formas, iconos, ecuaciones, etc.
  Opciones: Contiene comandos como la confirmación de lectura o entrega, el cifrado o
la entrega diferida.
 Formato de texto: Incluye la mayoría de las opciones de formato disponibles en
procesadores de texto.
 Revisar: Comprobar la ortografía o buscar sinónimos.

Existen varias formas de eliminar mensajes:

 Hacer clic en el mensaje en el Panel de mensajes para seleccionarlo y pulsar la tecla

Supr; también pulsar la combinación de teclas CTRL+D.
 Hacer clic con el botón derecho sobre el mensaje y elegir el comando Eliminar.
 Seleccionar el mensaje en el Panel de mensajes y a continuación, hacer clic en el
comando Eliminar incluido en la pestaña Inicio.
 Tecla MAYUS o CTRL: Seleccionar varios mensajes al mismo tiempo.

Los correos, eventos y tareas borrados no desaparecen, su destino es la carpeta Elementos

eliminado (cuenta Exchange) o la carpeta Papelera (resto de proveedores). Se puede
recuperar cualquier mensaje haciendo clic sobre él y arrastrándolo a la Bandeja de entrada.

En cambio, si borramos cualquier elemento de la carpeta Elementos eliminados nos avisará de

que no será posible recuperarlo. Ni siquiera el comando Deshacer (CTRL+Z) lo hará.

La acción de archivar mensajes implica moverlo desde su ubicación hasta la carpeta Archivo.
Tiene como propósito mejorar la organización del correo. Para archivar, debemos seleccionarlo
y hacer clic en el comando Archivo incluido en el grupo Eliminar de la pestaña Inicio. La
carpeta Archivo solo está disponible de forma predeterminada para cuentas del tipo Exchange.
Para el resto debemos crear esta carpeta. Con la tecla Retroceso se archiva el mensaje/s.

Outlook incluye un filtro para el correo no deseado que se encarga de revisar todos los
mensajes recibidos y enviar aquellos que considere como Spam a la carpeta Correo no
deseado.

La mejor solución para que no envíe ese remitente más mensajes es hacer clic con el botón
derecho sobre el mensaje y seleccionar el comando Correo no deseado. También se encuentra
en el grupo Eliminar de la pestaña Inicio. Algunas de las acciones disponibles:

 Bloquear remitente: Envía el mensaje a la carpeta Correo no deseado y todos los

correos recibidos de ese remitente se moverán automáticamente a esta carpeta.
 No bloquear al remitente nunca: Añade el remitente a las direcciones permitidas.
 No bloquear nunca el dominio del remitente.
 No bloquear a este grupo o lista de distribución nunca.
 Correo que desea recibir.
 Opciones para el correo electrónico no deseado: Abre el cuadro de diálogo con las
opciones de configuración:
o El nivel de protección del filtro anti-Spam.
o Remitentes bloqueados y seguros.
o Destinatarios seguros.
o Dominios bloqueados de otros países.
Con CTRL+ALT+J: Recupera el mensaje seleccionado de la carpeta Correo no deseado y
envía de nuevo a la Bandeja de entrada.

Para acceder a la configuración del filtro anti-Spam debemos hacer clic en el comando
Correo no deseado incluido en el grupo Eliminar de la pestaña Inicio y seguidamente, elegir
Opciones para el correo electrónico no deseado.

La pestaña Opciones es donde debemos elegir el nivel de protección sobre el correo basura.
Podemos desde eliminarlo por completo hasta permitir el correo únicamente desde las listas de
remitentes y destinatarios seguros.

La configuración de las listas se puede hacer añadiendo las direcciones en las pestañas
Destinatarios seguros, Remitentes seguros y Remitentes bloqueados.

Si quieres que los mensajes de correos no deseados se eliminen directamente en lugar de ir a la

carpeta Correo no deseado, marca la casilla de verificación Eliminar permanente… incluida
en la pestaña Opciones del cuadro de diálogo Opciones de correo electrónico no deseado.

Un borrador es un mensaje pendiente de enviar. Outlook lo guarda automáticamente cada 3

minutos para evitar perder los cambios. Se puede guardar un mensaje como borrador
seleccionando el comando Guardar situado en la Barra de herramientas de acceso rápido y
en el menú Archivo. Para recuperarlo, se tendrá que ir a la carpeta Borradores.

Para cambiar la frecuencia con la que Outlook guarda los mensajes se debe seleccionar el menú
Archivo y hacer clic en Opciones. Dentro de la categoría Correo damos a la sección Guardar
mensajes, donde se puede elegir el tiempo como la ubicación.

Gestión de carpetas

Las Carpetas, Buzones, Bandejas son los lugares para almacenar y organizar los mensajes. Los
más comunes son:

 Bandeja de entrada o Recibidos: Se almacenan por defecto todos los correos que
recibimos, ordenados cronológicamente. Existen mecanismos como las reglas de
mensajes con los que podremos enviar automáticamente los mensajes a otras carpetas si
cumplen determinadas condiciones. En la cinta de opciones aparecen nuevos elementos
como: Mensaje de correo, Cita, Reunión, Contacto, Tarea.
 Elementos enviados o Enviados.
 Borradores.
 Elementos eliminados o Papelera.

Para seleccionar varios mensajes, debemos clicar en el primero y mantener pulsado Mayus
mientras hacemos clic en el último mensaje que debemos incluir en la selección. También con
la tecla CTRL para seleccionar mensajes no consecutivos.

