Sgi-It-001 Instructivo de Elaboración de Activos de Información

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Código: SGI-IT-001 Versión: 02
Aprobado por: Director Técnico Páginas: 1/11
Fecha Creación: 2018/02/27 Fecha Actualización: 2024/05/02

SGI-IT-001
V.01
Modificaciones a la versión anterior:
Se estructura de forma general el documento con el objetivo de garantizar la adecuación, conveniencia y

eficacia al momento de elaborar cualquier documento de origen interno. Así mismo se garantizará la
coherencia técnica en el diseño, vocabulario, estructura y redacción de documentos; donde estos se basarán
en normas ISO, RAE, APA y NTC.
Elaborado Andrés David Revisado y Solengy Rozo

Versión: Fecha: por: Herrada Buitrago Aprobado por: Huertas Coord. de la Calidad Director Técnico
02 2024-05-02 Cargo: Coord. de la Calidad Cargo: Director Técnico Firmas
C:\ING. ANDRES HERRADA\SGI-IT-001 INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN DE ACTIVOS DE

INFORMACIÓN.doc
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO...................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE...................................................................................................................................... 3
3. REFERENCIAS NORMATIVAS..................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES.............................................................................................................................. 4
5. ACCIONES Y MÉTODOS.............................................................................................................. 5
5.1Directrices Generales................................................................................................................. 5
5.2Tipos de documentos de origen interno......................................................................................5
5.3Forma para la elaboración de documentos.................................................................................5
5.3.1 Procedimientos e Instructivos.........................................................................................5
5.3.2 Elaboración de formatos de Sistema de Gestión Integral...............................................6
5.3.3 Contenido de los Procedimientos e Instructivos.............................................................6
5.4Uso de logo símbolo estándar.................................................................................................... 8
5.5Combinación de los logos símbolos............................................................................................ 8
5.6Uso de marca de agua................................................................................................................ 9
5.7Codificación de documentos....................................................................................................... 9
5.8Formato de Fecha..................................................................................................................... 11
6. DISPOSICIONES GENERALES.................................................................................................. 11
7. RESULTADOS............................................................................................................................. 11
8. RESPONSABILIDADES.............................................................................................................. 11
9. DOCUMENTOS APLICABLES.................................................................................................... 12
10.CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................ 12
1. OBJETIVO
Establecer una metodología clara y sencilla para la elaboración de documentos de origen interno que
hagan parte del Sistema de Gestión Integral (SGI) de TREE GLOBAL TRADING S.A.S.

INFORMACIÓN.doc
2. ALCANCE
La metodología descrita en este instructivo es aplicable a la elaboración de todos los documentos de

origen interno que hagan parte del Sistema de Gestión Integral (SGI) de TREE GLOBAL TRADING
S.A.S.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de la

Calidad (SGC) – Fundamentos y Vocabulario.
 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185:2009, Documentación Organizacional.

 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTCISO/TR 10013:2002, Directrices para la
Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1:2017, Información y
documentación. Gestión de registros. Parte 1: conceptos y principios.
 GMDN, Entidad internacional responsable de la Nomenclatura global de los dispositivos
médicos (GMDN) utilizada para identificar dispositivos médicos.
 UMDNS, Sistema universal de nomenclatura de productos sanitarios
 RAE, Real Academia Española
 NORMAS APA, Estándares creados por la American Psychological Association, es un
conjunto de lineamientos para la comunicación académica clara y precisa
 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO-IEC 27000:2018, Tecnología de la
información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de seguridad de la información
(SGSI). Visión general y vocabulario.
 NORMA TÉCNICA NTC-ISO COLOMBIANA 55000:2015, Gestión de Activos -
Aspectos Generales, Principios y Terminología. Norma Técnica Colombiana NTC.
 RESOLUCIÓN 4002 (noviembre 2 de 2007). Por la cual se adopta el Manual de

Requisitos de Capacidad de Almacenamiento y/o Acondicionamiento para Dispositivos
Médicos. Numeral 7. Documentación.
4. DEFINICIONES
 Activo de Información. Cualquier información o elemento relacionado con el tratamiento de

dicha información que tengan valor para la organización.
 Documento. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente.
 Documento Interno. Información y su medio de soporte.

