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Office sin secretos. Word, Excel y Powerpoint

© 2022 OCU Ediciones, S.A.

C / Albarracín, 21
28037 Madrid
Tel. 913 000 045
Fax 917 543 870
www.ocu.org

Título original de la obra: Office senza segreti. World, Excel, PowerPoint

Publicada por Altroconsumo Edizioni S.r.l. Via Valassina 22 – 20159
Milano

Traducción: e-lexica Revisión edición OCU: Departamentos técnico y

editorial de OCU

Ilustraciones: Adobe Stock

Coordinación editorial: Genara González Alonso

ISBN: 978-84-19205-04-9

Depósito legal: M-8251-2022

Imprime: Cartera Gráfica, S.L.

C/ Sagunto, 6, Pol. Ind. La Estación,
28320, Pinto, Madrid

Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización de los titulares del

copyright, bajo sanción establecida por la ley, la reproducción total o
parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la
reprografía y tratamiento informático y la distribución de ejemplares de ella
mediante el alquiler o préstamo públicos.
Office secretos
sin
WORD, EXCEL Y POWER POINT

“En OCU trabajamos para ser útiles y facilitar su día a día.”

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN

OFFICE
¿Qué paquete elegir?
Cuenta en Microsoft
Las tres aplicaciones principales: Word, Excel y PowerPoint

WORD
Estructura de la página
La barra de herramientas
La cinta de opciones
Crear un documento desde cero
Cómo crear un documento a partir de una plantilla
Revisar un documento

EXCEL
Estructura de la hoja de cálculo
Abrir un archivo
Guardar las hojas
Barra de título
Cinta de opciones
Crear una hoja de cálculo sencilla
Funciones
Análisis de datos
Presentación de resultados

POWERPOINT
Estructura de la página
Crear una presentación
 OCU al lado de los consumidores

Nuestro objetivo es salvaguardar sus derechos como consumidor

proporcionándole las herramientas necesarias para hacerlos valer
en el día a día. Para ello, nos esforzamos en ofrecer siempre una
información correcta, completa y actualizada en el momento de su
elaboración.

Sin embargo, todo está en constante evolución y es posible que,

cuando lea esta guía, alguno de los aspectos tratados en ella haya
sufrido algún cambio. Por ello, le recordamos que, para mantenerse
informado sobre temas de consumo, tiene a su disposición tanto
nuestras revistas como nuestro sitio web, www.ocu.org. Así podrá
estar al tanto de las últimas novedades y descubrir si existe alguna
edición actualizada de esta guía.

En www.ocu.org/guiaspracticas, podrá encontrar otras guías

relacionadas con la tecnología: Bienvenidos a la nube. Cara o cruz
del almacenamiento online; Conectados a las redes. Las redes
sociales más populares; Descubra su ordenador. Sáquele todo el
partido; y Guía multimedia. Aplicaciones y recursos para todos.
Quienes no son socios de OCU también pueden conseguirlas en
nuestra tienda online tienda.ocu.org.
 INTRODUCCIÓN

O ffice es el nombre de un paquete de aplicaciones de

productividad creado por la compañía Microsoft. Su composición ha
variado a lo largo de los años, pero siempre ha incluido sus tres
programas más populares: el procesador de textos Word, la hoja de
cálculo Excel y la herramienta de presentaciones PowerPoint. La
guía que le presentamos está dedicada a estas tres aplicaciones.

Uno de los rasgos más reconocible de estos programas es la enorme

cantidad de opciones y características que ponen a disposición del
usuario. Algo que, junto con sus frecuentes actualizaciones, puede
dejar un tanto desorientados incluso a los usuarios más
experimentados. Por eso, nuestro objetivo es ayudarle a determinar
qué funcionalidades son las más adecuadas para usted, así como
descubrirle los trucos y atajos más interesantes. En definitiva,
queremos mostrarle cómo extraer el máximo provecho de estas
potentes herramientas.
Hoy en día, Office puede utilizarse no solo en los ordenadores
clásicos, sino también en tabletas y móviles, y aprovechar así las
posibilidades que ofrece la nube para sincronizar el uso de
aplicaciones cuando se utilizan distintos dispositivos. Sin embargo,
hemos querido centrarnos, en esta ocasión, en la versión para
Windows, que sigue siendo la plataforma más popular a la hora de
trabajar con Office y que, a la vez, permite explotar todo su potencial.

Tenga en cuenta también que la guía está enfocada en Microsoft

365, la versión de pago por suscripción que se actualiza de forma
periódica. No obstante, quienes prefieran adquirir la versión más
clásica, Office 2021, encontrarán la información igualmente útil.
 Capítulo 1
OFFICE

O ffice es un paquete de programas que fue diseñado por Microsoft

para cubrir las necesidades de productividad más habituales de los
usuarios de ordenadores. La composición del paquete ha variado
con el paso del tiempo, pero siempre ha contenido tres aplicaciones
clásicas: Word, Excel y PowerPoint. Esta guía dedica un capítulo a
cada una de ellas.
Para empezar, es necesario comprender qué funcionalidades ofrece
Office, cuál es la solución más adecuada para satisfacer mejor sus
necesidades y cómo crear su propia cuenta para empezar a utilizarlo.

¿QUÉ PAQUETE
ELEGIR?

Office puede adquirirse desde su propia web oficial, www.office.com.

Acceda a la página de inicio y haga clic en Obtener Office 1. A
continuación, se mostrarán las alternativas disponibles.

Para el usuario individual existen actualmente tres tipos de paquetes:

Microsoft 365 Familia, Microsoft 365 Personal y Office Hogar y
Estudiantes 2021.

Office 2021 es la oferta tradicional. El cliente realiza un pago único y,

a cambio, recibe una licencia de uso permanente para Word, Excel y
PowerPoint. Las aplicaciones están ligadas a la versión adquirida, es
decir, si en algún momento se lanza una nueva versión y desea
utilizarla, tendrá que pagar de nuevo para poder hacerlo.
La otra opción es Microsoft 365. En este caso, no se obtiene una
licencia para unas versiones determinadas de los programas, sino
una suscripción a ellos, así como algunos servicios adicionales. Así,
la suscripción incluye espacio de almacenamiento en la nube para
guardar los documentos y poder acceder a ellos desde cualquier
dispositivo conectado a internet, incluidos los smartphones y las
tabletas, a través de las correspondientes apps.

Además, Microsoft actualiza las aplicaciones periódicamente para

introducir nuevas características. En la práctica, los usuarios de
Microsoft 365 siempre disponen de la última versión de los
programas.

Office 2021 tiene un precio equivalente a algo más de dos años de

suscripción a Microsoft 365 Personal. Esta guía está dedicada a esta
segunda modalidad, ya que incorpora alguna funcionalidad más extra
de almacenamiento y sincronización.

En cuanto a qué edición escoger, si Personal o Familia, la diferencia

radica en el número de licencias que incluye cada una de ellas. En el
primer caso, se adquiere una sola licencia de uso mientras que, en el
segundo, el paquete pueden utilizarlo hasta seis usuarios.

ALTERNATIVAS A OFFICE

Si trabaja en un entorno en el que normalmente se utilizan las

aplicaciones de Office, la mejor opción es que utilice también el
paquete de Microsoft. Si no es el caso, es posible que le resulte
interesante alguna de las alternativas existentes. Por ejemplo,
Google dispone de tres programas equivalentes a Word, Excel y
PowerPoint: Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Son
gratuitos y ofrecen muchas de las características de las que
disponen las aplicaciones de Microsoft. Puede acceder a ellos desde
su cuenta de Google. Otra alternativa gratuita es Apache OpenOffice,
disponible para su descarga en www.openoffice.org. Para los
usuarios de Mac, Apple pone a su disposición el paquete iWork,
también de modo gratuito.

CUENTA EN
MICROSOFT

Es necesario disponer de una cuenta en Microsoft para poder

adquirir y utilizar los programas de Office. Para ello, acceda a alguno
de los sitios web de Microsoft (www.microsoft.com, www.office.com o
outlook.com), haga clic en Iniciar sesión 1 y seguidamente en Cree
una 2.

A continuación, introduzca su dirección de email 3 o, si lo desea,

seleccione Obtener una nueva cuenta de correo electrónico 4
para darse de alta en Outlook, el servicio de email de Microsoft.

Indique la contraseña que desea emplear 5. Marque Mostrar

contraseña 6 si desea visualizarla.

Continúe el proceso de registro introduciendo su nombre y apellidos

7, así como el país y la fecha de nacimiento 8.
Complete la comprobación de seguridad introduciendo el código de
verificación 9 que Microsoft envía a la dirección indicada
anteriormente y haga clic en Siguiente.
En el siguiente paso es necesario resolver un rompecabezas para
demostrar que realmente somos una persona y no un programa
diseñado para crear cuentas falsas. Por último, haga clic en Sí para
mantener siempre abierta la sesión de su cuenta en Microsoft.

Microsoft ofrece en la actualidad una prueba gratuita de 30 días en

su modalidad Familia, lo que resulta ideal para aquellas personas
que desean comprobar si el paquete realmente puede cubrir sus
necesidades y expectativas. Será necesario indicar un medio de
pago, pero, si no deseamos continuar la suscripción, no recibiremos
ningún cargo, siempre y cuando la cancelemos antes de finalizar el
periodo de prueba.

Para acceder a la oferta, visite la página www.microsoft.com/es-

es/microsoft-365/try. A continuación, haga clic en Probar un mes
gratis 1 e inicie la sesión con el usuario que acaba de crear.
Seguidamente, agregue el medio de pago que prefiera 2 (puede ser
una tarjeta, cargo en cuenta o PayPal).
Una vez finalizado el proceso, ya podrá comenzar a probar las
aplicaciones de Office durante 30 días. Le sugerimos que cancele
inmediatamente la suscripción con el fin de evitar que se le olvide
hacerlo antes de finalizar el periodo de prueba. De este modo, podrá
seguir utilizando los programas normalmente durante los 30 días,
pero sin el riesgo de abonar una renovación no deseada.

Para ello, basta con que acceda a su cuenta 3 y haga clic en

Servicios y suscripciones 4. Seleccione Administrar 5 y escoja
Cancelar la suscripción 6.
Finalmente, haga clic sobre Desactivar la facturación periódica 7.
Por supuesto, siempre podrá reactivar la suscripción en cualquier
momento desde su cuenta de usuario.
Una vez completado el proceso de suscripción a Microsoft 365,
puede proceder directamente a instalar las aplicaciones. Para ello,
acceda a www.office.com e inicie sesión. A continuación, haga clic en
Instalar Office 1. Desde esta página podrá también obtener las apps
correspondientes para sus dispositivos móviles. Seleccione Instalar
Office > 2 para obtener las versiones de escritorio. Pulse el botón
Instalar 3 para descargar el programa de instalación OfficeSetup.exe
a la unidad de disco duro y ejecútelo para iniciar el proceso. Una vez
finalizado, solo tendrá que lanzar las aplicaciones desde la barra de
tareas o el menú de inicio para comenzar a utilizarlas.
Siempre puede acceder a su página de usuario en Microsoft para
configurar los detalles de la cuenta y comprobar el estado de la
suscripción. Solo tiene que hacer clic en Administrar Microsoft 365
Familia 4 o Personal. Desde ahí, es posible, por ejemplo, consultar
la fecha en la que expira la suscripción y en qué equipos están
instaladas las aplicaciones siguiendo el enlace Mostrar todas mis
suscripciones 5.

También puede gestionar su cuenta desde cualquiera de los

programas. Para ello, seleccione la opción Cuenta 6 en la barra
lateral. En este apartado puede, por ejemplo, configurar la privacidad
de su cuenta, personalizar ciertos aspectos gráficos de las
aplicaciones, determinar cómo se debe realizar el proceso de
actualización del paquete (nuestro consejo es que mantenga
activada la opción de descarga y actualización automáticas),
consultar las novedades de Office o comprobar qué servicios están
conectados a su cuenta, tales como OneDrive.

LAS TRES
APLICACIONES
PRINCIPALES: WORD,
EXCEL Y
POWERPOINT

Los programas que forman parte de Office ofrecen funcionalidades

que son muy diferentes entre sí. Las tres aplicaciones principales son
el procesador de textos Word, la hoja de cálculo Excel y PowerPoint,
la herramienta dedicada a crear presentaciones. Estos son los
programas a los que está dedicada esta guía.
En los siguientes capítulos trataremos en profundidad cada una de
estas aplicaciones y descubriremos cuáles son sus principales
funcionalidades y cómo aprovecharlas al máximo. Sin embargo,
aunque diferentes en cuanto a su propósito y funcionalidad, estos
programas comparten algunas características que vamos a analizar
en este capítulo inicial.

LA CINTA DE OPCIONES Y LA BARRA DE

HERRAMIENTAS

En la parte superior de la ventana 1 se localiza la barra de

herramientas de acceso rápido. Esta barra permite gestionar ciertos
aspectos del documento (los iconos sombreados indican que la
función correspondiente no está disponible en ese momento), el
nombre del propio documento y algunas opciones para personalizar
el aspecto de los menús.

Mientras que las opciones de la barra principal, denominada como

cinta de opciones, cambian dependiendo del menú seleccionado, las
funciones de la barra de herramientas permanecen siempre fijas, por
lo que en todo momento resulta sencillo identificarlas y acceder a
ellas. El aspecto de esta barra es personalizable. Para modificarlo,
haga clic en el icono de la flecha 2 y, a continuación, seleccione las
funciones que desea mostrar. Aquellas que están acompañadas de
una marca de verificación 3 son las que están habilitadas.
Además de las que la aplicación muestra por defecto, es posible
utilizar muchas otras. Para ello, seleccione Más comandos... 4. A
continuación, se abrirá una ventana en la que podrá elegir aquellos
que desea añadir. El procedimiento es muy sencillo: solo tiene que
hacer clic en el elemento que le interese y luego clic en los botones
Agregar y Aceptar. También puede modificar su posición para
ordenarlos según sus preferencias.

La cinta de opciones 5 contiene las funciones principales que se

necesitan a la hora de trabajar con los documentos. Son tan
numerosas que no existe espacio suficiente para poder visualizarlas
todas a la vez. Ese es el motivo por el que Office las agrupa en
categorías y por lo que acceder a ellas implica generalmente realizar
dos o más clics de ratón. Por ejemplo, en Word, las opciones para
formatear el texto están ubicadas en la sección Inicio; en Excel, las
funciones para agregar gráficos e imágenes se encuentran en el
menú Insertar; y en PowerPoint, es necesario hacer clic en
Transiciones para configurar el paso de unas diapositivas a otras.

También es posible personalizar la cinta de opciones. Para ello, haga

clic con el botón derecho del ratón en cualquier punto de ella, elija
Personalizar la cinta de opciones… y siga los pasos descritos
anteriormente.

BARRA DE ESTADO
En la parte inferior de los documentos se muestra una barra en color
gris denominada barra de estado. Desde ella podemos acceder a
una serie de funciones rápidas que permiten visualizar y gestionar
los documentos de diferentes formas.

ABRIR DOCUMENTOS

Si desea trabajar en un documento existente, un modo rápido de

hacerlo es localizarlo en la carpeta del ordenador donde está
guardado y hacer doble clic en su nombre 1.

A continuación, se lanzará la aplicación correspondiente (ya sea

Word, Excel o PowerPoint). Si ejecuta el programa directamente, se
mostrará una pantalla similar a la siguiente.

En el área central 2 de la ventana se muestran los nombres de los

documentos a los que se ha accedido recientemente. Para abrirlos,
basta con hacer un solo clic sobre ellos. Fíjese en que, cuando
desplaza el ratón sobre los nombres de los documentos (sin hacer
clic), se muestra el icono de una chincheta 3. Al hacer clic sobre ella,
el documento pasará a fijarse en la sección Anclado 4.
Para eliminarlo de la lista de anclados, haga clic de nuevo en el icono
de la chincheta. Si desea abrir un documento que está guardado en
el ordenador pero que no aparece en la lista, seleccione Más
documentos 5 y busque su ubicación en la unidad de disco duro.
Alternativamente, puede localizarlo introduciendo alguna palabra que
forme parte de su nombre en el campo Buscar 6. Si lo que necesita
es crear un documento desde cero, haga clic en el icono Documento
en blanco 7. El programa también le ofrece la posibilidad de elegir
alguna de las plantillas predefinidas 8 que incorpora. Además de las
que se muestran en esta ventana, puede acceder a muchas otras
pulsando en Nuevo 9 o Más plantillas 10.

Una vez elegida, Word mostrará en pantalla una vista previa. Si

desea diseñar su documento de acuerdo con dicha plantilla, haga clic
en el botón Crear 11 para comenzar a trabajar en él. A continuación,
se abrirá un documento que contiene un texto de ejemplo. Por
supuesto, no olvide reemplazar por completo el contenido de
muestra.
GUARDAR DOCUMENTOS

Cuando creamos desde cero un nuevo documento de texto, hoja de

cálculo o presentación, el título de la ventana pasa a identificarlo
como Documento1 si estamos utilizando Word, Libro1 en el caso de
Excel y Presentación1 en PowerPoint. Este título estándar indica
que el documento no ha sido guardado todavía.