Por último tenemos el atajo de teclado CTRL+E para seleccionar todas las entradas de la
bandeja que tengamos abiertas en ese momento en el Panel de carpetas.

El Panel de mensajes muestra en la parte superior dos categorías Prioritarios y Otros. En el

primero, Outlook agrupa los mensajes importantes para separarlos del resto, que estarán en la
bandeja Otros. El propósito será la organización.
Para ocultar o mostrar la bandeja Prioritarios se utiliza el comando Mostrar Bandeja de
entrada Prioritario de la pestaña Vista. Si no aparece, es probable que no utilice un servidor
Exchange, Microsoft 365 u Outlook.com.

Los comandos incluidos en el grupo Acciones de la pestaña Carpeta permiten cambiar el

nombre de una carpeta, copiarla o eliminarla. Están disponibles estos comandos cuando
hacemos clic con el botón derecho sobre alguna carpeta. Outlook no permite cambiar el nombre,
eliminar ni mover las carpetas predeterminadas.

Utilizamos el comando Limpiar carpeta para enviar todos los mensajes repetidos de la carpeta
seleccionada a la bandeja Elementos eliminados o Papelera.

El atajo de teclado CTRL+Y sirve para abrir el cuadro de diálogo Ir a la carpeta y desplazarte
hasta cualquiera de ellas con tan solo hacer doble clic sobre su nombre.

Otra tarea para mejorar la organización es trasladar los mensajes de una carpeta a otra. Existen
varios métodos:

 Hacer clic sobre el mensaje o carpeta con el botón izquierdo del ratón y sin soltar,
arrastrarlo hasta la ubicación de destino.
 Hacer clic sobre el mensaje o carpeta con el botón derecho del ratón y sin soltar,
arrastrarlo hasta el destino. Un menú nos dirá que si queremos mover o copiar los
elementos seleccionados.

Como alternativa, puedes hacer clic sobre el mensaje o carpeta y seleccionar el comando
Mover. Entre sus posibilidades, aparecen las carpetas predeterminadas como Bandeja de
entrada o Elementos eliminados. Además, están disponibles:

 Otra carpeta: Muestra la ventana Mover elementos donde debemos elegir la carpeta
de destino. También es posible crear una nueva carpeta desde ese cuadro de diálogo.
Esta opción no está disponible para las carpetas predeterminadas del sistema.
 Copiar en una carpeta: El mensaje o carpeta se dejará en su ubicación original y se
creará una copia en la de destino.
 Mover siempre los mensajes en esta conversación.

Las carpetas predeterminadas del sistema como Bandeja de entrada, Borradores, Elementos
enviados… solo se pueden copiar. El comando Mover está disponible en el grupo Mover de la
pestaña Inicio.

Por último tenemos estos atajos de teclado:

 CTRL+C para copiar o CTRL+X para mover los mensajes; CTRL+V para pegar.
 CTRL+MAYUS+V abre la lista de carpetas para mover los elementos seleccionados a
la ubicación de destino.

Las Carpetas de búsquedas se tratan del resultado de un criterio de búsqueda. Por ejemplo,
crear una carpeta de búsqueda para todos los mensajes recibidos de un remitente concreto, para
el correo no leído, correos con adjuntos, etc.

Outlook añade la bandeja Carpetas de búsqueda de manera predeterminada y será en ella

donde se irán añadiendo los elementos según los criterios del filtrado que utilicemos.
Podemos añadir una nueva carpeta de búsqueda seleccionando el comando Nueva carpeta de
búsqueda situado en el grupo Nuevo de la pestaña Carpeta o haciendo clic en sobre la bandeja
Carpetas de búsqueda. Un cuadro de diálogo aparece con los criterios predeterminados para
crearla divididos en tres categorías:

 Lectura de correo: Correo sin leer, correo marcado para seguimiento, correo no leído o
marcado para seguimiento, correo importante.
 Correo de personas y listas: Correo de y para personas determinadas, correo enviado a
grupos de contactos.
 Organización de correo: Correo organizado por categorías, Correo antiguo, Correo
con datos adjuntos.

Si ninguna disponible se ajusta, la última, denominada Crear una carpeta de búsqueda

personalizada ofrece la posibilidad de establecer la configuración. Una vez elegida, debemos
hacer clic en Elegir y seguidamente en la opción Criterios para en el cuadro de diálogo crear la
carpeta de búsqueda. Para crear una nueva carpeta de búsqueda podemos usar el atajo de
teclado siguiente: CTRL+MAYUS+P.

Para eliminar una carpeta de búsqueda es necesario hacer clic con el botón derecho sobre ella y
seleccionar el comando Eliminar carpeta. Los mensajes no se eliminan ni se mueven a la
bandeja Elementos eliminados o Papelera por son accesos directos.

En la pestaña Inicio, entre las opciones del grupo Buscar, se encuentra el comando Filtrar
correo electrónico con posibilidades de mostrar los mensajes que cumplan un determinado
criterio. Algunos criterios son: Sin leer, Con datos adjuntos, Por categorías, Importante, etc.

