078 Aprueba Manual de Administracion de Bienes E34759 Subsecretaria de La Ninez
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078 Aprueba Manual de Administracion de Bienes E34759 Subsecretaria de La Ninez
FAMILIA
12 MAY 2023
TOTALMENTE TRAMITADO
RESOLUCIÓN EXENTA SN N° 078/2023
SANTIAGO, 12/05/2023
REPÚBLICA DE CHILE
MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Y FAMILIA
SUBSECRETARIA DE LA NIÑEZ
FISCALÍA
APRUEBA MANUAL DE
ADMINISTRACIÓN DE BIENES.
VISTO:
CONSIDERANDO:
2° DÉJASE constancia que el manual de procesos antes individualizado, que por la presente
Resolución se aprueba es el siguiente:
Índice
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 5
I. NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE INVENTARIO ........................................... 5
II. DEFINICIONES ................................................................................................................... 5
III. PROCESO DE ALTA DE BIENES DE USO ......................................................................... 6
IV. PROCESOS ASOCIADOS A LA BAJA DE BIENES ............................................................ 7
V. TRASLADO O PRÉSTAMO DE BIENES ............................................................................. 9
VI. EQUIPOS CELULARES .................................................................................................... 10
VII. BIENES ADQUIRIDOS POR LA SUBSECRETARÍA DE LA NIÑEZ PARA USO DEOTRAS
REPARTICIONES O PROGRAMAS .................................................................................. 10
VIII. RESPONSABILIDAD DE LOS Y LAS FUNCIONARIAS ..................................................... 10
IX. CONSIDERACIONES FINALES ........................................................................................ 11
1. Antecedentes
El Ministerio del Medio Ambiente, mediante el programa Estado Verde, busca incorporar buenas
prácticas ambientales en los quehaceres diarios de los órganos del Estado. Las entidades
participantes de este programa implementan diferentes medidas de sostenibilidad interna que
permiten generar un cambio cultural ambiental y, a su vez, generar actividades y procesos que
disminuyan los impactos ambientales negativos.
2. Objetivo
3. Alcance
Este documento estará disponible para todos los y las funcionarias de la Subsecretaría de la
Niñez, trabajadores/as a honorarios y externos/as, constituyendo una guía para quienes
intervienen en el proceso. Asimismo, contempla los pasos necesarios para que se lleve a cabo el
registro, administración y mantención del inventario y define claramente las responsabilidades y
roles de los usuarios.
Asimismo, cabe expresar que se aplicará a todos aquellos bienes de uso adquiridos por la
Subsecretaría de la Niñez, independiente del programa presupuestario o centro de costo al cual
corresponda el bien.
- Resolución N° 758, de 30 de agosto de 1977, que aprueba el Manual del Subsistema de Contabilidad
de los Bienes Corporales de Uso para el Sector Público, cuya aplicación es obligatoria a partir del 1°
de enero de 1978.
- Circular Instructivo N° 215, de 25 de noviembre de 1977, que emite instrucciones para la confección
de inventario inicial.
- Decreto Ley N° 1939, de 1978, que establece Normas sobre la Adquisición, Administración y
Disposiciones de Bienes del Estado.
- Decreto Supremo N° 577, de 1978, del Ministerio de Bienes Nacionales, sobre Reglamento de Bienes
Fiscales.
- Actualización Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación (oficio C.G.R. N° 60.820,
de 2005)
II. DEFINICIONES
1. BIENES
Son aquellos recursos tangibles que se utilizan para desarrollar la actividad de la institución
(maquinarias y equipos, vehículos, muebles y enseres, herramientas, etc.) y que pueden
trasladarse de un lugar a otro sin que pierdan su individualidad, sea moviéndose por sí mismos o
por una fuerza externa. Los bienes muebles fiscales se dividen en bienes de uso y bienes de
consumo.
Son aquellos que no se extinguen por el empleo de ellos según su naturaleza. Su administración
será ejercida, por la Jefatura de Administración y Finanzas de la Subsecretaría de la Niñez, o por
quien ésta designe.
