ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN DE RECAMBIOS.

GESTION DE STOCKS

SERVICIO DE APRENDIZAJE NACIONAL (SENA)

FACULTAD DE TECNOLOGIA
DEPARTAMENTO DE AUTOMOTRIZ
PROGRAMA MANTENIMIENTO MECATRONICO
SANTIAGO DE CALI
 ORGANIZACIÓN DE ALMACEN

VICTOR HUGO MAYA MARTINEZ, WALTHER EDMUNDO CASTILLO

DOMINGUEZ, STIVEN RIOS IMBACHI

para optar al título de

Tecnólogo en mantenimiento mecatronico

Director
JAIBER ARIAS SOLARTE

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 Nota de aceptación:

Aprobado por el instructor de área de

mantenimiento mecatronico automotriz
jaiber arias solarte.

aprobado

aprobado

Santiago de Cali, día de mes de 2018

3
 CONTENIDO
pág.

INTRODUCCIÓN

1. INTRODUCCION CARACTERISTICAS DEL ALMACEN Y SU

ORGANIZACIÓN FISICA

1.1. CARACTERISTICAS DEL ALMACEN DE RECAMBIO

1.2. TÍPOS DE GESTION DEL ALMACEN DE RECAMBIO

1.3. DISTRIBUCION FISICA DEL ALMACEN

2. TRABAJOS DE GESTION DEL ALMACEN

2.1 CONTROL DE PEDIDOS

2.2 UBICACIÓN DE ARTICULOS EN EL ALMACEN

2.3 CONTROL DE SALIDAS

3. PROGRAMA DE CATALOGO DE ARTICULOS

ejemplo de manejo de un programa de catálogo de recambio

5. CONCLUSIONES

6. RECOMENDACIONES (CUANDO SEAN NECESARIAS)

BIBLIOGRAFÍA O REFERENCIAS

ANEXOS

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 1. INTRODUCCION CARACTERISTICAS DEL ALMACEN Y SU
ORGANIZACIÓN FISICA

En el organigrama se estableció la opción de disponer de un almacén de

recambios para el taller. En la figura 1.3 se remarca la necesidad de una base de
datos de un artículo con referencias de las piezas para una correcta selección,
además de ser preciso conocer su precio para hacer una valoración económica
del proceso

En otros temas que habla de la

planificación del trabajo, surgió
también la necesidad de conocer a
prioridad la disponibilidad de los
recambios para poder determinar y
luego cumplir los plazos de entrega
del vehículo

Salvo si hablamos de un taller pequeño, en el que el consumo de piezas no es

muy elevado, y se pueden surtir del repuesto en el momento de la reparación por
medio de los almacenes recambistas, en tener propio es del todo necesario para
la actividad normal en el taller y poder mantener los niveles de servicios
establecidos.

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 1.1 CARACTERISTICAS DE ALMACENES DE RECAMBIO

La dinámica normal de un almacén de recambio se basa en tener disponible en

existencia (stock =cantidad de artículos o bienes), la cantidad suficiente de
artículos de diferentes referencias para atender y poder servir en cada momento
las peticiones de demanda en cada caso.

Como el tamaño de stock es limitado,

este ira variando en función de la
demanda, y volverá a recuperarse
con la entrada de nuevos pedidos.
Así, la representación gráfica de esta
variación nos dará una figura
característica de dientes de sierra (la
que vemos en la figura 9.1)

Por lo tanto, en la determinación de

nuestro almacén lo primero que hay
que fijar es el nivel de stock que
vamos a tener de cada referencia
(tipo y variante de producto). A partir
de ahí se establecen unas
dimensiones iniciales. Sobre el nivel
de stock inicial, influyen básicamente
dos parámetros (se ve gráficamente
en la figura 9.2)