La opción Más filtros, situada al final del comando Filtrar correo electrónico, añade una
nueva pestaña a la cinta de opciones donde encontramos tantos las opciones anteriores como
nuevas posibilidades:

 Aplicar el criterio de filtrado al buzón actual a todos los buzones, a la carpeta actual o
incluir también los eventos del calendario, notas o contactos.
 Reutilizar alguna de las últimas búsquedas.
 Cambiar la configuración en las herramientas de búsqueda.

En el comando Más incluido en el grupo Refinar de la pestaña Buscar podemos observar que
al desplegarlo aparecen elementos que podemos añadir para mejorar la búsqueda.

Contacto, libreta de direcciones

Todas las cuentas tienen asociada una lista de contactos conocida como Libreta de direcciones.
En Outlook se puede acceder/abrir desde el atajo de teclado CTRL+MAYUS+B. Para agregar
una libreta debemos ir a la pestaña Archivo y pinchar en Configuración de la cuenta.

Primero debemos distinguir entre libreta de direcciones (listas de contactos) y la opción

Personas (incluida entre las características de la aplicación de gestión de contacto).

Desde la ventana principal podemos acceder utilizando el comando del mismo nombre situado
en el grupo Buscar de la pestaña Inicio. Es una ventana de acceso rápido a la lista de contactos.

Para añadir contactos existen varias posibilidades:

  CTRL+MAYUS+C: Nuevo contacto.
 Seleccionar el comando Nuevos elementos, incluido en el grupo Nuevo de la pestaña
Inicio y entre sus posibilidades elige la opción Contacto.
 En la barra de navegación, aparece por defecto en la parte inferior del Panel de
carpetas el acceso a Personas. A continuación, en la pestaña Inicio estará disponible el
comando Nuevo contacto.
 El comando Archivo del cuadro de diálogo Libreta de direcciones incluye la opción
Nueva entrada que nos lleva a la ventana donde completar los datos.
 Botón derecho sobre cualquier dirección y seleccionar el comando Agregar a
contactos.

Al hacer cualquiera de los métodos, Outlook muestra una ventana con los campos necesarios
para completar la información. Para terminar, usaremos el comando Guardar y cerrar en la
pestaña Contacto como en la Barra de herramientas de acceso rápido.

En la ventana de contactos, la pestaña Insertar muestra el grupo Incluir donde encontramos los
comandos para añadir diferentes elementos:

 Adjuntar archivo.
 Elemento de Outlook: Podemos elegir correos, eventos del calendario, etc.
 Tarjeta de presentación: El formato habitual es del tipo VCard.
 Firma.

Los elementos añadidos desde cualquiera de los comandos anteriores se añadirán a la sección
Notas de la ventana de Contacto.

En la ventana Contacto al hacer doble clic en el avatar podemos añadir una imagen. También
podemos usar el comando Imagen incluido en la pestaña Contacto.

Para modificar un contacto, selecciona Personas en la barra de accesos del Panel de carpetas y
hacemos doble clic en el elemento que queramos cambiar. También se puede hacer desde la
libreta de direcciones.

Al hacer clic con el botón derecho sobre cualquier dirección y seleccionar el comando Agregar
a contactos de Outlook podemos añadirla a la libreta de direcciones.

La pestaña Inicio incluye en el grupo Buscar un cuadro de texto donde podemos escribir y
aparecerá una lista con las coincidencias.

Si abrimos Personas, tendremos esta misma funcionalidad en la pestaña Inicio, pero también en
el cuadro de búsqueda situado justo encima de la lista de contactos. Si usamos esta opción,
podemos añadir nuevos campos de filtrado desde el comando Más incluido en la pestaña
Buscar. Aparecerá en la cinta de opciones de forma automática, al colocar el cursor en el
cuadro de búsqueda. Por último, el atajo CTRL+B se usa en la aplicación Personas para situar
el cursor en el campo de búsqueda.

Los grupos de contactos pueden ser grupos fijos como eventuales. Existen dos opciones para
crearlos:

 Abrir la aplicación Personas y en la pestaña Inicio seleccionar Nuevos grupos de

contactos.
  Si estamos en la aplicación Correo, Calendarios y Tareas, debes seleccionar el
comando Nuevos elementos en la pestaña Inicio. A continuación, elige Más
elementos y hacemos clic en Grupo de contactos.

En cualquiera de los dos, tendremos acceso a una ventana específica para gestionar los
contactos donde podemos ver los comandos Agregar integrantes y Quitar integrante para
añadir y eliminar contactos del grupo.

Si queremos reenviar y compartir contactos, debemos abrir Personas y en la pestaña Inicio

seleccionar alguno de los comandos disponibles en el grupo Compartir:

 Reenviar contacto: Permite enviar los datos de contactos tanto en formato VCard
como en el propio de Outlook. El destinatario recibirá un archivo que debe abrir para
añadirlo a su lista de direcciones.
 Compartir contactos: El usuario recibe una invitación para acceder a nuestra libreta de
direcciones y ver los datos del contacto elegido. Cuando lo reciba, el usuario debe
seleccionar el comando Abrir esta carpeta de contactos.
 Abrir contactos compartidos: Abre la carpeta de Contactos que otras personas hayan
compartido con nosotros. Utiliza el botón Nombre para abrir la Libreta de Direcciones.

VCard es un formato para el envío de datos de personas o empresas. Se conocen como

“Tarjetas de visitas virtuales” y tienen una extensión .vcf.

