DIRECTIVA GENERAL N° 001-2023-MDSJB/GM

NORMAS SOBRE ADMINISTRACIÓN, CONTROL

Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN
BAUTISTA

SAN JUAN, JULIO DEL 2023

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 INDICE
I. FINALIDAD……………………………………………………………………….4

II. OBJETIVO………………………………………………………………………..4

III. BASE LEGAL………………………………………………………………….…4

IV. ALCANCE………………………………………………………………………...5

V. RESPONSABILIDADES………………………………………………………...5

VI. DISPOSICIONES GENERALES DE LA ADMINISTRACION Y CONTROL

DE VEHICULOS………………………………………………………………….8

VI.1. Del responsable de la Administración de Vehículos…………………8

VI.2. De la identificación de los vehículos….,……………………………….8
VI.3. Del registro y estadística………………………………………………..8
VI.4. De las acciones de control……………………………………………...9
VI.5. De la entrega de informes………………………………………………9
VI.6. De la custodia de los vehículos
VI.7. Del lugar de internamiento de los vehículos
VI.8. De los expedientes de los vehículos
VI.9. Del contenido del Cuaderno de Bitácora del vehículo
VI.10. De la obligación de usar fotocheck para los choferes
VI.11. Del control individual de los vehículos

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS DE LA MOVILIZACION Y UTILIZACION

DE LOS VEHICULOS

VII.1. Asignación de los Vehículos

VII.2. De la orden de movilización
VII.3. De la planificación del uso de los vehículos
VII.4. De la utilización de los vehículos
VII.5. De los conductores de vehículos institucionales
VII.6. De los deberes de los conductores
DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD, ACCIDENTES MENORES Y
ACCIDENTES DE TRANSITO
VII.7. De los contratos del seguro
VII.8. Medidas de seguridad
VII.9. De los elementos de seguridad de los vehículos motorizados
VII.10. De las condiciones previas al inicio para conducir
VII.11. De la notificación por accidentes mentores
VII.12. De los accidentes de transito
DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
VII.13. Del mantenimiento
VII.14. De las Revisiones previas
VII.15. Del plan de mantenimiento vehicular
VII.16. De las acciones al internar el vehiculo para su reparación

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 VII.17. Requerimientos de bienes, servicios y accesorios
DEL ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE
VII.18. Del requerimiento y adquisición del suministro de combustible
VII.19. Del abastecimiento de combustible
VII.20. De las solicitudes de combustible
VII.21. De los vales de combustible
VII.22. De los Informes sobre el uso de combustible
VII.23. Del control del combustible
VII.24. De la Conformidad

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

IX. GLORASIO DE TERMINOS

X. ANEXOS

FALTA INDICAR EL CONTENIDO DE LOS

VALES Y LOS VISTOS Y/O AUTORIZACIÓN

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 “NORMAS SOBRE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y MANTENIMIENTO DE
VEHÍCULOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA”
I. FINALIDAD
Implementar acciones y procedimientos como medidas internas de carácter
administrativo a fin de cuidar y resguardar los vehículos motorizados y no
motorizados contra cualquier forma de perdida, deterioro, uso indebido y actos
ilegales, así como en general contra todo hecho irregular que pudiera afectar,
como parte integrante del patrimonio institucional.
II. OBJETIVOS

 Establecer lineamientos internos que nos permitan controlar el uso eficiente y

correcta administración de los vehículos, del combustible y mantenimiento
(preventivo y correctivo) de la flota vehicular de la Municipalidad Distrital de
San Juan Bautista.

 Asignar las responsabilidades a los funcionarios y servidores públicos de la

Entidad, respecto a la administración del combustible y lubricantes, así como el
uso, control, mantenimiento (preventivo y correctivo); reparación y compra de
los repuestos de los vehículos motorizados y no motorizados de la
Municipalidad Distrital de San Juan Bautista.

III. BASE LEGAL

 Ley N° 27972: Ley Orgánica de Municipalidades.

 Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
 Directiva N° 0006-2021-EF/54.01 – Directiva para la gestión de bienes muebles
patrimoniales en el marco del Sistema Nacional de Abastecimiento.
 Texto Único Ordenado de la Ley N° 29151 – Ley General del Sistema Nacional
de Bienes Estatales y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 008-
2021-VIVIENDA.
 Ley N° 27785: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica.
 Ley N° 28716: Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y su
modificatoria Ley N° 29743
 Ley N° 27815: Ley del Código de Ética de la Función Pública y su Reglamento.
 Ley N° 27181: Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre, modificada por
el Decreto Legislativo N° 1406.
 Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225: Ley de Contrataciones del Estado,
aprobado por el Decreto Supremo N° 082-2019-EF y su Reglamento aprobado
por Decreto Supremo N° 344-2018-EF.
 Texto Único Ordenado del Reglamento Nacional de Transito – Código de
Transito, aprobado por Decreto Supremo N° 016-2009-MTC.
 FALTA ROF
 FALTA MOF

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IV. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la Presente Directiva son de aplicación
obligatoria a todo el personal de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista,
contratado bajo los regímenes laborales de los D.L. N° 276, 728, 1057 y Ley
Servir 30057 que desarrollen sus actividades en las Unidades Orgánicas que
tienen asignado vehículos motorizados y no motorizados.
Igualmente se debe entender que la presente Directiva norma su aplicación
para todos los vehículos (en adelante entiéndase como vehículos a todos los
vehículos motorizados y no motorizados que cuenta la Entidad, o llámese
simplemente flota vehicular de la Entidad) que son propiedad de la
Municipalidad Distrital de San Juan Bautista; así como también para aquellos
vehículos de propiedad de terceros arrendados a la Entidad para desarrollar
actividades específicas que estén amparados bajo un contrato de
arrendamiento suscrito legamente entre las partes y que permanezcan bajo
custodia de la municipalidad por el tiempo de la duración del contrato.
Es de acuerdo al contrato, logística a
V. RESPONSABILIDADES través de almacén realiza el control de
entrada y salida del combustible
V.1. El Gerente de Administración y Finanzas, tiene las siguientes
responsabilidades:

a) Se encargará de designar al funcionario responsable del vehículo.

Cada área usuaria designa al
responsable de las
b) Coordinación con la Sub Gerencia de Recursos Humanos.
maquinarias y equipos
V.2. El Jefe de la Sub Gerencia de Recursos Humanos, quienes tienen las
siguientes responsabilidades:

a) En coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, designa al

chofer, conductor u operario del mismo, previa evaluación de manejo y
conocimiento de la unidad a conducir, debiendo considerar que cuente con
la licencia de conducir indicada para cada tipo de vehículo.

b) Poner en conocimiento las designaciones, por escrito, a la Sub Gerencia de

Logística o en su defecto al Jefe de la División de Control Patrimonial.

V.3. El Sub Gerente de Logística en coordinación con la División de Control

Patrimonial tienen las siguientes responsabilidades:

a) Es responsable de la Administración, Control y Mantenimiento de la flota

vehicular de la entidad.

b) Definir el perfil mínimo del Responsable de Maquinarias (Técnico

Mecánico) y otros asistentes que fueran necesarios.

V.4. Funcionario Responsable ( LOGiSTICA) del Vehículo a cual estén asignados

en sus Gerencia respectivas, tienen las siguientes responsabilidades:

a) Elaboración de un Informe mensual para fines de control a la Gerencia de

Administración y Finanzas.

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V.5. Responsable de Maquinaria (Técnico Mecánico) quien tiene las siguientes
responsabilidades:

a) Apoyo técnico profesional al responsable del área a quien pertenece el

vehículo, al Sub Gerente de Logística y al Jefe de la División de Control
Patrimonial.

b) Mantendrá comunicación e interacción directa con el funcionario

responsable del vehículo, así como también con el Sub Gerente de
Logística o en todo caso con la División de Control Patrimonial.
Mantener en buen estado la maquinaria
o equipo asignado.
c) Estará asignado para el cumplimiento exclusivo de las acciones afines a los
alcances de la presente directiva.

V.6. Coordinador de Flota quien tiene las siguientes responsabilidades:

a) Mantendrá comunicación e interacción directa con el responsable de

maquinarias (Técnico Mecánico), como también con la Sub Gerencia de
logística en su defecto con la División de Control Patrimonial.

b) Realizará las solicitudes para el mantenimiento y/o reparación de las

unidades utilizando los anexos N° 3 y N° 4.

