PROCESO: GESTION DE LAS COMUNICACIONES OBJETIVO DEL PROCESO:

CONSECUTIVO

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Y/O OPORTUNI

ETAPA / ACTIVIDAD
AREA DE IMPACTO FUENTE DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN O DETALLE DEL RIESGO

El riesgo es: Inadecuada planificación

de la información y/o eventos , debido
a: 1) decisiones gerenciales
2) tensión entre los procesos
3) FALTA DE PERSONAL
3) Presión en el cumplimiento de
objetivos
4) concentración de las funciones y
estabilidad Política
5) Exposición a cambios regulatorios,
debido a factores internos o externos
que afecten el normal funcionamiento
PLANEACIÓN DE LAS PERSONAL DE Inadecuada planificación de la
R1 COMUNICACIONES INFIBAGUE
Altas cargas de trabajo
información y/o eventos
del instituto y/o las dinámicas de este
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones, etc.)..
Esto puede producir : los directivos de
la entidad y/o responsables no informan
oportunamente los hechos que pueden
ser estratégicos e importantes tanto para
el publico interno como para el publico
externo, lo que a su vez genera una
mala imagen de la entidad por falta de
gestión.
 2) tensión entre los procesos
3) FALTA DE PERSONAL
3) Presión en el cumplimiento de
objetivos
CONSECUTIVO IDENTIFICACIÓN
4) concentración DEL RIESGO
de las funciones y Y/O OPORTUNI
estabilidad Política
ETAPA / ACTIVIDAD 5) Exposición a cambios regulatorios,
AREA DE IMPACTO FUENTE DE RIESGO RIESGO debido a factores
DESCRIPCIÓN internosDEL
O DETALLE o externos
RIESGO
que afecten el normal funcionamiento
PLANEACIÓN DE LAS PERSONAL DE Inadecuada planificación de la
R1 COMUNICACIONES INFIBAGUE
Altas cargas de trabajo
información y/o eventos
del instituto y/o las dinámicas de este
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones, etc.)..
Esto puede producir : los directivos de
la entidad y/o responsables no informan
oportunamente los hechos que pueden
ser estratégicos e importantes tanto para
el publico interno como para el publico
externo, lo que a su vez genera una
mala imagen de la entidad por falta de
gestión.

El riesgo es: Generación inadecuada de

información interna y/o externa, debido
a: 1) la oportunidad en la programación
de actividades,
2) la asignación de responsabilidades,
3) la calidad en la documentación
PERSONAL DE y los cambios en la estructura
PLANEACIÓN DE LAS INFIBAGUE - MEDIOS Generación inadecuada de organizacional . Esto puede
R2 COMUNICACIONES DE COMUNICACIÓN -
Demoras en el proceso
información interna y/o externa producir :información inoportuna o
COMUNIDAD descontextualizada que puede causar
una crisis reputacional y una mala
imagen en los públicos de interés,
llevando a nuestra audiencia a dejar de
consumir nuestros contenidos y por lo
tanto bajando en niveles de gestión ante
la comunidad
CONSECUTIVO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Y/O OPORTUNI

ETAPA / ACTIVIDAD
AREA DE IMPACTO FUENTE DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN O DETALLE DEL RIESGO

El riesgo es: Desactualización de la

información, debido a: 1) falta de
comunicación y/o integración entre el
proceso de las comunicaciones y las
demás areas de la entidad.
2) falta de documentos actualizados
PERSONAL DE Desconocimiento, caídas 3) Problemas tecnologicos
GESTIÓN DE LOS MEDIOS DE
INFIBAGUE - MEDIOS en el sistema, tramitología Desactualización de la . Esto puede producir :problemas en la
R3 COMUNICACIONES INTERNOS
DE COMUNICACIÓN - excesiva, fallas en el información
Y EXTERNOS administración de la pagina web,
COMUNIDAD servidor Restricción de ingreso a las plataformas
de las redes sociales desde el
computador corporativo , que causa
que nuestros públicos objetivos
consulten la información en otros lados
diferentes y pueden incluso encontrarse
con información herrada

