Sistemas de Información en La Empresa
Sistemas de Información en La Empresa
Sistemas de Información en La Empresa
Datos e información
Los datos reflejan hechos recogidos en la organización y que están todavía sin procesar.
La información se obtiene una vez que estos hechos se procesan, agregan y presentan de la manera
adecuada para que puedan ser útiles a alguien dentro de la organización.
Conocimiento y experiencia
La información se transforma en conocimiento mediante la experiencia.
La filosofía del Dato Único se basa en la introducción de la información en una sola vez y en su
reaprovechamiento o retroalimentación en múltiples procesos, sin incurrir en posibles errores o en
duplicidad de los datos
https://www.gestiopolis.com/estructura-de-los-sistemas-de-informacion-empresarial/
Generar información
En el ejemplo anterior el cálculo de los totales y los promedios de las diferentes quejas, o de las
edades de los compradores, revela tendencias asociadas con los clientes. Estos cálculos son
procesos. Un proceso es cualquier manipulación de los datos con el propósito de producir
información. Por lo tanto, mientras que los datos son materia prima, la información es una salida o
resultado. Igual que las materias primas se procesan
en la fabricación o en la manufactura para crear productos finales útiles, los datos básicos se
procesan en los sistemas de información para crear información útil. Sin embargo, algunos procesos
solo producen otro grupo de datos.
En ocasiones los datos en un contexto se consideran información en otro contexto. Por ejemplo, si
una organización necesita saber la edad de todas las personas que asisten a un juego de baloncesto,
una lista de esos datos es en realidad información. Pero si la misma organización quiere conocer el
precio promedio de los boletos que adquiere cada grupo por edad, la lista de edades constituye
simplemente datos, mismos que la organización debe procesar para generar información.
Información en un contexto
La información es un recurso muy importante para las personas y las organizaciones, pero no toda
la información es útil.
¿Qué es un sistema?
En pocas palabras, un sistema es una matriz de componentes que colaboran para alcanzar una meta
común, o varias, al aceptar entradas, procesarlas y producir salidas de una manera organizada.
Las organizaciones también son sistemas; tienen componentes, personas organizadas en
departamentos y divisiones que colaboran para alcanzar metas comunes.
Sistemas y subsistemas
No todos los sistemas tienen una sola meta. A menudo un sistema está formado por varios
subsistemas —componentes de uno mayor— con metas secundarias las cuales contribuyen a
alcanzar la meta principal.
Los subsistemas pueden recibir entradas a otros sistemas o subsistemas y transferir salidas de otros
sistemas o subsistemas.
Piense en los diferentes departamentos de una fábrica. El departamento de mercadotecnia
promueve las ventas de los productos de la organización, el departamento de ingeniería diseña
productos nuevos y mejora los existentes, el departamento de finanzas planifica un presupuesto
claro y dispone que cada euro obtenga un interés al final del día. Cada departamento es un
subsistema con su propia meta, la cual es una meta secundaria de un sistema mayor (la empresa)
cuya meta, a su vez, es obtener el máximo de ganancias.
Ahora considere las metas de un sistema de información de una fábrica el cual guarda y procesa
datos operativos y produce información relacionada con todos los aspectos de las operaciones de
la compañía. El propósito del subsistema de control de inventario es que los administradores sepan
qué cantidad de artículos está disponible; el propósito del subsistema de control de producción es
rastrear el estado de las piezas fabricadas y el subsistema de control de ensamble presenta la lista
de materiales (una lista de todas las piezas que integran un producto) y el estado de los productos
elaborados. La meta de todo el sistema es producir artículos terminados al costo más bajo en el
menor tiempo posible.
La figura siguiente presenta el ejemplo de un sistema que existe casi en todos los negocios: un
sistema de contabilidad. Uno de estos sistemas está formado por varios subsistemas: cuentas por
pagar registra la información del dinero que la organización debe a otras organizaciones y personas,
cuentas por cobrar registra quiénes le deben a la organización y la suma del adeudo, un libro mayor
general registra las transacciones actuales y un mecanismo de informes genera documentos que
reflejan el estado financiero de la compañía.
Cada subsistema tiene una meta bien definida. Juntos los subsistemas forman el sistema de
contabilidad de la organización.
Todos los profesionales deben comprender los sistemas tanto organizacionales como físicos. Deben
entender su posición en una organización para poder interaccionar debidamente con compañeros
de trabajo, con los empleados de los socios de negocios y con los clientes. Deben comprender los
sistemas de información a fin de utilizarlos para apoyar su trabajo y sus interacciones con otras
personas.
