Un Sistema de información es un conjunto de datos vinculados entre sí para la

obtención de objetivos empresariales. Ayuda en la gestión y administración de los

datos e información que integran una compañía y le dan un uso correcto y óptimo
para el mejoramiento de procesos y operaciones internas.
Es importante remarcar que un sistema de información se maneja como un
software que una empresa debe instalar e implementar internamente. En él se
agregarán todos los procesos y operaciones para que los colaboradores y
tomadores de decisiones tengan un panorama integral de lo que sucede en tiempo
y real, y puedan así mejorar sus estrategias, productividad y ventas.
Un software de información no tiene un solo objetivo en común, pues existen
diferentes tipos de soluciones que puedes adaptar a las necesidades actuales de
tu negocio y las metas a las que quieres llegar. Tienen la gran ventaja de ser
flexibles y personalizados para que respondan a tu manera de trabajar, de forma
más estratégica y efectiva.
Las funciones de un sistema de información para empresas
Como se sabe, la tecnología informática ha llegado para facilitar la administración
de datos en las empresas. Pero esta no es la única cualidad con la que cuenta un
sistema de información. Por ello, profundicemos en sus funciones más
importantes:
 Gestionar y administrar datos e información que componen a una empresa.
 Automatizar procesos internos sin necesidad de contar con intermediarios
para ejecutar ciertas operaciones.
 Unificar la información de tu empresa a través de almacenes
estandarizados para facilitar el uso y la comprensión de los datos
generados.
 Brindar información actualizada en tiempo real disponible para todos los
colaboradores o para aquellos encargados de las tomas de decisión. Esto
permite agilizar y mejorar procesos y actividades de forma rápida.
 Favorecer un mejor aprovechamiento del tiempo que tus empleados
disponen para ciertas actividades. Al hacer posible operaciones más
automatizadas y sencillas.
Los 7 tipos de sistemas de información.
Los sistemas de información cuentan con la ventaja de que no solo tienen una
única función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias,
dependiendo de sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos
de sistemas que cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a
tu negocio.
1. Sistemas de procesamiento de transacciones
Los TPS (por sus siglas en inglés) son sistemas empresariales básicos utilizados
para el nivel operativo dentro de una empresa. Constan de un sistema
computarizado que realiza y registra transacciones de rutina diarias para el buen
funcionamiento de una compañía. En pocas palabras, da sostén a las operaciones
cotidianas de un negocio.
Componentes del sistema de información de procesamiento de
transacciones:
 Hardware
 Software
 Bases de datos
 Telecomunicaciones
 Personal
Procedimientos con los que se procesan las transacciones (recopilación, edición,
corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la producción de
documentos)
Ejemplo de sistema de procesamiento de transacciones: Despegar
Cuando se hace la compra del boleto para un vuelo. Es lo que permite que un
usuario tenga oportunidad de elegir fecha, horario, destino y asiento, además de
otras opciones sobre su equipaje y demás servicios extra, sin que otra persona le
«arrebate» el boleto en lo que realiza la transacción.
2. Sistemas de información gerencial
También conocidos como sistemas de información de gestión, apoyan la toma de
decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios. Su
labor principal es la de sintetizar la información de rutina de una empresa
para asegurar el buen funcionamiento de los procesos; por ejemplo, los informes
semanales, mensuales o bimestrales.
Hay un sistema de información gerencial para diferentes departamentos de una
compañía. Entre los más utilizados se encuentran marketing (producto, precio,
competencia), producción (rendimiento, inventarios, proveedores), finanzas
(inversiones, mercados, cotizaciones) y recursos humanos (incentivos,
reclutamiento, desempeño).
Componentes del sistema de información gerencial:
 Hardware
 Software
 Datos
 Personas a gerenciar
Métodos (prácticas operativas, modelos e instrucciones que están en los
manuales de la empresa)
Ejemplo de sistema de información gerencial: Odoo
El sistema que una empresa utiliza para el control de su inventario es un buen
ejemplo de su uso. Odoo se encarga de que toda la gestión se haga en un solo
sitio, en tiempo real, para evitar desabastos. Ayuda en la triangulación de envíos,
la administración de varios almacenes y realiza reportes muy útiles.
3. Sistemas de control de procesos de negocio
Son conocidos como BPM, por sus siglas en inglés. Este tipo de sistemas
monitorizan y controlan procesos industriales o físicos. Se utilizan sobre todo en
industrias petroleras, siderúrgicas o de generación de energía. Comprenden varios
equipos, programas especializados y procedimientos de operación.
Con un BPM, las empresas adoptan una serie de pasos o acciones para modificar
su forma de trabajar con el fin de mejorar procesos y facilitar la colaboración con
un enfoque centrado en el cliente.
