Aplicación de La Norma Internacional para La Descripción de Funci
Aplicación de La Norma Internacional para La Descripción de Funci
Aplicación de La Norma Internacional para La Descripción de Funci
Ciencia Unisalle
1-27-2015
Citación recomendada
Medina García, V. (2015). Aplicación de la Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF
estudio de caso en la Universidad Central. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/
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APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES (ISDF) ESTUDIO DE CASO EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ D.C
2015
APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES (ISDF) ESTUDIO DE CASO EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ D.C
2015
Nota de aceptación
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Firma jurado
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Firma jurado
A mis padres; Mireya García, Benjamín Medina y a mis hermanos Yeni Marcela, y
Edward Medina por su apoyo incondicional pues este ha sido un elemento
fundamental para mi desarrollo profesional y personal a lo largo de mi vida.
AGRADECIMIENTOS
Antes que nada a Dios, por estar presente siempre en mi vida, y por brindarme
fortaleza y fe para poder realizar esta investigación con sacrificio.
4
TABLA DE CONTENIDO
1. PRELIMINARES ....................................................................................................................... 9
1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................................ 10
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................. 19
1.3 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................. 21
4. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 24
4.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 24
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................ 24
2. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................... 25
2.1 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA .................................................................................. 25
2.1.1 Evolución de las prácticas descriptivas y desarrollo del concepto. .......................... 25
2.1.2 Descripción multinivel ...................................................................................................... 40
2.1.2.1Origen de la descripción multinivel .......................................................................... 41
2.1.2.2 Grados unidades y niveles de descripción ............................................................ 43
2.1.2.3 Las reglas de descripción ........................................................................................ 46
2.1.3 Instrumentos de descripción ........................................................................................... 48
2.1.4. La descripción archivística en el ámbito tecnológico y la relación con el análisis
funcional....................................................................................................................................... 50
2.1.5. Descripción de funciones ............................................................................................... 52
2.1.5.1 El concepto de descripción de funciones ....................................................... 52
2.1.5.2. Utilidad de realizar una descripción de funciones ............................................... 54
2.1.5.3 Categorización de las funciones para la descripción .......................................... 56
3. MARCO NORMATIVO ........................................................................................................... 58
4. MARCO METODOLÓGICO .................................................................................................. 65
4.1 METODOLOGÍA Y ENFOQUE: ......................................................................................... 65
4.2 DISEÑO: FASES METODOLÓGICAS ............................................................................. 66
4.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ................................................................................................ 69
5. APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF .................................................................................... 73
5.1 CARACTERIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL 74
5.2 CARTILLA DE LA APLICACIÓN ISDF........................................................................ 75
5.3 APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF A LAS 6 FUNCIONES.................................... 81
5
5.3.1 Ficha N° 1 Aplicación a la función de la temática administrativa .............................. 82
5.3.2 Ficha N° 2 Aplicación a la función de Docencia .......................................................... 89
5.3.3 Ficha N° 3 Aplicación a la función de extensión.......................................................... 96
5.3.4 Ficha N° 4 Aplicación a la función de gestión académica ....................................... 108
5.3.5 Ficha N° 5 Aplicación a la función de investigación.................................................. 118
5.3.5 Ficha N° 6 Aplicación de la norma a la función de Régimen y/o normatividad .... 132
6. RESULTADOS ...................................................................................................................... 138
6.1 Estrategias para las entidades que vayan a implementar la norma: ......................... 144
6.3. Informe estadístico y gráfico de la aplicación de la descripción defunciones ......... 145
7. DISCUSIÓN........................................................................................................................... 158
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................... 168
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 173
ANEXOS ........................................................................................................................................ 181
6
LISTADO DE TABLAS
7
LISTADO DE GRÁFICAS
8
INTRODUCCIÓN
9
1. PRELIMINARES
1.1 ANTECEDENTES
Hay que considerar que desde 1950 Schellemberg identificó a la “actividad” como
el criterio más importante para la clasificación de documentos, el análisis de
funciones propuesto por este autor se convirtió en el modelo de clasificación
funcional de referencia para la comunidad archivística, evidenciándolo como un
prerrequisito para el control y el diseño de sistemas de clasificación de
documentos.2
1
BONAL ZAZO, José Luis. La normalización base del análisis documental en los archivos. En: ScireRe
presentación y organización del conocimiento [En línea] Vol. 6 N° 1 (ene.- jun. 2000) Disponible en:
http://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/viewFile/1124/1106 (consultado el 28 -08-2013). Pág. 57
2
FOSCARINI, Fiorella. La clasificación de documentos basada en funciones comparación de la teoría y la
práctica. En: Tabula, N° 13 (2010) pág. 46
10
Automatización del Consejo Internacional de Archivos construyó los primeros
formatos de descripción unificados para manejar sistemas automatizados e
intercambiar información, estos revelaron algunos inconvenientes con la
necesidad de normalizar en dicha labor.3
Sin embargo, hasta los años 80 surgen los primeros textos normativos, dentro de
los cuales se resaltan cuatro estándares: Archives, Personal Papers and
Manuscripts (APPM) difundido en USA por Stephen Hensen en 1983, el Manual of
Archival Description (MAD) divulgado en 1986 por Michael Cook convertido
posteriormente en el Manual británico of Archival Description (MAD2), Rules of
Archival description, (RAD) publicado en 1992 en Canadá4 y Archives, Personal,
Papers y manuscripts: A cataloging Manual for Archival Repositories, Historical
Societies and Manuscript Librarie5. A la par se crea la “Comisión Ad hoc sobre
normas de descripción” en una reunión que tuvo la UNESCO y la CIA en Wroclaw
Polonia, hacia 1982.6
En los años 90, surge la preocupación por el atraso reflejado de los sistemas de
descripción e información que tenían los archivos frente al excelente avance que
tuvieron las bibliotecas, y los centros de documentación a partir de los tres
estándares mencionados anteriormente, por tal motivo sirvieron de base para la
primera iniciativa de normalización a nivel internacional; la publicación de la
declaración de los principios de descripción y la elaboración del proyecto ISAD (G)
Norma internacional General de descripción archivística en 1992.7
La primera versión y edición del proyecto de la ISAD (G) fue aprobado en 1993.
Después de una revisión, recolección de observaciones, e implementación de
3
HERNÁNDEZ QUINTANA, Ania R. Esbozo de las bases teóricas y metodológicas de la normalización
archivística y su proyección en Cuba. Primera parte. En Ciencias de la Información Vol. 34, No. 1, abril, 2003.
Pág. 3
4
LLANES PADRÓN, Dunia. La representación normalizada de los documentos. Estudio comparado de normas
de descripción archivística. Salamanca, 2011.Trabajo de grado (Doctor en Biblioteconomía y Documentación).
Universidad de Salamanca. Departamento de Biblioteconomía y Documentación pág. 4
5
MUÑOZ FELIU. Miguel. ISAD (G) Hacia un estándar internacional de descripción archivística. Métodos de
Información (MEI), 1995, vol. 2, N° 8, [en línea] Disponible en : http://eprints.rclis.org/5563/1/1995-08-26.pdf
(consultada el 17 de marzo de 2013)Pág. 27
6
Ibíd. pág. 26
7
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Madrid: Adoptada por el comité de Normas de descripción 1999. (ISAD (G))
11
pruebas durante 5 años, se aprueba la segunda versión conocida también como
versión definitiva en 1999.8
8
MARTÍN GAVILÁN, César. Descripción archivística: guías, inventarios, catálogos e índices La norma ISAD
(G). Temas de Biblioteconomía [en línea] disponible en: http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf (consultada el
17 de marzo de 2013) Pág. 9
9
LÓPEZ GOMEZ, Pedro. Organización de fondos de los archivos históricos provinciales. Madrid: En
ANABAD. Comisión Técnica de archivos Históricos.
10
BARBADILLO ALONSO, Javier. Clasificaciones y relaciones funcionales de los documentos de archivo. En
Tabula N° 13, 2010 pág. 99
11
Ibíd. pág. 99
12
observaciones, se publique en el año de 2004 la segunda versión de la ISAAR
(CPF).12
Para la elaboración de esta primera versión, se tomaron como base “dos modelos
de análisis y descripción de funciones aplicados en la gestión de documentos en
Australia, Canadá, Suiza, Reino Unido y Estados Unidos, así como en el trabajo
internacional realizado por la Organización Internacional de Normalización (ISO),
como las normas internacionales ISO 15489 “se desarrolló en respuesta al
consenso expresado por los países miembros de ISO para normalizar las mejores
prácticas internacionales en materia de gestión de documentos de archivo,”15 la
12
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familia. . Madrid: Elaborada por el Comité de Normas de
Descripción del Consejo Internacional de Archivos. Segunda Edición, 2004 (ISAAR CPF.) Pág. 5
13
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones.
Alemania: Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales Dresde. Primera edición,
2007.( ISDF) Pág.4
14
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma Internacional para Describir Instituciones que
Custodian Fondos de Archivos. Londres: Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas
Profesionales. Primera Edición, 2008. (ISDIAH) pág. 5
15
FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE SOCIEDADES DE ARCHIVÍSTICA. Normas INFORMACION Y
DOCUMENTACION. GESTION DE DOCUMENTOS Proyecto UNE-ISO 15489-1. En Revista Española de
Documentación Científica (En línea)Vol. 28 N° 1 (2005) Disponible en:
file:///C:/Documents%20and%20Settings/jsantamariam/Mis%20documentos/Downloads/244-715-1-
PB%20(2).pdf (consultado 17 de marzo de 2013) Pág. 88
13
ISO 23081 sobre principios y conceptos, un marco para definir los aspectos de
metadatos, el uso y orientaciones para la construcción de esquemas, todo
enfocado hacia la gestión de documentos (2006-2007)”16, punto importante para
aplicar este tipo de norma en el ámbito electrónico.
Orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos ((Norma UNE-ISO 23081). 2011. pág. 4
17
LÓPAZ PÉREZ Rosario. Normalización archivística. [en línea] Disponible en :
http://www.arxiversvalencians.org/doc/nov2011/normalizacion.pdf (consultada el 06 de septiembre de 2012 )
Pág. 20
18
ESTEBAN NAVARRO. Miguel Ángel. La normalización de la descripción y la recuperación de la información
en los archivos vino viejo en odres nuevos. En ANABAD N° 1 (Ene-mar 1998) (en línea) Disponible en:
http://dialnet.unirioja.es/buscar/documentos?querysDismax.DOCUMENTAL_TODO=La+normalizaci%C3%B3n
+de+la+descripci%C3%B3n+y+la+recuperaci%C3%B3n+de+la+informaci%C3%B3n+en+los+archivos+vino+vi
ejo+en+odres+nuevos (consultada 06 de septiembre de 2012) Pág. 10
14
También, es importante destacar la importancia de la norma ISDF como puente
entre las normas de la CIA y las normas sobre metadatos para la descripción de
documentos electrónicos, ya que encabeza el proceso relacional entre
instituciones, funciones y documentos 19 otro punto primordial para aplicar este
tipo de norma en el ambiente electrónico.
Ahora bien, en vista que se ha resaltado que la aplicación de la norma ISDF puede
ser de gran utilidad en el ambiente electrónico, es pertinente vislumbrar también
los antecedentes en cuanto a la descripción a nivel electrónico.
15
la adaptación de la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD
(G) y la Norma Internacional sobre Registros de Autoridad (ISAAR (CPF). La
elaboración de esta norma tuvo como objetivo buscar, recuperar, visualizar e
intercambiar instrumentos de descripción archivística en la red, el cual facilita un
modelo de codificación de instrumentos de descripción, fundamentado en
estándares internacionales (SGML, HTML y XML).21
21
HERNÁNDEZ QUINTANA, Óp. Cit. pág.6
22
KIESLING, Kristi L.R. Descripción Archivística Codificada (EAD): desarrollo y potencial internacional. En
Revista Catalana d’ Arxivística Lligall N° 17 (2001) [En línea] Disponible en:
http://www.arxivers.com/publicacions/revista-lligall/edicions-lligall.html (consultada el 08 de agosto de 2012)
Pág. 75
23
DELGADO GÓMEZ, Alejandro. Metadatos y descripción como representación del contexto archivístico.
En Revista de sistemas de información y documentación Ibersid, N° 1 (2007) [En línea] Disponible en:
http://ibersid.eu/ojs/index.php/ibersid/article/viewFile/3286/3047 (consultada el 09 de octubre de 2012)
Pág.160
24
FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE SOCIEDADES DE ARCHIVÍSTICA. Normas Standards. Información y
documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1:
Principios. ISO 23081-1:2006. En Revista Española de Documentación Científica (En línea)Vol. 31 N° 2
(2008) Disponible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/429/441 (consultado 17 de
marzo de 2013) Pág. 276
16
Además de este modelo existen diversos esquemas de metadatos para la gestión
documental que evidencian información fundamental para la descripción del
contexto del contenido, algunos de ellos son:
Ahora bien, a nivel nacional los antecedentes en cuanto a esta norma son
escasos, pues no se ha encontrado aplicación alguna, por tal motivo se presenta
el desarrollo que ha tenido la normalización de la descripción archivística en el
ámbito colombiano, que de acuerdo con Gamboa 26 ha sido cuestión de gran
evolución, pero que hasta el 2011 se estaba quedando rezagada con la creación y
aplicación de los instrumentos de descripción: FUID Inventario Documental, TRD
(tablas de retención documental)y TVD (tablas de valoración documental) .
17
de principios sobre la descripción archivística, publicada por la Comisión Ad Hoc
sobre Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos en 199227,
En 1994 bajo el análisis del primer borrador de la ISAD (G) y un formato del
Archivo General de la Nación se creó una ficha de descripción documental en
donde se matizan aspectos informativos de fondos históricos, aunque se decidió
no respetar la estructura propuesta por la norma propuesta por la Consejo
Internacional de Archivos.28
27
Ibíd. pág. 3
28
Ibíd. pág. 3
29
COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005. (15, marzo, 2013). Por el cual se
establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de archivos en las entidades
18
cuarto se presenta una problemática conceptual pues no se logra dimensionar el
término “descripción archivística” teniendo en cuenta que se deben tomar
elementos de contexto que no necesariamente se encuentren en el cuerpo del
documento.
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá
D.C., 2013. N° 48754 Pág. 2
30
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto N° 2609 (14, Diciembre, 2012. Por el cual se
reglamenta el título V de la ley 594 parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011, y se dictan otras
disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado. Bogotá D.C. 2012.
31
MENDÉZ RODRIGUEZ. Eva. La descripción de documentos electrónicos a través de metadatos: una visión
para la Archivística desde la nueva e-Administración. En Revista d’Arxius, 2003 N° 2, pág. 15
19
empresas, necesidad que dio origen a la ISDF, con el fundamento de identificar
adecuadamente las funciones y actividades para optimizar la descripción de los
niveles y de las unidades de descripción.
Colombia tuvo un gran desarrollo desde 1998 con los instrumentos de control TRD
TVD y FIUD, no obstante fue un poco desalentador que trascurrieran 15 años sin
que se reflejara algún avance en cuanto a la descripción.
20
1.3 JUSTIFICACIÓN
32
GAMBOA RUIZ, Carlos Álvaro. Óp. Cit. Pág. 2
33
FORERO SOLANO. William Andrés. Aplicación de “la norma internacional sobre los registros de
autoridad de archivos relativos a instituciones personas y familias ISAAR (CPF)” (estudio de caso
en la secretaria general– comisión distrital de sistemas). Trabajo de grado Profesional en Sistemas
de Información, Bibliotecología y Archivística). Universidad de la Salle. Programa de Sistemas de
Información y Documentación. Pág. -6-179
21
Se propone además implementar el instrumento archivístico “la descripción de
funciones” (establecido así en la normatividad colombiana), como una
herramienta de descripción para los profesionales de sistemas de información
Bibliotecología y Archivística, que soporte el contexto de la documentación de las
funciones de una entidad y a la vez la relación con la propia descripción de los
documentos.
22
Pues los usuarios al consultar el documento en un futuro tendrán mucha más
información que complementa y brinda aspectos importantes para la investigación,
son datos como el productor, la función que fundamentó la creación de dicho
documento, y la historia que constituye los cambios que ha tenido la Institución a
lo largo del tiempo.
Otra de las metas que se puede obtener con esta norma en la Universidad Central
es la integración que puede realizar con la parte de calidad la oficina Coordinación
de procesos ya que en la medida en que ellos estén creando los procesos y
procedimientos se puede complementar la descripción de los documentos que se
están realizando, recordando que no todas las funciones procesos ni
procedimientos merecen una Descripción Archivística
Y por último la Universidad Central cuenta con una historia mucho más detallada y
fue elaborada de manera diferente a como la haría un historiador, este es un
insumo con un objetivo netamente archivístico, e impacta en la organización así
como también en la sociedad.
23
4. OBJETIVOS
24
2. MARCO TEÓRICO
34
LLANES PADRÓN, Dunia. Óp. Cit. Pág. 34
25
documentos se basó en la disposición física pero, que era inicialmente por tema, y
seguidamente por año.
Por consiguiente la finalidad de la descripción no era ni para guiar a los usuarios
en sus investigaciones, ni para generar un control sobre los fondos documentales,
tampoco para hacer más fácil la ubicación de los mismos para el archivista de
acuerdo con Duranti35
Luego, en los reinos de Nápoles y Ducado de Saboya hacia los siglos XIV, y XVIII
la elaboración de los inventarios, que se asemejaba más a la forma de guía como
instrumento, se convirtió en una práctica permanente por el archivista,
(archivanus), pues los documentos activos de cada oficina productora se
almacenaban por separado de manera numérica y según su disposición física, con
una concepción por un lado jurídica justificando el hecho de la evidencia
35
DURANTI, Luciana. Origin and Development of the Concept of Archival Description.[En línea] En Archivaria
N° 35 (septiembre 1992) Disponible en:
http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/viewFile/11884/12837 (consultada el 17 de marzo de
2013) pág. 48
36
Ibíd. pág. 50
37
Ibíd. pág. 49
26
documental, manteniéndose el control administrativo para la recuperación de
documentos de cada oficina de los reinos.38
Sin embargo, en Siena, hacia finales del siglo XV y principios del XVI, a causa de
la evolución de la historia científica, la descripción archivística tuvo un cambio
drástico debido al uso del archivo en suma frecuencia para temas culturales e
investigativos, prueba de ello están las citas de los documentos de archivo en
numerosas obras escritas en esta época.40
38
Ibíd. 49
39
Ibíd. 50
40
Ibíd. 49
41
Ibíd. 50
27
trazo por trazo de cada documento, de tal manera de funcionar como sustitutos de
los propios documentos.42
42
Ibíd. 51
43
Ibíd. 49
44
Ibíd. 50
45
Ibíd. 51
28
Oficina de Gestión Documental
Tabla 1 Análisis del concepto de Descripción Archivística a nivel
Internacional
Siglo XX- Definición de descripción
Año y Autor Definición Análisis evolutivo – diferencias
y similitudes
1961- El conjunto de actividades Algo importante es elaborar
Theodore desarrolladas por el archivero instrumentos para hacer más
Schellenberg con la finalidad de elaborar fácil el acceso a la información.
instrumentos de investigación
que faciliten el acceso a los
fondos documentales en
cualquiera de sus niveles
(desde el fondo hasta la unidad
documental simple)46
1974 – El proceso de establecer el Solo se enfocaba en el control
Sociedad de control intelectual sobre los a partir de los instrumentos de
Archivistas fondos mediante la preparación descripción.
