Aplicación de La Norma Internacional para La Descripción de Funci

Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
Sistemas de Información, Bibliotecología y Departamento de Estudios de Información

Archivística
1-27-2015
Aplicación de la Norma Internacional para la Descripción de

Funciones ISDF estudio de caso en la Universidad Central
Viviana Medina García
Universidad de La Salle, Bogotá
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Medina García, V. (2015). Aplicación de la Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF
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APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES (ISDF) ESTUDIO DE CASO EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL.
VIVIANA MEDINA GARCÍA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ D.C
2015
APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES (ISDF) ESTUDIO DE CASO EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL.
VIVIANA MEDINA GARCÍA
Trabajo de Grado para optar por el Título de

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística
Director de Trabajo de grado

LUIS FERNANDO SIERRA
Magíster en Docencia
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ D.C
2015
Nota de aceptación
______________________________
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Firma del Director de jurado
______________________________
Firma jurado
______________________________
Firma jurado
Bogotá DC 27 de enero de 2015

DEDICATORIA
A mis padres; Mireya García, Benjamín Medina y a mis hermanos Yeni Marcela, y
Edward Medina por su apoyo incondicional pues este ha sido un elemento
fundamental para mi desarrollo profesional y personal a lo largo de mi vida.
AGRADECIMIENTOS
Antes que nada a Dios, por estar presente siempre en mi vida, y por brindarme
fortaleza y fe para poder realizar esta investigación con sacrificio.
A mi Director de Tesis Luis Fernando Sierra, por haberme orientado y corregido en

durante toda mi labor científica.
A Piedad Patricia Rodríguez Garzón, Directora de la Oficina de Gestión

Documental de la Universidad Central por permitirme aplicar el trabajo en la
institución, además por su voz de aliento en las situaciones difíciles.
A mi amiga Alexandra Cáceres, por toda su colaboración para el desarrollo de mi

trabajo de grado.
4
TABLA DE CONTENIDO
1. PRELIMINARES ....................................................................................................................... 9
1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................................ 10
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................. 19
1.3 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................. 21
4. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 24
4.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 24
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................ 24
2. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................... 25
2.1 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA .................................................................................. 25
2.1.1 Evolución de las prácticas descriptivas y desarrollo del concepto. .......................... 25
2.1.2 Descripción multinivel ...................................................................................................... 40
2.1.2.1Origen de la descripción multinivel .......................................................................... 41
2.1.2.2 Grados unidades y niveles de descripción ............................................................ 43
2.1.2.3 Las reglas de descripción ........................................................................................ 46
2.1.3 Instrumentos de descripción ........................................................................................... 48
2.1.4. La descripción archivística en el ámbito tecnológico y la relación con el análisis
funcional....................................................................................................................................... 50
2.1.5. Descripción de funciones ............................................................................................... 52
2.1.5.1 El concepto de descripción de funciones ....................................................... 52
2.1.5.2. Utilidad de realizar una descripción de funciones ............................................... 54
2.1.5.3 Categorización de las funciones para la descripción .......................................... 56
3. MARCO NORMATIVO ........................................................................................................... 58
4. MARCO METODOLÓGICO .................................................................................................. 65
4.1 METODOLOGÍA Y ENFOQUE: ......................................................................................... 65
4.2 DISEÑO: FASES METODOLÓGICAS ............................................................................. 66
4.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ................................................................................................ 69
5. APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF .................................................................................... 73
5.1 CARACTERIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL 74
5.2 CARTILLA DE LA APLICACIÓN ISDF........................................................................ 75
5.3 APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF A LAS 6 FUNCIONES.................................... 81
5
5.3.1 Ficha N° 1 Aplicación a la función de la temática administrativa .............................. 82
5.3.2 Ficha N° 2 Aplicación a la función de Docencia .......................................................... 89
5.3.3 Ficha N° 3 Aplicación a la función de extensión.......................................................... 96
5.3.4 Ficha N° 4 Aplicación a la función de gestión académica ....................................... 108
5.3.5 Ficha N° 5 Aplicación a la función de investigación.................................................. 118
5.3.5 Ficha N° 6 Aplicación de la norma a la función de Régimen y/o normatividad .... 132
6. RESULTADOS ...................................................................................................................... 138
6.1 Estrategias para las entidades que vayan a implementar la norma: ......................... 144
6.3. Informe estadístico y gráfico de la aplicación de la descripción defunciones ......... 145
7. DISCUSIÓN........................................................................................................................... 158
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................... 168
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................. 173
ANEXOS ........................................................................................................................................ 181
6
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Análisis del concepto de Descripción Archivística a nivel Internacional .............. 29

Tabla 2. Análisis del concepto de Descripción Archivística a nivel Nacional .................... 37
Tabla 3. Diferencias de descripción en los dos ámbitos de las ciencias de la Información,
bibliotecología y archivística ............................................................................................ 42
Tabla 4. Explicación de los instrumentos de descripción ................................................. 48
Tabla 5. Análisis de la legislación colombiana ................................................................. 58
Tabla 6. Matriz de fases metodológicas de la investigación ............................................. 68
Tabla 7. Categorías y funciones seleccionadas para la investigación ............................. 70
Tabla 8. Caracterización de las funciones de la Universidad Central ............................... 74
Tabla 9. Cartilla de la aplicación ...................................................................................... 75
Tabla 10.Numero de relaciones de la 1 parte de la norma ............................................. 145
Tabla 11.Numero de las relaciones de la 2 parte de la norma ....................................... 146
7
LISTADO DE GRÁFICAS
Gráfica 1 Niveles de clasificación vs niveles de descripción ................................................... 44

Gráfica 2 Relación de unidades de descripción dentro del nivel intelectual y nivel físico .. 46
Gráfica 3 Elementos que intervienen en la descripción de una unidad de descripción .... 52
Gráfica 4 Relación entre funciones Instituciones y documentos ............................................ 55
Gráfica 5 Categorías de la Función vs niveles de descripción ............................................... 57
Gráfica 6 Relación Jerárquica .................................................................................................... 140
Gráfica 7 Relación Temporal ...................................................................................................... 141
Gráfica 8 Relación asociativa ..................................................................................................... 142
Gráfica 9 Relación entre la función descrita, la Institución y el documento ....................... 143
Gráfica 10 Relación Temporal de la función de la temática administrativa. ....................... 148
Gráfica 11 Relación Jerárquica de la función de la temática administrativa ....................... 148
Gráfica 12 Relación Asociativa función de la temática Docencia. ........................................ 149
Gráfica 13 Relación Temporal función de la temática Docencia. ......................................... 149
Gráfica 14 Relación Jerárquica función de la temática Docencia ........................................ 150
Gráfica 15 Relación Asociativa de la función de la temática Extensión .............................. 151
Gráfica 16 Relación Temporal de la función de la temática Extensión ............................... 151
Gráfica 17 Relación Jerárquica de la función de la temática Extensión .............................. 152
Gráfica 18 Relación Asociativa función de la temática Gestión académica ....................... 153
Gráfica 19 Relación Temporal función de la temática Gestión académica......................... 153
Gráfica 20 Relación Jerárquica función de la temática Gestión académica ....................... 154
Gráfica 22 Relación Temporal de la función de la temática Investigación .......................... 155
Gráfica 23 Relación Jerárquica de la función de la temática Investigación ........................ 156
Gráfica 24 Relación asociativa de la función de la temática Régimen y/o normatividad .. 157
Gráfica 25 Relación temporal de la función de la temática Régimen y/o normatividad .... 157
8
INTRODUCCIÓN
La descripción archivística se ha convertido en una de las labores intelectuales

que desarrollan los profesionales, estos son considerados como mediadores y
responsables la información que se divulga a sus usuarios.
El presente trabajo pretende evidenciar la necesidad de normalización a nivel

nacional e internacional en cuanto a la puesta en marcha de la divulgación de la
información de los acervos documentales, además los usuarios de los archivos
necesitan mucha más información de lo que actualmente se le se les están
brindando.
La ISDF es una alternativa de solución para la normalización para la descripción

en todos los archivos, asimismo pretende ofrecer información que no es evidente
al usuario, aquella que no se encuentra en el documento, esta norma Internacional
aporta datos de contexto que lo ubica y lo contextualiza, completando así un
sistema de descripción integral con la ISAD (G) y la ISAAR (CPF), la propuesta se
realiza inicialmente a la Universidad Central con el objetivo de que sea extendido
hacia las demás universidades y posteriormente a las demás Instituciones.
9
1. PRELIMINARES
1.1 ANTECEDENTES
La aplicación de la Norma Internacional de descripción de funciones (ISDF) es una

alternativa de solución a las problemáticas de descripción evidenciadas a nivel
nacional e internacional, pues la función es un factor descriptivo primordial que
permitirá entender el contexto de los documentos, y su relación con los principios
de la archivística (Orden original y el de procedencia.) así como lo afirma Bonal
“Los documentos de archivo no son documentos independientes, sino que, al
contrario, están fuertemente relacionados con sus productores, con las funciones
por las que fueron creados y con su propia organización interna” 1 además la
función es un elemento útil en el entorno tanto físico y más aún en el electrónico.
En este sentido, es pertinente evidenciar los antecedentes en cuanto a la norma

ISDF a nivel Internacional, y por consiguiente hasta donde ha llegado el desarrollo
de normalización de la descripción archivística en Colombia, puesto que a nivel
nacional no hay evidencias de aplicación.
Hay que considerar que desde 1950 Schellemberg identificó a la “actividad” como
el criterio más importante para la clasificación de documentos, el análisis de
funciones propuesto por este autor se convirtió en el modelo de clasificación
funcional de referencia para la comunidad archivística, evidenciándolo como un
prerrequisito para el control y el diseño de sistemas de clasificación de
documentos.2
A nivel internacional la normalización de la descripción archivística se remonta

hacia los años 70, con la construcción de unos diccionarios y glosarios que
permitieron elaborar diferentes instrumentos de descripción, además el Comité de
1
BONAL ZAZO, José Luis. La normalización base del análisis documental en los archivos. En: ScireRe
presentación y organización del conocimiento [En línea] Vol. 6 N° 1 (ene.- jun. 2000) Disponible en:
http://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/viewFile/1124/1106 (consultado el 28 -08-2013). Pág. 57
2
FOSCARINI, Fiorella. La clasificación de documentos basada en funciones comparación de la teoría y la
práctica. En: Tabula, N° 13 (2010) pág. 46
10
Automatización del Consejo Internacional de Archivos construyó los primeros
formatos de descripción unificados para manejar sistemas automatizados e
intercambiar información, estos revelaron algunos inconvenientes con la
necesidad de normalizar en dicha labor.3
Sin embargo, hasta los años 80 surgen los primeros textos normativos, dentro de
los cuales se resaltan cuatro estándares: Archives, Personal Papers and
Manuscripts (APPM) difundido en USA por Stephen Hensen en 1983, el Manual of
Archival Description (MAD) divulgado en 1986 por Michael Cook convertido
posteriormente en el Manual británico of Archival Description (MAD2), Rules of
Archival description, (RAD) publicado en 1992 en Canadá4 y Archives, Personal,
Papers y manuscripts: A cataloging Manual for Archival Repositories, Historical
Societies and Manuscript Librarie5. A la par se crea la “Comisión Ad hoc sobre
normas de descripción” en una reunión que tuvo la UNESCO y la CIA en Wroclaw
Polonia, hacia 1982.6
En los años 90, surge la preocupación por el atraso reflejado de los sistemas de
descripción e información que tenían los archivos frente al excelente avance que
tuvieron las bibliotecas, y los centros de documentación a partir de los tres
estándares mencionados anteriormente, por tal motivo sirvieron de base para la
primera iniciativa de normalización a nivel internacional; la publicación de la
declaración de los principios de descripción y la elaboración del proyecto ISAD (G)
Norma internacional General de descripción archivística en 1992.7
La primera versión y edición del proyecto de la ISAD (G) fue aprobado en 1993.
Después de una revisión, recolección de observaciones, e implementación de
3
HERNÁNDEZ QUINTANA, Ania R. Esbozo de las bases teóricas y metodológicas de la normalización
archivística y su proyección en Cuba. Primera parte. En Ciencias de la Información Vol. 34, No. 1, abril, 2003.
Pág. 3
4
LLANES PADRÓN, Dunia. La representación normalizada de los documentos. Estudio comparado de normas
de descripción archivística. Salamanca, 2011.Trabajo de grado (Doctor en Biblioteconomía y Documentación).
Universidad de Salamanca. Departamento de Biblioteconomía y Documentación pág. 4
5
MUÑOZ FELIU. Miguel. ISAD (G) Hacia un estándar internacional de descripción archivística. Métodos de
Información (MEI), 1995, vol. 2, N° 8, [en línea] Disponible en : http://eprints.rclis.org/5563/1/1995-08-26.pdf
(consultada el 17 de marzo de 2013)Pág. 27
6
Ibíd. pág. 26
7
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Madrid: Adoptada por el comité de Normas de descripción 1999. (ISAD (G))
11
pruebas durante 5 años, se aprueba la segunda versión conocida también como
versión definitiva en 1999.8
A la par de la formulación de ciertos estándares, en 1994 se publicó un modelo de

clasificación funcional para los documentos de los archivos históricos provinciales9
lo que respaldo la elaboración de un diseño de organización de descripciones de
fondos, fundamentados en competencias como la cultura, agricultura, comercio
etc. lo sustancial de esta propuesta es que refleja un esquema entidad relación
“según el cual entre las entidades administrativas y las funciones que ejercen
relaciones complejas, de muchos a muchos10.
El 1994 el esquema entidad relación no afecto la teoría de la archivística en

cuanto a sus procesos técnicos, solamente hasta ahora con el surgimiento de las
normas como la que se está aplicando altera la manera en se concibe la
ordenación clasificación y por ende la descripción de los documentos “esas
categorías ya no son fondos orgánicos, ni pretenden serlo si no algo que podemos
llamar fondos funcionales. Mejor para reservar el concepto de fondo, podríamos
hablar de grupos de fondos entendidos como agrupaciones funcionales”11
En su afán de seguir avanzando en el tema de normalización, la comisión de la

Consejo Internacional de Archivos presenta un documento de trabajo acerca de
los puntos de acceso en las descripciones archivísticas, el cual permitió aprobar la
primera versión de la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados
Archivísticos para Entidades, Personas y Familias (ISAAR (CPF) en 1995 : para
que después de un proceso arduo de análisis de consideraciones y
8
MARTÍN GAVILÁN, César. Descripción archivística: guías, inventarios, catálogos e índices La norma ISAD
(G). Temas de Biblioteconomía [en línea] disponible en: http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf (consultada el
17 de marzo de 2013) Pág. 9
9
LÓPEZ GOMEZ, Pedro. Organización de fondos de los archivos históricos provinciales. Madrid: En
ANABAD. Comisión Técnica de archivos Históricos.
10
BARBADILLO ALONSO, Javier. Clasificaciones y relaciones funcionales de los documentos de archivo. En
Tabula N° 13, 2010 pág. 99
11
Ibíd. pág. 99
12
observaciones, se publique en el año de 2004 la segunda versión de la ISAAR
(CPF).12
Finalmente y aportando a la presente investigación, tras la constitución del comité

de buenas prácticas y normas profesionales se elaboró otro documento que
argumentaba la necesidad de identificar, y describir adecuadamente las funciones
de las organizaciones para poder optimizar la descripción de los niveles y de las
unidades de descripción13.
La primera versión de la norma se denominaba Norma Internacional para las

Funciones / actividades de las Organizaciones (ISAF), la cual fue presentada en
mayo de 2006, en conjunto con la Norma Internacional para Describir Instituciones
que Custodian Fondos de Archivo (ISDIAH) en el XVI Congreso Internacional de
Archivos celebrado en Kuala Lumpur, en Julio del 200814con el fin completar la
normalización general para la descripción documental pues se integrarían
formando una red junto con la ISAD (G) y la ISAAR CPF.
Para la elaboración de esta primera versión, se tomaron como base “dos modelos
de análisis y descripción de funciones aplicados en la gestión de documentos en
Australia, Canadá, Suiza, Reino Unido y Estados Unidos, así como en el trabajo
internacional realizado por la Organización Internacional de Normalización (ISO),
como las normas internacionales ISO 15489 “se desarrolló en respuesta al
consenso expresado por los países miembros de ISO para normalizar las mejores
prácticas internacionales en materia de gestión de documentos de archivo,”15 la
12
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familia. . Madrid: Elaborada por el Comité de Normas de
Descripción del Consejo Internacional de Archivos. Segunda Edición, 2004 (ISAAR CPF.) Pág. 5
13
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones.
Alemania: Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales Dresde. Primera edición,
2007.( ISDF) Pág.4
14
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma Internacional para Describir Instituciones que
Custodian Fondos de Archivos. Londres: Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas
Profesionales. Primera Edición, 2008. (ISDIAH) pág. 5
15
FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE SOCIEDADES DE ARCHIVÍSTICA. Normas INFORMACION Y
DOCUMENTACION. GESTION DE DOCUMENTOS Proyecto UNE-ISO 15489-1. En Revista Española de
Documentación Científica (En línea)Vol. 28 N° 1 (2005) Disponible en:
file:///C:/Documents%20and%20Settings/jsantamariam/Mis%20documentos/Downloads/244-715-1-
PB%20(2).pdf (consultado 17 de marzo de 2013) Pág. 88
13
ISO 23081 sobre principios y conceptos, un marco para definir los aspectos de
metadatos, el uso y orientaciones para la construcción de esquemas, todo
enfocado hacia la gestión de documentos (2006-2007)”16, punto importante para
aplicar este tipo de norma en el ámbito electrónico.
La ISAF se publicó en el 2006 con el fin de que los Profesionales en el ámbito

archivístico retroalimentaran sus observaciones pertinentes, para poder así
redactar y publicar la versión final, así fue como en el 2007 se obtuvo como
resultado la norma internacional para la descripción de funciones (ISDF) en
Alemania, objeto de aplicación del presente trabajo.
Esta norma ha tenido poca trascendencia a nivel Internacional, una nula

participación a nivel nacional, pues el único antecedente de aplicación a parte de
las pruebas realizadas de la misma, es un trabajo realizado en la Universidad de
Navarra hacia el 2011 en donde Lópaz17 afirma la importancia de ésta norma para
la creación de catálogos e identificación documentos que son el reflejo de las
funciones propias de las entidades y poder así facilitar el acceso de manera más
eficiente a la información.
En este sentido la recuperación de la información se certifica a través de unos

puntos de acceso en la descripción, los cuales deben garantizar la recuperación
por medio de diferentes oficinas y sus correspondientes funciones que abarquen
la creación de documentos, 18 por tal motivo se propone a la función, actividad
proceso o procedimiento como uno de los puntos de acceso que ayuden a dicha
recuperación.
ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Comité técnico Normalización.

16
Orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos ((Norma UNE-ISO 23081). 2011. pág. 4
17
LÓPAZ PÉREZ Rosario. Normalización archivística. [en línea] Disponible en :
http://www.arxiversvalencians.org/doc/nov2011/normalizacion.pdf (consultada el 06 de septiembre de 2012 )
Pág. 20
18
ESTEBAN NAVARRO. Miguel Ángel. La normalización de la descripción y la recuperación de la información
en los archivos vino viejo en odres nuevos. En ANABAD N° 1 (Ene-mar 1998) (en línea) Disponible en:
http://dialnet.unirioja.es/buscar/documentos?querysDismax.DOCUMENTAL_TODO=La+normalizaci%C3%B3n
+de+la+descripci%C3%B3n+y+la+recuperaci%C3%B3n+de+la+informaci%C3%B3n+en+los+archivos+vino+vi
ejo+en+odres+nuevos (consultada 06 de septiembre de 2012) Pág. 10
14
También, es importante destacar la importancia de la norma ISDF como puente
entre las normas de la CIA y las normas sobre metadatos para la descripción de
documentos electrónicos, ya que encabeza el proceso relacional entre
instituciones, funciones y documentos 19 otro punto primordial para aplicar este
tipo de norma en el ambiente electrónico.
Otro antecedente importante es la publicación de un borrador de la CNEDA

“Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de
las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones”20, a mediados
de 2011 en España, el cual incluye las cuatro normas iníciales Norma
Internacional General de Descripción Archivística (ISAD (G), Norma Internacional
sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones Personas y
Familias (ISAAR CPF), Norma Internacional de Descripción de Funciones (ISDF) y
la norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de
Archivo (ISDIAH) en una sola, e identifica a la ISDF como una de las normas
principales para desarrollar.
La crítica realizada por Heredia en cuanto a la modificación del término

“descripción documental” favorece a la investigación, porque la labor no solamente
se le realiza al documento de archivo sino también al contexto del mismo
indagando información que resulte útil para cualquier usuario del archivo es aquí
donde la función se posiciona como un elemento determinante para conseguirlo.
Ahora bien, en vista que se ha resaltado que la aplicación de la norma ISDF puede
ser de gran utilidad en el ambiente electrónico, es pertinente vislumbrar también
los antecedentes en cuanto a la descripción a nivel electrónico.
Para la descripción de documentos electrónicos fue elaborada la norma Encoded

Archival Description (EAD) construida por bibliotecarios, archiveros, e ingenieros
de distintas universidades de Estados Unidos, producto de unas discusiones sobre
19
BARBADILLO ALONSO, Javier. Óp. Cit. pág. 100
20
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓNARCHIVÍSTICA. Modelo Conceptual de
Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo,
Agentes y Funciones. [En línea] Disponible en:
http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20110609.pdf (consultada el 08 de agosto de 2012)
Pág. 1
15
la adaptación de la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD
(G) y la Norma Internacional sobre Registros de Autoridad (ISAAR (CPF). La
elaboración de esta norma tuvo como objetivo buscar, recuperar, visualizar e
intercambiar instrumentos de descripción archivística en la red, el cual facilita un
modelo de codificación de instrumentos de descripción, fundamentado en
estándares internacionales (SGML, HTML y XML).21
Un equipo denominado Bentley ayudo con la articulación de un grupo de principios

enfocados en la EAD, llamados “Acuerdos de Ann Arbor,” se reunieron en
repetidas ocasiones y como producto se publicó una versión alfa de EAD en junio
de 2004 para la realización de una pruebas de tal manera que para septiembre se
divulgo la versión final. 22
No obstante, a partir de la publicación de la versión final de la EAD están

surgiendo buenos modelos que reconocen que los metadatos de contexto ayudan
a un proceso de asignación de relaciones que permite vislumbrar al documento no
como un objeto aparte como en el caso de las bibliotecas sino que es el resultado
de un proceso23
Uno de los primeros modelos de metadatos están comprendidos en la norma ISO

23081 publicada en el 2004 Metadatos para la gestión de documentos la cual
lideraba el desarrollo de un marco para la identificación de metadatos necesarios
que permitieran las buenas prácticas en la gestión de los documentos en
24
ambiente electrónico.
21
HERNÁNDEZ QUINTANA, Óp. Cit. pág.6
22
KIESLING, Kristi L.R. Descripción Archivística Codificada (EAD): desarrollo y potencial internacional. En
Revista Catalana d’ Arxivística Lligall N° 17 (2001) [En línea] Disponible en:
http://www.arxivers.com/publicacions/revista-lligall/edicions-lligall.html (consultada el 08 de agosto de 2012)
Pág. 75
23
DELGADO GÓMEZ, Alejandro. Metadatos y descripción como representación del contexto archivístico.
En Revista de sistemas de información y documentación Ibersid, N° 1 (2007) [En línea] Disponible en:
http://ibersid.eu/ojs/index.php/ibersid/article/viewFile/3286/3047 (consultada el 09 de octubre de 2012)
Pág.160
24
FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE SOCIEDADES DE ARCHIVÍSTICA. Normas Standards. Información y
documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1:
Principios. ISO 23081-1:2006. En Revista Española de Documentación Científica (En línea)Vol. 31 N° 2
(2008) Disponible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/429/441 (consultado 17 de
marzo de 2013) Pág. 276
16
Además de este modelo existen diversos esquemas de metadatos para la gestión
documental que evidencian información fundamental para la descripción del
contexto del contenido, algunos de ellos son:
 VERS (Victorian Electronic Records Strategy) de la Public Record Office Victoria.

 RKMS (Record keeping Metadata Schema) publicado por el Records Continuum
Research Group (Monash University).
 AGRMS (Australian Government Recordkeeping Metadata Standard) Version 2.0
de los National Archives of Australia.
 Minnesota Recordkeeping Metadata Standa rd. IRM Standard 20, Version 1.2 de
los Minessotta State Archives.
 Vocabularis de metadades del Grupo d’ Innovació Tecnologica25
Ahora bien, a nivel nacional los antecedentes en cuanto a esta norma son
escasos, pues no se ha encontrado aplicación alguna, por tal motivo se presenta
el desarrollo que ha tenido la normalización de la descripción archivística en el
ámbito colombiano, que de acuerdo con Gamboa 26 ha sido cuestión de gran
evolución, pero que hasta el 2011 se estaba quedando rezagada con la creación y
aplicación de los instrumentos de descripción: FUID Inventario Documental, TRD
(tablas de retención documental)y TVD (tablas de valoración documental) .
La historia de la descripción archivística en Colombia inicio antes de que se

publicara la ISAD (G) a nivel Internacional con una fuerte discusión en cuanto al
asunto de descripción documental, se estudió la primera versión de la Declaración
Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de las

25
Universidades Españolas. Esquema de metadatos para la implementación de la administración

electrónica en las Universidades. En Conferencia de archiveros de las universidades españolas V 2 [En
línea] Disponible en:
http://cau.crue.org/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/index.html
(Consultado el 17 de marzo del 2013) Pág. 7
26
GAMBOA RUIZ, Carlos Álvaro. La descripción archivística en Colombia y su importancia en los archivos
universitarios. En: CONGRESO IBEROAMERICANO DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS (4: 2008:
Bogotá).Memorias IV Congreso Iberoamericano De Archivos Universitarios: Bogotá. Archivo Histórico
Javeriana Juan Manuel Pacheco S.J,2008 pág. 3
17
de principios sobre la descripción archivística, publicada por la Comisión Ad Hoc
sobre Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos en 199227,
En 1994 bajo el análisis del primer borrador de la ISAD (G) y un formato del
Archivo General de la Nación se creó una ficha de descripción documental en
donde se matizan aspectos informativos de fondos históricos, aunque se decidió
no respetar la estructura propuesta por la norma propuesta por la Consejo
Internacional de Archivos.28
En 1997 se logró la adaptación de la ISAD (G) en la NTC 4095 la cual solamente

se enfocó en la descripción de documentos custodiados en archivos históricos,
que aunque fue el inicio de la automatización de la labor, tuvo diversos
inconvenientes en cuanto a la no normalización en la denominación de los datos.
A partir de 1998 las entidades especialmente las Instituciones de Educación

Superior se han enfocado en elaborar tres instrumentos de control con algunos
elementos descriptivos, FUID, TRD, y TVD, dejando el tema de la descripción un
poco rezagado tal vez porque los profesionales pensaban que el proceso culmina
con la creación de dichas herramientas.
15 años después, en el 2012 se reevaluó la necesidad de avanzar el tema

recientemente se aptaron algunas normas, retomando de nuevo la ISAD (G)
integrando elementos de todas las etapas del ciclo de vida del documento
además de los de corte histórico, adaptando la ISAAR CPF y en el 2014
publicando la versión la ISDF con fines de recibir observaciones en el ámbito
colombiano.
La descripción también ha estado presente en diferentes normas expedidas por el

Archivo General de la Nación, en el acuerdo 005 de 2013 por ejemplo, se
establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de
los archivos en las entidades públicas y privadas,29 sin embargo en el capítulo
27
Ibíd. pág. 3
28
Ibíd. pág. 3
29
COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005. (15, marzo, 2013). Por el cual se
establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de archivos en las entidades
18
cuarto se presenta una problemática conceptual pues no se logra dimensionar el
término “descripción archivística” teniendo en cuenta que se deben tomar
elementos de contexto que no necesariamente se encuentren en el cuerpo del
documento.
El Decreto Numero 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el título V de la ley

594, estipula detalladamente la gestión con documentos electrónicos, 30 se tiene
más presente el contexto del documento y establece a la descripción de funciones
como un instrumento archivístico en la gestión documental, de tal manera que
permita reflejar el vínculo archivístico en donde el metadato juega un papel muy
importante. “Los metadatos para la gestión de documentos digitales (record
keeping metadata) pueden usarse para identificar autentificar y contextualizar
registros; y las personas procesos y sistemas que los crean y gestionan y los
mantienen y los utilizan.” 31
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación resolvió la siguiente pregunta problema ¿La aplicación

de la norma Internacional de descripción de funciones (ISDF) permitió encontrar la
efectividad en las organizaciones admitiendo así describir uno de los elementos
más importantes como lo es el contexto?
La investigación sobre la Norma Internacional para la Descripción de Funciones

