Integrantes:

 Veliz Atencia, Gonzalo

 Soto Negrete, Yerco Andres
 Villafaña Bastias, Carmen Andrea
 Concha Orsola, Nicolás Matias

“MEJORA DEL SISTEMA DE REGISTRO DE

PACIENTES EN EL SECTOR DE LA SALUD
CESFAM PUDAHUEL LA ESTRELLA”

2023
ENTREVISTAS

Farmaceutico: Matias Saveedra, Quimicofarmaceutico, 2 años en el Cesfam.

El quimicofarmaceutico es un profesional especializado en la preparación, producción,

control y dispensación de medicamentos y productos farmacéuticos.

1.- ¿Como funciona el Sistema de inventario de farmacia?

El sistema de inventario funciona de la siguiente manera:

Primero se registran los productos por el nombre, descripción, fecha de vencimiento y se
van clasificando y ordenando según el tipo de medicamento e insumo.
Segundo la entrada de los productos que permite cuando ya están registrados verificar la
cantidad de stock que hay de cada uno de los medicamentos.
Tercero mantener un control operativo de los medicamentos que se entregan y finalizando el
día se crean informes en Excel de cuantos medicamentos se otorgaron en el día y cuanto
stock queda de ellos.

2.¿Cada cuanto tiempo llega el pedido de stock de la farmacia y como se recibe?

El tiempo entre cada pedido puede variar mucho ya que van llegando los suministros cada
ciertos dias dependiendo de la cantidad de cada medicamento que quede en stock y del
proovedor del medicamento y se suelen priorisar en los pedidos los medicamentos mas
otorgados a los pacientes. Es decir si el dia lunes se dieron 120 cajas de paracetamol y 140
cajas de insulinas, los paracetamol pueden llegar en 4 dias y las insulinas en 6, al final
vamos recibiendo pequeños pedidos durante la semana a medida que es necesario y así
vamos teniendo un stock continuo.

3.-¿Cuantas personas y con que cargos trabajan constantemente en la farmacia?

Nuestro equipo actualmente consta de dos TENS encargadas de llevar el control de

inventario diario de la farmacia, una enfermera encargada de botiquines y reposicion de
stock minimos y un Quimico farmaceutico el cual cumple la función de supervisor que todos
estos procesos de control de inventario se efectuen correctamente. La cantidad de personas
en farmacia puede variar según la contingencia dada en el momento.

4.-¿Cual es el procedimiento para ir verificando los medicamentos que están prontos

a vencer?.

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Se lleva un registro de medicamentos e insumos por al menos los siguientes 6 meses al
actual
Estos se anotan en un cuaderno para posteriormente pasarlo a un Excel. Además un TENS
o el funcionario que esté a cargo debe revisar las fechas de los medicamentos 1 vez al mes
para retirar todos los medicamentos vencidos y posteriormente agruparlos y rotularlos como
“Medicamentos y/o insumos en proceso de baja”

5.-¿Cuando los medicamentos vencen, que hacen con ellos?

Luego de agruparlos y rotularlos , el personal de farmacia debe llenar un formulario de retiro

de medicamentos señalando el motivo de la devolución, para que el supervisor en este caso
el quimico farmaceutico constate la información y así pode indicar como clasificar los
medicamentos segun su peligro . Luego el TENS agrupa los medicamentos en bolsas rojas
con diferentes iconos los cuales indican que tipo de medicamento o insumo es.
Posterior a todo el papeleo y muchas validaciones se llevan estas bolsas a la bodega de
REAS (almacenamiento de recursos hospitalarios) para su retiro y entrega a la empresa
encargada de eliminar los remedios.

6.-¿Según la pregunta anterior, al momento de clasificar los medicamentos o insumos

vencidos como peligrosos en que se basan?

Existen diferentes tipos de clasificacion, acá por lo menos se suelen clasificar como
medicamentos o insumos:
*Inflamables ,*Reactivos , *Corrosivos, *Toxicidad aguda”, “Toxicidad Crónica”, y los
medicamentos como Inhaladores, hormonas,betalactamicos se clasifican como
“altamente activos”. Así cumplimos con las normas indicadas del ministerio de salud.

7.-¿Cual y como es el proceso de retiro de medicamentos de los pacientes?