Americanos de instrumentos de
(SAA) descripción.47
(glosario)
1977- David El propósito fundamental de un
Gracy programa efectivo descriptivo
archivos es el de establecer un
control físico, administrativo e
intelectual "sobre material de
archivo.48
1985 -Grupo Función importante en el En esa definición se
46
BONAL ZAZO. José Luis. La Descripción Archivística Normalizada, Origen, fundamentos, principios y
técnicas. España: Ediciones Trea, S. L; 2001. Pág. 156
47
DURANTI, Luciana. Óp. Cit. Pág. 47
48
Ibíd. pág. 47
29
de Trabajo procesamiento de material de conceptualiza a los
Canadiense archivo, y los productos de esta instrumentos de descripción
sobre Normas función son los medios de como medios de localización, y
de Descripción localización de varias clases lo vincula con el control
de Archivo que proporcionan a los establecido anteriormente para
administradores el control sobre el archivista, y encontrar la
sus tierras y permitir a los información que satisfaga las
usuarios y archivistas para necesidades de los usuarios.
encontrar información sobre
temas específicos.49
1988 Antonia Es el medio utilizado por el Tiene el mismo fin que la
Heredia archivero para obtener la definición anterior, de acuerdo
información contenida en los con los dos objetivos que
documentos y ofrecerla a los establece; hacer más fácil el
interesados en ella. La control, y brindar información a
descripción persigue dos los usuarios.
objetivos: dar información a los
demás y facilitar el control al
archivero.50
1989- El Proceso de capturar, recopilar, En el 1989 la definición toma
Grupo de analizar y organizar la un nuevo enfoque, el grupo de
Trabajo sobre información que sirva para trabajo sobre normas de la
Normas para identificar, gestionar, localizar e Sociedad de Archivistas
la Sociedad de interpretar las participaciones de Americanos le da una
Archivistas las instituciones de archivo y orientación hacia el proceso, el
Americanos explicar los sistemas de cual abre el espectro, pues la
contexto y los registros de las descripción no solamente se
49
Ibíd. pág. 48
50
HEREDI HEREDIA, Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica Sevilla, 1988 Citado en: GAMBOA RUIZ,
Carlos Álvaro. La descripción archivística en Colombia y su importancia en los archivos universitarios.2008 pág. 2
30
explotaciones que se hace al documento si no al
seleccionaron51 contexto que lo rodea
(Instituciones, sistemas y
registros)
1990- Fredric La descripción archivística es el Al igual que la anterior
Miller proceso de captura, definición, esta incluye
recopilación, análisis, control, aspectos importantes como la
intercambio y el acceso a la que aborda el hecho de
información sobre 1) el origen, capturar, recopilar, controlar, e
el contexto y procedencia de los intercambiar la información,
diferentes conjuntos de registros abriendo el objeto de estudio,
2,) su estructura de ya que antes solamente era el
presentación, 3) su forma y documento y el contenido en
contenido y 4) su relación con sí.
otros registros52
1990-David Una herramienta que sustenta Interesante definición, ya que
Bearman la evidencia de acciones, será de gran utilidad para el
especialmente en entornos desarrollo del proyecto, pues
organizativos automatizados, la se sustenta en la evidencia de
descripción no puede sustentar las acciones, en donde esas
la evidencia de las acciones si acciones son representadas en
ésta tiene lugar mucho después funciones y esa evidencia
de que estas acciones hayan corresponde a los
sucedido53 documentos.
Por consiguiente se pretende,
realizar una descripción de
funciones y estableciendo la
relación con los documentos,
51
DURANTI, Luciana. Óp. Cit. Pág.47
52
LLANES PADRÓN, Dunia. Óp. Cit. Pág. 49
53
TORNEL COBACHO, Cayetano. El centro y la equis: una introducción a la descripción archivística
contemporánea. En anales de documentación Vol. 11 (2008) pág. 261.
31
argumentando de esa manera
la razón de ser de la definición.
1992. Conde Fase del tratamiento archivístico Este autor está de acuerdo con
destinada a la elaboración de Heredia, en que la descripción
los instrumentos de información facilita el conocimiento y el
para facilitar el conocimiento y acceso a los documentos,
consulta de los fondos además concuerda con Gracy
documentales y colecciones de en que dicho proceso conduce
los archivos54 a los profesionales a la
creación de los instrumentos
para llegar a tal objetivo.
1996- Luciana “La identificación de los Esta autora, añade un
Duranti documentos, la asignación de argumento relevante al
un lugar intelectual y físico en el objetivo de la descripción,
todo de los documentos pues considera que esta
auténticos; esto significa la conserva la autenticidad, y
localización y descripción en su fidelidad de los documentos.
contexto, congelando y
perpetuando sus
interrelaciones, asegurando así
que cualquier posible
falsificación sea fácil de
identificar”55
1998 “Información normalizada Además de la autenticidad,
McKemmish y acerca de la identidad, este autor le agregó un
Parer autenticidad, contenido, conjunto de elementos
estructura, contexto y requisitos interesantes (la identidad,
54
CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Dirección
de Archivos Estatales; 1992.
55
LLANES PADRÓN, Dunia. Óp. Cit. Pág. 49
32
esenciales de gestión de los contexto, y requisitos)
documentos”56 importantes para la gestión de
los documentos.
1999 José La descripción de los La descripción es
Ramón Cruz documentos constituye la parte indispensable en la parte final
Mundet culminante del trabajo del trabajo archivístico, sin
archivístico y viene a coincidir embargo debe estar presente
exactamente en su finalidad con al inicio también y más aún en
la de la propia documentación: la gestión electrónica.
informar57 Y en cuanto a la acción de
informar, como uno de los
fines de la descripción no es el
único, está el de localizar la
información, permitir la gestión
del conocimiento, investigativa
y cultural además que registrar
la historia por medio del
contexto y el contenido de los
documentos.
1999 Consejo "La elaboración de una Esta definición reúne la
Internacional representación exacta de la mayoría de los elementos de
de Archivos unidad de descripción y, en su las definiciones anteriores y de
(CIA) caso, de las partes que la las practicas emitidas desde
componen mediante la 1500 antes de cristo
recopilación, análisis, “representación exacta de una
organización y registro de la unidad de descripción”, los
información que sirve para instrumentos de descripción
identificar, gestionar, localizar y con “ las recopilación análisis,
explicar los documentos de organización y registro de la
56
Ibíd. Pág. 49
57
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivología. Madrid, 1999. Citado en: GAMBOA RUIZ, Carlos
Álvaro. La descripción archivística en Colombia y su importancia en los archivos universitarios.2008 pág. 2
33
archivo, así como su contexto y información” amplia el objetivo
el sistema que los ha de realizar una descripción con
producido.”58 “identificar gestionar, localizar
y explicar los documentos” y
por último se encuentran otros
aspectos que requieren ser
descritos además de solo el
documento independiente de
su soporte (físico o electrónico)
“así como su contexto y el
sistema que los ha producido”
2011 “Elaboración de Esta definición defiende la idea
Comisión de representaciones de congruente con las prácticas
Normas documentos de archivo y, en su realizadas en el 1500 antes de
Españolas de caso, de otras entidades cristo en cuanto a las
Descripción archivísticas (agentes, representaciones de
Archivística funciones, etc.). Este término documentos de archivos, y
Archivo también designa los resultados algo interesante es que al igual
General de del proceso”59 que Bearman, incluyen a las
Indias funciones como un elemento
importante del proceso
descriptivo.
2011- Antonia Función archivística que forma En esta definición hay
Heredia parte de la gestión documental y elementos importantes, como
consiste en elaborar incluirlo en la gestión
representaciones de documental, y tiene presente
documentos de archivo, de las entidades archivísticas en
agrupaciones documentales y donde una de ellas es la
de otras entidades archivísticas, función.
58
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripción Archivística. Óp.
Cit. Pág. 16
59
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Óp. Cit. Pág. 13
34
(agentes, funciones, normas,
tema y lugar) a partir de sus
atributos para facilitar el acceso
de los usuarios a la información
contextualizada de sus
contenidos60
Fuente: Elaboración propia
60
HEREDIA HERRERA. Antonia. Lenguaje y vocabulario archivísticos: [algo más que un diccionario]. Sevilla:
consejería de cultura, 2011.
35
cada quien sin necesidad de ubicarlos en un solo lugar, lo que hace que tal
principio se mantenga pero con una concepción diferente.61
A nivel nacional así como se estableció en los antecedentes hubo un gran avance
hasta 1998 con los instrumentos de control TRD TVD y FIUD, sin embargo
pasaron 15 años sin que se reflejara algún avance en cuanto a la descripción,
pues solo hasta el 2011 se ha empezado a revisar las normas internacionales para
homologarlas, en consulta pública se encuentra la adaptación de la ISDF para que
los profesionales realicen sus debidas observaciones, en años anteriores el tema
estaba un poco olvidado pues solamente se encontraron siguientes resultados62.
En el año 2000, con la ley 594 (ley general de archivos) se inició una socialización
e implementación de los dos instrumentos de descripción más conocidos,
pensando en abarcar todos los tipos de documentos además de los de carácter
histórico, para ello se crearon las Tablas de Retención Documental e Inventario
61
BONAL ZAZO. José Luis. La Descripción Archivística Normalizada, Origen, fundamentos, principios y
técnicas. Óp. Cit. Pág. 178
62
La ISDF está en consulta pública en la página del ICONTEC de la adaptación elaborada por el comité de
clasificación y descripción del Archivo General de la Nación.
36
Único Documental, especialmente en el ámbito público a nivel distrital y
departamental.63
63
RUIZ ROSALES. Adriana del pilar. Análisis de la descripción documental en los archivos de la
administración pública central en Colombia a partir de las normas internacionales: caso ministerio de hacienda
y crédito público y ministerio de minas y energía. Bogotá, 2009. Trabajo de grado (Profesional en Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística) Universidad de la Salle. Programa de sistemas de información
Bibliotecología y archivística. Pág. 79
37
representaciones que permitan además se recomienda cambiar el
su identificación, localización y título de la definición a descripción
recuperación de su archivística.
información para la gestión o
la investigación64
AGN Descripción Archivística: Esta definición esta al mismo nivel
NTC4095- “El conjunto de actividades del concepto de 1961 de
1997 que desarrolla el archivo para Schellemberg, es decir toman como
producir catálogos, índices, elemento principal a los
inventarios y otros, los cuales instrumentos para definir la
son instrumentos descriptivos descripción archivística y su efecto
o de consulta de los en la consulta efectiva de la
documentos”65 información.
AGN Descripción documental: Esta definición concuerda con los
Acuerdo N° “Fase del proceso de conceptos establecidos antes de
027 – 2006 organización documental que 1989, pues se considera que los
consiste en el análisis de los únicos que merecen ser descritos
documentos de archivo y de son los documentos y sus
sus agrupaciones, y cuyo agrupaciones, en consecuencia de
resultado son los instrumentos ello, es el título mal propuesto en el
de descripción y de consulta”66 acuerdo 027 del AGN.
2009 – Luis Descripción documental: Es Esta definición incluye elementos
Fernando la última de las fases del importantes como los estándares
Sierra proceso de organización internacionales, sin embargo con la
documental y su utilidad radica nueva era de la tecnología la
en extraer los elementos descripción no solamente se realiza
descriptivos fundantes de las en el proceso de la organización,
64
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 07. (29, junio,1994) Reglamento general de
archivos. Bogotá D.C.1994. Pág. 32.
65
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma general para la
descripción archivística. Pág. 6 (NTC 4095)
66
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo N° 027. (13, Octubre, 2006). Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 20006 N°46528 Pág. 4
38
agrupaciones documentales, sino que debe estar presente desde
así como la construcción de la producción y recepción del
instrumentos de referencia y documento, también se recomienda
control ( censos, guías, cambiar el título de la definición a
Inventarios, Catálogos, y descripción archivística, ya que
bancos terminológicos), a permite que se realicen otro tipo de
partir de estándares descripciones además de las del
internacionales: ISAD (G), propio documento.
ISAAR (CPF), ISDF, Y
ISDIHA.67
Archivo de Proceso que procede a la Esta es quizás la definición más
Bogotá – clasificación, la descripción acertada para esta labor archivística
2011- guía archivística es entendida a nivel nacional, ya que es
de como la representación congruente con la que presenta la
descripción estructurada del contenido CIA a nivel internacional.
de informativo de los documentos
documentos de archivo y su contexto de
creación, y se constituye en un
proceso indispensable para la
generación de instrumentos de
consulta que permitan acceder
a los acervos archivísticos.68
Acuerdo Descripción Colectiva de Lo importante de esta definición es
005 del fondos: Obedece a un que se tienen en cuenta otras
2013 proceso sistemático que debe etapas del ciclo de vida del
ser realizado en las diferentes documento diferente a la
fases del archivo, iniciando organización, sin embargo es
67
SIERRA ESCOBAR. Luis Fernando. Tablas de Retención documental enfocada a procesos (TRDP): una
propuesta emergente en tiempos de cambio. En: Códice Vol. 5 N° 2 ( julio-diciembre 2009) Pág. 169
68
ARCHIVO DE BOGOTÁ. Guía de descripción documental Modulo integrado de descripción de archivos
MIDA´S experiencia archivo de Bogotá: [En línea] Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig/ProcedimientosYFormatos/GUIAS%5C2215100GS031.pdf (consultado
21 de agosto de 2013) Pág. 3.
39
con el registro y radicación recomendable cambiar la
oficial en las áreas de gestión denominación de tal manera que
documental o quien haga sus permita elaborar descripciones
veces en la entidad y diferentes a los propios
continuando durante la fase de documentos.
archivo de gestión hasta su
transferencia en el archivo
central e histórico de cada
entidad cuando corresponda69
Fuente: Elaboración propia
69
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005. Óp. Cit. Pág. 5
70
MDM Pág. 172 Citado por: BONAL ZAZO. José Luis. La descripción Archivística normalizada, Origen,
fundamentos, principios y técnicas. . España: Ediciones Trea, S. L; 2001. Pág.171.
40
2.1.2.1Origen de la descripción multinivel
La segunda teoría, la integran los autores que opinan que el origen está en la
corriente bibliotecológica, principalmente en la creación de la ISDB (la descripción
bibliográfica Internacional normalizada), Hugo Stibbe por ejemplo indica que en las
ISDB fundamenta la descripción en varios niveles, en donde el primer nivel
comprende información general del documento, y en los siguientes niveles se
describe información más puntual de acuerdo a cada parte del documento. No
obstante, cabe aclarar que las descripciones realizadas en los diferentes ámbitos
(bibliotecológico y archivístico) son totalmente diferentes así como se establece en
la siguiente tabla. 72
71
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág. 171
72
HUGO STIBBE. Multilevel description in archives. Pág. 320 Citado por BONAL ZAZO. José Luis. La
Descripción Archivística Normalizada, Origen, fundamentos, principios y técnicas. España: Ediciones Trea, S.
L; 2001. Pág.172
41
Oficina de Gestión Documental
Tabla 3. Diferencias de descripción en los dos ámbitos de las ciencias de la
Información, bibliotecología y archivística
Ámbito Bibliotecológico Ámbito archivístico
Niveles de El sentido del nivel en el ámbito El sentido del nivel de descripción
descripción bibliotecológico va orientado al en el ámbito archivístico va de la
análisis de exhaustividad que mano con las unidades de
requiera un recurso, descripción o agrupaciones
(Manuscritos, Publicaciones documentales (fondo, sección,
seriadas, Material cartográfico, serie, subserie, expediente,
recursos electrónicos, Unidad documental)
videograbaciones y
grabaciones sonoras)
Resultado El resultado del proceso es El resultado del proceso son
de la solamente un registro varios instrumentos de
descripción bibliográfico, que de acuerdo descripción de acuerdo con los
con Bonal corresponde a una niveles, lo cual corresponde a
sola descripción. varias descripciones
interrelacionadas.
Objeto de El objeto de descripción son los A demás del propio documento,
descripción documentos independientes son también las agrupaciones
reconocidos como Recursos. documentales, y por la naturaleza
de la disciplina se le añade un
nuevo elemento como objeto de
descripción, la función como
unidad de descripción del
contexto del documento.
42
Fuente: Elaboración propia basados en los fundamentos teóricos de Bonal Zazo
(La Descripción Archivística Normalizada Origen, fundamentos principios y
técnicas)
La tercera teoría, la reúnen los autores que opinan que la descripción por niveles
tiene su origen de las prácticas archivísticas, Francoise Hildesheimer por ejemplo
muestra una serie de subdivisiones del fondo como representaciones de los
niveles, parecidos a los de la descripción multinivel en su procedimiento de
preparación de guías; así mismo Bonal, menciona que los principios de la
descripción multinivel están presentes en los instrumentos de descripción
elaborados independientemente de su fecha su denominación o su país, estos
representan en si a un nivel de descripción. 73
73
Ibíd. Pág. 172
74
Ibíd. pág. 175
75
Ibíd. pág. 175
76
BARBADILLO ALONSO, Javier Óp. Cit. Pág.30
43
El segundo grado corresponde a la relación jerárquica de los niveles de
descripción resultantes en el primer grado, pues deben estar atados
recíprocamente respetando el principio de procedencia, y siguiendo la estructura
de clasificación ya identificado.77
77
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág. 177
78
Ibíd. pág. 178
44
agrupación de documentos de cualquier formato (físico o electrónico) manejado
como un todo, también denominado objeto sobre el cual se basa la descripción.79
Igualmente hay dos tipos de niveles: los niveles intelectuales los cuales describen
información global, acordes con el ejercicio archivístico del principio de
procedencia pues se realzan solo en las unidades del fondo a la sección, de
acuerdo con el modelo británico esta descripción se denomina Macro-descripción,
y los niveles físicos que se caracterizan por unidades que identificamos de manera
real y que por la organización natural pueden conformar los niveles intelectuales
estas descripciones están comprendidas en las unidades desde la serie hasta el
documento,82 siguiendo el modelo británico estas descripciones son denominadas
Micro-descripciones, así está establecido gráficamente en el siguiente cuadro.