V.7. Conductores y/u operarios, quienes tienen las siguientes responsabilidades:

REDUNDANCIA CON EL NUMERAL 5.5 , 5.8

a) Los conductores quienes se les entregue un vehículo, para la comisión de

servicio serán responsables del uso, cuidado, seguridad, conservación del
mismo y deberán asumir los daños y perjuicios ocasionados durante la
comisión, en caso que estos sean producidos por la negligencia o
irresponsabilidad en la conducción o estacionamiento del vehículo.

b) Conducir durante la prestación de servicio, en forma diligente, en estricto

cumplimiento de las normas de tránsito, guiando la unidad por rutas
seguras, y cortas. En ningún caso cederá al acompañante y/o tercero la
conducción del vehículo.

c) Los conductores se someterán semestralmente a un examen médico (físico

y psicológico), para efectos de control de su estado de salud en las fechas
fijadas por la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

d) Cualquiera que fuera la causa por la que el conductor deje de operar el

vehículo que se la encomendado, deberá ser entregado en las mismas
condiciones en las que lo recibió asumiendo bajo responsabilidad los
perjuicios que por su omisión ocasionaría, previa evaluación y el Anexo N°
2 “Carta de Devolución del Vehículo”.

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V.8. De las Responsabilidades

De las responsabilidades de los usuarios del vehículo Institucional:

El funcionario competente de las Unidades Orgánicas que tienen asignados

vehículos, a través del conductor o chofer u operario del vehículo será
responsable de observar lo siguiente:

a) Revisar el vehículo antes de salir (agua, niveles de aceite, presión de los

neumáticos, luces, para corroborar las operatividades del vehículo y
detectar posibles anomalías).

b) Cuando el usuario no conoce el vehículo, deberá informar sobre ello y pedir

una prueba de manejo en la carretera.

c) Las multas ocasionadas por faltas al reglamento de tránsito, (la

municipalidad no cubre las multas, este será reconocido íntegramente por
el conductor o chofer u operario del vehículo; asimismo, la Gerencia de
Administración y Finanzas informará a la Sub Gerencia de Recursos
Humanos para que lo descuente de sus remuneraciones, sin perjuicio de
las sanciones de tipo administrativos que resulten).

d) Tomar las medidas de precaución cuando se observa que hay algo anormal
en el funcionamiento del vehículo, en cuyo caso deberá optar por detener la
operación del vehículo y comunicar de inmediato al coordinador de flota y al
responsable de maquinaria (Técnico mecánico), para su inmediata atención
técnica.

e) Cuidar los equipos y herramientas del vehículo.

f) Pagar las reparaciones ocasionadas por siniestros en las que el vehículo de

la municipalidad resulte con daños ocasionados por su negligencia;
asimismo, la Gerencia de Administración y Finanzas informará a la Sub
Gerencia de Recursos Humanos para que lo descuente de sus
remuneraciones, sin perjuicio de las sanciones de tipo administrativo que
resulten.

V.9. De las prohibiciones a los usuarios de vehículos

Son prohibiciones aplicables el uso de los vehículos de la municipalidad:
a) Llevar los vehículos oficiales de la Municipalidad a lugares no autorizados.

b) Utilizar el vehículo de la municipalidad para realizar asuntos personales.

c) Conducir con el vehículo de la municipalidad en estado de ebriedad o en

condiciones no apropiadas que limiten las facultades físicas y mentales,
debido al consumo de estupefacientes, psicotrópicos y medicamentos.

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 d) Utilizar el vehículo en horario no laborable sin autorización expresa y por
escrito de la Gerencia de Administración y Finanzas o Gerencia Municipal,
en caso corresponda.

V.10. De las sanciones

Las sanciones aplicables por el incumplimiento de lo dispuesto en la presente
Directiva, será tramitado siguiendo el procedimiento administrativo
disciplinario contemplado en la Ley N° 30057; Ley del Servicio Civil.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE VEHÍCULOS
VI.1. De la administración de vehículos
La administración de los vehículos corresponde a la Gerencia de
Administración y Finanzas, a través de la División de Control Patrimonial.
La Gerencia de Administración y Finanzas se encargará de designar al
funcionario responsable del vehículo. A la vez que, en coordinación con la
Sub Gerencia de Recursos Humanos, designa al chofer, conductor u operario
del mismo, previa evaluación del manejo y conocimiento de la unidad a
conducir, debiendo considerar que cuente con licencia de conducir indicada
para cada tipo de vehículo. Estas designaciones son puestas en
conocimiento, por escrito, a la División de Control Patrimonial.
VI.2. De la identificación de los Vehículos
Todos los vehículos motorizados y no motorizados, deberán portar el sticker o
logotipo de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista. El logotipo será
diseñado por el personal competente que desarrolla las labores concernientes
a la imagen institucional y su uso lo autorizará la Gerencia de Administración
y Finanzas.
Cada una de las unidades vehiculares deberá estar identificada con la
respectiva tarjeta de propiedad, soat, revisión técnica vehicular, la placa de
rodaje en la parte delantera y posterior y demás distintivos de tránsito
establecidos en la normatividad vigente (cintas reflectivas, etc).
VI.3. Del registro y estadística
La División de Control Patrimonial, a través del “Responsable de Maquinaria”
(Técnico Mecánico); para fines de control y mantenimiento, elaborará un
inventario individualizado de los vehículos, accesorios y herramientas,
implementando y llevando el control a través de los siguientes anexos de
registros y estadísticas de cada vehículo.

 Anexo N° 01 “Carta de recepción y entrega de vehículos”

 Anexo N° 02 “Carta de devolución de vehículos”
 Anexo N° 03 “Reportes de anomalías detectadas y accidentes en el uso de
vehículo”
 Anexo N° 04 “Solicitud de orden de servicio y/o reparación de vehículo”.
 Anexo N° 05 “Solicitud de Movilidad”.
 Anexo N° 06 “Autorización de circulación de vehículos”.

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  Anexo N° 07 “Solicitud de Combustible”.
 Anexo N° 08 “Vale de Combustible”.
 Anexo N° 09 “Bitácora de mantenimiento y reparación de vehículos”.
 Anexo N° 10 “Bitácora de rendimiento de combustible”.
 Anexo N° 11 “Cuaderno de bitácora del vehículo”.
 Anexo N° 12 “Cuadro de rendimiento por tipo de vehículo”.
 Anexo N° 13 “Flujograma de entrega de vales de combustibles para los
consumos en general”.
 Anexo N° 14 “Procedimiento para cuantificar la cantidad de combustible para
los consumos en general”.
 Anexo N° 15 “Acta de asignación de vehículos”.
Asimismo, a través del “Responsable de Maquinaria” (Técnico Mecánico),
desarrollará las siguientes actividades:

 Formulación y ejecución del plan anual de mantenimiento preventivo y

correctivo de vehículos motorizados y no motorizados de la Entidad.
 Asistencia técnica para la flota vehicular.
 Verificar la ubicación y estado operativo de los vehículos.
 Realizar los informes técnicos del estado situacional de los vehículos, así
como los informes técnicos que sustentan la contratación de servicios (de
mantenimiento y/o reparación) o adquisición de bienes para los mismos.
 Asesorar a los coordinadores de la flota vehicular de las áreas usuarias;
para la elaboración de los requerimientos de bienes o servicios que sea
necesarios para el buen funcionamiento de los vehículos. En caso de
urgencia, coordinar para la solución inmediata (dependiendo de la
complejidad del servicio a contratar o bienes adquirir).
 Otras funciones inherentes al cargo que disponga la División de Control
Patrimonial.