El riesgo es: Filtración de Noticias,

debido a: 1) Intereses personales de
dañar la imagen corporativa
2) Obtención de beneficios particulares
a cambio de información. Esto puede
producir :Información originada por
R4 COMUNICACIÓN EXTERNA Comunidad en General Desconocimiento Filtración de Noticias
agentes externos (víctimas, funcionarios
de otras entidades, entes de control ,
entre otros) que perjudican la imagen de
INFIBAGUÉ y que causa baja
credibilidad y consulta de nuestra vocera
y mala imagen a la entidad
CONSECUTIVO
El riesgo es: Filtración de Noticias,
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Y/O OPORTUNI
debido a: 1) Intereses personales de
ETAPA / ACTIVIDAD dañar la imagen corporativa
2) Obtención de beneficios particulares
AREA DE IMPACTO FUENTE DE RIESGO RIESGO
aDESCRIPCIÓN O DETALLE DEL RIESGO
cambio de información. Esto puede
producir :Información originada por
R4 COMUNICACIÓN EXTERNA Comunidad en General Desconocimiento Filtración de Noticias
agentes externos (víctimas, funcionarios
de otras entidades, entes de control ,
entre otros) que perjudican la imagen de
INFIBAGUÉ y que causa baja
credibilidad y consulta de nuestra vocera
y mala imagen a la entidad

El riesgo es: Baja presencia de los

medios de comunicación externos en la
difusión de los temas de interés para la
entidad , debido a:
1) la política de comunicaciones de la
administración municipal,
2) la mala imagen de la compañía por
acciones realizadas en periodos
anteriores,
3) Cultura de los medios de
comunicación de cubrir noticias o
fuentes solo por pautas
Altas cargas de trabajo, 4) la poca generación de contenidos
Baja presencia de los medios 5) Exposición a cambios regulatorios,
No contar con la
de comunicación externos en la
R5 COMUNICACIÓN EXTERNA Comunidad en General información de manera
difusión de los temas de interés
debido a factores internos o externos
oportuna , tramitología que afecten el normal funcionamiento
para la entidad
excesiva del instituto y/o las dinámicas de este
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones, etc.)..
Esto puede producir :que la
comunicación debía ser canalizada a
través de la oficina de prensa de la
alcaldía de Ibagué que causa
desconocimiento de la comunidad sobre
las acciones que adelanta INFIBAGUE
ya que la información era emitida sin
frecuencia y de manera inoportuna
 administración municipal,
2) la mala imagen de la compañía por
acciones realizadas en periodos
anteriores,
CONSECUTIVO IDENTIFICACIÓN
3) Cultura de los mediosDEL
de RIESGO Y/O OPORTUNI
comunicación de cubrir noticias o
ETAPA / ACTIVIDAD fuentes solo por pautas
AREA DE IMPACTO Altas cargas
FUENTE DEde trabajo,
RIESGO RIESGO 4) la poca generación
DESCRIPCIÓN O DETALLEdeDEL
contenidos
RIESGO
Baja presencia de los medios 5) Exposición a cambios regulatorios,
No contar con la
de comunicación externos en la
R5 COMUNICACIÓN EXTERNA Comunidad en General información de manera
difusión de los temas de interés
debido a factores internos o externos
oportuna , tramitología que afecten el normal funcionamiento
para la entidad
excesiva del instituto y/o las dinámicas de este
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones, etc.)..
Esto puede producir :que la
comunicación debía ser canalizada a
través de la oficina de prensa de la
alcaldía de Ibagué que causa
desconocimiento de la comunidad sobre
las acciones que adelanta INFIBAGUE
ya que la información era emitida sin
frecuencia y de manera inoportuna

El riesgo es: Uso indebido de la

información para obtener un beneficio
particular., debido a: 1) Toma de malas
decisiones 2) conflicto de intereses, 3)
Uso indebido de la información
Comportamiento desconocimiento y falta de información .
R6 RIESGO DE CORRUPCIÓN Imagen de la Entidad
Humano
para obtener un beneficio
particular. Esto puede producir :prevalece el
interés particular al interés colectivo
Generar una percepción negativa y de
desconfianza por parte de la ciudadanía
hacia la institución.
 ANÁLISIS DEL RIESGO INHERENT
L RIESGO Y/O OPORTUNIDADES
CALIFICACIÓN

TIPO DE RIESGOS OPORTUNIDADES CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) PROBABILIDAD IMPACTO

1) decisiones gerenciales
2) tensión entre los procesos
3) FALTA DE PERSONAL
3) Presión en el cumplimiento de
los directivos de la entidad y/o
objetivos
responsables no informan
4) concentración de las funciones y
oportunamente los hechos que
estabilidad Política
pueden ser estratégicos e
ACTUALIZACION DE 5) Exposición a cambios regulatorios,
Estratégico
DOCUMENTOS debido a factores internos o externos
importantes tanto para el publico 3 POSIBLE 3
interno como para el publico
que afecten el normal funcionamiento
externo, lo que a su vez genera
del instituto y/o las dinámicas de este
una mala imagen de la entidad
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
por falta de gestión.
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones,
etc.).
 1) decisiones gerenciales
2) tensión entre los procesos ANÁLISIS DEL RIESGO INHERENT
L RIESGO Y/O OPORTUNIDADES 3) FALTA DE PERSONAL
3) Presión en el cumplimiento de CALIFICACIÓN
los directivos de la entidad y/o
objetivos
responsables no informan
4) concentración de las funciones y
TIPO DE RIESGOS OPORTUNIDADES CAUSAS (Factores internos y externos) oportunamente los hechos que
EFECTOS (Consecuencias) PROBABILIDAD IMPACTO
estabilidad Política
pueden ser estratégicos e
ACTUALIZACION DE 5) Exposición a cambios regulatorios,
Estratégico
DOCUMENTOS debido a factores internos o externos
importantes tanto para el publico 3 POSIBLE 3
interno como para el publico
que afecten el normal funcionamiento
externo, lo que a su vez genera
del instituto y/o las dinámicas de este
una mala imagen de la entidad
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
por falta de gestión.
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones,
etc.).

