Gestión Integral de Eventos

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Año tras año la organización de eventos va cobrando gran relevancia en virtud de los
beneficios económicos que genera tanto a gran escala como en aquellas pequeñas y
medianas empresas. Este crecimiento exponencial trae aparejado la necesidad de contar
con personal capacitado para poder desempeñarse en la función de organizador de
eventos a fin de brindar productos/ servicios de calidad a los clientes cada vez más
exigentes.

Para poder adentrarnos en la temática es menester reconocer el significado de la palabra

“Evento” para lo cual recurriremos a la definición de la RAE que describe al EVENTO como
un Acontecimiento. Suceso importante y programado, de índole social, académica,
artística o deportiva.

Un evento es un hecho entendido como tal porque no es rutinario y desde nuestra

perspectiva requiere o exige planificación y organización, esta es la acepción que
emplearemos para comprender porque es importante capacitarnos en la organización de
los mismos, alejándonos de la otra acepción que brinda la RAE sobre eventos que lo
define como “suceso inesperado”. Cabe aclarar que estar formados, capacitados, en la
forma correcta de organizar eventos nos permitirá hacer frente a posibles imponderables
que pudieran ocurrir en un evento, en sus distintas etapas.

Avancemos ahora conociendo quien es y que función cumple un Profesional de Eventos.

Un especialista en eventos planifica, produce, implementa y evalúa acontecimientos

especiales con o sin fines de lucro, alineados con las características y necesidades de sus
clientes. Es un intermediario entre éstos y los proveedores que se requerirán para llevar a
cabo el evento.

Puede ser contratado para desarrollar todas las fases del proceso de un evento o una de
ellas. Ente las múltiples tareas que realiza podemos enumerar:

 Diseñar ideas creativas o formales para diferentes eventos propios o de terceros.

 Realizar análisis de las situaciones de sus clientes, el evento y sus contextos.
 Armar presupuestos.
 Seleccionar, contratar y o coordinar a los proveedores.
 Negociar con proveedores y clientes.

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 Reclutar y capacitar al personal.

 Dirigir a los proveedores, el personal y supervisar sus tareas.
 Desarrollar y controlar las herramientas de gestión: ckeck list, cronogramas, minuto
a minuto, balances, presupuestos.
 Cumplir y hacer cumplir normas legales, bromatológicas, de calidad.
 Dar seguimiento a las acciones programadas.
 Aportar valor superando las expectativas de sus clientes y la de los clientes de
éstos.
 Liderar los grupos de trabajo que forma.
 Fomentar la cooperación.
 Promover el trabajo en equipo.
 Generar un clima de trabajo agradable basado en el respeto, la igualdad y el disfrute
de las tareas.
 Mediar en la resolución de conflictos.
 Controlar y evaluar los resultados de las acciones.

Funciones que ejerce el profesional

1. Planificar eventos: El Organizador de Eventos, en el marco de esta función

profesional, está capacitado para identificar el cliente del evento a realizar; identificar el
concepto y objetivo del mismo; confeccionar un presupuesto; realizar la guía del evento y
determinar el cronograma a desarrollarse en el evento.

2. Organizar y gestionar eventos: El Organizador de Eventos, en el marco de esta

función profesional, está capacitado para disponer de todos los recursos humanos,
económicos y técnicos del evento; revisar y dar un orden a cada actividad del evento en el
cronograma del mismo; siendo el intermediario entre los proveedores de servicios a
contratar y/o contratados y el cliente solicitante del evento.

3. Controlar y coordinar el cronograma del evento: El Organizador de Eventos, en el

marco de esta función profesional, está capacitado para supervisar, guiar y dirigir todos los
recursos económicos, materiales, técnicos y humanos del evento; evaluar el resultado final
del evento realizado, a fin de comprobar su eficaz desarrollo.

4. Vender y Promocionar eventos: El Organizador de Eventos, en el marco de esta

función profesional, está capacitado para identificar los diferentes públicos; elaborar junto a

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profesionales un plan de venta y promoción; y ofertar y vender los servicios del

establecimiento o eventos en general.

Luego de ver las principales funciones que tendrá a cargo es necesario conocer el perfil
profesional que se requerirá para poder cumplir con eficiencia y eficacia su trabajo. Al
igual que en otras profesiones tendrá que tener un mix de aptitudes y actitudes.