79
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág.179
80
Ibíd. pág. 180
81
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripción Archivística. Óp.
Cit. pág.17
82
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág.185
45
Gráfica 2 Relación de unidades de descripción dentro del nivel intelectual y nivel
físico
46
información detallada del contenido de los expedientes o de las unidades
documentales, 84 no obstante de acuerdo con Bonal es difícil determinar qué
elementos deben ser utilizados en cada nivel de descripción, y se aconseja
seguir la norma ISAD(G) y evaluar de acuerdo al manejo terminológico y practico
85
de cada archivo en determinada entidad los elementos que se requieran.
84
ESTEBAN NAVARRO. Miguel Ángel Ibíd. Pág. 19
85
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág.193
86
ESTEBAN NAVARRO. Miguel Ángel. Óp. Cit. Pág. 19
87
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág.197
88
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág.202
47
2.1.3 Instrumentos de descripción
89
MILLER. Frederick. Ordenación y descripción de archivos manuscritos .Bogotá D.C: Archivo General de la
Nación; 1998 pág. 140
48
inventario está compuesto por las siguientes de investigación y que son
partes: solicitados frecuentemente,
- Información introductoria constituyen a un beneficio mucho
- Historia de la dependencia mayor para el investigador como
- Nota sobre el alcance y contenido de los usuario.
fondos c) Auxiliares descriptivos
- Descripciones de las series colectivos resumidos: Son
- Listas del contenido instrumentos de descripción
- Índices utilizados para conectar y
- Apéndices comunicar información de
Para el caso colombiano, la mayoría de estas diferentes fondos, pertenecientes
partes corresponden a instrumentos de a diversas entidades de forma
descripción diferentes y se pueden equiparar colectiva.
de la siguiente manera:
-Historia de la dependencia = Historia
Institucional
-Descripciones de las series = Cuadro de
clasificación y/o tablas de retención
documental
- Listados de contenidos = Inventario único
documental
- Índices = Índices
d)Auxiliares Integrados (índices y
catálogos):Corresponden a instrumentos ya
conformados en un sistema en donde en
primera medida está el catálogo, el cual
muestra la descripción de cada unidad
documental de forma exhaustiva,
especialmente para los archivos y documentos
de carácter histórico, para que la búsqueda se
pueda realizar de manera adecuada se utilizan
49
los índices pues su objetivo es proveer acceso
a toda los expedientes necesarios que
compartan las mismas características y de
esta manera los investigadores encuentran
solamente la información que necesiten.
Fuente: Elaboración propia basados en los fundamentos teóricos de Frederick
Miller (Ordenación y Descripción de Archivos y Manuscritos)
90
BARBADILLO ALONSO, Javier. Óp. cit. Pág. 17
50
solamente se habla de “metadatos”, pues bien, teniendo en cuenta que los
metadatos son información descriptiva es necesario vincular teóricamente a la
descripción archivística como la actividad intelectual que utiliza a los metadatos
para informar sobre los documentos y su contexto, la prueba de ello son las
normas ISO 15489, y la ISO 30300 la descripción ni siquiera aparece como uno de
los procesos esenciales de los sistemas de gestión documental.
Por tal razón, es pertinente mostrar la relación que tienen los documentos
electrónicos con la descripción y en especial con el objeto de esta investigación, la
descripción de funciones, esa correlación se encuentra desde el mismo estudio
de cualquier sistema pues según barbadillo se realiza desde dos enfoques
“considerando su estructura y analizando sus funciones”. 91
91
Ibíd. Pág.18
92
Ibíd. Pág.34
51
Gráfica 3 Elementos que intervienen en la descripción de una unidad de
descripción
Documentos
Normas Agentes
Unidad de
descripción
Lugares Funciones
Materias
93
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones. Óp.
Cit. Pág. 7
52
manera: “atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que
realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada” 94
94
FERNÁNDEZ GIL, P. Identificación y valoración de los documentos tramitados en las oficinas municipales.
La experiencia en el Ayuntamiento de Alcorcón. En: Actas de las I Jornadas de Metodología para la
Identificación y valoración de fondos documentales de las Administraciones Públicas. Madrid, Ministerio de
Cultura, 1992: Citado por: RIVAS FERNÁNDEZ, Bernal. La relación de la valoración con los procesos
archivísticos Identificación documental En: CONGRESO ARCHIVÍSTICO NACIONAL( 2013: Costa Rica)
Ponencia Pág. 4.
95
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones .O p Cit.
pág. 10.
96
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓNARCHIVÍSTICA. Óp. Cit. Pág. 15
97
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación
archivística. 2012 México. (En línea) Disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCuadroClasificacion06072012.pdf (consultada
13 de noviembre 2013) pág. 16
98
LA TORRE MERINO, José Luis; Martín-Palomino y Benito, Mercedes. Metodología para la
identificación y valoración de fondos documentales. Madrid. Ministerio de Educación,
53
Por otro lado están las funciones específicas las cuales desarrollan la misión y
representan la razón de ser de la institución, estas a su vez están clasificadas en
dos por La torre, la primera corresponde al segundo nivel, que son las funciones
de los organismos o unidades administrativas, y la segunda son aquellas de las
personas productoras en cada una de esas unidades.99
Cultura, 2000Citado por: RIVAS FERNÁNDEZ, Bernal. La relación de la valoración con los procesos
archivísticos Identificación documental En: CONGRESO ARCHIVÍSTICO NACIONAL (2013: Costa Rica)
Ponencia. Pág. 5.
99 99
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación
archivística. 2012 México Óp. Cit. Pág.16.
100
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican.
España: Ediciones Trea, S.L 2011. Pág. 164
54
producción y conservación de los llamados documentos de apoyo o
facilítatelos, además justifica las razones de ubicación física de los documentos
congruentes con los principios de a archivística (orden original y de
procedencia).101
101
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Ibíd.
Pág. 165
102
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Ibíd.
Pág. 167
103
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Ibíd.
Pág. 168
55
Sirve de guía para la elaboración de dichos instrumentos, en especial al
proceso de la identificación de series, aunque no sea ese el objetivo el de
hacer una descripción de funciones. Ya que como se ha mencionado antes, la
meta es brindar una descripción completa que integra los documentos de
archivo y su contexto.
104
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Ibíd.
Pág. 167
105
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Ibíd.
Pág. 167
56
siguientes elementos (actividad procedimiento, proceso, y la misma función) es
decir sirve también para todo tipo de subdivisión. 106
57
3. MARCO NORMATIVO
Articulo Análisis
Articulo Análisis
Artículo 48. Cuando por motivo de Para los fines de este trabajo una
reorganización de una dependencia o descripción de funciones de manera
de traslado de funciones de una archivística, beneficiará a documentar
110
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Constitución Política de Colombia de 1991. Bogotá,
D.C, 2004 .Pág. 43
58
entidad a otra, o por cualquier otra esa parte histórica de una entidad, en
causa se supriman cargos de carrera razón a ese traslado o supresión de
desempeñados por empleados funciones; y de acuerdo al personaje
inscritos en el escalafón, éstos tendrán que las ejecuto.
derecho preferencial a ser nombrados
en puestos equivalentes de la nueva
planta de personal, o en los existentes
o que se creen en la entidad a la cual
se trasladen las funciones.111
Ley 909 de 2004: por la cual se expiden normas que regulan el empleo
público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones.
Artículos Análisis
111
COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 100. (23,Diciembre, 1993)Por la cual se crea el sistema
de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Diario oficial. Bogotá, D.C., 1993. No 41148.
59
asesoría del Departamento
Administrativo de la Función Pública,
universidades públicas o privadas, o de
firmas especializadas o profesionales
en administración pública.
60
b) Cumplimiento. Todos los índices.
empleados deberán cumplir
cabalmente las normas que regulan la
función pública y las funciones
asignadas al empleo112
Artículos Análisis
112
COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 909. (23, septiembre, 2004) Por la cual se expiden
normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2004. N° 45680.
61
Artículo 3°. Niveles jerárquicos de los Los niveles jerárquicos que establece
empleos. Según la naturaleza general este artículo, pueden guiar las
de sus funciones, las competencias y jerarquizaciones de las descripciones
los requisitos exigidos para su archivísticas de funciones, este puede
desempeño, los empleos de las ser un estilo para poder realizar la
entidades u organismos a los cuales descripción
se refiere el presente decreto se
clasifican en los siguientes niveles
jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel
Asesor, Nivel Profesional, Nivel
Técnico y Nivel Asistencial.113
113
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 770. (17, Marzo, 2005.). Por el cual se
establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a
los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la
Ley 909 de 2004. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2005. No 45855.
62
4.3 Nivel Profesional. Agrupa los (producen documentos importantes
empleos cuya naturaleza demanda la para la gestión misional pero enfocado
ejecución y aplicación de los a la toma de decisiones como por
conocimientos propios de cualquier ejemplo conceptos)
carrera profesional, diferente a la
técnica profesional y tecnológica, Funciones del nivel profesional
reconocida por la ley y que según su (producen documentos importantes
complejidad y competencias exigidas, para la gestión misional, pero enfocado
les pueda corresponder funciones de a productos, como por ejemplo los
coordinación, supervisión y control de proyectos)
áreas internas encargadas de ejecutar
los planes, programas y proyectos *Funciones del nivel técnico: (Producen
institucionales. documentos algunos importantes otros
no, pues documentan actividades
4.4 Nivel Técnico. Comprende los
técnicas y de apoyo como por ejemplo
empleos cuyas funciones exigen el
Facturas)
desarrollo de procesos y
*Funciones del nivel asistencial:
procedimientos en labores técnicas
(producen documentos netamente de
misionales y de apoyo, así como las
apoyo también denominados
relacionadas con la aplicación de la
facilitatívos, como por ejemplo las
ciencia y la tecnología.
planillas de relación de funcionarios)
4.5 Nivel Asistencial. Comprende los
empleos cuyas funciones implican el
ejercicio de actividades de apoyo y
complementarias de las tareas propias
de los niveles superiores, o de labores
que se caracterizan por el predominio
de actividades manuales o tareas de
simple ejecución114
114
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Ley 443. (11, Junio, 1998.) Por la cual se expiden
normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1998. N°
43320.
63
Ley 443 de 1998 por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa
y se dictan otras disposiciones
Artículos Análisis
(Elaboración Propia)
64
4. MARCO METODOLÓGICO
Para los fines de esta propuesta se empleará la metodología del estudio de caso
que de acuerdo con Young, “un dato que describe cualquier fase o el proceso de
la vida entera de una entidad en sus diversas interrelaciones dentro de su
escenario cultural”115 y en este sentido se pretende que la descripción archivística
de funciones sea una de las fases que comprendan la vida de la Universidad como
organización.
116
DIAZ, Sergio; MENDOZA Víctor; PORRAS, Cecilia. Una guía para la elaboración de estudios de caso. En
Revista Electrónica en América Latina Especializada en Comunicación [En línea] N° 75 (Feb- Abr 2011).
Disponible en: http://www.razonypalabra.org.mx/N/N75/varia_75/01_Diaz_V75.pdf (consultado el 13-09.2013)
pág. 5
117
STAKE, R. E. Investigación con estudio de casos. Madrid, Ediciones Morata S.L. (1998).pág. 26
65
Además se procuró representar en el trabajo un análisis de los beneficios que
obtuvo la aplicación de la norma en la Institución de tal manera que me permitiera
generar una serie de estrategias para las entidades que la vayan aplicar, para este
aspecto el trabajo se ubica dentro de una clasificación que realiza Rodríguez como
Microetnografía la cual “se ocupan de pequeñas unidades o actividades
específicas de una organización”118.
Fuente
Categoría
Funciones -
Funciones - Funciones - Funciones -
Funciones - Funciones - Funciones - Universidad Observaciones
Estatuto- Estatuto- Estatuto de
Estatuto de Estatuto de Estatuto de Central
Borrador de Borrador de 2012
1966 1977 2004 Página
2002 2003 (actual)
Principal
(Elaboración propia)
118
RODRIGUEZ. Gregorio. Citado por DIAZ, Sergio; MENDOZA Víctor; PORRAS, Cecilia. Una guía para la
elaboración de estudios de caso. En Revista Electrónica en América Latina Especializada en Comunicación
[En línea] N° 75 (Feb- Abr 2011). Disponible en:
http://www.razonypalabra.org.mx/N/N75/varia_75/01_Diaz_V75.pdf (consultado el 13-09.2013) pág. 15
119
STAKE, R. E Óp. Cit. Pág. 42
66
Para diligenciarlo se recogieron los siguientes documentos
Manual de funciones
Manual de procesos y procedimientos
Estatutos antiguos y actuales de la Universidad Central
Estatuto actual de la Universidad Central
Informes de reestructuración de la organización
Aplicación:
Luego de la recolección de toda la información necesaria se realizó la aplicación
propiamente de la norma a un total de 6 funciones de la Universidad Central;
muestra explicada más adelante.
Triangulación
La triangulación corresponderá a la elaboración de un DOFA, identificando las
debilidades, oportunidades, fortalezas, y amenazas de la aplicación de la norma
en un contexto universitario, de acuerdo a la aplicación ejercida en las 6 funciones
elementos que se colocaron en la interpretación de los resultados. (Ver anexo 1)
Y por último se elaboró una discusión que tendrá una propuesta de aplicación
para las entidades que decidan realizarlo de acuerdo con los resultados
obtenidos.
120
FORERO SOLANO. William Andrés. Óp. Cit.
67
Oficina de Gestión Documental
68
información. n de toda la
información
Formato de Tabla tomada de: (la norma internacional sobre los registros de autoridad de
archivos relativos a instituciones personas y familias ISAAR (CPF)” (estudio de caso en la
secretaria general– comisión distrital de sistemas de William Forero)
121
Mª Cristina Martín-Crespo Blanco (1), Ana Belén Salamanca Castro
69
documentos122, se identificaron un grupo de 6 categorías generales pensando en
una clasificación global para normalizar a las Instituciones de Educación Superior
las Categorías son:
Administrativa
Docencia
Extensión
Gestión académica
Investigación
Régimen y/o normatividad
122
BARBADILLO ALONSO, Javier. Óp. Cit. Pág. 104
70
acuerdo con lo reglamentado académicas.
en las leyes laborales vigentes
y las políticas de la
Universidad.
Docencia Hacer seguimiento del Este elemento siempre ha
desempeño de los docentes y estado presente en la
presentar ante el vicerrector universidad, pues son los
académico los informes docentes los que educan y
correspondientes trasmiten todo el conocimiento
a los estudiantes.
Extensión Diseñar, proponer, desarrollar Esta temática está dentro de
y coordinar los programas de las funciones que refuerzan la
posgrado y educación misión de la universidad, ya
continuada del departamento que se enfoca en el apoyo
hacia la formación de capital
social y cultural objetivo que
se pretende cumplir en dicha
misión.
Gestión Dirigir y coordinar el proceso Es una temática fuerte en la
académica de autoevaluación permanente universidad, ya que
de los programas académicos comprende todas aquellas
de pregrado y postgrado, en actividades que fortalecen a
todas las áreas y modalidades las áreas académicas en su
y proponer al Rector y al gestión hacia los estudiantes.
Consejo Académico las
modificaciones que estime
convenientes.
Investigación Promover el trabajo Esta temática está dentro de
interdisciplinario entre las las funciones que refuerzan la
facultades y los grupos de misión de la universidad, ya
investigación en torno al que la investigación es uno de
71
desarrollo conjunto de los aspectos por el cual se
proyectos de investigación en genera conocimiento
relación con las áreas novedoso uno de los objetivos
estratégicas definidas de contemplados en dicha misión
investigación.
Régimen o Expedir y modificar el estatuto Esta temática es importante
normatividad general de la universidad y porque son los lineamientos
vigilar su pleno cumplimiento por los cuales es regida a
Universidad, su actuar, decidir
construcción, desarrollo e
historia está en ella.
72
5. APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF
La ISDF es una norma Internacional que fue elaborada por el comité de buenas
prácticas y normas profesionales del Consejo Internacional de Archivos (ICA) que
sirve de guía para crear descripciones de funciones de entidades en relación a su
tarea de producir y conservar documentos, y determina qué tipo de información es
necesaria para dicha descripción.
Estas son:
123
BYRUM. John D. (1999, Agosto). ISO 639-1 e ISO 639-2: normas internacionales de códigos de lengua.
ISO 15924: norma internacional de nombres de escrituras. Comunicación presentada al 65th IFLA Council and
General Conference. Bangkok, Thailand. Consultado el 12/11/2014 Disponible
en: http://www.ifla.org/IV/ifla65/papers/099-155s.htm
124
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Códigos para la representación de
nombres de países y sus subdivisiones -Parte 2: Código de subdivisión de país, Ginebra: Organización
Internacional de Normalización, 2007 (Consultado el 12/11/2014) Disponible en :
http://www.iso.org/iso/home/standards/country_codes.htm
73
5.1 CARACTERIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL
125
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Elementos de datos y formatos de
intercambio – Intercambio de información –Representación de fechas y horas, Ginebra: Organización
Internacional de Normalización, 2004 (Consultado el 12-11-2014) Disponible en:
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40874
74
(Elaboración propia)
Los tres tipos relaciones documentadas en la norma están vinculadas con las
funciones de la siguiente manera; la temporal visualiza un recorrido histórico, la
jerárquica permite reflejar esa descripción multinivel propuesta para la descripción
de funciones y la asociativa refleja los vínculos y agrupaciones que se puedan dar
entre los diferentes aspectos reflejados en la estructura estipulada anteriormente,
incluso en un mismo nivel, es decir a modo de ejemplo entre un proceso con otro
proceso, aspecto que se explicará gráficamente más adelante en el informe
estadístico.
1.ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
Elemento Recomendación
1.1 Tipo Para este campo es recomendable que las entidades definan
que significa los tipos de función que puedan clasificarse, e
identificar y clarificar qué diferencias hay una de otra (no es
lo mismo una actividad a un procedimiento) Importante para
realizar las relaciones que la norma permite realizar. Este
75
aspecto puede ser temporal, ya que para una mejor
normalización estas definiciones deben ser definidas a nivel
internacional de tal manera que todas las instituciones
puedan describir las mismas funciones bajo los mismos
parámetros.