VI.4. De las acciones de control

La Gerencia de Administración y Finanzas y la Gerencia Municipal efectuarán
el control de los vehículos de propiedad de la municipalidad, en forma
aleatoria, durante todo el año en base a operativos programados o no
programadas, sorpresivos, continuos y de acuerdo a las circunstancias que se
presenten en el quehacer cotidiano.
De observar problemas en el funcionamiento de las unidades o cualquier otro
bien, por el responsable de maquinaria (Técnico Mecánico) y/o coordinador,
se emitirá un reporte de anomalía, solicitará los repuestos necesarios;
utilizando el Anexo N° 03 y el Anexo N° 04.
VI.5. De la entrega de Informes
Como mecanismo de control los funcionarios responsables del vehículo, con
el apoyo de “Los Coordinadores de la Flota Vehicular”, a su cargo, están
obligados de presentar mensualmente de la Gerencia de Administración y
Finanzas un infirme que contendrá anexos estipulados en el Articulo N° 6.3
(Del registro y estadística) de la presente, donde además podrá describir
datos que puedan determinar mejoras, recomendaciones, entre otras que
considere necesario para la implementación y ejecución de la presente

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 Directiva, siendo responsabilidad de la Gerencia de Administración y
Finanzas las acciones administrativas necesarias para la optimización de los
recursos humanos y económicos que los requieran.
VI.6. De la custodia de los vehículos
Los funcionarios responsables a través del chofer (conductor u operario),
serán responsables de la custodia del vehículo, además, durante el tiempo
para el cual fuesen asignados, los vehículos permanecerán siempre en poder
del chofer (conductor u operario) bajo su responsabilidad.
Al término de la jornada de trabajo o de la comisión, los vehículos se
guardarán en el depósito Municipal. En horas no laborables está
terminalmente prohibida la salida de vehículos del depósito municipal, salvo
autorización expresa y por escrito del Gerente Municipal o de la Gerencia de
Administración y Finanzas, en este caso el responsable o vigilante del
depósito municipal anotará en el “Libro de ocurrencias” la hora de entrada o
salida de los vehículos y solicitará que el conductor registre su nombre y
firma.
Se podrán exceptuar de esta disposición las unidades vehiculares de la
División de Transporte y Tránsito y Defensa Civil, (por la labor especial del
servicio que se presta a la comunidad las 24 horas del día). No obstante, las
unidades de servicio de 24 horas, deberán presentarse en el depósito
municipal, portando el cuaderno de bitácora del vehículo Anexo N° 11 de
lunes a domingo a las 07:30 am, para el registro respectivo.
Para efectos de la presente, entiéndase por depósito municipal, al lugar en el
cual se dispondrá que todos los vehículos permanezcan hasta antes del inicio
y después de la circulación diaria de los mismos. Este lugar, será autorizado
expresamente por la Gerencia de Administración y Finanzas (CADA
GERENCIA SE LE ASIGNA EL LUGAR)
VI.7. Del lugar de internamiento de los vehículos
Los conductores bajo responsabilidad, deberán guardar los vehículos a su
cargo, en lugares designados para tal fin (depósito municipal) el cual será
asignado por la Gerencia de Administración y Finanzas y comunicado por
escrito a los “Funcionarios Responsables”.
El conductor, chofer u operario, al ingresar al vehículo en el “Depósito
Municipal” asignado, deberá poner en conocimiento de vigilancia si deja en el
vehículo materiales, herramientas, equipos, etc.
VI.8. De los expedientes de los vehículos
La División de Control Patrimonial, a través del “Responsable de Maquinaria
(Técnico Mecánico)”; deberá llevar un expediente por cada vehículo de
propiedad de la Municipalidad, los que deberán contener además de los
anexos que se indican en el Artículo 6.3 (Del registro y estadística); entre
otros; los siguientes documentos: Informe de identificación del vehículo;
revisiones técnicas del mismo, control de reparaciones, mantenimientos y
tiempo en que no están disponibles por las razones antes anotadas.
VI.9. Del contenido del Cuaderno Bitácora del Vehículo

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 El conductor al inicio y finalizado el servicio, deberá registrar en el Cuaderno
Bitácora del Vehículo la siguiente Información:

 Fecha y número de Solicitud de Movilidad. ANEXO N° 5 “SOLICITUD DE

MOVILIDAD”
 Kilometraje al inicio y retorno del servicio.
 Hora y salida y de retorno.
 Lugares de destino efectivamente alcanzados.
 Nombres y apellidos de los comisionados.
 Gerencia, Unidad Orgánica, Oficina o Área que solicito el servicio.
 Gasolina o petróleo y lubricantes suministrados (hora y cantidad).
 Cualquier otra información relevante.
 Firma del conductor y el V°B° del Jefe según la Gerencia, División o Área
que corresponda.
Es obligatorio el uso de Cuaderno de Bitácora para todos los vehículos,
siendo responsable de su actualización, el conductor del vehículo, con el V°B°
del “Responsable de Maquinaria” (Técnico Mecánico), quien entregará el
Cuaderno de Bitácora a cada chofer, ejerciendo supervisión de manera
permanente. Sobre el particular puede contar con el apoyo de los
coordinadores de la flota vehicular de las áreas usuarias. El Cuaderno de
Bitácora, será estándar para todas las áreas usuarias y será impreso y
distribuido por la Gerencia de Administración y Finanzas a través de la
División de Control Patrimonial.
VI.10. De la obligación de usar fotocheck para los choferes de los Vehículos
Los conductores de vehículos motorizados y no motorizados, de propiedad de
la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista, deberán portar su fotocheck o
credencial, que evidencie su condición de autorizados para la conducción de
los vehículos, éstos serán otorgados por la Gerencia de Administración y
Finanzas (a través de la Sub Gerencia de Recursos Humanos o de la División
de Control Patrimonial, según corresponda).
LA OFICINA DE ALMACÉN / GERENCIA
VI.11. Del Control Individual de los vehículos MUNICIPAL
Las fallas, desperfectos, falta de accesorios y repuestos de los vehículos
producidos por negligencia, descuido o irresponsabilidad del conductor, serán
asumidas por el causante del hecho, y los gastos que originen las
reparaciones serán cubiertos por éste, sin perjuicio de las sanciones
disciplinarias que en el caso amerite.
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
DE LA MOVILIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LOS VEHÍCULOS
VII.1. Asignación de Vehículos
La asignación de los vehículos a los responsables de las Unidades
Orgánicas, será aprobada por la Gerencia de Administración y Finanzas y se
efectuará de acuerdo a los requerimientos de trabajo y necesidades de las
áreas usuarias, mediante el (Anexo N° 01): “ACTA DE ENTREGA
RECEPCIÓN Y ENTREGA DE VEHÍCULOS” y (Anexo N° 15): “ACTA DE
ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS”.

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 Asimismo, los Coordinadores de la flota vehicular asignada; deben elaborar la
programación mensual de acuerdo a sus actividades operativas y
administrativas, esta información debe remitir a la Gerencia de
Administración y Finanzas en forma quincenal o mensual. SUB GERENCIA
DE LOGISTICA NO ADMINITRACIÓN – PUEDE COMUNICAR PARA
SOLICITAR DE SER EL CASO LA AUTORIZACION – TAMBIEN PUEDE
SER LA GERENCIA MUNICIPAL
Los vehículos asignados a los funcionarios y/o servidores de las diferentes
Unidades Orgánicas, deben ser utilizados exclusivamente para el desempeño
de sus funciones, evitando su uso para fines particulares o propósitos que no
sean los específicamente asignados.
VII.2. De la orden de movilización
El Director de la Gerencia de Administración y Finanzas (GERENCIA
MUNICIPAL), a través de la unidad orgánica respectiva (funcionario
responsable) al cual se encuentra asignado el vehículo municipal, está
facultado para autorizar la movilización de los mismos. Los Servidores
Públicos o a autoridades municipales que deban cumplir con una comisión
deberán tramitar la autorización con dos (02) días hábiles de anticipación la
respectiva “Orden de Movilización” salvo presentarse caso fortuito o fuera
mayor, previa justificación y visto bueno del Gerente Municipal.
La “Orden de Movilización” se emitirá en formularios pre impresos y
numerados (Anexo N° 05 “Solicitud de Movilidad”, Anexo N° 06
“Autorización de Circulación de Vehículo” y Anexo N° 07 “Solicitud de
Combustible”), en ningún caso la orden de movilización tendrá carácter
permanente, indefinido y sin restricciones.
VII.3. De la planificación del uso de los vehículos
Bajo responsabilidad de los funcionarios asignados a través de los
coordinadores de la flota vehicular realizarán la planificación periódica de
acuerdo a la necesidad del uso de los vehículos de acuerdo a la demanda de
sus unidades orgánicas; para ello el cuadro de planificación estará colocado
en un lugar público visible preferiblemente en una pizarra debiendo contar con
el visto bueno del Gerente de Administración y Finanzas. Esta planificación es
puesta en conocimiento de la División de Control Patrimonial a través del
Responsable de Maquinaria (Técnico Mecánico).
VII.4. De la utilización de los vehículos
Los vehículos están destinados para el uso oficial de la municipalidad, es
decir para el desempeño de funciones específicas, en horas y días
laborables, por lo tanto no podrá ser utilizados para fines personales,
familiares o actividades electorales y políticas ajenas al servicio público; salvo
excepción de los vehículos que por su naturaleza de trabajo tenga que laborar
en horarios establecidos conforme a las necesidades y de acuerdo a la
actividad de cada una de las Unidades Orgánicas y/o áreas, así como
también aquellos que por necesidad de la municipalidad deban transitar fuera
del horario establecido, para lo cual deberán de contar con el visto bueno del
Gerente de Administración y Finanzas.
VII.5. De los conductores de vehículos institucionales