Organización y seguimiento de mensajes

Se pueden agrupar todos los mensajes de un mismo hilo o asunto y que se denominan
“Conversaciones”. Se consideran todos los mensajes relacionados con el primer correo. Las
conversaciones se pueden mostrar como mensajes independientes o agrupados (es la más
adecuada para optimizar la bandeja de entrada). Outlook representa las conversaciones
añadiendo un pequeño icono a la izquierda del nombre del remitente. De manera
predeterminada, los mensajes aparecerán ordenados desde el más reciente al más antiguo.

El grupo Mensajes de la pestaña Vista incluye dos comandos: la opción Mostrar mensajes en
conversaciones agrupa todos los mensajes de una conversación si está activada, o aparecerán
como elementos independientes en caso contrario. El segundo comando sería Configuración de
conversación donde encontramos:

 Mostrar mensajes de otras carpetas: Si está activada, Outlook agrupará todos los
elementos de una misma conversación.
 Mostrar los remitentes antes del asunto: El texto del asunto se sustituye por el
nombre del remitente en el encabezado.
 Expandir siempre la conversación seleccionada: Cuando lo habilitamos, será
suficiente hacer clic sobre uno de los mensajes para mostrar los elementos.
 Usar vista con sangría clásica: Aplica un sangrado a la izquierda a cada mensaje.

Para tener todos los mensajes de un remitente ordenados en una carpeta y que cada mensaje de
ese remitente se almacene en ella existen las reglas de mensajes. Existen dos tipos de reglas: la
de servidor y la de cliente.
Para crear y administrar reglas, debemos seleccionar el comando Reglas en el grupo Mover de
la pestaña Inicio. Este comando está disponible al hacer clic derecho sobre algún elemento del
Panel de mensajes.

Si necesitamos crear una regla personalizada debemos seleccionar el comando Crear regla o
hacer clic con el botón derecho sobre el mensaje, seleccionar Regla y a continuación, Crear
regla. El cuadro de diálogo asociado se divide en dos partes; la primera muestra las
condiciones iniciales para clasificar los mensajes (mensajes del remitente asociado al mensaje
seleccionado; mensajes que incluyan el texto indicado en el asunto; mensajes enviados a un
destinatario); la segunda es qué hacer cuando el mensaje coincida (mostrar una ventana de
alerta; reproducir un sonido; mover el correo a la carpeta concreta).

La opción Administrar reglas y alertas, también incluida en el comando Reglas, muestra una
nueva ventana con todas las reglas definidas y diferentes opciones, entre otras:

 Crear nuevas reglas.

 Modificar la configuración de alguna regla.
 Eliminar reglas.
 Cambiar la carpeta de entrada.
 Ejecutar las reglas.
 Acceder a la descripción de cada regla.

Al hacer doble clic sobre cualquier regla se abre el Asistente para reglas donde se puede elegir
las condiciones para adaptar el comportamiento de la regla a diversas situaciones. La posición
de cada regla en el cuadro de diálogo Reglas y alertas determina el orden de ejecución de cada
regla. Para cambiar el orden usamos los botones Subir y Bajar.

El seguimiento de mensajes permite añadir avisos y recordatorios. Se identifica con una

bandera roja. Cuando redactamos un correo, podemos añadirle una marca de seguimiento
seleccionando el comando Seguimiento incluido en el grupo Etiquetas de la pestaña Mensaje.
Las opciones son:

 Hoy: En vigor solo durante la jornada laboral.

 Mañana: Incluye el día de hoy más un día laborable.
 Esta semana.
 La próxima semana.
 Sin fecha.
 Personalizar y agregar aviso.
 Borrar marca de seguimiento.

Para marcar algún correo recibido, hacemos clic en él y en la pestaña Inicio seleccionamos el
comando Etiquetas. A continuación, elegimos Seguimiento y marcamos una de las opciones.
En función de la marca, Outlook mostrará un icono diferente en la esquina superior del mensaje.
También para añadir una marca, desde el cuadro de diálogo personalizar con el atajo de teclado
CTRL+MAYUS+G.

Las opciones Personalizar y Agregar aviso abren el cuadro de diálogo Personalizar donde
podemos llevar una configuración más detallada como elegir el tipo de marca; establecer la
fecha inicio y fin; elegir la fecha y hora en que recibiremos el recordatorio o aviso.
Los tipos de marcas disponibles del cuadro Personalizar son: Seguimiento, Informativo,
Reenviar, Respuesta no necesaria, Leído, Responder, Responder a todos y Revisar.

Las categorías de colores mejoran la organización de los elementos. Si se quiere asignar una
categoría, el método más rápido es hacer clic con el botón derecho sobre el mensaje, la tarea,
contacto, etc., y elegir el comando Categorizar. A continuación, selecciona alguna de las
categorías. Si es la primera vez, la aplicación ofrece cambiarle el nombre y asignarle un atajo de
teclado.

El comando Categorizar también está disponible en la pestaña Inicio, indistintamente del

componente que estemos usando: Correo, Calendario, Contacto, Tarea… Entre las opciones del
comando Categorizar encontramos Todas las categorías. Si la seleccionamos accedemos al
cuadro de diálogo Categorías de color donde podemos:

 Asignar más de una categoría al elemento seleccionado marcando la casilla.

 Crear nuevas categorías con el botón Nuevo.
 Cambiar la denominación con el botón Cambiar nombre.
 Modificar el color de referencia.
 Asignar una combinación de teclas.