(ISDF), surge por dos problemáticas: la primera, es la falta de normalización en
cuanto a la descripción archivística en Colombia y la segunda, es el desinterés y
desconocimiento de los archivistas por la descripción del contexto del documento.
En ese sentido, se hace necesario incentivar investigaciones para verificar la

efectividad de la norma en el campo netamente administrativo y funcional de las
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá
D.C., 2013. N° 48754 Pág. 2
30
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto N° 2609 (14, Diciembre, 2012. Por el cual se
reglamenta el título V de la ley 594 parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011, y se dictan otras
disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado. Bogotá D.C. 2012.
31
MENDÉZ RODRIGUEZ. Eva. La descripción de documentos electrónicos a través de metadatos: una visión
para la Archivística desde la nueva e-Administración. En Revista d’Arxius, 2003 N° 2, pág. 15
19
empresas, necesidad que dio origen a la ISDF, con el fundamento de identificar
adecuadamente las funciones y actividades para optimizar la descripción de los
niveles y de las unidades de descripción.
Colombia tuvo un gran desarrollo desde 1998 con los instrumentos de control TRD
TVD y FIUD, no obstante fue un poco desalentador que trascurrieran 15 años sin
que se reflejara algún avance en cuanto a la descripción.
En 1997 se adaptó la Norma Internacional ISAD (G) en la Norma general para la

descripción archivística (NTC 4095) y la creación de los instrumentos referidos
como TRD y las TVD, hasta el 2012 se publicó el decreto 2609, y en el 2013 con
el acuerdo 005 y últimamente con la readaptación más adecuada de la ISAD (G)
la homologación de la ISAAR CPF y con la ISDF, ha evidenciado la importancia
de la descripción del contexto del documento, despertando el interés que por
mucho tiempo permaneció dormido en los profesionales de los archivos de
Instituciones de Colombia.
La efectividad de la aplicación de la norma ISDF resulta ser acertada en la nueva

era de la gestión documental por procesos, ya que permite realizar la descripción
de las actividades, funciones, procesos, procedimientos etc. y a la vez muestra
esa relación con los documentos de archivo, es decir evidencia el vínculo
archivístico.
El inconveniente en la Universidad Central es establecer esos límites con las otras

disciplinas que abarquen estos temas, ejemplo práctico es la ingeniería Industrial,
en donde es pertinente aclarar que al determinar ciertos límites se convierten en
un trabajo mancomunado con objetivos diferentes, por un lado los ingenieros son
los encargados de elaborar los procesos y procedimientos de la entidad con el fin
de asegurar la calidad, por otro lado los archivistas describirán esos procesos y
funciones actividades con el objetivo de recuperar la información y establecer la
relación que existe entre proceso o función la historia y por supuesto el
documento.
20
1.3 JUSTIFICACIÓN
De acuerdo con Gamboa la descripción es una tarea intelectual en donde el

análisis va más allá de registrar en un formato datos que aparecen en las
unidades de conservación, bases de datos, o sistemas electrónicos, realizar esta
actividad de una manera errónea ha encaminado a inventariar el desorden y
documentar documentos aislados.32
La descripción permite descubrir lo que no es evidente en una primera mirada y

sin embargo importante para los usuarios, admite descubrir el contexto
documental, funcional y administrativo de los documentos, demandando así una
exigencia de investigar en los mismos, e indagar en otras fuentes (ya sean
digitales, hemerográficas, orales e incluso biográficas) para construir una historia
e identificar el contexto de la organización.
En este orden de ideas, revisando que en la historia colombiana se hallaron

diversos trabajos de grado de la Universidad de la Salle relacionados con normas
de Internacionales de Descripción en cuanto a la ISAD(G) se encontraron 5 y en
la norma ISAAR(CPF) solamente una realizada en la secretaria general- Comisión
Distrital de sistemas por William Forero 33, no obstante no hay evidencia de un
trabajo que emane un contexto documental se pretende aplicar la Norma ISDF en
un ámbito universitario, ello permitirá dar pasos hacia una implementación general
de una norma en aras de la identificación de las funciones y su correlación con los
niveles de descripción, además de verificar la trazabilidad de la gestión y sus
implicaciones y completar un sistema integrado de descripción.
32
GAMBOA RUIZ, Carlos Álvaro. Óp. Cit. Pág. 2
33
FORERO SOLANO. William Andrés. Aplicación de “la norma internacional sobre los registros de
autoridad de archivos relativos a instituciones personas y familias ISAAR (CPF)” (estudio de caso
en la secretaria general– comisión distrital de sistemas). Trabajo de grado Profesional en Sistemas
de Información, Bibliotecología y Archivística). Universidad de la Salle. Programa de Sistemas de
Información y Documentación. Pág. -6-179
21
Se propone además implementar el instrumento archivístico “la descripción de
funciones” (establecido así en la normatividad colombiana), como una
herramienta de descripción para los profesionales de sistemas de información
Bibliotecología y Archivística, que soporte el contexto de la documentación de las
funciones de una entidad y a la vez la relación con la propia descripción de los
documentos.
También se plantea que por medio de la aplicación de la norma se pueda

implementar un mecanismo de intercambio mucho más fácil en los archivos
universitarios pues son las funciones, los elementos indispensables para lograrlo.
Ahora bien, la utilidad de la aplicación de la Norma ISDF en la Universidad Central

resulta ser oportuno en este momento en el que la institución se está proponiendo
nuevas metas.
Una de ellas es la constitución de un Archivo Histórico para el fundamento de una

construcción de una Resolución Rectoral se tomó como base un primer insumo
referente a las categorías identificadas para seleccionar la muestra (Docencia,
Extensión, Gestión académica, Investigación, Régimen y/o normatividad) las
cuales sirvieron como parte de uno de los criterios de valoración con el fin de
definir la agrupación de fondos, colecciones y documentos de valor secundario,
En este sentido se está adelantando la descripción de los documentos que

conforman este acervo documental y para ello se está validando la información de
las fichas de las tres normas de descripción (Norma general para la descripción
archivística (ISAD (G)) Norma Internacional sobre Registros de Autoridad (ISAAR
(CPF), y la norma internacional para la descripción de funciones ISDF) .Gracias a
esta investigación que cubre la última, se están tomando en cuenta datos de
contexto importantes para adaptar una ficha de descripción documental propia.
22
Pues los usuarios al consultar el documento en un futuro tendrán mucha más
información que complementa y brinda aspectos importantes para la investigación,
son datos como el productor, la función que fundamentó la creación de dicho
documento, y la historia que constituye los cambios que ha tenido la Institución a
lo largo del tiempo.
Otra de las metas que se puede obtener con esta norma en la Universidad Central
es la integración que puede realizar con la parte de calidad la oficina Coordinación
de procesos ya que en la medida en que ellos estén creando los procesos y
procedimientos se puede complementar la descripción de los documentos que se
están realizando, recordando que no todas las funciones procesos ni
procedimientos merecen una Descripción Archivística
Y por último la Universidad Central cuenta con una historia mucho más detallada y
fue elaborada de manera diferente a como la haría un historiador, este es un
insumo con un objetivo netamente archivístico, e impacta en la organización así
como también en la sociedad.
23
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
 Aplicar la norma Internacional de descripción de funciones ISDF a un grupo de

funciones que represente la totalidad de las mismas de la Universidad Central.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Realizar un análisis bibliográfico que abarque la descripción archivística, y

descripción de funciones, de tal manera que permita fundamentar la aplicación
de la norma ISDF.
 Realizar un análisis de toda la legislación que abarque la descripción de

funciones, de tal manera que permita fundamentar la aplicación de la norma
ISDF.
 Identificar cuales funciones se van a describir mediante un estudio con las

fuentes disponibles en la Oficina de Gestión Documental la Universidad Central.
 Documentar la aplicación final de la Norma ISDF poniendo en discusión los

resultados para la oficina de Gestión Documental de la Universidad Central.
24
2. MARCO TEÓRICO
2.1 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
2.1.1 Evolución de las prácticas descriptivas y desarrollo del concepto.
La evolución de la descripción ha sido exponencial el ámbito archivístico a nivel

internacional, pues ha trascendido desde el ejercicio práctico descriptivo hasta el
desarrollo del mismo concepto.
En contraparte, a nivel nacional no ha sido tan fructífero, pues por un lado se
refleja más hacia un enfoque práctico con la creación de los instrumentos de
descripción en Colombia (TRD, TVD, FUID), que dan solución a problemáticas de
recuperación y organización documental, y por otro lado de acuerdo con el
recorrido histórico, solo en la época actual se han empezado a tener en cuenta
aspectos que internacionalmente se han visualizado desde 1989 como es el caso
del contexto de los documentos.
Por tal motivo, se mostrará la parte histórica que inicia con las prácticas
descriptivas desde 1500 antes de Cristo y culmina con un repertorio de
definiciones originadas durante el siglo XX.
Los primeros vestigios de descripción archivística se remontan a Mesopotamia,

Nuzi, Grecia, Roma, y Egipto, pues custodiaban archivos con el fin de controlar las
actividades económicas, legales y culturales de las naciones; estas son las
primeras culturas que elaboraban repertorios de los documentos para el uso
administrativo, la protección de los derechos de los productores, y la salvaguarda
34
de los documentos frente a desastres naturales, y guerras
Como primer dato histórico, está un conjunto de documentos en tablillas de arcilla

hallados en un archivo privado de Nuzi, en Asiria, registrados con fecha de 1500
A.C, al igual que en las otras culturas, los documentos fueron conservados para el
uso administrativo de sus productores, en donde la recuperación de los
34
LLANES PADRÓN, Dunia. Óp. Cit. Pág. 34
25
documentos se basó en la disposición física pero, que era inicialmente por tema, y
seguidamente por año.
Por consiguiente la finalidad de la descripción no era ni para guiar a los usuarios
en sus investigaciones, ni para generar un control sobre los fondos documentales,
tampoco para hacer más fácil la ubicación de los mismos para el archivista de
acuerdo con Duranti35
La finalidad de la descripción archivística en esta época, era evitar la consulta

directa de los documentos, y conservar el contenido de los documentos frente a
desastres naturales, y guerras, pues prácticamente transcribían la información en
otros documentos, y la consulta era realizada sobre los mismos, e incluso en
Roma y Grecia fueron copiados literalmente los documentos por los escribas
externos.36
En el siglo XII la descripción fue considerada como una tarea archivística, en

razón a la necesidad estudiar los antecedentes, defender la importancia de los
documentos y luchar por los derechos de una ciudad frente al poder central, ya
que los inventarios compilados entre el siglo XII y XV en Italia pudieron soportar la
existencia de los documentos.37
Luego, en los reinos de Nápoles y Ducado de Saboya hacia los siglos XIV, y XVIII
la elaboración de los inventarios, que se asemejaba más a la forma de guía como
instrumento, se convirtió en una práctica permanente por el archivista,
(archivanus), pues los documentos activos de cada oficina productora se
almacenaban por separado de manera numérica y según su disposición física, con
una concepción por un lado jurídica justificando el hecho de la evidencia
35
DURANTI, Luciana. Origin and Development of the Concept of Archival Description.[En línea] En Archivaria
N° 35 (septiembre 1992) Disponible en:
http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/viewFile/11884/12837 (consultada el 17 de marzo de
2013) pág. 48
36
Ibíd. pág. 50
37
Ibíd. pág. 49
26
documental, manteniéndose el control administrativo para la recuperación de
documentos de cada oficina de los reinos.38
En Europa, lo que caracterizaba a los archivos hasta el periodo de las monarquías

absolutas era el manejo secreto de la información que a su vez limitada el acceso,
ya que solo podían ser consultados por el archivanus y el monarca, pues solo así
se pensaba que el archivo tenía una concepción de memoria perpetua, es decir se
fundamentaba el hecho de soportar el conocimiento del pasado, por tal motivo las
prácticas descriptivas se mantuvieron, junto con instrumentos como índices,
herramientas de referencia, listas de ubicación, e inventarios.39
Sin embargo, en Siena, hacia finales del siglo XV y principios del XVI, a causa de
la evolución de la historia científica, la descripción archivística tuvo un cambio
drástico debido al uso del archivo en suma frecuencia para temas culturales e
investigativos, prueba de ello están las citas de los documentos de archivo en
numerosas obras escritas en esta época.40
Los archivos considerados como fondos cerrados, empezaron a obtener una

función cultural, y para poder satisfacer las necesidad de los investigadores de la
época, se contrataron historiadores, con el objetivo de que elaboraran documentos
descriptivos, de tal manera que los archivistas idearon métodos de ubicación
documental que reflejaban el orden físico de los documentos en el mismo sentido
como se registraba en los instrumentos de descripción, con el fin de facilitar los
estudios de los investigadores.41
Es así como la descripción se convirtió en el punto de relación entre la ubicación

de los documentos y la parte intelectual, pues esta corresponde a una tarea de
análisis que se realiza con la información de las agrupaciones documentales, fue
una tarea iniciada por los historiadores y fue tan detallada, a tal punto de describir
38
Ibíd. 49
39
Ibíd. 50
40
Ibíd. 49
41
Ibíd. 50
27
trazo por trazo de cada documento, de tal manera de funcionar como sustitutos de
los propios documentos.42
La descripción archivística tuvo un gran avance en el siglo XIX, por un lado se

fundamentó legalmente la prescribieron de los principios que abarca la teoría
archivística: El de orden original y el de procedencia, en 1812 en Nápoles, en 1839
en los Estados Pontificios, en 1849 en Francia, y en 1822 en el gran Ducado de
toscana. Y por el otro lado se cimentó teóricamente con el planteamiento del
principio de orden original por Francesco Bonaini de toscana en 1869, y por Max
Lehmann en Alemania en 1882.43
El principio de orden original, produjo una preocupación en aquellos archivistas de

la época, que no organizaban los archivos de esa manera, pues lo hacían por tipo
documental, y por tal motivo, la descripción se empezó a utilizar como un
mecanismo para mostrar ese principio sin necesidad de volver a reordenar los
documentos, y se convirtió en una actividad para representar la ubicación física de
los mismos.44
En el siglo XX, la descripción cambio radicalmente su finalidad, pues se abren las

puertas al servicio de la investigación histórica obteniendo una transformación
funcional netamente administrativa a una de tipo cultural, permitiendo el acceso a
la información como garantía hacia los ciudadanos; Tal evolución se ve reflejada
en el mismo concepto así como de muestra en la siguiente tabla45.
42
Ibíd. 51
43
Ibíd. 49
44
Ibíd. 50
45
Ibíd. 51
28
Oficina de Gestión Documental
Tabla 1 Análisis del concepto de Descripción Archivística a nivel
Internacional
Siglo XX- Definición de descripción
Año y Autor Definición Análisis evolutivo – diferencias
y similitudes
1961- El conjunto de actividades Algo importante es elaborar
Theodore desarrolladas por el archivero instrumentos para hacer más
Schellenberg con la finalidad de elaborar fácil el acceso a la información.
instrumentos de investigación
que faciliten el acceso a los
fondos documentales en
cualquiera de sus niveles
(desde el fondo hasta la unidad
documental simple)46
1974 – El proceso de establecer el Solo se enfocaba en el control
Sociedad de control intelectual sobre los a partir de los instrumentos de
Archivistas fondos mediante la preparación descripción.
Americanos de instrumentos de
(SAA) descripción.47
(glosario)
1977- David El propósito fundamental de un
Gracy programa efectivo descriptivo
archivos es el de establecer un
control físico, administrativo e
intelectual "sobre material de
archivo.48
1985 -Grupo Función importante en el En esa definición se
46
BONAL ZAZO. José Luis. La Descripción Archivística Normalizada, Origen, fundamentos, principios y
técnicas. España: Ediciones Trea, S. L; 2001. Pág. 156
47
DURANTI, Luciana. Óp. Cit. Pág. 47
48
Ibíd. pág. 47
29
de Trabajo procesamiento de material de conceptualiza a los
Canadiense archivo, y los productos de esta instrumentos de descripción
sobre Normas función son los medios de como medios de localización, y
de Descripción localización de varias clases lo vincula con el control
de Archivo que proporcionan a los establecido anteriormente para
administradores el control sobre el archivista, y encontrar la
sus tierras y permitir a los información que satisfaga las
usuarios y archivistas para necesidades de los usuarios.
encontrar información sobre
temas específicos.49
1988 Antonia Es el medio utilizado por el Tiene el mismo fin que la
Heredia archivero para obtener la definición anterior, de acuerdo
información contenida en los con los dos objetivos que
documentos y ofrecerla a los establece; hacer más fácil el
interesados en ella. La control, y brindar información a
descripción persigue dos los usuarios.
objetivos: dar información a los
demás y facilitar el control al
archivero.50
1989- El Proceso de capturar, recopilar, En el 1989 la definición toma
Grupo de analizar y organizar la un nuevo enfoque, el grupo de
Trabajo sobre información que sirva para trabajo sobre normas de la
Normas para identificar, gestionar, localizar e Sociedad de Archivistas
la Sociedad de interpretar las participaciones de Americanos le da una
Archivistas las instituciones de archivo y orientación hacia el proceso, el
Americanos explicar los sistemas de cual abre el espectro, pues la
contexto y los registros de las descripción no solamente se
49
Ibíd. pág. 48
50
HEREDI HEREDIA, Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica Sevilla, 1988 Citado en: GAMBOA RUIZ,
Carlos Álvaro. La descripción archivística en Colombia y su importancia en los archivos universitarios.2008 pág. 2
30
explotaciones que se hace al documento si no al
seleccionaron51 contexto que lo rodea
(Instituciones, sistemas y
registros)
1990- Fredric La descripción archivística es el Al igual que la anterior
Miller proceso de captura, definición, esta incluye
recopilación, análisis, control, aspectos importantes como la
intercambio y el acceso a la que aborda el hecho de
información sobre 1) el origen, capturar, recopilar, controlar, e
el contexto y procedencia de los intercambiar la información,
diferentes conjuntos de registros abriendo el objeto de estudio,
2,) su estructura de ya que antes solamente era el
presentación, 3) su forma y documento y el contenido en
contenido y 4) su relación con sí.
otros registros52
1990-David Una herramienta que sustenta Interesante definición, ya que
Bearman la evidencia de acciones, será de gran utilidad para el
especialmente en entornos desarrollo del proyecto, pues
organizativos automatizados, la se sustenta en la evidencia de
descripción no puede sustentar las acciones, en donde esas
la evidencia de las acciones si acciones son representadas en
ésta tiene lugar mucho después funciones y esa evidencia
de que estas acciones hayan corresponde a los
sucedido53 documentos.
Por consiguiente se pretende,
realizar una descripción de
funciones y estableciendo la
relación con los documentos,
51
DURANTI, Luciana. Óp. Cit. Pág.47
52
53
TORNEL COBACHO, Cayetano. El centro y la equis: una introducción a la descripción archivística
contemporánea. En anales de documentación Vol. 11 (2008) pág. 261.
31
argumentando de esa manera
la razón de ser de la definición.
1992. Conde Fase del tratamiento archivístico Este autor está de acuerdo con
destinada a la elaboración de Heredia, en que la descripción
los instrumentos de información facilita el conocimiento y el
para facilitar el conocimiento y acceso a los documentos,
consulta de los fondos además concuerda con Gracy
documentales y colecciones de en que dicho proceso conduce
los archivos54 a los profesionales a la
creación de los instrumentos
para llegar a tal objetivo.
1996- Luciana “La identificación de los Esta autora, añade un
Duranti documentos, la asignación de argumento relevante al
un lugar intelectual y físico en el objetivo de la descripción,
todo de los documentos pues considera que esta
auténticos; esto significa la conserva la autenticidad, y
localización y descripción en su fidelidad de los documentos.
contexto, congelando y
perpetuando sus
interrelaciones, asegurando así
que cualquier posible
falsificación sea fácil de
identificar”55
1998 “Información normalizada Además de la autenticidad,
McKemmish y acerca de la identidad, este autor le agregó un
Parer autenticidad, contenido, conjunto de elementos
estructura, contexto y requisitos interesantes (la identidad,
54
CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Dirección
de Archivos Estatales; 1992.
55
32
esenciales de gestión de los contexto, y requisitos)
documentos”56 importantes para la gestión de
los documentos.
1999 José La descripción de los La descripción es
Ramón Cruz documentos constituye la parte indispensable en la parte final
Mundet culminante del trabajo del trabajo archivístico, sin
archivístico y viene a coincidir embargo debe estar presente
exactamente en su finalidad con al inicio también y más aún en
la de la propia documentación: la gestión electrónica.
informar57 Y en cuanto a la acción de
informar, como uno de los
fines de la descripción no es el
único, está el de localizar la
información, permitir la gestión
del conocimiento, investigativa
y cultural además que registrar
la historia por medio del
contexto y el contenido de los
documentos.
1999 Consejo "La elaboración de una Esta definición reúne la
Internacional representación exacta de la mayoría de los elementos de
de Archivos unidad de descripción y, en su las definiciones anteriores y de
(CIA) caso, de las partes que la las practicas emitidas desde
componen mediante la 1500 antes de cristo
recopilación, análisis, “representación exacta de una
organización y registro de la unidad de descripción”, los
información que sirve para instrumentos de descripción
identificar, gestionar, localizar y con “ las recopilación análisis,
explicar los documentos de organización y registro de la
56
Ibíd. Pág. 49
57
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivología. Madrid, 1999. Citado en: GAMBOA RUIZ, Carlos
Álvaro. La descripción archivística en Colombia y su importancia en los archivos universitarios.2008 pág. 2
33
archivo, así como su contexto y información” amplia el objetivo
el sistema que los ha de realizar una descripción con
producido.”58 “identificar gestionar, localizar
y explicar los documentos” y
por último se encuentran otros
aspectos que requieren ser
descritos además de solo el
documento independiente de
su soporte (físico o electrónico)
“así como su contexto y el
sistema que los ha producido”
2011 “Elaboración de Esta definición defiende la idea
Comisión de representaciones de congruente con las prácticas
Normas documentos de archivo y, en su realizadas en el 1500 antes de
Españolas de caso, de otras entidades cristo en cuanto a las
Descripción archivísticas (agentes, representaciones de
Archivística funciones, etc.). Este término documentos de archivos, y
Archivo también designa los resultados algo interesante es que al igual
General de del proceso”59 que Bearman, incluyen a las
Indias funciones como un elemento
importante del proceso
descriptivo.
2011- Antonia Función archivística que forma En esta definición hay
Heredia parte de la gestión documental y elementos importantes, como
consiste en elaborar incluirlo en la gestión
representaciones de documental, y tiene presente
documentos de archivo, de las entidades archivísticas en
agrupaciones documentales y donde una de ellas es la
de otras entidades archivísticas, función.
58
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripción Archivística. Óp.
Cit. Pág. 16
59
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Óp. Cit. Pág. 13
34
(agentes, funciones, normas,
tema y lugar) a partir de sus
atributos para facilitar el acceso
de los usuarios a la información
contextualizada de sus
contenidos60
Fuente: Elaboración propia
En el siglo XXI la sociedad ha tenido una trasformación en la manera de

relacionarse pues cada vez lo hacen de manera más rápida, los individuos
necesitan una comunicación inmediata, lo que se ha logrado con la tecnologías de
la información y la comunicación (TIC).
Pues bien, esto también ha afectado a la disciplina, el uso de las tecnologías ha

modificado la manera de organizar la información, un sistema me permite agrupar
los datos y los documentos en un instante sin necesidad de tenerlos unidos en un
mismo espacio, claro está si se tiene una metodología bien definida, cuestión
muy diferente cuando se manejaba solamente el soporte papel ya que para
recuperar y agrupar la información se requería de ubicarlos espacialmente en un
mismo lugar.
Este aspecto ha hecho cambiar la concepción del principio de procedencia pues el

objetivo es respetar la organización integral de la documentación producida en
razón al respaldo de las funciones del productor, y con el soporte papel la única
manera era agruparlos en un solo espació.
Situación que ha cambiado por la flexibilidad que ofrecen las tecnologías,

definiendo como índice al productor se pueden visualizar que documentos son de
60
HEREDIA HERRERA. Antonia. Lenguaje y vocabulario archivísticos: [algo más que un diccionario]. Sevilla:
consejería de cultura, 2011.
35
cada quien sin necesidad de ubicarlos en un solo lugar, lo que hace que tal
principio se mantenga pero con una concepción diferente.61
Ahora bien, culminado el análisis histórico de la descripción archivística a nivel

internacional, se presenta el panorama que ha tenido Colombia con respecto a
este al tema.
A nivel nacional así como se estableció en los antecedentes hubo un gran avance
hasta 1998 con los instrumentos de control TRD TVD y FIUD, sin embargo
pasaron 15 años sin que se reflejara algún avance en cuanto a la descripción,
pues solo hasta el 2011 se ha empezado a revisar las normas internacionales para
homologarlas, en consulta pública se encuentra la adaptación de la ISDF para que
los profesionales realicen sus debidas observaciones, en años anteriores el tema
estaba un poco olvidado pues solamente se encontraron siguientes resultados62.
En 1998 se adaptó la Norma Internacional ISAD (G) en la Norma general para la

descripción archivística (NTC 4095) y la creación de los instrumentos referidos
como TRD y las TVD, solo hasta el 2011 se empezó a ver otro avance pues el
Archivo de Bogotá creó de una guía de descripción , en el 2012 con la publicación
del decreto 2609, en el 2013 con el acuerdo 005 y últimamente con la
readaptación más adecuada de la ISAD (G) la homologación de la ISAAR CPF y
la ISDF, se ha evidenciado la importancia de la descripción del contexto del
documento, despertando el interés que por mucho tiempo permaneció dormido en
los profesionales de los archivos de Instituciones de Colombia.
En el año 2000, con la ley 594 (ley general de archivos) se inició una socialización
e implementación de los dos instrumentos de descripción más conocidos,
pensando en abarcar todos los tipos de documentos además de los de carácter
histórico, para ello se crearon las Tablas de Retención Documental e Inventario
61
técnicas. Óp. Cit. Pág. 178
62
La ISDF está en consulta pública en la página del ICONTEC de la adaptación elaborada por el comité de
clasificación y descripción del Archivo General de la Nación.
36
Único Documental, especialmente en el ámbito público a nivel distrital y
departamental.63
Posteriormente en el 2011, el Archivo de Bogotá elaboro una guía de descripción

documental, basada en las experiencias descriptivas con los documentos del
archivo, cuyo resultado fue obtenido a partir de la depuración metodológica y
conceptual de los mismos, tomando como fundamento de la norma ISAD (G) y el
manual de método de descripción AIDA del archivo municipal de Barcelona. El
objetivo de esta guía es que todas las entidades que conforman la Alcaldía Mayor
de Bogotá
Recientemente desde el 2012, se están adaptando las normas internacionales, y

existe mayor conciencia sobre la importancia de aplicarlas en el ámbito
colombiano.
A nivel conceptual en Colombia se presenta una problemática, pues no se tiene la

conciencia de cuál es la denominación adecuada para la descripción, así como lo
muestra el siguiente cuadro.
Tabla 2. Análisis del concepto de Descripción Archivística a nivel Nacional

Nivel nacional – Colombia
Año y Autor Definición Análisis evolutivo – diferencias y
similitudes
AGN- Descripción Documental. Definición interesante, pues
Reglamento Es el proceso de análisis de consideran a la descripción como un
general de los documentos de archivo o proceso de análisis, sin embargo no
archivos – de sus agrupaciones, se tiene en cuenta elementos de
1994 materializado en contexto de los documentos,
63
RUIZ ROSALES. Adriana del pilar. Análisis de la descripción documental en los archivos de la
administración pública central en Colombia a partir de las normas internacionales: caso ministerio de hacienda
y crédito público y ministerio de minas y energía. Bogotá, 2009. Trabajo de grado (Profesional en Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística) Universidad de la Salle. Programa de sistemas de información
Bibliotecología y archivística. Pág. 79
37
representaciones que permitan además se recomienda cambiar el
su identificación, localización y título de la definición a descripción
recuperación de su archivística.
información para la gestión o
la investigación64
AGN Descripción Archivística: Esta definición esta al mismo nivel
NTC4095- “El conjunto de actividades del concepto de 1961 de
1997 que desarrolla el archivo para Schellemberg, es decir toman como
producir catálogos, índices, elemento principal a los
inventarios y otros, los cuales instrumentos para definir la
son instrumentos descriptivos descripción archivística y su efecto
o de consulta de los en la consulta efectiva de la
documentos”65 información.
AGN Descripción documental: Esta definición concuerda con los
Acuerdo N° “Fase del proceso de conceptos establecidos antes de
027 – 2006 organización documental que 1989, pues se considera que los
consiste en el análisis de los únicos que merecen ser descritos
documentos de archivo y de son los documentos y sus
sus agrupaciones, y cuyo agrupaciones, en consecuencia de
resultado son los instrumentos ello, es el título mal propuesto en el
de descripción y de consulta”66 acuerdo 027 del AGN.
2009 – Luis Descripción documental: Es Esta definición incluye elementos
Fernando la última de las fases del importantes como los estándares
Sierra proceso de organización internacionales, sin embargo con la
documental y su utilidad radica nueva era de la tecnología la
en extraer los elementos descripción no solamente se realiza
descriptivos fundantes de las en el proceso de la organización,
64
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 07. (29, junio,1994) Reglamento general de
archivos. Bogotá D.C.1994. Pág. 32.
65
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma general para la
descripción archivística. Pág. 6 (NTC 4095)
66
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo N° 027. (13, Octubre, 2006). Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 20006 N°46528 Pág. 4
38
agrupaciones documentales, sino que debe estar presente desde
así como la construcción de la producción y recepción del
instrumentos de referencia y documento, también se recomienda
control ( censos, guías, cambiar el título de la definición a
Inventarios, Catálogos, y descripción archivística, ya que
bancos terminológicos), a permite que se realicen otro tipo de
partir de estándares descripciones además de las del
internacionales: ISAD (G), propio documento.
ISAAR (CPF), ISDF, Y
ISDIHA.67
Archivo de Proceso que procede a la Esta es quizás la definición más
Bogotá – clasificación, la descripción acertada para esta labor archivística
2011- guía archivística es entendida a nivel nacional, ya que es
de como la representación congruente con la que presenta la
descripción estructurada del contenido CIA a nivel internacional.
de informativo de los documentos
documentos de archivo y su contexto de
creación, y se constituye en un
proceso indispensable para la
generación de instrumentos de
consulta que permitan acceder
a los acervos archivísticos.68
Acuerdo Descripción Colectiva de Lo importante de esta definición es
005 del fondos: Obedece a un que se tienen en cuenta otras
2013 proceso sistemático que debe etapas del ciclo de vida del
ser realizado en las diferentes documento diferente a la
fases del archivo, iniciando organización, sin embargo es
67
SIERRA ESCOBAR. Luis Fernando. Tablas de Retención documental enfocada a procesos (TRDP): una
propuesta emergente en tiempos de cambio. En: Códice Vol. 5 N° 2 ( julio-diciembre 2009) Pág. 169
68
ARCHIVO DE BOGOTÁ. Guía de descripción documental Modulo integrado de descripción de archivos
MIDA´S experiencia archivo de Bogotá: [En línea] Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig/ProcedimientosYFormatos/GUIAS%5C2215100GS031.pdf (consultado
21 de agosto de 2013) Pág. 3.
39
con el registro y radicación recomendable cambiar la
oficial en las áreas de gestión denominación de tal manera que
documental o quien haga sus permita elaborar descripciones
veces en la entidad y diferentes a los propios
continuando durante la fase de documentos.
archivo de gestión hasta su
transferencia en el archivo
central e histórico de cada
entidad cuando corresponda69
Revisando los conceptos establecidos por las normas y entidades de Colombia, se

muestra una necesidad de normalizar el término, el más completo es el concepto
que brinda el Archivo de Bogotá, ya que este reúne tres características: la primera
es la comprensión de la denominación de “descripción archivística” vislumbrando
elementos que complementan al propio documento, la segunda es que esta
definición está alineada con el ámbito internacional pues fue elaborada basándose
en la norma ISAD (G), y la tercera es que se tuvo en cuenta el contexto en donde
se desenvuelven las entidades públicas y privada en Colombia.
2.1.2 Descripción multinivel
La descripción multinivel corresponde a una técnica que fundamenta la

descripción archivística, la cual consiste en detallar la información por niveles cuyo
fin es representar la estructura jerárquica del fondo y sus partes. De manera
precisa el manual de descripción multinivel define la descripción multinivel como:
“Conjunto coherente de descripciones relacionadas entre sí como parte de una
estructura descriptiva, y que, basada en el principio de procedencia organiza la
información en niveles”70.
69
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005. Óp. Cit. Pág. 5
70
MDM Pág. 172 Citado por: BONAL ZAZO. José Luis. La descripción Archivística normalizada, Origen,
fundamentos, principios y técnicas. . España: Ediciones Trea, S. L; 2001. Pág.171.
40
2.1.2.1Origen de la descripción multinivel
El principio de la descripción multinivel comprende tres teorías desde diferentes

autores; la primera teoría, la reúnen aquellos que piensan que el origen está en las
fuentes empleadas para elaborar la ISAD (G). Sharon Thibodeau por ejemplo
menciona que todos los manuales y reglas utilizadas se basan en los principios de
la descripción multinivel. Sin embargo Stefano Vitali lo contradice indicando que de
todas las obras, solo el Manual Archivístico de Descripción- segunda versión
(MAD2) y las Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA) son
los que comprenden aquellos principios. Particularmente se destaca el manual de
descripción británico que puntualiza el procedimiento de la “regla multinivel (Multi-
level rule)71.
La segunda teoría, la integran los autores que opinan que el origen está en la
corriente bibliotecológica, principalmente en la creación de la ISDB (la descripción
bibliográfica Internacional normalizada), Hugo Stibbe por ejemplo indica que en las
ISDB fundamenta la descripción en varios niveles, en donde el primer nivel
comprende información general del documento, y en los siguientes niveles se
describe información más puntual de acuerdo a cada parte del documento. No
obstante, cabe aclarar que las descripciones realizadas en los diferentes ámbitos
(bibliotecológico y archivístico) son totalmente diferentes así como se establece en
la siguiente tabla. 72
71
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág. 171
72
HUGO STIBBE. Multilevel description in archives. Pág. 320 Citado por BONAL ZAZO. José Luis. La
Descripción Archivística Normalizada, Origen, fundamentos, principios y técnicas. España: Ediciones Trea, S.
L; 2001. Pág.172
41
Tabla 3. Diferencias de descripción en los dos ámbitos de las ciencias de la
Información, bibliotecología y archivística
Ámbito Bibliotecológico Ámbito archivístico
Niveles de El sentido del nivel en el ámbito El sentido del nivel de descripción
descripción bibliotecológico va orientado al en el ámbito archivístico va de la
análisis de exhaustividad que mano con las unidades de
requiera un recurso, descripción o agrupaciones
(Manuscritos, Publicaciones documentales (fondo, sección,
seriadas, Material cartográfico, serie, subserie, expediente,
recursos electrónicos, Unidad documental)
videograbaciones y
grabaciones sonoras)
Resultado El resultado del proceso es El resultado del proceso son
de la solamente un registro varios instrumentos de
descripción bibliográfico, que de acuerdo descripción de acuerdo con los
con Bonal corresponde a una niveles, lo cual corresponde a
sola descripción. varias descripciones
interrelacionadas.
Objeto de El objeto de descripción son los A demás del propio documento,
descripción documentos independientes son también las agrupaciones
reconocidos como Recursos. documentales, y por la naturaleza
de la disciplina se le añade un
nuevo elemento como objeto de
descripción, la función como
unidad de descripción del
contexto del documento.
42
Fuente: Elaboración propia basados en los fundamentos teóricos de Bonal Zazo
(La Descripción Archivística Normalizada Origen, fundamentos principios y
técnicas)
La tercera teoría, la reúnen los autores que opinan que la descripción por niveles
tiene su origen de las prácticas archivísticas, Francoise Hildesheimer por ejemplo
muestra una serie de subdivisiones del fondo como representaciones de los
niveles, parecidos a los de la descripción multinivel en su procedimiento de
preparación de guías; así mismo Bonal, menciona que los principios de la
descripción multinivel están presentes en los instrumentos de descripción
elaborados independientemente de su fecha su denominación o su país, estos
representan en si a un nivel de descripción. 73
2.1.2.2 Grados unidades y niveles de descripción
En el ámbito archivístico, es posible diferenciar tres categorías en la descripción

multinivel: En un principio se encuentra el grado de aplicación que a su vez se
divide en dos, el primero hace referencia a la descripción de cada una de las
partes que componen un fondo, en este sentido cada agrupación documental
74
(Fondo sección, serie, expediente etc.) le atañe una descripción archivística.
Según Bonal, este grado obedece a dos necesidades: “Necesidad de clasificar

antes de describir”, y la “Conveniencia de abordar una organización mínima de la
documentación”75, Sin embargo esta visión se ha ido transformando en el ámbito
tecnológico, solamente tomando al documento en si para describirlo, es decir, sin
tener presente las agrupaciones documentales, pues el documento electrónico es
descrito desde su origen, se agregan los llamados metadatos para identificarlo en
el ciclo de vida del mismo.76
73
Ibíd. Pág. 172
74
Ibíd. pág. 175
75
Ibíd. pág. 175
76
BARBADILLO ALONSO, Javier Óp. Cit. Pág.30
43
El segundo grado corresponde a la relación jerárquica de los niveles de
descripción resultantes en el primer grado, pues deben estar atados
recíprocamente respetando el principio de procedencia, y siguiendo la estructura
de clasificación ya identificado.77
La estructura se encuentra en el siguiente orden, el nivel general es la del fondo, y

de cada una de sus divisiones son los niveles inferiores, un fondo se puede
fragmentar en sub-fondos, secciones y su b-secciones, estas se subdividen en
series, y estas a su vez en expedientes y unidades documentales tal cual como lo
explica el siguiente grafica 78
Gráfica 1 Niveles de clasificación vs niveles de descripción