1.2. BIENES DE CONSUMO
5
2. UNIDAD OPERATIVA
3. UNIDAD TÉCNICA
Es aquel que contiene el detalle completo de los bienes muebles de uso presentes en la
dependencia de la Subsecretaría. Está a cargo de la unidad operativa: Unidad de Compras y
Abastecimiento.
5. HOJA MURAL
Es el detalle de todos los bienes muebles de uso existentes en cada una de las oficinas o Unidad
Técnica. En esta se consignarán las especies que existen en ella con el número de orden que les
corresponde en el inventario y su estado de conservación. La jefatura de la Unidad Técnica
tomará conocimiento de este registro a través de la firma de la Hoja Mural, la cual será firmada a
su vez por quien esté encargado/a del inventario. Un ejemplar de la Hoja Mural se colocará en un
lugar visible de cada unidad técnica, y una copia digital deberá conservarla el/la encargado/a del
inventario. Se deberá mantener actualizado este registro de forma semestral, registrándose
cualquier cambio que afecte a las especies que figuran en ella.
6. MODIFICACIÓN DE BIENES
Es todo cambio practicado sobre un bien mueble por el cual se muda alguno de sus elementos o
características, sin que por ello pierda su individualidad. Las modificaciones de bienes muebles
de uso deben ser autorizadas por la Jefatura de Administración y Finanzas de la Subsecretaría
de la Niñez, debiendo dejarse constancia de estos actos en el inventario, manteniendo el mismo
número de orden. Si de ese cambio resultasen dos o más especies, estas tendrán el número de
orden que les corresponda a continuación del inventario, indicándose su origen.
7. TRANSFORMACIÓN DE BIENES
Es todo cambio efectuado sobre un bien mueble que determina la pérdida de su individualidad y
la adquisición de otra. Las transformaciones de bienes muebles de uso deben ser autorizadas
por la Jefatura de Administración y Finanzas de la Subsecretaría de la Niñez, debiendo dejarse
constancia de estos actos en el inventario, manteniendo el mismo número de orden. Si de esa
transformación resultaren dos o más especies, estas tendrán el número de orden que les
corresponda a continuación del inventario, indicándose su origen.
Es la operación que incorpora de manera física cada bien de uso a las oficinas o bodegas de la
Subsecretaría de la Niñez, lo cual se refleja en el Registro de Inventario Físico, siempre que el
bien tenga un valor igual o superior a 1 UTM.
Los bienes muebles que se adquieran para ser usados en la producción o para fines
administrativos, y que se espera utilizarlos en más de un período contable, deben contabilizarse
en las cuentas de Bienes de Uso correspondientes. Cualesquiera sean los valores de los bienes
muebles debe mantenerse un control administrativo, que incluya el recuento físico de las
especies. Si el bien en cuestión no supera más de un período contable de vida útil, no deberá
ingresar al inventario institucional, independiente del monto de su compra.
Registro Inventario
(DAF)
Se coordinará la entrega del bien adquirido, para ser utilizado
por el/la destinatario/a final.
Es la operación que registra la eliminación de un bien del inventario en el cual estaba incorporado.
Puede ser con o sin enajenación. La baja con enajenación se produce con la venta o remate del
bien de acuerdo con las formalidades legales. La baja sin enajenación se produce cuando los
bienes son transferidos a título gratuito, reutilizados o destruidos totalmente.
Autorización (jefe(a) de
Servicio)
Las especies a que se refiere el artículo anterior, o los residuos de ellas, podrán ser donados a
otras instituciones del Estado, entidades gremiales, Juntas de Vecinos, Centros de Madres o a
cualquiera otra entidad similar que, sin ánimo de lucro, persiga fines de interés social. En casos
calificados los bienes mencionados podrán ser donados a pobladores/as y campesinos/as. Estas
donaciones se perfeccionarán mediante un Acta de Entrega y Aceptación, suscrita por la Jefatura
de Administración y Finanzas de la Subsecretaría de la Niñez y la persona o entidad favorecida
con ella. La especie deberá ser claramente individualizada en dicha Acta. Sin perjuicio de lo
anterior, las especies dadas en baja sin enajenación podrán permanecer en el Servicio con el
objeto de que sirvan como elemento de reparación de otras especies muebles inventariadas.