1.2 Forma(s) Colocar el denominación de la función tal cual como se está
autorizada(s) del reglamentada y o divulgada, para el caso de la Universidad
nombre algunas de las funciones fueron seleccionadas del Estatuto
Acuerdos, y la página principal.
1.3 Forma(s) Se debe colocar otra forma de denominar la misma función a
paralela(s) del describir, al igual que en la parte bibliotecológica se utiliza
nombre otro idioma, para el caso de la Universidad todas las
funciones se escribieron en inglés.
1.4 Otra(s) No aplica para la Universidad Central, la única forma paralela
forma(s) del encontrada fue en la parte histórica, pues el nombre de la
nombre función proceso, actividad etc. ha sido modificado a lo largo
de los años, este tipo de información ha sido consignada en
el área del contexto.
1.5 Clasificación Para diligenciar este campo es necesario realizar un cuadro
de clasificación funcional Temporal (Ver anexo 2), y poder
clasificar todas las funciones descritas, sin embargo una
recomendación para el ámbito internacional, es establecer un
sistema de clasificación general, colocando solamente las
temáticas identificadas por tipo de Entidad, para las
instituciones que decidan aplicar la norma la recomendación
es que deben identificar que funciones merecen ser descritas
para que solamente estas sean codificadas, las funciones
relacionadas no necesariamente deben ir codificadas, habría
que pensarlo si estas descripciones se fueran a realizar en
un ambiente electrónico.
76
2 ÁREA DE CONTEXTO
Elemento Recomendación
2.1 Fechas Se debe colocar la fecha o un rango de fechas de inicio y
finalización de la función, se recomienda que se defina un
estándar para consignar el orden de la fecha (aaa-mm.dd), y
a continuación registrar un dato que complemente la
información de dicha fecha (Probable, conocida,
documentada, aproximada etc.) si la función sigue
desarrollándose actualmente no es obligatorio registrar una
fecha final.
2.2 Descripción La norma indica que en este campo sea registrado el
objetivo, finalidad o alcance de la función que se esté
describiendo.
2.3 Historia Registrar un resumen histórico de la función, los elementos
que ayudan a documentar la historia son:
-Los cambios en la denominación de la función a través del
tiempo.
-Las dependencias a las cuales se les han asignado la
función que se esté describiendo.
-Transformaciones que han tenido las dependencias dueña
de la función en cuanto al nombre, divisiones, uniones,
articulaciones a otros departamentos etc.
-Los cargos a los que se les han asignado la respectiva
función y sus modificaciones en cuanto al título del cargo y
cambio de oficina.
-Para la universidad Central fueron de gran insumo las
resoluciones y estatutos reglamentados por el consejo
superior para obtener esta información.
5.2.4 Legislación En este campo se debe documentar cualquier
normatividad de tipo externo e interno (ley, acuerdo
Decreto, manual, directiva, regla etc.) Que
77
fundamente la creación, modificación o restricción de
la función.
3 ÁREA DE RELACIONES
Recomendación General:
Para el área de relaciones se sugiere, establecer una estructura definida sobre el
orden de registrar las relaciones que permite documentar la norma, para el caso
de la Universidad Central se registraron primero las relaciones asociativas, luego
las de tipo Temporal y por ultimo las de tipo jerárquico.
Elemento Recomendación
3.1 Forma(s) Colocar el denominación de la función tal cual como se está
autorizada(s) del reglamentada y o divulgada, las funciones relacionadas se
nombre identificaron con una investigación con los documentos
/Identificador de institucionales (Estatutos, procesos y procedimientos y Tablas
la función de Retención Documental)
Relacionada
3.2 Tipo En este campo se empieza a visualizar la categorización de
las funciones establecida inicialmente si es (Función, proceso,
procedimiento, actividad)
3.3 Categoría de Solamente hay tres tipos de categorías:
relación Temporal: Identificar que función es heredera de la que se
esté describiendo o viceversa.
Jerárquico: Identificar con que otro tipo de función (Proceso,
procedimiento, actividad) está vinculada con la que se esté
describiendo, para el caso de la universidad se registraron
este tipo de relaciones con la estructura definida.
Asociativa: Registrar otro tipo de relaciones encontradas que
no son posibles reconocer en las anteriores relaciones, para
el caso de la Universidad se colocaron aquellas que permiten
una agrupación u aglomeración entre diferentes funciones de
diversos cargos y dependencias.
78
Para mayor claridad observar las gráficas 1, 2, 3 explicadas
anteriormente.
3.4 Descripción En este campo se argumenta por qué se registró la categoría
de la relación de relación en el campo anterior, y que caracteriza la unión de
las dos funciones relacionadas.
3.5 Fechas de la Registrar el rango de la fecha (inicial y en lo posible de la final)
relación de duración de la relación entre la función descrita y la que se
está relacionando.
79
utilizadas internas de la entidad. (ISDF, ISAD (G), cuadros de
clasificación, Tablas de retención Documental etc.).
4.4 Estado de Documentar el estado de la descripción realizada en la ficha,
Elaboración Borrador, revisada, eliminada o finalizada, con el objetivo de
que el usuario identifique en qué momento se encuentra la
descripción.
4.5 Nivel de De acuerdo con la norma hay tres maneras de registrar el nivel
Detalle de detalle de la descripción (básico, parcial y completo) según
los campos diligenciados e la ficha.
4.6 Fechas de En este campo se coloca la fecha de realización, actualización
creación, revisión y eliminación de la ficha de la descripción, se recomienda
o eliminación seguir el mismo parámetro de orden de la fecha.
4.7 Lengua(s) y Registrar el lenguaje en el que fue elaborada la descripción
escritura(s)
4.8 Fuentes Enlistar todos los documentos, normas, paginas libros videos
etc. consultados para realizar dicha descripción.
4.9 Notas de Registrar las observaciones, e información que permita una
Mantenimiento actualización de la descripción (inconvenientes, situaciones
actuales de la entidad, recomendaciones etc.) además se
puede colocar el nombre de la persona quien realiza la
descripción.
5 VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS
Recomendación General:
Esta corresponde a la segunda parte de la norma, en donde el objetivo es
relacionar tres elementos:
Instituciones: (Entidad productora de los documentos y dependencias
directamente relacionadas)
Documentos de archivo: Registrar las relaciones directamente con los documentos
producto tanto de la función descrita como de las funciones relacionadas.
Otro recurso de información: Registrar otro documento con la que esté
80
relacionada la función, libro articulo página web.
Elemento Recomendación
5.1 Identificador Registrar el forma única del nombre de: la institución o
y forma(s) dependencia que realiza las funciones, Documento producto
autorizada(s) del de las funciones descritas relacionadas, o el título del recurso
nombre /título de de información registrado si lo tiene.
la entidad
relacionada
81
con lo reglamentado en las leyes laborales vigentes y las políticas de la
Universidad” 126 de acuerdo con la muestra y el cuadro elaborado a partir del
análisis está función se encuentra comprendida entre las funciones de la temática
administrativa en la cual se desenvuelven y complementan las áreas académicas,
fue seleccionada de acuerdo al análisis de los valores primarios, (administrativos
contables, fiscales, jurídicos y legales) ya que la elaboración de la nómina
contiene todos los valores primarios establecidos y puede representar de manera
significativa en su totalidad las funciones administrativas de la universidad.
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
126
UNIVERSIDAD CENTRAL/Red académico administrativa interna /Recursos Humanos/ Directorio.
Funciones. [en línea] Disponible en:
http://rai.ucentral.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=39&Itemid=465 (consultada el
19 de octubre de 2013)
82
Humanos) fue creado en aproximadamente
1981, bajo la coordinación de Myriam León, en
donde probablemente fue asignada esta función
a la oficina.
Posiblemente la función actualmente descrita
es heredera de la una función que tenía el
Síndico de la época desde 1966 “Cobrar y
recibir los, dineros y otras especies que se
adeuden a la. Fundación; hacer los pagos que
correspondan a la misma, previa autorización
del Consejo Superior, o del Rector.”127
127
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo superior tomo 1.Estatutos. Capítulo V 1966
Pág. 7
128
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL .Archivo. Estatutos Capitulo XIV 1978 Pág.16
129
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Código sustantivo de Trabajo. Bogotá
D. C. Diario Oficial No 27.407.1950. (en línea) Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33104 (consultado el 12/11/2014)
83
efectúa una deducción por retención en la
fuente, solicitud de certificados de intereses y
corrección monetaria, certificados de pago por
salud y educación.
130
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Decreto 2245 de 2012. Bogotá
D.C. Diario Oficial 48600. 2012 (en línea) Disponible en :
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50140 (consultado el 12/11/2014)
131
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Ley 100 de 1993. Bogotá D.C.
Diario Oficial 41148. 1993. Bogotá D.C. 1993 (en línea) Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5248 (consultada el 12/11/2014)
84
personal, ahora la ejecuta el coordinador de
nómina.
3.2.5 Fechas de la 1981
relación
33 Tercera relación
3.3.1 Forma(s)
autorizada(s) del Nómina y honoraros
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.3.2 Tipo Proceso
3.3.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.3.4 Descripción Proceso documentado por la oficina de
de la relación Recursos Humanos en donde se refleja cada
uno de los procedimientos y a la vez cada una
de las actividades sobre el pago de la nómina a
sus empleados, se explica cómo se realiza la
función descrita en esta ficha.
3.3.5 Fechas de la ISO 2008-10-16
Relación 8601
3.4 Cuarta relación
3.4.1 Forma(s) Liquidación de Nómina de Personal de Tiempo
autorizada(s) del Completo y Medio Tiempo
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.4.2 Tipo Procedimiento
3.4.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.4.4 Descripción Al igual que el proceso este procedimiento fue
de la relación documentado por la Oficina de Recursos
Humanos, sin embargo este documenta el paso
a paso del personal administrativo.
3.4.5 Fechas de la 2010-… (Aproximada)
relación
3.5Quinta relación
3.5.1 Forma(s) Liquidación de Nómina de Docentes Hora
autorizada(s) del Cátedra
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.5.2 Tipo Procedimiento
3.5.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.5.4 Descripción Al igual que el proceso este procedimiento fue
85
de la relación documentado por la Oficina de Recursos
Humanos, sin embargo este documenta el paso
a paso del personal catedrático.
3.5.5 Fechas de la ISO 2010-… (Aproximada)
relación 8601
3.6Sexta Relación
3.6.1 Forma(s)
autorizada(s) del Elabora y envía los informes de nomina
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.6.2 Tipo Actividad
3.6.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.6.4 Descripción Esta actividad esta puntualmente escrita como
de la relación uno de los pasos en los dos procedimientos, y
de la cual se va vincular directamente el
documento producto.
3.6.5 Fechas de la 2010-… (Aproximada)
relación
3.7Séptima relación
3.7.1 Forma(s)
autorizada(s) del Registra y envía las Novedades de nómina
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.7.2 Tipo Actividad
3.7.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.7.4 Descripción Esta actividad esta puntualmente escrita como
de la relación uno de los pasos en los dos procedimientos, y
de la cual se va vincular directamente el
documento producto
3.7.5 Fechas de la 2010 -… (Aproximada)
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO DC OGDUC A1
de la descripción 3166-1
de función
4.2
Identificador(es) 860024746-1
de institución(es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la descripción
convenciones de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
utilizadas Archivos, 2008
86
-ISO 8601 – Elementos de datos y formatos de
intercambio – Intercambio de información –
Representación de fechas y horas, 3ª ed.,
Ginebra: Organización Internacional de
Normalización, 2004.
4.4 Estado de Finalizada.
Elaboración
4.5 Nivel de Parcial
Detalle
4.6 Fechas de ISO Fecha de creación: 2013- 10-19
creación, revisión 8601
o eliminación
4.7 Lengua(s) y ISO Español en escritura Latina
escritura(s) 639-2
4.8 Fuentes ISDF – Norma internacional para la descripción
de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
Archivos, 2008
87
relación 8601
5.2 Segunda relación
5.2.1 Identificador y Nom
forma(s) bre Oficina de Recursos Humanos
autorizada(s) del
nombre/título de la
Identi CO DC OGDUC ORH
entidad
ficad
relacionada
or
5.2.2 Naturaleza de la Oficina que desarrolla las funciones, procesos
relación procedimiento y actividad identificada.
5.2.3 Fechas de la ISO (sf)
relación 8601
5.3 Tercera relación
5.3.1 Identificador y Nom Novedades de Nómina
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi
nombre/título de la ficad Actualmente no está codificado
entidad relacionada or
5.3.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones, proceso
relación y procedimientos y actividad identificada
5.3.3 Fechas de la 1982-…(Probable)
relación
5.4 Cuarta relación
5.4.1 Identificador y Nom Informe de Nómina
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi
nombre/título de la ficad Actualmente no está codificado
entidad relacionada or
5.4.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones, proceso
relación y procedimientos y actividad identificada
5.4.3 Fechas de la ISO 1982-… (Probable)
relación 8601
88
universidad, además por medio de esta se articulan dos de las funciones que
serán descritas más adelante (investigación y extensión) fue seleccionada de
manera aleatoria ya que contiene un valor académico en representación de todas
las demás funciones con las que se relacionan.
1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
133
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo Ibíd. Pág. 6
134
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL .Archivo. Estatutos Capítulo VII 1978 Pág.10
89
el estatuto de1966.
Ya en el 2002, la función presenta grandes
modificaciones pues aunque está enfocada al
mismo objetivo, está redactada de manera
diferente posiblemente de aquí se hereda la
que se está describiendo en esta ficha, y se
mantiene así en el estatuto actual.
2.4 Legislación -Acuerdo 019 del 13 de diciembre de 2007.
Por el cual se adopta el reglamenta
disciplinario del personal docente.135
135
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo N° 019 de diciembre de 2007. Por el cual se adopta
el reglamenta disciplinario del personal docente. Bogotá D.C., 2007 Pág. 1.
136
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03. Óp. Cit. Pág. 1
137
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Ley 100 de 1993 Óp. Cit.[en
línea] Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5248
138
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo N° 03 de 2004.modificado mediante acuerdos N° 05 de
2007 y N° 02 del 2007. Capitulo II. Personal Docente. Pág. 1.
139
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo N° 019 de diciembre de 2007. Óp. Cit. Pág. 1.
90
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría de Asociativa
relación
3.1.4 Descripción Esta función es desarrollada por el consejo
de la relación superior, la capacitación es una de las tareas
que permite a los encargados ejercer un
control sobre el desempeño de los docentes.
3.1.5 Fechas de la 2004 (Aproximada)
relación
3.2 Segunda relación
3.2.1 Forma(s) Proponer al consejo superior programas para
autorizada(s) del la capacitación del personal docente
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.2.2 Tipo Función
3.2.3 Categoría de Asociativa
relación
3.2.4 Descripción Esta función es desarrollada por el consejo
de la relación académico, y al igual que la función
relacionada anteriormente las capacitaciones
son elementos que permiten realizar un
control sobre ese desempeño.
3.2.5 Fechas de la 2004 (Aproximada)
relación
3.3 Tercera relación
3.3.1 Forma(s) Velar por el desarrollo armónico e integral de
autorizada(s) del la investigación, la extensión y la docencia en
nombre / las distintas unidades que integran la
Identificador de la facultad.
función relacionada
3.3.2 Tipo Función
3.3.3 Categoría de Asociativa
relación
3.3.4 Descripción Es desarrollada por el consejo de la facultad
de la relación Esta función de encuentra en un nivel más
alto que la descrita, y se encuentra vinculada
con otras funciones de otras categorías.
3.3.5 Fechas de la 1977 (Aproximada)
relación
3.4Cuarta relación
3.4.1 Forma(s) Cuidar que los catedráticos asistan con
autorizada(s) del puntualidad a sus clases y que en el
nombre / desempeño de sus cargos se ciñan a las
Identificador de la normas metodológicas, legales y
función relacionada reglamentarias.
91
3.4.2 Tipo Función
3.4.3 Categoría de Temporal
relación
3.4.4 Descripción Es la primera función, esta es la que le da
de la relación inicio a la función que se está describiendo,
en 1966 puntualizan en los catedráticos tal
vez porque en la época se inició con ese tipo
de docentes, se preocupaban por que los
docentes asistieran puntualmente a sus
clases y cumplieran a cabal sus
responsabilidades.
3.4.5 Fechas de la ISO 1966-07-14 (conocida)
relación 8601
3.5 Quinta relación
3.5.1 Forma(s) Supervisar la formación científica, tecnológica
autorizada(s) del y profesoral de los profesores, la asistencia
nombre / puntual a las clases y cuidar de que el
Identificador de la desempeño de sus cargos se ciña a las
función relacionada normas metodológicas, legales y
reglamentarias.
3.5.2 Tipo Función
3.5.3 Categoría de Temporal
relación
3.5.4 Descripción Esta función es heredera de la anterior, pues
de la relación cumplen con el mismo objetivo de control y
seguimiento del personal docente.
3.5.5 Fechas de la ISO 1977 (aproximada )
relación 8601
3.6Sexta relación
3.6.1 Forma(s) Hacer el seguimiento del desempeño de los
autorizada(s) del docentes y presentar ante el Rector y el
nombre / Director de Postgrados los informes
Identificador de la correspondientes.
función relacionada
3.6.2 Tipo Función
3.6.3 Categoría de Temporal
relación
3.6.4 Descripción Esta función es heredera de la anterior, pues
de la relación cumplen con el mismo objetivo de control y
seguimiento del personal docente, y la
actualmente descrita es heredera de esta.
3.7Séptima relación
92
3.7.1 Forma(s)
autorizada(s) del Evaluación docente
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.7.2 Tipo Proceso
3.7.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.7.4 Descripción Aunque este no está documento, ni fue
de la relación necesario para elaborar las tablas de
retención documental, sin embargo se
identifica para los fines del presente trabajo,
y poder establecer el vínculo con el
documento producto.