(La Descripción Archivística Normalizada. Origen, fundamentos principios y
técnicas)
La segunda categoría hace referencia a las unidades de descripción, en donde el
Consejo Internacional de Archivos (CIA) las define como un documento o
77
78
Ibíd. pág. 178
44
agrupación de documentos de cualquier formato (físico o electrónico) manejado
como un todo, también denominado objeto sobre el cual se basa la descripción.79
No obstante, este término carece de una denominación formal, por ejemplo

Roberto Cerri y Antonia Heredia lo contemplan como objeto archivístico, y en el
Diccionario de terminología archivística le atribuyen el nombre de “unidad de
tratamiento archivístico”, evidenciando la necesidad de normalizar el concepto
80
independientemente de la utilidad en cada país.
Y la tercera categoría corresponde al nivel de descripción, corresponde a la

posición del ejercicio de describir de acuerdo con cada unidad documental, para
mayor precisión el CIA lo define como “Situación de la unidad de descripción en la
jerarquía del fondo.”81 La ISAD (G) muestra cinco unidades básicas para describir
que respetan la primera regla de lo general a lo particular.
Igualmente hay dos tipos de niveles: los niveles intelectuales los cuales describen
información global, acordes con el ejercicio archivístico del principio de
procedencia pues se realzan solo en las unidades del fondo a la sección, de
acuerdo con el modelo británico esta descripción se denomina Macro-descripción,
y los niveles físicos que se caracterizan por unidades que identificamos de manera
real y que por la organización natural pueden conformar los niveles intelectuales
estas descripciones están comprendidas en las unidades desde la serie hasta el
documento,82 siguiendo el modelo británico estas descripciones son denominadas
Micro-descripciones, así está establecido gráficamente en el siguiente cuadro.
79
BONAL ZAZO. José Luis. Óp. Cit. Pág.179
80
Ibíd. pág. 180
81
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripción Archivística. Óp.
Cit. pág.17
82
45
Gráfica 2 Relación de unidades de descripción dentro del nivel intelectual y nivel
físico

(La Descripción Archivística Normalizada Origen, fundamentos, principios y
técnicas)
2.1.2.3 Las reglas de descripción
Para que la aplicación de la descripción multinivel de manera adecuada, la

ISAD(G) propone cuatro reglas que deberán seguirse:
1. Regla de lo universal a lo especifico: la cual expresa que se debe realizar una

descripción de lo más amplio a lo más específico, siguiendo la estructura
jerárquica que establece la ISAD(G), desde el fondo la descripción más general
hasta llegar a una descripción más particular que sería el documento en sí.83
2. Regla de pertinencia en la información de cada nivel: La finalidad de la segunda

regla es presentar exactamente el contexto y contenido de la unidad de
descripción, no es posible por ejemplo si se está describiendo la “sección” dar
83
ESTEBAN NAVARRO. Miguel Ángel. Óp. Cit. Pág. 19
46
información detallada del contenido de los expedientes o de las unidades
documentales, 84 no obstante de acuerdo con Bonal es difícil determinar qué
elementos deben ser utilizados en cada nivel de descripción, y se aconseja
seguir la norma ISAD(G) y evaluar de acuerdo al manejo terminológico y practico
85
de cada archivo en determinada entidad los elementos que se requieran.
3. Regla de asociación entre descripciones: El objetivo de esta regla es documentar

la posición que ocupa la unidad de descripción dentro de la jerarquía, con el fin
de articular indirectamente cada unidad de descripción, para ello es necesario
tener presente dos elementos; el primero es la identificación adecuada del nivel,
en donde en la norma se establece un campo en el área de identificación, y el
segundo es la vinculación86, aspecto que no fue considerado en la norma, un
inconveniente que no es tan evidente para la organización física de los
documentos, en cambio en el ámbito electrónico ha sido necesario crear diversos
87
sistemas que permitan interconectar dichos niveles.
4. Regla de no incluir la misma información: Esta regla se refiere al hecho de

impedir información redundante que sea repetitiva en las descripciones
archivísticas, claro que para la información que sea común con otras unidades de
descripción se mostrará solo en el nivel inmediatamente superior. Por tal motivo
la necesidad de relacionar todos los niveles pues una descripción independiente
puede que se encuentre incompleta, en el ámbito tecnológico se ha presentado
una técnica mucho más práctica, que por un lado respeta la opción de que esa
información común permanezca en el nivel superior, pero permite visualizarla por
medio de hipervínculos en los niveles inferiores.88
84
ESTEBAN NAVARRO. Miguel Ángel Ibíd. Pág. 19
85
86
ESTEBAN NAVARRO. Miguel Ángel. Óp. Cit. Pág. 19
87
88
47
2.1.3 Instrumentos de descripción
Los instrumentos de descripción son el resultado del proceso descriptivo, los

cuales proporcionan información general de las características de los documentos
y sus relaciones con sus agrupaciones documentales.
Son también reconocidos como auxiliares de descripción en donde Miller89 realiza
una clasificación llamativa.

Tabla 4. Explicación de los instrumentos de descripción
Auxiliares descriptivos internos Auxiliares descriptivos externos

a) Formularios de recepción de fondos: Es a) Guías: Instrumento diseñado
un instrumento que según el autor es utilizado especialmente para el uso
el ámbito tecnológico, en donde se relaciona interno del repositorio, sin
el recibo de la documentación en un listado embargo de acuerdo con el autor
por cajas que reposan en un repositorio. los archivistas utilizan estos
b) Auxiliares de búsqueda suministrados auxiliares para usuarios externos,
por la unidad creadora: De acuerdo con el estas guías incluyen información
autor estos instrumentos son una ayuda básica de los grupos
fundamental para los archivistas pues son documentales y son elaboradas
diligenciados por los productores de la para recopilar todos los fondos
información, a modo de ejemplo encontramos que reposen en un repositorio.
los sistemas de clasificación, listas de b) Auxiliares descriptivos
encabezamientos de asuntos y listas o bases especializados: Son instrumentos
de datos automatizados. que contienen listados de
c) Inventarios: Este instrumento es un documentos enfocados a un solo
descriptor de series, y según el autor el tema, tipo documental, o un tipo
89
MILLER. Frederick. Ordenación y descripción de archivos manuscritos .Bogotá D.C: Archivo General de la
Nación; 1998 pág. 140
48
inventario está compuesto por las siguientes de investigación y que son
partes: solicitados frecuentemente,
- Información introductoria constituyen a un beneficio mucho
- Historia de la dependencia mayor para el investigador como
- Nota sobre el alcance y contenido de los usuario.
fondos c) Auxiliares descriptivos
- Descripciones de las series colectivos resumidos: Son
- Listas del contenido instrumentos de descripción
- Índices utilizados para conectar y
- Apéndices comunicar información de
Para el caso colombiano, la mayoría de estas diferentes fondos, pertenecientes
partes corresponden a instrumentos de a diversas entidades de forma
descripción diferentes y se pueden equiparar colectiva.
de la siguiente manera:
-Historia de la dependencia = Historia
Institucional
-Descripciones de las series = Cuadro de
clasificación y/o tablas de retención
documental
- Listados de contenidos = Inventario único
documental
- Índices = Índices
d)Auxiliares Integrados (índices y
catálogos):Corresponden a instrumentos ya
conformados en un sistema en donde en
primera medida está el catálogo, el cual
muestra la descripción de cada unidad
documental de forma exhaustiva,
especialmente para los archivos y documentos
de carácter histórico, para que la búsqueda se
pueda realizar de manera adecuada se utilizan
49
los índices pues su objetivo es proveer acceso
a toda los expedientes necesarios que
compartan las mismas características y de
esta manera los investigadores encuentran
solamente la información que necesiten.
Fuente: Elaboración propia basados en los fundamentos teóricos de Frederick
Miller (Ordenación y Descripción de Archivos y Manuscritos)
2.1.4. La descripción archivística en el ámbito tecnológico y la relación con

el análisis funcional.
El incremento exponencial del volumen de los documentos producidos por la

sociedad en el entorno tecnológico es una problemática que requiere de una
administración los sistemas por parte de los profesionales de información y que
toca especialmente a los archivistas.
La tarea de los archivistas en el ámbito tecnológico es un poco diferente que en el

mundo del papel, hasta tal punto que cambia la dinámica que establece la teoría
archivística y las buenas prácticas determinadas por grandes teóricos, para
controlar, describir y valorar los documentos producidos en el ambiente
tecnológico, es necesario que sea controlada, descrita y valorada en el momento
en que se producen, no muchos años más tarde cuando son transferidos al
archivo central, pues de esta manera se protegen las cualidades (autenticidad,
integridad y disponibilidad) de los documentos digitales. 90
Esta problemática afecta especialmente a la descripción archivística, pues es en

donde se identificar y reúnen todos los datos necesarios (metadatos) que
garanticen tales cualidades mencionadas anteriormente.
Otra problemática identificada en el ámbito tecnológico, es que el termino

descripción, conceptualmente se ha alejado de las prácticas archivísticas y
90
BARBADILLO ALONSO, Javier. Óp. cit. Pág. 17
50
solamente se habla de “metadatos”, pues bien, teniendo en cuenta que los
metadatos son información descriptiva es necesario vincular teóricamente a la
descripción archivística como la actividad intelectual que utiliza a los metadatos
para informar sobre los documentos y su contexto, la prueba de ello son las
normas ISO 15489, y la ISO 30300 la descripción ni siquiera aparece como uno de
los procesos esenciales de los sistemas de gestión documental.
Por tal razón, es pertinente mostrar la relación que tienen los documentos
electrónicos con la descripción y en especial con el objeto de esta investigación, la
descripción de funciones, esa correlación se encuentra desde el mismo estudio
de cualquier sistema pues según barbadillo se realiza desde dos enfoques
“considerando su estructura y analizando sus funciones”. 91
La identificación de funciones ayuda a comprender la estructura de los sistemas y

el vínculo que tienen los documentos entre ellos, pues se refleja de mejor manera
el contexto esencial de los documentos y por lo tanto “facilita la comprensión de lo
que se describe, la formulación de las búsquedas, la navegación arriba y abajo
entre los diferentes niveles de agrupación documental”.92
Una serie documental, o un tipo documental es el resultado de una función que

permanece estable, ejercida por el productor de esa información, regulado por
normas específicas para cada caso de la entidad, estos dos elementos muestran
la estructura interna y externa de las unidades o agrupaciones documentales, y
por tal razón corresponde a información valiosa a describir.
La siguiente imagen muestra los diferentes contextos que se requieren a la hora

de iniciar el proceso de descripción de una unidad o agrupación documental, que
en el ambiente electrónico es más útil resaltar más que en el entorno del
documento físico. Y de acuerdo con barbadillo las funciones pertenecen al
contexto funcional y de producción.
91
Ibíd. Pág.18
92
Ibíd. Pág.34
51
Gráfica 3 Elementos que intervienen en la descripción de una unidad de
descripción
Documentos
Normas Agentes
Unidad de
descripción
Lugares Funciones
Materias
Fuente: Elaboración propia basados en los fundamentos teóricos de Javier

Barbadillo (Las normas de descripción archivística: qué son y cómo se aplican)
2.1.5. Descripción de funciones
2.1.5.1 El concepto de descripción de funciones
La descripción de funciones está marcada en la parte contextual de la teoría de la

descripción archivística, pues la función es un elemento indispensable para la
explicación del principio de procedencia y por ende la ubicación sólida de los
documentos en el propio contexto del ciclo de vida del mismo.93
Ahora bien, se considera importante abordar la definición de función lo cual
permitirá fortalecer el concepto descripción de funciones:
Desde 1997, Fernández Gil considera a las funciones como responsabilidades

atribuidas a los organismos, entidades o instituciones y las define de la siguiente
93
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones. Óp.
Cit. Pág. 7
52
manera: “atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que
realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada” 94
Solamente hasta el 2007, el termino función fue conocido a nivel internacional, en

la Norma Internacional para a Descripción de Funciones (ISDF) como “Cualquier
objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la
legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de
operaciones coordinadas como sub-funciones, procesos, actividades, tareas o
acciones”95
Luego en el 2011, el concepto de función fue abordado desde el mismo punto de

vista, en la norma CNEDA de España, así: “Responsabilidad u objetivo principal
asumido por la sociedad o realizado por un agente, e integrado por un conjunto de
actividades o procesos”96, ya que involucra nuevos elementos; Agente por ejemplo
el cual integra a cualquier creador, productor o gestor documental (institución,
familia, o persona).
Aportando al concepto de función, hay una serie de niveles lo que Archivo General
de la Nación de México atribuye funciones comunes, las cuales son las que se
derivan de la administración genérica, útiles para ejercer las competencias de toda
institución97, estas mismas son clasificadas por La torre como funciones del primer
nivel, complementando que son las que generan la estructura en organismos
superiores. 98
94
FERNÁNDEZ GIL, P. Identificación y valoración de los documentos tramitados en las oficinas municipales.
La experiencia en el Ayuntamiento de Alcorcón. En: Actas de las I Jornadas de Metodología para la
Identificación y valoración de fondos documentales de las Administraciones Públicas. Madrid, Ministerio de
Cultura, 1992: Citado por: RIVAS FERNÁNDEZ, Bernal. La relación de la valoración con los procesos
archivísticos Identificación documental En: CONGRESO ARCHIVÍSTICO NACIONAL( 2013: Costa Rica)
Ponencia Pág. 4.
95
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones .O p Cit.
pág. 10.
96
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓNARCHIVÍSTICA. Óp. Cit. Pág. 15
97
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación
archivística. 2012 México. (En línea) Disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCuadroClasificacion06072012.pdf (consultada
13 de noviembre 2013) pág. 16
98
LA TORRE MERINO, José Luis; Martín-Palomino y Benito, Mercedes. Metodología para la
identificación y valoración de fondos documentales. Madrid. Ministerio de Educación,
53
Por otro lado están las funciones específicas las cuales desarrollan la misión y
representan la razón de ser de la institución, estas a su vez están clasificadas en
dos por La torre, la primera corresponde al segundo nivel, que son las funciones
de los organismos o unidades administrativas, y la segunda son aquellas de las
personas productoras en cada una de esas unidades.99
Ahora bien, tomando como base las definiciones anteriormente mencionados,

tanto las de función como las de descripción; se puede determinar de la
descripción de funciones como el proceso que permite elaborar representaciones
del contexto de los documentos por medio de las funciones (tipo, historia, y
relación con los documentos) con el fin de mejorar la consulta de la información
mediante la utilización de puntos de acceso en las descripciones archivísticas,
pues se identifica la función como elemento de intercambio de información, para
que el usuario obtenga un ágil servicio de conocimiento.
2.1.5.2. Utilidad de realizar una descripción de funciones
Realizar una descripción de funciones permite conocer exhaustivamente las

funciones, de acuerdo con Barbadillo la cual ofrece diversos beneficios y utilidades
para el ejercicio teórico-práctico en la archivística:
 La descripción de funciones contribuye a identificar y contextualizar las razones

de creación de las agrupaciones documentales (fondo, series, expedientes y
unidades documentales) como resultado del ejercicio de las entidades.100
 Clarifica el contexto temporal y físico de los documentos a los usuarios

externos, es decir permite exponer de manera más clara el porqué de la
existencia de los documentos de archivo, justificando también la inadecuada
Cultura, 2000Citado por: RIVAS FERNÁNDEZ, Bernal. La relación de la valoración con los procesos
archivísticos Identificación documental En: CONGRESO ARCHIVÍSTICO NACIONAL (2013: Costa Rica)
Ponencia. Pág. 5.
99 99
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación
archivística. 2012 México Óp. Cit. Pág.16.
100
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican.
España: Ediciones Trea, S.L 2011. Pág. 164
54
producción y conservación de los llamados documentos de apoyo o
facilítatelos, además justifica las razones de ubicación física de los documentos
congruentes con los principios de a archivística (orden original y de
procedencia).101
 Permite establecer las relaciones entre los documentos, productores, y

funciones, enmarcando a la descripción de funciones en un proceso más
amplio de descripción documental, abriendo el espectro a la descripción
archivística.102
Para mayor claridad de este punto se presenta a continuación el cuadro de
representación de las relaciones entre funciones, instituciones y documentos
de archivo.
Gráfica 4 Relación entre funciones Instituciones y documentos
Tomado de la norma ISDF Norma internacional para la descripción de funciones

 Facilita el intercambio de información entre diferentes organizaciones, pues
mientras las relaciones entre los documentos e instituciones varían debido al
cambio natural administrativo, las relaciones entre funciones y documentos
permanecen estables, y las entidades de acuerdo a su esencia comprenden
las mismas funciones.103
101
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Ibíd.
Pág. 165
102
Pág. 167
103
Pág. 168
55
 Sirve de guía para la elaboración de dichos instrumentos, en especial al
proceso de la identificación de series, aunque no sea ese el objetivo el de
hacer una descripción de funciones. Ya que como se ha mencionado antes, la
meta es brindar una descripción completa que integra los documentos de
archivo y su contexto.
 La elaboración de las descripciones por separado acerca de las funciones con

respecto a las de los documentos involucra una menor repetición de
información y permite la construcción de sistemas de descripción archivística
más flexibles, en donde es la función, uno de los elementos indispensables
para complementar ese sistema y de esta manera se pueda controlar la
creación y utilización de puntos de acceso generados en ciertas
descripciones.104
 El análisis de las funciones de las entidades es indispensable como base para

muchas actividades de la gestión de documentos, pues son las funciones, los
elementos más estables que las estructuras administrativas.105
 La aplicación de una descripción de funciones facilita la cooperación entre las

organizaciones, uno de los principales objetivos cuando se creó la primera
norma a nivel internacional sobre descripción es tratar de romper con el
aislamiento tradicional de los archivos con sus respectivas prácticas.
2.1.5.3 Categorización de las funciones para la descripción

De acuerdo con la norma ISDF, Norma Internacional para la Descripción de
Funciones, en su aplicación se utiliza la denominación “función” para describir los
104
Pág. 167
105
Pág. 167
56
siguientes elementos (actividad procedimiento, proceso, y la misma función) es
decir sirve también para todo tipo de subdivisión. 106
Ahora bien, siguiendo el consejo de Barbadillo acerca de establecer una jerarquía

de nociones para las subdivisiones de la función 107 se constituyen unas
definiciones especialmente para la Universidad Central para estos elementos.
En la teoría de la gestión por procesos se han identificado las siguientes

subdivisiones jerarquizadas, y se observa que al igual que pasa con las
agrupaciones documentales los niveles de descripción también podrían estar
sujetos a las categorías de la función de acuerdo con el análisis realizado a la
relación jerárquica que establece la ISDF108
En este sentido, es necesario vincular estos aspectos con la descripción multinivel,

si bien estos no son agrupaciones documentales, son unidades contextuales y de
acuerdo con estas categorías, se hace una similitud con los niveles de descripción
en el siguiente cuadro.109
Gráfica 5 Categorías de la Función vs niveles de descripción

106
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones.
Alemania: Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales Dresde. Primera edición,
2007 (ISDF) Pág.1-80
107
Pág. 165
108
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Norma internacional para la descripción de funciones. ibid
Pág. 1-80
109
57
3. MARCO NORMATIVO
En este marco normativo se observará la legislación Colombiana, en donde se

mostrarán aquellas normas que brinden elementos importantes que fundamenten
la labor de la descripción de funciones en ese sentido se presentarán: la
constitución política, la Ley 100 de 1993, la Ley 909 de 2004, la Ley 443 de 1998
y el decreto 770 de 2005.

Tabla 5 Análisis de la legislación colombiana
Constitución política de Colombia 1991
Articulo Análisis
“Artículo 122. No habrá empleo En este artículo se evidencia la

público que no tenga funciones importancia de las funciones para la
detalladas en ley o reglamento y para existencia de cualquier cargo público y
proveer los de carácter remunerado se también para un cargo de una entidad
requiere que estén contemplados en la privada cosa que fundamenta la
respectiva planta y previstos sus importancia de la descripción de
emolumentos en el presupuesto funciones.
110
correspondiente.”
Ley 100 de 1993 Por el cual se crea el sistema de seguridad social

integral y se dictan otras disposiciones
Articulo Análisis
Artículo 48. Cuando por motivo de Para los fines de este trabajo una
reorganización de una dependencia o descripción de funciones de manera
de traslado de funciones de una archivística, beneficiará a documentar
110
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Constitución Política de Colombia de 1991. Bogotá,
D.C, 2004 .Pág. 43
58
entidad a otra, o por cualquier otra esa parte histórica de una entidad, en
causa se supriman cargos de carrera razón a ese traslado o supresión de
desempeñados por empleados funciones; y de acuerdo al personaje
inscritos en el escalafón, éstos tendrán que las ejecuto.
derecho preferencial a ser nombrados
en puestos equivalentes de la nueva
planta de personal, o en los existentes
o que se creen en la entidad a la cual
se trasladen las funciones.111
Ley 909 de 2004: por la cual se expiden normas que regulan el empleo
público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones.
Artículos Análisis
Articulo 14 n) Determinar los Estos manuales establecen lo

parámetros a partir de los cuales las indispensables que son las funciones
entidades del nivel nacional y territorial para las organizaciones.
elaborarán los respectivos manuales de Para los fines de este trabajo, la
funciones y requisitos y hacer descripción de funciones será un
seguimiento selectivo de su insumo que le permitirá a las
cumplimiento a las entidades del nivel organizaciones cumplir con el objetivo
nacional; del artículo.
Artículo 15. c) Elaborar los proyectos de
plantas de personal, así como los
manuales de funciones y requisitos, de
conformidad con las normas vigentes,
para lo cual podrán contar con la
111
COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 100. (23,Diciembre, 1993)Por la cual se crea el sistema
de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Diario oficial. Bogotá, D.C., 1993. No 41148.
59
asesoría del Departamento
Administrativo de la Función Pública,
universidades públicas o privadas, o de
firmas especializadas o profesionales
en administración pública.
Artículo 19. 1. El empleo público es el Este artículo determina que la

núcleo básico de la estructura de la descripción de funciones es una
función pública objeto de esta ley. Por actividad fundamental para clarificar
empleo se entiende el conjunto de las actividades obligaciones y
funciones, tareas y responsabilidades responsabilidades de la persona, sin
que se asignan a una persona y las embargo el tipo de descripción
competencias requeridas para archivística de funciones persigue otro
llevarlas a cabo, con el propósito de objetivo, documentar la historia, y
satisfacer el cumplimiento de los además de complementar el sistema
planes de desarrollo y los fines del de descripción que se propone a nivel
Estado. El diseño de cada empleo internacional, se puede identificar
debe contener como un índice primordial que indica
a) La descripción del contenido el origen del documento producto de
funcional del empleo, de tal manera cierta función.
que permita identificar con claridad las

responsabilidades exigibles a quien
sea su titular.
Artículo 20. Los cuadros funcionales Los cuadros de clasificación

son agrupaciones de empleos funcionales son instrumentos útiles
semejantes en cuanto a la naturaleza para las oficinas de recursos
general de sus funciones, sus humanos, y haciendo un comparativo
responsabilidades y que requieren con la el área de gestión documental,
conocimientos y/o competencias al describir archivísticamente
comunes. funciones se pueden implementar
instrumentos como catálogos, o
60
b) Cumplimiento. Todos los índices.
empleados deberán cumplir
cabalmente las normas que regulan la
función pública y las funciones
asignadas al empleo112
Artículo 44. Derechos del empleado de La descripción de funciones es una de

carrera administrativa en caso de las maneras más fáciles que permiten
supresión del cargo. Los empleados evidenciar la supresión,
públicos de carrera administrativa, que reestructuración, liquidación, o fusión
como consecuencia de la liquidación, de entidades, y por lo tanto se hace
reestructuración, supresión o fusión de necesario conocer el traslado de las
entidades, organismos o dependencias, funciones de una organización
o del traslado de funciones de una
entidad a otra, o por modificación de
planta de personal.
Estos empleos comportan

responsabilidad por la gestión y por un
conjunto de funciones cuyo ejercicio y
resultados son posibles de ser
medidos y evaluados.
Decreto 770 de 2005 Por el cual se establece el sistema de funciones y

requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los
niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del orden
Nacional, a que se refiere la Ley 909 de 2004
112
COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 909. (23, septiembre, 2004) Por la cual se expiden
normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2004. N° 45680.
61
Artículo 3°. Niveles jerárquicos de los Los niveles jerárquicos que establece
empleos. Según la naturaleza general este artículo, pueden guiar las
de sus funciones, las competencias y jerarquizaciones de las descripciones
los requisitos exigidos para su archivísticas de funciones, este puede
desempeño, los empleos de las ser un estilo para poder realizar la
entidades u organismos a los cuales descripción
se refiere el presente decreto se
clasifican en los siguientes niveles
jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel
Asesor, Nivel Profesional, Nivel
Técnico y Nivel Asistencial.113
Artículo 4°. Naturaleza general de las La descripción de cada uno de los

funciones. niveles establecidos en el artículo 4 de
la ley 443 de 1998, brindan elementos
4.1 Nivel Directivo. Comprende los
diferentes pero no menos importantes
empleos a los cuales corresponden
para el presente trabajo, sin embargo
funciones de dirección general, de
entre el nivel sea más alto, los
formulación de políticas institucionales
documentos producidos serán de
y de adopción de planes, programas y
mayor importancia para la entidad.
proyectos
A continuación se presenta esa

4.2 Nivel Asesor. Agrupa los empleos
relación;
cuyas funciones consisten en asistir,
*Funciones del nivel directivo (producen
aconsejar y asesorar directamente a los
documentos misionales como por
empleados públicos de la alta dirección
ejemplo actas)
de la rama ejecutiva del orden nacional.
*Funciones del nivel asesor:
113
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 770. (17, Marzo, 2005.). Por el cual se
establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a
los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la
Ley 909 de 2004. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2005. No 45855.
62
4.3 Nivel Profesional. Agrupa los (producen documentos importantes
empleos cuya naturaleza demanda la para la gestión misional pero enfocado
ejecución y aplicación de los a la toma de decisiones como por
conocimientos propios de cualquier ejemplo conceptos)
carrera profesional, diferente a la
técnica profesional y tecnológica, Funciones del nivel profesional
reconocida por la ley y que según su (producen documentos importantes
complejidad y competencias exigidas, para la gestión misional, pero enfocado
les pueda corresponder funciones de a productos, como por ejemplo los
coordinación, supervisión y control de proyectos)
áreas internas encargadas de ejecutar
los planes, programas y proyectos *Funciones del nivel técnico: (Producen
institucionales. documentos algunos importantes otros
no, pues documentan actividades
4.4 Nivel Técnico. Comprende los
técnicas y de apoyo como por ejemplo
empleos cuyas funciones exigen el
Facturas)
desarrollo de procesos y
*Funciones del nivel asistencial:
procedimientos en labores técnicas
(producen documentos netamente de
misionales y de apoyo, así como las
apoyo también denominados
relacionadas con la aplicación de la
facilitatívos, como por ejemplo las
ciencia y la tecnología.
planillas de relación de funcionarios)
4.5 Nivel Asistencial. Comprende los
empleos cuyas funciones implican el
ejercicio de actividades de apoyo y
complementarias de las tareas propias
de los niveles superiores, o de labores
que se caracterizan por el predominio
de actividades manuales o tareas de
simple ejecución114
114
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Ley 443. (11, Junio, 1998.) Por la cual se expiden
normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1998. N°
43320.
63
Ley 443 de 1998 por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa
y se dictan otras disposiciones
Artículo 12. Obligatoriedad de las Aunque no está establecido en la

competencias laborales y requisitos norma de descripción de funciones
para el ejercicio de los empleos. De ISDF, las competencias pueden ser
acuerdo con los criterios impartidos en consideradas como un tipo más de
el presente decreto para identificar las función a describir de acuerdo a la
competencias laborales y con la categorización que hace la respectiva
reglamentación que para el efecto norma.
expida el Gobierno Nacional, las
entidades al elaborar los manuales
específicos de funciones y requisitos
deberán señalar las competencias
para los empleos que conforman su
planta de personal
(Elaboración Propia)
64
4. MARCO METODOLÓGICO
4.1 METODOLOGÍA Y ENFOQUE:
Para los fines de esta propuesta se empleará la metodología del estudio de caso
que de acuerdo con Young, “un dato que describe cualquier fase o el proceso de
la vida entera de una entidad en sus diversas interrelaciones dentro de su
escenario cultural”115 y en este sentido se pretende que la descripción archivística
de funciones sea una de las fases que comprendan la vida de la Universidad como
organización.
Díaz, Mendoza y Porras también mencionan el investigador debe “reconocer al

objeto de estudio, que puede ser una persona una organización un programa de
estudio o un acontecimiento particular” para el presente trabajo se comprende que
el objeto es la Universidad Central en donde los factores de caso del mismo son
las funciones a describir y como estos influyen para la formación histórica de la
institución. 116
Teniendo en cuenta lo anterior, para el en esta investigación se va a utilizar el

caso de estudio como un medio para entender la relación que tiene el objeto de
estudio La Universidad Central con la historia y la gestión de los procesos de la
Institución.
Se aplicó el estudio de caso con un enfoque cualitativo en el que de acuerdo con
Stake117 se procura obtener una mayor comprensión del caso, en donde se busca
la singularidad, y a la vez complejidad, su inserción en sus contextos, y su
interrelación con ellos; por tal motivo se pretendió lograr una mayor interpretación
de la norma y realizar una descripción archivística de funciones que permita
vincularlo con el contexto de la Universidad Central.
116
DIAZ, Sergio; MENDOZA Víctor; PORRAS, Cecilia. Una guía para la elaboración de estudios de caso. En
Revista Electrónica en América Latina Especializada en Comunicación [En línea] N° 75 (Feb- Abr 2011).
Disponible en: http://www.razonypalabra.org.mx/N/N75/varia_75/01_Diaz_V75.pdf (consultado el 13-09.2013)
pág. 5
117
STAKE, R. E. Investigación con estudio de casos. Madrid, Ediciones Morata S.L. (1998).pág. 26
65
Además se procuró representar en el trabajo un análisis de los beneficios que
obtuvo la aplicación de la norma en la Institución de tal manera que me permitiera
generar una serie de estrategias para las entidades que la vayan aplicar, para este
aspecto el trabajo se ubica dentro de una clasificación que realiza Rodríguez como
Microetnografía la cual “se ocupan de pequeñas unidades o actividades
específicas de una organización”118.
4.2 DISEÑO: FASES METODOLÓGICAS
El diseño metodológico se estructuró de acuerdo con la metodología propuesta

por Stake119 el cual expone que el estudio cualitativo de caso permite realizar
descripciones abiertas basadas en la experiencia, asunto congruente con el
objetivo principal pues se pretende realizar la investigación a partir de la
experiencia de la aplicación de la ISDF. Acorde con Stake, las fases que se
realizaron para el trabajo fueron:
 Recolección y análisis de la información:

Esta parte comprende el primer instrumento denominado Sistematización de
Funciones el cual corresponde un análisis en donde se realizó una recolección de
datos en cuanto a la información necesaria para la descripción propia de las
funciones a describir específicamente en la parte histórica, de tal manera que
argumentara también la selección de la muestra. (Ver anexo 3)

Tabla 6Sistematización de funciones
Fuente
Categoría
Funciones -
Funciones - Funciones - Funciones -
Funciones - Funciones - Funciones - Universidad Observaciones
Estatuto- Estatuto- Estatuto de
Estatuto de Estatuto de Estatuto de Central
Borrador de Borrador de 2012
1966 1977 2004 Página
2002 2003 (actual)
Principal
(Elaboración propia)
118
RODRIGUEZ. Gregorio. Citado por DIAZ, Sergio; MENDOZA Víctor; PORRAS, Cecilia. Una guía para la
elaboración de estudios de caso. En Revista Electrónica en América Latina Especializada en Comunicación
[En línea] N° 75 (Feb- Abr 2011). Disponible en:
http://www.razonypalabra.org.mx/N/N75/varia_75/01_Diaz_V75.pdf (consultado el 13-09.2013) pág. 15
119
STAKE, R. E Óp. Cit. Pág. 42
66
Para diligenciarlo se recogieron los siguientes documentos
 Manual de funciones
 Manual de procesos y procedimientos
 Estatutos antiguos y actuales de la Universidad Central
 Estatuto actual de la Universidad Central
 Informes de reestructuración de la organización
 Aplicación:
Luego de la recolección de toda la información necesaria se realizó la aplicación
propiamente de la norma a un total de 6 funciones de la Universidad Central;
muestra explicada más adelante.
 Triangulación
La triangulación corresponderá a la elaboración de un DOFA, identificando las
debilidades, oportunidades, fortalezas, y amenazas de la aplicación de la norma
en un contexto universitario, de acuerdo a la aplicación ejercida en las 6 funciones
elementos que se colocaron en la interpretación de los resultados. (Ver anexo 1)
 Interpretación de la información y Redacción de los Resultados:

Posteriormente se documentaron los resultados que tendrán los temas más
importantes, datos de triangulación, aciertos, reflexiones y deducciones frente a
esta aplicación.
Y por último se elaboró una discusión que tendrá una propuesta de aplicación
para las entidades que decidan realizarlo de acuerdo con los resultados
obtenidos.
A modo de. Condensación de la información se presentan las fases metodológicas

(etapas) en la tabla propuesta William Forero120
120
FORERO SOLANO. William Andrés. Óp. Cit.
67
Tabla 7 Matriz de fases metodológicas de la investigación

OBJETIVOS ETAPAS TECNICAS PRODUCTO
-Realizar un análisis bibliográfico Recolección Rastreo Marco Teórico

que abarque la descripción de información documental Marco
archivística, y descripción de de Normativo
funciones, de tal manera que información
permita fundamentar la aplicación y análisis de
de la norma ISDF. contenido
-Realizar un análisis de toda la
legislación que abarque la
descripción de funciones, de tal
manera que permita fundamentar
la aplicación de la norma ISDF
Identificar cuales funciones se van Aplicación Aplicación -Sistematización
a describir mediante un estudio técnica con de funciones
con las fuentes disponibles en la conocimient -Fichas de
Oficina de Gestión Documental la os descripción
Universidad Central. descriptivos ISDF
-Documentar la aplicación final de -Cartilla de
la Norma ISDF poniendo en aplicación
discusión los resultados para la
oficina de Gestión Documental de
la Universidad Central
-Documentar la aplicación final de Triangulación Análisis de -DOFA
la Norma ISDF poniendo en la aplicación
discusión los resultados para la ISDF
oficina de Gestión Documental de Interpretación Matices de - Resultados
la Universidad Central de la interpretació - Discusión
68
información. n de toda la
información
Formato de Tabla tomada de: (la norma internacional sobre los registros de autoridad de
archivos relativos a instituciones personas y familias ISAAR (CPF)” (estudio de caso en la
secretaria general– comisión distrital de sistemas de William Forero)
4.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
Teniendo en cuenta que el objetivo de la norma ISDF es la descripción de

funciones la población objeto de estudio son aproximadamente 152 funciones de
del Estatuto Actual de la Universidad Central, a partir de un análisis minucioso se
seleccionó un método de muestreo cualitativo que de acuerdo Martín, Crespo
Blanco y Salamanca, se emplean criterios diferentes para seleccionar la muestra
“entonces la selección de los casos se debe diseñar de forma que se puedan
generar tantas categorías y propiedades como sean posibles”121
La elección de cada una de estas funciones se hizo por medio de un trabajo de

campo que se realizó con el archivo de la Universidad Central, a partir del análisis
de toda la información custodiada en la sección de Rectoría y Secretaría General,
esta fue documentada en el primer instrumento denominado sistematización de
funciones. (Ver anexo 3)
Los criterios para elegir las funciones fueron:
 Funciones que le apunten a la misión de la Universidad Central

 Funciones directamente relacionadas con documentos de archivo.
 Funciones que reporte cambios organizacionales e históricos sobre creación
y/o unificación de oficinas y modificación de cargos.
 Funciones relacionadas con procesos y procedimientos de la Institución.
También se tomó como referencia el modelo correspondiente al proyecto Gateway

to Archives of Scottish Higher Education (GASHE) el cual tuvo a la ISDF como
referente para realizar un modelo relacional para la clasificación funcional de
121
Mª Cristina Martín-Crespo Blanco (1), Ana Belén Salamanca Castro
69
documentos122, se identificaron un grupo de 6 categorías generales pensando en
una clasificación global para normalizar a las Instituciones de Educación Superior
las Categorías son:
 Administrativa
 Docencia
 Extensión
 Gestión académica
 Investigación
 Régimen y/o normatividad
Teniendo en cuenta que al describir una función se están analizando

aproximadamente 17 elementos más al diligenciar la correspondiente ficha, se
decidió elegir una función por cada categoría: es decir 1 función del régimen o
normatividad, 1 función de Docencia, 1 función de Investigación 1 función de
extensión 1 función de gestión académica y 1 Función de tipo administrativo para
un total de 6 funciones que abarcarán el contexto general la Universidad, para
un total de 106 aspectos al analizar.
Con base en el análisis de la sistematización de funciones (Ver anexo 3) se

elaboró el siguiente cuadro con la elección de la función.

Tabla 8 Categorías y funciones seleccionadas para la investigación
Categoría Función escogida Significado e importancia para

la Universidad
Administrativa Garantizar la correcta Por medio de las actividades
elaboración de la nómina, administrativas se
seguridad social, prestaciones desenvuelven y
sociales y vacaciones, de complementan las áreas
122
BARBADILLO ALONSO, Javier. Óp. Cit. Pág. 104
70
acuerdo con lo reglamentado académicas.
en las leyes laborales vigentes
y las políticas de la
Universidad.
Docencia Hacer seguimiento del Este elemento siempre ha
desempeño de los docentes y estado presente en la
presentar ante el vicerrector universidad, pues son los
académico los informes docentes los que educan y
correspondientes trasmiten todo el conocimiento
a los estudiantes.
Extensión Diseñar, proponer, desarrollar Esta temática está dentro de
y coordinar los programas de las funciones que refuerzan la
posgrado y educación misión de la universidad, ya
continuada del departamento que se enfoca en el apoyo
hacia la formación de capital
social y cultural objetivo que
se pretende cumplir en dicha
misión.
Gestión Dirigir y coordinar el proceso Es una temática fuerte en la
académica de autoevaluación permanente universidad, ya que
de los programas académicos comprende todas aquellas
de pregrado y postgrado, en actividades que fortalecen a
todas las áreas y modalidades las áreas académicas en su
y proponer al Rector y al gestión hacia los estudiantes.
Consejo Académico las
modificaciones que estime
convenientes.
Investigación Promover el trabajo Esta temática está dentro de
interdisciplinario entre las las funciones que refuerzan la
facultades y los grupos de misión de la universidad, ya
investigación en torno al que la investigación es uno de
71
desarrollo conjunto de los aspectos por el cual se
proyectos de investigación en genera conocimiento
relación con las áreas novedoso uno de los objetivos
estratégicas definidas de contemplados en dicha misión
investigación.
Régimen o Expedir y modificar el estatuto Esta temática es importante
normatividad general de la universidad y porque son los lineamientos
vigilar su pleno cumplimiento por los cuales es regida a
Universidad, su actuar, decidir
construcción, desarrollo e
historia está en ella.
72
5. APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF
La ISDF es una norma Internacional que fue elaborada por el comité de buenas
prácticas y normas profesionales del Consejo Internacional de Archivos (ICA) que
sirve de guía para crear descripciones de funciones de entidades en relación a su
tarea de producir y conservar documentos, y determina qué tipo de información es
necesaria para dicha descripción.
Esta norma fue elaborada en razón al reconocimiento de la importancia de las

funciones en el contexto de la producción documental, para ello el comité tomo
como base las normas internacionales ISO 15489 acerca de gestión documental, y
ISO 23081 sobre metadatos.
En este sentido, el ejercicio práctico de la aplicación de esta norma para el caso
de la Universidad Central se realizó partir del diligenciamiento de los campos que
propone la misma, utilizando también otras normas internacionales que brindan la
manera estandarizada de colocar algunos datos.
Estas son:
Normas Campo de aplicación

ISO 639-2 Códigos para la representación de nombres de lenguas, código
Alpha-3, Ginebra: Organización Internacional de Normalización,
1998123
ISO 3166-1 – Códigos para la representación de nombres de países y sus
subdivisiones
-Parte 2: Código de subdivisión de país, Ginebra: Organización
Internacional de Normalización, 2007.124
ISO 8601 – Elementos de datos y formatos de intercambio – Intercambio de
información –Representación de fechas y horas, Ginebra:
Organización Internacional de Normalización, 2004.125
123
BYRUM. John D. (1999, Agosto). ISO 639-1 e ISO 639-2: normas internacionales de códigos de lengua.
ISO 15924: norma internacional de nombres de escrituras. Comunicación presentada al 65th IFLA Council and
General Conference. Bangkok, Thailand. Consultado el 12/11/2014 Disponible
en: http://www.ifla.org/IV/ifla65/papers/099-155s.htm
124
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Códigos para la representación de
nombres de países y sus subdivisiones -Parte 2: Código de subdivisión de país, Ginebra: Organización
Internacional de Normalización, 2007 (Consultado el 12/11/2014) Disponible en :
http://www.iso.org/iso/home/standards/country_codes.htm
73
5.1 CARACTERIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL
Ahora bien, en la Universidad Central existen diferentes tipos de funciones

caracterizadas bajo el marco de calidad, y es así como se va a estructurar las
relaciones de descripción que indican la norma, estas funciones son explicadas en
el siguiente cuadro.

Tabla 9 Caracterización de las funciones de la Universidad Central
Tipo de función Significado en la Universidad Central
Función Cualquier objetivo de alto nivel,
responsabilidad u obligación asignada a
una entidad por la normatividad política
mandato, o manual.
Proceso Denominación a la labor de las oficinas de
manera global, se estructura de acuerdo a
su complejidad, pues dependiendo de ello,
pueden clasificarse en diversos
procedimientos, o simplemente se puede
diagramarse en actividades puntuales.
Procedimiento Siguiendo el orden, el procedimiento es
aquel que hace parte de un proceso, e
indica paso a paso de las labores de la
oficina
Actividad Tarea particular que se genera en un área
operativa, una de acciones puntuales
establecidas en los procedimientos.
125
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Elementos de datos y formatos de
intercambio – Intercambio de información –Representación de fechas y horas, Ginebra: Organización
Internacional de Normalización, 2004 (Consultado el 12-11-2014) Disponible en:
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40874
74
El cuadro determina que el nivel superior es la función y el nivel más bajo es el de

la actividad puntual.
Los tres tipos relaciones documentadas en la norma están vinculadas con las
funciones de la siguiente manera; la temporal visualiza un recorrido histórico, la
jerárquica permite reflejar esa descripción multinivel propuesta para la descripción
de funciones y la asociativa refleja los vínculos y agrupaciones que se puedan dar
entre los diferentes aspectos reflejados en la estructura estipulada anteriormente,
incluso en un mismo nivel, es decir a modo de ejemplo entre un proceso con otro
proceso, aspecto que se explicará gráficamente más adelante en el informe
estadístico.
5.2 CARTILLA DE LA APLICACIÓN ISDF
Ahora bien, antes de mostrar la aplicación a las funciones se presenta a

continuación una cartilla o cuadro para comprender mejor la definición de los
elementos y aspectos que se deben tener en cuenta, así será as fácil la lectura de
las fichas, además se presentan también las sugerencias para todas las Entidades
que decidan implementarla.

Tabla 10 Cartilla de la aplicación
1.ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
Elemento Recomendación
1.1 Tipo Para este campo es recomendable que las entidades definan
que significa los tipos de función que puedan clasificarse, e
identificar y clarificar qué diferencias hay una de otra (no es
lo mismo una actividad a un procedimiento) Importante para
realizar las relaciones que la norma permite realizar. Este
75
aspecto puede ser temporal, ya que para una mejor
normalización estas definiciones deben ser definidas a nivel
internacional de tal manera que todas las instituciones
puedan describir las mismas funciones bajo los mismos
parámetros.
1.2 Forma(s) Colocar el denominación de la función tal cual como se está
autorizada(s) del reglamentada y o divulgada, para el caso de la Universidad
nombre algunas de las funciones fueron seleccionadas del Estatuto
Acuerdos, y la página principal.
1.3 Forma(s) Se debe colocar otra forma de denominar la misma función a
paralela(s) del describir, al igual que en la parte bibliotecológica se utiliza
nombre otro idioma, para el caso de la Universidad todas las
funciones se escribieron en inglés.
1.4 Otra(s) No aplica para la Universidad Central, la única forma paralela
forma(s) del encontrada fue en la parte histórica, pues el nombre de la
nombre función proceso, actividad etc. ha sido modificado a lo largo
de los años, este tipo de información ha sido consignada en
el área del contexto.
1.5 Clasificación Para diligenciar este campo es necesario realizar un cuadro
de clasificación funcional Temporal (Ver anexo 2), y poder
clasificar todas las funciones descritas, sin embargo una
recomendación para el ámbito internacional, es establecer un
sistema de clasificación general, colocando solamente las
temáticas identificadas por tipo de Entidad, para las
instituciones que decidan aplicar la norma la recomendación
es que deben identificar que funciones merecen ser descritas
para que solamente estas sean codificadas, las funciones
relacionadas no necesariamente deben ir codificadas, habría
que pensarlo si estas descripciones se fueran a realizar en
un ambiente electrónico.
76
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas Se debe colocar la fecha o un rango de fechas de inicio y
finalización de la función, se recomienda que se defina un
estándar para consignar el orden de la fecha (aaa-mm.dd), y
a continuación registrar un dato que complemente la
información de dicha fecha (Probable, conocida,
documentada, aproximada etc.) si la función sigue
desarrollándose actualmente no es obligatorio registrar una
fecha final.
2.2 Descripción La norma indica que en este campo sea registrado el
objetivo, finalidad o alcance de la función que se esté
describiendo.
2.3 Historia Registrar un resumen histórico de la función, los elementos
que ayudan a documentar la historia son:
-Los cambios en la denominación de la función a través del
tiempo.
-Las dependencias a las cuales se les han asignado la
función que se esté describiendo.
-Transformaciones que han tenido las dependencias dueña
de la función en cuanto al nombre, divisiones, uniones,
articulaciones a otros departamentos etc.
-Los cargos a los que se les han asignado la respectiva
función y sus modificaciones en cuanto al título del cargo y
cambio de oficina.
-Para la universidad Central fueron de gran insumo las
resoluciones y estatutos reglamentados por el consejo
superior para obtener esta información.
5.2.4 Legislación En este campo se debe documentar cualquier
normatividad de tipo externo e interno (ley, acuerdo
Decreto, manual, directiva, regla etc.) Que
77
fundamente la creación, modificación o restricción de
la función.
3 ÁREA DE RELACIONES
Recomendación General:
Para el área de relaciones se sugiere, establecer una estructura definida sobre el
orden de registrar las relaciones que permite documentar la norma, para el caso
de la Universidad Central se registraron primero las relaciones asociativas, luego
las de tipo Temporal y por ultimo las de tipo jerárquico.
3.1 Forma(s) Colocar el denominación de la función tal cual como se está
autorizada(s) del reglamentada y o divulgada, las funciones relacionadas se
nombre identificaron con una investigación con los documentos
/Identificador de institucionales (Estatutos, procesos y procedimientos y Tablas
la función de Retención Documental)
Relacionada
3.2 Tipo En este campo se empieza a visualizar la categorización de
las funciones establecida inicialmente si es (Función, proceso,
procedimiento, actividad)
3.3 Categoría de Solamente hay tres tipos de categorías:
relación Temporal: Identificar que función es heredera de la que se
esté describiendo o viceversa.
Jerárquico: Identificar con que otro tipo de función (Proceso,
procedimiento, actividad) está vinculada con la que se esté
describiendo, para el caso de la universidad se registraron
este tipo de relaciones con la estructura definida.
Asociativa: Registrar otro tipo de relaciones encontradas que
no son posibles reconocer en las anteriores relaciones, para
el caso de la Universidad se colocaron aquellas que permiten
una agrupación u aglomeración entre diferentes funciones de
diversos cargos y dependencias.
78
Para mayor claridad observar las gráficas 1, 2, 3 explicadas
anteriormente.
3.4 Descripción En este campo se argumenta por qué se registró la categoría
de la relación de relación en el campo anterior, y que caracteriza la unión de
las dos funciones relacionadas.
3.5 Fechas de la Registrar el rango de la fecha (inicial y en lo posible de la final)
relación de duración de la relación entre la función descrita y la que se
está relacionando.
4 ÁREA DEL CONTROL

4.1 Identificador Corresponde a un código que logra identificar de manera única
de la descripción la descripción realizada, de acuerdo con la norma este código
de función debe estar estructurado.
El siguiente grafico muestra de manera más clara el orden y
como colocar los cada uno de los elementos que exige la
norma.
En este orden de ideas el identificador es: CO.DC.OGDUC.A1

4.2 Colocar la manera completa y autorizada del nombre de la
Identificador(es) Institución y complementarla con un símbolo o código que la
de Institución(es) reconozca como única, para el caso de la universidad se
registró el Nit.
4.3 Reglas y/o Registrar el título de la norma utilizada para diligenciar cada
convenciones uno de los campos, sean internacionales, nacionales y reglas
79
utilizadas internas de la entidad. (ISDF, ISAD (G), cuadros de
clasificación, Tablas de retención Documental etc.).
4.4 Estado de Documentar el estado de la descripción realizada en la ficha,
Elaboración Borrador, revisada, eliminada o finalizada, con el objetivo de
que el usuario identifique en qué momento se encuentra la
descripción.
4.5 Nivel de De acuerdo con la norma hay tres maneras de registrar el nivel
Detalle de detalle de la descripción (básico, parcial y completo) según
los campos diligenciados e la ficha.
4.6 Fechas de En este campo se coloca la fecha de realización, actualización
creación, revisión y eliminación de la ficha de la descripción, se recomienda
o eliminación seguir el mismo parámetro de orden de la fecha.
4.7 Lengua(s) y Registrar el lenguaje en el que fue elaborada la descripción
escritura(s)
4.8 Fuentes Enlistar todos los documentos, normas, paginas libros videos
etc. consultados para realizar dicha descripción.
4.9 Notas de Registrar las observaciones, e información que permita una
Mantenimiento actualización de la descripción (inconvenientes, situaciones
actuales de la entidad, recomendaciones etc.) además se
puede colocar el nombre de la persona quien realiza la
descripción.
5 VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS
Recomendación General:
Esta corresponde a la segunda parte de la norma, en donde el objetivo es
relacionar tres elementos:
Instituciones: (Entidad productora de los documentos y dependencias
directamente relacionadas)
Documentos de archivo: Registrar las relaciones directamente con los documentos
producto tanto de la función descrita como de las funciones relacionadas.
Otro recurso de información: Registrar otro documento con la que esté
80
relacionada la función, libro articulo página web.
5.1 Identificador Registrar el forma única del nombre de: la institución o
y forma(s) dependencia que realiza las funciones, Documento producto
autorizada(s) del de las funciones descritas relacionadas, o el título del recurso
nombre /título de de información registrado si lo tiene.
la entidad
relacionada
6.2 Naturaleza Justificar cual es la relación que tiene el elemento vinculado

de la relación con la función descrita.
6.3 Fechas de la Se coloca la fecha es el mismo orden que en otros campos de
relación la ficha, registrar la fecha de inicio y si es posible la fecha
final sobre la relación con los elementos mencionados
anteriormente
5.3 APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF A LAS 6 FUNCIONES
La aplicación de la norma se realizará en un orden alfabético analizando que para

un futuro, si se llegara a crear un sistema normalizado de clasificación más amplio
pueda abarcar todas las instituciones, de tal manera que la realización la
descripción de los documentos y las funciones, sea sencillo de manejar, además
porque la búsqueda de información será más fácil para los usuarios.
Sin embargo, como inicialmente es una propuesta está sometido a cualquier

modificación o recomendación de los archivistas a la hora de evaluar las temáticas
que son abordadas en las diferentes entidades, y también por los argumentos que
siguen los dos principios archivísticos.
Para comenzar con la aplicación de las funciones seleccionadas en la primera

ficha se encuentra descrita la siguiente función: “Garantizar la correcta elaboración
de la nómina, seguridad social, prestaciones sociales y vacaciones, de acuerdo
81
con lo reglamentado en las leyes laborales vigentes y las políticas de la
Universidad” 126 de acuerdo con la muestra y el cuadro elaborado a partir del
análisis está función se encuentra comprendida entre las funciones de la temática
administrativa en la cual se desenvuelven y complementan las áreas académicas,
fue seleccionada de acuerdo al análisis de los valores primarios, (administrativos
contables, fiscales, jurídicos y legales) ya que la elaboración de la nómina
contiene todos los valores primarios establecidos y puede representar de manera
significativa en su totalidad las funciones administrativas de la universidad.
5.3.1 Ficha N° 1 Aplicación a la función de la temática administrativa
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1 Tipo Función

1.2 Forma(s) Garantizar la correcta elaboración de la nómina,
autorizada(s) del seguridad social, prestaciones sociales y
nombre vacaciones, de acuerdo con lo reglamentado en
las leyes laborales vigentes y las políticas de la
Universidad.
1.3 Forma(s) Ensure proper preparation of payroll, social
paralela(s) del security, social benefits and vacation, according
nombre to regulations in the existing labor laws and
policies of the University
1.4 Otra(s) Elaborar la nómina de los funcionarios de la
forma(s) del universidad de acuerdo con las políticas y
nombre normativa vigente.
1.5 Clasificación A1
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas ISO 1982 …(Probable)

8601
2.2 Descripción El objetivo de esta función es reportar los

registros financieros de los sueldos de los
empleados (salarios, bonificaciones y
deducciones, aportes a la seguridad social.
2.3 Historia El Departamento de Personal (hoy Recursos
126
UNIVERSIDAD CENTRAL/Red académico administrativa interna /Recursos Humanos/ Directorio.
Funciones. [en línea] Disponible en:
http://rai.ucentral.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=39&Itemid=465 (consultada el
19 de octubre de 2013)
82
Humanos) fue creado en aproximadamente
1981, bajo la coordinación de Myriam León, en
donde probablemente fue asignada esta función
a la oficina.
Posiblemente la función actualmente descrita
es heredera de la una función que tenía el
Síndico de la época desde 1966 “Cobrar y
recibir los, dineros y otras especies que se
adeuden a la. Fundación; hacer los pagos que
correspondan a la misma, previa autorización
del Consejo Superior, o del Rector.”127
Función que tuvo una modificación en 1977 así

“ Recaudar los dineros y otras especies que se
adeuden a la Fundación; hacer los pagos que
corresponden a la misma, previa autorización
de los funcionarios correspondientes”128
Hablando más específicamente de la función

que comprende la nómina, en
aproximadamente en abril del 1972 se creó el
cargo del tesorero en donde fue asignada la
función de elaborar la nómina y realizar los
pagos correspondientes, ya para 1977 se creó
la coordinación de personal, transfiriéndole esta
función.
La oficina ha sufrido varias modificaciones de
nombre, en 1982 cambio a oficina de personal y
actualmente se evidencia un cambio como
oficina de recursos Humanos.
2.4 Legislación -Código Sustantivo del Trabajo. Adoptado por el

Decreto Ley 2663 del 5 de agosto de 1950
"Sobre Código Sustantivo del Trabajo",
publicado en el Diario Oficial No 27.407 del 9 de
septiembre de 1950, en virtud del Estado de
Sitio promulgado por el Decreto Extraordinario
No 3518 de 1949129
-Circular N° 03 del 20 de marzo del 2009

dirigida a los funcionarios con base salarial, se
127
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo superior tomo 1.Estatutos. Capítulo V 1966
Pág. 7
128
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL .Archivo. Estatutos Capitulo XIV 1978 Pág.16
129
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Código sustantivo de Trabajo. Bogotá
D. C. Diario Oficial No 27.407.1950. (en línea) Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33104 (consultado el 12/11/2014)
83
efectúa una deducción por retención en la
fuente, solicitud de certificados de intereses y
corrección monetaria, certificados de pago por
salud y educación.
-Decreto 2245 de 2012: por el cual se

reglamenta el inciso primero del parágrafo 3 del
artículo 33 de la Ley 100 de 1993, modificado
por el artículo 9° de la Ley 797 de 2003.130
-Ley 100 de 1993.Por la cual se crea el sistema de
seguridad social integral y se dictan otras
disposiciones.131
3.1 Primera relación
3.1.1 Forma(s) Cobrar y recibir los, dineros y otras especies
autorizada(s) del que se adeuden a la. Fundación; hacer los
nombre / pagos que correspondan a la misma, previa
Identificador de la autorización del Consejo Superior, o del Rector
función relacionada
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría de Temporal
relación
3.1.4 Descripción La función descrita es heredera de esta, la
de la relación realiza actualmente el coordinador de nómina, y
en 1977 la realizaba el síndico cargo que
actualmente es el vicerrector administrativo.
3.1.5 Fechas de la ISO 1966-07-14 (conocida)
relación 8601
3.2 Segunda relación
3.2.1 Forma(s) Garantizar la correcta elaboración de la nómina,
autorizada(s) del seguridad social, prestaciones sociales y
nombre / vacaciones, de acuerdo con lo reglamentado en
Identificador de la las leyes laborales vigentes y las políticas de la
función relacionada Universidad
3.2.2 Tipo Función
relación
3.2.4 Descripción El único cambio que se refleja es que esta
de la relación función la desarrollaba el coordinador de
130
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Decreto 2245 de 2012. Bogotá
D.C. Diario Oficial 48600. 2012 (en línea) Disponible en :
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50140 (consultado el 12/11/2014)
131
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Ley 100 de 1993. Bogotá D.C.
Diario Oficial 41148. 1993. Bogotá D.C. 1993 (en línea) Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5248 (consultada el 12/11/2014)
84
personal, ahora la ejecuta el coordinador de
nómina.
3.2.5 Fechas de la 1981
relación
33 Tercera relación
3.3.1 Forma(s)
autorizada(s) del Nómina y honoraros
nombre /
Identificador de la
3.3.2 Tipo Proceso
3.3.3 Categoría de Jerárquica
relación
3.3.4 Descripción Proceso documentado por la oficina de
de la relación Recursos Humanos en donde se refleja cada
uno de los procedimientos y a la vez cada una
de las actividades sobre el pago de la nómina a
sus empleados, se explica cómo se realiza la
función descrita en esta ficha.
3.3.5 Fechas de la ISO 2008-10-16
Relación 8601
3.4 Cuarta relación
3.4.1 Forma(s) Liquidación de Nómina de Personal de Tiempo
autorizada(s) del Completo y Medio Tiempo
nombre /
Identificador de la
3.4.2 Tipo Procedimiento
relación
3.4.4 Descripción Al igual que el proceso este procedimiento fue
de la relación documentado por la Oficina de Recursos
Humanos, sin embargo este documenta el paso
a paso del personal administrativo.
3.4.5 Fechas de la 2010-… (Aproximada)
relación
3.5Quinta relación
3.5.1 Forma(s) Liquidación de Nómina de Docentes Hora
autorizada(s) del Cátedra
nombre /
Identificador de la
relación
3.5.4 Descripción Al igual que el proceso este procedimiento fue
85
de la relación documentado por la Oficina de Recursos
Humanos, sin embargo este documenta el paso
a paso del personal catedrático.
3.5.5 Fechas de la ISO 2010-… (Aproximada)
relación 8601
3.6Sexta Relación
3.6.1 Forma(s)
autorizada(s) del Elabora y envía los informes de nomina
nombre /
Identificador de la
3.6.2 Tipo Actividad
relación
3.6.4 Descripción Esta actividad esta puntualmente escrita como
de la relación uno de los pasos en los dos procedimientos, y
de la cual se va vincular directamente el
documento producto.
3.6.5 Fechas de la 2010-… (Aproximada)
relación
3.7Séptima relación
3.7.1 Forma(s)
autorizada(s) del Registra y envía las Novedades de nómina
nombre /
Identificador de la
relación
3.7.4 Descripción Esta actividad esta puntualmente escrita como
de la relación uno de los pasos en los dos procedimientos, y
de la cual se va vincular directamente el
documento producto
3.7.5 Fechas de la 2010 -… (Aproximada)
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO DC OGDUC A1
de la descripción 3166-1
de función
4.2
Identificador(es) 860024746-1
de institución(es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la descripción
convenciones de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
utilizadas Archivos, 2008
86
-ISO 8601 – Elementos de datos y formatos de
intercambio – Intercambio de información –
Representación de fechas y horas, 3ª ed.,
Ginebra: Organización Internacional de
Normalización, 2004.
4.4 Estado de Finalizada.
Elaboración
4.5 Nivel de Parcial
Detalle
4.6 Fechas de ISO Fecha de creación: 2013- 10-19
creación, revisión 8601
o eliminación
4.7 Lengua(s) y ISO Español en escritura Latina
escritura(s) 639-2
4.8 Fuentes ISDF – Norma internacional para la descripción
de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
Archivos, 2008

Normalización, 2004
-RAI. Red Académico administrativo interno.