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 Los vehículos de la municipalidad solo pueden ser conducidos por choferes
municipales con autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas, y
para poder conducirlo deberán poseer licencia vigente de acuerdo a la
categoría correspondiente.
VII.6. De los deberes de los Conductores

 Los conductores a quienes se les entregue un vehículo, para la comisión de

servicio serán responsables del uso, cuidado, seguridad, conservación del
mismo y deberán sumir los daños y perjuicios ocasionados durante la
comisión, en caso que estos sean producidos por la negligencia o
irresponsabilidad en la conducción o estacionamiento del vehículo.

 Conducir durante la prestación del servicio, en forma diligente, en estricto

cumplimiento de las normas de tránsito, guiando la unidad por rutas seguras
y cortas. En ningún caso cederá al acompañante y/o tercero la conducción
del vehículo.

 Los conductores se someterán semestralmente a un examen médico (físico

y psicológico), para efectos de control de su estado de salud en las fechas
fijadas por la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

 Cualquiera que fuera la causa por la que el conductor deje de operar al

vehículo que se le ha encomendado, deberá ser entregado en las mismas
condiciones en la que se recibió asumiendo bajo responsabilidad los
perjuicios que por su omisión ocasionaría, previa evaluación y el Anexo N° 2
“Carta de Devolución de Vehículo”.

DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD, ACCIDENTES MENORES Y

ACCIDENTES DE TRÁNSITO
VII.7. De los contratos del seguro
Todos los vehículos de propiedad de la Municipalidad Distrital de San Juan
Bautista serán asegurados, con una aseguradora nacional o que opere en el
territorio nacional bajo licencia aprobado por la Comisión Nacional de Banca y
Seguro.
El seguro deberá cubrir elementos tales como: pérdida total, robo, siniestro
de responsabilidad civil, chasis, accidentes de los ocupantes y de vida.
La suscripción de los contratos y los procedimientos de reclamo estará bajo la
responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas, siendo
responsabilidad del funcionario responsable del vehículo, requerir
oportunamente la renovación y/o la contratación del SOAT, el control de las
revisiones técnicas y de la póliza de seguro vehicular.
VII.8. Medidas de seguridad
Todo personal municipal que conduce los vehículos oficiales de la
municipalidad deberá de observar las siguientes medidas de seguridad:

 Es obligatorio el uso de cinturones de seguridad.

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  Es obligatorio el uso de caso en motocicleta, furgón, maquinaria pesada, etc.
 Respetar las reglas en cuanto al número de pasajeros y ocupantes así como
el peso de equipaje y bienes, tal como lo indica el fabricante y la legislación
nacional.
 Conducir los vehículos a velocidad permitida por el reglamento de la Policía
de Tránsito.
 No fumar dentro del vehículo, ni colocar niños menores de 12 años en la
parte delantera del vehículo.
 Tomar medidas contra robo del vehículo o partes del mismo.
 No usar celular mientras se maneja, si se reciben llamadas deberá
detenerse para contestar.
 No se permite ingresar en el vehículo a personas desconocidas.
 Asegurarse que las herramientas asignadas a cada vehículo estén en lugar
de costumbre.

VII.9. De los elementos de Seguridad de los Vehículos Motorizados (según

corresponda)
Los vehículos de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista, deberán
disponer de los siguientes equipos y accesorios:

 Llanta de repuesto y llave de rueda

 Gata (elevador)
 Triángulo de Seguridad
 Extintor de polvo químico seco de 02 litros como mínimo
 Soga o cordel resistente para remolque
 Herramientas necesarias
 Botiquín de primeros auxilios
La verificación y cumplimiento de lo antes indicado está bajo responsabilidad
de los choferes (conductores u operarios) y de los Coordinadores de la Flota
Vehicular asignada. Esto no exime de responsabilidad al funcionario
responsable de la Unidad Orgánica correspondiente.
VII.10. De las condiciones previas al inicio para conducir
El chofer, conductor u operario, previo al inicio del servicio, deberá verificar
que se cuente con la siguiente documentación:

 Licencia de conducir vigente, acorde al tipo de vehículo.

 Tarjeta de propiedad del vehículo (original).
 Documento Nacional de Identidad – DNI, del conductor.
 Libreta de control del vehículo (Cuaderno de Bitácora).
 Copia de Póliza de Seguro del vehículo.
 Seguro Obligatorio de Accidentes de Trabajo – SOAT, vigente.
 Certificado de inspección técnica vehicular vigente.
Adicionalmente, deberá verificar lo siguiente:

 Nivel de aceite del motor.

 Niveles de agua en reservorio de agua, radiador y batería.
 Nivel de líquido de frenos, liquido de embrague y/o sistema similar
(hidrolina).

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  Nivel de agua en reservorio para abastecer el limpiaparabrisas.
 Estado general de las llantas, incluida la llanta de repuesto.
 Estado de los parabrisas, ventanas y espejos.
 Funcionamiento de los principales sistemas del vehículo como los sistemas
de frenos, dirección, suspensión alineamiento, sistema eléctrico, incluido el
sistema de luces, bocina, alarmas, llave de ruedas y otros que se estimen
importantes para la comisión a efectuar.

VII.11. De la notificación por accidente menores

El conductor o chofer u operario, informará de cualquier novedad o percance
ocurrido al vehículo y para este fin presentará el Anexo N° 03 “Reporte de
anomalías y/o Accidentes en el uso del Vehículo.
VII.12. De los accidentes de tránsito
El conductor o chofer u operario, involucrado deberá dar aviso a la compañía
aseguradora, así como a la administración Municipal. En el caso de ser
responsable el conductor o chofer u operario, por negligencia en el robo o
accidente en el que se viera involucrado, de conformidad con el dictamen
emitido por la compañía asegurada, se hará responsable del pago del valor
del deducible y deberá además hacer lo siguiente:

 Avisar a la policía de tránsito inmediatamente.

 Obtener información oficial de la dirección de la policía de tránsito
respectivo y entregaron a la municipalidad.
 Reunir toda la información posible del vehículo o vehículos involucrados en
el accidente: placa del vehículo, nombre y dirección del conductor, N° de
DNI del conductor, entre otros datos.
 Anotar los nombres de los demás tripulantes.
 Escribir en detalles el daño causado del vehículo municipal y al de la otra
parte (se recomienda tomar fotos y utilizar el internet para informar en
tiempo real).
 Apuntar la mayor cantidad posible de nombres, dirección y teléfono de
testigos.
 En caso de un herido, brindar asistencia médica.
 No mover el vehículo, hasta que llegue la policía de tránsito.
 Anotar el lugar, la fecha y la hora del accidente.
 No responsabilizarse de nada a nombre de la municipalidad.
 Asistir puntualmente a la audiencia que la dirección general de transito
haya programado para dilucidar el caso.
 En caso de que alguna parte del vehículo haya sido robado (al dejar el
vehículo), hay que mencionarlo enseguida a la estación policial más
cercana.
 Declarar el accidente a la aseguradora dentro de las 24 horas de ocurrido,
(responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas).
 Preguntar el nombre del policía que interviene y anotarlo.
 Cerrar el vehículo y guardar las cosas valiosas (maletera, guantera y/o
retirarlas del vehículo).
En caso el accidente de tránsito sea de consideración en el que el conductor
o chofer u operario y los tripulantes estén delicados de salud, la Gerencia de

15
 Administración y Finanzas deberá mantener pleno conocimiento de lo
acontecido y para eso deberá de llevar un control detallado del itinerario al
cual los comisionados.
DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
VII.13. Del mantenimiento
Todo requerimiento referido al mantenimiento preventivo y correctivo de los
vehículos de la Entidad, deberá gestionarlo el funcionario responsable a
través de la División de Control Patrimonial. Estos requerimientos deberán
contar con el debido Informe Técnico del “Responsable de Maquinaria”
(Técnico Mecánico), que sustente la contratación.

