Administración de gestores de contenidos.

Caso práctico
María ha salido encantada de la última reunión de presentación de los gestores de contenidos que ha hecho el departamento de informática de BK Sistemas Informáticos.

Tras un largo día de trabajo se puede ir a casa a descansar con su familia. Mientras juega un poco con su perro, piensa en el modo en el que se ha desarrollado la reunión.

Todo ha funcionado correctamente. Las estudiantes de FCT han realizado un gran trabajo y en esta tercera presentación han mostrado el modo en el que se pueden crear usuarios
con distintos privilegios de acceso al gestor de contenidos, tal y como ella les había pedido la última vez.

Además, han hecho una demostración de lo sencillo que es modificar el aspecto de la interfaz del sistema gestor, así como lo fácil que puede resultar añadirle funcionalidades según
las necesidades que vayan surgiendo.

Incluso han demostrado que se pueden añadir canales de noticias externos, lo cual supera las expectativas que, tanto ella como Félix, tenían.

También han hablado de la seguridad del sistema y les han explicado que hay unos ficheros en los que se guarda un registro de todas las operaciones que cualquier usuario realiza
sobre el sistema, pero María considera que son aspectos técnicos, que superan sus conocimientos y que de ellos se ocupará el departamento de informática. Nate Steiner (CC0)

En la unidad anterior hemos visto que un gestor de contenidos es un entorno de trabajo para la creación y administración de contenidos mediante páginas web, esta unidad la vamos a dedicar a ver cómo se realiza esa
administración de los gestores de contenidos para mantener el entorno de trabajo útil.

Ministerio de Educación y Formación Profesional (Dominio público)

Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de Educación y Formación Profesional.

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1.- Usuarios, grupos y perfiles.

Caso práctico
En la reunión de presentación de la administración de los CMS han intervenido las estudiantes de FCT, ya que Juan, Vindio y Laro consideraron que estaban haciendo un
buen trabajo como técnicas y que era momento de ver sus capacidades a la hora de presentar un trabajo.

Las tres estaban muy nerviosas, ya que la presentación se realizaba ante los dueños de la empresa. Comenzaron por explicar el modo en el que se podían crear usuarios con
diferentes niveles de acceso, ya que Laro les había contado que María estaba muy interesada en ese tema.

Alain Bachellier (CC BY-NC-SA)

Una parte importante dentro del sistema de los gestores de contenidos son los distintos datos que el sistema tiene de cada usuario, está información es lo que conocemos como el perfil del usuario. Dicha información
puede ser editada y modificada por el usuario.

Según el tipode gestor con el que se esté trabajando varía la clasificación de los usuarios del sistema, pero para todos habrá una clasificación común:

Usuarios del front-end. Son los usuarios que pueden ver nuestro sitio web.
Usuarios del back-end. Son los usuarios que tienen acceso a la zona de administración, ya sea total o parcialmente.

Una de las decisiones importantes a tomar es si se permiten los usuarios anónimos o no. En función de las características del sitio se permitirá su acceso. Activar los
usuarios anónimos permite el acceso a contenidos restringidos a usuarios no registrados en el sistema, por lo que por regla general se recomienda que estén
deshabilitados. No hay que confundir con los usuarios que no están registrados y acceden a contenidos abiertos, que puede ser cualquier persona que navegue por Internet
y encuentre nuestro sitio. A estos otros usuarios se les suele conocer como invitados.

Los grupos son conjuntos de usuarios que tienen los mismos permisos en la plataforma.

Jose Manuel Mota (CC BY-SA )

Scott Maxwell (CC BY-SA)

Debes conocer
En el enlace siguiente podrás ver un vídeo sobre la gestión de usuarios en Moodle.

Creación de usuarios en Moodle

En el enlace siguiente podrás ver un vídeo sobre la edición de perfiles de usuario en Moodle.