Para un perfil ideal podemos mencionar:

 Personalidad extrovertida. Facilidad para vincularse con los demás.

 Pensamiento estratégico, para la rápida toma de decisiones.
 Capacidad práctica, para gestionar y resolver. Manejo del tiempo.
 Actitud proactiva; adelantarse a los hechos.
 Vocación de servicio, estar dispuesto a colaborar siempre.
 Espíritu analítico, observador, perfeccionista.
 Flexibilidad y adaptación a los cambios del evento, los clientes, el mercado.
 Excelente presencia, buen trato y vocabulario.
 Habilidad para negociar con los diferentes públicos.
 Liderazgo. Escucha activa.
 Formación multidisciplinaria. (planificación, administración, logística, relaciones
públicas, negociaciones, legales, RRHH).

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CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

Existen múltiples formas de clasificar lo eventos, según los objetivos que persiguen
podemos clasificarlos en: Académicos, Empresariales, Sociales, Culturales y Deportivos.

1. Académicos:

 Congresos: se trata de reuniones entre personas con un interés común o miembros

de una asociación que se congregan para intercambiar ideas e información. El Congreso
suele convocar a un gran número de participantes. Son reuniones a grandes escalas.

 Conferencias: en la mayoría de los casos se tratan de debates políticos al más alto

nivel y su organización corre a cargo del gobierno anfitrión. Para la organización de este
tipo de eventos, conviene tener un gran dominio de las normas protocolares tanto
nacionales como internacionales, así como, un control de los sistemas de seguridad.

 Cursos, seminarios, simposio: se trata de reuniones de carácter formativo, en los

cuales se exponen temas, se organizan grupos de trabajo, debates, contraste de
opiniones y sus correspondientes conclusiones.

 Foro: participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la

parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, que permite
la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.

 Debate: puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión
grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y
modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas aproximadamente.

Panel: debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema

determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden
sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.

2. Institucionales y Empresariales

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Por su fin institucional los eventos se clasifican en:

Asambleas: se trata de una reunión periódica, convocada por el consejo directivo de

una empresa. Va dirigida a los miembros de las empresas, a los accionistas, socios, con el
fin de informar, analizar resultados, repartir dividendos, o resolver problemas. Se suelen
celebrar reuniones o asambleas en los mismos salones de la entidad. La organización es
sencilla y se centra en la convocatoria, recepción y asistencia de los participantes.

Convenciones: son convocadas de forma cerrada (participación restringida a los

miembros de una organización o empresa), el motivo central suele ser analizar la marcha
de la empresa, discutir o evaluar objetivos, presentaciones de nuevos productos, políticas.
Suelen ser periódicas y rotativas (lugar distinto), alternando entre las distintas ciudades
donde la empresa tenga sucursales, además en los últimos años está adquiriendo un
componente lúdico.

Por su fin comercial los eventos se clasifican en:

Rueda de negocios: concentración entre la mayor parte de personas con intereses

comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el
interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de
congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.

Ferias y Exposiciones: promoción y venta de productos y servicios al público. Los

eventos empresariales también pueden clasificarse en función de sus objetivos en:
desayunos de trabajo, presentaciones o lanzamientos de nuevos productos,
apertura de una nueva tienda o sucursal, eventos de capacitación, formación o de
incentivo, de celebración (aniversarios, galas, fiestas), de entrega de premios, de
posicionamiento de marca, promocionales, patrocinios culturales, deportivos,
académicos, institucionales, sociales, ambientales, de responsabilidad social
empresarial etc.
El evento de empresa es un acto en directo, efímero (es irrepetible), relaciona en el mismo
espacio al emisor y al receptor, va dirigido a un grupo específico de personas, está
diseñado a medida y pretende generar una respuesta en el público presente. Se diferencia
de otros en que está motivado por la necesidad de trasladar un mensaje concreto a un