Documentos Institucionales.
- Acuerdo N° 19 del 13 de diciembre 13 de

2007.Por el cual se expide el Reglamento
Disciplinario para el Personal Docente
4.9 Notas de Descripción realizada por Viviana Medina
Mantenimiento García Auxiliar de Gestión Documental de la
Universidad Central.
5. VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, LOS
5.1,1 Identificador y Nom
forma(s) bre Universidad Central
autorizada(s) del
nombre/título de la Identi CO DC OGDUC
entidad relacionada ficad
or
5.1.2 Naturaleza de Institución que desarrollan las funciones,
la relación procesos, procedimientos y actividad
identificada.
5.1.3 Fechas de la ISO 1966… (Aproximada)
87
relación 8601
5.2.1 Identificador y Nom
forma(s) bre Oficina de Recursos Humanos
autorizada(s) del
nombre/título de la
Identi CO DC OGDUC ORH
entidad
ficad
relacionada
or
5.2.2 Naturaleza de la Oficina que desarrolla las funciones, procesos
relación procedimiento y actividad identificada.
5.2.3 Fechas de la ISO (sf)
relación 8601
5.3 Tercera relación
5.3.1 Identificador y Nom Novedades de Nómina
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi
nombre/título de la ficad Actualmente no está codificado
entidad relacionada or
5.3.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones, proceso
relación y procedimientos y actividad identificada
5.3.3 Fechas de la 1982-…(Probable)
relación
5.4.1 Identificador y Nom Informe de Nómina
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi
nombre/título de la ficad Actualmente no está codificado
5.4.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones, proceso
relación y procedimientos y actividad identificada
5.4.3 Fechas de la ISO 1982-… (Probable)
relación 8601
En la siguiente ficha se encuentra descrita la siguiente función: “Hacer

seguimiento del desempeño de los docentes y presentar ante el vicerrector
académico los informes correspondientes”132esta a su vez está comprendida entre
las funciones de la temática de docencia, la cual contribuye a la misión de la
132
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03 (8, Marzo, 2012) Por el cual se
expide el Estatuto General. de la Universidad Central. Modificado mediante Acuerdos 05 de 2007 y 02 de 2012.Bogotá,
D.C., 2012. [En línea] Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/movil/images/stories/documentos/documentos_fundacionales/estatuto_general_universidad_cent
ral_03-16-2012-v2.pdf (consultada el 11 de octubre de 2013)
88
universidad, además por medio de esta se articulan dos de las funciones que
serán descritas más adelante (investigación y extensión) fue seleccionada de
manera aleatoria ya que contiene un valor académico en representación de todas
las demás funciones con las que se relacionan.
5.3.2 Ficha N° 2 Aplicación a la función de Docencia
1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1 Tipo Función

1.2 Forma(s) Hacer el seguimiento del desempeño de los
autorizada(s) del docentes y presentar ante el vicerrector
nombre académico los informes correspondientes
1.3 Forma(s) Track the performance of teachers and submit
paralela(s) del to the Academic Vice Chancellor the reports
nombre corresponding
1.4 Otra(s) Controlar el desempeño de los profesores y
forma(s) del presentar informes ante el vicerrector
nombre académico
1.5 Clasificación B1
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas ISO 1966-07-14 (conocida)
8601
2.2 Descripción El objetivo de esta función es el control y
supervisión de las tareas que realizan los
docentes de acuerdo con las
responsabilidades y funciones establecidas
en su contrato.
2.3 Historia Esta función siempre ha estado a cargo del
Decano de las diferentes facultades de la
universidad, A partir de 1966, es decir de la
creación de la Universidad Central esa
función de control de los docentes siempre
ha existido, en el primer estatuto se centralizó
en los catedráticos especificando en la
puntualidad y el desempeño en el cargo.133
Luego en 1977134la función presenta algunas
modificaciones, se le agrego la supervisión de
la formación científica, tecnológica y
profesoral de los docentes y complementa y
se complementa con lo que se menciona en
133
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo Ibíd. Pág. 6
134
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL .Archivo. Estatutos Capítulo VII 1978 Pág.10
89
el estatuto de1966.
Ya en el 2002, la función presenta grandes
modificaciones pues aunque está enfocada al
mismo objetivo, está redactada de manera
diferente posiblemente de aquí se hereda la
que se está describiendo en esta ficha, y se
mantiene así en el estatuto actual.
2.4 Legislación -Acuerdo 019 del 13 de diciembre de 2007.
Por el cual se adopta el reglamenta
disciplinario del personal docente.135
-Acuerdo del consejo superior N° 03 de 2013.

Mediante el cual se modifican, adicionan y
complementan las normas generales del
Reglamento Docente en la Universidad
Central136
-Ley 30 de 1993. Artículos 100 y 123. La

universidad debe contar con un régimen del
personal docente que procure el desarrollo
humano y profesional de su cuerpo docente e
investigativo de la conformación de la
comunidad académica científica.137
-Acuerdo N° 03 de 2004, modificado

mediante acuerdos N° 05 de 2007 y N° 02 del
2007. Capitulo II. Personal Docente.138

Disciplinario para el Personal Docente139
3.1.1 Forma(s) Aprobar los programas de capacitación para
autorizada(s) del el personal docente administrativo y directivo
nombre / de la universidad, puestos a su consideración
Identificador de la por el consejo académico
135
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo N° 019 de diciembre de 2007. Por el cual se adopta
el reglamenta disciplinario del personal docente. Bogotá D.C., 2007 Pág. 1.
136
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03. Óp. Cit. Pág. 1
137
COLOMBIA. SECRETARIA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Ley 100 de 1993 Óp. Cit.[en
línea] Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5248
138
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo N° 03 de 2004.modificado mediante acuerdos N° 05 de
2007 y N° 02 del 2007. Capitulo II. Personal Docente. Pág. 1.
139
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo N° 019 de diciembre de 2007. Óp. Cit. Pág. 1.
90
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría de Asociativa
relación
3.1.4 Descripción Esta función es desarrollada por el consejo
de la relación superior, la capacitación es una de las tareas
que permite a los encargados ejercer un
control sobre el desempeño de los docentes.
3.1.5 Fechas de la 2004 (Aproximada)
relación
3.2.1 Forma(s) Proponer al consejo superior programas para
autorizada(s) del la capacitación del personal docente
nombre /
Identificador de la
3.2.2 Tipo Función
relación
de la relación académico, y al igual que la función
relacionada anteriormente las capacitaciones
son elementos que permiten realizar un
control sobre ese desempeño.
relación
3.3.1 Forma(s) Velar por el desarrollo armónico e integral de
autorizada(s) del la investigación, la extensión y la docencia en
nombre / las distintas unidades que integran la
Identificador de la facultad.
3.3.2 Tipo Función
relación
3.3.4 Descripción Es desarrollada por el consejo de la facultad
de la relación Esta función de encuentra en un nivel más
alto que la descrita, y se encuentra vinculada
con otras funciones de otras categorías.
relación
3.4Cuarta relación
3.4.1 Forma(s) Cuidar que los catedráticos asistan con
autorizada(s) del puntualidad a sus clases y que en el
nombre / desempeño de sus cargos se ciñan a las
Identificador de la normas metodológicas, legales y
función relacionada reglamentarias.
91
3.4.2 Tipo Función
relación
3.4.4 Descripción Es la primera función, esta es la que le da
de la relación inicio a la función que se está describiendo,
en 1966 puntualizan en los catedráticos tal
vez porque en la época se inició con ese tipo
de docentes, se preocupaban por que los
docentes asistieran puntualmente a sus
clases y cumplieran a cabal sus
responsabilidades.
relación 8601
3.5 Quinta relación
3.5.1 Forma(s) Supervisar la formación científica, tecnológica
autorizada(s) del y profesoral de los profesores, la asistencia
nombre / puntual a las clases y cuidar de que el
Identificador de la desempeño de sus cargos se ciña a las
función relacionada normas metodológicas, legales y
reglamentarias.
3.5.2 Tipo Función
relación
3.5.4 Descripción Esta función es heredera de la anterior, pues
de la relación cumplen con el mismo objetivo de control y
seguimiento del personal docente.
3.5.5 Fechas de la ISO 1977 (aproximada )
relación 8601
3.6Sexta relación
3.6.1 Forma(s) Hacer el seguimiento del desempeño de los
autorizada(s) del docentes y presentar ante el Rector y el
nombre / Director de Postgrados los informes
Identificador de la correspondientes.
3.6.2 Tipo Función
relación
3.6.4 Descripción Esta función es heredera de la anterior, pues
de la relación cumplen con el mismo objetivo de control y
seguimiento del personal docente, y la
actualmente descrita es heredera de esta.
3.6.5 Fechas de la ISO 2002 -12-20 (conocida)

relación 8601
3.7Séptima relación
92
3.7.1 Forma(s)
autorizada(s) del Evaluación docente
nombre /
Identificador de la
3.7.2 Tipo Proceso
relación
3.7.4 Descripción Aunque este no está documento, ni fue
de la relación necesario para elaborar las tablas de
retención documental, sin embargo se
identifica para los fines del presente trabajo,
y poder establecer el vínculo con el
documento producto.
3.7.5 Fechas de la ISO 2013-00-00 (sm; sd; probable)
relación 8601
3.8 Octava relación
3.8.1 Forma(s)
autorizada(s) del Realiza la correspondiente evaluación del
nombre / docente
Identificador de la
3.8.3 Categoría de Jerarquía
relación
3.8.4 Descripción Esta actividad la realizan los estudiantes y los
de la relación directores de los departamentos
3.8.5 Fechas de la ISO Desconocida
relación 8601
3.9 Novena relación
3.9.1 Forma(s)
autorizada(s) del Elaborar el plan de trabajo docente
nombre /
Identificador de la
relación
3.9.4 Descripción Esta actividad es realizada por los
de la relación coordinadores académicos de los respectivos
programas
3.9.5 Fechas de la Desconocida
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO DC OGDUC B1
93
de función
4.2 Identificador(es) 860024746-1
De institución(es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la
convenciones descripción de funciones, 1ª ed., Consejo
utilizadas Internacional de Archivos, 2008
-ISO 8601 – Elementos de datos y formatos

de intercambio – Intercambio de información
– Representación de fechas y horas, 3ª ed.,
Elaboración
4.5 Nivel de Parcial
Detalle
o eliminación
escritura(s) 639-2
4.8 Fuentes ISDF – Norma internacional para la
descripción de funciones, 1ª ed., Consejo
Internacional de Archivos, 2008



Disciplinario para el Personal Docente
mantenimiento García Auxiliar de Gestión Documental de la
5.1.1 Identificador y Nombre Universidad Central
forma(s)
autorizada(s) del
94
nombre/título de la Identific CO.DC.OGDUC
entidad relacionada ador
la relación procesos, procedimientos y actividad
identificada.
relación 8601
5.2.1 Identificador y Nombre
forma(s) Decanaturas
autorizada(s) del
nombre/título de la Identific CO.DC.OGDUCD
5.2.2 Naturaleza de Dependencias que desarrollan la función
la relación descrita
5.2.3 Fechas de la 1966-07-14 (conocida)
relación
5.3.1 Identificador y Nombre Programas académicos
forma(s)
autorizada(s) del Identific CO.DC.OGDUCPA
nombre/título de la ador
entidad relacionada
5.3.2 Naturaleza dela Dependencias que desarrollan los procesos,
relación procedimientos y actividades descritas.
5.3.3 Fechas de la 1966-07-14 (conocida)

relación
5.4.1 Identificador y Nombre Departamento de Lenguas
forma(s)
autorizada(s) del Identific CO.DC.OGDUCDL
entidad relacionada
5.4.2 Naturaleza de la Dependencia que desarrolla las funciones de
relación manera integral a los estudiantes de todas las
carreras
5.4.3 Fechas de la 1997-06-00(Probable)
relación
5.5.1 Identificador y Nombre Evaluación docente
forma(s)
autorizada(s) del Identific Actualmente no está codificado
nombre /título de la ador-
entidad relacionada
95
5.5.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones ,
relación proceso y actividad identificada cuya relación
es 3.8
5.5.3 Fechas de la ISO 2004-… (probable)
relación 8601
5.6Sexta relación
5.6.1 Identificador y Nombre Plan de trabajo docente
forma(s)
Identific Actualmente no está codificado
autorizada(s) del
ador
nombre /título de la
entidad relacionada
5.6.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones ,
relación proceso y actividad identificada cuya relación
es 3.9
5.6.3 Fechas de la 2004-…(probable)
relación
En la siguiente ficha se encuentra descrita la siguiente función: “Apoyar a las

unidades académicas en la formulación de proyectos de extensión”140 todas las
funciones que la contemplan la extensión son consideradas funciones misionales,
pues se centra en uno de los objetivos de la misión de la universidad, y es la
formación del capital social y cultural, en este sentido se seleccionó aquella que
pretende fortalecer la creación y formulación de los proyectos de extensión,
elementos importantes para cumplir con dicho objetivo.
5.3.3 Ficha N° 3 Aplicación a la función de extensión
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1 Tipo Función

1.2 Forma(s) Diseñar, proponer, desarrollar y coordinar los
autorizada(s) del programas de posgrado y educación continuada
nombre del departamento
140
UNIVERSIDAD CENTRAL. Coordinación de Extensión de la Vicerrectoría Académica. Funciones. [En línea]
Disponible en: http://www.ucentral.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=1080&Itemid=1701
(consultada el 13 de octubre de 2013)
96
1.3 Forma(s) Design, propose, develop and coordinate
paralela(s) del graduate programs and continuing education
nombre department
1.4 Otra(s) Esbozar, plantear, ejecutar y coordinar los
forma(s) del programas de posgrado y educación continuada
nombre del departamento
1.5 Clasificación C1
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas ISO 2009 (sm: sd; probable)
8601
2.2 Descripción El objetivo de esta función crear nuevos
programas que comprendan la educación
continuada, que extiendan una formación
teórica o práctica después de una formación
obligatoria, en las carreras se crea por medio
de los proyectos de extensión.
2.3 Historia De acuerdo con la investigación, la extensión
inició aproximadamente en 1966, desde que se
decidió la creación de nuevas unidades
docentes, de investigación o extensión
universitaria o de filiales, centralizándonos más
en la función descrita la trazabilidad histórica de
esta inicia con la función N° 4 de la época en
donde el decano se compromete en presentar
proyectos que contemplan numerosas
temáticas; la investigación, métodos de
enseñanza y de educación continuada.
Luego en el año 2002, esta función presenta

una modificación mostrando el producto como
una propuesta del plan y no un proyecto,
aunque el resultado final de esta función sea
precisamente proyectos de extensión.
En el rango de 1966 y el 2002 es cuando esta

sufre una división, adjudicándole la tarea
operativa a un nuevo cargo denominando
director del departamento, él se encarga en
este momento de realizar las propuestas y/
proyectos de extensión que conllevan a crear
nuevos programas de educación continuada, de
tal manera que hoy en día el decano tiene la
responsabilidad de presentar al vicerrector las
propuestas o proyectos que son diseñados por
los directores de departamento.
97
Ahora bien, en el 2010, el crecimiento de la
universidad y la necesidad de la sociedad
educativa hicieron que se aprobará la política
de extensión de la Universidad, la cual
identifica a la educación continuada como una
de sus modalidades, las otras son; prestación
de servicios, gestión social o cultural y servicios
prestados por la comunidad unicentralista.
solamente la de educación continua está
contemplada en las funciones dejando de lado
las otras modalidades, poniendo en evidencia la
necesidad de articularla con la función descrita
o crear una nueva de tal manera que se
argumente la creación de nuevos proyectos o
propuestas de extensión.
2.4 Legislación -Resolución Rectoral: Por la cual se reglamenta
el régimen financiero para los proyectos de
extensión de la Universidad Central141
-Acuerdo No. 03 de 18 de febrero de 2010. Por

el cual se adopta la Política de Extensión de la
Universidad Central142
-Acuerdo No 05 2012: Capitulo II (artículo

4,5,6,7,8,9)Mediante el cual se establecen las
políticas de propiedad intelectual en la
Universidad Central" / De los derechos de autor
y derechos conexos143
Acuerdo No. 05- 2012 Capitulo II Artículo 20°.

Creative Commons. En atención a que las
dinámicas de producción intelectual, editorial y
cultural dentro de la Universidad Central están
centradas en la democratización del
conocimiento y en el apoyo a las funciones
institucionales de investigación, docencia,
141
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Resolución Rectoral N° 53. Por la cual se reglamenta el
régimen financiero para los proyectos de extensión de la Universidad Central. Bogotá D.C. 2010 Pág. 1 [en
línea] Disponible en: http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2010-resolucion-rectoral-
053.pdf (consultada el 11 de octubre de 2014.
142
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 03. Por el cual se adopta la Política de Extensión de
la Universidad Central. Bogotá D.C. 2010. Pág. 1 [en línea ] Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2010-acuerdo-consejo-superior-003.pdf
143
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 05. (19, Abril, 2012) Mediante el cual se establecen
las políticas de propiedad intelectual en la Universidad Central. Bogotá. D.C., 2012. Pág. 6 [en línea]
Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/images/stories/documentos/acuerdo_consejo_superior/2012/acuerdo_consejo_sup
erior_05-2012.pdf (consultada el 13 de octubre de 2013)
98
extensión y conservación del patrimonio
histórico y cultural, se tramitarán y otorgarán
licencias creative commons.144
-Acuerdo del consejo superior N° 03 de 2004

modificado mediante acuerdos 05 de 2007 y 02
de 2012: Por el cual se expide el estatuto
general de la Universidad Central Capitulo IV
La docencia, la Investigación, la extensión y la
internacionalización. Artículo 12: “La extensión.
En consonancia con su misión, la Universidad
Central dispondrá de programas y proyectos
que le permitirán interactuar con la sociedad y
servirle en diferentes ámbitos y modalidades”145
-Ley 30 de 28 de diciembre de 1992 Artículo

120. “La extensión comprende los programas
de educación permanente, cursos, seminarios,
y demás programas destinados a la difusión de
los conocimientos, al intercambio de
experiencias, así como las actividades de
servicio tendientes a procurar bienestar general
de la comunidad y la satisfacción de las
necesidades de la sociedad”146
3.1.1 Forma(s) Apoyar a las unidades académicas en la
autorizada(s) del formulación de proyectos de extensión
nombre /
Identificador de la
3.1.2 Tipo Función
relación
3.1.4 Descripción Función desarrollada por la coordinación de
de la relación extensión, se refiere a la asesoría que brinda
este departamento a la hora de que una carrera
u oficina elabore una propuesta y/o proyecto de
extensión.
3.1.5 Fechas de la 2010 (Aproximadamente)
144
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 05. (19, Abril, 2012) Óp. Cit. Pág. 11
145
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03 Óp. Cit. Pág.5
146
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 30 de 1992 Por el cual se organiza el servicio público
de la Educación Superior. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1992. N° 40700.
99
relación
3.2.1 Forma(s) Velar por el desarrollo armónico e integral de la
autorizada(s) del investigación, la extensión y la docencia en las
nombre / distintas unidades que integran la facultad
Identificador de la
3.2.2 Tipo Función
relación
3.2.4 Descripción Función desarrollada por el consejo de la
de la relación facultad, en donde un grupo de personas
coordina la interacción que tiene la ejecución de
estos tres elementos entre todas las carrera,
especialmente el de extensión, el cual organiza
la metodología sobre la creación de las
propuestas y/o proyectos en cada una de las
oficinas que comprenden las facultades.
3.2.5 Fechas de la 1977 (Conocida)
relación
3.3.1 Forma(s) Analizar y definir las actividades de extensión
autorizada(s) del de la carrera
nombre /
Identificador de la
3.3.2 Tipo Función
relación
3.3.4 Descripción Función desarrollada por el comité de carrera,
de la relación en donde se toman decisiones especialmente
para los programas académicos, en especial
para los temas de extensión y la función
descrita acerca de la metodología de
elaboración de propuestas y/o proyectos de
extensión en cada una de las carreras.
3.3.5 Fechas de la 2010 (Aproximadamente)
relación
3.4.1 Forma(s) Desarrollar, en coordinación con las facultades,
autorizada(s) del los planes que conduzcan al fortalecimiento de
nombre / la docencia, la investigación y la extensión en
Identificador de la los programas de pregrado y posgrado en las
función relacionada modalidades presencial y a distancia
3.4.2 Tipo Función
100
relación
3.4.4 Descripción Función desarrollada por el vicerrector
de la relación académico, desde este ente superior se
fortalecen estos tres elementos, en particular la
extensión y la función descrita en esta ficha.
3.4.5 Fechas de la ISO 1966 (Probable)
relación 8601

3.5.1 Forma(s) Presentar al Rector, con, el visto bueno del
autorizada(s) del Decano de Estudios, los anteproyectos de
nombre / reglamentación delos planes, programas y
Identificador de la métodos de enseñanza y de investigación
3.5.2 Tipo Función
relación
3.5.4 Descripción Función desarrollada por el decano de 1966, la
de la relación denominación de este cargo se sigue
manteniendo en la actualidad, aún no está
contemplada la educación continuada, ni la
extensión.
3.5.5 Fechas de la 1966 (conocida)
relación
3.6 Sexta relación
3.6.1 Forma(s) Presentar al Rector, con el visto bueno del
autorizada(s) del vicerrector Académico, los proyectos de
nombre / aplicación y ejecución de planes de estudio,
Identificador de la programas y métodos de enseñanza, de
función relacionada investigación y educación continua.
3.6.2 Tipo Función
relación
3.6.4 Descripción En 1977, la anterior función tuvo una
de la relación modificación aquí es cuando se decidió incluir la
educación continuada como parte importante de
la función.
relación 8601
3.7 Séptima relación

3.7.1 Forma(s) Presentar al Rector propuestas sobre planes y
autorizada(s) del programas de desarrollo académicos y
nombre / culturales, de extensión o educación
Identificador de la permanente, relacionados con su facultad
101
3.7.2 Tipo Función
relación
3.7.4 Descripción Función desarrollada por el decano de la época,
de la relación en el 2002 se visualiza un cambio sustancial en
la función pues ya no se considera como
producto un proyecto si no una propuesta de
un plan de los programas académicos, aunque
para la universidad no está bien definido, pues
la coordinación de extensión los denomina
como proyectos pero en cada una de las
carreras son propuestas
Relación
3.8.1 Forma(s) Presentar al Vicerrector Académico propuestas
autorizada(s) del sobre planes y programas de desarrollo
nombre / académico y cultural y de extensión o
Identificador de la educación permanente con su Facultad
3.8.2 Tipo Función
relación
3.8.4 Descripción El cambio reflejado en esta época esta solo en
de la relación la primera parte de la función, en donde no se
van a presentar al rector si no al vicerrector
académico estas propuestas y/o proyectos.
Relación
3.9.1 Forma(s) Promover y desarrollar los programas de
autorizada(s) del posgrado y educación continua.
nombre /
Identificador de la
3.9.2 Tipo Función
relación
3.9.4 Descripción En el lapso de 1977 y el 2002 la función fue
de la relación dividida, asignando así la tarea operativa al
director del departamento, quedando de esta
manera la función específica para él. Esta es la
función heredera de la que se está
describiendo.
3.9.5 Fechas de la ISO 2004
Relación 8601
102
3.10 Decima relación
3.10.1 Forma(s)
autorizada(s) del Gestión de proyectos de extensión
nombre /
Identificador de la
3.10.2 Tipo Proceso
relación
3.10.4 Descripción Este proceso no está documentado aun por la
de la relación parte de la coordinación de desarrollo de
procesos, sin embargo se ha adelantado algo
con la formación continua elemento que se va a
explicar más adelante.
Este a su vez involucra a las siguientes
dependencias: La vicerrectoría académica, la
coordinación de extensión, todos los programas
académicos (Pregrado, postgrados) y las
decanaturas.
No obstante se identificó con ese nombre para
poder elaborar la tabla de retención por proceso
de los programas académicos.
Relación 8601
3.11 Decimo primera relación

3.11.1 Forma(s) Gestión de proyectos de extensión modalidad
autorizada(s) del Educación no formal
nombre /
Identificador de la
función
Relacionada
relación
3.11.4 Descripción Al Igual que el proceso no está documentado,
de la relación sin embargo se realizó el correspondiente flujo
documental de los procedimientos elaborados
por la coordinación de extensión denominados
(Programación, oferta y cierre de programas de
educación continua) se considera un
procedimiento porque es una de las
modalidades de la extensión y el desarrollo por
sí misma es diferente a las demás.
3.11.5 Fechas de la ISO 2007-…
Relación 8601
103
3.12 Decimo segunda relación
3.12.1 Forma(s) Elabora y presenta propuesta del proyecto de
autorizada(s) del extensión de acuerdo con la modalidad que
nombre / requiere.
Identificador de la
relación
3.12.4 Descripción De esta actividad es en donde se produce el
de la relación documento directamente relacionado los
proyectos de extensión. Por el momento
solamente en las áreas académicas quienes
son los docentes y estudiantes los que
producen los proyectos.
Relación
3.13 Décimo tercera relación
3.13.1 Forma(s)
autorizada(s) del Prepara y presenta concepto al comité de
nombre / investigación y extensión
Identificador de la
relación
3.13.4 Descripción Actividad realizada por la coordinación de
de la relación extensión, la cual produce el documento
denominado concepto
3.13.5 Fechas de la ISO 2010 (Probable)
Relación 8601
3.14 Decimo cuarta relación

3.14.1 Forma(s)
autorizada(s) del
nombre / Diligencian el formato implementación de plan
Identificador de la de estudios en el sistema académico
relación
de la relación extensión, la cual produce el documento
denominado plan de estudios
3.14.5 Fechas de la 2010-…(Probable)
Relación
104
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO DC OGDUCC1
de función
De institución(es) Universidad Central
4.3 Reglas y/o ISDF – Norma internacional para la descripción
convenciones de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de

Elaboración
4.5 Nivel de Completo
Detalle
o eliminación
4.7 Lengua(s) y ISO Español Latino
escritura(s) 639-2
4.8 Fuentes ISDF – Norma internacional para la descripción
de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
Archivos, 2008



Docunet. Programación, oferta y cierre de
programas de educación continua
-Tablas de Retención Documental por

procesos de los programas académicos.
-Flujo Proyectos de extensión modalidad

Educación no formal (educación continuada)
105
Mantenimiento García Auxiliar de Gestión Documental de la
5.1.1 Identificador y Nombre Universidad Central
forma(s)
autorizada(s) del
entidad relacionada Identific CO DC OGDUC
ador
la relación procesos, procedimientos y actividades
descritas.
5.1.3 Fechas de la ISO 2010-….
relación 8601
forma(s) Coordinación de extensión
autorizada(s) del
Identific CO DC OGDUC CE
entidad relacionada
ador
5.2.2 Naturaleza de Oficina que desarrolla directamente la función, y

la relación está involucrada en los procesos,
procedimientos y actividades descritas
5.2.3 Fechas de la ISO 2010 -…(sm: sd; probable)
relación 8601
5.3.1 Identificador y Nombre Programas académicos
forma(s)
autorizada(s) del Identific CO DC OGDUC PA
entidad relacionada
5.3.2 Naturaleza de Oficina que está involucrada en los procesos,
la relación procedimientos y desarrollan las actividades
relacionadas.
5.3.3 Fechas de la 2010-…(sm: sd:probable)
relación
forma(s) Proyecto de extensión
autorizada(s) del
106
nombre/título de la Identific Actualmente no está codificado
5.4.2 Naturaleza de Documento producto de las funciones, proceso,

la relación procedimientos y actividad identificada cuya
relación es la 3.11
relación 8601
forma(s)autorizada( Concepto
s) del nombre/título Identific Actualmente no está codificado
de la entidad ador
relacionada
relación
5.6 Sexta relación
5.6.1Identificador y Nombre
forma(s) Plan de estudios
entidad relacionada
5.6.3 Fechas de la 2010-… (probable)
relación
En la siguiente ficha se encuentra descrita la siguiente función: “Dirigir y coordinar

el proceso de autoevaluación permanente de los programas académicos de
pregrado y postgrado, en todas las áreas y modalidades y proponer al Rector y al
Consejo Académico las modificaciones que estime convenientes”147. La temática
de gestión académica involucra muchas funciones que son desarrolladas por las
áreas académicas de la Universidad Central, todas ayudan al fortalecimiento de
esa gestión de las carreras por mejorar el programa académico, en ese sentido se
seleccionó una de las más representativas, y es aquella que tiene que ver con la
147
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRA. Acuerdo del Consejo Superior N° 03. Óp. Cít. Pág. 19
107
acreditación y re-acreditación de los programas académicos que sin duda alguna
es el aspecto más importantes ya que muestran la calidad y los ítem de
mejoramientos.
5.3.4 Ficha N° 4 Aplicación a la función de gestión académica
1.1 Tipo Función

1.2 Forma(s) Dirigir y coordinar el proceso de
autorizada(s) del autoevaluación permanente de los programas
nombre académicos de pregrado y postgrado, en
todas las áreas y modalidades y proponer al
Rector y al Consejo Académico las
modificaciones que estime convenientes.
1.3 Forma(s) Direct and coordinate the process of ongoing

paralela(s) del self-assessment of academic programs for
nombre undergraduate and graduate students, in all
areas and modalities and propose the Rector
and the Academic Board any changes it
deems appropriate
1.4 Otra(s) Liderar el proceso de autoevaluación y
forma(s) del acreditación de programas académicos
nombre
1.5 Clasificación D1
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas ISO 8601 1966-07-14 (Actualmente)
2.2 Descripción El objetivo de esta función es la evaluación

de los programas académicos, el cual se
puede dar en la acreditación de los mismos,
es decir que estos cumplan con los requisitos
más altos de calidad
2.3 Historia Parece que esta función pueda ser heredera
de la siguiente establecida desde 1966.
“Dirigir, coordinar, orientar y supervisar las
actividades académicas de la Universidad
previo, el visto bueno del Rector” 148
perteneciente en esa época al llamado
decano de estudios cargo que en
148
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo superior tomo 1. Óp. Cit 1966 Pág. 5
108
aproximadamente en 1977 cambio a
Vicerrector Académico.149
Desde 2002 se evidencia un cambio radical y
más específico de esa coordinación, y
orientación a poder puntualizar como se
podría realizar, y es el proceso de
autoevaluación y acreditación de programas
en las instituciones de educación superior a
nivel nacional, esta función se mantiene
actualmente en el estatuto de la universidad
en el cargo de vicerrector académico.
A pesar de que la Universidad inicio su

proceso en de renovación del registro
calificad aproximadamente en el 2007 con
los programa de publicidad, comunicación
social, contaduría pública, Estudios Musicales
, e ingeniería electrónica, para que
aproximadamente en el año 2009 estos
programas iniciaran el proceso de
acreditación, para tener un resultado
satisfactorio, el Ministerio de Educación
Nacional expidió las resoluciones 9881 9882
y 15248, del 2012, y la N° 1305, del 2013
certificando la calidad de estos programas
pero con asuntos por mejorar.
En la actualidad otros programas están
iniciando con el proceso de acreditarse y
ejemplo de ello es el de administración de
Empresas.
2.4 Legislación -Artículos 67, 68 y 69 constitución Política de
Colombia de 1991.150
-Artículos 53 de la Ley 30 de 1992.Por la cual

se organiza el servicio público de la
educación superior151
-Acuerdo 02 de 2011.Por el cual se

establecen criterios para los procesos de
149
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL .Archivo. Estatutos. Capitulo VII 1977 Pág.10
150
COLOMBIA.SECRETARÍA GENERAL DE LA ACALDÍA MAYOR DE BOGOTA. Constitución política.
Artículos 67, 68, y 69. Bogotá D.C .1991. [En línea] Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125 (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
151
COLOMBIA. REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL. Ley 30 de 1992. Por la cual se
organiza el servicio público de la educación superior. Bogotá. D.C. 1992 [en línea] Disponible en:
http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-85860_archivo_pdf.pdf (Consultada el 11 de noviembre de
2014)
109
acreditación de instituciones y programas
académicos de educación superior.152
-Acuerdo 02 de 2012: Por el cual se
establece apreciación de condiciones iniciales
de acreditación de programas académicos153
-Acuerdo 03 de 2011: Por el cual se

establecen los lineamientos para la
acreditación de programas instituciones
acreditadas institucionalmente.154
-Decreto 2904 de 1994: Por el cual se

reglamentan los artículos 53 y 54 de la Ley 30
de 1992.155
-Acuerdo 06 de 1995 del CESU: Por el cual

se adoptan las políticas generales de
acreditación.156
-Proyecto Educativo Institucional