Perfiles de usuario en Moodle

En el enlace siguiente podrás ver un vídeo sobre la creación de grupos en Moodle:

Creación de grupos en Moodle

1.1.- Políticas de usuarios y grupos. Seguridad y control de acceso.

Las políticas delimitan las funciones que puede realizar un usuario concreto al acceder al CMS y se establecen para asignar esas funciones de forma más rápida a distintos usuarios.

El establecimiento de políticas nos permite controlar sobre qué partes del gestor tiene acceso un usuario. De este modo, el acceso queda restringido a la vista del CMS que se ha creado para un
grupo específico. Estableciendo niveles de seguridad por grupos y asociándolos a roles permite una gestión más eficiente del sitio.

En función de la tarea que deba desempeñar cada usuario le será asignado un rol, que viene definido por los permisos que le autorizan a desempeñar distintas acciones sobre el gestor de
contenidos.

Uno de los usuarios más importantes dentro del sistema es aquel que posee los permisos globales de administración, y que se encarga de la gestión total del gestor.

Aunque las tareas de administración puedan estar repartidas entre varias personas en sitios grandes, sólo uno o a lo sumo dos de ellos tendrán el control total
sobre el gestor; mientras que la creación y publicación de contenidos está repartida entre varios usuarios desempeñando cada uno de ellos distintas tareas.
Scott Maxwell (CC BY-SA)
El uso de grupos de usuarios es la manera más cómoda, eficiente y segura de gestionar los usuarios. Al asignar un usuario a un grupo, este adquiere todas las
funciones asignadas al grupo. Eso no impide que posteriormente se le puedan aplicar políticas de usuario individuales.

Al contrario que con los sistemas operativos, el sistema de usuarios de los gestores de contenidos suelen ser conjuntos cerrados de permisos y a un usuario se le incluye en un único
grupo.

La estructura de permisos podemos decir que sigue una estructura piramidal o de columna, donde un grupo también incluye los permisos del anterior, colocando en la parte de arriba a los Wronsky Net (CC BY)

usuarios con menos permisos.

Debes conocer
En el enlace siguiente podrás ver un vídeo sobre la definición y configuración de roles en Moodle:

Roles en Moodle

En el enlace siguiente podrás ver un vídeo sobre la gestión de usuarios en Joomla:

Gestión de usuarios en Joomla

Autoevaluación
Escoge las afirmaciones correctas:
El usuario anónimo no tiene acceso a contenidos restringidos.
Es irrelevante permitir el acceso a los usuarios anónimos.
Un usuario registrado como anónimo puede leer contenidos que un usuario invitado no puede ver.
Es aconsejable tener deshabilitado al usuario anónimo.

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2.- Registro de actividades: ficheros log.

Caso práctico
Para intentar mostrar el control que se puede tener de las operaciones que se realizan en la plataforma, Noiba explicó que existían los ficheros log y en qué consiste su funcionamiento.

En Moodle es posible ver todas las acciones realizadas por los usuarios en la plataforma utilizando el informe de actividades. Incluso mostró los informes de los últimos accesos que se
habían hecho a la plataforma de Moodle, ya que le pareció que la mejor forma de que se entendiese la utilidad de estos ficheros era mostrar uno.

Alain Bachellier (CC BY-NC-

SA)

Como en cualquier otro servicio web, en un gestor es interesante tener bajo control qué sucede en él y en ocasiones es necesario conocer las operaciones que realizan los usuarios del sistema.

Los ficheros log permiten guardar el registro de las actividades que realizan los usuarios en el sistema.

En estos ficheros, se almacena toda la información de accesos y modificaciones sobre el sistema, cuándo y quién los realizó.

Al igual que todos aquellos ficheros que sólo deben de ser accesibles para los administradores del sistema, los ficheros log no deben alojarse en el DocumentRoot del servidor web; ya
que éste es un directorio público en el que podemos recibir visitas no deseadas.

