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    S4 - Guía de Estructuración de Un Data Room para Tarea 4.1

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    Julio Cruz
    La guía recomienda crear un data room en Excel con información clara y de fácil uso. Debe incluir por lo menos una sección de preguntas y respuestas con seguimiento, un índice dinámico de títulos principales vinculado al tracker, y secciones de administración, finanzas, operaciones comerciales, mercadeo, legales, recursos humanos e informática, cada una con detalles específicos. Cada ítem debe tener un número de referencia, detalles, estado y comentarios de seguimiento.

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    La guía recomienda crear un data room en Excel con información clara y de fácil uso. Debe incluir por lo menos una sección de preguntas y respuestas con seguimiento, un índice dinámico de títulos principales vinculado al tracker, y secciones de administración, finanzas, operaciones comerciales, mercadeo, legales, recursos humanos e informática, cada una con detalles específicos. Cada ítem debe tener un número de referencia, detalles, estado y comentarios de seguimiento.

    Título original

    S4- Guía de estructuración de un data room para tarea 4.1

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    La guía recomienda crear un data room en Excel con información clara y de fácil uso. Debe incluir por lo menos una sección de preguntas y respuestas con seguimiento, un índice dinámico de títulos principales vinculado al tracker, y secciones de administración, finanzas, operaciones comerciales, mercadeo, legales, recursos humanos e informática, cada una con detalles específicos. Cada ítem debe tener un número de referencia, detalles, estado y comentarios de seguimiento.

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    La guía recomienda crear un data room en Excel con información clara y de fácil uso. Debe incluir por lo menos una sección de preguntas y respuestas con seguimiento, un índice dinámico de títulos principales vinculado al tracker, y secciones de administración, finanzas, operaciones comerciales, mercadeo, legales, recursos humanos e informática, cada una con detalles específicos. Cada ítem debe tener un número de referencia, detalles, estado y comentarios de seguimiento.

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    Guía de estructuración de un data room

    Lineamientos principales:

    1) Crear archivo en MS Excel.


    2) Recomendaciones:
    a) Lo más sugerido es tener claridad, que sea ‘amigable’ de uso, control
    de seguridad y cambios, dinamismo y seguridad.
    b) Establecer claros procesos de solicitudes y entregas de información
    en el uso de la data room (durante reuniones y fuera); es posible
    agregar viñeta inicial de instrucciones y acuerdo de uso.
    c) Es importante determinar fechas de cumplimiento y seguimiento.
    3) Por lo menos, incluir las siguientes viñetas e ítems principales:
    a) Q&A (aquí se incluirán preguntas y respuestas al listado de
    preguntas puntuales por parte del adquiriente, ver detalle de Q&A en
    el lineamiento 3-d).

    b) Tracker: indexado dinámico a todos los títulos principales


    (Administración, Finanzas, etc.) al tracker, con seguimiento a Q&A
    con fechas y responsables.

    c) Administración
    I. Departamentos o personal
    II. Auditorías anteriores
    III. Pólizas de seguros
    IV. Procesos o políticas administrativas
    V. Permisos de operaciones
    VI. Listado de junta directiva o puestos (histórico)
    VII. Minutas de juntas directivas

    d) Finanzas o contabilidad
    I. Estructura de capital
    II. Información fiscal, declaraciones, reparos, etc.
    III. Créditos o préstamos
    IV. Cuentas bancarias
    V. Listado de accesos
    VI. Préstamos o líneas de crédito
    VII. Todos los estados financieros históricos y al día
    VIII. Listado de activos o arrendamientos (escrituras, en deuda, en
    garantía, en hipoteca, arrendamientos, etc.).
    IX. Declaraciones fiscales de últimos 5 años
    X. Manejo de valores, contratos o procesos
    XI. Presupuestos globales (últimos 5 años o actuales)
    e) Comercial u operaciones
    I. Líneas de negocio
    II. Protocolos de ventas
    III. Plan de negocio o planeación estrategia
    IV. Ubicaciones por zona o ciudad
    V. Listado de proveedores, segmentaciones o condiciones
    comerciales
    VI. Listado de flota logística
    VII. Planes de mantenimiento
    VIII. Procesos o políticas establecidas
    IX. Alianzas comerciales
    X. Certificaciones aplicables
    XI. Base de datos de productos
    XII. Planes de crecimiento
    XIII. Presupuestos

    f) Mercadeo
    I. Estrategia de mercadeo (enfoques)
    II. Bases de datos de contenidos
    III. Proveedores externos de contenidos
    IV. Gestión de redes sociales
    V. Estudios de mercadeo
    VI. Presupuestos

    g) Legal
    I. Contratos de distribución
    II. Contratos de consultorías
    III. Contratos de arrendamientos
    IV. Escrituras de bienes
    V. Listado de retainers legales o condiciones
    VI. Licencias sanitarias o registros sanitarios
    VII. Regulación sanitaria
    VIII. Puntos de actas de juntas directivas
    IX. Listado de propiedad intelectual (patentes, registros, licencias,
    registros, dominios, etc.)

    h) Recursos humanos
    I. Lista de personal por zona o ubicación
    II. Listado total
    III. Listado de contratos
    IV. Procesos o políticas establecidas
    V. Perfiles de puestos
    VI. Listado de vacaciones
    VII. Procesos legales laborales en marcha o anteriores
    VIII. Organigrama completo
    IX. Base de datos de seguros (público o privados)
    X. KPI, métricas, comisiones o BSC

    i) Tecnología de la información (TI)


    I. Listado de software en uso y licencias
    II. Procesos y políticas oficiales
    III. Listado de servidores o contratos
    IV. Proveedores de servicio o contratos
    V. Acceso a servidores
    VI. Ubicación de bases de datos

    4) Cada viñeta deberá de tener las siguientes filas y características:


    a) Número de referencia (por ejemplo: 1.2, 1.1, A100, T-200, etc.)
    b) Detalle (lo más detallado y completo)
    c) Estatus (con drop-menu: detenido, pendiente, en proceso,
    entregado)
    d) La viñeta Q&A deberá de incluir una última columna de comentarios
    de seguimiento con fecha.
    Podrá agregar viñetas, títulos, departamentos y actividades.

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