El mantenimiento será:
a) Mantenimiento preventivo:
Se entiende por mantenimiento preventivo a toda la acción recomendada
por el fabricante de las unidades vehiculares referida a aquellas en que se
indique los plazos o kilometrajes en los que a las unidades vehiculares se
les deben efectuar revisiones y/o reemplazo de insumos o piezas
(repuestos) con el fin de garantizar su correcta operatividad y duración.

b) Mantenimiento Correctivo:

Son aquellas acciones necesarias para la reparación de los vehículos

después de haber sufrido alguna avería, accidente o siniestro.

VII.14. De las Revisiones Previas

El responsable de Maquinaria (Técnico Mecánico), a solicitud de los
Coordinadores, revisa como rutina los siguientes elementos y acciones:

 Estado de luces, alineamiento y operación (Luces de emergencia y

alarmas para los vehículos de seguridad – incluido accesorios).
 Regulación y limpieza de frenos.
 Estado de pedal del embrague.
 Estado de carrocería
 Estado de llantas y presión.
 Alineamiento y defectos de dirección.
 Accesorios y elementos de seguridad.
 Conservación y tapices.
 Niveles de caja y corona.
 Engrase de juntas.
 Estado de la batería y sistemas básicos (carga, inyección, refrigeración).
 Lavado de salón.
 Purgado de sistemas neumáticos.
 Revisión de sistemas hidráulicos.
 Estado de los indicadores del tablero.

16
VII.15. Del plan de mantenimiento vehicular
La División de Control Patrimonial, a través del “Responsable de
Maquinaria” (Técnico Mecánico), es el encargado de formular el plan de
mantenimiento de los vehículos a fin de que estén en permanente condición
operativa. En el plan debe consignarse el cronograma de atención del
servicio, afinamiento, lavado cambio de aceite y engrase; revisión de frenos,
dirección, suspensión y revisión técnica por cada vehículo.
Este plan de mantenimiento se realizará considerando la frecuencia de uso y
los plazos de mantenimiento en kilómetros de cada vehículo de acuerdo a
sus especificaciones técnicas y las recomendaciones del fabricante.
El Plan de Mantenimiento Vehicular es aprobado por la Gerencia de
Administración y Finanzas, a propuesta de la División de Control
Patrimonial.
El Plan de Mantenimiento Vehicular es presentado a más tardar en el último
trimestre del año, para su vigencia a partir de enero del año próximo.
VII.16. De las acciones al internar el vehículo para su reparación
Cuando sea internado un vehículo para su reparación en talleres
particulares, se recabará del taller el inventario detallado en el que consten
todos sus accesorios, repuestos de llantas, amortiguadores, fecha de la
batería, número de motor, kilometraje con el que se presentó, día y hora de
internamiento.
VII.17. Requerimientos de Bienes, Servicios y accesorios para el
Mantenimiento
Bajo responsabilidad de los funcionarios designados, los coordinadores de
la flota vehicular con el apoyo de los choferes (conductores u operarios);
contando con el apoyo técnico del Responsable de Maquinaria (Técnico
Mecánico), elaboran sus requerimientos anualizados para el establecimiento
de, entre otros, filtros, lubricantes y neumáticos.
Estos requerimientos se formularán de acuerdo a las disposiciones
generales de contratación públicas contenidas en la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento, concordante con las correspondientes
directivas internas de la Entidad.
La distribución de éstos bienes se realizará de conformidad con las
disposiciones que sobre el particular se han establecido en la Directiva
sobre almacén de la Entidad.
En caso se requiera Servicios, éstos se realizarán conforme a lo antes
indicado y concordantes con el Plan de mantenimiento Vehicular,
previamente aprobado.
DEL ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE

17
VII.18. Del requerimiento y adquisición del suministro de combustible
Cada Coordinador de la Flota Vehicular, con el apoyo del Responsable de
Maquinaria (Técnico Mecánico), elabora el cuadro de necesidades para el
abastecimiento anual de combustible, teniendo en consideración lo que se
describe en el numeral siguiente. En base a ello, cada unidad orgánica que
tenga asignado vehículos, elabora su requerimiento anual de combustible, el
mismo que es remitido a la División de Control Patrimonial, para su
consolidación y procedimiento de adquisición de conformidad a las normas
de contratación vigente.
A más tardar el último trimestre del año debe convocarse el proceso de
selección para el suministro de combustible para el año siguiente, bajo
responsabilidad de las áreas usuarias y la División de Control Patrimonial.
VII.19. Del abastecimiento de combustible
Para el abastecimiento de combustible a los vehículos, se tendrá en
consideración: la actividad a cumplir, cilindraje del vehículo y número de
Kilómetros a recorrer.
Esto será determinado por el conductor o chofer operario del vehículo,
mediante cuadro de consumo de combustible que debe ser presentado al
Coordinador de los vehículos de su área correspondiente, para con el V°B°
del Responsable de Maquinaria (Técnico Mecánico), solicitar su atención en
base al cuadro de Requerimiento Anual formulado por la División de Control
Patrimonial.
La División de Control Patrimonial, deberá de implementar en cada vehículo
el ODOMETRO, y en el caso de los automóviles verificar la existencia del
mismo, igualmente tendrá en cuenta la Bitácora de Rendimiento de
Combustible.
VII.20. De las solicitudes de combustible
Las solicitudes de combustible (Anexo N° 07), deberán ser firmadas por el
solicitante (chofer, operario o conductor, V°B° de su coordinador) y
funcionario de la Unidad Orgánica solicitante.
VII.21. De los vales de combustible
Los vales de combustible para el grifo, serán autorizados por el Gerente
Municipal y serán controlados y despechados por el analista que éste
asigne, de acuerdo a la solicitud aprobada del usuario y deberán ser
firmadas por el conductor o chofer u operario (Anexo N° 08). Para la entrega
del vale de combustible deberá presentar al conductor o chofer u operario, la
bitácora de control, para chequear y apuntar el kilometraje con la cantidad
solicitada con el visto bueno respectivo, del coordinador correspondiente.
La Gerencia de Administración de Finanzas, comunicará al proveedor de
combustible los nombres de la(s) personas(s) responsable(s) de firmar los
Vales de Combustibles; asimismo coordinará la impresión y entrega de los
mismos.
VII.22. De los Informes sobre el uso de combustible

18
 Mensualmente el coordinador de la flota vehicular del área asignada, con la
participación de los conductores, choferes u operarios asignados, elaborará
un informe detallado con la relación de los vehículos atendidos debidamente
identificados y precisando cantidad de combustible asignado a cada uno de
las unidades vehiculares; así como también de las comisiones realizadas
por cada vehículo, kilometraje, recorrido y rendimiento en kilómetros por
galón. Este informe deberá ser remitido al Sub Gerencia de logística o en su
defecto al Jefe de la División de Control Patrimonial., que a su vez pone en
conocimiento al Gerente de Administración y Finanzas.
VII.23. Del Control de combustible
Al respecto se deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

 Para el control de combustible en la Municipalidad Distrital de San Juan

Bautista, se utilizarán el “Anexo Nª 10 Bitácora de rendimiento de
combustible y Anexo Nª 11 Cuaderno de bitácora del vehículo, los
cuales serán llenados en forma diaria y obligatoria.

 Cada vez que el conductor disponga a usar un vehículo de la

Municipalidad Distrital de San Juan Bautista, debe llenar los Formatos
antes referidos no existe excepciones en esta materia. Todos y cada
uno de los datos solicitados en la Bitácora, en el casillero de
Observaciones se debe considerar sobre los trabajos realizados, las
ocurrencias del día y deben ser llenados correctamente, con letra clara y
legible. No están permitidos borrones o enmendaduras de cualquier
tipo.