El paciente o un titular debe acercarse a la farmacia con la receta otorgada por el medico,
para luego verificar la receta emitida en el Sistema y ver si calzan los medicamentos que se
entregarán al paciente

8. En caso de tener un cliente que viene con 2 recetas de distintos médicos. ¿ Cómo
optimizan los medicamentos que se repiten o que sean innecesarios?

Si es que hay duplicidad en medicamentos, se revisan las recetas emitidas en el Sistema y

se entrega la cantidad maxima de medicamentos indicados en la receta, es decir si en una
receta dice paracetamol 3 veces al dia por 1 semana y la otra receta del mismo paciente
dice “Paracetamol 2 veces al dia por 1 semana . Se entrega la cantidad de cajas necesaria
para abarcar las 3 veces por dia

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9.- ¿La farmacia es la unica que puede suministrar medicamentos o Tambien tiene
puede hacerlo el medico o la enfermera?

En la mayoria de los casos los pacientes deben ir a buscar los medicamentos a la farmacia ,
sin embargo algunos doctores mantienen medicamentos de primer alcance en sus boxes y
se los dán a los pacientes en caso de ser necesario. Al momento de que el medico pida
medicamentos a la farmacia, este debe llenar un formulario con los medicamentos
solicitados, el cual se deja archivado en caso de ser necesario.

10.-¿Que cambios harias para mejorar el sistema de inventario de farmacia?

Los cambios que podría realizar serian tener una plataforma mucho más amigable, donde se
pueda encontrar de manera más efectiva un medicamento, en el cual al terminar el día nos
dé un reporte automático de los medicamentos dados en el día y la cantidad que queda en
stock de ese medicamento. Además, integraría un sistema de lectura de códigos de barra
así sería más rápido el inventariado de los medicamentos

Medico: Jose Pedron, Medico, 8 años en el Cesfam

El cargo de medico implica ser un profesional de la salud capacitado para detectar, tratar y
prevenir enfermedades y lesiones en seres humanos. Los médicos pueden trabajar en
diferentes especialidades.

1.- ¿Cual es su funcion dentro del Cesfam y cuantos pacientes a atiende en un mes?

Mi función es atender a cada paciente de atención primaria.

En cuanto a los pacientes que atiendo varia por muchos factores como por ejemplo el tipo
de atención que requieran, si es que solo son consultas o son casos más graves, sin
embargo, yo diría entre 400 – 700 persona al mes.

2.- ¿Como es la recepcion de los pacientes a la hora de atenderlos en los Box?

Generalmente se les realiza una recepcion super amable para que se sientan comodos, se
les pregunta el motivo del por que vienen, se anota la informacion otorgada por el paciente
en el computador y se finaliza atendiendo con lo describido por el paciente.

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3.- Que hacer en el caso de que un paciente que viene por control o por algo simple,
se agrave y requiera atención medica urgente?.

En ese caso el paciente se deriva inmediatamente con una interconsulta a urgencias para
que el equipo de urgencias ejecute los procedimientos indicados. Por mi parte indico a
administración que el paciente X se agravó y se deribó a urgencias para que se pueda
llamar o notificar a un familiar o titular en caso de ser necesario

4.- ¿Cual es el procedimiento en caso de que el paciente haya ingresado su

ficha ,pero no se haya presentado a la cita medica?

Si el paciente ya se ingresó para una consulta medica y este no se presenta a la hora de ser
llamado, se espera durante unos minutos y se llama en repetidas ocaciones al paciente y si
durante 10 min no se presenta, este pierde la hora y atiendo al paciente que sigue. Sin
embargo la ficha de ingreso queda en el Sistema hasta que al administrativo lo pueda
eliminar.

5. ¿Hay una comunicación previa o algún método que permita conocer las
observaciones de su colega en caso de tener asignado un paciente con 2 o más
doctores?

Por lo general cuando un paciente lo atiende un colega y luego lo atiendo yo, reviso los
datos ingresados en el Sistema por el colega y se les pregunta el porqué vienen y que les
indicaron en la consulta anterior, así puedo tener un feedback y puedo saber que patologia o
enfermedad tiene el paciente, si se le suministró algún medicamento o si tenia alguna
preescripción medica activa. Sin embargo hay veces en el cual el Sistema no entrega la
informacion necesaria del paciente, ya sea por problemas de conexión a internet o
intermitencia en el Sistema interno del cesfam. Entonces ahí suelo preguntar a los clientes si
tienen examines disponibles o informes medicos anteriores.