Nuestra sugerencia es que guarde el documento inmediatamente

después de haber empezado a trabajar en él (una vez que esté
seguro de que realmente desea conservarlo) y después lo grabe
periódicamente cada pocos minutos. De este modo, podrá minimizar
la pérdida accidental de su trabajo. Para guardar un nuevo
documento, haga clic en el icono del disco 1. A continuación, se
abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá elegir el nombre del
documento y la ubicación donde desea guardarlo. Haga clic en Más
opciones 2 para escoger una ubicación diferente a las propuestas.
Seguidamente, puse sobre Examinar 3 para escoger cualquiera de
las carpetas presentes en el ordenador. Una vez que haya guardado
el documento por primera vez, su nombre se mostrará en la parte
superior de la ventana.

Si al cerrar un documento se muestra un mensaje preguntándole si

desea guardar los cambios, esto significa que se han producido
modificaciones en él desde la última vez que lo guardó. Le sugerimos
que no se acostumbre a pulsar siempre por defecto el botón de
Guardar 4; es mejor que se tome unos segundos antes de hacerlo.
Quizá haya hecho cambios que no desea conservar. Si es así, el
botón correcto es No guardar. Si duda, lo mejor es hacer clic en
Cancelar y guardar el documento con un nombre diferente. De este
modo podrá comparar tranquilamente ambas versiones y decidir cuál
de ellas conservar.

Existe una medida preventiva que podemos tomar cuando se trata de

guardar documentos. Consulte, más adelante, el epígrafe Guardado
automático para obtener más información sobre esta función.

GUARDAR COMO

Si hace clic en el menú Archivo 1 situado en la esquina superior

izquierda, se abrirá una ventana desde la que podrá seleccionar la
opción Guardar como 2.
Existen varias alternativas a la hora de guardar un documento.
Puede almacenarlo en una carpeta diferente a la actual pulsando
sobre el icono de la flecha 3 o modificar su nombre original 4. Esto es
útil, por ejemplo, cuando queremos crear una copia de un documento
para trabajar en él a la vez que mantenemos el original intacto.

Además, haciendo clic en la lista desplegable 5 podemos elegir el

formato en el que queremos guardar el documento. El
predeterminado en Word es .docx, pero puede que sea conveniente
elegir otro en determinadas ocasiones. Por ejemplo, si necesita
enviar el documento a alguien que no tiene acceso a Word, puede
guardarlo como RTF, un formato bastante extendido, compatible con
muchos editores de texto. O tal vez desee crear un archivo tipo PDF,
muy utilizado cuando se trata de enviar documentos que no
necesitan ser modificados. En PowerPoint es posible incluso exportar
una presentación como archivo de vídeo.

Cabe señalar, sin embargo, que guardar un documento en un

formato diferente al original puede implicar algunos cambios en el
documento. El contenido en sí no variará, pero es posible que lo
haga su aspecto.

GUARDADO AUTOMÁTICO

Solo necesita hacer clic en el icono del conmutador 1 situado en la

esquina superior izquierda para activar el guardado automático del
documento. De esta manera, mini-mizaremos el riesgo de perder
nuestro trabajo. Sin embargo, existe una limitación que debe tener en
cuenta: el archivo se guardará en OneDrive, la unidad de
almacenamiento en la nube de Microsoft. Todos los equipos que
utilizan Windows 11 como sistema operativo tienen preinstalada la
carpeta OneDrive, aunque el servicio también puede utilizarse en
ordenadores con versiones anteriores. Esto implica además que es
necesario registrar una cuenta de usuario en Microsoft (véase
Cuenta en Microsoft, al principio de este capítulo).

No olvide que, si originariamente guardó el documento en el disco

duro del ordenador y decide activar la función de autoguardado, el
archivo se almacenará a partir de ese momento en la nube de
OneDrive. En el disco duro del ordenador permanecerá una copia
antigua del documento, pero las modificaciones solo estarán
presentes en la nueva versión guardada en OneDrive.

Una vez activado el autoguardado, al hacer clic en el nombre del

documento se abre un cuadro de diálogo que permite modificar su
nombre 2, cambiar la ubicación 3 (aunque siempre dentro de la
unidad en la nube OneDrive) y algo bastante importante, acceder al
historial de versiones 4.

Al seleccionar Historial de versiones, se mostrará un panel lateral en

el que podrá visualizar todas las versiones del documento en orden
cronológico. Solo tiene que hacer clic en la revisión deseada 5 para
abrirla en una ventana nueva. El documento se abrirá en modo de
solo lectura, lo que significa que no podrá realizar ningún cambio,
aunque sí copiar su contenido y crear otro a partir de él. Esta función
resulta útil si, en algún momento, necesita recuperar un contenido
anterior o no está satisfecho con los cambios que ha realizado y
desea revertirlos.
 Capítulo 2
WORD

U tilizar Word es tan fácil como cualquier otro procesador de textos:

solo tenemos que crear un documento nuevo y comenzar a escribir.
La diferencia con respecto a otros es que la aplicación de Microsoft
nos ofrece cientos de funciones que permiten amoldar perfectamente
el documento a nuestras necesidades. Para ello, es necesario que
nos familiaricemos al menos con algunas de ellas.
ESTRUCTURA DE LA
PÁGINA

La ventana de edición se compone de varias áreas. A continuación,

las presentamos brevemente para examinarlas después con más
detalle.

1 \Barra de herramientas\ (véase Barra de estado en el capítulo 1).

2 \Cinta de opciones\ es la sección donde se encuentran las

funciones principales del programa. Es necesario conocerlas bien
para poder extraer el máximo provecho de Word. Desde aquí,
podemos acceder a las opciones que permiten, por ejemplo,
personalizar el aspecto del documento, insertar gráficos y tablas o
hacer una revisión ortográfica del texto.
3 \Panel de navegación\ nos permite disponer de una visión general
del documento, así como poder encontrar rápidamente una página,
sección o palabra determinada.

4 \Área principal\ donde escribimos los documentos.

5 \Barra de estado\ situada en la parte inferior, en ella podemos

acceder a una serie de comandos que permiten visualizar y gestionar
rápidamente los documentos.

CÓMO ABRIR Y GUARDAR UN DOCUMENTO

Puede abrir un documento creado previamente tan solo haciendo un

doble clic sobre él. También puede leerlo desde el propio Word
siguiendo los pasos descritos en el epígrafe Apertura de
documentos, en el capítulo 1.

A la hora de guardarlo existen también varias opciones que puede

consultar en el capítulo anterior.

LA BARRA DE
HERRAMIENTAS

En la parte superior de la ventana de Word se muestra un primer

grupo de opciones, agrupadas en una barra de color azul. Veamos
de cuáles se trata:
1 Este conmutador permite activar o desactivar el guardado
automático del documento (véase Guardar documentos, en el
capítulo 1).

2 En esta sección se encuentran algunos de los comandos rápidos

que se emplean con mayor frecuencia (si aparecen "sombreados",
significa que no están habilitados en ese momento). Recuerde que
es posible personalizar este grupo de opciones (véase La cinta de
opciones y la barra de herramientas, en el capítulo 1).

3 El nombre de su cuenta en Microsoft Office (tiene más información

en Cuenta en Microsoft, en el capítulo 1).

4 Estos iconos permiten minimizar la ventana, cambiar su tamaño o

cerrarla por completo.

LA CINTA DE
OPCIONES

Es el área del programa que contiene la mayoría de los comandos.

Las opciones son tan numerosas que están repartidas en diferentes
menús. Según hacemos clic en sus distintos apartados, como Inicio,
Insertar, Disposición, etc., Word muestra las herramientas
relacionadas con cada uno de ellos. El resto de las áreas de la
aplicación (ventana de edición, barra superior de herramientas,
paneles laterales y barra de estado) se mantiene sin cambios
independientemente del menú elegido. La única excepción es
cuando seleccionamos Archivo, ya que, en este caso, el programa
cambia de aspecto debido a la funcionalidad específica de este
menú.

Como hemos comentado anteriormente, las funcionalidades son tan

numerosas que resulta imposible tratarlas todas. Por eso, hemos
querido centrarnos en las herramientas más útiles para el usuario, a
la vez que proporcionaremos la información más relevante sobre los
diferentes menús.

Recuerde que también puede personalizar la cinta de opciones. Para

ello, haga clic en el icono en forma de flecha 1 situado a la derecha.
El modo de pantalla completa oculta tanto la cinta como la barra de
herramientas, lo que permite aumentar el espacio disponible para la
ventana de edición (algo especialmente útil cuando la pantalla es
relativamente pequeña), el tercero es el estado por defecto, que
mantiene la cinta siempre a la vista, y el segundo es un compromiso
entre ambos. La cuarta opción oculta la barra de herramientas. Le
sugerimos que pruebe las cuatro alternativas para decidir cuál es su
favorita.

INICIO

En esta sección se encuentran algunas de las opciones que se

utilizan más habitualmente. La mayoría de ellas se emplean para
formatear el diseño del contenido del documento. Veamos algunas
de las más destacadas.

» CÓMO PEGAR UN TEXTO

En la parte izquierda se localizan los iconos de los comandos copiar
y pegar 1. A la hora de pegar contenido disponemos de varias
alternativas. Podemos, por ejemplo, mantener el formato original,
pegar solo el texto, replicar el formato y algunas más.

Cuando se copia y pega el contenido de una fuente ajena a Word,

como por ejemplo una página web, el resultado no suele estar a la
altura de nuestras expectativas. Por lo general, la opción Pegar trata
de preservar no solo el texto sino también el formato original. Así,
aunque lo que nos interesaba era simplemente pegar el texto, a
menudo acabamos teniendo textos con un formato muy diferente al
del resto de la página.
Para evitar este problema y conservar exclusivamente el texto, basta
con hacer clic en el icono de la flecha situado debajo de Pegar. A
continuación, seleccione Pegado especial 2 y, finalmente, Texto sin
formato. Sin duda, se trata de un procedimiento un tanto tedioso. Si
prevé que es una tarea que va a realizar con cierta frecuencia, puede
agilizarla de dos maneras: incluir el comando Conservar solo texto
en la barra de herramientas de acceso rápido (véase La cinta de
opciones y la barra de herramientas en el capítulo 1), o hacer que
este modo sea el predeterminado a la hora de pegar contenido. Para
ello, seleccione Establecer Pegar predeterminado... 3 y, en la
ventana que se abre a continuación, escoja Conservar solo texto 4
para la opción Pegar desde otras aplicaciones.

» FORMATO DE TEXTO
Los comandos del apartado Fuente permiten personalizar el texto
según nuestro gusto y necesidades. Podemos, por ejemplo, elegir el
color y tamaño de los caracteres y resaltarlos en negrita o cursiva,
subrayarlos, etc.

Haga clic en la lista desplegable 1 para elegir alguna de las

numerosas fuentes que Word pone a nuestra disposición. Seleccione
un texto para comprobar en tiempo real cómo varía su aspecto según
el tipo de letra elegido (si no hace clic en la fuente, el documento se
mantendrá sin cambios).

Si pulsa sobre el icono de la flecha 2 situado en la esquina inferior

derecha del panel, se abre una ventana que le permite modificar la
apariencia del texto a varios niveles. Por ejemplo, en la pestaña
Avanzado 3 puede ajustar el espacio entre los caracteres.

Otra de las herramientas de personalización es Efectos de texto: 4.

Gracias a ella puede aplicar numerosos efectos, como dotar de una
sombra a los caracteres, además de modificar su relleno 5 y
contorno, entre muchos otros atributos.

» PÁRRAFO
Esta sección nos ofrece diversas opciones que nos permiten
gestionar los párrafos de forma más eficiente. Las tres del principio 1
están enfocadas a elaborar listas. La primera nos permite crear una
lista con viñetas. Para utilizarla, haga clic en su icono cuando el
cursor esté posicionado en el primer elemento de la lista, pulse la
tecla Intro y automáticamente Word creará el segundo elemento.
Cuando desee finalizar la lista, presione Intro dos veces seguidas.

Para elegir un tipo de viñeta determinado haga clic en el icono de la

flecha 2. Si no le convence ninguno, seleccione Definir nueva
viñeta... 3. A continuación, se abrirá una ventana en la que podrá
personalizar su aspecto eligiendo un símbolo, imagen o fuente
específicos. Todo lo anterior se aplica también al formato de las listas
numeradas, a las que puede acceder pulsando sobre el icono 4.

Podemos emplear la tercera opción 5 para crear listas con varios

niveles. Para ello, tras seleccionar el formato de lista multinivel,
comience por escribir el primer elemento de la lista. Pulse Intro y, a
continuación, la tecla de tabulación (identificada con dos flechas
apuntando en direcciones opuestas). Verá que el nuevo elemento se
desplaza hacia la derecha. Esto mismo ocurrirá con los elementos
siguientes: si presiona Intro, el elemento se alineará con el anterior,
mientras que si pulsa el tabulador se desplazará un espacio a la
derecha.

También es posible modificar la posición de un fragmento de texto

(por ejemplo, un párrafo) disminuyendo o aumentando la sangría 6.
Para ello, posicione el cursor en cualquier parte del párrafo y haga
clic en el icono correspondiente según quiera alejarlo o acercarlo
respecto a los márgenes.
Alternativamente, puede emplear los marcadores deslizantes
situados en la regla y que permiten una mayor flexibilidad. Si desea
modificar el margen izquierdo solo en una determinada línea o
párrafo, haga clic en la mitad inferior del deslizador 7 y desplácelo
hasta la posición que desee. Puede realizar la misma operación con
el margen derecho, moviendo en este caso el control deslizante 8.
Tenga en cuenta que estos cambios solo afectan a la parte del texto
donde esté posicionado el cursor. Si, por el contrario, prefiere que se
apliquen a todo el documento, deberá seleccionar en primer lugar
todo el texto.

Si pulsa sobre el icono de la flecha 9, se mostrará una ventana de

opciones que permiten realizar varios ajustes relacionados con el
aspecto de los párrafos. Algunos de ellos se pueden ejecutar desde
la cinta, pero otros, como el espaciado 10, solo pueden modificarse
aquí.

» ESTILOS
El siguiente apartado agrupa los distintos estilos que podemos
aplicar al texto. Se trata de una opción bastante útil si se utiliza con
cuidado, ya que su uso permite navegar rápidamente a través del
documento, aunque sea muy extenso. Para ello, primero es
necesario definir la estructura del documento. Por ejemplo, podemos
asignar a los nombres de los capítulos el formato Título 1 1, elegir
Título 2 2 para los apartados, y asignar Subtítulo 3 a los
subapartados. Para ello, basta con posicionar el cursor sobre el texto
al que desea aplicar un título y hacer clic en la opción
correspondiente.
De este modo, podremos visualizar la estructura de nuestro
documento seleccionando la pestaña Títulos en el panel de
navegación 4 y acceder fácilmente a la sección que nos interese
pulsando sobre ella.

Además de asignar títulos que den una estructura al documento,

también podemos utilizar este menú para asignar estilo, por ejemplo,
de subtítulo o cita, a cualquier parte del texto.

» LAS OPCIONES DEL FINAL

Hacia el final de la cinta encontramos los comandos que nos
permiten, entre otras acciones, realizar búsquedas dentro del
documento 1. Esta herramienta se complementa perfectamente con
el panel de navegación al que nos acabamos de referir.

El icono de la opción Dictar 2 nos ofrece la posibilidad de introducir

textos mediante la voz en lugar de utilizar el teclado. La calidad del
reconocimiento de voz de Word es bastante buena, aunque requiere
de un cierto nivel de atención por nuestra parte (por ejemplo, a la
hora de dictar los signos de puntuación). Por último, Editor 3 ofrece
un resumen general de la calidad del texto, indicándonos, entre otras
cosas, las correcciones que debemos realizar y los problemas de
gramática que hay que resolver según Word.

INSERTAR

La pestaña Insertar contiene las funciones que nos permiten incluir

en el documento elementos distintos al propio texto. Los dos
comandos más utilizados son la inserción de imágenes y la de
tablas, que examinaremos con más detalle en el epígrafe Crear un
documento desde cero de este mismo capítulo. Otras opciones útiles
son:
1 \Salto de página\ al ejecutarlo, finalizamos la página en el punto
en que esté colocado el cursor. La nueva página comenzará a partir
de la línea siguiente.

2 \Wikipedia\ abre un panel a la derecha del texto que nos permite

buscar en Wikipedia desde Word. Así mismo, podemos insertar citas
desde la entrada de Wikipedia seleccionada mediante un simple clic.

3 \Vínculo\ nos ofrece la posibilidad de insertar distintos tipos de

enlaces, por ejemplo, a páginas web u otros documentos.

4 \Referencia cruzada\ permite incorporar referencias a puntos

específicos del propio texto, algo que puede resultar útil en el caso
de documentos muy extensos.