Utiliza el comando Organizar por disponible en el grupo Organización de la pestaña Vista

para mostrar ordenados y agrupados todos los elementos.

Solo se puede utilizar el agrupado por categorías de color en cuentas tipo Exchange u
Outlook.com, no están disponibles para cuentas IMAP o POP.

Complementos

A la hora de redactar un correo permite utilizar tres posibilidades de formato. Para utilizar
algunas de ellas, debes seleccionar la pestaña Formato de texto, disponible cuando abrimos una
ventana independiente, y elegir una de las siguientes opciones en el grupo Formato:

 HTML: Es la opción por defecto.

 Texto sin formato: Tiene la ventaja de la compatibilidad.
 Texto enriquecido (RTF): Es un formato propietario de Microsoft para mensajería
interno.

Podemos asignar un indicador de importancia para que los destinatarios dispongan de esta
información. Los comandos Importancia alta e Importancia baja se encuentran en el grupo
Etiquetas de la pestaña Mensaje.

Outlook permite diferir la entrega del mensaje. Para hacerlo seleccionamos el comando Nuevo
correo electrónico. Una vez hecho, en la pestaña Opciones elegimos el comando Retrasar
entrega situado en el grupo Más opciones. Solo es posible en Outlook.com y Exchange.

El cuadro de diálogo Propiedades ofrece diferentes posibilidades de configuración. Para

retrasarlo a una fecha y hora concreta debes completar la información asociada a la opción No
entregar antes del, incluida en el apartado Opciones de entrega.

Podemos configurar un texto automático que se enviará como respuesta a todos los mensajes
que recibamos durante el intervalo de tiempo que establezcamos.
En la ventana principal, al seleccionar el menú Archivo y después la opción Respuestas
automáticas. La primera de las opciones desactiva la función de envío automático (No enviar
respuestas automáticas) y en la siguiente (Enviar respuestas automáticas) puedes hacer que
se envíen al instante o elegir un intervalo de tiempo. Por último, el espacio dedicado al texto que
aparecerá en el mensaje automático.

Para saber si un mensaje ha llegado al destinatario y si lo ha leído podemos ir al grupo

Seguimiento de la pestaña Opciones para solicitar confirmación de entrega y de lectura.

El destinatario debe aceptar la notificación que aparece. Si la rechaza o su gestor n admite esta
característica no se sabrá si el mensaje ha llegado o ha sido leído.

Para añadir una firma, después de abrir una ventana independiente de mensaje, debemos
seleccionar el comando Firma en la pestaña Mensaje, apareciendo todas las firmas disponibles.
Además con el comando Firmas puedes acceder al cuadro de diálogo Firmas y plantilla para
crear y administrar las firmas.

La opción Tarjeta de presentación incluida en el cuadro de diálogo Firmas y plantilla añade a

la firma los datos del contacto elegido.

Leer en voz alta es una función de accesibilidad. Después de hacer clic en el comando Leer en
voz alta incluido en la pestaña Inicio, Outlook iniciará la trascripción del contenido y mostrará
una barra de control para retroceder, iniciar, avanzar y configurar la reproducción.

Calendario

Para acceder al calendario debemos hacer clic en el icono disponible en la barra de navegación
situada en la parte inferior del Panel de carpetas. También se puede acceder con el atajo de
teclado CTRL+2.

El botón Nuevos elementos está disponible en todos los componentes de Outlook y se puede
usar para enviar mensajes, añadir citas, programar tareas o crear contactos.

Outlook permite la sincronización con servicios como Google o iCloud.

Tanto el Correo como el Calendario comparten la configuración de cuentas. Es decir, si

eliminas o añades cuentas, al instante los cambios quedarán reflejados en la otra.

Al situar el cursor unos segundos encima del icono del Calendario de la barra de acceso rápido
del Panel de carpetas mostrará una vista del mes actual y los eventos de los próximos 7 días.

En la barra de estado se encuentran los botones Vista normal y Vista de lectura. Utiliza el
último para ocultar el Panel de carpetas como el resto de los elementos que se haya añadido al
entorno para dejar visible únicamente el calendario.

La pantalla de Outlook muestra una apariencia distinta cuando utilizamos Calendario,

mostrando comandos y opciones relacionadas con la gestión de la agenda. Por defecto, podemos
distinguir varios, pero el espacio principal está ocupado por la vista del mes, de la semana o del
día. Para cambiar esta configuración usamos los comandos incluidos en el grupo Organizar de
la pestaña Inicio:
  Día: Accedemos con el atajo CTRL+ALT+1; si queremos mostrar un día en concreto
en el calendario ALT+1, si queremos mostrar dos ALT+2, si queremos mostrar 10 días
consecutivos ALT+0.
 Semana laboral: Accedemos con el atajo CTRL+ALT+2. De lunes a viernes.
 Semana: Accedemos con el atajo CTRL+ALT+3. De lunes a domingo.
 Mes: Accedemos con el atajo CTRL+ALT+4. Mes en curso.

Además, el grupo Ir a, incluido en la pestaña Inicio, muestra dos posibilidades:

1. Hoy: En la vista Mes, este comando nos llevará hasta el día actual.
2. Siguientes 7 días: Muestra el día actual y los próximos seis.