información inoportuna o
descontextualizada que puede
1) la oportunidad en la programación
Fortalecimiento de la vocera causar una crisis reputacional y
de actividades,
de la entidad en el manejo de una mala imagen en los públicos
2) la asignación de responsabilidades,
Estratégico medios y de emisión,
3) la calidad en la documentación
de interés, llevando a nuestra 2 RARA VEZ 2
mediante la centralización de audiencia a dejar de consumir
y los cambios en la estructura
la información. nuestros contenidos y por lo
organizacional
tanto bajando en niveles de
gestión ante la comunidad
 ANÁLISIS DEL RIESGO INHERENT
L RIESGO Y/O OPORTUNIDADES
CALIFICACIÓN

TIPO DE RIESGOS OPORTUNIDADES CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) PROBABILIDAD IMPACTO

problemas en la administración
de la pagina web, Restricción de
1) falta de comunicación y/o ingreso a las plataformas de las
integración entre el proceso de las redes sociales desde el
Generar boletines
comunicaciones y las demás areas de computador corporativo , que
informativos y comunicación
Estratégico
constante mediante grupos de
la entidad. causa que nuestros públicos 4 PROBABLE 3
2) falta de documentos actualizados objetivos consulten la
whatsapp.
3) Problemas tecnologicos información en otros lados
diferentes y pueden incluso
encontrarse con información
herrada

Información originada por

agentes externos (víctimas,
funcionarios de otras entidades,
1) Intereses personales de dañar la
Contacto directo entre la entes de control , entre otros)
imagen corporativa
Estratégico vocera de la entidad y los
2) Obtención de beneficios
que perjudican la imagen de 2 RARA VEZ 4
medios de comunicación. INFIBAGUÉ y que causa baja
particulares a cambio de información
credibilidad y consulta de
nuestra vocera y mala imagen a
la entidad
 ANÁLISIS DEL RIESGO INHERENT
L RIESGO Y/O OPORTUNIDADES
CALIFICACIÓN
Información originada por
agentes externos (víctimas,
TIPO DE RIESGOS OPORTUNIDADES CAUSAS (Factores internos y externos) funcionarios
EFECTOS de otras entidades,
(Consecuencias) PROBABILIDAD IMPACTO
1) Intereses personales de dañar la
Contacto directo entre la entes de control , entre otros)
imagen corporativa
Estratégico vocera de la entidad y los
2) Obtención de beneficios
que perjudican la imagen de 2 RARA VEZ 4
medios de comunicación. INFIBAGUÉ y que causa baja
particulares a cambio de información
credibilidad y consulta de
nuestra vocera y mala imagen a
la entidad

1) la política de comunicaciones de la
administración municipal,
2) la mala imagen de la compañía por
acciones realizadas en periodos
que la comunicación debía ser
anteriores,
canalizada a través de la oficina
3) Cultura de los medios de
de prensa de la alcaldía de
comunicación de cubrir noticias o
Ibagué que causa
Estratégico; Gerencial; fuentes solo por pautas
desconocimiento de la
De imagen o 4) la poca generación de contenidos
comunidad sobre las acciones
1 IMPROBABLE 3
Reputación 5) Exposición a cambios regulatorios,
que adelanta INFIBAGUE ya que
debido a factores internos o externos
la información era emitida sin
que afecten el normal funcionamiento
frecuencia y de manera
del instituto y/o las dinámicas de este
inoportuna
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones,
etc.).
 1) la política de comunicaciones de la
administración municipal, ANÁLISIS DEL RIESGO INHERENT
L RIESGO Y/O OPORTUNIDADES 2) la mala imagen de la compañía por
acciones realizadas en periodos CALIFICACIÓN
que la comunicación debía ser
anteriores,
canalizada a través de la oficina
3) Cultura de los medios de
de prensa de la alcaldía de
TIPO DE RIESGOS OPORTUNIDADES comunicación
CAUSAS deinternos
(Factores cubrir noticias o
y externos) EFECTOS (Consecuencias) PROBABILIDAD IMPACTO
Ibagué que causa
Estratégico; Gerencial; fuentes solo por pautas
desconocimiento de la
De imagen o 4) la poca generación de contenidos
comunidad sobre las acciones
1 IMPROBABLE 3
Reputación 5) Exposición a cambios regulatorios,
que adelanta INFIBAGUE ya que
debido a factores internos o externos
la información era emitida sin
que afecten el normal funcionamiento
frecuencia y de manera
del instituto y/o las dinámicas de este
inoportuna
(Eventos climáticos y/o atmosféricos,
pandemias, eventos de orden publico,
eventos desarrollados de manera
interna, terremotos, inundaciones,
etc.).