5 \Comentario\ se utiliza para incluir una nota acerca de una parte

del texto. Los comentarios insertados de este modo son más fáciles
de ver y gestionar que si se añadieran directamente en el texto.

La ventaja principal que ofrece la función de comentarios es que

estos quedan reflejados con más claridad, algo especialmente útil en
el caso de que varias personas estén trabajando a la vez en el
documento. La desventaja es que, dependiendo de la versión de
Word, los comentarios no se muestran en el mismo formato.
6 \Encabezado, Pie de página y Número de página\ al hacer clic
sobre cada una de estas opciones, se abre un menú que permite
elegir entre varios formatos predefinidos. Una vez seleccionado,
podrá introducir el texto que necesite para la parte superior o inferior
del documento, así como emplear los numerosos parámetros que le
ofrece la aplicación para personalizar de estos elementos.

En cuanto al número de página, podrá elegir dónde ubicarlo, qué

formato debe tener y a partir de qué cifra debe comenzar.

A MANO O CON LAS OPCIONES

Cuando trabajamos con documentos de texto, muchas de las tareas

pueden realizarse "a mano" o bien mediante las opciones del
programa. Un ejemplo clásico: es posible desplazar el texto hacia la
derecha pulsando docenas de veces la barra espaciadora o utilizar
una opción más adecuada, como la sangría. Aunque lleve un poco
de tiempo aprenderlas, le recomendamos que utilice siempre las
funciones que ofrece la aplicación, ya que, normalmente, se obtienen
mejores resultados y en menos tiempo.

DIBUJAR

El menú Dibujar nos ofrece distintas opciones a la hora de

incorporar elementos gráficos a mano alzada. Word pone a nuestra
disposición varios tipos de bolígrafos y rotuladores con diferentes
grosores de punta 1 y, por supuesto, colores 2 para que podamos
remarcar o resaltar todo aquello que queramos dentro del texto.
Como nota curiosa, podemos incluso recrear el movimiento de
nuestros trazos a través de la opción Reproducción de entrada de
lápiz 3. Al hacer clic sobre ella, se mostrará la animación de la
herramienta de dibujo tal y como la hemos trazado.

DISEÑO Y DISPOSICIÓN

Las funciones contenidas en estos dos menús están relacionadas

con la apariencia general de la página.

En el menú Diseño, podemos elegir entre una serie de temas

predefinidos que afectan al tamaño y la fuente del texto, los colores,
el espaciado... Cada uno de ellos dispone de una miniatura que nos
ofrece una idea del aspecto que tendría el documento, aunque la
mejor manera de comprobar el resultado es crear una copia de este
y hacer pruebas. De esta manera, podremos obtener una idea exacta
del aspecto final, sin preocuparnos de modificar accidentalmente el
documento.

Las opciones Colores y Fuentes 1 nos permiten alterar

respectivamente el esquema de colores y tipos de letra
predeterminados. También es posible agregar, por ejemplo, bordes a
una página e insertar una marca de agua o alterar el color de las
páginas.

El apartado Disposición permite ajustar la distancia entre el texto y

los bordes de la página mediante la opción Márgenes 2, al igual que
la orientación 3 del documento y el tamaño 4 de la misma. También
podemos acceder a estas opciones desde el menú de impresión.

REFERENCIAS

En esta pestaña, la función Tabla de contenido 1 permite crear el

resumen del documento. La ventaja es que Word se encarga de
hacerlo automáticamente y es posible actualizarla en cualquier
momento. Pero antes deberemos haber aplicado un estilo de título a
las secciones, tal y como se explica en el epígrafe Estilos, en este
capítulo. Desplácese hasta el principio del documento y haga clic en
esta opción. Puede elegir entre varios tipos predefinidos de tabla o
crear el suyo propio. De vez en cuando, deberá ejecutar el comando
Actualizar tabla 2 para que la lista de contenidos incluya las nuevas
entradas.

La opción Insertar nota al pie 3 permite agregar un texto en la parte

inferior de la página con el fin de aportar información adicional sobre
una sección del documento. A medida que se van insertando estas
notas, su numeración se actualizará automáticamente. Para
borrarlas, simplemente seleccione su número en el cuerpo principal
del texto y elimínelas.

El resto de las opciones nos permiten gestionar las citas, fuentes de

datos e ilustraciones que componen nuestro documento.

CORRESPONDENCIA

En el caso de que necesitemos enviar por correo postal el mismo

documento a distintas personas, podemos recurrir al menú
Correspondencia. De este modo, solo será necesario indicar a
Word algunos datos tales como el nombre y la dirección del
destinatario, para que la aplicación genere por sí sola la relación de
envíos. Para ello, deberemos haber preparado previamente una base
de datos de direcciones.

Le sugerimos que la primera vez que vaya a utilizar esta función,

seleccione la opción Iniciar combinación de correspondencia 1 y
elija Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia... 2. A continuación, solo deberá seguir las
instrucciones que se indican en el panel que se muestra a la
derecha.

REVISAR

Este apartado contiene toda una serie de herramientas que le

permiten comprobar que todo esté correcto en el documento antes
de darlo por finalizado, incluso si ha trabajado en él en conjunto con
otras personas. Puede revisarlo tanto a nivel ortográfico como
gramatical, acceder a un diccionario de sinónimos, hacer un recuento
de palabras, insertar correcciones, etc. Le animamos a que
profundice en este conjunto de funciones en el apartado Revisar
documentos, incluido más adelante.

VISTA

Esta sección dispone de algunas funcionalidades bastante

interesantes. Aunque no permiten modificar el diseño del documento,
sí nos ofrecen la posibilidad de elegir el modo de visualización más
adecuado a nuestras necesidades.

Utilice las opciones de la parte superior izquierda 1 para alternar

entre los diferentes modos de visualización. La modalidad
predeterminada es Diseño de impresión, que nos permite
comprobar cómo se vería el documento si decidiéramos imprimirlo.
La mejor manera de apreciar el efecto de los distintos modos es
probarlos. Tenga en cuenta que, al seleccionar alguno de ellos, los
menús de la parte superior desaparecen. Para regresar a la vista por
defecto, solo tiene que hacer clic en el icono Diseño de impresión 2
situado en la parte inferior derecha.
En el panel Movimiento de página 3 puede elegir si las páginas han
de desplazarse vertical u horizontalmente. El apartado Mostrar 4
alberga algunas funciones bastante útiles. Por ejemplo, podemos
mostrar u ocultar las reglas situadas en los márgenes del documento,
así como superponer una cuadrícula en las páginas. También es
posible indicar a Word que visualice el panel de navegación del
documento (véase Paneles laterales más adelante). Le sugerimos
que lo mantenga siempre en pantalla; aunque, en algunas
situaciones, especialmente si el monitor no es muy grande, puede
resultar más recomendable ocultarlo.

Los iconos de la sección Zoom 5 nos permiten acercar o alejar el

documento. En este apartado también podemos seleccionar la vista
de una sola página o de varias 6. Esto es útil, por ejemplo, para
comparar dos páginas al mismo tiempo o visualizar dos secciones
diferentes del documento.
La función Organizar todo 7 permite apilar todas las ventanas
abiertas en Word para poder verlas simultáneamente en pantalla. Es
decir, si por ejemplo tenemos abiertos dos documentos, la ventana
de uno de ellos se mostrará en la mitad superior de la pantalla,
mientras que la del otro ocupará la parte inferior.

Si prefiere que los dos documentos se muestren uno al lado del otro
de forma vertical en lugar de horizontal, basta con hacer clic en Ver
en paralelo 8. Si activa la función Desplazamiento sincrónico 9 y
se desplaza hacia abajo o hacia arriba a través del documento, el
otro lo hará también de forma sincronizada.

Dividir 10 nos permite visualizar dos partes del mismo documento

simultáneamente. Así, podremos ver una sección en la mitad
superior de la ventana y otra distinta en la inferior. Para regresar al
modo de vista por defecto, haga clic de nuevo en el mismo botón,
que habrá pasado a denominarse Quitar división.

ARCHIVO

Aunque se trata del primer menú, lo hemos reservado para el final

porque es diferente a los demás. De hecho, al hacer clic en él, el
documento desaparece (pero no se preocupe, no lo está cerrando), y
se muestra en su lugar una ventana con información sobre este,
además de ofrecer diversas opciones para gestionar los documentos.
Por ejemplo, podemos crear uno nuevo 1 o abrir 2 alguno ya
existente, así como guardar 3 el documento actual, salvarlo
cambiando su nombre 4, imprimirlo 5 o compartirlo con otras
personas 6. En este último caso, la función Proteger documento 7
puede resultarle útil. Esta opción le permite elegir diferentes formas
de salvaguardar el contenido del documento: desde protegerlo
mediante una contraseña hasta configurarlo para que únicamente
pueda abrirse en modo lectura y no sea posible realizar cambios.

Con Exportar 8 puede guardarlo en un tipo de archivo diferente al

propio de Word (algo útil, por ejemplo, si necesita disponer de un
archivo en PDF), mientras que Transformar 9 genera una versión
del documento en formato de página web. Para abandonar la edición
del documento haga clic en Cerrar 10 (si aún no lo había guardado,
se mostrará un cuadro de diálogo que le solicitará hacerlo). Y para
acceder a la información relativa a su usuario de Office pulse en
Cuenta 11 (véase Cuenta en Microsoft, en el capítulo 1).
Si selecciona Opciones 12, se abre la ventana de configuración de
Word. En ella encontrará una gran cantidad de funciones destinadas
a personalizar la apariencia y el funcionamiento de la aplicación.

PANELES LATERALES

Dependiendo del modo de vista que hayamos seleccionado y de la

opción que utilicemos en cada momento, Word mostrará un panel
con información y funcionalidades relacionadas con ellas. Una de las
más prácticas es el panel de navegación, que se activa eligiendo
Vista y, seguidamente, Panel de Navegación (véase el epígrafe
Vista, en este capítulo). Solo debe hacer clic en el icono de cerrar 1
para ocultar un panel en cualquier momento.

Si ha creado una estructura de documento mediante la aplicación de

estilos (véase el epígrafe Estilos, en este capítulo), puede
aprovechar el panel de navegación para desplazarse rápidamente a
través del texto. También puede utilizarlo para realizar búsquedas:
escriba el término que desea encontrar en el campo 2 y se resaltarán
en amarillo las secciones que lo contienen. Si hace clic en el icono
de lista desplegable 3 y después selecciona Búsqueda avanzada...
4, se abrirá una ventana que le permitirá afinar los parámetros de la
búsqueda. Seleccione Más >> o << Menos 5 para ampliar o reducir
su funcionalidad; por ejemplo, puede decidir si desea ignorar las
mayúsculas o tenerlas en cuenta. No solo es posible encontrar
palabras sueltas, sino también marcas de párrafo, de tabulación, etc.

La pestaña Reemplazar 6 permite sustituir textos. Esto resulta muy

útil cuando es necesario realizar la misma corrección varias veces.
Por ejemplo, si alguien le ha enviado un documento en el que los
acentos se han convertido erróneamente en apóstrofes, puede
introducir los caracteres por corregir en el campo Buscar: 7 y los
correctos en Reemplazar con 8. Utilice el botón Buscar siguiente 9
para realizar la búsqueda de una en una y Reemplazar 10 para
realizar la sustitución. Alternativamente, es posible ejecutar todos los
cambios de una sola vez con Reemplazar todos 11. Mediante esta
funcionalidad es posible también hacer otro tipo de acciones tales
como sustituir un tipo de letra por otro o cambiar el estilo de un
párrafo por otro diferente.
Del resto de paneles disponibles podemos destacar el portapapeles.
Para acceder a él, haga clic en el icono de abrir 12 en el menú de
Inicio. En este panel se guardan, auto-máticamente, todos los
elementos que hemos ido copiando durante la elaboración del
documento. De este modo, siempre podremos recuperarlos y
pegarlos rápidamente en el lugar que necesitemos de un modo
rápido y sencillo.

BARRA DE ESTADO

La parte inferior de la ventana de Word alberga una barra de estado

que proporciona información sobre el documento, así como algunas
opciones útiles. A la izquierda del todo se muestra el número de la
página 1 en la que nos encontramos y la cantidad total que contiene
el documento. Un atajo útil: al hacer clic sobre la información de la
página, podemos mostrar y ocultar alternativamente el panel de
navegación (véase el epígrafe anterior Paneles laterales).
Inmediatamente después encontramos el número de palabras 2 que
contiene el documento. Si pulsamos sobre él, se abrirá una pequeña
ventana con información adicional, como por ejemplo el número de
caracteres en el texto.

Si hace clic en el icono 3, se activa la herramienta de corrección

ortográfica y gramatical. A continuación, se muestra el idioma 4 que
Word ha identificado para el documento. Obviamente, puede escribir
el texto en cualquier idioma, incluso si es diferente del que se
muestra aquí, pero la función de revisión se activará para este. Si lo
necesita, puede hacer clic para modificarlo, tanto para todo el
documento como para una parte.

En la parte derecha de la barra encontramos algunos de los distintos

modos 5 que podemos elegir para visualizar el documento (lectura,
impresión y diseño web) y, a su lado, la función de zoom 6.

Si hace clic en la barra con el botón derecho del ratón, se desplegará

una lista de comandos que puede incluir en ella para que pueda
personalizarla según sus preferencias.

BOTÓN DERECHO DEL RATÓN

Otros menús a los que puede acceder mientras trabaja con los
documentos son aquellos que se muestran al pulsar el botón derecho
del ratón. Su naturaleza dependerá del elemento sobre el que haga
clic.
Si selecciona o pulsa en una palabra o frase, se abrirá un menú 1
con las acciones que pueden ejecutarse sobre un texto. Por ejemplo,
puede copiar, cortar, pegar, modificar la fuente, buscar, consultar
sinónimos o realizar una traducción automática, insertar enlaces o
introducir comentarios. Muchos de estos comandos se encuentran
repartidos en diversas secciones de la cinta de opciones, pero
muchas veces es más conveniente y rápido activarlos desde aquí.

Si hace clic sobre una foto, se abrirá un menú 2 completamente

distinto con opciones relacionadas con la manipulación de imágenes.
Veamos otro ejemplo. En el panel de navegación, al pulsar con el
botón derecho del ratón sobre un título (véase Paneles laterales,
incluido anteriormente ) se abrirá otro menú 3 contextual. En este
caso, se nos ofrecen opciones tales como crear nuevos títulos,
eliminarlos o imprimir la tabla de contenido.

CREAR UN
DOCUMENTO DESDE
CERO

A continuación, le proponemos un ejemplo práctico de cómo utilizar

algunas de las herramientas que se han descrito en las páginas
anteriores para crear un documento desde cero. Como caso práctico,
crearemos un anuncio para vender un coche.
Veamos, a continuación, los pasos que deberemos seguir para
llevarlo a cabo.

Empiece creando un nuevo documento. Para ello, haga clic en

Archivo, a continuación, en Nuevo 1 y finalmente sobre Documento
en blanco 2.
Comience a escribir el texto. Una vez que haya acabado de redactar
el anuncio, aplíquele el formato. Por ejemplo, si desea que el texto
quede centrado, selecciónelo y haga clic en la opción Centrar 3.

Con el contenido aún seleccionado, despliegue la lista Fuente 4 para

elegir el tipo de letra (le sugerimos que no emplee demasiado tiempo
en esta tarea; para documentos sencillos la fuente por defecto es
adecuada). Y, a continuación, seleccione solo el encabezado y haga
clic en la lista Tamaño de fuente 5 para agrandarlo. En nuestro
ejemplo, hemos elegido un cuerpo 72 para el título.
Para el subtítulo se ha escogido el tamaño 20, mientras que para el
resto del texto se ha empleado un cuerpo 14 con el fin de conseguir
un buen equilibrio entre legibilidad y espacio ocupado. Si desea
destacar alguna palabra o frase, haga clic en la herramienta de
resaltado 6, elija el color y, a continuación, pase el cursor por encima
de ellas. Recuerde que ninguna de las decisiones es definitiva:
simplemente pruebe a ver qué tal quedan; puede realizar cambios en
cualquier momento.

Seguidamente, acceda al menú Insertar para añadir dos elementos

al documento: una imagen y una tabla. Para agregar la imagen,
coloque el cursor donde desea insertarla. En este punto, disponemos
de varias posibilidades:
 • Hacer clic en la opción Imágenes 7 para insertarla desde un
archivo guardado en nuestro ordenador.
• Seleccionar Imágenes en línea 8 para acceder a un banco de
imágenes generado a partir de los resultados de Bing, el
motor de búsqueda de Microsoft.
• También es posible insertar elementos gráficos que no sean
fotografías. Para ello, haga clic en las distintas opciones,
como Iconos, Modelos 3D o SmartArt, para descubrir las
alternativas que le ofrece Word en cada una de las categorías.
Puede que algunas de ellas se adapten a sus necesidades.
• Por último, puede simplemente copiar una imagen que haya
visto en algún sitio y pegarla (mediante las teclas Ctrl+C y
Ctrl+V o a través de las opciones del menú correspondiente.
Vea Cómo pegar un texto para conocer más detalles).