Se puede cambiar los días establecidos por defecto para la semana laboral abriendo el menú
Archivo y seleccionando el comando Opciones. En el margen izquierdo del cuadro de diálogo
Opciones de Outlook elige Calendario y a la derecha, en la sección Tiempo de trabajo, marca
los días que compondrán la semana laboral.

La Vista Programación disponible en el grupo Organizar de la pestaña Inicio recurre a un

diseño horizontal para mostrar los eventos de varios calendarios al mismo tiempo. Con el atajo
de teclado CTRL+ALT+5 mostrará la Vista Programación.

En la parte inferior del Panel de carpetas encontramos un primer grupo denominado Mis
calendarios con varios elementos junto a una casilla de verificación que permite visualizar o n
cada uno de ellos en la vista activa.

Después de hacer clic con el botón derecho sobre el nombre de algún calendario tendremos
acceso a diferentes comandos con las siguientes acciones:

 Abrir el calendario en una ventana independiente para mostrar de manera aislada las
citas o eventos.
 Crear un nuevo calendario.
 Ver la información del calendario en la vista actual.
 Cambiar su nombre
 Copiar o mover el calendario a otro grupo.
 Eliminarlo.
 Cambiar su posición.
 Compartir el calendario.

Outlook no permite eliminar ni cambiar el nombre del calendario predeterminado. Siempre debe
estar visible al menos un calendarios; si decides ocultarlos todos, la aplicación activará
automáticamente el calendario predeterminado.

Para elegir una fecha concreta y mostrarla en el calendario: CTRL+I.

Los botones de desplazamiento están disponibles para cualquiera de las posibles

configuraciones del Calendario, en la esquina superior izquierda junto a la fecha visible,
encontramos dos botones (Atrás y Adelante).

El calendario por defecto corresponde con la cuenta establecida como predeterminada en la

aplicación. Para cambiar la cuenta predeterminada y el calendario donde se agregan por defecto
las citas y reuniones son necesarios los pasos que se describen en el siguiente vídeo.
Podremos organizar los calendarios en diferentes categorías denominadas Grupos de
calendarios. Para crearlo, hacemos clic con el botón sobre el nombre de alguno de los grupos
ya creados y seleccionamos el comando Nuevo grupo de calendarios.

El grupo Mis calendarios lo creará Outlook por defecto, y no podrás eliminarlo ni cambiar su
nombre. En cambio, sí es posible añadir nuevos calendarios o cambiar la posición.

Añadir citas, eventos y reuniones

Agregar un nuevo evento o cita es sencillo, basta con hacer doble clic sobre la hora o el día en
función de la vista de calendario que esté visible. También puedes hacer clic en el comando
Nueva cita incluido en el grupo Nuevo de la pestaña Inicio. En ambos casos, se abre una
ventana independiente con todo lo necesario para completar los datos del evento:

 Asunto: Corresponde con el título o motivo del evento.

 Ubicación: Si el evento tuviera lugar en una localización concreta podemos indicarla.
 Hora de inicio: Establece el intervalo de tiempo. Si marcamos la casilla Todo el día, no
necesitamos añadir nada a este campo ni al siguiente y lo convertimos en un evento.
 Hora de finalización: Momento en el que se cierra o finaliza el evento.

Después de completar los datos básicos, podemos configurar con cuánto tiempo de antelación
queremos que nos recuerde la aplicación el vencimiento. El comando Aviso en el grupo
Opciones de la pestaña Cita ofrece posibilidades que van desde cero hasta dos semanas.
Podemos personalizar el sonido asociado al aviso.

La diferencia entre una cita y un evento es:

 Cita: Actividad programada con fecha y hora de inicio o fin.

 Evento: Durante todo el día sin horario.

Desde la vista Mes, podemos hacer doble clic sobre cualquier fecha para añadir un evento que
podemos convertir en cita si eliminamos la marca de la casilla Todo el día y elegimos una fecha
y hora de inicio y de fin.

Igual que con los correos, se pueden asignar a las citas y eventos un determinado nivel de
prioridad o categorizarlos mediante colores. Ambas funciones están en el grupo Etiquetas de la
pestaña Evento o Cita cuando creas un elemento evento o en la pestaña Cita si seleccionas
alguno directamente en el calendario.

El grupo Etiquetas forma parte tanto de la pestaña Cita como de la pestaña Evento y en él
encontrarás el comando Privado representado por un pequeño candado. Se usa para evitar que
el elemento sea visto o modificado.

Por último tenemos los atajos de teclado:

 CTRL+I: Abre el cuadro de diálogo Ir a fecha, donde puedes elegir el día que
necesitamos ver en el calendario.
 ALT+S: Para posponer un aviso o recordatorio.
 ALT+D: Para descartar un aviso o recordatorio.
Ejecutando el comando Periodicidad tendremos acceso al cuadro de diálogo Repetir cita. En
él, podremos establecer una rutina de repetición para el evento o cita, evitándonos tener que
introducirlo una y otra vez. El comando Periodicidad está disponible tanto en la pestaña Cita o
Evento cuando creas una nueva cita o evento, como si haces clic sobre alguno ya creado.

Con CTRL+G permite que cuando tengamos abierta la ventana para crear una nueva cita o
evento para mostrar el cuadro de diálogo Repetir cita.