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público determinado y seleccionado o preseleccionado y en principio limitado. Su acción

hace posible la visibilidad de la marca y además aporta el aspecto humano de la misma
que permite la interrelación entre personas en un mismo espacio. Cada uno de estos
eventos combina distintos formatos que normalmente vienen determinados por las
actividades que se organicen y que suelen ser:
- Actividades de teambuilding.
- Catering en sus distintos formatos.
- Actividades networking.
- Actividades de formación.
- Otras actividades

3. Sociales
Bodas, Despedidas de Soltero(a), Cumpleaños, Aniversarios, Baby Shower (Bienvenida de
Bebe), Bautismo, Primera Comunión, Fiesta de 15, Graduaciones, Funerales. Las
tendencias actuales en la organización de eventos sociales son las fiestas temática se
incluyen detalles de un tema en especial en toda la fiesta, invitaciones, decoración,
vestimenta de los invitados, música, banquete y demás.

4. Culturales o Artísticos
Conciertos, Exposiciones de pintura y fotografía, Festivales de Música y cine, vernissage,
lanzamiento de un libro etc.

5. Deportivos
Los eventos deportivos más importantes a nivel mundial son el Mundial de Futbol y los
Juegos Olímpicos. Las tendencias actuales son los patrocinios de las empresas en eventos
deportivos especialmente para una causa benéfica.

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FASES DEL PROCESO DE UN EVENTO

Todas las Fases requieren ser planificadas. Planificar es organizar en forma teórica
(táctica), determinando las distintas etapas del plan y las funciones que se realizarán en
cada una de las etapas, cabe aclarar que estas fases no son compartimentos estancos
sino que pueden superponerse en algunos casos:

 Es importante conocer la finalidad de quien nos contrata (cliente) la cuál puede ser:
homenajear, conmemorar, celebrar o atraer.
 Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia.
 Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar.
 Tener en cuenta la administración del evento en cuanto a papelería,
promoción/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisión,
permisos, convenios.
 Elección del ámbito donde se desarrollará de acuerdo a la magnitud y al carácter de
la reunión.
 Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc.
 Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica.
 Declaraciones oficiales: si el evento es de interés nacional, provincial, municipal,
turístico, auspicio, fiesta
 La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es
importante establecer qué tipo de público y el nivel de asistencia.
 Confeccionar y enviar las invitaciones con 45 días de anticipación.
 Planificación del menú, lista de compras que será guardada para próximas
reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, producción y
presentación.
 Ambientación: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto que
conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la iluminación.
Instalaciones especiales. Ornamentación. Seguridad. Estacionamiento.

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Veamos como es el proceso en sus distintas Fases:

1. FASE DE INVESTIGACIÓN: es la etapa inicial y la que dará el puntapié para que

las otras se desarrollen adecuadamente. Sobre esta se cimientan la toma de
decisiones. Permite disminuir riesgos. Lo datos que brinda el análisis, la búsqueda de
información, representan poder: para elegir alternativas y tomar decisiones. Por el
contrario, cuando se cree avanzar, adelantar tiempos evitando “detenerse” a investigar,
indagar más, seguramente en algún momento de la planificación sean necesarios más
datos para continuar y se deba volver atrás en el tiempo.
Existen 4 grandes ejes sobre los cuales se debe indagar y con algunos de ellos se
construirá el brief:
 Persona
 Organización
 Mercado
 Evento
A partir de esa entrevista con el cliente el profesional en eventos podrá construir el
brief, un documento escrito, herramienta de trabajo interna que utiliza el organizador
y comparte con el cliente. Es el punto de partida para planificar y se convierte en
una guía. Con esta información se deberá evaluar la factibilidad del evento para
poder avanzar hacia la elección de la sede y las fases consecutivas.

2. FASE DE PLANIFICACIÓN: Confirmada la factibilidad del evento, se continúa con

el proceso de generar la propuesta del mismo. En esta fase se determina qué se va
a hacer (idea) y quiénes lo van a llevar a cabo (personal y proveedores). Se debe
elaborar una propuesta que puede incluir varias partes: la creativa, la descriptiva y la
económica.
En el aspecto económico deberemos contemplar las distintas fuentes de ingresos
que pueden ser generadas por:
 Comercialización de espacios: cartelería, anuncios en el programa del evento,
avisos.
 Venta de entradas, material promocional, programas sociales.

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 Alquiler de espacios para stands.

