Preguntas Frecuentas Medios Magnéticos

PREGUNTAS FRECUENTES CAPACITACIONES DE MEDIOS
MAGNÉTICOS
Marzo - 2022
Índice de preguntas
TEMA 1 – Resolución 98 del 2020 ..................................................................... 2

TEMA 2 – Validaciones Previas ......................................................................... 2
TEMA 3 – Configuración de cuentas .................................................................. 4
TEMA 4 – Formatos soportados de forma manual ............................................. 5
TEMA 5 – Extracción .......................................................................................... 5
TEMA 6 – Generación archivos XML ................................................................. 7
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TEMA 1 – Resolución 98 del 2020
1. ¿Cómo se manejan los cambios que trae la resolución 98 de 2020?
Respuesta. Estos cambios están contemplados en la actualización de

Localización HBT Versión 32.0 disponible en el FTP el mes de marzo de
2022.
TEMA 2 – Validaciones Previas
1. En la opción de Medios Magnéticos -> Asistente MM -> Información

general de SN ¿están incluidos terceros que presentaron movimiento
de un año diferente al que vamos a reportar?
Respuesta. En esta opción se muestra la información de todos los socios de

negocios que se encuentren en la base de datos, para la revisión pertinente
a los campos requeridos en Medios Magnéticos.
2. En el caso que tengamos más de 999 terceros con código 444444999,

¿cuál sería el siguiente a reportar?
Respuesta. De acuerdo con la Resolución se debe informar con

identificación 444444001 en forma ascendente hasta el 444449999; es decir
que se tienen 9999 opciones para reportar con esta identificación.
Es muy importante tener en cuenta:

a. Las personas naturales extranjeras ninguna puede ir con 444444xxx;
b. Las personas jurídicas solo si en el país no se tiene identificación se
pueden reportar con 444444xxx; en la Resolución se dispone que
cuando en dicho país se utilice número código o clave fiscal es
obligatorio reportarlo y no aceptan el 444444xxx.
3. ¿Se pueden crear personas naturales extranjeras sin clave?
Respuesta. No estaría correcto, podría haber inconveniente con la

presentación de Medios magnéticos para ese tipo de terceros, ya que la
resolución 98 del 2020 no dispone que esa es una opción para reportar
personas naturales extranjeras.
4. ¿El código postal es obligatorio tanto para clientes como proveedores?
Respuesta. No es obligatorio para medios magnéticos porque no es
solicitado por la resolución 98 del 2020. El código postal es requerido para
Documentos electrónicos.
5. ¿En la validación de direcciones puedo hacer la revisión de forma

masiva?
Respuesta. Para visualizar las direcciones que serán reportadas en medios

magnéticos puede descargar a Excel la información de los Socios de
Negocios en esta ruta: Localización -> Finanzas -> Medios Magnéticos ->
Asistente MM -> Información general de SN
Contamos con la funcionalidad del asistente de actualización direcciones de
la Localización en donde se valida que todos los socios de negocios queden
con al menos una dirección de medios magnéticos. Ruta: Localización HBT>
Finanzas >Terceros > Medios Magnéticos > Asistente MM > Asistente de
actualización direcciones.
6. ¿Hay alguna forma de modificar los terceros de manera masiva y no uno

por uno?
Respuesta. Sí, en nuestro FTP de clientes podrá encontrar la plantilla que

deberá emplear para la actualización de información de Socios de Negocios
la cual debe cargarse por el DTW.
a. Datos Generales
b. Direcciones
Ruta FTP: /Sesiones Capacitación SAP/2022/Capacitación de Medios
Magnéticos.
7. ¿En nuestra compañía en el Dato Maestro el Régimen Tributario nos

aparece Gran Contribuyente, Régimen Común y Régimen Simplificado,
como podemos actualizar los datos?
Respuesta. El régimen tributario se emplea en nuestra localización para

efectos del cálculo de las Autorretenciones en Batch, NO tiene incidencia en
la generación de Medios Magnéticos.
Puede crear régimen para la compañía ingresando al menú de “herramientas