prevalece el interés particular al

1) Toma de malas decisiones 2)
Creación constante de interés colectivo Generar una
conflicto de intereses, 3)
Estratégico contenidos de alto impacto e
desconocimiento y falta de
percepción negativa y de 1 IMPROBABLE 4
interés para la comunidad desconfianza por parte de la
información
ciudadanía hacia la institución.
 INSTITUTO D

GENERAR, DESARROLLAR E IMPLEMEN

NÁLISIS DEL RIESGO INHERENTE VALORACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO RES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN
VALORACION DEL
RIESGO DESPUES OPCIÓN DE
CONTROLES EXISTENTES
IMPACTO
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO DE CONTROLES MANEJO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO INHERENTE(COLOR)

Mesas de trabajo constante con

la Gerencia y los Directivos para
concertar las actividades o
información que requieren de la
intervención de comunicaciones,
'Correo electrónico como canal de
MODERADO 9 ALTO comunicación interna , Medios 50% Reducir el riesgo 2 RARA VEZ 2
alternativos de comunicación
(WhatsApp - redes sociales) para
informar el publico interno y
externo. Memorandos internos.
Manual de Comunicaciones
Manual de Imagen
NÁLISIS DEL RIESGO INHERENTE VALORACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO RES
Mesas de trabajo constante con
CIÓN EVALUACIÓN la Gerencia y los Directivos para CALIFICACIÓN
concertar las actividades o VALORACION DEL
información
CONTROLES requieren de la RIESGO DESPUES
que EXISTENTES OPCIÓN DE
intervención de comunicaciones, DE CONTROLES MANEJO
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO
IMPACTO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO INHERENTE(COLOR)
'Correo electrónico como canal de
MODERADO 9 ALTO comunicación interna , Medios 50% Reducir el riesgo 2 RARA VEZ 2
alternativos de comunicación
(WhatsApp - redes sociales) para
informar el publico interno y
externo. Memorandos internos.
Manual de Comunicaciones
Manual de Imagen

Responsable de comunicaciones
atento a los eventos de
interés ,Comunicación constante
con los directivos, Asistencia a
MENOR 4 BAJO las reuniones de planeación de
50% Reducir el riesgo 1 IMPROBABLE 1
gerencia, Seguimiento y
monitoreo a redes sociales y
medios de comunicación
NÁLISIS DEL RIESGO INHERENTE VALORACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO RES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN
VALORACION DEL
RIESGO DESPUES OPCIÓN DE
CONTROLES EXISTENTES
IMPACTO
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO DE CONTROLES MANEJO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO INHERENTE(COLOR)

Seguimiento y supervisiones
seguidas a los administradores
del portal web, Reuniones
periódicas para control de fallas
los administradores de la
MODERADO 12 ALTO plataforma de correspondencia,
50% Reducir el riesgo 5 CASI SEGURO 2
Implementación del plan de
comunicaciones, Uso de otros
dispositivos para poder ingresar
plenamente a las redes

Manual de Comunicaciones
MAYOR 8 ALTO Monitoreo diario a los principales 50% Evitar el riesgo 2 RARA VEZ 2
medios de comunicación.
NÁLISIS DEL RIESGO INHERENTE VALORACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO RES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN
VALORACION DEL
RIESGO DESPUES OPCIÓN DE
CONTROLES EXISTENTES
IMPACTO
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO DE CONTROLES MANEJO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO INHERENTE(COLOR)
Manual de Comunicaciones
MAYOR 8 ALTO Monitoreo diario a los principales 50% Evitar el riesgo 2 RARA VEZ 2
medios de comunicación.