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 Nivel de ventas (Vi): es la cantidad mensual (o en otro periodo) un
almacén que se venden de cada producto. Si el almacén ya existe, estos
datos los sacaremos de los históricos de ventas. Si es de nueva creación,
analizaremos datos de venta de nuestra área de influencia y luego haremos
estimaciones de cuota de mercado, como se comentó en el tema 2 para el
caso de un taller de nueva creación

 Costes de mantenimiento y gestión de almacén: el hecho de tener un

almacén de recambio, así como su gestión y mantenimiento implica una
serie de gastos que son función de su y de la cantidad de pedidos que se
hacen a lo largo del año para mantener el nivel de existencias. Así, se
distinguen los siguientes cortes en los que incurrimos por tener el almacén.

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 1.2 TIPOS DE GESTION DEL ALMACEN DE RECAMBIO

HEMOS VISTO QUE EL DÍA A DÍA DE NUESTRO ALMACÉN GENERA UNA

IMPORTANTE Y DIVERSA CANTIDAD DE TRABAJO: DEFINIR EL TAMAÑO
DE NUESTROS STOCKS, DETERMINAR LOS MOMENTOS EN QUE
REALIZAR LOS PEDIDOS Y LA CANTIDAD D CADA ARTÍCULO. A SU VEZ,
LAS VENTAS QUE SE REALIZAN SUPONEN UN TRABAJO DE GESTIÓN DE
CLIENTES, FACTURACIÓN, CONTROL DE SU SITUACIÓN Y LA
VERIFICACIÓN DEL MISMO. VAMOS A DIVIDIR ORGANIZATIVAMENTE
TODAS ESTAS TAREAS EN DOS GRANDES ÁREAS (FIGURA 9.3 DE FORMA
ESQUEMÁTICA)

 Gestión de almacén: se refiere a los trabajos de manipulación “física” de

los productos. Influye en las distintas áreas que va a tener el almacén, así
como su distribución y los elementos de manipulación utilizados. Se refiere
también al control de entradas y salidas de los productos del almacén. Así,
tenemos:

-Control de entradas: es una función de recepción. Consiste en verificar que los

productos que lleguen al almacén se ajustan a los pedidos realizados en
calidad, precio y cantidad.

- Ubicación de productos: Se basa en colocar los artículos recibidos en las

posiciones del almacén que tengan establecida. Ello implica una codificación

8
 de las ubicaciones para saber en todo momento donde se encuentra cada
artículo

- Emisión de pedidos: consiste en suministrar los productos demandados por

los clientes (o por el taller), así como verificar que están en el almacén,
detectar la referencia válida para el producto demandado, y anotar las salidas
efectuadas, e incluso en algunos casos emitir la factura.

- Inventariar: corresponde a la cuenta física de cada producto que hay en el

almacén, como paso previo para su gestión.

 Gestión de stocks: se refiere a todos los trabajos de “definición” de todas

las funciones que afectan la actividad del almacén. Comprende los trabajos
que determinan la dinámica del almacén para conseguir un correcto nivel
de servicio y de una rentabilidad. Comprende las siguientes funciones:

 Negociación con proveedores: consiste en la búsqueda de productos y de

proveedores para determinar condiciones de precio, calidad, volúmenes de
pedido, plazos de entrega, etc.

- Fijar los niveles de stock; la función es determinar cuáles artículos vamos a

tener en el almacén y que cantidad de cada uno, con base en la demanda,
costes, rotación, nivel de servicio, etc.

- Determinar los sistemas de aprovisionamiento: se refiere a la fijación de las

políticas de pedidos que se van a seguir, determinando los periodos de
realización de pedidos y los volúmenes de los mismos, haciendo un
seguimiento de la demanda y de la distribución de artículos en el almacén.

- Gestión de inventario: en unión con la función de recuento del subapartado

anterior, consiste en comprobar las diferencias de inventario teórico y real, y
en valorar el mismo para su control económico.