6. Ejerce con mas de una especialidad en el CESFAM?. Si es asi, es por caso de

emergencia o todos los doctores tienen asignados mas de una especialidad dentro de
éste?

Si, efectivamente, cada cierto tiempo vamos rotando entre los tipos de pacientes a los que
atendemos , actualmente estoy encargado de recibir pacientes de gediatria por lo cual c/
doctor se le asigna tipos de pacientes. En caso de emergencia o contigencia todos los
doctores atienden por igual y aveces suelen haber fallos en los pacientes asigandos a cada
Medico provocando una confusion y retraso en las atenciones.

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7.- Al momento de emitir una receta , o indicar un medicamento, usted cuenta con un
stock de medicamentos propios en su box?

Personalmente, no dispongo de medicamentos pero si hay colegas que tienen en sus box
algunos medicamentos que tienen harta demanda, como por ejemplo tipo losartan,
paracetamol, ibuprofeno,etc. Así, si el paciente lo require de urgencia ellos suministran los
medicamentos necesarios hasta que puedan pasar por farmacia para hacer efectiva la
receta respectiva.

8.-A la hora de entregar licencia si es que es necesario para un paciente, ¿la emiten de
forma digital? ¿el sistema que utilizan es amigable en ese sentido?

Al momento de entregar una licencia en la mayoría de los casos se emite de forma

electrónica a través del sistema de licencias electronicas (LME) y le llega directo al
empleador del paciente en caso de estar en el sistema. Si nó, se imprime una copia del
formulario electrónico y se le entrega al paciente o en ocasiones se hace al método antiguo
y se le entrega la licencia en papel.

9.- Existe algún protocolo en caso de que un paciente sea agresivo e intente agredir al
medico que lo trata?

Si, en caso de que el paciente se vuelva agresivo, se llama automáticamente a la oficina de

seguridad para que un guardia venga al box a advertir al paciente sobre su comportamiento
e intentar controlarlo, ahora si el comportamiento es debido a algún estado de salud el cual
lo avala, se procede a intentar calmar al paciente con métodos psicológicos y pedir la ayuda
de contención de algún guardia pero de la forma mas dócil posible para no agrabar la
condición del paciente.

10.- Que cambios haría al sistema para mejorar su rendimiento?

El sistema no funcióna del todo mal, sin embargo yo me enfocaría en mejorar la

infraestructura del cesfam, los computadores en los box suelen pegarse, el internet suele
caerse o tener baja señal y también trataría de implementar que la información de los
pacientes se pueda ver desde el celular ya que muchas veces quiero recopilar información
sobre un paciente y solo puedo sacarla desde el computador que tengo asignado en el box.

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Admisnitrativo: Marcos Salinas, Adminsitracion, 3 años en el Cesfam.

1.-¿Como es el proceso de registro de un paciente en el sistema y cuales son los

datos que se necesitan de manera obligatoria y opcional?

El paciente en primera instancia debe llamar o acercarse al cesfam para poder solicitar una
hora médica para lo que necesite, luego debe completar un formulario indicando sus datos
personales y de contacto, motivo por el cual viene que son obligatorios y como opcional
puede agregar algún representante, teléfono o dirección de un tercero en caso de
emergencia.

2.-¿Como proceden en el caso de que un paciente se haya registrado y no asista a la

hora medica agendada?

Si el paciente no se presenta a la cita médica agendada, se procede a llamar o tratar de

contactar al usuario mediante el registro de datos de la ficha que llenó a la hora de ingresar,
para ver si es que quiere agendar otra hora con el médico. En caso de que el usuario no
responda a los llamados ni al contacto, la hora se anulará y la persona tendrá que asistir
denuevo a solicitar la hora medica si esque quiere ser atendido.