(PEI).Política.157 (pág. 70)
- Acuerdo del Consejo Superior N° 03 de

2004 modificado mediante Acuerdos 05 de
2007 y 02 de 2012158.
152
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Acuerdo 02 de 2011-Por el cual se establecen
criterios para los procesos de acreditación de instituciones y programas académicos de educación superior.
Bogotá D.C. 2011 [ en línea] Disponible en : http://cms-static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-
186359_Acuerdo_02_2011.pdf?binary_rand=2342 (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
153
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Acuerdo 02 de 2012 Por el cual se establece
apreciación de condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Bogotá D.C. 2012 [en línea]
Disponible en : http://cms-static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-
186359_Condiciones_iniciales.pdf?binary_rand=2342(Consultada el 11 de noviembre de 2014)
154
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Acuerdo 03 de 2011. Por el cual se establecen los
lineamientos para la acreditación de programas instituciones acreditadas institucionalmente. Bogotá. D.C.
2011 [En línea] Disponible en: http://cms-static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-
186359_Lineamientos_Acuerdo_03_2011.pdf?binary_rand=2342 (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
155
COLOMBIA.MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Decreto 2904 de 1994: Por el cual se reglamentan
los artículos 53 y 54 de la Ley 30 de 1992. 1994 [en línea] Disponible en :
http://aiesad.cederj.edu.br/observatorioaiesad/publicacoes/pais/colombia/Decreto%202904%20Colombia.pdf
(Consultada el 11 de noviembre de 2014)
156
COLOMBIA. CONSEJO NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. Acuerdo 06. Por el cual se adoptan las
políticas generales de acreditación. Bogotá D.C.1995. [En línea] Disponible en : http://cms-
static.colombiaaprende.edu.co/cache/binaries/articles-186370_acuerdo_cesu_0695.pdf (Consultada el 11 de
noviembre de 2014)
157
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Proyecto Educativo Institucional (PEI) Pág. 39 [ en línea]
Disponible en : http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2013-acuerdo-consejo-superior-
011.pdf (Consultada el 11 de noviembre de 2014)
158
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03. Óp. Cít. Pág. 1
110
3.1.1 Forma(s) Planificar, dirigir y desarrollar los procesos de
autorizada(s) del autoevaluación, acreditación y registro
nombre / calificado de los programas académicos de
Identificador de la su facultad.
3.1.2 Tipo Función
relación
3.1.4 Descripción Esta función está a cargo del decano,
de la relación persigue el mismo objetivo que la que se está
describiendo, pero abarca un grupo más
limitado, comprenden solamente los
programas que pertenecen a determinada
facultad.
3.1.5 Fechas de la ISO 8601 2002
relación
3.2.1 Forma(s) Liderar los procesos de autoevaluación de los
autorizada(s) del programas académicos de su facultad
nombre / elaborando los criterios, procedimientos,
Identificador de la técnicas e instrumentos que se requieran
función relacionada para tal fin
3.2.2 Tipo Función
relación
3.2.4 Descripción Esta función es desarrollada también por el
de la relación decano, y le da la responsabilidad a este de
encabezar el proceso de autoevaluación de
los programas a su cargo.
relación
3.3.1 Forma(s) Recomendar al consejo Académico con base
autorizada(s) del en los resultados de la autoevaluación y la
nombre / acreditación de programas académicos,
Identificador de la políticas de perfeccionamiento docente,
función relacionada administrativo y académico para su facultad
3.3.2 Tipo Función
relación
3.3.4 Descripción Al igual que las anteriores funciones esta

de la relación pertenece al decano, a diferencia de las
otras, esta indica el deber del decano en
sugerir políticas de acuerdo a los resultados
111
del proceso de autoevaluación y acreditación.
relación
3.4.1 Forma(s) Estimular la autoevaluación de los programas
autorizada(s) del académicos y las actividades de los
nombre / Departamentos
Identificador de la
3.4.2 Tipo Función
relación
de la relación de la facultad, y está enfocada hacia la
animación que a su vez debe hacer para que
los programas académicos realicen el
proceso de autoevaluación y acreditación
mencionado.
relación
3.5.1 Forma(s) Adelantar las acciones conducentes para los
autorizada(s) del procesos relacionados con el registro y la
nombre / acreditación de los programas académicos
Identificador de la del Departamento
3.5.2 Tipo Función
relación
3.5.4 Descripción Función desarrollada por el director del
de la relación departamento, y relaciona a todas las tareas
operativas que debe realizarse para realizar
la autoevaluación y acreditación del
programa.
relación
3.6Sexta relación
3.6.1 Forma(s) Dirigir, coordinar, orientar y supervisar las
autorizada(s) del actividades académicas de la Universidad
nombre / previo, el visto bueno del Rector
Identificador de la
3.6.2 Tipo Función
relación
3.6.4 Descripción Primera función perteneciente al entonces
112
de la relación Decano de Estudios, desde esa época le
corresponde la responsabilidad de orientar
coordinar y orientar todas las actividades
académicas de los programas académicas,
Posteriormente en 1977 la función sigue
siendo la misma pero cambio la
denominación del cargo a vicerrector
académico.
3.6.5 Fechas de la ISO 8601 1966 / 1977 (conocida)
relación
3.7.1 Forma(s)
autorizada(s) del Gestión de la calidad académica
nombre /
Identificador de la
3.7.2 Tipo Proceso
relación
3.7.4 Descripción De acuerdo a el cuadro establecido en el
de la relación marco teórico sobre la descripción multinivel
para la descripción de funciones, el proceso
está en el segundo nivel, este a su vez está
identificado en el sistema de calidad y en la
Tabla de Retención Documental por proceso
de los programas académicos de la
Universidad, y por ende es el que se
desprende de estas dos funciones.
3.7.5 Fechas de la ISO 8601 2002-…
relación
3.8.1 Forma(s)
autorizada(s) del Acreditación programas académicos
nombre /
Identificador de la
3.8.3 Categoría de
Relación Jerárquica
3.8.4Descripción De acuerdo a la relación establecido en el
para la descripción de funciones el
procedimiento de tercer nivel en el cuadro,
este es el que se ha identificado a la hora de
realizar la tabla de retención documental por
procesos de los programas académicos de la
113
Universidad
relación 8601
3.9.1 Forma(s)
autorizada(s) del Realiza propuesta para acreditar el programa
nombre / (documento maestro)
Identificador de la
relación
3.9.4 Descripción Actividad realizada por el director del
de la relación programa o departamento, que a su vez
produce la propuesta como documento de
archivo.
3.9.5 Fechas de la 2002-… (probable)
relación
3.10.1 Forma(s)
autorizada(s) del
nombre / Emite concepto sobre informe
Identificador de la
relación
3.10.4 Descripción Actividad realizada por el director de la
de la relación escuela de pedagogía, que a su vez produce
el concepto como documento de archivo.
relación
3.11Decima primera relación
3.11.1 Forma(s)
autorizada(s) del Carga informe de autoevaluación al SACES
nombre /
Identificador de la
relación
3.11.4 Descripción De acuerdo a la relación establecido en el
para la descripción de funciones la actividad
es el cuarto y último nivel en el cuadro, esta
es una de las actividades más importantes
114
que se encuentran en el flujo documental que
acompaña la tabla de retención documental
por proceso de los programas académicos de
la Universidad.
3.11.5 Fechas de la ISO 2002 -….(probable)
relación 8601
3.12 Decima segunda relación
3.12.1 Forma(s) Consultaacto administrativo de acreditación
autorizada(s) del expedido por el ministerio de educación.
nombre /
Identificador de la
relación
3.12.4 Descripción Acción realizada por el secretario general de
de la relación la universidad, aunque el documento es
producto de una entidad externa, este
formará parte del expediente.
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO.DC.OGDUC.D1
de función
de institución (es) Universidad Central

4.4 Estado de
Elaboración
4.5 Nivel de Completa
Detalle
4.6 Fechas de ISO
creación, revisión 8601 Fecha de creación: 2013- 10-07
o eliminación
4.7 Lengua(s) y ISO Español en escritura latina
escritura(s) 639-2
115
4.8 Fuentes
-ISDF – Norma internacional para la


Docunet. Macro-procesos estratégicos

-Flujo acreditación programas académicos.
- BARBADILLO. Javier. Las normas de

descripción archivística: que son y cómo se
aplican. Pág. 164
4.9 Notas de Descripción realizada por: Viviana Medina

Mantenimiento García Auxiliar de Gestión Documental,
Universidad Central
5. VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, LOS
forma(s) Universidad Central
autorizada(s) del Identific CO DC OGDUC
entidad relacionada
5.1.2 Naturaleza de la Institución que desarrollan las funciones,
relación procesos, procedimientos y actividades
descritas.
relación 8601
forma(s) Vicerrectoría académica
autorizada(s) del Identific CO DC OGDUC VAD
entidad relacionada
5.2.2 Naturaleza de la Dependencia que desarrolla la función
relación descrita.
5.2.3 Fechas de la 2002-…
relación
116
forma(s) Programas académicos
autorizada(s) del Identific CO DC OGDUC PA
entidad relacionada
5.3.2 Naturaleza de la Dependencias que desarrollan las funciones,
descritas.
relación 8601
5. 4 Cuarta relación
5.4.1 Identificador y Nombre Propuesta de acreditación de programa
forma(s) (Documento Maestro)
autorizada(s)relacion
ada
ador
5.4.2 Naturaleza dela Documento producto de las funciones,
descrita esta última se encuentra en la
relación N° 3.5
5.4.3 Fechas de la ISO 2007-… (sm: sd; probable)
relación 8601
5.5.1 Identificador y Nombre Concepto
forma(s)autorizada(s
)relacionada
ador
relación N° 3.6
5.5.3 Fechas de la 2007-… (sm: sd: probable)
relación
5.6.1 Identificador y Nombre Informe de autoevaluación
forma(s)
autorizada(s)relacion
ada
ador
relación N° 3.7
5.6.3 Fechas de la 2007-… (sm: sd: probable)
117
relación
5.7 Sexta relación
5.7.1 Identificador y Nombre Acto administrativo de acreditación
forma(s)
entidad relacionada
5.7.2 Naturaleza de la Documento producto de las funciones,
relación N° 3.8
5.7.3 Fechas de la ISO 2007-… (sm: sd; probable)
relación 8601
En la siguiente ficha se encuentra descrita la siguiente función: “Promover el

trabajo interdisciplinario entre las facultades y los grupos de investigación en torno
al desarrollo conjunto de proyectos de investigación en relación con las áreas
estratégicas definidas de investigación”159la cual está comprendida en la temática
de investigación, se seleccionó de manera aleatoria que todas las funciones que la
contemplan, son consideradas funciones misionales y sustantivas pues se centran
en la construcción de conocimiento novedoso, en razón a la definición del sentido
del ser de una universidad.160
5.3.5 Ficha N° 5 Aplicación a la función de investigación
5.1.1 Tipo Función

1.2 Forma(s) Presentar a consideración del decano de la
autorizada(s) del respectiva facultad los proyectos de
nombre investigación del departamento
1.3 Forma(s) To submit to the Dean of the respective
paralela(s) del faculty research projects department
nombre
159
UNIVERSIDAD CENTRAL. Página Principal/Inicio/Investigación / Coordinación de investigación de la
vicerrectoría Académica ¿Quiénes somos? disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=578&Itemid=8 (consulta realizada
el 19 de octubre de 2013)
160
UNIVERSIDAD CENTRAL. Página Principal/Investigación disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=578&Itemid=8 (consulta realizada
el 19 de octubre de 2013)
118
1.4 Otra(s) Mostrar bajo el consentimiento del decano de
forma(s) del la respectiva facultad los proyectos de
nombre investigación del departamento.
1.5 Clasificación E1
2 ÁREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas ISO 2007-…
8601
2.2 Descripción El objetivo de esta función es la creación de
proyectos de investigación que de alguna
forma fortalece la capacidad de análisis de
los estudiantes y la innovación de la
universidad, y por lo tanto ayuda crecimiento
de la misma.
2.3 Historia De acuerdo con la recopilación de
información la investigación inició desde la
creación de la universidad en 1966,
relacionada bajo el cargo del decano,
visualizándose inicialmente desde la
enseñanza hacia los estudiantes dentro de
los programas académicos.
En 1977 la investigación adquiere una nueva
visión pues se incluye el objetivo de fortalecer
la gestión académica en la universidad, la
investigación se unió con la extensión y la
docencia en una sola función reportada de
varios cargos y dependencias de acuerdo con
estatuto de la época.
Hablando específicamente de la función

descrita existe una trazabilidad histórica
desde 1966 hasta la actualidad perteneciente
siempre al decano, esta a su vez tuvo ciertas
modificaciones, una de ellas es la
denominación de uno de los cargos
relacionados, en 1966 el que da el visto
bueno y aval de los proyectos era el decano
de estudios ahora este mismo se llama
vicerrector académico.
Otro de los cambios reflejados se refiere a los

resultados plantados que surgieron en la
medida que fue modificada la función,
inicialmente es un anteproyecto, pasó a ser
proyecto y finalmente se convirtió en un plan
y programa.
119
Esto se debió a una división que tuvo la
función en el lapso de 1977 a 2002 en donde
se le asignó la responsabilidad operativa de
los proyectos al director del departamento,
para dejar los planes y programas al nivel de
la decanatura.
Ahora bien, para fortalecer la parte

investigativa de la universidad se creó una
política que define unas modalidades y
principios para que las oficinas se acojan a la
hora de elaborarlos.
2.4 Legislación -Acuerdo No. 05 de 19 abril de 2012- Capitulo
II. Mediante el cual se establecen las políticas
de propiedad intelectual en la Universidad
Central" / De los derechos de autor y
derechos conexos.161
-Acuerdo No. 18 del 14 de diciembre

2007:Por medio del cual adopta el marco
para políticas de Investigación de la
Fundación de la Universidad Central162
-Acuerdo del Consejo Superior N° 03 de 2004

modificado mediante acuerdos 05 de 2007 y
02 de 2012: Por el cual se expide el estatuto
general de la Universidad Central. Artículo
11. La investigación: “Siendo la generación
de conocimiento uno de los objetivos de toda
institución universitaria, la universidad central
promoverá y estimulará la investigación.”.163
-Ley 30 de 28 de diciembre de 1992: Por el

cual se organiza el servicio público de la
Educación Superior, durante toda la ley se
establecen lineamientos para la preparación y
desarrollo de la investigación.164
3.1.1 Forma(s) Velar por el desarrollo armónico e integral de
autorizada(s) del la investigación, la extensión y la docencia en
161
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 05 (19, Abril, 2012) Óp. Cit. Pág. 1
162
COLOMBIA.UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo No. 18. Por medio del cual adopta el marco para políticas
de Investigación de la Fundación de la Universidad Central. Bogotá D.C. 2007. [en línea] Disponible en :
http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2007-acuerdo-consejo-superior-018.pdf
163
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03. Óp. Cit. Pág. 5
164
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 30 de 1992 Óp. Cit.
120
nombre / las distintas unidades que integran la facultad
Identificador de la
3.1.2 Tipo Función
relación
3.1.4 Descripción Esta función es del consejo de la facultad, es
de la relación el fundamento para que los proyectos de
investigación que se elaboren, por medio de
este consejo se deciden si estos proyectos
son válidos o no a nivel de la facultad.
3.1.5 Fechas de la 1977 (aproximadamente)
relación
3.2.1 Forma(s)
autorizada(s) del Generar espacios propicios al desarrollo de la
nombre / investigación formativa
Identificador de la
3.2.2 Tipo Función
relación
3.2.4 Descripción Función desarrollada por el comité de carrera,
de la relación en donde se discuten cual es la manera más
adecuada, y en que escenarios se pueden
generar proyectos de investigación.
3.2.5 Fechas de la 2002 (Probable)
relación
3.3.1 Forma(s) Promover el trabajo interdisciplinario entre las
autorizada(s) del facultades y los grupos de investigación en
nombre / torno al desarrollo conjunto de proyectos de
Identificador de la investigación en relación con las áreas
función relacionada estratégicas definidas de investigación.
3.3.2 Tipo Función
relación
3.3.4 Descripción Función desarrollada por la coordinación de
de la relación investigación, y ese trabajo interdisciplinario
se hace por medio de un apoyo y asesoría
para que las oficinas elaboren los proyectos
investigación.
3.3.5 Fechas de la 2010 (Probable)
relación
3.4.1 Forma(s) Desarrollar, en coordinación con las
121
autorizada(s) del facultades, los planes que conduzcan al
nombre / fortalecimiento de la docencia, la
Identificador de la investigación y la extensión en los programas
función relacionada de pregrado y posgrado en las modalidades
presencial y a distancia
3.4.2 Tipo Función
relación
3.4.4 Descripción Función desarrollada por el vicerrector
de la relación académico, en el cual desde un ente superior
se refleja una dirección sobre tres elementos,
y la investigación es un aspecto importante
que se debe fortalecer en la educación desde
varios espacios, desde los estudiantes así
como también desde los docentes y la
universidad como entidad.
3.4.5 Fechas de la 1966 (Conocida)
relación
3.5.1 Forma(s) Presentar al Rector, con, el visto bueno del
autorizada(s) del Decano de Estudios, los anteproyectos de
nombre / reglamentación delos planes, programas y
Identificador de la métodos de enseñanza y de investigación.
3.5.2 Tipo Función
relación
3.5.4 Descripción Función desarrollada por el decano de la
de la relación época, la investigación está presente desde
la fundación de la universidad, inicialmente en
1966 se visualiza solamente desde un
aspecto la enseñanza, el visto bueno lo da el
decano de estudios cargo que actualmente se
denomina vicerrector académico.
3.5.5 Fechas de la ISO 1966 (conocida)
relación 8601
3.6 Sexta relación
3.6.1 Forma(s) Presentar al Rector, con el visto bueno del
autorizada(s) del vicerrector Académico, los proyectos de
nombre / aplicación y ejecución de planes de estudio,
Identificador de la programas y métodos de enseñanza, de
función relacionada investigación y educación continua.
3.6.2 Tipo Función
relación
3.6.4 Descripción Esta la sigue desarrollando el decano de la
122
de la relación época, En 1977 la función tuvo una
modificación es la denominación del cargo de
decano de estudios a Vicerrector Académico,
y el producto antes era considerado
anteproyecto cambiando la connotación a
proyecto
3.6.5 Fechas de la ISO 1977-12-02 (conocida )
relación 8601
3.7.1 Forma(s) Presentar al Rector propuestas sobre planes
autorizada(s) del y programas de desarrollo académicos y
nombre / culturales, de extensión o educación
Identificador de la permanente, relacionados con su facultad
3.7.2 Tipo Función
relación
3.7.4 Descripción En el 2002, la función la sigue desarrollando
de la relación el decano, sin embargo se muestra diferente,
tuvo bastantes modificaciones, el producto
ya no son considerados proyectos si no
propuestas de planes y programas.
relación 8601
3.8.1 Forma(s) Presentar al Vicerrector Académico
autorizada(s) del propuestas sobre planes y programas de
nombre / desarrollo académico y cultural y de
Identificador de la extensión o educación permanente con su
función relacionada Facultad
3.8.2 Tipo Función
relación
3.8.4 Descripción Actualmente, la función es desarrollada por el
de la relación decano, el único cambio que tuvo con
respecto a la anterior se refleja en la primera
parte, ates se le presentaban los planes al
rector ahora es al vicerrector académico.
relación 8601
3.9.1 Forma(s) Presentar a consideración de la decanatura
autorizada(s) del de la respectiva facultad proyectos de
nombre / investigación
Identificador de la
123
3.9.2 Tipo Función
relación
3.9.4 Descripción En el rango de 1977 y el 2002 la función
de la relación colocada en la relación temporal N° 1 fue
dividida, asignando así la tarea operativa al
director del departamento pues en la oficina
bajo su responsabilidad se elaboran los
proyectos de investigación, quedando de esta
manera la función específica para él. Esta es
la función heredera de la que se está
describiendo.
relación 860
3.10.1 Forma(s)
autorizada(s) del Gestión de proyectos de investigación
nombre /
Identificador de la
3.10.2 Tipo Proceso
3.10.3 Categoría de Jerarquía
relación
3.10.4 Descripción Solamente está documentada la parte de la
de la relación convocatoria interna y externa de los
proyectos de investigación por parte de la
coordinación de investigación, sin embargo la
oficina de gestión Documental documento un
flujo en donde se encuentra la ejecución y
terminación del proyecto además de la
convocatoria.
En este proceso se involucran a las
siguientes dependencias: La Vicerrectoría
Académica, la coordinación de investigación,
y todos los programas académicos (Pregrado,
postgrados) y las Decanaturas,
El proceso se identificó con ese nombre para
poder elaborar la tabla de retención por
proceso de los programas académicos.
relación 8601
3.11Decima primera relación
3.11.1 Forma(s) Gestión de proyectos de investigación por
autorizada(s) del convocatoria externa
nombre /
Identificador de la
124
relación
3.11.4 Descripción Al igual que el proceso este procedimiento
de la relación está documentado la parte de la
convocatoria, faltaría la ejecución y el cierre
del proyecto, sin embargo se realizó el
correspondiente flujo documental con la
información recolectada como complemento
de las tablas de retención documental.
Se estableció como un procedimiento porque
fue la única manera que permitió clasificarlos,
no obstante está susceptible a cambios y
modificaciones de acuerdo a la recopilación
de información con los institutos y centros de
investigación.
relación 8601
3.12 Decima segunda relación
3.12.1 Forma(s) Gestión de proyectos de investigación por
autorizada(s) del convocatoria interna
nombre /
Identificador de la
relación
3.12.4 Descripción Al igual que el proceso y el anterior
de la relación procedimiento, este solamente está
documentado en la parte de la convocatoria,
faltaría la ejecución y el cierre del proyecto,
sin embargo se realizó el correspondiente
flujo documental con la información
recolectada como complemento de las tablas
de retención documental.
Se estableció como un procedimiento porque
fue la única manera que permitió clasificarlos,
no obstante está susceptible a cambios y
modificaciones de acuerdo a la recopilación
de información con los institutos y centros de
investigación
relación 8601
3.13 Decima tercera relación
3.13.1 Forma(s)
125
autorizada(s) del Elabora y presenta la propuesta del proyecto
nombre / de investigación a la carrera.
Identificador de la
relación
3.13.4 Descripción De esta actividad es en donde se produce el
de la relación documento directamente relacionado los
proyectos de investigación, son los docentes
estudiantes y funcionarios los que están en
capacidad de producirlos.
Esta actividad esta así en el flujo pero en el
estatuto esta de la siguiente manera
“presentar a consideración del Decano de la
respectiva facultad los proyectos de
investigación del departamento.
relación 8601
3.14 Decima cuarta relación
3.14.1 Forma(s)
autorizada(s) del Elaboran conceptos y Diligencian formato en
nombre / la RAI
Identificador de la
relación
3.14.4 Descripción Actividad realizada por los pares académicos
de la relación elegidos por la coordinación de investigación,
en donde se evalúa la propuesta presentada
en la actividad anterior.
3.14.5 Fechas de la 2006-…
relación
3.15 Décimo quinta relación
3.15.1 Forma(s)
autorizada(s) del Integra los conceptos de investigación y
nombre / elaboran un informe
Identificador de la
relación
de la relación investigación, reportando las propuestas
aceptadas de acuerdo a los conceptos
126
recibidos anteriormente.
3.15.5 Fechas de la 2006-..
relación
3.16 Décimo sexta relación
3.16.1 Forma(s)
autorizada(s) del Registra informe de avance en físico en la
nombre / coordinación
Identificador de la
relación
de la relación proyecto, y esta a su vez vincula documentos
que desarrollan el proyecto
3.16.5 Fechas de la 2006-…
relación
3.17 Décimo séptima relación
3.17.1 Forma(s) Consulta aprobación y elabora informe final
autorizada(s) del de acuerdo a los requerimientos de la
nombre / convocatoria
Identificador de la
3.17.3 Categoría de Jerarquita
relación
de la relación proyecto, y esta a su vez vincula con el
documento que termina el proceso,
procedimiento.
3.17.5 Fechas de la 2006-...
relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 Identificador ISO CO.DC.OGDUC.E1
de la descripción 3166-
de función 1
4.2
Identificador(es) 860024746-1
de institución(es) Universidad Central

127

Elaboración
4.5 Nivel de Completo
Detalle
o eliminación

escritura(s) 639-2
4.8 Fuentes ISDF – Norma internacional para la



-Entrevistas formato recopilación de

información para la TRD
-Flujo Proyectos de investigación por

convocatoria interna
-Flujo Proyectos de investigación por

convocatoria externa.
-UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo

superior tomo 1. Estatutos. Capítulo V 1966
Pág. 6
-UNIVERSIDAD CENTRAL .Estatutos

Universidad Central. Varios años. 1975 -
1977.Estatutos Capítulo VII 1977 Pág.10
UNIVERSIDAD CENTRAL. Estatuto Orgánico

128
Acuerdo N° 13 del 20 de diciembre del 2002.
-UNIVERSIDAD CENTRAL Acuerdo N° 03 de

2004 Estatuto General 31 de marzo de 2002.
Pág. 16
mantenimiento García Auxiliar de Gestión Documental de la
5.1.1 Identificador y Nom Universidad Central
forma(s) bre
autorizada(s) del
Identi CO DC OGDUC
entidad relacionada
ficad
or
5.1.2 Naturaleza de la Institución que desarrollan las funciones,
relación procesos, procedimientos y actividad
identificada.
relación
5.2.1 Identificador y Nom Coordinación de investigación
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi CO DC OGDUC CI
nombre/título de la ficad
5.2.2 Naturaleza de la Oficina que desarrollan la función descrita,
relación
5.2.3 Fechas de la 2007-… (sm: sd; probable)
relación
5.3.1 Identificador y Nom Instituto de Estudios Sociales
forma(s) bre Contemporáneos
autorizada(s) del Identi CO DC OGDUC IESCO
5.3.2 Naturaleza de la Oficina que produce los documentos de las
relación actividades relacionadas.
5.3.3 Fechas de la 1985-… (sm: sd; Conocida)
relación
5.4.1 Identificador y Nom Centro de investigación de la facultad de
129
forma(s) bre ingeniería
autorizada(s) del Identi CO DC OGDUC CIFI
5.4.3 Fechas de la 1990-… (conocida)
relación
55. Quinta relación
5.5.1 Identificador y Nom Centro de investigación de la facultad de
forma(s) bre ciencias administrativas económicas y
autorizada(s) del contables
nombre/título de la Identi CO DC OGDUC CIES
or
5.5.3 Fechas de la 2006-10-23(conocida)
relación
5.6 Sexta relación
5.6.1 Identificador y Nom Programas académicos
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi CO DC OGDUC PA
5.6.2 Naturaleza de la Oficinas que producen los documentos de las
relación
5.7.1 Identificador y Nom
forma(s) bre Propuesta de investigación
autorizada(s) del
nombre /título de la Identi Actualmente no está codificado
or
relación proceso, procedimientos y actividad
identificada está en la relación N° 3.11, este
es el inicia el proceso y por ende la serie
documental.
5.7.3 Fechas de la 2006 -…
relación
130
5.8.1 Identificador y Nom Concepto evaluación con ponderación del
forma(s) bre proyecto
autorizada(s) del
or
documento da continuidad al procedimiento
pues es por el cual se evalúa la propuesta.
relación
5.9Novena relación
5.9.1 Identificador y Nom Informe cualitativo y cuantitativo
forma(s) bre
autorizada(s) del
or
identificada está en la relación N° 3.13, en
consecuencia sigue un control en donde se
reportan las propuestas aprobadas de
acuerdo a los conceptos.
relación
5.10Decima relación
5.10.1 Identificador y Nom Informe del proyecto
forma(s) bre
autorizada(s) del Identi Actualmente no está codificado
nombre /título de la ficad
5.10.2 Naturaleza de Documento producto de las funciones,
la relación proceso, procedimientos y actividad
es que determina el desarrollo y avance de la
investigación aprobada.
5.10.3 Fechas de la 2006-…
relación
5.11Onceava relación
5.11.1 Identificador y Nom Informe final
forma(s) bre
131
autorizada(s) del Identi Actualmente no está codificado
nombre /título de la ficad
5.11.2 Naturaleza de Documento producto de las funciones,
la relación proceso, procedimientos y actividad
es el que culmina el procedimiento y en ese
orden de ideas la serie documental.
5.11.3 Fechas de la 2006-…
relación
En la última ficha se encuentra descrita la siguiente función: “Expedir y modificar el

Estatuto General de la universidad y vigilar su pleno cumplimiento” 165 está
comprendida dentro de las funciones de la temática de régimen y o normatividad
las cuales son las más importantes para la universidad, se seleccionó aquella que
promueve la elaboración de los estatutos de la institución porque a partir de estos
los lineamientos se puede desarrollar la historia de la entidad y de esta manera se
define su actuación, decisión, construcción, y desarrollo de la Universidad..
5.3.5 Ficha N° 6 Aplicación de la norma a la función de Régimen y/o

normatividad
1.1 Tipo Función

1.2 Forma(s) Expedir y modificar el estatuto general de la
autorizada(s) universidad y vigilar su pleno cumplimiento
del nombre
1.3 Forma(s) Issue and change the status of the university
paralela(s) del generally and monitor full compliance
nombre
1.4 Otra(s) Reformar los estatutos de la fundación, sin cambiar
forma(s) del los fines de ella. Tales reformas requieren la
nombre aprobación de dos debates realizados en sesiones
distintas
1.5 A1
Clasificación
2 ÁREA DE CONTEXTO
165
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo del Consejo Superior N° 03 Óp. Cít. Pág. 9
132
2.1 Fechas ISO 2004-03-31 (Conocida)
8601
2.2 El objetivo de esta función es la existencia del
Descripción marco orgánico legal del fundamento y
funcionamiento para la Universidad Central.
El documento de esta función brinda información
sobre el origen, naturaleza, organización y
disposiciones que rigen todos los elementos de la
Institución.
2.3 Historia En el año de 1966, un grupo de educadores con el
objetivo de aumentar la cobertura al acceso a la
educación, disponer los progresos de la ciencia y
la cultura al servicio de las necesidades de la
sociedad colombiana, y favorecer a la
democratización del sistema educativo
universitario, fundaron la Universidad Central. el 30
de junio de 1966,Raúl Vásquez Vélez, Rubén
Amaya Reyes, Carlos Medellín, Alberto Gómez
Moreno, Eduardo Mendoza Varela, Elberto Téllez
Camacho, Jorge Enrique Molina y Darío Samper,
elaboraron el primer estatuto de la entonces
Fundación de la Universidad Central, y desde ese
entonces se estableció esta función primordial del
consejo superior de la siguiente manera:
“1.Reformar los Estatutos de la fundación, sin
cambiar los fines de ella. Tales reformas requieren
su aprobación en dos debates realizados en
sesiones distintas”166
Esta función se mantuvo hasta 1978, y tuvo una
trasformación evidenciada en el estatuto del 2004
manteniéndose en el estatuto actual quedando del
siguiente modo: “Expedir y modificar el estatuto
general de la universidad y vigilar su pleno
cumplimiento” dejando esta última como forma
autorizada del nombre de la función.
2.4 Legislación -Artículo 69 de la constitución política de
Colombia: por el cual se garantiza la
autonomía universitaria.167
-Acuerdo 05 de 2007. Por el cual se modifica el
166
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo superior tomo 1.Óp Cit. pág. 3
167
COLOMBIA.SECRETARÍA GENERAL DE LA ACALDÍA MAYOR DE BOGOTA. Constitución política.
Artículo 69. por el cual se garantiza la autonomía universitaria disponible en:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr002.html(consultada el
6 de octubre de 2013)
133
estatuto General de la Universidad Central.168
-Acuerdo 02 de 2012. Por el cual se modifica el

estatuto General de la Universidad Central169
3.1.1 Forma(s) 3. Expedir y reformar los reglamentos de la
autorizada(s) institución
del nombre /
Identificador
de la función
Relacionada
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría Asociativa
de relación
3.1.4 Las dos funciones están al mismo nivel; la primera
Descripción es más específica al Estatuto General, y la
de la relación segunda se refiere a los demás reglamentos de la
institución, la relación está en que el consejo
superior tiene esa responsabilidad de expedir y
modificar cualquier reglamento de la Universidad.
3.1.5 Fechas ISO 2012-03-08 (Conocida)
de la relación 8601
3.1.1 Forma(s)
autorizada(s) Proponer al consejo Superior los reglamentos del
del nombre / área académica y sus eventuales modificaciones.
Identificador
de la función
Relacionada
3.1.2 Tipo Función
3.1.3 Categoría Asociativa
de relación
3.1.4 Esta función pertenece al Consejo Académico, y
Descripción corresponde a aquella que se realice en un una
de la relación oficina de rango menor, que es la que propone
para que este ente superior pueda expedir este
tipo de reglamentos.
3.1.5 Fechas 2012-03-08
de la relación
168
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo 05 de 2007. Por el cual se modifica el estatuto General
de la Universidad Central. Bogotá D.C. 2007. Pág. 1.
169
COLOMBIA. UNIVERSIDAD CENTRAL. Acuerdo 02 de 2012. Por el cual se modifica el estatuto General
de la Universidad Central. Bogotá D:C. 2012 [en línea] Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/images/documentos/normativa/2012-acuerdo-consejo-superior-002.pdf (consultada
el 11 de noviembre de 2014)
134
3.2.1 Forma(s) Reformar los estatutos de la fundación, sin cambiar
autorizada(s) los fines de ella. Tales reformas requieren la
del nombre / aprobación de dos debates realizados en sesiones
Identificador distintas
de la función
Relacionada
3.2.2 Tipo Función
3.2.3 Categoría Temporal
de relación
3.2.4 Esta función es la primera que es estableció
Descripción desde la creación de la universidad en 1966 al
de la relación Consejo Superior, la función que se está
describiendo es heredera de esta, también se
mantuvo en 1977,
3.2.5 Fechas 1966-07-14 (conocida) / 1977 (Aproximada)
de la relación
4 ÁREA DEL CONTROL
4.1 ISO CO.DC.OGDUC.A1
Identificador 3166-1
de la
descripción
de función
4.2 860024746-1
Identificador(e Universidad Central
s) de
institución(es)
4.3 Reglas y/o -ISDF – Norma internacional para la descripción de
convenciones funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de

