Gestion de Riesgos PLAN003/2023

GESTION DE
RIESGOS
ESTRATEGICOS
EN PROYECTO MY
MUSIC SIEMPRE
CONTIGO
17 de Diciembre de 2023

Consultores especialistas: Jesús Briones

Samuel Pereira

Revisión Naturaleza del cambio Fecha

Aprobación del análisis en riesgos estratégico.
01 2023-12-17
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1- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.

My Music es la principal cadena de venta de instrumentos musicales, vinilos, CDs, películas

y libros relacionados a la música del país. Cuenta con más de 50 tiendas en las principales ciudades,
malls y áreas comerciales. Es una marca ampliamente conocida y con una buena imagen. Sus canales
comerciales son principalmente presenciales con ventas que bordean el 90% en comparación de un
10% en ventas por Internet.

2- EL PROBLEMA DE LA EMPRESA MY MUSIC.

El problema de la empresa My Music es que tiene un margen de ganancias casi nula y no le

permite crecer a un ritmo mayor que sus competidores, eso provocará en el futuro que no pueda
ser competitiva.

OBJETIVO.

Establecer una propuesta de marketing y promoción de los productos musicales que vende
la empresa My Music involucrando los canales de comunicación digital

3- OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LOS RESGOS ESTRATEGICOS.

• Proponer un modelo de análisis en gestión de riesgos basado en las mejores prácticas o estándares
internacionales según PMBOK – PMI, 2021.
• Estructurar un modelo de análisis, que permita optimizar los resultados de los objetivos de tiempo,
costo y calidad del proyecto.
• Establecer una matriz de riesgos para el proyecto “My Music Siempre Contigo”
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4- RESPONSABILIDADES / ROLES.

La Responsabilidad por el control de Calidad y el aseguramiento de esta será entregada al

director de proyecto, quien debe obtener los resultados específicos en la línea del desarrollo
estratégico del paquete de actividades. Así como también será responsabilidad del mismo director
del proyecto estar preparado de acuerdo a la matriz de riesgos y tomar los resguardos necesarios.

5- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Director de
proyecto

Asesor
Administrador
Publicista

Asesor en
Programador Markenting

Figura 2: Estructura de personal clave proyecto My Music.

a) Director de proyecto: Encargado de la coordinación del equipo, para alcanzar una meta definida
en el proyecto. Su principal función es diseñar, seguimiento y tomar las decisiones necesarias
para ejecutar y obtener los resultados en línea con la calidad del servicio.
b) Administrador: Es la persona con la capacidad de combinar creatividad, análisis y estrategia
para lograr los objetivos en calidad del servicio de la empresa My Music.
c) Programador: Es el especialista que posee los conocimientos necesarios para la creación y
mantenimiento de sitios web. En términos generales, el desarrollador web se ocupa de diseñar
el sitio de mejorado de My Music.
d) Asesor en Markentig: Es el encargado de la realización de investigaciones de marketing para
identificar las tendencias y oportunidades comerciales del sector.
e) Asesor Publicista: Diseñar y planificar campañas publicitarias. Diseñar la estrategia de
publicidad. Controlar la eficacia de la publicidad.
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6- EDT (WBS) DEL PROYECTO:

Figura 1 : Esquema EDT del Servicio “My Music Siempre Contigo”.

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7. Análisis de Gestion de Riesgos.

Estructura de desglose de riesgos:

NIVEL 0 de RBS NIVEL 1 de RBS NIVEL 2 de RBS

1.1 Definición del alcance
1.2 Definición de los requisitos
1.3 Estimaciones, supuestos y restricciones
RIESGO TÉCNICO
1.4 Procesos técnicos
1.5 Tecnología
1.6 Interfaces técnicas
2.1 Dirección de proyectos
2.2 Dirección del programa/portafolio
2.3 Gestión de las operaciones
RIESGO DE GESTIÓN
2.4 Organización
TODAS LAS 2.5 Dotación de recursos
FUENTES DE 2.6 Comunicación
RIESGO DEL 3.1 Términos y condiciones contractuales
PROYECTO 3.2 Contratación interna
3.3 Proveedores y vendedores
RIESGO COMERCIAL
3.4 Subcontratos
3.5 Estabilidad de los clientes
3.6 Asociaciones y empresas conjuntas
4.1 Legislación
4.2 Tasas de cambio
4.3 Sitios/Instalaciones
RIESGO EXTERNO
4.4 Ambiental/clima
4.5 Competencia
4.6 Normativo
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8. Conclusiones