INFORMACIÓN.doc
 Guía. Activo metodológico empleado para describir una actividad de forma amplia y detallada,
debido a la complejidad de las tareas. La guía no involucra la ejecución de tareas en
herramientas tecnológicas o aplicaciones.
 Información Documentada. información requerida y el medio que la contiene que controla y

mantiene la organización
Nota 1 a la entrada: La información documentada puede tener cualquier formato y medio y

puede provenir de cualquier fuente.
Nota 2 a la entrada: La información documentada puede referirse a

— el sistema de gestión, incluyendo los procesos relacionados;
— la información originada para que la organización opere (documentación);
— la evidencia de los resultados logrados (registros, indicadores clave de desempeño).
 POE (Procedimiento Operativo Estándar): Los POE’s especifican los requisitos mínimos
que deben ser seguidos por todas las unidades operativas de TREE GLOBAL TRADING
S.A.S.
 Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.
 Registro de calidad. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.
 SGI. Sistema de Gestión Integral de TREE GLOBAL TRADING S.A.S.
 Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un

instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción
Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
5. ACCIONES Y MÉTODOS
1.1 Directrices Generales.
 Nota 1. Los documentos con el logo símbolo del TREE GLOBAL TRADING S.A.S.,
indican que su contenido, directrices y/o requisitos aplican a las cuatro empresas que
conforman este grupo.
 Nota 2. EL logo símbolo del TREE GLOBAL TRADING S.A.S., es de USO

EXCLUSIVO para la documentación del SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL (SGI); no
se DEBE utilizar para fines comerciales o licitatorios.
1.2 Tipos de documentos de origen interno
Los tipos de documentos de origen interno que se pueden generar, entre otros, son los siguientes: Manuales,
Planes, Programas, Procedimientos, Instructivos y Formatos del Sistema de Gestión Integral (SGI).

INFORMACIÓN.doc
1.3 Forma para la elaboración de documentos
5.1.1 Procedimientos e Instructivos
a) Para la elaboración de Procedimientos e Instructivos, debe utilizarse siempre la plantilla estándar

diseñada para dar uniformidad a todos los documentos, la cual se anexa en su versión electrónica
(archivo: “Plantilla elaboración de documentos”).
b) Todos los Procedimientos e Instructivos deberán ser elaborados si aplica en procesador de texto
Word, Excel o PowerPoint.
c) El formato que tendrán estos documentos podrá ser estructurado en forma de texto o en forma
gráfica mediante la utilización de diagramas de flujo.
d) Encabezado:
El encabezado se encuentra elaborado en forma de tabla, como se muestra a continuación;

igualmente se puede visualizar en la plantilla electrónica.
e) Portada de los documentos:

Todos los documentos tendrán como primera página una portada que hará parte integral del mismo
(ver plantilla estándar)
f) La portada conservará el encabezado según se ha descrito en este instructivo.

5.1.2 Elaboración de formatos de Sistema de Gestión Integral
a) Los formatos del Sistema de Gestión Integral serán elaborados en procesador de texto Word
(versión 97 o superior) u hoja de cálculo Excel (versión 97 o superior). Cuando sea posible definir el
formato y si aplica, el encabezado de estos debe ser de la siguiente forma:
Formatos en Word:
LOGO DE LA EMPRESA
RESPECTIVA NOMBRE DEL FORMATO
Código Versión: xx Fecha de emisión: YYYY-MM-DD Página X de X
Formatos en Excel:
LOGO DE LA EMPRESA
NOMBRE DEL FORMATO
RESPECTIVA
Código Versión: XX Fecha de emisión: YYYY-MM-DD Pág. X de X

b) Los formatos deben ser elaborados de manera tal que faciliten el registro de datos y la lectura de
estos.
c) Los espacios definidos para el registro de datos deben ser proporcionales y suficientes con el fin de
poderse aplicar de manera correcta.