- Análisis de rentabilidad: consiste en calcular los parámetros que nos

permiten conocer las garantías y la rentabilidad de las inversiones
realizadas en el almacén.

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La gestión del almacén se apoya en las aplicaciones específicas, muchas veces
integradas en los programas de gestión de taller como Click Euro taller. Estos
trabajos los estudiaremos en los siguientes apartados de este tema.

La gestión de stock requiere tomar decisiones que afectan al desarrollo de la

actividad de todo almacén, con lo que se han de seguir técnicas que ayuden a
tomarlas bajo unos criterios objetivos. Se estudiaran en el tema siguiente.

Las labores de gestión de stock suelen realizarlas el jefe de recambios, mientras

que los trabajos de gestión de almacén la realizan los operarios de almacén, bien
de forma indistinta o teniendo atribuciones concretas según el tamaño del almacén
(servicio a clientes, servicio a taller, control de entradas, inventario, ubicación).

1.3 DISTRIBUCION FISICA DEL ALMACEN

10
 Una vez se tenga
definido el tamaño del
stock (se verá en el
tema siguiente), el
paso a dar a
continuación será
dimensionar el
almacén, y establecer
su organización física
en función de los
sistemas de
almacenamiento
disponibles. Se
pueden ajustar esas
dimensiones
conociendo el volumen
medio de los
productos
almacenados y el
grado de ocupación a
aplicar, pero este
estudio se escapa de
las pretensiones de
este texto.

Para el almacenamiento de los productos en un almacén de recambio de

automoción, se pueden utilizar sistemas de almacenamiento basado en
estanterías modulares con lejas ajustables, suficientes para el tipo de cargas que
se van a guardar. En la figura 9.4 vemos un ejemplo de este uso.

Se aprecia cómo se distribuye el almacén en varias alturas, para aprovechar al

máximo el volumen del local. Esto requiere un estudio técnico en función de
cargas y espacios, que realizan empresas especializadas, fabricantes o
distribuidores de las estanterías.

11
 La distribución de la estantería y los
pasillos deberá permitir el movimiento
cómodo de personas y también de
transpaletas para acceder a los
puntos de almacenaje sin necesidad
de grandes esfuerzos. Así los pasillos
y las estanterías tienen dimensiones
que oscilan entre los 0,80 y 1,20m. si
va a existir movimientos de cargas
grandes, es conveniente que las
estanterías se acomoden para
albergar directamente los palés de
carga que trasportan los productos,
tal y como vemos en la figura 9.5.

En casos, los pasillos deberán ser más anchos (no menos de 3m) para permitir el
movimiento de las carretillas elevadoras que se usaran en este caso para
manipular las cargas.

Una alternativa que permite disminuir los espacios para pasillos y aumentar el
volumen disponible para el almacenamiento es la incorporación de paletizacion
automática (figura 9.6). En este caso, la colocación y la extracción de los
productos en la estantería se hace como un sistema automatizado de cintas
trasportadoras, dispositivos desplazables y brazos robotizados.

Se gana no solo en espacio, sino también en organización, control y gestión del

almacén. Como contrapartida, requiere un análisis previo a su instalación más
profundo, un programa asociado y supone una inversión mayor. Su aplicación
dependerá, pues, del volumen del sistema.

12
 En cuanto a las
características de las
estanterías, al ser
modulares se pueden
adaptar a los
diferentes tamaños y
formas que nos
podemos encontrar en
los recambios para
automóvil. En la figura
9.7 tenemos un
ejemplo de estanterías
estándar, que son las
comúnmente utilizadas
para la mayoría de
recambios. Sin
embargo, se puede
variar la estructura
para albergar
productos alargados o
planos, como es el
caso de los tubos de
escape (figura 9.8) o
de las lunas o piezas
de chapa de los
vehículos (figura9.9)

Igualmente, se pueden adaptar para

almacenar neumáticos. También se
pueden acomodar en los extremos de
las estanterías paneles para colocar
productos como las juntas de
estanqueidad, o insertar otros
estantes más pequeños o incluso
cajoneras para guardar piezas de
pequeño tamaño (como se ve en la
figura 9.10.). o pueden incorporarse
taquillas metálicas cerradas para
albergar productos especiales que lo
requieren, como el airbag.