Gracias a la confección de una matriz de riesgos es posible identificar y evaluar una gran
variedad de riesgos potenciales asociados al proyecto My Music, al incluirse en la matriz demuestra
la proactividad de anticipar posibles problemas, desafíos y establecer estrategias para mitigiar o
evitar su impacto. Todos estos riesgos sin de importancia para éxito del proyecto, tienen sus planes
de acción y su razón estratégica

Con el enfoque integral de la gestión de riesgos se contribuye a fortalecer oportunidades de

mejora, anticiparse a posibles adversidades y minimizar consecuencias negativas. La atención a
estas áreas críticas contribuirá significativamente a la entrega exitosa del proyecto, manteniendo la
integridad de la reputación de la empresa, asegurando la participación del cliente y abordando los
desafíos potenciales en la comunicación, competencia del personal y aspectos legales.
MATRIZ DE RIESGOS
PROYECTO: My Music
FECHA: 17-12-2023

NIVEL 1 DE RBS NIVEL 2 DE RBS TOTAL DUEÑO DEL

CÓDIGO DEL DESCRIPCIÓN DEL Valor ESTIMACION DE OBJETIVO ESTIMACIÓN DE Valor AMENAZA/ RESPONSABLE DEL PLAN DE
CAUSA RAÍZ INCIDENCIA PROB X IMPACTO TIPO DE RIESGO RIESGO/RESPONSABLE ESTRATEGIA RAZÓN ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN
RIESGO RIESGO Prob. PROBABILIDAD IMPACTADO IMPACTO Impacto OPORTUNIDAD ACCIÓN
N° Categoría N° Categoría PROB X IMP DEL RIESGO

TIEMPO T - Mayor o igual a 70% 0,90 0,45

Términos y Sin recursos por
Riesgo Termino anticipado de Termino anticipado del CALIDAD Q - Mayor o igual a 70% 0,90 0,45 Mitigar con acciones directas Bajar el impacto monetario y el tiempo, asociado a
ID001 3 3.1 condiciones parte de la empresa 0,5 P - Entre 20% y 50% 0,33 MEDIO AMENAZA ADMINISTRADOR MITIGAR ADMINISTRADOR
Comercial contrato contrato a provisionar los recursos. multas
contractuales proveedora
COSTO C - Entre 10% y 20% 0,20 0,10

TIEMPO T - Entre 20% y 50% 0,50 0,25 Mitigar con acciones que
Documentar desde el principio hasta el final incluyendo
Riesgo Proveedores y Cambio de recurso Ausencia de personal Renuncia de personal CALIDAD Q - Mayor o igual a 70% 0,90 0,45 identifiquen los profesionales
ID002 3 3.3 0,5 P - Entre 20% y 50% 0,27 MEDIO AMENAZA ADMINISTRADOR MITIGAR su código, tener estipulado un reemplazo con los ADMINISTRADOR
Comercial vendedores dedicado al desarrollo clave dedicado al proyecto de respaldo, durante proceso
conocimientos
COSTO C - Entre 10% y 20% 0,20 0,10 del desarrollo del proyecto.

TIEMPO T - Entre 20% y 50% 0,50 0,25

Establecer acciones de Verificación del Perfil ( Prestigio, experiencia y
Sin verificación de
Daños a la reputación y CALIDAD Q - Entre 20% y 50% 0,50 0,25 mitigación en las selección referencias. Trayectoria en la industria.
Riesgo Proveedores y antecedentes del Termino anticipado del DIRECTOR DEL
ID003 3 3.3 perdida de confianza de 0,5 P - Entre 20% y 50% 0,25 MEDIO AMENAZA MITIGAR y/o verificar todos los Capacidad de respuesta. Cumplimiento de los ADMINISTRADOR
Comercial vendedores proveedor del contrato PROYECTO
los clientes. criterios, con el fin de valorar estándares de calidad.
servicio
y ponderar su relevancia. Niveles de reputación ).
COSTO C - Entre 20% y 50% 0,50 0,25