Emisión constante de
comunicados de prensa, Creación
de grupo de medios,
MODERADO 3 MODERADO Fortalecimiento de las relaciones
50% Evitar el riesgo 1 IMPROBABLE 1
entre la prensa y la gerencia de la
entidad
NÁLISIS DEL RIESGO INHERENTE VALORACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO RES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN
VALORACION DEL
RIESGO DESPUES OPCIÓN DE
CONTROLES EXISTENTES
Emisión constante de
IMPACTO
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO DE CONTROLES MANEJO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO INHERENTE(COLOR) comunicados de prensa, Creación
de grupo de medios,
MODERADO 3 MODERADO Fortalecimiento de las relaciones
50% Evitar el riesgo 1 IMPROBABLE 1
entre la prensa y la gerencia de la
entidad

Obligación que deben cumplir los

líderes de proceso para realizar
control previo, aprobación y
seguimiento de la información
publicada, conforme a las
MAYOR 4 ALTO políticas de información y
50% Evitar el riesgo 2 RARA VEZ 3
comunicación aprobadas por el
Comité Coordinador del Sistema
de Control Interno y Sistema
Integrado de Gestión SIG.
 INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ - INFIBAGUÉ -

MAPA DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES POR PROCESO

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2023

DESARROLLAR E IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN INTERNAS Y EXTERNAS, UTILIZANDO MEDIOS DE COMUNICACIÓN QUE GARANTICEN LA DIFUSIÓN E INTERCAMBIO OPORTUNO, TRA

ANÁLISIS DEL RIESGO RESIDUAL ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES

CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO LA ZONA DE
IMPACTO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO RESIDUAL (COLOR) OPORTUNI OPORTUINIDAD
DAD

MENOR 4 BAJO 3 POSIBLE 5 ALTO 15 ALTA

ANÁLISIS DEL RIESGO RESIDUAL ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO LA ZONA DE
IMPACTO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO RESIDUAL (COLOR) OPORTUNI OPORTUINIDAD
DAD
MENOR 4 BAJO 3 POSIBLE 5 ALTO 15 ALTA

INSIGNIFICANTE 1 BAJO 4 PROBABLE 5 ALTO 20 ALTA

ANÁLISIS DEL RIESGO RESIDUAL ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO LA ZONA DE
IMPACTO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO RESIDUAL (COLOR) OPORTUNI OPORTUINIDAD
DAD

MENOR 10 ALTO 4 PROBABLE 3 MEDIO 12 ALTA

MENOR 4 BAJO 4 PROBABLE 5 ALTO 20 ALTA

ANÁLISIS DEL RIESGO RESIDUAL ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO LA ZONA DE
IMPACTO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO RESIDUAL (COLOR) OPORTUNI OPORTUINIDAD
DAD
MENOR 4 BAJO 4 PROBABLE 5 ALTO 20 ALTA

INSIGNIFICANTE 1 BAJO
ANÁLISIS DEL RIESGO RESIDUAL ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES
CIÓN EVALUACIÓN CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
NIVEL DEL ZONA DE RIESGO LA ZONA DE
IMPACTO PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO RESIDUAL (COLOR) OPORTUNI OPORTUINIDAD
DAD
INSIGNIFICANTE 1 BAJO

MODERADO 6 MODERADO 5 CASI SEGURO 5 ALTO 25 ALTA

INFIBAGUÉ -

A DIFUSIÓN E INTERCAMBIO OPORTUNO, TRANSPARENTE Y EFICAZ DE LA INFORMACIÓN CON LOS DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS DE INFIBAGUE Y LA CONSOLIDACIÓN DE SU IMAGEN CORPORATIV

ADMINISTRACIÓN O TRATAMIENTO DEL RIESGO

ACTIVIDAD DE CONTROL TIPO DE CONTROL EVIDENCIA RESPONSABLES CRONOGRAMA

Riesgos: Realizar mesas de Riesgos: Actas de reunión

trabajo constante con la Gerencia y Comités de Gerencia.
los Directivos para concertar las Registro Fotográfico
actividades o información que Actualización de documentos y/o
requieren de la intervención de noticias en el portal web Registro
comunicaciones, 'Correo de los principales eventos
electrónico como canal de realizados o información emitida.
comunicación interna , Medios Comités de redacción - Alcaldía
alternativos de comunicación
(WhatsApp ) para informar el
publico interno y externo.
Manual de Comunicaciones
Manual de Imagen

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
 ADMINISTRACIÓN O TRATAMIENTO DEL RIESGO

ACTIVIDAD DE CONTROL TIPO DE CONTROL EVIDENCIA RESPONSABLES CRONOGRAMA

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
Oportunidades: Realizar mesas Oportunidades: Actas de
de trabajo constante con la reunión Comités de Gerencia.
Gerencia y los Directivos para Registro Fotográfico
concertar las actividades o Actualización de documentos en
información. el portal web Registro de los
principales eventos realizados o
información emitida.