Sea cual sea el método que haya utilizado para incluir la imagen,
Word le proporciona varias herramientas de edición con las que
podrá dejarla a su gusto. Por ejemplo, los tiradores 9 situados en la
parte exterior del cuadro de la imagen permiten modificar su tamaño.
Solo tiene que hacer clic en uno de ellos y, mientras lo mantiene
pulsado, arrastrar el ratón. Pero recuerde: si utiliza alguno de los
tiradores centrales, la proporción se alterará y la imagen quedará
distorsionada. Para conservarla, emplee los tiradores situados en las
esquinas. También, puede utilizar el menú contextual de imagen que
se detalla a continuación.

Puede rotar la imagen haciendo clic en el control 10 al tiempo que

arrastra el ratón. Al igual que con la opción anterior, disfrutará de un
mayor control sobre el resultado final si emplea el menú contextual
en lugar del ratón.

La función Opciones de diseño 11 muestra un pequeño menú que

permite elegir la disposición de la imagen en relación al texto que la
acompaña, como por ejemplo, hacer que quede rodeada por él. Para
acceder al resto de herramientas, haga clic en la imagen con el botón
derecho del ratón y visualizará el menú contextual.

Entre las numerosas funciones disponibles destacan las dos últimas.

Tamaño y Posición… 12 abre una ventana que nos permite
establecer con precisión el tamaño y las proporciones que debe tener
la imagen, así como su ángulo de giro, la posición en la página y
algunos parámetros más.
Por otro lado, al seleccionar Formato de imagen... 13 se muestra un
panel lateral 14 que permite efectuar diversas modificaciones como,
por ejemplo, aplicar efectos de sombra y reflejo y ajustar el brillo y
contraste.

Una vez que insertamos la imagen en el documento, es hora de

añadir el elemento final del anuncio: las tiras recortables que incluyen
la información de contacto.

Para ello, seleccione el menú Insertar, haga clic en Tabla 15 y

seleccione el número de filas y columnas 16 que necesite.
Alternativamente, puede emplear la herramienta Dibujar tabla 17
para trazarla manualmente, incorporar una hoja de cálculo de Excel
18 o elegir alguna de las tablas rápidas 19 predefinidas en Word.
Coloque el cursor dentro de la primera celda de la tabla e introduzca
la información de contacto. Si desea modificar el aspecto de la tabla,
haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Propiedades
de tabla... 20. Utilice las opciones de este menú para ajustar su
propiedades, como por ejemplo alinear el texto dentro de las celdas.

Otra opción útil es Dirección del texto... 21. En nuestro ejemplo, se

ha utilizado esta función para colocar el texto en vertical. Otras
opciones útiles del menú contextual permiten insertar filas o
columnas adicionales en la tabla, eliminar celdas, distribuir
uniformemente las filas y columnas o elegir un estilo de borde para la
tabla.
Cuando ya haya introducido el texto en la primera celda, pase a la
siguiente pulsando la tecla de tabulación. Si, como en el ejemplo, el
texto es el mismo para todas las tiras, puede simplemente copiarlo y
pegarlo en el resto de celdas. Tras finalizar el diseño, es el momento
de examinar detenidamente el anuncio para comprobar que todos los
elementos están en su lugar. Los últimos pasos consistirán en
revisarlo (véase Revisar un documento desde cero, más adelante) e
imprimirlo. Por supuesto, recuerde guardar el documento.

CÓMO CREAR UN
DOCUMENTO A
PARTIR DE UNA
PLANTILLA
Una vez que hemos visto cómo diseñar un documento nuevo desde
cero, examinaremos ahora cómo crear uno a partir de las plantillas
incluidas en Word. Como ejemplo, vamos a elaborar un currículum.
Comience haciendo clic en Archivo y seleccione Nuevo 1.

En el campo de búsqueda 2, introduzca un término relacionado con

la plantilla que desea encontrar (en nuestro caso, currículum), y
seleccione el modelo más adecuado a sus necesidades haciendo clic
sobre él. A continuación, se abrirá una nueva ventana en la que
podrá obtener una vista previa más detallada 3. Puede navegar entre
los resultados empleando los iconos de las flechas 4. Pulse el botón
Crear 5 para empezar a utilizar el modelo.
Una vez abierto, podrá modificarlo según sus necesidades. Las
diversas secciones de la plantilla contienen textos e imágenes de
muestra para poder identificar rápidamente qué partes pueden
editarse. Recuerde reemplazar todo el contenido del ejemplo por el
suyo propio.
Habrá ocasiones en que el texto que necesite incorporar sea más
largo que el de muestra. En estos casos puede, por ejemplo,
disminuir ligeramente el tamaño de la letra, elegir una fuente más
pequeña o desplazarlo a otra sección del documento.

Tenga en cuenta también que, probablemente, la estructura de la

plantilla no se adecúe por completo a sus necesidades. Si es así,
puede modificarla eliminando párrafos, añadiendo entradas a las
listas o moviendo secciones de un lugar a otro.

Por último, recuerde que deberá guardar el documento con la opción

Guardar como 6 (véase Guardar como, en el capítulo 1).

REVISAR UN
DOCUMENTO

Word dispone de una serie de herramientas que permiten comprobar

si el contenido del documento está correcto formalmente y solucionar
los posibles errores. Se trata de una serie de características
realmente útiles que merece la pena conocer.

IDENTIFICAR ERRORES

En su configuración por defecto, Word nos ayuda a minimizar los

errores que podamos cometer mientras escribimos. Si la aplicación
detecta que una palabra está mal escrita, la subraya en color rojo 1.
Para solucionar el error, podemos corregirla manualmente o hacer
clic sobre ella con el botón derecho del ratón. En este caso, se
mostrará un menú que ofrece una serie de sugerencias 2. Haga clic
en la entrada correcta para aplicar la corrección. En algunas
ocasiones es posible que la palabra subrayada no sea real-mente
incorrecta, bien porque se trate de un término informal, no esté
incluida en el diccionario de Word o incluso desee expresamente
utilizarla aunque esté mal escrita. En estos casos, puede hacer clic
en Ignorar todo 3. A partir de ese momento, ya no se identificará
como errónea en el documento que está editando, aunque Word
avisará de nuevo del error cuando trabaje con cualquier otro texto.
Alternativamente, puede elegir Agregar al diccionario 4 para
incorporarla definitivamente al diccionario de Word.
Por otra parte, si hace clic con el botón derecho del ratón sobre una
palabra, puede solicitar al programa que le proponga sinónimos 5
para ella.

Word no solo es capaz de advertirnos de fallos ortográficos, sino

también de ciertos errores gramaticales. En este caso, la aplicación
los identifica subrayándolos en color azul.

REVISIÓN ORTOGRÁFICA

Una vez que haya terminado de escribir el documento, siempre es

buena idea revisarlo para asegurarse de que formalmente está
correcto. Todas las funcionalidades relacionadas con este último
paso se encuentran agrupadas en el menú Revisar 1. Al pulsar
sobre Editor 2 se abrirá un panel en la parte derecha de la
aplicación. En él se mostrarán los errores ortográficos y gramaticales
que, según Word, contiene el texto.
Si hace clic en Ortografía 3 se muestran los errores ortográficos.
Tenga en cuenta que lo que Word considera errores de ortografía no
siempre lo son. La aplicación ofrece una lista de sugerencias 4 cuyo
número dependerá de cada caso. Solo tiene que hacer clic en ellas 5
para reemplazar el término en cuestión. Por supuesto, también
puede hacer la corrección de forma manual. Haga clic en Omitir una
vez 6 para ignorar puntualmente el error (quizá necesite emplear un
término erróneo a propósito). Si selecciona Ignorar todo 7, tampoco
se considerarán como errores el resto de instancias, aunque sí en
cualquier otro documento distinto al que está editando.

Pulse en el idioma seleccionado actualmente, en este caso Español

(España) 8, si necesita cambiarlo. Puede recurrir a esta opción
cuando el texto contenga fragmentos en otros idiomas que Word no
ha identificado correctamente.
En cuanto a las indicaciones gramaticales, aunque algunas de ellas
son adecuadas, en general no son tan útiles como las ofrecidas por
la revisión ortográfica. No obstante, siempre es interesante
comprobar qué sugerencias nos propone la aplicación.

SINÓNIMOS Y TRADUCCIÓN

Word incorpora un diccionario de sinónimos real-mente práctico a la

hora de componer nuestros textos. Para utilizarlo, haga clic en la
palabra que desee consultar y, a continuación, pulse en Sinónimos
1. Seguidamente, se abrirá un panel con la lista de términos
equivalentes que sugiere la aplicación.

Por otro lado, podemos hacer uso de la herramienta Traducir 2 para

obtener versiones del texto en otro idioma. Como ejemplo, hemos
pedido a Word que traduzca al inglés una frase de esta guía. La lista
desplegable Del 3 permite elegir el idioma de origen (en caso de que
la detección automática de Word no haya funcionado correctamente)
mientras que en A 4 se selecciona el de destino. Sin embargo, le
recomendamos que solo utilice esta función para su uso personal. Si
necesita comunicarse por escrito, sobre todo si se trata de una
cuestión relativamente importante, es preferible que lo haga en su
propio idioma, con el fin de transmitir exactamente lo que desea
expresar. Recuerde que, al fin y al cabo, se trata de una traducción
automática generada por un algoritmo.
REVISIONES EN CONJUNTO

Las herramientas de revisión son especialmente útiles cuando varias

personas colaboran en la elaboración de un documento.

Su funcionamiento es realmente sencillo. Para introducir un

comentario, basta con hacer clic en una palabra o seleccionar una
frase y, a continuación, pulsar el botón Nuevo comentario 1. Un
panel situado en la parte derecha de la aplicación permite visualizar
los comentarios añadidos al documento. Adicionalmente, es posible
contestar a un comentario haciendo clic en Respuesta 2. Si desea
borrar un comentario, selecciónelo y haga clic en el botón Eliminar
3. Las funciones Anterior y Siguiente 4 permiten desplazarse
rápidamente a través de los comentarios.

Si necesita realizar modificaciones sobre un documento preparado

por otra persona, pero desea que esta pueda comprobar los cambios
que ha realizado, puede utilizar la herramienta de control de
cambios. Cuando eliminamos una palabra o frase, el texto
normalmente desaparece sin dejar rastro. Pero si hacemos clic en
Control de cambios 5, Word “registrará”, a partir de ese momento,
las acciones de edición que llevemos a cabo. Por ejemplo, cuando
borremos una frase, no desaparecerá, sino que se tachará en rojo.
Si, por el contrario, añadimos texto, quedará subrayado también en
rojo. Una vez que haya terminado de revisar el documento, haga clic
de nuevo en Control de cambios para indicar a Word que ya no es
necesario registrar las modificaciones.
En el caso de que reciba un documento que ha sido revisado por otra
persona, puede ver todas las modificaciones que ha realizado
haciendo clic en Panel de revisiones 6. Las opciones Anterior y
Siguiente 7 permiten desplazarse rápidamente a través de los
cambios. Si está conforme con una modificación en concreto, solo
tiene que hacer clic en Aceptar 8 para validarla y que pase
definitivamente a formar parte del documento. Si, por el contrario,
prefiere mantener el texto original, seleccione Rechazar 9.

IMPRESIÓN

En caso de tener que imprimir el documento, solo tiene que acceder

al menú Archivo y, a continuación, pulsar en Imprimir 1.

Seguidamente, se mostrará un cuadro de diá-logo con varias

funciones. Indique el número de ejemplares que necesita del
documento en Copias 2. Si desea imprimirlo completo, mantenga la
opción por defecto, Imprimir todas las páginas 3, o despliegue la
lista de opciones para elegir de cuáles desea obtener una copia
física. Pulse en Orientación vertical 4 para elegir entre esta o una
impresión en horizontal. Utilice la lista desplegable 5 que se
encuentra a continuación para establecer el tamaño del papel. Si
necesita imprimir más de una página por hoja de papel, haga clic en
la opción por defecto, 1 página por hoja 6, y seleccione la opción
que necesite.

Images

EN CASO DE PROBLEMAS

Lo mejor que podemos hacer para minimizar el riesgo de perder

nuestro trabajo es guardar el documento regularmente (véase
Guardar documentos, en el capítulo 1) o activar la función de
autoguardado. Sin embargo, en algunas ocasiones pueden surgir
problemas inesperados. Por ejemplo, es posible que el ordenador se
bloqueara y el archivo aún no se hubiese guardado. En estos casos,
tras reiniciar el equipo y comprobar que todo esté en orden, abra
Word.

Acceda al menú Inicio y localice la opción Recuperar documentos

sin guardar 1 en la parte inferior de la aplicación. Seguidamente, se
abrirá el panel Recuperación de documentos. En él puede
comprobar qué archivos fueron afectados por el problema y han
podido ser recuperados. Por debajo de cada uno de ellos se muestra
la fecha y hora de su última modificación. Pulse en el icono de la
flecha 2 para determinar qué desea hacer con ellos. A menos que
esté completamente seguro, le sugerimos no seleccionar nunca la
opción Eliminar 3. Es preferible emplear algo de tiempo en abrir el
documento para comprobar su contenido y determinar en qué se
diferencia de la copia que tiene guardada en el disco. Si el archivo
recuperado es más reciente, puede abrirlo para seguir trabajando en
él. Si tiene alguna duda, guárdelo con otro nombre para examinarlo
más detenidamente. Una vez que haya revisado todos los
documentos recuperados, haga clic en Cerrar 4.

Images

Si no llegó a abrir alguno de los archivos recuperados, Word

mostrará un mensaje 5 preguntándole si desea volver a ver el panel
de recuperación la próxima vez que abra la aplicación. Le sugerimos
que examine todos los documentos recuperados lo más rápidamente
posible para determinar qué versión es la válida y minimizar así el
riesgo de acabar con distintas copias del mismo documento.

Images
 Capítulo 3
EXCEL

E xcel es la aplicación de Office que nos permite trabajar con hojas

de cálculo. Gracias a las funcionalidades que incorpora podemos,
por ejemplo, realizar cálculos complejos, procesar datos de forma
avanzada y generar gráficos a partir de estadísticas. En las
siguientes páginas descubriremos cómo utilizar sus funciones
principales.
ESTRUCTURA DE LA
HOJA DE CÁLCULO

Una página de Excel está compuesta por varias secciones. Primero

las veremos rápidamente y después iremos profundizando en ellas a
lo largo del capítulo:

1 /La barra de título/ contiene algunos comandos rápidos (que

pueden personalizarse) que nos permiten gestionar los archivos,
visualizar el nombre de la propia hoja, acceder a la barra de
búsqueda y a otras opciones para configurar el aspecto del
documento (véase La cinta de opciones y la barra de herramientas,
en el capítulo 1).

2 /La cinta de opciones/ es el área donde se sitúan las

herramientas principales, y conocerla bien nos permitirá extraer el
máximo provecho de Excel. Aquí podemos encontrar, entre otras, las
funciones que permiten personalizar el aspecto de la hoja, insertar
gráficos y tablas, realizar una revisión del contenido, etc.

3 /La barra de funciones/ como su propio nombre indica, es el lugar

donde se encuentran los comandos relacionados con las funciones.
También nos permite examinar el contenido de las celdas.

4 /Filas y columnas/ las filas se identifican mediante letras (A, B, C,

etc.) y las columnas a través de números (1, 2, 3 y así
sucesivamente). La combinación de fila y columna se emplea para
determinar la posición de una celda o un conjunto de celdas. Así, C3
es la celda que se encuentra en la intersección de la columna C y la
fila 3, mientras que A1:G1 se refiere al rango de celdas
comprendidas entre A1 y G1, ambas incluidas. Fíjese en que,
cuando el puntero se sitúa en una celda (por ejemplo, C3), tanto el
encabezado de la fila 1 como el de la columna C quedan ligeramente
resaltados. De este modo, Excel nos indica claramente la celda en la
que estamos trabajando.

5 /La hoja de cálculo/ es el espacio de trabajo en el que se

introducen los datos y gráficos. Si necesita crear hojas adicionales,
solo tiene que hacer clic en el botón + 6 situado en la parte inferior
izquierda del documento. Esta opción resulta especialmente útil
cuando tenemos dos conjuntos de datos que, aunque están
relacionados de algún modo, preferimos analizar por separado. De
este modo, es posible crear una hoja para uno y otra separada para
el otro (por ejemplo, una hoja de contabilidad doméstica para cada
año). Esto posibilita relacionar datos entre ellas, pudiendo realizar
cálculos en una hoja a partir de los datos que se encuentran en la
otra. Es como disponer de dos documentos distintos pero con la
ventaja de poder relacionarlos.