 Cobro de inscripciones, venta de material académico, bibliografía
 Comercialización de derechos, regalías (por uso de la marca, retransmisión de
contenidos), suscripciones, membrecías, entre otros
 Aportes de sponsors.
 Donaciones.
También analizar los distintos costos (Fijos y Variables), el porcentaje por Contingencia
(del 2 a 5% dependiendo el tipo y tamaño de evento) con los cuales se podrá obtener el
costo unitario por participante y conocer el punto de equilibrio necesario para poder
balancear ingresos y egresos y obtener el precio de venta adecuado.

Para una buena organización se sugiere el uso de planillas que contribuyen a una
correcta planificación, veamos algunos ejemplos:

 Check list o listado de verificación

Como la palabra lo dice se trata de hacer una lista muy detallada de todas las acciones
que hay que hacer antes, durante y después del evento. Se arma siguiendo ese orden
cronológico, desde el inicio hasta el cierre del evento, más allá del día de finalización. Esta
planilla comenzamos a rellenarla con info desde nuestro 1er contacto con el cliente.

SERVICIOS SI NO NOSOTROS ELLOS

SALON DE FIESTAS X X
INVITACIONES X X
SONIDO E X X
ILUMINACIÓN
DJ X X
FILMACION X X
FOTOGRAFÍA X X
TRASLADO DE X X
PROTAGONISTAS
TRASLADO DE X
INVITADOS
CENA X X
SHOW CENA X X
DECORACION SALON X X
ARREGLOS FLORALES X X
CENTROS DE MESA X X
COTILLON X X
SOUVENIR X X
IMPUESTOS DERECHO X X

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DE AUTOR
AUSPICIO X
OTROS: X X
CANDY BAR
OTROS: X X
BARRA DE TRAGOS
OTROS: X X
CABINA FOTOGRÁFICA
Ejemplo Check List – Fuente Elaboración Propia

 Cronograma
Es un calendario de trabajo y constituye una herramienta básica de organización en cualquier
proyecto de evento. Muestra la secuencia temporal de pasos para la concreción de cada tarea
de manera organizada y planificada. Diseñar el cronograma implica graficar las tareas que se
deben llevar a cabo en una línea de tiempo.

ACTIVIDAD / ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

MESES
Pedir
PRESUPUESTO
FIRMA DE
CONTRATO/SEÑA
INVITACIONES
SONIDO E
ILUMINACIÓN
DJ
FILMACION
FOTOGRAFÍA
CENA
SHOW CENA
DECORACION
SALON
ARREGLOS
FLORALES
CENTROS DE
MESA
COTILLON
SOUVENIR
IMPUESTOS
EVENTO
Ejemplo Diagrama de Gantt – Fuente Elaboración Propia

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 Programa General de Trabajo (PGT)

Es una herramienta integral, que toma como base al cronograma y le agrega otras
columnas como:
_ Etapa (Pre evento, Evento y Post Evento)
_ Responsable (nombre del miembro del equipo interno o proveedor a cargo)
_ Estado (pendiente, en curso, finalizado)
_ Observaciones (detalle de alguna cuestión que merezca comentarse)
Se puede calificar como integrada dado que su base es el check list, se le suma el
cronograma y al completar con el resto de las variables, queda la herramienta final.

Fuente de Elaboración: Dirección de Formación en Turismo. Mintur.

 Minuto a Minuto (MaM) o Timing

Como su nombre lo expresa esta herramienta permite seguir, controlar cada minuto del
evento. A diferencia de las tres anteriores, ésta se utiliza sólo el día del evento, y contiene
de forma detallada que hacer en cada momento a lo largo del evento, sea la info que se
refiere a las acciones de los empleados de cada área como a los movimientos de los
invitados/asistentes del evento.

En esta fase también debemos definir la formación del equipo de trabajo contemplando
todas las funciones a desarrollar:

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Organigrama tipo – Congreso Fuente de Elaboración: Dirección de Formación en Turismo Mintur.

Otra actividad propia de esta fase es la selección de Proveedores y la adecuación de su

propuesta a los requerimientos de nuestro cliente, para lo cual será necesario negociar.