Christophe Ducamp (CC BY-NC-SA)

Debes conocer
En el enlace siguiente podrás ver un vídeo sobre el acceso a los informes de actividad en Moodle:

Informes de actividad en Moodle

Autoevaluación
La información que podemos obtener a través de los informes de acceso de una plataforma son:
La hora de conexión de un usuario registrado.
Los intentos de acceso fallídos de un usuario.
Las actividades que ha realizado el usuario.
Todos los lugares del sitio en que ha hecho clic el usuario y la hora de la visita en el orden inverso al que los ha visitado.

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3.- Integración de módulos.

Caso práctico
Cuando Jana explicó que el CMS era como un mueble modular, que podía aumentar según las necesidades que fuesen surgiendo y que había numerosos módulos de diversas
funcionalidades que podían añadirse a la instalación básica. Félix le preguntó si un módulo de cualquier origen era válido para integrarlo en un CMS.

Laro contestó a esa pregunta diciendo que aunque podía haber módulos válidos desarrollados por cualquier persona anónima, siempre es más recomendable trabajar con los ofertados
en el sitio oficial y comprobando previamente la compatibilidad del módulo que se integra con la versión del CMS instalado.

Alain Bachellier (CC BY-NC-

SA)

Los CMS pueden ofrecer muchas funcionalidades, algunas de las cuales se incorporan instalando módulos complementarios.

Estos módulos pueden estar desarrollados por el mismo equipo de programadores que ha realizado el desarrollo del gestor de contenidos, aunque también pueden haber sido hechos por
colaboradores externos al mismo.

Es importante, a la hora de instalar módulos de ampliación, que los paquetes que se desean instalar provengan de fuentes de confianza. Por regla general, los paquetes oficiales, aunque
pertenezcan a terceros, se pueden descargar desde la web oficial del CMS, o de sitios conocidos de descargas. Antes de poner en marcha un módulo nuevo en explotación, es conveniente probar
sobradamente su funcionamiento en local y tener bajo control los posibles fallos y problemas que puede generar.

Otro aspecto importante a tener en consideración es que los módulos que se quieran añadir han de ser compatibles con la versión del gestor de contenidos que tenemos en
funcionamiento.

Antes de proceder a la integración de nuevos componentes es imprescindible realizar una copia de seguridad de los datos en ejecución. Además, es recomendable haber realizado dicha Scott Maxwell (CC BY-SA)

instalación previamente para conocer los pasos y peculiaridades del proceso y minimizar, de este modo, el tiempo invertido en el proceso. De esta manera, nuestro sitio volverá a ser accesible en el
menor tiempo posible.

Debes conocer
En los siguientes enlaces podrás ver un par de vídeos en los que se muestra el modo de integrar módulos y plugins en Moodle,

Instalación de módulos en Moodle

Instalación de plugins en Moodle

El siguiente vídeo muestra el proceso a seguir para instalar las extensiones en Joomla.

Extensiones en Joomla

Autoevaluación
Al instalar un módulo nuevo:
Conviene haber hecho pruebas antes de instalarlo en el sitio real.
Hay que fijarse para qué versión del CMS funciona el módulo.

No afecta la cantidad de tiempo que me tome en instalarlo, porque tengo bloqueado el CMS.

Interesa hacer un backup antes de instalarlo en real.

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4.- Gestión de temas y plantillas.

Caso práctico
Naroba les habla sobre las posibilidades de modificar el aspecto del entorno. En reuniones anteriores Juan les había informado de que se podían modificar los menús, pero ella les
muestra cómo cambiar la gama de colores, los tipos de letra utilizados y la distribución de los diversos elementos que se muestran en la plataforma, sin más que modificar el tema y la
plantilla activa.

Alain Bachellier (CC BY-NC-SA)

Uno de los primeros pasos que se suele dar a la hora de terminar de instalar un CMS es darle un aspecto que sea más acorde con nuestros gustos cambiando el tema predeterminado.