7 /La sección inferior/ se denomina barra de estado e incluye, por

defecto, algunas opciones que nos permiten visualizar la hoja de
cálculo en distintos formatos, así como obtener cierta información
sobre el documento. Es posible personalizar la barra con otras
opciones haciendo clic sobre ella con el botón derecho del ratón.
ABRIR UN ARCHIVO

Si lo que quiere es abrir un documento de Excel ya existente, solo

tiene que hacer doble clic en él desde el administrador de archivos.
Si ejecuta la aplicación directamente, se mostrará una pantalla como
la que se muestra en la imagen.

La sección central 1 contiene las hojas de cálculo que se han abierto

recientemente. Para leerlas, basta con hacer clic en ellas. Cuando se
mueve el ratón por el nombre de un documento (sin pulsar sobre él),
se muestra el icono de una chincheta. Si pulsa en ella, la hoja pasará
a estar disponible dentro del apartado Anclado 2. Para quitarla de
esta lista, vuelva a hacer clic en el icono de la chincheta.

Si lo que necesita es abrir un documento guardado en el ordenador

pero que no aparece en la lista de recientes, haga clic en Abrir 3 y
navegue hasta la carpeta que lo contiene. También puede localizarlo
introduciendo parte del nombre del documento en el campo Buscar
4. Si, por el contrario, lo que desea es crear uno desde cero,
seleccione la opción Libro en blanco 5. También puede emplear
alguna de las numerosas plantillas 6 que nos propone Excel.
Además de las que se muestran por defecto, puede seleccionar
Nuevo 7 o en Más plantillas 8 para visualizar otros modelos.

Al hacer clic sobre alguno de ellos se mostrará una vista previa. Una
vez que se haya decidido por una plantilla, ábrala haciendo doble clic
o pulse el botón Crear 9 para empezar a trabajar en ella.
Seguidamente, se abrirá el modelo. Este ya contiene textos de
ejemplo que indican las partes que son editables.

GUARDAR LAS
HOJAS
Al igual que con cualquier otro tipo de documento,
independientemente de la aplicación utilizada, le sugerimos que
guarde las hojas de cálculo inmediatamente después de empezar a
trabajar en ellas y que siga haciéndolo regularmente cada pocos
minutos. Es la mejor manera de evitar que se pierda accidentalmente
su trabajo.

Para ello, haga clic en el icono del disco 1 y siga el procedimiento

descrito en el epígrafe Guardar documentos, en el capítulo 1.

Para guardar el archivo bajo un nombre determinado, pulse sobre

Archivo 2 y, a continuación, seleccione la opción Guardar como 3.

Dispone de varias opciones para guardar el documento; por ejemplo,

puede almacenarlo en una carpeta distinta a la actual 4. Utilice el
campo de nombre 5 para introducir el que desea darle al archivo.
Mediante la lista desplegable 6 puede escoger el formato en el que
se debe salvar el documento. El tipo de archivo por defecto es el
nativo de Excel, .xlsx, pero es posible que en alguna ocasión
necesite elegir otro, como por ejemplo PDF.

No obstante, tenga en cuenta que, si escoge un formato distinto al de

Excel, es posible que el documento original sufra algunos cambios.
El contenido en sí no cambiará, pero sí quizá su apariencia.
BARRA DE TÍTULO

Al igual que sucede en Word y PowerPoint, las funcionalidades de

Excel se encuentran repartidas en diversos menús. Cuanto mejor los
conozca, más partido podrá sacar de este potente software.

El primer conjunto de comandos se sitúa en la barra de color verde

situada en la sección superior del programa. Empecemos por la
izquierda:

1 Este conmutador habilita o desactiva la función de guardado

automático del documento (véase Guardado automático, en el
capítulo 1).

2 Aquí se localizan las funciones de acceso rápido (si están

sombreadas, significa que están desactivadas en ese momento).
Recuerde que estos comandos son personalizables (para averiguar
cómo hacerlo consulte La cinta de opciones y la barra de
herramientas, en el capítulo 1).

3 El campo de búsqueda posee varios cometidos. Puede utilizarlo

tanto para buscar una función como para encontrar una palabra en el
documento. Excel muestra incluso los resultados de la búsqueda en
internet.

4 En esta parte se muestra el nombre de la cuenta de Microsoft con

la que hemos iniciado sesión en Office (véase Cuenta en Microsoft,
en el capítulo 1).

5 Este botón permite modificar el aspecto de la cinta de opciones. El

primer modo la oculta automáticamente, lo que nos permite contar
con un poco más de espacio para mostrar la hoja (algo realmente útil
cuando se está utilizando una pantalla relativamente pequeña). La
tercera opción es el modo por defecto que mantiene la cinta de
opciones siempre a la vista. La segunda es un compromiso entre las
anteriores.

6 Los tres iconos del final nos permiten minimizar la ventana,

modificar su tamaño o cerrarla, finalizando la edición de la hoja de
cálculo.

CINTA DE OPCIONES

En la cinta de opciones podemos encontrar la mayoría de los

comandos de Excel. Al igual que en el resto de las aplicaciones de
Office, el número de funciones es tan grande que se han dividido en
varias secciones. Las opciones disponibles varían según la pestaña
elegida. El resto de las áreas de la aplicación (ventana de edición,
barra superior de herramientas, paneles laterales y barra de estado)
se mantiene sin cambios independientemente del menú elegido. La
única excepción es el menú Archivo, ya que, al seleccionarlo, el
programa cambia de aspecto debido a su funcionalidad específica.
Como ya hemos dicho, las opciones son tan numerosas que resulta
imposible tratarlas todas. Por ello, la guía se centra en aquellas
herramientas que son más útiles para el usuario, a la vez que facilita
la información más relevante acerca de los diferentes menús.

INICIO

En esta sección se encuentran algunas de las opciones que se

utilizan más habitualmente. La mayoría de ellas se emplean para
personalizar la apariencia del documento.

En la parte izquierda se localizan los iconos de los comandos copiar

y pegar 1. A la hora de pegar contenido disponemos de varias
alternativas; por ejemplo, podemos mantener el formato original,
pegar solo el texto o replicar el formato. Una de las más útiles es
Pegar valores 2.

Veamos cómo funciona esta opción con la ayuda de un ejemplo. La

celda D1 contiene una fórmula que multiplica A1 por B1. Si copiamos
D1 y utilizamos el comando Pegar en la casilla D3, obtenemos 0 3,
porque, como se explica más adelante en Cómo hacer cálculos,
cuando se copia y pega una fórmula lo que hace Excel es reescribirla
a partir de su nueva ubicación. De este modo, la fórmula se convierte
en “A3 por B3”, y, como las celdas A3 y B3 están vacías, el resultado
es 0. Si, por el contrario, elegimos Pegar valores en la celda D4,
esta mostrará 325 4, es decir, la misma cifra que en D1, ya que al
pegar solo los valores hemos eliminado la fórmula.

Las opciones del apartado Fuente 5 permiten personalizar el aspecto

del texto y las celdas.

Desde la sección Número 6 podemos establecer el formato de las

cifras (véase Formato numérico, posteriormente en este capítulo). El
formato condicional lo trataremos más adelante.

La función Borrar 7 nos ofrece varias alternativas a la hora de

descartar contenido. Podemos, por ejemplo, eliminar el formato de
una celda manteniendo intacto su contenido, o viceversa. Las
herramientas para ordenar y filtrar se detallan en el epígrafe Cómo
ordenar los datos, que se incluye más adelante en este capítulo.

Haga clic en el botón Buscar y seleccionar 8 para acceder a las

funciones de este menú. Con ellas, no solo es posible modificar el
contenido visible de las celdas, sino también en las fórmulas. Por
ejemplo, se pueden reemplazar todas las operaciones + por * para
multiplicar las celdas en lugar de sumarlas.

INSERTAR

Este menú permite insertar distintos objetos en nuestra hoja de

cálculo. Los dos más importantes son las tablas dinámicas y los
gráficos, a los que hemos dedicado unos apartados específicos
(véanse los epígrafes correspondientes más adelante en este
capítulo). También permite introducir otros elementos tales como
enlaces a otros archivos, comentarios, encabezados y pies de
página, etc.

DISPOSICIÓN DE PÁGINA

Las opciones de esta sección tienen que ver principalmente con el

aspecto que tendrá la hoja de cálculo en caso de imprimirla. Puede
encontrar más información en el epígrafe Impresión, en este capítulo.

FÓRMULAS

Este apartado agrupa los comandos relacionados con las fórmulas (a

las que Excel se refiere también a veces como funciones). Vea el
apartado Funciones, incluido más adelante, para conocer más
acerca de ellas.
DATOS

En esta pestaña encontramos funcionalidades enfocadas al análisis

de datos. También incluye otras herramientas para clasificarlos,
filtrarlos, agruparlos, etc. Tiene más información en el apartado
Análisis de datos, incluido más adelante.

REVISAR

La pestaña Revisar incluye funciones que permiten llevar a cabo una

revisión completa de la hoja de cálculo y colaborar con otras
personas en su elaboración. Consulte más información al respecto
en el epígrafe Revisión y notas, incluido más adelante.

VISTA

Gracias a este menú podremos establecer el modo de visualización

que nos resulte más cómodo y adecuado a nuestras necesidades.

Un problema de Excel es que, a diferencia de Word, donde el

formato del documento es vertical, las tablas se extienden tanto
horizontal como verticalmente. Esto hace que sea complicado tener
una idea clara de cómo quedaría el documento una vez impreso.

La función Ver salt. Pág. 1 muestra cómo queda dividida la tabla a la

hora de imprimirla. De esta forma, podemos decidir cómo modificarla
para que los datos que deben mantenerse agrupados no acaben en
hojas separadas. Resulta útil para realizar una comprobación
puntual, pero para trabajar en la hoja de cálculo es más cómodo
regresar al modo por defecto. Para ello, haga clic en el icono Normal
2.
El apartado Mostrar 3 permite visualizar u ocultar ciertos elementos
de la página, aunque nuestra recomendación es que mantenga las
tres opciones activadas por defecto.

Desde Zoom 4 es posible alejar o acercar el documento. Esto es

muy interesante, sobre todo, si necesitamos ampliar una parte de la
tabla. Para ello, basta con seleccionarla y hacer clic en el botón
Ampliar selección 5.

Dentro de la sección Ventana podemos acceder, entre otras, a las

funciones Ver en paralelo, Desplazamiento sincrónico y
Restablecer posición de la ventana, en los iconos de la derecha 6.

Estas opciones se emplean cuando se desea visualizar dos

documentos al mismo tiempo (por ejemplo, para compararlos) o ver
dos partes diferentes en uno solo. En el apartado Vista, en el capítulo
2, puede encontrar más detalles acerca de cómo se usa.
ARCHIVO

El menú Archivo es común a todas las aplicaciones de Office.

Puede consultar su modo de funcionamiento en el epígrafe Vista del
capítulo 2.

CREAR UNA HOJA DE

CÁLCULO SENCILLA

Nada mejor que un ejemplo práctico para entender cómo se emplean

algunas de las principales funcionalidades de Excel. Imaginemos que
Laura, Antonio y Sonia salen de fin de semana.

Por comodidad, solo uno se encargará de pagar el alojamiento, otro

las comidas, etc. y al final del viaje harán las cuentas. Veamos cómo
Excel puede ayudarles a ello.

INTRODUCIR TEXTO

En primer lugar, hay que crear un nuevo documento. Para introducir

el texto en una celda, basta con seleccionarla y empezar a escribir.
Lo ideal es que dicho texto sea lo más breve posible para simplificar
el manejo de la hoja. Además, es mejor dedicar cada celda a un solo
concepto, ya que así la navegación y el análisis de los datos serán
más sencillos.

Para seguir con el ejemplo planteado antes, haga clic en la celda A2

y escriba el nombre de la primera persona y, a continuación, pulse
Intro. El cursor se desplazará a la casilla A3. A continuación,
introduzca la segunda persona. Por último, escriba la tercera en A4.

Ahora haga clic en B1 e inserte la primera partida de gastos, por

ejemplo, Restaurante 1. Para desplazarse a la siguiente columna,
C1, no pulse Intro sino la tecla de tabulación. Una vez que haya
introducido todos los conceptos, la tabla tendrá el aspecto que se
muestra en la imagen. Si lo desea, puede modificar el formato del
texto usando los clásicos comandos de negrita, cursiva, tipo y
tamaño de letra.

FORMATEO SIMPLE

Es posible que la longitud de algunos de los conceptos sea mayor

que la anchura por defecto de las celdas. Existen dos maneras de
arreglarlo.

Puede seleccionar la primera de las columnas que quiere

redimensionar haciendo clic en su encabezamiento 1 (B, en este
ejemplo) y, a continuación, arrastrar el ratón hasta la última columna
que resaltar, en este caso I. A continuación, mueva el ratón sobre la
línea divisoria entre dos de las columnas hasta que el puntero
cambie al tipo de cursor 2. Por último, haga doble clic. El resultado
será que el tamaño de cada columna habrá cambiado, adaptándose
automáticamente al del texto que contiene. Si no le gusta que las
columnas tengan una anchura diferente, puede seguir otro método.
Seleccione las columnas tal y como hemos descrito anteriormente y
haga clic en Ajustar texto 3. De este modo, el ancho de las
columnas no cambia, sino el de las filas, provocando que algunos
textos se desplacen una línea hacia abajo.

Si no queda completamente satisfecho con el aspecto, siempre

puede modificar las dimensiones de las celdas manualmente. Para
ello, desplace el puntero sobre las celdas hasta que cambie a modo
redimensionar 4 y arrastre el ratón hasta obtener el tamaño deseado.
La hoja resultará más fácil de leer si se incluyen elementos gráficos
como colores y bordes. Seleccione las celdas de la primera fila, haga
clic en Color de relleno 5 y elija el que le parezca mejor.

Repita la operación para las celdas de la primera columna. En cuanto

a la cuadrícula de la hoja, se utiliza simplemente para identificar
visualmente cada una de las celdas. No se mostrará si imprime el
documento.
Si desea recuadrar alguna celda, selecciónela y haga clic en la
opción Bordes 6 para elegir un formato. Existen multitud de
posibilidades: puede añadir un borde inferior o superior, ajustar su
grosor, personalizar el color, etc. Por supuesto, es posible elegir un
tipo de borde para diferentes rangos de celdas.

Mediante las funciones del panel Alineación se puede ajustar el

texto tanto horizontal 7 como verticalmente 8. La herramienta
Orientación 9 nos permite girar el texto, por ejemplo, para
disponerlo en vertical en lugar de en horizontal.

INTRODUCIR DATOS
 Images

Una vez que haya formateado el diseño de la hoja, puede introducir

los distintos importes. Por ejemplo, si el primer restaurante lo pagó
Laura y se gastó 75 euros y 80 céntimos, haga clic en B2 1 y escriba
la cantidad. Haga lo mismo para el resto de los gastos.

Examinemos ahora algunas cuestiones prácticas relativas a los

números. El separador por defecto para los decimales es la coma. Si
su ordenador dispone de un teclado numérico, es probable que la
tecla de los decimales tenga impresa un punto en lugar de una coma:
no importa, utilícela y verá que lo que se muestra en pantalla es una
coma.

Si prefiere utilizar el punto como separador decimal (como, por

ejemplo, hacen los ingleses), haga clic en Archivo y, a continuación,
en Opciones. Seleccione Avanzadas 2, desmarque Usar
separadores del sistema e introduzca un punto en el campo
Separador decimal: 3. Modifique también el de miles si así lo desea.
Normalmente, este separador no se utiliza. No obstante, si prefiere
utilizar alguno para que una cifra como diez mil se muestre como
10.000 en lugar de 10000, inserte el punto. En cuanto a los
decimales, utilice las opciones del panel Número 4 para aumentar o
disminuir su cantidad. Este valor de configuración es puramente
visual, ya que los decimales seguirán existiendo, aunque no se
muestren.

Images

CÓMO REALIZAR LOS CÁLCULOS

Hasta ahora no hemos hecho nada muy diferente de lo que puede
obtenerse en Word mediante la opción de tablas (véase Crear un
documento desde cero, en el capítulo 2, donde se dan algunas
nociones). Ha llegado el momento de utilizar Excel para lo que
realmente está pensado.

Empiece por calcular cuánto gastó cada uno de los tres amigos.
Haga clic en la celda K2 e introduzca =suma. Tan pronto como
comenzamos a escribir tras el signo =, Excel despliega
automáticamente las funciones que comienzan por los primeros
caracteres introducidos. Puede buscar una función específica
haciendo clic en el icono fx 1 (para más información sobre cómo
elegir y utilizar una fórmula, consulte el apartado Funciones, incluido
más adelante). En nuestro ejemplo, como se trata de una fórmula
muy sencilla, se puede insertar directamente, de forma manual.

A continuación, cuenta con dos alternativas. Por un lado, puede

hacer clic en la primera celda, B2, escribir +, pulsar sobre C2,
introducir de nuevo +, seleccionar D2 y así sucesivamente. Para
terminar, cierre la fórmula escribiendo el paréntesis final “)” y pulse la
tecla Intro.