3.7.5 Fechas de la ISO 2013-00-00 (sm; sd; probable)
relación 8601
3.8 Octava relación
3.8.1 Forma(s)
autorizada(s) del Realiza la correspondiente evaluación del
nombre / docente
Identificador de la
función relacionada
3.8.2 Tipo Actividad
3.8.3 Categoría de Jerarquía
relación
3.8.4 Descripción Esta actividad la realizan los estudiantes y los
de la relación directores de los departamentos
3.8.5 Fechas de la ISO Desconocida
relación 8601
3.9 Novena relación
3.9.1 Forma(s)
autorizada(s) del Elaborar el plan de trabajo docente
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.9.2 Tipo Actividad
3.9.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.9.4 Descripción Esta actividad es realizada por los
de la relación coordinadores académicos de los respectivos
programas
3.9.5 Fechas de la Desconocida
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO DC OGDUC B1
de la descripción 3166-1
93
de función
4.2 Identificador(es) 860024746-1
De institución(es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la
convenciones descripción de funciones, 1ª ed., Consejo
utilizadas Internacional de Archivos, 2008
94
nombre/título de la Identific CO.DC.OGDUC
entidad relacionada ador
5.1.2 Naturaleza de Institución que desarrollan las funciones,
la relación procesos, procedimientos y actividad
identificada.
5.1.3 Fechas de la ISO 1966-07-14 (conocida)
relación 8601
5.2 Segunda relación
5.2.1 Identificador y Nombre
forma(s) Decanaturas
autorizada(s) del
nombre/título de la Identific CO.DC.OGDUCD
entidad relacionada ador
5.2.2 Naturaleza de Dependencias que desarrollan la función
la relación descrita
5.2.3 Fechas de la 1966-07-14 (conocida)
relación
5.3 Tercera relación
5.3.1 Identificador y Nombre Programas académicos
forma(s)
autorizada(s) del Identific CO.DC.OGDUCPA
nombre/título de la ador
entidad relacionada
5.3.2 Naturaleza dela Dependencias que desarrollan los procesos,
relación procedimientos y actividades descritas.
95
5.5.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones ,
relación proceso y actividad identificada cuya relación
es 3.8
5.5.3 Fechas de la ISO 2004-… (probable)
relación 8601
5.6Sexta relación
5.6.1 Identificador y Nombre Plan de trabajo docente
forma(s)
Identific Actualmente no está codificado
autorizada(s) del
ador
nombre /título de la
entidad relacionada
5.6.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones ,
relación proceso y actividad identificada cuya relación
es 3.9
5.6.3 Fechas de la 2004-…(probable)
relación
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
140
UNIVERSIDAD CENTRAL. Coordinación de Extensión de la Vicerrectoría Académica. Funciones. [En línea]
Disponible en: http://www.ucentral.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=1080&Itemid=1701
(consultada el 13 de octubre de 2013)
96
1.3 Forma(s) Design, propose, develop and coordinate
paralela(s) del graduate programs and continuing education
nombre department
1.4 Otra(s) Esbozar, plantear, ejecutar y coordinar los
forma(s) del programas de posgrado y educación continuada
nombre del departamento
1.5 Clasificación C1
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas ISO 2009 (sm: sd; probable)
8601
2.2 Descripción El objetivo de esta función crear nuevos
programas que comprendan la educación
continuada, que extiendan una formación
teórica o práctica después de una formación
obligatoria, en las carreras se crea por medio
de los proyectos de extensión.
2.3 Historia De acuerdo con la investigación, la extensión
inició aproximadamente en 1966, desde que se
decidió la creación de nuevas unidades
docentes, de investigación o extensión
universitaria o de filiales, centralizándonos más
en la función descrita la trazabilidad histórica de
esta inicia con la función N° 4 de la época en
donde el decano se compromete en presentar
proyectos que contemplan numerosas
temáticas; la investigación, métodos de
enseñanza y de educación continuada.
97
Ahora bien, en el 2010, el crecimiento de la
universidad y la necesidad de la sociedad
educativa hicieron que se aprobará la política
de extensión de la Universidad, la cual
identifica a la educación continuada como una
de sus modalidades, las otras son; prestación
de servicios, gestión social o cultural y servicios
prestados por la comunidad unicentralista.
solamente la de educación continua está
contemplada en las funciones dejando de lado
las otras modalidades, poniendo en evidencia la
necesidad de articularla con la función descrita
o crear una nueva de tal manera que se
argumente la creación de nuevos proyectos o
propuestas de extensión.
2.4 Legislación -Resolución Rectoral: Por la cual se reglamenta
el régimen financiero para los proyectos de
extensión de la Universidad Central141
141
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Resolución Rectoral N° 53. Por la cual se reglamenta el
régimen financiero para los proyectos de extensión de la Universidad Central. Bogotá D.C. 2010 Pág. 1 [en
línea] Disponible en: http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2010-resolucion-rectoral-
053.pdf (consultada el 11 de octubre de 2014.
142
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 03. Por el cual se adopta la Política de Extensión de
la Universidad Central. Bogotá D.C. 2010. Pág. 1 [en línea ] Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2010-acuerdo-consejo-superior-003.pdf
143
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 05. (19, Abril, 2012) Mediante el cual se establecen
las políticas de propiedad intelectual en la Universidad Central. Bogotá. D.C., 2012. Pág. 6 [en línea]
Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/images/stories/documentos/acuerdo_consejo_superior/2012/acuerdo_consejo_sup
erior_05-2012.pdf (consultada el 13 de octubre de 2013)
98
extensión y conservación del patrimonio
histórico y cultural, se tramitarán y otorgarán
licencias creative commons.144
3 ÁREA DE RELACIONES
3.1 Primera relación
3.1.1 Forma(s) Apoyar a las unidades académicas en la
autorizada(s) del formulación de proyectos de extensión
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría de Asociativa
relación
3.1.4 Descripción Función desarrollada por la coordinación de
de la relación extensión, se refiere a la asesoría que brinda
este departamento a la hora de que una carrera
u oficina elabore una propuesta y/o proyecto de
extensión.
3.1.5 Fechas de la 2010 (Aproximadamente)
144
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 05. (19, Abril, 2012) Óp. Cit. Pág. 11
145
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03 Óp. Cit. Pág.5
146
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 30 de 1992 Por el cual se organiza el servicio público
de la Educación Superior. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1992. N° 40700.
99
relación
3.2 Segunda relación
3.2.1 Forma(s) Velar por el desarrollo armónico e integral de la
autorizada(s) del investigación, la extensión y la docencia en las
nombre / distintas unidades que integran la facultad
Identificador de la
función relacionada
3.2.2 Tipo Función
3.2.3 Categoría de Asociativa
relación
3.2.4 Descripción Función desarrollada por el consejo de la
de la relación facultad, en donde un grupo de personas
coordina la interacción que tiene la ejecución de
estos tres elementos entre todas las carrera,
especialmente el de extensión, el cual organiza
la metodología sobre la creación de las
propuestas y/o proyectos en cada una de las
oficinas que comprenden las facultades.
3.2.5 Fechas de la 1977 (Conocida)
relación
3.3 Tercera relación
3.3.1 Forma(s) Analizar y definir las actividades de extensión
autorizada(s) del de la carrera
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.3.2 Tipo Función
3.3.3 Categoría de Asociativa
relación
3.3.4 Descripción Función desarrollada por el comité de carrera,
de la relación en donde se toman decisiones especialmente
para los programas académicos, en especial
para los temas de extensión y la función
descrita acerca de la metodología de
elaboración de propuestas y/o proyectos de
extensión en cada una de las carreras.
3.3.5 Fechas de la 2010 (Aproximadamente)
relación
3.4 Cuarta relación
3.4.1 Forma(s) Desarrollar, en coordinación con las facultades,
autorizada(s) del los planes que conduzcan al fortalecimiento de
nombre / la docencia, la investigación y la extensión en
Identificador de la los programas de pregrado y posgrado en las
función relacionada modalidades presencial y a distancia
3.4.2 Tipo Función
3.4.3 Categoría de Asociativa
100
relación
3.4.4 Descripción Función desarrollada por el vicerrector
de la relación académico, desde este ente superior se
fortalecen estos tres elementos, en particular la
extensión y la función descrita en esta ficha.
3.4.5 Fechas de la ISO 1966 (Probable)
relación 8601
101
3.7.2 Tipo Función
3.7.3 Categoría de Temporal
relación
3.7.4 Descripción Función desarrollada por el decano de la época,
de la relación en el 2002 se visualiza un cambio sustancial en
la función pues ya no se considera como
producto un proyecto si no una propuesta de
un plan de los programas académicos, aunque
para la universidad no está bien definido, pues
la coordinación de extensión los denomina
como proyectos pero en cada una de las
carreras son propuestas
3.7.5 Fechas de la 2002
Relación
3.8 Octava relación
3.8.1 Forma(s) Presentar al Vicerrector Académico propuestas
autorizada(s) del sobre planes y programas de desarrollo
nombre / académico y cultural y de extensión o
Identificador de la educación permanente con su Facultad
función relacionada
3.8.2 Tipo Función
3.8.3 Categoría de Temporal
relación
3.8.4 Descripción El cambio reflejado en esta época esta solo en
de la relación la primera parte de la función, en donde no se
van a presentar al rector si no al vicerrector
académico estas propuestas y/o proyectos.
3.8.5 Fechas de la 2004
Relación
3.9 Novena relación
3.9.1 Forma(s) Promover y desarrollar los programas de
autorizada(s) del posgrado y educación continua.
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.9.2 Tipo Función
3.9.3 Categoría de Temporal
relación
3.9.4 Descripción En el lapso de 1977 y el 2002 la función fue
de la relación dividida, asignando así la tarea operativa al
director del departamento, quedando de esta
manera la función específica para él. Esta es la
función heredera de la que se está
describiendo.
3.9.5 Fechas de la ISO 2004
Relación 8601
102
3.10 Decima relación
3.10.1 Forma(s)
autorizada(s) del Gestión de proyectos de extensión
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.10.2 Tipo Proceso
3.10.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.10.4 Descripción Este proceso no está documentado aun por la
de la relación parte de la coordinación de desarrollo de
procesos, sin embargo se ha adelantado algo
con la formación continua elemento que se va a
explicar más adelante.
Este a su vez involucra a las siguientes
dependencias: La vicerrectoría académica, la
coordinación de extensión, todos los programas
académicos (Pregrado, postgrados) y las
decanaturas.
No obstante se identificó con ese nombre para
poder elaborar la tabla de retención por proceso
de los programas académicos.
3.10.5 Fechas de la ISO 2013
Relación 8601
103
3.12 Decimo segunda relación
3.12.1 Forma(s) Elabora y presenta propuesta del proyecto de
autorizada(s) del extensión de acuerdo con la modalidad que
nombre / requiere.
Identificador de la
función relacionada
3.12.2 Tipo Actividad
3.12.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.12.4 Descripción De esta actividad es en donde se produce el
de la relación documento directamente relacionado los
proyectos de extensión. Por el momento
solamente en las áreas académicas quienes
son los docentes y estudiantes los que
producen los proyectos.
3.12.5 Fechas de la 2010
Relación
3.13 Décimo tercera relación
3.13.1 Forma(s)
autorizada(s) del Prepara y presenta concepto al comité de
nombre / investigación y extensión
Identificador de la
función relacionada
3.13.2 Tipo Actividad
3.13.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.13.4 Descripción Actividad realizada por la coordinación de
de la relación extensión, la cual produce el documento
denominado concepto
3.13.5 Fechas de la ISO 2010 (Probable)
Relación 8601
104
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO DC OGDUCC1
de la descripción 3166-1
de función
4.2 Identificador(es) 860024746-1
De institución(es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la descripción
convenciones de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
utilizadas Archivos, 2008
105
4.9 Notas de Descripción realizada por Viviana Medina
Mantenimiento García Auxiliar de Gestión Documental de la
Universidad Central.
5 VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS
5.1 Primera relación
5.1.1 Identificador y Nombre Universidad Central
forma(s)
autorizada(s) del
nombre/título de la
entidad relacionada Identific CO DC OGDUC
ador
5.1.2 Naturaleza de Institución que desarrollan las funciones,
la relación procesos, procedimientos y actividades
descritas.
5.1.3 Fechas de la ISO 2010-….
relación 8601
5.2 Segunda relación
5.2.1 Identificador y Nombre
forma(s) Coordinación de extensión
autorizada(s) del
nombre/título de la
Identific CO DC OGDUC CE
entidad relacionada
ador
106
nombre/título de la Identific Actualmente no está codificado
entidad relacionada ador
147
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRA. Acuerdo del Consejo Superior N° 03. Óp. Cít. Pág. 19
107
acreditación y re-acreditación de los programas académicos que sin duda alguna
es el aspecto más importantes ya que muestran la calidad y los ítem de
mejoramientos.
1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
148
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo superior tomo 1. Óp. Cit 1966 Pág. 5
108
aproximadamente en 1977 cambio a
Vicerrector Académico.149
Desde 2002 se evidencia un cambio radical y
más específico de esa coordinación, y
orientación a poder puntualizar como se
podría realizar, y es el proceso de
autoevaluación y acreditación de programas
en las instituciones de educación superior a
nivel nacional, esta función se mantiene
actualmente en el estatuto de la universidad
en el cargo de vicerrector académico.
149
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL .Archivo. Estatutos. Capitulo VII 1977 Pág.10
150
COLOMBIA.SECRETARÍA GENERAL DE LA ACALDÍA MAYOR DE BOGOTA. Constitución política.
Artículos 67, 68, y 69. Bogotá D.C .1991. [En línea] Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125 (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
151
COLOMBIA. REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL. Ley 30 de 1992. Por la cual se
organiza el servicio público de la educación superior. Bogotá. D.C. 1992 [en línea] Disponible en:
http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-85860_archivo_pdf.pdf (Consultada el 11 de noviembre de
2014)
109
acreditación de instituciones y programas
académicos de educación superior.152
-Acuerdo 02 de 2012: Por el cual se
establece apreciación de condiciones iniciales
de acreditación de programas académicos153
3 ÁREA DE RELACIONES
152
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Acuerdo 02 de 2011-Por el cual se establecen
criterios para los procesos de acreditación de instituciones y programas académicos de educación superior.
Bogotá D.C. 2011 [ en línea] Disponible en : http://cms-static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-
186359_Acuerdo_02_2011.pdf?binary_rand=2342 (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
153
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Acuerdo 02 de 2012 Por el cual se establece
apreciación de condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Bogotá D.C. 2012 [en línea]
Disponible en : http://cms-static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-
186359_Condiciones_iniciales.pdf?binary_rand=2342(Consultada el 11 de noviembre de 2014)
154
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Acuerdo 03 de 2011. Por el cual se establecen los
lineamientos para la acreditación de programas instituciones acreditadas institucionalmente. Bogotá. D.C.
2011 [En línea] Disponible en: http://cms-static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-
186359_Lineamientos_Acuerdo_03_2011.pdf?binary_rand=2342 (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
155
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Decreto 2904 de 1994: Por el cual se reglamentan
los artículos 53 y 54 de la Ley 30 de 1992. 1994 [en línea] Disponible en :
http://aiesad.cederj.edu.br/observatorioaiesad/publicacoes/pais/colombia/Decreto%202904%20Colombia.pdf
(Consultada el 11 de noviembre de 2014)
156
COLOMBIA. CONSEJO NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. Acuerdo 06. Por el cual se adoptan las
políticas generales de acreditación. Bogotá D.C.1995. [En línea] Disponible en : http://cms-
static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-186370_acuerdo_cesu_0695.pdf (Consultada el 11 de
noviembre de 2014)
157
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Proyecto Educativo Institucional (PEI) Pág. 39 [ en línea]
Disponible en : http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2013-acuerdo-consejo-superior-
011.pdf (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
158
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03. Óp. Cít. Pág. 1
110
3.1 Primera relación
3.1.1 Forma(s) Planificar, dirigir y desarrollar los procesos de
autorizada(s) del autoevaluación, acreditación y registro
nombre / calificado de los programas académicos de
Identificador de la su facultad.
función relacionada
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría de Asociativa
relación
3.1.4 Descripción Esta función está a cargo del decano,
de la relación persigue el mismo objetivo que la que se está
describiendo, pero abarca un grupo más
limitado, comprenden solamente los
programas que pertenecen a determinada
facultad.
3.1.5 Fechas de la ISO 8601 2002
relación
3.2 Segunda relación
3.2.1 Forma(s) Liderar los procesos de autoevaluación de los
autorizada(s) del programas académicos de su facultad
nombre / elaborando los criterios, procedimientos,
Identificador de la técnicas e instrumentos que se requieran
función relacionada para tal fin
3.2.2 Tipo Función
3.2.3 Categoría de Asociativa
relación
3.2.4 Descripción Esta función es desarrollada también por el
de la relación decano, y le da la responsabilidad a este de
encabezar el proceso de autoevaluación de
los programas a su cargo.
3.2.5 Fechas de la 2002
relación
3.3 Tercera relación
3.3.1 Forma(s) Recomendar al consejo Académico con base
autorizada(s) del en los resultados de la autoevaluación y la
nombre / acreditación de programas académicos,
Identificador de la políticas de perfeccionamiento docente,
función relacionada administrativo y académico para su facultad
3.3.2 Tipo Función
3.3.3 Categoría de Asociativa
relación
111
del proceso de autoevaluación y acreditación.
3.3.5 Fechas de la 2002
relación
3.4 Cuarta relación
3.4.1 Forma(s) Estimular la autoevaluación de los programas
autorizada(s) del académicos y las actividades de los
nombre / Departamentos
Identificador de la
función relacionada
3.4.2 Tipo Función
3.4.3 Categoría de Asociativa
relación
3.4.4 Descripción Esta función es desarrollada por el consejo
de la relación de la facultad, y está enfocada hacia la
animación que a su vez debe hacer para que
los programas académicos realicen el
proceso de autoevaluación y acreditación
mencionado.
3.4.5 Fechas de la 2002
relación
3.5 Quinta relación
3.5.1 Forma(s) Adelantar las acciones conducentes para los
autorizada(s) del procesos relacionados con el registro y la
nombre / acreditación de los programas académicos
Identificador de la del Departamento
función relacionada
3.5.2 Tipo Función
3.5.3 Categoría de Asociativa
relación
3.5.4 Descripción Función desarrollada por el director del
de la relación departamento, y relaciona a todas las tareas
operativas que debe realizarse para realizar
la autoevaluación y acreditación del
programa.
3.5.5 Fechas de la 2002
relación
3.6Sexta relación
3.6.1 Forma(s) Dirigir, coordinar, orientar y supervisar las
autorizada(s) del actividades académicas de la Universidad
nombre / previo, el visto bueno del Rector
Identificador de la
función relacionada
3.6.2 Tipo Función
3.6.3 Categoría de Temporal
relación
3.6.4 Descripción Primera función perteneciente al entonces
112
de la relación Decano de Estudios, desde esa época le
corresponde la responsabilidad de orientar
coordinar y orientar todas las actividades
académicas de los programas académicas,
Posteriormente en 1977 la función sigue
siendo la misma pero cambio la
denominación del cargo a vicerrector
académico.