Los temas nos permiten cambiar totalmente la apariencia de un sitio web. De esta manera, podemos tener control sobre su aspecto visual y, entre otras cosas, buscar la gama de colores que
mejor sintonice con los contenidos que mostramos en nuestro sitio, sin necesidad de que seamos expertos diseñadores gráficos.

La gestión de temas cubre dos aspectos:

Cambiar el tema instalado. Para ello podemos actuar de dos modos:

Escoger entre el abanico de temas que nos ofrezca la instalación básica del CMS, en cuyo caso bastará indicar al sistema el tema elegido para que el aspecto de nuestro CMS
cambie.
Buscar en Internet un tema que se ajuste más a nuestros deseos y descargarlo. Habitualmente en el sitio web oficial del CMS podremos elegir entre un amplio abanico de temas
para instalar. Recuerda que el tema escogido, al igual que los módulos, ha de ser compatible con la versión que tienes instalada. Notas Agudas Jazz., sou, Nieu. (CC BY-NC)

Para llevar a cabo este proceso, deberás colocar la carpeta descargada, una vez descomprimida, en el directorio en el que tu gestor almacene estos ficheros. Desde la zona de administración
podrás seleccionar el nuevo tema.

Modificar alguna característica del tema actual. Es tan fácil y sencillo como ir a la carpeta donde se almacenan los temas de tu CMS, buscar el archivo CSS correspondiente al tema
que deseas modificar y buscar la característica que deseas cambiar.
Como siempre que se hacen cambios, es recomendable que guardes una copia del fichero original. Suele ser útil que comentes primero la línea por si deseas volver al valor antiguo. Una vez que estés a gusto con
los cambios realizados, elimina los comentarios para que el archivo CSS no ocupe más espacio del realmente necesario.

La plantilla hace referencia a cómo se muestra la información en vez de a la gama de colores, aunque en algunos gestores este término se refiere a la apariencia del sitio lo que puede producir confusión. En general, la
plantilla nos facilita la organización a la hora de mostrar los datos en nuestro sitio. El cambio de plantillas se realiza también desde el back-end de forma análoga a como se realiza el cambio de temas del gestor de
contenidos.

Debes conocer
En el siguiente enlace podrás acceder al apartado del tutorial de Moodle en español, que trata sobre la gestión de temas:

Gestión de temas en Moodle

En el siguiente enlace podrás acceder al apartado del tutorial de Joomla en español, que trata sobre la administración de plantillas:

Administrar plantillas en Joomla

5.- Copias de seguridad.

Caso práctico
Jana, se centra en la planificación de las copias de seguridad de distintos tipos. Insiste en que hay varios tipos y que habría que desarrollar un plan de realización de las mismas para
que no ocurra ningún desastre irreparable.

Insiste en que no sólo hay que hacer la copia de respaldo de los contenidos de la plataforma, sino que también hay que tener una copia actualizada de la base de datos que está
asociada a ella.

Alain Bachellier (CC BY-NC-

SA)

La mayoría de los CMS ofrecen la opción de realizar copias de respaldo desde el back-end o desde los menús de administración.

Las copias de seguridad se clasifican en tres tipos:

Total: copia de todos los archivos seleccionados.

Incremental: sólo se copian los ficheros que han cambiado desde el último backup.
Diferencial: únicamente se copiarán los ficheros que han cambiado desde el último backup total.
Sean MacEntee (CC BY)

Como ya hemos dicho en otras unidades, es conveniente hacer copias de seguridad con cierta frecuencia. El administrador debe realizar una planificación de cuándo se van a realizar las
copias y qué tipo de copia se realiza en cada momento. El plan de copias depende de factores como la cantidad de datos o el tiempo que tarda en realizarse. Lo mínimo sería realizar un
backup total al mes, usando copias diferenciales y/o incrementales el resto de los días.

Hay software gratuito que sirve para realizar el tipo de backup escogido de los ficheros indicados, según la planificación diseñada por el administrador del sitio.

Por seguridad se recomienda almacenar, por lo menos, dos copias en dos lugares y soportes distintos.