Sistemas de información
Al comprender los términos “información” y “sistema” la definición de un sistema de información
es casi intuitiva: un sistema de información (SI) está formado por todos los componentes que
participan en el proceso de datos y la producción de información. Casi todos los sistemas de
información empresariales están integrados por muchos subsistemas con metas secundarias, todas
las cuales contribuyen a la meta principal de la organización.
Información y administradores
Pensar en una organización en términos de sus organizaciones secundarias o subsistemas, lo cual
se denomina sistema estructural, es un poderoso método para administrar porque crea una
estructura para resolver problemas y tomar decisiones con excelencia. Para resolver problemas los
administradores necesitan aislarlos, lo cual se consigue al reconocer los subsistemas donde ocurren
los problemas y darles solución dentro de las ventajas y limitaciones del mismo subsistema.
Los sistemas estructurales también ayudan a los administradores a concentrarse en las metas y las
operaciones generales de un negocio. Los estimula a considerar el sistema completo, no solo su
subsistema específico, al resolver problemas y tomar decisiones. Una solución satisfactoria para un
subsistema puede ser inadecuada para el negocio en general. Por ejemplo, cuando el departamento
de ventas crea un sitio web para recibir los pedidos de los clientes, automatiza una actividad que
antes requería mucha mano de obra del subsistema de ventas. Esto reduce un costo. Sin embargo,
un aumento en los pedidos puede causar desabastecimiento de productos terminados. Con los
sistemas estructurales la mejora del proceso de ventas también puede favorecer el de otros
procesos de la compañía. Sin los sistemas estructurales los administradores de otros
departamentos no participan en la decisión ni se benefician de ésta. En el caso del departamento
de ventas, si otros gerentes participan en planificar la captación automatizada de los pedidos en
línea, pueden sugerir que otros departamentos (como embarques o fabricación) también puedan
consultar los datos de las ventas registrados en la base de datos —un enorme conjunto de registros
electrónicos— conectada a la web. El departamento de embarques puede usar los registros para
facilitar las actividades de empaque y envío gracias a la información que aparece en la pantalla de
una computadora y no en una hoja impresa. Las unidades de fabricación pueden usar los registros
de los pedidos para planificar recursos como la mano de obra y el inventario. Es decir, mediante los
sistemas estructurales los administradores contemplan sus áreas de responsabilidad como piezas
de un rompecabezas. Cada pieza es importante y debe ajustarse a las piezas adyacentes, pero
siempre se debe tener en mente la imagen completa.
Una de las contribuciones más importantes de un sistema de información al funcionamiento
sólido de una organización es la automatización del intercambio de información entre
sistemas.
El mapa de la información de una empresa moderna —es decir, la descripción del flujo de los datos
y la información dentro de una organización— muestra una red de subsistemas que intercambian
la información entre sí y con el mundo fuera del sistema. En una organización ideal ninguna persona
necesitaría recuperar información de un SI para transferirla a otro. La organización solo capturaría
los datos básicos nuevos, por lo general de sus operaciones o desde el fuera de la organización.
Después, los datos capturados en algún punto del sistema quedarían disponibles automáticamente
para cualquier subsistema que los necesitara. Por lo tanto, la determinación de los sistemas se
consigue mediante la tecnología de información (TI), un término que se refiere a todas las
tecnologías que en conjunto facilitan el desarrollo y el mantenimiento de los sistemas de
información. Los sistemas estructurales son el razonamiento básico que promueve que en las
organizaciones se incorporen las aplicaciones de software empresarial. Estas aplicaciones son
sistemas que dan atención a muchas partes de la organización al reducir la necesidad de que las
personas introduzcan los datos y aseguran una información oportuna y útil para toda la cadena de
suministro de la organización, lo cual incluye la captación de pedidos de los clientes, la recepción
de materias primas, la fabricación y el embarque y la facturación y el cobro. En el sector de los
servicios las empresas suelen utilizar los sistemas de administración de documentos, lo cual
permite a los trabajadores de muchos departamentos incorporar información y firmas a un
documento desde la solicitud hasta la aprobación, o desde un borrador hasta el documento final.
La utilización de los sistemas de información (SI) en los negocios se ha vuelto muy importante por
diversas tendencias:
• La capacidad de los dispositivos de almacenamiento de datos ha aumentado, al tiempo que
sus precios han disminuido.
• Han aumentado la diversidad y la sencillez de los programas de computación.