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 Por otra parte, como ya se dijo antes,
la distribución de todas estas
estanterías se hará considerado los
espacios que hay que dejar entre
ellas. Un estudio correcto exigirá
analizar la distribución en planta del
almacén, como vemos en el ejemplo
9.11, que forma parte del “Ejemplo
plano taller”, realizado en SketchUp
y comentando en el tema 2.

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En esa distribución se han de tener en cuenta los espacios necesarios para las
funciones adicionales al almacenado (que dependerán del tipo de servicio o
empresa), tales como:

 Zona de recepción de
productos, con espacios
suficientes para el movimiento
de camiones y carretillas de
carga.

 Zona de salida o venta de

producto a los clientes
exteriores. Si es un taller, se
tendrá además una ventanilla
interior para surtir a los
operarios (figura 9.12). En un
almacén recambista, será
habitual tener una zona de
exposición de productos (figura
9.13).

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 Zona de oficinas: en un taller corresponderá a la oficina del jefe de
recambios. En un almacén recambista, podemos tener oficinas para
dirección, compras, contabilidad, etc.

 Zonas de vestuarios y aseos: serán comunes al tallero específicas según el

tipo de almacén que tengamos o la solución constructiva adoptada.

Respecto a la distribución de artículos en el almacén, al margen de

condicionantes específicos de espacios, pesos o productos especiales, se
tendera normalmente a tener más cerca de la zona de ventas los productos de
más consumo, para limitar los recorridos. Para hacer la selección de los
productos para esta distribución existe una técnica (la distribución ABC) que
estudiaremos en el tema siguiente.

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 2. TRABAJOS DE GESTION DE ALMACEN

Como ya vimos, la gestión de almacen incluye lo referente al movimiento de los

productos en nuestro almacen: control de entradas (compras), disposición de
productos en las estanterías, y control de las salidas (ventas). Para realizar esa
gestión, nos ayudaremos del programa que hemos usado de apoyo, Click Euro
Taller, que incluye estas funciones de gestión de almacen.
Los primeros pasos los damos en el menú “Mantenimiento”, donde desde la
opción “Almacen/es de Recambios” damos de alta, según la necesidad a los
tipos de almacen y las marcas y familias de recambio (figura 9.14), lo que facilitara
el control y las estadísticas.

En la última opción de ese submenú, “Intercambio de Recambio”, damos de alta

los artículos que vamos a gestionar, con toda la información que necesitamos de
cada uno de ellos.

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 Junto a los datos
básicos: proveedor,
referencias,
descripción, de las
pestaña general
(revisar figura 3. 12)
tenemos: precios,
descuentos, ubicación
y otros datos. En la
pestaña de inventario
(figura 9.15) tenemos
información de
existencias, nivel de
stock y garantías,
necesarios todos para
la gestión de artículos.
Daremos de alta aquí
solo los artículos que
vayamos a almacenar.
Los que pidamos en el
momento para
ponerlo en una
reparación, los
incorporamos en el
albarán de entrada y
en la salida (albarán
de venta/ OR), pero es
innecesario darlo de
alta.

2.1 CONTROL DE PEDIDOS

Las entradas de artículos las controlamos desde la opción “Albaranes de

proveedor y acreedor” del menú “Comercial”. Al entrar en ese submenú, veremos
la tabla de “Mantenimiento de albaranes” con una lista de los mismos y sus datos
generales.