Un apartado especial merece el tema del PATROCINADOR O SPONSOR: el sponsor es

una empresa, institución o particulares que invierten en un evento a través de aportes
económicos. Puede ser un evento deportivo, privado, etc.
Según la inversión que realice el sponsor, se puede dividir en diferentes categorías: (de
mayor a menor):
 Main Sponsor
 Sponsor Oficial
 Sponsor Adherente

AUSPICIANTE

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Es una instituciones gubernamentales, empresas o particulares que no hace aportes

económicos, sino que tiene el poder de otorgar “beneficios”, ya sean descuentos o bien sin
costo alguno, sus servicios o productos.
Suelen ser Auspiciantes el Gobierno, otorgando así beneficios en los aranceles para
permitir la difusión pública de folletos, pancartas, afiches, etc.
Cuando aparece el nombre invita y son los mismos nombres que los Auspiciantes, quiere
decir que también esa entidad está invitando a un número de asistentes al evento.

ADHERENTES
Es una institución, empresa o particular que, sin hacer ningún aporte económico, sino que
se “canjea” su producto o servicio, por promoción publicitaria en el evento, ya sea en
folletería, sala, videos, carpetas, credenciales, programas, etc.

Punto especial para tema AMBIENTACIÓN:

Utilizaremos el término AMBIENTAR para reemplazar a DECORAR cuando hablemos de
Fiestas y Eventos. “Ambientar un Evento” significa intervenir un espacio para que allí
ocurra una fiesta o celebración de cualquier tipo. La diferencia más importante con la
decoración de interiores es que cuando decoramos una casa la decoración tiene una
permanencia en el tiempo que puede durar muchos años, en cambio cuando ambientamos
un evento, esa Ambientación sólo dura unas horas (el tiempo que dure la fiesta). También
es muy importante tener en cuenta que la decoración de interiores puede alterarse si ha
habido un error y contamos con el tiempo para hacerlo una y otra vez hasta llegar al
resultado final deseado, en cambio cuando ambientamos un evento no podemos cometer
errores porque la fiesta ocurre una sola vez y si nos equivocamos ó la Ambientación no es
la que el cliente esperaba ya no podemos corregirlo ó volver el tiempo atrás. La
Ambientación ocupa el 4to lugar dentro de los principales 5 items a tener en cuenta al
momento de realizar un Evento:

01 Lugar: Salón o espacio elegido para realizar la fiesta

02 Catering: Servicio de catering responsable de la comida y la bebida de la fiesta

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03 Dj: Es quien se ocupa de la musicalización e iluminación de la fiesta, incluyendo el

sonido y toda la técnica a utilizar

04 Ambientación: El Ambientador es quien se ocupa de la “imagen” de la fiesta, y tiene

relación directa con el resto de los integrantes de ésta lista

05 Documentación del Evento: Fotografía y video. Todo lo que tenga que ver con la
cobertura fotográfica de la fiesta.

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Tips para el armado de cualquier Ambientación: A la hora de Ambientar un espacio hay

que saber desde qué hora podemos comenzar a realizar la Ambientación. Si contamos con
el espacio disponible un día antes, o si sólo tenemos las horas previas para el armado.
Debemos averiguar con anterioridad si tienen algunas regulaciones especiales en cuanto a
colocación de objetos, a pegar o poner cosas en las paredes y vidrios, a las alturas para la
realización de entelados o colocación de arañas. Si se pueden usar velas, o que elementos
están prohibidos. Por ejemplo, hay ciertos salones que no permiten el uso de adornos de
papel por ser inflamables. Hay que preguntar también si existe algún lugar de depósito o
guardado para cajas vacías de embalaje y los objetos que no se usen y si el desarme tiene
también alguna regulación u horario restringido. Conocer estas regulaciones y necesidades
del lugar será importante a la hora de minimizar contratiempos y de optimizar al máximo el
tiempo con el cual contamos para el armado.

Siempre tener un plano del armado que diseñamos. Eso ayuda mucho al momento del
armado, para explicarles a todos los que trabajen ese día en la Ambientación, así como
también para que cada proveedor coloque los muebles, sillas, etc. en el lugar donde van.
No es lo mismo que el proveedor de livings nos deje en una punta del salón amontonados
los muebles, a que ellos mismos los coloquen donde nosotros pensamos que van a ir.
Otro punto muy importante es asegurarnos que toda la gente que venga a trabajar ese día
tenga sus seguros de accidentes de trabajo ó ART.