Riesgos: Fortalecer la Riesgos: Registro fotográfico,

comunicaciones directas con los pantallazos redes sociales y
responsables de procesos pagina web.
BOLETIN INTERNO
GRIPO INTERNO DE WP
( CONTRATISTAS, PLANTA Y
DIRECTIVOS)

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
Oportunidades: Realizar Oportunidades: Registro
acompañamiento a las mesas de fotográfico.
control y a las actividades de los Replica de los comunicados
directivos de la entidad emitidos por el instituto.
 ADMINISTRACIÓN O TRATAMIENTO DEL RIESGO

ACTIVIDAD DE CONTROL TIPO DE CONTROL EVIDENCIA RESPONSABLES CRONOGRAMA

Riesgos: GEBERACION DE Riesgo: COMUNICAODS

COMUNICADOS PARA PUBLICADOS
PUBLICAR

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
Oportunidades: Actualización Oportunidades:
directa por parte del proceso de Pantallazos de las
comunicaciones al portal de actualizaciones a la pagina web
noticias de la pagina web y los
enlaces de interés de la misma

Riesgos: Generar información que Riesgos: Comunicado emitidos,

se presente como un hecho respuesta a solicitudes realizadas
noticioso y de interés periodístico por los medios

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
 ADMINISTRACIÓN O TRATAMIENTO DEL RIESGO

ACTIVIDAD DE CONTROL TIPO DE CONTROL EVIDENCIA RESPONSABLES CRONOGRAMA

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
Oportunidades: Comunicación Oportunidades: Comunicado
directa con los enlaces del emitidos, respuesta a solicitudes
periodismo que cubre nuestra realizadas por los medios
entidad

Riesgos: Fortalecer los medios de Publicaciones noticiosas en los

comunicación alternativos (redes medios de comunicación ,
sociales). Interacciones de la comunidad.
Crear alianzas con medios de Pautas con los medios de
comunicación a nivel nacional, comunicación - Alianza con la
regional y local. alcaldía municipal de Ibagué
Abrir espacios de participación
ciudadana a través de las
herramientas de comunicación.

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
 ADMINISTRACIÓN O TRATAMIENTO DEL RIESGO

ACTIVIDAD DE CONTROL TIPO DE CONTROL EVIDENCIA RESPONSABLES CRONOGRAMA

Profesional Universitario 219-

Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
Oportunidades: Reunión con la Oportunidades: Fotografías de
administración municipal reunión con la administración
municipal

Riesgos: Acompañamiento Riesgos: Registros fotográficos.

constante a los directivos y a la Consejos de redacción junto a la
vocera de la entidad en temas de alcaldía municipal de Ibagué
alto impacto para el instituto.
Identificación de posible crisis
mediáticas de la entidad

comite de Evaluar las crisis, y

planear la comunicación para los
medios. Estrategias Profesional Universitario 219-
Preventivo
03 - Comunicaciones
Jul-23
Oportunidades: Acompañamiento Oportunidades: Registro
a las campañas y a los eventos del fotográfico de las campañas y
instituto eventos
NSOLIDACIÓN DE SU IMAGEN CORPORATIVA E INSTITUCIONAL.

ANALISIS DE RIESGO CON TRATAMIENTO

CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
INDICADOR VALORACIÓN
LA ZONA DE
META Y % INDICADOR PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI OPORTUINIDAD
DAD

Meta: 80%

(eventos y/o información

ejecutada / eventos y/o 50% 2 RARA VEZ 2 MENOR 4 BAJO
información planeados ) *100
 ANALISIS DE RIESGO CON TRATAMIENTO
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
INDICADOR VALORACIÓN
LA ZONA DE
META Y % INDICADOR PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI OPORTUINIDAD
(eventos y/o información DAD
ejecutada / eventos y/o 50% 2 RARA VEZ 2 MENOR 4 BAJO
información planeados ) *100

Resultado: 90%

Meta: 90%

Boletines internos socialziados/

boletines programados (12)
50% 1 IMPROBABLE 1 INSIGNIFICANTE 1 BAJO

Resultado: 6/12 =50%

 ANALISIS DE RIESGO CON TRATAMIENTO
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
INDICADOR VALORACIÓN
LA ZONA DE
META Y % INDICADOR PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI OPORTUINIDAD
DAD