Podemos enviar cita o evento a otros usuarios a través de correo en dos formatos distintos:
Outlook o iCalendar. Cuando creamos una nueva cita, en el grupo Acciones de la pestaña Cita
encontramos el comando Reenviar. Después de hacer clic sobre el pequeño botón situado a la
derecha tendremos dos opciones disponibles: Reenviar y Reenviar como iCalendar (La
extensión de este tipo de archivo sería .ics.

Con CTRL+F nos permite enviar la cita o evento seleccionado en el calendario a otros usuarios
a través de un correo electrónico.

Existen varias formas de compartir calendarios. La primera sería enviar simplemente una
copia que el destinatario podrá ver, pero no podrá interactuar con ella ni obtener las
modificaciones que se realicen.

El otro método consiste en invitar a una o varias personas a compartir el calendario para que
todos estén al corriente de los cambios. Para mejorar la seguridad utilizaremos un sistema de
permisos con el que podremos decidir las acciones que cada usuario puede hacer.

Los comandos están disponibles en el grupo Compartir de la pestaña Inicio como después de
hacer clic sobre su nombre con el botón derecho del ratón. Elegimos Enviar calendario por
correo electrónico para abrir una ventana de mensaje con el calendario incluido como adjunto.

El comando Compartir calendario del grupo Compartir abre una ventana de invitación para
que podamos enviarla a los usuarios con los que deseemos compartir el calendario. Una vez
aceptadas, las personas elegidas tendrán acceso.

Existe otra posibilidad para compartir el calendario. Se trata de su publicación en un servidor

compatible con la tecnología WebDAV. En este caso, el comando es Publicar en línea.

Con Outlook puedes organizar reuniones, enviar las invitaciones y hacer un seguimiento de las
personas que aceptan o no. Además, la aplicación añade un evento al calendario reservando el
intervalo de tiempo establecido para la reunión. En la pestaña Inicio, el comando Nueva
reunión permite hacerlo.

Hacemos clic en el botón Para de la ventana de reunión y tendremos acceso al cuadro de

diálogo Seleccionar los asistentes y recurso con la lista de los contactos y tres posibilidades:
Necesario, Opcional y Recursos. Haz clic en el nombre del contacto y después a las opciones.

El botón Cancelar invitación borra todas las personas de la lista de invitados y transforma la
convocatoria en un evento o cita del calendario. Si cambiamos de opinión, con el botón Invitar
a los asistentes disponible recuperamos los contactos y lo convertimos en convocatoria.

En el margen derecho de la ventana de reunión aparece el panel Buscador de salas donde

puedes ver la disponibilidad de la agenda y elegir el día más adecuado para la reunión.
El campo De, permite elegir el remitente si tienes más de una cuenta configurada. El comando
Zonas horarias incluido en el grupo Opciones de la pestaña Reunión, añade tanto a la hora de
inicio como a la hora de fin un nuevo selector donde poder elegir la franja horaria.

Con el atajo de teclado CTRL+MAYUS+Q podemos programar una reunión.

Existe una forma más de configurar una reunión, se trata del Asistente para programación.
Después de hacer clic en el botón Nueva reunión, encontramos este comando en el grupo
Mostrar de la pestaña Reunión. Después de ejecutarlo, la ventana se transforma en una
plantilla de planificación donde los asistentes a la reunión aparecen a la izquierda y la
disponibilidad de cada uno a la derecha.

Con el botón Agregar asistentes añadimos las personas y con el botón Agregar salas, los
espacios donde celebrar la reunión. Una vez configurados los detalles tendremos que hacer clic
en el botón Enviar para hacer llegar las invitaciones.

En el panel Buscador de salas encontramos la sección Horas sugeridas con las opciones con
mejor disponibilidad.

En la esquina superior derecha encontramos el cuadro de búsqueda. Después de hacer clic

sobre él aparece en la cinta de opciones una nueva pestaña denominada Buscar. Sus opciones y
comandos permiten ajustar los criterios de búsqueda.

La forma más sencilla de utilizar el cuadro de búsqueda es hacer clic en él y escribir las palabras
relacionadas. Si es extenso el resultado, puedes concretarlo con las opciones del grupo Ajustar.
Si con todo esto no es suficiente, entre las posibilidades del botón Más encontramos los
criterios que necesitamos.

En el grupo Opciones de la pestaña Buscar encontrarás el botón Herramientas de búsqueda y

entre sus opciones, está el comando Búsqueda avanzada. Utilizamos el cuadro de diálogo
asociado a este comando para realizar la búsqueda más exhaustiva.

Tareas

Outlook incluye un gestor de tareas que se complementa con el correo, calendario o los
contactos. Entre sus funciones destacamos:

 La posibilidad de tener diferentes listas de tareas.

 Añadir recordatorios y avisos a las tareas.
 Hacer un seguimiento y comprobar el porcentaje de progreso.
 Crear tareas periódicas.
 Adjuntar a las tareas documentos, imágenes, correos.
 Asignar un nivel de prioridad y categorizar las tareas por colores.
 Asignar tareas a otras personas.
 Enviar tareas por correo.

El acceso a Tareas se encuentra en la barra de acceso rápido situada en la parte inferior del
Panel de carpetas. Una vez abierta la ventana distinguimos:

 En el extremo izquierdo, el Panel de carpetas con todas las tareas y grupos de listas.
 El siguiente panel muestra las tareas asociadas a la lista seleccionada en cada momento.
  Encontramos el panel de lectura con la información completa.