3.6.5 Fechas de la ISO 8601 1966 / 1977 (conocida)
relación
3.7 Séptima relación
3.7.1 Forma(s)
autorizada(s) del Gestión de la calidad académica
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.7.2 Tipo Proceso
3.7.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.7.4 Descripción De acuerdo a el cuadro establecido en el
de la relación marco teórico sobre la descripción multinivel
para la descripción de funciones, el proceso
está en el segundo nivel, este a su vez está
identificado en el sistema de calidad y en la
Tabla de Retención Documental por proceso
de los programas académicos de la
Universidad, y por ende es el que se
desprende de estas dos funciones.
3.7.5 Fechas de la ISO 8601 2002-…
relación
3.8 Octava relación
3.8.1 Forma(s)
autorizada(s) del Acreditación programas académicos
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.8.2 Tipo Procedimiento
3.8.3 Categoría de
Relación Jerárquica
3.8.4Descripción De acuerdo a la relación establecido en el
de la relación marco teórico sobre la descripción multinivel
para la descripción de funciones el
procedimiento de tercer nivel en el cuadro,
este es el que se ha identificado a la hora de
realizar la tabla de retención documental por
procesos de los programas académicos de la
113
Universidad
3.8.5 Fechas de la ISO 2002-… (probable)
relación 8601
3.9 Novena relación
3.9.1 Forma(s)
autorizada(s) del Realiza propuesta para acreditar el programa
nombre / (documento maestro)
Identificador de la
función relacionada
3.9.2 Tipo Actividad
3.9.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.9.4 Descripción Actividad realizada por el director del
de la relación programa o departamento, que a su vez
produce la propuesta como documento de
archivo.
3.9.5 Fechas de la 2002-… (probable)
relación
3.10 Decima relación
3.10.1 Forma(s)
autorizada(s) del
nombre / Emite concepto sobre informe
Identificador de la
función relacionada
3.10.2 Tipo Actividad
3.10.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.10.4 Descripción Actividad realizada por el director de la
de la relación escuela de pedagogía, que a su vez produce
el concepto como documento de archivo.
3.10.5 Fechas de la 2002-…(probable)
relación
3.11Decima primera relación
3.11.1 Forma(s)
autorizada(s) del Carga informe de autoevaluación al SACES
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.11.2 Tipo Actividad
3.11.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.11.4 Descripción De acuerdo a la relación establecido en el
de la relación marco teórico sobre la descripción multinivel
para la descripción de funciones la actividad
es el cuarto y último nivel en el cuadro, esta
es una de las actividades más importantes
114
que se encuentran en el flujo documental que
acompaña la tabla de retención documental
por proceso de los programas académicos de
la Universidad.
3.11.5 Fechas de la ISO 2002 -….(probable)
relación 8601
3.12 Decima segunda relación
3.12.1 Forma(s) Consultaacto administrativo de acreditación
autorizada(s) del expedido por el ministerio de educación.
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.12.2 Tipo Actividad
3.12.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.12.4 Descripción Acción realizada por el secretario general de
de la relación la universidad, aunque el documento es
producto de una entidad externa, este
formará parte del expediente.
3.12.5 Fechas de la 2002-…(probable)
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO.DC.OGDUC.D1
de la descripción 3166-1
de función
4.2 Identificador(es) 860024746-1
de institución (es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la
convenciones descripción de funciones, 1ª ed., Consejo
utilizadas Internacional de Archivos, 2008
4.4 Estado de
Elaboración
4.5 Nivel de Completa
Detalle
4.6 Fechas de ISO
creación, revisión 8601 Fecha de creación: 2013- 10-07
o eliminación
4.7 Lengua(s) y ISO Español en escritura latina
escritura(s) 639-2
115
4.8 Fuentes
-ISDF – Norma internacional para la
descripción de funciones, 1ª ed., Consejo
Internacional de Archivos, 2008
116
5.3 Tercera relación
5.3.1 Identificador y Nombre
forma(s) Programas académicos
autorizada(s) del Identific CO DC OGDUC PA
nombre/título de la ador
entidad relacionada
5.3.2 Naturaleza de la Dependencias que desarrollan las funciones,
relación procesos, procedimientos y actividades
descritas.
5.3.3 Fechas de la ISO 2002-…
relación 8601
5. 4 Cuarta relación
5.4.1 Identificador y Nombre Propuesta de acreditación de programa
forma(s) (Documento Maestro)
autorizada(s)relacion
Identific Actualmente no está codificado
ada
ador
5.4.2 Naturaleza dela Documento producto de las funciones,
relación procesos, procedimientos y actividades
descrita esta última se encuentra en la
relación N° 3.5
5.4.3 Fechas de la ISO 2007-… (sm: sd; probable)
relación 8601
5.5 Cuarta relación
5.5.1 Identificador y Nombre Concepto
forma(s)autorizada(s
)relacionada
Identific Actualmente no está codificado
ador
5.5.2 Naturaleza dela Documento producto de las funciones,
relación procesos, procedimientos y actividades
descrita esta última se encuentra en la
relación N° 3.6
5.5.3 Fechas de la 2007-… (sm: sd: probable)
relación
5.6 Quinta relación
5.6.1 Identificador y Nombre Informe de autoevaluación
forma(s)
autorizada(s)relacion
Identific Actualmente no está codificado
ada
ador
5.6.2 Naturaleza dela Documento producto de las funciones,
relación procesos, procedimientos y actividades
descrita esta última se encuentra en la
relación N° 3.7
5.6.3 Fechas de la 2007-… (sm: sd: probable)
117
relación
5.7 Sexta relación
5.7.1 Identificador y Nombre Acto administrativo de acreditación
forma(s)
autorizada(s) del Identific Actualmente no está codificado
nombre/título de la ador
entidad relacionada
5.7.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones,
relación procesos, procedimientos y actividades
descrita esta última se encuentra en la
relación N° 3.8
5.7.3 Fechas de la ISO 2007-… (sm: sd; probable)
relación 8601
1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
118
1.4 Otra(s) Mostrar bajo el consentimiento del decano de
forma(s) del la respectiva facultad los proyectos de
nombre investigación del departamento.
1.5 Clasificación E1
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas ISO 2007-…
8601
2.2 Descripción El objetivo de esta función es la creación de
proyectos de investigación que de alguna
forma fortalece la capacidad de análisis de
los estudiantes y la innovación de la
universidad, y por lo tanto ayuda crecimiento
de la misma.
2.3 Historia De acuerdo con la recopilación de
información la investigación inició desde la
creación de la universidad en 1966,
relacionada bajo el cargo del decano,
visualizándose inicialmente desde la
enseñanza hacia los estudiantes dentro de
los programas académicos.
En 1977 la investigación adquiere una nueva
visión pues se incluye el objetivo de fortalecer
la gestión académica en la universidad, la
investigación se unió con la extensión y la
docencia en una sola función reportada de
varios cargos y dependencias de acuerdo con
estatuto de la época.
119
Esto se debió a una división que tuvo la
función en el lapso de 1977 a 2002 en donde
se le asignó la responsabilidad operativa de
los proyectos al director del departamento,
para dejar los planes y programas al nivel de
la decanatura.
120
nombre / las distintas unidades que integran la facultad
Identificador de la
función relacionada
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría de Asociativa
relación
3.1.4 Descripción Esta función es del consejo de la facultad, es
de la relación el fundamento para que los proyectos de
investigación que se elaboren, por medio de
este consejo se deciden si estos proyectos
son válidos o no a nivel de la facultad.
3.1.5 Fechas de la 1977 (aproximadamente)
relación
3.2 Segunda relación
3.2.1 Forma(s)
autorizada(s) del Generar espacios propicios al desarrollo de la
nombre / investigación formativa
Identificador de la
función relacionada
3.2.2 Tipo Función
3.2.3 Categoría de Asociativa
relación
3.2.4 Descripción Función desarrollada por el comité de carrera,
de la relación en donde se discuten cual es la manera más
adecuada, y en que escenarios se pueden
generar proyectos de investigación.
3.2.5 Fechas de la 2002 (Probable)
relación
3.3 Tercera relación
3.3.1 Forma(s) Promover el trabajo interdisciplinario entre las
autorizada(s) del facultades y los grupos de investigación en
nombre / torno al desarrollo conjunto de proyectos de
Identificador de la investigación en relación con las áreas
función relacionada estratégicas definidas de investigación.
3.3.2 Tipo Función
3.3.3 Categoría de Asociativa
relación
3.3.4 Descripción Función desarrollada por la coordinación de
de la relación investigación, y ese trabajo interdisciplinario
se hace por medio de un apoyo y asesoría
para que las oficinas elaboren los proyectos
investigación.
3.3.5 Fechas de la 2010 (Probable)
relación
3.4 Cuarta relación
3.4.1 Forma(s) Desarrollar, en coordinación con las
121
autorizada(s) del facultades, los planes que conduzcan al
nombre / fortalecimiento de la docencia, la
Identificador de la investigación y la extensión en los programas
función relacionada de pregrado y posgrado en las modalidades
presencial y a distancia
3.4.2 Tipo Función
3.4.3 Categoría de Asociativa
relación
3.4.4 Descripción Función desarrollada por el vicerrector
de la relación académico, en el cual desde un ente superior
se refleja una dirección sobre tres elementos,
y la investigación es un aspecto importante
que se debe fortalecer en la educación desde
varios espacios, desde los estudiantes así
como también desde los docentes y la
universidad como entidad.
3.4.5 Fechas de la 1966 (Conocida)
relación
3.5 Quinta relación
3.5.1 Forma(s) Presentar al Rector, con, el visto bueno del
autorizada(s) del Decano de Estudios, los anteproyectos de
nombre / reglamentación delos planes, programas y
Identificador de la métodos de enseñanza y de investigación.
función relacionada
3.5.2 Tipo Función
3.5.3 Categoría de Temporal
relación
3.5.4 Descripción Función desarrollada por el decano de la
de la relación época, la investigación está presente desde
la fundación de la universidad, inicialmente en
1966 se visualiza solamente desde un
aspecto la enseñanza, el visto bueno lo da el
decano de estudios cargo que actualmente se
denomina vicerrector académico.
3.5.5 Fechas de la ISO 1966 (conocida)
relación 8601
3.6 Sexta relación
3.6.1 Forma(s) Presentar al Rector, con el visto bueno del
autorizada(s) del vicerrector Académico, los proyectos de
nombre / aplicación y ejecución de planes de estudio,
Identificador de la programas y métodos de enseñanza, de
función relacionada investigación y educación continua.
3.6.2 Tipo Función
3.6.3 Categoría de Temporal
relación
3.6.4 Descripción Esta la sigue desarrollando el decano de la
122
de la relación época, En 1977 la función tuvo una
modificación es la denominación del cargo de
decano de estudios a Vicerrector Académico,
y el producto antes era considerado
anteproyecto cambiando la connotación a
proyecto
3.6.5 Fechas de la ISO 1977-12-02 (conocida )
relación 8601
3.7 Séptima relación
3.7.1 Forma(s) Presentar al Rector propuestas sobre planes
autorizada(s) del y programas de desarrollo académicos y
nombre / culturales, de extensión o educación
Identificador de la permanente, relacionados con su facultad
función relacionada
3.7.2 Tipo Función
3.7.3 Categoría de Temporal
relación
3.7.4 Descripción En el 2002, la función la sigue desarrollando
de la relación el decano, sin embargo se muestra diferente,
tuvo bastantes modificaciones, el producto
ya no son considerados proyectos si no
propuestas de planes y programas.
3.7.5 Fechas de la ISO 2002
relación 8601
3.8 Octava relación
3.8.1 Forma(s) Presentar al Vicerrector Académico
autorizada(s) del propuestas sobre planes y programas de
nombre / desarrollo académico y cultural y de
Identificador de la extensión o educación permanente con su
función relacionada Facultad
3.8.2 Tipo Función
3.8.3 Categoría de Temporal
relación
3.8.4 Descripción Actualmente, la función es desarrollada por el
de la relación decano, el único cambio que tuvo con
respecto a la anterior se refleja en la primera
parte, ates se le presentaban los planes al
rector ahora es al vicerrector académico.
3.8.5 Fechas de la ISO 2012
relación 8601
3.9 Novena relación
3.9.1 Forma(s) Presentar a consideración de la decanatura
autorizada(s) del de la respectiva facultad proyectos de
nombre / investigación
Identificador de la
función relacionada
123
3.9.2 Tipo Función
3.9.3 Categoría de Temporal
relación
3.9.4 Descripción En el rango de 1977 y el 2002 la función
de la relación colocada en la relación temporal N° 1 fue
dividida, asignando así la tarea operativa al
director del departamento pues en la oficina
bajo su responsabilidad se elaboran los
proyectos de investigación, quedando de esta
manera la función específica para él. Esta es
la función heredera de la que se está
describiendo.
3.9.5 Fechas de la ISO 2004
relación 860
3.10 Decima relación
3.10.1 Forma(s)
autorizada(s) del Gestión de proyectos de investigación
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.10.2 Tipo Proceso
3.10.3 Categoría de Jerarquía
relación
3.10.4 Descripción Solamente está documentada la parte de la
de la relación convocatoria interna y externa de los
proyectos de investigación por parte de la
coordinación de investigación, sin embargo la
oficina de gestión Documental documento un
flujo en donde se encuentra la ejecución y
terminación del proyecto además de la
convocatoria.
En este proceso se involucran a las
siguientes dependencias: La Vicerrectoría
Académica, la coordinación de investigación,
y todos los programas académicos (Pregrado,
postgrados) y las Decanaturas,
El proceso se identificó con ese nombre para
poder elaborar la tabla de retención por
proceso de los programas académicos.
3.10.5 Fechas de la ISO 2006-…
relación 8601
3.11Decima primera relación
3.11.1 Forma(s) Gestión de proyectos de investigación por
autorizada(s) del convocatoria externa
nombre /
Identificador de la
124
función relacionada
3.11.2 Tipo Procedimiento
3.11.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.11.4 Descripción Al igual que el proceso este procedimiento
de la relación está documentado la parte de la
convocatoria, faltaría la ejecución y el cierre
del proyecto, sin embargo se realizó el
correspondiente flujo documental con la
información recolectada como complemento
de las tablas de retención documental.
Se estableció como un procedimiento porque
fue la única manera que permitió clasificarlos,
no obstante está susceptible a cambios y
modificaciones de acuerdo a la recopilación
de información con los institutos y centros de
investigación.
3.11.5 Fechas de la ISO 2006-…
relación 8601
3.12 Decima segunda relación
3.12.1 Forma(s) Gestión de proyectos de investigación por
autorizada(s) del convocatoria interna
nombre /
Identificador de la
función relacionada
3.12.2 Tipo Procedimiento
3.12.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.12.4 Descripción Al igual que el proceso y el anterior
de la relación procedimiento, este solamente está
documentado en la parte de la convocatoria,
faltaría la ejecución y el cierre del proyecto,
sin embargo se realizó el correspondiente
flujo documental con la información
recolectada como complemento de las tablas
de retención documental.
Se estableció como un procedimiento porque
fue la única manera que permitió clasificarlos,
no obstante está susceptible a cambios y
modificaciones de acuerdo a la recopilación
de información con los institutos y centros de
investigación
3.12.5 Fechas de la ISO 2006-…
relación 8601
3.13 Decima tercera relación
3.13.1 Forma(s)
125
autorizada(s) del Elabora y presenta la propuesta del proyecto
nombre / de investigación a la carrera.
Identificador de la
función relacionada
3.13.2 Tipo Actividad
3.13.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.13.4 Descripción De esta actividad es en donde se produce el
de la relación documento directamente relacionado los
proyectos de investigación, son los docentes
estudiantes y funcionarios los que están en
capacidad de producirlos.
Esta actividad esta así en el flujo pero en el
estatuto esta de la siguiente manera
“presentar a consideración del Decano de la
respectiva facultad los proyectos de
investigación del departamento.
3.13.5 Fechas de la ISO 2006-…
relación 8601
3.14 Decima cuarta relación
3.14.1 Forma(s)
autorizada(s) del Elaboran conceptos y Diligencian formato en
nombre / la RAI
Identificador de la
función relacionada
3.14.2 Tipo Actividad
3.14.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.14.4 Descripción Actividad realizada por los pares académicos
de la relación elegidos por la coordinación de investigación,
en donde se evalúa la propuesta presentada
en la actividad anterior.
3.14.5 Fechas de la 2006-…
relación
3.15 Décimo quinta relación
3.15.1 Forma(s)
autorizada(s) del Integra los conceptos de investigación y
nombre / elaboran un informe
Identificador de la
función relacionada
3.15.2 Tipo Actividad
3.15.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.15.4 Descripción Actividad realizada por la coordinación de
de la relación investigación, reportando las propuestas
aceptadas de acuerdo a los conceptos
126
recibidos anteriormente.
3.15.5 Fechas de la 2006-..
relación
3.16 Décimo sexta relación
3.16.1 Forma(s)
autorizada(s) del Registra informe de avance en físico en la
nombre / coordinación
Identificador de la
función relacionada
3.16.2 Tipo Actividad
3.16.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.16.4 Descripción Actividad realizada por el director del
de la relación proyecto, y esta a su vez vincula documentos
que desarrollan el proyecto
3.16.5 Fechas de la 2006-…
relación
3.17 Décimo séptima relación
3.17.1 Forma(s) Consulta aprobación y elabora informe final
autorizada(s) del de acuerdo a los requerimientos de la
nombre / convocatoria
Identificador de la
función relacionada
3.17.2 Tipo Actividad
3.17.3 Categoría de Jerarquita
relación
3.17.4 Descripción Actividad realizada por el director del
de la relación proyecto, y esta a su vez vincula con el
documento que termina el proceso,
procedimiento.
3.17.5 Fechas de la 2006-...
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO.DC.OGDUC.E1
de la descripción 3166-
de función 1
4.2
Identificador(es) 860024746-1
de institución(es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la
convenciones descripción de funciones, 1ª ed., Consejo
utilizadas Internacional de Archivos, 2008
127
Ginebra: Organización Internacional de
Normalización, 2004.
129
forma(s) bre ingeniería
autorizada(s) del Identi CO DC OGDUC CIFI
nombre/título de la ficad
entidad relacionada or
5.4.2 Naturaleza de la Oficina que produce los documentos de las
relación actividades relacionadas.