Sin embargo, este método resulta un tanto incómodo. Por eso, lo

más recomendable es escribir la fórmula directamente en la celda 2 o
el campo de edición 3 de la siguiente forma: =suma (B2:I2).
Examinemos en detalle las distintas partes de la fórmula:

• El signo = indica que se desea emplear una fórmula.

• A continuación, se introduce el nombre de la fórmula, en este
caso “suma”.
• Después del nombre, se abre paréntesis y, a continuación, se
indican las celdas que son objeto de la fórmula utilizando la
 sintaxis correspondiente. En este caso, se teclea la primera
celda (B2) y la última (I2), separadas por el signo; esto
significa que deseamos incluir en la suma todas las celdas
entre B2 e I2, ambas incluidas.
• Por último, se cierra el paréntesis.

Images

Tras pulsar Intro, Excel muestra el resultado, equivalente a la

cantidad total gastada por Laura durante el viaje. Ahora necesitamos
repetir el mismo proceso para Antonio y Sonia.

En lugar de volver a introducir la fórmula, podemos simplemente

copiar la celda K2 y pegarla en K3 y K4. La fórmula se actualizará
teniendo en cuenta las celdas correspondientes. También puede
utilizar la función de autocompletar que se describe más adelante.

El siguiente paso es el más complejo, ya que no consiste en

introducir datos o fórmulas, sino de entender exactamente qué
cálculos hay que realizar. En este ejemplo el planteamiento es
sencillo, pero existen muchos casos en los que Excel se utiliza para
realizar cálculos realmente complicados.

Después de calcular el gasto en el que ha incurrido cada uno de los

viajeros, utilizamos la celda K6 4 para realizar una nueva operación
de suma. En este caso se calcula el gasto total (en J6 podemos
escribir Total para saber a qué se está refiriendo la cantidad de la
celda K6). En la casilla K7 5 se calcula el importe por persona.

Por último, en la columna M 6 restamos al dinero pagado por cada

persona la cantidad a la que se toca y el resultado será su saldo
final: Antonio es el que más dinero ha gastado durante el viaje y le
corresponden 90,55 euros, de los cuales Laura tiene que
desembolsar 28,70 euros y Sonia 61,85 euros.

Images

COMPROBAR LOS RESULTADOS

Antes de considerar los resultados como definitivos, conviene

verificar que no ha habido errores y que las fórmulas están
aplicándose sobre las celdas correctas. Para ello, pulse en la celda
(por ejemplo, M3 1). Seguidamente, se visualizará la función en el
campo de edición de fórmulas 2. A continuación, haga clic sobre ella
y las celdas a las que hace referencia quedarán destacadas (en el
ejemplo, K3 3 y K7 4) de modo que podrá comprobar fácilmente si
todo está correcto.

Images

En algunos casos, el propio Excel nos avisa de la posibilidad de que

exista un error. Supongamos que introducimos manualmente una
fórmula que suma las celdas D9 y D10 y que la D11 también
contiene un número. La aplicación nos indicará que existen celdas
adyacentes a las que estamos sumando que no están incluidas en la
fórmula. En estos casos, se mostrará un pequeño triángulo en la
esquina superior izquierda de la celda que contiene la fórmula. Al
hacer clic sobre él, aparecerá un icono anaranjado con un signo de
exclamación 5. Si lo pulsa, Excel nos explicará el motivo del aviso y
nos ofrecerá posibles soluciones.

Images

RELLENADO AUTOMÁTICO
En muchas ocasiones, la creación de una tabla implica una serie de
acciones repetitivas. Las funciones de auto rellenado ayudan mucho
en estos casos.

Esta opción no solo funciona con fórmulas, sino también con datos.
Si, por ejemplo, en una celda está escrita la palabra Gastos y
necesita replicar este texto en otras celdas de la misma columna,
solo tiene que hacer clic sobre la celda y llevar el puntero hasta la
esquina inferior derecha, de modo que se convierta en un pequeño
signo +. A continuación, mantenga pulsado el botón del ratón y
arrástrelo hacia abajo 1.

Images

En algunos casos, esta acción supone algo más que copiar. Para
ciertos términos, Excel creará una lista en lugar de copiarlos. Por
ejemplo, si arrastra una celda cuyo contenido es lunes 2, la segunda
celda se convertirá en martes, la tercera en miércoles y así
sucesivamente. Lo mismo sucede con los meses. De igual forma,
prueba1 se convertirá en prueba2, prueba3, etc. Y, si en lugar de
seleccionar una sola celda, selecciona dos 3, las siguientes se
obtendrán a partir de la diferencia que existe entre ellas. Por ejemplo,
1 y 2 darán lugar a 3, 4, 5... mientras que a 1 y 3 les seguirán 5, 7, 9.
Si arrastra funciones, estas se reformularán de acuerdo con las
nuevas filas en las que se han colocado.

Images

FORMATO NUMÉRICO

Excel no se limita a manejar datos puramente numéricos; también es

posible introducir y realizar cálculos con monedas, fechas, horas,
porcentajes, fracciones, etc. Así mismo, permite personalizar el
formato de los dígitos, lo que contribuye a que la presentación de los
datos sea más clara. Por ejemplo, podemos observar que en esta
hoja 1, existen dos filas que muestran las mismas cifras. Si, por el
contrario, nos estamos refiriendo a una cantidad monetaria, la fila 3
lo transmite más claramente. Para ello, no es necesario insertar el
símbolo € junto al número, sino que basta con cambiar el formato de
la fila. Seleccione la fila y haga clic sobre la lista desplegable del
apartado Número 2. A continuación, elija el formato numérico que
desee (en el ejemplo, Moneda). También puede realizar esta
operación seleccionando un rango de celdas y pulsando sobre el
icono 3 (o tecleando la combinación Ctrl+1). Excel mostrará
entonces una ventana donde podemos definir no solo la categoría de
los datos (Moneda 4, etc.), sino también el símbolo correspondiente
5, la cantidad de decimales 6 y cómo deben mostrarse las cifras
negativas 7.

Images

La elección del formato no solo es una cuestión estética, sino que

también es importante para realizar los cálculos correctamente. En
este ejemplo 8, la fila 2 está formateada para contener números, por
lo que la suma de A y B es 2,70.

La fila 3, en cambio, está configurada con el formato de la hora, por

lo que Excel considera que 1:30 es una hora y media y 1:40 una hora
y cuarenta minutos. De este modo, al realizar la suma, el resultado
es tres horas y diez minutos.

Images
FUNCIONES

Las funciones son la verdadera razón de ser de Excel. Un buen

dominio de ellas, junto con una planificación adecuada, permiten
automatizar procesos de cálculo que, de otro modo, serían muy
largos, repetitivos y tediosos.

Además, gracias a las funciones, nos aseguramos de que los

cálculos se hacen correctamente, y esto nos permite, al mismo
tiempo, analizarlos en profundidad.

Existe un gran número de funciones y un inmenso abanico de

escenarios en los que aplicarlas. En esta sección nos limitamos a
explicar, de forma general, cómo emplearlas y a presentar algunos
ejemplos de las más comunes y útiles. Podemos utilizar cuatro
formas distintas de introducirlas.

El primer método consiste en insertarlas manualmente en la celda

(recuerde que debe comenzar siempre con el signo =). Esta opción
es la más habitual cuando se trata de funciones sencillas.
Alternativamente, acceda al menú Fórmulas 1 y seleccione la
categoría correspondiente. También puede escribir = en la celda y
utilizar la lista desplegable 2 para escoger alguna de las funciones
que propone la aplicación.

Images

Por último, puede hacer clic en el icono de la opción Insertar

función 3. En este caso, se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá
buscar la que necesita utilizar. Para ello, puede servirse del campo
de búsqueda 4; no siempre será posible encontrarla, pero vale la
pena intentarlo. Sea lo más conciso que pueda para aumentar las
posibilidades de éxito. Otra forma es utilizar la lista desplegable 5,
elegir la categoría a la que cree que pertenece la función que está
buscando y seleccionarla. En la parte inferior se mostrará la sintaxis
de la fórmula y una breve descripción de ella. También puede recurrir
a la ayuda de Excel para encontrar la más idónea.

Una vez que haya decidido qué función va a utilizar, haga clic en
Aceptar. A continuación, se mostrará un cuadro de diálogo que le
ayudará a definirla correctamente. Posiblemente Excel le proponga
automáticamente una expresión 6. En este ejemplo, al haber elegido
la celda D13 para la fórmula y seleccionado Promedio, la aplicación
sugiere automáticamente extraer el valor medio desde la celda D9 a
D12. Si la proposición automática de Excel coincide con lo que
necesita, basta con pulsar Aceptar 7. En caso contrario, tendremos
que establecer el rango sobre el que debe aplicarse la función. En
este ejemplo, lo que se pretendía era promediar las cantidades de la
fila 2, desde la columna B hasta la I, ambas incluidas. Así que la
propuesta no nos sirve y es necesario editarla.

Images

Es posible insertar una a una las referencias de cada una de las tres
celdas 8 que contienen valores (de tal forma que B2 sea el Número1,
F2 el Número2 e I2 el Número3). Sin embargo, cuando existe un
gran número de celdas el proceso puede resultar largo, tedioso y
propenso a errores, por lo que es mejor indicar el rango.

Images

Para ello, basta con insertar la expresión B2:I2 9, en la que los dos
puntos significan “hasta”. De este modo, Excel promediará todas las
cantidades entre B2 e I2. En la parte inferior 10 aparece una vista
previa del resultado, lo que nos ayudar a comprobar si la expresión
es correcta o no. Una vez que esté seguro de que así es, basta con
pulsar en Aceptar y la fórmula, con su resultado, se insertará en la
celda. Si desea replicar la fórmula en otras filas, no hace falta que
repita el proceso para cada una de ellas, sino que basta con utilizar
la función de rellenado automático (véase Rellenado automático,
incluido anteriormente en este capítulo).

Images

Veamos, a continuación, algunos ejemplos concretos de funciones.

CONTAR.SI

Images

Supongamos que tenemos una tabla como la del ejemplo y

queremos contar cuántas veces aparece Toledo en ella. Para ello,
haremos uso de la fórmula Contar.si.

Al incluirla, Excel muestra automáticamente su sintaxis. A

continuación, simple-mente habrá que indicar los parámetros
correspondientes 1.

Tras el paréntesis es necesario indicar el rango de celdas al que

queremos aplicar la fórmula (en este caso A1:A11), insertar un punto
y coma para separar los parámetros e introducir el criterio de
búsqueda (en nuestro ejemplo “Toledo”). Dado que estamos
buscando un texto, deberemos entrecomillarlo; si fuera un número,
las comillas no serían necesarias. Por último, para finalizar la fórmula
hay que cerrar el paréntesis.
Esta fórmula demuestra la utilidad de las funciones. Si tenemos que
manejar solo unos pocos datos, puede parecer más rápido hacer
manualmente el recuento. Sin embargo, si por ejemplo necesitamos
conocer también cuántas veces aparecen el resto de ciudades,
bastará con replicar la fórmula, lo que siempre será más rápido que
hacerlo a mano. Por supuesto, si las tablas tienen una cierta
dimensión, ya no solo se trata de rapidez, sino también de evitar
errores.

Existen otras variantes de la función Contar que realizan funciones

similares. Por ejemplo, Contar.blanco calcula el número de celdas
vacías dentro de un rango determinado.

FUNCIONES LÓGICAS

Excel nos permite utilizar los datos contenidos en las tablas no solo
para realizar cálculos, sino también para extraer deducciones en
base a una lógica. Las posibilidades son infinitas. Veamos un
ejemplo sencillo.

Supongamos que somos unos apasionados de la pizza y nos fijamos

un límite máximo de siete a la semana. En las casillas de B2 a B7
introducimos el número de pizzas consumidas de lunes a sábado. En
la celda B10 1 encontraremos la respuesta a la fatídica pregunta:
¿puedo comer una pizza más o ya he comido demasiadas en los
días anteriores? La fórmula que utilizamos para el cálculo es:
=SI(SUMA(B2:B7)<7; “Sí”; “Lamentable-mente no”). Analicemos la
expresión:

• Si =SI(
• la suma de B2 a B7 SUMA(B2:B7)
• es inferior a 7 <7
 • entonces ;
• mostrar “Sí” “Sí”
• de lo contrario ;
• mostrar “Lamentablemente no” “Lamentablemente no”)

Images

Tenga en cuenta que Excel nos permite construir funciones lógicas

muy complejas que concatenen múltiples condiciones. Cuanto más
elaboradas sean, más fácil será cometer un error. Un pequeño truco
es hacer una primera comprobación rápida. Una vez creada la
fórmula, pruebe a cambiar varias veces los valores con números
sencillos para poder determinar si el resultado de la fórmula es el
esperado.

Las fórmulas no solo permiten obtener resultados numéricos o

cadenas de texto, sino también modificar el aspecto de las celdas, lo
que resulta muy útil cuando se están analizando datos.

FUNCIONES DE TEXTO

No todas las funciones de Excel están pensadas para realizar

cálculos. Existen algunas que modifican la apariencia del texto.

Por ejemplo, si queremos poner en mayúsculas un texto escrito en

minúsculas, basta con situarnos en la celda 1 donde queremos
colocar el texto en mayúsculas e introducir la fórmula =MAYUSC
(celda o rango).

Images

También existe la posibilidad de concatenar las cadenas de texto de

dos o más celdas mediante la función CONCAT.
Si desea separar las dos cadenas para obtener un resultado como
en C2 2, puede añadir un espacio en blanco entrecomillado de la
siguiente manera: =CONCAT (A1;” “; B1).

¿VALORES ABSOLUTOS O RELATIVOS?

Images

Cuando copiamos una celda que contiene una función y la pegamos

en otra ubicación, la función se reescribe automáticamente teniendo
en cuenta las coordenadas de la nueva celda. Por ejemplo, las
columnas A y B contienen números. En C1 insertamos una fórmula
que multiplica A1 por B1. Si necesitamos también obtener el
resultado de A2 por B2, A3 por B3 y así sucesivamente, basta con
copiar y pegar (o arrastrar, como se ha explicado anterior-mente en
el epígrafe Formato numérico) la fórmula de A1 por B1 y se adaptará
para multiplicar las celdas correctas sin que tengamos que hacer
nada más 1.

No obstante, en ciertas ocasiones esta funcionalidad puede ser

contraproducente, como veremos en el siguiente ejemplo. En el caso
que hemos utilizado para la función Contar.Si, en la celda A14 se ha
incluido la fórmula =CONTAR.SI (A1:A11;”Toledo”), que se traduce
como “Cuenta el número de veces que aparece Toledo en las celdas
que van desde A1 a A11”. El resultado es tres 2. Supongamos ahora
que queremos buscar cuántas veces están presentes otras ciudades,
como Bilbao, Oviedo, Salamanca y Almería. Lo primero que
debemos hacer es modificar la fórmula para que sea más fácil
replicarla.

Images
Vamos a modificarla para que sea =CONTAR.SI(A1:A11;B14), es
decir “Cuenta el número de veces que aparece la palabra que se
encuentra en B14 (es decir, Toledo) en las celdas que van desde A1
a A11”. Si copiamos y pegamos la fórmula desde A14 hacia abajo, se
convertirá en =CONTAR.SI(A2:A12;B15) etc. hasta =CONTAR.
SI(A2:A12;B18). Sin embargo, como puede observarse, el resultado
de Almería 3 no es correcto. Esto se debe a que, al copiar y pegar, la
fórmula ha modificado también el rango de búsqueda. Ahora, en la
celda A18 se indica que ha de buscarse en el rango A5:A15 y no en
A1:A11, por lo que la instancia de Almería en A3 ha quedado fuera
del cálculo. Para evitar este problema, cuando necesitemos que una
referencia se mantenga fija, aunque se copie y pegue la fórmula,
debe utilizarse el símbolo $. Así, la fórmula original quedaría
=CONTAR. SI($A$1:$A$11;B14). Esto obliga a que el rango de
búsqueda sea siempre A1-A11. De este modo, podemos buscar
valores de forma dinámica fijando un rango específico de celdas
(observe que no se han añadido signos $ a B14, que es la variable
de texto). Gracias a esta modificación, los resultados son ahora
correctos para todas las ciudades 4.

Images

Images ¿Y SI NECESITO ESCRIBIR EL SIGNO =?

En Excel, el signo = es un carácter especial. Si escribe “hola” o “1”,

estas cadenas de texto se visualizarán tal cual en las celdas.

Sin embargo, si introduce =1+1, Excel mostrará 2. Pero ¿qué pasa si

quiero que aparezca el signo = en pantalla? La solución es
precederlo de un apóstrofe, símbolo que normalmente se encuentra
a la derecha del 0.
Así que si escribimos ‘=1+1, la celda ya no mostrará 2, sino =1+1.
Este mismo comportamiento sucede con los demás signos de
puntuación.

CÓMO SABER SI UNA FUNCIÓN ES LA ADECUADA

Las funciones ayudan a ahorrar tiempo y a evitar errores de cálculo,

pero siempre que se hayan escrito correctamente.