El proceso de hacer un backup para un sitio web es muy sencillo, basta llevar a cabo estos dos pasos:

Copia de la estructura completa de carpetas y archivos. Si no tenemos acceso directo al servidor tendremos que utilizar un cliente FTP y realizaremos una copia de las carpetas y ficheros a nuestro equipo.
Copia de la base de datos. Para ello debemos exportarla en un fichero SQL en el que guardaremos la estructura de las tablas y los datos almacenados con INSERT, de modo que podamos cargar la base de datos
nuevamente, si hiciera falta, importándola desde ese fichero.

Para restaurar una copia de seguridad, basta con seguir el proceso inverso al utilizado para crearla.

Debes conocer
En el siguiente vídeo podrás ver como hacer una copia de seguridad y su restauración en Moodle:

Moodle. Copias de Seguridad. Restaurar e importar

En el siguiente vídeo podrás ver un vídeo en el que se realiza un backup de un sitio web realizado con Joomla:

Joomla. Copia de seguridad con Akeeba

Autoevaluación
Para hacer un backup de un sitio web basta copiar los contenidos del mismo:

Verdadero.
Falso.

Para saber más

En el siguiente vídeo puedes encontrar un enfoque diferente sobre las Copias de Seguridad de Moodle.

Moodle. Copias de Seguridad y Restauración

En este otro vídeo que te proponemos, puedes ver cómo se realizan las Copias de Seguridad de Joomla.

Joomla. Akeeba backup

6.- Sindicación de contenidos.

Caso práctico
Félix les felicita por la presentación, pero antes de finalizar la reunión quiere que le informen sobre la posibilidad de crear en la plataforma un canal de contenidos al que los
usuarios se puedan suscribir y, de esa forma, recibir las novedades sin tener que consultar el sitio.

Naroba explica que hay la posibilidad de instalar un módulo que permita la sindicación de contenidos. Incluso es posible la incorporación de mostrar en la plataforma los
contenidos de otros sitios web.

Let Ideas Compete (CC BY-NC-ND)

Es habitual que estemos interesados en permitir a los usuarios de nuestro gestor de contenidos que puedan ser informados de las actualizaciones que se producen sin tener que visitarlo
constantemente, con solo suscribirse a los feeds de nuestra web.

Además de esto, los gestores de contenidos tienen la característica de permitir que los usuarios reciban noticias de otros sitios web al mostrar esos contenidos directamente en el nuestro. Este
proceso de redifusión es lo que se conoce como sindicación de contenidos.

Estos contenidos se suelen transmitir en formato XML, aunque en principio es válido cualquier otro que pueda ser transportado por HTTP, como HTML o, incluso,
Javascript.

Todos los blogs suelen permitir la sindicación de contenidos por parte de sus seguidores e incluso toman parte de sus contenidos de otros a
través de esta fuente.
Scott Maxwell (CC BY-SA)

Para incorporar la sindicación de contenidos será necesario instalar y activar un módulo desde el back-end de nuestro sitio para luego
proceder a enlazar con los orígenes de las noticias que vamos a replicar.

Scott Maxwell (CC BY-SA)

Kyle Wegner (CC BY-NC)

Debes conocer
El siguiente enlace nos lleva a la documentación en línea de Moodle, a la sección de gestión de noticias externas en Moodle:

Canales RSS en Moodle

En este enlace se te muestra como recibir feeds desde otros portales web en Joomla:

RSS-feeds. Contenidos para Joomla

Autoevaluación
Los blogs a través de la sindicación de contenidos suelen publicar contenidos de otras fuentes:
Verdadero.
Falso.

Para saber más

En el siguiente vídeo puedes ver una demostración sobre cómo insertar canales RSS en Moodle.

Moodle. Insertar canales RSS

En el siguiente vídeo puedes ver una demostración sobre cómo insertar feeds RSS en Joomla.

How to add RSS feeds to Joomla