Las bajas sin enajenación de bienes muebles fiscales ordenadas en los decretos o resoluciones
que ponen término a sumarios administrativos por pérdidas, robos, incendios, etc., deben ser
comunicadas al encargado del Inventario.2
Los bienes muebles fiscales adquiridos por herencia se someterán, en cuanto a su liquidación, a
las normas del D. S. Nº 625, del Ministerio de Tierras y Colonización, de 17 de febrero de 1978.3
4. MATERIAL DE DESECHO
Es aquel material que ha perdido las condiciones que lo hacían útil o aprovechable para el
Servicio. Podrán tener esta condición cualquier elemento en desuso o no aprovechable, por
ejemplo, los artículos electrónicos que no se puedan reparar, muebles cuya reparación sea más
costosa que el propio bien, etc.
De acuerdo con las delegaciones de facultades que se encuentran vigentes, las personas que
autorizan las altas y bajas de bienes y/o vehículos serán las que a continuación se indican:
VEHICULOS
ALTA BAJA
NIVEL CENTRAL SUBSECRETARIO/A SUBSECRETARIO/A
SEREMIS SUBSECRETARIO/A SUBSECRETARIO/A
1 La determinación de un bien deteriorado o destruido que no se pueda reparar será entregada por la unidad técnica que corresponda. En el caso de
equipamiento computacional será solicitado al División de Información Social del Ministerio de Desarrollo Social y Familia, para otros bienes será la
Unidad de Servicios Generales del mismo ministerio quien elabore el informe respectivo.
2 Artículo 27º. Reglamento Sobre Bienes Muebles Fiscales. Decreto supremo N° 577.
3 Artículo 28º. Reglamento Sobre Bienes Muebles Fiscales. Decreto supremo N° 577.
9
Es el traspaso de una especie de una unidad a otra de una misma institución o a otro Servicio
distinto, centralizado o descentralizado.
Los traslados de bienes muebles de uso se efectuarán mediante resolución de la Jefatura de
Administración y Finanzas de la Subsecretaría de la Niñez, debiendo eliminarse la especie del
inventario de la Subsecretaría de la Niñez, e incorporarse al del Servicio o Unidad Operativa que
recibe (o viceversa). Esta resolución deberá indicar claramente la ubicación anterior del bien y
aquella a la cual ha sido destinada.
Es la entrega convencional de una especie mueble que la Subsecretaría de la Niñez hace a otro
Servicio distinto, para que haga uso gratuito de ella por un período determinado, con cargo de
restituirla una vez terminado el uso.
Los comodatos o préstamos de uso deberán registrarse en los Inventarios correspondientes,
señalándose la duración del préstamo. Se efectuarán mediante resolución de el/la
Subsecretario/a de la Niñez, la cual deberá indicar claramente la ubicación anterior del bien y
aquella a la cual ha sido prestada.
Dada la particularidad de los equipos celulares y los constantes cambios de tecnología de estos,
aquellos que sean entregados por las empresas de telecomunicaciones a un costo cero o un pago
mensual de arrendamiento sólo tendrán control administrativo para efectos de conocer a quién le
fue asignado dicho equipo.
Para el caso de los equipos que excepcionalmente sea necesario adquirir y cuyo costo supere
las 1 UTM, dadas las características propias de este tipo de bienes, no pasarán por el inventario
institucional, sino que también se realizará un control administrativo del mismo, toda vez que su
vida útil, como política interna, se encuentra establecida como de 12 meses.