Desde aquí, accederemos a la información de cada uno o crearemos uno nuevo,

para dar entrada a un pedido de artículos que acabemos de recibir (ejemplo en la
figura 9.16)

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Introducimos los datos básicos en la cabecera del albarán, añadimos los artículos
que han llegado en el pedido, con su referencia, cantidad precio y descuento.
Cada registro la asociamos, según proceda, a un pedido, OR o almacén, a través
de las lupas que abren las respectivas tablas, a saber:

- La asignación del artículo a un número de pedido solo usaremos si tenemos

la opción de pedido de online activa, a través, por ejemplo de la integración
de GecDoc comentada. En tal caso, los pedidos generados los podemos
consultar desde el menú “Comercial”, opción “Pedidos emitidos a
proveedores”.

- Si el artículo pedido se incorpora directamente a una reparación, lo

asignaremos desde la lupa “Orden” a la OR correspondiente, y se añadirá a
esta automáticamente. En este caso, como ya se indicó, no hace falta dar
de alta el artículo en el almacén.

- Si el artículo es para almacenar, lo asignaremos desde la lupa

“Referencias” (será preciso, pues, que este dado de alta) y se añadirá al
mismo sumado automáticamente su a extendidas actuales.

Desde el menú “Estadísticas” podemos obtener listados (con diversos filtros) de

históricos de albanares para llevar una gestión correcta de los mismos.

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 2.2 UBICACIÓN DE ARTÍCULOS EN EL ALMACÉN

Consiste en modificar las posiciones de los artículos en el almacén, para tenerlos

localizados, lo que agiliza grandemente el movimiento de productos en el almacén.

Esta codificación consiste en dar una referencia tridimensional a cada de

estantería (dato que incorporados en el alta del articulo). Se necesitan, pues, tres
datos (figura 9.17):

 Pasillo, con letra, localiza las

vías por las que nos
movemos.

 Lugar, o posición, con

letras o números, indica
a qué lado del pasillo y
a que profundidad se
encuentra el hueco.

 Altura, en número, nos

dará la posición vertical
del hueco.

Si tenemos pasillos en dos sentidos, puede convenir utilizar otro tipo de

codificación. Lo importante al final es que cada hueco quede unívocamente
especificado en el

Espacio del almacén, y sea fácilmente interpretable. Estos códigos habrán de

marcarse en los pasillos y las estanterías para que sea sencilla su localización.

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 2.3 CONTROL DE SALIDAS

Ultimo punto de la gestión del almacén es el control de las salidas, que pueden ser
directas o incluidas en una reparación. Si el artículo forma parte de una reparación
en el taller, se incluirá en el detalle de repuestos de OR, los registros de los
artículos aquí se incorporan:

- Seleccionando el articulo con la lupa desde la tabla de artículos datos de

alta en el almacen. Una vez grabado el registro, restara la cantidad puesta
de las existencias y, si hemos fijado stock mínimo, si llega ese valor nos
aparece un mensaje de aviso (figura 9.18).

- Queda añadido de forma automática al asignar la OR correspondiente

desde el albarán de proveedor (como se dijo en control de entradas).

- Manualmente, tecleando los datos del artículo. También podemos usar

esta opción para editar una línea de detalle y variar algún dato.

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La segunda forma de salida será por venta directa de repuestos, que
gestionaremos desde menú “Comercial” con la opción “albaranes de venta directa
a clientes (sin OR)”. Al entrar. Veremos la tabla de albaranes creados, y entrando
en uno veremos el formulario con los datos: cabecera con datos para facturación y
control y líneas de detalle (parecido al anterior, incluso en la forma de añadir
detalles, y en los avisos). Podemos obviamente generar uno nuevo, y emitir desde
ahí el albarán en papel, o una factura.
para el control de los repuestos asignados en las reparaciones, podemos imprimir
el detalle de los colocados en una OR, o hacer listados históricos desde el menú
estadísticas, figura 9.19. aquí podemos filtrar los listados por fechas, serie de OR,
vehículos, etc.

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BIBLIOGRAFÍA O REFERENCIAS

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