TIEMPO T - Entre 50% y 70% 0,70 0,49

CALIDAD Q - Mayor o igual a 70% 0,90 0,63 Establecer en forma clara la estrategia de ejecución del
Establecer acciones de
proyecto al equipo a través de hitos, y asi se tendrá
Riesgo Estabilidad de Baja participación de DIRECTOR DEL mitigación, en la
ID004 3 3.5 Mala estrategia No hay hitos establecidos 0,7 P - Entre 50% y 70% 0,54 ALTO AMENAZA MITIGAR una mejor comprensión y una contribución para el DIRECTOR DEL PROYECTO
Comercial los clientes clientes PROYECTO comunicación de un
proyecto. Además cuáles serán sus responsabilidades
COSTO C - Entre 50% y 70% 0,70 0,49 proyecto.
y lo que se espera de ellos.

TIEMPO T - Entre 50% y 70% 0,70 0,35

Establecer acciones de
CALIDAD Q - Entre 20% y 50% 0,50 0,25 mitigación en la planificación Aumentar la visibilidad y seguimiento del cronograma
Riesgo de Sin comunicación con las Incumplimiento de Sin coordinación entre
ID006 2 2.6 Comunicación 0,5 P - Entre 20% y 50% 0,32 MEDIO AMENAZA ADMINISTRADOR MITIGAR del proyecto, con el fin de de tu proyecto te permite saber si estás avanzando en ADMINISTRADOR
Gestión partes interesadas carta Gantt las partes
controlar los tiempos de tu proyecto correctamente.
COSTO C - Entre 50% y 70% 0,70 0,35
desarrollo del proyecto.

TIEMPO T - Entre 10% y 20% 0,20 0,10

Descripción de
CALIDAD Q - Entre 20% y 50% 0,50 0,25 Establecer y verificar requerimientos de pagina WEB
requerimientos mal Establecer en acciones de
Riesgo Interfaces Actividades mal según el alcance del proyecto. Además nivelar
ID007 1 1,6 Diseño web defectuoso descrita y sin 0,5 P - Entre 20% y 50% 0,20 MEDIO AMENAZA ADMINISTRADOR MITIGAR mitigación en el desarrollo de PROGRAMADOR
Técnico Técnicas ejecutadas conocimientos acerca de la programación de la pagina
alcance relacionado la pagina web del proyecto.
web.
con el proyecto. COSTO C - Entre 20% y 50% 0,50 0,25

TIEMPO T - Entre 10% y 20% 0,20 0,10

Establecer acciones de
CALIDAD Q - Entre 50% y 70% 0,70 0,35
mitigación en la selección de Detallar especificaciones técnicas y experiencia
Riesgo Procesos Baja competencia del Sin especialización Sin coordinación entre
ID008 1 1,4 0,5 P - Entre 20% y 50% 0,27 MEDIO AMENAZA ADMINISTRADOR MITIGAR profesionales o verificación especifica en proyectos vinculados al alcance ADMINISTRADOR
Técnico Técnicos personal del personal las partes
de profesionales que declarado en la propuesta.
COSTO C - Entre 50% y 70% 0,70 0,35 participan en la propuesta.

No se puede programar TIEMPO T - Entre 10% y 20% 0,20 0,18

No se han Actualizar y comprar los programas informáticos que
Riesgo Software obsoleto para con la versión actual de Mejorar la presencia por
ID009 1 1.5 Tecnología actualizado los 0,9 P - Mayor o igual a 70% CALIDAD Q - Entre 10% y 20% 0,20 0,18 0,18 BAJO AMENAZA ADMINISTRADOR EVITAR ayudarán a mantener la pagina web de la empresa PROGRAMADOR
Técnico programar los navegadores de Internet y su competitividad
sistemas actuales vigente para el mercado
internet COSTO C - Entre 10% y 20% 0,20 0,18

Sin monitoreo de los TIEMPO T - Entre 10% y 20% 0,20 0,04 Tomar acciones eficientes por
Riesgo Cambios en la legislación Falta de monitoreo de los Designar un responsable para monitorear los cambios
ID010 4 4.1 Normativa cambios legislativos 0,2 P - Entre 10% y 20% 0,08 BAJO AMENAZA Director del proyecto MITIGAR cambios en la legislación ADMINISTRADOR
Externo vigente cambios elgislativos CALIDAD Q - Entre 20% y 50% 0,50 0,10 legislativos que afecten el proyecto
nacionales vigente
COSTO C - Entre 20% y 50% 0,50 0,10