> Ventanas definidas por el usuario > HBT_REGIMTRIB-Régimen tributario”
y se puede actualizar y/o crear los regímenes tributarios necesarios.
TEMA 3 – Configuración de cuentas
1. ¿Por qué los conceptos 1303, 1304 y 1305 del formato 1003 no están?
Respuesta. En la versión del add-on de Localización HBT 32.0 se visualizan

todos los conceptos del formato 1003.
2. ¿Cómo se manejan las retenciones a reportar en medios para el

concepto 1001?
Respuesta. En la extracción de la información para el formato 1001 se

trabaja con causalidad para este caso se toman los documentos de facturas,
notas crédito, asientos que utilicen las cuentas de retenciones.
Ejemplo: Si se realiza una factura de proveedores empleando una cuenta de
gastos que da lugar a retención. Al parametrizar el concepto 5003 se
relaciona la cuenta de gasto Debito-Crédito y la cuenta de retenciones
Crédito-Débito.
Al realizar la extracción se busca de la cuenta de gasto las retenciones

practicadas.
3. ¿Qué pasaría si tengo un proveedor que le compramos inventario, pero

en la compra manejamos 2 retenciones diferentes?
Respuesta. Al realizar la configuración de cuentas en medios magnéticos se

debe incluir:
1. Cuenta de Inventarios
2. Cuenta de Dotación
3. Cuenta de Retenciones 1
4. Cuenta de Retenciones 2
4. ¿La configuración de cuentas se pueden subir por DTW o desde Excel?
Respuesta. Si es posible realizar la carga por el DTW, es importante que

cuando se emplea esta herramienta no hay validaciones de información por
lo que el usuario debe garantizar que la información este correcta, sino se
generan errores en la extracción.
En nuestro FTP de clientes podrá encontrar la plantilla a emplear.
5. ¿Existe algún templete con el que se pueda borrar datos de SAP?
Respuesta. En SAP NO esta la posibilidad de borrar datos se puede crear

y/o actualizar.
6. ¿Tengo una factura de proveedor de gastos en donde practico 2

retenciones una por compras y otra por servicio para parametrizar los
dos conceptos en MM?
Respuesta. Se debe configurar las cuentas de retenciones aplicables en

cada uno de los conceptos del formato 1001, así como las cuentas del gasto
respectivas en cada uno de los conceptos.
Al extraer la información se aplica el principio de causalidad Valor del Gasto
-> Valor de la Retención.
7. ¿En la configuración de formatos, en tipo de movimiento se puede

seleccionar saldo en vez de Neto DC. qué diferencia hay entre los dos?
Respuesta. La diferencia es:
a. NetoDC o Neto CD se emplea para las cuentas de estado de

resultados que aplican para un periodo de tiempo.
b. Saldo se emplea para cuentas de balance que es acumulativo su valor
a lo largo del tiempo.
TEMA 4 – Formatos soportados de forma manual

1. ¿Se debe realizar la configuración de conceptos cada año?
Respuesta. No se debe realizar nueva configuración de conceptos si no hay

modificaciones o adiciones a la información que ya esté parametrizada. Solo
en aquellos casos de que existan nuevas cuentas.
TEMA 5 – Extracción
1. Inconveniente presentando cuando se crean facturas de proveedores
que tiene relacionado artículos de inventario, servicios y activos fijos. -
EM Callister
Respuesta. Para la extracción de medios se toma la información de los

asientos contables validando la causalidad del Gastos/Costo con relación a
la retención.
En el asiento solo se identifica un valor como el total de la retención, por lo

que no hay alcance para una distribución en los conceptos de medios
magnéticos.
2. Consultar cómo hacer para poder hacer la extracción de MM si se

implementó SAP desde mitad del año pasado en adelante - Central
Equipos.
Respuesta. En la extracción no se debe realizar ninguna otra configuración

a la explicada en la sesión de capacitación. Si se deben tener en cuenta
consideraciones:
1. Los saldos deben tener relacionado el monto por cuenta y Socio de

Negocios
2. Para las cuentas de impuestos y retenciones deben contar con monto
por cuenta, Socio de Negocios, Código de Impuesto, Concepto MM
3. ¿La retención se genera de acuerdo con la cuenta del gasto que se

asocie en cada concepto?
Respuesta. Si, siempre y cuando la cuenta del gasto se encuentre en el

mismo asiento de causación de la retención.
4. ¿Para el formato 1008 si manejamos movimiento en local e IFRS como

identifica cual saldo reportar?
Respuesta. En la extracción de Medios se identifica el área de valoración

para selección que por defecto está en Local que corresponde a los
movimientos Común + Local.
5. ¿Desde este momento ya se puede empezar a trabajar en la extracción

