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RESUMEN

Este documento describe las utilidades necesarias para archivar documentos, incluyendo carpetas, fichas, guías falsas, muebles como tarjeteros y archivadores, y fichas. Las carpetas se usan para guardar documentos y vienen en dos tamaños estándar, mientras que las fichas se usan para escribir resúmenes y referencias bibliográficas. Las guías falsas permiten localizar expedientes que han salido del archivo. Finalmente, los tarjeteros y otros muebles son indispensables para ordenar, clasificar y conservar documentos

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Daniel Mazariegos
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RESUMEN

Este documento describe las utilidades necesarias para archivar documentos, incluyendo carpetas, fichas, guías falsas, muebles como tarjeteros y archivadores, y fichas. Las carpetas se usan para guardar documentos y vienen en dos tamaños estándar, mientras que las fichas se usan para escribir resúmenes y referencias bibliográficas. Las guías falsas permiten localizar expedientes que han salido del archivo. Finalmente, los tarjeteros y otros muebles son indispensables para ordenar, clasificar y conservar documentos

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RESUMEN

UTILIDADES NECESARIAS PARA ARCHIVAR


CARPETA:
Es una especie de bolsa de cartoncillo abierta por los lados y con pliegues en el fondo, utiles para
guardar los documentos en el archivo. Las carpetas en el comercio se adquieren en dos tamaños: de
11 ¾ de largo por 9 ½ pulgadas de ancho llamadas tamaño carta, y las llamadas legal miden 14 ¾ por
9 1/2 pulgadas.
Por la calisificacion de los documentos las carpetas se llaman carpetas individuales, que son aquellas
que archivan documentos del mismoa sinto o del mismo nombre.

FICHA:
Es una tarjeta de cartulina en medidas promedio de 8x5 cm. Que se usan para escribir en ella distintos
temas, resúmenes, citas, paráfrasis, bibliografía. Estas se dividen en: CABEZA, CUERPO Y PIE.
Cabeza: Se escriben los datos del asunto
El cuerpo: Va desarrollado el contenido del asunto del que trata
Pie: Colocan las referencias bibliográficas.

LA GUIA FALSA:
Es la que se colocar en el lugar que ocupan los expedientes que han saludo del archivo y que permiten
sea fácil localizar el lugar donde deben volver a colocarse.
Las guías se clasifican así:
 Por escritura: En blanco, Epigrafiadas, Pautadas.
 Por su visibilidad: Ciegas, Visibles.
 Por su movimiento: Fijas, Sueltas.
 Por su corte: De un quinto, De un tercio, De un medio.
Cada guía lleva un encabezamiento o título.

MUEBLES:
Los muebles indispensables para el archivo son aquellos para ordenar, clasificar y conservar los
documentos como:
 Tarjeteros o ficheros
 Los recopiladores o cartapacios
 Los archivadores
 Los catálogos
 Los índices
 Los clasificadores de correspondencia
 Las bandejas de escritorio
 Los otros elementos

LAS FICHAS
Son juegos de tarjetas que llevan pestañas con alfabeto o números.

OBJETIVOS DE LA FICHA:
Sirve para escribir en ella datos de acuerdo a un sistema codificado y se archiva en una caja llamada
fichero, además la ficha separa clases de documentos.

VENTAJAS DE LA FICHA:
 Puede retirarse del fichero con facilidad
 Puede cambiarse de lugar u orden.
 Se le pueden anotar o cambiar datos.
Las fichas se usan tanto como fuentes auxiliares de información o como un medio independiente de
informes.

LOS TARJETEROS
Un tarjetero puede ser organizado en orden alfabético, geográfico, por asunto o por número, pero cada
dato debe ponerse en tarjetas separadas.
En tarjeta el titulo debe escribirse a máquina en la segunda línea del borde superior de la tarjeta y
luego de los demás datos.

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