 El coordinador de la Flota Vehicular remitirá en forma mensual a la División

de Control Patrimonial un informe sobre estadísticas mensuales, de
consumo individualizado por unidad vehicular, de combustible y
lubricantes, el costo e mantenimiento y reparación preventiva, correctiva y
de otros gastos incurridos para el normal funcionamiento de los vehículos.

 Cada área usuaria, deberá elaborar un reporte quincenal de los Vales de

Combustibles atendidos, para llevar el control detallado respecto a cada
unidad vehicular, debiendo considerar la siguiente información: Fecha Nª
de Vale de Suministros de Combustible, Kilometraje recorrido, unidad
vehicular en que fue utilizado. Esta información será remitida a la División
de Control Patrimonial para que el Analista encargado del Control de
combustible verifique el consumo y saldos de combustible para el cruce de
información correspondiente.

 El Coordinador de la Flota Vehicular, será el responsable de que el

suministro de los mismos sea completo y sólo autorizado. Quien debe
registrar ante de inicio de cada recarga de combustible en el formato antes
referido, el kilometraje recorrido, la cantidad de combustible provisto, el
número de Vale de Combustible o el tipo de documento que autoriza y
sustenta la recarga.

 El uso control y racionalización de combustible, asignado a los vehículos o

maquinarias será exclusiva de la Oficina a cargo del vehículo, el

19
 combustible será abastecido mediante documento denominado “Anexo Nª
08 Vale de Combustible”, el cual será otorgado por el Gerente Municipal
y firmado por el mismo.

 La revisión de las bitácoras se realizará en forma quincenal bajo la

responsabilidad del Jefe de área usuaria y el Responsable de Maquinaria
(Técnico Mecánico).

 El responsable de maquinaria (Técnico Mecánico) con la información

recibida, paralelamente llevará un control sobre el consumo y saldos del
combustible, lubricantes y repuestos para el cruce de información, este
control deberá coincidir con el Sub Gerente de Logística o en su defecto
con el Jefe de la División de Control Patrimonial.

VII.24. De la Conformidad por la Adquisición de Bienes y Contratación de

Servicios
Concordante con lo establecido en el Artículo 168ª del Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado, la Conformidad por la adquisición de bienes o
contratación de servicios, será otorgada por la Gerencia correspondiente al
área usuaria que haya solicitado los bienes o servicios, previa verificación
del estricto cumplimiento de las Especificaciones Técnicas (EE.TT) o
Términos de Referencia (TDR), según corresponda.
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

 PRIMERA: Toda la infracción a las normas contenidas en la presente

Directiva, constituye falta de carácter disciplinario, haciéndose acreedor el
infractor a las sanciones administrativas, penales y civiles que
correspondan y en cada caso de acuerdo a Ley.

 SEGUNDA: Toda evidencia de abuso por parte de los funcionarios o

servidores que comprometa al buen uso, conservación y seguridad del
vehículo, deberá de ser denunciado por el conductor o chofer u operario, al
funcionario responsable del uso del vehículo, para deslindar
responsabilidades y poder aplicar las sanciones a que hubiera lugar.

 TERCERA: La Gerencia de Administración y Finanzas, la División de

Control Patrimonial, bajo responsabilidad, deberá poner en aplicación al
día siguiente de aprobada la presente Directiva, la documentación para el
control, mantenimiento, servicio y otros que permita el mejor cumplimiento
lo normado en esta Directiva.

 CUARTA: Las modificaciones o dejar sin efecto a esta Directiva, solo se

podrán hacer mediante Resoluciones de la Gerencia Municipal.

 QUINTA: La presente Directiva tiene carácter flexible, por lo cual podrá ser
modificado, derogado o anulado mediante Resoluciones de la Gerencia
Municipal.

20
  SEXTA: La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente
de su aprobación.

IX. GLOSARIO DE TERMINOS

 Vehículo. - Medio de transporte motorizado de dos o más ruedas, los

cuales pueden ser, camionetas, pick up, jeeps, volquetes, motocicletas,
motonetas, furgonetas, equipo pesado y todo vehículo que se mueve por
acción mecánica o combustión.

 Vehículo Municipal. - Es el vehículo propiedad de la Municipalidad

Distrital de San Juan Bautista, destinado para el cumplimiento de las
labores oficiales de la municipalidad y para la atención de servicios que
brindan la municipalidad y emergencias locales.

 Asignación de Vehículo. - Entrega del vehículo oficinal al funcionario de

la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista, para su uso y
responsabilidad permanente.

 Conductor/Chofer. - Persona designada por el funcionario responsable,

que tiene a su cargo el manejo de los vehículos propiedad de la
Municipalidad Distrital de San Juan Bautista.

 Operador. - Conductor debidamente adiestrado en movimiento mecánico

de maquinaria pesada.

 Comisión de Servicios. - Desplazamiento que realiza el personal

autorizado en vehículos de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista,
para el cumplimiento de sus funciones fuera de sus instalaciones.

 Accidentes de Tránsito. - Evento que cause daño a personas o cosas,

que se produce como consecuencia directa de la circulación del vehículo.

 Orden de Mantenimiento. - Documento Sustentatorio de los servicios

realizados, con el que se efectúa labores de supervisión y control, y sirve
como referencia para cancelar dichos servicios.

 Flota Vehicular. - Es el conjunto de vehículos de propiedad de la

Municipalidad Distrital de San Juan Bautista, que se encuentran bajo su
sola administración por afectación de uso, incluidos los vehículos menores
o motocicletas.

 Plan de Mantenimiento Preventivo. - Documento en el cual costa el

cronograma de las revisiones técnicas que se realizarán a los vehículos
con la finalidad de garantizar su operatividad.

 Sub Gerencia de Logìstica. – Órgano Técnico encargado de dirigir,

ejecutar y controlar el abastecimiento de bienes y servicios, así como el
mantenimiento y conservación de la flota vehicular, maquinaria y equipos.

21
X. ANEXOS

 Anexo N° 01 “Carta de recepción y entrega de vehículos”

 Anexo N° 02 “Carta de devolución de vehículos”
 Anexo N° 03 “Reportes de anomalías detectadas y accidentes en el uso de
vehículo”
 Anexo N° 04 “Solicitud de orden de servicio y/o reparación de vehículo”.
 Anexo N° 05 “Solicitud de Movilidad”.
 Anexo N° 06 “Autorización de circulación de vehículos”.
 Anexo N° 07 “Solicitud de Combustible”.
 Anexo N° 08 “Vale de Combustible”.
 Anexo N° 09 “Bitácora de mantenimiento y reparación de vehículos”.
 Anexo N° 10 “Bitácora de rendimiento de combustible”.
 Anexo N° 11 “Cuaderno de bitácora del vehículo”.
 Anexo N° 12 “Cuadro de rendimiento por tipo de vehículo”.
 Anexo N° 13 “Flujograma de entrega de vales de combustibles para los
consumos en general”.
 Anexo N° 14 “Procedimiento para cuantificar la cantidad de combustible
para los consumos en general”.
 Anexo N° 15 “Acta de asignación de vehículos”.

22
Nª 00001
ANEXO Nª 01
CARTA DE RECEPCION Y ENTREGA DE VEHICULO
San Juan Bautista,…………..de……………..del 202…..
El que suscribe, con DNI Nª …………………………, en mi condición de
……………………………………………………..(Señalar: chofer, conductor u operario)
hago constar que el funcionario responsable del vehículo de la Municipalidad Distrital
de San Juan Bautista, Sr………………………………………………..
…………………………………………….. (indicar nombre y apellido y cargo) en la fecha
me hace entrega de un vehículo propiedad de la Municipalidad Distrital de San Juan
Bautista, según las siguientes características generales:

TIPO DE VEHÍCULO MARCA MODELO PLACA / SOAT

Nª DE
Nª DE MOTOR Nª DE SERIE INVENTARIO POLIZA DE SEGURO / RTV

ACCESORIOS:
HERRAMIENTAS:

De esta forma em comprometo a utilizar dicho vehículo exclusivamente para el

desarrollo de las actividades y funciones sustantivas u operativas que me fueron
autorizadas y darle el uso adecuado para mantenerlo en condiciones optimas de
funcionamiento y entregado a la fecha de finalización de la comisión de trabajo.
En caso de que el vehículo sufra algún desperfecto, me obligo de inmediato a
retornarlo, previa orden de reparación al taller automotriz con quien la municipalidad
tenga contrato celebrado y en caso de que el mismo se origine por negligencia de mi
parte, acepto asumir los gastos que aquello ocasione a cuenta de mi remuneración.
Atentamente;

23
 ---------------------------------------------------------
FIRMA NOMBRE Y APELLIDO: DNI Nª

ANEXO Nª 02
CARTA DE DEVOLUCION DE VEHICULO
El que
suscribe……………………………………………………………………………….con DNI
Nª ………………………….., haga constar que el funcionario responsable del vehículo
de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista, en fecha me hace entrega de un
vehículo de propiedad de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista.