• Un ambiente de “lleve su tecnología con usted” se ha vuelto común con la adopción de la
computación móvil, las tabletas y la computación en la nube.
• La rapidez y confiabilidad de las líneas de comunicación y el acceso a internet y a la web han
creado aplicaciones de software accesibles usando metodologías de implementación de
software como un servicio (SaaS, por sus siglas en inglés).
• El rápido crecimiento de internet ha abierto oportunidades y ha estimulado la competencia
en los mercados globales.
• La convergencia de innovaciones tecnológicas como teléfonos inteligentes, aplicaciones
móviles, sistemas organizacionales y sistemas de almacenamiento en la nube ha ampliado
tanto la adopción como la funcionalidad de la tecnología.
• Una proporción cada vez mayor de la fuerza laboral mundial sabe usar un ordenador.
En este ambiente las organizaciones se quedan atrás si no emplean sistemas de información y
habilidades para alcanzar sus metas. Además, deben actualizar en forma continua las funciones de
sus sistemas de información y las habilidades de sus empleados para mantenerse en un nivel
competitivo.
Regla GIGO
Garbage In, Garbage Out: No es posible obtener buena información a partir de un sistema en el que
entran datos de mala calidad.
Entradas
El primer paso en la producción de información es recopilar e introducir los datos, conocidos como
entradas, en el SI. Casi todos los datos que una organización emplea como entradas para su SI se
generan y recopilan dentro de la organización. Estos datos provienen de las transacciones
efectuadas en el curso de los negocios. Una transacción es un evento empresarial: una venta, una
compra, la contratación de un empleado y demás. Estas transacciones se registran en un
documento y después se introducen en un sistema de cómputo en el cual se consignan a través de
terminales de un sistema de procesamiento de transacciones (TPS, por sus siglas en inglés),
como una máquina, un escáner o una cámara en el punto de venta (PDV), o lo que se captura en
línea en algunas transacciones por la web. Un TPS es cualquier sistema que registra transacciones.
El mismo sistema también suele procesar las transacciones y resume y dirige la información a otros
sistemas, por lo tanto, estos sistemas son de procesamiento de transacciones, no solo de registro
de transacciones.
Los dispositivos de entrada (aquellos que permiten la introducción de datos en un SI) incluyen el
teclado (el más utilizado), los dispositivos manuales que leen y sienten códigos gráficos, los
sistemas de reconocimiento de voz y las pantallas sensibles al tacto. La tendencia ha sido reducir el
tiempo y el esfuerzo mediante dispositivos que permitan una introducción de datos visual o
auditiva.
Procesamiento
La mayor contribución de los ordenadores a los SI es el eficiente procesamiento de datos. La
velocidad y la precisión de los ordenadores permiten a las organizaciones procesar millones de
segmentos de datos en pocos segundos. Por ejemplo, los administradores de una cadena minorista
de nivel nacional pueden recibir información actualizada de los niveles del inventario de todos los
artículos que comercializa la cadena y realizar pedidos de acuerdo con ello; en el pasado, la
obtención de dicha información requería días. Las astronómicas ganancias en velocidad y
disponibilidad de las computadoras han vuelto la información el ingrediente esencial para el éxito
de una organización.
Salida
La salida es la información que produce y exhibe un SI en el formato más útil para una organización.
El dispositivo de salida que más se usa es la pantalla o monitor, que exhibe las salidas de manera
visual. Otro dispositivo de salida común es la impresora la cual se utiliza para imprimir la
información. Sin embargo, las computadoras pueden comunicar las salidas como música o palabras
mediante altavoces y también trasmitirla a otra computadora o dispositivo electrónico de una
forma codificada para la computadora y para su interpretación posterior.
Almacenamiento
Uno de los mayores beneficios de utilizar la TI es la posibilidad de guardar enormes cantidades de
datos e información. En el aspecto técnico es posible almacenar una biblioteca de millones de
volúmenes en discos magnéticos u ópticos. Editoriales, bibliotecas y gobiernos lo han hecho. Por
ejemplo, YouTube estima que cada minuto descargan en su sitio 72 horas de video. Con base en esa
estadística el almacenamiento total de YouTube se incrementaría en aproximadamente 21 600
millones de millones de bytes por minuto. En 2011 Amazon almacenaba 762 000 millones de
millones de objetos en su Simple Storage Service (S3). Estas estadísticas ilustran claramente el
creciente apetito de nuestro mundo por almacenar datos (Anónimo, 2012b).