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3. FASE DE ACTIVACIÓN: es la puesta en marcha del evento. Acción teniendo en

cuenta todo lo planificado. Para ello será necesario revisar las distintas herramientas
que se fueron trabajando en la fase anterior.

4. FASE DE EVALUACIÓN: La evaluación permite medir los objetivos, analizar

resultados, sentar antecedentes y tomar decisiones a futuro. Puede realizarse a través
de sondeos de opinión, encuestas y/o entrevistas.

SERVICIOS GASTRONÓMICOS QUE PONDEMOS INCLUIR EN

EVENTOS

Desayuno de Trabajo: su duración es de 60min aprox. El tipo de Menú dependerá

del público y del objetivo de la reunión, puede ser desayuno Continental o
Americano.
Almuerzo: es la comida principal del día, el horario puede ser de 13 a 15hs y su
duración de 45 a 60 min según si existe otra actividad a posterior, bajo mismo
criterio se determinará el menú.
Coffe Break: su duración es de 30 min, las opciones de menú dependerán del
horario en el que se realice.
Servicio de Té/Merienda: se realiza entre las 17 y 18hs, con una duración de 60 min.
Coctel: entre las 19 y 21hs, para este servicio se requiere de un barman profesional
para la preparación de bebidas/tragos en cuanto a la comida la propuesta debe ser
tipo “fingers food”
Recepción: misma hora que un coctel la diferencia radica en que ésta propuesta
puede extenderse hasta 4horas.
Aperitivo: su objetivo es permitir la llegada de los comensales, facilitar la
presentación y el conocimiento entre sí. No puede durar más de 30 min.
Buffet: tipo de servicio, puede usarse para una recepción más importante. Puede ser
Buffet frío y/o Buffet caliente.
Cena: se realiza entre 21 y 22hs y su duración puede ser de 1 a 2horas.
Vino de Honor: puede realizarse al mediodía entre las 11:30 y 12:30hs o a la tarde
entre las 18 y 19hs. Dura 30min. El servicio es similar a un coctel en bandeja.

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Vernissage: puede durar de 2 a 3hs el objetivo es que los invitados conozcan

muestra del artista y luego difundan.
Brunch: combinación de desayuno y almuerzo se realiza entre 11y 13hs.

En el caso de almuerzos o cenas los organizadores realzarán un plano del salón con las
ubicaciones de los invitados en las mesas. Anfitriones y recepcionistas deberán tener en su
poder el plano de ubicación en las mesas y el listado de invitados.

FORMAS DE LAS MESAS

Éstas pueden adoptar formas diversas según el servicio solicitado:

 Mesa Rectangular
 Mesa en herradura
 Mesa cuadrada Mesa redonda
 Mesa en “U” invertida

La precedencia en las mesas pueden ser según 2 estilos, el francés y el inglés:

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NOCIONES BÁSICAS DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO

DEFINICIONES:
 Ceremonial: del latín, ceremonia, significa carácter sagrado, práctica religiosa,
ceremonias, actos rituales.
“Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne, perteneciente o
relativo al uso de la ceremonia.”
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española

“El ceremonial es una disciplina técnica cuyo objeto es la correcta y armónica disposición
de elementos, personas y actos que conforman una manifestación pública de carácter
oficial.”
Asociación de Profesionales del Ceremonial de la República Argentina

“El ceremonial no crea jerarquías, sólo las reconoce, tampoco inventa honores ni los
otorga, ni fomenta boato, sólo establece un orden que facilite las relaciones. No complica,
simplifica. No crea problemas, solamente los evita.”

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Jorge Gastón Blanco Villalta (Embajador Extraordinario y Plenipotenciario)

 Protocolo: Del griego protokollón, Proto (primero) y kollón-kóllema: rollo de papiro,

hojas de papiro hoja que se pegaba a un documento para darle autenticidad.
“Normas y reglas de carácter jurídico de las que se nutre el ceremonial, establecidas por
decreto o costumbre.”
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española
Reglas Básicas de Ordenamiento Protocolar:

Regla de Precedencia: es aquella por la cual se reconoce y asigna a una jerarquía la pri-
macía sobre otra. Es sin duda, la más antigua de las Normas que rigen el Ceremonial.
Podemos decir entonces, que se trata de la preeminencia o preferencia en el lugar y
asiento, y en los actos honoríficos, determinando el orden o jerarquía de una persona y/o
Estado sobre otra.