VEHICULO TIPO MARCA MODELO PLACA / SOAT

Nª DE POLIZA DE SEGURO /
Nª DE MOTOR Nª DE SERIE INVENTARIO RTV

ACCESORIOS:
HERRAMIENTAS:

De esta forma termina mi responsabilidad en el uso de dicho vehículo, devolviéndolo al

funcionario responsable del vehículo
Sr……………………………………………………………………..identificado con DNI Nª
…………………………funcionando en las condiciones que me fue entregado, tomando
en cuenta el desgaste normal.
Atentamente,

---------------------------------------------------------
FIRMA NOMBRE Y APELLIDO: DNI Nª

24
 ANEXO 03
REPORTE DE ANOMALIAS DETECTADAS Y/O ACCIDENTES EN EL USO DEL
VEHICULO MUNICIPAL
FECHA:………………………

DATOS DEL VEHICULO

Tipo / clase de vehículo:
Marca de la unidad vehicular
Modelo / año de la fabricación
Número de la placa

DATOS DEL USUARIO O CHOFER/CONDUCTOR

Nombre del empleado municipal
Cargo que desempeña
Número de DNI
Oficina donde trabaja

DESCRIPCION DETALLADA DE LA ANOMALIA Y/O ACCIDENTE

---------------------------------------------------------
FIRMA NOMBRE Y APELLIDO: DNI Nª

25
 ANEXO Nª 04
SOLICITUD DE ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION DE VEHICULO
Fecha de solicitud:……………………………

Unidad Orgánica Solicitante

Nombre del responsable del vehículo
Encargado de llevar y recoger el vehículo (chofer)

VEHICULO
Marca de la Unidad Placa de la Unidad
Tipo de Unidad Color de Carrocería
Año de fabricación Kilometraje

DESCRIPCION DETALLADA DE LA ANOMALIA Y/O ACCIDENTE

Solicitud Formulada por: Vo. Bo:

Nombre del Chofer o conductor u Nombre del Chofer o conductor u

operario operario

Firma Firma

26
 ANEXO Nª 05
SOLICITUD DE MOVILIDAD
Nª:……………….
(FUERA DE LA CIUDAD) INCLUYE LOS FERIADOS
Unidad Orgánica solicitante:
……………………………………………………………………..
Vehículo: ………………………. Marca: ………………………. Placa: ……………………..
Para efectuar la comisión de Servicios:
………………………………………………………………………………………………….....
..……………………………………………………………………………………………………
Chofer o Conductor del vehículo:
………………………………………………………………
Lugar: ……………………………………………….
Días: ……………… del: …../……/…... Al: : …../……/…...

…………………………………
Firma del Solicitante

San Juan Bautista, ……………de…………..del………………

27
 ANEXO Nª 06
AUTORIZACION DE CIRCULACION DEL VEHICULO
Nª:……………….
El Señor(a):……………………………………………………………………………………….
Esta autorización a conducir:
……………………………………………………………………
Marca:………………… Placa:…………………. Color:………………. Propiedad de la
Municipalidad Distrital de San Juan Bautista.
Lugar:……………………………………………………………………………………………..
Días:…………………………. Del:………………………………. Al:
………………………….
Para efectuar la comisión de servicio:
………………………………………………………….

San Juan Bautista,………………de………………..del…………………

……………………………….. ………………………………
Responsable del vehículo firma y sello del Gerente de
Administración y Finanzas

28
 ANEXO Nª 07
SOLCITUD DE COMBUSTIBLE
Nª:………………………

San Juan Bautista, de………………del 202………………..

Solicito se sirva atender al Sr………………………………………………………….

con Brevete Nª ………………………. , que sale en comisión de servicios
a………………………….con el vehículo………………………….
Placa…………………………. Km……………………..

El siguiente pedido
CANTIDAD UNID. DE MEDIDA DESCRIPCION
…………………………………………………………………………………………….

Objeto de la la
Comisión…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
Del………………..al…………………….

Firma del solicitante (Unidad Orgánica) que solicita el servicio.

………………………………….
Firma del Solicitante

Esta solicitud deberá ser presentada en original y copia para la aprobación,

consignando los datos requeridos.

29
 ANEXO Nª 08

VALE DE COMBUSTIBLE

Fecha:………………………….

Grifo:…………………………...

Sirvase otorgar al Sr…………………………………………………………………….

Unidad:……………………..Marca:……………………….Placa……………………..

Con cargo a……………………………………………………………………………...

Gerencia Solicitante………………………………………….Nª………………………

Orden de Compra Nª……………………………………………………………………

LO SIGUIENTE

DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD

GERENTE MUNICIPAL FIRMA DEL CONDUCTOR

30
 ANEXO Nª 09

BITACORA DE MANTENIMIENTO Y REPARACION DE VEHICULOS

MANTENIMIENT
VALOR DE
Nª MARCA DEL TIPO DE Nª DE Nª DE NOMBRE DEL O Y/O
KM MONTO OBSERVACIONES
REPARACION VEHICULO AUTOMOVIL PLACA FACTURA TALLER REPARACION
TOTAL
DESCRIPCION

31
 ANEXO Nª 10

BITACORA DE RENDIMIENTO DE COMBUSTIBLE

VEHICULO
AÑO MODELO
RENDIMIENTO DE
COMBUSTIBLE SEGÚN
FABRICANTE

LECTURA PRECIO DEL IMPORTE

FECHA COMBUSTIBLES RENDIMIENT RENDIMIENTO
ODOMETRO GALON DE COMBUSTIBLE OBSERVACIONES
Día/mes/año GALONES O (KM/G) (G/100KM)
(KM). COMBUSTIBLE (SOLES)

32
 ANEXO Nª 11

CUADERNO DE BITACORA DEL VEHICULO

CUADERNO DE BITACORA DEL VEHICULO

NUMERO DE SOLICITUD:
FECHA:
ODMETRO INICIAL:
ODOMETRO FINAL:
HORA DE SALIDA:
HORA DE RETORNO:
LUGAR DE DESTINO:

NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS COMISIONADOS:

AREA QUE SOLICITO EL SERVICIO:

HORA:
GASOLINA O PETROLEO Y LUBRICANTES
CANTIDAD:
SUMINISTROS

INFORMACION RELEVANTE

VªBª COORDINADOR DE FLOTA

VªBª CONDUCTOR

VªBª DEL MECÁNICO

33
 ANEXO Nª 12

CUADRO DE RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHICULO

RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHICULO, KILOMETRAJE POR GALON

UNIDADES ACCIONADAS CON GASOLINA
VEHICULOS KM/GALON
Transporte pesado
Camiones y otros vehículos similares
Coaster y autobuses
AUTOMOVILES, PICKUPS, JEEPS, PANELES, CAMIONETAS Y OTROS SIMILARES
De 4 cilindros 35
De 6 cilindros 25
De 8 cilindros 15
De 8 cilindros de lujo 10
UNIDADES ACCIONADAS CON DIESEL
Camiones y otros vehículos similares 14
Coaster y autobuses 16
AUTOMOVILES, PICKUPS, JEEPS, PANELES, CAMIONETAS Y OTROS SIMILARES
De 4 cilindros 32
De 6 cilindros 28
De 8 cilindros 16
De 8 cilindros de lujo 12
MOTOCICLETAS
De más de 30 HP 60
De 10 a 30 HP 75
Menores a 10 HP 100