Componentes del sistema de información de control de procesos de
negocio:
 Entorno gráfico de diseño (que modela la secuencia de actividades del
proceso o proyecto)
 Middleware (facilita la comunicación del motor con las aplicaciones que se
usan en el BPM)
 Metadatos (rol, usuario, sistema, servicio)
 Interfaz de usuario
 Monitorización (para darle seguimiento puntual de procesos y actividades)
 Reglas de negocio
 Simulación (que permita la ejecución de los procesos en un ambiente
controlado)
 Automatización
 Ejecución en la nube
 Estándares (para que todos los involucrados conozcan y manejen los
mismos códigos, gráficos, actividades, etc.)
Ejemplo de sistema de control de procesos de negocio: Quickbooks
El procesamiento de facturas de una empresa es un ejemplo de BPM, porque
permite crear los documentos según los estándares legales (en este caso, de
México), descriptivos e informáticos que se piden para que sean aceptados en el
sistema contable de la organización. Gracias a las aplicaciones digitales es posible
corregir errores; incluso, es posible crear el documento y revisarlo antes de
generarlo y enviarlo, para confirmar que todo esté en orden.
4. Sistemas de información de marketing
Un sistema de información de marketing, o SIM, es un conjunto de relaciones
estructuradas entre personal humano, máquinas y procedimientos para generar un
mejor flujo de información. Estos datos provienen de fuentes internas y externas y
sirven para tomar decisiones más inteligentes relevantes al área de marketing.
Con su utilización pueden determinarse principalmente el grado de fiabilidad que
tiene una información, el ritmo actualizado de información y un grado de detalle
más específico. Con su proceso es posible hacer las modificaciones y
adaptaciones pertinentes en diferentes situaciones de la empresa.
Componentes del sistema de información de marketing:
 Datos internos (métricas de actividades y rendimiento interno)
 Inteligencia de marketing (información del mercado e industria de fuentes
confiables)
 Investigación de mercados (datos cualitativos y cuantitativos que se
recogen por medio de herramientas y actividades realizadas directamente
por la empresa)
 Soporte a las decisiones de marketing (se incluyen también plataformas de
análisis de datos y reportes)
Ejemplo de sistema de información de marketing: HubSpot
Un CRM es un gran ejemplo, porque es el que puede estar al centro de todo el
sistema de información de marketing: es donde se almacena, categoriza y
gestionan los datos que se obtienen gracias a las interacciones que hay con
prospectos y clientes. Desde ahí se administran las acciones de marketing, como
las estrategias de email marketing, seguimiento de casos, atención a solicitudes,
entre otros.
5. Sistemas de colaboración empresarial
Conocidos como sistemas ERP, son de los más utilizados en el mercado. Tienen
la función de ayudar a los altos directivos de una empresa a controlar el flujo de
información y proporcionar una vista integral de cada una de las áreas que
conforman la compañía para su mejor gestión y toma de decisiones.
Su tecnología registra e integra los procesos de negocio y ayuda a las empresas a
optimizar sus procesos para tener una mayor comprensión de la empresa a través
de la automatización. Con este tipo de programas, los líderes de negocio pueden
actuar con más rapidez con la seguridad de que estarán basando sus decisiones
en información confiable y en tiempo real.
Componentes del sistema de información de colaboración empresarial:
 Datos
  Hardware
 Software
 Procedimientos (estandarizados)
Ejemplo de sistema de colaboración empresarial: Google Workspace
Gracias a las funciones que Google agrega, los equipos de trabajo pueden
colaborar desde diferentes locaciones, en tiempo real, en diferentes plataformas
que les permiten dar seguimiento a procesos y proyectos. La información se
encuentra en un solo sitio, estando siempre disponible, y se realizan diferentes
interacciones: con documentos, con gráficas, videoconferencias, mensajes, lo que
da oportunidad a modelos de trabajo remotos y asincrónicos con un mejor flujo de
actividades.
6. Sistema de apoyo a la toma de decisiones
El DSS, por sus siglas en inglés, es un sistema basado en ordenadores que es
utilizado regularmente por los gerentes para tomar una decisión con el fin de
resolver un problema en la empresa. Permite formular, calcular, comparar
opciones y predecir escenarios para saber cuál es la mejor alternativa a tomar.
Está diseñado para apoyar en situaciones complejas.
El software utilizado tiene la función de recolectar información procedente de
documentos, personal interno, modelos comerciales, experiencias o análisis
externos. Con estos datos identifica problemas o desafíos. De igual forma,
favorece el incremento de la efectividad del proceso de forma oportuna.
Componentes del sistema de información de apoyo a la toma de decisiones:
 Gestor de datos (que es la base de conocimiento)
 Gestor de modelos
 Motor de conocimiento
 Interfaz de usuario
 Usuarios (cada uno con sus roles: recolectores de datos, asesores, tomador
de decisiones, etc.)
 Contexto de decisión (establecido y bien definido)
Ejemplo de sistema de apoyo a la toma de decisiones: Riskturn
Su enfoque está en los capitales basados en el riesgo, por lo que es una solución
que interesa a los departamentos de finanzas de las empresas. Su interfaz es
sencilla, y construye pronósticos de negocios en 5 pasos. Ejecuta simulaciones
que dan un panorama de probabilidades bastante completo, que ayuda a tomar
decisiones más inteligentes sobre el futuro financiero de la organización.