5.4.3 Fechas de la 1990-… (conocida)
relación
55. Quinta relación
5.5.1 Identificador y Nom Centro de investigación de la facultad de
forma(s) bre ciencias administrativas económicas y
autorizada(s) del contables
nombre/título de la Identi CO DC OGDUC CIES
entidad relacionada ficad
or
5.5.2 Naturaleza de la Oficina que produce los documentos de las
relación actividades relacionadas.
5.5.3 Fechas de la 2006-10-23(conocida)
relación
5.6 Sexta relación
5.6.1 Identificador y Nom Programas académicos
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi CO DC OGDUC PA
nombre/título de la ficad
entidad relacionada or
5.6.2 Naturaleza de la Oficinas que producen los documentos de las
relación actividades relacionadas.
5.6.3 Fechas de la 1966-…
relación
5.7 Séptima relación
5.7.1 Identificador y Nom
forma(s) bre Propuesta de investigación
autorizada(s) del
nombre /título de la Identi Actualmente no está codificado
entidad relacionada ficad
or
5.7.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones,
relación proceso, procedimientos y actividad
identificada está en la relación N° 3.11, este
es el inicia el proceso y por ende la serie
documental.
5.7.3 Fechas de la 2006 -…
relación
5.8 Octava relación
130
5.8.1 Identificador y Nom Concepto evaluación con ponderación del
forma(s) bre proyecto
autorizada(s) del
nombre /título de la Identi Actualmente no está codificado
entidad relacionada ficad
or
5.8.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones,
relación proceso, procedimientos y actividad
identificada está en la relación N° 3.12, este
documento da continuidad al procedimiento
pues es por el cual se evalúa la propuesta.
5.8.3 Fechas de la 2006-…
relación
5.9Novena relación
5.9.1 Identificador y Nom Informe cualitativo y cuantitativo
forma(s) bre
autorizada(s) del
nombre /título de la Identi Actualmente no está codificado
entidad relacionada ficad
or
5.9.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones,
relación proceso, procedimientos y actividad
identificada está en la relación N° 3.13, en
consecuencia sigue un control en donde se
reportan las propuestas aprobadas de
acuerdo a los conceptos.
5.9.3 Fechas de la 2006-…
relación
5.10Decima relación
5.10.1 Identificador y Nom Informe del proyecto
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi Actualmente no está codificado
nombre /título de la ficad
entidad relacionada or
5.10.2 Naturaleza de Documento producto de las funciones,
la relación proceso, procedimientos y actividad
identificada está en la relación N° 3.14, este
es que determina el desarrollo y avance de la
investigación aprobada.
5.10.3 Fechas de la 2006-…
relación
5.11Onceava relación
5.11.1 Identificador y Nom Informe final
forma(s) bre
131
autorizada(s) del Identi Actualmente no está codificado
nombre /título de la ficad
entidad relacionada or
5.11.2 Naturaleza de Documento producto de las funciones,
la relación proceso, procedimientos y actividad
identificada está en la relación N° 3.15, este
es el que culmina el procedimiento y en ese
orden de ideas la serie documental.
5.11.3 Fechas de la 2006-…
relación
1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
165
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03 Óp. Cít. Pág. 9
132
2.1 Fechas ISO 2004-03-31 (Conocida)
8601
2.2 El objetivo de esta función es la existencia del
Descripción marco orgánico legal del fundamento y
funcionamiento para la Universidad Central.
El documento de esta función brinda información
sobre el origen, naturaleza, organización y
disposiciones que rigen todos los elementos de la
Institución.
2.3 Historia En el año de 1966, un grupo de educadores con el
objetivo de aumentar la cobertura al acceso a la
educación, disponer los progresos de la ciencia y
la cultura al servicio de las necesidades de la
sociedad colombiana, y favorecer a la
democratización del sistema educativo
universitario, fundaron la Universidad Central. el 30
de junio de 1966,Raúl Vásquez Vélez, Rubén
Amaya Reyes, Carlos Medellín, Alberto Gómez
Moreno, Eduardo Mendoza Varela, Elberto Téllez
Camacho, Jorge Enrique Molina y Darío Samper,
elaboraron el primer estatuto de la entonces
Fundación de la Universidad Central, y desde ese
entonces se estableció esta función primordial del
consejo superior de la siguiente manera:
“1.Reformar los Estatutos de la fundación, sin
cambiar los fines de ella. Tales reformas requieren
su aprobación en dos debates realizados en
sesiones distintas”166
Esta función se mantuvo hasta 1978, y tuvo una
trasformación evidenciada en el estatuto del 2004
manteniéndose en el estatuto actual quedando del
siguiente modo: “Expedir y modificar el estatuto
general de la universidad y vigilar su pleno
cumplimiento” dejando esta última como forma
autorizada del nombre de la función.
2.4 Legislación -Artículo 69 de la constitución política de
Colombia: por el cual se garantiza la
autonomía universitaria.167
166
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo superior tomo 1.Óp Cit. pág. 3
167
COLOMBIA.SECRETARÍA GENERAL DE LA ACALDÍA MAYOR DE BOGOTA. Constitución política.
Artículo 69. por el cual se garantiza la autonomía universitaria disponible en:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr002.html(consultada el
6 de octubre de 2013)
133
estatuto General de la Universidad Central.168
168
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo 05 de 2007. Por el cual se modifica el estatuto General
de la Universidad Central. Bogotá D.C. 2007. Pág. 1.
169
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo 02 de 2012. Por el cual se modifica el estatuto General
de la Universidad Central. Bogotá D:C. 2012 [en línea] Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2012-acuerdo-consejo-superior-002.pdf (consultada
el 11 de noviembre de 2014)
134
3.3 Tercera relación
3.2.1 Forma(s) Reformar los estatutos de la fundación, sin cambiar
autorizada(s) los fines de ella. Tales reformas requieren la
del nombre / aprobación de dos debates realizados en sesiones
Identificador distintas
de la función
Relacionada
3.2.2 Tipo Función
3.2.3 Categoría Temporal
de relación
3.2.4 Esta función es la primera que es estableció
Descripción desde la creación de la universidad en 1966 al
de la relación Consejo Superior, la función que se está
describiendo es heredera de esta, también se
mantuvo en 1977,
3.2.5 Fechas 1966-07-14 (conocida) / 1977 (Aproximada)
de la relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 ISO CO.DC.OGDUC.A1
Identificador 3166-1
de la
descripción
de función
4.2 860024746-1
Identificador(e Universidad Central
s) de
institución(es)
4.3 Reglas y/o -ISDF – Norma internacional para la descripción de
convenciones funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
utilizadas Archivos, 2008
135
escritura(s) 639-2
4.8 Fuentes -ISDF – Norma internacional para la descripción de
funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
Archivos, 2008
136
5.2.1 Forma
Identificador y autoriza Consejo Superior
forma(s) da del
autorizada(s) nombre
del nombre Identific CO DC OGDUC CS
/título de la ador-
entidad ISO
relacionada 3166-1
5.2.2 Ente superior que emite lineamientos y
Naturaleza de reglamentos de la Universidad Central, y es el que
la relación directamente desarrolla la función.
5.2.3 Fechas ISO 1966-07-14 (actualmente)
de la relación 8601
5.3Tercera relación
5.3.1
Identificador y Rectoría
forma(s)
autorizada(s)
ISO CO DC OGDUC R
del
3166-1
nombre/título
de la entidad
relacionada
137
6. RESULTADOS
La ISDF es una de las normas que indica uno de los modelos para describir
información de tipo contextual y por medio de los resultados obtenidos de la
aplicación en la Universidad Central, se identificaron grandes beneficios que se
pueden abordar tanto en el mundo físico como en el electrónico
138
específica sobre la función para el usuario externo e interno (fechas, descripción,
historia, y legislación)
139
Gráfica 6 Relación Jerárquica
(Elaboración propia)
En este sentido se Identificó que esta relación solamente puede existir entre los
niveles es decir solamente entre funciones, entre procesos, entre procedimientos
o entre actividades, no puede existir una función sucesora de un proceso ni
viceversa.
140
Gráfica 7 Relación Temporal
(Elaboración propia)
Relación asociativa: La norma deja este espacio muy amplio pues menciona que
puede ser cualquiera de las relaciones que no se contemplan en las anteriores,
para el caso particular de la Universidad Central este tipo de relación se tomó
como de agrupación, pues es aquí donde se pueden aglomerar un gran volumen
de acuerdo a la temática que se maneje.
Se evidenció también que cierta agrupación se dio por las funciones de los
diferentes cargos de la Universidad, sin embargo puede existir esta relación entre
otros niveles.
141
Gráfica 8 Relación asociativa
(Elaboración propia)
La cuarta área es la de control, los datos consignados en esta área son para la
oficina dueña de la ficha de descripción, Gestión Documental es el caso de la
Universidad Central.
142
logran vincular al productor y al documento producido, no todas las funciones
deben ser describidlas, pues algunas no muestran los beneficios expuestos en
este trabajo, y sería un desgaste realizar una descripción para cada una de las
funciones de la organización.
Ahora bien, después de estas cuatro áreas, sigue la segunda parte de la norma la
cual representa la vinculación de las funciones con las instituciones, los
documentos de archivo y otros recursos, a cada uno de estos elementos se les
cataloga como entidades, y el archivista tiene diversas posibilidades de identificar
a qué tipo de vínculo le corresponde la función descrita, para el caso de la
Universidad Central sería pertinente cambiar la denominación de “entidad” ya que
confundiría un poco al usuario y se propone indicar el tipo de elemento con el que
se está relacionando (Documento, institución u otro tipo de recursos)
Para una muestra más grafica de lo que representa la segunda parte de la norma,
en donde se reflejen todas las relaciones que se pueden dar en todos estos
elementos de manera más significativa que la expuesta en la propia norma.
Se documentan
Documentos de
Archivo Producen, gestionan, custodian, preservan
Producen y gestionan
y proporcionan
(Elaboración Propia)
144
6.3. Informe estadístico y gráfico de la aplicación de la descripción defunciones
Teniendo claro a que se refiere cada una de las partes establecidas en la norma,
se presenta un análisis cuantitativo el cual presenta a cuantas y cuales relaciones
se pudieron realizar, además se muestra un estudio cualitativo en donde se
muestra de manera gráfica como la función descrita interactúa con las relaciones
anteriormente explicadas, de acuerdo a la aplicación realizada en la Universidad.
8
6
5 5 5 5 5
4 4
3 3 3
2 2
1 1
0 0
Esta grafica muestra las diferentes relaciones que se pudieron realizar con las
funciones descritas, de las cuales se puede deducir que la Universidad Central se
145
ha preocupado por mantener la historia institucional en su acervo documental
como se observa en la opción “temporal” denominada así por la norma, también
en la opción “jerárquica” se muestra que los procesos y procedimientos están
documentados de tal manera que se garantiza la calidad académica y
administrativa.
Investigación 6 5 11
Régimen o Normatividad 3 1 4
Total 21 17 38
146
Cantidad de relaciones de las funciones descritas 2
parte de la norma
Documento Productor
1
Régimen o Normatividad 3
5
Investigación 6
4
Gestión académica 3
3
Extensión 3
2
Docencia 4
2
Administrativa 2
En este orden de ideas, se presenta cuáles son las relaciones y cómo interactúan
con la función descrita el cual representa al estudio cualitativo.
147
Gráfica 10 Relación Temporal de la función de la temática administrativa.
148
Gráfica 12 Relación Asociativa función de la temática Docencia.
149
Gráfica 14 Relación Jerárquica función de la temática Docencia
150
Gráfica 15 Relación Asociativa de la función de la temática Extensión
151
Gráfica 17 Relación Jerárquica de la función de la temática Extensión
152
Gráfica 18 Relación Asociativa función de la temática Gestión académica
153
Gráfica 20 Relación Jerárquica función de la temática Gestión académica
154
Gráfica 21 Relación asociativa de la función de la temática
155
Gráfica 23 Relación Jerárquica de la función de la temática Investigación
156
Gráfica 24 Relación asociativa de la función de la temática Régimen y/o
normatividad
157
7. DISCUSIÓN
Los beneficios de la aplicación de la norma ISDF van más allá del cumplimiento de
la resolución a la pregunta problema propuesta, pues inicialmente evidencia una
contextualización compleja sobre el origen y la importancia de los documentos
información útil para los usuarios de tipo investigativo del archivo de la Institución.
De igual modo representa un avance sustancial por medio de las relaciones que
se establecen ya que por un lado se pueden visualizar los diferentes metadatos
que naturalmente van surgiendo en el mundo electrónico, y por el otro muestran
un vínculo claro y puntual entre dos elementos importantes para la universidad; el
sistema de calidad, y la historia.
Estos beneficios, permitieron hacer una reflexión para los archivistas, además de
plantear una alternativa de normalización para una descripción congruente dirigida
a los archivos, igual de práctica que la que se propuso en un momento dado para
la catalogación de los recursos en las bibliotecas.
158
La segunda parte de la norma titulada “vinculación de las funciones con las
instituciones, los documentos de archivo y otros recursos” es la más interesante,
pues evidenciaba intriga al momento de formular la pregunta problema “¿Cómo
articula esta norma las descripciones de estos elementos?” por que permitía
brindarle al usuario una explicación completa sobre la información que envuelve a
los documentos y a su vez justifica la denominación del documento quien es el
responsable de producirlo y con que otros recursos y usuarios se está
relacionando, argumentos que ayudarán a decidir conservarlo o no en el acervo
documental.
La articulación la realiza con una sola palabra “entidad” la cual se utiliza para
nombrar a los documentos, instituciones y otro tipo de recursos, sin embargo para
Colombia y en especial para la Universidad Central este aspecto confunde al
usuario, y por lo tanto se propone que en esta parte se utilice el termino natural, es
decir colocar “documento” cuando se esté vinculando a un documento “institución”
al referirse a la organización y “otros recursos” tratándose de otro tipo de aspectos
a los que se le quiera vincular, aunque podría ser perjudicial a la hora de hablar de
una normalización a nivel mundial, pues ya hay avances sustanciales en España
en donde sí se está utilizando el termino entidad para ello.
Analizando este tipo de vínculos que hace la norma ISDF, se evidencia que por
medio de estas, se acoge un esquema entidad- relación que al igual que el modelo
de clasificación funcional de Pedro López Gómez de 1994. Constituye relaciones
de muchos a muchos170 en donde el primer elemento es la función que a su vez
está relacionada con diversos aspectos (entidades, procesos, procedimientos,
170
El término muchos a muchos se refiere al tipo de relaciones de varios aspectos que se puede hacer de un
elemento A con muchos elementos de un elemento B “Cuando un registro de una tabla puede estar
relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa” TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y
LA COMUNICACIÓN. Base de datos Modelo Entidad Relación.[en línea] disponible en :
http://www.belgrano.esc.edu.ar/matestudio/carpeta_de_access_introduccion.pdf consultada el 25-11-2015)
pág. 4
159
actividades y documentos.) 171. La descripción de la ISDF puede estar relacionada
con datos de la descripción en la ISAD (G).
El modelo entidad-relación que propone la norma, encaja con otras normas que
actualmente se estén utilizando como la 30.300, la 15489 y la 23081 pues de
acuerdo con Barbadillo172 el tipo de descripción de la ISDF forma parte de los
esquemas de metadatos avanzados y es útil como puente entre las otras normas
de metadatos de descripción de documentos electrónicos, y con aquellas que
abarcan procesos y procedimientos.
171
BARBADILLO ALONSO, Javier. Clasificaciones y relaciones funcionales de los documentos de archivo.
pág. 98.
172
Ibíd. Pág. 100
173
BONAL ZAZO. José Luis. La Descripción Archivística Normalizada, Origen, fundamentos, principios y
técnicas. Óp. Cit. Pág. 178
160
fortalece la contextualización para el usuario, cambiando la manera de interpretar
y trasmitir la información.174
161
diferentes agrupaciones documentales producto de ellas lo reflejan, ayudan a
definir si la conexión entre el productor, la función y el documento es lógica,
información importante y de mucha utilidad para la implementación de un sistema
de calidad así como lo menciona también Giraldo cuando abordaba la
176
recolección de la información en una TRD
176
GIRALDO LOPEZ, José Alberto. Ibíd. pág. 54
177
ZAPATA Carlos. Calidad total gestión documental En: “Los archivos y los sistemas de calidad “Seminario
del Sistema Nacional de Archivos (XII: 2003: Bogotá D.C). Memorias XII Seminario del Sistema Nacional de
Archivos. Bogotá. D.C: Archivo General de la Nación, 2003. Pág. 89.
162
Reflejar estos beneficios mediante un análisis previo, hace que la aplicación de la
ISDF sea importante porque de acuerdo con Innerarity178 la sociedad exige un
mejor y fácil acceso a la información, y los archivistas pueden mejorar este
aspecto, sirviendo como intérpretes que estén en disposición de separar lo
fundamental de información no valiosa, de tal manera que brinden un contexto
coherente con las necesidades de la sociedad y el documento descrito.
Lo anterior, deja una gran incógnita para los archivistas, ellos estarán dispuestos a
actualizar sus labores, pensando que en la actualidad se están produciendo
documentos de manera diferente a como se producían hace diez años.
178
INNERARITY. Daniel. La sociedad invisible. En: Cuadernos de Información [base de datos en línea] N° 18
(2005) p 148 (consultada el 15 de marzo de 2014) Disponible en Redalyc.
179
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Óp.
Cit. Pág. 99
163
información incompleta, es necesario comprender las condiciones en las que el
documento fue producido, y evidenciar que cuando solo se describe el documento
se está contando una parte, por tal motivo es importante mostrar los temas que la
complementan, información que se consigue con una descripción de funciones de
tal manera que se constituya una historia más completa.
En la teoría archivística existe un mito que segó a los profesionales y no deja que
se avance en el tema de la normalización mediante la descripción, y se refiere a la
diferencia entre la catalogación en las bibliotecas y la descripción en los archivos,
la organización de la información es diferente, una gran ventaja para las
bibliotecas, ya que los recursos no están atados a ninguna función y los
documentos si, esta es una de las escusas utilizadas por los Archivistas que
impidió alguna normalización entre los archivos.
180
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Óp.
Cit. Pág. 100
164
nivel mundial, pero de acuerdo con Cáceres 181 falta avanzar en la parte local,
realizar investigaciones enfocadas en el beneficio especifico de una comunidad o
biblioteca particular, en los archivos pasa exactamente lo contrario se han
realizado muchas investigaciones interesadas en las necesidades de la
comunidad y los archivos específicos, olvidando la normalización general.