Representación de fechas y horas, 3ª ed., Ginebra:
Organización Internacional de Normalización, 2004
4.4 Estado de Terminada

Elaboración
4.5 Nivel de
detalle Completa
4.6 Fechas de ISO

creación, 8601 Fecha de creación: 2013- 10-06
revisión
o eliminación
4.7 Lengua(s) y ISO Español en escritura latina
135
escritura(s) 639-2
4.8 Fuentes -ISDF – Norma internacional para la descripción de
funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
Archivos, 2008
-RAI. Red Académico administrativo interno-

-UNIVERSIDAD CENTRAL. Actas del consejo

superior tomo 1. Estatutos. Capitulo III pág. 3
-Acuerdo del Consejo Superior N° 03 de 2004

modificado mediante Acuerdos 05 de 2007 y 02 de
2012. [En línea] Disponible en:
http://www.ucentral.edu.co/movil/images/stories/do
cumentos/documentos_fundacionales/estatuto_gen
eral_universidad_central_03-16-2012-v2.pdf
BARBADILLO. Javier. Las normas de descripción

archivística: que son y cómo se aplican. Pág. 164
4.9 Notas de Descripción realizada por: Viviana Medina García

Auxiliar de Gestión Documental, Universidad
Mantenimiento
Central
5.1.1 Forma(s
Identificador y ) Universidad Central
forma(s) autoriza
autorizada(s) da(s)del
del nombre
nombre/título Identific CO DC OGDUC
de la entidad ador-
relacionada ISO
3166-1
5.1.2 Institución que desarrolla las Funciones
Naturaleza dela
relación
5.1.3 Fechas ISO 1966-07-14 (conocida)
136
5.2.1 Forma
Identificador y autoriza Consejo Superior
forma(s) da del
autorizada(s) nombre
del nombre Identific CO DC OGDUC CS
/título de la ador-
entidad ISO
relacionada 3166-1
5.2.2 Ente superior que emite lineamientos y
Naturaleza de reglamentos de la Universidad Central, y es el que
la relación directamente desarrolla la función.
5.2.3 Fechas ISO 1966-07-14 (actualmente)
5.3Tercera relación
5.3.1
Identificador y Rectoría
forma(s)
autorizada(s)
ISO CO DC OGDUC R
del
3166-1
nombre/título
de la entidad
relacionada
5.3.2 Oficina en donde se desarrolla la función

Naturaleza de
la relación
5.3.3 Fechas ISO 1966-07-14(actualmente)
5.4.1 Nombre
Identificador y Estatuto General de la Universidad Central
forma(s)
autorizada(s) Identific Actualmente no está codificado
del ador
nombre/título
de la entidad
relacionada
5.4.2
Naturaleza de Documento producto de la función descrita
la relación
5.4.3 Fechas ISO 1966-07-14conocida)
137
6. RESULTADOS
La ISDF es una de las normas que indica uno de los modelos para describir
información de tipo contextual y por medio de los resultados obtenidos de la
aplicación en la Universidad Central, se identificaron grandes beneficios que se
pueden abordar tanto en el mundo físico como en el electrónico
La norma se divide en dos partes una primera que comprende información

descriptiva por campos definidos comprendidos a su vez en cuatro (4) áreas:
La primera área la de identificación que representa datos básicos para reconocer

la manera única de la función (Tipo, nombre, nombre paralelo, otra forma del
nombre y clasificación)
En esta parte, el único campo que pareció complicado de diligenciar fue el

denominado “otra forma del nombre”, y se consideró poco importante para la
institución ya que la función está escrita de una manera, tan especifica que
actualmente no hay otra forma de denominarla, no es tan aplicable como en el
caso de las bibliotecas en donde el autor puede ser reconocido con otro nombre.
Aunque el nombre de la función, proceso o procedimiento es reconocido mediante

un una resolución o una metodología clara en la parte de calidad para el ejercicio
este espacio se diligencio en otro idioma.
Se identificó otra manera de denominación las funciones, sin embargo resultó

más útil ubicarla en la parte de la historia campo de la segunda parte de la norma,
ya que corresponde a como la función fue cambiando a lo largo del tiempo, en
donde la época y situación en la que vivía la universidad obligaba a que su título
se trasformara, por tal motivo considero que el campo “otra forma del nombre” no
aplica para la universidad e incluso me atrevo a decir que tampoco para las
instituciones de orden nacional, pues este tipo de información va a ser consignado
en la segunda parte de la norma como ya se mencionó anteriormente.
La segunda área corresponde a la de contexto, en donde se establecen campos

importantes que brindan un conocimiento de información contextual más
138
específica sobre la función para el usuario externo e interno (fechas, descripción,
historia, y legislación)
Todos los elementos aportan sin duda, información fundamental de la función: la

fecha por ejemplo ubica al usuario en un tiempo y época por la que atraviesa la
institución. En la historia se ve reflejada esa transformación de la función al pasar
los años, la legislación que es el fundamento jurídico y normativo que le da peso a
la existencia de la función descrita, y el campo de la descripción que puede causar
un poco de confusión a la hora de decidir qué tipo de datos colocar, para el caso
de la universidad se colocó el objetivo o fin de la función.
La tercera área denominada área de relaciones es quizás la más representativa de

acuerdo con la experiencia en la Universidad Central, esta estructura se ve
reflejada con mayor claridad en los gráficos presentados a continuación pues ese
tipo de relaciones merece una mayor explicación:
La estructura propuesta para la Universidad Central en cuanto a la descripción

multinivel para la descripción de funciones se ve vinculado con la relación
Jerárquica que establece la norma.
Relación Jerárquica: El objetivo de esta relación es establecer niveles, para la

norma todos los elementos que se encuentran graficados en el grafica 6 son
catalogados como funciones, en los ejemplos de otras instituciones había otra
categoría denominada Subfunción que para el caso de la Universidad Central no
fue posible identificarla, considero que la denominación ”Subfunción” para el
ámbito colombiano no es pertinente ya que no refleja claridad en su significado y
por ende resultó ser confusa una clasificación. La relación resulto ser fructífera
para la universidad por que representa jerárquicamente cual es la trazabilidad y
creación de los documentos de archivo, se puede proponer como una metodología
para realizar los llamados flujos documentales.
139
Gráfica 6 Relación Jerárquica
Relación Temporal: Este tipo de relación permite reconstruir una historia

institucional de manera más detallada, pues es aquí donde se identifica aquella
función predecesora, o sucesora, se trata de definir cuál función ha cambiado con
el tiempo
En este sentido se Identificó que esta relación solamente puede existir entre los
niveles es decir solamente entre funciones, entre procesos, entre procedimientos
o entre actividades, no puede existir una función sucesora de un proceso ni
viceversa.
140
Gráfica 7 Relación Temporal
Relación asociativa: La norma deja este espacio muy amplio pues menciona que
puede ser cualquiera de las relaciones que no se contemplan en las anteriores,
para el caso particular de la Universidad Central este tipo de relación se tomó
como de agrupación, pues es aquí donde se pueden aglomerar un gran volumen
de acuerdo a la temática que se maneje.
Se evidenció también que cierta agrupación se dio por las funciones de los
diferentes cargos de la Universidad, sin embargo puede existir esta relación entre
otros niveles.
141
Gráfica 8 Relación asociativa
La cuarta área es la de control, los datos consignados en esta área son para la
oficina dueña de la ficha de descripción, Gestión Documental es el caso de la
Se utiliza para llevar controlar datos de la realización de la descripción, por tal

motivo se consignan datos como por ejemplo; la fecha en la que se realiza la
acción, en qué estado se deja, es decir si la labor quedo incompleta o finalizada,
la escritura, la persona quien la hizo etc.
El único inconveniente para que todas las fichas de descripción se culminen se

ve reflejado en el campo denominado identificador de la función, pues para
diligenciarlo es requisito obligatorio tener un cuadro de clasificación funcional
codificado, y la Universidad Central no lo tiene, lo que dificulta aún más esa
clasificación, además posiblemente ninguna entidad del Estado Colombiano tiene
un cuadro de clasificación funcional, y a su vez es dispendioso realizarlo, en la
presente investigación se elaboró uno con los elementos que intervienen en las
fichas de descripción (Ver anexo 2)
Para este inconveniente, se propone que se realice un cuadro de clasificación

temporal como se hizo para las fichas de esta investigación, pero previamente a
ello, se le plantea a las institucionales realizar un análisis identificando cuáles de
todo el marco funcional son susceptibles de una descripción y son aquellas que
142
logran vincular al productor y al documento producido, no todas las funciones
deben ser describidlas, pues algunas no muestran los beneficios expuestos en
este trabajo, y sería un desgaste realizar una descripción para cada una de las
funciones de la organización.
Ahora bien, después de estas cuatro áreas, sigue la segunda parte de la norma la
cual representa la vinculación de las funciones con las instituciones, los
documentos de archivo y otros recursos, a cada uno de estos elementos se les
cataloga como entidades, y el archivista tiene diversas posibilidades de identificar
a qué tipo de vínculo le corresponde la función descrita, para el caso de la
Universidad Central sería pertinente cambiar la denominación de “entidad” ya que
confundiría un poco al usuario y se propone indicar el tipo de elemento con el que
se está relacionando (Documento, institución u otro tipo de recursos)
Para una muestra más grafica de lo que representa la segunda parte de la norma,
en donde se reflejen todas las relaciones que se pueden dar en todos estos
elementos de manera más significativa que la expuesta en la propia norma.
Gráfica 9 Relación entre la función descrita, la Institución y el documento

Pueden ser
Institución dependencias
Son realizadas por Función descrita Son realizadas por Otros recursos o Agentes de archivo
Productora
Se documentan
Documentos de
Archivo Producen, gestionan, custodian, preservan
Producen y gestionan
y proporcionan
(Elaboración Propia)
Ahora bien, para comprender mejor la norma se aplicó una herramienta

denominada DOFA que permitiera identificar las debilidades, fortalezas,
oportunidades y amenazas de las cuales gracias a ellas se logró proponer unas
143
estrategias y realizar una guía de aplicación más pertinente para las entidades de
Colombia, estas a su vez se convierten en razones para implementar o no la
norma. (Ver anexo 1)
6.1 Estrategias para las entidades que vayan a implementar la norma:
 Antes de iniciar la aplicación se debe establecer una estructura definitiva en

cuanto a (funciones, procesos, procedimientos y actividades) definiendo
cada una de ellas, teniendo en cuenta el objetivo de normalizar, y por ende
todas las entidades describirán en los mismos términos.
 También se debe tener en cuenta elaborar un cuadro de clasificación

funcional, previamente a ello identificar las funciones que son importantes
de describir, es decir las que vinculan directamente los productores con los
documentos producidos, aunque esta consideración seria solamente para
aquellas entidades que irían a aplicar inmediatamente, ya que más a
delante se propone elaborar un sistema de clasificación general , para que
el código consignado en el campo de clasificación sea normalizado y
unánime, así como ocurrió en el área bibliotecológica.
 Determinar un orden lógico de aplicación de la norma conforme a la

estructura anteriormente mencionada, así como también por medio de las
relaciones, de acuerdo con la experiencia que se tuvo en la Universidad
Central, se propone iniciar con las de tipo Asociativa, posteriormente las
relaciones temporales y por último las relaciones de tipo Jerárquico.
 Cuando se inicie la elaboración de una cartilla guía o instructivo se plantea

una visualización más gráfica y dinámica de las relaciones de las funciones
de tal manera que permita manifestar claramente el porqué de la
existencia de los documentos de archivo, también se propone indicar
aspectos que no se debe colocar en las fichas, ello permitirá conservar el
contexto de las instituciones.
144
6.3. Informe estadístico y gráfico de la aplicación de la descripción defunciones
Teniendo claro a que se refiere cada una de las partes establecidas en la norma,
se presenta un análisis cuantitativo el cual presenta a cuantas y cuales relaciones
se pudieron realizar, además se muestra un estudio cualitativo en donde se
muestra de manera gráfica como la función descrita interactúa con las relaciones
anteriormente explicadas, de acuerdo a la aplicación realizada en la Universidad.

Tabla 11 Numero de relaciones de la 1 parte de la norma
Temática de la Función Relaciones Total
Jerárquica Temporal Asociativa
Administrativa 5 2 0 7
Docencia 3 3 3 9
Extensión 5 5 4 14
Gestión académica 6 1 5 12
Investigación 8 5 4 17
Régimen o normatividad 0 1 2 3
Total 27 17 18 62
Cantidad de relaciones de las funciones

descritas 1 parte de la norma
Jerarquica Temporal Asociativa
8
6
5 5 5 5 5
4 4
3 3 3
2 2
1 1
0 0
Administrativa Docencia Extensión Gestión Investigación Régimen o

académica Normatividad
Esta grafica muestra las diferentes relaciones que se pudieron realizar con las
funciones descritas, de las cuales se puede deducir que la Universidad Central se
145
ha preocupado por mantener la historia institucional en su acervo documental
como se observa en la opción “temporal” denominada así por la norma, también
en la opción “jerárquica” se muestra que los procesos y procedimientos están
documentados de tal manera que se garantiza la calidad académica y
administrativa.
Además, en la segunda parte de la norma también se establecen otro tipo de

relaciones por medio de las cuales se vinculan los productores y los documentos y
en ese sentido las descripciones de la ISAD (G) Y LA ISAAR CPF, con este
aspecto se propone articular todos los elementos descriptivos y conformar un
sistema de descripción eficaz, el cual se fortalece en la era electrónica, en este
sentido, se presenta un informe estadístico de estas relaciones.

Tabla 12 Numero de las relaciones de la 2 parte de la norma
Temática de la Función Relaciones -2 parte de la Total

norma
Productor Documento
Administrativa 2 2 4
Docencia 4 2 6
Extensión 3 3 6
Gestión académica 3 4 7
Investigación 6 5 11
Régimen o Normatividad 3 1 4
Total 21 17 38
146
Cantidad de relaciones de las funciones descritas 2
parte de la norma
Documento Productor
1
Régimen o Normatividad 3
5
Investigación 6
4
Gestión académica 3
3
Extensión 3
2
Docencia 4
2
Administrativa 2
En esta segunda grafica se muestran las relaciones que se establecen en la

segunda parte de la norma, sin embargo hay que hacer una observación, para
cuando las entidades e inclusive la universidad decidan aplicar la norma las
relaciones con los productores se van a ampliar, pues para el caso de esta
investigación se agruparon todas las carreras (pregrado, postgrado) como
programas académicos, para cuando se vaya a realizar una aplicación que para la
universidad central serie en un ambiente electrónico, se visualizarían estas
relaciones por cada una de los programas académicos pues cada uno tendría su
código.
En este orden de ideas, se presenta cuáles son las relaciones y cómo interactúan
con la función descrita el cual representa al estudio cualitativo.
147
Gráfica 10 Relación Temporal de la función de la temática administrativa.
Gráfica 11 Relación Jerárquica de la función de la temática administrativa
148
Gráfica 12 Relación Asociativa función de la temática Docencia.
Gráfica 13 Relación Temporal función de la temática Docencia.
149
Gráfica 14 Relación Jerárquica función de la temática Docencia
150
Gráfica 15 Relación Asociativa de la función de la temática Extensión
Gráfica 16 Relación Temporal de la función de la temática Extensión
151
Gráfica 17 Relación Jerárquica de la función de la temática Extensión
152
Gráfica 18 Relación Asociativa función de la temática Gestión académica
Gráfica 19 Relación Temporal función de la temática Gestión académica
153
Gráfica 20 Relación Jerárquica función de la temática Gestión académica
154
Gráfica 21 Relación asociativa de la función de la temática
Gráfica 22 Relación Temporal de la función de la temática Investigación
155
Gráfica 23 Relación Jerárquica de la función de la temática Investigación
156
Gráfica 24 Relación asociativa de la función de la temática Régimen y/o
normatividad
Gráfica 25 Relación temporal de la función de la temática Régimen y/o

normatividad
157
7. DISCUSIÓN
Los beneficios de la aplicación de la norma ISDF van más allá del cumplimiento de
la resolución a la pregunta problema propuesta, pues inicialmente evidencia una
contextualización compleja sobre el origen y la importancia de los documentos
información útil para los usuarios de tipo investigativo del archivo de la Institución.
De igual modo representa un avance sustancial por medio de las relaciones que
se establecen ya que por un lado se pueden visualizar los diferentes metadatos
que naturalmente van surgiendo en el mundo electrónico, y por el otro muestran
un vínculo claro y puntual entre dos elementos importantes para la universidad; el
sistema de calidad, y la historia.
Estos beneficios, permitieron hacer una reflexión para los archivistas, además de
plantear una alternativa de normalización para una descripción congruente dirigida
a los archivos, igual de práctica que la que se propuso en un momento dado para
la catalogación de los recursos en las bibliotecas.
La primera parte de la norma brinda un escenario amplio con muchos elementos

con los que se relacionan los documentos, y aporta a los archivistas otra manera
de elaborar historias institucionales mucho más detalladas, ya que permite
identificar cada una de las decisiones que son documentadas reflejando el cambio
de la institución a lo largo de los años.
El primer hallazgo, se ve reflejado en la Grafica 6 expuesta en la parte de los

resultados pues se puede identificar cual es la serie documental o el documento
producto de la Función, por medio de una jerarquía, opción que contextualiza al
usuario del archivo sobre la existencia y procedencia del documento.
El segundo hallazgo encontrado, se ve reflejada con la historia de la Institución, es

un trabajo que requiere de una investigación documental, para el caso de la
Universidad Central se recopilaron los estatutos y sus modificaciones a lo largo del
tiempo en donde se pudo reconstruir una pequeña historia de las 6 funciones
descritas.
158
La segunda parte de la norma titulada “vinculación de las funciones con las
instituciones, los documentos de archivo y otros recursos” es la más interesante,
pues evidenciaba intriga al momento de formular la pregunta problema “¿Cómo
articula esta norma las descripciones de estos elementos?” por que permitía
brindarle al usuario una explicación completa sobre la información que envuelve a
los documentos y a su vez justifica la denominación del documento quien es el
responsable de producirlo y con que otros recursos y usuarios se está
relacionando, argumentos que ayudarán a decidir conservarlo o no en el acervo
documental.
La articulación la realiza con una sola palabra “entidad” la cual se utiliza para
nombrar a los documentos, instituciones y otro tipo de recursos, sin embargo para
Colombia y en especial para la Universidad Central este aspecto confunde al
usuario, y por lo tanto se propone que en esta parte se utilice el termino natural, es
decir colocar “documento” cuando se esté vinculando a un documento “institución”
al referirse a la organización y “otros recursos” tratándose de otro tipo de aspectos
a los que se le quiera vincular, aunque podría ser perjudicial a la hora de hablar de
una normalización a nivel mundial, pues ya hay avances sustanciales en España
en donde sí se está utilizando el termino entidad para ello.
Analizando este tipo de vínculos que hace la norma ISDF, se evidencia que por
medio de estas, se acoge un esquema entidad- relación que al igual que el modelo
de clasificación funcional de Pedro López Gómez de 1994. Constituye relaciones
de muchos a muchos170 en donde el primer elemento es la función que a su vez
está relacionada con diversos aspectos (entidades, procesos, procedimientos,
170
El término muchos a muchos se refiere al tipo de relaciones de varios aspectos que se puede hacer de un
elemento A con muchos elementos de un elemento B “Cuando un registro de una tabla puede estar
relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa” TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y
LA COMUNICACIÓN. Base de datos Modelo Entidad Relación.[en línea] disponible en :
http://www.belgrano.esc.edu.ar/matestudio/carpeta_de_access_introduccion.pdf consultada el 25-11-2015)
pág. 4
159
actividades y documentos.) 171. La descripción de la ISDF puede estar relacionada
con datos de la descripción en la ISAD (G).
El modelo entidad-relación que propone la norma, encaja con otras normas que
actualmente se estén utilizando como la 30.300, la 15489 y la 23081 pues de
acuerdo con Barbadillo172 el tipo de descripción de la ISDF forma parte de los
esquemas de metadatos avanzados y es útil como puente entre las otras normas
de metadatos de descripción de documentos electrónicos, y con aquellas que
abarcan procesos y procedimientos.
Abordando la parte tecnológica, y reconociendo que se ha visto la necesidad de

valorar describir y controlar el gran volumen documental producido
electrónicamente, es urgente hacerlo ahora y no años después, de tal manera que
los metadatos o la información descriptiva sean útiles en todas las etapas del ciclo
de vida del documento.
La tecnología ha cambiado algunos aspectos de la teoría de la disciplina, por

ejemplo en los principios básicos de la archivística, “orden original” y el
“procedencia” ahora no necesariamente se requiere una organización estricta para
respetar estos principios, la nueva era tecnológica refleja que esa organización
sea más flexible y solamente por medio de índices se puede representar estos
dos principios.173
También ha cambiado la concepción de la descripción, en años anteriores se

consideraba como un proceso último para la ubicación de los documentos, y ahora
con la tecnología se debe utilizar desde que es producido y/o generado el
documento, pues es por medio de los metadatos que se incluyen en las diferentes
agrupaciones documentales electrónicas, que se mejora la recuperación, y
171
BARBADILLO ALONSO, Javier. Clasificaciones y relaciones funcionales de los documentos de archivo.
pág. 98.
172
Ibíd. Pág. 100
173
técnicas. Óp. Cit. Pág. 178
160
fortalece la contextualización para el usuario, cambiando la manera de interpretar
y trasmitir la información.174
Hablando específicamente de la aplicación de la Norma ISDF, una gran ventaja en

el ámbito electrónico, es que permite visualizar la información de un modo
diferente al acostumbrado, a través de combinaciones sucesivas de listas de
muchos elementos (productores, funciones, procesos, procedimientos y
documentos) formando hipervínculos, obteniendo un resultado de grupos de
clasificaciones alienadas, en donde la recuperación se puede obtener por varios
caminos, uniendo también otro tipo de descripciones realizadas utilizando otras
normas, vincular por ejemplo la descripción del propio documento por medio de la
ISAD (G), la de los productores por la ISAAR y de instituciones de archivo por la
ISDHIA, si estas fueron hechas de forma electrónica.
En la parte electrónica, el orden de los procesos archivísticos cambia, e incluso

algunos de ellos dependen de la descripción, para lograr una valoración,
organización, consulta y disposición final, cualquier metadato consignado será de
mucha utilidad.
Del mismo modo, la ISDF muestra diferentes beneficios en los cuales se

relacionan dos elementos importantes para la Universidad Central, el sistema de
calidad por medio de los procesos y procedimientos documentados en la relación
jerárquica, la historia por medio de la relación establecida como temporal.
Así la descripción de funciones logra que el sistema de calidad, la historia y la

gestión documental hablen en los mismos términos, cumpliendo así uno de los
objetivos que tienen en común, un mayor control documental además que se
puede visualizar la información de manera íntegra para la universidad.175
La ISDF, permite a la Universidad Central, identificar si las funciones que tienen

actualmente son pertinentes para el cumplimiento de los objetivos, y si las
174 174
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican.
Óp. Cit. Pág. 99
175
GIRALDO LOPEZ, José Alberto. La normatividad archivística en la búsqueda de la calidad En: La casa los
archivos y los sistemas de calidad (libro) Pág. 52
161
diferentes agrupaciones documentales producto de ellas lo reflejan, ayudan a
definir si la conexión entre el productor, la función y el documento es lógica,
información importante y de mucha utilidad para la implementación de un sistema
de calidad así como lo menciona también Giraldo cuando abordaba la
176
recolección de la información en una TRD
Zapata, en su artículo calidad total gestión documental apoyó la necesidad

integrar el sistema de calidad con los documentos que generan las instituciones,
para lograr articular la historia, y la calidad, al igual que le permitirá a la entidad ir
en la misma línea del plan estratégico, aspectos sumamente importante para la
Universidad Central también, y por medio de la aplicación de la norma es posible
lograrlo, con todo el tipo de relaciones que muestra, en los resultados se pudo
construir una pequeña historia de la Universidad Central se identificaron aquellas
funciones que apuntan a la misión, y que fomentan la calidad visualizando así
como se está cumpliendo el plan estratégico, dejando un diagnóstico claro que
ayuda a la toma de decisiones sobre el mismo.
El también mencionó la importancia de elaborar una metodología para

estandarizar los procesos y la documentación, ya que de ello depende la toma de
decisiones y la preservación de la memoria colectiva177 pues se considera que la
ISDF es la propuesta ideal, ya que permite conectar todos los elementos de un
sistema de gestión de calidad (procesos, procedimientos actividades) con aquellos
de la gestión documental (las agrupaciones documentales productos de funciones)
Ahora bien, dentro de los beneficios de la aplicación de la norma, se encuentra

que la descripción de funciones no puede ser considerada como una tarea
operativa, pues antes de realizarla se requiere de un análisis lo cual la identifica
como una labor intelectual, aquella que muestra la necesidad de planear una
estructura acorde con las instituciones colombianas, pues no todas las funciones
aportan con su descripción los mismos beneficios.
176
GIRALDO LOPEZ, José Alberto. Ibíd. pág. 54
177
ZAPATA Carlos. Calidad total gestión documental En: “Los archivos y los sistemas de calidad “Seminario
del Sistema Nacional de Archivos (XII: 2003: Bogotá D.C). Memorias XII Seminario del Sistema Nacional de
Archivos. Bogotá. D.C: Archivo General de la Nación, 2003. Pág. 89.
162
Reflejar estos beneficios mediante un análisis previo, hace que la aplicación de la
ISDF sea importante porque de acuerdo con Innerarity178 la sociedad exige un
mejor y fácil acceso a la información, y los archivistas pueden mejorar este
aspecto, sirviendo como intérpretes que estén en disposición de separar lo
fundamental de información no valiosa, de tal manera que brinden un contexto
coherente con las necesidades de la sociedad y el documento descrito.
La descripción de funciones convierte a los archivistas en mediadores, con

habilidades cognitivas capaces de elegir qué información y con qué estructura se
debe divulgar, de acuerdo a las necesidades de la sociedad actual, pues la esta es
una actividad que mejorará la comunicación de forma inmediata.
Lo anterior, deja una gran incógnita para los archivistas, ellos estarán dispuestos a
actualizar sus labores, pensando que en la actualidad se están produciendo
documentos de manera diferente a como se producían hace diez años.
Los archivistas están en la obligación de adaptar tanto la teoría como la práctica

de la disciplina, en cuanto a todos los procesos archivísticos, dimensionando la
información en el mundo tecnológico, y la ISDF es la primera alternativa para
alcanzarlo.
Los archivistas no pueden conformarse con lo que se ha conseguido actualmente

en la organización de la información, si se ha comprendido la importancia de
garantizar la preservación de la misma, se enfrentan a un gran problema y es la
divulgación en el mundo electrónico, es aquí donde la descripción tomará fuerza
ya que puede constituir un esquema de modificación de contextos de manera
intelectualmente controlada.179
Muchos profesionales piensan que la descripción de solo el documento satisface

las necesidades de la sociedad, y se equivocan porque no es suficiente, así como
un dato sin significado es comunicación fallida, un documento sin contexto es
178
INNERARITY. Daniel. La sociedad invisible. En: Cuadernos de Información [base de datos en línea] N° 18
(2005) p 148 (consultada el 15 de marzo de 2014) Disponible en Redalyc.
179
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Óp.
Cit. Pág. 99
163
información incompleta, es necesario comprender las condiciones en las que el
documento fue producido, y evidenciar que cuando solo se describe el documento
se está contando una parte, por tal motivo es importante mostrar los temas que la
complementan, información que se consigue con una descripción de funciones de
tal manera que se constituya una historia más completa.
Siempre se ha trabajado con modelos de organización respetando los dos

principios archivísticos y de acuerdo con Barbadillo en los sistemas de gestión
electrónica de documentos no necesariamente se deba seguir una organización
estricta, es decir si la organización de los documentos electrónicos es dispersa y
se puede reunir de forma automática, no se está irrespetando el principio de orden
de procedencia.180
Es hora de adaptar las bases teóricas de la disciplina a las practicas desarrolladas

en la actualidad con la era tecnológica, la sociedad lo está pidiendo a gritos, pues
necesita modelos dinámicos que permitan diseñar sistemas de información
basados en caracteres que admiten una divulgación de manera diferente a la
tradicional.
En la teoría archivística existe un mito que segó a los profesionales y no deja que
se avance en el tema de la normalización mediante la descripción, y se refiere a la
diferencia entre la catalogación en las bibliotecas y la descripción en los archivos,
la organización de la información es diferente, una gran ventaja para las
bibliotecas, ya que los recursos no están atados a ninguna función y los
documentos si, esta es una de las escusas utilizadas por los Archivistas que
impidió alguna normalización entre los archivos.
Es una reflexión para todos los profesionales, no solo como archivistas, si no

como profesionales en sistemas bibliotecarios y archivísticos, poseen grandes
beneficios en las dos disciplinas, específicamente en el tema descriptivo, las
bibliotecas tienen esa normalización donde se habla en los mismos términos a
180
BARBADILLO ALONSO. Javier. Las normas de descripción Archivística: qué son y cómo se aplican. Óp.
Cit. Pág. 100
164
nivel mundial, pero de acuerdo con Cáceres 181 falta avanzar en la parte local,
realizar investigaciones enfocadas en el beneficio especifico de una comunidad o
biblioteca particular, en los archivos pasa exactamente lo contrario se han
realizado muchas investigaciones interesadas en las necesidades de la
comunidad y los archivos específicos, olvidando la normalización general.
Ahora solo queda, ponerse en marcha, con el objetivo de trabajar en común pues
las normas descriptivas son los fundamentos para lograr una normalización a nivel
mundial en un sistema integrado, y por medio de las funciones se puede lograr ya
que son estas las que tienen la capacidad de convertirse en el eje central de una
política descriptiva.
En este orden de ideas, se realiza una propuesta de normalización para que

todos los profesionales empiecen a trabajar, y que en los archivos de las
instituciones colombianas sea tenida en cuenta, pues así como el sistema Dewey
fue el modelo que obtuvo un gran éxito para las bibliotecas, se espera que la
próxima propuesta lo sea para los archivos inicialmente universitarios, y
posteriormente para todo tipo de archivos.
En la aplicación de la norma en Universidad Central, se tuvo en cuenta el modelo