7. Sistemas de información ejecutiva
Los EIS brindan acceso rápido a la información interna y externa relevante de una
empresa. Suelen visualizarse en formatos gráficos para la presentación de datos
básicos, pero detallados, con la finalidad de que los gerentes o ejecutivos puedan
leer la información con facilidad.
Una de las cualidades más sobresalientes de este tipo de sistemas es que les dan
a los tomadores de decisiones los indicadores de negocio que afectan al instante.
Además, permiten un análisis detallado de los que no están cumpliendo con las
expectativas para determinar el plan de acción más conveniente.
Componentes del sistema de información ejecutiva:
 Interfaz gráfica
 Indicadores de negocio (definidos por la empresa)
 Integración de bases de datos (con datamart o data warehouse)
 Usuarios
 Acceso en la nube
Ejemplo de sistema de información ejecutiva: Microsoft Business Intelligence
La solución de Microsoft ofrece una plataforma para almacenar, gestionar y
analizar la información que una empresa considera crucial. Es posible hacer
seguimientos sobre aspectos financieros, operativos, de clientes, de recursos
humanos con datos en tiempo real y con una interfaz sencilla de utilizar. Gracias a
sus herramientas, los directivos podrán conocer pronósticos más acertados y
tomar decisiones de manera más inteligente.
Proporciona la información importante o crucial a toda la organización. Realiza el
seguimiento y el análisis de la información financiera, operacional, de clientes y de
recursos humanos de la organización proporcionando a los usuarios la información
correcta en el momento adecuado en un formato fácil de usar.
El ciclo de vida de un sistema de información
 El ciclo de vida de un sistema de información permite una mejor elaboración
de una solución o proceso que cumpla con las expectativas del cliente
durante todas sus etapas. Además, a través de él, se puede tener un mayor
control en cuanto al presupuesto y los plazos a cumplir. Cuenta con un
modelo estructurado que va desde su nacimiento hasta su expiración y
consiste en las siguientes fases:
 Planificación: esta fase es vista como el nacimiento, cuando surge una
necesidad o requerimiento por parte del usuario. La planificación es
necesaria para tener una visualización de lo que está pasando, lo que debe
hacerse y establecer cómo lograrlo. Aquí aún no hay un sistema
desarrollado.
En este sentido, el analista tiene que conocer el objetivo al que se quiere
llegar para determinar qué datos o información requiere para alcanzarlo. De
 igual forma, analiza qué recursos necesita, sabe lo que está disponible y lo
que puede usar.
 Análisis de requerimientos: cuando ya se conoce todo lo necesario para
llevar a cabo un sistema de información, se inicia la etapa de desarrollo. En
ella se elabora un diseño base del producto final. Esta iniciativa debe ser
rentable y eficiente desde el principio.
En esta etapa, el analista realiza un análisis de requerimientos funcionales
del sistema. Para tener un panorama más amplio, puede ayudarse de
entrevistas o encuestas a los usuarios actuales de la empresa para conocer
sus puntos de vista y necesidades.
Esta fase es decisiva para saber si es factible el plan de acción que hasta el
momento ha emprendido el analista, y si cumple con los aspectos
financieros, tecnológicos y de organización. En caso contrario, está a
tiempo de hacer las modificaciones oportunas para su mejoramiento.
 Diseño: para este momento, el analista ya sabe lo que el nuevo sistema de
información debe cumplir y puede empezar a trabajar en los planos y
diseño. Al mismo tiempo, integrará la información y reportes que den sostén
a la operación de la empresa. Suele basarse en el diseño de un software o
infraestructura informática. Esta arquitectura tiene más que ver con la
integración de interfaces de usuario, bases de datos y seguridad.
 Desarrollo: una vez completado el sistema, este puede pasar a un modo de
prueba para afinar los últimos detalles para cumplir con las expectativas del
usuario. Esta fase requiere un trabajo integral entre desarrolladores y
analistas para poder incluir la tecnología e información más adecuadas.
 Prueba: esta fase sirve para conocer el verdadero funcionamiento del
nuevo sistema de información. Aquí se elimina cualquier detalle que no
cumpla con los objetivos y se hacen los cambios necesarios para que todo
marche tal como se desea. Este paso precisa de una inspección exhaustiva
para detectar problemas o errores y se resuelven hasta que todo quede
perfectamente alineado.
 Integración y ejecución: se hace el primer lanzamiento del sistema. Al igual
que en la fase de prueba, en este paso también se requiere mucho
seguimiento para atender posibles imperfecciones. Sin embargo, estas
tendrían que ser menores. Una vez atendidos los últimos detalles, el
sistema puede estar disponible para los usuarios finales.
 Operación y mantenimiento: como en todo proceso, es importante hacer un
seguimiento puntual para asegurarse de que funcione como se espera.
Además, el mantenimiento también debe ser regular para tener el
sistema en óptimas condiciones.