Ahora solo queda, ponerse en marcha, con el objetivo de trabajar en común pues
las normas descriptivas son los fundamentos para lograr una normalización a nivel
mundial en un sistema integrado, y por medio de las funciones se puede lograr ya
que son estas las que tienen la capacidad de convertirse en el eje central de una
política descriptiva.
Administrativa
Docencia
181
CÁCERES ARIAS, Alexandra. Comprensión de la identidad cultural desde la biblioteca pública. Una
aplicación de la hermenéutica analógica. Tesis Inédita Trabajo de grado (Profesional en Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística). Universidad de la Salle. Programa de Sistemas de Información y
Documentación.
165
Extensión
Gestión académica
Investigación
Régimen y/o normatividad
El orden de las categorías está en alfabético por comodidad de los usuarios, sin
embargo, la presente propuesta está sujeta a cualquier sugerencia de los
archivistas a la hora de evaluar las temáticas que son abordadas en las diferentes
organizaciones.
Luego de tipificar las entidades e identificar las grandes categorías que las
representan se debe realizar un análisis para conocer qué tipo de funciones deben
ser descritas pues no todas aportan los mismos beneficios, para ello es necesario
hablar en los mismos términos, todas las entidades deben estar de acuerdo en
cuanto al significado de cada uno de los elementos que intervienen (función,
proceso, procedimiento, actividad) y conocer las categorías dentro de las cuales
se vallan a incluir tales descripciones.
166
Y en tercera medida, iniciar la descripción de las funciones seleccionadas
utilizando la guía que propone la norma, y bajo las grandes categorías
previamente identificadas.
167
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
168
A partir de todo lo investigado en el numeral 2 se encontró una muy buena
literatura que contiene la descripción archivística como categoría macro, sin
embargo para una subdivisión como lo es la descripción de funciones se
encontró escasa información a nivel internacional y una nula a nivel
nacional, por lo tanto es necesario incentivar investigaciones que permitan
fortalecer la teoría de la disciplina.
169
En el numeral 4 es fundamental evidenciar que el método estudio de caso
con un enfoque cualitativo permitió comprender que beneficios se obtuvieron
particularmente en la Universidad Central, en donde se muestran cierto tipo
de relaciones que reflejan con mayor claridad el panorama de la organización
y a la vez un estudio más detallado el cual representa puntualmente las
conexiones de tres aspectos importantes para la organización (los procesos,
la historia y los documentos).
Lo más representativo del numeral 6 son los tipos de relaciones que estipula
la norma, pues por medio de la Relación Jerárquica”, es posible proponer
una metodología para elaborar los llamados flujos documentales,
directamente por una fuente archivística y no por el área industrial, la
170
"Relación Temporal” permite documentar una historia muy completa de la
Institución y por último la “Relación Asociativa” brinda vínculos e
hipervínculos entre diversas funciones de acuerdo a las niveles de
descripción identificados en cada institución que en el caso tecnológico
resulta ser muy útil para recuperar información.
Con respecto al numeral 6.3 el informe estadístico muestra que con solo 6
funciones descritas se pueden analizar muchos más elementos y establecer
diversas relaciones, que reflejan en qué estado y productividad se encuentra
la entidad revisando el cumplimiento de los siguientes aspectos: si tiene
documentada la historia, si los procesos y procedimientos son acordes a la
estructura de la institución, y si las funciones concuerdan con los productores
y los documentos producidos.
171
Siguiendo con el numeral 7 en la discusión se plantea la necesidad de una
normalización en el campo archivístico a nivel nacional e internacional, ya
que de ello depende que se puedan generar intercambios de documentos
entre entidades, de tal manera que se pueda concebir una red entre
instituciones congruentes con las temáticas identificadas.
Es importante que las personas que deseen realizar trabajos con relación a
la descripción de funciones, identifiquen las categorías misionales de las
entidades ya que de ello depende el éxito de la investigación, pues el
producto final seguramente va a ser información importante para los usuarios
que realizaran futuras consultas.
172
BIBLIOGRAFIA
173
clasificación, ordenación y descripción de archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones. Diario Oficial. Bogotá D.C., 2013. N° 48754.
174
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ.
Código sustantivo de Trabajo. Bogotá D. C. Diario Oficial No 27.407.1950. (En
línea) Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33104 (consultado
el 12/11/2014)
175
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Página Principal/
Inicio/Investigación / Coordinación de investigación de la vicerrectoría
Académica ¿Quiénes somos? Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&i
d=578&Itemid=8 (consulta realizada el 19 de octubre de 2013)
176
en: http://ibersid.eu/ojs/index.php/ibersid/article/viewFile/3286/3047
(consultada el 09 de octubre de 2012) Pág.157- 164.
177
GAMBOA RUIZ, Carlos Álvaro. La descripción archivística en Colombia y
su importancia en los archivos universitarios. En: CONGRESO
IBEROAMERICANO DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS (4: 2008:
Bogotá).Memorias IV Congreso Iberoamericano De Archivos
Universitarios: Bogotá. Archivo Histórico Javeriana Juan Manuel Pacheco
S.J, 2008 Pág. 1-8
178
KIESLING, Kristi L.R. Descripción Archivística Codificada (EAD):
desarrollo y potencial internacional. En Revista Catalana d’ Arxivística
Lligall N° 17 (2001) [En línea] Disponible en:
http://www.arxivers.com/publicacions/revista-lligall/edicions-lligall.html
(consultada el 08 de agosto de 2012) Pág. 73-88
179
de grado (Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y
Archivística) Universidad de la Salle. Programa de sistemas de
información Bibliotecología y archivística.
ZAPATA Carlos. Calidad total gestión documental En: “Los archivos y los
sistemas de calidad “Seminario del Sistema Nacional de Archivos (XII:
2003: Bogotá D.C). Memorias XII Seminario del Sistema Nacional de
Archivos. Bogotá. D.C: Archivo General de la Nación, 2003. Pág. 187
180
ANEXOS
ANEXO 1
MATRIZ DOFA
1 La evolución de la Oficina de Gestión Documental, en cuanto a 1 Permite conservar el contexto de la universidad Central
prácticas archivísticas en la Universidad Central, ha sido muy
buena, sin embargo hasta ahora se está iniciando un proyecto
de descripción solamente para documentos, implementar la 2 Permitió elaborar un trabajo histórico, mediante las relaciones
descripción hacia el contexto y creación del documento es a las que llama "temporales" el cual reporta los cambios
incierta. estructurales. Orgánicos y funcionales de la Universidad
2 La implementación de la ISDF es dispendiosa en la 3 La función puede convertirse en un punto de acceso para
Universidad porque requiere de un trabajo de investigación, de encontrar y/o ubicar los documentos producidos por dicha
recopilación de información en cuanto muchos datos en los función de la Universidad Central
documentos de archivo, puede ser complejo y no sabría qué
tan útil seria describir aproximadamente a 98.000 funciones
4 La universidad está tomando un rumbo innovador en la nueva 4 Permite elaborar una historia Institucional mucho más
era de la tecnología, e Implementación de la ISDF no sabría detallada de la Universidad Central.
qué tan útil para ello
5 La universidad inició también un camino hacia la gestión 5 La descripción de funciones ayudó a identificar y contextualizar
documental por procesos y no se sabe que tan beneficioso las razones de creación de los tipos documentales, opción
pueda serlo para vincularlo con la implementación de la ISDF excelente para los usuarios del archivo.
6 La universidad Central no tiene un cuadro de clasificación 6 Permitió justificar de manera más clara el porqué de la
Funcional (requisito obligatorio para poder aplicar la Norma existencia de los documentos de archivo expuestos en las
ISDF), el cual es una tarea dispendiosa por el volumen de descripciones de las funciones realizadas
funciones, procesos y procedimientos que tiene.
7 No se encuentran totalmente documentados los procesos y 7 La norma ISDF permite tener una actualización permanente de
procedimientos de la Universidad Central, , solamente están la evolución de la Universidad
los de la parte administrativa, en la parte académica solamente
se encuentran identificados, por parte de la Oficina de Gestión
Documental para realizar las correspondientes TRD 8 Es la primera Institución a nivel Nacional que ya realizó una
aplicación de la norma ISDF
181
9 Ayuda a clarificar el flujo para el sistema electrónico de
documentos
permite emprender una tarea con otras universidades y para la adaptación de la norma a nivel nacional en el comité de
con ello construir una historia de las en cuanto a aspectos faltan por documentar en conjunto con la coordinación de procesos Descripción del Archivo General de la Nación
orgánicos, estructurales y funcionales de las
universidades de Colombia
5 La función puede convertirse como un elemento para D1 x O2 + O6 se realiza una propuesta dentro del proyecto que O3 x F5 Elaborar una crónica basada en la información detallada
poder intercambiar información de documentos generados se está adelantando sobre descripción, mencionado esta que se puede recolectar para elaborar la historia Institucional, de
en el archivo de las universidades oportunidad pues los usuarios comprenderían mejor el contexto del manera que ayude a identificar y contextualizar las razones de
documento que se está describiendo. creación de los tipos documentales, opción excelente para los
usuarios del archivo.
6 Es uno de los elementos indispensables para conformar F7 x O2 Realizar una socialización que permita mostrar los
un sistema de descripción archivística más flexible. beneficios que da la norma a la universidad
182
9 Ofrece soluciones a la problemática de cómo elaborar un
cuadro de clasificación funcional, aunque sea una
contradicción pues es un requisito que pide para poder
diligenciar uno de los campos. Además porque permite
por medio de la relación " Asociativa" clasificar las
funciones que tengan que ver con la temática.
2 La norma no establece un orden lógico para construir las A1 x D8 Dentro de la propuesta para la adaptación de la Norma el A2 x F2 Establecer el orden lógico por medio de las relaciones de
relaciones de las funciones considero que es porque es vínculo de la función- Oficina productora-Documento este es un acuerdo a la experiencia que se tuvo en la Universidad Central,
general a nivel internacional, pero puede presentarse a aspecto fundamental, pues es allí donde se ve reflejado en realidad inicialmente las de tipo Asociativa, posteriormente las relaciones
confusiones para su propia aplicación el vínculo que tiene con los documentos temporales y por ultimo las relaciones de tipo Jerárquico
LISTA DE AMENAZAS (externos
3 La escasa cultura y desarrollo en las prácticas A4 x F6 Proponer una visualización de las relaciones de las
archivísticas en cuanto a la descripción contextual de los funciones de manera más gráfica y dinámica que permita mostrar
documentos en Colombia, esta apenas iniciando, por lo de manera más clara el porqué de la existencia de los
tanto la implementación de la ISDF se ve incierta a nivel documentos de archivo.
nacional
4 La norma ISDF no permite visualizar las relaciones de las A5 x F1 Proponer un instructivo claro de implementación de la
funciones de manera más gráfica y dinámica norma en donde para el caso de la universidad se pueda
identificar que no se debe colocar en las fichas, ello permitirá
conservar el contexto de la universidad
5 La norma ISDF no dispone de una guía o instructivo de
implementación de la misma clara, faltaría un espacio en
donde se indique que no se debe describir en sus fichas
6 La norma ISDF no brinda información acerca de cómo se
puede intercambiar los documentos con los archivos de
otras instituciones
7 La norma ISDF no establece de forma clara una
integración con normas de metadatos para poderla
vincular con documentos en el ámbito electrónico
183
ANEXO 2
A Función Administrativa
B Función de Docencia
C Función de extensión
E Función de investigación
184
ANEXO 3
Sistematización de Funciones
Categoría
Fuente
Funciones -Estatuto de Funciones-Estatuto de Funciones-Estatuto- Funciones-Estatuto- Funciones-Estatuto de Funciones-Estatuto de Funciones-Universidad
1966 1977 Borrador de 2002 Borrador de 2003 2004 2012 (actual) Central Página Principal
Consejo superior Consejo superior 2 Consejo superior 2.
1.Reformar los Reformar los estatutos Expedir y modificar el Función escogida
Estatutos de la de la fundación, sin estatuto general de la Consejo superior 2.
fundación, sin cambiar cambiar los fines de ella. universidad y vigilar su Expedir y modificar el
los fines de ella. Tales Tales reformas pleno cumplimiento estatuto general de la
reformas requieren su requieren la aprobación universidad y vigilar su
Reforma o Normatividad
185
Consejo superior Tomar Consejo superior Tomar
las decisiones de tipo decisiones de tipo
disciplinario que de disciplinario que según
acuerdo con los los reglamentos le
reglamentos académico, correspondan
de investigaciones,
docente, estudiantil y de
bienestar institucional le
correspondan en última
instancia
Consejo superior: Consejo superior:. Establecer la
Ejercer la suprema Ejercer suprema organización académica
dirección cultural y dirección científica, administrativa y
administrativa de la académica, financiera de la
fundación administrativa y universidad central
financiera de la
fundación
Consejo superior: Consejo superior: Designar y remover al Designar y remover al
Nombrar al Rector, Nombrar al rector, elegir rector, al secretario rector, al secretario
elegir sus dignatarios y sus dignatarios y aceptar General, a los General, a los
aceptar sus renuncias sus renuncias vicerrectores, a los vicerrectores, a los
decanos y al revisor decanos y al revisor
fiscal de la universidad fiscal de la universidad
central de acuerdo con central de acuerdo con
lo establecido en la lo establecido en la
universidad Central, de universidad Central, de
acuerdo con lo acuerdo con lo
establecido en el establecido en el
estatuto general estatuto general
186
Consejo superior: Consejo superior: crear Consejo superior:
Crear los organismos o organismos y comités crear los organismos y
comités asesores que asesores que estime comités asesores que
estime convenientes, convenientes, fijándoles estime convenientes
fijándoles sus sus atribuciones en fijándoles
atribuciones en forma forma precisa atribuciones en forma
precisa precisa
Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Coordinación de
Coordinar las diferentes Desarrollar, por Desarrollar, en Desarrollar, en investigación: Promover
actividades docentes, intermedio de las coordinación con las coordinación con las el trabajo
investigación y facultades o facultades los planes facultades los planes interdisciplinario entre
divulgación de las coordinaciones de que conduzcan al que conduzcan al las facultades y los
facultades, escuelas, programa los planes que fortalecimiento de la fortalecimiento de la grupos de investigación
Institutos y conduzcan al docencia, investigación docencia, investigación y en torno al desarrollo
Departamentos entre si fortalecimiento de la y extensión en extensión en programas conjunto de proyectos
con la anuencia del docencia, investigación y programas de pregrado de pregrado y postgrado de investigación en
rector extensión en programas y postgrado de la de la Fundación relación con las áreas
de pregrado y postgrado Fundación Universidad Universidad Central y en estratégicas definidas
Investigación
187
Decano de estudios: Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Función escogida
Dirigir, coordinar, Dirigir, coordinar y Dirigir y coordinar el Dirigir y coordinar el Vicerrector académico
orientar y supervisar supervisar las proceso de proceso de Dirigir y coordinar el
las actividades actividades académicas autoevaluación autoevaluación proceso de
académicas de la de la Universidad, permanente de los permanente de los autoevaluación
Universidad previo, el previo visto bueno del programas académicos programas académicos permanente de los
visto bueno del Rector rector de pregrado y de pregrado y programas académicos
postgrado, en todas las postgrado, en todas las de pregrado y
áreas y modalidades y áreas y modalidades y postgrado, en todas las
proponer al Rector y al proponer al Rector y al áreas y modalidades y
Consejo Académico las Consejo Académico las proponer al Rector y al
modificaciones que modificaciones que Consejo Académico las
estime convenientes. estime convenientes. modificaciones que
Gestión académica
estime convenientes
Consejo superior Consejo superior Consejo superior Consejo superior Departamento de
Otorgar Becas. Otorgar becas y otros Autorizar, a solicitud del Otorgar títulos bienestar Coordinar el
estímulos honorarios de Consejo Académico, las honoríficos y registro y
acuerdo con distinciones que otorgue distinciones académicas sistematización de los
reglamentación especial la Fundación listados de solicitudes de
que deberá expedir. Universidad Central de becas de excelencia
acuerdo con lo académica, deportivas,
establecido en el culturales y
reglamento docente y socioeconómicas para
estudiantil. que el Comité de Becas,
previa verificación del
cumplimiento de las
condiciones
establecidas, estudie su
adjudicación.
Consejo superior
Otorgar títulos
honoríficos y
188
distinciones académicas
Consejo superior 23. Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Coordinación de
Aprobar la creación de Desarrollar, por Desarrollar, por Desarrollar, por extensión: Apoyar a las
nuevas unidades intermedio de las intermedio de las intermedio de las unidades académicas en
docentes, de facultades o facultades o facultades o la formulación de
investigación o coordinaciones de coordinaciones de coordinaciones de proyectos de extensión
extensión universitaria programa los planes que programa los planes que programa los planes que
o de filiales, oyendo el conduzcan al conduzcan al conduzcan al
criterio del consejo fortalecimiento de la fortalecimiento de la fortalecimiento de la
académico, por docencia, investigación y docencia docencia
intermedio del rector. extensión en programas
de pregrado y postgrado
Extensión
de la Fundación
Universidad Central y en
las modalidades
presencial y a distancia
Decano de estudios Vicerrector académico Función escogida
Presentar al Rector, coordinar las actividades Diseñar, proponer,
con, el visto bueno del docentes, de desarrollar y coordinar
Decano de Estudios, los investigación y los programas de
anteproyectos de divulgación de las posgrado y educación
reglamentación de los facultades, escuelas continuada del
planes, programas y institutos y departamento
métodos de enseñanza departamentos entre si
y de investigación con la anuencia del
rector
189
Síndico: Cobrar y Recaudar los dineros y Función escogida
recibir los, dineros y otras especies que se Recursos Humanos
otras especies que se adeuden a la Fundación; Garantizar la correcta
adeuden a la. hacer los pagos que elaboración de la
Fundación; hacer los corresponden a la nómina, seguridad
pagos que misma, previa social, prestaciones
correspondan a la autorización de los sociales y vacaciones,
misma, previa funcionarios de acuerdo con lo
autorización del correspondientes reglamentado en las
Consejo Superior, o del (posiblemente la leyes laborales vigentes
Rector función de la nomina y las políticas de la
Administrativa
190
Consejo superior Consejo superior
Preparar y presentar Aprobar los programas
ante el órgano de de capacitación para el
regente los programas personal docente,
de capacitación para administrativo y
docentes, directivo de la
administrativos y universidad, puestos a
directivos de la su consideración por el
Universidad. consejo académico
191