34
 ANEXO Nª 13

FLUJOGRAMA DE ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLES

FLUJOGRAMA DE ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLES

PAS
O RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 GERENTE MUNICIPAL AUTORIZACION DE VALES

2 ANALISTA CONTROL Y DESPACHO DE VALES DE COMBUSTIBLES

3 RESPONSABLE DEL AREA ELABORAR SOLICITUD DE COMBUSTIBLE

4 CHOFER Y/O OPERARIO ENTREGA DE SOLICITUD, LLENADO DE BITACORA Y FIRMA

5 ANALISTA VERIFICACION DE BITACORA Y ENTREGA DE VALE

6 CHOFER Y/O OPERARIO TRASLADO AL GRIFO, IDENTIFICACION CON TARJETA Y VALE

VERIFICACION DE PLACA, TOMA DE DATOS Y ABASTECIMIENTO DE

7 OPERARIO DE GRIFO COMBUSTIBLE

8 CHOFER Y/O OPERARIO TRASLADO DE COMPROBANTE DE DESPACHO

9 ANALISTA RECEPCION DE COMPROBANTE DE DESPACHO

35
 DIAGRAMA DE FLUJO DE ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE

GERENTE MUNICIPAL ANALISTA RESPONSABLE DEL AREA CHOFER Y/O OPERARIO OPERARIO DE GRIFO

AUTORIZACION DE
VALES

CONTROL Y
DESPACHO DE
VALES
ELABORACION DE
SOLICITUD

ENTREGA DE
SOLICITUD
VERIFICACION Y
ENTREGA DE VALE
ENTREGA DE
SOLICITUD

VERIFICACION Y
ABASTECIMIENTO
TRASLADO DE
COMPROBANTE

REGISTRO DE
COMPROBANTE

FIN

36
 ANEXO Nª 14
PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR LA CANTIDAD DE COMBUSTIBLE PARA
LOS CONSUMOS EN GENERAL
Para el cálculo de combustible el Funcionario responsable del vehículo procederá
de la siguiente manera:
1. Revisará la cantidad de combustible inicial del vehículo (de preferencia las
unidades deben de contar con ¼ de tanque para salvaguardar los
componentes del sistema de combustible).
2. Cuantificará la distancia total en kilómetros del trayecto de la comisión.
3. Determinará el rendimiento del vehículo con base a su cilindraje y el cuadro
proporcionado por la Sub Gerencia de Logística.
4. Solicitará el precio del combustible a la Sub Gerencia de Logística.
5. Si existe un residuo de combustible en el vehículo, realizará la diferencia y con
base a ello procederá a realizar el cálculo correspondiente utilizando la formula
siguiente.

Cc= (K(gal/k)-Rc) Pg
Pg

Las variables de la función representan:

Cc= Cantidad de combustible en galones.
K= Kilometraje total del trayecto.
Gal/k= Unidad de medida de galonaje por kilómetro.
Pg= Precio por galón de gasolina / diesel.
Rc= Residuo de combustible previa asignación.

37
 ANEXO Nª 15
ACTA DE ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
San Juan Bautista,………de………………del 202…
El que suscribe,……………………………………………………………….., en mi
condición de Gerente de la Gerencia de Administración y Finanzas hago constar que
el Funcionario responsable del vehículo,
Sr…………………………………………………………………………………(indicar
nombre y cargo) en la fecha se le hace entrega de los vehículos de propiedad de la
Municipalidad Distrital de San Juan Bautista según el listado adjunto:
1. Vehículo:……………………………………………………………….
Placa:…………………………………………………………………..
Nª de Ficha Técnica………………………………………………….

2. Vehículo:……………………………………………………………….
Placa:…………………………………………………………………..
Nª de Ficha Técnica………………………………………………….

3. Vehículo:……………………………………………………………….
Placa:…………………………………………………………………..
Nª de Ficha Técnica………………………………………………….
De esta forma el área usuaria se compromete a utilizar los vehículos exclusivamente
para el desarrollo de las actividades y funciones sustantivas u operativas a las que
fueron autorizadas y darle el uso adecuado para mantenerlo en condiciones óptimas
de funcionamiento y entregado en la fecha de finalización de la comisión de trabajo.
En caso de que el vehículo sufra algún desperfecto, me obligo de inmediato a
retomarlo, previa orden de reparación en el taller automotriz con quien la Municipalidad
tenga contrato celebrado y en caso de que el mismo se origine por negligencia de mi
gestión, acepto asumir la responsabilidad que aquello ocasione.
Atentamente;

38
 FLUJOGRAMAS
1. Flujograma de recepción para mantenimiento y/o reparación.

FLUJOGRAMA DE RECEPCION PARA MANTENIMIENTO Y/O REPARACION

PASO RESPOSANBLE ACTIVIDAD

ELABORAR SOLICITUD UTILIZANDO LOS
1 FUNCIONARIO RESPONSABLE ANEXOS Nª 3 Y Nª 4

2 CHOFER Y/O OPERARIO TRASLADO DE LA UNIDAD

RESPONSABLE DE MAQUINARIAS (TECNICO RECEPCION DE LA UNIDAD, DOCUMENTACION,
3 MECANICO) REGISTRO DE LLEGADA Y MANTENIMIENTOS
RESPONSABLE DE MAQUINARIAS (TECNICO
4 MECANICO) EVALUACION TECNICA
IDENTIFICACION DE PROGRAMACION DE
5 FUNCIONARIO RESPONSABLE TRABAJO Y PLAN DE MANTENIMIENTO
RESPONSABLE DE MAQUINARIAS (TECNICO
6 MECANICO) DIAGNOSTICO
RESPONSABLE DE MAQUINARIAS (TECNICO
7 MECANICO) INFORME DE AVERIAS

8 FUNCIONARIO RESPONSABLE SOLICITUD DE MANT/REPAR

9 SUB GERENCIA DE LOGISTICA APROBACION DE TRABAJOS

RESPONSABLE DE MAQUINARIAS (TECNICO
10 MECANICO) DESMONTADO/MONTADO DE REPUESTOS

11 FUNCIONARIO RESPONSABLE REVISION DE TRABAJO

RESPONSABLE DE MAQUINARIAS (TECNICO
12 MECANICO) LAVADO DE LA UNIDAD
RESPONSABLE DE MAQUINARIAS (TECNICO
13 MECANICO) ENTREGA Y REGISTRO DE MANTENIMIENTO

39
 2. Flujograma de entrega de vales de combustible.

FLUJOGRAMA DE ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE

PASO RESPOSANBLE ACTIVIDAD

1 GERENTE MUNICIPAL AUTORIZACION DE VALES

2 ANALISTA CONTROL Y DESPACHO DE VALES DE COMBUSTIBLE

3 RESPONSABLE FUNCIONARIO ELABORAR SOLICITUD DE COMBUSTIBLE

4 CHOFER Y/O OPERARIO ENTREGA DE SOLICITUD, LLENADO DE BITACORA Y FIRMA

5 ANALISTA VERIFICACION DE BITACORA Y ENTREGA DE VALE

6 CHOFER Y/O OPERARIO TRASLADO AL GRIFO, IDENTIFICACION CON TARJETA Y VALE

7 OPERARIO DE GRIFO VERIFICACION DE PLACA, TOMA DE DATOS Y ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE

8 CHOFER Y/O OPERARIO TRASLADO DE COMPROBANTE DE DESPACHO

9 ANALISTA RECEPCION DE COMPROBANTE DE DESPACHO

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 3. Flujograma de movilización de unidades.

FLUJOGRAMA DE MOVILIZACION DE UNIDAD

PAS
O RESPOSANBLE ACTIVIDAD

1 GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ASIGNA LOS VEHICULOS A LAS UNIDADES ORGANICAS

2 FUNCIONARIO RESPONSABLE TRAMITE DE AUTORIZACION UTILIZANDO LOS ANEXOS Nª 5, 6 Y 7

REGISTRO DE SALIDA DE LA UNIDAD CON EL CUADERNO BITACORA
3 CHOFER Y/O OPERARIO ANEXO Nª 11

4 OPERARIO DE GRIFO ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE

RETORNO Y REGISTRO DE UNIDAD CON EL CUADERNO BITACORA
5 CHOFER Y/O OPERARIO ANEXO Nª 11

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