de la información sin ningún inconveniente en cuanto a actualización
de localización?
Respuesta. Si se puede iniciar con la extracción, pero tener en cuenta que

los nuevos conceptos no aparecen hasta que se instale la nueva versión de
la Localización HBT 32.0.
6. ¿En cuál versión de SAP se debe estar para poder generar MM?
Respuesta. El soporte para Medios Magnéticos está para versión SAP9.3 y
SAP10
TEMA 6 – Generación archivos XML
1. ¿SAP genera los archivos XML para subir a la DIAN directamente o

genera Excel para pasarlo por prevalidador primero?
Respuesta. Se genera el XML para el cargue a la DIAN, aunque se puede

tomar para realizar la revisión con el prevalidador DIAN.

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PREGUNTAS FRECUENTES CAPACITACIONES DE MEDIOS

TEMA 1 – Resolución 98 del 2020 ..................................................................... 2

1. ¿Cómo se manejan los cambios que trae la resolución 98 de 2020?

Respuesta. Estos cambios están contemplados en la actualización de

TEMA 2 – Validaciones Previas

1. En la opción de Medios Magnéticos -> Asistente MM -> Información

Respuesta. En esta opción se muestra la información de todos los socios de

2. En el caso que tengamos más de 999 terceros con código 444444999,

Respuesta. De acuerdo con la Resolución se debe informar con

Es muy importante tener en cuenta:

3. ¿Se pueden crear personas naturales extranjeras sin clave?

Respuesta. No estaría correcto, podría haber inconveniente con la

4. ¿El código postal es obligatorio tanto para clientes como proveedores?

Respuesta. No es obligatorio para medios magnéticos porque no es

5. ¿En la validación de direcciones puedo hacer la revisión de forma

Respuesta. Para visualizar las direcciones que serán reportadas en medios

6. ¿Hay alguna forma de modificar los terceros de manera masiva y no uno

Respuesta. Sí, en nuestro FTP de clientes podrá encontrar la plantilla que

7. ¿En nuestra compañía en el Dato Maestro el Régimen Tributario nos

Respuesta. El régimen tributario se emplea en nuestra localización para

Puede crear régimen para la compañía ingresando al menú de “herramientas

Respuesta. En la versión del add-on de Localización HBT 32.0 se visualizan

2. ¿Cómo se manejan las retenciones a reportar en medios para el

Respuesta. En la extracción de la información para el formato 1001 se

Al realizar la extracción se busca de la cuenta de gasto las retenciones

3. ¿Qué pasaría si tengo un proveedor que le compramos inventario, pero

Respuesta. Al realizar la configuración de cuentas en medios magnéticos se

4. ¿La configuración de cuentas se pueden subir por DTW o desde Excel?

Respuesta. Si es posible realizar la carga por el DTW, es importante que

En nuestro FTP de clientes podrá encontrar la plantilla a emplear.

Respuesta. En SAP NO esta la posibilidad de borrar datos se puede crear

6. ¿Tengo una factura de proveedor de gastos en donde practico 2

Respuesta. Se debe configurar las cuentas de retenciones aplicables en

7. ¿En la configuración de formatos, en tipo de movimiento se puede

Respuesta. La diferencia es:

a. NetoDC o Neto CD se emplea para las cuentas de estado de

TEMA 4 – Formatos soportados de forma manual

Respuesta. No se debe realizar nueva configuración de conceptos si no hay

Respuesta. Para la extracción de medios se toma la información de los

En el asiento solo se identifica un valor como el total de la retención, por lo

2. Consultar cómo hacer para poder hacer la extracción de MM si se

Respuesta. En la extracción no se debe realizar ninguna otra configuración

1. Los saldos deben tener relacionado el monto por cuenta y Socio de

3. ¿La retención se genera de acuerdo con la cuenta del gasto que se

Respuesta. Si, siempre y cuando la cuenta del gasto se encuentre en el

4. ¿Para el formato 1008 si manejamos movimiento en local e IFRS como

Respuesta. En la extracción de Medios se identifica el área de valoración

5. ¿Desde este momento ya se puede empezar a trabajar en la extracción

Respuesta. Si se puede iniciar con la extracción, pero tener en cuenta que

TEMA 6 – Generación archivos XML

1. ¿SAP genera los archivos XML para subir a la DIAN directamente o

Respuesta. Se genera el XML para el cargue a la DIAN, aunque se puede

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