Para cambiar la configuración de los elementos de la pantalla principal utilizamos los comandos
incluidos en el grupo Diseño de la pestaña Vista. También es posible elegir diferentes formas
de visualizar con el comando Cambiar vista incluido en la pestaña Inicio.

Si colocamos el cursor unos segundos encima del icono Tareas podemos comprobar la lista de
tareas recientes. La Barra de tareas pendientes es un espacio reservado en el margen derecho
de la ventana principal de Tareas donde puedes añadir elementos como el calendario o la lista
de contactos. Utiliza el comando Barra de tareas pendientes, en el grupo Diseño de la pestaña
Vista, para elegir la configuración.

La listas de tarea mejoran la organización de trabajo agrupando bajo un mismo nombre todas
las tareas relacionadas: trabajo, compra, pendiente, etc. El Panel de carpetas contiene todas las
listas y grupos de listas. Haz clic sobre el nombre de alguna lista para mostrar en el panel
situado a la derecha todas sus tareas.

Para crear una nueva lista hacemos clic con el botón derecho sobre cualquiera de ellas y elige el
comando Nueva carpeta. Es importante que, en el desplegable Contenido de la carpeta, la
opción seleccionada sea Elemento de Tarea. Escribe el nombre y aceptamos.

Las tareas se agrupan en listas, y a su vez, las listas se organizan en grupos. Por defecto, crea el
grupo Mis tareas, pero puedes añadir más si es necesario. Para crear un nuevo grupo haz clic
con el botón derecho sobre el nombre de alguno de ellos y selecciona Nuevo grupo de
carpetas. Haz clic sobre alguna lista y son soltar, arrastrar para cambiar su posición dentro del
mismo grupo o moverla a otro grupo. Outlook utiliza la denominación Carpetas para referirse a
las listas de tareas.

La pestaña Carpeta incluye comandos para crear nuevas listas, copiarlas, moverlas o cambiar
su nombre. También podemos compartir listas o cambiar sus permisos.

Existen varias formas de añadir una tarea, pero antes, es necesario comprobar que la lista. El
nombre de la lista activa aparecerá destacado del resto. Para seleccionarlo hacemos clic en ella.
También podemos hacerlo con el atajo de teclado CTRL+MAYUS+K.

La manera más sencilla es mantener unos segundos el cursor encima del icono Tareas situado
en la barra de acceso rápido del Panel de carpetas y a continuación, hacemos clic en el cuadro
de texto situado en la parte superior, escribir el nombre de la tarea y pulsar Intro.

Por último, el método más completo y con el que se añade más información a la tarea sería
utilizar el comando Nueva tarea de la pestaña Inicio. Al instante, se abrirá una ventana
independiente similar a la que hemos usado para el correo o para los eventos, pero que añade:

 Fecha de inicio y de vencimiento.

 Estado de la tarea y Nivel de prioridad.
 Porcentaje completo.
 Fecha y hora del recordatorio o aviso.
 Texto descriptivo con detalles sobre la tarea.

Si la información no fuera suficiente, Outlook permite adjuntar todo tipo de archivos. En la

pestaña Insertar encontraremos todas las posibilidades disponibles.
Los estados que puedes asignar a una tarea son: No comenzada, En curso, Completada, A la
espera de otra persona y Aplazada.

Una vez creadas las tareas, las acciones más habituales son marcarlas como completadas y
quitarlas de las listas de tareas. Estos dos comandos están incluidos en el grupo Administrar
tarea de la pestaña Inicio.

Para cambiar otros datos como la fecha de inicio o de vencimiento o el porcentaje completado
es necesario hacer doble clic sobre la tarea. El comando Marcar como completada también
está disponible después de hacer clic con el botón derecho sobre la tarea.

Utiliza el comando Reenviar para adjuntar la tarea seleccionada a un mensaje de correo

electrónico. Si el destinatario utiliza Outlook, podrá añadir la tarea a cualquiera de sus listas.
Para reenviar una nueva tarea por correo usamos el atajo de teclado CTRL+F.

El comando Cambiar vista, incluido en el grupo Vista actual de la pestaña Inicio, permite
elegir entre diferentes combinaciones para mostrar las tareas pendientes, activas, completadas,
asignadas, etc.

La vista de tareas por defecto se denomina Lista de tareas pendientes. En ella únicamente
puedes ver el asunto de la tarea, y su estado, aunque Outlook reserva el espacio situado a la
derecha para mostrar el resto de información de la tarea seleccionada.

Outlook permite asignar tareas a otros usuarios. Si la tarea ya está creada podemos hacer clic
con el botón derecho sobre ella y elegir el comando Asignar tarea. Otra posibilidad sería crear
una tarea con el comando Nueva tarea y en la nueva ventana, seleccionar el comando Asignar
tarea incluido en el grupo Administrar tarea de la pestaña Tarea.

El comando Cancelar asignación, incluido en la pestaña Tarea, anulará la asignación de la

tarea. El destinatario recibirá una petición que podrá aceptar o rechazar. Si la acepta, la tarea se
añade a su agenda de Outlook y podrá actualizar su progreso o cambiar su estado.

El comando Enviar informe de estado, disponible después de hacer doble clic en la tarea,
envía un correo con información detallada sobre el estado de la tarea, incluido el porcentaje
completado. También es posible añadir comentarios, documentos y otros archivos.