3.- A la hora de agendar una hora medica a un paciente, este que datos debe llenar en
la ficha?, ¿ Que hacer en el caso de que no rellene un campo importante (correo,
numero)

El paciente a la hora de llenar la ficha de ingreso debe llenar los siguientes datos: Nombre,
rut, domicilio, numero de contacto, correo y previsión de salud y el motivo por el cual viene.
Adicional a eso puede llenar datos de un tercero o un acompañante que represente al
paciente, En caso de que el usuario no rellene algún dato de contacto como el correo, el
numero o el domicilio, se procede a investigar si esque hay algún registro en el cual tenga
un dato de contacto propio o de un tercero y si nó se espera hasta que el paciente llegue a
la hora medica y se le pide que pueda rellenar los datos faltantes.

4.- Cual/Cuales son las consultas medicas mas solicitadas en el periodo de un mes?

Por lo general vienen muchas personas a medicina general, ya sea por una gripe, influenza,
test pcr por covid. También hay mucho usuario que asiste por una hora medica al
obstalmologo y psicólogo. Por lo cual son las horas medicas que mas tiempo demoran en
llamar a los clientes y se suele provocar una intranquilidad por los usuarios que llevan
mucho tiempo esperando su hora medica.

5.- ¿Cual es el proceso en caso de recibir un paciente por emergencia? Y como

ingresa los datos de el. Cual es el seguimiento?

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En caso de recibir un paciente por emergencia, se suele atender rapidamente y deribar en
primera instancia a urgencias para que lo traten lo mas rapido posible, en estos casos
suelen ser acompañados por un familiar o un tercero al cual pedimos todos los datos
posibles del paciente que nos pueda otorgar y así poder enviar por interconsulta la ficha
medica del paciente ingresado por urgencia.

6.- Si el paciente es de tercera edad o con una discpacidad que no le permita rellenar
la ficha medica, ¿Que se hace en ese caso?

Si el paciente es de riesgo y no puede completar por sus propios medios la ficha medica, se
procede a rellenar preguntando la información de forma verbal y se le exige que en el
momento de su hora medica sea acompañado por algun tercero que pueda ayudarlo a
movilizarse y además poder completar los datos medicos faltantes en caso de ser necesario.

7.-¿Al momento de coordinar una visita medica a un paciente postrado o incapaz de

salir solo, como es el proceso?

En estos casos se suele tener un expediente medico finito del paciente, ya que debido a su
estado suelen tener varios controles medicos. Por lo cual siempre hay 1 o 2 mas telefonos
de contacto asociados a los cuales se puede llamar para informar al cuidador o al apoyo que
se realizará una visita medica tal dia y tal hora. En caso de no poder contactar con el
paciente o con un familiar, se procede a cancelar la visita medica, y por lo general en estos
casos por lado del paciente terminan llamando para preguntar cuando será la visita medica,
ahí se agenda la visita medica nuevamente y se procede a ir cuando sea el momento. Si nó
contesta y tampoco llama , se procede a cancelar la visita medica hasta un nuevo aviso.

8.-¿ A la hora de ingresar un paciente que viene por una consulta medica, debe
esperar a ser atendido , si es así donde es deribado para que espere?

Los pacientes que ingresan se deriban al area a la cual está asociada su consulta. Cada
area designada por colores atiende tipos de pacientes. Por ejemplo si es un abuelito se
deriba al area celeste de gediatria, si es un niño o una mama embarazada se deriba al area
amarilla de Consultas generales, pediatria y natalidad. En las cuales deberan esperar hasta
ser llamados por el medico a cargo.

9. ¿ Cuentan con un sistema digital que permita el llenado de ficha virtual? Si es asi,
¿Qué mejoras se podrian implementar?