De hecho, lo primero que le sugerimos es que valore si tiene sentido

o no recurrir a una función. Si tomamos el ejemplo anterior, dado el
volumen de las entradas, en realidad es posible contar sin problema
las ciudades de forma manual. Sin embargo, para tablas similares
con cientos de valores, el uso de funciones se hace indispensable.

Excel dispone de mecanismos automáticos que informan de ciertos

errores cometidos a la hora de elaborar las fórmulas. En algunos
casos pueden aparecer mensajes de error 1 como el de esta captura
de pantalla.

Images

Images

En otros casos, cuando, por ejemplo, intentamos sumar dos palabras

o dividir un número por 0, Excel visualiza un pequeño triángulo en la
esquina superior izquierda de la celda para indicar que existe un
error. Al pulsar sobre él, se muestra un icono de advertencia 2. Si a
su vez hacemos clic sobre este, aparece un pequeño menú con una
explicación sobre el tipo de error y algunas sugerencias para intentar
solucionarlo.
En todo caso, no podemos confiar en que todo esté correcto, aunque
Excel no avise de ningún problema. Por ejemplo, es posible que
quiera sumar A1 y B1, y, por descuido, introduzca en su lugar A2+B2.
Como la sintaxis es correcta, Excel no advertirá de ningún error, por
lo que tendrá que descubrir por sí mismo dónde está el fallo. Por ello,
es aconsejable siempre realizar algunas pruebas modificando
algunos valores, para comprobar si las fórmulas devuelven los
resultados esperados.

También hay que tener en cuenta que, a veces, parece existir un

error cuando en realidad no lo hay. En C1 utilizamos la fórmula
A1*B1 para multiplicar los números contenidos en las celdas A1 y
B1. La función está escrita correctamente. Entonces, ¿por qué
aparecen unos caracteres de almohadilla 3 en lugar del resultado?
Simplemente porque se trata de un número que ocupa más espacio
que el ancho de la columna. Basta con redimensionarla para poder
visualizar el resultado.

Images

Por último, recuerde que pueden existir filas y columnas que se

encuentran ocultas (haga clic con el botón derecho sobre una
columna o fila y seleccione Ocultar). Excel ofrece esta posibilidad
para personalizar el diseño de la tabla.

Si aplica una fórmula a un rango que incluye celdas ocultas, esta

tendrá en cuenta también los valores contenidos en ellas, lo que
puede traducirse en resultados que parezcan extraños, pero que en
realidad son correctos. La presencia de dos trazos en el
encabezamiento 4 y el hecho de que la columna D se muestra
inmediatamente después de la B nos indican que la columna C está
oculta.
ANÁLISIS DE DATOS

Ante la presencia de tablas repletas de cifras, es comprensible en un

primer momento sentirse un tanto perdido y no saber muy bien por
dónde empezar. Afortunadamente, otro de los puntos fuertes de
Excel son las funciones que permiten analizar los datos.

CÓMO ORDENAR LOS DATOS

Una de las formas más evidentes de analizar una tabla es ordenar

los datos según los criterios en los que estamos interesados. Para
ello, podemos utilizar la herramienta Ordenar del menú Datos
(disponible también desde el menú Inicio).

La tabla de ejemplo contiene los puntos obtenidos durante la última

década por diez tenistas que participan en los torneos de la ATP. La
clasificación está ordenada alfabéticamente por defecto. Esto
dificulta poder comprobar de un solo vistazo qué jugadores tienen
más puntos, así que vamos a realizar algunos cambios.
Seleccionamos toda la tabla y, a continuación, hacemos clic en
Ordenar 1.

Images

A continuación, se abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos

escoger cómo clasificar los resultados. En primer lugar, elegimos de
acuerdo con columna cuyos datos queremos ordenar 2. En este caso
seleccionaremos la columna Total, que contiene la suma de los
puntos logrados durante los diez años. A continuación, escogemos el
criterio en la lista Ordenar según 3, donde podemos elegir entre los
valores de la celda, color o fuente. Por último, si el Orden 4 debe ser
de mayor a menor o viceversa. Si la columna por clasificar contiene
letras en lugar de números, entonces podrá ordenarse
alfabéticamente. Si así lo necesitamos, puede añadirse un segundo
nivel en Agregar nivel 5. De este modo, si dos filas tienen el mismo
valor en el primer nivel se ordenarán según los valores contenidos en
el siguiente. En el ejemplo, si dos tenistas han sumado el mismo total
de puntos, quedarán ordenados entonces según la temporada de
2020.

Images

También podemos emplear fórmulas sencillas como Min o Max, para

obtener respuestas puntuales de forma muy ágil. Por ejemplo, si
queremos conocer rápidamente cuál es la máxima puntuación
alcanzada por Nadal en las últimas diez temporadas, basta con
introducir en cualquier celda vacía la fórmula =MAX (C3:L3) 6.

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FORMATO CONDICIONAL

Los colores pueden ayudarnos a interpretar los datos de un modo

más visual. Para ello, solo necesitamos utilizar la herramienta de
formato condicional. Supongamos que en la tabla anterior quiere
comprobar cuántas veces Medvedev ha conseguido más puntos que
Federer. Para ello, seleccione la celda de 2020 de Medvedev y, a
continuación, pulse en Formato condicional 1 en el menú de Inicio.
Seguidamente, haga clic en Reglas para resaltar celdas 2 y, por
último, en Es mayor que... 3.

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Por último, defina la condición. Puede establecer un criterio fijo
como, por ejemplo, cuántas veces Medvedev ha logrado más de
6.000 puntos. Para ello, podríamos introducir 6.000 en el campo de
condición. Para nuestro ejemplo, en cambio, lo que queremos es
comparar el valor de la celda C5, que contiene la puntuación de
Medvedev, con la C4 de Federer. Así que introducimos =C4 en el
campo 4. A continuación, seleccionamos en la lista desplegable 5 la
combinación de colores que debe tener la celda que cumpla la
condición.

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En este momento, el formato condicional solo se está aplicando a

una celda, la de la temporada 2020. Si desea extenderlo al resto de
años, haga clic en el icono de Copiar formato 6, en forma de
brocha, y arrástrelo hasta la celda que desee. Automáticamente las
temporadas en las que Medvedev ha superado a Federer quedarán
resaltadas en rojo 7.

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Mediante el formato condicional es posible realizar muchas otras

acciones, como introducir iconos para representar tendencias en los
valores o aplicar degradados de color a un rango. Se trata de una
herramienta muy potente que le recomendamos que conozca.

TABLAS DINÁMICAS

Otra herramienta eficaz que nos propone Excel a la hora de analizar

los datos son las tablas dinámicas. Su uso, sin embargo, exige cierta
preparación, por lo que normalmente merece la pena solo cuando es
necesario realizar un análisis en profundidad. Volvamos al ejemplo
del viaje de Laura, Antonio y Sonia (véase el epígrafe Cómo realizar
los cálculos, incluido anteriormente). Supongamos que esta vez
hemos estructurado la hoja de un modo similar al de la imagen.

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Seleccione la celda Fecha, acceda al menú Datos y pulse sobre

Filtro 1. A continuación, en el menú Insertar, elija Tabla dinámica 2.
Alternativamente, puede seleccionar Tablas dinámicas
recomendadas 3 para que Excel le proponga alguna predefinida.
Esto puede ser útil para comprender mejor cómo funciona esta
herramienta.

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Seguidamente, se mostrará un cuadro de diálogo. Haga clic en

Seleccione una tabla o rango 4. Escoja Nueva hoja de cálculo 5 y
haga clic en Aceptar 6.

Se abrirá entonces una nueva hoja dentro del mismo documento a la

vez que el panel Campos de tabla dinámica 7. Marque con el ratón
todos los elementos que desee analizar. Al hacerlo, los datos se
transformarán en campos que se corresponden con los
encabezamientos de las celdas.

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De este modo, con tan solo desplazar los campos a las áreas de
Filtros, Columnas, Filas y Valores 8 podrá generar, sobre la
marcha, tablas que analicen en profundidad y desde varios ángulos
los datos contenidos en la tabla.
Se trata de una herramienta de análisis un tanto ardua de aprender,
pero que proporciona unos excelentes resultados cuando se
manejan grandes cantidades de datos y variables.

REVISIÓN Y NOTAS

Las herramientas de revisión son especialmente útiles cuando varias

personas necesitan trabajar al mismo tiempo en una hoja de cálculo.

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Seleccione una celda y acceda al menú Revisar 1. A continuación,

utilice la opción Nuevo comentario 2 para introducir el texto. Los
comentarios pueden responderse, eliminarse y mostrarse en una
barra lateral que se abre al hacer clic en Mostrar comentarios 3. Si
imprime una tabla que incluye comentarios, estos no serán visibles.

Las Notas 4 son una manera de incluir observaciones, sin posibilidad

de respuesta. Por lo general, los comentarios suelen borrarse una
vez que se ha resuelto el motivo de estos, mientras que las notas se
utilizan para dejar constancia de algo. Por ejemplo, pueden ser útiles
para entender el porqué de ciertas decisiones que se tomaron al
crear la hoja cuando volvamos a abrirla meses después.

PRESENTACIÓN DE
RESULTADOS

Los cálculos no lo son todo. El formato en el que se presentan es

igual de importante, ya que nos ayuda a interpretarlos mejor.
GRÁFICOS

Los gráficos constituyen un medio muy eficaz para analizar y

presentar datos. Si deseamos obtener unos gráficos verdaderamente
relevantes es necesario tener en cuenta dos aspectos:

• Disponer de una buena base, es decir, que la tabla esté bien

diseñada y contenga datos consistentes.
• No existe un único tipo de gráfico válido para todos los casos.
Cada escenario requiere un formato distinto.

Veamos algunos ejemplos empleando como base la tabla de

resultados usada en el ejemplo de los tenistas de la ATP. Hagamos
primero algunas modificaciones. Ocultamos la columna del total, ya
que contiene valores demasiado elevados en comparación con los
parciales de las temporadas y esto distorsionaría la visión general.
Modificamos también el orden de las temporadas, situando primero
las más antiguas.

Images

Supongamos que queremos analizar la evolución de los resultados a

lo largo de los años. Para ello, seleccione todas las celdas de la tabla
y acceda al menú Insertar. Si ya tiene decidido el tipo de gráfico que
utilizar, elíjalo en el panel Gráficos 1. En caso contrario, haga clic en
Gráficos recomendados 2 para echarle un vistazo a todos.

A continuación, seleccione la pestaña Todos los gráficos 3 para

poder visualizar todos los gráficos disponibles. La lista de la izquierda
4 contiene las categorías, mientras que la sección de la derecha 5
muestra las variantes de cada una de ellas. En la zona central 6
aparece una miniatura del gráfico seleccionado. Sitúe el ratón sobre
ella si desea ampliarla. Cuando haya encontrado el tipo de gráfico
adecuado, haga clic en Aceptar 7 y se insertará en la hoja junto a la
tabla.

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También puede colocar el gráfico en cualquier posición de la hoja

mediante el ratón. Si hace clic y arrastra alguno de los tiradores 8
podrá agrandarlo o reducirlo. Si no termina de convencerle, haga clic
en él y pulse la tecla Supr para eliminarlo. Las opciones situadas a la
derecha 9 permiten elegir qué elementos (por ejemplo, títulos,
etiquetas de datos, etc.) deben mostrarse y cuáles no, cambiar el
estilo del gráfico y filtrar datos.

Images

Además, todos los elementos del gráfico pueden modificarse. Si

pulsa sobre el título puede modificar el texto y desplazarlo a otra
posición. Así mismo, es posible modificar el aspecto de la leyenda y
establecer un valor mínimo o máximo en los ejes. Las posibilidades
son casi infinitas.

Por supuesto, puede insertar todos los gráficos que desee y

experimentar con diferentes modalidades para descubrir cuál es la
mejor opción. Por ejemplo, si lo que quiere es conocer la tendencia
de los jugadores a lo largo del tiempo, un gráfico de líneas es
perfectamente adecuado. Pero si selecciona demasiados datos, la
perspectiva se volverá confusa. En estos casos, es preferible trabajar
sobre un número menor de variables para obtener una visión más
clara de los datos.

TABLAS EN FORMATO RESUMIDO

Otro modo de obtener una visión clara de una tabla que contiene un
volumen considerable de datos es crear una versión resumida con
los parámetros más relevantes.

Por ejemplo, podemos ocultar los datos que no nos interesen. Para
ello, basta con seleccionar las filas o columnas, hacer clic con el
botón derecho del ratón y elegir Ocultar 1. Para volver a mostrarlas,
colocamos el puntero sobre los dos trazos situados en el
encabezado de las columnas y elegimos Mostrar 2. En este punto, si
vamos a realizar un gran número de cambios, es recomendable crear
un duplicado de la tabla y trabajar sobre esta, y mantener así intacta
la original.

Images

IMPRESIÓN

Si necesita obtener una copia en papel de la hoja de cálculo, solo

tiene que acceder al menú Archivo y hacer clic en Imprimir 1. El
proceso de impresión es similar al del resto de aplicaciones, aunque
existen algunas peculiaridades en el caso de Excel que merece la
pena mencionar.

Images

En particular, dado el formato de las hojas de cálculo, es necesario

tener en cuenta no solo la disposición vertical, sino también la
horizontal. En el caso de que la tabla sea muy extensa, resulta
complicado determinar con exactitud cómo se repartirán los datos al
imprimirla.

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Una de las funciones clave es la que se encuentra al final del cuadro
de diálogo. Si hacemos clic en la lista desplegable de márgenes,
podemos previsualizar cómo afecta su configuración a la impresión
2. Si, por ejemplo, se da el caso de que casi toda la tabla ocupa una
sola página, excepto una columna que se imprimiría en otra página
más, puede probar a ajustar los márgenes para solucionarlo. Esto
también puede hacerlo de un modo automático mediante la opción
Ajustar hoja en una página 3 de la función de escalado.

Otra opción útil es la que permite decidir qué partes de la hoja deben
imprimirse. Por ejemplo, tal vez necesite imprimir solo una parte de la
hoja. Para ello, seleccione las celdas que le interesan y elija
Imprimir selección 4.

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Si pulsa sobre Configurar página 5 podrá acceder a opciones

adicionales para personalizar la impresión.

Por ejemplo, cuando una tabla tenga que imprimirse necesariamente

en varias hojas, puede acceder a la pestaña Hoja 6 para establecer
las filas o columnas que deben repetirse en todas las páginas con el
fin de que sea más fácil leer los datos.

También puede decidir si imprimir o no las líneas de división 7 de la

cuadrícula de la tabla (por defecto Excel no lo hará) o el orden de las
páginas 8.

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 Capítulo 4
POWERPOINT

A l igual que sucede con el resto de las aplicaciones de Office,

PowerPoint dispone de un impresionante conjunto de
funcionalidades. Sin embargo, presenta una diferencia fundamental:
con Excel, cada minuto que dedicamos a aprender alguna nueva
función nos sirve para aumentar la versatilidad de nuestras hojas de
cálculo. Con Word, la correlación no es tan directa; si no eres buen
escritor, Word no te convierte en uno, pero algunas de sus
características nos ayudan a componer textos más claros y de mayor
impacto.

Esto es diferente con PowerPoint. Si tiene alguna experiencia en

hacer presentaciones, ya sea por estudio o por trabajo,
probablemente estará de acuerdo en que la mayoría son aburridas y
rara vez consiguen despertar el interés de la audiencia. La razón
principal es que pocas personas son capaces de convertirlas en
interesantes. Al fin y al cabo, una presentación es una especie de
monólogo ante un público difícil, algo para lo que no siempre
recibimos preparación ni disponemos de tiempo para hacerlo
adecuadamente. En esto, también influyen las herramientas que
utilicemos, entre ellas PowerPoint, y las transiciones, animaciones y
efectos diversos rara vez son realmente útiles y la mayoría de las
veces distraen a los asistentes y desvían el foco de la presentación.
Por esta razón, en este capítulo trataremos de reducir al mínimo las
explicaciones sobre la funcionalidad de esta herramienta y, en
cambio, incluiremos consejos prácticos para crear una presentación
eficaz.

CÓMO ABRIR Y GUARDAR DOCUMENTOS

Acceda al menú Archivo para crear, abrir y guardar las

presentaciones. Los procedimientos son los mismos que se han
descrito en los capítulos anteriores.

ESTRUCTURA DE LA
PÁGINA
La ventana de edición de PowerPoint se compone de varias áreas. A
continuación, las comentamos brevemente para examinarlas
después con más detalle:

1 /La barra de herramientas/ contiene comandos de acceso rápido

que nos permiten realizar ciertas tareas de un modo ágil. Podemos
ver el nombre de la presentación, acceder a la función de búsqueda
y algunas opciones para personalizar la vista de la página.

2 /La cinta de opciones/ agrupa las funciones principales de cada

uno de los menús.

3 /El panel de miniaturas/ proporciona una vista reducida de las

diapositivas que componen la presentación.

4 /El área central/ contiene la diapositiva en la que se está

trabajando.