Meta: 70%

REALIZACIÓN DE BOLETINES
DE PRENSA CON LA
INFORMACION OPORTUNA
DE LA ENTIDAD
50% 5 CASI SEGURO 2 MENOR 10 ALTO

80 BOLETINES

Resultado: %

Meta: 90%

( Número de comunicados
emitidas por mes en los medios
de comunicación masiva / 50% 2 RARA VEZ 2 MENOR 4 BAJO
numero comunicaciones
emitidas por la entidad ) *100
 ANALISIS DE RIESGO CON TRATAMIENTO
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
INDICADOR VALORACIÓN
LA ZONA DE
( Número de comunicados META Y % INDICADOR PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI OPORTUINIDAD
emitidas por mes en los medios DAD
de comunicación masiva / 50% 2 RARA VEZ 2 MENOR 4 BAJO
numero comunicaciones
emitidas por la entidad ) *100

Resultado: 90%

Meta:

120 PUBLICAICONES EN
REDES SOCIALES
50% 1 IMPROBABLE 1 INSIGNIFICANTE 1 BAJO
 ANALISIS DE RIESGO CON TRATAMIENTO
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE
INDICADOR VALORACIÓN
LA ZONA DE
META Y % INDICADOR PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI OPORTUINIDAD
120 PUBLICAICONES EN DAD
REDES SOCIALES
50% 1 IMPROBABLE 1 INSIGNIFICANTE 1 BAJO

Resultado:

Meta: 40%

BOLETINES 12 50% 2 RARA VEZ 3 MODERADO 6 MODERADO

Resultado: 25%
 CODIGO: FOR-GR-001
VERSIÓN: 03

Vigente desde: 2019/02/27

Página 1 de 1

ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES CON TRATAMIENTO

CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE OBSERVACIONES
VALORACIÓN
LA ZONA DEOPORTUINIDAD
PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI CON TRATAMIENTO
DAD

INDICADOR
Meta: La meta del indicador es ejecutar al menos el 80% de las
actividades y/o eventos planeados. Este indicador se medirá de mane
trimestral
Resultado: Se ha realizado un trabajo integral entre los diferentes jef
50% 3 POSIBLE 5 ALTO 15 ALTA de área y la oficina de comunicaciones donde se ha podido linear lo
planeado con los resultados esperados.

Nota. Es importante denotar que se implemento una Política de

Comunicación con cambios en ciertas directrices, logrando ampliar e
alcance de esta, fortaleciendo y mejorando el proceso.
 ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES CON TRATAMIENTO
INDICADOR
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
Meta: La meta del indicador es ejecutar al menos el 80% de las
OBSERVACIONES
VALORACIÓN
NIVEL DE actividades y/o eventos planeados. Este indicador se medirá de mane
LA ZONA DEOPORTUINIDAD trimestral
PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI CON TRATAMIENTO
DAD
Resultado: Se ha realizado un trabajo integral entre los diferentes jef
50% 3 POSIBLE 5 ALTO 15 ALTA de área y la oficina de comunicaciones donde se ha podido linear lo
planeado con los resultados esperados.

Nota. Es importante denotar que se implemento una Política de

Comunicación con cambios en ciertas directrices, logrando ampliar e
alcance de esta, fortaleciendo y mejorando el proceso.

INDICADOR
Meta: La meta del indicador es llegar al menos al 90% del rendimien
de las redes sociales con respecto a las comunicaciones emitidas. Es
50% 4 PROBABLE 5 ALTO 20 ALTA indicador se medirá de manera Anual
Resultado: Para el segundo trimestre de la vigencia 2023, se han
realizado 6 boletines de los 12 programados de manera incial, llegand
a un 50% de avance en este indicador.
 ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES CON TRATAMIENTO
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE OBSERVACIONES
VALORACIÓN
LA ZONA DEOPORTUINIDAD
PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI CON TRATAMIENTO
DAD

INDICADOR
Meta: La meta del indicador es llegar al menos al 70% de las visitas
esperadas. Este indicador se medirá de manera anual
50% 4 PROBABLE 3 MEDIO 12 ALTA Resultado: Aunque el trafico de la pagina web de la entidad a crecido
las noticias se emiten de manera constante, a este indicador se mide
manera anual, esta en proceso de revisión.

INDICADOR
Meta: La meta del indicador es llegar al menos al 90% de las
comunicaciones emitidas por los medios de comunicación, con respec
a las originadas por la entidad. Este indicador se medirá de manera
trimestral
50% 4 PROBABLE 5 ALTO 20 ALTA
Resultado: Actualmente infibague es un referente importante de
información para los medios de comunicación regionales, por lo cua
las noticias emitidas por la entidad siempre son trasmitidas a través d
ellos.
 ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES CON TRATAMIENTO
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN INDICADOR
NIVEL DE
Meta: La meta del indicador es llegar al menos al 90% de las
OBSERVACIONES
VALORACIÓN
LA ZONA DEOPORTUINIDAD comunicaciones emitidas por los medios de comunicación, con respec
PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI CON TRATAMIENTO a las originadas por la entidad. Este indicador se medirá de manera
DAD trimestral
50% 4 PROBABLE 5 ALTO 20 ALTA
Resultado: Actualmente infibague es un referente importante de
información para los medios de comunicación regionales, por lo cua
las noticias emitidas por la entidad siempre son trasmitidas a través d
ellos.