INFORMACIÓN.doc
d) La orientación del papel para la elaboración de los formatos del Sistema de Gestión Integral puede
ser vertical u horizontal, dependiendo del diseño y el tipo de información contenida en los mismos.
e) Entre otros formatos, se define la hoja membrete para memorandos internos y comunicados externos.
f) Cada proceso definirá los formatos que considere necesarios para controlar el desarrollo de sus
actividades.
5.1.3 Contenido de los Procedimientos e Instructivos
a) Los Procedimientos e Instructivos tendrán una estructura mínima que garantice su continuidad y una
secuencia lógica de su desarrollo.
b) El idioma para la elaboración de todos los documentos será el castellano, o el idioma solicitado por
el cliente. Deben observarse buenas normas de redacción y ortografía para la realización de estos.
c) En la segunda página del documento se elaborará la tabla de contenido, la cual mostrará los títulos
del documento y su número de página.
d) A partir de la tercera hoja, se esquematiza el contenido del documento (ver Plantilla estándar)
e) En el caso de utilizar diagramas de flujo, el formato es el siguiente:
Registro
Diagrama de flujo Descripción actividad Responsable
de calidad
Aquí se realiza el dibujo del diagrama
La simbología diagrama de flujo es la siguiente:
Actividad del Procedimiento
Decisión
Documento Aplicable o Resultado de la Actividad
Multi-documento
Iniciación o Terminación del Procedimiento
Conector de página
Conector de
Actividades
La simbología diagrama de operación es la siguiente:

INFORMACIÓN.doc
Símbolo Actividad o significado
Operación
Inspección
Almacenamiento
Transporte
Retraso o Demora
1.4 Uso de logo símbolo estándar

a) La imagen corporativa de TREE GLOBAL TRADING S.A.S., se refleja en gran parte en la
utilización de su logo símbolo.
b) Para la elaboración de cualquier documento de origen interno deberá utilizarse el logo símbolo
estándar de TREE GLOBAL TRADING S.A.S., el cual se anexa con la Plantilla estándar.
Logo Principal
Fuente: Handel Gothic D
Variantes de uso del logo símbolo
1.5 Combinación de los logos símbolos.

INFORMACIÓN.doc
1.6 Uso de marca de agua.

a) Una parte de la imagen corporativa de TREE GLOBAL TRADING S.A.S., se refleja en gran parte
en la utilización de su logotipo en marca de agua, para proteger los documentos en cuanto a su
reproducción como copias, escaneo, entre otros.
b) El logo debe ser utilizado en procedimientos, instructivos, manuales, entre otros documentos; menos
en los registros de la organización.
1.7 Codificación de documentos
a) Todos los documentos de origen interno que pertenezcan al SGI de, deberán tener un código de
identificación alfanumérico e inequívocamente.
b) La secuencia para la codificación de los documentos se establece a continuación:
a. Las letras que identifican las diferentes direcciones y/o procesos:
Procesos Estratégicos:
GG: Gerencia General
SGI: Sistema de Gestión Integral.
Procesos Misionales u Operacionales:

CIAL: Gestión Comercial.
GDT: Gestión de Dirección Técnica.

INFORMACIÓN.doc
Procesos de Apoyo:
GTH: Gestión de Talento Humano.
SST: Gestión de Seguridad y Salud en Trabajo.
GAD: Gestión Administrativa.
GCT: Gestión Contable.
b. Dos letras que identifican el tipo de documento:

DT: Documento.
FC: Formato de Calidad
FT: Formato Técnico
IF: Informe
IT: Instructivo
MN: Manual
PG: Programa
PL: Plan
PO: Política
PR: Procedimiento
RP: Reporte
SW: Software.
c. El número consecutivo del documento, el cual consta de tres dígitos (XXX).
e. En la codificación del documento, cada paso de la secuencia va separado por un guion (-).
 A manera de ejemplo, se esquematiza la codificación de un documento:
Proceso: Gestión Dirección Técnica.

Tipo Documento: Procedimiento.
Consecutivo: 001
La codificación alfanumérica quedaría así:
GDT - PR - 001
Dirección o Tipo de
Consecutivo
proceso Documento
Nota. La codificación se interpreta de la siguiente forma:

INFORMACIÓN.doc
“Primer procedimiento de gestión de la Dirección Técnica”.
5.2 Formato de Fecha.
Los registros de TREE GLOBAL TRADING S.A.S., que requieran especificar la fecha de calendario;
deberán mantener el estándar internacional ISO 8601-1:2019 donde se establece recomendaciones para
formatos numéricos de fecha y otras expresiones temporales. Con base a lo anterior se especifica un ejemplo
en representación completa básica o extendida:
Ejemplo. Representar la fecha 3 de agosto de 2023
Representación Formato básico (ejemplo) Formato extendido (ejemplo)

completa YYYYMMDD (20230803) YYYY-MM-DD (2022-08-03)
6. DISPOSICIONES GENERALES
Se deben conocer los parámetros establecidos en el procedimiento para el “Control de Activos de