De acuerdo a la normativa vigente, las políticas de inventario son aquellas definidas para los
bienes que se utilizarán al interior de cada servicio, por lo cual, en aquellos casos en que existan
bienes adquiridos para ser transferidos a otras instituciones, y donde se requiera transferir la
propiedad de ellos, NO será necesario inventariar, pero si dejar respaldo de un control
administrativo, como una planilla o registro, de la cual será responsable aquella unidad técnica
que solicite la compra o adquisición, quién tendrá deberá tener dichos registros disponibles.
La norma que regula los bienes muebles es el Decreto Supremo N°577 y aun cuando no
especifica esta situación, siempre se refiere a bienes del servicio, que, en este caso, no lo serían
dado que corresponderán sólo a un gasto de algún respectivo programa.
Cada vez que una persona ingresa a trabajar la Subsecretaría de la Niñez, deberá recibir los
bienes muebles de uso y consumo necesarios para la realización normal de las funciones para
las cuales fue contratado/a. La responsabilidad de avisar a la División de Administración y
Finanzas, de las incorporaciones y ceses de manera oportuna, recaerá en el jefe/a del
Departamento de Desarrollo y Gestión de Personas o quien este designe.
La entrega de los bienes de uso será materializada a través de un Acta de Entrega, la cual deberá
ser firmada por el funcionario encargado del inventario y quien recibe los bienes. En ésta, se
detallará el nombre de los bienes, marca, modelo y características que ayuden a la identificación
de este.
Todos los/as funcionarios/as y trabajadores a honorarios y/o externos que laboren en una oficina
o dependencia de la Subsecretaría de la Niñez deberán velar por el cuidado de las especies
registradas en la Hoja Mural y son responsables de los bienes a su cargo, lo cual quedará
estipulado en dicho registro.
Toda entrega de bienes debido al traslado de un/a funcionario/ antes mencionado, ya sea interno
o externo, deberá quedar registrado en un “Acta de devolución”, la cual detalla los bienes que
el/la funcionario/a tenía a su cargo para el desempeño de sus funciones y que deben ser
devueltos al encargado/a del inventario. El Acta debe quedar firmada por ambas partes de forma
física y ser respaldada por una copia digital que será enviada a la Jefatura del Departamento de
Desarrollo y Gestión de Personas para su conocimiento.
Los o las funcionarias que tengan a su cargo bienes muebles fiscales serán responsables de su
uso, abuso, empleo ilegal y de toda pérdida o deterioro de estos que les sean imputables4. Ante
la ocurrencia de alguno de estos hechos es menester que se determine previamente la
responsabilidad administrativa del funcionario afectado, mediante la correspondiente
investigación sumaria o sumario administrativo instruido por el jefe de Servicio.
Como regla general, ningún bien mueble puede salir de las dependencias del Ministerio. Si así
fuera necesario, se requiere de la autorización expresa por parte de la División de Administración
y Finanzas.
Para el caso particular de los equipos notebook, que por su naturaleza son equipos que permiten
su traslado o movilidad a terreno o para trabajos remotos, será el funcionario que tenga asignado
dicho bien el responsable de avisar de su retiro o movimiento correspondiente a su jefatura
directa, quien será también corresponsable de esta acción.
Finalmente, para el caso de otros bienes muebles que requieran ser retirados por causa de
catástrofes o desastres naturales, causas de fuerza mayor, situaciones de emergencia,
determinación de algún estado de excepción, pandemia u otra causa especial, deberá realizar la
solicitud de autorización a la División de Administración y Finanzas, quien informará los pasos a
seguir y documentos de respaldo que deberá remitir el o la funcionaria en caso de que
corresponda.
ANÓTESE Y COMUNÍQUESE
4
Artículo 33° Reglamento Sobre Bienes Muebles Fiscales. Decreto supremo N° 577.
11
DISTRIBUCIÓN:
OLINKA RELMUAN - OFICINA DE PARTES Y ARCHIVOS - OFICINA DE PARTES Y ARCHIVOS
E34759/2023