GASHE, el cual permitió identificar las categorías para poder extraer la muestra
de la investigación, estos temas son los que logran generalizar a las Instituciones
de Educación Superior, y por lo tanto, a través de ellas se propone una
normalización la descripción archivística para no solo estas entidades sino
también para los colegios institutos y cualquier otro centro de educación.
Las categorías identificadas fueron:
 Administrativa
 Docencia
181
CÁCERES ARIAS, Alexandra. Comprensión de la identidad cultural desde la biblioteca pública. Una
aplicación de la hermenéutica analógica. Tesis Inédita Trabajo de grado (Profesional en Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística). Universidad de la Salle. Programa de Sistemas de Información y
Documentación.
165
 Extensión
 Gestión académica
 Investigación
 Régimen y/o normatividad
El orden de las categorías está en alfabético por comodidad de los usuarios, sin
embargo, la presente propuesta está sujeta a cualquier sugerencia de los
archivistas a la hora de evaluar las temáticas que son abordadas en las diferentes
organizaciones.
Para identificar las categorías en donde se pueden realizar descripciones de las

funciones, se debe primero categorizar todas las entidades (financieras,
industriales, de salud, comerciales educativas etc.) y dentro de cada una de ellas
irían las grandes categorías de tal manera que se puedan agrupar todas las
funciones, pueden existir categorías en común para todas las organizaciones una
de ellas es la de tipo administrativa, todas las entidades manejan por ejemplo la
nómina de sus empleados.
Luego de tipificar las entidades e identificar las grandes categorías que las
representan se debe realizar un análisis para conocer qué tipo de funciones deben
ser descritas pues no todas aportan los mismos beneficios, para ello es necesario
hablar en los mismos términos, todas las entidades deben estar de acuerdo en
cuanto al significado de cada uno de los elementos que intervienen (función,
proceso, procedimiento, actividad) y conocer las categorías dentro de las cuales
se vallan a incluir tales descripciones.
En segunda medida, seleccionar aquellas funciones que cumplan algunos de los

siguientes requisitos: De la función a describir se puede extraer algún documento
de archivo y/o agrupación documental, La función a describir apunta a los
aspectos misionales de la institución, la función ha registrado algún cambio
orgánico-funcional de la institución.
166
Y en tercera medida, iniciar la descripción de las funciones seleccionadas
utilizando la guía que propone la norma, y bajo las grandes categorías
previamente identificadas.
En el ámbito tecnológico, pensando en un sistema integro de descripción se

considerarían elementos de las tres normas (IISAD (G), ISAARCPF y ISDF) como
puntos de acceso y especialmente solamente la función se caracterizaría como
uno de los elementos más útil para recuperar un documento en particular, en la
parte de los antecedentes se mencionaban a las actividades, procesos y
procedimientos también, pero estos últimos no resultan ser tan eficientes como lo
es la función para la recuperación.
167
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La aplicación realizada en la Universidad Central permitió comprender las

necesidades que se tienen las entidades privadas en cuanto a la descripción
archivística, La Universidad Central requiere brindar a sus usuarios la información
de su interés de manera íntegra ahora que se está involucrando con la creación
del Archivo Histórico de la Institución.
La investigación comenzó por una inquietud, ¿porque la bibliotecología logró una

normalización a nivel mundial con la información y en el ámbito archivístico no? y
de acuerdo con lo indagado, el problema está en que la organización de los
documentos en los Archivos es diferente a los de una Biblioteca, justificación que
ha segado un poco a los profesionales impidiendo que se pueda avanzar en el
tema.
A lo largo del desarrollo de esta investigación fue posible conocer muchos

elementos que benefician a la Universidad Central, todos los capítulos arrojaron
reflexiones, resultados y observaciones, así que de manera más específica, se
presentan a continuación conclusiones puntuales de cada una parte del trabajo.
 De acuerdo con el numeral 1.1 La norma ISDF ha tenido una nula

participación a nivel nacional, por lo que es importante que los archivistas
colombianos comiencen a aplicarla y de esta manera verificar que otros
beneficios aporta en diferentes organizaciones y a su vez que cambios más
se podrían realizar.
 En el numeral 1.2 se concluye que el presente trabajo si logró responder la

pregunta problema planteada, ya que la norma ISDF si brinda una mayor
efectividad a las organizaciones que por medio de todos los vínculos que se
establecen es factible describir ese elemento tan importante para el usuario,
el contexto del documento.
168
 A partir de todo lo investigado en el numeral 2 se encontró una muy buena
literatura que contiene la descripción archivística como categoría macro, sin
embargo para una subdivisión como lo es la descripción de funciones se
encontró escasa información a nivel internacional y una nula a nivel
nacional, por lo tanto es necesario incentivar investigaciones que permitan
fortalecer la teoría de la disciplina.
 En el numeral 2.1.1. es relevante evidenciar el beber de los archivistas de

avanzar en la disciplina, y documentar sus buenas prácticas descriptivas en
a la teoría actual, de tal manera que evidencien los beneficios para la
sociedad, y los cambios provocados por la era en la que está envuelta en
este caso es la era de la información en donde el mayor elemento que ha
impactado es la tecnología. una de las alteraciones que ha tenido la teoría
actual es en cuanto a los dos principios de la archivística, que aunque siguen
prevaleciendo, se ha transformado la manera organizar la información, y con
ella la concepción del respeto hacia ellos.
 En concordancia con el numeral 2.1.5 es necesario ir más allá de la

descripción solamente para documentos, y abrir más la visión hacia el
contexto de los mismos, pues a partir de allí se pueden elaborar trabajos
históricos de la institución, además que refleja una conexión más clara con
los procesos y procedimientos de la universidad.
 De acuerdo con el numeral 3 se identificó que solamente esta soportada la

labor de crear funciones por parte de los profesionales del área del Talento
Humano, dejando a un lado la tarea realizada por los archivistas que es
describirlas las que anteriormente ya han sido creadas, por tal motivo es
necesario un espacio en la legislación colombiana en donde se reglamente
esta actividad y en consecuencia que sea realizada de forma continua por
todas entidades a nivel nacional.
169
 En el numeral 4 es fundamental evidenciar que el método estudio de caso
con un enfoque cualitativo permitió comprender que beneficios se obtuvieron
particularmente en la Universidad Central, en donde se muestran cierto tipo
de relaciones que reflejan con mayor claridad el panorama de la organización
y a la vez un estudio más detallado el cual representa puntualmente las
conexiones de tres aspectos importantes para la organización (los procesos,
la historia y los documentos).
 Ahora bien, en el numeral 4.3 Es relevante revisar el proyecto Gateway to

Archives of Scottish Higher Education GASHE ya que permitirá realizar un
sistema de clasificación general que comprendan las temáticas de todas las
entidades, y de esta manera será más eficiente la normalización de la
descripción archivística en Colombia, así como también fue importante para
extraer la muestra correspondiente.
 En el numeral 5.1 se visualiza otra de las ventajas que se obtienen al realizar

la aplicación de la norma ISDF en la Universidad Central pues permitió
normalizar una estructura fija organizacional en donde se logró trazar la línea
de conectividad de la producción del documento (Función, proceso,
procedimiento y actividad) lo cual clarifica el sentido del origen del
documento y las responsabilidades que adquieren ciertos usuarios respecto
a la documentación producida.
 En concordancia con el numeral 5.2, es necesario identificar cuales

funciones merecen ser descritas, bajo una estructura definida, con el objetivo
de que cierta descripción tenga un ruta y refleje un horizonte claro.
 Lo más representativo del numeral 6 son los tipos de relaciones que estipula
la norma, pues por medio de la Relación Jerárquica”, es posible proponer
una metodología para elaborar los llamados flujos documentales,
directamente por una fuente archivística y no por el área industrial, la
170
"Relación Temporal” permite documentar una historia muy completa de la
Institución y por último la “Relación Asociativa” brinda vínculos e
hipervínculos entre diversas funciones de acuerdo a las niveles de
descripción identificados en cada institución que en el caso tecnológico
resulta ser muy útil para recuperar información.
 Con respecto al numeral 6.3 el informe estadístico muestra que con solo 6
funciones descritas se pueden analizar muchos más elementos y establecer
diversas relaciones, que reflejan en qué estado y productividad se encuentra
la entidad revisando el cumplimiento de los siguientes aspectos: si tiene
documentada la historia, si los procesos y procedimientos son acordes a la
estructura de la institución, y si las funciones concuerdan con los productores
y los documentos producidos.
 También en el mismo numeral 6.3 es relevante resaltar uno de los retos

reflejados por la aplicación para la Universidad Central está enmarcado en la
necesidad de conectividad, y para satisfacerla se va a construir un sistema
de descripción integral y eficaz, en donde específicamente la tarea con las
funciones permitiría articular elementos como: Origen, trazabilidad, y
producción de un documento de archivo.
 La propuesta realizada en el numeral 7 promete solucionar los

inconvenientes de normalización a nivel nacional e internacional, pues se
pretende que bajo estas categorías todas las entidades describan no solo
sus funciones sino también los documentos, así como también todos los
elementos que abarcan el sistema integrado de normas de descripción
archivística, es una solución que si resulta ser exitosa en el ámbito de la
educación se pueda implementar en todos los aspectos sin importar que tipo
de Institución sea.
171
 Siguiendo con el numeral 7 en la discusión se plantea la necesidad de una
normalización en el campo archivístico a nivel nacional e internacional, ya
que de ello depende que se puedan generar intercambios de documentos
entre entidades, de tal manera que se pueda concebir una red entre
instituciones congruentes con las temáticas identificadas.
 Para terminar también en el numeral 7se discute como la descripción se ha

convertido en una actividad intelectual, pues visualiza a los archivistas como
mediadores, entre la comunicación y la sociedad, los profesionales deben
divulgar la información de forma segura e inmediata, y ello requiere de un
análisis sobre qué tipo de información se puede trasmitir teniendo en cuenta
la confidencialidad y la privacidad, así como también de qué manera
publicarla; Para el cumplimiento de estos dos aspectos tienen a disposición
todas las normas de descripción internacionales.
 Es importante que las personas que deseen realizar trabajos con relación a
la descripción de funciones, identifiquen las categorías misionales de las
entidades ya que de ello depende el éxito de la investigación, pues el
producto final seguramente va a ser información importante para los usuarios
que realizaran futuras consultas.
172
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180
ANEXOS
ANEXO 1
MATRIZ DOFA
APLICACIÓN DE LA NORMA ISDF EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL
LISTA DE DEBILIDADES (Internos ) LISTA DE FORTALEZAS (internos)
1 La evolución de la Oficina de Gestión Documental, en cuanto a 1 Permite conservar el contexto de la universidad Central
prácticas archivísticas en la Universidad Central, ha sido muy
buena, sin embargo hasta ahora se está iniciando un proyecto
de descripción solamente para documentos, implementar la 2 Permitió elaborar un trabajo histórico, mediante las relaciones
descripción hacia el contexto y creación del documento es a las que llama "temporales" el cual reporta los cambios
incierta. estructurales. Orgánicos y funcionales de la Universidad
2 La implementación de la ISDF es dispendiosa en la 3 La función puede convertirse en un punto de acceso para
Universidad porque requiere de un trabajo de investigación, de encontrar y/o ubicar los documentos producidos por dicha
recopilación de información en cuanto muchos datos en los función de la Universidad Central
documentos de archivo, puede ser complejo y no sabría qué
tan útil seria describir aproximadamente a 98.000 funciones
4 La universidad está tomando un rumbo innovador en la nueva 4 Permite elaborar una historia Institucional mucho más
era de la tecnología, e Implementación de la ISDF no sabría detallada de la Universidad Central.
qué tan útil para ello
5 La universidad inició también un camino hacia la gestión 5 La descripción de funciones ayudó a identificar y contextualizar
documental por procesos y no se sabe que tan beneficioso las razones de creación de los tipos documentales, opción
pueda serlo para vincularlo con la implementación de la ISDF excelente para los usuarios del archivo.
6 La universidad Central no tiene un cuadro de clasificación 6 Permitió justificar de manera más clara el porqué de la
Funcional (requisito obligatorio para poder aplicar la Norma existencia de los documentos de archivo expuestos en las
ISDF), el cual es una tarea dispendiosa por el volumen de descripciones de las funciones realizadas
funciones, procesos y procedimientos que tiene.
7 No se encuentran totalmente documentados los procesos y 7 La norma ISDF permite tener una actualización permanente de
procedimientos de la Universidad Central, , solamente están la evolución de la Universidad
los de la parte administrativa, en la parte académica solamente
se encuentran identificados, por parte de la Oficina de Gestión
Documental para realizar las correspondientes TRD 8 Es la primera Institución a nivel Nacional que ya realizó una
aplicación de la norma ISDF
181
9 Ayuda a clarificar el flujo para el sistema electrónico de
documentos
ESTRATEGIAS (DO) ESTRATEGIAS (FO)

1 Puede clarificar relaciones entre documentos y agentes D5+ D2 x O6 Establecer un instructivo definitivo acerca de cómo F4 x O4 Realizar una propuesta a las demás universidades para
Relacionar ISAD (G) e ISAAR está definida la estructura en cuanto a (funciones, procesos, conformar y ayudar a construir la historia de las Instituciones de
procedimientos y actividades) Educación superior de Colombia en aspectos orgánicos, y
funcionales
2 Permite clarificar el contexto para el usuario interno y
externo
3 Establece una metodología para construir la historia D6+ D7 x O9 + O7 x Utilizar la aplicación preliminar realizada para F3 x O5 Realizar una propuesta de intercambio de información de
institucional de forma más detallada, a la que están y han elaborar un pequeño cuadro de clasificación funcional únicamente las Instituciones de educación superior por medio de la función
utilizado los archivístas e historiadores. para las funciones que se seleccionaron para describir, de esta como punto de acceso dentro de los sistemas de gestión
manera se completa la ficha de descripción, y se propone un documental que tengan las universidades.
4 El identificar y describir la función de forma única , proyecto más de elaboración del cuadro de clasificación, y F8 x O8 Proponer la aplicación de la ISDF como un antecedente
fortaleciendo la elaboración de los procesos y procedimientos que
LISTA DE OPORTUNIDAD (externos)
permite emprender una tarea con otras universidades y para la adaptación de la norma a nivel nacional en el comité de
con ello construir una historia de las en cuanto a aspectos faltan por documentar en conjunto con la coordinación de procesos Descripción del Archivo General de la Nación
orgánicos, estructurales y funcionales de las
universidades de Colombia
5 La función puede convertirse como un elemento para D1 x O2 + O6 se realiza una propuesta dentro del proyecto que O3 x F5 Elaborar una crónica basada en la información detallada
poder intercambiar información de documentos generados se está adelantando sobre descripción, mencionado esta que se puede recolectar para elaborar la historia Institucional, de
en el archivo de las universidades oportunidad pues los usuarios comprenderían mejor el contexto del manera que ayude a identificar y contextualizar las razones de
documento que se está describiendo. creación de los tipos documentales, opción excelente para los
usuarios del archivo.
6 Es uno de los elementos indispensables para conformar F7 x O2 Realizar una socialización que permita mostrar los
un sistema de descripción archivística más flexible. beneficios que da la norma a la universidad
7 Permite clarificar y explicar la relación que tienen las

funciones con el sistema de calidad (procesos y
procedimientos y actividades) por medio de las relaciones
Jerárquicas
8 Puede constituirse como un antecedente o trabajo a

analizar, para la adaptación de la ISDF, a una de las
normas de buenas prácticas colombianas, trabajo que se
va a iniciar en el 2014.
182
9 Ofrece soluciones a la problemática de cómo elaborar un
cuadro de clasificación funcional, aunque sea una
contradicción pues es un requisito que pide para poder
diligenciar uno de los campos. Además porque permite
por medio de la relación " Asociativa" clasificar las
funciones que tengan que ver con la temática.
10 Ofrecen soluciones a la problemática de identificación de

series documentales a la hora de elaborar una Tabla de
Retención Documental, es otra alternativa para
identificarlas
ESTRATEGIAS (DA) ESTRATEGIAS (FA)

1 No establece un espacio para vincular todo lo descrito con A7 x D4 Proponer que esta se pueda vincular como metadatos F8 x A3 el hecho de que sea la primera institución que ha aplicado
las funciones, procesos y procedimientos con los para el nuevo sistema electrónico de documentos. Y proponer para esta norma, y mostrar los beneficios que puede tener impulsa a las
documentos producidos, a pesar de que el titulo si lo la adaptación de la norma que se coloque una guía para los demás instituciones a realizarlo fortaleciendo la cultura a nivel
indique. documentos dentro del ámbito electrónico Nacional
2 La norma no establece un orden lógico para construir las A1 x D8 Dentro de la propuesta para la adaptación de la Norma el A2 x F2 Establecer el orden lógico por medio de las relaciones de
relaciones de las funciones considero que es porque es vínculo de la función- Oficina productora-Documento este es un acuerdo a la experiencia que se tuvo en la Universidad Central,
general a nivel internacional, pero puede presentarse a aspecto fundamental, pues es allí donde se ve reflejado en realidad inicialmente las de tipo Asociativa, posteriormente las relaciones
confusiones para su propia aplicación el vínculo que tiene con los documentos temporales y por ultimo las relaciones de tipo Jerárquico
LISTA DE AMENAZAS (externos
3 La escasa cultura y desarrollo en las prácticas A4 x F6 Proponer una visualización de las relaciones de las
archivísticas en cuanto a la descripción contextual de los funciones de manera más gráfica y dinámica que permita mostrar
documentos en Colombia, esta apenas iniciando, por lo de manera más clara el porqué de la existencia de los
tanto la implementación de la ISDF se ve incierta a nivel documentos de archivo.
nacional
4 La norma ISDF no permite visualizar las relaciones de las A5 x F1 Proponer un instructivo claro de implementación de la
funciones de manera más gráfica y dinámica norma en donde para el caso de la universidad se pueda
identificar que no se debe colocar en las fichas, ello permitirá
conservar el contexto de la universidad
5 La norma ISDF no dispone de una guía o instructivo de
implementación de la misma clara, faltaría un espacio en
donde se indique que no se debe describir en sus fichas
6 La norma ISDF no brinda información acerca de cómo se
puede intercambiar los documentos con los archivos de
otras instituciones
7 La norma ISDF no establece de forma clara una
integración con normas de metadatos para poderla
vincular con documentos en el ámbito electrónico
183
ANEXO 2
CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL –PROPUESTA PARA LA

APLICACIÓN DE LA ISDF ESTUDIO DE CASO DE LA UNIVERSIDAD
CENTRAL
A Función Administrativa
A1 Garantizar la correcta elaboración de la nómina, seguridad social,

prestaciones sociales y vacaciones, de acuerdo con lo reglamentado en las
leyes laborales vigentes y las políticas de la Universidad.
B Función de Docencia
B1 Hacer seguimiento del desempeño de los docentes y presentar ante el

vicerrector académico los informes correspondientes
C Función de extensión
C1 Diseñar, proponer, desarrollar y coordinar los programas de posgrado y

educación continuada del departamento
D Función de gestión académica
D1Dirigir y coordinar el proceso de autoevaluación permanente de los

programas académicos de pregrado y postgrado, en todas las áreas y
modalidades y proponer al Rector y al Consejo Académico las
modificaciones que estime convenientes.
E Función de investigación
E1 Presentar a consideración del decano de la respectiva facultad los

proyectos de investigación del departamento
F Función Régimen y/o normatividad
F1 Expedir y modificar el estatuto general de la universidad y vigilar su

pleno cumplimiento
184
ANEXO 3
Sistematización de Funciones
Categoría
Fuente
Funciones -Estatuto de Funciones-Estatuto de Funciones-Estatuto- Funciones-Estatuto- Funciones-Estatuto de Funciones-Estatuto de Funciones-Universidad
1966 1977 Borrador de 2002 Borrador de 2003 2004 2012 (actual) Central Página Principal
Consejo superior Consejo superior 2 Consejo superior 2.
1.Reformar los Reformar los estatutos Expedir y modificar el Función escogida
Estatutos de la de la fundación, sin estatuto general de la Consejo superior 2.
fundación, sin cambiar cambiar los fines de ella. universidad y vigilar su Expedir y modificar el
los fines de ella. Tales Tales reformas pleno cumplimiento estatuto general de la
reformas requieren su requieren la aprobación universidad y vigilar su
Reforma o Normatividad
aprobación en dos de dos debates pleno cumplimiento

debates realizados en realizados en sesiones
sesiones distintas distintas
Consejo superior Velar Consejo superior Velar Consejo superior Velar
por el cumplimiento de que se cumplan las por que se cumplan las
los fines de la fundación políticas de la políticas de la
Universidad universidad y evaluar
sus resultados
Consejo superior Dictar Consejo superior Dictar Consejo superior Consejo superior Expedir
las normas y normas y reglamentos Expedir y reformar los y reformar los
reglamentos adecuados para el reglamentos de la reglamentos de la
adecuados para el cumplimiento de los institución institución
cumplimiento de los fines de la Fundación
fines de la fundación
185
Consejo superior Tomar Consejo superior Tomar
las decisiones de tipo decisiones de tipo
disciplinario que de disciplinario que según
acuerdo con los los reglamentos le
reglamentos académico, correspondan
de investigaciones,
docente, estudiantil y de
bienestar institucional le
correspondan en última
instancia
Consejo superior: Consejo superior:. Establecer la
Ejercer la suprema Ejercer suprema organización académica
dirección cultural y dirección científica, administrativa y
administrativa de la académica, financiera de la
fundación administrativa y universidad central
financiera de la
fundación
Consejo superior: Consejo superior: Designar y remover al Designar y remover al
Nombrar al Rector, Nombrar al rector, elegir rector, al secretario rector, al secretario
elegir sus dignatarios y sus dignatarios y aceptar General, a los General, a los
aceptar sus renuncias sus renuncias vicerrectores, a los vicerrectores, a los
decanos y al revisor decanos y al revisor
fiscal de la universidad fiscal de la universidad
central de acuerdo con central de acuerdo con
lo establecido en la lo establecido en la
universidad Central, de universidad Central, de
acuerdo con lo acuerdo con lo
establecido en el establecido en el
estatuto general estatuto general
186
Consejo superior: Consejo superior: crear Consejo superior:
Crear los organismos o organismos y comités crear los organismos y
comités asesores que asesores que estime comités asesores que
estime convenientes, convenientes, fijándoles estime convenientes
fijándoles sus sus atribuciones en fijándoles
atribuciones en forma forma precisa atribuciones en forma
precisa precisa
Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Coordinación de
Coordinar las diferentes Desarrollar, por Desarrollar, en Desarrollar, en investigación: Promover
actividades docentes, intermedio de las coordinación con las coordinación con las el trabajo
investigación y facultades o facultades los planes facultades los planes interdisciplinario entre
divulgación de las coordinaciones de que conduzcan al que conduzcan al las facultades y los
facultades, escuelas, programa los planes que fortalecimiento de la fortalecimiento de la grupos de investigación
Institutos y conduzcan al docencia, investigación docencia, investigación y en torno al desarrollo
Departamentos entre si fortalecimiento de la y extensión en extensión en programas conjunto de proyectos
con la anuencia del docencia, investigación y programas de pregrado de pregrado y postgrado de investigación en
rector extensión en programas y postgrado de la de la Fundación relación con las áreas
de pregrado y postgrado Fundación Universidad Universidad Central y en estratégicas definidas
Investigación
de la Fundación Central y en las las modalidades de investigación.

Universidad Central y en modalidades presencial presencial y a distancia
las modalidades y a distancia
Decano de estudios Decano de estudios Función escogida
Presentar al Rector, Presentar al Rector, con, Director del
con, el visto bueno del el visto bueno del Departamento
Decano de Estudios, los Decano de Estudios, los Presentar a
anteproyectos de anteproyectos de consideración del
reglamentación de los reglamentación de los decano de la respectiva
planes, programas y planes, programas y facultad los proyectos
métodos de enseñanza métodos de enseñanza de investigación del
y de investigación y divulgación y de departamento
investigación
187
Decano de estudios: Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Función escogida
Dirigir, coordinar, Dirigir, coordinar y Dirigir y coordinar el Dirigir y coordinar el Vicerrector académico
orientar y supervisar supervisar las proceso de proceso de Dirigir y coordinar el
las actividades actividades académicas autoevaluación autoevaluación proceso de
académicas de la de la Universidad, permanente de los permanente de los autoevaluación
Universidad previo, el previo visto bueno del programas académicos programas académicos permanente de los
visto bueno del Rector rector de pregrado y de pregrado y programas académicos
postgrado, en todas las postgrado, en todas las de pregrado y
áreas y modalidades y áreas y modalidades y postgrado, en todas las
proponer al Rector y al proponer al Rector y al áreas y modalidades y
Consejo Académico las Consejo Académico las proponer al Rector y al
modificaciones que modificaciones que Consejo Académico las
estime convenientes. estime convenientes. modificaciones que
Gestión académica
estime convenientes
Consejo superior Consejo superior Consejo superior Consejo superior Departamento de
Otorgar Becas. Otorgar becas y otros Autorizar, a solicitud del Otorgar títulos bienestar Coordinar el
estímulos honorarios de Consejo Académico, las honoríficos y registro y
acuerdo con distinciones que otorgue distinciones académicas sistematización de los
reglamentación especial la Fundación listados de solicitudes de
que deberá expedir. Universidad Central de becas de excelencia
acuerdo con lo académica, deportivas,
establecido en el culturales y
reglamento docente y socioeconómicas para
estudiantil. que el Comité de Becas,
previa verificación del
cumplimiento de las
condiciones
establecidas, estudie su
adjudicación.
Consejo superior
Otorgar títulos
honoríficos y
188
distinciones académicas
Consejo superior 23. Vicerrector académico Vicerrector académico Vicerrector académico Coordinación de
Aprobar la creación de Desarrollar, por Desarrollar, por Desarrollar, por extensión: Apoyar a las
nuevas unidades intermedio de las intermedio de las intermedio de las unidades académicas en
docentes, de facultades o facultades o facultades o la formulación de
investigación o coordinaciones de coordinaciones de coordinaciones de proyectos de extensión
extensión universitaria programa los planes que programa los planes que programa los planes que
o de filiales, oyendo el conduzcan al conduzcan al conduzcan al
criterio del consejo fortalecimiento de la fortalecimiento de la fortalecimiento de la
académico, por docencia, investigación y docencia docencia
intermedio del rector. extensión en programas
de pregrado y postgrado
Extensión
de la Fundación
Universidad Central y en
las modalidades
Decano de estudios Vicerrector académico Función escogida
Presentar al Rector, coordinar las actividades Diseñar, proponer,
con, el visto bueno del docentes, de desarrollar y coordinar
Decano de Estudios, los investigación y los programas de
anteproyectos de divulgación de las posgrado y educación
reglamentación de los facultades, escuelas continuada del
planes, programas y institutos y departamento
métodos de enseñanza departamentos entre si
y de investigación con la anuencia del
rector
189
Síndico: Cobrar y Recaudar los dineros y Función escogida
recibir los, dineros y otras especies que se Recursos Humanos
otras especies que se adeuden a la Fundación; Garantizar la correcta
adeuden a la. hacer los pagos que elaboración de la
Fundación; hacer los corresponden a la nómina, seguridad
pagos que misma, previa social, prestaciones
correspondan a la autorización de los sociales y vacaciones,
misma, previa funcionarios de acuerdo con lo
autorización del correspondientes reglamentado en las
Consejo Superior, o del (posiblemente la leyes laborales vigentes
Rector función de la nomina y las políticas de la
Administrativa
era de la coordinación Universidad

de personal en esta
época, peor no se
encontró documento
que evidencie)
Decano de las Decano Supervisar la Decano Hacer el Decano Hacer el Función escogida
facultades Cuidar de formación científica, seguimiento del seguimiento del Decano: Hacer el
que los catedráticos tecnológica y desempeño de los desempeño de los seguimiento del
asistan con profesional de los docentes y presentar docentes y presentar desempeño de los
puntualidad a sus profesores, la asistencia ante el Rector y el ante el vicerrector docentes y presentar
clases y que en el puntual a las clases y Director de Postgrados académico los informes ante el vicerrector
desempeño de sus cuidar de que en el los informes correspondientes académico los informes
cargos se ciñan a las desempeño de sus correspondientes. correspondientes
Docencia
normas metodológicas, cargos se ciñan a las

legales y normas metodológicas,
reglamentarias. legales y reglamentarias
190
Consejo superior Consejo superior
Preparar y presentar Aprobar los programas
ante el órgano de de capacitación para el
regente los programas personal docente,
de capacitación para administrativo y
docentes, directivo de la
administrativos y universidad, puestos a
directivos de la su consideración por el
Universidad. consejo académico
191

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VIVIANA MEDINA GARCÍA

VIVIANA MEDINA GARCÍA

Trabajo de Grado para optar por el Título de

Director de Trabajo de grado

Firma del Director de jurado

Bogotá DC 27 de enero de 2015

A mi Director de Tesis Luis Fernando Sierra, por haberme orientado y corregido en

A Piedad Patricia Rodríguez Garzón, Directora de la Oficina de Gestión

A mi amiga Alexandra Cáceres, por toda su colaboración para el desarrollo de mi

Tabla 1. Análisis del concepto de Descripción Archivística a nivel Internacional .............. 29

Gráfica 1 Niveles de clasificación vs niveles de descripción ................................................... 44

La descripción archivística se ha convertido en una de las labores intelectuales

El presente trabajo pretende evidenciar la necesidad de normalización a nivel

La ISDF es una alternativa de solución para la normalización para la descripción

La aplicación de la Norma Internacional de descripción de funciones (ISDF) es una

En este sentido, es pertinente evidenciar los antecedentes en cuanto a la norma

A nivel internacional la normalización de la descripción archivística se remonta

A la par de la formulación de ciertos estándares, en 1994 se publicó un modelo de

El 1994 el esquema entidad relación no afecto la teoría de la archivística en

En su afán de seguir avanzando en el tema de normalización, la comisión de la

Finalmente y aportando a la presente investigación, tras la constitución del comité

La primera versión de la norma se denominaba Norma Internacional para las

La ISAF se publicó en el 2006 con el fin de que los Profesionales en el ámbito

Esta norma ha tenido poca trascendencia a nivel Internacional, una nula

En este sentido la recuperación de la información se certifica a través de unos

ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Comité técnico Normalización.

Otro antecedente importante es la publicación de un borrador de la CNEDA

La crítica realizada por Heredia en cuanto a la modificación del término

Para la descripción de documentos electrónicos fue elaborada la norma Encoded

Un equipo denominado Bentley ayudo con la articulación de un grupo de principios

No obstante, a partir de la publicación de la versión final de la EAD están

Uno de los primeros modelos de metadatos están comprendidos en la norma ISO

 VERS (Victorian Electronic Records Strategy) de la Public Record Office Victoria.

La historia de la descripción archivística en Colombia inicio antes de que se

Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de las

Universidades Españolas. Esquema de metadatos para la implementación de la administración

En 1997 se logró la adaptación de la ISAD (G) en la NTC 4095 la cual solamente

A partir de 1998 las entidades especialmente las Instituciones de Educación

15 años después, en el 2012 se reevaluó la necesidad de avanzar el tema

La descripción también ha estado presente en diferentes normas expedidas por el

El Decreto Numero 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el título V de la ley

1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

La presente investigación resolvió la siguiente pregunta problema ¿La aplicación

La investigación sobre la Norma Internacional para la Descripción de Funciones

En ese sentido, se hace necesario incentivar investigaciones para verificar la

En 1997 se adaptó la Norma Internacional ISAD (G) en la Norma general para la

La efectividad de la aplicación de la norma ISDF resulta ser acertada en la nueva

El inconveniente en la Universidad Central es establecer esos límites con las otras

De acuerdo con Gamboa la descripción es una tarea intelectual en donde el

La descripción permite descubrir lo que no es evidente en una primera mirada y

En este orden de ideas, revisando que en la historia colombiana se hallaron

También se plantea que por medio de la aplicación de la norma se pueda

Ahora bien, la utilidad de la aplicación de la Norma ISDF en la Universidad Central

Una de ellas es la constitución de un Archivo Histórico para el fundamento de una