Nota: Este riesgo se mantiene en la zona de riesgo mas baja, debido

50%
que el cambio de política de comunicación del instituto, logró el
fortalecimiento, gracias al trabajo mancomunado con la alcaldía
municipal.
 ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES CON TRATAMIENTO
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN
NIVEL DE OBSERVACIONES
VALORACIÓN
LA ZONA DEOPORTUINIDAD
PROBABILIDAD IMPACTO
OPORTUNI CON TRATAMIENTO
DAD Nota: Este riesgo se mantiene en la zona de riesgo mas baja, debido
50%
que el cambio de política de comunicación del instituto, logró el
fortalecimiento, gracias al trabajo mancomunado con la alcaldía
municipal.

INDICADOR
Meta: La meta del indicador es llegar máximo al 30% de las noticia
dadas por voceros externos, en comparación a las noticias oficiales
Este indicador se medirá de manera anual
50% 5 CASI SEGURO 5 ALTO 25 ALTA Resultado: Se sigue filtrando información interna de la entidad (no
grave), a través de voceros no oficiales, lo cual puede afectar la imag
del instituto, por esta razon, se considera que el riesgo continua en
moderado.
 CODIGO: FOR-GR-001
VERSIÓN: 03

Vigente desde: 2019/02/27

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OBSERVACIONES

INDICADOR
a meta del indicador es ejecutar al menos el 80% de las
y/o eventos planeados. Este indicador se medirá de manera
trimestral
Se ha realizado un trabajo integral entre los diferentes jefes
la oficina de comunicaciones donde se ha podido linear lo
planeado con los resultados esperados.

s importante denotar que se implemento una Política de

ción con cambios en ciertas directrices, logrando ampliar el
ance de esta, fortaleciendo y mejorando el proceso.
 INDICADOR
a meta del indicador es ejecutar al menos el 80% de las
OBSERVACIONES
y/o eventos planeados. Este indicador se medirá de manera
trimestral
Se ha realizado un trabajo integral entre los diferentes jefes
la oficina de comunicaciones donde se ha podido linear lo
planeado con los resultados esperados.

s importante denotar que se implemento una Política de

ción con cambios en ciertas directrices, logrando ampliar el
ance de esta, fortaleciendo y mejorando el proceso.

INDICADOR
eta del indicador es llegar al menos al 90% del rendimiento
s sociales con respecto a las comunicaciones emitidas. Este
indicador se medirá de manera Anual
do: Para el segundo trimestre de la vigencia 2023, se han
boletines de los 12 programados de manera incial, llegando
a un 50% de avance en este indicador.
 OBSERVACIONES

INDICADOR
meta del indicador es llegar al menos al 70% de las visitas
eradas. Este indicador se medirá de manera anual
Aunque el trafico de la pagina web de la entidad a crecido y
se emiten de manera constante, a este indicador se mide de
manera anual, esta en proceso de revisión.

INDICADOR
La meta del indicador es llegar al menos al 90% de las
ones emitidas por los medios de comunicación, con respecto
nadas por la entidad. Este indicador se medirá de manera
trimestral
do: Actualmente infibague es un referente importante de
n para los medios de comunicación regionales, por lo cual,
emitidas por la entidad siempre son trasmitidas a través de
ellos.
 INDICADOR
La meta del indicador es llegar al menos al 90% de las
OBSERVACIONES
ones emitidas por los medios de comunicación, con respecto
nadas por la entidad. Este indicador se medirá de manera
trimestral
do: Actualmente infibague es un referente importante de
n para los medios de comunicación regionales, por lo cual,
emitidas por la entidad siempre son trasmitidas a través de
ellos.

riesgo se mantiene en la zona de riesgo mas baja, debido a

cambio de política de comunicación del instituto, logró el
miento, gracias al trabajo mancomunado con la alcaldía
municipal.
 OBSERVACIONES

riesgo se mantiene en la zona de riesgo mas baja, debido a

cambio de política de comunicación del instituto, logró el
miento, gracias al trabajo mancomunado con la alcaldía
municipal.

INDICADOR
meta del indicador es llegar máximo al 30% de las noticias
voceros externos, en comparación a las noticias oficiales.
Este indicador se medirá de manera anual
o: Se sigue filtrando información interna de la entidad (no
vés de voceros no oficiales, lo cual puede afectar la imagen
to, por esta razon, se considera que el riesgo continua en
moderado.