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Si, en un principio se anotan los datos en un ficha de papel ,para luego ser ingresados a un
Sistema de control de fichas, en el cual los medicos y profesionales de la salud pueden ver
los antecedentes de los pacientes, el gran inconveniente es que no hay un proceso de
validación a la hora de ingresar los datos, muchas veces nos ha pasado que se ha caido el
internet en el momento de ingresar la ficha de un paciente y esta no se ingresa
correctamente o aveces queda duplicada o simplemente no se sube y si bien queda la hora
agendada en papel, el medico que la atiende no puede ver digitalmente la información del
paciente , por lo que hace mas lenta la consulta medica. Tambien el tiempo de espera entre
que se ingresa una ficha hasta que se ingresa otra es mucho, el Sistema se queda pegado
durante unos minutos y eso atrasa mucho el ingreso de las fichas de los pacientes.
Las mejoras que yo implementaria seria que pudiera haber un Sistema de fichas medicas
totalmente computacional, ya que el traspaso de información del papel al computador ocupa
mucho tiempo, además cambiaria los equipos y mejoraria la conexión del internet. Ya que la
mayoria de funcionarios temenos problemas en esos puntos, que se queda pegado el
Sistema, que se cae el internet,etc. Además trataria de que el Sistema de fichas se pudiera
trabajar en el celular y con un internet externo , ya que para subir las fichas debemos estar
conectados si o si al internet del cesfam, entonces en caso de fallar el internet seria bueno
poder conectar el computador al internet del celular y así no perder tiempo valioso.

ACTA DE REUNION KICK OFF

Fecha: 29/03/2023 Inicio

Lugar: Videollamada y sala de clases. Termino
Tipo Reunión Presencial Individual Virtual si
N° 001 Grupal Presencial / NP Virtual

Participantes Funciones
Carmen Realizar las entrevistas y capturar las ideas iniciales
Gonzalo Efectua el Kick Off y portada de informe
Nico Crea logo y nombre de la empresa, corrección de redacción de preguntas
Administrativo del Cesfam y es el encargado de solicitar el acceso a la
Marco salinas
información
Yerco Formular preguntas y rellenar Kick off.

1. Agenda:
Tema
Nº
“identificar las principales deficiencias del Cesfam y proponer mejoras para optimizar el
1
tiempo de registro de pacientes”

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2. Desarrollo de la Reunión

Notas Captura de la Información de Requerimientos Iniciales:

 Gonzalo propone optimizar la base de datos del historial de pacientes y se pueda utilizar
a nivel nacional evitando tiempo de espera a la hora de llenado de fichas virtual.
 Yerco propone tener una infraestructura óptima para inicializar la aplicación, con buenos
servidores, buena capacidad de almacenamiento, escalable y con buena calidad de
servicio.

 Se propone optimizar la base de datos del historial de pacientes

3. Actores de Proyecto

Actores del Proyecto y Negocio

Nº Rol en el Negocio /Cargo
Nombre
Encargado de solicitar las entrevistas
1 Marco Salinas
/Administrativo
Encargado de responder las preguntas
2 Jose pedro
orientadas a la medicina /Medico
Encargado de dar información sobre el
3 Matias Saavedra
sistema de inventario /Quimico farmaceutico
Encargado de diseñar el logo y programar el
4 Nicolas Concha
sistema /Diseño Grafico y programador
Programador del sistema / Ingeniero
5 Yerco Soto
Informatuco
6 Gonzalo Veliz Analista y QA del sistema
Entrevistadora en terreno y receptora de
7 Carmen Villafaña
requerimientos / Entrevistadora

4. Requerimientos generales asociados al Proyecto

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 Realizar una base de datos mas optimizada y que cubra a nivel regional. Así reducir el
tiempo de respuesta de la pagina y los encargados en temas administrativos puedan
dedicar su tiempo a otras labores de mayor importancia.
 Realizar un estudio de los recursos que se disponen para realizar el proyecto a nivel
regional y/o nacional.
 Se debe tener un cronograma de todas las actividades asociadas al proyecto como la Carta
Gantt.

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5. Observaciones sobre las posibles Limitaciones que tendrá el Sistema

Mi aplicación se va a llevará a cabo en 1 año y será limitado por región.

Si resulta, se implementará en otras regiones-

Puede tener limitaciones técnicas como por ejemplo la conexión de internet de cada uno de los
Cesfam no es la misma esta la posibilidad de que en alguna tenga un ancho de banda más limitado
y tengamos problemas con la conexión del Cliente – Servidor.

6. Técnicas de levantamiento de Requerimientos Específicos.

Actores del Proyecto

Nº Técnica de Toma de Requerimiento
Nombre
1 Carmen ENTREVISTA
2 Nicolas CUESTIONARIO

3 Yerco VISITAS EN CAMPO

4 Gonzalo /Nicolas FORMULARIOS

5 Gonzalo ENCUESTAS

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