Información” y en el procedimiento para el “Control de Registros”
7. RESULTADOS
Como resultado de la implementación y uso de este instructivo, se espera obtener la realización de

documentos estructurados, que mantengan identidad en cuanto a su contenido, forma e identificación, y que a
su vez permitan el control de la documentación de origen interno que genere TREE GLOBAL TRADING
S.A.S.
8. RESPONSABILIDADES
al
lid d e
ra e s
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pe r
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Co
Ge
1 Act ualizar y publicar el pres ent e document o. X

2 Revis ión y aprobación del pres ent e document o. X
3 Cumplir las direct rices es pecificas en el pres ent e document o. X X X X X
4 Informar cambios al pres ent e document o por cues t iones int ernas o ext ernas . X
5 As ignar recurs os neces arios para el cumplimient o del pres ent e document o. X
6 Verificar que t oda la información document ada cumpla con el pres ent e document o. X X
7 Capacit ar al pers onal de TREE GLOBAL TRADING S .A.S ., frent e al pres ent e document o. X X

INFORMACIÓN.doc
9. DOCUMENTOS APLICABLES
 Archivo magnético: Plantilla de documentos y Plantilla para formatos en Word y Excel.
10. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción
Se estructura de forma general el documento con el objetivo de garantizar la

adecuación, conveniencia y eficacia al momento de elaborar cualquier documento
0.2 2024/05/02 de origen interno. Así mismo se garantizará la coherencia técnica en el diseño,
vocabulario, estructura y redacción de documentos; donde estos se basarán en
normas ISO, RAE, APA y NTC.
0.1 2020/02/27 Procedimiento actualizado por certificación de reactivos de diagnóstico INVITRO.
0.0 2015/12/14 Creación y emisión.

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INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Modificaciones a la versión anterior:

Se estructura de forma general el documento con el objetivo de garantizar la adecuación, conveniencia y

Elaborado Andrés David Revisado y Solengy Rozo

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C:\ING. ANDRES HERRADA\SGI-IT-001 INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN DE ACTIVOS DE

La metodología descrita en este instructivo es aplicable a la elaboración de todos los documentos de

 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de la

 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185:2009, Documentación Organizacional.

 RESOLUCIÓN 4002 (noviembre 2 de 2007). Por la cual se adopta el Manual de

 Activo de Información. Cualquier información o elemento relacionado con el tratamiento de

 Documento. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,

 Documento Interno. Información y su medio de soporte.

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 Información Documentada. información requerida y el medio que la contiene que controla y

Nota 1 a la entrada: La información documentada puede tener cualquier formato y medio y

Nota 2 a la entrada: La información documentada puede referirse a

 Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

 Registro de calidad. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

 SGI. Sistema de Gestión Integral de TREE GLOBAL TRADING S.A.S.

 Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un

1.1 Directrices Generales.

 Nota 2. EL logo símbolo del TREE GLOBAL TRADING S.A.S., es de USO

1.2 Tipos de documentos de origen interno

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1.3 Forma para la elaboración de documentos

5.1.1 Procedimientos e Instructivos

a) Para la elaboración de Procedimientos e Instructivos, debe utilizarse siempre la plantilla estándar

El encabezado se encuentra elaborado en forma de tabla, como se muestra a continuación;

e) Portada de los documentos:

f) La portada conservará el encabezado según se ha descrito en este instructivo.

Código Versión: xx Fecha de emisión: YYYY-MM-DD Página X de X

Código Versión: XX Fecha de emisión: YYYY-MM-DD Pág. X de X

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Aquí se realiza el dibujo del diagrama

La simbología diagrama de flujo es la siguiente:

Actividad del Procedimiento

Documento Aplicable o Resultado de la Actividad

Iniciación o Terminación del Procedimiento

La simbología diagrama de operación es la siguiente:

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Símbolo Actividad o significado

1.4 Uso de logo símbolo estándar

Fuente: Handel Gothic D

Variantes de uso del logo símbolo

1.5 Combinación de los logos símbolos.

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1.6 Uso de marca de agua.

1.7 Codificación de documentos

b) La secuencia para la codificación de los documentos se establece a continuación:

a. Las letras que identifican las diferentes direcciones y/o procesos:

Procesos Misionales u Operacionales:

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b. Dos letras que identifican el tipo de documento:

c. El número consecutivo del documento, el cual consta de tres dígitos (XXX).

 A manera de ejemplo, se esquematiza la codificación de un documento:

Proceso: Gestión Dirección Técnica.