5 /El panel situado a la derecha/ incluye una serie de ideas de

diseño que PowerPoint nos propone automáticamente.

6 /Desde la barra de estado/ podemos acceder a distintas opciones

para cambiar el formato de visualización, hacer zoom, acceder a las
notas, etc.
CREAR UNA
PRESENTACIÓN

Al igual que sucede en Word y Excel, el menú Archivo contiene una

serie de plantillas prediseñadas. Para seleccionar alguna de las
sugeridas por PowerPoint, haga clic directamente sobre ella 1.
También puede pulsar en Más temas 2 o realizar una búsqueda de
modelos por palabras clave 3. No obstante, no le aconsejamos que
considere únicamente las plantillas predefinidas, por muy vistosas
que puedan parecer. La razón es que corre el riesgo de alejarse
demasiado del tema de su presentación sin llegar a transmitir
fielmente el mensaje que desea comunicar.
En todo caso, durante la elaboración de la presentación, puede
recurrir en cualquier momento a estos modelos, aunque le sugerimos
que, por ahora, elija Presentación en blanco 4.

CONSIDERE LA UBICACIÓN

Uno de los aspectos clave a la hora de realizar una presentación es

tener presente dónde va a desarrollarse físicamente. Al tratarse de
una herramienta visual, el objetivo es que su mensaje llegue tanto a
las personas sentadas en la última fila como a las que están delante.
Si se trata de un sitio pequeño, como un aula o una pequeña sala de
reuniones, puede incluir elementos relativamente pequeños. Por el
contrario, si la presentación se va a realizar en un lugar en el que las
últimas filas están a tres o más metros de la pantalla, y esta no es
muy grande, no tiene sentido incluir gráficos o textos que no serán
visibles para la mitad del público.

DIAPOSITIVA DE PORTADA

Cuando se crea un documento nuevo, PowerPoint presenta un

aspecto similar al de la imagen incluida más adelante. El primer paso
consiste en elaborar la diapositiva que servirá de portada para la
presentación. Una de las cuestiones que debe tener en cuenta es
que la portada permanecerá en pantalla durante bastante tiempo ya
que suelen pasar unos instantes desde que se lanza la presentación
hasta que comienza: hay que encender el proyector, ajustar el
enfoque, que los asistentes terminen de sentarse; hay un zumbido, el
micrófono puede estar funcionando mal, etc. Existen un montón de
causas por las que el inicio de la presentación puede demorarse. Así
que es importante elegir una imagen y un título que reflejen lo mejor
posible el tema del que va a hablar.

Para entender de un modo práctico cómo aplicar estos consejos,

veamos lo que podría considerarse una mala práctica. Haga clic en
el título 1 para editarlo y, a continuación, introduzca el subtítulo 2. Si
desea insertar una imagen, puede simplemente copiarla y pegarla
desde el portapapeles, pero no vamos a hacerlo por el momento
(véase el epígrafe El cuerpo de la presentación, más adelante). En
su lugar, probemos a utilizar alguna de las plantillas que nos propone
PowerPoint desde el panel Ideas de diseño 3 (a veces este panel no
se muestra, pero puede verlo en cualquier momento haciendo clic
sobre el icono Ideas de diseño 4).
Examinemos qué tiene de malo la portada que hemos hecho. El color
del subtítulo 5 hace que apenas sea visible; es mejor utilizar colores
con un buen contraste. Aunque pudiéramos verlo, su texto es
demasiado largo. Como se trata de la portada, la audiencia tendría
tiempo suficiente para verlo, pero su tamaño es demasiado pequeño
para que sea legible desde el fondo de una sala.
Además, hay un error ortográfico. Las faltas de ortografía nunca son
buenas, pero en la portada son aún peores, ya que da más tiempo a
notarlas. Tenga especial cuidado de no equivocarse en esta
diapositiva.

Incluso, la imagen es un tanto desconcertante. A primera vista, los

diseños predefinidos 6 de PowerPoint son atractivos, pero ¿qué tiene
que ver un circuito impreso con consejos para presentaciones?
Tenga por seguro que algunos de los asistentes se harán esta
pregunta, así que conviene que usted también porque, si no puede
responderla, significa que es mejor elegir otra imagen o simplemente
no emplear ninguna.

Hagamos un segundo intento. Vamos a utilizar un título y subtítulo

más concisos 7, de este modo, será más fácil leerlos y tendrán un
mayor impacto. Insertamos el logotipo de OCU 8 (véase Cómo incluir
un mismo gráfico en todas las diapositivas, más adelante). El panel
Ideas de diseño 9 tiene en cuenta la imagen recién incorporada y
nos sugiere automáticamente varias alternativas. En ese caso,
hemos elegido un diseño sobrio, que proporciona un espacio
adecuado al logo y muestra el subtítulo en un tamaño bien visible.
También puede acceder al menú Diseño 10 para explorar temas
(izquierda) y variantes (derecha) adicionales. Haga clic en el icono de
la flecha en Variantes para visualizar otras alternativas y desplace el
ratón sobre las miniaturas para obtener una vista previa. Si no queda
satisfecho, siempre puede deshacer la selección pulsando Ctrl+Z.
Por supuesto, se puede modificar el tamaño del texto, cambiar la
fuente, mover los elementos a otros lugares, etc., aunque se trate de
plantillas predefinidas.

En cualquier caso, es preferible no hacer demasiados cambios; por

ejemplo, si aumentamos mucho el tamaño del texto, quizás se
produzcan saltos de línea poco estéticos. Para remediarlo, se puede
agrandar el cuadro que lo contiene, pero corremos el riesgo de que
se superponga a una imagen o no quede alineado con el resto de
elementos. En resumen, nos arriesgamos a desencadenar
reacciones nada deseables.
CONOZCA A SU PÚBLICO

A la hora de preparar una presentación, es importante tener en

cuenta a quién va dirigida. Es posible que una presentación funcione
bien con cierta audiencia, pero no con otra. Por tanto, lo primero es
prepararla en función del grupo de personas que va a asistir: el tono
general, si va a ser muy técnica o no, qué cuestiones se van a dar
por sentadas y en cuáles se van a profundizar, etc.

En cambio, otras cuestiones son, por así decirlo, universales. Por

ejemplo, expresarse de un modo lo más claro y sencillo posible. Sea
conciso, tanto en las palabras como en las diapositivas, y adecúe las
imágenes al discurso. En general, es mejor mantener al mínimo las
bromas e imágenes graciosas. Y, por supuesto, apréndase bien la
presentación: ensaye las veces que sea necesario y, si es preciso,
tome notas.

EL CUERPO DE LA PRESENTACIÓN

Una vez creada la portada, pulse Ctrl+M para crear una nueva
diapositiva o haga clic en el icono con el signo + 1. Si pulsa en
Nueva diapositiva 2 puede elegir entre varios formatos, que se
diferencian por la posición en las que se sitúan los distintos
elementos.

Haga clic en el título 3 para editarlo, y en el recuadro inferior 4 para

escribir el cuerpo del texto. Recuerde que estas áreas sirven
simplemente como guía, pero no es obligatorio utilizarlas. Puede
introducir texto solo en alguno de los cuadros, en ambos o en
ninguno, y utilizar únicamente imágenes.
Si desea cambiar el tamaño y tipo de letra del texto, selecciónelo. A
continuación, se mostrará un pequeño menú que permite
personalizarlo 5. Si pulsa el botón derecho del ratón sobre el texto,
se despliega otro menú con opciones adicionales de formato.

Puede emplear los tiradores 6 para agrandar o reducir el tamaño del

cuadro, pero tenga cuidado de que no se superponga sobre otras
partes de la diapositiva. Si hace clic dentro del recuadro, podrá
desplazarlo hasta otro punto.
Si necesita añadir imágenes u otros elementos como tablas, vídeos,
etc., puede hacerlo rápidamente pulsando sobre los iconos que se
muestran al crear una diapositiva nueva (son ocho,
semitransparentes, con forma de tabla, gráfico, etc., que pueden
verse en una imagen anterior), que puede alternar con el menú
Insertar. También puede agregar una imagen copiándola mediante
Ctrl+C y pegándola con Ctrl+V. Para posicionarla, arrástrela con el
ratón. Y si hace clic sobre la imagen con el botón derecho, se
visualiza un menú 7 que contiene varias herramientas de edición.
Dependiendo del tipo de imagen, se mostrará el panel Formato de
imagen 8 que incluye numerosas funciones de retoque.
CÓMO REORDENAR LAS DIAPOSITIVAS

En realidad, el orden en el que creemos las diapositivas no tiene

importancia. Es normal insertar nuevas entre las ya existentes,
mover alguna a otra posición, borrar otras, incluso, duplicarlas.
Modificar su ubicación resulta muy sencillo gracias al panel situado a
la izquierda 1. Para ello, solo tiene que hacer clic en ella con el ratón
y, manteniéndolo pulsado, arrastrar la diapositiva a la nueva posición.
Si necesita trasladar varias a la vez, selecciónelas con el ratón y la
tecla Control, y desplácelas juntas. Si lo que desea es eliminarla,
haga clic en ella, pulse el botón derecho del ratón y selecciones la
opción de borrar.
Para insertar una nueva diapositiva entre otras dos ya existentes,
haga clic en la primera y pulse Ctrl+M. Alter-nativamente, pulse el
botón derecho del ratón en una de las diapositivas para mostrar el
menú contextual 2. Desde él puede, por ejemplo, duplicar una
diapositiva para trabajar a la vez en varias versiones.

Es posible también ocultar diapositivas; no se eliminarán de la

presentación, pero tampoco se mostrarán. Esto es útil para poder
disponer de diferentes versiones de una presentación y utilizarlas
según sus necesidades (distintas audiencias, etc.).

RECURSOS MULTIMEDIA

Ya hemos desaconsejado anteriormente el empleo de transiciones,

animaciones y otros efectos de este tipo porque, no suelen aportar
un valor real a las presentaciones, suponen una inversión de tiempo
extra a la hora de integrarlos y distraen a la audiencia. En cambio,
existen otros recursos que sí pueden ser útiles. Por ejemplo, insertar
un enlace de internet para que el navegador lo abra al pulsarlo
durante la presentación. También se pueden incorporar elementos
multimedia desde el menú Insertar empleando las opciones Vídeo 1
o Audio 2.

Pero, en general, conviene que se lo piense dos veces antes de

utilizar recursos de este tipo. Puede darse el caso de que la sala
donde vaya a hacer la presentación no disponga de equipos
demasiado fiables, quizá la conexión wifi no funcione bien o los
altavoces fallen. Es preferible no quedar a merced de elementos que
no podemos controlar. Por eso, si no conoce bien el recinto donde va
a intervenir y no está seguro de que todo va a funcionar
correctamente, diseñe una presentación más sencilla o, con un
contenido multimedia que se encuentre en su ordenador y no
dependa de la conexión a internet.

LAS DIAPOSITIVAS SON SOLO LA MITAD

Una presentación no consiste simplemente en recitarla ante una

audiencia; su contenido debe servir de apoyo visual a lo que está
comunicando. Por ello, las imágenes deben ser grandes y los textos
concisos. Lo preferible es que las diapositivas contengan pocas
palabras.

En muchos tutoriales web y vídeos sobre presentaciones se

aconseja utilizar un número reducido de diapositivas, pero esto no
tiene que ser así, necesariamente. Lo que hay que acotar es el
tiempo dedicado a la presentación, porque es muy importante no
abusar de la paciencia de los asistentes, ni sobrestimar la atención
que le van a dedicar. Pero cómo gestione ese tiempo depende de
usted. Por ejemplo, puede emplear únicamente dos o tres
diapositivas y explayarse en cada una de ellas; o, por el contrario,
mostrar un centenar de imágenes en rápida sucesión para reforzar
una idea.

Digamos que si envía el documento de PowerPoint a una persona

que no ha asistido a la presentación, esta tiene que sentir que le falta
algo. Debe preguntarse cuál es la conexión entre una diapositiva y la
siguiente. Debe quedar intrigada. Si esto no sucede, si ve la
presentación en su ordenador y la comprende del mismo modo que
alguien que asistió, entonces seguramente no hubiera sido necesario
realizarla presencialmente.

INCLUIR UN MISMO GRÁFICO EN TODAS LAS

DIAPOSITIVAS

PowerPoint nos permite situar automáticamente en todas las

diapositivas un gráfico en la misma posición. Para ello, acceda al
menú Vista y haga clic en Patrón de diapositivas 1. El panel de
miniaturas desaparecerá momentáneamente y en su lugar se
mostrará el de patrones 2. Desplácese hasta la parte superior y haga
clic en la primera diapositiva. Seleccione ahora el menú Insertar y
pulse sobre el botón Formas 3. Elija la que más se acerque al
contorno del gráfico.

A continuación, trace la forma con el ratón en el punto en el que

quiere incluirla y con el tamaño deseado 4. Una vez hecho, haga clic
dentro de ella con el botón derecho del ratón y elija de Formato
forma 5. Se visualizará entonces un panel con distintas opciones.
Pulse en Relleno 6 y luego en Relleno con imagen o textura 7.
Haga clic en Insertar 8 para importar el archivo desde el disco duro.
Este menú también nos permite editar la imagen, por ejemplo,
podemos alterar su nivel de transparencia 9.

Si prefiere eliminar la silueta, pulse sobre la imagen con el botón

derecho del ratón, seleccione Contorno 10 y escoja Sin contorno
11.

Haga clic en Cerrar vista patrón 12 para regresar al modo de

visualización estándar.

Como podrá observar, todas las diapositivas incluyen en la misma

ubicación la imagen o gráfico elegido 13. En el caso de
presentaciones con numerosas diapositivas, vale la pena emplear
algo de tiempo en preparar la página patrón.

NOTAS
Ya hemos mencionado la importancia de considerar las diapositivas
como soporte de nuestras palabras y no al revés. Hacer una
presentación no es limitarse a transcribirla de palabra, y tampoco es
necesario que nos la aprendamos de memoria. PowerPoint nos
ofrece la posibilidad de incluir notas en las propias diapositivas para
recordarnos ese dato o concepto que no podemos dejar de
mencionar durante la exposición. Para agregarlas, haga clic en el
campo de texto 1 situado por debajo de cada diapositiva.

Las notas no se muestran a la audiencia. Para verlas, es necesario

activar la vista de mode-rador, que se explica más adelante. Tenga
en cuenta que solo podrá consultarlas cuando esté frente al monitor
del ordenador, por lo que no podrá utilizarlas si va a hacer la
presentación de pie.

ENSAYO GENERAL Y EL DÍA DE LA PRESENTACIÓN

Una vez que haya creado la versión final de la presentación, es

conveniente llevar a cabo un ensayo general. De este modo, podrá
comprobar que no falta nada, que el orden de las diapositivas es el
correcto, ensayar la exposición, etc.
Acceda al menú Presentación con diapositivas 1. A continuación,
puede elegir entre Desde el principio 2 o sobre Desde la
diapositiva actual 3 (algo útil si, por ejemplo, ha interrumpido el
ensayo para realizar modificaciones y no quiere volver a empezar
desde el principio). Marque la opción Usar vista Moderador 4 para
utilizar el modo orador y poder así consultar las notas.

Las diapositivas se muestran a pantalla completa cuando se ejecuta

la presentación.

Si desplaza el ratón hasta la esquina inferior izquierda se muestra un

menú 5 con diversas opciones. De izquierda a derecha estas nos
permiten:

• retroceder a la diapositiva anterior;

• avanzar a la siguiente;
• activar distintos tipos de puntero, como pluma o láser;
• mostrar todas las diapositivas al mismo tiempo;
• hacer zoom de una zona;
• crear subtítulos mediante voz;
• acceder a un menú con funciones adicionales que nos
permiten, por ejemplo, activar la vista de moderador.

Una vez que la presentación esté completamente revisada, guárdela

tanto en el ordenador como en una memoria o disco duro externo.
Adicionalmente, no está de más que se la envíe a sí mismo por
correo electrónico. De este modo, el día de la presentación podrá
disponer de dos copias extra en caso de que surja algún problema
con el archivo guardado en el ordenador. Si está suscrito a algún
servicio de almacenamiento en la nube como Drive o Dropbox, no es
mala idea que suba una copia.
Lo más probable es que el día de la presentación conecte el
ordenador a un proyector. En esa configuración, las diapositivas se
proyectan a pantalla completa, mientras que en el ordenador se
ejecuta el modo moderador. Esto le permite tener a la vista las notas
y la estructura de la presentación. La vista de moderador tiene el
aspecto que se muestra en la imagen adjunta. Los controles de la
parte inferior 6 son los mismos que se han descrito anteriormente. Si,
por cualquier circunstancia, el proyector mostrara la vista moderador
y el ordenador la de presentación, puede invertir las pantallas en
cualquier momento mediante la opción Cambiar entre vista
Moderador y Presentación 7. Esto nos da pie a hacerle una última
sugerencia: nunca escriba nada en las notas que no pueda ser
mostrarse en público... siempre existe la posibilidad de que se
produzca un fallo de este tipo.
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