Regla del Centro Métrico o Punto Cero: supone que el anfitrión, o quien ocupe su lugar,
debe ser ubicado siempre en el centro métrico del lugar (muro, palco, mesa, estrado, etc.),
que presida cualquier tipo de ceremonia pública o privada. Se establece nombrándolo
como “0” ya que a partir de él se comenzará a aplicar la precedencia. La regla reconoce
una sola excepción: cuando el acto es presidido por el Presidente de la Nación, el anfitrión
debe ceder a éste el punto métrico, por lo que pasa a considerarse como dueño de casa.

Regla de la Derecha: en base al orden de precedencia se establece que el lugar de honor

es el de la derecha del anfitrión, es decir, el centro métrico de un lugar. La ubicación del
homenajeado, es a la derecha del anfitrión y excepcionalmente el lugar de éste es cedido
al invitado de honor. Será necesario aclarar que se considera derecha ceremonial, a la
derecha del punto métrico, es decir, a la izquierda para quien se encuentra de frente
presenciando la ceremonia.

Regla de la Izquierda o Proximidad: Dispone que la persona que ocupe el tercer lugar de
importancia, esto es, después del anfitrión y del invitado de honor, se ubique a la izquierda
del centro métrico.

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Regla de Orden Lateral: cuando varias personas, en número par, están sentadas,
paradas o caminando en la misma línea, el lugar de preferencia es el de la extrema
derecha.
En el caso que el número de integrantes de la fila fuera impar, el lugar privilegiado será el
central; es decir se aplicará la regla del centro métrico.

Regla de Orden Lineal: se da cuando las personas caminan una detrás de la otra, la de
mayor jerarquía encabezará la línea, seguida por las otras, que lo harán en el orden de
precedencia que les corresponda.

Regla de Orden Alfabético: se aplica como método de precedencia cuando se encuen-

tren presentes un grupo de personas de igual rango o posición y se toma en el idioma del
país anfitrión.

Regla de Orden de Antigüedad: se utiliza en casos como los de las Universidades Nacio-
nales, que es según su fecha de fundación (establecida por la fecha de la Ley o Decreto
que la crea), los diplomáticos, según fecha en que presentaron cartas diplomáticas, u otros
funcionarios, según fecha en que tomaron efectiva posesión del cargo.

Lic. María Soledad Cáceres

Docente Facultad de Turismo y Ambiente

Universidad Provincial de Córdoba

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BIBLIOGRAFÍA

Libros y Publicaciones:

 Gloria Campos García de Quevedo y Carlos Fuente Lafuente (2013) “LOS EVENTOS EN
EL ÁMBITO DE LA EMPRESA.HACIA UNA DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN Universidad
Camilo José Cela. Madrid. España - Revista de Comunicación de la SEECI. (Noviembre
2013).
 Apuntes cátedra Organización de Eventos Prof. Marcela Argumedo – JTP Marcelo Di Cesar
“TIPOLOGÍA Y CLASIFICACIÓN DE EVENTOS” – FUNDACION UNIVERSITAS.
 Rentería, Gabriela - Manual de Gestión Operativa en alimentos y bebidas. 1ª Ed. 2013,
Ciudad de Buenos Aires. Argentina. Ediciones Elemento.
 G.L. Musumeci – A. Bonina “Como Organizar Eventos” 2°Ed. 2008 Buenos Aires Argentina.
Valletta Ediciones S.R.L
 Berisso, Ana María – Protocolo y Ceremonial. Oficial, empresario y social. 2001 Buenos
Aires. Argentina. Grupo Editor Planeta SAIC – Escasa Calpe.
 Téc. Silvia Dominguez – Lic Carlina Samudio (2012) Guía de Protocolo y Organización de
Eventos. Instituto de Previsión Social. Paraguay.
 Información Curso Viste tu Mesa a cargo de Ramiro Arzuaga.

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